Bir önceliklendirme aracı olarak Eisenhower matrisi: acil mi yoksa önemli mi? İyi planlama için bir önceliklendirme aracı olarak Eisenhower matrisi

Sonsuz bir vaka akışında kafanız karışabilir, bir şeyi unutabilir veya bunu yapmak için zamanınız olmayabilir. Bitmemiş işler böylece bir sonrakini biriktirir ve ağırlaştırır. Yeni gün yeni olanaklarla. Ve yine aynı problem: Vaktim yoktu, unuttum, yarına erteledim.

Bu tür durumlar genellikle nasıl plan yapacağını bilmeyenlerin başına gelir ve bu şaşırtıcı değildir, çünkü planlama süreci belirli zaman yönetimi becerileri ve özel dikkat gerektirir.

birçok planlama tekniği vardır. doğru kullanım kendileri için maksimum faydayı elde etmek için geçici kaynak. adı verilen en etkili ve basit tekniğe bir örnek verelim. "Eisenhower Matrisi" veya "Eisenhower Meydanı".

- Bu, gün içinde karar vermenizi sağlayan önceliklendirme ilkesidir. en büyük sayı görevler.

Bu ilke, zaman yönetiminde en popüler olanlardan biridir. Tüm dünyada kullanılır: sıradan işçilerden dünyaca ünlü şirketlerin büyük organizasyonlarının başkanlarına.

Bu ilkenin kurucusu Dwight David Eisenhower'dır (ABD'nin 34. Başkanı). Yoğun programını göz önünde bulundurarak, görevleri önemine göre organize ederek çalışma programını optimize etti, bu da sadeliği ve benzersizliği ile ayırt edilen kendi tekniğini oluşturmasına yol açtı.

Bir Önceliklendirme Aracı Olarak Eisenhower Matrisi

Eisenhower vakaları 4 kategoriye ayırdı ve bunları, planlanmış görevleri aciliyetlerine ve önemlerine göre (a, b, c, d) dağıtmanıza izin veren kareleri açıkça belirlediği bir tabloya soktu.

Her karenin kendi iş amacı vardır:

• "a" - acil özel önem;
• "b" - bekleyebileceğiniz önemli;
• "c" - birinci derecede önemli değil, acil;
• "d" - acil olmayan ve önemsiz.

Bu şekilde önceliklendirilerek, zamanı yönetmeyi öğrenebilirsin hedeflere ulaşmada yardımcı olacak, planlanan görevlerin uygulanmasındaki performansı artıracak ve belirli bir faaliyetteki başarıyı etkileyecektir.

D. D. Eisenhower ilkesine göre öncelik vermek için, onun tablosundaki kategorileri (kareler) ayrıntılı olarak incelemeniz gerekir.

Önemli ve acil konular (kategori a)

En önemli ve çok acil olan planlanmış görevler bu kategorinin karesine sığar. Eisenhower ilkesine göre, bu kare boş olmalı, yeni bir günlük giriş için ücretsiz olmalıdır; bu, zaman yönetimi becerisine sahip bir kişi için işlerin aciliyetini başlatmayı ve tamamlanmadıkları takdirde kritik bir duruma izin vermeyi mümkün kılmaz.

Doldurulmasının nedenlerinden biri olan sıradan insan tembelliği nedeniyle "b" karesinden vakaların "a" karesine taşınması sıklıkla olur. Bazen herkesin başına gelebilir, ancak günlük olarak kareden kareye bir şeyler atma durumunda, öz disiplin yapmaya değer.

"A" karesinde yerine getirilmemiş görevlerin ortaya çıkmasını önlemek için, diğer kategorilerdeki görevleri zamanında tamamlamak ve bu kare için durum listesine kesinlikle uymak gerekir. Ayrıca, görevleri tamamlamayı ve bitmemiş işlerin arkasını bırakmamayı mümkün kılacak yetkilendirme yöntemini (görevleri birine atama) da kullanabilirsiniz.

"a" karesi için yapılacaklar listesi:

• hedefe ulaşılmasını olumsuz etkileyen;
• sorun yaratabilecek sorunlu;
• sağlıkla ilgili.

Önemli, acil olmayan konular (kategori b)

Bu kategori genellikle en umut verici ve öncelikli vakaları içerir. Eisenhower, bunların uygulanması başarının anahtarı olduğu için onlara önemli bir rol veriyor. Deneyimlerin gösterdiği gibi, “b” karesinde yer alan şeyleri yaparken zamanı sorumlu bir şekilde kullanırsanız, o zaman güzel sonuçlarçok yakında size haber verecek.

Bu karenin avantajı, önemli şeyler için doğru miktarda zamanın bulunmasıdır, bu da sorunları yapıcı ve kasıtlı olarak çözmenize olanak tanır. tamamen potansiyellerini ortaya çıkarmak ve faaliyetleri düşünmek (analiz etmek). Ama neyi bir kenara koyacağını bilmek önemli uzun kutu bu davalar buna değmez, çünkü onları Eisenhower ilkesine göre kabul edilemez olan ilk kareye taşıma riski vardır.

