Bugün yerli iş popülerlik kazanıyor yeni tür iş süreci yönetimi için yazılım, yani BPMS sistemleri. Ve doğal olarak, görünüşleri birçok soruyu gündeme getirdi. Ne için ihtiyaç duyuyorlar? Nasıl çalışırlar? Diğer iş otomasyon seçeneklerinden temel farkı nedir?
BPMS ile ilk karşılaştığımda, yukarıdaki soruların tümüne de sahiptim. Neden yeni bir araca ihtiyaç duyulduğunu, mevcut muhasebe sistemlerinde veya CRM'de başarılı operasyon için gerekli tüm iş süreçlerinin uygulanmasının neden imkansız olduğunu ve BPMS ile işleri otomatikleştirmek için diğer seçenekler arasındaki temel farkın ne olduğunu anlamam uzun zaman aldı. süreçler.
Bu yazıda BPMS sistemlerinin ne olduğundan, neden ihtiyaç duyulduğundan ve süreç yaklaşımının geleneksel çalışma yöntemlerinden nasıl farklılaştığından bahsetmek istiyorum. BPMS'nin (iş süreci modelleme ve geliştirme) teknik yönleri hakkında konuşmayacağım, bir sonraki makale buna ayrılacak. Şimdi BPMS'nin özünü ve anlamını en basit ve anlaşılır dille ortaya koymaya çalışacağım:
BPMS nedir?
BPMS, net bir tanımı olmayan ERP, CRM kategorisinin bir başka kısaltmasıdır. Çok fazla tanım olmasına rağmen: hem yabancı hem de Rusça. Ek olarak, kendi BPM sistemlerini yayınlayan şirketler, ek karışıklığa neden olan kendi özel tanımlarını da sağlar. Ek olarak, BPMS genellikle diğer sistemlerle (örneğin, BPMS + CRM, BPMS + ERP) birleştirilir ve ardından geliştiriciler BPM sistemini bu bağlama göre tanımlar.Ancak BPMS'nin gerçekte ne olduğunu ve özelliklerinin neler olduğunu anlamak için önce BPM'nin ne olduğunu anlamalısınız.
BPM (İngilizce İş Süreçleri Yönetimi, iş süreçleri yönetimi), iş süreçlerini bir işletmenin özel kaynakları olarak gören, sürekli değişimlere sürekli uyum sağlayan ve iş süreçlerinin açıklığı ve görünürlüğü gibi ilkelere dayanan bir organizasyonun süreç yönetimi kavramıdır. resmi gösterimler kullanarak iş süreçlerini modelleme, iş süreçlerinin modellenmesi, simülasyonu, izlenmesi ve analizi için yazılım kullanma, katılımcıların güçleri ve yazılım sistemleri aracılığıyla iş süreçleri modellerini dinamik olarak yeniden oluşturma yeteneği.
Vikipedi.
BPMS (İş Süreçleri Yönetim Sistemi), öncelikle bir şirkette BPM konseptini desteklemek için kullanılan bir yazılımdır. BPM konseptini bir yazılım ortamında uygulamak için BPMS sistemlerine ihtiyaç vardır.
BPMS, bir şirketin çalışmasını bir dizi işlev olarak değil, bir dizi süreç olarak görür. Bir BPM sisteminin amacı, satış veya satın alma departmanının işi değil, satış süreci, müşteri destek süreci, tedarik yönetimi süreci vb. Ve zaten bu anlayışa dayalı olarak, BPMS'de iş süreçlerinin yeniden yapılandırılması üzerine çalışmalar yapılıyor.
BPM-sistemi, esas olarak, iş süreçlerini optimize ederek ve kontrol ederek işletmenin daha karlı faaliyetlerinde şirketin çalışmalarını iyileştirmeyi amaçlamaktadır.
BPMS ve diğer sistemlerde kullanıcı çalışması
BPMS'nin özünü daha iyi anlamak için sıradan sistemlerin (ERP sistemleri, CRM) kullanıcıların çalışmalarına nasıl yaklaştığını anlamanız gerekir. Örneğin, bir kullanıcının bir satış siparişi oluşturması gerekir. Onun eylemleri nelerdir?Kullanıcı, çalışmasının sırası programlanmamışsa, belgeyi keyfi olarak doldurabilir:
- Önce bir sipariş formu açabilir, ürünleri alabilir, fiyatları belirtebilir ve ardından bir müşteri tanımlayabilir.
- Önce bir müşteri, sonra siparişini yaratabilir.
BPM sistemi, kullanıcıyı sistemdeki başka bir yapı taşı olarak görür. Kişi hangi süreçte çalıştığını ve ne yapması gerektiğini açıkça bilmelidir.
Bir BPM sistemindeki çalışanlar, sürecin sonucu açısından değil, bir eylem gerçekleştirme açısından değerlendirilir. Kullanıcı eyleminin değişkenliği burada hariç tutulur. Çalışan sadece sistemde programlananı yapar, ne eksik ne fazla.
İş süreçlerini uygulama yolları
BPMS, bir iş sürecini uygulamanın yollarından biridir. Bir BPM sisteminin neden gerekli olduğunu anlamak için Rus işinin gerçeklerinde hangi yöntemlerin sunulduğuna bakalım.Üç yaklaşımı ayırt edelim:
- “Kağıt” yaklaşımı;
- Otomatik yaklaşım (diğer sistemleri kullanarak);
- BPMS sisteminde süreç yaklaşımı.
Uygulamamda böyle bir durum vardı: müşteri bana faturayı tam olarak ödedi, ancak o zaman ödemenin sadece bir kısmını% 50 oranında ödemek zorunda kaldılar. Bu neden oldu?
Çünkü şirketlerinde fatura mutabakat prosedürü yoktu. Şirketin müdürü ve ben bunu tamamen tesadüfen öğrendik. Şirketlerinde, fatura onay aşamasında periyodik arızalar olduğunu öğrendim ve müdür, planlandığı gibi faturanın %50'sini değil, %100'ünü hemen ödediğini görünce şaşırdı.
Neden oldu? Basit. Sözde "hasarlı telefon" çalıştı. Uzman, muhasebe bölümünden “Tutarın %50’sini ödemek zorundayız” yazılı bir fatura getirdi. Muhasebeci müdüre bu faturayı ödeyip ödemeyeceğini sordu. Yönetici, miktarın yaklaşık %50'si olduğundan emin olarak ödemeyi onayladı. Ve muhasebeci, sırayla, miktarın yarısının yüksek sesle söylendiğini unuttu ve yöneticiyi anladı, böylece faturanın tamamının ödenmesi gerekiyordu. Ve bu yapıldı.
Bu şirket örneğini ve bu iş sürecini kullanarak, üç yaklaşımı da ele alacağız.
Kağıt tabanlı (otomatik olmayan) yaklaşım
Daha önce bu şirkette hesabın onaylanması nasıldı?- Çalışan faturayı alır, muhasebe departmanına aktarır;
- Muhasebe departmanı hesabı bordroya girer, yönetici ile koordine eder;
- Yönetici talebi onaylar ve imzalarsa, muhasebe departmanı faturayı öder.
Otomatik yaklaşım
Kural olarak şirketler, halihazırda çalıştıkları muhasebe sisteminde belirli bir iş sürecini kontrol etmeye çalışırlar. Ama bu da yanlış. Bu seçeneğin dezavantajlarının neler olduğunu düşünelim.
Örnekte bahsettiğim şirketteki iş süreçlerinin uygulanması için ek fon ayrılmadığından, zaten işletmede bulunan araçları veya daha doğrusu muhasebe sistemini kullandık.
Görev, bir çalışanın bir fatura ödemesi gerekirse, ödeme tutarının belirli onay aşamalarından geçmesiydi.
Nasıl görünüyordu:
- Harcamaların koordinasyonu için sistemde sorumlu kişiler atanır;
- Bir belge temelinde (bir tedarikçiye sipariş, mal alımı veya başka bir belge), bir belge oluşturulur Anlaşmaya varılmamış durumda fon harcama başvurusu;
- Sorumlu kişi başvuruyu onayladıysa ve durumu Onaylandı olarak değiştirdiyse, fatura muhasebe departmanına gönderildi;
- Durum Reddedildi olarak ayarlanmışsa, başvuru süreci başlatan kişiye geri dönmüş demektir.
- sisteme erişim oluşturmak;
- gerekli belgelerle çalışmak için eğitin;
- arayüzü kullanım kolaylığı için özelleştirin;
- erişim haklarını yapılandırın.
Bu durumda bir karar vermek için sadece 3 nokta ilginç:
- para (ne kadar ödememiz gerekiyor);
- alıcı (ödememiz gereken);
- randevu (bunun için ödeme yapıyoruz).
Ek olarak, muhasebe sisteminde böyle bir koordinasyon uygulaması oldukça ilkeldir ve değişkenlik anlamına gelmez (örneğin, bir belgenin veya bir harcama kaleminin miktarına bağlı olarak sorumluluk alanlarının bölünmesi).
