V nekonečnom prúde prípadov sa môžete zmiasť, niečo zabudnúť alebo na to jednoducho nemáte čas. Nedokončené veci sa tak hromadia a zaťažujú ďalší. nový deň s novými možnosťami. A opäť ten istý problém: nemal som čas, zabudol som, odložil som to na zajtra.
Takéto situácie sa často stávajú tým, ktorí nevedia, ako plánovať, a to nie je prekvapujúce, pretože proces plánovania si vyžaduje určité zručnosti v oblasti riadenia času a osobitnú pozornosť.
Existuje veľa plánovacích techník správne použitie dočasný zdroj na získanie maximálneho úžitku pre seba. Uveďme príklad najúčinnejšej a najjednoduchšej techniky, ktorá je tzv "Eisenhowerova matica" alebo "Eisenhowerovo námestie".
- Ide o princíp uprednostňovania, ktorý vám umožňuje rozhodovať sa počas dňa najväčší početúlohy.
Tento princíp je jedným z najpopulárnejších v time managemente. Používa sa na celom svete: od bežných pracovníkov až po šéfov veľkých organizácií svetoznámych korporácií.
Zakladateľom tohto princípu je Dwight David Eisenhower (34. prezident USA). Vzhľadom na svoju zaneprázdnenosť optimalizoval svoj pracovný harmonogram organizovaním úloh podľa dôležitosti, čo viedlo k vytvoreniu vlastnej techniky, ktorá sa vyznačovala jednoduchosťou a jedinečnosťou.
Eisenhowerova matica ako nástroj na stanovenie priorít
Eisenhower rozdelil prípady do 4 kategórií a zapísal ich do tabuľky, v ktorej jasne určil štvorce, ktoré umožňujú rozdeliť plánované úlohy podľa ich naliehavosti a dôležitosti (a, b, c, d).
Každé námestie má svoj vlastný účel:
- "a" - naliehavý osobitný význam;
- "b" - dôležité, s ktorým môžete čakať;
- "c" - nie je prvoradé, ale naliehavé;
- "d" - nie naliehavé a nedôležité.
Po uprednostnení týmto spôsobom, môžete sa naučiť hospodáriť s časom, ktorá pomôže pri dosahovaní stanovených cieľov, zvyšuje výkonnosť pri realizácii plánovaných úloh a ovplyvní úspešnosť v konkrétnej činnosti.
Na uprednostnenie podľa princípu D. D. Eisenhowera si treba podrobne preštudovať kategórie (štvorce) v jeho tabuľke.
Dôležité a naliehavé záležitosti (kategória a)
Do štvorca tejto kategórie zapadajú plánované úlohy, ktoré sú najvýznamnejšie a veľmi naliehavé. Podľa Eisenhowerovho princípu by toto námestie malo byť prázdne, voľné pre nový denný vstup, čo človeku so zručnosťami time managementu neumožní spustiť urgentnosť vecí a pripustiť kritickú situáciu v prípade ich nedokončenia.
Často sa stáva, že púzdra zo štvorca „b“ sa obyčajnou ľudskou lenivosťou presunú do políčka „a“, čo je jeden z dôvodov jeho naplnenia. Občas sa to môže stať každému, no v prípade každodenného hádzania vecí z námestia na námestie sa oplatí urobiť sebadisciplínu.
Aby sa vo štvorci „a“ neobjavili nesplnené úlohy, je potrebné včas splniť úlohy iných kategórií a prísne dodržiavať zoznam prípadov pre tento štvorec. Využiť môžete aj metódu delegovania (prideľovanie úloh niekomu), ktorá umožní urovnať úlohy a nezanechávať chvosty nedokončenej práce.
Zoznam úloh pre štvorec „a“:
- negatívne ovplyvňujúce dosiahnutie cieľa;
- problematické, čo môže spôsobiť problémy;
- súvisiace so zdravím.
Dôležité, nie naliehavé záležitosti (kategória b)
Táto kategória často zahŕňa najsľubnejšie a prioritné prípady. Eisenhower im pripisuje významnú úlohu, pretože ich implementácia je kľúčom k úspechu. Ako ukazuje skúsenosť, ak pri vykonávaní vecí zahrnutých do štvorca „b“ používate čas zodpovedne pekné výsledky dá vám čoskoro vedieť.
Výhodou tohto štvorca je, že na dôležité veci je správne množstvo času, čo umožňuje riešiť problémy konštruktívne a premyslene, v plne odhaliť ich potenciál a premyslieť (analyzovať) aktivity. Dôležité je však vedieť, čo odložiť dlhá krabica tieto prípady nestoja za to, pretože existuje riziko ich presunu na prvé políčko, čo je podľa Eisenhowerovho princípu neprijateľné.
Príklady prípadov a úloh štvorca "b":
- plánovanie projektu;
- partnerstvo (hľadanie, spolupráca);
- výsledky ukončených projektov (hodnotenie vykonanej práce);
- hľadať perspektívy rozvoja.