"b" karesinin vaka ve görev örnekleri:

• proje planlaması;
• ortaklık (arama, işbirliği);
• tamamlanan projelerin sonuçları (yapılan işin değerlendirilmesi);
• gelişme için umutlar arayın.

İlişkin Günlük yaşam, sonra uzmanlar bu karenin planlama, çalışma, spor, diyet vb. ile ilgili konuları içermesini önerir.

Acil, önemsiz konular (kategori c)

Bu kategori, gecikme gerektirmeyen ikincil görevleri içerir. Çoğu zaman, bir kişinin en az önemli görevleri tamamlamak için acelesi vardır ve bu nedenle hedeften çıkarılır. Eisenhower matrisi, tekniğin kesin kullanımını gerektirir, bu nedenle görevleri sınıflandırmada hata yapmamalısınız.

Öncelikleri belirlerken "c" karesi ile ilgili görevleri "a" karesinin görevleri ile karıştırmayın. İşte olası bir karışıklık örneği:

Patron acil icra gerektiren bir görev verir, bu görev iş için geçerli değildir. Bu görev “c” karesine yerleştirilmeli ve önemli kabul edilmelidir, ancak amaçlanan hedeflerden sapmak imkansız olduğundan, ana şeyden dikkati dağıtan bir şeyle zamanınızı boşa harcamaz.

"c" karesinin vaka ve görev örnekleri:

• dikkat gerektiren beklenmedik misafirler;
• planlanmamış acil durum toplantıları;
• kendi ihmallerinden kaynaklanan sıkıntılardan kurtulmak.

Acil olmayan ve önemsiz konular (kategori d)

Bunlar, gerekli olduğu sürece, geçici kaynaklarını beklemeye hazır, hatta yerine getirilmeden kalabilecek görevlerdir. Aksine, basit ve ilginç vakalar bu kategoriye aittir, ancak bunlara kapılmamalısınız, sadece iş akışını yavaşlatırlar ve sizi hedeften uzaklaştırırlar.

"d" karesinin vaka ve görev örnekleri:

• boş telefon konuşmaları;
• eğlence faaliyetleri;
• işten uzaklaştıran herhangi bir olay.

Öncelikleri Eisenhower matrisi ilkesine göre belirleyerek, şüphesiz çok şey yapmak ve hedefinize yaklaşmak için zamanınız olabilir, ancak doğru zaman yönetimi ile başarının ana kaynağının çalışmak olduğunu unutmayın.

Aslında, öncelikleri belirlemenize ve işleri halletmenize yardımcı olan araçlar var. Bunlardan biri Eisenhower matrisidir: hayatlarında birçok başarılı insan tarafından test edilen bir yöntem. Şirket yöneticileri bunu kendi faaliyetlerini ve astlarının faaliyetlerini planlamak ve izlemek için kullanır. Ancak o kadar basit ve etkilidir ki, dairesini tasarlayan bir ev hanımına bile tavsiye edilebilir.

Birkaç kez pratik yaptıktan sonra, görevleri neredeyse otomatik olarak önemli ve acil, daha sonra yapılabilecekler ve çok daha az dikkatinizi çekmesi gerekenler şeklinde "dağıtacaksınız". Kendinize iddialı bir hece izin verirseniz, matris, sonsuz acil meselelerin rutininde kendi yaşam misyonunuzu unutmamanızı sağlar.

Tabii ki, herkes bu aracı kendi yolunda anlar ve kullanır.

Aşağıda matrisin etkin kullanımına yönelik seçeneklerden biri yer almaktadır. , senin için önemli olan her şeyi dene ve yap!

Nasıl inşa edilir:

Alanı 4 çeyreğe ayırın:

Görevler A "Acil - Önemli" (bir tür kadran "Uyandım!" veya "Yangın!").

Görevler B "Acil Değil - Önemli" (yalnızca kaliteli bir sonuç elde etmekle kalmayıp aynı zamanda geliştirdiğiniz, devrettiğiniz, başarıyı kutladığınız vb. anahtar, ana çalışma çeyreği).

"Acil - Önemli değil"deki Görevler (bunların hepsi bizim değil, ama bunu bilinçli olarak mı yoksa "öyle oldu" diye mi yapıyoruz?).

Görevler G “Acil değil - Önemli değil” (bu genellikle boştur: bu görevleri çözmek, doğrudan spam'e yanıt vermekle aynıdır).

Önemli olan ne"?

Çalıştığımız kuruluş bu görevleri daha önce ve bizim için tanımlamıştır. Bunlar aslında şirkette çalışmak üzere davet edildiğimiz görevlerdir: resmi görevler katıldığımız doğrudan (idari) yönetici veya proje yöneticisi tarafından bize verilen görevler. Bu sizin kişisel anlayışınız değil: evrensel ölçekte önemli mi değil mi?

Her şey daha sıradan: önemli olan neden bu pozisyona çağrıldığınız. Ve herkes bu görevleri yerine getirirse, herkes mutlu olacaktır.

"Acil" nedir?

Çok belirli bir zaman çerçevesi olan bir şey. Çoğu zaman acil - son teslim tarihi zaten çok yakın olduğunda.

Matrix neye benziyor?

Şu anda ne yapılabilir?