Sonuçta bir BPM sisteminde, gelecekteki raporlama vb. için bilgilerin yansıması değil, onay sürecinin kendisi önemlidir. Burada bilgi bağlamına göre süreci hızlı bir şekilde yürütmeye ihtiyaç duyan insanlar var.
Dolayısıyla, bir muhasebe sisteminden BPMS'de iş süreçlerini yürütmek arasındaki temel farklar:
- BPMS'de önemli olan tam olarak ne yapıldığıdır. Burada önemli olan muhasebe bilgisi, raporlama değil, iş sürecinin daha ileriye gitmesi için hızlı karar verme ihtiyacıdır. Bu muhasebe sistemi ile çalışmayacaktır, burada hangi belgelerin hangi nedenden dolayı oluşturulduğunu belirtmeliyiz vb. - rahat değil. Burada net bir bağlam yok.
- Mantık ve tasarımın sadeliği. Muhasebe sisteminde bir iş süreci yürütürsek, çok sayıda mantıksal bağlantıyı dikkate almalıyız: belgeler, işlemler nasıl yapılır, neyi etkiler, hangi ek lisansların satın alınması gerekir, vb. - öyle görünse de, onaydan sorumlu kişinin buna ihtiyacı yok. Ancak muhasebe sisteminde, konfigürasyon nesnelerine mutlaka bağlanmalı veya onları değiştirmeliyiz ki bu çok doğru değildir.
İşte tam da bu nedenle, tüm mantığın hesaplamalara, veri depolamaya değil, sürecin hızlı yürütülmesine ve kontrolüne yönelik olduğu BPM sistemleri oluşturuldu.
Şimdi üçüncü yaklaşıma geçelim ve bu iş sürecinin BPMS'de nasıl çözülmesi gerektiğini düşünelim.
BPMS'de süreç yaklaşımı
İlk olarak, işin mantığını tanımlar ve iş sürecini sıralı aşamalara ayırırız.Örneğimizde bunlardan üç tane olacak:
- Fatura onayı için bir uygulama oluşturulması;
- Uygulamayı kontrol etmek;
- Uygulamanın sonucu:
- onaylanırsa - başvurunun çıktısı,
- onaylanmadıysa, tedarikçiyi bilgilendirin
Sistemde her kullanıcı kendi kullanıcı adı ve şifresi ile çalışmakta ve sadece kendi formunu ve iş sürecindeki yerini görmektedir. Örneğimizde, bir uygulama oluşturmaktan çalışan sorumludur ve kontrol etmek ve onaylamaktan yönetici sorumludur ve her biri yalnızca kendi formlarını, görevlerini görür ve yalnızca kendi eylemlerini gerçekleştirebilir.
Buna göre, uygulamayı oluşturan çalışan bir sonraki aşamaya geçişe bastıysa, sorumluluk ondan kaldırılır ve uygulamayı kontrol etmesi gereken yöneticiye gider. Sorumluluk alanlarının ayrılmasını ve kontrolünü bu şekilde sağlıyoruz.
Bu örnek, BPM sistemlerinde her şeyin bağlama bağlı olduğunu açıkça göstermektedir. Tüm form etkileşimleri, sürecin bağlamına bağlı olarak kullanıcının yalnızca belirli bir aşamada yalnızca ihtiyaç duyduğunu ve yalnızca ihtiyaç duyduğunu görmesini sağlamayı amaçlar.
Diğer sistemler bir işlemi yapmak için tasarlanırken, BPMS'de eyleme odaklanırız.
BPM sistemi Japon Yumi okçuluk tekniğine benzetilebilir. Yumi atış okulları şu yaklaşımı öğütler: Vurmak istiyorsanız hedefe konsantre olmanıza gerek yok, her eylemi hemen şimdi yapmalısınız. Onlar. Burada daha önce bahsedilen Japon okçuluğu Yumi'de kullanılan ilke kullanılır: her eyleme, her aşamada odaklanın, her eylemi yüksek kalitede gerçekleştirin. Ve sonra kesinlikle hedefe geleceksin!.
Ve bu yaklaşımı belirli bir işletmeye aktarırsanız, çalışanların her biri gerekli olanı yapmalıdır. Ve sadece buna konsantre olun. Çalışan hedef hakkında düşünmemeli, sadece belirli bir anda gerekli olanı yapmalıdır.
Aslında, bir BPMS sisteminde, her çalışan bir konveyör bandında gibi çalışır. Her görev, bir çalışanın katıldığı her iş süreci, ayrı bir konveyör hattı haline gelir. Ve bu sürecin bir katılımcısı olarak, belirli bir görev çerçevesindeki bir çalışan, yalnızca görevi gerçekleştirmek için algoritma tarafından kesinlikle sınırlandırılan belirli eylemleri gerçekleştirebilir.
Tabii ki, bu karşılaştırma tamamen doğru değil, çünkü çalışan hangi iş süreçlerinden hangisini şimdi ve hangisini daha sonra işleyeceğini seçebilir. Onlar. belirli bir noktaya kadar süreçlerin üzerindedir ve belirli bir zamanda hangi boru hattı dallarından hangisine katılacağını seçebilir. Ancak belirli bir iş süreci çerçevesinde, her bir katılımcıya ciddi kısıtlamalar getiren süreçler olan konveyör bandında bir katılımcı haline gelir.
Fatura mutabakatı örneğine geri dönelim ve süreç yaklaşımında ne gibi olasılıklar olduğunu düşünelim:
- Sorumluluk alanlarının ayrılması;
- Çalışanların çalışmalarının belirli eylemler üzerinde yoğunlaşması;
- Kullanıcıları, katıldıkları süreçlerdeki değişiklikler (veya değişiklik yapma ihtiyacı) hakkında uyarmak.
BPMN 2.0, bir iş sürecini tanımlamak için genel kabul görmüş bir standarttır ve bu gösterime aşina olan kişiler, bu formatta yazılmış bir iş süreci modelini hemen anlayacaktır.
Çözüm
Bu nedenle, süreç yaklaşımını diğer çalışma seçenekleriyle karşılaştırarak bir BPM sisteminin ne olduğu ve neden gerekli olduğu sorusunu açıklığa kavuşturmayı umuyorum. Bir sonraki makalede, bir iş sürecinin teknik olarak modellenmesi ve yürütülmesinin belirli bir sistem kullanılarak nasıl gerçekleştiğini örnek olarak göstereceğim.Bu konuyla ilgili daha fazla makale.
Wikipedia şu tanımı veriyor: "BPM (İngilizce İş Süreçleri Yönetimi, iş süreçleri yönetimi), iş süreçlerini işletmenin özel kaynakları olarak gören, sürekli değişimlere sürekli uyum sağlayan ve bu tür ilkelere dayanan bir organizasyonun süreç yönetimi kavramıdır. biçimsel gösterimler kullanarak iş süreçlerini modelleyerek, iş süreçlerini modelleme, simülasyon, izleme ve analiz etme yazılımlarını kullanarak, iş süreci modellerini katılımcıların güçleri ve yazılım sistemleri aracılığıyla dinamik olarak yeniden oluşturma yeteneği olarak bir organizasyondaki netlik ve görünürlük iş süreçleri. "
Şirket yönetim yazılımı geliştirme aşamaları
BMP sistemlerini çözmek için hangi görevler tasarlanmıştır ve iş süreçlerini otomatikleştirmek için diğer yazılımlar arasında hangi yeri işgal ederler?
Bu soruyu yanıtlamak için, Veri Ambarı Enstitüsü'nün (TDWI) sunduğu İş Performansı Yönetiminde En İyi Uygulamalar: İş ve Teknik Stratejiler raporuna bakın. 2004 yazında hazırlanan raporun yazarları, BMP sistemlerini konumlandırdı ve son yirmi yılda iş süreçlerini otomatikleştirmek için yazılımın geliştirilmesi için genel bir plan yaptı (şemanın 1'deki çevirisine bakın).
Şekil 1 İş süreçlerini otomatikleştirmek için yazılım geliştirme şeması
Plana göre, başlangıçta üretim ve muhasebe başta olmak üzere arka ofis süreçlerini otomatikleştirmek için sistemler vardı. Ardından ön büro: satış, hizmetler, pazarlama. 20. yüzyılın sonunda kuruluşlar, çeşitli departmanların çalışmalarını etkileyen kesişen süreçlerin otomasyonuna, müşteri ilişkileri yönetimi teknolojisinin tanıtımına geçti - CRM (Müşteri ilişkileri yönetimi) ve tedarik zinciri yönetimi teknolojileri - SCM (Tedarik zinciri planlaması)... Piramidin tepesinde, yakın zamanda otomatik hale getirilen kurumsal yönetişim yer alıyor. Son sorunu çözmek için özel bir yazılım sınıfı tahsis edilmiştir - BMP sistemleri.
