Kvôli požiarom tohto leta zostali mnohí bez dokladov, možno aj bez pracovných záznamov. K strate pracovného zošita môže dôjsť aj z iných dôvodov (napríklad zamestnanec stratil pracovný zošit alebo sa stal nepoužiteľným). Stratené pracovné zošity musia byť zamestnancom v každom prípade obnovené: zamestnávateľ musí vydať každému zamestnancovi duplikát pracovného zošita (č. 31, 33, 34, vyhotovenie tlačív pracovných zošitov a ich poskytovanie zamestnávateľom, schválené uznesením vlády z r. Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 N 225 (ďalej len pravidlá )). Za prípravu duplikátu je často zodpovedný účtovník, takže vám povieme, ako to urobiť.
V akých prípadoch je potrebné vydať zamestnancovi duplikát?
Toto sú situácie, keď pracovný zošit:
Bol stratený (aj v dôsledku núdze) bývalým zamestnancom, ktorý ešte nenastúpil do nového zamestnania;
Zamestnávateľ ho stratil, a to aj v dôsledku núdze;
Stal sa nepoužiteľným (spálený, roztrhnutý, zafarbený atď.).
Pravidlá pre potvrdenie dĺžky zamestnania zamestnanca a vydanie duplikátu knihy v každom z vyššie uvedených prípadov majú svoje vlastné charakteristiky.
Ak knihu stratí bývalý zamestnanec
Bývalý zamestnanec, ktorý si ešte nenašiel novú prácu, vás môže kontaktovať so žiadosťou o vydanie duplikátu pracovnej knihy z dôvodu jej straty. A musíte vydať mu duplikát pracovného zošita najneskôr do 15 dní odo dňa podania jeho žiadosti.
Vydanie duplikátu na nahradenie strateného zošita zahŕňa obnovenie všetkých záznamov v ňom obsiahnutých. Preto, ak mal zamestnanec pred nástupom do vašej organizácie inú prácu, musí zdokumentovať svoje predchádzajúce pracovné skúsenosti.
Upozorňujeme, že ak u vás získa prácu nový zamestnanec, ktorý predtým stratil svoju pracovnú knihu, nemusíte mu ju obnoviť. V takejto situácii mu na základe jeho žiadosti jednoducho vystavíte novú pracovnú knihu, v ktorej prvý záznam práce označuje prácu vo vašej organizácii.
Potvrdilo nám to ruské ministerstvo zdravotníctva a sociálneho rozvoja.
Kovyazina Nina Zaurbekovna, zástupkyňa riaditeľa odboru miezd, bezpečnosti práce a sociálneho partnerstva Ministerstva zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruska
"Ak osoba nastupujúca do práce nemá pracovnú knihu z dôvodu jej straty, zamestnávateľ jej pri prijímaní do zamestnania môže vydať len novú pracovnú knihu. To znamená uviesť celkovú dĺžku služby pred nástupom do práce u tohto zamestnávateľa a obnovenie záznamov o predchádzajúcich pracoviskách v novom zošite, na rozdiel od duplikátu, nie je zodpovednosťou zamestnávateľa.“
Aké dokumenty potvrdzujú skúsenosti?
Medzi takéto dokumenty patria najmä:
Písomné pracovné zmluvy;
Potvrdenia vydané zamestnávateľmi z predchádzajúcich pracovísk;
Potvrdenia zo štátneho alebo obecného archívu potvrdzujúce obdobia práce u predchádzajúcich zamestnávateľov;
Výpisy z príkazov na prijatie do zamestnania (prepustenie) alebo ich kópie;
Osobné účty a výpisy miezd;
Rozhodnutie súdu o určení dĺžky služby.
Ministerstvo zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruska nám vysvetlilo, či aj iné dokumenty môžu potvrdiť dĺžku služby zamestnanca.
Poraďte zamestnancovi
Ak organizácia, v ktorej zamestnanec pracoval, už neexistuje a nepreviedla personálne dokumenty do archívu, môžete sa obrátiť na súd v mieste vášho bydliska so žiadosťou o preukázanie praxe. Na to musíte nájsť aspoň dvoch kolegov z predchádzajúceho zamestnania, ktorí potvrdia prácu v danej organizácii počas konkrétneho obdobia.
„Zápis o pracovných skúsenostiach zamestnanca do duplikátu pracovného zošita je možné vykonávať len na základe dokladov potvrdzujúcich pracovný pomer, medzi ktoré patria: výpisy z príkazov na prijatie do zamestnania a prepustenia, osobné účty, mzdové výkazy.
Jednotlivé (personalizované) účtovné doklady (tlačivá SZV-K a SZI-5) potvrdzujúce dĺžku služby na dôchodkové účely, ako aj kópia alebo výpis z pracovnej knihy nie sú dokladmi potvrdzujúcimi pracovný pomer. Preto na ich základe nie je možné vykonávať záznamy o dĺžke služby v pracovnej knihe zamestnanca.
Keď bývalý zamestnanec predloží dokumenty potvrdzujúce jeho pracovné skúsenosti, musíte tieto údaje zadať do duplikátu.
Vystavujeme duplikát
Krok 1 . Žiadame bývalého zamestnanca, aby napísal žiadosť o duplikát v akejkoľvek forme a prevzal od neho doklady potvrdzujúce obdobia práce u predchádzajúcich zamestnávateľov (ak takáto práca existovala).
Generálny riaditeľ LLC "Blesk"
Smirnov I.A.
od Abramovej Iriny Alexandrovny
Vyhlásenie
Z dôvodu straty mojej pracovnej knihy v dôsledku požiaru vás žiadam, aby ste mi dali duplikát mojej pracovnej knihy.
Svoje pracovné skúsenosti pred nástupom do Blesk LLC potvrdzujem pomocou priložených dokumentov:
1. Osvedčenie od Zarya LLC o práci ekonóma v období od 17. marca 1997 do 16. marca 1998 zo dňa 15. septembra 2010 N 31.
2. Kópia príkazu na prijatie do CJSC "Vesna" na pozíciu vedúci ekonóm na oddelení plánovania zo dňa 4.1.1998 N 10k.
3. Kópia uznesenia o prepustení na vlastnú žiadosť od JSC "Vesna" zo dňa 28.02.2007 N 12k.
Krok 2 . Zo všetkých predložených dokladov o praxi robíme kópie, osvedčujeme ich a uchovávame u nás.. Kópia musí obsahovať nápis „Kópia je správna“, pozíciu a celé meno. osoba, ktorá kópiu osvedčila, jej vlastnoručný podpis, ako aj dátum osvedčenia. Originály dokumentov vráťte zamestnancovi.
