W niekończącym się strumieniu zajęć można się zgubić, zapomnieć o czymś lub po prostu nie mieć na to czasu. Niedokończone zadania kumulują się w ten sposób i obciążają kolejne. nowy dzień z nowymi możliwościami. I znowu ten sam problem: nie miałem czasu, zapomniałem, odłożyłem to na jutro.
Takie sytuacje często zdarzają się tym, którzy nie wiedzą, jak planować, i nie jest to zaskakujące, ponieważ proces planowania wymaga pewnych umiejętności zarządzania czasem i szczególnej uwagi.
Istnieje wiele technik planowania, które na to pozwalają prawidłowe użycie aby wydobyć maksymalne korzyści z tymczasowego zasobu. Podajmy przykład najskuteczniejszej i nieskomplikowanej techniki, która nazywa się „Macierz Eisenhowera” Lub „Plac Eisenhowera”.
to zasada ustalania priorytetów, która pozwala decydować w ciągu dnia największa liczba zadania.
Zasada ta jest jedną z najpopularniejszych w zarządzaniu czasem. Jest stosowany na całym świecie: od zwykłych pracowników po menedżerów dużych organizacji znanych na całym świecie korporacji.
Założycielem tej zasady jest Dwight David Eisenhower (34. Prezydent Stanów Zjednoczonych). Biorąc pod uwagę napięty grafik, zoptymalizował swój harmonogram pracy, usystematyzując zadania w zależności od ich ważności, co doprowadziło do stworzenia własnego sprzętu, który wyróżniał się prostotą i niepowtarzalnością.
Matryca Eisenhowera jako narzędzie ustalania priorytetów
Eisenhower podzielił rzeczy na 4 kategorie i umieścił je w tabeli, w której wyraźnie wyróżnił kwadraty umożliwiające podział zaplanowanych zadań według ich pilności i ważności (a, b, c, d).
Każdy kwadrat ma swój własny cel:
- „a” - pilne o szczególnym znaczeniu;
- „b” - ważne, które można opóźnić;
- „s” - nie jest najważniejsze, ale pilne;
- „d” - niepilne i nieważne.
Ustalając w ten sposób priorytety, możesz nauczyć się zarządzać czasem, które pomogą w osiągnięciu Twoich celów, zwiększą Twoją wydajność w realizacji zaplanowanych zadań i wpłyną na sukces w określonej aktywności.
Aby ustalić priorytety zgodnie z zasadą D. D. Eisenhowera, musisz szczegółowo przestudiować kategorie (kwadraty) w jego tabeli.
Sprawy ważne i pilne (kategoria a)
W kwadracie tej kategorii znajdują się zaplanowane zadania, które są najważniejsze i bardzo pilne. Zgodnie z zasadą Eisenhowera, kwadrat ten powinien być pusty, wolny na nowy codzienny wpis, co dla osoby posiadającej umiejętność zarządzania czasem nie będzie dawać możliwości wyzwolenia pilności spraw i dopuszczenia do sytuacji krytycznej w przypadku ich niespełnienia.
Często zdarza się, że rzeczy z kwadratu „b” przenoszone są do kwadratu „a” na skutek zwykłego ludzkiego lenistwa, co jest jedną z przyczyn jego zapełnienia. Czasem może się to zdarzyć każdemu, jednak w przypadku codziennego przerzucania rzeczy z kwadratu na kwadrat warto wyćwiczyć w sobie samodyscyplinę.
Aby uniknąć pojawienia się niezakończonych zadań w kwadracie „a”, należy terminowo realizować zadania z pozostałych kategorii i ściśle trzymać się listy zadań do wykonania dla tego kwadratu. Możesz także skorzystać z metody delegowania (delegowania zadań na kogoś), która pozwoli rozwiązać zadania i nie pozostawić niedokończonej pracy.
Lista rzeczy do zrobienia dla kwadratu „a”:
- negatywnie wpływające na osiągnięcie celu;
- problematyczne, które mogą powodować kłopoty;
- związane ze zdrowiem.
Sprawy ważne, niepilne (kategoria b)
Do tej kategorii często zaliczają się najbardziej obiecujące i priorytetowe sprawy. Eisenhower przypisuje im znaczącą rolę, gdyż ich wdrożenie jest kluczem do sukcesu. Doświadczenie pokazuje, że jeśli odpowiedzialnie wykorzystujesz czas, robiąc rzeczy wymienione w kwadracie „b”, to wtedy dobre wyniki dadzą o sobie znać już niedługo.
Zaletą tego placu jest to, że jest na nim odpowiednia ilość czasu na ważne sprawy, co pozwala na konstruktywne i przemyślane rozwiązywanie problemów, w na całego odkryj swój potencjał i przemyśl (przeanalizuj) swoje działania. Ale ważne jest, aby wiedzieć, co odłożyć na bok długie pudełko te przypadki nie są tego warte, ponieważ istnieje ryzyko przeniesienia ich na pierwsze pole, co jest niedopuszczalne zgodnie z zasadą Eisenhowera.
