- Pamoka
Proceso optimizavimas turi sunkų likimą. 2000-ųjų viduryje net buvo uždrausta minėti šį žodį, nes jį sukompromitavo nenaudingos veiklos potekstė. Iki šiol žmonės bando naudoti tokius sinonimus kaip pertvarkymas, tobulinimas, našumas ir kt. Tačiau efektyvumo didinimas yra vienas iš verslo procesų valdymo veiklos tikslų. Optimizavimo pagrindas yra duomenų apie aplinką ir proceso turinį analizės rezultatas. Jei nėra galimybės surinkti statistinių duomenų (pavyzdžiui, projektuojant naują procesą), jie generuojami maitinimo treniruokliais.
Viename iš ankstesnių įrašų apie Habré kalbėjau apie internetinę verslo procesų modeliavimo modeliavimo paslaugą bpsimulator.com. Šiandien bandysime jį panaudoti spręsdami konkreti užduotis pagerinti veiklos efektyvumą, pavyzdžiui, banko mažmeninio skolinimo procesą.
Optimizavimo tikslas
Viena iš klaidų – pradėti optimizuoti vardan optimizavimo, bet mes tokie, turime įvadinį: šalia banko filialo atsidarė konkuruojančio banko pardavimo vieta, siūlanti panašų produktą. Technologijos ir produkto keisti negalima, norint sukurti konkurencinį pranašumą, būtina sutrumpinti laiką nuo paraiškos pateikimo iki paskolos išdavimo.Verslo procesų duomenų rinkimas
Pirmiausia turite surinkti duomenis apie reikalingas funkcijas, jų seką ir vykdytojus:Funkcijų sąrašas
1. „Paskolos paraiškos užpildymą“ „Operatorius“ atlieka per 15-30 min.
2. „Duomenų patikrą“ „Verifikatorius“ atlieka per 5-15 min
3. „Rizikos identifikavimas“ per 1 minutę atlieka „Įvertinimą (automatiškai)“
4. „Saugumo patikrinimą“ „Apsaugos pareigūnas“ atlieka per 10-15 min.
5 „Sprendimų priėmimą“ „Kredito vadybininkas“ atlieka per 5-10 minučių, patvirtinimo rodiklis (patvirtinimo rodiklis) AR=0,1
6. „Kliento informavimą“ „Skambučių centro operatorius“ atlieka per 5 min
7. „Pranešimas apie gedimą“ užbaigia „SMS šliuzą (automatinis)“ per 30 sekundžių
8. „Paskolos įforminimą“ „Operatorius“ atlieka per 10-20 min
9. „Lėšų įnešimas“ atlieka „ABS (automatiškai)“ per 1 minutę
Organizacinių struktūrų sudėtis
1. Operacijos vadovas: 2 darbuotojai 10 papildomų biurų
2. Tikrinimo priemonė: filiale dirba 6 darbuotojai
3. Apsaugos pareigūnas: 10 darbuotojų filiale
4. Kredito vadybininkas: filiale 5 darbuotojai
5. CC operatorius: 2 CC darbuotojai
Išoriniai veiksniai
1. Vidutiniškai per dieną skyriuje tolygiai per visą darbo dieną apsilanko 32 lankytojai
Lankytojai juda netolygiai, operatorė turi dar keliolika užduočių dėl kitų procesų, užduotys tikrintojui paskirstomos tik kartą per dieną, AR priklauso nuo prekės, antra operatorė išeina motinystės atostogų ir t.t. Tai labai svarbu kitam žingsniui, tačiau šiandien mes išmoksime pateikę paprastą pavyzdį.
Vizualus verslo proceso modeliavimas
Einame į paslaugą, paleidžiame programą ir pasirenkame rusų kalbą bei sukuriame naują modelį. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėję pavadinimą pakeiskite jį į „1.0.0 Mažmeninis kreditavimas banke OJSC AKB „XXX“.Tai atrodys pagrįsta vėliau, kai kolegos pamatys jūsų monitoriaus ekraną.