Piramit seviyeleri, operasyonel iş süreçlerinin otomatikleştirilmesinden iş yönetimi stratejilerinin otomatikleştirilmesine kademeli geçişi yansıtır. Daha fazlası için piramit kontrol süreçlerinin daha yüksek seviyelerindeki süreçler alt seviyeler... Sonuç olarak, BMP sistemlerinin amacı, iş geliştirmenin stratejik planlamasını otomatikleştirmek ve farklı seviyelerde iş süreçlerinin taktik (veya operasyonel) yönetimini desteklemektir. BMP sistemlerinin amacı, işletmenin stratejik hedeflerini gerçek koşullarda gerçekleştirmeye yardımcı olmaktır. Kullanıcıya doğru zamanda doğru bilgiyi sağlamak, operasyonel yönetim verimliliğini artıracaktır.
Peki ya Rusya?
Yukarıdaki şemada belirtilen çeşitli yazılım sınıflarının görünüm ve oluşum dönemleri, küresel durumu yansıtır ve Rusya için geçerli değildir. Otomasyon alanında, son yıllarda fark eşitlenmiş olmasına rağmen, ikincisi geleneksel olarak Batı'nın gerisinde kalmıştır. Piramidin alt seviyeleri için fark hala somuttur (örneğin, arka ofis otomasyonunun zirvesi, 1992-1993'te Rusya'da muhasebe görevleri meydana geldi ve dünyada 5-7 yıl önce oldu), ancak aynı zamanda kurumsal ölçekli yönetim sistemleri için gecikme 2 yıldan fazla değildir.
TDWI yönetim teknolojilerinin entegre desteği için yazılımın ortaya çıkışı, 21. yüzyılın başlangıcına işaret ediyor. Ancak 2000'lerin başında Rusya ve BDT ülkelerinde BMP sistemlerinin neredeyse hiç uygulaması yoktu, aktif görünümleri 2002'ye kadar uzanıyor. Ve "BMP" terimi yalnızca 2003-2004'ün başında ortaya çıktı.
Bazı tahminlere göre, şu anda Rusya, Ukrayna ve Kazakistan'da kurumsal düzeyde yönetim sistemlerinin uygulanması için yaklaşık iki yüz tamamlanmış proje var, bunların üçte biri kredi kurumları için tamamlandı. Aynı zamanda, BMP sistemleri için Rusya pazarının büyüme oranları dünyadakilerin önündedir.
BMP bileşenleri
Bir bankanın klasik BMP sisteminin fonksiyonel mimarisi üç bileşenden oluşur. İlk bölüm Veri Ambarı'dır. Bu, BMP sisteminin temelidir. Genel Müdürlük ve organizasyonun şubelerinin çeşitli otomatik modüllerinden, yan kuruluşlardan operasyonel finansal bilgileri konsolide eder. Çözümün ikinci bileşeni, kurumsal yönetim teknolojilerini desteklemek için bir dizi araçtır: finansal planlama, yönetim muhasebesi, tahmin vb. BMP'nin üçüncü bileşeni, Depoda biriken iş verileriyle operasyonel çalışma için OLAP araçlarıdır.
Bu nedenle, BMP sistemleri, yerel olarak uygulanan ve bireysel departmanların ve kullanıcıların sorunlarını çözen iyi bilinen yönetim teknolojilerini ve yazılım çözümlerini birleştirir.
 Pirinç. 2. Döngünün aşamaları ve araçları kurumsal Yönetim |
BMP yaklaşımının özelliği nedir? BMP sistemi, şirket yönetiminin TAM DÖNGÜSÜNÜ desteklemek üzere tasarlandığından, bu, BMP araçlarının birbirine bağlı olduğu ve iş performansı yönetiminin dört ana aşamasının yürütülmesini sağladığı anlamına gelir (bkz. Şekil 2): Aşama 1. Strateji Geliştirme.Amaç, işletmenin hedef göstergelerini vurgulamak ve metriklerinin nicel değerlerini planlamaktır - KPI ( Anahtar Performans Göstergeleri, Anahtar Performans Göstergeleri). Stratejik planlama, BSC olarak bilinen BMP metodolojilerinden birine dayanır ( Kurumsal Karne, kurumsal Karne). |
2. aşama. Planlama.Bu aşamada, belirlenen stratejik hedeflere ulaşmak için taktik planlar geliştirilir. KPI'lar, taktik (operasyonel) planların geliştirilmesi için kriterler haline gelir. Operasyonel planlamanın ana aracı bütçedir. Sahne 3. Yürütmenin izlenmesi ve kontrolü.Kurumsal yönetim döngüsünün üçüncü aşaması, bütçe planlarının uygulanmasının izlenmesi ve kontrol edilmesidir. Yönetim muhasebesi kalemleri için gerçek değerler, Depoda toplanan birincil verilere göre hesaplanır. Bütçelerin ve KPI'ların planlanan ve elde edilen göstergelerini karşılaştırmak için OLAP teknolojisine dayalı "plan-gerçek" analiz araçları kullanılır. 4. Aşama Analiz ve düzenleme.Son aşamada ise stratejik planlar bankanın gerçek koşullarına uygun olarak ayarlanır. Değişiklikleri planlamak için, durumun gelişimi için çeşitli senaryoları tahmin etmek ve simüle etmek için araçlar kullanılır. Sonuç olarak, kurumsal yönetim döngüsü, banka tarafından seçilen strateji ile bankanın uyguladığı strateji arasındadır. pratik uygulama- kapalı. |
|
Böylece BMP sistemleri, tek bir veri modeline dayalı koordineli stratejik ve taktik banka yönetimini desteklemek için entegre bir altyapı oluşturmayı mümkün kılar. Kurumsal ölçekli yönetim otomasyon sistemlerinin entegre yaklaşımı ile bireysel yönetim görevlerinin izole çözümü arasındaki temel fark budur.
Ancak, entegre bir yaklaşım, BMP projelerinin bankalarda uygulanmasında aşamalandırmayı dışlamaz. kullanım adım adım teknoloji BMP sistemlerinin tanıtımı tüm dünyada kabul edilmektedir ve Rusya da bir istisna değildir. Müşteriler "küçük" başlar - ilk önce tek bir yönetim teknolojisini desteklemek için bir BMP platformu kullanırlar (yerel bankalarda, bu genellikle yönetim muhasebesi ve yönetim raporlamasının hazırlanmasıdır) ve ardından kademeli olarak işlevselliği artırarak tam bir yönetim döngüsü sunar. kurumsal stratejinin uygulanması... Bu durumda pragmatizm oldukça anlaşılabilir - aşamalı bir yaklaşım, yeni yönetim teknolojilerinin tanıtılmasından hızlı bir şekilde ilk sonuçları almanızı ve pratik faydalarını değerlendirmenizi sağlar. Ayrıca, bankanın yönetimi projenin gelişimini kontrol edebilir ve zamanında ayarlayabilir.
Terminoloji hakkında: BMP, CPM, EPM ...
BMP kavramı ilk olarak analitik şirket IDC tarafından önerildi. (Uluslararası Veri Merkezi)... Aynı terminolojiyi başka bir saygın araştırma kuruluşu olan META Group takip etmektedir. Rusya pazarında mevcut olan çözümler arasında, BMP konsepti Hyperion, SAS, Intersoft Lab ve diğerlerinin yazılımları tarafından tamamen karşılanmaktadır.
Ancak BMP'nin yanı sıra en yaygın kısaltmalar CPM'dir ( Kurumsal Performans Yönetimi, kurumsal performans yönetimi) ve EPM ( Kurumsal Performans Yönetimi, kurumsal verimlilik yönetimi). Bu kısaltmalar ne anlama geliyor ve BMP'den nasıl farklılar?
Gartner'a göre kurumsal performans yönetimi (CPM), tekniklerin (örneğin, Balanced Scorecard), göstergelerin (finansal ve finansal olmayan, uzun vadeli ve kısa vadeli vb.), süreçlerin (örneğin, strateji geliştirme) bir kombinasyonudur. , bütçeleme, tahmin) ve bir kuruluşun iş faaliyetlerinin performansını izlemek ve yönetmek için kullanılan sistemler. Uygulama açısından, CPM sistemi, BPM çözümüyle aynı işlevsel blokları birleştirir: Veri ambarı, performans yönetimi tekniklerini otomatikleştirmek için araçlar ve OLAP. Bu, CPM ve BPM terimlerinin anlam bakımından önemli bir farklılığa sahip olmadığı anlamına gelir. Her ne kadar bir dizi saygın yabancı uzman, bankacılık sektörü ile ilgili kurumsal yönetim kavramını göz önünde bulundurarak bu kısaltmayı kullanmaktadır. Batılı yazılım satıcıları arasında Cognos ve Oracle, kendi yazılım geliştirmelerinin belirlenmesinde terime tercih edilir.
EPM kısaltması aslında BMP ve CPM ile doğrudan eşanlamlı olarak kullanılır. Ancak bazı yazarlar bunu daha geniş anlamda ifade etmekte ve geleneksel bileşenlere ek olarak, Veri Ambarı bazında bağlanan referans veriler, kaynak sistemler ve uygulamalar, EPM sisteminin temel bileşenlerine atıfta bulunmaktadır. Böylece, BMP'den farklı olarak, EPM çözümünün bir parçası olarak bağımsız bir veri kaynakları katmanı tahsis edilir. Adından da anlaşılacağı gibi, EPM daha çok işletmeler için oluşturulmuş yönetim kararlarına atıfta bulunmak için kullanılır.