Przykłady przypadków i zadań kwadratu „b”:
- planowanie;
- partnerstwo (poszukiwanie, współpraca);
- wyniki zrealizowanych projektów (ocena wykonanej pracy);
- szukać perspektyw rozwoju.
Dotyczący Życie codzienne, wówczas eksperci zalecają uwzględnienie w tym kwadracie spraw związanych z planowaniem, nauką, sportem, dietą itp.
Sprawy pilne, nieistotne (kategoria c)
Ta kategoria obejmuje zadania poboczne, których nie można opóźnić. Często zdarza się, że człowiek spieszy się z wykonaniem najmniej ważnych zadań i przez to zostaje odwrócony od celu. Matryca Eisenhowera wymaga precyzyjnego wykorzystania technologii, dlatego nie należy popełniać błędów w klasyfikacji zadań.
Ustalając priorytety, nie należy mylić zadań związanych z kwadratem „c” z zadaniami z kwadratu „a”. Oto przykład możliwego zamieszania:
Szef wydaje polecenie wymagające pilnego wykonania, ale to polecenie nie ma nic wspólnego z pracą. Zadanie to należy wpisać w pole „c” i uznać za ważne, ale nie pilne, ponieważ nie można odstępować od zamierzonych celów, marnując w ten sposób czas na coś, co odwraca uwagę od najważniejszej rzeczy.
Przykłady przypadków i zadań kwadratu „c”:
- niespodziewani goście wymagający uwagi;
- niezaplanowane pilne spotkania;
- pozbycie się kłopotów spowodowanych własnym zaniedbaniem.
Sprawy niepilne i nieistotne (kategoria d)
Są to zadania, które są gotowe czekać na swój tymczasowy zasób tak długo, jak jest to konieczne lub mogą nawet pozostać niemożliwe do wykonania. Do tej kategorii zaliczają się raczej rzeczy proste i ciekawe, ale nie należy ich chwytać, one tylko spowalniają proces pracy i oddalają od celu.
Przykłady przypadków i zadań kwadratu „d”:
- puste rozmowy telefoniczne;
- działalność rozrywkowa;
- wszelkie zdarzenia odrywające od pracy.
Ustalając priorytety zgodnie z zasadą macierzy Eisenhowera, niewątpliwie możesz wiele osiągnąć i zbliżyć się do celu, jednak nie zapominaj, że praca jest głównym źródłem sukcesu przy odpowiednim zarządzaniu czasem.
W rzeczywistości istnieją narzędzia, które pomogą Ci ustalić priorytety i załatwić ważne sprawy. Jedną z nich jest macierz Eisenhowera: metoda sprawdzona przez wielu ludzi, którzy odnieśli sukces w swoim życiu. Menedżerowie firm wykorzystują go do planowania i monitorowania działalności własnej oraz swoich podwładnych. Jest jednak na tyle prosty i skuteczny, że można go polecić nawet gospodyni domowej tworzącej projekt swojego mieszkania.
Po kilkukrotnym przećwiczeniu niemal automatycznie „rozrzucisz” zadania na ważne i pilne, te, które można wykonać później, oraz te, które powinny zajmować znacznie mniej Twojej uwagi. Jeśli pozwolisz sobie na pretensjonalny styl, matrix pozwoli Ci w natłoku niekończących się pilnych spraw nie zapomnieć o własnej misji życiowej.
Oczywiście każdy rozumie i wykorzystuje to narzędzie na swój sposób.
Poniżej jedna z opcji efektywnego wykorzystania matrycy. , spróbuj osiągnąć wszystko, co jest dla Ciebie ważne!
Jak zbudować:
Podziel pole na 4 ćwiartki:
Zadania A „Pilne - Ważne” (rodzaj kwadrantu „Obudziłem się!” lub „Pożar!”).
Zadania B „Niepilne - Ważne” (kluczowy, główny kwadrant pracy, w którym nie tylko osiągasz wysokiej jakości wyniki, ale także rozwijasz, delegujesz, świętujesz sukces itp.).
Zadania B „Pilne - Nieważne” (to całe to zamieszanie, które nie zdarza się nam często, ale robimy to świadomie, czy też „po prostu tak wyszło”?).
Zadania D „Niepilne - Nieważne” (to jest całkowicie puste: rozwiązanie tych problemów jest równoznaczne z odpowiedzią na zwykły spam).
Co jest ważne"?
Organizacja, dla której pracujemy, zdefiniowała te zadania przed nami i dla nas. To są właściwie zadania, dla których zostaliśmy zaproszeni do pracy w firmie: nasze odpowiedzialność zawodowa, zadania, które zleca nam nasz bezpośredni przełożony (administracyjny) lub kierownik projektu, w którym uczestniczymy. To nie jest Twoje osobiste zrozumienie: czy jest to ważne w skali uniwersalnej, czy nie?
Wszystko jest bardziej prozaiczne: liczy się powód, dla którego zostałeś powołany na to stanowisko. A jeśli wszyscy wykonają te zadania, wszyscy będą szczęśliwi.
A co z „Pilnymi”?
