Czy podpis elektroniczny jest prawnie wiążący?

To pytanie jest interesujące dla wielu użytkowników, którzy otrzymują lub chcą otrzymywać EDS.

Teraz postaramy się szczegółowo rozważyć ten problem i dowiedz się, co daje prawny siła dokument podpisany mi kryptograficzne podpis.

Cyfrowy podpis stał się narzędziem, bez którego obecnie nie można wykonać pewnych czynności, które posiadają prawny znaczenie, na przykład:

• Przeprowadź przepływ dokumentów z agencjami rządowymi i organizacjami-kontrahentami.
• Zdalnie podpisuj umowy i duże kontrakty.
• Potwierdź swoje autorstwo.
• Składaj zeznania podatkowe, raporty księgowe.
• Otrzymuj informacje ze strony internetowej usług rządowych itp.

Ponieważ moc prawna jest szczególną własnością, która jest z czymś związana na mocy prawo, to ze względu na jego szczególne znaczenie podpis elektroniczny jest prawnie wiążący.Ponadto prawna siła podano dokument cyfrowy: jego obowiązkowe dane, potwierdzenie organu, który go wydał, autentyczność, autentyczność.

Oficjalne dokumenty cyfrowe wysyłane zdalnie:

• Potwierdza tożsamość osoby.
• Są niezmienne.
• Posiadają specjalną ochronę przed fałszowaniem informacji.
• Są podpisane podpisem elektronicznym wydanym przez wyspecjalizowane organy i organizacje.

Wybierz podpis

Na podstawie tych znaków można argumentować, że dokument podpisany przez EDS jest prawnie wiążącycałkowicie.

Zgodnie z F Z Nr 63 dokumenty, które są podpisane mi podpis, mają takie samo znaczenie prawne jak papierpodpisany ręcznie przez człowieka. To znaczy, EDS jest analogiczny do odręcznie podpisy osoba podpisująca zdalnie dokument, więc moc prawna podpisu cyfrowegoniezaprzeczalny.

Elektroniczny dokument potwierdzony EDS, będzie miał siła absolutnie w jakimkolwiek stosunku prawnym, czy to handlowym, bankowym, księgowym, finansowym, podatkowym i innych. Podpis elektroniczny i moc prawna - związek, który jest nierozerwalny, ponieważ jest ustanowiony przez obowiązujące prawodawstwo Federacja Rosyjska.

Czy podpis elektroniczny jest ważny?Z pewnością, jeśli zostanie odebrany zgodnie ze wszystkimi zasadami ustanowionymi przez prawo i posiada wszystkie niezbędne cechy, aby można go było uznać za prawnie istotny.

Elektroniczny klucz cyfrowy używany do elektronicznyo przepływ pracy i uzyskane zgodnie z wymaganiami praworobi dokument w mi forma odpowiadająca podpisanemu papierowi odręcznie podpis człowiek.

To jest najważniejsze znaczenie prawne podpis elektroniczny.

A więc znaczenie prawne mi podpisy i uznanie dokument odpowiednik wersji papierowej z odręcznie podpis została ustalona (jak wskazano powyżej) na mocy prawo lub za zgodą stron. Dlatego należy się zastanowić, co powinno być zapisane w takim prawie lub umowie.

Dlatego powinny zawierać:

1. Kolejność weryfikacji elektronicznego podpisu kryptograficznego.
2. Zasady określania osoby podpisującej elektroniczny dokument cyfrowy.
3. Obowiązki osoby składającej podpis cyfrowy do przestrzegania warunków poufności.

Prawny wartość podpisu elektronicznegoJest cechą charakterystyczną, że każdy e- podpis... To nie jest bezpośrednia wskazówka prawo, ale takie wnioski można wyciągnąć podczas analizy całego prawodawstwa. Na przykład przepisy prawo „O księgowości” nie mówię jakiego rodzaju EDS powinny być używane do księgowości dokumentymieć znaczenie prawne. Jednocześnie nie ma żadnych ograniczeń. Dlatego możemy założyć, że dowolny plik podpis będą uważane za równoważne odręcznie kryptograficzne podpisy osoba w tej okolicy.

Z jednej strony Ordynacja podatkowa tylko uznaje dokumentpodpisane przez wzmocnioną kwalifikowaną PK, z drugiej strony, gdy osoby składają oświadczenie, są uznawane za znaczące dokumenty, które są podpisane przez niekwalifikowanych EDS.

Ogólnie rzecz biorąc, jeśli mówimy o normatywnej regulacji relacji, które rozwinęły się podczas postępowania elektroniczny przepływ pracy, widać duży problem. I jest praktycznie nierozpuszczalny. W Rosji nie ma prawo, który zawierałby wszystkie niezbędne informacje o elektroniczny dokument, jego znaczenie. Wynika to z faktu, że bardzo dużo dokumenty,nie w formie papierowej. Papier obieg dokumentów z tego powodu jest mniej lub bardziej regulowana przez długi czas rozwinęła się praktyka duża liczba plików akty ustawodawcze regulujące odrębnie każdy rodzaj dokument... Jednocześnie nie ma praktyki, przepisów, regulaminów, które konkretyzowałyby zasady i tryb funkcjonowania elektroniczny cyfrowy przepływ pracy, wyjaśniłoby znaczenie tego czy tamtego dokumentpodpisany mi kryptograficzne podpis.

