Elektronik ticari yazışmaların etiği. Posta yoluyla iş yazışmaları

İş görgü kuralları, yalnızca insanlar arasındaki kişisel iletişim sırasında toplumdaki insan davranışını kapsamaz, aynı zamanda yazılı iletişimde uyulması gereken kuralları da belirler. Ticari yazışmaların doğru ve gerekliliklere uygun olarak nasıl yürütüleceği, konuyla ilgilenen herkesin ilgisini çekmektedir. profesyonel aktivite veya örneğin bir hizmetin tüketicisi olarak çeşitli yetkililerle aktif olarak etkileşime girerek sorunlarını çözer.

Ticari yazışmaların diğer bilgi aktarımı türlerine göre avantajları

İş mektubu hazırlamanın yazılması zaman almasına rağmen, bu tür bilgi aktarmanın yadsınamaz avantajları vardır.

Sözlü olarak iletilemeyen önemli resmi ve gizli bilgileri iletmek için kullanılabilirler.
Oluşturulan mesajlar uzun süre saklanabilir, onlara geri dönebilir ve içeriği yeniden inceleyebilirsiniz.
Bir mektup, aynı metinle birden fazla alıcıya aynı anda gönderilebilir; bu, aynı konuyla ilgili mektupların hazırlanmasında ve gönderilmesinde önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlayabilir.

Ticari yazışmalar, resmi iş niteliğindeki bilgi alışverişi için yazılı olarak gerçekleştirilen bir ticari iletişim türüdür.

Yazışmanın formalitesi kavramı, herhangi bir nedenle muhatabına sözlü veya gayri resmi olarak iletilemeyen resmi veya diğer ticari bilgilerin varlığı anlamına gelir. Yazarı resmi bir mesaj göndererek konuya yönelik ticari tavrını vurguluyor. Aynı zamanda, ilgili tüm ayrıntıları belirterek kuruluşu temsil etmeli veya kendi adına hareket ederek gerçek soyadını, adını ve soyadını imzalamalı ve daha fazla bilgi alışverişi için konum verilerini veya iletişim bilgilerini sağlamalıdır.

Ticari yazışmaların sınıflandırılması

İş mesajları farklı şekillerde sınıflandırılabilir.

Mektubun bir kuruluşun sınırlarını aşıp aşmadığına bağlı olarak, bunun iki türü:

Harici, üçüncü taraf bir alıcıya gönderilir.
Dahili, tek bir kuruluş içinde kullanılır.

Amaca göre iş mesajı, yazışmalar aşağıdaki türlere ayrılır.

Bilgi postası.
Mektup mesajı.
Başvuru mektubu.
Bir soruşturma.
Teklif mektubu.
Davet mektubu.
Reklam mektubu.
Hatırlatma mektubu.
Şikayet mektubu.
Teminat mektubu.
Tavsiye mektubu.
Görgü kuralları mektupları.

İnisiyatifle tüm iş mesajları aşağıdakilere ayrılmıştır:

Girişim mektupları.
Mektuplar cevaptır.

Ve sonunda iletim yöntemiyle bilgi:

Kuryeler tarafından teslim edilen veya posta veya faks yoluyla gönderilen basılı, antetli mektuplar.
E-postalar.

Bilgi postası

Bu mesajın temel amacı, alıcı tarafından dikkate alınması gereken, örneğin kuruluşun faaliyetlerindeki herhangi bir değişiklik hakkında resmi bilgi iletmektir: yer değişikliği, ayrıntılar, herhangi bir sorunun çözümünden sorumlu yetkili. Mektup kuralların, yasal gerekliliklerin ve organizasyonel düzenlemelerin uygulanmasını açıklayabilir. Bilgi bölümünün kendisine ek olarak, belge içeren ekler de eklenebilmektedir.

Mektup mesajı

Bu tür mektubun içeriği, muhatabın ortak bir amaç çerçevesinde herhangi bir görev veya işlevi yerine getirebilmesi için ihtiyaç duyduğu her türlü bilgidir. Gönderilen bilginin özelliği hem gönderen hem de alıcı tarafından eşit derecede talep edilmesidir. Böyle bir mesaj, bir iş iletişim ortağının talebine yanıt olarak da gönderilebilir. Bir haber bülteninin aksine, uzunluğu her zaman daha kısadır.

Başvuru mektubu

Bir sergi, konferans, seminer gibi bir iş etkinliğine katılma fırsatı gibi herhangi bir hizmet veya bilgi almak için talep göndermeyi içeren bir tür ticari yazışma. Kural olarak mektup, alıcıyı talep edilen bilgileri sağlamak için harekete geçmeye başlatır; örneğin: bir sipariş vermek veya resmi başvuruda bulunmak, hizmetler için fatura düzenlemek için ayrıntıları sağlamak.

Bir soruşturma

İstenilen bilgiye duyulan ihtiyacın zorunlu gerekçesini içeren ek bilgi veya belge almak için gönderilen mesaj.

Teklif

Muhatabın işbirliği olasılığını değerlendirmeye, bir hizmet veya ürüne aşina olmaya davet edildiği bir mektup türü. Sık kullanılan başvuru formu reklam teklifi. Proaktif olarak veya bir talep mektubuna yanıt şeklinde gönderilebilir. Bu tür mesajların özelliği aynı anda birden fazla alıcıya gönderilebilmesidir. Mektup gönderilirse potansiyel müşteri ilk seferde genellikle şunları içerir: Genel bilgiŞirket hakkında.

Bu mesaj alıcıyı bir toplantıya veya etkinliğe davet eder. Mektubun özelliği, onu biçimlendirirken, mesajı süsleyen ek unsurlarla daha az resmi formların kullanılmasına izin verilmesidir. Ayrıca toplantı yerinin adresi, tarihi, saati ve güzergahının detaylandırılmasına özellikle dikkat edilir.

Hatırlatma mektubu

Bu mesajın amacı, herhangi bir iş sorununun çözümü kapsamında alıcı tarafından verilen yükümlülükleri size hatırlatmaktır: bir borcu ödemek, bir rapor sunmak, bir toplantı planlamak.

İddia veya şikayet

İletişimde yer alan taraflardan birinin yükümlülüklerini yerine getirmemesi veya yerine getirirken hata yapması durumunda şikayette bulunulur. Ayırt edici özellik talepler – kullanılabilirlik Detaylı Açıklama ihlal edilen koşullar, hasarın değerlendirilmesi hakkında bilgi ve tespit edilen ihlalin telafisi veya düzeltilmesi için gereklilikler. Genellikle bu tür bir mektup, örneğin hasarlı malların fotoğrafları, belgelerin kopyaları: sözleşmeler, kabul sertifikaları gibi ekler içerir.

Garanti

Böyle bir mektubu gönderen, sözleşmeyi imzalarken kendisi tarafından verilen koşulların yerine getirildiğini garanti eder: malları iade etme, zamanında teslim etme, faturayı ödeme veya işi kararlaştırılan süre içinde tamamlama sözü. Bir şikayete yanıt olarak teminat mektubu kullanılabilir.

Yazarının üçüncü bir kişiye veya kuruluşa tavsiyede bulunduğu ve böylece özelliklerini sağladığı özel bir iş mesajı biçimi. Tavsiye mektupları özellikle bir işe başvururken veya bir şirketi diğer müşterilere tavsiye ederken, sağladığı hizmetlerin kalitesinin ve işbirliğinin özelliklerinin bir tanımını içeren yaygındır.