Vienintelis dalykas, kuris šiuo metu yra darbo srityje, yra valdymo skydelis su skyriais: modelis, dizainas, modeliavimas ir vaizdas. Skiltyje Dizainas spustelėkite „Pridėti generatorių“ - tai užduočių generatorius, mūsų atveju tai yra banko lankytojų, norinčių kreiptis dėl paskolos, generatorius. Netoliese yra ir mygtukas „Pridėti funkciją“, kurių mums prireiks 9. Padėkime šiuos objektus ant modelio paeiliui iš viršaus į apačią pele.
Kiekvienas objektas turi „įėjimą“ - viršutinė dalis ir "išeiti" - apačioje. Norėdami sujungti objektus, spustelėkite „+“ aukštesnio lygio objekto „išvesties“ srityje, o tada – žemesnio lygio objekto (arba bet kurio kito) „+“. Tai sukurs ryšį su rodykle nuo vieno objekto išvesties iki kito įvesties.
Dukart spustelėjus objektą, atsidarys jo savybių langas. Ten turite pakeisti numatytąsias reikšmes į duomenis, kuriuos surinkome apie procesą.
Norint pakeisti atlikėjo poziciją, reikia dukart spustelėti eilutę su ištekliu (paveiksle pažymėta skaičiumi 3). Atsidarys langas Resource Manager. Pareigos pavadinimą reikia pakeisti ir spustelėti žymimąjį laukelį „Išsaugoti išteklius“, tada pavadinimas pasikeis visose funkcijose, kuriose ji dalyvauja. šis specialistas. Funkcijai „Paskolos apdorojimas“ išskleidžiamajame sąraše reikia pasirinkti „Operatorių“, kurį jau sukūrėme, ir ištrinti papildomą eilutę. Modeliavimo pabaigoje langas „Išteklių valdymas“ atrodo taip (ištryniau vieną nenaudojamą automatiškai sukurtą poziciją):
Funkcija „Sprendimų priėmimas“ turi turėti du išėjimus: vieną – „Informavimo“ funkcijai, o kitą – „Pranešimui apie atsisakymą“. Taigi šios funkcijos išvestyje suformuojama proceso eigos paskirstymo taisyklė, loginis „ARBA“ (arba bus priimtas teigiamas sprendimas dėl paskolos ir klientas turi būti pakviestas į biurą -10 proc. arba pakaks informuoti klientą apie neigiamą sprendimą -90%). Funkcijos savybės turėtų atrodyti taip:
Pavadinkime generatorių „Klientų aplikacija“, skiltyje „Darbo laikas“ dukart spustelėję eilutę „09:00-18:00“ galite redaguoti klientų skaičių per darbo dieną.
Čia paprastai baigiasi modeliavimo etapas; mūsų modelis atrodo taip:
Modelis bus išbandytas už teisingumą, tačiau neišlaiko tinkamumo testo. Mūsų filialo vidurinio biuro darbuotojai aptarnauja dar 9 filialus, ir tai turi būti sumodeliuota, kad būtų gauti tinkami rezultatai.
Galima, žinoma, sujungti visus balsuotojus į vieną abstrakčią skyrių, bet tuomet, jei į kabinetą ateis trys lankytojai su dviem skaičiuotojais, pastarieji stos į eilę aptarnauti, o abstrakčiame papildomame kabinete jį „priims“ nemokama specialistė iš kito miesto. Bet jei padalinių darbuotojų skaičių padalinsite iš filialų skaičiaus, tai bus juokinga ir neadekvatu.
Taip pat modelio generatorius ir operatoriaus funkcijas galima dubliuoti dar 9 kartus, tai bus aišku, bet sudėtinga.
Pridėkime dar vieną užduočių generatorių pavadinimu „Prašymo pildymas kitoje dukterinėje įmonėje“ ir užduočių skaičių 32 * 9 = 288 per darbo dieną. Generatoriaus išvestis bus tiekiama į funkcijos „Duomenų tikrinimas“ įvestį. Tarp kliento informavimo ir kreipimosi dėl paskolos būtina įdiegti filtrą, kad antrojo generatoriaus paraiškos nepatektų į vieną filialą. Tarp jų pastatykime objektą „Valdymo taškas“ iš skyriaus „Dizainas“, o jo ypatybėse reikia spustelėti „Leisti“ generatoriui pavadinimu „Customer Application“ - toliau bus vykdomi tik tos užklausos, kurias užpildė šis operatorius. Galutinis modelis atrodo taip:
Dabar galite paleisti.
