Elektronik imza yasal olarak bağlayıcı mı?

Bu soru, alan veya almak isteyen birçok kullanıcının ilgisini çekiyor EDS.

Şimdi ayrıntılı olarak düşünmeye çalışacağız bu sorun ve ne verdiğini bul yasal güç belge imzalandı e kriptografik imza.

Dijital imza bir araç haline geldi ve şu anda sahip olunmayan belirli eylemleri gerçekleştirmenin imkansız olduğu yasal önem, örneğin:

• Devlet kurumları ve karşı taraf kuruluşlarla belge akışını gerçekleştirin.
• Sözleşmeleri ve büyük sözleşmeleri uzaktan imzalayın.
• Yazarlığınızı onaylayın.
• Vergi beyannamelerini, muhasebe raporlarını gönderin.
• Devlet hizmetleri vb. Web sitelerinden bilgi alın.

Yasal güç, bir şeye bağlı bir özel mülk olduğu için yasa, sonra özel önemi nedeniyle elektronik imza yasal olarak bağlayıcıdır.Ayrıca yasal güç dijital bir belge verilir: zorunlu ayrıntıları, onu veren makamın yetkisinin onayı, özgünlük, özgünlük.

Uzaktan gönderilen resmi dijital belgeler:

• Kişinin kimliğini onaylayın.
• Değişmezdir.
• Bilgi sahteciliğine karşı özel korumaları vardır.
• Uzman kurum ve kuruluşlar tarafından verilen elektronik imza ile imzalanırlar.

İmza seçin

Bu işaretlere göre şu söylenebilir: eDS tarafından imzalanan bir belge yasal olarak bağlayıcıdırtamamen.

Uyarınca FZ 63 numaralı imzalı belge e imza, aynı yasal öneme sahip kağıtadam tarafından elle imzalanmıştır. Yani, EDS benzer el yazısı imzalar uzaktan imzalayan kişi belge, yani dijital imzanın yasal gücüinkar edilemez.

Elektronik belge onaylandı EDS, sahip olacak güç ticari, bankacılık, muhasebe, finans, vergi ve diğer alanlarda kesinlikle herhangi bir yasal ilişkide. Elektronik imza ve yasal güç - mevcut mevzuatla kurulduğu için ayrılmaz bir bağlantı Rusya Federasyonu.

Elektronik imza geçerli mi?Kuşkusuz, kanunla belirlenen tüm kurallara uygun olarak alınırsa ve hukuken önemli olarak tanınması için gerekli tüm özelliklere sahiptir.

Elektronik kullanılan dijital anahtar elektronikhakkında iş akışı ve gereksinimlere uygun olarak elde edilir yasa, yapar belge içinde e imzalanmış bir kağıda eşdeğer form el yazısı imza kişi.

Bu ana şey yasal önemi elektronik İmza.

Yani yasal anlam e imzalar ve tanıma belge kağıt versiyona eşdeğer el yazısı imza (yukarıda belirtildiği gibi) sayesinde kurulmuştur yasa veya tarafların mutabakatı ile. Bu nedenle, böyle bir yasa veya anlaşmada nelerin açıklanması gerektiğini düşünmelisiniz.

Yani şunları içermelidirler:

1. Elektronik kriptografik imzanın doğrulanma sırası.
2. Elektronik dijital belgeyi imzalayan kişinin belirlendiği kurallar.
3. Dijital imzayı oluşturan kişinin gizlilik koşullarına uyma yükümlülüğü.

Yasal elektronik imzanın değeriHerhangi bir e- imza... Bu doğrudan bir gösterge değil yasaancak mevzuat bir bütün olarak analiz edilirken bu tür sonuçlar çıkarılabilir. Örneğin hükümler yasa "Muhasebe hakkında" ne tür deme EDS muhasebe için kullanılmalı belgeleryasal olarak anlamlı olması. Aynı zamanda bu konuda herhangi bir kısıtlama da yoktur. Bu nedenle, herhangi birinin imza eşdeğer kabul edilecek el yazısı kriptografik imzalar bu alandaki kişi.

Vergi Kanunu bir yandan yalnızca belge, güçlendirilmiş nitelikli bir CP tarafından imzalanmış, öte yandan, bireyler bir beyanname sunduklarında, önemli olarak kabul edilirler. belgeler niteliksiz tarafından imzalanan EDS.

Genel olarak, davranış sırasında gelişen ilişkilerin normatif düzenlemesinden bahsedersek elektronik iş akışıbüyük bir problem görebilirsin. Ve pratik olarak çözülmez. Rusya'da yok yasa, hakkında gerekli tüm bilgileri içeren elektronik belge, önemi. Bunun nedeni, pek çok belgelerkağıt biçiminde değil. Kağıt belge akışı az ya da çok olması nedeniyle uzun zamandır uygulama gelişti çok sayıda her bir türü ayrı ayrı yöneten yasama işlemleri belge... Aynı zamanda, işleyiş için kuralları ve prosedürü somutlaştıracak hiçbir uygulama, kanun, tüzük yoktur. elektronik dijital iş akışı, şunun veya bunun önemini açıklar belgeimzalı e kriptografik imza.