Čo sa týka Každodenný život, potom odborníci odporúčajú, aby tento štvorec zahŕňal záležitosti týkajúce sa plánovania, štúdia, športu, stravy atď.
Naliehavé, nedôležité záležitosti (kategória c)
Táto kategória zahŕňa sekundárne úlohy, ktoré neprinesú žiadne oneskorenie. Často sa stáva, že sa človek ponáhľa, aby dokončil najmenej dôležité úlohy, a tak je odstránený z cieľa. Eisenhowerova matica vyžaduje presné použitie techniky, preto by ste sa pri klasifikácii úloh nemali mýliť.
Pri stanovovaní priorít si nemýľte úlohy súvisiace so štvorcom „c“ s úlohami štvorca „a“. Tu je príklad možnej zámeny:
Šéf zadá úlohu, ktorá si vyžaduje urgentné vykonanie, pričom táto úloha sa nevzťahuje na prácu. Táto úloha by mala byť umiestnená na štvorci „c“ a mala by sa považovať za dôležitú, ale nie naliehavú, pretože nie je možné odchýliť sa od zamýšľaných cieľov, čím strácate čas na niečo, čo odvádza pozornosť od hlavnej veci.
Príklady prípadov a úloh štvorca "c":
- neočakávaní hostia vyžadujúci pozornosť;
- neplánované mimoriadne stretnutia;
- zbaviť sa problémov, ktoré vznikli v dôsledku ich vlastnej nedbanlivosti.
Nie sú naliehavé a nedôležité záležitosti (kategória d)
Sú to úlohy, ktoré sú pripravené čakať na svoj dočasný zdroj tak dlho, ako to bude potrebné, alebo dokonca môžu zostať nesplnené. Do tejto kategórie patria skôr jednoduché a zaujímavé puzdrá, do ktorých by ste sa však nemali chytať, len spomaľujú pracovný proces a vzďaľujú vás od cieľa.
Príklady prípadov a úloh štvorca "d":
- prázdne telefonické rozhovory;
- rekreačné aktivity;
- akékoľvek udalosti, ktoré odvádzajú pozornosť od práce.
Stanovením priorít podľa princípu Eisenhowerovej matice môžete mať nepochybne čas urobiť veľa a priblížiť sa k svojmu cieľu, no nezabúdajte, že práca je pri správnom time managemente hlavným zdrojom úspechu.
V skutočnosti existujú nástroje, ktoré vám pomôžu určiť priority a vykonať veci. Jednou z nich je Eisenhowerova matica: metóda, ktorú v živote vyskúšalo mnoho úspešných ľudí. Vedúci pracovníci firiem ho využívajú na plánovanie a sledovanie vlastnej činnosti a činnosti svojich podriadených. Ale je taký jednoduchý a účinný, že ho možno odporučiť aj gazdinke, ktorá si navrhuje svoj byt.
Po niekoľkých precvičeniach budete takmer automaticky „rozhadzovať“ úlohy na dôležité a naliehavé, na tie, ktoré sa dajú urobiť neskôr, a na tie, ktoré by mali zaberať oveľa menej vašej pozornosti. Ak si dovolíte domýšľavú slabiku, potom vám matrica umožní nezabudnúť na svoje vlastné životné poslanie v rutine nekonečných naliehavých záležitostí.
Samozrejme, každý tento nástroj chápe a používa po svojom.
Nižšie uvádzame jednu z možností efektívneho využitia matice. , skúste a urobte všetko, čo je pre vás dôležité!
Ako stavať:
Rozdeľte pole na 4 kvadranty:
Úlohy A „Urgentné – Dôležité“ (akýsi kvadrant „Zobuď sa!“ alebo „Páľ!“).
Úlohy B „Nie súrne – Dôležité“ (kľúčový, hlavný pracovný kvadrant, v ktorom nielen dosiahnete kvalitný výsledok, ale aj rozvíjate, delegujete, oslavujete úspech a pod.).
Úlohy v časti „Urgentné – Nezáleží na tom“ (toto je celý ten rozruch, ktorý nám často nebýva, ale robíme to vedome alebo preto, že sa „tak stalo“?).
Úlohy G „Nie je naliehavé – nie je dôležité“ (vo všeobecnosti je prázdne: riešenie týchto úloh je rovnaké ako odpovedanie na priamy spam).
Čo je dôležité"?
Organizácia, pre ktorú pracujeme, definovala tieto úlohy pred a pre nás. Toto sú v skutočnosti úlohy, pre ktoré sme boli prizvaní pracovať do spoločnosti: naše úradné povinnostiúlohy, ktoré nám zadáva priamy (administratívny) manažér alebo projektový manažér, na ktorých sa podieľame. Toto nie je vaše osobné chápanie: je to dôležité v univerzálnom meradle alebo nie?