Coś, co ma bardzo specyficzny okres. Najczęściej jest to pilne – gdy termin jest już bardzo blisko.
Jak wygląda Matrix?
Co możesz teraz zrobić?
Wykonaj to proste ćwiczenie:
1. Wypisz wszystkie cele i zadania, które planujesz zrealizować. Lista musi być ponumerowana.
2. Oceń każde zadanie w skali od -5 do 5 w kategoriach „Pilność”, „Ważność” w Tabeli 1. Podziel duże cele („Słonie”) na poszczególne zadania („Befsztyki”) i przypisz im rangę „Pilność” ” i „Ważność” » każdy pojedynczy „stek”.
3. W Tabeli 2 rozdziel wszystkie zadania według pól w oparciu o rangę Pilność i Ważność.
4. Nadaj priorytet zadaniom, przesuwając się wzdłuż pola od prawego górnego rogu („Pilne – Ważne”) do lewego dolnego rogu („Niepilne – Nieważne”).
5. Działaj zgodnie z priorytetami.
6. Ciesz się porządkiem i sukcesem. W końcu sukces to także bycie na czas.
Dzień dobry, czytelnicy bloga, Twoja decyzja!
W tym artykule chcę poruszyć problem przeciążonej listy zadań, z którym spotyka się niemal każdy. nowoczesny mężczyzna. Jak to jest pokazane? Fakt jest taki, że w ciągu dnia czy tygodnia planujemy wykonać wiele różnych zadań, a pod koniec tego okresu zdajemy sobie sprawę, że niczego nie osiągnęliśmy.
Dlaczego to się dzieje? Dlaczego jesteśmy przeciążeni i nie mamy czasu na zrobienie tego, co zaplanowaliśmy?
Najczęściej wynika to z tego, że nasze planowanie jest nierealne. Przeciążamy naszą listę zadań, musimy coś skreślić, ale pojawia się pytanie: „Jak możemy coś skreślić, jeśli zapiszemy na tym tylko to, co niezbędne?”
Specyficzne techniki ustalania priorytetów mogą pomóc nam określić, co należy zrobić w pierwszej kolejności, co możemy odłożyć, a czego w ogóle nie robić.
Jeden z najprostszych i skuteczne techniki określanie priorytetów to macierz Eisenhowera. Pomysł należy do prezydenta USA Dwighta Eisenhowera. Zyskała sławę po tym, jak Stephen Covey napisał o niej w swojej książce „7 nawyków skutecznego działania”.
Ciągłe bycie zajętym jest formą lenistwa, leniwego myślenia i masowego działania.
Tima Ferrisa
Matryca Eisenhowera opiera się na założeniu, że 20% naszych wysiłków daje 80% wyników. Eisenhower udoskonalił tę zasadę.
Macierz Eisenhowera to kwadrat podzielony dwiema przecinającymi się osiami na 4 sektory lub ćwiartki.
Oś pionowa to „ważność”, oś pozioma to „pilność”.
W ten sposób otrzymujemy 4 sektory:
sektor A – „pilny i ważny”
sektor B - „niepilny, ale ważny”
sektor C – „pilny, ale nieważny”
sektor D - „niepilne, nieważne”
Sektor A: ważny, pilny
Łączy rzeczy, które należy zrobić w pierwszej kolejności. Nie mogą tolerować opóźnień; jutro będzie za późno, aby to zrobić. Regularne pojawianie się takich rzeczy na naszej liście zadań jest z reguły konsekwencją złego planowania, dezorganizacji, prokrastynacji itp. Idealne planowanie to sytuacja pustej ćwiartki A.
Przykłady przypadków ćwiartki A:
- spłata pożyczki
- nieplanowana wizyta u lekarza, gdy coś już bardzo boli
- Wezwij hydraulika, aby naprawił cieknącą rurę
- naprawa laptopa
Sektor B: ważny, niepilny
Sektor ten skupia w sobie sprawy, które bezpośrednio wpływają na Twoją efektywność osobistą. Główną różnicą między tymi sprawami a sprawami z ćwiartki A jest brak pilności. Pozwala to na bardziej przemyślane podejście do rozwiązywania takich problemów, co pozwala na osiągnięcie większych wyników i wydajności. Zadania sektora B powinny składać się głównie z naszej listy rzeczy do zrobienia na dany dzień. Należy również pamiętać, że sprawy sektora B, jeśli nie poświęci się im odpowiedniej uwagi i czasu, mogą przenieść się do sektora A.
Przykłady przypadków ćwiartki B:
- szkolenia, szkolenia zaawansowane, kursy i seminaria, szkolenia
- zaplanowany raport
- Sporty
- jakość wypoczynku
- planowana wizyta u lekarza (badanie ambulatoryjne, badania profilaktyczne)
Sektor C: nieważny, pilny
Rzeczy, które nie przybliżają Cię do celu, ale trzeba je zrobić. Główny błąd Podczas pracy z matrycą ważne jest, aby nie mylić spraw sektorów A i C, w przeciwnym razie powstanie sytuacja, że kręcisz się jak wiewiórka w kole, ale wykonane zadania nie przybliżają Cię do zamierzonego celu, a ważne zadania pozostają nierozwiązane.