Krok 3 . Vydávame duplikát pracovného zošita. Vypĺňa sa podľa rovnakých pravidiel ako samotný pracovný zošit, avšak s určitými vlastnosťami.
Na prvej strane v pravom hornom rohu zošita napíšte „Duplikovať“.
Údaje o zamestnancovi na prvej strane duplikátu sú uvedené v deň jeho vydania.
Hoci vydanie duplikátu na nahradenie stratenej knihy znamená obnovenie všetkých záznamov, ktoré sa v nej nachádzali, netýka sa to titulnej strany. Na titulnú stranu je potrebné zadať údaje o zamestnancovi podľa dostupných údajov v čase vystavenia duplikátu a nie v čase vydania originálu zošita. Napríklad, ak si zamestnanec do vydania duplikátu zmenil priezvisko alebo získal vyšší stupeň odborného vzdelania, musí v duplikáte bezodkladne uviesť zmenené priezvisko a na základe predloženého dokladu vyhotoviť záznam o vysokoškolskom vzdelaní. diplom.
Ak doklady predložené zamestnancom o práci u predchádzajúcich zamestnávateľov obsahujú neúplné údaje, nemusíte ich pri vypĺňaní duplikátu dopĺňať.
Informácie o práci vo vašej organizácii zadávate na základe osobného spisu zamestnanca v duplikáte po záznamoch predchádzajúcich pracovísk (ak existujú).
Krok 4 . Po vyplnení duplikátu zapíšeme informáciu o jeho vydaní do knihy pre evidenciu pohybu zošitov a príloh v nich.
Krok 5. Bývalému zamestnancovi vystavíme duplikát a dostaneme od neho peniaze za tlačivo zošita.
O vystavení duplikátu robíme aj záznam do knihy príjmov a výdajov na účtovanie tlačív zošita a zamestnanec sa v ňom podpisuje na prijatie duplikátu.
„Spontánna“ strata pracovných záznamov zo strany zamestnávateľa
Ak zamestnávateľ stratil pracovné knihy v dôsledku mimoriadnych okolností (vrátane požiaru), organizácia musí zamestnancom vydať ich duplikáty.
Zápisy do duplikátu zošita sa však v tomto prípade musia vykonať na základe aktu komisie na stanovenie dĺžky služby. Táto komisia je zriadená rozhodnutím výkonného orgánu zakladajúcich subjektov Ruskej federácie (napríklad v regióne Tambov bola takáto komisia vytvorená a funguje na základe výnosu správy regiónu Tambov z 13. júla 2004 N 626 ).
Ministerstvo zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruska nám vysvetlilo, aké ďalšie situácie, ktoré viedli k masívnej strate pracovných záznamov zo strany zamestnávateľa, sa považujú za mimoriadne udalosti.
Kovyazina N.Z., Ministerstvo zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruska
„Prípady hromadnej straty pracovných kníh v dôsledku mimoriadnych situácií, v ktorých dĺžku služby pracovníkov stanovuje aj komisia pre zisťovanie pracovných skúseností vytvorená výkonnými orgánmi zakladajúcich subjektov Ruskej federácie, zahŕňa hromadné strata pracovných zošitov (viac ako jedného zošita) v prípade požiaru, ktorý vznikol na území zamestnávateľa a nesúvisí s vyhlásením mimoriadnej situácie, alebo odcudzením trezoru od zamestnávateľa.“
Vo všetkých prípadoch hromadnej straty pracovných záznamov musíte vyplniť a podpísať žiadosť od svojho manažéra so žiadosťou do komisie na obnovenie pracovných skúseností v akejkoľvek forme.
Dá sa naformátovať napríklad takto.
Komisii pre zisťovanie pracovných skúseností
zamestnancov v prípade hromadného úbytku práce zo strany zamestnávateľa
záznamy zamestnancov v dôsledku mimoriadnych situácií,
vytvorený dekrétom Tambovskej správy
regiónu
Od: Spoločnosť s ručením obmedzeným "Crocus"
Adresa: 393190, Kotovsk, Tambovská oblasť,
sv. Svobody, 19
Vyhlásenie
Žiadam vás o organizáciu práce na stanovenie dĺžky služby zamestnancov v súvislosti s masívnou stratou pracovných kníh v dôsledku mimoriadnej situácie - požiaru v kancelárii Crocus LLC, ktorá sa nachádza na adrese: 393190, Kotovsk, Tambov kraj, sv. Svobodu, 19, ku ktorému došlo 8. augusta 2010, v dôsledku čoho došlo k strate pracovných kníh troch zamestnancov.
Žiadam vás, aby ste určili dĺžku služby pre nasledujúcich zamestnancov spoločnosti Crocus LLC:
1) Baranov Ivan Ivanovič, narodený v roku 1975;
2) Olga Nikolaevna Smolina, narodená v roku 1970;
3) Tatyana Petrovna Sokolova, narodená v roku 1980.
Žiadam, aby bola do komisie zahrnutá Irina Nikolaevna Savelyeva, účtovníčka Crocus LLC.
Príloha: Osvedčenie Úradu štátneho hasičského zboru pre Tambovský kraj zo dňa 8.11.2010 N 188.
generálny riaditeľ
LLC "Crocus" Volkov I.I. Volkov
Tuleň
Ak takáto stála komisia vo vašom regióne nebola vytvorená, musíte svoju žiadosť o určenie dĺžky služby pracovníkov zaslať úradu práce vášho zakladajúceho subjektu Ruskej federácie (v rôznych regiónoch sa nazýva inak, napr. napríklad v Moskve je to ministerstvo práce a zamestnanosti), pričom pridal svoju žiadosť o vytvorenie takejto komisie.