Všetko je prozaickejšie: dôležité je, prečo ste boli povolaní na túto pozíciu. A ak tieto úlohy budú vykonávať všetci, všetci budú spokojní.
Čo je to „naliehavé“?
Niečo, čo má veľmi špecifický časový rámec. Najčastejšie urgentné - keď je termín už tak blízko.
Ako vyzerá Matrix?
Čo sa dá urobiť hneď teraz?
Vykonajte jednoduché cvičenie:
1. Uveďte všetky ciele a zámery, ktoré plánujete dosiahnuť. Zoznam musí byť očíslovaný.
2. Zoraďte každú úlohu na stupnici od -5 do 5 v kategóriách "Naliehavosť", "Dôležitosť" v tabuľke 1. Rozdeľte veľké ciele ("Slony") do samostatných úloh ("Bifteky") a priraďte poradie "Naliehavosť" a „Dôležitosť“ » pre každý jednotlivý „steak“.
3. V tabuľke 2 zoraďte všetky prípady v rámci poľa podľa stupňa naliehavosti a dôležitosti.
4. Uprednostnite úlohy pohybom po poli z pravého horného rohu („Urgentné – Dôležité“) do ľavého dolného rohu („Nie súrne – Nie je dôležité“).
5. Robte to podľa priorít.
6. Užívajte si poriadok a úspech. Koniec koncov, úspech je aj o tom, že ste načas.
Dobré popoludnie, čitatelia blogu Vaše rozhodnutie!
V tomto článku chcem hovoriť o probléme preťaženého zoznamu úloh, s ktorým sa stretáva takmer každý. moderný človek. Ako sa zobrazuje? To, že počas dňa či týždňa plánujeme splniť veľa rôznych úloh a na konci tohto obdobia si uvedomíme, že sme nič nestihli.
prečo je to tak? Prečo sme preťažení a nemáme čas urobiť to, čo sme si naplánovali?
Najčastejšie je to spôsobené tým, že naše plánovanie je nereálne. Preťažujeme svoj zoznam úloh, potrebujeme si z neho niečo vyškrtnúť, no vynára sa otázka: „Ako z neho môžeme niečo vyškrtnúť, keď doň zadávame len nevyhnutné veci?“
Špeciálne techniky stanovovania priorít nám môžu pomôcť určiť, čo treba urobiť ako prvé, čo môžeme odložiť a čo nerobiť vôbec.
Jednou z najjednoduchších a najúčinnejších techník stanovenia priorít je Eisenhowerova matica. Nápad patrí americkému prezidentovi Dwightovi Eisenhowerovi. Preslávila sa po tom, čo o nej napísal Stephen Covey vo svojej knihe 7 návykov vysoko efektívnych ľudí.
Zaneprázdnenosť je formou lenivosti, lenivého myslenia a nerozvážneho konania.
Tim Ferris
Eisenhowerova matica je založená na, podľa ktorej 20% nášho úsilia dáva 80% výsledku. Eisenhower sa na tomto princípe zdokonalil.
Eisenhowerova matica je štvorec rozdelený dvoma pretínajúcimi sa osami na 4 sektory alebo kvadranty.
Vertikálna os je „dôležitosť“, horizontálna os je „naliehavosť“.
Dostaneme teda 4 sektory:
sektor A - "naliehavý a dôležitý"
sektor B - "nie je naliehavý, ale dôležitý"
sektor C - "naliehavé, ale nie dôležité"
sektor D – „nie je naliehavé, nie je dôležité“
Sektor A: dôležitý, naliehavý
Kombinuje veci, ktoré je potrebné urobiť ako prvé. Netolerujú meškanie, splniť zajtrajšok - už bude neskoro. Pravidelný výskyt takýchto vecí na našom zozname úloh je zvyčajne výsledkom zlého plánovania, dezorganizácie, prokrastinácie atď. Ideálnou plánovacou situáciou je prázdny kvadrant A.
Príklady prípadov kvadrantu A:
- splátka úveru
- neplánovaná návšteva lekára, keď už niečo veľmi bolí
- zavolajte inštalatéra na opravu netesného potrubia
- oprava notebooku
Sektor B: dôležitý, nie naliehavý
Tento sektor spája prípady, ktoré priamo ovplyvňujú vašu osobnú efektivitu. Hlavným rozdielom medzi týmito prípadmi a prípadmi v kvadrante A je nedostatok naliehavosti. To vám umožňuje pristupovať k riešeniu takýchto problémov premyslenejšie, čo vám umožňuje dosiahnuť väčšie výsledky a efektívnosť. Úlohy kvadrantu B by mali v podstate tvoriť náš zoznam úloh na daný deň. Musíte tiež pamätať na to, že záležitosti sektora B, ak sa im nevenuje včasná pozornosť a čas, môžu prejsť do sektora A.