Pod moc prawna każdy dokument jest zwykle rozumiany zdolność nośnika materialnego, na którym zapisane są informacje, niezależnie lub w połączeniu z innymi dokumentami, do wywołania określonych skutków prawnych. To moc prawna dokumentu przesądza o jego znaczeniu prawnym i możliwości wykorzystania go jako dowodu w sądzie.

GOST R51141-98 "Praca biurowa i działalność archiwalna. Terminy i definicje" definiuje moc prawna dokument jako własność dokumentu urzędowego, nadane mu przez obowiązujące prawodawstwo, kompetencje organu, który go wydał, oraz ustaloną procedurę rejestracji.

Zatem moc prawną dokumentu interpretuje się jako:

• 1) umieścić w ogólnej hierarchii regulacyjnych aktów prawnych
• (prawo, dekret, dekret, instrukcja itp.);
• 2) obowiązek oparty na zasadzie legalności;
• 3) właściwość organu, który wydał akt.

Ponadto we wszystkich przypadkach dokument musi być sporządzony w określony sposób, a także pochodzić od osoby upoważnionej do jego tworzenia.

GOST 2.051-2006-ESKD "Dokumenty elektroniczne. Postanowienia ogólne", wprowadzony zarządzeniem Rostekhregulirovanie z dnia 22 czerwca 2006 nr 119-st, ustalił, że dokument elektroniczny składa się z dwóch części: znaczący i rekwizyty... Ponadto w wymaganej części można wprowadzić dodatkowe szczegóły, biorąc pod uwagę specyfikę wykorzystania i obiegu dokumentu elektronicznego. Nomenklatura dodatkowych szczegółów i zasady ich certyfikacji są określone w dokumentach regulacyjnych samego przedsiębiorstwa.

W związku z tym wymagana część każdego dokumentu ma szczególne znaczenie. Rozważmy to bardziej szczegółowo.

Treść dokumentu i jego forma prawna są zawsze powiązane z pewnymi szczegółami, z reguły charakteryzującymi podmioty, które przygotowały i poświadczały dokument oraz umożliwiającymi ich identyfikację. Z kolei szczegóły są powiązane z zewnętrzną i wewnętrzną formą prezentacji dokumentu. GOST R 51141-98 „Praca biurowa i archiwizacja. Terminy i definicje” określa szczegóły dokumentu jako obowiązkowy element jego oficjalnego projektu.

Wytyczną dotyczącą prawidłowego wykonania dokumentów i włączenia niezbędnych atrybutów do ich treści jest GOST 6.10.4-84 „Nadanie mocy prawnej dokumentom na nośniku maszyny i maszynie ocenianej maszynowo stworzonej przez technologię komputerową. Postanowienia podstawowe”, zatwierdzone przez ZSRR Gosstandart z 9 października 1984 r. 3549. Wśród wymagań jest to GOST numer rejestracyjny dokument; Data rejestracji; podpis (kod) osoby odpowiedzialnej za przedstawienie dokumentu lub zatwierdzającej dokument; treść dokumentu; nazwa organizacji, która utworzyła dokument; lokalizacja organizacji itp. Należy zauważyć, że GOST 6.10.4-84 umożliwia również wprowadzenie dodatkowych szczegółów do dokumentu na nośniku maszynowym.

Istnieć stała część rekwizytów dokument (niezmieniona część dokumentu zastosowana podczas jego produkcji) oraz zmienna część rekwizytów (zmienna część danych dokumentu, wprowadzana przy jego wypełnianiu).

Brak jednego lub więcej szczegółów pociąga za sobą nieważność lub nieważność dokumentu elektronicznego. Jeśli treść lub wymagana część dokumentu jest zniekształcona, dokument może zostać sfałszowany. Taki nieprawdziwy dokument w wielu przypadkach pociąga za sobą negatywne konsekwencje dla jego twórcy lub okaziciela. Przykładowo, w przypadku wykrycia fałszerstwa lub fałszerstwa takiego dokumentu pojawia się negatywna odpowiedzialność prawna osób, które dopuściły się takich działań. W szczególności odpowiedzialność administracyjną przewiduje Kodeks wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej w art. 14.13 (fałszowanie dokumentów księgowych i innych dokumentów księgowych); Sztuka. 19.23 (fałszowanie dokumentów, pieczęci, pieczęci lub papieru firmowego, ich użycie, przekazanie lub sprzedaż); odpowiedzialność karna wynika z art. 186, 187, 233, 292, 327 Kodeksu karnego Federacji Rosyjskiej.

Wymagania tradycyjnych dokumentów... Moc prawna oficjalnego dokumentu zapewnia dostępność niezbędnych informacji. Obowiązkowe wymagania dla niektórych typów dokumentów to obecność samego tekstu, podpis, data produkcji (kompilacja), nazwa organizacji - autor dokumentu, kod organizacji zgodnie z krajowym klasyfikatorem przedsiębiorstw i organizacji (OKPO), nazwa dokumentu, data, indeks, tekst, wizy, podpis urzędników osoby, oznaczenie wykonania dokumentu i jego kierunek w sprawie. W zależności od rodzaju dokumentu oraz procedury jego przygotowania i wykonania, kompozycja szczegółów może być bardzo różna.