Verslo procesų modeliavimas
Įrankių juostoje, esančioje skiltyje „Modeliavimas“, spustelėkite „Pradėti“ - modeliavimas prasidės, modelio objektų skaičiai atspindės proceso būseną laiko skalėje: 1 sekundė realaus laiko yra lygi 1 proceso minutei. laikas. Modeliavimas sustos po dienos proceso laiko, t.y. per 24 minutes realiai. Tai ilgas laikas, todėl galite paspausti kitą mygtuką „Accelerate“ - tada dienos skaičiavimas užtruks tik 24 sekundes. Modeliavimo pabaigoje būsime surinkę visus duomenis apie proceso būklę, užduotis, funkcijas ir darbuotojų krūvį per visą simuliacijos laikotarpį.Verslo procesų analizė
Įrankių juostos skiltyje „View“ yra mygtukas, skirtas atidaryti langą „Statistika“, kuriame skirtukuose yra proceso būsenos grafikai. Kadangi mūsų tikslas yra sutrumpinti užduočių atlikimo laiką, žiūrime į skirtuką „Užduotys“:
Vidutinis veikimo laikas yra apie valandą. Mums reikės kažkaip sumažinti šią vertę. Pirmas dalykas, kuris ateina į galvą, yra padidinti darbuotojų skaičių judriausiose vietose. Skirtuke „Asmuo“. ištekliai“ akivaizdu, kad tikrintojai dirba iki savo jėgų.
Įrankių juostos skiltyje „View“ yra mygtukas „Ištekliai“, kad atidarytumėte langą „Išteklių tvarkytuvė“, padidinkime tikrintojų skaičių nuo 6 iki 8 žmonių (nepamirškite paspausti žymės langelio Išsaugoti išteklius).
Darbo laikas atliekant užduotis išliko beveik nepakitęs, tačiau dabar tikrintojai turi per daug laisvo laiko. Tai reiškia, kad reikia kasti kita kryptimi, pavyzdžiui, kritinės funkcijos vykdymo metu. „Duomenų tikrinimo“ funkcijos maksimalus vykdymo laikas yra 15 minučių, tris kartus ilgesnis nei minimalus 5 minutės. Ką daryti, jei galime sutrumpinti maksimalų patvirtinimo laiką iki 10 minučių? Norėdami patikrinti hipotezę, sugrąžinkime tikrintojų skaičių į -6 ir nustatykite funkcijos „Duomenų tikrinimas“ vykdymo laiką į 6–10 minučių. Pradėkime modeliavimą.
Veikimo laikas sumažėjo 15 minučių, t.y. 25%, o kai kuriais paleidimais šis rezultatas siekia 50%, todėl tikslinga atlikti tolesnį optimizavimą konkrečios funkcijos lygiu.
Išvada
Kaip matote, norint pradėti naudoti ir gauti praktinius modeliavimo modeliavimo rezultatus, pakanka lengvai pasiekiamų duomenų, paprasto įrankio ir neprofesionalų kvalifikacijos. Kiekvienas galės pats išspręsti savo verslo procesų optimizavimo, hipotezių pakeitimų testavimo ir personalo skaičiaus normalizavimo problemas. Jei domina, kam reikalingi kiti funkcijų nustatymų laukai ir kokiais atvejais juos reikia naudoti, galite pasižiūrėtiMedžiagą parengė bendrovės "Abis Soft" specialistai
Kaip padaryti pasirinkimą
Prieš pradėdami rinktis programinė įranga, turite atsakyti į tris pagrindinius klausimus:
1. Ką reikia apibūdinti?
2. Kiek reikia apibūdinti?
3. Kaip bus stebimas vykdymas?
Atsakydami į pirmąjį klausimą, turėtumėte nustatyti, kurias valdymo sistemos sritis ketinate apibūdinti, ar tai būtina išsamus aprašymas visa sistema.