So žiadosťou o objasnenie, či komisia stanovuje dĺžku služby na konkrétne obdobia výkonu práce s uvedením miesta výkonu práce alebo len celkovú dĺžku praxe, sme sa obrátili na Komisiu pre zisťovanie pracovných skúseností pracovníkov pri hromadnej strate pracovných kníh do r. Zamestnávateľ v dôsledku núdzových situácií, vytvorený výnosom správy regiónu Tambov.
Gordeeva Elena Ivanovna, vedúca odboru práce a sociálneho rozvoja regiónu Tambov, predsedníčka komisie pre zisťovanie pracovných skúseností pracovníkov v prípade hromadnej straty pracovných kníh zo strany zamestnávateľa v dôsledku núdzových situácií
"Komisia zisťuje skutočnosť práce, údaje o profesii (pozícii) a dĺžke praxe zamestnancov u daného zamestnávateľa. Ak zamestnanec už u tohto zamestnávateľa pracoval pred nástupom k tomuto zamestnávateľovi, komisia prijme opatrenia na získanie dokladov Na základe výsledkov práce komisie sa vypracuje zákon, v ktorom sa u každého zamestnávateľa uvedú konkrétne doby výkonu práce, profesie (funkcie) a dĺžka praxe.
V tomto prípade komisia zisťuje celkovú dĺžku služby ku dňu vyhotovenia zákona (alebo ku dňu hromadnej straty pracovných kníh, teda ku dňu mimoriadnej udalosti).“
Môže zamestnávateľ, u ktorého došlo k masívnej strate pracovných záznamov, samostatne určiť dĺžku služby zamestnancov na ich poslednom pracovisku, ak má ešte pracovné príkazy, bez toho, aby kontaktoval regionálnu komisiu na zisťovanie dĺžky služby zamestnancov?
Tak nám to vysvetlil predseda takejto komisie v regióne Tambov.
Gordeeva E.I., Ministerstvo práce a sociálneho rozvoja regiónu Tambov
„Výhradné právo určiť dĺžku služby zamestnancov v prípade masívnej straty pracovných záznamov zo strany zamestnávateľa v dôsledku mimoriadnych situácií má podľa pravidiel komisia na zisťovanie pracovných skúseností zriadená výkonnými orgánmi zakladajúcich subjektov Ruskej federácie. Zamestnávatelia nemajú právo, aj keď majú doklady potvrdzujúce skutočnosti pracovnej činnosti zamestnancov, určiť dĺžku ich služby.“
Provízia je teda založená na dokumentoch, ktoré má zamestnanec k dispozícii (potvrdenia, kópie objednávok atď.), A v prípade ich neprítomnosti - na základe svedectva dvoch alebo viacerých svedkov, ktorí s ním pracovali u toho istého zamestnávateľa, a odpovede na žiadosti z predchádzajúcich pracovísk vypracujú akt s uvedením trvania celkovej dĺžky služby v čase vypracovania aktu, pracovných dôb, pozícií vo vzťahu ku každému zamestnancovi.
Na základe tohto úkonu vykonáte zápisy do duplikátu zošita.
Pri vystavení duplikátu v takejto situácii nie je potrebné zamestnancovi účtovať tlačivo zošit. Náklady na nákup tlačív pracovnej evidencie (vrátane DPH) môžete účtovať ako výdavky na účely dane z príjmov.
Ak je pracovný zošit poškodený
Môže sa stať, že sa pracovný zošit úplne nestratí, ale stal sa len nepoužiteľným (roztrhnutý, obhorený a pod.). V tomto prípade je potrebné vydať duplikát aj zamestnancovi.
Ak sú všetky záznamy v poškodenom zošite čitateľné, zamestnanec nemusí zbierať dokumenty potvrdzujúce pracovné skúsenosti. Na základe tohto pracovného zošita mu jednoducho vystavíte duplikát. A na prvej strane poškodeného zošita si urobte poznámku: „Na oplátku bol vydaný duplikát pracovného zošita N __________.“
Ak sa v poškodenom zošite vydanom zamestnancovi niektoré záznamy stali nečitateľnými v dôsledku spálenia alebo zlomených strán, zamestnanec vám musí poskytnúť dokumenty potvrdzujúce tieto obdobia práce. Potom urobíte príslušné záznamy v duplikáte.
Upozornite zamestnanca
Záznamy v pracovnom zošite potvrdzujú aj dĺžku služby na výpočet dočasných dávok v invalidite. Aby ste mohli dostávať nemocenské v maximálnej možnej výške, je v záujme zamestnanca, aby pri príprave duplikátu zhromaždil dokumenty zo všetkých predchádzajúcich pracovísk.
Ak sa kniha pracovných záznamov stala nepoužiteľnou z dôvodu masívnej straty pracovných záznamov zo strany zamestnávateľa v dôsledku mimoriadnej situácie, potom v tomto prípade musia byť takéto doby práce stanovené prostredníctvom komisie na určenie dĺžky služby.
Tento prístup dodržiava aj ruské ministerstvo zdravotníctva a sociálneho rozvoja.
Kovyazina N.Z., Ministerstvo zdravotníctva a sociálneho rozvoja Ruska
„Ak sa pracovný zošit stal nepoužiteľným (roztrhnutý, spálený atď.), urobí sa v ňom záznam o vydaní duplikátu a namiesto neho sa vydá duplikát, do ktorého sa záznamy zo zošita, ktoré sa stali nepoužiteľné sa prevedú.V tomto prípade zamestnanec nemusí predkladať doklady potvrdzujúce prax.Ak sa niektoré záznamy stali nečitateľnými v dôsledku vypálenia alebo rozbitia strán a pracovný zošit sa stal nepoužiteľným vinou zamestnanca, bude mať zhromažďovať dokumenty z predchádzajúcich pracovísk. A ak došlo k masívnej strate pracovných kníh zo strany zamestnávateľa, zamestnávateľ sa bude musieť obrátiť na regionálnu komisiu pre obnovenie pracovných skúseností.“
Obnovenie pracovného záznamu je niekedy nepríjemná úloha nielen pre zamestnanca, ale aj pre spoločnosť. Ak v spoločnosti došlo k masívnej strate pracovných záznamov, potom, aby ste mohli zamestnancom vydať duplikáty, budete musieť kontaktovať komisiu špeciálne vytvorenú vo vašom regióne, aby ste určili služobný pomer. Ak zamestnanec stratil svoju pracovnú knihu, stačí, aby ste do duplikátu preniesli informácie o predchádzajúcej práci poskytnuté zamestnancom.