Szczegóły dokumentu elektronicznego... Dokument elektroniczny musi mieć więcej szeroki zasięg atrybuty zwane metadanymi a tradycyjne dokumenty papierowe. To dlatego, że nowoczesne technologie pozwalają na dokonywanie zmian w tekście bez pozostawiania śladów na nośniku maszyny, dlatego w celu zapewnienia wiarygodności dokumentu elektronicznego potrzebne są dodatkowe mechanizmy ochrony prawnej i technicznej. Wyznaczmy tylko niektóre z nich:

• 1) dostarczenie dokumentu podpisu elektronicznego;
• 2) obecność innego analogu podpisu odręcznego, na przykład EGP, który jest elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnych pieczęci, pieczęci, podpisów odręcznych (faksymile). W szczególności EGP można od razu umieścić w dokumencie tekstowo-graficznym edytora Word, bez konieczności dodatkowego drukowania i skanowania dokumentu. Tym samym dokument podpisany przez PDP jest dodatkowo zabezpieczony przed edycją i nielegalnym kopiowaniem;
• 3) obliczenie charakterystyki kontrolnej pliku według określonych algorytmów (obliczenie funkcji skrótu).

Wymagania wraz z zawartością dają dokumentowi pewność i nośność dodatkowe informacje... Dzięki tym atrybutom dokument otrzymuje zdecydowany kierunek; dzieje się tak np. wtedy, gdy strony podpisują umowę sieciową. Wymogi te stanowią dowód, że informacje zawarte w treści dokumentu zostały sporządzone i zapisane na nośniku przez tę samą osobę, w imieniu której dokument został podpisany i dopuszczony do obrotu cywilnego.

Analiza wykazała, że \u200b\u200bprzejawami mocy prawnej dokumentu są:

• 1) oznaczenie osoby, która podpisała (sporządziła) dokument;
• 2) obecność niezbędnych przedmiotów (podpisy, pieczęcie, inne nadruki);
• 3) możliwość wykorzystania dokumentu jako dowodu w sądzie; dokument ze szczegółami jest w stanie poświadczyć pewne fakty, co nie pozwala na niekontrolowane zmiany, usunięcie informacji.

Tak więc o mocy prawnej dokumentu elektronicznego decyduje obecność niezbędnych atrybutów i wykonanie niezbędnych procedur prawnych do ich rejestracji. Jednocześnie dokument elektroniczny ma swoje specyficzne cechy ze względu na inną technologię jego wytwarzania i obiegu. Główna różnica między dokumentem elektronicznym polega na tym, że nie można go podpisać ani na nim własnoręcznie.

• GOST 2.051-2006-ESKD. Dokumenty elektroniczne. Postanowienia ogólne. M.: Standartinform, 2006.
• GOST 6.10.4-84. Nadanie mocy prawnej dokumentom na nośniku maszynowym i maszynowo sortowanej maszynie generowanej przez technologię komputerową. Podstawowe postanowienia. Moskwa: IPK Standards Publishing House, 2001.

Dobry wieczór, Eugene.

Tak, dokument podpisany za pomocą EDS będzie prawnie wiążący.
Poniżej cytuję materiały regulacyjne:

1. „Kodeks cywilny Federacji Rosyjskiej”,

Część pierwsza, art. 160 ust. 2, który stanowi:

„Stosowanie elektronicznego podpisu elektronicznego… w transakcjach… jest dozwolone w przypadkach i w sposób określony przez prawo, inne czynności prawne lub za porozumieniem stron»;

Część pierwsza art. 434 ust. 1

"Jeśli strony zgodziły się zawrzeć umowę w określonej formie, on jest uznawany za skazanego po przekazaniu mu uzgodnionej formy, mimo że prawo nie wymagało takiej formy dla tego typu umów. "

Część pierwsza art. 434 ust. 2

"Kontrakt w piśmie można stwierdzić... poprzez wymianę dokumentów przez pocztowe, telegraficzne, telegraficzne, telefoniczne, mi lub inny znajomości, pozwalające na rzetelne założenie, co dokument pochodzi od strony umowy";

2. Ustawa federalna „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji”,

Rozdział 2, artykuł 5, ustęp 3

"Moc prawna dokumentuprzechowywane, przetwarzane i przesyłane za pomocą zautomatyzowanych systemów informatycznych i telekomunikacyjnych, można potwierdzić elektronicznie cyfrowo podpis.