Etiket

Alıcı için önemli olan belirli olayların meydana gelmesi üzerine gönderilen belirli türdeki iş mesajları. Bu mektup kategorisi, tatiller ve önemli olaylar için tebrik mektuplarını, işi tamamladığınız veya bir projeye katıldığınız için şükran mektuplarını, başsağlığı mektuplarını içerir. Bir mesajı yazmanın nedeni ne olursa olsun, bu her zaman alıcıya gösterilen ilginin bir işaretidir.

Görgü kuralları iş mektubu mesaj içeriği için çeşitli temel gereksinimleri tanımlar.

Adreslenebilirlik.
İtirazın amacının, mesajın en başından itibaren açık olması gereken açık bir ifadesi.
Kısalık ve özlülük. Mektup uzun olmamalıdır, aksi takdirde sonuna kadar okunmayacak, dikkatsizce çalışılmayacak veya hiç okunmayacaktır.
Bilginin yapılandırılmış ve mantıksal sunumu. Hiçbir gelişigüzellik yapılmamalı, konudan konuya atlama yapılmamalı, mektubun tüm bölümleri birbiriyle bağlantılı olmalıdır.
Sağlanan bilgilerin özgüllüğü, alıcının hiçbir şey düşünmesine gerek kalmayacağı ve yazılı metni açıklığa kavuşturmak için ek soruları olmayacağı için.

Muhataba saygılı hitap.
Yerel dil içermeyen resmi konuşma.
Tarafsızlık ve yokluk duygusal boyama bilgi sağlandı.
Anlaşılması kolay ve alıcının anlayamayacağı terimler içermeyen metin.
İfadelerin kullanılmasının yasaklanması.
Hata veya yazım hatası yok.

Ticari yazışmaların nüansları

1. İş mektuplarını hazırlarken yazılı iş iletişiminin bazı özelliklerini dikkate almak önemlidir.

Ticari yazışma kuralları standart ifadelerin kullanılmasına izin verir.

Örneğin, alıcıyı şu şekilde selamlayabilirsiniz:

Merhaba sevgili Pyotr Semenovich!
İyi günler Elena Petrovna!

Sonuç olarak, aşağıdaki gibi formülasyonları kullanabilirsiniz:

Samimi olarak…
Teşekkürlerimle…
En iyi dileklerimle...

Bir mektuba yanıt verirken buna şu şekilde başlayabilirsiniz:

Gelen bir mesaja yanıt olarak...
İsteğinize göre...
Organizasyonumuza gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederiz.

2. Özellikle dikkat çekmek için kalın veya altı çizili metinleri aktif olarak kullanmamalı veya bu tekniği dozlarda kullanmamalısınız.

3. Güvene dayalı bir ilişki kurulmamış veya tanışma süresi kısa olan alıcılara yazılan mektuplarda ifadeler kullanılmaz. Mektubun tamamen resmi nitelikte olması durumunda bunlar hariç tutulur.

Bir iş mektubunun yapısı

İş mektubu yazma etiği, bir iş mesajının belirli bir yapısının kullanılmasını öngörür.

Mektubun ana bölümleri şunları içerir:

İtirazın amacını belirten giriş.
Muhataplara iletilmesi gereken bilgilerin yer aldığı ana bölüm.
Mektubun metninin sonuç veya özetini içeren son bölüm ve mesajın yazarının almayı beklediği sonuç hakkında bilgi.
Son cümle ve imza.

Tasarım kuralları

Resmi yazışmalar iş mektubu gerekliliklerine uygun olarak biçimlendirilmelidir. Bugün resmi mesajların elle yazılması çok nadirdir; çoğu durumda bunlar bilgisayar kullanılarak oluşturulur.

Mektuplar, işletmelerde hazır şablon olarak bulunan kuruluşun resmi antetli kağıdına basılmalıdır.

Mektubun üst kısmında kuruluşla ilgili bilgiler belirtilir: isim, yerin posta adresi, telefon, e-posta adresi, banka hesap bilgileri, web sitesi internet adresi, logo ve varsa şirket sloganı. Bu bilgi formun sol köşesine veya sayfanın en üstüne uzunlamasına yerleştirilebilir.

Formun sol tarafında ana metnin başlangıcından önce belirtilir. kayıt numarası ve mesajın kayıt tarihi ve sağda - kuruluşun adı ve mesajın gönderildiği kişinin soyadı, adının baş harfleri ve iş unvanı.

Örnek köşe yerleşimi:

Şunun gibi olabilir:

Ana metin kısmından sonra mektubun varsa eklerine ilişkin bilgiler girilir. Tüm metin bloğunun sonuna bilginin gönderildiği kişinin imzası konur.

Mektup birkaç sayfaya yazılmışsa numaralandırılmalıdır.

Sonuç olarak, doldurulmuş form şöyle görünebilir:

İş mektubu örnekleri

İş mektupları hazırlarken nasıl oluşturulacağına dair fikir edinmek için hazır örneklerden yararlanabilirsiniz. farklı şekiller mesajların hazırlanması için gereken süreyi en aza indirin.

Hazır örnekler hem tasarım hem de yazarken kullanılan ifadeler hakkında bilgi edinmenizi sağlar.

Mesaj yanıtı

Görgü kuralları gereği, alınan her iş mektubunun mutlaka yanıtlanması gerekir. Ancak, yalnızca yanıt verme gerekliliğini değil, aynı zamanda yanıtın hızlı bir şekilde alınması ihtiyacını da göz önünde bulundurmanız gerekir. Bu nedenle mesaj göndermenin doğru yolunu seçmek önemlidir. Yanıt bilgilerinin derhal alınması gerekiyorsa, o zaman en iyi seçenek Mektup e-posta veya faks yoluyla gönderilecektir.

Ticari yazışma kurallarına göre bir iş mektubunun standart yanıt süresi bir ila üç gün arasındadır. Bu süre içerisinde yanıt alınamaması durumunda gönderen, mesajının alıcı tarafından okunmadığı veya yazışmaya hazır olmadığı izlenimine kapılabilir. Yanıtın gecikmesi durumunda görgü kuralları, mektubun teslim edildiğinden emin olmak için ek bir arama yapılmasına olanak sağlar.

Organizasyon içindeki ticari yazışmalar

Bir kuruluştaki iç yazışmaların kendine has özellikleri vardır ve şirkette belirlenen belge akışı gereksinimlerine bağlıdır.

Bazı işletmeler, tüm mektupları özel dergilere kaydederek resmi iç yazışmalar yürütür. Diğer kuruluşlarda yalnızca iç siparişler dikkate alınır ve diğer mesajlar kayıt olmadan e-posta yoluyla gönderilir.

Dahili yazışmalarla ilgili olarak, harici alıcılarla mesaj alışverişini düzenleyen tüm kurallar aynı kalır.

Dahili iletişimin özellikleri şunları içerir:

Mesajlarda kuralların daha az sıkı uygulanması.
Dış iletişimde kullanılmayan özel mektup biçimlerinin varlığı, örneğin: elektronik raporlar veya açıklayıcı notlar.

E-posta yazışmaları: nelere dikkat edilmeli

Modern gerçeklikte çoğu iş mektupları e-postayla gönderilir ve bu nedenle kurallar iş etiği elektronik iş iletişiminin yürütülmesine yönelik gereksinimler oluşturulmuştur.