Altında yasal güç herhangi bir belge genellikle anlaşılır bir malzeme taşıyıcısının, bağımsız olarak veya diğer belgelerle birlikte, üzerine kaydedilen bilgilerle belirli yasal sonuçlara neden olma yeteneği. Belgenin hukuki önemini ve mahkemede delil olarak kullanma olasılığını belirleyen, belgenin yasal gücüdür.

GOST R51141-98 "Büro işi ve arşiv işi. Terimler ve tanımlar", yasal güç belge olarak resmi bir belgenin mülkiyeti, mevcut mevzuat, onu veren kuruluşun yetkisi ve kayıt için yerleşik prosedür tarafından kendisine verilmiştir.

Dolayısıyla, belgenin yasal gücü şu şekilde yorumlanır:

• 1) düzenleyici yasal işlemlerin genel hiyerarşisindeki yeri
• (kanun, kararname, kararname, talimat, vb.);
• 2) yasallık ilkesine dayalı yükümlülük;
• 3) Yasayı düzenleyen organın yetkisi.

Ek olarak, her durumda, belge belirtilen şekilde hazırlanmalı ve ayrıca onu oluşturmaya yetkili kişiden gelmelidir.

GOST 2.051-2006-ESKD "Elektronik Belgeler. Genel Hükümler", Rostekhregulirovanie'nin 22 Haziran 2006 tarih ve 119-st emriyle yürürlüğe girmiştir, elektronik bir belgenin iki bölümden oluştuğunu tespit etmiştir: anlamlı ve sahne... Ayrıca, elektronik bir belgenin kullanım ve dolaşımının özellikleri dikkate alınarak gerekli bölüme ek ayrıntılar girilebilir. Ek ayrıntıların isimlendirilmesi ve sertifikasyon kuralları, işletmenin kendisinin düzenleyici belgeleri tarafından belirlenir.

Bu bağlamda, herhangi bir belgenin zorunlu kısmı özellikle önemlidir. Bunu daha ayrıntılı olarak ele alalım.

Belgenin içeriği ve yasal şekli her zaman bir kural olarak, belgeyi derleyen ve onaylayan konuları karakterize eden ve tanımlanmalarına izin veren belirli ayrıntılara bağlanır. Ayrıntılar, sırayla, belgenin dış ve iç sunum şekli ile bağlantılıdır. GOST R 51141-98 "Büro işi ve arşiv işi. Terimler ve tanımlar", belgenin ayrıntılarını resmi tasarımının zorunlu bir unsuru olarak tanımlar.

Belgelerin doğru bir şekilde yürütülmesi ve içeriğine gerekli özelliklerin dahil edilmesi için bir kılavuz GOST 6.10.4-84 "Makine taşıyıcısı üzerindeki belgelere ve bilgisayar teknolojisi ile oluşturulan bir makine şemasına yasal güç verilmesi. Temel hükümler", 9 Ekim 1984 tarihli SSCB Devlet Standardı Kararı ile onaylanmıştır. 3549. Gereksinimler arasında, bu GOST çağrıları kayıt numarası belge; Kayıt Tarihi; belgenin hazırlanmasından sorumlu veya belgeyi onaylayan kişinin imzası (kodu); belgenin içeriği; kuruluşun adı - belgenin yaratıcısı; kuruluşun konumu, vb. GOST 6.10.4-84'ün ayrıca bir makine taşıyıcısı üzerindeki bir belgeye ek ayrıntıların girilmesine izin verdiği unutulmamalıdır.

Var sahne donanımının kalıcı parçası belge (üretim sırasında uygulanan belgenin değiştirilmemiş kısmı) ve sahne değişken parçası (doldururken girilen belgenin ayrıntılarının değiştirilebilir bir kısmı).

Bir veya birkaç detayın olmaması, elektronik belgenin hükümsüzlüğünü veya geçersizliğini gerektirir. Belgenin içeriği veya gerekli kısmı bozulmuşsa, belge tahrif edilebilir. Bazı durumlarda böyle gerçek olmayan bir belge, olumsuz sonuçlar yaratıcısı veya taşıyıcısı için. Örneğin, bu tür bir belgede sahtecilik veya sahtecilik tespit edildiğinde, bu tür eylemleri gerçekleştiren kişilerin olumsuz hukuki sorumluluğu oluşur. Özellikle, idari sorumluluk, Sanatta Rusya Federasyonu İdari Suçlar Kanunu tarafından sağlanmaktadır. 14.13 (muhasebe ve diğer muhasebe belgelerinde sahtecilik); Sanat. 19.23 (belgelerde, pullarda, mühürlerde veya antetli kağıtlarda sahtecilik, bunların kullanımı, aktarımı veya satışı); cezai sorumluluk Art. Rusya Federasyonu Ceza Kanunu'nun 186,187, 233, 292, 327.

Geleneksel belgelerin gereksinimleri... Resmi belgenin yasal gücü, gerekli ayrıntıların kullanılabilirliğini sağlar. Bazı belge türleri için zorunlu şartlar, metnin kendisinin varlığı, imza, üretim tarihi (derleme), kuruluşun adı - belgenin yazarı, kuruluşların ve kuruluşların ulusal sınıflandırıcısına (OKPO) göre kuruluşun kodu, belgenin adı, tarih, dizin, metin, vizeler, yetkililerin imzasıdır. kişiler, belgenin yürütülmesine ve davadaki yönüne ilişkin bir işaret. Belgenin türüne ve hazırlanma ve kayıt prosedürüne bağlı olarak, gereksinimlerin bileşimi çok farklı olabilir.