Moc prawna mi rozpoznawany jest podpis cyfrowy w obecności w zautomatyzowanym systemie informacyjnym oprogramowanie i narzędzia sprzętowe umożliwiające identyfikację podpisóworaz zgodność z ustalonym systemem ich stosowania ”;

3. Oficjalne materiały Najwyższego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej:

„Najwyższy Sąd Arbitrażowy Federacji Rosyjskiej uważa, że \u200b\u200bw rozpatrywanych sprawach możliwe jest przyjmowanie dokumentów poświadczonych podpisem elektronicznym [pieczęcią], takich jak LAN Crypto;

„W przypadku, gdy strony przygotowały i podpisały umowę z wykorzystaniem komputerów elektronicznych, w których stosowany jest system podpisu cyfrowego (elektronicznego), mogą przedłożyć sądowi polubownemu dowód sporu wynikającego z tej umowy, również poświadczony podpisem cyfrowym (elektronicznym) ...

Jeżeli jednak powstanie spór między stronami o istnienie umowy i innych dokumentów podpisanych podpisem cyfrowym (elektronicznym), sąd polubowny powinien zażądać od stron wyciągu z umowy, który określa procedurę uzgadniania sporów, po której stronie spoczywa ciężar udowodnienia określonych faktów i rzetelności podpisy.

Biorąc pod uwagę tę procedurę, trybunał arbitrażowy sprawdza prawidłowość dowodów przedstawionych przez strony. W razie potrzeby sąd polubowny ma prawo wyznaczyć eksperta w sprawie kwestia kontrowersyjnaz wykorzystaniem procedury przewidzianej w umowie.

Jeżeli umowa taka nie zawiera procedury uzgadniania sporów oraz procedury potwierdzania autentyczności umowy i innych dokumentów, a jedna ze stron kwestionuje istnienie podpisanej umowy i innych dokumentów, sąd polubowny ma prawo nie przyjąć jako dowodu dokumentów podpisanych podpisem cyfrowym (elektronicznym).

Sąd polubowny rozstrzygający taki spór powinien ocenić tak zawartą umowę, kompleksowo rozważyć kwestię, czy strony dobrowolnie i ze znajomością sprawy zawartej w umowie mają tryb rozpatrywania sporów i udowodnienia określonych faktów, czy nie został on nałożony na stronę przez drugą stronę w celu dbając tylko o własne interesy i naruszając interesy drugiej strony, oraz biorąc pod uwagę tę ocenę, podjąć decyzję w sprawie konkretnego sporu. ”

Pismo nr C1 / OZ-316 z dnia 7 czerwca 1995 r., W którym powielono postanowienia art. 5 ustawy federalnej „O informacji, informatyzacji i ochronie informacji” (patrz wyżej), a także dodano:

„Należy mieć na uwadze, że przy spełnieniu tych warunków, w tym potwierdzeniu mocy prawnej dokumentu podpisem elektronicznym, dokument ten może zostać uznany za dowód w sprawie rozpatrywanej przez sąd polubowny”.

Co możesz poradzić, jeśli chcesz udowodnić, że Twój adresat na pewno odebrał Twoje wiadomości i odpowiedział na pewno, a już istnieją podejrzenia co do jego odmowy potwierdzenia tych informacji w przyszłości? Możesz zalecić w papierowej wersji listu odwołanie się do wcześniej wysłanych e-maili i otrzymanych w odpowiedzi, a nawiasem mówiąc, nie jako główny temat listu. Nie zapominaj, że nie tylko możesz potrzebować e-maila jako dowodu, ale nie powinieneś lekceważyć korespondencji z Twojej strony, w tym z kandydatami na dane stanowisko, a nie tylko z pracownikami. Autor artykułu natknął się w praktyce na następujący przykład. Pracownik obsługa personelu odmówił skarżącemu objęcia stanowiska, adwokata M., w odniesieniu do takiego dyskryminującego parametru jak płeć. Kierownik chciał pracować z męskim prawnikiem, a kobieta przesłała CV.

Legalizacja dokumentów na nośnikach elektronicznych

Dla proste rozwiązania zwykle nie są potrzebne żadne specjalistyczne systemy, wystarczy dowolny program do skanowania lub rozpoznawania. W przypadku dużych ilości należy wziąć pod uwagę potrzebę profesjonalnych systemów obrazowania, takich jak Accent Capture firmy Kofax lub InputAccel firmy ActionPoint. Systemy te pozwalają na masowe wprowadzanie dokumentów z organizacją oddzielnych stanowisk pracy dla różnych rodzajów pracy, z dedykowanymi serwerami do przetwarzania, konwersji i rozpoznawania obrazów.
Wbudowane w nie algorytmy pozwalają uzyskać wysokiej jakości obrazy z największą szybkością. Są ukierunkowane na wykorzystanie przemysłowych skanerów strumieniowych. Ceny takich systemów wahają się od kilku do kilkudziesięciu tysięcy dolarów.

Nadanie mocy prawnej dokumentowi elektronicznemu

Dlatego wielu ekspertów uważa, że \u200b\u200bkonieczne jest odrębne określenie procedury dostarczania i oceny dowodów elektronicznych. Projekt ustawy o handlu elektronicznym proponuje uznanie, że wszystkie kopie dokumentów elektronicznych podpisane w sposób określony przez prawo są oryginałami. Dokument elektroniczny nie może mieć kopii elektronicznej.