Eğer kurumsal sunuculardan mesaj gönderilmiyorsa e-posta adresinizi yazarken dikkatli olmanız gerekmektedir. İsim e-posta kutusu resmi olmalı ve örneğin "krasotka_mary", "süper araba" ve benzeri tüm anlamsız seçenekler kullanılmamalıdır.
Alanı mektubun konusuyla doldurmak, mümkün olduğunca kısa ve öz bir şekilde formüle etmek her zaman gereklidir.
Bir yanıt yazdığınızda, orijinal mesajı alıntılayarak alıcının hangi soruların yanıtlanmasını istediğini görebilmesini sağlayabilirsiniz. Bu kural katı değildir; işletmede kabul edilen ticari yazışma standartlarına veya belirli bir alıcıyla belirlenmiş iletişim kurallarına bağlı olarak uygulanır.
Okundu bilgisi istemek için e-posta programlarının yeteneklerini kullanmak kabul edilebilir. Bu seçeneğin kullanılması her zaman gerekli değildir, özellikle de mektup kuruluş dışına gönderilmek üzere yazılıyorsa, bu durumda alıcının kendisini rahatsız edebilecek böyle bir bildirim göndermesi gerekir. Mektubun alındığına dair bildirimi isteyen mesaj metninde ifadeyi kullanmak daha iyidir: "Lütfen alındığını onaylayın."
Bir e-postadaki imzanın kendine has özellikleri vardır. Kuruluşun antetli kağıdında yayımlandığından daha ayrıntılı olmalıdır. Ticari yazışmalarda sadece mektubu imzalamak değil, aynı zamanda imzanın yanında kuruluşun adını, pozisyonunu, iletişim telefon numarasını ve kuruluşun web sitesini belirtmek de gelenekseldir. Temelde bu imza formatı, basılı bir formun başlığının yerini alır. E-posta programlarının yetenekleri, bir imza şablonu oluşturmanıza ve bunu gönderdiğiniz her mesajda otomatik olarak değiştirerek kullanmanıza olanak tanır.
Başvurular bir e-posta mesajına ek olarak gönderilir ve ekteki dosyaların adları metinde listelenebilir.

Kuralları bilmek ve bunları bir iş mektubunda uygulamak, gönderen için itibar yaratmanıza olanak tanır iş adamı ve alıcılarına gönderilen bilgilere özen gösteren güvenilir bir ortak.

E-posta yoluyla iş iletişimi herkesin yaşamının ayrılmaz bir parçasıdır. modern adam: Çalışma arkadaşlarımıza, yönetime, müşterilerimize, iş ortaklarımıza, bizi tanıyan ve henüz tanımayan kişilere yazıyoruz. Elektronik yazışmalarda iş etiği nedir ve başarılı bir iş için ne kadar gereklidir?

Her harf bizim kartvizitimizdir ve iş konumumuzu yansıtır. Ve eğer bu kartvizitin düzgün görünmesi ve iş pozisyonunun iletişimin rahatlığına ve verimliliğine katkıda bulunması bizim için önemliyse, o zaman görgü kurallarının temel kurallarını bilmek ve günlük yazışmalarda bunlara uymak başarının en önemli koşuludur.

Elektronik ticari yazışmalarla ilgili olarak, iş dünyasının diğer herhangi bir ticari etkileşim biçiminde (telefonla iletişim kurarken, pazarlık yaparken vb.) faaliyet gösterdiği aynı kurallar ve düzenlemeler geçerlidir. Bana göre, iş e-posta yazışmalarının etiği birkaç sarsılmaz ilkeye dayanmaktadır:

Rakipler arasında birbirlerinin kişiliğine ve iş pozisyonuna karşılıklı saygı.
Rakibin ticari çıkarlarına dikkat.
Gizlilik konularının önemini anlamak.
Bilgi alışverişinde dakiklik.

Bu ilkeleri uygulamaya yönelik pratik araçları ele alalım

1. Yetkin ve net bir şekilde tasarlanmış “Konu” / “Konu” alanı

Bir konuyu belirtmek, muhatabın zamandan tasarruf etmesini sağlayarak, aldığı mektubun içeriğini anında değerlendirmesine ve mektubu okurken önceliğine hızlı bir şekilde karar vermesine olanak tanır.

2. Muhatap/alıcılara selamlar ve kişisel adres

Güven yaratır ve mektuba kişisel bir dokunuş katar. Muhatap isminin dikkate alınmaması yanlışlık olarak algılanmaktadır.

3. Adresleme doğruluğu

“Kime”, “Kopyala”, “ alanlarının doğru doldurulması Gizli kopya» – gerekli araç Verimlilik ve etik iletişim. Bu alanlarla çalışırken hatalardan kaçınmak için, modern iş ortamında genel olarak kabul edilen amaçlarını bilmeniz gerekir:

adınız doğrudan muhatap alanında (“Kime”) yer alıyorsa, bu, mektubu gönderenin sizden sorusuna bir cevap beklediği anlamına gelir;
bu alana birden fazla muhatap yerleştirilmişse, bu, mektubu gönderenin muhatapların her birinden veya herhangi birinden yanıt beklediği anlamına gelir;
"Cc" alanında adınız yer alıyorsa gönderen kişi sizin konuyla ilgili bilgi sahibi olmanızı istiyor ancak sizden bir yanıt beklemiyor demektir. “Cc” alanında isminiz varsa yazışma konusuna girmemelisiniz. Yine de yazışmaya başlamaya karar verirseniz, mektuba aşağıdaki ifadelerden biriyle başlamak iyi bir terbiye işareti olacaktır: “Bu konunun tartışmasına ben de katılayım…”, “Müdahale ettiğim için özür dilerim…”, “Fikrimi belirteyim…”.

Etik açıdan özellikle dikkat edilmesi gereken konu “Kör karbon kopya” alanıdır. Bu, iş etiği açısından en "savunmasız" e-posta aracıdır, çünkü... bu alan genellikle gizli kontrol ve bilgi aracı olarak algılanmaktadır. Bcc alıcıları diğer alıcılara görünmez. Etik konulara duyarlı bazı şirketler bu aracın kurumsal yazışmalarda kullanılmasını yasaklamaktadır. Bunun istisnası toplu postalardır (örneğin davetiyeler). Gidiyorlar Büyük bir sayı alıcılar, ancak e-posta adresleri herkes tarafından görülmemelidir.

Aşağıdaki evrensel kurallara bağlı kalarak “Bcc” alanına daha sakin davranan şirketler var:

“Kör karbon kopya” alanına, yazışmalardan haberdar olması gereken ancak bu farkındalığın doğrudan muhataplar için açık olmaması gereken alıcılar (gizli muhataplar) yerleştirilir;
"Kör karbon kopya" alanı doldurulmuş bir mektup göndermek, mektubun yazarının ve gizli alıcıların bu tür bilgilerin nedeni ve amacı hakkında bir ön anlaşma veya daha sonra bilgi sahibi olduğunu varsayar;
gizli alıcı BCC alanından yazışmanın konusuna girmemelidir.