Elektronik belge ayrıntıları... Elektronik belge daha fazlasına sahip olmalıdır geniş alan meta veriler denen ayrıntılar ve geleneksel kağıt belgeler. Bunun nedeni ise modern teknolojiler makine taşıyıcısında herhangi bir iz bırakmadan metinde değişiklik yapmanıza izin verir, bu nedenle elektronik bir belgenin güvenilirliğini sağlamak için ek yasal ve teknik koruma mekanizmalarına ihtiyaç vardır. Sadece bazılarını belirleyelim:

• 1) elektronik imza belgesinin sağlanması;
• 2) elle yazılmış imzanın başka bir analogunun varlığı, örneğin, geleneksel mühürlerin, damgaların, el yazısı imzaların (fakslar) elektronik bir analoğu olan EGP. Özellikle, EGP, belgenin ek yazdırılmasına ve taranmasına gerek kalmadan, Word editörünün bir metin ve grafik belgesine anında yerleştirilebilir. Böylece, EGP tarafından imzalanan belge ayrıca düzenleme ve yasadışı kopyalamaya karşı korunur;
• 3) belirli algoritmalara göre dosyanın kontrol karakteristiğinin hesaplanması (hash fonksiyonunun hesaplanması).

İçerikle birlikte ayrıntılar belgeye bir miktar kesinlik kazandırır ve ek bilgi... Bu özellikler sayesinde belgeye iradeli bir yön verilir; bu, örneğin taraflar ağ anlaşmasını imzaladığında olur. Gereksinimler, belgenin içeriğinde yer alan bilgilerin, kendisi adına belgenin imzalandığı ve medeni dolaşıma bırakıldığı kişi tarafından taşıyıcıda hazırlandığına ve kaydedildiğine dair kanıt görevi görür.

Analiz, belgenin yasal gücünün işaretlerinin olduğunu gösterdi:

• 1) belgeyi imzalayan (derleyen) kişinin kimliği;
• 2) gereksinimlerin varlığı (imzalar, pullar, diğer baskılar);
• 3) belgenin mahkemede delil olarak kullanılması olasılığı; Ayrıntıları olan bir belge, kontrolsüz bir şekilde değişmesine izin vermeyen belirli gerçekleri onaylayabilir, bilgileri silebilir.

Bu nedenle, bir elektronik belgenin yasal gücü, gerekli özelliklerin varlığı ve bunların kaydı için gerekli yasal prosedürlerin uygulanmasıyla belirlenir. Aynı zamanda, elektronik bir belge, üretimi ve dolaşımı için farklı bir teknoloji nedeniyle kendine özgü özelliklere sahiptir. Elektronik bir belge arasındaki temel fark, onu kendi elinizle imzalamanın imkansız olmasıdır.

• GOST 2.051-2006-ESKD. Elektronik belgeler. Genel Hükümler. M .: Standartinform, 2006.
• GOST 6.10.4-84. Bilgisayar teknolojisi ile oluşturulmuş bir makine taşıyıcısı ve makine dereceli bir makinedeki belgelere yasal güç verilmesi. Temel hükümler. M .: IPK Yayınevi standartları, 2001.

İyi akşamlar Eugene.

Evet, EDS ile imzalanan bir belge yasal olarak bağlayıcı olacaktır.
Aşağıda size düzenleyici materyallerden alıntı yapıyorum:

1. "Rusya Federasyonu Medeni Kanunu",

Birinci bölüm, 160. maddenin 2. fıkrasında belirtilenler:

"Elektronik dijital imzanın kullanımı ... işlemlerde ... kanunlarda, diğer yasal işlemlerde veya tarafların mutabakatı ile»;

Birinci Bölüm, 434. Madde, 1. Fıkra

"Eğer taraflar anlaştı belirli bir biçimde bir anlaşma yapmak, o kararlaştırılan formu verdikten sonra mahkum olarak kabul ediliryasa bu tür sözleşmeler için böyle bir form gerektirmemesine rağmen ”.

Birinci Bölüm, 434. Madde, 2. Fıkra

"Sözleşme yazılı olarak sonuçlandırılabilir... belgeleri değiş tokuş ederek vasıtasıyla posta, telgraf, teletip, telefon, e veya diğeri bağlantıları, güvenilir bir şekilde kurulmasına izin vermek, ne belge, sözleşmeye taraftan gelir";

2. "Bilgi, Bilgilendirme ve Bilgilerin Korunması Hakkında" Federal Yasa,

Bölüm 2, Madde 5, Fıkra 3

"Belgenin yasal gücüotomatik bilgi ve telekomünikasyon sistemleri kullanılarak saklanır, işlenir ve iletilir, elektronik dijital ile onaylanabilir imza.