Kavram ( Kurumsal Ticaret Yönetimi, işletmenin ticari faaliyetlerinin yönetimi). BMP'ye alternatif olarak, bağımsız analitik firma AMR Research tarafından önerildi.
Ayrıca elektronik yayınların sayfalarında BMP'nin yerine BAM kısaltmasını bulabilirsiniz ( İş Aktivitesi Yönetimi, şirket yönetimi). Bu sınıftaki sistemlerin görevleri, entegre bir iş ortamında KPI ölçümüne dayalı iş süreçlerinin kontrolünü içerir. Bu kavram daha çok BMP görevlerinin işin fiili durumunun muhasebesi ve analizi ile ilgili kısmını çözmeye odaklanır ve iş planlamasını etkilemez.
Sonuç olarak, terimlerin ve kısaltmaların karmaşası, incelenen çözümlerin özünü değiştirmez. Listelenen BMP / CPM / EPM platformlarının neredeyse tamamı, kuruluşun tek bir bilgi modeline dayalı olarak kurumsal stratejinin uygulanmasını yönetmek için tasarlanmıştır.
BMP hakkında yaygın yanlış anlamalar
BMP sadece bir Veri Ambarıdır
Numara. Veri ambarı ve BMP sistemi farklı sorunları çözer. Aynı zamanda Veri Ambarı, kurumsal yönetim otomasyon sisteminin bileşenlerinden biridir. Bir BMP sistemi uygularken, Depo, kurumsal verilerin toplanmasını, koordinasyonunu ve finansal konsolidasyonunu sağlar.
Müşterinin BMP projesinin amacı, kurumsal iş geliştirme stratejisini gerçeğe dönüştürmeye yardımcı olacak birleşik bir veri modeline dayalı bir dizi yönetim tekniğini formüle etmek ve otomatikleştirmektir. Bu sorunun çözümü, Veri Ambarı'nın yeteneklerinin çok ötesine geçer ve BMP sisteminin bir parçası olarak diğer işlevler tarafından sağlanır.
Bir veri ambarı çözümü bir BMP sistemidir
Bu bir yanlış anlamadır. Evet, veri ambarı bir BMP sistemi oluşturmanın temelidir. Bunu yapmak için, temelinde, tam bir iş performansı yönetimi döngüsü sağlayan bir dizi özel BMP uygulaması uygulanmaktadır.
Depoya dayalı uygulanan çözümler ayrı yönetim görevlerini çözüyorsa veya genel olarak başka amaçlara hizmet ediyorsa, bu kompleks BMP sistemi olarak adlandırılamaz. Örneğin, Veri Ambarı yasal raporların düzenlenmesi için bir bankada kullanılıyorsa, yerleşik çözüm BMP sınıfına ait değildir.
Bütçeleme sistemi bir BMP çözümüdür
Numara. Bütçeleme, kurumsal yönetim araçlarından yalnızca biridir. Veri Ambarı bazında uygulanan bütçeleme metodolojisi sadece operasyonel (taktik) yönetimi destekler. BMP sisteminin temel görevi ise stratejik ve taktik düzeylerde yönetimin birbirine bağlanmasını sağlamaktır.
Öte yandan, piyasada sadece finansal planlamaya yönelik ve veri ambarlarını içermeyen çeşitli bütçeleme sistemleri bulunmaktadır. Bunlar son derece uzmanlaşmış sistemlerdir, BMP sınıfına ait değildirler ve tek yönetim teknolojisi - bütçeleme için destek sağlarlar.
Herhangi bir analitik sistem BMP sınıfına aittir
Bu yanlış bir yargıdır. Birincisi, tıpkı bütçeleme uygulamaları gibi, analitik işlevsellik de kapsamlı bir kurumsal yönetişim sisteminin yalnızca ayrılmaz bir parçasıdır.
İkincisi, geleneksel olarak, bir "analitik sistem", örneğin karşı taraf bankalarının analizi için karmaşık bir matematiksel aygıta dayalı özel analitik teknikleri uygulayan araçlar olarak anlaşılır. Bu tür sistemler bağımsız bir yazılım sınıfı olarak öne çıkıyor ve BMP ile ilgili değil.
BMP sistemine belirli analitik teknikler dahil edilebilir, ancak zorunlu bir nitelik değildir. Aslında, BMP'de en basit analitik işlevler talep edilmektedir: her şeyden önce BMP'de yerleşik OLAP araçları kullanılarak uygulanan genelleştirme / detaylandırma, karşılaştırmalı analiz vb.
Yorumunuzu bırakın!
Modern koşullarda, iş, iş organizasyonuna süreç yaklaşımını aktif olarak uygulamaktadır. Ancak, iş süreci yönetiminin ne olduğunu ve BPM'nin nasıl doğru kullanılacağını anlama konusunda hala bir sorun var.
Bu terimin EABPM (European BPM Association) versiyonuna göre tanımı aşağıdaki gibidir:
İş Süreçleri Yönetimi (BPM), bir şirketin hedeflerine ve iş stratejilerine ulaşmak için hem otomatik hem de otomatik olmayan süreçleri yansıtma, tasarlama, yürütme, belgeleme, ölçme, izleme ve kontrol etmeye yönelik sistematik bir yaklaşımdır. BPM, uçtan uca süreçlerin bilinçli, yaygın ve giderek teknolojik olarak tanımlanmasını, iyileştirilmesini, yenilenmesini ve sürdürülmesini kapsar. Bu sistematik ve bilinçli süreç yönetimi sayesinde şirketler daha iyi sonuçlara daha hızlı ve daha esnek bir şekilde ulaşmaktadır.Bu tanımın, özellikle konuyu derinlemesine incelememiş kişiler için gerçek BPM anlayışından daha kafa karıştırıcı olduğunu düşünüyorum.
İşimde, iş süreci yönetimi ve BPMN için sürekli olarak grafiksel gösterimler kullanıyorum. Bu aracın çok kullanışlı olduğunu düşünüyorum, sadece iş çözümleri geliştirmemde değil, aynı zamanda onları haklı çıkarmamda da bana yardımcı oluyor. Ne de olsa defalarca söylediğim gibi, bir resim bin kelimeye bedeldir. Bir kişi görüntülerde düşünür ve bir resim (şema) yardımıyla bir tür aktivite hayal etmesi onun için çok daha kolaydır.
Bu konuyu ilk kez gündeme getirmediğimi de hatırlatmama izin verin. "Bir iş süreci nedir ve bir iş sürecinin açıklaması nedir" veya "Bir Örnekle Bir BPMN Özeti" gibi makalelerde iş süreçlerinden çok bahsettim.
Ancak sorular devam ediyor, genellikle hem makale okuyucuları hem de müşterilerim tarafından soruluyorlar. Ayrıca bu faaliyet alanı ile ilgili pazarlama makaleleri ve terimler, özün anlaşılmasında çok fazla kafa karışıklığına neden olmaktadır. Hem yazılım sistemleri geliştiricileri hem de işlerinde sürekli olarak bu araçları kullanan iş danışmanları, iş süreci yönetimi alanına birçok özel pazarlama konsepti getirmeyi başardılar. Bir yandan bu süreç herhangi bir ticari alanda kaçınılmazdır. Öte yandan, BPM zaten bir meslekten olmayan için en kolay metodoloji değil. Ve pazarlama ek kafa karışıklığı getirir.
Bu nedenle, iş süreci yönetiminin ne olduğuna dair kendi ayrıntılı tanımımı vermeye karar verdim. Ve umarım BPM kullanımıyla ilgili temel sorunları anlamanıza yardımcı olabilirim.
BPM nasıl ortaya çıktı?
Herhangi bir yeni iş bir çocukla karşılaştırılabilir. Sıfırdan yaratılan her şirket bir oluşum ve öğrenme sürecinden geçer. Çalışanların ve departmanların etkileşimini organize etmek, bilgi aktarımı için mekanizmalar oluşturmak vb. Ve bu şirket ne kadar büyük olursa olsun - küçük bir işletmede, tüm bu konular, büyük bir organizasyonda olduğu kadar önemlidir. Büyük bir sayı dallar.Aynı zamanda insanlık durmuyor. Ve hem çocuklara öğretme alanında hem de iş organizasyonu alanında, daha esnek, kullanışlı, sezgisel olan ve özellikle herhangi bir alanda ilk adımlarını atan insanlar için önemli olan yeni araçlar ortaya çıkıyor.
Eski kayıtlara dönersek ve hem Sovyet işletmelerinde hem de Batılı şirketlerde, örneğin Ford'da emeğin örgütlenmesinin özelliklerini incelemeye çalışırsak, çoğunlukla işlevsellik ile ilgili kuru, anlaşılması zor metin talimatlarını göreceğiz. yaklaşmak:
- İşyeri açıklaması
- Çalışan iş tanımı
- Güvenlik gereksinimleri vb.