Príklady prípadov kvadrantu B:
- školenia, nadstavbové školenia, kurzy a semináre, školenia
- plánovaná správa
- šport
- kvalitný odpočinok
- plánovaná návšteva lekára (lekárske vyšetrenie, preventívne prehliadky)
Sektor C: nie je dôležitý, naliehavý
Veci, ktoré vás nepribližujú k cieľu, ale musíte ich robiť. Hlavná chyba pri práci s maticou je dôležité nezamieňať záležitosti sektorov A a C, inak dôjde k situácii, že sa krútite ako veverička v kolese, no splnené úlohy vás nepribližujú k zamýšľanému cieľu, a dôležité úlohy zostávajú nevyriešené.
Príklady prípadov sektora C:
- kontrola e-mailu
- aktuálne hovory
- stretnutia
- domáce práce (upratovanie domu)
- schôdze uložené niekým
Sektor D: nie je dôležitý, nie je naliehavý
Sektor združuje prípady, ktoré strácajú náš čas, neprinášajú nám vôbec žiaden úžitok. Inými slovami, stratený čas. Ale tieto úlohy sú pre nás veľmi atraktívne, ľahko sa vykonávajú, umožňujú nám dobre sa zabaviť a oddýchnuť si. Preto je veľmi ťažké im odolať, ale je potrebné to urobiť.
- sedieť na sociálnych sieťach
- pozeranie TV
- chatovanie s kolegami
Ako môže byť matica užitočná v praxi? Existujú dva možné spôsoby použitia Eisenhowerovej matice:
- na plánovanie
Často robíme všetko súrne, no nedôležité veci a dôležité a nie súrne sa odkladajú stále ďalej. Ak si začneme plánovať čas a úlohy podľa Eisenhowerovej matice, môžeme venovať viac času dôležitým veciam, ktoré nás priblížia k cieľu, a eliminovať úlohy, ktoré si vyžadujú čas, námahu, energiu a málokedy vedú k cieľu. Ako používať maticu na plánovanie, prečítajte si tento článok nižšie. - zhodnotiť vašu efektivitu
Eisenhowerova matica jasne ukazuje, aké úlohy vykonávate. Takáto analýza sa môže vykonať na konci týždňa alebo mesiaca. Pravidelné prehodnocovanie úloh, ktorými ste boli v určitom období zaneprázdnení, zvýši vašu osobnú efektivitu.
Ako to vyzerá?
- Zapíšte si úlohy, ktoré ste počas dňa splnili, na list papiera.
- Rozdeľte vykonanú prácu do štyroch sektorov s uvedením času stráveného.
- Vypočítajte, ako bol čas a počet úloh rozdelený podľa sektorov.
- Interpretácia výsledku:
sektor A
Ak sa sektor A rozrástol, potom neovládate svoj život. nerobíte strategické plánovanie Neviete si rozložiť záťaž medzi zamestnancov a delegovať povinnosti.
sektor B
Ak je sektor B najviac naplnený biznisom, tak venujete dostatok času dosiahnutiu svojich cieľov, viete sa sústrediť na to hlavné.
sektor C
Nárast záležitostí v sektore C ukazuje na nedostatok cieľov a plánov. strácate čas nedôležitými úlohami.
sektor D
Vynára sa otázka: „Za čo ste platený?“ a na osobnej úrovni strácate čas.
Hlavným problémom pri aplikácii Eisenhowerovej matice je problém určiť dôležitosť úlohy. Často si myslíme, že všetky úlohy sú dôležité. ako určiť skutočnú dôležitosť úlohy. Ako vyzdvihnúť skutočne dôležité úlohy zo všetkých úloh?
Tu prichádza vhod „Franklinova metóda“: dôležité je, čo je v súlade s hlavnými cieľmi môjho života.
Hlavnou myšlienkou je, že pred stanovením priorít si musíte jasne definovať svoje ciele na určité obdobie.
Potom doplníme Eisenhowerovu maticu umiestnením našich cieľov do jej stredu. čo sa deje teraz? Teraz sa vykoná hodnotenie dôležitosti všetkých úloh dňa vzhľadom na cieľ.
Dôležitosť úlohy sa vyznačuje odpoveďou na 3 otázky:
- Čo sa stane, ak to dnes neurobím?
- Môže to niekto urobiť za mňa?
- Je táto úloha dôležitá na dosiahnutie cieľa?
Vaším cieľom je napríklad „splatiť všetky pôžičky a dlhy do jedného roka“. Dôležitosť každej úlohy matice hodnotíme práve z pozície, či pomôže dosiahnuť cieľ.
Praktická realizácia. Algoritmus na aplikáciu matice na denné plánovanie
- Definujte ciele. Zistite, či sa vaše ciele zhodujú. Zo zoznamu svojich cieľov vyberte 1-3 ciele, ktoré sú pre toto obdobie prioritnejšie. Práve tieto ciele budú pre vás majákom, na ktorý sa musíte zamerať pri triedení úloh podľa sektorov.
- Napísať (deň, týždeň, mesiac). Profesionáli na time management radia, aby ste si naplánovali aj dovolenku.
- Rozober to.