Przykłady spraw z sektora C:
- sprawdzanie poczty
- bieżące połączenia
- spotkania
- prace domowe (sprzątanie domu)
- spotkania narzucone przez kogoś
Sektor D: nieważny, niepilny
Sektor skupia rzeczy, które marnują nasz czas i nie przynoszą nam żadnych korzyści. Inaczej mówiąc, pochłaniały czas. Ale te zadania są dla nas bardzo atrakcyjne, są łatwe do wykonania, pozwalają miło spędzić czas i zrelaksować się. Dlatego bardzo trudno jest się im oprzeć, ale trzeba to zrobić.
- surfować po sieciach społecznościowych
- oglądanie telewizji
- rozmawiać z kolegami
Jak macierz może być przydatna w praktyce? Istnieją dwa możliwe sposoby wykorzystania macierzy Eisenhowera:
- do planowania
Często robimy wszystkie pilne, ale nieważne rzeczy, a sprawy ważne i niepilne odkładamy coraz bardziej na później. Jeśli zaczniemy planować swój czas i zadania za pomocą Matrycy Eisenhowera, możemy przeznaczyć więcej czasu na ważne rzeczy, które przybliżą nas do naszych celów, a wyeliminować zadania, które zajmują czas, wysiłek, energię i rzadko prowadzą do naszych celów. Jak wykorzystać matrycę do planowania, przeczytaj poniższy artykuł. - aby ocenić Twoją skuteczność
Matryca Eisenhowera wyraźnie pokazuje, jakie zadania wykonujesz. Analizę tę można przeprowadzić na koniec tygodnia lub miesiąca. Regularne przeglądanie zadań, którymi byłeś zajęty przez dłuższy czas, poprawi Twoją osobistą efektywność.
Jak to wygląda?
- Zapisz na kartce papieru rzeczy, które wykonałeś w ciągu dnia.
- Podziel to, co zrobiłeś, na cztery sektory, wskazując spędzony czas.
- Oblicz, jak czas i liczba zadań zostały rozłożone pomiędzy sektorami.
- Interpretacja wyniku:
sektor A
Jeśli sektor A się powiększył, oznacza to, że nie masz kontroli nad swoim życiem. nie studiujesz planowanie strategiczne, nie wiesz jak rozłożyć pracę pomiędzy pracowników i delegować obowiązki.
sektor B
Jeśli sektor B jest najbardziej wypełniony rzeczami do zrobienia, poświęcasz wystarczająco dużo czasu na osiągnięcie swoich celów i wiesz, jak skoncentrować się na najważniejszej rzeczy.
sektor C
Wzrost spraw sektora C świadczy o braku zamierzonych celów i planów. marnujesz czas na nieistotne zadania.
sektor D
Powstaje pytanie: „Za co ci płacą?”, a na poziomie osobistym marnujesz czas.
Główną trudnością w korzystaniu z macierzy Eisenhowera jest trudność w określeniu ważności zadania. Często myślimy, że wszystkie zadania są ważne. jak określić prawdziwą wagę zadania. Jak spośród wszystkich zadań wyróżnić te naprawdę ważne?
Tu z pomocą przychodzi „metoda Franklina”: ważne jest to, co odpowiada głównym celom mojego życia.
Główną ideą jest to, że zanim ustalisz priorytety, musisz jasno określić swoje cele na pewien okres.
Następnie uzupełnimy macierz Eisenhowera, umieszczając nasze cele w jej centrum. Co się teraz stanie? Teraz zostanie oceniona ważność wszystkich zadań danego dnia w odniesieniu do wyznaczonego celu.
Wagę zadania wyróżnia odpowiedź na 3 pytania:
- Co się stanie, jeśli nie zrobię tego dzisiaj?
- Czy ktoś może to dla mnie zrobić?
- Czy to zadanie jest ważne dla osiągnięcia Twojego celu?
Na przykład Twoim celem jest „spłata wszystkich pożyczek i długów w ciągu roku”. Ważność każdego zadania matrycy oceniamy pod kątem tego, czy pomoże ono w osiągnięciu celu.
Praktyczne wdrożenie. Algorytm wykorzystania macierzy do codziennego planowania
- Zdefiniuj swoje cele. Sprawdź, czy Twoje cele są spójne. Z listy swoich celów wybierz 1-3 cele, które mają wyższy priorytet w tym okresie. To właśnie te cele będą dla Ciebie drogowskazem, na którym musisz się skupić, klasyfikując zadania na sektory.
- Utwórz (dzień, tydzień, miesiąc). Specjaliści od zarządzania czasem doradzają również w planowaniu wakacji.
- Rozbicie go.
- Ocena priorytetów. Rozdziel zadania pomiędzy sektory, określając ich ważność na podstawie postawionych celów. Podziel arkusz na 4 ćwiartki i wypełnij macierz zadaniami. Jeśli nie inspiruje Cię pomysł rysowania ćwiartek na co dzień, możesz oznaczyć swoje priorytety literami: A, B, C i D. Oznaczenia dodajemy do Twojej listy przy każdym zadaniu.
