3 Funkcinis modulis „Biuras“ Visas darbo su gaunama ir siunčiama korespondencija ciklas: Dokumentų kortelių šablonų naudojimas Korespondencijos registravimas Dokumentų siuntimas svarstymui, nutarimų įvedimas Susipažinimo lapų formavimas Pirminio popierinio dokumento buvimo vietos stebėjimas Vykdymas, susipažinimas, siuntimas „už naudojimas“ Dokumentų nuskaitymas ir dokumentų, gautų per ir iš fakso serverio, apdorojimas. Numerių rezervavimas siunčiamiems dokumentams Centralizuoto, decentralizuoto ir mišrių dokumentų srauto formų palaikymas
4 Sukurkite gaunamo dokumento RC, sukurkite naują sandorio šalį iš dokumentų kortelės, patikrinkite dokumentą pakartotinai registracijai, nurodykite tokio tipo dokumento registracijos žurnalą, nurodykite terminą ir gaunamo sprendimo priėmimo datą 1) atsispausdinkite lipduką ar kortelę naudodami brūkšninį kodą 2) pridėkite nuskaitytą dokumento vaizdą: iš vietinio disko iš skaitytuvo (įprastas arba nuskaitymas su brūkšniniu kodu)
5 Registracijos palaikymas kompleksui registracijos numeriai. Visų tipų dokumentų numeravimo šablonų nustatymas. Galimybė vienam skaitikliui naudoti kelis formatus. Prie dokumento uždedamas registracijos antspaudas, numeris ir brūkšninis kodas. Galima naudoti supaprastintą RC – ekspediciją.
6 Peržiūra Galimybė peržiūrėti dokumentą keliems darbuotojams. Galimybė naudoti standartinius gaunamų dokumentų maršrutus. Galimybė kurti rezoliucijų projektus ir naudoti rezoliucijos šablonus leidžia valdyti dokumentą, nurodant valdymo tipą. Pasirinkite valdiklį arba valdymo bloką pridėkite rezoliucijos pastraipą rankiniu būdu arba peržiūrėkite/redaguokite anksčiau sukurtą rezoliucijos projektą iš šablono.
7 Nutarimo dalis Nurodomas atsakingas vykdytojas ir bendravykdytojai, subjektas, terminas, kontroliuojantis asmuo. Rezoliucijos kontroliniams taškams sukuriamos instrukcijos, o nekontroliniams taškams dokumentas siunčiamas peržiūrėti. įrašyti originalo perdavimą sukurti užsakymą su periodinis stebėjimas
8 Nurodymai Vykdytojas gauna pranešimą apie nurodymo vykdyti gavimą. Įsakymo autorius ir valdytojas gali: koreguoti įvykdymo terminą, keisti vykdytojus, atšaukti nurodymus Autorius, valdytojas, vykdytojai gauna pranešimus apie įvykdymo terminų pažeidimą.
9 Pavedimų vykdymas Pavedimo vykdytojas gali: pagal savo pavedimą (pavedimų grandinę) sudaryti naują pavedimą, esant poreikiui, įvesti įvykdymo ataskaitą bendrai vykdytojams, sukurdamas naują dokumentą, paėmęs ataskaitą iš pavedimo. bendrai vykdytojo ar vaiko pavedimo, priedo įdėjimas, nuoroda į anksčiau parengtą dokumentą, tiesiog komentaras apie vykdymą, pavedimo įvykdymo ataskaitos paskelbimas
10 Vykdymo kontrolė Užsakymo autorius ir kontrolierius gali patvirtinti užsakymą arba grąžinti jį patikslinti. Veiklos disciplinos kontrolė: ataskaitos apie veiklos discipliną (ReportsMan ataskaitų generatorius). pavedimas įvykdytas pavedimas pradelstas pavedimas vykdomas kontrolierius gali patvirtinti pavedimą tiesiai į dokumentų kortelę
12 Išeinančių siuntų paruošimas 1.Užpildykite kortelės laukelius privalomi laukai yra pažymėti piktograma; kai kurie laukai gali būti užpildyti pagal nutylėjimą; reikšmė įvedama tiesiai į lauką; galima užpildyti Kazachstano Respublikos laukus nenaudojant pelės; registracijos duomenis galima keisti registruojantis etapas
13 Išeinančių siuntų paruošimas 2. Įdėkite dokumentą, įveskite tekstą į lauką „Turinys“, pridėkite priedą iš vietinio disko iš duomenų bazės Šablonai iš skaitytuvo Priedas gali būti iš anksto pritvirtintas prie kortelės šablono. Priedo dydį gali apriboti sistemos administratorius.
15 Išeinančių siuntų paruošimas 3. Maršruto kūrimas keičiant esamą maršrutą Maršrutą galima nustatyti: 1) „standžiai“ – negalite keisti tvirtintojų ir patvirtinimo tvarkos 2) „lanksčiai“ – galite ištrinti ir pridėti tvirtintojų 3) jūs gali pridėti naujų, bet negalite ištrinti numatytųjų . Parametrai sukonfigūruojami kiekvienam patvirtinimo etapui.
21 Dokumento patvirtinimas Papildomas patvirtinimas ir delegavimas Papildomas. patvirtinimas – papildoma tvirtinimo šaka. Dokumente yra pagrindinio tvirtinančio asmens viza, neatsižvelgiant į papildomo asmens sprendimus. derinant Delegavimas – dokumente yra darbuotojo, kuriam deleguotas patvirtinimas, viza.
