3 Moduł funkcjonalny „Biuro” Pełny cykl pracy z korespondencją przychodzącą i wychodzącą: Korzystanie z szablonów kart dokumentów Rejestracja korespondencji Wysyłanie dokumentów do rozpatrzenia, wprowadzanie uchwał Tworzenie arkuszy zapoznawczych Monitorowanie lokalizacji oryginału dokumentu papierowego Wykonanie, zapoznanie, przesłanie „do use” Skanowanie dokumentów i przetwarzanie dokumentów otrzymanych poprzez i z serwera faksowego Rezerwacja numerów dla dokumentów wychodzących Obsługa scentralizowanych, zdecentralizowanych i mieszanych form obiegu dokumentów
4 Utwórz RC dla dokumentu przychodzącego, utwórz nowego kontrahenta z karty dokumentu, sprawdź dokument pod kątem ponownej rejestracji, wskaż dziennik rejestracji tego typu dokumentu, wskaż termin płatności i przychodzącą uchwałę 1) wydrukuj naklejkę lub kartę za pomocą kod kreskowy 2) załączyć zeskanowany obraz dokumentu: z dysku lokalnego ze skanera (zwykły lub skan z kodem kreskowym)
5 Obsługa rejestracji dla kompleksu numery rejestracyjne. Konfigurowanie szablonów numeracji dla wszystkich typów dokumentów. Możliwość zastosowania kilku formatów dla jednego licznika. Na dokumencie umieszcza się stempel rejestracyjny, numer i kod kreskowy. Istnieje możliwość skorzystania z uproszczonej wyprawy RC.
6 Przegląd Możliwość przeglądania dokumentu przez kilku pracowników. Możliwość korzystania ze standardowych tras dla dokumentów przychodzących. Możliwość tworzenia projektów uchwał oraz korzystania ze wzorów uchwał objęcie kontrolą dokumentu poprzez określenie rodzaju kontroli wybór kontrolera lub jednostki sterującej ręczne dodanie paragrafu uchwały lub przeglądanie/edycja wcześniej utworzonego projektu uchwały z szablonu
7 Ustęp uchwały Wskazany jest odpowiedzialny wykonawca i współwykonawcy, przedmiot, termin i osoba kontrolująca. Dla punktów kontrolnych uchwały tworzone są instrukcje, natomiast dla punktów niebędących punktami kontrolnymi dokument kierowany jest do przeglądu. zapisz przelew oryginału utwórz zamówienie za pomocą okresowe monitorowanie
8 Instrukcje Wykonawca otrzymuje powiadomienie o otrzymaniu dyspozycji do wykonania. Autor i administrator zlecenia może: skorygować termin realizacji, zmienić wykonawców, odwołać dyspozycje Autor, administrator i wykonawcy otrzymują powiadomienia o przekroczeniu terminów realizacji.
9 Realizacja zleceń Wykonawca zlecenia może: utworzyć na podstawie swojego zamówienia (łańcuch zleceń) nowe zlecenie (łańcuch zleceń), jeśli zajdzie taka potrzeba, wprowadzić raport z realizacji dla współwykonawców poprzez utworzenie nowego dokumentu, pobranie raportu ze zlecenia zlecenia współwykonawcy lub zlecenia podrzędnego, umieszczenie załącznika, linku do wcześniej przygotowanego dokumentu, jedynie komentarz dotyczący realizacji, zamieszczenie raportu z realizacji zamówienia
10 Kontrola wykonania Autor i administrator zlecenia może zatwierdzić zlecenie lub zwrócić je do sprawdzenia. Kontrola dyscypliny wydajnościowej: raporty dotyczące dyscypliny wydajnościowej (generator raportów ReportsMan). zlecenie zostało zrealizowane zlecenie jest przeterminowane zlecenie jest w trakcie realizacji kontroler może zatwierdzić zlecenie bezpośrednio na karcie dokumentu
12 Przygotowanie wychodzącej 1.Wypełnij pola karty Wymagane pola są oznaczone ikoną; niektóre pola można wypełnić domyślnie; wartość wpisuje się bezpośrednio w pole; istnieje możliwość wypełnienia pól Republiki Kazachstanu bez użycia myszki; dane rejestracyjne można zmienić podczas rejestracji scena
13 Przygotowanie wychodzącej 2. Umieść dokument, wpisz tekst w polu „Treść”, dodaj załącznik z dysku lokalnego z bazy danych. Szablony ze skanera. Załącznik można wcześniej dołączyć do szablonu karty. Rozmiar załącznika może ograniczyć administrator systemu.
15 Przygotowanie wyjazdu 3. Utwórz trasę zmieniając istniejącą trasę Trasę można ustawić: 1) „na sztywno” – nie można zmieniać osób zatwierdzających i kolejności zatwierdzania 2) „elastycznie” – można usuwać i dodawać osoby zatwierdzające 3) można możesz dodać nowe, ale nie możesz usunąć domyślnych. Parametry są konfigurowane dla każdego etapu zatwierdzania.
21 Zatwierdzenie dokumentu Zatwierdzenie dodatkowe i delegacja dodatkowa. zatwierdzenie – dodatkowa gałąź zatwierdzenia. Dokument zawiera wizę osoby głównej zatwierdzającej, niezależnie od decyzji osoby dodatkowej. koordynowanie Delegacja – dokument zawiera wizę pracownika, któremu oddelegowano tę zgodę.