Dla priorytetów można zastosować trzy kolory sygnalizacji świetlnej: czerwony (kwadrant A), zielony (kwadrant B) i żółty (kwadrant C). - Realizacja powierzonych zadań:
- W pierwszej kolejności załatwiane są sprawy ważne i pilne. Dzień należy zaczynać od tych rzeczy.
- Następnie przechodzimy do spraw ważnych, ale nie pilnych. Nasz główny czas i uwaga powinny być skupione na sprawach tego sektora
- dopiero potem zajmij się innymi sprawami.
Zanim zaczniesz jakiekolwiek zadanie, najpierw zadaj sobie pytanie: „Czy powinienem to zrobić?”, „Czy może to zrobić ktoś inny?”
Zadania ćwiartki C, które zwykle mają charakter rutynowy i nie przybliżają Cię do celu, zaleca się delegować lub w ogóle ich nie wykonywać.
6. Monitorowanie realizacji planu
Na tym etapie przeanalizuj realizację zaplanowanego planu. Oblicz w każdej ćwiartce macierzy, ile zadań dziennie zostało zrealizowanych i ile czasu poświęcono na ich realizację. Oceń swoją skuteczność.
Im więcej czasu spędzasz na zadaniach ćwiartki B, tym bardziej stajesz się skuteczny i szybciej osiągasz swoje cele.
Przenieś niedokończone zadania na listę na następny dzień. Jeśli odkładałeś jakieś zadanie więcej niż trzy razy, zastanów się, czy w ogóle warto je wykonać. Najprawdopodobniej poradzisz sobie bez tego! Skreśl te rzeczy z listy lub wykonaj je natychmiast.
Jak widać Matryca Eisenhowera to proste narzędzie pracy, które ułatwia planowanie oraz pomaga w bieżącym monitorowaniu i analizie Twoich działań. Zostaw swój email w formularzu na końcu artykułu i pobierz szablon codzienne planowanie zgodnie z macierzą Eisenhowera. Szablon został stworzony w dwóch formatach: w arkuszu kalkulacyjnym Excel oraz jako szablon notatki dla Evernote.
Aby dodać notatkę z szablonem do pliku konto Evernote, kliknij prawym przyciskiem myszy notatkę na swoim koncie Evernote i wybierz „Kopiuj do Notatnika” z rozwijanego menu. Następnie wybierz swój notatnik i kliknij „Kopiuj”. Teraz możesz dokonać dowolnych zmian w szablonie.
Jeśli będziesz często korzystać z matrycy, uczyń szablon notatki skrótem! Przyspieszy to wyszukiwanie notatek i zaoszczędzi Twój czas!
Pamiętaj o wdrożeniu priorytetów w swoim systemie zarządzania sprawami!
Gdy tylko nauczysz się poprawnie rozdzielać zadania w ramach matrycy Eisenhowera, będziesz miał znaczną ilość dodatkowego czasu i, co najważniejsze, szybko osiągniesz swój cel.
Wypełnij swój każdy dzień znaczeniem, a tak się stanie PAŃSTWA DECYZJA!
Szkoła Jurija OkuniewaPozdrawiam wszystkich czytelników i subskrybentów! Jurij Okunev jest z tobą.
Czy zastanawiałeś się kiedyś jak mądrze zaplanować i spędzić swój czas? Czy znasz to uczucie marnowania dni, tygodni, a nawet miesięcy na próżno?
Jeśli tak, to Matryca Eisenhowera jako narzędzie ustalania priorytetów jest dla Ciebie tematem, którego musisz się nauczyć. Bez tego będziesz rozproszony w najróżniejszych drobiazgach, zapominając o sprawach naprawdę ważnych.
Jeśli nie spotkałeś się jeszcze z problemem zarządzania czasem, to nadal potrzebujesz matrixa, ponieważ pomoże Ci to odnieść jeszcze większy sukces.
Matrix został opracowany przez 34. Prezydenta Stanów Zjednoczonych, Dwighta Davida Eisenhowera.
Ponieważ stanowisko głowy państwa wiązało się z niesamowitą liczbą codziennych zadań, polityk postanowił stworzyć uniwersalny schemat, który pomógłby mu je sklasyfikować i uporządkować.
Istotą metody jest analiza bieżących spraw, zadań i określenie, które z nich są najważniejsze i pilne. Problem w tym, że nie zawsze potrafimy poprawnie określić, co jest tak naprawdę ważne dla naszego życia i biznesu. Tylko ucząc się wysoce efektywnego planowania, wkroczymy na ścieżkę sukcesu, samorealizacji i harmonii.
Osie i ćwiartki
Macierz składa się z dwóch osi. Pion oznacza ważność, poziom oznacza pilność zadania. W rezultacie wyróżnia się cztery ćwiartki.
- W prawym górnym rogu. Sprawy są pilne i ważne.