Basit bir egzersiz yapın:

1. Başarmayı planladığınız tüm amaç ve hedefleri listeleyin. Liste numaralandırılmalıdır.

2. Tablo 1'deki "Aciliyet", "Önem" kategorilerinde her görevi -5 ile 5 arasında bir ölçekte sıralayın. Büyük hedefleri ("Filler") ayrı görevlere ("Biftekler") ayırın ve "Aciliyet" derecesini atayın. ve "Önem" » her bir "bifteğe".

3. Tablo 2'de, Alan genelindeki tüm vakaları Aciliyet ve Önem derecelerine göre sıralayın.

4. Alanda sağ üst köşeden ("Acil - Önemli") sol alt köşeye ("Acil Değil - Önemli Değil") geçerek görevleri önceliklendirin.

5. Önceliklere göre yapın.

6. Düzenin ve başarının tadını çıkarın. Sonuçta, başarı aynı zamanda zamanında olmakla da ilgilidir.

İyi günler, blog okuyucuları Kararınız!

Bu yazımda hemen hemen herkesin karşılaştığı aşırı yüklenmiş görev listesi sorunundan bahsetmek istiyorum. modern adam. Nasıl gösterilir? Gün içinde ya da hafta içinde her türlü farklı görevi tamamlamayı planlıyoruz ve bu sürenin sonunda hiçbir şey yapacak zamanımızın olmadığını fark ediyoruz.

Neden böyle? Neden bunalmış durumdayız ve planladığımız şeyi yapmak için zamanımız yok?

Çoğu zaman bu, planlamamızın gerçekçi olmamasından kaynaklanmaktadır. Görev listemize aşırı yükleniyoruz, bir şeyin üzerini çizmemiz gerekiyor, ancak şu soru ortaya çıkıyor: “Sadece gerekli şeyleri girersek, bir şeyin üzerini nasıl çizebiliriz?”

Özel önceliklendirme teknikleri, önce ne yapılması gerektiğini, neleri geciktirebileceğimizi ve neleri hiç yapmamamız gerektiğini belirlememize yardımcı olabilir.

En basit ve en etkili önceliklendirme tekniklerinden biri Eisenhower matrisidir. Fikir ABD Başkanı Dwight Eisenhower'a ait. Stephen Covey'in Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı adlı kitabında onun hakkında yazmasıyla ünlü oldu.

Meşgul olmak tembelliğin, tembel düşüncenin ve ayrım gözetmeyen eylemin bir şeklidir.
Tim Ferris

Eisenhower matrisi, çabalarımızın yüzde 20'sinin sonucun yüzde 80'ini verdiğine dayanmaktadır. Eisenhower bu ilkeyi geliştirdi.

Eisenhower matrisi, kesişen iki eksen tarafından 4 sektöre veya çeyreğe bölünmüş bir karedir.
Dikey eksen “önem”, yatay eksen “aciliyet”tir.
Böylece 4 sektör elde ederiz:
sektör A - "acil ve önemli"
sektör B - "acil değil ama önemli"
sektör C - "acil, ancak önemli değil"
D sektörü - "acil değil, önemli değil"

Sektör A: önemli, acil

Önce yapılması gerekenleri birleştirir. Yarın yerine getirmek için gecikmeye tahammül etmezler - çok geç olacak. Bu tür şeylerin görev listemizde düzenli olarak görünmesi genellikle yetersiz planlama, düzensizlik, erteleme vb.'nin sonucudur. İdeal planlama durumu boş bir A kadranıdır.

Çeyrek A vakalarına örnekler:

• borç ödeme
• bir şey zaten çok acıttığında doktora planlanmamış bir ziyaret
• sızıntı yapan bir boruyu tamir etmesi için bir tesisatçı çağırın
• dizüstü bilgisayar tamiri

Sektör B: önemli, acil değil

Bu sektör, kişisel etkinliğinizi doğrudan etkileyen durumları bir araya getiriyor. Bu vakalar ile A kadranındakiler arasındaki temel fark, aciliyet eksikliğidir. Bu, bu tür sorunların çözümüne daha bilinçli yaklaşmanızı sağlar, bu da daha büyük sonuçlar ve verimlilik elde etmenizi sağlar. Çeyrek B görevleri temel olarak günlük yapılacaklar listemizi oluşturmalıdır. Ayrıca, B sektörünün işlerinin, zamanında dikkat ve zaman verilmediği takdirde, A sektörüne gidebileceğini de unutmamalısınız.

Çeyrek B vakalarına örnekler:

• eğitim, ileri eğitim, kurslar ve seminerler, eğitimler
• planlanmış rapor
• Spor Dalları
• kaliteli dinlenme
• doktora programlı ziyaret (tıbbi muayene, önleyici muayeneler)

Sektör C: önemli değil, acil

Sizi hedefe yaklaştırmayan ama yapmanız gereken şeyler. ana hata matris ile çalışırken, A ve C sektörlerinin işlerini karıştırmamak önemlidir, aksi takdirde tekerlekte bir sincap gibi döndüğünüz bir durum ortaya çıkacaktır, ancak tamamlanan görevler sizi amaçlanan hedefe yaklaştırmaz, ve önemli görevler çözülmeden kalır.

