Alfresco - ECM sisteminin Rusça incelemesi

İntranet işbirliği, içerik yönetimi (ECM) ve iş süreci yönetimi (Alfresco Activity) için web tabanlı Açık Kaynak sistemi. Kişisel içerir başlangıç sayfaları, belge kitaplığı, arama motoru, sanal çalışma alanları, mikrobloglar, wiki, bloglar, forumlar, takvimler.

Alfresco'ya alternatifler

Alfresco sistemine genel bakış

Alfresco sistemi Batı'daki en yaygın sistemlerden biridir. elektronik belge yönetimi ve proje yönetimi. Bunun nedeni büyük ölçüde kodun açıklığı (tam Açık Kaynak) ve operasyon istikrarı ve her boyuttaki iş görevlerine uyacak şekilde ölçeklenebilme yeteneği açısından çoğu açık kaynak üründen farkıdır. Alfresco sisteminin bugüne kadarki “babası” ve ana tasarımcısı, kurumsal ölçekte elektronik belge yönetim sistemleri pazarında dünya lideri Documentum'un yöneticilerinden ve ortak sahiplerinden biri olan John Newton olduğundan, bu şaşırtıcı değil. Activision, American Stock Exchange, Cisco, Electronic Arts vb. firmalar sistemle başarılı bir şekilde çalışmaktadır. Sistem hemen hemen her platformda ve her veri tabanında çalışabilmektedir. Bir dizi Alfresco sistemi, saklanan milyonlarca belgenin ve onbinlerce kullanıcının yükünü kolaylıkla kaldırabilir.

Sistemin Rusya'daki düşük popülaritesi, yakın zamana kadar Alfresco sisteminin kullanıcılarına uygulama, destek ve eğitim konusunda profesyonel hizmetler sunabilecek hiçbir şirketin bulunmamasının bir sonucudur.

Alfresco'nun Avantajları

Alfresco web erişimi olan bir EDMS'dir. Bu uygundur çünkü:
Kullanıcıların makinelerine ek yazılım yüklemeye gerek yoktur.
İstemci yazılımının güncellenmesinde herhangi bir sorun yoktur.
Dahil olmak üzere dünyanın her yerinden çalışma imkanı mobil cihazlar

Alfresco en gelişmiş web arayüzüne sahiptir: kullanışlı, hızlı ve güzel.
Ancak Alfresco da dahil olmak üzere Avrupa ve Amerika EDMS'si 3 yıl önce web arayüzüne güvenmeyi bıraktı. Elbette desteği var ama belgelere uzaktan erişim için kullanılıyor, başka bir şey değil.

Çünkü bir kişi bir VPN ağına bağlı bir ofiste veya şubedeyken, klasörler ve dosyalarla alıştığı şekilde çalışmaktan daha rahat ve kolay bir şey yoktur. Ofis uygulamalarında belgeleri düzenleyin. İnsanlar bu şekilde çalışmaya alışkındır, nasıl çalışacaklarını biliyorlar ve bu şekilde çalışacaklar. Ve diğer arayüzlerin, hatta web'in kullanılması, anlaşılır bir tahrişe, iş hızının azalmasına ve bunun sonucunda uygulamanın sabote edilmesine neden olur.

Ancak sürüm oluşturmayı, rollere göre erişim kontrolünü, yönlendirmeyi vb. desteklemedikleri için standart klasörler ve dosyalarla nasıl çalışılır?

Çözüm uzun süredir bulunmuştur ve Avrupa ve Amerika EDMS'de kullanılmaktadır:

Masaüstünüzde 2 klasör olduğunu düşünün (veya başka sayıda klasör var, bu sadece bir örnektir):
"Göz önünde bulundurulacak belgeler"
"Kurumsal belgeler"

İlkini açın. 3 belge var. Eğer oradalarsa onlar hakkında bir karar vermeniz gerektiğini biliyorsunuz. Bunları her zamanki MS Word'de çift tıklayarak açıyoruz. Ve bakın, yalnızca belgenin metnini okumakla kalmaz, aynı zamanda MS Word'den (MS Excel, MS) ayrılmadan herhangi bir sürümü açabilir, yorumları okuyabilir, kararlar verebilir ve belgeyi keyfi kişilere değerlendirilmek üzere gönderebilirsiniz. Priz). Üstelik burada gelen ve giden görevlerinizi görebilirsiniz.

Onay için yeni bir sözleşme oluşturup başlatmanız mı gerekiyor? Hiçbir şey daha basit olamaz. MS Word'de bir belge oluşturun ve standart rotayı kullanarak doğrudan oradan gönderin. Veya önce bir dosya oluşturun ve onu “Kurumsal Belgeler” / “Taslak Sözleşmeler” klasörüne kopyalamanız yeterlidir. Belge anında EDMS'ye girilecek ve standart rota üzerinden gönderilecektir.

Kimse Web arayüzünü de reddetmiyor. Alfresco web arayüzünde yukarıdaki işlevlerin tümünü ve çok daha fazlasını gerçekleştirebilirsiniz. Web, iş gezileri, telefon veya dizüstü bilgisayardan hızlı erişim, belgeler ve görevlerle karmaşık grup işlemleri gerçekleştirme ve raporlar oluşturma için uygundur.

Alfresco sisteminin 2 ana sürümü vardır: Community Edition ve Enterprise Edition.

Topluluk Sürümü tamamen ücretsizdir, herhangi bir şirkete indirilebilir ve kurulabilir. Ancak sistemin Alfresco kullanıcı topluluğu üyelerinin gönüllü yardımları dışında herhangi bir desteği bulunmamaktadır. Ancak buna rağmen Topluluk baskısı, Avrupa'daki elektronik belge yönetim sistemleri için en yaygın seçeneklerden biri olmayı sürdürüyor. Sistem, sunucuları bulutta veya kümede barındırma yeteneğini destekler, böylece hem 10 hem de 10.000 kullanıcı için uygun bir çözüm olur. Yerleşik veritabanları: MySQL ve PostgreSQL.

Alfresco Community Edition'ın uygulanmasına yönelik şirketlerin hizmetleri:

Kurulum
- Ruslaştırma
- Uygulanan iş süreçlerinin işleyişine ilişkin garanti

Kurumsal Sürüm– güçlü Oracle veya MS SQL veritabanlarının kontrolü altında çalışan sistemin endüstriyel sürümü. Bu tür sistemler Alfresco tarafından sertifikalandırılmıştır ve sistem kullanıcılarına istikrarlı sistem çalışması, desteği ve güncellemeleri garantisi verilmektedir.

Sertifikalı Alfresco Enterprise Edition sisteminin satışı ve uygulanması:

Sertifikalı bir sistemin teslimi
- Kurulum
- İş süreçlerinin uygulanması
- Sistemin bir bütün olarak işleyişinin garantisi
- Uygulanan iş süreçlerinin garantisi
- Yıllık yardım hattı sistem desteği
- Sistem versiyonlarının yıllık güncellenmesi
- Teknoloji uzmanlarının eğitimi (Mesafe + seminerler)

Alfresco sisteminin ana özellikleri:

Tam web arayüzü
Tam metinli belge arama
LDAP entegrasyonu
Sharepoint entegrasyonu
MS Office ile entegrasyon
E-posta Entegrasyonu
Firefox&IE ile entegrasyon
Google Gadget Entegrasyonu
Belge sürümü oluşturma
Sürümlerin karşılaştırılması
Belgelere esnek rol tabanlı erişim
Destek grafik editörü iş süreçleri JBoss jBMP
"Oluşturma sihirbazı" kullanılarak oluşturulan basit iş akışları için destek
Mikro sitelere dayalı yerleşik proje yönetim sistemi

Ekran görüntüleri

Ana sayfa

Belge ayrıntıları

Yönetim paneli

Alfresco hakkında incelemeler ve haberler

2015. Video: Alfresco belge yönetim sistemi arayüzü

Alfresco, aynı adı taşıyan İngiliz şirketinin geliştirme organizasyonlarına yönelik kopyalanabilir, entegre bir içerik yönetim sistemidir. Bir kuruluştaki belgeleri, kayıtları, web yayıncılığını, grup çalışmasını ve iş süreçlerini yönetmek için kullanılır. İki baskıda mevcuttur. Alfresco Topluluğu ücretsizdir ve LGPL kapsamında dağıtılmaktadır. Alfresco Enterprise sürümü, ürünün kendi tescilli lisansı altında dağıtılan, açık kaynak kodlu ve açık standartlara uygun, ücretli bir ticari sürümüdür.