Ama ya tüm bir organizasyonun işini hızla değiştirme ihtiyacı varsa? Ve eğer otomasyon da tanıtılıyorsa? Bu taleplerin cevabı BPM'nin ortaya çıkması oldu.
İş sürecinin ne olduğu hakkında zaten yazdım (“İş süreci nedir ve iş sürecinin tanımı”) ve bu nedenle ana hükümleri ve iş sürecinin tanımını tekrar etmeyeceğim. Ve iş süreci yönetimi kavramı üzerinde daha ayrıntılı duralım.
Basit kelimelerle iş süreci yönetimi hakkında
İş süreci yönetimi, iş süreçlerinin düzenlenmesi, tanımlanması ve değiştirilmesi ile ilgilidir. Değişirsiniz, gelişmezsiniz, çünkü iş sürecini hem iyileştirebilir hem de kötüleştirebilirsiniz. Bir takım tezgahı veya arabadan farklı olarak, direktifleri kullanarak veya bir düğmeye basarak bir takımı doğrudan kontrol etmek imkansızdır. Ancak, belirli bir görevi çözerken ekibin gerçekleştireceği bir dizi eylem belirleyebiliriz. BPM buna denir.Benden tanım:
İş süreci yönetimi (BPM), bir takımdaki eylemlerin (otomatik ve otomatik olmayan) iş süreçleri aracılığıyla yönetimidir.Herhangi bir iş sürecini yönetmek için ihtiyacınız olan:
- İş süreçlerinin kendilerini tanımlayın.
- Tanımlanan iş sürecini ekibin çalışmasına dahil edin
- İş süreçlerinden sorumlu kişileri, sözde yığın sahipleri veya iş süreci sahipleri atayın.
Bu, oldukça heterojen bir ortamın yönetilmesini gerektirir. Farklı iş süreçleri, çalışanların farklı yaklaşım ve eylemleri, farklı otomasyon araçları gerektirir. Ve tüm bunlar ayrı ayrı tanımlanmalı ve daha sonra ortak bir sistemde birleştirilmelidir.
Şu anlayıştan hareket etmek gerekir: süreç yaklaşımı, parçaların yönetimi yoluyla bütünün yönetimidir.
Ve terminolojideki karışıklığı gidermek için açıklayacağım:
- BPM bir metodolojidir. onlar. gösterimlerin oluşturulmasına ve iş süreçlerini kullanarak işin organizasyonuna ilişkin bir dizi temel ilke ve yaklaşım.
- BPMN - yürütülebilir dosyalar da dahil olmak üzere gösterimlerin oluşturulduğu gösterim (dil)
- BPMS - üzerine kurulu BT yürütme sistemi belirli kurallar metodolojide belirtilen
Yürütülebilir ve yürütülemez iş süreçleri
İş süreci gösterimlerinin yürütülebilir ve yürütülemez olabileceğini daha önceki makalelerde yazmıştım. Birincisi otomasyona yöneliktir, ikincisi şirketin çalışmalarını incelemek ve ekipteki etkileşimin verimliliğini artırmak içindir.Onlar. notasyonlar oluşturmak için BPM ilkelerini ve tekniklerini kullanırız. Bunu yaparken, BPMS yazma kurallarını kullanırız. Yürütülebilir olmayan notasyon oluşturmak için prensipte bir parça Whatman kağıdı ve bir kalem bile kullanabilirsiniz. Ana şey, tüm kurallara kesinlikle uymaktır.
Yürütülebilir bir gösterim, belirli bir BT ortamı gerektirir - BPMS. Aynı zamanda, BPMN'de yürütülemez olanları bile gerçekleştirmenizi öneririm, çünkü burada ortamın kendisi olası hataları ve çelişkileri belirlemeye yardımcı olur, bu da iş sürecinin tanımının okuryazarlığını ve doğruluğunu artırır.
Süreç ve fonksiyonel yaklaşımlar arasındaki farklar
Bir tane daha önemli gerçek, bu da "iş süreci yönetiminin" gerçekte ne olduğunu anlamanıza yardımcı olacaktır. Yönetimin, çalışanların belirli bir eylem dizisinin yaratılması olduğunu zaten öğrendik. Onlar. sonuç olarak, her otomatik sistem belirli bir şekilde çalışır. Ve bir kişi, talimatlara göre verilen eylemleri de talimatlara göre yapmakla yükümlüdür.Bu durumda, şunları da bilmeniz gerekir:
Stratejik planlama ve şirketin performansını “bütün olarak” değerlendirmek için işlevsel modelleme ve notasyonu (örneğin IDF0) kullanmak daha iyidir. Bunu “IDEF0 notasyonuna giriş ve kullanımına bir örnek” makalesinde ayrıntılı olarak yazdım. Burada istenen sonuçtan ilerleyebilecek ve bunu elde etmek için gerekli olan “kara kutu” fonksiyonlarının sırasını oluşturabileceksiniz.
Eylem sırasını yönetmek ve eklemeyi optimize etmek. Farklı “kara kutular” arasındaki etkileşimi geliştirmenin yanı sıra, işin her aşamasında neler olduğu konusunda bir BPM süreç yaklaşımına ihtiyaç vardır. Burada eylemleri kendileri inceler, sonuçlara ulaşmanın hızını ve zahmetini takip eder, bunları optimize eder ve standartlaştırırsınız.
İş sürecinde herhangi bir değişiklik yaparsanız, her zaman bütünden değil, parçadan başlarsınız. Onlar. programın algoritmasını değiştirirsiniz ve/veya belirli işlevleri yerine getiren bir çalışanın iş tanımını ayarlarsınız. Sonuç olarak, iş sürecinin unsurlarından biri ve bunun sonucunda bir bütün olarak iş süreci değişir.
Anlamanız gerekir:
Bir iş sürecinin tanımının oluşturulması "bir bütün olarak" başlar, ardından her süreç alt süreçlere bölünür ve belirli bir sınıra kadar detaylandırılır.
Aksine, iş sürecini değiştirmek "alt" seviyelerden başlar - maksimum ayrıntı. Ve ayrıntılardan - bütüne - gerekli tüm düzenlemeler yapılır.
İşlevsel bir yaklaşımda ise giriş ve çıkıştaki nesneler çok önemlidir. "Kara kutu" işlevinin kendisinde, elde edilecek nesnelerin belirli bir işlemesi vardır. gerekli sonuç... Ve burada ana odak noktası "tam olarak ne elde etmek istediğimiz", yani. iş yönetimine yaklaşım, oldukça stratejik.
Süreç yaklaşımı ile “en iyi nasıl yapılır” sorusuna yani taktik, operasyonel yönetim üzerine yoğunlaşmak. Bu nedenle burada, "girdi ve çıktı" arasındaki bireysel öğeleri değiştirirken, tüm süreç değişir.
Detaylandırma sırasında optimal seviyeyi belirlemek de önemlidir: çok "genel olarak" değil, aynı zamanda her çalışanın eylemlerine kadar büyük bir süreci detaylandırmamak. Bir keresinde iki metrelik Whatman kağıdında iş süreçlerinin bir tanımını görmüştüm. Ancak süreç ne kadar karmaşık ve ayrıntılı olursa, “bir bütün olarak” algılanması o kadar zor olacak ve sonuç olarak onu anlamak ve geliştirmek daha zor olacaktır.
Bu nedenlerle, iş süreçleriyle çalışırken çok seviyeli bir ayrıştırma kullanılır, yani. her bir kara kutunun detaylandırılması ayrı bir işleme ayrılmıştır. Aynı nedenle, stratejik planlama için süreç yaklaşımı kullanılmaz, bunun için tekrar ediyorum, işlevsel modelleme kullanılır.
BPM ile çalışmanın açıklaması
BPM'nin (iş süreci yönetimi) ne olduğunu daha iyi anlamak için, bu metodoloji dahilinde bir iş analistinin eylem dizisine bir örnek vereceğim:İnsanlarla görüşme (şirket çalışanları). Her özel durumda işin nasıl yapıldığının anlaşılması.
Alınan verilere dayalı olarak iş sürecinin belgelenmesi. Bu aşamada analist, iş sürecinin "olduğu gibi" bir tanımını alır.
Ortaya çıkan iş sürecini zayıf yönler ve optimizasyon olanakları açısından incelemek:
Hazır optimize edilmiş (gerektiği gibi) bir şema temelinde belgeler oluşturulur: iş tanımları, kullanım kılavuzları ve gerekirse otomatik çözümler uygulanır.
Uygulamadan sonra notasyona dayalı olarak iş süreci izlenir, olası tutarsızlıklar belirlenir ve nedenleri araştırılır.
Gerekirse, belirlenen eksikliklere veya dış faktörlerle ilişkili şirketin çalışmasındaki değişikliklere dayalı olarak şemada değişiklikler yapılır.