Sektör C vakalarına örnekler:

• e-posta kontrolü
• mevcut aramalar
• toplantılar
• ev işleri (ev temizliği)
• birileri tarafından dayatılan toplantılar

Sektör D: önemli değil, acil değil

Sektör, zamanımızı boşa harcayan, bize hiçbir fayda sağlamayan durumları bir araya getiriyor. Başka bir deyişle, zaman kaybı. Ancak bu görevler bizim için çok çekici, gerçekleştirmesi kolay, iyi vakit geçirmemizi ve rahatlamamızı sağlıyor. Bu nedenle, onlara direnmek çok zordur, ancak bunu yapmak gereklidir.

• sosyal medyada oturmak
• TV izleme
• iş arkadaşlarıyla sohbet etmek

Bir matris pratikte nasıl faydalı olabilir? Eisenhower matrisini kullanmanın iki olası yolu vardır:

1. planlama için
   Çoğu zaman acil olan her şeyi yaparız, ancak önemsiz şeyler ve önemli ve acil olmayan şeyler daha da öteye ertelenir. Zamanımızı ve görevlerimizi Eisenhower matrisine göre planlamaya başlarsak, bizi hedefe yaklaştıracak önemli şeylere daha fazla zaman ayırabilir, zaman, emek, enerji ve nadiren hedefe götüren görevleri ortadan kaldırabiliriz. Planlama için matris nasıl kullanılır, aşağıdaki bu makaleyi okuyun.
2. etkinliğinizi değerlendirmek için
   Eisenhower matrisi, hangi görevleri yerine getirdiğinizi açıkça gösterir. Böyle bir analiz haftanın veya ayın sonunda yapılabilir. Belirli bir süre boyunca meşgul olduğunuz görevleri düzenli olarak gözden geçirmeniz, kişisel etkinliğinizi artıracaktır.

Nasıl görünüyor?

1. Gün içinde tamamladığınız görevleri bir kağıda yazın.
2. Yapılan işi, harcanan zamanın bir göstergesi ile dört sektöre bölün.
3. Zamanın ve görev sayısının sektörlere göre nasıl dağıtıldığını hesaplayın.
4. Sonuç yorumu:
   sektör A
   A sektörü büyüdüyse, hayatınızın kontrolü sizde değil. yapmıyorsun stratejik Planlamaİş yükünü çalışanlar arasında nasıl dağıtacağınızı ve sorumlulukları nasıl devredeceğinizi bilmiyorsunuz.
   sektör B
   B sektörü en çok işle doluysa, hedeflerinize ulaşmak için yeterli zaman ayırıyorsunuz, ana şeye nasıl konsantre olacağını biliyorsunuz.
   sektör C
   C sektörünün işlerinde bir artış, hedef ve planlarınızın olmadığını gösterir. önemsiz işlerle zamanını boşa harcarsın.
   sektör D
   Soru ortaya çıkıyor, “Ne için para alıyorsunuz?” ve kişisel düzeyde, zamanınızı boşa harcıyorsunuz.

Eisenhower matrisini uygulamadaki ana zorluk, bir görevin önemini belirlemedeki zorluktur. Genellikle tüm görevlerin önemli olduğunu düşünürüz. görevin gerçek öneminin nasıl belirleneceği. Tüm görevlerden gerçekten önemli görevler nasıl vurgulanır?

"Franklin yöntemi"nin işe yaradığı yer burasıdır: önemli olan, hayatımın ana hedeflerine uygun olan şeydir.

Ana fikir, önceliklendirmeden önce belirli bir süre için hedeflerinizi net bir şekilde tanımlamanız gerektiğidir.
Ardından Eisenhower matrisini merkezine hedeflerimizi yerleştirerek tamamlayacağız. Şuan ne oluyor? Şimdi gün için tüm görevlerin öneminin değerlendirilmesi hedefe göre yapılacaktır.

Görevin önemi 3 sorunun cevabı ile ayırt edilir:

1. Bugün yapmazsam ne olur?
2. Biri benim için yapabilir mi?
3. Bu görev, hedefe ulaşmak için önemli mi?

Örneğin, hedefiniz “bir yıl içinde tüm kredileri ve borçları ödemek”. Matrisin her bir görevinin önemini, hedefe ulaşmaya yardımcı olup olmayacağı noktasından tam olarak değerlendiririz.

Pratik uygulama. Günlük planlama için matris uygulama algoritması

1. Hedefleri tanımlayın. Hedeflerinizin eşleşip eşleşmediğine bakın. Hedefleriniz listesinden bu dönem için daha öncelikli olan 1-3 hedef seçin. Görevleri sektörlere göre sınıflandırırken odaklanmanız gereken, sizin için bir işaret olacak bu hedeflerdir.
2. Oluştur (gün, hafta, ay). Zaman yönetimi uzmanları, tatilinizi de planlamanızı tavsiye ediyor.
3. Yerle bir etmek.
4. Öncelik değerlendirmesi. Belirlenen hedeflere göre görevin önemini belirleyerek, görevleri sektörlere göre dağıtın. 4 çeyreğe bir sayfa çizin ve matrisi görevlerle doldurun. Her gün kadran çizme düşüncesinden ilham almıyorsanız, öncelikleri A, B, C ve D harfleriyle işaretleyebilirsiniz. Listenize her görevin karşısına işaretler koyarız.
   Öncelikler için üç trafik ışığı rengi kullanılabilir: kırmızı (A kadran), yeşil (B kadran) ve sarı (C kadran).
5. Verilen görevlerin yerine getirilmesi:

• önce önemli ve acil işler yapılır. Gün böyle başlamalı.
• ondan sonra önemli ama acil olmayan konulara geçiyoruz. Zamanımızın ve dikkatimizin çoğu bu sektörün işlerine odaklanmalıdır.
• ancak o zaman davaların geri kalanına.