Yasal güç e dijital imza tanınır huzurunda otomatik bir bilgi sisteminde imza tanımlaması sağlayan yazılım ve donanım araçlarıve kullanımlarının yerleşik rejimine uygunluk ";

3. Rusya Federasyonu Yüksek Tahkim Mahkemesinin resmi materyalleri:

“Rusya Federasyonu Yüksek Tahkim Mahkemesi, değerlendirilen davalarda LAN Crypto gibi bir elektronik imza [mühür] ile onaylanan belgelerin delil olarak kabul edilebileceğini düşünüyor;

"Taraflar, dijital (elektronik) imza sisteminin kullanıldığı elektronik bilgisayarları kullanarak bir sözleşme hazırlayıp imzaladıkları takdirde, bu sözleşmeden doğan bir uyuşmazlığa ilişkin delilleri yine dijital (elektronik) imza ile onaylı olarak tahkim mahkemesine sunabilirler. ...

Bununla birlikte, taraflar arasında bir anlaşmanın ve dijital (elektronik) bir imza ile imzalanan diğer belgelerin varlığı konusunda bir anlaşmazlık ortaya çıkarsa, tahkim mahkemesi taraflardan anlaşmazlıkları kabul etme prosedürünü belirleyen ve belirli gerçekleri ve güvenilirliği kanıtlama yükünün hangi tarafta olduğunu anlaşmadan bir alıntı talep etmelidir. imzalar.

Hakem heyeti, bu prosedürü dikkate alarak taraflarca sunulan delillerin doğruluğunu kontrol eder. Gerekirse, tahkim mahkemesi bir uzman muayenesi atama hakkına sahiptir. tartışmalı bir konudursözleşmede belirtilen prosedürü kullanmak.

Böyle bir anlaşma, anlaşmazlıkları kabul etmek için bir prosedür ve bir anlaşmanın ve diğer belgelerin gerçekliğini kanıtlamak için bir prosedür içermiyorsa ve taraflardan biri imzalanmış bir anlaşmanın ve diğer belgelerin varlığına itiraz ederse, tahkim mahkemesi dijital (elektronik) imzayla imzalanmış belgeleri delil olarak kabul etmeme hakkına sahiptir.

Böyle bir anlaşmazlığı çözen hakem heyeti, bu şekilde akdedilen sözleşmeyi değerlendirmeli, tarafların sözleşmeye gönüllü ve bilgili bir şekilde, anlaşmazlıkları ele almak ve belirli gerçekleri kanıtlamak için bir prosedürü dahil edip etmediğini kapsamlı bir şekilde ele almalıdır. yalnızca kendi çıkarlarını ve diğer tarafın çıkarlarını ihlal etmesini sağlamak ve bu değerlendirmeyi dikkate alarak belirli bir anlaşmazlık hakkında karar verir. "

7 Haziran 1995 tarihli C1 / OZ-316 sayılı mektup, "Bilgi, Bilgilerin Bilgilendirilmesi ve Korunması Hakkında" Federal Yasanın 5. Maddesinin (yukarıya bakın) hükümlerini yeniden üretmiş ve ayrıca şunları eklemiştir:

"Belgenin yasal gücünün elektronik dijital imza ile onaylanması da dahil olmak üzere, bu koşulların yerine getirilmesi halinde, bu belgenin tahkim mahkemesi tarafından incelenen bir davada kanıt olarak kabul edilebileceği unutulmamalıdır."

Muhatabınızın mesajlarınızı aldığını ve kesin olarak size cevap verdiğini kanıtlamak istiyorsanız ve gelecekte bu bilgileri onaylamayı reddettiğine dair şüpheler varsa, ne tavsiye edebilirsiniz? Mektubun basılı versiyonunda, önceden gönderilen ve yanıt olarak alınan e-postalara atıfta bulunulmasını ve diğer şeylerin yanı sıra mektubun ana konusu olarak atıfta bulunulmasını tavsiye etmek mümkündür. Kanıt olarak sadece e-posta sağlamanız gerekebileceğini unutmayın, sadece çalışanlarla değil, pozisyon için adaylar da dahil olmak üzere kendi açınızdan yazışmalar konusunda anlamsız olmamanız gerektiğini unutmayın. Bu makalenin yazarı pratikte aşağıdaki örnekle karşılaştı. Çalışan personel servisi başvurana, avukat M., cinsiyet gibi ayrımcı bir parametre nedeniyle başvurmayı reddetmiştir. Yönetici erkek bir avukatla çalışmak istedi ve bir kadın özgeçmiş gönderdi.

Elektronik ortamda belgelerin yasallaştırılması

İçin basit çözümler genellikle özel bir sisteme ihtiyaç duyulmaz, herhangi bir tarama veya tanıma programı yeterlidir. Büyük hacimler için, Kofax'ın Accent Capture veya ActionPoint'in InputAccel'i gibi profesyonel görüntüleme sistemlerine olan ihtiyacı göz önünde bulundurun. Bu sistemler, görüntülerin işlenmesi, dönüştürülmesi ve tanınması için özel sunucularla çeşitli iş türleri için ayrı iş yerlerinin düzenlenmesi ile büyük miktarda belge girdisine izin verir.
İçlerinde yerleşik olan algoritmalar, en yüksek hızda yüksek kaliteli görüntüler elde etmenizi sağlar. Endüstriyel akış tarayıcılarının kullanımına yöneliktirler. Bu tür sistemlerin fiyatları birkaç bin ile onbinlerce dolar arasında değişmektedir.