Pracovná kniha je seriózny dokument, ktorý odzrkadľuje celý záznam o zamestnaní od prvého miesta výkonu práce až po súčasnosť. Napriek rečiam o zrušení pracovných zošitov má tento dokument stále právnu silu a je veľmi cenný v praxi pracovnoprávnych vzťahov. Strata pracovnej knihy je preto spojená s negatívnymi dôsledkami v budúcom zamestnaní a pri uchádzaní sa o zaslúžený dôchodok.
Okolnosti takejto straty sa môžu líšiť:
- krádež)
- strata zo strany zamestnávateľa)
- strata zamestnanca)
- strata v núdzových situáciách (požiar, záplava, pomsta bývalého zamestnávateľa atď.).
Nech sú však dôvody straty akékoľvek, v žiadnom prípade by to nemalo zostať bez okamžitých opatrení. V opačnom prípade to bude po určitom čase ťažké.
Existujú právne mechanizmy na obnovenie tohto dokumentu. Musíte sa k nim uchýliť.
Kontaktujte svojho zamestnávateľa
Zákon stanovuje, že pri zistení chýbajúceho pracovného listu je občan povinný bezodkladne kontaktovať zamestnávateľa v jeho poslednom pracovnom mieste s výkazom straty. Okrem toho sa to musí urobiť písomne. Čo robiť, ak práve nepracujete a aké je vaše posledné pracovisko?
Ak ste už na novom pracovisku so zamestnávateľom uzatvorili pracovnú zmluvu, svoju žiadosť je potrebné adresovať jemu. Ak nie, alebo ste v čase zistenia straty nezamestnaný, potom sa musíte obrátiť na svojho predchádzajúceho zamestnávateľa. Nemá právo vás odmietnuť a obnovenie stratenej pracovnej knihy je celkom možné.
Obnova alebo duplikát?
Aj keď si zakúpite formulár a len reprodukujete záznamy, ktoré boli raz zapísané do vášho zošita na úplne legálnom základe, nebude to úplne legálne. A nikto ešte nezrušil zodpovednosť za falšovanie dokumentov a ich použitie.
Preto ak stratíte svoju pracovnú knihu, mali by ste vedieť, že ju v žiadnom prípade nemožno obnoviť. Ale každý zamestnávateľ je povinný vám úradne vydať jeho duplikát. Okrem toho je tento postup úplne legálny, výsledný dokument je možné bezpečne predložiť počas zamestnania aj dôchodkovému fondu.
Získanie duplikátu pracovného zošita
Zo zákona je zamestnávateľ povinný vydať duplikát pracovného zošita aj bývalému zamestnancovi organizácie do 15 dní odo dňa podania žiadosti. Nezáleží na tom, či je kniha úplne stratená alebo existuje, ale v poškodenom stave (prepálená, zafarbená alebo roztrhnutá). Duplikát knihy musí obsahovať úplné informácie o pracovnej činnosti zamestnanca a stimuloch (oceneniach) z jeho posledného pracoviska. Základom pre tieto záznamy sú originálne dokumenty:
- objednávky pre personál)
- pracovné zmluvy)
- osobné účty alebo výpisy z miezd)
- údaj o dĺžke služby pred prihlásením do systému dôchodkového poistenia (doklad o dôchodkovom fonde))
- výpisy z osobného účtu poistenca (aj z dôchodkového fondu)
- objasňujúce informácie.
Ďalší duplikát pracovného zošita musí obsahovať záznamy o predchádzajúcej pracovnej činnosti, vyhotovené na základe dokladov poskytnutých zamestnancom (personálne príkazy, pracovné zmluvy a pod.). Ak sú k dispozícii podporné dokumenty, môžu sa zadať aj informácie o stimuloch (oceneniach). Ak však tieto dokumenty nie sú úplne predložené, celkové pracovné skúsenosti v iných organizáciách (roky, mesiace, dni) sa zaznamenajú do zošita bez uvedenia období práce, pracovných názvov a zamestnávateľov.
V procese vydávania duplikátu zošita sa v závislosti od dôvodov jeho straty môžu kroky zamestnávateľa a vlastníka knihy líšiť.
Čo robiť, ak je pracovný zošit poškodený?
Stáva sa, že pracovná kniha sa nestratí, ale jej vzhľad neumožňuje považovať ju za plnohodnotný dokument. Ak dôjde k jeho spáleniu, škvrnám alebo roztrhnutiu, zamestnanec má tiež právo požadovať vydanie duplikátu. V tomto prípade, na rozdiel od duplikovania stratenej knihy, nebude stačiť len uvedenie celkovej dĺžky pracovných skúseností.
Všetky záznamy, ktoré nie sú poškodené a sú ľahko čitateľné, sa musia preniesť do duplikátu poškodeného zošita. Pre ťažko čitateľné záznamy je k dispozícii potvrdzovací postup s dokumentmi špecifikovanými vyššie. Poškodený pracovný zošit sa nezničí, je základom pre vyhotovenie väčšiny záznamov v duplikáte. Na jeho titulnej strane sa uvedie, že namiesto tohto dokumentu bol vydaný duplikát, a uvedie sa séria a číslo nového zošita.
Môže vzniknúť otázka: ak sú záznamy v poškodenej knihe čitateľné, je potrebné vydať jej duplikát? Áno, pretože ak budete pokračovať v zadávaní záznamov do roztrhaného alebo zafarbeného zošita, skôr či neskôr budete musieť čeliť problémom. Zamestnancovi buď niekde odmietnu zamestnanie, alebo mu takýto doklad na priznanie dôchodku neuznajú.
Čo robiť, ak váš zamestnávateľ stratil váš pracovný záznam?