28 Modulis „Piliečių kreipimaisi“ Visas žodinių ir rašytinių apeliacijų nagrinėjimo ciklas: Skundų registravimas Peržiūra Nutarimų formavimas, vykdymas Atsakymo į apeliaciją parengimas ir tvirtinimas Susijusių prašymų išorės organizacijoms formavimas Atsakymų į išorės organizacijų prašymus registravimas.
30 Apeliacijų autoriai Darbas su apeliacijų autoriais: Galimybė prijungti katalogą „Rusijos adresų klasifikatorius“ (KLADR) Visa informacija apie autorių: vardas, pavardė, adresas, darbo vieta, socialinė padėtis, pašalpos ir kt. EDMS BOSS-Referent išlaikė FSTEC sertifikatą, reikalingą asmens duomenų apsaugos klasės 2-4 lygių sertifikavimui.
31 Sprendimų priėmimo procesų palaikymas Sprendimų priėmimo procese tvarkomų dokumentų tipai: BOSS-Referent sistemoje sprendimų priėmimo proceso dokumentacijos komponentas yra automatizuotas. ORD programa Vidinis memorandumas Sutartis Išeinančio dokumento projektas Verslo procesai modulyje „Sprendimų priėmimas“ įgyvendinami naudojant standartinius sprendimų priėmimo procesus.
32 Funkcinis modulis „Sprendimų priėmimas“ Duomenų bazėje Sprendimų priėmimas vykdomas: Dokumento maršruto formavimas Maršruto keitimas „skrendant“ Dokumentų judėjimo kontrolė Dokumentų registravimas (įskaitant automatinį registravimą) Numerių rezervavimas sutarčių, operatyvinių užsakymų ir siunčiamų dokumentų projektai Pagalba dirbant su patvirtinimo lapais , susipažinimas ir siuntimas paštu Užsakymų formavimas pagal dokumentus ir jų vykdymo kontrolė 37 Pranešimų paslauga Vartotojas informuojamas apie visus sistemos įvykius, taip pat apie veiksmus, kuriuos reikia atlikti sistemoje, per gaunamus pranešimus: Pranešimai skirstomi į: Užduotys Informaciniai pranešimai duomenų bazėje Kabinetas ( rodomi dienoraštyje pagrindinis puslapis) V Pašto dėžutė Lotus Notes ar kita el. pašto sistema
BOSS-Referent įmonės pareigos apima:
- to paties pavadinimo produkto – sistemos kūrimas elektroninis dokumentų valdymas BOSS Referentas;
- partnerių tinklo plėtra;
- partnerių ir sistemos vartotojų konsultavimas ir palaikymas;
- išsilavinimas;
- produkto rinkodaros skatinimas.
Partnerių tinklas BOSS-Referent
Įmonės BOSS-Referent partneriai teikia elektroninės dokumentų valdymo sistemos diegimo, sukurtų sprendimų palaikymo, sistemos pritaikymo klientų užduotims, vartotojų mokymų paslaugas. Kiekvienam partneriui priskiriama viena iš trijų būsenų:
- Generalinis partneris - turi didelę kompetenciją, didelis skaičius atestuoti specialistai ir patirtis įgyvendinant daugelį įgyvendinimo projektų;
- Partneris – turi sertifikuotų BOSS-Referent specialistų, apmokytų įgyvendinti projektų įgyvendinimo projektus;
- Perpardavėjas – tiekia EDMS BOSS-Referent.
- BOSS-Referent partnerių tinklas apima beveik visus Rusijos regionus, taip pat Ukrainą ir Kazachstaną. Mūsų svetainės skiltyje „Partneriai“ galite rasti partnerį savo regione arba pasirinkti jus dominančią įmonę abėcėlės tvarka pateiktame kataloge.
Aptarnavimas ir palaikymas BOSS-Referent
Įdiegtų elektroninių dokumentų valdymo sistemų BOSS-Referent palaikymas galimas pagrindinėmis ir išplėstinėmis versijomis:
- Garantinį (pagrindinį) palaikymą teikia gamintojas BOSS-Referent.
- Išplėstinį techninį palaikymą teikia BOSS-Referent partneriai.
- BOSS-Referenciniai mokymo kursai
BOSS-Referent įmonė Maskvoje rengia šiuos kursus:
- „EDMS BOSS-Referent diegimo metodika“
- „EDMS administravimo pagrindai BOSS – Referentas“
- Įmonės BOSS-Referent partnerių specialistų mokymai pagal filialų programą yra nemokami.
Istorija
2012 m. sausio mėn. tapo žinoma, kad IT grupėje labai pasikeitė ECM praktikos valdymo struktūra (įmonės turinio valdymas, įmonės informacijos saugojimas, įskaitant elektroninių dokumentų valdymą, EDMS).
2011 m. gruodį atsirado 100% „Business Logic 2.0“ grupės valdymo įmonės dukterinė įmonė, kuri, be ECM diegimo, imsis ir nauja grupei – verslo procesų valdymo sistemos (BPM).
Iki šiol ECM praktikai atstovavo jau seniai gyvavęs EDMS kūrėjas „Boss-Referent“ ir 2011 m. balandį sukurtas „IT Information Management“, diegiantis panašią programinę įrangą. Prieš kūrybą Informacijos valdymas„Atskiros įmonės pavidalu diegimą pristatė integratorių skyrius.