- Prioritné hodnotenie. Rozdeľte úlohy podľa sektorov a určte dôležitosť úlohy na základe stanovených cieľov. Nakreslite hárok do 4 kvadrantov a vyplňte maticu úlohami. Ak vás neinšpiruje myšlienka kresliť kvadranty každý deň, môžete si priority označiť písmenami: A, B, C a D. Značky uvádzame na váš zoznam oproti každej úlohe.
Pre priority možno použiť tri farby semaforu: červená (kvadrant A), zelená (kvadrant B) a žltá (kvadrant C). - Plnenie zadaných úloh:
- dôležité a naliehavé veci sa riešia ako prvé. Takto by mal začínať deň.
- potom prejdeme k dôležitým, ale nie naliehavým záležitostiam. Väčšinu nášho času a pozornosti by sme mali sústrediť na záležitosti tohto sektora.
- až potom k ostatným prípadom.
Pred začatím akejkoľvek úlohy si najprv položte otázku „Musím to urobiť ja?, „Môže to urobiť niekto iný?“.
Úlohy kvadrantu C spravidla rutinného charakteru, ktoré vás neposúvajú k cieľu, odporúčame delegovať alebo nerobiť vôbec.
6. Monitorovanie plnenia plánu
V tejto fáze analyzujte realizáciu plánovaného plánu. Vypočítajte v každom kvadrante matice, koľko úloh sa vykoná za deň a koľko času strávite ich vykonaním. Ohodnoťte svoj výkon.
Čím viac času venujete úlohám kvadrantu B, tým efektívnejším sa stanete a tým rýchlejšie dosiahnete svoje ciele.
Presuňte nedokončené úlohy do zoznamu na nasledujúci deň. Ak ste úlohu odložili viac ako trikrát, zvážte, či ju vôbec treba urobiť. Je pravdepodobné, že sa bez neho zaobídete! Takéto úlohy odškrtnite zo zoznamu alebo ich urobte ihneď.
Ako vidíte, Eisenhowerova matica je jednoduchý pracovný nástroj, ktorý uľahčuje plánovanie a pomáha monitorovať a analyzovať vaše aktivity. Nechajte svoj e-mail vo formulári na konci článku a stiahnite si šablónu denné plánovanie pomocou Eisenhowerovej matrice. Šablóna je vytvorená v dvoch formátoch: v excelovskej tabuľke a ako šablóna poznámky pre Evernote.
Ak chcete pridať poznámku so šablónou do svojho účtu Evernote, musíte kliknúť pravým tlačidlom myši na poznámku vo svojom účte Evernote a z rozbaľovacej ponuky vybrať možnosť „Kopírovať do poznámkového bloku“. Potom vyberte svoj notebook a kliknite na "Kopírovať". Teraz môžete v šablóne vykonať akékoľvek zmeny.
Ak budete maticu často používať, urobte zo šablóny poznámky skratku! To urýchli vyhľadávanie poznámok a ušetrí vám čas!
Nezabudnite začleniť priority do svojho systému správy prípadov!
Len čo sa naučíte správne rozdeľovať úlohy v rámci Eisenhowerovej matice, budete mať značné množstvo času navyše a hlavne rýchlo dosiahnete svoj cieľ.
Naplňte každý svoj deň zmyslom a bude TVOJE ROZHODNUTIE!
Škola Jurija OkunevaZdravím všetkých čitateľov a predplatiteľov! S tebou Jurij Okunev.
Zamysleli ste sa nad tým, ako kompetentne plánujete a trávite čas? Poznáte ten pocit, že márne strácate dni, týždne, či dokonca mesiace?
Ak áno, potom je Eisenhowerova matica ako nástroj na stanovenie priorít nevyhnutnou témou, ktorú musíte študovať. Bez toho sa na vás postriekajú najrôznejšie maličkosti a zabudnete na naozaj dôležité veci.
Ak ste sa ešte nestretli s problémom time managementu, potom ešte potrebujete maticu, pretože vám pomôže stať sa ešte úspešnejšími.
Matrix vyvinul 34. prezident Spojených štátov amerických Dwight David Eisenhower.
Keďže post hlavy štátu zahŕňal neskutočné množstvo každodenných úloh, politik sa rozhodol vytvoriť univerzálnu schému, ktorá by mu pomohla ich triediť a triediť.
Podstatou metódy je analyzovať aktuálne udalosti, úlohy a určiť, ktoré z nich sú najvýznamnejšie a naliehavejšie. Problém spočíva v tom, že nie vždy vieme správne určiť, čo je pre náš život a podnikanie skutočne dôležité. Len učením sa vysoko efektívnemu plánovaniu sa vydáme na cestu úspechu, sebarealizácie a harmónie.
Osi a kvadranty
Maticu tvoria dve osi. Vertikálne znamená dôležitosť a horizontálne naliehavosť úlohy. V dôsledku toho vyniknú štyri kvadranty.