2013. Alfresco Rusya'ya geldi

İçerik yönetimi ve işbirliğine yönelik web tabanlı (ve bulut tabanlı) bir sistem olan Alfresco, ülkemizde birkaç yıldır yerel entegratörler tarafından uygulanmaktadır. Ve çünkü Bu açık kaynaklı bir üründür ve Rusya'da en popüler hale gelen ücretsiz bir topluluk sürümüne sahiptir. Ancak Alfresco artık ülkemizdeki ciddi potansiyeli görerek satış ve pazarlamayı kontrolü altına almaya karar verdi. Şirketin kurucusu John Powell bir temsilcilik ofisi açmak için Moskova'ya geldi. Görünüşe göre Alfresco artık bulut versiyonunu Rusya'da tanıtmaya ve doğrudan satmaya odaklanacak. Ayrıca iş ortaklarına Alfresco'yu temel alarak kendi OEM çözümlerini oluşturma ve satma fırsatını bırakıyorlar (şu anda kaç entegratörün SharePoint'e dayalı olarak portallarını oluşturduğuna benzer).

2013. Alfresco'nun SaaS sürümü arayüzü ve aramayı güncelledi

Alfresco Cloud - popüler SaaS sürümü Alfresco ECM sistemleri Yaklaşık 2 yıl önce lansmanı yapılan. Son zamanlarda bu çözüm güncellendi ve asıl değişiklik, daha basit ve daha kullanışlı hale gelen yeni arayüz oldu. Geliştiriciler bazı menüleri ve düğmeleri gizlediler ve özelleştirme ve kişiselleştirme için daha fazla seçenek eklediler. Ayrıca bulut sürümünde çeşitli kriterlere dayalı gelişmiş bir içerik araması bulunmaktadır. Alfresco Cloud inceleme videosu - aşağıya bakın:

2012. Alvex - Alfresco'ya dayalı Rus çözümü

ITD Systems, Alfresco'yu temel alan bir belge ve iş süreci yönetim sistemi olan Alvex'in piyasaya sürüldüğünü duyurdu. Alvex, katı düzenlemelerle tanımlanan katı iş süreçleri ile çeşitliliği ve dinamik bağlantıları resmi şemalara uymayan gerçek günlük görevleri birleştirme sorununu çözüyor. Alfresco sistemi kurumsal içerik yönetimi (ECM), sosyal içerik yönetimi (SCM) ve iş süreci yönetimi (BPM) için araçlar sağlar. Alvex, Alfresco'ya dinamik iş süreçleri (Dinamik BPM) oluşturma yeteneği ekler. Alvex ayrıca Alfresco'nun ECM / BPM açısından yeteneklerini genişletiyor, süreçleri şirket yapısına bağlamak için araçlar ve hem sıradan çalışanlar hem de yöneticiler için mevcut durumu izlemeye yönelik kullanışlı araçlar sağlıyor. Alfresco gibi Alvex'in de Topluluk ve Kurumsal versiyonları mevcuttur. Topluluk sürümü LGPL lisansı altında mevcuttur ve tamamen ücretsizdir.

2011. Alfresco Community 4, Apache Solr, sosyal ağlar ve Activiti BPM'yi entegre ediyor

Yeni bir versiyonücretsiz açık kaynaklı içerik yönetim sistemi Alfresco Community 4 birçok yeni özelliği tanıttı. Alfresco'nun kendi arama motorunun yerini popüler açık kaynak arama motoru Apache Solr aldı. Ayrıca Activiti BPM iş süreci yönetim motoru sisteme entegre edilmiştir. Yeni sosyal özellikler, iş arkadaşlarınızın içerik gibi güncellemelerine abone olmanıza ve içeriği YouTube, Facebook, LinkedIn, Twitter ve SlideShare'de kolayca yayınlamanıza olanak tanır. İçerik üzerinde ortak çalışma yeteneği de Google Dokümanlar, Apple iWork ve Adobe Creative Suite ile entegrasyon sayesinde geliştirildi. Ücretsiz Topluluk sürümünün yanı sıra Alfresco'nun Enterprise sürümünü de sattığını hatırlatalım. Alfresco, Rus arayüz dilini desteklemektedir ve bazı yerli şirketler tarafından uygulanmaktadır.

2011. Alfresco küçük işletmeler için bir işbirliği sistemi yayınladı

Alfresco içerik yönetim sistemi, düşük maliyeti ve açık kaynaklı ücretsiz sürümünün bulunması nedeniyle ülkemizde oldukça yaygınlaştı. Ancak yine de bu oldukça karmaşık bir çözüm ve küçük işletmeler için uygun değildi. Şimdi Alfresco bu eksikliği düzeltmeye karar verdi ve departman ve küçük şirket düzeyinde işbirliği (içerik ile) için tasarlanan Alfresco Team çözümünü piyasaya sürdü. Sharepoint Team Sitesini veya Box.net'i andırıyor, ancak onlara kıyasla daha işlevsel ve daha ucuz. Kullanıcılar, dosya depolama, takvim, wiki, görev listesi, blog, forum gibi farklı formatlardaki sayfalara sahip siteler (çalışma alanları) oluşturabilir. Alfteso Ekibinin işlevselliği, sosyal araçları (yorumlar, derecelendirmeler, beğeniler), güncelleme akışlarını, bir web görüntüleyiciyi (video ve ses dosyalarını bile görüntülemenize olanak sağlar), iPhone ve iPad için mobil sürümleri, iş akışı motorunu (Alfresco BPM'de uygulanır), belgeyi içerir. dönüştürücü (örneğin doc -> pdf).

2011. Alfresco, Activiti BPM motorunu ECM sistemine entegre etti

Geçen sonbaharda Alfresco, ücretsiz açık kaynaklı BPM sistemi Activity Activity'yi tanıttı. Activity başlangıçta ayrı bir ürün olarak tasarlandı ve Alfresco'nun ayrı bir bölümü tarafından VMWare SpringSource ile işbirliği içinde geliştirildi. Ancak topluluktan gelen yoğun talep nedeniyle şirket, Activity'yi temel Alfresco ECM sistemine entegre etti. Alfresco şimdiye kadar iş süreci yönetim sistemi olarak başka bir ürün kullanıyordu: JBoss jBPM. Alfresco'nun Activity motoruyla güncellenmiş bir sürümü bu yılın dördüncü çeyreğinde ortaya çıkacak. Activity BPM ayrıca bağımsız bir ürün olarak da mevcut olmaya devam edecek.