Grupei svarbi kryptis. Kaip CNews pasakoja IT direktorių tarybos pirmininkas Tagiras Yapparovas, per pastaruosius metus ECM praktika sudarė apie 500 mln. pajamų. Su bendromis 2010 m. pajamomis pagal reitingą „CNews100: didžiausios Rusijos IT įmonės“ – 4,7 mlrd. Kalbant apie darbuotojų skaičių, pasak naujosios „Business Logic“ ir „Boss Referent“ generalinės direktorės Marijos Kamennovos, šiuo metu kryptyje dirba apie 230 žmonių, iš kurių apie 180 diegėjų. 2010 metų pabaigoje, pagal CNews reitingą, IT grupėje iš viso dirbo 1550 žmonių.
Prieš atvykstant Akmens kompanijai, jie buvo pavaldūs skirtingi žmonės. Įgyvendinanti įmonė – Georgijus Podbutskis, kuris liko „Business Logic“ direktoriaus pavaduotoju, atsakingas už ECM. Kūrėjams vadovavo Andrejus Gribas, kuris dabar palieka IT. Yapparov savo pasitraukimą aiškina tuo, kad „ne visi vadovai integravosi į naują matricos struktūrą, kuri numato didesnį atsakomybės delegavimą“.
Teisiškai „Boss Referent“ išliko nepriklausoma nuo „Business Logic“ organizacija, kuri taip pat visiškai priklauso grupės valdymo įmonei, sako Yapparov. Tačiau grupės „CNews“ šaltinis įsitikinęs, kad kalbame apie visišką EDMS kūrimo perskirstymą diegėjams. „Klausimas neapsiribojo Gribo pasitraukimu; žmonės iš įgyvendinančios įmonės taip pat atėjo į kitas vadovaujančias pareigas „Boss-Referent“, – sako jis. – Įprasta verslo vidinė konkurencija tarp struktūrų egzistavo ilgą laiką, buvo ir abipusiai kaltinimai nesėkmėmis. Po kelių Pastaraisiais metaisĮgyvendinant pasikeitė keli direktoriai. Dabar „Boso referentas“ tapo visiškai priklausomas nuo įgyvendintojų“.
Nepaisant krypties sukrėtimo, Tagir Yapparov ketina kasmet padvigubinti savo darbo pajamas, t.y. Šiemet jis turėtų siekti milijardą rublių. Šiandien buvo pasirašyta sutartis tarp „Business Logic“ ir Vokietijos BPM kūrėjo „Metasonic“. Planuojama ir toliau palaikyti kelių platformų „Boss Referent“: „Lotus“, „Microsoft Sharepoint“, „FileNet“, JBOSS, mobiliosios versijos iOS ir Android. Anot anoniminio „CNews“ pašnekovo, per reorganizaciją įmonę paliko nemažai programišių ir šiems planams įgyvendinti teks samdyti naujus. Neseniai IT paskelbė apie stažuotę ECM srityje.
Valdymo dokumentacijos sistema BOSS-Referent – tai programinis paketas, leidžiantis organizacijoms sukurti efektyvias elektroninių dokumentų valdymo ir biuro automatizavimo sistemas ir taip užtikrinti reikšmingą valdymo struktūrų efektyvumo didinimą. Visų pirma, tokių sistemų sukūrimas organizacijoje leidžia:
BOSS-Referent sistema turi didelis skaičiusįgyvendinimas ir skirtas įvairaus dydžio ir nuosavybės formų įmonėms:
- Didelės komercinės įmonės ir valdos
- Federalinės valdžios institucijos
- Regioninės valdžios institucijos ir kitos valstybinės įmonės
- Geografiškai paskirstytos įmonės
- Įmonės su sudėtingomis organizacinėmis struktūromis
- Įmonės, turinčios didelį dokumentų srautą
- Mažos, sparčiai augančios įmonės.
- Darbas su vidiniais organizacijos dokumentais
- Gaunamų ir išsiunčiamų dokumentų tvarkymas
- Išorinių kontaktų tvarkymas
- Darbas su organizacijos sutartimis
- Naujienų kanalų ir konferencijų organizavimas
- Organizacijos žinyno tvarkymas elektronine forma
- Inžinerinė pagalba organizacijos verslo objektams
- Renginių organizavimas ir planavimas.
- Techninė įranga: serveriai, klientų darbo vietos, vietiniai tinklai, modemai, spausdintuvai, skaitytuvai, nepertraukiamo maitinimo šaltiniai ir kita techninė įranga.
- Operacinė sistema: tinklo operacinė sistema Windows sistema, Linux, kiti ir transportavimo protokolai, sujungiantys visą techninę įrangą į vieną kompleksą.
- „Lotus Notes/Domino“ yra taikomosios programinės įrangos platforma, kuri yra tinklo operacinės sistemos priedas ir apima dokumentų saugojimo, duomenų replikacijos (sinchronizavimo), viso teksto paieškos, El. paštas ir kiti svarbūs mechanizmai.
- BOSS-Referent – programinės įrangos tarpusavyje sujungti moduliai, veikiantys Lotus Notes/Domino aplinkoje ir palaikantys verslo valdymo procesus bei iš dalies funkcinį dokumentų srautą.
- Organizacinis ir reguliavimo palaikymas: reglamentai, veiklos taisyklės, instrukcijos vartotojams ir sistemos administratoriams ir kt.