Elektronik bir belgeye yasal güç verilmesi

Bu nedenle, birçok uzman, elektronik kanıtların sağlanması ve değerlendirilmesi için prosedürü ayrı ayrı belirlemenin gerekli olduğuna inanmaktadır. Elektronik ticaretle ilgili kanun taslağı, kanunla öngörülen şekilde imzalanan tüm elektronik belgelerin kopyalarının orijinal olduğunu düşünmeyi önermektedir. Elektronik bir belgenin elektronik bir kopyası olamaz.

Ancak bu hüküm bir taslak olarak kalır. Günümüzde elektronik belgelerin mahkemede araştırma yapılabilmesi için yazılı hale getirilmesi gerekmektedir. çıktı. Yasayı alıntılamak için: Art. Sanat. 59 "Kanıtın geçerliliği", 60 "Kanıtın kabul edilebilirliği", Madde. 67 Rusya Federasyonu Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanununun "kanıtlarının değerlendirilmesi" Yani yasal güç elektronik belge vermek: - gerekli ayrıntılar; - yaratıcının yetkisinin onayı; - özgünlük ve özgünlük.

Elektronik belgelerin saklanması, korunması ve yasallaştırılmasının özellikleri

İmzanın aynı elektronik analoguyla (elektronik dijital imza) imzalanmış bir elektronik belgenin tüm kopyaları, orijinalliklerinin Federal yasaların gerekliliklerine uygun olarak onaylanması koşuluyla, eşit yasal değere sahiptir. 2. Elektronik bir analog (elektronik dijital imza) ile imzalanan bir elektronik belge, yazılı bir belgeyle aynı yasal güce sahiptir ve adli kanıt olarak sunulabilir. 3. Elektronik bir belgenin kağıt üzerindeki bir kopyası, imzanın elektronik bir analogu (elektronik dijital imza) ile imzalanmışsa ve ayrıca Rusya Federasyonu yasal düzenlemelerine uygun olarak sertifika almaya yetkili bir kişi tarafından onaylanmışsa yasal öneme sahiptir.

Elektronik bir belgenin yasal gücü ve zorunlu özellikleri

Bilgisayar teknolojisi ile oluşturulmuş bir makine taşıyıcısı ve makine dereceli bir makinedeki belgelere yasal güç verilmesi. Temel hükümler ". Bu Standart, elektronik bir belgeye yasal güç veren ayrıntıların yapısı ve içeriği için gereklilikleri belirler ve ayrıca bunlarda değişiklik yapma prosedürünü belirler. Elektronik bir belge şunları içermelidir: - kayıt numarası; - Kayıt Tarihi; - belgenin doğru hazırlanmasından sorumlu veya belgeyi onaylayan kişinin imzası (kodu); - belgenin içeriği; - kuruluşun adı - belgenin yaratıcısı; - kuruluşun konumu - belgeyi veya posta adresini oluşturan kişi.
Ek ayrıntılar kullanmak mümkündür, asıl önemli olan zorunlu olanların benzersiz bir şekilde tanımlanabilmesidir.

33 .. makine ortamında belgelerin yasallaştırılması

Personel siparişlerini elektronik biçimde ve çalışanın kağıt formunda alıştırma makbuzunu ayrı olarak saklıyorsanız, bir çatışma durumunda, çalışan kuruluşta uygun şekilde saklanan belgeye aşina olmadığını söyleyebilir. Ve bunun tersini kanıtlamak imkansız olacaktır. Bu aşamada personel elektronik belge yönetimine tam bir geçişin imkansız olduğu konusunda kesin bir sonuca varabiliriz. Kullanım kanıtı olarak e-posta e-posta adresi kanıt olarak, her şeyden önce, kendisinden gönderen kişinin kimliğiyle ilgili olarak posta kutusu bazı bilgiler içeren bir e-posta.
Ayrıca, bir e-postanın içeriği mesajın yazarının izni olmadan açıklanırsa, mektup kanıt listesinden çıkarılabilir, çünkü yasaya aykırı olarak alındı.

Elektronik bir belgenin yasal gücü

Diğer bir sorun da elektronik belgelerin yasal gücünü sağlama ihtiyacıdır. Ama dahası, bu problem sıradan bir organizasyonel ve teknik problem olarak daha sık çözülebilir. Nihayet elektronik dijital imzaların (EDS) kullanımını düzenleyen bir yasanın çıkarılması sayesinde elektronik belgelere yasal statü verilmesi mümkün hale geldi.

"Elektronik Dijital İmza Üzerine" Federal Yasasına göre federal yasa 10 Ocak 2002 tarihli "elektronik dijital imza üzerine", madde 4-12 // Rusya Federasyonu'nun toplanan mevzuatı. 2002. No. 2. Madde 127., Elektronik bir belgedeki elektronik dijital imza, belirli koşullara tabi olmak üzere, kağıt bir belgedeki el yazısı imzaya eşdeğerdir.

Elektronik belge kavramı, yasal gücü

Dikkat

İÇİNDE son zamanlar Giderek daha fazla sayıda büyük kuruluş ve işletme dijital belge yönetimine geçiyor. Tabii ki, bu çok kullanışlıdır ve önemli miktarda zaman kazandırır. Ancak bu ciddi bir soruyu gündeme getiriyor: elektronik bir belgenin yasal gücü nedir? İçerik

• 1 Kağıttan elektronik iş akışına
  • 1.1 Yasal gücü tanımlayan gereksinimler
• 2 Yazışmaların korunması
• 3 Özel durumlar
• 4 Pratik tavsiye
• 5 Sırada ne var?