Strata pracovnej knihy zamestnávateľa je možná z dvoch dôvodov:
- v dôsledku mimoriadnych okolností (požiare, prírodné katastrofy, záplavy)
- v dôsledku nedbanlivosti zamestnancov alebo zlého úmyslu zamestnávateľa.
V prvom prípade pravidlá stanovujú vytvorenie špeciálnej komisie na vyšetrenie okolností straty. Okrem zástupcov zamestnávateľa, odborovej organizácie a kolektívu práce v nej musí byť aj zamestnanec výkonného orgánu v mieste organizácie. Výsledkom práce tejto komisie bude akt, na základe ktorého sa vydá duplikát knihy.
V druhom prípade zákon stanovuje sankcie a administratívnu zodpovednosť pre zamestnávateľov a úradníkov, ktorí škodu spôsobili. Ak si zamestnávateľ jednoducho nárokuje stratu svojho pracovného záznamu, potom sa oplatí kontaktovať miestny inšpektorát práce alebo prokuratúru a prípadne sa obrátiť na súd. To vám však s najväčšou pravdepodobnosťou nevráti pracovný zošit a budete musieť vydať jeho duplikát predpísaným spôsobom.
Čo ak bývalý zamestnávateľ už neexistuje?
Stáva sa to, keď pripravujete duplikát pracovnej knihy, že zistíte, že organizácia, v ktorej ste kedysi pracovali, je už zlikvidovaná. „To znamená, že nemáte odkiaľ získať podporné dokumenty na zapisovanie do knihy. Ako byť v tomto prípade?
Najprv musíte zistiť, že váš zamestnávateľ bol skutočne zrušený a nezmenil názov v dôsledku reorganizácie alebo inej zmeny. Mohlo k tomu dôjsť v dôsledku jeho zlúčenia s iným podnikom, vstupu ako divízie do väčšej štruktúry alebo naopak divízie. Ak je to tak, potom vám nová organizácia, ktorá je právnym nástupcom starej organizácie, vydá všetky potrebné dokumenty.
Ak sa ukáže, že vaša spoločnosť stále neexistuje, musíte podať žiadosť do archívu, kde musia likvidované organizácie predložiť svoje dokumenty, vrátane personálnych. Archívne osvedčenie poslúži ako podklad na vykonanie potrebných zápisov do zošita. Ak potrebné informácie nie sú k dispozícii v archívnej inštitúcii, budete musieť požiadať súd o uznanie skutočnosti práce v tejto organizácii s účasťou najmenej dvoch svedkov.
Strata pracovnej knihy zo strany zamestnávateľa môže priniesť mnohé nepríjemné následky, preto zamestnávateľ musí vedieť, ako sa v tejto nepríjemnej situácii správať rozumne.
V Zákonníku práce ani inom regulačnom zákone nie sú žiadne špeciálne pokyny a postupy na obnovu tohto dokumentu, sú tu len významné pokyny a články, ktoré by sa pri obnove knihy pracovných záznamov mali určite riadiť.
Aké zákony upravujú uchovávanie pracovných záznamov?
Pracovná kniha je oficiálny dokument, ktorý obsahuje všetky záznamy o práci na určitých miestach občana Ruskej federácie. Pracovná kniha môže zamestnávateľovi povedať veľa o svojom majiteľovi: dôležité informácie o skúsenostiach a kvalifikácii zamestnanca, trvaní jeho práce. Záznam o prepustení môže veľa vypovedať o bezúhonnosti a zodpovednosti zamestnanca.
Hlavné regulačné dokumenty, ktoré stanovujú postup na udržiavanie, uchovávanie a obnovu pracovných kníh, sú:
- Zákonník práce (§ 66 „Kniha práce“). Uvádza sa v ňom, že zamestnávateľ je povinný získať pracovnú knihu pre každého, kto u neho pracoval viac ako 5 dní, a musí uviesť všetky informácie o prijatí, preložení alebo prepustení svojho zamestnanca. V kódexe však nie sú žiadne úplné informácie o tom, ako obnoviť alebo čo robiť v prípade straty dokumentu.
- Nariadenie vlády č. 225 zo 16.04.2003 (posledné vydanie z 25.3.2013) „O pracovných zošitoch“ s „Pravidlami vedenia a uchovávania pracovných zošitov...“.
- Uznesenie Ministerstva práce Ruskej federácie č. 69 z 10. októbra 2003 (posledné vydanie z 31. októbra 2016) „O schválení Pokynov na vypĺňanie pracovných zošitov“. Obsahuje dôležité pokyny, ako správne zadať všetky informácie do duplikátu.
Stratila sa kniha?
Sú situácie, keď zamestnanec HR oddelenia dlho hľadá pracovnú knihu a trápi sa nad ňou, no po čase sa nájde.
Nie vždy je to chyba personalistu alebo iného zamestnanca firmy. Kniha s veľkou pravdepodobnosťou skončí u zamestnanca doma a personalistu možno ani nenapadne skontrolovať osobný spis zamestnanca, kde je potvrdenka o tom, že si ju dočasne zobral napríklad kvôli žiadosti o dôchodok. .
- Musíte zhromaždiť čo najviac informácií o knihe. V knihe účtovníctva a pohybov pracovných kníh môžete pri prijatí vidieť dátum a jeho číslo a pozrieť si knihy ostatných zamestnancov, ktorí v ten deň dostali prácu.
- Odporúča sa tiež nahliadnuť do osobného spisu zamestnanca, možno tam má potvrdenie o tom, že dokument dočasne prevzal alebo ho v čase prijatia do zamestnania nemal v rukách (ak sa stratil alebo pri prvom stretnutí, personalista mohol jednoducho zabudnúť na vypracovanie dokumentu) atď. d.
- Je potrebné zistiť, či si zamestnanec zmenil priezvisko pred nástupom do firmy alebo už počas práce v nej a skontrolovať, či je pracovná kniha v trezore pod starým priezviskom.
Vystavujeme duplikát
Ak sa kniha ani po niekoľkých dňoch nenájde, je lepšie okamžite začať spracovávať jej duplikát.
Pozor! Podľa čl. 31 kapitoly 3 vyhlášky „O pracovných zošitoch“ je zamestnávateľ povinný vydať ho do 15 dní odo dňa prijatia.