- Visos sistemos žodynai
- Organizacijos katalogas
- Žodynai
- Išoriniai gavėjai
- Paslaugos visoje sistemoje
- Koordinacija
- Užsakymai
- Jungiklis
- Šablonai
- registratorius
- kabinetas
- Paieškos sistema
- Buferis
- Elektroninė vaizdų saugykla
- protokolas
- Funkcinės posistemės
- Biuras
- Dokumentacija
- Biuro užrašai
- Išoriniai kontaktai
- Sutarčių kontrolė
- Inžinerinė pagalba
- Konferencijos
- žinios
Moduliškumą užtikrina specializuota duomenų bazė „Switch“, kuri tarnauja kaip viso BOSS-Referent SDOU „Control Center“. Šiame nepriklausomame, funkcionaliai pilname modulyje yra informacija apie esamą sistemos konfigūraciją ir reikiamą programos kodą sąveikai tarp duomenų bazių organizuoti. Diegimo metu visos duomenų bazės automatiškai registruojamos jungiklyje.
Antra svarbi funkcija Switch duomenų bazė atlieka vartotojo darbo vietų konfigūravimą. Konfigūracija suprantama kaip sistemos duomenų bazių rinkinys, registruotas atskirame komutatoriuje ir reikalingas skirtingų įmonės padalinių vartotojų darbui. Įdiegus EDMS keliose konfigūracijose, kiekvienas darbuotojas gali dirbti tik su savo duomenų bazėmis. Naudodami jungiklį galite sukurti neribotą skaičių konfigūracijų įvairaus laipsnio sudėtingumo, visiškai pakartojant įmonėje esamą dokumentų srauto schemą. Jungiklis greitai prijungia visus papildomus modulius prie sistemos ir taip pat naršo duomenų bazėse.
BOSS Referent yra atvira kūrėjams. Bet kurią BOSS-Referent duomenų bazę gali pakeisti kliento kūrėjai. Be to, patentuota duomenų bazė gali būti įtraukta į BOSS-Referent SDOU, jei laikomasi reikalavimų. tam tikros taisyklės ir susitarimai.
Naujos duomenų bazės, formos, rodiniai, agentai ir dizaino elementai gali būti sukurti sistemoje naudojant standartinius Lotus Domino Designer kūrimo įrankius. Be integruotų kūrimo įrankių, IT Co klientui pateikia specialų kūrėjo įrankių rinkinį - Toolkit, kuris leidžia greitai susikurti savo duomenų bazes ir integruoti jas su BOSS-Referent nepažeidžiant sistemos vientisumo, taip pat. kaip pakeisti bet kurį savo informacinės aplinkos modulį.
Išsamiai apie visus 2.56.1 versijos pakeitimus galite perskaityti čia.
Šią sistemą sukūrė IT kompanija (http://www.it.ru). Priklauso sistemų, orientuotų į organizacijos valdymo palaikymą, kategorijai, efektyvus darbas darbuotojų ir žinių kaupimą, o kartu sukūrė ir papildomų paslaugų.
Pagrindinė taikymas yra įmonės sistemos, apimančios darbuotojų veiklą jų darbo vietose ir palaikančios valdymo verslo procesus, sukūrimas. Palaiko biuro darbą, organizacijos valdymą, dokumentų tvirtinimą. Išskirtinis bruožas Bėda ta, kad būdama visavertė dokumentų valdymo sistema jau turi visus reikalingus funkcionalumus biuro darbui įgyvendinti. Nuo pat pradžių jame yra sąvokos, vaidmenys ir funkcijos, būdingos organizacijoms, turinčioms sudėtingą hierarchinę struktūrą Rusijoje. Kita skiriamasis bruožas BOSS-Referent sistema: įgyvendina CRM sistemos, sutarčių valdymo, atsargų apskaitos, srautų nuskaitymo ir atpažinimo (FineReader sistema integruota į BOSS-Referent), elektroninės konferencijos ir skelbimų lentos funkcijas.
Sistema įdiegta LotusNotes platformoje. Dėl šios priežasties, be BOSS-Referent funkcijų, vartotojai gali naudotis visomis turtingomis pačios LotusNotes aplinkos funkcijomis, įskaitant el. paštą, duomenų replikaciją, nuotolinį darbą ir kt. BOSS-Referent yra atviriausia sistema visomis prasmėmis – ji pateikiama su pilnu šaltinio kodu. Jame taip pat yra kūrėjo įrankių rinkinys su pilnas aprašymas taikomųjų programų programavimo sąsajos funkcijos.
1.1. „Boso-referento“ sistemos paskirtis
Sistema BOSS-Referent skirta automatizuoti valdymo dokumentų srautą ir biuro darbą. Jos vartotojai yra komercinės bendrovės, federalinės valstijos unitarinės įmonės ir valdžios institucijos.
Pagrindiniai sistemos diegimo rezultatai yra:
Organizacijos valdomumo didinimas. Naujas atlikimo disciplinos lygis.
Įmonės vidaus sąveikos taisyklių palaikymas. Padidėjęs sprendimų priėmimo greitis.
Sudaryti sąlygas keistis žiniomis ir informacija. Organizacijos procesų, produktų ir paslaugų tobulinimas.
BOSS-Referent sistemos privalumai
Įrankiai, skirti sukurti vieningą informacijos ir valdymo erdvę bet kokio sudėtingumo organizacijoms: paskirstytai, daugiapakopei, funkcinei ir dizaino.