Ale przepis ten pozostaje szkicem. Obecnie dokumenty elektroniczne muszą zostać przekształcone w formę pisemną do badań w sądzie. wydrukowane. Cytując prawo: art. Sztuka. 59 „Istotność dowodów”, 60 „Dopuszczalność dowodów”, art. 67 „Ocena dowodów” Kodeksu postępowania cywilnego Federacji Rosyjskiej Tak więc moc prawna dokument elektroniczny podać: - wymagane dane; - potwierdzenie autorytetu twórcy; - autentyczność i autentyczność.

Cechy przechowywania, ochrony i legalizacji dokumentów elektronicznych

Wszystkie kopie dokumentu elektronicznego podpisane tym samym elektronicznym odpowiednikiem podpisu (elektroniczny podpis cyfrowy) mają taką samą wartość prawną, pod warunkiem, że ich autentyczność zostanie potwierdzona zgodnie z wymogami prawa federalnego. 2. Dokument elektroniczny podpisany elektronicznym analogiem (elektroniczny podpis cyfrowy) ma taką samą moc prawną jak dokument pisemny i może zostać przedstawiony jako dowód sądowy. 3. Kopia dokumentu elektronicznego w formie papierowej ma znaczenie prawne, jeżeli jest podpisana elektronicznym odpowiednikiem podpisu (elektroniczny podpis cyfrowy), a także jeśli jest poświadczona przez osobę uprawnioną do certyfikacji zgodnie z regulacyjnymi aktami prawnymi Federacji Rosyjskiej.

Moc prawna dokumentu elektronicznego i jej obowiązkowe atrybuty

Nadanie mocy prawnej dokumentom na nośniku maszynowym i maszynowo sortowanej maszynie generowanej przez technologię komputerową. Przepisy podstawowe ”. Niniejsza norma określa wymagania dotyczące składu i zawartości szczegółów, które nadają dokumentowi elektronicznemu moc prawną, a także określa procedurę dokonywania w nich zmian. Dokument elektroniczny musi zawierać: - numer rejestracyjny; - Data rejestracji; - podpis (kod) osoby odpowiedzialnej za prawidłowe przygotowanie dokumentu lub zatwierdzającej dokument; - treść dokumentu; - nazwa organizacji - twórca dokumentu; - lokalizacja organizacji - twórca dokumentu lub adres pocztowy.
Możliwe jest użycie dodatkowych szczegółów, najważniejsze jest to, że te obowiązkowe można jednoznacznie zidentyfikować.

33 .. legalizacja dokumentów na nośnikach maszynowych

Ponieważ jeśli przechowujesz zamówienia dla personelu w formie elektronicznej, a osobno pokwitowanie pracownika do zapoznania się w formie papierowej, to w przypadku konfliktu pracownik może powiedzieć, że nie zapoznał się z dokumentem, który był prawidłowo przechowywany w organizacji. I nie da się udowodnić czegoś przeciwnego. Możemy jednoznacznie stwierdzić, że na tym etapie pełne przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentami kadrowymi jest niemożliwe. E-mail jako dowód użycia e-mail jako dowód stwarza ogromne trudności przede wszystkim z identyfikacją osoby, która z niego wysłała skrzynka pocztowa e-mail z pewnymi informacjami.
Ponadto, jeśli treść wiadomości e-mail zostanie ujawniona bez zgody autora wiadomości, wówczas pismo może zostać wykluczone z listy dowodów, ponieważ został odebrany z naruszeniem prawa.

Moc prawna dokumentu elektronicznego

Kolejnym problemem jest konieczność zapewnienia mocy prawnej dokumentów elektronicznych. Ale im dalej, tym częściej ten problem można rozwiązać jako zwykły problem organizacyjny i techniczny. Dzięki temu, że ostatecznie uchwalono ustawę regulującą stosowanie elektronicznego podpisu cyfrowego (EDS), stało się możliwe nadanie statusu prawnego dokumentom elektronicznym.

Zgodnie z ustawą federalną „O elektronicznym podpisie cyfrowym” prawo federalne „O elektronicznym podpisie cyfrowym” z dnia 10 stycznia 2002 r., Art. 4-12 // Zgromadzone akty prawne Federacji Rosyjskiej. 2002. Nr 2. Art. 127., Elektroniczny podpis cyfrowy w dokumencie elektronicznym jest równoważny z podpisem odręcznym na dokumencie papierowym, pod pewnymi warunkami.

Pojęcie dokumentu elektronicznego, jego moc prawna

Uwaga

W ostatnio coraz więcej dużych organizacji i przedsiębiorstw przechodzi na cyfrowe zarządzanie dokumentami. Oczywiście jest to bardzo wygodne i oszczędza znaczną ilość czasu. Ale to rodzi poważne pytanie: jaka jest moc prawna dokumentu elektronicznego? Zadowolony

• 1 Od papieru do elektronicznego obiegu dokumentów
  • 1.1 Wymagania określające moc prawną
• 2 Ochrona korespondencji
• 3 Przypadki specjalne
• 4 Praktyczne porady
• 5 Co dalej?

Od papieru do elektronicznego zarządzania dokumentami W 2001 roku weszła w życie ustawa federalna regulująca stosowanie elektronicznych podpisów cyfrowych.

Od tego czasu wiele organizacji zmieniło format swojego przepływu pracy: z papierowego na cyfrowy lub mieszany.