Zadania spadają tutaj, jeśli wydarzyło się coś nieoczekiwanego, a Ty musisz uporać się z nieoczekiwanymi sprawami. Albo przez nieumiejętne zarządzanie czasem, gdy zadania nierozwiązane na czas przechodzą ze statusu „ważne, ale nie pilne” do statusu „nie można już dłużej zwlekać”. Wyjątkiem są kwestie zdrowia i bezpieczeństwa, które zawsze muszą być priorytetem.
Kluczową zasadą macierzy jest to, że należy zrobić wszystko, co możliwe, aby w danej ćwiartce nie było w ogóle wpisów. To będzie oznaczać, że wszystko lub prawie wszystko jest pod Twoją kontrolą. Tylko w tym przypadku możemy mówić o wybitnych cechy biznesowe, umiejętność odpowiedniego zarządzania czasem i ustalania priorytetów.
- Lewy górny. Sprawy nie są bardzo pilne, ale ważne.
To jest główny sektor. Powinien zawierać najważniejsze dla Ciebie i/lub Twojej firmy kwestie. Koncentrując się na tym kwadrancie, z pewnością zbliżysz się do swoich marzeń i będziesz wiódł życie pełne wydarzeń i osiągnięć.
Jeśli zwlekasz z rozwiązaniem problemów w lewym górnym kwadrancie, wkrótce zauważysz, że lista zadań z niego płynnie wkrada się do poprzedniego lewego górnego sektora. Oznacza to, że zaczyna się sytuacja nadzwyczajna. Aby temu zapobiec, musisz mieć możliwość delegowania spraw innym osobom!
Obejmuje to znaczące codzienne zadania, które pomogą Ci uniknąć problemów w przyszłości. Na przykład jest to planowanie marketingowe, rebranding, personel i kwestie finansowe, a także opieka sportowa i zdrowotna, pomoc bliskim, montaż alarmów w mieszkaniu, ubezpieczenie mienia itp.
- Prawy dolny. Sprawy są pilne, ale niezbyt ważne.
Zawiera pytania, które swoją pilnością odrywają nas od znacznie ważniejszych zajęć. Na przykład potrzeba pomocy bliskiemu w sadzeniu ziemniaków, prośba znajomego o odbiór go z lotniska, naprawy sprzęt AGD, Urodziny nie najbliższego i najbardziej oddanego towarzysza itp.
Opryskując się tym wszystkim, zaczynasz poświęcać mniej uwagi i czasu sprawom z poprzednich ćwiartek. W rezultacie ucierpią Twoje zainteresowania, potrzeby i aspiracje. Co więcej, istnieje duże prawdopodobieństwo, że zaczniesz przenosić sprawy z tego sektora do sektora „pilnego i ważnego”. Dlatego konieczna jest skrupulatność w ustalaniu priorytetów.
- Prawy dolny. Sprawy nie są pilne i nieważne.
Takich rzeczy jest wiele w codziennym życiu każdego człowieka. Jak bagno, wsysają cię całkowicie.
Do tej kategorii zaliczają się różne prace domowe, przyjemne dla duszy zajęcia i drobne sprawy organizacyjne, które możesz wykonać, gdy jesteś naprawdę wolny, nie szkodząc sobie ani swojej firmie. Dzwonienie do przyjaciela, korespondencja w sieciach społecznościowych, wyszukiwanie wycieczek na następne wakacje, wizyta w salonie kosmetycznym, wymiana kilku zdjęć na stronie internetowej - na tym wszystkim poświęcasz swoją uwagę, energię, czas itp.
Wszystkie zadania mieszczące się w tym kwadrancie powinny zostać ukończone dopiero po rozwiązaniu problemów ze wszystkich pozostałych sektorów.
Warto zauważyć, że matryca była aktywnie wykorzystywana przez słynnego amerykańskiego specjalistę od wysoce efektywnego planowania, Stephena Coveya. Opierając się na diagramie byłego prezydenta, uzupełnił go własnymi przemyśleniami, wyjaśnieniami i radami. W szczególności pierwszy sektor nazwał sektorem kryzysowym, drugi – kwadratem jakości, trzeci – progiem kryzysu, a czwarty – degradacją.
Z jednej strony matryca priorytetów jest niezwykle logiczna, zrozumiała i prosta. Ale gdy tylko zaczniesz klasyfikować zadania, natychmiast pojawiają się problemy. Jak zrozumieć, co jest po prostu ważne, a co krytycznie ważne? Co należy zrobić już teraz, a co może poczekać? Pomoże w tym następująca technika.
"Współrzędne kartezjańskie"
Nazywa się tak, ponieważ nadal opiera się na systemie przecinających się osi, który stworzył kiedyś słynny matematyk Rene Descartes. Macierz Eisenhowera i kwadraty kartezjańskie mają to samo wygląd, jednak treść jest inna. Do każdego kwadrantu przypisane jest pytanie.
- Lewy górny sektor. Co zyskam, jeśli tego nie zrobię?
- Prawy górny sektor. Co zyskam, jeśli to zrobię?
- Lewy dolny sektor. Co stracę, jeśli tego nie zrobię?