Herhangi bir işe başlamadan önce kendinize “Bunu ben mi yapmalıyım?”, “Bunu başka biri yapabilir mi?” sorusunu sorun.
C çeyreğinin kural olarak, sizi hedefinize doğru götürmeyen rutin nitelikteki görevlerinin devredilmesi veya hiç yapılmaması önerilir.

6. Planın uygulanmasının izlenmesi
Bu aşamada, planlanan planın uygulanmasını analiz edin. Matrisin her bir çeyreğinde günde kaç görevin tamamlandığını ve bunların yürütülmesi için ne kadar zaman harcandığını hesaplayın. Performansınızı değerlendirin.

B çeyreğinin görevlerine ne kadar çok zaman ayırırsanız, o kadar etkili olursunuz ve hedeflerinize o kadar hızlı ulaşırsınız.

Bitmemiş görevleri bir sonraki gün için listeye taşıyın. Bir görevi üç defadan fazla ertelediyseniz, yapılması gerekip gerekmediğini düşünün. Muhtemelen onsuz iyi olacaksın! Bu tür görevleri listeden işaretleyin veya hemen yapın.

Gördüğünüz gibi Eisenhower matrisi, planlamayı kolaylaştıran ve faaliyetlerinizi izlemenize ve analiz etmenize yardımcı olan basit bir çalışma aracıdır. Makalenin sonundaki forma e-postanızı bırakın ve şablonu indirin günlük planlama Eisenhower matrisi ile. Şablon iki biçimde oluşturulur: bir Excel elektronik tablosunda ve Evernote için bir not şablonu olarak.

Şablonunuza bir not eklemek için hesap Evernote, Evernote hesabınızdaki bir notu sağ tıklamanız ve açılır menüden "Not Defterine Kopyala"yı seçmeniz gerekir. Ardından not defterinizi seçin ve "Kopyala" yı tıklayın. Artık şablonda herhangi bir değişiklik yapabilirsiniz.
Matrisi çok kullanacaksanız, not şablonunu bir kısayol yapın! Bu, not aramayı hızlandıracak ve size zaman kazandıracak!
Öncelikleri vaka yönetim sisteminize dahil ettiğinizden emin olun!

Eisenhower matrisi içinde görevleri düzgün bir şekilde nasıl dağıtacağınızı öğrenir öğrenmez, önemli miktarda fazladan zamanınız olacak ve en önemlisi, hedefinize hızla ulaşacaksınız.

Her gününüzü anlamla doldurun ve öyle olacak SENİN KARARIN!

Yuri Okunev Okulu

Tüm okuyuculara ve abonelere selamlar! Seninle Yuri Okunev.

Ne kadar yetkin plan yaptığınızı ve zaman harcadığınızı düşündünüz mü? Günleri, haftaları, hatta ayları boşa harcadığınız hissini biliyor musunuz?

Cevabınız evet ise, bir önceliklendirme aracı olarak Eisenhower matrisi, çalışmanız için olmazsa olmaz bir konudur. Onsuz, gerçekten önemli şeyleri unutarak her türlü küçük şeye püskürtüleceksiniz.

Zaman yönetimi sorunuyla henüz karşılaşmadıysanız, yine de bir matrise ihtiyacınız vardır, çünkü bu daha da başarılı olmanıza yardımcı olacaktır.

Matrix, Amerika Birleşik Devletleri'nin 34. Başkanı Dwight David Eisenhower tarafından geliştirildi.

Devlet başkanlığı görevi inanılmaz sayıda günlük görev içerdiğinden, politikacı bunları sınıflandırmasına ve sınıflandırmasına yardımcı olacak evrensel bir şema oluşturmaya karar verdi.

Yöntemin özü, güncel olayları, görevleri analiz etmek ve hangilerinin en önemli ve acil olduğunu belirlemektir. Sorun şu ki, hayatımız ve işimiz için gerçekten neyin önemli olduğunu her zaman doğru bir şekilde belirleyemiyoruz. Ancak son derece etkili planlamayı öğrenerek başarı, kendini gerçekleştirme ve uyum yoluna çıkacağız.

Eksenler ve kadranlar

Matris iki eksenden oluşur. Dikey, önem anlamına gelir ve yatay, görevin aciliyeti anlamına gelir. Sonuç olarak, dört kadran öne çıkıyor.

• Sağ üst. İşler acil ve önemlidir.