BPM'de süreç yaşam döngüsü
Yukarıda açıklanan sıralamadan da görebileceğiniz gibi, her iş süreci, oluşturmadan uygulamaya kadar belirli bir döngüden geçer. Daha sonra bir süre “olduğu gibi” çalışır. Bundan sonra, uygulama belirli eksiklikleri ve eksiklikleri gösterir, analist raporlamayı inceler ve kendi adına bazı “zayıf noktalar” bulur. Süreç modernizasyondan geçiyor.Bu döngü sonsuz sayıda tekrarlanabilir. Herhangi bir işletme, herhangi bir organizasyon donmuş bir monolit değil, sürekli değişen bir çevrede gelişen bir organizmadır. Mevzuat değişikliğinin özellikleri, rakiplerin piyasadan gelip gitmesi, yeni otomasyon araçlarının ortaya çıkması vb.
İş analistinin ana kuralı: Süreci optimize ederken zamanında durabilmeniz gerekir. Ve burada, değişikliklerin emek yoğunluğunu (maliyetini) ve sonuç olarak verimlilikteki artışı (faydaları) açıkça analiz etmek gerekir.
BPM'nin artıları ve eksileri
BPM kullanmanın faydaları şunları içerir:- Bir sonuç elde etmek için gerekli olan insan ve sistemlerin eylemlerini mümkün olduğunca detaylandırma yeteneği.
- Grafik gösterimler görseldir, bu da şirketteki süreçlerin özelliklerini anlamanıza ve zayıf noktalarını görmenize olanak tanır.
- Gösterimler, açık ve net bir eylem dizisi alacak olan uygulayıcı için talimatlar olarak mükemmeldir. Aynı zamanda, insan algısı için en uygun şekilde grafiksel olarak çerçevelenecektir.
- Süreç yaklaşımını kullanırken, sürecin sonucu standartlaştırılacak ve beklenen ile tutarlı olacaktır. Bu, insan faktörünün hizmet düzeyi veya diğer iş türlerinin performansı üzerindeki etkisini azaltacaktır.
- BPM metodolojisi - BPMN sayesinde iyi geliştirilmiş ve standartlaştırılmıştır. Aynı zamanda, araçlar (BPMN notasyonu), iş süreci yönetimi konusunda hiç eğitim almamış kişiler için bile sezgiseldir. Öte yandan, standartların ve kuralların varlığı, geliştirmede hatalardan kaçınmanıza ve BPMS'de yürütülebilir gösterimler (iş otomasyonunun hazır öğeleri) oluşturmanıza olanak tanır.
Çoğu zaman olduğu gibi BPM'nin eksileri, faydaları ile aynı yerdedir:
- Süreçlerdeki yüksek derecede detay, işletmenin stratejik planlama algısına müdahale etmektedir.
- Süreç modelini geliştiren kişilere çok büyük sorumluluk düşüyor. Herhangi bir hata üzücü sonuçlara yol açabilir. Örneğin fonksiyonel bir model geliştirirken girdide veriler, çıktıda sonuç, şirketin icracıya sağladığı araçlar ve icracının kendisi vardır. Çıktıdaki icracı, beklenen sonucu üretirken, amacına ulaşmak için en uygun yöntemi seçerek, kendi takdirine bağlı olarak işlev çerçevesinde hareket edebilir. Süreç yaklaşımı ile icracı “manevra özgürlüğünden” mahrum bırakılmaktadır. Tüm olası koşulları dikkate alarak açıkça tanımlanmış bir eylem dizisine sahiptir. Ve sonuç beklenenden farklı olsa bile, başka türlü hareket etme hakkı yoktur.
- İş süreci statiktir ve pratik olarak "içeriden" ayarlamalara tabi değildir. Yüklenici net bir eylem dizisi alır ve artık inisiyatif alamaz. Sonuç olarak, uygulayıcılar, iş sürecinin kendisinde düzeltilene kadar zaman zaman herhangi bir hatayı tekrarlayacaktır.
Hangi şirketler BPM için uygundur
Süreç yaklaşımı, devlete ait şirketler için idealdir. Hizmet düzeyinin ve iş kalitesinin iyileştirilmesi önemlidir, hizmetin standardizasyonu da önemlidir. Devlete ait bir şirkette, müşteriler herhangi bir ikramiye veya özel girişim beklemezler. Ancak hizmet, uygun seviyede içte ve dışta yapılmalıdır.Ticari şirketlerde süreç yaklaşımı işi standartlaştırmak için iyidir, hizmet seviyesini belirli standartlara "çekmenize" izin verecektir. Bir yandan, bu büyük bir artı. Öte yandan, proaktif ve yetenekli çalışanlar tüm güçleriyle kendilerini gösteremeyecekleri ve daha fazla fayda ve kâr getiremeyecekleri için aynı zamanda bir eksidir. Süreç yaklaşımı tam olarak kararlılık ve belirli bir statikliktir. Bu nedenle, kullanırken, bu seçeneğin size nerede uygun olduğunu ve insanlara daha fazla özgürlük vermenin nerede daha iyi olduğunu açıkça anlamanız gerekir.
İş sürecinin faydalı ve zararlı olmaması için iş sürecindeki katılımcılardan yorum ve hataların toplanması tavsiye edilir. BPM'nin nihai gerçek olduğunu varsaymayın.
İş süreçlerini kullanarak bir işletmenin tam olarak nasıl yönetileceğinden daha önceki yazılarımda daha detaylı bahsetmiştim, bir kereden fazla konuşacağım. Burada BPM, BPMS, BPMN terimleri arasındaki farkları olabildiğince basit bir şekilde açıklamaya ve "iş süreci yönetimi" kavramını tanımlamaya çalıştım. Bu temel bilgi olmadan süreç yaklaşımını anlamak imkansızdır.
Sorular ve cevaplar
İşlevsel ve süreç modelleme arasındaki fark nedir?İşlevsel bir yaklaşımda, insanların eylemlerini ve otomatik sistemler kara kutu gibi. Ve modellemeye, belirlenen hedefe ulaşmanın aşamaları ve bunun için gerekli kaynaklar açısından yaklaşıyoruz. Süreç modellemede, onları optimize etmek ve verimliliği artırmak için her aşamada çalışanların ve sistemlerin eylem sırasını inceliyoruz.
BPMN'ye hangi kavramlar dahildir?
Her şeyden önce, bu BPMN sisteminin kendisi ve ayrıca BPMS notasyonlarının açıklamasıdır. Onlar hakkında bu makalede ve ayrıntılı olarak - önceki makalelerde yazdım (yayın sonunda önerilen bağlantılara bakın). Ek olarak, çok uzun zaman önce yeni kavramlar ortaya çıktı - DMN ve CMMN. Şimdi onlar üzerinde ayrıntılı olarak durmayacağım. Gelecekteki yayınlarda yeni kavramları ve özelliklerini açıklamaya çalışacağım.
Notasyonların oluşturulmasında neden bu kadar çok karmaşıklığa ve farklı yaklaşımlara ihtiyaç var?
İş süreci yönetimi ve BPM metodolojisinin kendisi, diğer şeylerin yanı sıra, büyük ekiplerin direktif yönetimi için gereklidir. Bu nedenle notasyonlara, iş süreçlerinin tanımlarına ve çok çeşitli araçlara ihtiyaç vardır.
BPM'ye nasıl başlanır?
BPMN notasyon dilini öğrenin ve işinizde deneyin. En önemlisi, başlamaktan korkmayın. Basit gösterimleri pratikte oluşturmanın göründüğünden çok daha kolay olduğunu göreceksiniz. Ve basit ve anlaşılır BPM grafik araçlarına güvenerek metodolojiyi adım adım öğrenebilirsiniz.
BPM insan sistemleri için kullanılabilir mi?
Yapabilmek. Bu yaklaşım, her şeyden önce, otomasyon için değil (BT alanının kendi araçları vardır), ancak bir şirketin veya herhangi bir ekibin çalışmalarını organize etmek için tasarlanmıştır. Burada otomatik sistemlerin kullanıldığı çalışma alanları dikkate alınabilir. Ayrıca, inşaat ekiplerinden veya prodüksiyondan tiyatro veya filarmoni topluluğundaki yaratıcı ekiplere kadar yalnızca ekipteki süreçler dikkate alınabilir. Ana şey, ilgilendiğiniz sürecin nasıl gerçekleştiğini ve onu nasıl değiştirmek istediğinizi açıkça tanımlamaktır.