Kağıttan elektronik belge akışına 2001 yılında, elektronik dijital imzaların kullanımını düzenleyen Federal Yasa yürürlüğe girdi.

O zamandan beri, birçok kuruluş belge yönetiminin formatını değiştirdi: kağıttan dijitale veya karma.

Benzersizliği artırma

Mahkeme adresine, talep beyanı, iş yerinden postayla gönderilen 2-NDFL formlarının kopyaları ve kabul / ret kararlarının kopyaları ile birlikte posta yoluyla gönderiyorum. Çalışmam sırasında defalarca sipariş aldım ve belgelerin kopyalarını e-postayla taradım. E-postadan alınan bu bilgiler mahkemede delil olarak nasıl sunulabilir? Noter, basılı yazışmalarımı tasdik etmeyi reddediyor. Böyle bir durumda ne tavsiye edebilirsiniz? Tabii ki noter, hiçbir yerden alınan kağıdı tasdik etmeyi reddedecektir. Kullanacağı bilgisayarı getirmesi gerekiyor. e-postaböylece varlığını doğrulayabilir ve ardından bir protokol detaylı Açıklama eylemleri: bilgisayarı açmak, posta programını başlatmak, e-postaları bulmak. Ancak bundan sonra e-postalar yazdırılır ve tutanağa eklenir.

Kanıt olarak elektronik belgeler

Orijinallik ve Orijinallik Elektronik bir belgenin gerçekliğini elektronik dijital imza (EDS) kullanarak sağlamanın en kolay yolu. Elektronik bir belgenin delil gücünü değerlendirirken, mahkeme, her şeyden önce, yazarın oluşum, saklama, iletme ve tanımlama yöntemlerinin güvenilirliğini dikkate alır. Bunun için, EDS'ye ek olarak, elektronik belgelerin işlenmesi için güvenilir bir sistem (güvenilir depolama) önemlidir.
Hangi belgelerin hemen kağıt olarak hazırlanması gerekir Şirketin elektronik belge yönetim sistemine sahip olup olmadığına bakılmaksızın, tüm personel belgeleri hangisine göre çalışma mevzuatı, iş sözleşmesitoplu iş sözleşmesi çalışanın rızasını gerektirir, yetkili kişiler ve çalışanın imzaları ile kağıt üzerinde saklanmalıdır.

Dokümantasyon materyali. Gelişimi.

Belgelerin sınıflandırılması. Türler ve yöntemler.

Boş belgelerin tasarımı için gereksinimler. Form türleri.

Belge formu. Organizasyonel ve idari belgelerin ayrıntılarının kayıt sırası.

Belgelerin "birleşmesi" ve "standardizasyonu" kavramları. Yirminci yüzyılın ikinci yarısında belgelerin birleştirilmesi ve standardizasyonunun gelişimi.

Belgelerin, seçeneklerin ve kayıt sırasının anlaşma ve onay sırası.

Bir belge hazırlamak için algoritma.

Resmi belge metninin dilsel özellikleri. Kelime bilgisinin standardizasyonu, kelime kombinasyonları, cümle yapısı, metin. Belge tasarımı.

Organizasyonel belgelerin yapısı ve kapsamının tanımı; derleme ve tasarım gereksinimleri.

Düzenleyici belgelerin yapısı ve kapsamının açıklaması; derleme ve tasarım gereksinimleri.

Bilgilendirme belgelerinin yapısı ve kapsamının tanımı (açıklayıcı ve muhtıra (harici ve dahili), sertifikalar, kanun); derleme ve tasarım gereksinimleri.

Bir hizmet mektubunun hazırlanması ve uygulanması için gereksinimler. Mektup çeşitleri, telgraflar, telefon mesajları.

Meslektaş faaliyetlerini belgelemek. Toplantının hazırlanması ve yapılmasının “senaryosu”. Bir toplantıya hazırlık sırasında oluşturulan belgeler. Protokolün hazırlanması ve yürütülmesi için gereklilikler.

Dhow hizmetinin görevleri ve işlevleri, yapısı, hakları ve yükümlülükleri, çalışma türleri.

Ofis işlerini organize etme biçimleri (belge yönetimi). Kurumların dokümantasyonu için departmanların yapısı ve işlevleri.

Dhow hizmet çalışanlarının iş görevlerinin düzenlenmesi. İş tanımı bilgilerinin yapısı ve bileşimi için gereksinimler.

Ofis işlerinin organizasyonunu düzenleyen ana düzenleyici belge olarak ofis işleri talimatı: yapı, hazırlama ve işleme prosedürü.

Ana belge akışlarının özellikleri. Belge akışı muhasebe kuralları.

Gelen belgeler için işleme teknolojisi.

Dahili belgelerin geçiş ve yürütme aşamaları.

Giden belgelerin hazırlanması ve işlenmesi için prosedür.

Belgelerin ve emirlerin yerine getirilmesi üzerinde kontrol organizasyonu.

Mevcut vakaların depolanmasının organizasyonu. Vakaların isimlendirilmesi: tipler, hazırlık sırası, tasarım özellikleri.