Öngörülemeyen bir şey olması durumunda görevler buraya gelir ve aniden ortaya çıkan durumlarla uğraşmak zorunda kalırsınız. Ya da okuma yazma bilmeyen zaman yönetimi nedeniyle, zamanında çözülmeyen işler “önemli ama acil olmayan” durumundan “daha ​​fazla geciktirmek artık mümkün değil” durumuna geçtiğinde. Bunun istisnası, her zaman bir öncelik olması gereken sağlık ve güvenlik sorunlarıdır.

Matrisin temel ilkesi, bu kadranda hiç giriş olmaması için mümkün olan her şeyin yapılması gerektiğidir. Bu, her şeyin veya neredeyse her şeyin kontrolünüz altında olduğunu gösterecektir. Sadece bu durumda olağanüstü hakkında konuşabiliriz iş nitelikleri zamanı akıllıca yönetme ve önceliklendirme yeteneği.

• Sol üst. İşler çok acil değil, önemli.

Bu ana sektör. Sizin ve/veya firmanız için en önemli konuları içermelidir. Bu çeyreğe odaklanarak, güvenle hayalinize doğru ilerleyecek, olaylar ve başarılarla dolu bir hayat yaşayacaksınız.

Sol üst kadrandaki sorunları çözmekte erteledikçe, kısa süre sonra buradaki görev listesinin önceki sol üst sektöre sorunsuz bir şekilde girdiğini fark edeceksiniz. Yani acil durum başlar. Bunun olmasını önlemek için, sorunların çözümünü diğer insanlara devredebilmeniz gerekir!

Bu, gelecekte sorunlardan kaçınmanıza yardımcı olacak anlamlı günlük görevleri içerir. Örneğin, bunlar pazarlama planlaması, yeniden markalaşma, personel ve finansal sorular spor ve sağlık hizmetlerinin yanı sıra, sevdiklerinize yardım etmek, bir daireye alarm kurmak, mülk sigortası vb.

• Sağ alt. İşler acil ama çok önemli değil.

Aciliyetleri ile dikkatimizi çok daha önemli faaliyetlerden uzaklaştıran soruları içerir. Örneğin, bir akrabanın patates dikmesine yardım etme ihtiyacı, bir arkadaşından onu havaalanından almasını isteme, tamir etme ihtiyacı. Ev aletleri, En yakın ve en sadık yoldaştan uzak doğum günü, vb.

Tüm bunlara yayıldığında, önceki kadranlardan gelen konulara daha az dikkat etmeye ve zaman ayırmaya başlarsınız. Sonuç olarak, ilgi alanlarınız, ihtiyaçlarınız ve istekleriniz zarar görür. Ayrıca, bu sektörden işleri “acil ve önemli” sektöre yeniden düzenlemeye başlama olasılığınız yüksek. Bu nedenle önceliklendirmeye tüm titizlikle yaklaşmak gerekir.

• Sağ alt. İşler acil ve önemsiz değildir.

Herhangi bir kişinin günlük yaşamında, bu tür birçok vaka vardır. Bir bataklık gibi sizi tamamen içine çekerler.

Bu kategori, çeşitli ev işlerini, ruhunuza hoş gelen aktiviteleri, gerçekten özgürken kendinize / şirkete zarar vermeden yapabileceğiniz küçük organizasyonel konuları içerir. Bir arkadaşınızı aramak, sosyal ağlarda sohbet etmek, bir sonraki tatil için tur aramak, güzellik salonuna gitmek, sitedeki birkaç resmi değiştirmek - tüm bunlara dikkatinizi, çabanızı, zamanınızı vb. harcarsınız.

Bu çeyrekteki tüm görevler, yalnızca diğer tüm sektörlerdeki sorunlar çözüldükten sonra tamamlanmalıdır.

Matrisin, yüksek performanslı planlama konusunda ünlü Amerikalı uzman Stephen Covey tarafından da aktif olarak kullanılması dikkat çekicidir. Eski başkanın planını temel alarak, bunu kendi yansımaları, açıklamaları ve tavsiyeleriyle destekledi. Özellikle, birinci sektöre kriz, ikinci - kalite karesi, üçüncü - krizin eşiği ve dördüncü - bozulma adını verdi.

Bir yandan öncelik matrisi son derece mantıklı, anlaşılır ve basittir. Ancak görevleri sınıflandırmaya başlar başlamaz sorunlar hemen ortaya çıkacaktır. Neyin önemli, neyin kritik olduğunu nasıl anlarsınız? Şu anda ne yapılması gerekiyor ve ne bekleyebilir? Aşağıdaki yöntem bu konuda yardımcı olacaktır.

"Kartezyen koordinatları"

Bir zamanlar ünlü matematikçi Rene Descartes tarafından yaratılan aynı kesişen eksenler sistemine dayandığı için böyle adlandırılmıştır. Eisenhower matrisi ve Kartezyen kareler aynı görünüme sahiptir, ancak içerik farklıdır. Her çeyreğe bir soru atanır.

• Sol üst sektör. Yapmazsam ne kazanırım?
• Sağ üst sektör. Bunu yaparsam ne kazanırım?
• Alt sol sektör. Bunu yapmazsam ne kaybederim?
• Sağ alt sektör. Bunu yaparsam ne kaybederim?

Eisenhower Matrisi nasıl kullanılır?