4. Yanıtın çabukluğu

Bir mektuba yanıt süresi, ortaklarınızın ve müşterilerinizin ticari çıkarlarıyla ilgili konumunuzun göstergelerinden biridir. Firmaların bu konuda farklı standartları bulunmaktadır. Bir mektuba kabul edilebilir yanıt/tepki süresi iki ila üç saat arasındadır. Bir mektup alıp okuduktan sonra, ona 24 saat içinde cevap veremeyeceğinizi anlarsanız, o zaman iyi kural, mektubu aldığınıza ve ona cevap vereceğinize dair muhatabın bilgisini göndermek olacaktır: "Bir mektup aldım. Bugün gün içinde cevap vereceğim" veya "Bir mektup aldım. Cevaplamak için ihtiyacın var Ek Bilgiler. En geç cevap vermeye çalışacağım...”

sunuyoruz

5. Bilgiyle doğru çalışma (cilt, dil, yapı, format)

Mektup metnindeki bilgilerin sunumunun niteliği ve özelliği, aynı zamanda muhatabınıza karşı yazışmaları mümkün olduğunca doğru ve saygılı bir şekilde yürütme yeteneğinizin ve arzunuzun bir aracı ve göstergesidir:

"Tek ekrana" sığan harf hacmini okurken maksimum konfor, maksimum - A-4 formatındaki bir sayfalık metin hacminde;
Gönderilen eklerin hacmi 3 MB'ı geçmemelidir (daha büyük dosyalar geçemeyebileceği için sorun yaratabilir) posta sunucusu muhatap);
Gönderilen dosyaları evrensel kodlamalarda "paketlemek" daha iyidir: Zip veya rar (diğer uzantılar iletme sırasında engellenebilir veya kesilebilir ve alıcı için sorun yaratabilir);
Muhataptan gelen bir mektuba cevap verirken, cevabınızın metni mektubun altına değil üstüne (başlangıcına) yerleştirilmelidir (bu, muhatabı önceki metinde "kaydırma" zorunluluğundan kurtarır). yazdığınız cevabı bulmak için yapılan yazışmalar);
Muhatabın mektubuna yeni bir mektup olarak (yazışma geçmişini kaydetmeden) yanıt vermeye başlamamalısınız. Böyle bir yanıt, alıcıyı orijinal mesajı arayarak zaman kaybetmeye zorlayacaktır;
Mümkün olduğu kadar muhatabın anlayabileceği bir dilde yazmak gerekir. Her özel durumda, profesyonel, şirket içi kelime dağarcığı, argo, kısaltmalar ve İngilizce sözcüklerin (buradan ödünç alınmıştır) kullanımının uygunluğu konusu İngilizce başka bir dilde).

Argo ve kısaltmaların kullanılması yazışmaların hızını ve verimliliğini artırıyorsa, argo kullanımı kabul edilebilir ve etiktir. Bu nedenle, bir şirket içindeki iç yazışmalar neredeyse her zaman argo ile doludur: yazışmadaki tüm katılımcılar için tanıdık ve anlaşılırdır ve zamandan tasarruf etmenizi sağlar. Ancak harici iş ortakları/müşterilerle yazışmalarda bu dikkat gerektiren bir konudur.

Terminoloji olmadan yapamayacağınız olur. Örneğin, bir şirket müşterilerine çevrimiçi reklamcılık gibi bir ürün/hizmet ve “medya-bağlamsal banner”, “medya-bağlamsal banner” gibi kavramlar sunmaktadır. anahtar kelimeler", "olumsuz kelimeler", "ctr" hiçbir şeyle değiştirilemez; bunlar iş bağlamına dahil edilmeli ve müşteriye bunlarla nasıl çalışılacağı öğretilmelidir. Bu durumda her iki tarafın da sabırlı olması, açıklamaya ve öğrenmeye istekli olması önemlidir.

Ancak kısaltmaların ve terimlerin kullanımından kaçınılabileceği ve kaçınılması gereken durumlar vardır.

ÖRNEK:

Bir arkadaşım 2 gün boyunca ASAP nedir sorusunun cevabını aradı. Yayınevi için materyaller hazırlıyordu ve ona yazdıkları son mektubunda: “ Maşa, lütfen tüm materyallerini bir an önce gönder" Masha, bunun kendisi tarafından bilinmeyen ve metnin "çevrilmesi" gereken bir formatın tanımı olduğuna karar verdi. Masha'nın "şifreyi çözmek" ve yayıncının talebini karşılamak için harcadığı süre 2 gün sürdü. Makinenin, 2 gün sonra gizemli "asap" ifadesinin arkasında İngilizce konuşulan ortamda yaygın olarak kullanılan bir kısaltma olduğunu öğrendiğinde duyduğu rahatsızlığı bir düşünün. mümkün olan en kısa sürede» – « olabildiğince çabuk».

TAVSİYE: Harici müşteriler ve ortaklarla yazışmalarda İngilizce sözcükleri, özel terimleri ve şirket içi kısaltmaları kötüye kullanmayın.

6. İmza ve iletişim bilgilerinin kullanılabilirliği

Bu, her mektubunuzun bitmesi gereken gerekli bir özelliktir. İmza bloğuna aşağıdakiler yerleştirilmelidir:

Adınız ve soyadınız.

Bu, yazışmaları kişiselleştirir ve bu da iletişimin etkinliğini ve psikolojik konforunu etkiler. İmzanızda kısaltma kullanılmamalıdır. T.L. yerine Vorotyntseva İmzama Tamara Leonidovna Vorotyntseva (veya Tamara Vorotyntseva) yazacağım, böylece muhatap bir cevap mektubunda benimle nasıl iletişime geçeceğini anlayabilir.

Pozisyonunuzu belirtin.

Bunu yaparak, alıcının yetkinizin sınırlarını anlamasını sağlarsınız ve profesyonel yeterlilik sorunları çözmede.

İletişim koordinatları (şirketin telefonu, e-postası, adı ve adresi, web sitesi).

Bunu yaparak, alıcıya gerekirse ek operasyonel iletişim fırsatı sunacaksınız.

Yukarıdakilerin tümünü özetleyerek ve farklı şirketlerdeki yazışmaları gözlemleme konusunda uzun yıllara dayanan deneyime sahip olarak şunu güvenle söyleyebilirim: Modern iş dünyasındaki etik standartlar, görgü kurallarının yalnızca nominal nitelikleri değil, aynı zamanda getirilen pratik araçlardır. yapmaya izin veren hayata iş görüşmesi doğru, hızlı, rahat ve sonuçta etkili.

Tamara Vorotyntseva'nın verdiği eğitime dikkat edin.

Nesne

İş çevrelerinde düzgün görünmeye çalışan herkes her zaman kullanır. Ve her zaman asıl şeyi hatırlıyor - e-posta, muhatabı, temsilcisi olduğu şirketin itibarını veya iş imajını zedelememelidir.

Ticari elektronik yazışmaları doğru ve yetkin bir şekilde yürütme yeteneği, modern bir yönetici imajının ana bileşenidir. Bu hem genel kültür düzeyinin bir göstergesi hem de kişisel profesyonelliğin bir göstergesidir. Bir kişinin düşüncelerini nasıl formüle edip resmileştirebildiğine bağlı olarak, başkalarına ve kişisel olarak kendisine karşı tutumunu güvenle yargılayabilir. Dikkatsizce yazılmış bir e-posta, yazarın ticari itibarını ortakların ve meslektaşların gözünde kolayca zedeleyebilir.

E-posta yoluyla ticari yazışmalara ilişkin kurallar

1. İş e-posta adresinizi yalnızca iş amacıyla kullanın. İşteyken iş sunucusundan bir mektup gönderirseniz, bu mektup hem giden hem de gelen posta olarak kaydedilir. İşvereniniz mektubu istediğiniz zaman okuyabilir. İş yazışmalarını yalnızca ofis duvarları içinde gerçekleştirin.

2. Mesajınızın kime yönelik olduğunu ve içerdiği bilgilerin kime yararlı olabileceğini açıkça anlayın. Mektubunuz kime hitaben? Müşteriye? Bir ortağa mı? İş arkadaşı? Bir astına mı? Patrona mı? Muhatap “alıcı” sütununda belirtilir, ilgilenenler “kopyada” belirtilir. Asla fazladan kopya göndermeyin, özellikle de patronunuza. E-postada üçüncü taraflardan bahsediliyorsa, bunlar da genellikle "kopyala" sütununa dahil edilir.