2011. Alfresco ve Jive çözümlerini entegre etti

Sosyal yazılım pazarı lideri Jive ve önde gelen açık kaynaklı ECM sisteminin geliştiricisi Alfresco, güçlerini birleştirmeye karar verdi ve bu çözümleri entegre etmenize olanak tanıyan bir bağlayıcı sundu. Bu her iki şirket için de oldukça mantıklı ve karlı bir adım. Açıktır ki, kurumsal olarak sosyal ağÇok fazla içerik oluşturuluyor ve bunların bir şekilde kontrol edilmesi ve yönetilmesi gerekiyor. Öte yandan, bir sosyal ağ üzerinde işbirliğini organize etmek için dosya ve belgelere kolay erişim sağlamanız gerekir. Bu iki şirketin aynı fikirde olması şaşırtıcı çünkü... Son zamanlarda Jive yöneticileri açık kaynaklı sistemlere yönelik eleştirilerinde çok sert davrandılar. Bağlayıcı yeni CMIS standardını temel alır ve içeriği her iki yönde (Alfresco'dan Jive'a ve geriye) yayınlamanıza olanak tanır. Ayrıca LDAP protokolü desteği sayesinde kullanıcı tabanını ve erişim haklarını her bir içerik parçasına senkronize etmenize olanak tanır.

2010. Alfresco, WCM pahasına Sharepoint'i yenmek istiyor

Genellikle dahili ve harici siteler oluşturmaktan ibaret olan web içeriği yönetimi (WCM), her zaman SharePoint'in zayıf noktası olmuştur. SharePoint 2010'un yeni sürümü çok daha iyi WCM işlevselliği içeriyor ancak bu sürüme yükseltme oldukça pahalı. 64 bit mimariye yatırım yapmak ve sunucu yazılımını (Windows Server 2008'e) güncellemek gerekir. Danışmanlık şirketi Global360'ın araştırmasına göre, şu an SharePoint kullanan şirketlerin yalnızca %8'i yeni sürüme geçiş yaptı. Ancak SharePoint'in açık kaynak rakibi Alfresco daha sık güncelleniyor ve bu tür sermaye yatırımları gerektirmiyor. Yeni Alfresco Community Edition 3.4, SharePoint'e göre büyük bir avantaj olarak web içeriği yönetimine vurgu yapıyor. Alfresco geliştiricileri, intranet ve harici web uygulamaları arasındaki kusursuz entegrasyonun giderek daha önemli hale geldiğine inanıyor. Örneğin, bir pazarlamacı, BT uzmanlarının yardımı olmadan Word'de belgeler oluşturabilmek ve bunları sitede yayınlayabilmek istiyor (bu, SharePoint'te oldukça sorunlu). Alfresco'nun yeni sürümü, doğrudan MS Office'ten bir web sitesiyle çalışmanıza olanak tanıyan SharePoint Protokolü ve CIFS teknolojilerini destekler. Ayrıca Google Dokümanlar'dan benzer çalışmalar desteklenmektedir.

2009. Alfresco ve Ingres açık kaynaklı bir Sharepoint rakibi hazırlıyor

Açık kaynaklı sistemlerin geliştiricileri Ingres ve Alfresco, Microsoft SharePoint'e bir alternatif yayınlamayı planlıyor. Ingres'in bir veritabanına ve Alfresco'nun kurumsal içerik yönetim sistemine dayanacak. Ayrıca dağıtım, sistemi özellikle açık teknolojileri destekleyenler için ideal hale getirecek Linux işletim sistemini de içerecek. devlet kurumları. Geliştirme tamamen açık kaynak, Linux işletim sistemi ve standartlaştırılmış ekipmanlara dayalı olacak ve bu da uygulama maliyetlerini minimuma indirecek. Geliştiriciler ayrıca Microsoft SharePoint'i halihazırda kullananları da düşündüler - yeni işbirliği sistemi, SharePoint ve Office'in teknik protokolleriyle tamamen uyumludur ve bu, açık sistemin şirketin gelişmeleriyle yakından entegre olmasına olanak tanır.

2008. Alfresco - Web 2.0 tarzında açık kaynaklı ECM

Aynı adı taşıyan ECM sistemini geliştiren Londra şirketi Alfresco, 2005 yılında Documentum'un kurucu ortağı John Newton ve Business Objects üst yöneticisi John Powell (resimde) tarafından kuruldu. Documentum'dan (EMC tarafından satın alınan) çok sayıda çalışanı ve sahadaki diğer oyuncuları (Interwoven ve Vignette) cezbeden ve 20 milyon dolarlık yatırım (SAP Ventures dahil) alan şirket, liderlerini ciddi şekilde tehdit ediyor. ECM pazarı. Ve geliştirici topluluğu ona bu konuda yardımcı oluyor - sonuçta Alfresco, sistemin açık kaynak kodunu GPL lisansı altında yayınlıyor. Doğru, bu Alfresco sisteminin ücretsiz olduğu anlamına gelmez. Alfresco Topluluğu için ücretsiz bir sürüm ve şirket desteğiyle birlikte satılan ücretli bir sürüm olan Alfresco Enterprise bulunmaktadır.

2008. Web 2.0 dünyasında ücretsiz ECM

Alfresco'nun CEO'su John Powell, şirketin geleceği ve kurumsal içerik yönetimi pazarındaki rolü konusunda iyimser. Alfresco'nun yaklaşımı ECM pazarındaki IB, Oracle ve Microsoft gibi diğer büyük oyunculardan farklıdır. Yazılım satmıyorlar (ücretsizdir), ancak uygulama ve destek hizmetlerini satıyorlar. Powell şöyle diyor: "Kullanıcılar artık kurumsal içerik yönetimi sistemlerini karmaşık, hepsi bir arada çözümler olarak algılamıyorlar. Basit ve işlevsel araçlar istiyorlar." Geleneksel olarak, gerçekten hizmet odaklı olmayan hantal arayüzler ve mimariler, kurumsal içerik yönetimi sistemlerinin uygulanmasını zorlaştırmıştır. Alfresco'nun hizmetlerinin çoğu, gerekli işlevlerin kurulmasını çok daha hızlı hale getiren Temsili Durum Transferi (REST) web mimarisini kullanıyor. Powell, şirketinin yazılımının "Web 2.0 için tasarlandığını" göstermek için Facebook ile yakın zamanda yapılan bir entegrasyon örneğini aktarıyor. .” "REST'i kullanarak Facebook'la entegrasyon yalnızca iki günümüzü aldı. Bir haftadan kısa bir süre içinde müşterilerimiz verileri paylaşmak ve gerçek zamanlı işbirliği yapmak için Facebook portalını kullanabildiler."

Habr'da yapılan aramada Alfresco sistemi hakkında ayrıntılı bir makale bulunamadı. Bu yazıda bir taşla iki kuş vurmaya çalışacağım: Alfresco sisteminin ne olduğunu ve bunu çalışmalarımızda nasıl kullandığımızı anlatacağım.

Belgeler nasıl saklanır? küçük organizasyon? En basit şey yerel bir disktedir. Ve eğer ortak çalışma gerekliyse, bunlar postayla veya en popüler seçenek olarak bir ağ sürücüsünde gönderilir. Bir başka harika seçenek de Google Dokümanlar'dır, ancak Rusya'da yaygın olarak kullanıldığından emin değilim.

Bir kurumun elektronik belge yönetim sistemini hayata geçirmeyi düşünebilmesi için ne kadar büyüklüğe ulaşması gerektiğini bilmiyorum ama bu rakamın yaklaşık 50-100 civarında belgeyle çalışan çalışan olduğunu düşünüyorum.

Elektronik belge yönetim sistemi düşünürken akla ilk gelenler Microsoft, EMC, 1C vb. gibi tanınmış satıcıların pahalı çözümleridir. Ancak kapalı çözümlerin bir alternatifi var - açık kaynaklı belge yönetim sistemi Alfresco. Veya İngilizce olarak, Açık Kaynak Kurumsal İçerik Yönetim Sistemi (ECM, CMS).