28 Moduł „Apelacje obywateli” Pełny cykl rozpatrywania odwołań ustnych i pisemnych: Rejestracja odwołania Przegląd Tworzenie uchwał, wykonanie Przygotowanie i zatwierdzenie odpowiedzi na odwołanie Tworzenie powiązanych wniosków do organizacji zewnętrznych Rejestracja odpowiedzi na wnioski organizacji zewnętrznych
30 Autorzy odwołań Współpraca z autorami odwołań: Możliwość podłączenia katalogu „Klasyfikator adresów Rosji” (KLADR) Pełna informacja o autorze: imię i nazwisko, adres, miejsce pracy, status społeczny, świadczenia itp. EDMS BOSS-Referent posiada certyfikat FSTEC wymagany do certyfikacji w klasie ochrony danych osobowych na poziomach 2-4.
31 Wsparcie procesów decyzyjnych Rodzaje dokumentów przetwarzanych w procesie decyzyjnym: W systemie BOSS-Referent część dokumentacyjna procesu decyzyjnego jest zautomatyzowana. Wniosek ORD Memorandum wewnętrzne Umowa Projekt dokumentu wychodzącego Procesy biznesowe w module „Podejmowanie decyzji” realizowane są z wykorzystaniem standardowych procesów decyzyjnych.
32 Moduł funkcjonalny „Podejmowanie decyzji” W bazie danych Podejmowanie decyzji odbywa się: Tworzenie trasy dokumentów Zmiana trasy „w locie” Kontrola ruchu dokumentów Rejestracja dokumentów (w tym rejestracja automatyczna) Rezerwacja numerów do umów, zleceń operacyjnych i projekty dokumentów wychodzących Wsparcie pracy z arkuszami akceptacji, zapoznawanie się i mailing Tworzenie zleceń na podstawie dokumentów i kontrola ich realizacji 37 Usługa powiadomień Użytkownik jest informowany o wszystkich zdarzeniach w systemie, a także o czynnościach, które należy wykonać w systemie, poprzez powiadomienia, które przychodzą: Powiadomienia dzielą się na: Zadania Wiadomości informacyjne w bazie danych Gabinet (wyświetlane są w Dzienniku na strona główna) W Skrzynka pocztowa Lotus Notes lub inny system pocztowy
Do obowiązków firmy BOSS-Referent należy:
- rozwój produktu o tej samej nazwie – systemu elektroniczne zarządzanie dokumentacją Szef Referent;
- rozwój sieci partnerskiej;
- doradztwo i wsparcie dla partnerów i użytkowników systemów;
- Edukacja;
- promocja marketingowa produktu.
Sieć partnerska BOSS-Referent
Partnerzy firmy BOSS-Referent świadczą usługi w zakresie wdrożenia systemu elektronicznego zarządzania dokumentami, wsparcia tworzonych rozwiązań, dostosowania systemu do zadań klienta oraz szkoleń użytkowników. Każdemu partnerowi przypisany jest jeden z trzech statusów:
- Komplementariusz - posiada szerokie kompetencje, duża liczba certyfikowani specjaliści i doświadczenie w realizacji wielu projektów wdrożeniowych;
- Partner - posiada w kadrze certyfikowanych specjalistów BOSS-Referent przeszkolonych do realizacji projektów wdrożeniowych;
- Sprzedawca - dostarcza EDMS BOSS-Referent.
- Sieć partnerska BOSS-Referent obejmuje niemal wszystkie regiony Rosji, a także Ukrainę i Kazachstan. W zakładce „Partnerzy” na naszej stronie możesz znaleźć partnera w swoim regionie lub wybrać interesującą Cię firmę w katalogu alfabetycznym.
Serwis i wsparcie BOSS-Referent
Obsługa wdrożonych systemów elektronicznego zarządzania dokumentacją BOSS-Referent możliwa jest w wersji podstawowej i rozszerzonej:
- Wsparcie gwarancyjne (podstawowe) zapewnia producent, firma BOSS-Referent.
- Rozszerzone wsparcie techniczne zapewniają partnerzy BOSS-Referent.
- Szkolenia BOSS-Referent
Firma BOSS-Referent prowadzi szkolenia w Moskwie na następujących kursach:
- „Metodologia wdrażania EDMS BOSS-Referent”
- „Podstawy administracji EDMS BOSS – Referent”
- Szkolenie specjalistów od partnerów firmy BOSS-Referent w ramach programu partnerskiego jest bezpłatne.
Fabuła
W styczniu 2012 roku okazało się, że w grupie IT poważnie zmieniła się struktura zarządzania praktyką ECM (zarządzanie treścią przedsiębiorstwa, przechowywanie informacji korporacyjnych, w tym zarządzanie dokumentami elektronicznymi, EDMS).
W grudniu 2011 roku pojawiła się spółka w 100% zależna od spółki zarządzającej grupą Business Logic 2.0, która oprócz wdrożenia ECM będzie angażować się w nowy dla grupy kierunek - systemy zarządzania procesami biznesowymi (BPM).