3. Mesajın amacını kendiniz için formüle edin. Kendiniz için hangi hedefi belirliyorsunuz: Mektubunuzu okuyan kişiden ne elde etmeye çalışıyorsunuz? Nasıl bir tepki bekliyorsunuz? Mesajınızı okuyan alıcı, ondan neye ihtiyacınız olduğunu hemen anlamalıdır. Davranış kuralları e-posta yazışması:

Olaylara bireysel bir bakış açısı getirmek istiyorsanız - birinci şahıstan (biz, ben)
Mesajınız sorgulama veya öğretici nitelikteyse - 2. kişiden (siz, siz)
Dışarıdan bir gözlemci olarak bir mektup yazıyorsanız ve muhatabı gerçekleşen gerçekler veya olaylar hakkında bilgilendirmek istiyorsanız - 3. şahıs (onlar, o, o).

4. “Konu” alanını boş bırakmayınız. E-posta alan çoğu kişi, yazışmaları incelemeye konu alanına bakarak başlar. Kişi bir mektubu okumaya birkaç saniye içinde karar verir, dolayısıyla mektubun içeriğinin konu satırına yansıtılması gerekir. Konu kısa, spesifik ve bilgilendirici olmalıdır.

5. İçeriği net tutun: adres ve selamlama, ana bölüm, özet, imza, kişiler. Herhangi bir harf şunları içermelidir: e-posta görgü kuralları. Tembel olmayın ve kabul edilen içeriğin hiçbir bölümünü atlamayın; doğru biçimlendirilmiş bir mektup profesyonelliğinizin bir göstergesidir.

6. Muhataba hitap etmek ve selam vermek, ona olan saygınızın göstergesidir. Mümkünse her mektuba kişisel bir mesaj ve selamlamayla başlayın. Karşınızdaki kişiye ismiyle hitap etmek nezaket göstergesidir. Mesaja günlük bir karakter kazandırmak istiyorsanız adresten sonra virgül koyun. Resmiyeti ve önemi vurgulamak istiyorsanız, bu mektup sık sık iletişim kurduğunuz bir meslektaşınıza gönderilmiş olsa bile ünlem işareti kullanın.

7. Şu prensibe bağlı kalın: kısa ve net (KY). İş e-posta yazışmalarının ana kurallarından biri "minimum kelime - maksimum bilgi"dir. Düşüncelerinizi spesifik (açıkça), tutarlı, kısa ve anlaşılır bir şekilde sunun. Cümlelerin kısa olması muhatabın gerekli bilgiyi aktarmasını kolaylaştırır. Bir tane var E-postaların altın kuralı– bölümlendirilmiş, tek konu – tek harf. Birkaç ilgisiz fikir içeren büyük bir mesaj yerine, her biri bir konu içeren birkaç e-posta göndermek daha iyidir.

8. Gayri resmi iletişimi ticari yazışmalara dönüştürmeyin. E-postada hiçbir duygu yok! E-posta mesajınızda belirtilen noktaları duygusal olarak vurgulamak istiyorsanız, duygusal alt metnin tarafsız, dışarıdan sakin ve doğru bir sunum tonunun arkasına gizlenmesi gerekir. Bu, dille değil içerikle sağlanır.

9. Mektubun ana metninin net yapısına bağlı kalın. Çoğu zaman bir mektup üç bölümden oluşur:

Mektubun yazılma nedeni (gerekçe, gerekçeler). Bu kısım genellikle mümkün olduğu kadar kısadır
Konunun özünün tutarlı sunumu
Çözümler, istekler, öneriler, sonuçlar

10. Mesajın görünümü son derece kolay anlaşılır olmalıdır. Metni beş ila altı satırı geçmeyecek şekilde paragraflara bölün. Paragrafları birbirinden boş bir satırla ayırmak daha iyidir. Bir renk ve bir yazı tipi seçin, böylece metin daha iyi algılanacaktır. Kesinlikle gerekmedikçe ünlem işaretlerini, ifadeleri, kısaltmaları veya el yazısı unsurlarını kullanmamak daha iyidir.

11. Doğru yazın. Okuma-yazma bilmeme, yazarın yeterince eğitimli olmadığını gösterir. Metindeki yazım hataları ve hatalar nedeniyle ticari itibarınız zedelenir. Bir mektup göndermeden önce, e-posta görgü kuralları Mektubu dikkatle tekrar okumanızı tavsiye ederiz. Birçok e-posta programı ve metin düzenleyici noktalama işaretlerini ve yazımı kontrol edebilir ve hatalar bulunursa düzeltme seçenekleri sunar. Bu hizmet e-posta yazmak için gereklidir.

12. Eklere hangi belgelerin eklenmesi gerektiğini düşünün. Mektubun gövdesine ayrıntılı bilgi eklememelisiniz, ayrı bir dosya olarak göndermek daha iyidir. E-postanın konu satırında hangi dosyayı eklediğinizi mutlaka belirtin, aksi takdirde alıcı bunu virüs olarak görebilir. Tüm dosyalar gönderilmeden önce anti-virüs yazılımıyla taranmalıdır.

13. Her zaman iletişim bilgilerinizi yazın ve abone olun. Bu size iyi tarafınızı gösterecek ve profesyonel kalite. İmza beş veya altı satırı geçmemelidir. Şirketin adı, adınız, soyadınız ve pozisyonunuzdan oluşmalıdır. Genellikle harici alıcılar için e-posta adresiniz, telefon numaranız ve şirketinizin web sitesi adresi de belirtilir.

14. Postscript ticari yazışmalarda son derece nadiren kullanılır. Mesajınızda dipnot kullanıyorsanız bu, mektubun içeriği hakkında yeterince düşünmediğinizin göstergesidir.

15. Okundu bilgisi yalnızca özel durumlarda verilir. Genellikle okundu bilgisi yalnızca harici alıcılar için ve yalnızca alıcıdan yanıt beklendiğinde ayarlanmalıdır.

16. “Yüksek önem” onay kutusunu yalnızca gerçekten gerekli olduğunda kullanın. E-posta acil müdahale gerektiren önemli bilgiler içeriyorsa önemi "yüksek" olarak ayarlayın. Bu, e-postanızı gelen kutunuzda vurgulayacaktır. Ancak bu işlevin gereksiz yere kötüye kullanılması önerilmez.

17. Mektubu göndermeden önce tekrar okuyun. Her şey kısa, spesifik ve anlaşılır mı ve herhangi bir uygunsuz bilgi veya dilbilgisi hatası var mı? Alıcı ayrıntıları doğru mu? Sunumun sırasını ve mantığını kontrol edin.

18. E-postalara hemen yanıt verin. Bir mektubun alındığının bildirilmesi, meslektaşlara veya ortaklara saygının bir işareti, görgü göstergesidir. Açıksa şu an Eğer mektuba cevap veremezseniz, bunu yazara bildirmeniz ve ilk fırsatta hemen cevap vereceğinize söz vermeniz gerekmektedir. Sorulan tüm soruları tutarlı bir şekilde yanıtlayın. Cevabınıza yeni bir mektup olarak başlamayın. Bir mektuba 48 saat içinde cevap verilmemesi durumunda alıcı, mektubunun dikkate alınmadığını veya kaybolduğunu düşünebilir.

19. Yazışmayı başlatan kişi elektronik diyaloğu bitirir.

20. Bunu hatırla E-posta yazışmalarına ilişkin kurallar Daha doğrusu uyumları modern bir profesyonel yöneticinin göstergesidir.