Alfresco'nun rakipleri EMC Documentum, Open Text, Sharepoint gibi tescilli yazılımlardır. Alfresco geliştiricileri rakipleri hakkında 90'ların mirası olarak yazıyorlar:

çok pahalı
kullanımı, dağıtılması ve ölçeklendirilmesi çok zor
ihtiyaçlarınıza göre değişiklik yapmak çok zor
çok "özel"

Ben size sistemi anlatmaya çalışacağım, geliştiricilerin haklı olup olmadığına siz karar verebilirsiniz.

Alfresco nedir?

Alfresco başlangıçta Microsoft Sharepoint'e açık kaynaklı bir alternatif olarak tasarlandı. Ancak geliştirme sürecinde bundan uzaklaştı ve diğer benzer sistemlerde bulunmayan bir dizi benzersiz işlev sağladı. Alfresco'nun HTTPS üzerinden Sharepoint protokolünü kullanarak istikrarlı bir şekilde çalıştığını söylemek yeterli.

Ben sistemin ana avantajını sistemin açıklığında görüyorum: Hiçbir üretici için “bağlılık” yoktur, sistemin kendisi ücretsizdir. Alfresco'nun gördüğüm bir diğer avantajı da Spring, JSF, Hibernate, Lucene gibi modern Java teknolojileri üzerine kurulmuş olması; yeni sürümler Spring Surf'i kullanacak. Büyük ve ciddi işletmelerin Java sistemlerini sevdiğini biliyorum.

Kullanıcılar sistemle bir tarayıcı aracılığıyla etkileşime girer. Dosyalarla normal bir ağ klasöründe (CIFS protokolü) veya FTP aracılığıyla olduğu gibi Windows Gezgini aracılığıyla da çalışmak mümkündür. İngilizce versiyonuyla çalışıyoruz, Rusça yerelleştirmesi var.

Standart Alfresco Belge Yönetimi sayfasının ekran görüntüsü

Alfresco, belgeleri oluşturma, saklama, değiştirme ve çok daha fazlasını yapma olanağı sağlar. Doğrudan sistemde boş veya şirketinizin şablonlarına göre bir belge oluşturmanız mümkündür. Sistem belge içeriğine göre arama yapmanızı sağlar ve belge sürümünün oluşturulmasını destekler. Değişiklik geçmişinin tamamı saklanır; kimin neyi eklediğini veya sildiğini her zaman görebilirsiniz.

İhtiyaçlarınıza uygun mu? Genişletilebilirlik

Alfresco tamamen kullanıma hazır, ücretsiz Community Edition'ı indirip yükleyebilir ve bugün kullanmaya başlayabilirsiniz, her şey çok basit. Ücretli bir Enterprise Edition da var, temel fark teknik desteğin mevcudiyetidir.

Alfresco hem Windows hem de *nix uyumlu sistemlere kurulabilir; bir Java Çalışma Zamanı Ortamı gereklidir. Teslimat, farklı belge türleri arasında dönüştürme, indeksleme için metin verilerinin çıkarılması ve tam metin arama yetenekleri için yerleşik OpenOffice'i içerir. Ayrıca istenirse herhangi bir uygun web kabıyla değiştirilebilen Tomcat de dahildir.

Alfresco kendi kullanıcı tabanını koruyor. Ancak, ilk oturum açma sırasında kullanıcıları otomatik olarak oluşturmak veya harici bir kaynakla senkronize etmek mümkündür: LDAP, Microsoft Active Directory, şirket etki alanı vb.

ECM endüstri standartları desteklenmektedir. Böylece, Alfresco veri depolama sistemi, kendi JSR-170 standardı uygulamasından CMIS aracılığıyla veri erişimine sorunsuz bir şekilde geçiş yaparak, Alfresco ile sağlanan depolamanın kullanımına ilişkin son kısıtlamayı ortadan kaldırır.

Sistem her formattaki belgelerle çalışır: Microsoft Office, Open Office, pdf vb. Gerekli format desteklenenler listesinde yoksa, dönüştürme modülünüzü desteklenenlerden birine ekleyebilirsiniz; dönüştürme zincirleri gerekli tüm çıktı formatlarına yerleştirilecektir.

Alfresco'nun açık bir sistem olarak avantajı kaynak kodlarına tam erişimdir, varsa sistemin herhangi bir bölümünü değiştirebilirsiniz. iyi uzmanlar Elbette. Lisans buna izin veriyor.

Sistem, genişletme modüllerini kullanarak işlevselliğini genişletmenize olanak tanır. Modüller her şeyi içerebilir: iş mantığı, sayfa stilleri, yeni sayfalar, veri modeli uzantıları ve yeni hizmetler. Uzatma modülleri Alfresco ile bir dizi protokol aracılığıyla çalışabilir; en iyi destekleneni REST protokolüdür. Kullanıcı arayüzünün Spring Surf kullanılarak uygulanması önerilmektedir, geri kalanında herhangi bir kısıtlama yoktur, en sık Java kullanılır, daha az sıklıkla sunucu tarafı JavaScript, Groovy, JRuby kullanılır. Önemli olan CMIS desteğinin olmasıdır.

Standart web arayüzünü tamamen terk edebilir ve kendinizinkini uygulayabilirsiniz. O zaman Alfresco yalnızca depo olarak kullanılacak.

Diğer yazılımlarla entegrasyon için çeşitli kimlik doğrulama türleri desteklenir ve bunları zincirler halinde bağlamak mümkündür. Örneğin bir kullanıcı Tek Oturum Açma özelliğini kullanarak oturum açabilir. Kullanıcı yetkili değilse, Alfresco onu yetkilendirmeye çalışacaktır (sistemin nasıl yapılandırıldığına bağlı olarak bir kullanıcı adı ve parola veya bir sertifika isteyecektir).

Alfresco'nun çok esnek bir veri modeli var ve onu genişletmek için birçok olasılık var, ancak bu ayrı bir makalenin konusu. Kısacası modelin çoklu kalıtımı (boyutları kullanarak) ve dinamik kalıtımı desteklediğini, yani istediğiniz zaman herhangi bir nesneye herhangi bir görünüm ekleyebileceğinizi ve nesnenin bu görünümün tüm özelliklerini edindiğini belirtmekte fayda var.

Verilere ve işlevselliğe erişim esnek bir şekilde yapılandırılabilir. Yetkilendirme sistemi veri nesnesi, izin, kullanıcı, grup, rol gibi kavramlarla çalışır. Uygulama çalışırken kullanıcılara ve gruplara roller atanır ve roller, veri alt ağacının tamamında basamaklı olarak atanabilir.

Alfresco için çok sayıda hazır uzantı bulunmaktadır.

Kullanıcı sayısı. Ölçeklenebilirlik

Alfresco açık ve ücretsiz olduğundan istemci lisanslarının sayısıyla sınırlı değilsiniz. Aksine, sunucularınızın ve veritabanınızın performansı ve sistemi ölçeklendirme yeteneği ile sınırlıdır.

Deneyimlerimize göre, 8 Gb belleğe sahip bir Intel Core 2 2,4 GHz sunucu, bine kadar kayıtlı aktif kullanıcıya hizmet vermek için yeterlidir. Kullanıcı sayısı arttıkça sistemin hangi bölümlerinin en çok yüklendiğini analiz etmek gerekir. Sistem, verilerin bütünlüğünü ve uygunluğunu sağlayarak bir kümede güvenilir bir şekilde çalışır, ancak doğru yapılandırma gereklidir; daha fazla ayrıntı aşağıda yazılacaktır.