Do tego momentu praktykę ECM reprezentował długo istniejący deweloper EDMS „Boss-Referent” i utworzony w kwietniu 2011 roku „IT Information Management”, który wdraża podobne oprogramowanie. Przed stworzeniem Zarządzanie informacją„W formie odrębnej spółki wdrożenie przedstawił dział integratora.
Kierunek jest ważny dla grupy. Jak mówi CNews Tagir Yapparov, prezes zarządu IT, w ciągu ostatniego roku działalność ECM przyniosła około 500 milionów rubli. przychód. Z całkowitym dochodem za 2010 rok, według rankingu „CNews100: Największe rosyjskie firmy informatyczne”, 4,7 miliarda rubli. Jeśli chodzi o liczbę pracowników, według nowej dyrektor generalnej „Business Logic” i „Boss Referent” Marii Kamennovej, obecnie na tym kierunku pracuje około 230 osób, z czego około 180 pracowników jest w trakcie wdrażania. Na koniec 2010 roku, według rankingu CNews, w grupie IT pracowało łącznie 1550 osób.
Przed przybyciem Kompanii Kamiennej podlegali różni ludzie. Firma wdrażająca - Georgy Podbutsky, który pozostał w Business Logic na stanowisku zastępcy dyrektora odpowiedzialnego za ECM. Deweloperami kierował Andrey Grib, który obecnie odchodzi z IT. Yapparov swoje odejście tłumaczy faktem, że „nie wszyscy menedżerowie zintegrowali się z nową strukturą matrycową, która przewiduje większe delegowanie odpowiedzialności”.
Z prawnego punktu widzenia Boss Referent pozostała organizacją niezależną od Business Logic, która jest również w całości własnością spółki zarządzającej grupą, mówi Yapparov. Jednakże źródło CNews w grupie jest przekonane, że mówimy o całkowitym ponownym przypisaniu rozwoju EDMS wdrożeniowcom. „Sprawa nie ograniczała się do odejścia Griba, ludzie z firmy wdrażającej doszli także na inne stanowiska kierownicze w Boss-Referent” – mówi. - Od dawna istniała normalna, wewnętrzna rywalizacja biznesowa pomiędzy strukturami, pojawiały się też wzajemne oskarżenia o niepowodzenia. W kilku ostatnie lata W trakcie realizacji zmieniło się kilku dyrektorów. Teraz „Boss Referent” stał się całkowicie zależny od realizatorów.”
Pomimo zmiany kierunku Tagir Yapparov zamierza co roku podwajać przychody ze swojej pracy, tj. W tym roku powinna sięgnąć miliarda rubli. Dzisiaj została podpisana umowa pomiędzy Business Logic a niemieckim deweloperem BPM Metasonic. W planach nadal będzie obsługiwana wieloplatformowa usługa „Boss Referent”: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, wersje mobilne dla iOS i Androida. Według anonimowego rozmówcy CNews, w trakcie reorganizacji ze spółki odeszło wielu programistów i do realizacji tych planów trzeba będzie zatrudnić nowych. Niedawno IT ogłosiło staż w obszarze ECM.
System dokumentacji zarządczej BOSS-Referent to pakiet oprogramowania, który pozwala organizacjom tworzyć efektywne systemy elektronicznego zarządzania dokumentami i automatyzacji pracy biurowej, a tym samym zapewnić znaczny wzrost efektywności struktur zarządczych. W szczególności stworzenie takich systemów w organizacji pozwala na:
System BOSS-Referent posiada duża liczba wdrożeń i jest przeznaczony dla przedsiębiorstw o różnej wielkości i formie własności:
- Duże przedsiębiorstwa handlowe i holdingi
- Władze federalne
- Organy samorządu terytorialnego i inne przedsiębiorstwa państwowe
- Przedsiębiorstwa rozproszone geograficznie
- Firmy o złożonej strukturze organizacyjnej
- Firmy o dużym wolumenie przepływu dokumentów
- Małe, szybko rozwijające się firmy.
- Praca z dokumentami wewnętrznymi organizacji
- Przetwarzanie dokumentów przychodzących i wychodzących
- Zarządzanie kontaktami zewnętrznymi
- Praca z umowami organizacyjnymi
- Organizacja kanałów informacyjnych i konferencji
- Prowadzenie katalogu organizacyjnego w formie elektronicznej
- Wsparcie inżynieryjne obiektów biznesowych organizacji
- Organizacja i planowanie wydarzeń.
- Sprzęt: serwery, klienckie stacje robocze, sieci lokalne, modemy, drukarki, skanery, zasilacze bezprzerwowe i inny sprzęt techniczny.
- System operacyjny: sieciowy system operacyjny System Windows, Linux, inne i protokoły transportowe, które łączą cały sprzęt w jeden kompleks.
- Lotus Notes/Domino to platforma oprogramowania aplikacyjnego będąca dodatkiem do sieciowego systemu operacyjnego i zawierająca narzędzia do przechowywania dokumentów, replikacji danych (synchronizacji), wyszukiwania pełnotekstowego, E-mail i inne ważne mechanizmy.
- BOSS-Referent - moduły oprogramowania powiązane ze sobą aplikacjami, które pracują w środowisku Lotus Notes/Domino i wspierają procesy biznesowe związane z zarządzaniem i częściowo funkcjonalnym obiegiem dokumentów.
- Wsparcie organizacyjne i regulacyjne: regulaminy, zasady działania, instrukcje dla użytkowników i administratorów systemów, itp.