"Belgesel fonu" ve "arşiv fonu" kavramları. Birincil ve karmaşık belge setleri, karmaşık kompleks türleri.

"Belge değeri", "değer incelemesi" kavramları. Uzmanlığın ortaya çıkışı, gelişimi. Bir belgenin değerinin incelenmesi için ilkeler, kriterler.

Gizli bilgileri içeren belgelerle çalışmayı belgeleme ve düzenleme prosedürü.

Örgütsel tasarımın "nesne" ve "öznesi" kavramlarının tanımı. Organizasyonun teorik temelleri, kontrol sistemlerinin planlanması ve tasarımı

Örgütsel tasarımın ana aşamaları (aşamaları), her aşamanın özellikleri.

Çalışma standartları ve standartları türleri. Kanıtlanması ve geliştirilmesi için yöntemler.

Hedef kavramı. Organizasyonun hedeflerini belirleme süreci. Örgütsel hedefler sistemi.

Organizasyon yapısı tasarımı. Yönetsel emeğin bölünmesi ve işbirliği. Yapısal bölümler ve iş tanımları ile ilgili düzenlemelerin geliştirilmesi için metodoloji.

Dhow sisteminde yönetim personeli için işyerlerinin organizasyonu. Dhow sistemindeki işçiler için çalışma koşullarının teşhisi ve tasarımı.

Personel yönetimi alt sisteminin ana yönleri ve işlevleri. Personel işe alma ve seçme sisteminin geliştirilmesi.

Personel eğitim ve terfi sistemi. Personel ödeme ve motivasyon sistemi.

İK bilgi ve dokümantasyon sistemi.

Bir çalışanın işe alınması için dokümantasyon desteği.

Personel hareketi için dokümantasyon desteği.

Bir çalışanın işten çıkarılması için dokümantasyon desteği.

Çalışma kitaplarını koruma ve saklama prosedürü.

Yönetim için bilgi desteği kavramı, yapısı.

Birleşik dokümantasyon sistemlerinin (UDS) amacı ve yapısı.

Yönetim belgelerinin birleştirilmesinin hedefleri ve yöntemleri.

Bilgi yönetimi desteği için bir metodoloji olarak bilgi yönetimi

Elektronik belgeler ve asdo ile çalışma alanında uluslararası standartların ve düzenlemelerin önemi

Elektronik belgeler ve ac dou ile çalışma alanında Rus yasal ve düzenleyici çerçevesi

Elektronik belge yönetimi: fırsatlar, avantajlar, dezavantajlar.

Elektronik bir arşivin oluşturulması: yasal dayanak, prosedür, beklentiler.

Rusya'da AC dou pazarının analizi: sınıflandırmalar, büyük oyuncular, gelişme eğilimleri.

ACDOW'un uygulanması için kuruluşun proje öncesi anketi.

ACDOW'un uygulanması için dokümantasyon desteği.

Elektronik belge yönetiminin ekonomik verimliliği ve hesaplama yöntemi.

Ac dou'da e-postanın yasal statüsü ve olanakları.

"Elektronik hükümet" kavramı: teori, Rus uygulaması, Rusya'da uygulama için yasal destek.

Elektronik belge yönetim sistemlerinin tipolojisi.

Elektronik belgelerin yasal gücünü sağlamak. Elektronik bir belgenin yasal statüsü.

Belgesel bilgilerin güvenliğini ve güvenilirliğini sağlamak.

Otomatik iş istasyonu (ARM): konsept, yapım ilkeleri.

Bilgi teknolojisi dhow kavramı ve tipolojisi.

Yasal bilgi referans sistemleri.

Belgesel bilgilerin korunması için bilgi teknolojileri.

Personel yönetimi otomasyonu için uygulanan programlar.

Belge akışının organizasyonunda veritabanlarının kullanılması.

Belgeleri saklamak için bilgi teknolojisi.

1. Elektronik belgelerin yasal gücünü sağlamak. Elektronik bir belgenin yasal statüsü.

Elektronik bir belgenin yasal güce sahip olması için, onu oluştururken, aktarırken, işlerken ve saklarken belirli kurallara uyulması gerekir. GOST R 51141-98'e göre “Ofis işleri ve arşiv işleri. Terimler ve tanımlar "Bir belgenin yasal gücü," mevcut mevzuat, düzenleyen makamın yetkisi ve kayıt için yerleşik prosedür tarafından kendisine iletilen resmi bir belgenin malıdır. "

Elektronik belgeler için şu anda GOST 6.10.4-84 “Birleşik dokümantasyon sistemleri mevcuttur. Bilgisayar teknolojisi ile oluşturulmuş bir makine taşıyıcısı ve makine dereceli bir makinedeki belgelere yasal güç verilmesi. Temel Hükümler ”. Bu standart, elektronik bir belgeye yasal güç veren ayrıntıların bileşimi ve içeriği için gereksinimleri belirler ve ayrıca bunlarda değişiklik yapma prosedürünü belirler.

Elektronik bir belge, onu geleneksel belgelerle eşitleyen bir yasal rejime sahip olabilir ve olmalıdır.

Bu GOST'a göre, bir elektronik belge aşağıdaki zorunlu ayrıntıları içermelidir:

kayıt numarası;

kayıt Tarihi;

belgenin doğru hazırlanmasından sorumlu veya belgeyi onaylayan kişinin imzası (kodu);

belgeyi oluşturan kuruluşun adı;

kuruluşun yeri - belgenin yaratıcısı veya posta adresi.