Alfresco uygulamasının geniş çapta örnekleri var kar amacı gütmeyen kuruluş Rusya'da 40.000 veya daha fazla kullanıcı tabanıyla. Yurtdışı dağıtım örnekleri arasında yüz binlerce aktif kullanıcıya sahip Alfresco kullanım senaryoları da yer almaktadır. Veya çok daha az sayıda kullanıcıyla, ancak aynı zamanda çok terabaytlık depolamayla.

Alfresco'yu uygulama deneyimimiz

Sistem, Avrupa'nın en büyük yazılım üreticisi firma tarafından kullanılmaktadır. Tahmini dahili kullanıcı sayısı: 30 bin. Beklenen harici kullanıcı sayısı: 3 milyonun üzerinde.

Alfresco, iyi kurumsal desteği, Sharepoint protokolünün uygulanması ve 1000'den fazla kullanıcıyla uygulama örneklerinin bulunmasıyla piyasadaki tek ECM sistemi seçeneği olarak seçildi. Microsoft Sharepoint, bildiğim kadarıyla diğer kriterleri karşılamasa da bunu yapmadı.
Şu anda, depoda her biri 5-10 MB boyutunda ~2000 belge depolanmaktadır.

Yapılan ana iyileştirmeler:

Sistemin görünümünü değiştirme. Gerekli yerlere başlıklar ve şirket logoları eklendi.
Alfresco, şirket bünyesinde standart olarak benimsenen uygulama sunucusu, veritabanı ve kimlik doğrulama sistemi ile çalışacak şekilde değiştirildi.
Alfresco, şirket portalındaki ülke kayıtları, müşteri kategorileri vb. gibi mevcut meta verilere bağlandı.
Şablonları kullanarak sözde "projeler" oluşturmak, şablonları kullanarak belgeler oluşturmak için bir modül.
Giriş kontrol sistemi. Alfresco temsilcilerine göre bu, Alfresco erişim kontrol sisteminin bu kadar yoğun kullanıldığı tek uygulamadır.
Belge akışı aşamalarından geçen belgelerin diğer şirket kaynaklarına yayınlanması. Belgelerin sisteme ters aktarımı.
Standart iş akışı şirket standartlarına uygun olarak önemli ölçüde değiştirildi.
Her aşamada işin gerçekleştirilmesinden sorumlu olanlara bildirim gönderilmesi de dahil olmak üzere, kullanıcı arayüzünü kullanarak hareket halindeyken belge akışını yapılandırma yeteneği tanıtıldı.
Belgelerden veri dönüştürmek ve çıkarmak için üçüncü taraf kitaplığıyla arayüz.

Sistem halihazırda üretime girmiştir. Karşı karşıya kaldığımız birçok sorun var ve bunların bir kısmı henüz çözülmedi.

Örneğin geliştiricinin yerel makinesinde çalışırken sistem oldukça hızlı çalışıyor. Ancak, 5 uygulama sunucusundan oluşan bir kümedeki bir istemci üzerinde çalışırken, sistem bazen makul olmayan bir şekilde yavaşlamaya başlar. Alfresco geliştiricilerinin bizzat dahil olmasına rağmen sorun henüz çözülmedi.

Ne yazık ki sistemimizin mimarisi öyle bir şekilde inşa edilmiştir ki indeksler arama motoru(Lucene) bir ağ sürücüsünde depolanır. Bu da geliştiricilerin tavsiyeleriyle ciddi şekilde çelişiyor; sıklıkla indekslerin çökmesiyle karşılaşıyoruz.

OpenOffice ile ilgili başka bir sorun da belgelerden veri dönüştürürken ve çıkarırken ortaya çıkar. Eşit En son sürüm Sunucu modundaki OpenOffice aynı anda yalnızca bir dosyayı dönüştürebilir. Aynı anda birden fazla dosyayı dönüştürmeye çalışmak öngörülemeyen sonuçlara yol açar. OpenOffice'in ayrıca zaman içinde çok fazla hafıza tüketmesi ve isteklere yanıt vermemesi gibi hoş olmayan bir özelliği de vardır. Birkaç yöntem önerebilirim:

birden fazla OpenOffice sunucusunu aynı anda başlatmak ve otomatik olarak yeniden başlatmak için kullanın;
verileri dönüştürmek ve çıkarmak için diğer kütüphaneleri kullanmak (örneğin Aspose, ancak ücretlidir).

daha önce de belirtildiği gibi Lucene dizinlerini depolamak için ağ sürücülerini kullanmayın;
bir dosya sistemi kullanarak modern araçlar parçalanma önleme (EXT4).

Şu anda projemiz halen aktif olarak geliştirilme aşamasındadır. Özel projemizin uygulanmasındaki bazı yönetimsel ve teknik hatalara rağmen Alfresco sistemini seviyorum, onunla çalışmak bir zevk ve iş için açık sistemlerin vaadine inanıyorum.

Çözüm

Açık havada- iyi temelŞirketin belge akışını oluşturmak. Alfresco'nun yakın gelecekte birçok eski sistemin yerine geçebileceğini düşünüyorum. Elbette çözülmemiş birçok sorun var ve Alfresco'nun tüm dünyayı ele geçirmesi pek mümkün değil, ancak kurumsal belge depolama ve belge yönetimi pazarının önemli bir bölümünü ele geçirebileceğini düşünüyorum.

Alfresco'yu bulutta kullanmak mümkündür. Örneğin, Amazon AWS'de halihazırda Alfresco'nun önceden yüklendiği hazır bulut sunucuları bulunmaktadır.

Oracle'ın Alfresco'yu satın almayı düşündüğüne dair söylentiler var. Bunun Alfresco için neyi tehdit ettiği veya neyi aydınlattığı hâlâ bilinmiyor, bunu zaman gösterecek.

Alfresco uygulama hikayelerinizi yorumlarda görmek çok ilginç olurdu.

Etiketler:

açık havada
java
ecm
crm
Doküman yönetimi

Etiket ekle

PostgreSQL 10 ile uyumlu

Alfresco/MSVSfera Infoflow'a dayalı "EDS Logic" açıklaması

Sistem geliştiricilerine göre, Alfresco / MSVSfera Infoflow platformlarında "Logic: EDMS" kullanılarak belge yönetiminin otomasyonu, çalışan verimliliğinde artışa ve benimsenecek bilgilere daha kolay erişime yol açıyor yönetim kararları performans disiplininin iyileştirilmesi ve dolayısıyla genel artış kurumsal ve kamu yönetiminin kalitesi.

Ekim 2018 için sistem aşağıdaki görevlerin çözülmesine yardımcı olur:

Sözleşmelerle etkin çalışmanın organizasyonu
Yöneticilerden gelen talimatların uygulanması üzerinde yüksek kalitede kontrolün sağlanması
Yetkililerin belge akışının otomasyonu
Arama maliyetlerinin azaltılması ve dokümanlara erişim sağlanması
Belge işleme için iş süreçlerinin optimizasyonu
Belgelerle çalışırken çalışanların işgücü maliyetlerini en aza indirme
Çalışan performans disiplini üzerindeki kontrol düzeyinin artırılması
Maksimum kağıtsız dahili kurumsal belge akışı
İstekleri işleme verimliliğini artırma
Kalite yönetim sistemi kapsamında doküman yönetimi
Ticari sır teşkil eden belgelerle çalışma
Proje belge akışının ve ekip çalışması yeteneklerinin uygulanması
Organizasyon belgelerinin saklanması ve işlenmesi için birleşik bir bilgi alanının oluşturulması

Sistem, yerleşik ayarları, ek modüllerin geliştirilmesini ve diğer sistemlerle entegrasyonu kullanarak belge işlemeyle ilgili bunlara ve diğer birçok göreve kolayca uyum sağlar.