Atsakymas į antrąjį klausimą turėtų duoti supratimą, ar valdymo sistema bus aprašyta atskiram verslui, padaliniui, ar visai organizacijai kaip visumai.
Trečiasis klausimas nustatys apribojimus, kurie gali būti taikomi programinės įrangos produktui, kad ateityje būtų galima jį integruoti su vykdomąja sistema.
Turėdami atsakymus į šiuos klausimus, galite žymiai susiaurinti galimų programinės įrangos produktų asortimentą.
- Galimybė dirbti keliems naudotojams,
- Rezultatų pateikimo metodai
- Sąsaja ir ergonomika,
- Galimybė gauti dokumentus ir techninę pagalbą,
- Reikalavimai aparatinei ir programinei įrangai,
- Kaina.
Nepretenduodami į galutinę tiesą, apžvalgos autoriai siūlo keletą variantų, kaip įvertinti peržiūrėtus produktus.
1. Jei įmonė jau yra sukūrusi strategiją ir ją reikia kontroliuoti, tai iš straipsnyje aptartų užsienio produktų, š. geriausias būdas tinkamas sprendimas Hyperion Performance Scorecard, atstovaujama Orakulas.
2. Jei pagrindinis akcentas yra įmonėje vykstantys verslo procesai, tai įmonės produktas yra optimalus IBM – IBM WebSphere Business Modeler.
(Būtina paaiškinti, kad programinės įrangos pasirinkimas iš gamintojų, pvz IBM, Oracle, SAP, nulemta pasirinkimo ERP- atitinkamo gamintojo sistemos. Jų verslo modeliavimo programinė įranga yra sudėtingų produktų posistemės.)
3. Iš rusiškų gaminių labiausiai patartina naudoti INTALEV: įmonės navigatorius, jei reikia apibūdinti visą įmonę (holdą) kaip visumą, o ne tik atskirą verslo vienetą (padalinį ar filialą).
Informacija buvo gauta iš gamintojų atstovų Rusijos Federacijoje arba iš oficialių gamintojų svetainių.
ARIS Business Performance Edition.
Įdiegta sistemos IBM Rational ClearCase
1. ARIS Express http://www.ariscommunity.com/aris-express - verslo procesų modeliavimo įrankis, gana paprastas įdiegti ir naudoti, kad juo galėtų naudotis tiek pradedantieji vartotojai, tiek universiteto studentai.Šis produktas priklauso ARIS (integruotų informacinių sistemų ARchitecture) modeliavimo įrankių šeimai iš IDS Scheer (dabar yra Software AG dalis), plačiai atstovaujama Rusijos rinka, lokalizuota prieš kelerius metus ir netgi suteikta techninė pagalba rusų kalba. „IDS Scheer“ gaminių šeima ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems) apima ne tik verslo procesų modeliavimo ir leidybos modelių įrankius, bet ir integruotus įrankius subalansuotos rezultatų kortelių sistemos kūrimui, verslo procesų sąnaudų įvertinimui ir optimizavimui, jų modeliavimui. modeliavimas, įrankiai, supaprastinantys ERP sistemų diegimą, paskirstytų programų ir IT infrastruktūros projektavimą, taip pat verslo procesų vykdymo stebėjimo įrankiai. Pirmaujančios analitinės bendrovės „Gartner Group“ ir „Forrester Research“ „IDS Scheer“ priskiria prie vienos iš lyderių pasaulinėje verslo procesų modeliavimo ir analizės įrankių rinkoje.
2. Bizagi Process Modeler http://www.bizagi.com/- nemokama programinė įranga procesų diagramoms ir dokumentacijai kurti BPMN standartine žyma.