Çoğu zaman iş dünyasında ilk temas yazılı iletişimle, yani iş mektuplarıyla başlar. Ancak iş mektubu görgü kurallarına uyulmadan yazılırsa, zar zor kurulan bağlantılar kesintiye uğrayabilir ve bir müşteriyi veya iş ortağını kaybedersiniz. Bu nedenle, kişisel olarak sizin ve bir bütün olarak şirketiniz hakkında olumlu bir izlenim yaratmaya yardımcı olacak iş mektupları yazmanın ne kadar önemli olduğuna muhtemelen kimseyi ikna etmenize gerek kalmayacaktır.

Ticari yazışmaların temel kuralları. Modern formlar yazışmalar 150 yıldan fazla bir süre önce başladı. Anavatanlarının, ticari yazışmaları düzenleme kurallarının ilk kez tanıtıldığı İngiltere olduğu genel olarak kabul edilmektedir.

Yazışmaların yürütülmesi için genel kurallar

1. İş ortağınıza mektup yazmaya başlamadan önce aşağıdaki noktaları anlamalısınız:

Mektubun türü (ön yazı, sipariş mektubu, ihbar mektubu, hatırlatma mektubu, ibraz mektubu, ret mektubu, teminat mektubu vb.);

Mektubunuza bir yanıt bekleniyor mu (bir mektuba yanıt alınmasının beklenmediği durumlar vardır, örneğin bir sunum mektubu);

Mektubun içeriği muhatabınız için net bir şekilde anlaşılabilecek mi, yazışma konusuna ilişkin belirsizlikler bırakacak mı;

Postayla gönderilen mektubun zamanında ulaşacağından emin misiniz (eğer değilse, o zaman telefaks, DHL hizmetlerini kullanmak veya İnternet üzerinden bir mektup göndermek daha iyidir).

2. Mektubun tonu her zaman doğru kalmalıdır.

3. Yanlışlıklardan, belirsizlikten ve mesleki kelimelerin aşırı kullanımından kaçınarak kelime dağarcığını dikkatli bir şekilde seçmek gerekir. Mektubun metni anlaşılması kolay olmalıdır.

4. Bir iş mektubu yalnızca adına hareket ettiğiniz kuruluşun antetli kağıdına yazılmalıdır. Çünkü dış görünüş Antetli kağıt şirketinizin bir tür kartviziti olduğundan, resmi antetli kağıdın tasarımına özel dikkat gösterilmelidir. Mektup biçimi ne kadar resmi olursa, mektubun tonu da o kadar resmi olmalıdır.

Belgeleri hazırlarken Microsoft Word metin düzenleyicisini kullanmanız önerilir ( yazılım Microsoft Corporation) Times New Roman Cyr boyut No. 12 (tablo materyallerin tasarımı için), 13, 14, 15, Times DL boyut No. 12, 13, 14 yazı tiplerini 1-2 aralıklarla kullanarak.

İş mektubu yazarken sayfa numaraları alta gelecek şekilde yerleştirilir. Sağ Taraf sayfalarda ve diğer iş belgelerini hazırlarken - sayfanın üst kenar boşluğunun ortasında.

Mektubun metninin A4 formatındaki formlara 1,5-2 satır aralığıyla, A5 veya daha küçük formattaki formlara ise tek satır aralığıyla yazdırılması önerilir. Birkaç satırdan oluşan belge ayrıntıları (metin hariç) tek satır aralığıyla yazdırılır.

Yazılı bir talebe, alındıktan sonraki 10 gün içinde yanıt verilmesi gerekir.

Faks ve e-posta yoluyla alınan mesajlara hafta sonları hariç 48 saat içinde yanıt verilmesi gerekmektedir.

Rusya'da iş mektubu yazma kuralları

Rusya'da resmi formların hazırlanması, düzenleyici belgeler ve her şeyden önce GOST 6.30-2003 “Birleşik belgeleme sistemleri tarafından düzenlenmektedir. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi. Belge gereksinimleri."

GOST, belge formları için iki standart format belirler - A4 (210 x 297 mm) ve A5 (148 x 210 mm). Hem formda hem de formda olmayan belgenin her sayfasının soldan en az 20 mm kenar boşlukları olmalıdır; 10 mm - sağ; 20 mm - üst; 20 mm - daha düşük.

Belge hazırlamaya ilişkin bu gereklilikler Rus mevzuatında yer almaktadır, ancak yazar, yabancı bir ortağa iş mektubu yazarken bunların kullanılmasını önermektedir.

Muhatabınızla yakınlık derecesine bağlı olarak adres, “Sevgili + soyadı (ad, soyadı)” veya “Sevgili + ad ve soyadı (ad)” sözcükleriyle başlayabilir. “Sayın”, “efendim”, “hanımefendi”, “müdür yardımcısı”, “daire başkanı” vb. kelimeler. hiçbir durumda kısaltılmamalıdır. Aksi takdirde alıcının ona pek saygı duymadığınızı düşünme hakkı vardır. Ve mektup, işbirliğiniz için şükran sözleriyle bitmelidir. Daha sonra imzanızın önüne şu ifade yerleştirilir: “Saygılarımla…” veya “Saygılarımla…”.

İÇİNDE resmi mektuplar Hayatta siz ve bu kişi sadece iş hayatında değil, aynı zamanda dostane ilişkiler içinde olsanız bile, ona "siz" diye hitap etmek kabul edilemez.

Tipik olarak bir iş mektubu veya resmi mektup birkaç tipik yapısal unsurdan oluşur:

1. Başlık alanı.
Mektubun soldaki bu bölümünde, kuruluşun adını, posta adresini ve diğer ayrıntılarını, ayrıca mektubun giden belge olarak kayıt numarasını ve kayıt tarihini gösteren kuruluşun köşe damgası bulunmaktadır. Resmi yazı cevap mektubu ise mektubun hangi belgeye cevap verdiği burada belirtilir.
Alıcının ayrıntıları başlığın sağ tarafına yerleştirilir.

Köşe damgasının altında belgenin metni için bir başlık bulunur. Başlığın dil yapısı şöyle görünebilir:

ü “O” edatı + isim. edat durumunda: “Araba temini hakkında”;

ü “Hakkında” + isim konusunda. edat durumunda: “Yedek parça temini konusunda”;

ü ilgili + isim V genel durum: "Satın alma siparişi ile ilgili" vb.

2. Mektubun asıl metni. Mektubun metninin tasarımının temel özellikleri aşağıdaki gibidir.

ü Hizmet mektubunun metni kural olarak bir konuya veya konuya ilişkin olmalıdır. ilişkili olup olmadıklarına dair birkaç soru ve içinde dikkate alınacaktır bir yapısal birim alıcı organizasyonu.

ü Mektubun metni kural olarak iki bölümden oluşur. İlk bölüm, mektubun hazırlanmasının nedenini, dayanağını veya gerekçesini belirtir ve mektubun hazırlanmasına temel olan belgelere bağlantılar sağlar. Bir paragrafla başlayan ikinci bölümde ise sonuç, öneri, istek, karar vb. yer almaktadır.

Bir iş mektubunun yapısı

1. Gönderen kuruluşun adı.

3. Mektubun yazıldığı tarih.

4. Mektubun alıcısının adresi.

5. Belirli bir kişinin belirtilmesi.

6. Açılış adresi

7. Mektubun genel içeriğinin bir göstergesi; mektup konusu.

8. Mektubun ana metni.

9. Nezaketin son formülü.

10. İmza.

11. Başvurunun belirtilmesi.

Bir Rus ortağa iş mektubu yazarken birkaç kuralı daha hatırlamaya değer.

Belgenin gönderildiği kişinin konumu şu şekilde belirtilmiştir: dative durum, Örneğin:

CEO'ya
OJSC "Alfa İşletmesi"
V.A. Prohorov

JSC "Beta Holding"
Baş Muhasebeci
V.M. İvanov

"Bay.", "Bayan" kısaltmalarını kullanıyorsanız önce katılımcının soyadını ve ardından baş harflerini yazın.