Možné sú viaceré scenáre:
- situácia, ak zamestnanec pred týmto okamihom nikde nepracoval alebo pracoval neoficiálne, je najjednoduchší. Personalista vyhotoví duplikát na základe údajov z pracovného poriadku a iných dokladov svojej organizácie. Ako správne vykonať všetky zápisy si môžete prečítať v čl. 7 „Vlastnosti vyplnenia duplikátu zošita“ uznesenia MPSVR. Nezabudnite poskytnúť zamestnancovi podporné osvedčenia, ktoré mu budú veľmi užitočné pri žiadosti o dôchodok.
- Ak zamestnanec predtým pracoval v rôznych spoločnostiach- zložitejšia situácia. Tu je dôležité nestratiť priateľský vzťah s kolegom, pretože na vydanie duplikátu budú potrebné informácie zo všetkých predchádzajúcich pracovísk. Mnohé spoločnosti môžu odmietnuť zaslanie takýchto certifikátov poštou, pričom trvajú na tom, aby za nimi zamestnanec prišiel osobne, alebo aby organizácia podala oficiálnu žiadosť ich spoločnosti (príprava duplikátu môže trvať dlho).
- Najnepríjemnejšia možnosť ak starý podnik už neexistuje. No situácia nie je až taká tragická, aj keď obnovenie pôrodu bude trvať oveľa dlhšie ako v dvoch predchádzajúcich prípadoch. Keď je spoločnosť reorganizovaná alebo zlúčená s inou, všetky dokumenty musia byť uložené v novej spoločnosti. Každá organizácia v procese likvidácie je povinná uložiť všetky personálne a účtovné doklady do štátneho archívu. Môžete požiadať štátny archív v mieste minulej existencie spoločnosti. Ak nedostanete odpoveď alebo papiere neboli uložené, môžete sa s rovnakou žiadosťou obrátiť na dôchodkový fond. Je pravda, že táto možnosť je vhodná iba vtedy, ak zamestnanec pracoval v tomto podniku relatívne nedávno, pretože registrácia poistencov v systéme povinného dôchodkového poistenia bola zavedená ešte nedávno.
Zodpovednosť zamestnávateľa za stratu zamestnania
V kapitole VIII uznesenia vlády č. 225 „O pracovných knihách“ sa uvádza, že zákonná povinnosť viesť pracovnú knihu počas výkonu práce má výlučne zamestnávateľ. Za nedodržanie tohto nariadenia je právne zodpovedný.
Ak chcete obnoviť spravodlivosť, zamestnanec sa môže uchýliť k pomoci inšpektorátu práce alebo sa obrátiť na súd:
- Ak zamestnávateľ z rôznych dôvodov mešká s vydaním pracovného zošita (zo zákona je povinný ho vrátiť v deň prepustenia) a obeť nemá možnosť pracovať v novej organizácii, potom v súlade s čl. 234 Zákonníka práce Ruskej federácie musí bývalý zamestnávateľ financovať všetky hodiny práce zameškané v dôsledku tejto situácie.
- Ak bol zamestnanec nútený samostatne obnoviť stratenú knihu vinou zamestnávateľa, má dôvod požadovať plnú náhradu všetkých peňažných nákladov (cesta do iného mesta, náklady na nákup tlačív, fotokópie papierov, konzultácia s právnikom , zber certifikátov a pod.) .
- V prípade, ak zamestnancovi vznikla aj morálna ujma, potom podľa ust. 237 Zákonníka práce Ruskej federácie má možnosť získať peňažnú náhradu, ak môže potvrdiť skutočnosť o týchto epizódach.
Zákon stanovuje pomerne účinné správne sankcie:
- Podľa odseku 1. Čl. 5.27 Kódexu správnych deliktov „Porušenie pracovnej legislatívy“, pokuta 1 000 až 5 000 rubľov sa ukladá malej spoločnosti (bez založenia právnickej osoby) a právnickej osobe - od 30 000 do 50 000 rubľov .
- Ak zamestnávateľ alebo ním poverená osoba opakovane nedodržiava pracovné predpisy, potom v súlade s odsekom 2 článku 5.27 Kódexu správnych deliktov Ruskej federácie je úradníkom malej spoločnosti (bez založenia právnickej osoby) podlieha pokute 10 000 až 20 000 rubľov, alebo je oprávnená osoba diskvalifikovaná na dobu 1 až 3 rokov. Pre právnickú osobu - od 50 000 do 70 000 rubľov alebo diskvalifikácia oprávnenej osoby na obdobie 1 až 3 rokov.
Dôležité! Porušenie noriem pre uchovávanie pracovných záznamov v súlade s čl. 13.20 hod. „Porušenie pravidiel uchovávania archívnych dokumentov“ má za následok pokutu vo výške 300 až 500 rubľov.
Samozrejme, je nepravdepodobné, že by zamestnávateľ alebo ním poverená osoba pôjdu do väzenia za stratu pracovnej knihy, ale v prípade hrubých a zjavných porušení môže byť trestne zodpovedný:
- ak zamestnávateľ úmyselne roztrhol, vyhodil alebo poškodil zošit (Trestný zákonník Ruskej federácie, článok 325 „Krádež alebo poškodenie dokumentov...“);
- zamestnávateľ sa nesnažil zabrániť situácii, ktorá mala za následok masívnu stratu dokumentov alebo vytvorila nevhodné podmienky pre ich bezpečnosť (článok 293 „Nedbalosť“ Trestného zákona Ruskej federácie);
- zamestnávateľ hrubo uviedol, že nemieni dať zamestnancovi jeho doklad (článok 140 „Odmietnutie poskytnúť informácie občanovi“).
závery
- Inšpektorát práce a súd sa v tejto situácii najčastejšie stavajú do pozície zamestnanca, preto sa snažte konflikt do tohto neeskalovať.
- Vždy sa dá dohodnúť. V extrémnych prípadoch je lepšie formalizovať prepustenie dohodou strán a zaplatiť mu peňažnú náhradu. Zamestnávateľa to ochráni pred ďalšími nárokmi a pokutami zo strany Inšpektorátu práce.