- Słowniki ogólnosystemowe
- Katalog organizacji
- Słowniki
- Odbiorcy zewnętrzni
- Usługi ogólnosystemowe
- Koordynacja
- Zamówienia
- Przełącznik
- Szablony
- Rejestrator
- Gabinet
- System wyszukiwania
- Bufor
- Elektroniczne przechowywanie obrazu
- Protokół
- Podsystemy funkcjonalne
- Biuro
- Dokumentacja
- Notatki biurowe
- Kontakty zewnętrzne
- Kontrola kontraktów
- Wsparcie techniczne
- Konferencje
- Aktualności
Modularność zapewnia wyspecjalizowana baza danych „Switch”, która pełni funkcję „Centrum Kontroli” całego SDOU BOSS-Referent. Ten niezależny, kompletny funkcjonalnie moduł zawiera informacje o aktualnej konfiguracji systemu oraz niezbędny kod programu do organizowania interakcji pomiędzy bazami danych. Wszystkie bazy danych są automatycznie rejestrowane w przełączniku podczas instalacji.
Drugi ważna funkcja wykonywaną przez bazę danych Switch jest konfiguracja stacji roboczych użytkowników. Przez konfigurację rozumie się zbiór systemowych baz danych zarejestrowanych w osobnym przełączniku i niezbędnych do pracy użytkowników z różnych działów firmy. Wdrożenie EDMS w kilku konfiguracjach pozwala każdemu pracownikowi pracować wyłącznie z własnymi bazami danych. Za pomocą przełącznika możesz tworzyć nieograniczoną liczbę konfiguracji różnym stopniu złożoność, całkowicie powtarzając istniejący schemat obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Przełącznik szybko podłącza dodatkowe moduły do systemu, a także porusza się po bazach danych.
BOSS Referent jest otwarty dla programistów. Dowolna baza danych BOSS-Referent może zostać zmieniona przez programistów klienta. Ponadto do BOSS-Referent SDOU można dodać zastrzeżoną bazę danych, pod warunkiem zgodności pewne zasady i porozumienia.
Nowe bazy danych, formularze, widoki, agenty i elementy projektu można tworzyć w systemie przy użyciu standardowych narzędzi programistycznych Lotus Domino Designer. Oprócz wbudowanych narzędzi programistycznych firma IT Co. udostępnia Klientowi specjalny zestaw narzędzi deweloperskich - Toolkit, który pozwala na szybkie tworzenie własnych baz danych i integrację ich z BOSS-Referent bez naruszania integralności systemu, a także jak zmienić dowolny moduł jego środowiska informacyjnego.
O wszystkich zmianach w wersji 2.56.1 przeczytacie szczegółowo tutaj.
System ten został opracowany przez firmę IT (http://www.it.ru). Należy do kategorii systemów ukierunkowanych na wsparcie zarządzania organizacją, wydajna praca pracowników i gromadzenie wiedzy, a jednocześnie rozwinęła dodatkowe usługi.
Głównym zastosowaniem jest stworzenie systemu korporacyjnego obejmującego działania pracowników na stanowiskach pracy i wspierającego zarządzanie procesami biznesowymi. Wspomaga pracę biurową, zarządzanie organizacją, zatwierdzanie dokumentów. Osobliwość Problem w tym, że będąc pełnoprawnym systemem zarządzania dokumentami, posiada już wszystkie niezbędne funkcjonalności do realizacji pracy biurowej. Od samego początku zawiera koncepcje, role i funkcje właściwe organizacjom o złożonej strukturze hierarchicznej w Rosji. Inny cecha wyróżniająca System BOSS-Referent: realizuje funkcje systemu CRM, kontroli kontraktów, rozliczania zapasów, skanowania i rozpoznawania strumieni (system FineReader jest zintegrowany z BOSS-Referent), elektronicznej konferencji i tablicy ogłoszeń.
System jest zaimplementowany na platformie LotusNotes. Dzięki temu oprócz funkcji BOSS-Referent użytkownicy mają do dyspozycji całą bogatą funkcjonalność samego środowiska LotusNotes, m.in. pocztę elektroniczną, replikację danych, pracę zdalną itp. BOSS-Referent jest systemem najbardziej otwartym pod każdym względem - posiada kompletny kod źródłowy. Dodatkowo jest dostarczany z zestawem narzędzi dla programistów pełny opis Funkcje interfejsu programowania aplikacji.
1.1. Cel systemu „przełożony-referent”.
System BOSS-Referent przeznaczony jest do automatyzacji zarządzania obiegiem dokumentów i pracą biurową. Jej konsumentami są firmy handlowe, jednolite przedsiębiorstwa stanu federalnego i władze rządowe.
Głównymi rezultatami wdrożenia systemu są:
Zwiększenie możliwości zarządzania organizacją. Nowy poziom dyscypliny wykonawczej.
Wsparcie regulacji dotyczących interakcji wewnątrzkorporacyjnych. Zwiększona szybkość podejmowania decyzji.
Tworzenie warunków wymiany wiedzy i informacji. Doskonalenie procesów, produktów i usług organizacji.
Zalety systemu BOSS-Referent
Narzędzia do tworzenia jednolitej przestrzeni informacyjnej i zarządczej dla organizacji o dowolnej złożoności: rozproszonej, wielopoziomowej, funkcjonalnej i projektowej.