Sudėtingų dokumentų patvirtinimo maršrutų palaikymas.
Sprendimo kūrimas. Greitas verslo procesų automatizavimas dėl integruotų dokumentų apdorojimo procesų, pritaikomų ir modifikuojamų atsižvelgiant į kliento specifiką.
Patikimas veikimas, didelis našumas, paprastas administravimas ir mastelio keitimas, prieiga prie interneto.
Informacijos saugumo priemonių prieinamumas. Galimybė sukurti teisiškai reikšmingų elektroninių dokumentų valdymo sistemą BOSS-Referent pagrindu.
Vartotojams lengva išmokti.
Sėkmingai sistema naudojasi pirmaujančios Rusijos įmonės ir organizacijos.
Sistemos funkcionalumas
BOSS-Referent sistema užtikrina procesų automatizavimą:
Dokumentacijos palaikymas priimant sprendimus, įskaitant dokumento projekto sukūrimą, jo tvirtinimą, tvirtinimą ir siuntimą į archyvą;
Veiklos disciplinos kontrolė, įskaitant instrukcijų formavimo procesus ir jų įgyvendinimo stebėseną;
Darbas su gaunama ir siunčiama korespondencija.
Įvardytos funkcijos gali būti įgyvendinamos organizacijose ir įmonėse, kurios turi daugiapakopę, geografiškai paskirstytą ir funkcinę-projektinę struktūrą.
Automatizuotos funkcijos
Sprendimų priėmimo dokumentacija:
Patvirtintų reglamentų automatizavimas ir jų pakeitimų valdymas. Reglamentas- dokumentas, kuriame išvardijami ir eilės tvarka aprašomi etapai (žingsniai), kuriuos dalyvis ar dalyvių grupė turi atlikti, kad užbaigtų verslo procesą, dažniausiai nurodant reikiamus etapų (žingsnių) atlikimo terminus.
Galutinių vartotojų darbo palaikymas pagal reglamentus.
Taisyklių dalis jų naudojimo metu „skraidydamas“.
Dokumentų praėjimo kontrolė pagal reglamentus: datas, vizas, dokumentų versijas ir redakcijas.
Sudėtingų koordinavimo schemų palaikymas: lygiagretus, nuoseklus, su perėjimais pagal sąlygas.
Darbas su dokumentų versijomis ir taisymais.
Gaunamų ir išsiunčiamų dokumentų tvarkymas:
Korespondencijos, gautos iki įvairių tipų. Dokumentų susiejimas „dėl klausimo“.
Nutarimų įvedimas. Dokumentų persiuntimas organizacijos viduje pritaikomais maršrutais. Rezoliucija(lot. rezoliucija – sprendimas, leidimas) – pareigūno ar patariamosios institucijos, tarptautinės organizacijos priimtas sprendimas.
Sudėtingų registracijos numerių palaikymas.
Kelių biurų veiklos užtikrinimas.
Atlikimo disciplinos kontrolė.
Greita prieiga prie dokumentų, susijusių su naujais ir anksčiau sukurtais užsakymais.
Užsakymų formavimas, atlikėjų sąrašo ir užsakymų įvykdymo terminų tikslinimas.
Stebėti terminus ir atlikti užduotis.
Užsakymų vykdymo ir dokumentų tvarkymo stebėjimas ir statistika. Stebėjimas- duomenų apie bet kurį objektą stebėjimo ir įrašymo procesas neatsiejamai gretimais laiko intervalais, kurių metu duomenų reikšmės iš esmės nesikeičia.
Kompleksinių įmonių ir organizacijų organizacinių struktūrų palaikymas.
Duomenų apie pavaldžias įmones, padalinius ir organizacijų darbuotojus tvarkymas.
Parama įgaliotinių, įgaliojimų delegavimo ir derinių mechanizmams.
Tvarkyti darbuotojo teises kurti, tvirtinti, pasirašyti, registruoti dokumentus ir kt.
Funkcinė BOSS-Referent sistemos struktūra
Nuskaitymo ir teksto atpažinimo sistemos
BOSS-Referent sistema yra integruota su nuskaitymo ir teksto atpažinimo sistemomis ABBYY FineReader (4.0 arba SE 7.0 versija) ir CuneiForm (10 ir naujesnės versijos) . FineReader- optinė simbolių atpažinimo sistema, sukurta Rusijos įmonės ABBYY. CuneiForm(angl. cuneiform cuneiform - cuneiform), Cognitive OpenOCR yra laisvai platinama atvira optinio teksto atpažinimo sistema iš Rusijos kompanijos Cognitive Technologies. Integracijos buvimas leidžia organizuoti greitą automatinį dokumentų konvertavimą iš popierinio į elektroninis vaizdas ir patogus įėjimas į sistemą. Integracija- politinių, ekonominių, valstybinių ir visuomeninių struktūrų atkūrimas, papildymas, vienybė, vienijimas regione, šalyje, pasaulyje.
BOSS-Referent siūlo tris nuskaitymo įrankių naudojimo elektroninėse dokumentų valdymo ir biuro automatizavimo sistemose galimybes:
Norėdami organizuoti atskirą nuskaitymą, naudokite stalinį skaitytuvą. Rekomenduojama naudoti organizacijose, turinčiose nedidelį gaunamų dokumentų kiekį
Tinklo skaitytuvų naudojimas darbo grupėms
Naudojant nuskaitymo srauto liniją, kuri užtikrina greitą automatinį dokumentų konvertavimą į elektroninę formą nuolatinio srautinio perdavimo režimu. Šis nuskaitymas atliekamas naudojant brūkšninio kodo technologiją ir rekomenduojamas naudoti organizacijose, turinčiose didelį gaunamos korespondencijos kiekį, turinčiose geografiškai paskirstytą valdymo struktūrą, centriniuose ministerijų ir departamentų biuruose.