Zwiększanie wyjątkowości

Na adres sądu przesyłam pocztą, wraz z pozwem, kopie formularzy 2-NDFL przesłanych pocztą z miejsca pracy oraz kopie postanowień o przyjęciu / zwolnieniu. Podczas mojej pracy wielokrotnie otrzymywałem zamówienia i skanowałem kopie dokumentów pocztą elektroniczną. W jaki sposób informacje zawarte w wiadomości e-mail mogą zostać przedstawione jako dowód w sądzie? Notariusz odmawia zapewnienia o wydrukowanej korespondencji. Co możesz doradzić w takiej sytuacji? Oczywiście notariusz odmówi poświadczenia dokumentu zabranego znikąd. Musi przynieść komputer, z którego e-mailaby mógł zweryfikować fakt jego obecności, a następnie sporządzić protokół z szczegółowy opis ich działania: włączanie komputera, uruchamianie programu pocztowego, znajdowanie e-maili. Dopiero wtedy e-maile są drukowane i dołączane do protokołu.

Dokumenty elektroniczne jako dowód

Autentyczność i autentyczność Najłatwiejszym sposobem zapewnienia autentyczności dokumentu elektronicznego jest użycie elektronicznego podpisu cyfrowego (EDS). Oceniając moc dowodową dokumentu elektronicznego, sąd bierze pod uwagę przede wszystkim wiarygodność metod tworzenia, przechowywania, przesyłania i identyfikacji autora. W tym celu oprócz EDS ważny jest zaufany system przetwarzania dokumentów elektronicznych (zaufana pamięć masowa).
Jakie dokumenty należy od razu sporządzić w formie papierowej Niezależnie od tego, czy przedsiębiorstwo posiada elektroniczny system zarządzania dokumentami, wszystkie dokumenty kadrowe, zgodnie z którymi prawo pracy, umowa o pracę, układ zbiorowy pracy wymaga zgody pracownika, musi być przechowywany w formie papierowej, z podpisami osób uprawnionych i pracownika.

Materiał do dokumentacji. Jego rozwój.

Klasyfikacje dokumentów. Rodzaje i metody.

Wymagania dotyczące projektowania pustych dokumentów. Rodzaje formularzy.

Formularz dokumentu. Kolejność rejestracji szczegółów dokumentów organizacyjnych i administracyjnych.

Pojęcia „unifikacji” i „standaryzacji” dokumentów. Rozwój unifikacji i standaryzacji dokumentów w drugiej połowie XX wieku.

Kolejność uzgodnienia i zatwierdzenie dokumentów, opcje i kolejność rejestracji.

Algorytm przygotowania dokumentu.

Cechy językowe tekstu dokumentów urzędowych. Standaryzacja słownictwa, kombinacje słów, konstrukcja zdań, tekst. Projekt dokumentu.

Opis składu i zakresu dokumentów organizacyjnych; wymagania dotyczące ich kompilacji i projektowania.

Opis składu i zakresu dokumentów regulacyjnych; wymagania dotyczące ich kompilacji i projektowania.

Opis składu i zakresu dokumentów informacyjnych (wyjaśnienia i memoranda (zewnętrzne i wewnętrzne), certyfikaty, akt); wymagania dotyczące ich kompilacji i projektowania.

Wymagania dotyczące przygotowania i wykonania listu serwisowego. Odmiany listów, telegramów, wiadomości telefonicznych.

Dokumentowanie działań kolegialnych. „Scenariusz” przygotowania i przeprowadzenia spotkania. Dokumenty utworzone w ramach przygotowań do spotkania. Wymagania dotyczące sporządzenia i wykonania protokołu.

Zadania i funkcje serwisu dhow, jego struktura, prawa i obowiązki, rodzaje pracy.

Formy organizacji pracy biurowej (zarządzanie dokumentami). Struktura i funkcje działów dokumentacji instytucji.

Regulacja obowiązków służbowych pracowników serwisu dhow. Wymagania dotyczące struktury i składu informacji dotyczących opisu stanowiska pracy.

Instrukcja do pracy biurowej jako główny dokument regulacyjny regulujący organizację pracy biurowej: struktura, procedura sporządzania i wykonywania.

Opis głównych obiegów dokumentów. Zasady rozliczania przepływu dokumentów.

Technologia przetwarzania dokumentów przychodzących.

Etapy przejścia i wykonania dokumentów wewnętrznych.

Procedura przygotowania i obsługi dokumentów wychodzących.

Organizacja kontroli nad realizacją dokumentów i zamówień.

Organizacja bieżącego przechowywania spraw. Nazewnictwo przypadków: rodzaje, kolejność przygotowania, cechy konstrukcyjne.

Pojęcia „funduszu dokumentalnego” i „funduszu archiwalnego”. Podstawowe i złożone zbiory dokumentów, typy złożonych kompleksów.

Pojęcia „wartość dokumentu”, „badanie wartości”. Pojawienie się, rozwój wiedzy. Zasady, kryteria oceny wartości dokumentu.

Procedura dokumentowania i organizacji pracy z dokumentami zawierającymi informacje poufne.