- Prawy dolny sektor. Co stracę, jeśli to zrobię?
Jak korzystać z macierzy Eisenhowera
Myślę, że nie ma potrzeby omawiać potrzeby stosowania metody ustalania priorytetów między zadaniami służbowymi i domowymi. „Czy przydałoby się to gdzie indziej?” - ty pytasz. Odpowiedź brzmi: tak, przyda się wszędzie tam, gdzie trzeba coś zorganizować. Np:
- Życie osobiste.
Znalezienie lekarza dla Twojego brata jest pilne i ważne. Zawarcie pokoju ze współmałżonkiem nie jest pilne, ale jest ważne. Kupno prezentu urodzinowego dla drugiego kuzyna jest pilne, ale nie ważne. Wyślij link swojemu znajomemu w sieciach społecznościowych śmieszny filmik- wcale nie pilne i nieistotne.
- Sprzątanie szaf i spiżarni w domu.
W pierwszym kwadrancie mogą znajdować się rzeczy, których naprawdę potrzebujesz i możesz potrzebować dosłownie jutro. W drugim - te, które są bardzo potrzebne, ale nie teraz. W trzecim znajdują się te, które będą potrzebne w najbliższej przyszłości, ale potem można je odłożyć. W czwartym – to, co można przełożyć na przyszły sezon/przekazać potrzebującym.
- Dbanie o swoje zdrowie.
Chcesz pokonać szkodliwą chorobę przewlekłą lub wrócić do zdrowia po operacji? A może po prostu chcesz poprawić swoje ogólne samopoczucie i uporządkować swoje ciało? Aby to zrobić, musisz zwrócić uwagę na wiele rzeczy - odżywianie, trening, odpoczynek, profilaktykę i leki, fizjoterapia itp. Ponadto nie wszystkie metody można i należy łączyć.
Podziel zadania na ćwiartki, aby stworzyć kompetentną strategię odzyskiwania i nakreślić dokładny plan działania.
**
Jak zawsze życzę Ci powodzenia w dążeniu do swoich celów oraz szczęśliwego, pełnego sukcesów życia. Jeszcze ciekawsze i 300% przydatna informacja znajdziesz w moim. Czekają na Ciebie unikalne opracowania autorskie, dogłębne informacje teoretyczne i duża liczba praktycznych (!) osiągnięć.
A jeśli nadal masz pytania, zapraszam na indywidualną konsultację. Detale.
To wszystko. Aż do nowych publikacji. Zapisz się na aktualności, aby nie przegapić niczego ważnego. Z poważaniem, twój Jurij Okunev.
Dlaczego tak trudno jest wybrać pomiędzy zadaniami priorytetowymi i drugorzędnymi? Badania neurologa Antonio Damasio pokazują, że podejmowanie decyzji jest nierozerwalnie powiązane z emocjami. Nic więc dziwnego, że stany lękowe i depresyjne często charakteryzują się stanami utknięcia i niemożności podejmowania decyzji. Korzystanie z prostych narzędzi, takich jak Matryca Eisenhowera, pomaga nie tylko zrozumieć sprawy, ale także zmniejszyć stres emocjonalny. Z biegiem czasu, opanowując zasady tej koncepcji, możesz łatwo i szybko określić różnicę między ważnymi, pilnymi, nieważnymi i bezużytecznymi.
Uważa się, że Matryca Eisenhowera ma wiele wspólnego ze słowami Dwighta D. Eisenhowera: „Mam dwa problemy: pilny i ważny. Pilne nie jest ważne, ale ważne jest pilne.”
Dwight D. Eisenhower jest najbardziej znany jako 34. Prezydent Stanów Zjednoczonych (od 1953 do 1961). Zanim został prezydentem, był generałem i dowodził siłami alianckimi podczas II wojny światowej. W 1950 roku Eisenhower został pierwszym Naczelnym Dowódcą Sił Sojuszniczych NATO w Europie.
Konkretny działalność zawodowa nieustannie zmuszał Eisenhowera do podejmowania trudnych decyzji i skupiania się na różnych zadaniach każdego dnia. Aby zoptymalizować proces, stworzył swoją metodę, która stała się powszechnie znana jako macierz Eisenhowera. Dziś mogą z niego korzystać nie tylko generałowie, ale także zwykli ludzie aż po gospodynie domowe – pomaga ustalić priorytety bieżących zadań i uporządkować sprawy.
Jak korzystać z macierzy Eisenhowera
To narzędzie jest odpowiednie dla tych, którzy chcą i potrafią ocenić wagę swoich zadań i jasno je kategoryzować. Metoda polega na podziale zadań i działań na cztery grupy:
- pilne i ważne;
- ważne, ale nie pilne;
- pilne, ale nieważne;
- nie jest pilne ani ważne.
Ostatecznym celem metody Eisenhowera jest pomoc w odfiltrowaniu nieistotnych spraw ważne decyzje i skup się na tym, co naprawdę ważne.