Belge dörtten fazla muhatap içermemelidir. İkinci, üçüncü, dördüncü muhatapların önünde “Kopyala” kelimesi belirtilmez. Şu tarihte: Daha alıcılar belgenin dağıtım listesini oluşturur.

Bir kuruluşa mektup gönderirken önce adını, ardından posta adresini belirtin.

Bir belge gönderirken bir bireye alıcının soyadını ve adının baş harflerini, ardından posta adresini belirtin

Mektubun gövdesinde adı geçen ekin varlığını belirten not şu şekilde düzenlenmiştir:

Uygulama: 5 l için. 2 kopya halinde .

Mektubun metinde belirtilmeyen bir eki varsa, adını, sayfa sayısını ve kopya sayısını belirtin; Birden fazla uygulama varsa, bunlar numaralandırılır, örneğin:

Başvurular ciltlenmişse sayfa sayısı belirtilmez.

Başvuru belgede belirtilen tüm adreslere gönderilmezse, kullanılabilirliği hakkında aşağıdaki gibi bir not düzenlenir:

Uygulama: 3 l için. 5 kopya halinde. sadece ilk adrese.

“İmza” detayı, belgeyi imzalayan kişinin iş unvanını içerir (belge antetli kağıtta düzenlenmemişse dolu, şirketin resmi antetli kağıdında hazırlanmışsa kısaltılmış); kişisel imza; imzanın şifresinin çözülmesi (baş harfler, soyadı), örneğin:

Eğitimler

Ticari yazışmalara ilişkin kurallar ve oluşturulması gereken çeşitli zorlu manevralar iyi ilişkiler Bir mektubun kullanılması, yalnızca e-postası her iş gününde gelen yazışmalarla dolup taşan ve başlatıcısı siz olmanız gereken birkaç yazışma ve mesaj içeren planlar için de gereklidir. Kayınların büyüsüne hakim olmak herkes için faydalıdır modern kadın. Bu, en azından iş ararken faydalı olacaktır; özgeçmiş, ön mektup göndermek, istek üzerine kendiniz hakkında ek bilgi göndermek ve test görevleri ve görüşme süresini koordine etmek için mesaj gönderme.

Okuryazarlık iş yazışmalarının ve yüzünüzün temelidir

Disleksik blog yazarlarının internette popüler olabilmesi, hatalarınıza ve sürçmelerinize mazeret olmamalıdır. Okulda Rus diliyle ilgili işlerin yolunda gitmediği gerçeğiyle kendinizi avutmayın (“değil” yazma kuralları) çeşitli parçalar Konuşmanızı geliştirmenin tam zamanı). Kendinize mümkün olduğunca talepkar olun. İş yazışmaları yaparken metninizdeki kelimeleri yanlış yazmak özellikle rahatsız edicidir. profesyonel küre. Muhatap sizin yetkinliğinizden şüphe edebilir.

1. Gramota.ru web sitesini internet tarayıcınızın yer imlerinde tutun.

2. Kelimeleri kullanmayın kesin tanım kime veremeyeceğiniz (en azından Wikipedia'yı kontrol edin).

3. Muhatabın aşina olmayabileceği nadir ve spesifik kelimelerin onun kafasını karıştıracağını veya yanlış yorumlanabileceğini unutmayın. Muhatabınızın terminolojinizle tanışması gerekiyorsa, görgü kurallarına uygun olarak kullanılan terimler ve kısaltmalar hakkında bir açıklama yapın.

4. Cümleleri çok uzun kurmamaya çalışın. Ticari yazışmaları yürütmek için değil, roman yazmak için karmaşık ve süslü tasarımlar bırakın.

5. Mesajı hemen mektubun gövdesine değil, önce bilgisayarınızdaki bir dosyaya yazmanızı önemle tavsiye ederiz. İlk olarak, kelimenin yerleşik yazımı ve noktalama işaretleri size yardımcı olacaktır. İkinci olarak, bir iş mektubunun yanlışlıkla zamanından önce gönderilmesi veya tarayıcının kapatılması vb. nedeniyle kaybolması gibi rahatsız edici durumu ortadan kaldıracaksınız. (Word'de metin yazarken, "kaydet" simgesine daha sık tıklama alışkanlığı edinin ve otomatik olarak ayarlayın -ayarlarda kısa aralıklarla kaydedin) . Tabletinizde tahmine dayalı yazmayı unutmayın ve mobil cihazlar Sözlerinize çok beklenmedik düzeltmeler yapma yeteneğine sahip.

6. Bir mektubu göndermeden önce birkaç kez tekrar okuyun. Zaman tükeniyorsa (bu arada, iş yazışmalarının önemli temel kurallarından biri son teslim tarihlerini geciktirmemek, bu nedenle son anda yazmaya başlamamak daha iyidir), yazdığınız metni bir süre sonra yeniden okuyun. yazarak - yarım saat veya bir saat sonra başka bir işe geçmek.

Yetkili iş yazışmaları. Önemli Detaylar

İş yazışmalarını yürütürken ve yürütürken ayrıntılara gösterilen özen, saygı göstergesidir ve zaman kazandırır

7. Mektubun “konu” alanını doldurmayı ihmal etmeyin . İlk soğuk e-postanızı gönderiyorsanız konu satırı dikkat çekici, benzersiz ve merak uyandırıcı olabilir. Ancak mektubunuz zaten bekleniyorsa veya alıcıyla bir süredir yazışma halindeyseniz, konu kısa, açık ve öz bir şekilde belirtilmelidir. Bu, gerekirse mektubunuzu (hem siz hem de alıcı için) postada hızlı bir şekilde bulmanızı sağlayacaktır.

8. Uzun “Re: Re: Re:” zincirleri çöp izlenimi veriyor. Muhatabınızla yeni bir zincir başlatmaktan korkmayın, yalnızca konuyla ilgili önceki mesajlardan alıntı yapın (ve evet, örneğin belirli bir projenin ayrıntılarını tartışıyorsanız bunların "bir kenara çekilmesi" gerekir) , bütçe/fiyatlar/hizmet paketleri vb. üzerinde anlaşmaya varmak - bu durumda fiyat teklifi vermek uygundur ve iş görgü kuralları gereği gereklidir).

9. Gelen mesaj sizin için birkaç soru içeriyorsa, her birini ayrı ayrı alıntılayarak yanıtlayın. Birkaç soru içeren bir mektup gönderiyorsanız numaralandırmayı kullanın ve metni paragraflara bölün. Net bir yapıya sadık kalın.

10. Mektubun gövdesinde, mesajın tüm ekleri hakkında yorum yapın. Alıcının içerikleri hakkında anında bilgi alabilmesi için eklediğiniz tüm dosyaları imzalayın .

11. İmza çok önemli bir detaydır iş mektubu. E-posta hizmetlerinin ayarlarında genellikle tüm mektuplarınız için otomatik imza ayarlayabilirsiniz. İyi yazılmış bir imza, kartvizit, iyi kartvizit basmaya eşdeğerdir. İmzanızda adınız ve soyadınızın yanı sıra pozisyonunuzun adını, iletişim bilgilerinizi (telefon, skype) ve şirket logosunu kullanın. Tıpkı yaratıcı bir şekilde alakalı (unutulmaz ve çalıştıkları kişi veya şirketle ilişkilendirilen) kartvizitlerin en iyi kartvizitler olarak kabul edilmesi gibi, bir imza da şirketle olan bağlantınızı gösteren veya işe olan sevginizi anlatan "farklı bir şekilde" olabilir. Yapmalısın. Örneğin, Mann, Ivanov ve Ferber yayınevinin bazı çalışanları imzalarında ek olarak “Şimdi okuyorum…” cümlesini kullanıyor (ve yayınevinin yeni ürününün adını ekliyor). Gıda sektöründe faaliyet gösteren firma temsilcileri mektuplarını dileklerle sonlandırabilirler” lezzetli bir gün geçir" ve benzeri. Bazen ticari yazışmaların bu şekilde biçimlendirilmesi konusunda yönetimle mutabakata varılmalıdır.