BOSS-Referent sistemos paskirtis
Sistema BOSS-Referent skirta automatizuoti valdymo dokumentų srautą ir biuro darbą. Jos vartotojai yra komercinės bendrovės, federalinės valstijos unitarinės įmonės, valdžios organai autoritetai.
Pagrindiniai sistemos diegimo rezultatai yra šie:
- - Organizacijos valdomumo didinimas. Naujas atlikimo disciplinos lygis.
- - Įmonės vidaus sąveikos taisyklių palaikymas. Padidėjęs sprendimų priėmimo greitis.
- - Sudaryti sąlygas keistis žiniomis ir informacija. Organizacijos procesų, produktų ir paslaugų tobulinimas.
BOSS-Referent sistemos privalumai
- - Įrankiai, skirti sukurti vieningą informacijos ir valdymo erdvę bet kokio sudėtingumo organizacijoms: paskirstytai, daugiapakopei, funkcinei ir dizaino.
- - Sudėtingų dokumentų tvirtinimo maršrutų palaikymas.
- - Sprendimo kūrimas. Greitas verslo procesų automatizavimas dėl integruotų dokumentų apdorojimo procesų, pritaikomų ir modifikuojamų atsižvelgiant į kliento specifiką.
- - Patikimas veikimas, didelis našumas, paprastas administravimas ir mastelio keitimas, prieiga prie interneto.
- - Informacijos saugumo priemonių prieinamumas. Galimybė sukurti teisiškai reikšmingų elektroninių dokumentų valdymo sistemą BOSS-Referent pagrindu.
- - Vartotojams lengva išmokti.
- - Sėkmingas sistemos naudojimas pirmaujančių Rusijos įmonių ir organizacijų.
Sistemos funkcionalumas
BOSS-Referent sistema užtikrina procesų automatizavimą:
- - dokumentų palaikymas priimant sprendimus, įskaitant dokumento projekto sukūrimą, tvirtinimą, tvirtinimą ir siuntimą į archyvą;
- - vykdymo drausmės kontrolė, įskaitant instrukcijų formavimo procesus ir jų įgyvendinimo stebėseną;
- - darbas su gaunama ir siunčiama korespondencija.
Įvardytos funkcijos gali būti įgyvendinamos organizacijose ir įmonėse, kurios turi daugiapakopę, geografiškai paskirstytą ir funkcinę-projektinę struktūrą.
Automatizuotos funkcijos
- - Dokumentų pagalba priimant sprendimus:
- - Patvirtintų reglamentų automatizavimas ir jų pakeitimų valdymas.
- - Galutinių vartotojų darbo palaikymas pagal reglamentus.
- - Taisyklių dalis jų naudojimo metu.
- - Dokumentų perdavimo pagal reglamentus stebėjimas: datos, vizos, dokumentų versijos ir leidimai.
- - Sudėtingų koordinavimo schemų palaikymas: lygiagretus, nuoseklus, su perėjimais pagal sąlygas.
- - Darbas su dokumentų versijomis ir taisymais.
- - gaunamų ir išsiunčiamų dokumentų tvarkymas:
- - Įvairiomis formomis gautos korespondencijos registravimas. Dokumentų susiejimas „dėl klausimo“.
- - Nutarimų įvedimas. Dokumentų persiuntimas organizacijos viduje pritaikomais maršrutais.
- - Sudėtingų registracijos numerių palaikymas.
- - Kelių biurų veiklos užtikrinimas.
- - Atlikimo drausmės kontrolė.
- - Greita prieiga prie dokumentų, susijusių su naujais ir anksčiau sukurtais užsakymais.
- - Užsakymų formavimas, atlikėjų sąrašo ir užsakymų įvykdymo terminų tikslinimas.
- - Stebėti terminus ir atlikti užduotis.
- - Užsakymų vykdymo ir dokumentų tvarkymo stebėjimas ir statistika.
- - Komplekso palaikymas organizacinės struktūrosįmonės ir organizacijos.
- - Duomenų apie pavaldžias įmones, padalinius ir organizacijų darbuotojus tvarkymas.
- - Parama patikimų asmenų mechanizmams, įgaliojimų delegavimui ir deriniams.
- - Darbuotojų teisių tvarkymas kurti, tvirtinti, pasirašyti, registruoti dokumentus ir kt.
Funkcinė BOSS-Referent sistemos struktūra
Papildomos funkcijos
Ataskaitų generatorius "Report"sMan
Report"sMan ataskaitų generatorius, skirtas Lotus Notes (sukurtas "Aplana"), užtikrina sudėtingų ataskaitų rengimą bet kurios "Lotus Notes" programos naudotojams ir ypač elektroninės dokumentų valdymo sistemos BOSS-Referent vartotojams.
Report"sMan gali būti prijungtas prie bet kokio dizaino Lotus Notes duomenų bazės. Jis dirba su savavališkais parametrais, kai generuoja ataskaitas ir atlieka automatinį makrokomandų apdorojimą. Ataskaitų generatorius leidžia saugoti ataskaitų pavyzdžius vėlesniam jų naudojimui, taip pat eksportuoti ataskaitas į MS Excel, MS Word, HTML ir paprastasis tekstas.