Strata práce na pracovisku je pomerne zriedkavý jav, ale stále veľmi dôležitý. Pracovná kniha je v podstate azda jediným a najdôležitejším dokumentom zamestnanca.
Záznam o práci vám umožňuje nielen potvrdiť skutočné pracovné skúsenosti, ale aj správne vypočítať výplaty dôchodku pre zamestnanca.
O tom, čo robiť v prípade straty pracovného povolenia v práci, ako aj o špecifikách obnovy dokumentov v tejto situácii, si povieme v dnešnom článku.
Je potrebné zistiť, koho vinou sa dielo stratilo.
- nepríjemný. Je to obzvlášť nepríjemné, ak sa to stalo vinou niekoho iného. Na pracovisku môže dôjsť k strate zamestnania z rôznych dôvodov:
- V dôsledku mimoriadnej udalosti - požiar, zrútenie budovy atď.;
- Pre nedbalý prístup zamestnancov bola kniha odcudzená, skončila s inými dokumentmi, alebo bola omylom vyhodená;
- Kniha bola poškodená - vedením, personálnym oddelením alebo zamestnancom. Napríklad sa naň rozliala káva alebo sa náhodou roztrhlo.
V každom prípade, ak je poškodený, zamestnanec by mal okamžite informovať vedenie a začať s jeho obnovou.
Kde kontaktovať?
Môžete sa obrátiť na dôchodkový fond.
V prípade straty pracovného záznamu sa môžete obrátiť na rôzne úrady - v závislosti od toho, ako presne došlo k strate záznamovej knihy, ako aj v závislosti od dĺžky služby zamestnanca. Tu je niekoľko príkladov:
- ak bol pracovný posudok zaplavený kávou a zamestnanec pracoval pre tú istú spoločnosť počas celej svojej kariéry, potom je obnovenie dokumentu v tejto situácii celkom jednoduché. So žiadosťou o vydanie by ste sa mali obrátiť na svojho zamestnávateľa. Zamestnávateľ po príslušnej žiadosti vystaví nový záznam o zamestnaní so záznamom o zamestnaní;
- ak sa pracovný dokument stratil a nebolo možné ho nájsť a zamestnanec zmenil veľa pracovísk, potom v tomto prípade budete musieť tvrdo pracovať, aby ste dokument dostali v pôvodnej podobe.
Náročnosť obnovenia dokumentu a orgány, na ktoré sa bude musieť osoba zodpovedná za stratu obrátiť, teda vždy závisia od konkrétnej situácie. Ak chcete obnoviť svoje zamestnanie, môžete sa obrátiť najmä na:
- zamestnávateľovi;
- Všetkým predchádzajúcim zamestnávateľom;
- Do archívu;
- V dôchodkovom fonde a pod.
Kto by sa mal podieľať na obnove práce?
Obnova knihy je zložitý postup.
Ako bolo uvedené vyššie, obnovu strateného alebo poškodeného dokumentu vykonáva vždy ten, kto to spôsobil. To znamená, že ak zamestnanec rozlial kávu alebo čaj na dokument osobne, je zodpovedný za jeho obnovenie.
Ak k poškodeniu alebo strate došlo vinou personálneho zamestnanca, vedúceho alebo iného zamestnanca, je za reštaurovanie knihy zodpovedná zamestnávateľská spoločnosť zastúpená riaditeľom alebo hlavným zriaďovateľom.
Okrem toho, skôr ako začnete obnovovať svoj pracovný záznam, mali by ste si dôkladne premyslieť, kde sa mohol stratiť. Často sa stáva, že po obnovení dokumentu sa strata zistí o niečo neskôr.
Napríklad to zobral iný zamestnanec bez upozornenia, náhodou to skončilo s inými dokladmi, alebo to zamestnanec mal a zabudol na to.
Postup obnovy práce je pomerne zložitý proces a oplatí sa uchýliť sa k nemu iba vtedy, ak zlyhali všetky ostatné opatrenia na vyhľadávanie alebo obnovu dokumentu.
Postup obnovy
Môžete vytvoriť kópiu alebo duplikát.
Postup obnovy môže pozostávať z niekoľkých možností. Napríklad pomocou žiadostí do archívov všetkých zamestnávateľov alebo prostredníctvom dôchodkového fondu.
Je však potrebné pripomenúť, že dôchodkový fond môže poskytnúť iba informácie o tom, v akých obdobiach a od ktorých spoločností boli do fondu uhradené dôchodkové príspevky.
Dôchodkový fond nemá právo na obnovenie záznamu o zamestnaní, tým menej na vydanie duplikátu. Služba sa poskytuje bezplatne na základe príslušnej žiadosti zamestnanca.
Po zhromaždení všetkých dokumentov musí zamestnanec poskytnúť informácie skutočnému vedúcemu zamestnancovi, ktorý na základe osvedčení a iných dokumentov urobí záznam o celkovej dĺžke služby v knihe a potom vykoná záznam o zamestnancovi. najímanie.
Je potrebné pripomenúť, že šéf nemá právo vykonávať bodové záznamy pre každú spoločnosť alebo organizáciu, v ktorej zamestnanec pracoval.
Zodpovednosť zamestnávateľa za stratu pracovnej knihy zamestnanca
Ako je uvedené vyššie, zamestnávateľ nesie povinnú zodpovednosť za stratu záznamu o práci v zmysle potreby samostatnej obnovy záznamovej knihy.
Okrem toho, ak zamestnávateľ neobnoví dokument, zámerne odloží obnovenie dokumentu alebo to dokonca odmietne urobiť, zamestnanec má právo sťažovať sa na svoje konanie alebo nečinnosť príslušným orgánom.
Po posúdení sťažnosti môžu byť voči zamestnávateľovi prijaté administratívne opatrenia aj sankcie. Pri riešení sporu na súde môže zamestnanec požadovať od zamestnávateľa aj náhradu všetkých trov súdneho konania, ako aj morálnu náhradu za spôsobené nepríjemnosti.
Z tohto videa sa dozviete, čo robiť, ak sa váš pracovný záznam stratí.