Definicja pojęć „przedmiot” i „przedmiot” projektu organizacyjnego. Teoretyczne podstawy organizacji, planowania i projektowania systemów sterowania

Główne etapy (etapy) projektowania organizacyjnego, cechy każdego etapu.

Rodzaje standardów i standardów pracy. Metody ich uzasadnienia i rozwoju.

Koncepcja celu. Proces wyznaczania celów organizacji. System celów organizacyjnych.

Projekt struktury organizacyjnej. Podział i współdziałanie pracy kierowniczej. Metodologia tworzenia przepisów dotyczących podziałów strukturalnych i opisów stanowisk.

Organizacja miejsc pracy dla kadry zarządzającej w systemie dhow. Diagnostyka i projektowanie warunków pracy pracowników w systemie dhow.

Główne kierunki i funkcje podsystemu zarządzania personelem. Opracowanie systemu rekrutacji i selekcji personelu.

System szkolenia i awansów kadr. System wynagrodzeń i motywacji personelu.

System informacji i dokumentacji HR.

Wsparcie dokumentacyjne przy zatrudnianiu pracownika.

Dokumentacja obsługi ruchu personelu.

Wsparcie dokumentacyjne przy zwalnianiu pracownika.

Procedura prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń.

Pojęcie informacyjnego wspomagania zarządzania, jego struktura.

Cel i struktura ujednoliconych systemów dokumentacji (UDS).

Cele i metody ujednolicenia dokumentów zarządczych.

Zarządzanie informacją jako metodologia wspomagania zarządzania informacją

Znaczenie międzynarodowych norm i przepisów w zakresie pracy z dokumentami elektronicznymi i asdo

Rosyjskie ramy prawne i regulacyjne w zakresie pracy z dokumentami elektronicznymi i ac dou

Elektroniczne zarządzanie dokumentami: możliwości, zalety, wady.

Utworzenie archiwum elektronicznego: podstawa prawna, procedura, perspektywy.

Analiza rynku AC dou w Rosji: klasyfikacje, główni gracze, trendy rozwojowe.

Badanie przedprojektowe organizacji w zakresie wdrażania ACDOU.

Wsparcie dokumentacyjne procedury wdrożeniowej AC dou.

Ekonomiczna efektywność zarządzania dokumentami elektronicznymi i sposób ich kalkulacji.

Stan prawny i możliwości e-mail w ac dou.

Pojęcie „elektronicznego rządu”: teoria, praktyka rosyjska, wsparcie legislacyjne dla wdrożenia w Rosji.

Typologia elektronicznych systemów zarządzania dokumentami.

Zapewnienie mocy prawnej dokumentów elektronicznych. Status prawny dokumentu elektronicznego.

Zapewnienie bezpieczeństwa i wiarygodności informacji dokumentacyjnych.

Zautomatyzowane stanowisko pracy (ARM): koncepcja, zasady konstrukcji.

Pojęcie i typologia dhow informatycznych.

Referencyjne systemy informacji prawnej.

Technologie informacyjne do ochrony informacji dokumentalnej.

Zastosowane programy do automatyzacji zarządzania personelem.

Wykorzystanie baz danych w organizacji przepływu dokumentów.

Technologie informacyjne do przechowywania dokumentów.

1. Zapewnienie mocy prawnej dokumentów elektronicznych. Status prawny dokumentu elektronicznego.

Aby dokument elektroniczny miał moc prawną, należy przestrzegać pewnych zasad podczas jego tworzenia, przesyłania, przetwarzania i przechowywania. Zgodnie z GOST R 51141-98 „Prace biurowe i archiwalne. Terminy i definicje „Moc prawna dokumentu jest” własnością urzędowego dokumentu przekazanego mu na mocy obowiązującego prawodawstwa, kompetencji organu wydającego oraz ustalonej procedury rejestracji ”.

W przypadku dokumentów elektronicznych istnieje obecnie GOST 6.10.4-84 „Zunifikowane systemy dokumentacji. Nadanie mocy prawnej dokumentom na nośniku maszynowym i maszynowo klasyfikowanej maszynie generowanej przez technologię komputerową. Postanowienia podstawowe ”. Norma ta określa wymagania dotyczące składu i zawartości szczegółów, które nadają dokumentowi elektronicznemu moc prawną, a także określa procedurę dokonywania w nich zmian.

Dokument elektroniczny może i powinien mieć system prawny, który zrównuje go z tradycyjnymi dokumentami.

Zgodnie z tym GOST dokument elektroniczny musi zawierać następujące obowiązkowe dane:

numer rejestracyjny;

data rejestracji;

podpis (kod) osoby odpowiedzialnej za prawidłowe przygotowanie dokumentu lub zatwierdzającej dokument;

nazwa organizacji, która utworzyła dokument;

lokalizacja organizacji - twórca dokumentu lub adresu pocztowego.

Dzięki uchwaleniu ustawy regulującej stosowanie elektronicznego podpisu cyfrowego (EDS) stało się możliwe nadanie statusu prawnego dokumentom elektronicznym.