Süreç yönetimi, birçok yönetici için fiili bir standart haline geliyor, ancak modern araçlar kullanılmadan, bir şirkette iş süreci yönetimini organize etmek oldukça zordur ve bu, öncelikle yönetim nesneleri olarak karmaşıklıklarından kaynaklanmaktadır. Bir iş sürecini tanımlamanın, tanımlamanın, iyileştirmenin ve düzenlemenin yanı sıra, şirkette uygulanması için “uçtan uca” otomasyonu gereklidir. Bir iş sürecinin yönetilebilir hale gelmesi için, görevlerin mantığına uygun olarak yönlendirilmesinin yanı sıra, bireysel fonksiyonların yürütme süresi, standart yürütme süresinden sapmalar ve sürecin maliyeti gibi kontrol parametrelerinin sağlanması gerekir. . Bir şirket böyle bir araç kullanıyorsa, toplanan istatistikleri dikkate alarak bu sürecin iyileştirildiği tam bir iş süreci yönetimi döngüsü oluşturmaktan bahsedebiliriz. ERP sınıf sistemlerinin tanıtımına yönelik genel coşkuya rağmen, elde edilen sonuçlar iş süreçlerinin "uçtan uca" otomasyonunu sağlamaz ve bu nedenle artık sınıfın özel bilgi sistemlerini kullanarak sorunlarını çözmeye olan ilgide bir artış vardır. İş Süreçleri Yönetim Sistemi (BPMS, BPM-sistemi).
BPMS sınıfının sistemleri, iş akışı sistemlerinin mirasçılarıdır, iş akışı terimi ise iş akışının yönetimini ve bunun aracılığıyla iş sürecini ifade eder. Uluslararası bir kuruluş olan İş Akışı Yönetim Koalisyonu'nun (WfMC) sözlüğüne göre, iş akışı, bir iş sürecinin tam veya kısmi otomasyonudur; burada, bir katılımcıdan diğerine gerekli eylemleri gerçekleştirmek için belgeler, bilgiler veya görevler, bir katılımcıdan diğerine aktarılır. prosedürel kurallar seti. Boston merkezli bir iş akışı danışmanlığı olan Delphi Group'tan bir uzman bu konuda şu yorumu yapıyor: “İş akışı yönetimi, bilgi için bir kap görevi gören bir sürecin önemini vurguluyor.
Bu model bilgiye değil süreçlere dayanıyor.” Bu nedenle bir iş akışı / BPM sistemi, bir iş sürecinin tanımını yorumlayabilen, iş akışı katılımcıları ile etkileşime girebilen ve gerekirse uygun uygulamaları çağırabilen bir yazılım kullanarak bir iş akışının oluşturulmasını, uygulanmasını ve yönetilmesini sağlayan bir sistemdir. Aslında iş akışı / BPM sistemleri, BT pazarının yönetime süreç yaklaşımına tepkisidir. Aynı zamanda, iş süreçlerini otomatikleştirmek için Rusya pazarının gerçekleri, belgelerin depolanması ve alınması işlevselliğine ek olarak, Belge Yönetim Sistemi - DMS sistemleri pazarında oldukça güçlü bir varlıkla ilişkili kendi özelliklerine sahiptir. belge yönlendirme modülleri - Docflow.
Sorun şu ki, birçok müşteri henüz Docflow ve Workflow'un işlevselliği arasında ayrım yapmıyor ve bilgi sistemlerini seçerken, bunların farklı sınıflar olmasına rağmen, belge yönetimi ve iş süreci yönetimi sorunlarını çözmek için tek bir platform arıyorlar. sistemlerin. Bu nedenle, bir bilgi sistemi seçerken, genellikle sistemlerde mevcut olan işlevsellik için gereksinimler vardır. farklı sınıftan, belge yönetimi ve iş süreci yönetimi için bilgi sistemleri pazarlarının az gelişmişliğini gösteren, bunun sonucunda özünde farklı olan sorunları tek bir araç yardımıyla çözmeye çalıştıkları. BPMS sınıfının sistemlerinin kullanımı için net bir sınır, belgelere değil, iş süreçlerinin yönetimine odaklanmaktır.
İş sürecinin açık bir mantığı ve günde çok sayıda kopyası varsa, örneğin bir perakende bankacılık süreci (günde 1000'den fazla başvuru), o zaman elbette ana görev kredi başvurularının yönlendirilmesi olacaktır, arama ve depolama görevi ikincil olacaktır. Bu gibi durumlarda, otomasyonun amacı bir iş süreci olduğunda, BPM sistemlerinin kullanımı en haklı olanıdır. Bununla birlikte, görev belgelerin şirket genelinde (açıkça tanımlanmış işleme algoritmaları olmadan) ve düşük bir yürütme sıklığıyla ücretsiz olarak yönlendirilmesini otomatikleştirmekse, Docflow işlevselliğini içeren DMS sistemleri tercih edilecektir.
BPMS'nin uygulanması, bir şirkette süreç yönetiminin uygulanmasıyla yakından ilgilidir ve yönetim nesneleri olarak iş süreçlerine odaklanmadan karmaşık ve etkisiz olacaktır. Bir şirket bir belge kayıt ve kayıt sistemi ile çalışıyorsa, iş süreçlerinin yönetimine ve BPMS'nin kullanımına geçmek için, önce ana iş süreçlerini tanımlamalı ve standart hale getirmeli ve ancak daha sonra kendi süreçlerine geçmelidir. şirkette yetki ve sorumluluk alanlarında değişiklik gerektirecek otomasyon.
Çekirdek BPMS Sınıfları
Analitik malzemeleri analiz ederseniz, Gartner analistlerinin BPM sistemleri pazarını iki büyük bölüme ayırdığını görebilirsiniz. İlk segment BPM sistemleri (sistemden sisteme) için pazardır ve bu çözümler başlangıçta bilgi sistemleri arasındaki entegrasyona odaklanır. Esas olarak bilgi sistemlerinde yer alan iş süreçlerinin iç entegrasyonu için kullanılırlar. Bu entegrasyona örnek olarak bir telekomünikasyon şirketindeki birçok bilgi sisteminin kullanılabileceği, işlevleri insan müdahalesi olmadan yerine getirildiği, ancak sistemlerin "uçtan uca" olması için birbiriyle entegre olması gereken faturalandırma işlemi verilebilir. bu sürecin otomasyonu. BPM sistemleri pazarının ikinci bölümü, öncelikle iş sırasını otomatikleştirmek için tasarlanmış BPM (insandan insana) sistemleridir; insanlar tarafından gerçekleştirilen iş süreçleri.
Toplamda, Gartner analistlerine göre, beş sınıf BPM sistemi vardır:
- emirlerin kontrolünden sorumlu idari sistemler;
- Docflow'un işlevselliğine atfedilebilecek, belge yönetimine odaklanan ekip çalışmasını organize etmek için araçlar;
- Diğer sistemlerin BPM bileşenleri - diğer sistemlerdeki dahili iş akışı modülleri; Entegrasyon amaçlı BPM sistemleri - sistemden sisteme entegrasyon işlevselliğine sahip sistemler;
- insanlar tarafından gerçekleştirilen iş süreçlerinin otomatikleştirilmesi problemlerinin çözülmesine olanak sağlayan bağımsız BPM sistemleri.
BPMS pazarının, güçlü gelişme dinamiklerine rağmen, Gartner analistlerine göre yakın gelecekte büyük ölçekli birleşme ve satın almalara yol açacak çok sayıda tedarikçiye sahip olduğu belirtilmelidir. "Ağır" ERP ve CRM sistemleri geliştiricileri, çözümlerinde iş akışı işlevselliğini artırıyor ve buna ek olarak, Doküman Yönetim Sistemi (DMS) doküman yönetim sistemleri, satın alınan veya kendi iş akışı modüllerini içeriyor ve bu da birlikte bu pazarda artan rekabete yol açıyor. ve komplikasyon sistemi seçim problemleri.
BPMS Uygulamaları
Çoğu durumda, BPMS'nin kullanımı, şirketlerin başlangıçta faaliyetlerin bir süreç organizasyonuna ve iş süreçlerinin mantığında özgüllüğe sahip olduğu ve ayrıca mevcut süreçlerde yüksek sıklıkta değişiklik yaptığı endüstrilerde en etkilidir. Bu tür şirketler için BPMS, süreçleri otomatikleştirmenin tek yoludur, çünkü "monolitik" BT çözümlerinin veya tescilli gelişmelerin kullanılması, kural olarak, ortaya çıkan iş değişiklikleri nedeniyle bu çözümlerin yeni gereksinimleri karşılamayı hızla sonlandırmasına neden olur. .
Bankacılık sektörü, BPMS'nin ana tüketicilerinden biridir. Bu, her bankadaki ön büro süreçlerinin organizasyonunun özelliklerinden kaynaklanmaktadır. Bir bankada BPMS'nin en yaygın kullanım durumu, perakende kredi verme süreçlerinin otomasyonudur. BPMS'nin otomatikleştirmek için kullandığı diğer bankacılık iş süreçlerine örnek olarak, bir yönlendirme hizmetindeki müşteri hizmetleri taleplerini yönetme süreçleri (adres değiştirme, ödemelerin iadesi, hesap yönetimi ve yeni hesap açma) dahildir.