- Horný vpravo. Veci sú naliehavé a dôležité.
Úlohy sa sem dostanú v prípade, že sa stane niečo nepredvídané a vy musíte riešiť náhle vzniknuté prípady. Alebo kvôli negramotnému time managementu, keď sa úlohy, ktoré nie sú vyriešené načas, presúvajú zo stavu „dôležité, ale nie súrne“ do stavu „už nie je možné ďalej odkladať“. Výnimkou sú otázky zdravia a bezpečnosti, ktoré by mali byť vždy prioritou.
Kľúčovým princípom matice je, že by sa malo vynaložiť maximálne úsilie, aby sa zabezpečilo, že v danom kvadrante nebudú žiadne položky. To bude znamenať, že všetko alebo takmer všetko je pod vašou kontrolou. Iba v tomto prípade môžeme hovoriť o vynikajúcich obchodné kvality schopnosť rozumne hospodáriť s časom a určovať priority.
- Hore v ľavo. Veci nie sú veľmi naliehavé, ale dôležité.
Toto je hlavný sektor. Mal by obsahovať najdôležitejšie problémy pre vás a/alebo vašu spoločnosť. Zameraním sa na tento kvadrant sa s istotou posuniete k svojmu snu, budete žiť život plný udalostí a úspechov.
Keď budete meškať s riešením problémov v ľavom hornom kvadrante, čoskoro si všimnete, že zoznam úloh z neho sa plynule vkráda do predchádzajúceho ľavého horného kvadrantu. To znamená, že núdzový stav začína. Aby ste tomu zabránili, musíte byť schopní delegovať riešenie problémov na iných ľudí!
To zahŕňa zmysluplné každodenné úlohy, ktoré vám pomôžu vyhnúť sa problémom v budúcnosti. Ide napríklad o marketingové plánovanie, rebranding, personálne a finančné otázky, ale aj šport a zdravotná starostlivosť, pomoc blízkym, inštalácia alarmu do bytu, poistenie nehnuteľnosti a pod.
- Vpravo dole. Veci sú naliehavé, ale nie príliš dôležité.
Zahŕňa otázky, ktoré nás svojou naliehavosťou odvádzajú od oveľa dôležitejších činností. Napríklad potreba pomôcť príbuznému zasadiť zemiaky, požiadať priateľa, aby ho vyzdvihol z letiska, opraviť domáce prístroje, Narodeniny ďaleko od najbližšieho a najoddanejšieho súdruha atď.
Po tom všetkom začnete venovať menej pozornosti a času problémom z predchádzajúcich kvadrantov. V dôsledku toho trpia vaše záujmy, potreby a túžby. Okrem toho je vysoká pravdepodobnosť, že začnete preskupovať veci z tohto sektora do sektora „naliehavého a dôležitého“. Preto je potrebné pristupovať k stanoveniu priorít so všetkou dôslednosťou.
- Vpravo dole. Veci nie sú naliehavé a nedôležité.
V každodennom živote každého človeka existuje veľa takýchto prípadov. Ako močiar vás úplne vcucnú.
Do tejto kategórie patria rôzne domáce práce, činnosti príjemné na duši, drobné organizačné záležitosti, ktoré zvládnete bez ujmy sebe / firme, keď máte naozaj voľno. Zavolať priateľovi, chatovať na sociálnych sieťach, hľadať zájazdy na najbližšiu dovolenku, ísť do kozmetického salónu, nahradiť pár obrázkov na stránke – tomu všetkému venujete svoju pozornosť, námahu, čas atď.
Všetky úlohy v tomto kvadrante by sa mali dokončiť až po vyriešení problémov zo všetkých ostatných sektorov.
Je pozoruhodné, že maticu aktívne používal aj slávny americký špecialista na vysokovýkonné plánovanie Stephen Covey. Vychádzajúc z exprezidentovej schémy, doplnil ju o vlastné úvahy, vysvetlenia a rady. Konkrétne nazval prvý sektor krízovým, druhý - štvorec kvality, tretí - prah krízy a štvrtý - degradácia.
Na jednej strane je matica priorít mimoriadne logická, zrozumiteľná a jednoduchá. No akonáhle začnete zaraďovať úlohy, okamžite nastanú problémy. Ako viete, čo je dôležité a čo kritické? Čo je potrebné urobiť hneď a čo môže počkať? Nasledujúca metóda vám s tým pomôže.
"karteziánske súradnice"
Nazýva sa tak preto, lebo je založený na rovnakom systéme pretínajúcich sa osí, aký kedysi vytvoril slávny matematik René Descartes. Eisenhowerova matica a karteziánske štvorce majú rovnaký vzhľad, ale obsah je odlišný. Každému kvadrantu je priradená otázka.
- Horný ľavý sektor. Čo získam, ak nie?
- Pravý horný sektor. Čo získam, ak to urobím?
- Ľavý dolný sektor. Čo stratím, ak to neurobím?