Alfresco / MSVSfera Infoflow platformlarındaki Logic: EDMS sistemi, çok sayıda coğrafi olarak dağıtılmış bölüme ve çok sayıda karşı tarafa sahip orta ve büyük ticari ve kamu kuruluşlarında kurumsal içerik ve içerik odaklı iş süreçlerini yönetmek için tasarlanmıştır.

Uygulamanın etkileri:

Yetkililerde:
- Kamu hizmetlerinin kalitesinin artırılması
- Devlet kurumlarının çalışmalarını destekleme maliyetlerinin azaltılması
- Performans disiplininin iyileştirilmesi, kontrol edilebilirliğin arttırılması
- Faaliyetlerin şeffaflığını ve açıklığını arttırmak
- Kapsamlı bir temel oluşturmak bilgi sistemi“elektronik devlet” türü (bölümler arası belge akışı, EAR, arşivler, devlet hizmet portalları)
Ticari şirketler için:
- Geliştirilmiş kullanım
- Değişikliklere hızlı yanıt
- Sistemin geri ödeme süresi altı aydan iki yıla kadar değişiyor
- Şirketin pazardaki rekabet gücünü artırmak

2017

Bilgi Sızıntısı Tespiti ile Entegrasyon

ILD sistemi, kağıt üzerindeki gizli bilgilerin sızıntısının kaynağının güvenilir bir şekilde belirlenmesine yardımcı olur. Çözümün algoritması, elektronik belge yönetim sisteminde çalışanların çalıştığı belgenin bireysel kopyalarını oluşturmaktır. ILD çeşitli belge parametrelerini hatırlar: dönüştürme algoritması, kopyanın düzenlendiği tarih ve saatin yanı sıra çalışanın kimlik verileri. Böylece bilgi sızıntısı durumunda ILD, hatasının oluştuğu çalışanı güvenilir bir şekilde tespit ediyor. Teknoloji entegrasyonu hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

Alfresco/MSVSfera Infoflow'u temel alan "EDMS Logic 2.0"

Ürün, Alfresco/MSVSfera Infoflow platformunun 5.1 sürümüne aktarılmıştır. Bu ECM platformu özgür yazılım (OS) üzerinde oluşturulmuştur.

Sürüm 2.0'da. Belge kartlarını işleme mekanizması yeniden tasarlandı; Microsoft Office, Open Office ve LibreOffice formatındaki dosyaların düzenlenmesi doğrudan belge kartından eklendi.

Bir dizi işlev eklendi:

Kararların belgelere uygulanması,
belgelerin birincil dağıtımı,
belge durumunun merkezi takibi,
talimatlarla ve organizasyonel ve idari belgelerle çalışma fırsatları.
Müşteriler ve iş ortakları tarafından uygulama ve işletim sırasında çözümün yapılandırılmasına yönelik ürün araç seti eklenmiştir.

Sistemin bu sürümü, kullanıcı işlevselliğine 16 ekleme ve sistemi kurma ve yönetme işlevselliğinde 29 değişiklik uygular.

Alfresco platformunun en son sürümünün yetenekleri, özellikle de Java'nın daha hızlı bir sürümü, modern bir arama motoru ve genişletilmiş bir API, çözümün benzersiz gereksinimlere uyacak şekilde kolayca değiştirilmesini ve daha da yüksek performans elde edilmesini mümkün kılarak ek özellikler yaratır. kullanıcılar için değer. Yenilikleri çözümüne anında yansıtan Business Logic ise rekabet gücünü artırdı.

2015

"EDMS Logic"in MSVSfera Infoflow platformunda yayınlanması

15 Aralık 2015'te Business Logic ve Ulusal Destek ve Geliştirme Merkezi şirketleri, EDMS Logic ve MSVSfera Infoflow platformunda elektronik belge yönetimine yönelik bir çözümün yayınlandığını duyurdu.

Bu iki çözümün entegrasyonu için temel olarak barkodlama mekanizması kullanıldı: belge kartına ve belgeye, bir etiketin üzerine (gelen belgeler için) veya belgenin üzerine (tarafından verilen belgeler için) basılabilen tek bir barkod atanır. organizasyon ve gönderildi).

Belge benzersiz bir kimlik numarası (UNID) içerir. Varlığı, EDMS'de bir belge ararken yardımcı olur. Akış sırasında, kaydedilen belgenin barkodu tarayıcı tarafından okunur ve ardından belge görüntüsü otomatik olarak ilgili karta eklenir. Daha sonra kullanıcı belgeyi bir barkod tarayıcı kullanarak bulabilir.

“Akış veri girişi, herhangi bir belge yönetimi çözümünün kritik bir bileşenidir. Bu nedenle, kurumsal içerikle etkili çalışma açısından bu görev için bir platform seçmek kritik öneme sahiptir," diye belirtti Business Logic'in ECM baş mimarı Oleg Beilezon. "Bu alanda piyasadaki çözümleri bir kez daha analiz ettik ve ABBYY FlexiCapture çözümlerinin hala en ideal çözüm olduğu sonucuna vardık."

“ABBYY FlexiCapture, çeşitli belge türlerinden veri girişi hızını birkaç kat artırır ve giriş hatalarının sayısını önemli ölçüde azaltmanıza olanak tanır. Çözüm, Alfresco platformundaki EDMS de dahil olmak üzere pek çok kurumsal belge yönetim sistemiyle kolayca entegre olabiliyor ve bu da müşterilerin belgelerle ve verilerle çalışmayı mümkün olduğunca verimli bir şekilde organize etmelerine olanak tanıyor" dedi ABBYY Rusya kurumsal projeler direktörü Dmitry Shushkin.

"EDMS Logic"in Alfresco platformunun 4.2 sürümüne aktarılması

EDMS Logic sisteminin Eylül 2014 sürümü, bir dizi önemli iyileştirme sağlayan Alfresco 4.2 platformunun en son sürümüne aktarıldı:

Kullanıcı sayfasının global tasarımı değiştirilerek ekran boyutunun daha verimli kullanılması sağlandı. Ayrıca başlık yapım mekanizmaları daha esnek ve dinamik hale geldi
Geliştirilmiş sistem performansı
Paylaşım kullanıcı arayüzünü özelleştirmek için yeni seçenekler eklendi
Basitleştirilmiş içerik yayınlama seçenekleri
İçeriğin grup olarak indirilmesi için seçenekler eklendi
Daha esnek iş süreçleri oluşturmanıza olanak tanıyan Activiti iş süreci motorunun daha gelişmiş bir sürümü kullanılır

EDMS Logic'in işlevselliği aşağıdaki değişikliklere uğramıştır:

EDMS belgeleriyle doğrudan Alfresco ana sayfasından çalışmaya başlamanıza olanak tanıyan EDMS kontrol paneli uygulandı
Belge kayıt numaralarını manuel olarak girme ve bunların benzersizliğini kontrol etme özelliği uygulandı
Yeni özellikler eklendi iş yeri EDMS kullanıcısı:
* “Sık Kullanılanlara” eklenen belgelerle çalışma
* Son görüntülenen belgelerin listesiyle çalışma
* Listede görüntülendiklerinde belge öznitelik sütunlarının görüntülenme sırasını ve kompozisyonunu yapılandırma
* Herhangi bir listenin içeriğini Excel'e aktarın
Tüm belgeleri oluşturmaya ve düzenlemeye yönelik formlar yeniden tasarlandı
Daha anlaşılır hale getirmek için belge geçmişine ek girişler eklendi
Belge hareket geçmişini duruma göre görüntüleme özelliği eklendi yaşam döngüsü grafiksel formda
Yeni bir karşı taraf oluştururken kopyaların kontrolü uygulandı
EDMS belgesi içindeki herhangi bir Alfresco veri havuzu dosyasını aktarmanıza olanak tanıyan "şuraya ekle..." eylemi eklendi
Standart raporlar eklendi: belge konularının özeti, son teslim tarihlerine aykırı olarak yürütülen talimatlar
Kullanıcı iş istasyonlarını ayarlamak için genişletilmiş yönetici özellikleri