Potencialiems „Report“sMan programos partneriams ir vartotojams „Aplana“ suteikia galimybę vieną mėnesį su ja dirbti bandomuoju režimu.
Nuskaitymo ir teksto atpažinimo sistemos
BOSS-Referent sistema yra integruota su nuskaitymo ir teksto atpažinimo sistemomis ABBYY FineReader (4.0 arba SE 7.0 versija) ir CuneiForm (10 ir naujesnė versija). Integracijos buvimas leidžia organizuoti greitą automatinį dokumentų konvertavimą iš popierinio į elektroninę formą ir patogiai įvesti juos į sistemą.
BOSS-Referent siūlo tris nuskaitymo įrankių naudojimo elektroninėse dokumentų valdymo ir biuro automatizavimo sistemose galimybes:
- - Stalinio skaitytuvo naudojimas atskiram nuskaitymui organizuoti. Rekomenduojama naudoti organizacijose, turinčiose nedidelį gaunamų dokumentų kiekį
- - Tinklo skaitytuvų naudojimas darbo grupėms
- - Naudojant nuskaitymo srauto liniją, kuri užtikrina greitą automatinį dokumentų konvertavimą į elektroninę formą nuolatinio srautinio perdavimo režimu. Šis nuskaitymas atliekamas naudojant brūkšninio kodo technologiją ir rekomenduojamas naudoti organizacijose, turinčiose didelį gaunamos korespondencijos kiekį, turinčiose geografiškai paskirstytą valdymo struktūrą, centriniuose ministerijų ir departamentų biuruose.
Fakso serveris Papildomas faksas
BOSS-Referent sistemos integravimas su ExtraFax fakso serveriu (Extracomm Technologies Inc.) suteikia galimybę siųsti ir gauti faksogramas ir el. laiškus, nukreipti gaunamus pranešimus, apskaičiuoti srauto išlaidas naudojant integruotą atsiskaitymo sistemą, taip pat atlikti daugelį naudingų savybių apie darbą su faksu.
Vartotojai gali dirbti su „ExtraFax“ serveriu naudodami standartinį „Lotus Notes“ klientą, bet kurią žiniatinklio naršyklę arba spausdinti dokumentus į faksą iš bet kurios „Windows“ programos, naudodami „ExtraFax“ spausdinimo į faksą tvarkyklę.
Kliento svetainės nustatymai, kuriuos galima atlikti per standartinį Notes klientą ir per internetą, leidžia pasirinkti fakso antraštes, taip pat siųsti pranešimus pagal grafiką ir atsižvelgiant į prioritetus. Spausdinant dokumentus iš Windows programų, gavėjui pasirinkti galima naudoti Domino serveryje esančias adresų knygas.
Labai patogu vartotojams: vienas faksogramų ir elektroninio pašto siuntimo mechanizmas, galimybė vienu dešiniojo pelės mygtuko paspaudimu siųsti dokumentus iš Windows aplinkos į faksą, taip pat automatiškai siunčiami pranešimai apie faksogramų siuntimo rezultatus. Grupinį darbą su faksogramomis galima organizuoti nukreipiant gaunamus pranešimus, nustatant individualias ir kolektyvines fakso antraštes ir įmontuotą atsiskaitymo sistemą. Programa suteikia galimybę diferencijuoti prieigos prie faksogramų teises – dirbti su faksogramomis (kurti, skaityti, ištrinti, persiųsti ir kt.) bei siųsti faksogramas tolimojo susisiekimo ar tarptautinėmis linijomis.
Sistemos sudėtis
Elektroninė dokumentų valdymo sistema, sukurta BOSS-Referent pagrindu, gali būti apytiksliai pavaizduota kaip kelių sluoksnių derinys:
- - aparatinė įranga (serveriai, klientų darbo stotys, tinklai ir kt.) ir platforma (tinklas Operacinė sistema„Windows“ / „Linux“ / „Sun“ ir transporto protokolai), kuris sujungia visą techninę įrangą į vieną kompleksą
- - IBM Lotus technologija – technologijų platforma, kuri yra tinklo operacinės sistemos „antstatas“.
- - BOSS-Referent sistema, kuri yra Lotus Domino programa, susidedanti iš nsf formato duomenų bazių.
Technologinės savybės
1. Parama geografiškai paskirstytų organizacijų darbui
Sistemos architektūra leidžia dislokuoti sistemą keliose nepriklausomose Lotus serverių struktūrose ir ypač organizuoti darbą su sudėtingiausia Lotus Domino R6.5X serverių konfigūracija – „dviejų lygių žvaigždučių“ topologijoje. Du radialiniai serveriai, priklausantys tam pačiam pirminiam serveriui ir jį „matydami“, gali tiesiogiai keistis informacijos paketais.
2. Realaus platinimo parama
Išskirtinis sistemos bruožas – palaikymas dokumentų srautų valdymo ir biuro darbo procedūroms geografiškai paskirstytose organizacijose.
- - Sistema automatiškai išsiunčia: a) visiems derinimo proceso dalyviams derinamo dokumento projekto kopiją, b) atsakingam už dokumento parengimą (sprendimo priėmimą) vizas ir tvirtinimo dalyvių pastabas, papildomus dokumentus.