- Pravý dolný sektor. Čo stratím, ak to urobím?
Ako používať Eisenhowerovu maticu
Myslím, že nie je potrebné diskutovať o potrebe používať metódy na uprednostňovanie obchodných a domácich úloh. "Bude to užitočné niekde inde?" - pýtaš sa. Odpoveď je áno, bude sa hodiť všade tam, kde potrebujete niečo zefektívniť. Napríklad:
- Osobný život.
Nájsť lekára pre svojho brata je naliehavé a dôležité. Uzavrieť mier so svojím partnerom nie je naliehavé, ale dôležité. Kúpa darčeka k meninám sesternice z druhého kolena je urgentná, no nie dôležitá. Pošlite odkaz priateľovi na sociálnych sieťach vtipné video- absolútne nie naliehavé a nedôležité.
- Upratovanie skríň, špajz doma.
V prvom kvadrante môžu byť veci, ktoré skutočne potrebujete a možno budete potrebovať doslova zajtra. V druhej - tie, ktoré sú veľmi potrebné, ale nie práve teraz. V treťom - tie, ktoré budú potrebné v blízkej budúcnosti, ale potom môžu byť odstránené. Vo štvrtom - čo možno odložiť do ďalšej sezóny / dať ľuďom v núdzi.
- Zdravotná starostlivosť.
Chcete prekonať škodlivú chronickú bolesť, zotaviť sa po operácii? Alebo možno len potrebujete zlepšiť svoju celkovú pohodu a dať svoje telo do poriadku? K tomu treba dbať na veľké množstvo vecí – výživu, tréning, odpočinok, preventívne a lieky, fyzioterapia a pod. Navyše nie všetky metódy možno a treba kombinovať.
Rozdeľte úlohy do kvadrantov, aby ste vytvorili kompetentnú stratégiu obnovy a načrtli presný akčný plán.
**
Ako vždy vám želám úspech v boji za vaše ciele a šťastný úspešný život. Ešte zaujímavejšie a 300% užitočná informácia nájdeš v mojom. Čakáte na jedinečné autorské počiny, hlboké teoretické informácie a veľké množstvo praktických (!) Praktík.
A ak máte ešte otázky, pozývam vás na individuálnu konzultáciu. Podrobnosti.
To je všetko. Až do nových príspevkov. Prihláste sa na odber nášho newslettera, aby vám nič dôležité neušlo. S pozdravom Váš Jurij Okunev.
Prečo je také ťažké vybrať si medzi prioritnými a vedľajšími úlohami? Výskum neurológa Antonia Damasia ukazuje, že rozhodovanie je neoddeliteľne spojené s emóciami. Preto nie je prekvapujúce, že úzkosť a depresia sú často charakterizované ako stavy uviaznutia a neschopnosti robiť rozhodnutia. Používanie jednoduchých nástrojov, ako je Eisenhowerova matica, pomáha nielen pochopiť veci, ale aj znížiť emocionálny stres. Postupom času, keď si osvojíte princípy tohto konceptu, môžete sa naučiť ľahko a rýchlo rozlišovať medzi dôležitým, naliehavým, sekundárnym a zbytočným.
Predpokladá sa, že Eisenhowerova matica priamo súvisí so slovami Dwighta D. Eisenhowera: „Mám dva problémy: naliehavý a dôležitý. Naliehavé nie je dôležité a dôležité je naliehavé."
Dwight D. Eisenhower je známy najmä ako 34. prezident Spojených štátov amerických (v rokoch 1953 až 1961). Predtým, ako sa stal prezidentom, bol generálom a velil spojeneckým silám počas druhej svetovej vojny. V roku 1950 sa Eisenhower stal prvým vrchným veliteľom spojeneckých síl NATO v Európe.
špecifické odborná činnosť neustále nútil Eisenhowera robiť ťažké rozhodnutia a každý deň sa sústrediť na iné úlohy. Na optimalizáciu procesu vytvoril vlastnú metódu, ktorá sa stala všeobecne známou ako Eisenhowerova matica. Dnes ho môžu používať nielen generáli, ale aj Obyčajní ľudia až po gazdinky - pomáha uprednostniť aktuálne úlohy a urobiť poriadok.
Ako používať Eisenhowerovu maticu
Tento nástroj je vhodný pre tých, ktorí sú pripravení a schopní posúdiť dôležitosť svojich úloh a prehľadne ich zaradiť. Metóda zahŕňa rozdelenie úloh a akcií do štyroch skupín:
- naliehavé a dôležité;
- dôležité, ale nie naliehavé;
- naliehavé, ale nie dôležité;
- ani naliehavé, ani dôležité.
Konečným cieľom Eisenhowerovej metódy je pomôcť odfiltrovať nepodstatné veci dôležité rozhodnutia a sústrediť sa na to, na čom skutočne záleží.