Formulár na prijatie otázky, napíšte svoju
Zamestnanec pri uchádzaní sa o prácu priniesol poškodený pracovný zošit (polovicu zošita zožral pes, ako vysvetlil zamestnanec). Zamestnanec nemôže poskytnúť potvrdenia o predchádzajúcich pracoviskách. Má zamestnávateľ právo prijať takýto zošit alebo mu musí vydať nový zošit?
Odpoveď
Pracovná kniha zavedeného formulára je hlavným dokumentom o pracovnej činnosti zamestnanca a dĺžke služby.
Súčasná právna úprava stanovuje obmedzený počet prípadov, kedy je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi duplikát pracovnej knihy.
Vydajte duplikát pracovného zošita zamestnancovi, ak:
jeho pracovný záznam sa stratil;
jeho pracovný záznam sa stal nepoužiteľným (spálený, roztrhnutý, zafarbený atď.);
v jeho zošite bol urobený záznam o prepustení alebo preložení, ktorý bol následne vyhlásený za neplatný.
Zamestnanec, ktorý stratil pracovný zošit, musí o tom písomne napísať na svojom poslednom pracovisku. V reakcii na to je zamestnávateľ povinný vydať zamestnancovi duplikát najneskôr do 15 dní odo dňa podania žiadosti. Je to uvedené v schválených pravidlách.
Ak chcete vyplniť duplikát zošita, požiadajte zamestnanca o dokumenty z predchádzajúcich pracovísk potvrdzujúce obdobia práce. V takom prípade musíte zamestnancovi pomôcť získať dokumenty potvrdzujúce jeho predchádzajúce pracovné skúsenosti. Tento postup je stanovený v schválených pokynoch.
Pri príprave duplikátu pracovného zošita uveďte nasledujúce informácie:
Regulačný rámec: Vyhláška vlády Ruskej federácie zo 16. apríla 2003 č. 225
-
Redakcia časopisu „Personálny biznis“ zisťovala, ktoré zvyky personalistov zaberajú veľa času, no sú takmer zbytočné. A niektoré z nich môžu dokonca spôsobiť zmätok inšpektorovi GIT. -
Inšpektori z GIT a Roskomnadzor nám prezradili, aké doklady by sa teraz od nováčikov pri uchádzaní sa o zamestnanie nemali za žiadnych okolností vyžadovať. Určite máte nejaké papiere z tohto zoznamu. Zostavili sme kompletný zoznam a vybrali bezpečnú náhradu pre každý zakázaný dokument. -
Ak zaplatíte dovolenku o deň neskôr, spoločnosť dostane pokutu 50 000 rubľov. Skrátiť výpovednú lehotu pri prepúšťaní aspoň o deň – súd vráti zamestnanca do práce. Preštudovali sme súdnu prax a pripravili sme pre vás bezpečné odporúčania.
Potom si zapíšte celkovú a (alebo) nepretržitú prax za jednotlivé obdobia práce. V stĺpci 2 uveďte dátum prijatia do zamestnania, v stĺpci 3 - názov organizácie, ako aj štrukturálnu jednotku a prácu (pozícia), špecializáciu, profesiu s uvedením kvalifikácie, pre ktorú bol zamestnanec prijatý. Ak počas vašej práce došlo k preradeniu na inú stálu prácu, treba o tom urobiť aj príslušný záznam.
Potom do stĺpca 2 uveďte dátum skončenia pracovnej zmluvy a do stĺpca 3 dôvod výpovede, ak predložený doklad takéto údaje obsahuje. V stĺpci 4 duplikátu zošita po každom zázname uveďte názov, dátum a číslo dokumentu, na základe ktorého bol vyhotovený.
V stĺpci 4 uveďte názov, dátum a číslo dokladu, na základe ktorého boli v duplikáte vykonané príslušné záznamy. Originály dokladov potvrdzujúcich dĺžku služby sa po vyhotovení ich kópií a ich náležitom potvrdení zamestnávateľom alebo personálnou službou vrátia zamestnancovi. Ak dokumenty, na základe ktorých sa vykonali zápisy do zošita, neobsahujú úplné informácie o práci v minulosti, zadajte do duplikátu zošita iba informácie dostupné v týchto dokumentoch.
Postup a vlastnosti vyplnenia duplikátu zošita sú uvedené v schválených pravidlách a schválených pokynoch.
Ivan Šklovets
Zástupca vedúceho Federálnej služby pre prácu a zamestnanosť
a) údaje o celkovej a (alebo) nepretržitej pracovnej praxi zamestnanca pred nástupom k tomuto zamestnávateľovi, potvrdené príslušnými dokladmi (odst. v znení neskorších predpisov, nadobudlo účinnosť 22. marca 2008 - pozri);
b) informácie o práci a odmenách (stimuloch), ktoré boli zapísané do zošita na poslednom pracovisku.
Celková dĺžka služby sa eviduje celkom, to znamená, že sa uvádza celkový počet rokov, mesiacov, dní práce bez uvedenia zamestnávateľa, dôb práce a pozícií zamestnanca (odsek v platnom znení nadobudol účinnosť 22. marca , 2008 - pozri).
Ak doklady, na základe ktorých sa vykonali zápisy do zošita, neobsahujú úplné informácie o práci v minulosti, do duplikátu zošita sa zapíšu len informácie dostupné v týchto dokladoch.
33. Ak je v pracovnom zošite záznam o prepustení alebo preradení na inú prácu, ktorý bol vyhlásený za neplatný, vydá sa zamestnancovi na základe jeho písomnej žiadosti na jeho poslednom pracovisku duplikát zošita, do ktorého sa zapisujú všetky záznamy. v zošite sa prenesú s výnimkou zápisu vyhláseného za neplatný.
Zošit sa vypracuje predpísaným spôsobom a vráti sa majiteľovi.
Rovnakým spôsobom sa vydá duplikát pracovného zošita, ak sa pracovný zošit (príloha) stal nepoužiteľným (prepálený, roztrhnutý, zafarbený atď.).
Hotový plán hlavných záležitostí personalistu na prvý štvrťrok 2019
Prečítajte si v článku: Prečo musí personalista kontrolovať účtovníctvo, či je potrebné podávať nové výkazy v januári a aký kód schváliť do časového výkazu v roku 2019