Obsługa złożonych ścieżek zatwierdzania dokumentów.
Opracowanie rozwiązania. Szybka automatyzacja procesów biznesowych dzięki obecności wbudowanych procesów przetwarzania dokumentów, które można dostosowywać i modyfikować z uwzględnieniem specyfiki klienta.
Niezawodne działanie, wysoka wydajność, łatwość administrowania i skalowania, dostęp do sieci.
Dostępność narzędzi bezpieczeństwa informacji. Możliwość zbudowania systemu elektronicznego zarządzania dokumentami prawnymi o istotnym znaczeniu w oparciu o BOSS-Referent.
Łatwe do nauczenia się dla użytkowników.
Skuteczne wykorzystanie systemu przez wiodące firmy i organizacje w Rosji.
Funkcjonalność systemu
System BOSS-Referent zapewnia automatyzację procesów:
Wsparcie dokumentacyjne przy podejmowaniu decyzji, obejmujące utworzenie projektu dokumentu, jego zatwierdzenie, zatwierdzenie i przesłanie do archiwum;
Kontrola dyscypliny wykonawczej, w tym procesów formułowania instrukcji i monitorowania ich realizacji;
Praca z korespondencją przychodzącą i wychodzącą.
Wymienione funkcje można wdrożyć w organizacjach i firmach, które mają wielopoziomową, rozproszoną geograficznie i funkcjonalno-projektową strukturę.
Zautomatyzowane funkcje
Wsparcie dokumentacyjne przy podejmowaniu decyzji:
Automatyzacja zatwierdzonych przepisów i zarządzanie ich zmianami. Przepisy prawne- dokument, który wymienia i opisuje w kolejności etapy (kroki), które uczestnik lub grupa uczestników musi wykonać, aby zakończyć proces biznesowy, zwykle wskazując wymagane terminy ukończenia etapów (kroków).
Utrzymanie pracy użytkowników końcowych zgodnie z przepisami.
Podciąg regulaminów podczas ich stosowania „w locie”.
Kontrola przepływu dokumentów zgodnie z przepisami: daty, wizy, wersje i wydania dokumentów.
Obsługa złożonych schematów koordynacji: równoległych, sekwencyjnych, z przejściami opartymi na warunkach.
Praca z wersjami i rewizjami dokumentów.
Obsługa dokumentów przychodzących i wychodzących:
Rejestracja korespondencji otrzymanej przez różne rodzaje. Łączenie dokumentów „na dany temat”.
Nałożenie uchwał. Przesyłanie dokumentów w organizacji za pomocą dostosowywanych tras. Rezolucja(łac. uchwała – decyzja, zezwolenie) – decyzja podjęta przez urzędnika lub organ doradczy, organizację międzynarodową.
Obsługa skomplikowanych numerów rejestracyjnych.
Zapewnienie funkcjonowania kilku biur.
Kontrola dyscypliny wykonawczej.
Szybki dostęp do dokumentów związanych z nowymi i wcześniej utworzonymi zamówieniami.
Tworzenie zamówień, dostosowywanie listy wykonawców i terminów realizacji zamówień.
Monitorowanie terminów i pracy nad realizacją zadań.
Monitoring i statystyki dotyczące realizacji zamówień i przetwarzania dokumentów. Monitorowanie- proces obserwacji i rejestrowania danych o dowolnym obiekcie w nierozerwalnie sąsiadujących ze sobą odstępach czasu, podczas których wartości danych nie zmieniają się znacząco.
Wsparcie złożonych struktur organizacyjnych firm i organizacji.
Prowadzenie danych o podległych spółkach, oddziałach i pracownikach organizacji.
Obsługa mechanizmów pełnomocnictw, delegacji uprawnień i kombinacji.
Zarządzanie uprawnieniami pracowników do tworzenia, zatwierdzania, podpisywania, rejestrowania dokumentów itp.
Struktura funkcjonalna systemu BOSS-Referent
Systemy skanowania i rozpoznawania tekstu
System BOSS-Referent jest zintegrowany z systemami skanowania i rozpoznawania tekstu ABBYY FineReader (wersja 4.0 lub SE 7.0) oraz CuneiForm (wersja 10 i wyższa) . FineReader- system optycznego rozpoznawania znaków opracowany przez rosyjską firmę ABBYY. Klinowy(angielski pismo klinowe klinowe - pismo klinowe), Cognitive OpenOCR to swobodnie rozpowszechniany, otwarty system optycznego rozpoznawania tekstu rosyjskiej firmy Cognitive Technologies. Obecność integracji pozwala zorganizować szybką automatyczną konwersję dokumentów z papieru na widok elektroniczny i wygodne wejście do systemu. Integracja- odbudowa, uzupełnienie, jedność, unifikacja struktur politycznych, gospodarczych, państwowych i publicznych w regionie, kraju, świecie.