Ak si Eisenhowerovu maticu predstavíme ako obrázok, bude vyzerať takto:
Význam kvadrantov v matici
Úlohy sú rozdelené do konkrétnych kvadrantov, ktoré zase určujú, kedy a ako dlho môžete úlohu splniť.
- Kvadrant I – „Urob to hneď“ (naliehavé a dôležité)
To zahŕňa prioritné úlohy, ktoré si vyžadujú okamžitú pozornosť. Majú prísne termíny a musia byť vykonané skôr ako čokoľvek iné a osobne.
- Kvadrant II – „Rozhodnite sa, kedy to urobíte“ (dôležité, ale nie naliehavé)
Tento kvadrant je strategická časť matice, ideálna pre dlhodobý rozvoj. Prvky, ktoré obsahuje, sú dôležité, ale nevyžadujú okamžitú pozornosť. Úlohy majú zároveň určitý termín a plnia sa aj osobne.
- Kvadrant III – „Delegovať niekoho“ (naliehavé, ale nie dôležité)
Telefónne hovory spadajú do tohto kvadrantu, e-maily a plánovanie stretnutí a podujatí. Tieto typy úloh si zvyčajne nevyžadujú osobnú pozornosť, pretože neznamenajú merateľný výsledok. Kvadrant III vám pomáha minimalizovať rozptýlenie od dôležitej práce. Delegovanie vám umožňuje sústrediť sa na dôležitejšie veci.
- Kvadrant IV – „Urob to neskôr“ (nie je dôležité, nie súrne)
Činnosti, ktoré spadajú do IV. kvadrantu, sú súvisiace činnosti, ktoré neprinášajú žiadnu hodnotu. Jednoducho povedané, je to niečo, čo sa dá vždy odložiť bez strachu z akýchkoľvek následkov. Tieto veci si vyžadujú čas a prekážajú pri dôležitejších úlohách, ktorými prispievate do prvých dvoch kvadrantov.
Výber farby matrice
Priraďte farbu každému z kvadrantov matice a priraďte ju k úrovni priority.
Napríklad:
Červená = naliehavá.
Žltá = dôležitá, ale nie veľmi naliehavá.
Zelená = naliehavá, ale nie dôležitá.
Sivá = nie je naliehavá, nie je dôležitá.
V procese používania matice na profesionálne účely zistíte, že väčšina úloh spadá do kvadrantov I a III. Činnosti kvadrantu II prinášajú najvýznamnejšie výsledky, pretože ide o obchodné ciele, ktoré ovplyvňujú dlhodobý úspech podnikania a zriedka sa klasifikujú ako naliehavé.
Najťažšie je pochopiť, čo vás odvádza od plánovaného kurzu. Ak sa ale popasujete s týmto zásadným problémom time managementu, zbavíte sa myšlienok na premárnené hodiny. Položte si dve otázky, ktoré vám pomôžu usmerniť vaše dlhodobé stratégie rozhodovania:
- Kedy budete robiť dôležité, ale nie naliehavé úlohy?
- Kedy môžete venovať čas dôležitým úlohám, kým sa náhle stanú naliehavými?
Stojí za to pripomenúť, že niekedy úlohy z jedného kvadrantu náhle spadnú do druhého. Ak existuje núdzový vaše priority sa zmenia. Napríklad vlastníte malú firmu a nespokojný zákazník vám zavolá a požiada o kontaktovanie manažéra z dôvodu meškania dodávky. Tento problém okamžite prevýši ostatné prvky v matrici.
Rozdelenie úloh podľa kvadrantov má niektoré funkcie a je potrebné ich vziať do úvahy:
- Zoznamy úloh uľahčujú život. Uistite sa, že pri distribúcii úloh špecifikujete správne otázky ktoré vám pomôžu určiť, čo je potrebné urobiť ako prvé. Kľúčom je priorita.
- Do každého kvadrantu možno pridať veľa aktivít a úloh, ale najlepšie je maximálne množstvo nepresiahli osem položiek. V opačnom prípade sa vzdialite od hlavného cieľa – dokončenia úlohy.
- Vytvorte samostatné matice pre profesionálny a osobný život.
- Iba vy môžete určiť úroveň priority položiek vo vašom zozname. Začnite každé ráno zoznamom úloh z matice a do konca týždňa uvidíte výsledok.
Šablóna Eisenhowerovej matrice
Na zjednodušenie procesu distribúcie úloh použite šablónu vyvinutú službou Evernote:
Eisenhower Matrix je možné preložiť do softvéru na riadenie projektov Trello. Vytvorte zoznam úloh pre každú zo štyroch tabúľ (= kvadrant) a vytvorte samostatnú tabuľu Doručená pošta, kde budú všetky úlohy, kým nebudú priradené ku kvadrantom. To vám umožní vizuálne posúdiť vaše pracovné zaťaženie.
Eisenhower Matrix je jednoduchý nástroj, ktorý vám pomôže vyhnúť sa stavu paralýzy analýzy, ku ktorej dochádza vždy, keď ani neviete, kde začať.