İş ve ev işleri arasında önceliklendirme yöntemlerini kullanma gereğini tartışmaya gerek yok diye düşünüyorum. “Başka bir yerde faydalı olacak mı?” - sen sor. Cevap evet, bir şeyi düzene koymanız gereken her yerde faydalı olacaktır. Örneğin:

• Kişisel hayat.

Kardeşiniz için bir doktor bulmak acil ve önemlidir. Eşinizle barışmak acil değil, önemlidir. İkinci bir kuzenin isim günü için hediye almak acildir, ancak önemli değildir. Sosyal ağlarda bir arkadaşınıza bağlantı gönderin komik video- kesinlikle acil ve önemsiz değil.

• Dolapları, kileri evde temizlemek.

İlk çeyrekte gerçekten ihtiyacınız olan ve yarın tam anlamıyla ihtiyaç duyabileceğiniz şeyler olabilir. İkincisi - çok gerekli olanlar, ancak şu anda değil. Üçüncüsü - yakın gelecekte ihtiyaç duyulacaklar, ancak daha sonra kaldırılabilirler. Dördüncüsü - bir sonraki sezona ertelenebilecek / ihtiyacı olan kişilere verilecek.

• Sağlık hizmeti.

Zararlı bir kronik yaranın üstesinden gelmek, ameliyattan sonra iyileşmek mi istiyorsunuz? Ya da belki de genel refahınızı iyileştirmeniz ve vücudunuzu düzene koymanız mı gerekiyor? Bunu yapmak için çok sayıda şeye dikkat etmeniz gerekir - beslenme, eğitim, dinlenme, önleyici ve ilaçlar, fizyoterapi vb. Ayrıca, tüm yöntemler birleştirilemez ve birleştirilmelidir.

Yetkili bir kurtarma stratejisi oluşturmak ve doğru bir eylem planı taslağı oluşturmak için görevleri kadranlara ayırın.

**
Her zaman olduğu gibi, hedeflerin için verdiğin mücadelede başarılar ve mutlu, başarılı bir yaşam dilerim. Daha da ilginç ve %300 kullanışlı bilgi benim içinde bulacaksınız. Eşsiz yazar geliştirmelerini, derinlemesine teorik bilgileri ve çok sayıda pratik (!) Uygulamaları bekliyorsunuz.

Ve hala sorularınız varsa, sizi bireysel bir konsültasyona davet ediyorum. Detaylar.

Bu kadar. Yeni gönderilere kadar. Önemli bir şeyi kaçırmamak için bültenimize abone olun. Saygılarımla, Yuri Okunev'iniz.

Öncelikli ve ikincil görevler arasında seçim yapmak neden bu kadar zor? Nörolog Antonio Damasio tarafından yapılan araştırma, karar vermenin ayrılmaz bir şekilde duygularla bağlantılı olduğunu gösteriyor. Bu nedenle, kaygı ve depresyonun genellikle takılıp kalma ve karar verememe durumları olarak nitelendirilmesi şaşırtıcı değildir. Eisenhower Matrisi gibi basit araçların kullanımı sadece olayları anlamaya değil, aynı zamanda duygusal yükü de azaltmaya yardımcı olur. Zamanla, bu kavramın ilkelerine hakim olduktan sonra, önemli, acil, ikincil ve işe yaramaz arasında kolayca ve hızlı bir şekilde ayrım yapmayı öğrenebilirsiniz.

Eisenhower Matrisinin Dwight D. Eisenhower'ın şu sözleriyle doğrudan ilişkili olduğuna inanılıyor: “İki sorunum var: acil ve önemli. Acil olan önemli değil, önemli olan acildir.”

Dwight D. Eisenhower en çok Amerika Birleşik Devletleri'nin (1953'ten 1961'e kadar) 34. Başkanı olarak bilinir. Başkan olmadan önce, II. Dünya Savaşı sırasında bir generaldi ve müttefik kuvvetlere komuta etti. 1950'de Eisenhower, Avrupa'daki ilk NATO Müttefik Yüksek Komutanı oldu.

Özel profesyonel aktivite Eisenhower'ı sürekli olarak zor kararlar almaya ve her gün farklı görevlere odaklanmaya zorladı. Süreci optimize etmek için, yaygın olarak Eisenhower matrisi olarak bilinen kendi yöntemini yarattı. Bugün sadece generaller tarafından değil, aynı zamanda sıradan insanlar ev hanımlarına kadar - mevcut görevlere öncelik vermeye ve işleri düzene koymaya yardımcı olur.

Eisenhower Matrisi nasıl kullanılır?

Bu araç, hazır olan ve görevlerinin önemini değerlendirebilen ve bunları net bir şekilde sınıflandırabilenler için uygundur. Yöntem, görevlerin ve eylemlerin dört gruba ayrılmasını ima eder:

1. acil ve önemli;
2. önemli ama acil değil;
3. acil ama önemli değil;
4. ne acil ne de önemli.

Eisenhower Metodu'nun nihai amacı, gerekli olmayanları filtrelemeye yardımcı olmaktır. önemli kararlar ve gerçekten önemli olan şeye odaklanın.