Moc prawną dokumentów elektronicznych może zapewnić wykonanie specjalnej procedury prawnej - złożenie podpisu elektronicznego uznawanego przez uczestników interakcji lub legitymizowanego przez normę prawa i regulowanego regulacją prawną. Moc prawną dokumentów elektronicznych zapewnia ustalenie uprawnień osoby tworzącej dokument (jej status prawny), a także dokonanie przez tę osobę procedury podpisu - w tym podpis elektroniczny jako odpowiednik własnoręcznego podpisu tej osoby w strukturze dokumentu elektronicznego.

1. Zapewnienie bezpieczeństwa i wiarygodności informacji dokumentacyjnych.

Zapewnione są optymalne warunki przechowywania dokumentów:

Udostępnianie lokalu na archiwum oraz prowadzenie planowej konserwacji prewencyjnej pomieszczeń;

Wyposażenie archiwum w środki gaśnicze, alarmy bezpieczeństwa i przeciwpożarowe;

Stosowanie specjalnego sprzętu do przechowywania dokumentów (stojaki, sejfy, pudełka itp.);

Stworzenie optymalnych warunków temperaturowych, wilgotnościowych i świetlnych w pomieszczeniu archiwum, przeprowadzenie czynności sanitarno-higienicznych.

Repozytoria archiwalne należy usunąć z pomieszczeń laboratoryjnych, produkcyjnych, magazynowych i domowych związanych z przechowywaniem lub użytkowaniem produkty żywieniowe lub chemikaliów i nie mają z nimi wspólnych kanałów wentylacyjnych.

Magazyny muszą być przeciwpożarowe, zabezpieczone przed zalaniem i mieć wyjście awaryjne. Magazyny nie powinny mieć rurociągów gazowych, wodnych, kanalizacyjnych i innych głównych. Dopuszcza się podłączenie rur o charakterze innym niż główny, pod warunkiem, że są one odizolowane w specjalnych urządzeniach ochronnych, które wykluczają przedostawanie się z nich spalin do magazynu.

Zewnętrzne drzwi archiwum muszą być wyłożone blachą i wyposażone w mocne rygle. Są zaplombowane lub zaplombowane poza godzinami pracy. Pieczęć lub lody przechowuje się wraz z kluczami u osoby dyżurującej w organizacji lub w miejscu określonym przepisami wewnętrznymi.

Pomieszczenia archiwalne wyposażone są w alarmy antywłamaniowe. Na oknach, których lokalizacja umożliwia dostęp z zewnątrz, zamontowane są metalowe kratki na zawiasach z zamkami uszczelnionymi szczeliwem.

W pomieszczeniach archiwum układane są ukryte przewody elektryczne; dozwolone są przewody elektryczne w rurach gazowych. Stosowane są półhermetyczne oprawy oświetleniowe. Oprawy, panele elektryczne i rozdzielnice muszą być zamknięte. Magazyny wyposażone są w odłączniki. Tablice rozdzielcze, bezpieczniki i wyłączniki instalowane są tylko poza magazynami.

Ze względów przeciwpożarowych wszystkie urządzenia elektryczne są wyposażone w uziemienie.

Pomieszczenie archiwum wyposażone jest w wodociąg przeciwpożarowy. Hydranty przeciwpożarowe są instalowane na klatkach schodowych. Każdy hydrant musi mieć gumowany wąż rozciągający się do skrajnego punktu magazynu.

Magazyny i pomieszczenia do pracy z dokumentami muszą być wyposażone w alarm przeciwpożarowy.

Procedury zapewniania bezpieczeństwa dokumentów elektronicznych można warunkowo podzielić na trzy rodzaje:

Zapewnienie fizycznego bezpieczeństwa plików z dokumentami elektronicznymi;

Zapewnienie warunków do czytania informacji w długim okresie;

Zapewnienie warunków do odtwarzania dokumentów elektronicznych w tzw. Formie czytelnej dla człowieka.

Każdy nowoczesny nośnik danych jest dość niezawodny do przechowywania dokumentów elektronicznych w ciągu 5 lat.

Szczególną uwagę należy zwrócić na wybór rodzaju nośnika w przypadku ewentualnego wykorzystania dokumentów elektronicznych jako dowodów pisemnych lub dowodów kryminalistycznych. Jeśli nierealne jest nadanie mocy prawnej dokumentom z wykorzystaniem elektronicznego podpisu cyfrowego (EDS), to należy je w odpowiednim czasie skopiować na CD-R - dyski optyczne z jednorazowym zapisem informacji.

W przypadku długoterminowego przechowywania dokumentów elektronicznych na nośnikach zewnętrznych najlepszym rozwiązaniem byłoby użycie dysków optycznych. Są bezpretensjonalne w przechowywaniu i są dość niezawodne przez 10-15 lat.

Specyfikę warunków i sposobu przechowywania w dużej mierze determinuje rodzaj nośnika elektronicznego. Na przykład w przypadku długotrwałego przechowywania nośników magnetycznych wymagane jest specjalne wyposażenie chroniące je przed wpływami magnetycznymi i elektromagnetycznymi. środowiskolub umieść je z dala od silnych źródeł pól elektromagnetycznych - silników elektrycznych, grzejników, wyposażenia windy itp.