BOSS-Referent oferuje trzy możliwości wykorzystania narzędzi skanujących w systemach elektronicznego zarządzania dokumentami i automatyzacji biura:
Użyj skanera biurkowego, aby zorganizować indywidualne skanowanie. Zalecany do stosowania w organizacjach z małą ilością dokumentów przychodzących
Korzystanie ze skanerów sieciowych dla grup roboczych
Wykorzystanie linii przepływu skanowania, która zapewnia szybką, automatyczną konwersję dokumentów do postaci elektronicznej w trybie ciągłego przesyłania strumieniowego. Skanowanie to odbywa się przy użyciu technologii kodów kreskowych i jest zalecane do stosowania w organizacjach o dużym wolumenie korespondencji przychodzącej, o rozproszonej geograficznie strukturze zarządzania oraz w centralach ministerstw i departamentów.
Przeznaczenie systemu BOSS-Referent
System BOSS-Referent przeznaczony jest do automatyzacji zarządzania obiegiem dokumentów i pracą biurową. Jej konsumentami są spółki handlowe, przedsiębiorstwa unitarne stanu federalnego, organy rządowe władze.
Główne rezultaty wdrożenia systemu to:
- - Zwiększenie możliwości zarządzania organizacją. Nowy poziom dyscypliny wykonawczej.
- - Wsparcie regulacji dotyczących interakcji wewnątrzkorporacyjnych. Zwiększona szybkość podejmowania decyzji.
- - Tworzenie warunków wymiany wiedzy i informacji. Doskonalenie procesów, produktów i usług organizacji.
Zalety systemu BOSS-Referent
- - Narzędzia do tworzenia jednolitej przestrzeni informacyjnej i zarządczej dla organizacji o dowolnej złożoności: rozproszonej, wielopoziomowej, funkcjonalnej i projektowej.
- - Obsługa złożonych tras zatwierdzania dokumentów.
- - Opracowanie rozwiązania. Szybka automatyzacja procesów biznesowych dzięki obecności wbudowanych procesów przetwarzania dokumentów, które można dostosowywać i modyfikować z uwzględnieniem specyfiki klienta.
- - Niezawodne działanie, wysoka wydajność, łatwość administrowania i skalowania, dostęp do sieci WWW.
- - Dostępność narzędzi bezpieczeństwa informacji. Możliwość zbudowania systemu elektronicznego zarządzania dokumentami prawnymi o istotnym znaczeniu w oparciu o BOSS-Referent.
- - Łatwy do nauczenia się dla użytkowników.
- - Pomyślne wykorzystanie systemu przez wiodące firmy i organizacje w Rosji.
Funkcjonalność systemu
System BOSS-Referent zapewnia automatyzację procesów:
- - wsparcie dokumentacyjne przy podejmowaniu decyzji, obejmujące utworzenie projektu dokumentu, jego zatwierdzenie, zatwierdzenie i przesłanie do archiwum;
- - kontrola dyscypliny wykonawczej, w tym procesów formułowania instrukcji i monitorowania ich realizacji;
- - praca z korespondencją przychodzącą i wychodzącą.
Wymienione funkcje można wdrożyć w organizacjach i firmach, które mają wielopoziomową, rozproszoną geograficznie i funkcjonalno-projektową strukturę.
Zautomatyzowane funkcje
- - Wsparcie dokumentacyjne przy podejmowaniu decyzji:
- - Automatyzacja zatwierdzonych przepisów i zarządzanie ich zmianami.
- - Utrzymanie pracy użytkowników końcowych zgodnie z przepisami.
- - Podciąg przepisów podczas ich stosowania „w locie”.
- - Monitorowanie przepływu dokumentów zgodnie z przepisami: daty, wizy, wersje i wydania dokumentów.
- - Wsparcie dla złożonych schematów koordynacji: równoległej, sekwencyjnej, z przejściami opartymi na warunkach.
- - Praca z wersjami i rewizjami dokumentów.
- - Obsługa dokumentów przychodzących i wychodzących:
- - Rejestracja korespondencji otrzymywanej w różnych formach. Łączenie dokumentów „na dany temat”.
- - Nakładanie uchwał. Przesyłanie dokumentów w organizacji za pomocą dostosowywanych tras.
- - Obsługa skomplikowanych numerów rejestracyjnych.
- - Zapewnienie funkcjonowania kilku biur.
- - Kontrola dyscypliny wykonawczej.
- - Szybki dostęp do dokumentów związanych z nowymi i wcześniej utworzonymi zamówieniami.
- - Tworzenie zamówień, dostosowywanie listy wykonawców i terminów realizacji zamówień.
- - Monitorowanie terminów i pracy nad realizacją zadań.
- - Monitoring i statystyki dotyczące realizacji zamówień i przetwarzania dokumentów.
- - Wsparcie dla złożonych struktury organizacyjne firm i organizacji.
- - Prowadzenie danych o podległych spółkach, oddziałach i pracownikach organizacji.
- - Wsparcie mechanizmów osób zaufanych, delegacji uprawnień i kombinacji.
- - Zarządzanie uprawnieniami pracowników do tworzenia, zatwierdzania, podpisywania, rejestrowania dokumentów itp.
Struktura funkcjonalna systemu BOSS-Referent
Dodatkowe funkcje
Generator raportów „Raport”sMan
Generator raportów Report"sMan dla Lotus Notes (opracowany przez firmę Aplana) zapewnia przygotowanie kompleksowych raportów dla użytkowników dowolnych aplikacji Lotus Notes, a w szczególności użytkowników systemu elektronicznego zarządzania dokumentami BOSS-Referent.