Sürüm 1.1.2'nin Ekim ayı başında yayınlanması planlanıyor ve şunları içerecek:

Değişen karmaşıklığa sahip çok aşamalı onay yollarını yapılandırmanıza ve kullanmanıza olanak tanıyan iyileştirilmiş standart belge onay süreci
Birden fazla kuruluş için tek bir sistem kurulumunu kullanma imkanı
Çalışanları doğrudan sistem ana sayfasından aramanıza olanak tanıyan özel bir Alfresco dashlet'i de dahil olmak üzere, çalışan dizini ile çalışmaya yönelik yeni kullanıcı araçları
Yapılandırma ve yönetim araçlarının optimizasyonu

(Kurumsal İçerik Yönetimi), kaynak kodu LGPL lisansı altında dağıtılmaktadır. Alfresco, genişletilebilir modüler yapıya, OASIS CMIS 1.0 standardına tam desteğe ve rakiplerinden birkaç kat daha hızlı performansa sahip Documentum ve Microsoft SharePoint gibi ticari sistemlerle rekabet ediyor. Sistem kodu Java'da Spring, Hibernate, Lucene ve MyFaces bileşenleri kullanılarak görünüş odaklı bir tarzda yazılmıştır. MySQL ve PostgreSQL DBMS olarak desteklenmektedir.

Alfresco sistemi Batı'daki en yaygın elektronik belge yönetimi ve proje yönetim sistemlerinden biridir. Bunun nedeni büyük ölçüde kodun açıklığı (tam Açık Kaynak) ve operasyon istikrarı ve her boyuttaki iş görevlerine uyacak şekilde ölçeklenebilme yeteneği açısından çoğu açık kaynak üründen farkıdır.

Alfresco sistemi Batı'daki en yaygın elektronik belge yönetimi ve proje yönetim sistemlerinden biridir. Çoğunlukla bu, kodun açıklığından (tam Açık Kaynak) ve operasyon istikrarı ve her boyuttaki iş görevlerine uyacak şekilde ölçeklenebilme yeteneği açısından çoğu açık kaynaklı üründen farklılığından kaynaklanmaktadır. Bu şaşırtıcı değil, çünkü Alfresco sisteminin bugüne kadarki "babası" ve ana tasarımcısı, şirket ölçeğinde elektronik belge yönetim sistemleri pazarında dünya lideri Documentum'un yöneticilerinden ve ortak sahiplerinden biri olan John Newton'dur.

Activision, American Stock Exchange, Cisco, Electronic Arts gibi firmalar sistemle başarılı bir şekilde çalışmaktadır. Sistem hemen hemen her platformda ve her veri tabanında çalışabilmektedir. Bir dizi Alfresco sistemi, saklanan milyonlarca belgenin ve onbinlerce kullanıcının yükünü kolaylıkla kaldırabilir.

Sistemin Rusya Federasyonu'ndaki düşük popülaritesi, yakın zamana kadar Alfresco sisteminin kullanıcılarının uygulanması, desteklenmesi ve eğitimi için profesyonel hizmetler sağlayabilecek hiçbir şirketin bulunmamasının bir sonucudur.

Alfresco'nun Avantajları

Alfresco - Web erişimli EDMS. Bu uygundur çünkü:

kullanıcıların makinelerine ek yazılım yüklemeye gerek yoktur;
istemci yazılımının güncellenmesinde sorun yok;
dünyanın her yerinden, özellikle mobil cihazlardan çalışılabilmesi;
Alfresco en gelişmiş web arayüzüne sahiptir: kullanışlı, güzel ve hızlı.

Ancak Amerika ve Avrupa EDMS'leri, özellikle de Alfresco, 2009'dan bu yana ana vurgularını web arayüzüne vermeyi bıraktılar. Doğal olarak yardımcı olur, ancak yalnızca belgelere uzaktan erişim için kullanılır.

Çünkü bir kişi bir VPN ağına bağlı bir ofiste veya şubede bulunduğunda, klasörler ve dosyalarla alışılmış şekilde çalışmaktan - ofis uygulamalarında kağıtları düzenlemekten - daha rahat ve daha kolay bir şey yoktur. Başka herhangi bir arayüzün, hatta web'in kullanılması, anlaşılır bir tahrişe, çalışma hızının azalmasına ve bunun sonucunda girişin sabote edilmesine neden olur.

Ancak standart klasörler ve dosyalar sürüm oluşturmayı, rollere göre erişim kontrolünü, yönlendirmeyi vb. desteklemedikleri için ne olacak?

Çözüm uzun zamandır bulundu ve Avrupa ve Amerika EDMS'de kullanılıyor! Masaüstünüzde 2 klasör olduğunu varsayalım (veya başka sayıda klasör, bu sadece bir örnektir):
"Değerlendirilecek belgeler"
"Kurumsal belgeler"

İlkini açın. 3 belge var. Eğer oradalarsa onlar hakkında karar verme sorumluluğunun olduğunu biliyorsun. Onları açıyoruz tanıdık kelimeçift tıklama. Yalnızca belgenin metnini okumakla kalmaz, aynı zamanda MS Word'den (MS Excel, MS Power Point) ayrılmadan herhangi bir sürümü açabilir, yorumları okuyabilir, kararlar verebilir ve belgeyi değerlendirilmek üzere herhangi bir kişiye gönderebilirsiniz. Ayrıca, giden ve gelen görevlerinizi de burada görebilirsiniz.

Onay için yeni bir sözleşme oluşturup başlatmanız mı gerekiyor? Hiçbir şey daha kolay olamaz. MS Word'de bir belge oluşturun ve standart rotayı kullanarak doğrudan oradan gönderin. Veya önce bir dosya oluşturun ve onu “Kurumsal Belgeler” / “Taslak Sözleşmeler” klasörüne kopyalamanız yeterlidir. Belge anında EDMS'ye girilecek ve standart rota üzerinden gönderilecektir.

Kimse Web arayüzünü de reddetmiyor. Alfresco web arayüzünde yukarıdaki işlevlerin tümünü ve çok daha fazlasını gerçekleştirmek mümkündür. Web, iş gezileri için, bir dizüstü bilgisayardan hızlı erişim için, belgeler ve görevlerle karmaşık grup işlemleri gerçekleştirmek ve raporlar oluşturmak için uygundur.

Alfresco sisteminin 2 ana sürümü vardır: Community Edition ve Enterprise Edition.

Community Edition tamamen ücretsizdir ve herhangi bir şirket tarafından indirilip kurulabilir. Her ne kadar sistemin Alfresco kullanıcı topluluğunun üyelerinin gönüllü desteği dışında herhangi bir yardımı bulunmuyor. Ancak buna rağmen Topluluk baskısı, Avrupa'daki elektronik belge yönetim sistemleri için en yaygın seçeneklerden biri olmayı sürdürüyor. Sistem, sunuculara veya kümeye yerleştirilme özelliğini destekleyerek hem 10 hem de 10.000 kullanıcı için uygun bir çözüm haline geliyor. Yerleşik veritabanları: MySQL ve Postgre.