- - Baigus tvirtinti, sistema atnaujina dokumento būseną ir apie tai informuoja visus tvirtinimo proceso dalyvius.
- - Susipažinimo etapas baigiasi automatiniu dokumento (ir visų jo kopijų) siuntimu į archyvo duomenų bazes.
Visi darbuotojai, dirbantys su dokumento projektu, bet kada turi atnaujintas jo kopijas, turi informaciją apie dokumento būseną, taip pat gali peržiūrėti su problema susijusią informaciją – tvirtinimo metu suformuotas pastabas, nurodymus ir pan.
3. Duomenų perdavimo efektyvumas ir patikimumas
Perduodant duomenis paskirstytoje struktūroje, naudojami iš esmės nauji skirtingose teritorijose (serveriuose) įdiegtų sistemos konfigūracijų sąveikos mechanizmai. BOSS-Referent v.3 replikacijos mechanizmas naudojamas tik nuorodos ir žodyno duomenims sinchronizuoti. Funkciniams duomenims perduoti, dažnai formuojantiems dokumentų paketus (kalbame apie failų rinkinį, instrukcijas, patvirtinimo vizas, susipažinimą ir kt., susijusius su konkrečia dokumento kortele), tiesioginio duomenų perdavimo per lizdo ryšį mechanizmas. Naudojamas XML paketas.
Šis mechanizmas, kuriuo grindžiami dokumentų tvirtinimo ir supažindinimo paskirstytoji aplinkoje procesai, užtikrina: 1) garantuotą ir ekonomišką dokumentų paketų pristatymą (tik į reikiamus serverius) visiems darbo su dokumentu dalyviams, 2) sumažinimą. duomenų perdavimo kanalų apkrova ir 3) žymiai supaprastintas sistemos administravimas: nereikia atlikti sudėtingų serverio prieigos teisių ir replikacijos parametrų nustatymų.
4. Sudėtingų organizacinių struktūrų palaikymas
Sistema palaiko gerai apgalvotus pareigybių derinimo, įgaliojimų delegavimo ir pakeitimo mechanizmus. Pareigybių sujungimo mechanizmas yra labai svarbus norint naudoti EDMS organizacijose, kuriose, be funkcinių padalinių, yra projektų subjektai. Kiekvienam darbuotojui yra nurodytas dokumentų apdorojimo vaidmenų sąrašas (tvirtintas, tvirtinimas ir pan.), o vartotojas gali turėti skirtingus vaidmenis funkciniame skyriuje, kuriame jis dirba, ir projektuose, kuriuose dalyvauja. Tvarkydamas konkretų dokumentą, vartotojas gauna ir apdoroja dokumentus pagal savo vaidmenį skyriuje, kuris nurodytas dokumente.
5. Darbas su dokumentų versijomis ir taisymais
Dokumentų kortelės ir pridedami failai saugomi skirtingose duomenų bazėse. Tai leido įdiegti darbo su dokumentų versijomis ir taisymu mechanizmą, kuris plačiai naudojamas dokumentų derinimo, pasirašymo ir tvirtinimo etapuose.
6. Sistemos lankstumas
Sistemos įrankiai, įskaitant darbo eigos mechanizmą, leidžia greitai keisti esamas schemas dokumentų perdavimas, taip pat greitai įdiegti dokumentų srautą naujiems verslo procesams, susijusiems su dokumentų tvarkymu. Naudodamiesi sistemos sudedamosiomis dalimis, galite greitai įgyvendinti, pavyzdžiui, dokumentų, reikalingų sprendimui dėl akcijų vykdymo, paskolos išdavimo (bankuose) ir kt., tvarkymą.
7. Atsparumas gedimams
BOSS-Referent palaiko darbą Domino programinės įrangos klasteryje, susidedančiame iš dviejų serverių – pagrindinio ir atsarginio. Jei pagrindinis serveris, kuriame dirba vartotojai, sugenda, jie automatiškai perjungiami į atsarginį serverį (vėl atidarius duomenų bazes). Kai pagrindinis serveris atkuriamas, administratorius perjungia vartotojus atgal.
8. Atlikimas
Aukštą sistemos našumą dinamiško duomenų kiekio augimo situacijoje užtikrina archyvavimo mechanizmas, kuris perkelia dokumentą į archyvą tame serveryje, kuriame jis buvo sukurtas, kartu automatiškai išsaugodamas archyvo kopiją kituose serveriuose. Didelis našumas pasiekiamas ir dėl atskiro „lengvų“ dokumentų kortelių ir prie jų pridėtų failų saugojimo bei prieigos prie pastarųjų naudojant programinę įrangą.
9. Prieiga prie interneto
Organizacijoms, kurios nenaudoja „Lotus“ kaip įmonės standarto, alternatyvus būdas prieiga prie sistemos funkcionalumo – priemonėmis interneto naršyklė Explorer 5 ir naujesnė versija. Tokioms organizacijoms reikės tik įsigyti „Lotus Notes“ KPL, kad jos būtų įdiegtos sistemos administratorių darbo vietose.
10. Administravimo paprastumas
„Lotus Domino/Notes“ platforma leidžia vienu metu tobulinti sistemą ir pakartoti ją organizacijos antrinėms įmonėms. Yra mechanizmų, kurie leidžia per naktį atnaujinti sistemą visuose geografiškai paskirstytos organizacijos biuruose. Siekiant palengvinti darbuotojų sąrašų tvarkymo darbą, sistema integruota su LDAP katalogais.