Report"sMan można podłączyć do dowolnej bazy danych Lotus Notes dowolnej konstrukcji. Przy generowaniu raportów pracuje z dowolnymi parametrami oraz wykonuje automatyczne przetwarzanie makr. Generator raportów umożliwia przechowywanie przykładowych raportów w celu ich późniejszego ponownego wykorzystania, a także eksport raportów do MS Excel, MS Word, HTML i zwykły tekst.
Potencjalnym partnerom i użytkownikom programu Report"sMan Aplana zapewnia możliwość pracy z nim w trybie testowym przez jeden miesiąc.
Systemy skanowania i rozpoznawania tekstu
System BOSS-Referent jest zintegrowany z systemami skanowania i rozpoznawania tekstu ABBYY FineReader (wersja 4.0 lub SE 7.0) oraz CuneiForm (wersja 10 i wyższa). Obecność integracji pozwala na zorganizowanie szybkiej automatycznej konwersji dokumentów z formy papierowej na elektroniczną i wygodne wprowadzanie ich do systemu.
BOSS-Referent oferuje trzy możliwości wykorzystania narzędzi skanujących w systemach elektronicznego zarządzania dokumentami i automatyzacji biura:
- - Korzystanie ze skanera biurkowego w celu zorganizowania indywidualnego skanowania. Zalecany do stosowania w organizacjach z małą ilością dokumentów przychodzących
- - Korzystanie ze skanerów sieciowych dla grup roboczych
- - Korzystanie z linii strumienia skanowania, która zapewnia szybką, automatyczną konwersję dokumentów do postaci elektronicznej w trybie ciągłego przesyłania strumieniowego. Skanowanie to odbywa się przy użyciu technologii kodów kreskowych i jest zalecane do stosowania w organizacjach o dużym wolumenie korespondencji przychodzącej, o rozproszonej geograficznie strukturze zarządzania oraz w centralach ministerstw i departamentów.
Serwer faksowy Dodatkowy faks
Integracja systemu BOSS-Referent z serwerem faksów ExtraFax (Extracomm Technologies Inc.) zapewnia możliwość wysyłania i odbierania faksów oraz poczty elektronicznej, kierowania wiadomości przychodzących, obliczania kosztów ruchu za pomocą wbudowanego systemu bilingowego, a także wykonywania wielu przydatne funkcje na temat pracy z faksami.
Użytkownicy mogą współpracować z serwerem ExtraFax za pomocą standardowego klienta Lotus Notes, dowolnej przeglądarki internetowej lub drukować dokumenty do faksu z dowolnej aplikacji systemu Windows za pomocą sterownika ExtraFax Print-to-Fax.
Ustawienia strony klienta, których można dokonać poprzez standardowego klienta Notes oraz przez Internet, pozwalają na wybór nagłówków faksów, a także wysyłanie wiadomości według harmonogramu i z uwzględnieniem priorytetów. Podczas drukowania dokumentów z aplikacji Windows do wyboru odbiorcy można wykorzystać książki adresowe znajdujące się na serwerze Domino.
Bardzo wygodne dla użytkowników: pojedynczy mechanizm wysyłania faksów i poczty elektronicznej, możliwość przesłania dokumentów ze środowiska Windows do faksu jednym kliknięciem prawego przycisku myszy, a także automatyczne wysyłanie powiadomień o wynikach wysłania faksów. Organizowanie grupowej pracy z faksami możliwe jest poprzez routing przychodzących wiadomości, ustawienie indywidualnych i zbiorczych nagłówków faksów oraz wbudowany system bilingowy. Program umożliwia różnicowanie praw dostępu do faksów - pracę z faksami (tworzenie, czytanie, usuwanie, przekazywanie itp.) oraz wysyłanie faksów liniami dalekobieżnymi lub międzynarodowymi.
Skład systemu
Elektroniczny system zarządzania dokumentacją zbudowany w oparciu o BOSS-Referent można z grubsza przedstawić jako kombinację kilku warstw:
- - sprzęt (serwery, klienckie stacje robocze, sieci itp.) i platforma (network system operacyjny Windows/Linux/Sun i protokoły transportowe), które łączą cały sprzęt w jeden kompleks
- - Technologia IBM Lotus - platforma technologiczna będąca „nadbudową” nad sieciowym systemem operacyjnym
- - System BOSS-Referent będący aplikacją Lotus Domino składającą się z baz danych w formacie nsf.
Cechy technologiczne
1. Wsparcie pracy organizacji rozproszonych geograficznie
Architektura systemu pozwala na wdrożenie systemu na kilku niezależnych strukturach serwerów Lotus, a w szczególności na organizację pracy na najbardziej złożonej konfiguracji serwerów Lotus Domino R6.5X - w topologii „gwiazdy dwupoziomowej”. Dwa serwery radialne należące do tego samego serwera nadrzędnego i „widząc” mogą bezpośrednio wymieniać pakiety informacji.
2. Wsparcie dystrybucji rzeczywistej
Cechą wyróżniającą system jest wsparcie procesów zarządzania obiegiem dokumentów i pracą biurową w organizacjach rozproszonych geograficznie.
- - System automatycznie wysyła: a) do wszystkich uczestników procesu zatwierdzania kopię uzgadnianego projektu dokumentu, b) do osoby odpowiedzialnej za przygotowanie dokumentu (podejmowanie decyzji), wizy oraz uwagi uczestników zatwierdzania, dokumenty dodatkowe.