12. NameWoman, iş yazışmaları için ayrı bir posta adresi oluşturmanızı şiddetle tavsiye eder. Şirketin adını veya şirketin web sitesinin etki alanını, adınızı (tam, küçültme olmadan) ve soyadınızı yansıtması tavsiye edilir. E-posta adınızda yaşınızı veya doğum yılınızı belirten sayılar kullanmayın. Konumunuzu e-posta başlığında göstermek oldukça kabul edilebilir, ancak bazı insanlar değişmemeyi planladıkları için bundan kaçınırlar. Posta kutusu, kariyer basamaklarını daha yukarılara taşımak.

Ayrıca özgeçmiş ve benzeri iş mektuplarını gönderirken şakacı veya aşırı yaratıcı e-posta adresleri kullanmaktan da kaçınmalısınız. Hele ki büyük bir şirkette ciddi bir pozisyona adaysanız.

Ticari yazışma görgü kuralları

13. İş yazışmalarının tarzının kuru olması gerekmez. Ancak tasarımlarda ciddiyet ve belli bir titizlik zorunlu bir kuraldır. Küçültücü son eklerden, argo ve günlük konuşma dilindeki ifadelerden kaçının.

14. İfadeler tuzaklara dönüşebilir. Prensip olarak bir iş tanıdığının ilk harflerinde yer almamalıdır. Kurulan temasla, gülümseyen parantezler hala kabul edilebilir, ancak aşırıya kaçmayın ve mektubun bu tür "sevimli dekorasyonlarının" başlatıcısı olmayın. İş yazışmaları yaparken (ve özellikle "aşağıdan" olduğunuz durumlarda) üzücü ve yaratıcı animasyonlu ifadeler kesinlikle yasaktır.

15. Mektubun başında ve uygunsa metnin ilerleyen kısımlarında saygılı bir selamlama ve ad, ad ve soy adı kullanarak hitap ettiğinizden emin olun. Bu sadece ticari yazışma etiğinin gerektirdiği bir durum değildir, aynı zamanda muhatabın mesajınıza olan ilgisini ve ona olan sadakatini artırmanıza da olanak tanır. Alıcılar adresli mektuplara her zaman daha dikkatli davranırlar, bu nedenle yazmanız gereken kişinin adını ve ne tür bir adresi tercih ettiğini (adına veya adına ve soyadına göre) önceden bulmaya çalışın.

İş yazışması kurallarına göre normal durumlarda yanıtın en fazla iki iş günü içinde gönderilmesi gerekir. Son saatlerde bir mektup alırsanız iş günü uzun bir hafta sonu veya tatilden önce, acil olmayan bir mektuba ayrıntılı bir yanıt vermek zorunda değilsiniz. Ancak iş yazışması adabına göre, mektubu aldığınızı belirten kısa bir cevap ve şu anda uzakta olduğunuzu ve şu veya bu tarihten sonra veya en geç şu kadar süre içinde detaylı cevap vereceğinizi belirten bir yorum göndermek makul olacaktır. . Yanıt vermek için üçüncü bir taraftan almanız gereken herhangi bir bilginin açıklığa kavuşturulmasına ihtiyacınız varsa veya veri toplama ve materyal hazırlama konusunda kapsamlı bir çalışma yaptıktan sonra da aynısını yapmalısınız.

Buna karşılık, muhatabınızdan bir yanıt mektubuna ihtiyacınız varsa, talebinizi 3 iş günü içinde çoğaltabilirsiniz. Acil bir cevaba ihtiyacınız varsa, ilk mektubunuzda bunu doğru bir şekilde yazın (mümkünse nedenlerini açıklayın) ve ayrıca alındığının onayını isteyin. Bu arada: Spam klasörünüzü düzenli olarak (üç günde bir) kontrol edin.

Ve güzel bir iş mektubunun neye benzediği hakkında biraz daha. İş yazışmalarını biçimlendirme

Mektubun okunması ve anlaşılması kolay olmalıdır. Kısa cümleler, minimum katılımcılar ve katılımcı ifadeler– basit tasarımlar ticari yazışmaların temelidir. Mükemmel mektup örneğini tüm kurallara göre sunmanıza başka neler yardımcı olabilir?

16. Yazışmalarınızda paragraflar 7-10 satırı geçmemelidir.

17. Bir iş mektubunun metni, paragraflar arasındaki boşlukların bir paragraftaki satır aralıklarından daha büyük olması durumunda daha iyi algılanacak ve daha düzgün görünecektir.

19. Büyük harflerle yazılan kelimeler ve hatta cümleler ve cümlelerin tamamı bağırma, baskı ve saygısızlık olarak algılanmaktadır. Bu tarz ticari yazışmalar için uygun değildir. Astından memnun olmayan bir patron olsanız bile kendinize bunu yapmanıza izin vermeyin.

İş nezaketi ve ağ oluşturma teknikleri

20. Muhatapınızın teklifinizi kabul etmesine, fikrini yansıtmasına, size tavsiyede bulunmasına, yorum bırakmasına veya soru sormasına izin verin. Bunu yapmanın en kolay yolu ise bir mektupta “bu konuda ne düşünüyorsun?”, “sorun varsa cevaplamaya çalışırım”, “kararını bana yaz” ifadelerini kullanmaktır.

21. Alıcıdan gelen sinyallere dikkat edin. Muhatabınızın yazı stiline ve size nasıl hitap ettiğine dikkat edin. Aynanın psikolojik kuralını hatırlayın. Mektubunuzun onun tarzını yansıtması harika (ama elbette yanlış yazılmış değil). Eğer bazı kişisel bilgilerden bahsederse bunu not alın. Tatillerde neşeyi, sempatiyi, katılımı ve tebrikleri yansıtacak şekilde kibar ve doğru olun.

22. Tatillerden bahsetmişken. İş yazışmalarınız resmi tatil tarihlerine yakın bir tarihte gerçekleşiyorsa muhatabınızı geçmiş/gelecek tatil günleri için tebrik edin. Önemli müşterileri ve görgü kurallarına göre uzun vadeli iş yazışmalarını sürdürdüğünüz kişileri ayrı bir mektupla tebrik etmelisiniz. Muhatabınızın doğum gününün ne zaman olduğunu öğrenmek faydalı olacaktır - bu bilgiyi sosyal ağlardan elde etmek genellikle kolaydır.

Bireysel müşteri tabanınızı ve profesyonel iletişim veritabanınızı koruyun. Soyadı ve adlara, pozisyonlara ve telefon numaralarına ek olarak, sosyal ağlardaki ve e-postadaki hesaplara bağlantılar, kişisel verileri yazın, iş yazışmalarında yolunuzun kesiştiği projeleri ve konuları işaretleyin.

23. Ticari yazışma etiği ve temel nezaket şunu söylüyor: Minnettarlık sözlerini unutmayın. Tebrikler, tavsiyeler, açıklamalar, davetler, bilgilendirme sertifikaları için iş muhabirinizden hızlı yanıt.

Milena Sadece