Elektronik dijital imza (EDS) kullanımını düzenleyen bir yasa çıkarıldığı için elektronik belgelere hukuki statü verilmesi mümkün hale geldi.

Elektronik belgelerin yasal gücü, özel bir yasal prosedürün uygulanmasıyla sağlanabilir - etkileşimde katılımcılar tarafından tanınan veya hukukun üstünlüğü ile meşrulaştırılan ve yasal düzenleme ile düzenlenen bir elektronik imza imzasının oluşturulması. Elektronik belgelerin hukuki gücü, belgeyi oluşturan kişinin (yasal statüsü) yetkilerinin belirlenmesiyle ve elektronik belge yapısında kişinin el yazısı imzasının bir benzeri olarak elektronik imza dahil olmak üzere imzalama prosedürünü gerçekleştiren bu kişi tarafından sağlanır.

1. Belgesel bilgilerin güvenliğini ve güvenilirliğini sağlamak.

Belgeler için en uygun saklama koşulları sağlanır:

Arşiv için yer sağlamak ve binaların önleyici bakımını yapmak;

Arşiv binalarını yangın söndürme araçları, güvenlik ve yangın alarmları ile donatmak;

Belgeleri saklamak için özel ekipman kullanımı (raflar, kasalar, kutular vb.);

Arşiv odasında optimum sıcaklık, nem ve ışık koşullarının oluşturulması, sıhhi ve hijyenik önlemlerin alınması.

Arşiv havuzları, depolama veya kullanımla ilgili laboratuar, üretim, depo ve ev alanlarından kaldırılmalıdır. gıda Ürünleri veya kimyasallar ve bunlarla ortak havalandırma kanalları yoktur.

Depolama tesisleri yangına dayanıklı olmalı, su baskınına karşı garantili ve acil çıkışa sahip olmalıdır. Depolama odalarında gaz, su, kanalizasyon ve diğer ana boru hatları olmamalıdır. Emisyonların depoya girmesini engelleyen özel koruyucu cihazlarda izole edilmeleri koşuluyla ana karakterde olmayan boruların kablolanmasına izin verilir.

Arşiv odasının dış kapıları sac ile kaplanmalı ve sağlam civatalara sahip olmalıdır. Çalışma saatleri dışında mühürlenir veya mühürlenir. Mühür veya dondurma, organizasyonda görevli kişide veya iç yönetmeliğin belirlediği yerde anahtarlar ile birlikte saklanır.

Arşiv binaları hırsız alarmları ile donatılmıştır. Yeri dışarıdan erişime izin veren pencerelerde, bir sızdırmazlık maddesi ile kapatılmış kilitli menteşeli metal ızgaralar takılmıştır.

Arşivlerde gizli elektrik tesisatı döşeniyor; gaz borularında elektrik kablolarına izin verilir. Yarı hermetik aydınlatma armatürleri kullanılmaktadır. Armatürler, elektrik panoları ve şalt cihazları kapalı olmalıdır. Depolar, bağlantı kesme anahtarları ile donatılmıştır. Santraller, sigortalar ve devre kesiciler yalnızca depolama tesislerinin dışına kurulur.

Yangından korunma amacıyla, tüm elektrikli ekipman topraklama ile sağlanır.

Arşiv odası, yangın söndürme suyu kaynağı ile donatılmıştır. Merdivenlere yangın muslukları yerleştirilmiştir. Her yangın musluğu, deponun en uç noktasına kadar uzanan lastikli bir hortuma sahip olmalıdır.

Belgelerle çalışmak için mağazalar ve odalar bir yangın alarmı ile donatılmalıdır.

Elektronik belgelerin güvenliğini sağlama prosedürleri şartlı olarak üç türe ayrılabilir:

Elektronik belgelerle dosyaların fiziksel güvenliğinin sağlanması;

Uzun vadede bilgi okuma koşulları sağlamak;

Elektronik belgelerin sözde insan tarafından okunabilir biçimde çoğaltılması için koşullar sağlamak.

Herhangi bir modern depolama ortamı, elektronik belgeleri 5 yıl içinde saklamak için oldukça güvenilirdir.

Elektronik belgelerin yazılı delil veya adli delil olarak kullanılması muhtemel olması durumunda medya türünün seçimine özel dikkat gösterilmelidir. Elektronik dijital imza (EDS) kullanan belgelere yasal güç vermek gerçekçi değilse, bunlar zamanında CD-R - tek seferlik bilgi kaydıyla optik disklere kopyalanmalıdır.

Elektronik belgelerin harici bir ortamda uzun süreli saklanması için en iyi çözüm optik CD'ler kullanmak olacaktır. Depolamada iddiasızlar ve 10-15 yıl boyunca oldukça güvenilirler.

Saklama koşullarının ve modunun özellikleri büyük ölçüde elektronik ortamın türüne göre belirlenir. Örneğin, manyetik ortamların uzun süreli depolanması için, onları manyetik ve elektromanyetik etkilerden korumak için özel ekipman gereklidir. çevreveya onları güçlü elektromanyetik alan kaynaklarından - elektrik motorları, ısıtıcılar, asansör ekipmanları vb.