- - Po zakończeniu akceptacji system aktualizuje status dokumentu i informuje o tym wszystkich uczestników procesu akceptacji.
- - Etap zapoznawania kończy się automatycznym przesłaniem dokumentu (i wszystkich jego kopii) do baz archiwalnych.
W każdej chwili wszyscy pracownicy pracujący nad projektem dokumentu mają jego aktualne kopie, mają informację o statusie dokumentu, a także mogą przeglądać informacje związane ze sprawą – uwagi, instrukcje itp., wygenerowane w trakcie zatwierdzania .
3. Wydajność i niezawodność transmisji danych
Podczas przesyłania danych w strukturze rozproszonej stosowane są zasadniczo nowe mechanizmy interakcji konfiguracji systemów zainstalowanych na różnych terytoriach (serwerach). W BOSS-Referent v.3 mechanizm replikacji służy jedynie do synchronizacji danych referencyjnych i słownikowych. Do przesyłania danych funkcjonalnych, często tworzących wiązki dokumentów (mówimy o zestawie plików, instrukcji, wizach zatwierdzających, zapoznawaniu się itp., związanych z konkretną kartą dokumentu), mechanizm bezpośredniego przesyłania danych poprzez połączenie gniazdowe za pomocą Używany jest pakiet XML.
Mechanizm ten, na którym opierają się procesy zatwierdzania i zapoznawania dokumentów w środowisku rozproszonym, zapewnia: 1) gwarantowane i ekonomiczne dostarczanie (tylko na niezbędne serwery) pakietów dokumentów wszystkim uczestnikom pracy nad dokumentem, 2) redukcję obciążenia kanałów transmisji danych oraz 3) znaczne uproszczenie administrowania systemem: brak konieczności wykonywania skomplikowanych ustawień praw dostępu do serwerów i parametrów replikacji.
4. Obsługa złożonych struktur organizacyjnych
System wspiera przemyślane mechanizmy łączenia stanowisk, delegowania uprawnień i zastępstwa. Mechanizm łączenia stanowisk jest kluczowy dla zastosowania EDMS w organizacjach, w których oprócz działów funkcjonalnych funkcjonują jednostki projektowe. Dla każdego pracownika określona jest lista ról przetwarzających dokumenty (zatwierdzający, zatwierdzający itp.), przy czym użytkownik może mieć różne role w dziale funkcjonalnym, w którym pracuje oraz w projektach, w których uczestniczy. Przetwarzając konkretny dokument, użytkownik otrzymuje i przetwarza dokumenty zgodnie ze swoją rolą w dziale określoną w dokumencie.
5. Praca z wersjami i rewizjami dokumentów
Karty dokumentów i załączone pliki są przechowywane w różnych bazach danych. Umożliwiło to wdrożenie mechanizmu pracy z wersjami i rewizjami dokumentów, który jest szeroko stosowany na etapach koordynacji, podpisywania i zatwierdzania dokumentów.
6. Elastyczność systemu
Narzędzia systemowe, w tym mechanizm przepływu pracy, pozwalają na szybką modyfikację istniejących schematów przepływu dokumentów, a także szybko wdrożyć obieg dokumentów dla nowych procesów biznesowych związanych z przetwarzaniem dokumentów. Wykorzystując elementy systemu można szybko wdrożyć np. przetwarzanie dokumentów niezbędnych do podjęcia decyzji o celowości przeprowadzenia promocji, udzielenia kredytu (w bankach) itp.
7. Tolerancja na błędy
BOSS-Referent wspiera pracę w klastrze oprogramowania Domino, składającym się z dwóch serwerów – głównego i zapasowego. W przypadku awarii głównego serwera, na którym pracują użytkownicy, zostają oni automatycznie przełączeni na serwer zapasowy (przy ponownym otwarciu baz danych). Po przywróceniu głównego serwera administrator ponownie przełącza użytkowników.
8. Wydajność
Wysoką wydajność systemu w sytuacji dynamicznego wzrostu wolumenów danych zapewnia mechanizm archiwizujący, który przekazuje dokument do archiwum na serwerze, na którym został utworzony, jednocześnie automatycznie zapisując kopię archiwalną na innych serwerach. Wysoką wydajność osiąga się także dzięki oddzielnemu przechowywaniu „lekkich” kart dokumentów i dołączonych do nich plików oraz dostępowi do nich za pomocą oprogramowania.
9. Dostęp do Internetu
W przypadku organizacji, które nie używają Lotus jako standardu korporacyjnego, alternatywny sposób dostęp do funkcjonalności systemu - za pomocą przeglądarka internetowa Explorer w wersji 5 i wyższej. Organizacje takie będą musiały jedynie zakupić licencje CAL Lotus Notes w celu instalacji na stacjach roboczych administratorów systemu.
10. Łatwość administracji
Platforma Lotus Domino/Notes pozwala jednocześnie udoskonalać system i replikować go do spółek zależnych organizacji. Istnieją mechanizmy, które pozwalają z dnia na dzień zaktualizować system we wszystkich biurach rozproszonej geograficznie organizacji. Aby ułatwić pracę związaną z prowadzeniem list pracowników, system został zintegrowany z katalogami LDAP.