Jeśli wyobrazisz sobie macierz Eisenhowera jako obraz, będzie ona wyglądać następująco:
Znaczenie ćwiartek macierzy
Zadania są przypisane do określonych ćwiartek, które z kolei określają, kiedy i jak długo możesz wykonać zadanie.
- Kwadrant I – „Zrób to teraz” (pilne i ważne)
Obejmuje to zadania priorytetowe wymagające natychmiastowej uwagi. Mają ściśle określone terminy i muszą zostać zrealizowane przede wszystkim osobiście.
- Kwadrant II – „Zdecyduj, kiedy to zrobisz” (ważne, ale nie pilne)
Kwadrant ten jest strategiczną częścią matrycy, idealną do długoterminowego rozwoju. Elementy w nim zawarte są ważne, ale nie wymagają natychmiastowej uwagi. Jednocześnie zadania mają określony termin realizacji i również są realizowane osobiście.
- Kwadrant III – „Oddeleguj komuś” (pilne, ale nieważne)
Połączenia telefoniczne mieszczą się w tym kwadrancie, e-maile oraz planowanie spotkań i wydarzeń. Tego typu zadania zazwyczaj nie wymagają osobistej uwagi, ponieważ nie wiążą się z mierzalnym rezultatem. Kwadrant III pomaga zminimalizować czynniki odwracające uwagę od ważnej pracy. Delegując, możesz skupić się na ważniejszych sprawach.
- Kwadrant IV – „Zrób to później” (nieważne, niepilne)
Działania należące do ćwiartki IV to działania pomocnicze, które nie wnoszą żadnej wartości dodanej. Krótko mówiąc, jest to coś, co zawsze można odłożyć na później, bez obawy o jakiekolwiek konsekwencje. Te rzeczy zajmują czas i kolidują z ważniejszymi zadaniami, które umieszczasz w pierwszych dwóch ćwiartkach.
Wybór koloru matrycy
Przypisz każdej ćwiartce macierzy kolor i powiąż go z poziomem priorytetu.
Na przykład:
Czerwony = pilne.
Żółty = ważny, ale niezbyt pilny.
Zielony = pilny, ale nieważny.
Szary = niepilne, nieważne.
Używając macierzy do celów zawodowych, odkryjesz, że większość problemów przypada na ćwiartki I i III. Działania z ćwiartki II przynoszą najbardziej znaczące rezultaty, ponieważ są celami biznesowymi, które wpływają na długoterminowy sukces biznesu, a mimo to rzadko są klasyfikowane jako pilne.
Najtrudniej jest zrozumieć, co odwraca Twoją uwagę od zaplanowanego kursu. Ale jeśli poradzisz sobie z tym podstawowym problemem zarządzania czasem, pozbędziesz się myśli o zmarnowanych godzinach. Zadaj sobie dwa pytania, które pomogą Ci wybrać długoterminowe strategie podejmowania decyzji:
- Kiedy będziesz pracować nad ważnymi, ale nie pilnymi zadaniami?
- Kiedy możesz poświęcić czas na zajęcie się ważnymi zadaniami, zanim nagle staną się pilne?
Warto pamiętać, że czasami zadania z jednego kwadrantu niespodziewanie przechodzą do drugiego. Jeśli w ogóle nagły wypadek, Twoje priorytety ulegną zmianie. Na przykład prowadzisz małą firmę i niezadowolony klient dzwoni i prosi o rozmowę z menadżerem w związku z opóźnieniem w dostawie. Problem ten natychmiast wzniesie się ponad inne elementy matrycy.
Podział zadań pomiędzy ćwiartki ma pewne cechy, które należy wziąć pod uwagę:
- Listy rzeczy do zrobienia ułatwiają życie. Upewnij się, że przydzielając zadania, które określasz właściwe pytania, które pomagają określić, co należy zrobić w pierwszej kolejności. Kluczową cechą jest priorytet.
- Do każdego kwadrantu możesz dodać wiele działań i zadań, ale najlepiej jest to zrobić maksymalna ilość nie przekraczała więcej niż ośmiu elementów. W przeciwnym razie odejdziesz od głównego celu - wykonania zadania.
- Stwórz osobne matryce dla swojego życia zawodowego i osobistego.
- Tylko Ty możesz określić poziom priorytetu pozycji na swojej liście. Zacznij każdy poranek od listy zadań z matrixa, a pod koniec tygodnia zobaczysz rezultat.
Szablon matrycy Eisenhowera
Aby uprościć proces podziału zadań, skorzystaj z szablonu opracowanego przez Evernote:
Macierz Eisenhowera można przełożyć na oprogramowanie do zarządzania projektami Trello. Zrób listę rzeczy do zrobienia dla każdej z czterech tablic (= ćwiartek) i stwórz osobną tablicę „Skrzynka odbiorcza”, na którą będą trafiać wszystkie zadania przed rozdzieleniem ich do ćwiartek. Dzięki temu będziesz mógł wizualnie ocenić swoje obciążenie pracą.
Matryca Eisenhowera to proste narzędzie, które pomoże Ci uniknąć stanu paraliżu analitycznego, który pojawia się, gdy nawet nie wiesz, od czego zacząć.