Enterprise Edition, güçlü Oracle veya MS SQL veritabanları altında çalışan sistemin endüstriyel bir sürümüdür. Bu tür sistemler Alfresco tarafından sertifikalandırılmıştır ve sistem kullanıcılarına istikrarlı sistem çalışması, desteği ve güncellemeleri garantisi verilmektedir.

Alfresco sisteminin ana özellikleri

tam teşekküllü web arayüzü;
tam metin belge araması;
LDAP, Sharepoint, MS, E-posta, Ff&EXPLORER, Google Gadget ile entegrasyon;
belge sürümü oluşturma;
versiyon karşılaştırması;
belgelere esnek rol tabanlı erişim;
JBOSS JBMP grafiksel iş süreci düzenleyicisinden yardım;
"oluşturma sihirbazı" kullanılarak oluşturulan basit iş akışlarıyla ilgili yardım;
sistemin resmi Ruslaştırması yok, bu nedenle bildiğiniz gibi hiçbir şeyden sorumlu olmayan meraklılar tarafından destekleniyor.
Mikro sitelere dayalı yerleşik proje yönetim sistemi
en iyisi değil basit sistem EDMS dağıtımı

Yorumunuzu bırakın!

Küçük bir kuruluşta belgeler nasıl saklanır? En basit şey yerel bir disktedir. Ve eğer ortak çalışma gerekliyse, bunlar postayla veya en popüler seçenek olarak bir ağ sürücüsünde gönderilir. Bir başka harika seçenek de Google Dokümanlar'dır, ancak Rusya'da yaygın olarak kullanıldığından emin değilim.

Alfresco'nun rakipleri EMC Documentum, Open Text, Sharepoint gibi tescilli yazılımlardır. Alfresco geliştiricileri rakipleri hakkında 90'ların mirası olarak yazıyorlar:

çok pahalı
kullanımı, dağıtılması ve ölçeklendirilmesi çok zor
ihtiyaçlarınıza göre değişiklik yapmak çok zor
çok "özel"

Ben size sistemi anlatmaya çalışacağım, geliştiricilerin haklı olup olmadığına siz karar verebilirsiniz.

Alfresco nedir?

Standart Alfresco Belge Yönetimi sayfasının ekran görüntüsü

İhtiyaçlarınıza uygun mu? Genişletilebilirlik

Alfresco'nun açık bir sistem olarak avantajı kaynak kodlarına tam erişimdir; eğer iyi uzmanlarınız varsa elbette sistemin herhangi bir bölümünü değiştirebilirsiniz. Lisans buna izin veriyor.

Standart web arayüzünü tamamen terk edebilir ve kendinizinkini uygulayabilirsiniz. O zaman Alfresco yalnızca depo olarak kullanılacak.

Alfresco için çok sayıda hazır uzantı bulunmaktadır.

Kullanıcı sayısı. Ölçeklenebilirlik

Rusya'da 40.000 veya daha fazla kullanıcı tabanına sahip, kar amacı gütmeyen büyük bir kuruluşta Alfresco uygulamasının örnekleri var. Yurtdışı dağıtım örnekleri arasında yüz binlerce aktif kullanıcıya sahip Alfresco kullanım senaryoları da yer almaktadır. Veya çok daha az sayıda kullanıcıyla, ancak aynı zamanda çok terabaytlık depolamayla.

Alfresco'yu uygulama deneyimimiz

Sistem, Avrupa'nın en büyük yazılım üreticisi firma tarafından kullanılmaktadır. Tahmini dahili kullanıcı sayısı: 30 bin. Beklenen harici kullanıcı sayısı: 3 milyonun üzerinde.

Yapılan ana iyileştirmeler:

Sistemin görünümünü değiştirme. Gerekli yerlere başlıklar ve şirket logoları eklendi.
Alfresco, şirket bünyesinde standart olarak benimsenen uygulama sunucusu, veritabanı ve kimlik doğrulama sistemi ile çalışacak şekilde değiştirildi.
Alfresco, şirket portalındaki ülke kayıtları, müşteri kategorileri vb. gibi mevcut meta verilere bağlandı.
Şablonları kullanarak sözde "projeler" oluşturmak, şablonları kullanarak belgeler oluşturmak için bir modül.
Giriş kontrol sistemi. Alfresco temsilcilerine göre bu, Alfresco erişim kontrol sisteminin bu kadar yoğun kullanıldığı tek uygulamadır.
Belge akışı aşamalarından geçen belgelerin diğer şirket kaynaklarına yayınlanması. Belgelerin sisteme ters aktarımı.
Standart iş akışı şirket standartlarına uygun olarak önemli ölçüde değiştirildi.
Her aşamada işin gerçekleştirilmesinden sorumlu olanlara bildirim gönderilmesi de dahil olmak üzere, kullanıcı arayüzünü kullanarak hareket halindeyken belge akışını yapılandırma yeteneği tanıtıldı.
Belgelerden veri dönüştürmek ve çıkarmak için üçüncü taraf kitaplığıyla arayüz.

Sistem halihazırda üretime girmiştir. Karşı karşıya kaldığımız birçok sorun var ve bunların bir kısmı henüz çözülmedi.

Ne yazık ki sistemimizin mimarisi, arama motoru indekslerinin (Lucene) bir ağ sürücüsünde saklanacağı şekilde tasarlanmıştır. Bu da geliştiricilerin tavsiyeleriyle ciddi şekilde çelişiyor; sıklıkla indekslerin çökmesiyle karşılaşıyoruz.

OpenOffice ile ilgili başka bir sorun da belgelerden veri dönüştürürken ve çıkarırken ortaya çıkar. OpenOffice'in sunucu modundaki en son sürümü bile aynı anda yalnızca bir dosyayı dönüştürebilir. Aynı anda birden fazla dosyayı dönüştürmeye çalışmak öngörülemeyen sonuçlara yol açar. OpenOffice'in ayrıca zaman içinde çok fazla hafıza tüketmesi ve isteklere yanıt vermemesi gibi hoş olmayan bir özelliği de var. Birkaç yöntem önerebilirim:

birden fazla OpenOffice sunucusunu aynı anda başlatmak ve otomatik olarak yeniden başlatmak için kullanın;
verileri dönüştürmek ve çıkarmak için diğer kütüphaneleri kullanmak (örneğin Aspose, ancak ücretlidir).

daha önce de belirtildiği gibi Lucene dizinlerini depolamak için ağ sürücülerini kullanmayın;
Modern parçalanma önleme araçlarına (EXT4) sahip bir dosya sistemi kullanma.

Çözüm

Alfresco, bir şirketin belge akışını oluşturmak için iyi bir temel oluşturur. Alfresco'nun yakın gelecekte birçok eski sistemin yerine geçebileceğini düşünüyorum. Elbette çözülmemiş birçok sorun var ve Alfresco'nun tüm dünyayı ele geçirmesi pek mümkün değil, ancak kurumsal belge depolama ve belge yönetimi pazarının önemli bir bölümünü ele geçirebileceğini düşünüyorum.

Alfresco'yu bulutta kullanmak mümkündür. Örneğin, Amazon AWS'de halihazırda Alfresco'nun önceden yüklendiği hazır bulut sunucuları bulunmaktadır.

Oracle'ın Alfresco'yu satın almayı düşündüğüne dair söylentiler var. Bunun Alfresco için neyi tehdit ettiği veya neyi aydınlattığı hâlâ bilinmiyor, bunu zaman gösterecek.

Alfresco uygulama hikayelerinizi yorumlarda görmek çok ilginç olurdu.

Etiketler: Etiket ekleyin