Eisenhower matrisini bir resim olarak hayal edersek, şöyle görünecektir:

Matristeki kadranların anlamı

Görevler, görevi ne zaman ve ne kadar süreyle tamamlayabileceğinizi belirleyen belirli kadranlara ayrılır.

• Kadran I - "Şimdi Yap" (Acil ve Önemli)

Bu, hemen ilgilenilmesi gereken öncelikli görevleri içerir. Kesin teslim tarihleri ​​vardır ve her şeyden önce ve kişisel olarak gerçekleştirilmelidirler.

• Kadran II - "Ne zaman yapacağınıza karar verin" (önemli ama acil değil)

Bu kadran, matrisin stratejik kısmıdır ve uzun vadeli gelişim için idealdir. İçerdiği unsurlar önemlidir, ancak hemen dikkat gerektirmez. Aynı zamanda, görevlerin belirli bir son teslim tarihi vardır ve ayrıca kişisel olarak gerçekleştirilir.

• Kadran III - "Birisine yetki verin" (acil ama önemli değil)

Telefon görüşmeleri bu çeyreğe girer, e-postalar ve toplantıları ve etkinlikleri planlamak. Bu tür görevler genellikle kişisel ilgi gerektirmez, çünkü bunlar ölçülebilir bir sonuç anlamına gelmez. Quadrant III, önemli işlerden kaynaklanan dikkat dağınıklıklarını en aza indirmenize yardımcı olur. Delegasyon, daha önemli şeylere odaklanmanızı sağlar.

• Kadran IV - "Daha sonra yapın" (önemli değil, acil değil)

IV. Çeyrekte yer alan faaliyetler, herhangi bir değer sağlamayan ilgili faaliyetlerdir. Basitçe söylemek gerekirse, bu, herhangi bir sonuçtan korkmadan her zaman ertelenebilecek bir şeydir. Bu şeyler zaman alır ve ilk iki çeyreğe katkıda bulunduğunuz daha önemli görevlerin önüne geçer.

Matris için bir renk seçme

Matrisin kadranlarının her birine bir renk atayın ve bunu bir öncelik düzeyiyle ilişkilendirin.

Örneğin:

Kırmızı = acil.

Sarı = önemli ama çok acil değil.

Yeşil = acil ama önemli değil.

Gri = acil değil, önemli değil.

Matrisi profesyonel amaçlar için kullandığınızda, çoğu görevin I ve III kadranlarına düştüğünü göreceksiniz. II. Kadran faaliyetleri en önemli sonuçları üretir çünkü bunlar işletmenin uzun vadeli başarısını etkileyen iş hedefleridir ve nadiren acil olarak sınıflandırılır.

Anlaması en zor olan şey, sizi planlanan kurstan uzaklaştıran şeydir. Ancak bu temel zaman yönetimi sorunuyla uğraşırsanız, boşa harcanan saatler düşüncesinden kurtulacaksınız. Uzun vadeli karar verme stratejilerinize rehberlik etmesi için kendinize iki soru sorun:

• Önemli ama acil olmayan görevleri ne zaman yapacaksınız?
• Aniden acil hale gelmeden önce önemli görevler için ne zaman zaman harcayabilirsiniz?

Bazen bir çeyrekteki görevlerin aniden diğerine düştüğünü hatırlamakta fayda var. Varsa acil Durumöncelikleriniz değişecek. Örneğin, küçük bir işletmeniz var ve hoşnutsuz bir müşteri, teslimat gecikmesi nedeniyle bir yönetici tarafından aranıyor ve sizinle iletişime geçilmesini istiyor. Bu sorun, matristeki diğer öğelerin hemen üzerine çıkacaktır.

Görevlerin kadranlara göre dağılımının bazı özellikleri vardır ve bunların dikkate alınması gerekir:

1. Yapılacaklar listesi hayatı kolaylaştırır. Görevleri dağıtırken belirttiğinizden emin olun. doğru sorularönce yapılması gerekenleri belirlemenize yardımcı olmak için. Anahtar önceliktir.
2. Her çeyreğe birçok etkinlik ve görev eklenebilir, ancak en iyisi en yüksek miktar sekiz maddeyi geçmedi. Aksi takdirde, ana hedeften uzaklaşacaksınız - görevin tamamlanması.
3. Profesyonel ve kişisel yaşam için ayrı matrisler oluşturun.
4. Listenizdeki öğelerin öncelik düzeyini yalnızca siz belirleyebilirsiniz. Her sabaha matristen bir yapılacaklar listesiyle başlayın ve haftanın sonunda sonucu göreceksiniz.

Eisenhower matris şablonu

Görev dağıtım sürecini basitleştirmek için Evernote hizmeti tarafından geliştirilen şablonu kullanın:

Eisenhower Matrisi, Trello proje yönetimi yazılımına çevrilebilir. Dört panonun (=çeyrek) her biri için bir yapılacaklar listesi yapın ve tüm görevlerin kadranlara atanana kadar gideceği ayrı bir Gelen Kutusu panosu yapın. Bu, iş yükünüzü görsel olarak değerlendirmenize olanak tanır.

Eisenhower Matrisi, nereden başlayacağınızı bile bilemediğiniz her an ortaya çıkan analiz felci durumundan kaçınmanıza yardımcı olacak basit bir araçtır.