Bankaların ön bürolarının tamamına yakını BPMS kullanılarak otomatikleştirilebilmekte ve buna ek olarak bankanın kullandığı diğer bilgi sistemleri ile entegre edilebilmektedir. Telekomünikasyon endüstrisinde, BPMS, birden fazla müşteriden gelen taleplerin işlenmesiyle ilgili süreçleri otomatikleştirmek için kullanılabilir. Bu şirketler ayrıca kullanıcı olay yönetimi (Trouble Ticket) vb. süreçleri otomatikleştirebilir.
Enerji endüstrisindeki şirketler için BPMS, çok sayıda müşteriye hizmet vermekle ilişkili süreçlerde en etkilidir. Bu tür süreçlerden biri, şirketin müşterilerinin ve çeşitli iç bölümlerin etkileşiminin gerçekleştiği çerçevede ağa teknolojik bağlantıdır. Ek olarak, diğer süreçler otomatikleştirilebilir, örneğin, enerji şirketlerinden birinde, faturaları kodlama ve onaylama prosedürü otomatikleştirildi. BPMS'nin destekleyici iş süreçlerini otomatikleştirmek için de uygulanabileceğini belirtmek önemlidir. Hizmet ve satın alma taleplerinin işlenmesi, personel yönetimi, tahakkuk ücretler, bilet ve araba siparişi - tüm bu süreçler, tamamlanmış projeler şeklinde onaylanan BPMS kullanılarak zaten otomatikleştirilmiştir.
Kalite yönetim sistemi, BPMS için başka bir kullanım alanıdır ve bu, öncelikle otomatikleştirilebilen kayıt yönetimi süreçleri ile ilgilidir. Ayrıca, kalite kontrol prosedürleri, BPMS otomatik süreçlerine yerleştirilebilir ve böylece Büyük bir sayı rutin çalışma. Bazı şirketler, bir sistem oluşturmalarına olanak tanıyan Sarbanes-Oxley (SOx) gibi yasalara uyumlarını yönetmek için BPMS'yi kullanır. dahili kontrol, otomatik olarak gerçekleştirilen eylemlerin çoğu (kontrol prosedürleri, kontrol kanıtlarının oluşturulması vb.).
Devlet idaresi, BPMS için başka bir geniş kullanım alanıdır. BPMS kullanılarak otomatikleştirilmiş idari ve yönetim süreçlerine örnekler, vatandaş şikayetlerine yanıt verme, idari yazışmaları izleme, ruhsat veya izin verme vb. olabilir. ticari teklifler, sözleşmelerin müzakeresi, personel yönetimi).
BPMS seçim kriterleri
Daha fazla kullanımı esas olarak BPMS sınıfının bilgi sisteminin doğru seçimine bağlıdır. Ancak günümüzde çoğu karar sezgisel olarak alınmakta ve bu da genellikle otomasyon sonuçlarında hayal kırıklığına yol açmaktadır. BPMS'yi seçerken, kural olarak, yalnızca şunlara odaklanırlar: dışa dönük işaretler- kurulum sayısı, adın "ses yüksekliği" ve elbette maliyet. Bu ödemez özel dikkat daha sonraki çalışmalarda sınırlamalara yol açan işlevselliği ve teknik uygulaması: çapraz platform eksikliği, yetersiz ölçeklenebilirlik, değişiklik yapma zorluğu.
BPMS'nin teknik ve fonksiyonel parametrelerini anlamadan bir seçim yaparak, gelecekte kayıp olmadan düzeltilmesi imkansız olacak bir hata yapabilirsiniz, bu nedenle aşağıdaki soruları cevaplamak gerekir: nasıl seçilir bilgi sistemi işletmenin amaç ve hedeflerine ve otomasyonun mevcut durumuna bağlı olarak; otomasyon gerektiren iş süreçlerinin nasıl önceliklendirileceği; uygulamanın etkisinin BPMS edinme maliyetini aşıp aşmayacağını.
Biri önemli kilometre taşları BPMS seçimi, sistem ve tedarikçi gereksinimlerinin geliştirilmesidir. Bu çalışma kapsamında en kritik iş süreçleri belirlenir, BT altyapısının denetimi yapılır, otomasyonun sınırları belirlenir ve şirketin kilit kullanıcılarından gelen gereksinimler toplanır. Bu gereksinimlerin sayısı büyük ölçüde değişebilir, örneğin büyük şirketler için yaklaşık 500, küçük şirketler için yaklaşık 100 olabilir.
Bu kadar çok gereksinimle çalışmanın rahatlığı için, bunları gruplara ayırmak gerekir: tedarikçiye işlevsel, teknik, maliyet. Bu, her grup için farklı tayınlama, ağırlıklandırma ve değerlendirme yöntemleri uygulamanıza ve maksimum değer elde etmenize olanak tanır. Nitel değerlendirme BPMS şirketin ihtiyaçlarını karşılar. Gartner'daki analistler, bir BPMS seçerken aşağıdaki gereksinimlere dikkat etmenizi önerir:
- insandan insana görevlerin desteklenmesi ve kullanıcı arayüzünün kullanıcı dostu olması
- organizasyon yapısının ve rol gruplarının desteği
- Görevleri yeniden atama, sürece anında müdahale etme ve istisnai durumları ele alma yeteneği
- sürecin mantığını kullanıcının işyerinden kontrol etme yeteneği; kullanım ve yönetim kolaylığı
- bir iş sürecinin modellerini geliştirmek için grafiksel araçların varlığı
- desteklenen mimariler ve standartlar
- performans ve ölçeklenebilirlik; çoklu, uzun ve dağıtılmış süreçlere hizmet etme yeteneği
- net yapılandırma arayüzü ve BT uzmanlarının uygulama ve desteğe minimum katılımı olasılığı
- süreç göstergelerindeki sapmalar hakkında gerçek zamanlı bilgi verme imkanı
- servis odaklı mimari desteği (SOA - Servis Odaklı Mimari)
- temelinde yeni süreçlerin geliştirilebileceği iş süreci şablonlarının varlığı
- düşük toplam sahip olma maliyeti
Bu BPMS gerekliliklerini temel alarak ve şirketinizin özel gereksinimlerini ekleyerek, seçmeniz gereken BPMS'nin ne olması gerektiğini anlayabilirsiniz. Ardından, mevcut BPMS hakkında bilgi toplanarak istekliler belirlenir. Şimdi Rusya pazarında yaklaşık 50 büyük BPMS tedarikçisi var ve sayıları yıldan yıla artıyor, bu nedenle bilgi toplama sürecine sistematik olarak yaklaşmak gerekiyor.
BPMS hakkında bilgi, değerlendirme için kabul edilen sistemlerin bir listesinin hazırlandığı ve daha sonra formlar (RFI - Bilgi Talebi) kullanılarak açık kaynakların analizi sonucunda elde edilebilir, bilgi talebi gönderilir. tedarikçiler Alınan yanıtlara dayanarak, gerekliliklere uygunluğun bir ön analizi yapılır ve ardından ihaleye katılanlar belirlenir.
Katılımcılar belirlendikten sonra, aşağıdakileri içeren ticari bir teklif talebi (RFP - Teklif Talebi) hazırlanarak tedarikçilere gönderilerek bir ihale yapılır. tam liste BPMS gereksinimleri. Katılımcıların yanıtlarına dayalı olarak ticari tekliflerin değerlendirilmesi gerçekleşirken, bu sistemlerin şirketin gerçek verileri üzerinde nasıl çalışacağının "denemesi" de önerilir. Bunun için bir iş sürecinin test senaryosu hazırlanır veya bir süreçte BPMS'nin "pilot" uygulaması gerçekleştirilir. Proje uygulama deneyimi, BPMS seçiminin bir ay içinde yapılabileceğini göstermiştir. Bu süre zarfında, gerekli ve yeterli gereksinimleri oluşturmak ve bunları dikkate alarak BPMS'yi ve uygulama ekibini seçmek mümkündür.
zakl yelken
Süreç yönetimine geçiş kademeli olabilir ve BPMS kullanılarak küçük prosedürlerin ve yardımcı süreçlerin otomasyonu yoluyla gerçekleştirilebilir, bu nedenle bir BPMS seçerken, şirketin yönetim sistemini değiştirme açısından yaklaşımın stratejik avantajlarını anlamak gerekir. Süreç yaklaşımının ve BPMS'nin Hizmet Odaklı Mimari (SOA) gibi modern yaklaşımların uygulanmasını sağlayacağını belirtmek önemlidir.
Ancak, BPMS'nin Rusya'da uygulanmasının önündeki en büyük engel, süreç yönetiminin tüm avantajlarının anlaşılmamasıdır. İşlevsel bir yönetim şemasına bağlılık, çoğu zaman iş süreçlerini tam olarak otomatikleştirmeyi ve süreç yönetimini uygulamayı mümkün kılmaz. Ancak aynı zamanda, birçok Rus endüstrisinde artan rekabet, iş süreçlerini iyileştirme görevlerinin BPMS'ye daha da fazla ilgi yaratacak acil bir ihtiyaç haline geleceği umudunu artırıyor.
A. Koptelov, "Kontrol 24" Proje Direktörü IDS Scheer Rusya ve BDT ülkeleri
"Mali gazete"