3. Verslo studija http://www.businessstudio.ru/- vietinio gamintojo verslo modeliavimo sistema, leidžianti įmonėms paspartinti ir supaprastinti vadybos sistemos kūrimą bei kokybės vadybos sistemos diegimą. Yra nemokama versija. Pagrindinės užduotys, kurias reikia išspręsti:
- Strategijos įforminimas ir jos įgyvendinimo kontrolė
- Verslo procesų projektavimas ir optimizavimas
- Organizacinės struktūros ir personalo projektavimas
- Norminės dokumentacijos formavimas ir paskirstymas tarp darbuotojų
- Kokybės vadybos sistemos įgyvendinimas pagal ISO standartus
- Techninių specifikacijų formavimas ir pagalba informacinių sistemų diegimui
4. AllFusion Process Modeler http://www.ca.com/ru/default.aspx- Leidžia aprašyti, analizuoti ir modeliuoti duomenų modelį – metaduomenų modelių kūrėją. Ji užima vieną iš pirmaujančių pozicijų savo rinkos segmente.
Apima tris standartines metodikas: IDEF0 (funkcinis modeliavimas), DFD (duomenų srauto modeliavimas) ir IDEF3 (darbo srauto modeliavimas).
5. IBM WebSphere Business Modeler http://www-03.ibm.com/software/products/us/en/modeler.. - kompleksinė priemonė su patogia vartotojo sąsaja, skirta modeliuoti ir organizuoti bendradarbiavimą tarp gamybos ir IT darbuotojų.
- Greitas ir sklandus modeliavimo, darbo eigos ir modeliavimo funkcijų integravimas.
- Modeliavimas, pagrįstas duomenimis iš sandėlio, pakeitimų ataskaitomis ir realiu laiku veikiančiomis veiklos vertinimo priemonėmis.
-Darbo procesų stebėjimas internetu naudojant standartinę naršyklę.
6. Verslo procesų modeliavimo programų ELMA apžvalga http://www.elma-bpm.ru/- Rusijos plėtra. Verslo procesų valdymo sistema paremta paprasta idėja: kuriate savo įmonės verslo procesų modelį naudodami vaizdines diagramas (BPMN notacija), įkelkite šiuos aprašymus į kompiuterio sistema ELMA, o programa leidžia stebėti procesų vykdymą tikra praktikaįmonės darbas. Yra nemokama versija.
Be nuoseklių užduočių, kurias naudinga automatizuoti, valdymo, yra projektų valdymo modulis. Esama sistema valdymas (taip pat ir per KPI valdymo modulį) ir ataskaitos sukuria optimalias sąlygas dirbti komandoje, taip pat ir nuotoliniu būdu (ypač vertinga filialams).
Elektroninis dokumentų valdymas yra prijungtas prie visų sistemos modulių ir užtikrina dokumentų saugojimą bei klasifikavimą. Tai sutaupo daug laiko ir sumažina „būtino darbuotojo“ sąvoką iki minimumo.
CRM modulyje išspręsta klientų ir prieigos teisių apskaita: atsirado integravimo su skambučių centrais funkcija. Paprastam vartotojui ELMA gali būti naudinga kaip alternatyva vidiniam įmonės paštui ir užduočių valdymo įrankis.
7. „Fox Manager“ verslo procesai
Verslo procesų valdymo sistemos į Rusiją atkeliavo iš Vakarų, kur ši programų klasė vadinama BPMS (Business Process Management System) arba BPM sistemomis. Pagrindinis šių sistemų tikslas – teikti programinę įrangą organizacijos procesų valdymo koncepcijai.
Verslo procesų valdymo sistemos veikimas grindžiamas paprasta idėja: sistemos diegimo etape, naudojant vaizdines diagramas, modeliuojami organizacijos verslo procesai.
Tada šios diagramos įkeliamos į kompiuterinę sistemą ir tampa vykdomos, tai yra, programa leidžia stebėti ir kontroliuoti verslo procesų vykdymą realioje įmonės praktikoje.
Toks požiūris leidžia realų verslo procesų įgyvendinimą organizacijoje kuo labiau priartinti prie idealaus modelio, kuris buvo sukurtas iš pradžių.
ELMA programa BPM įgyvendina BPM koncepciją, kuri leidžia kurti lanksčias prisitaikančias informacines sistemas, kurios gali greitai keistis kartu su įmonės veiklos procesų pokyčiais. Naudodami ELMA BPM programą galite sutvarkyti organizacijos verslo procesus ir padaryti jų įgyvendinimą aiškų bei formalų.
ELMA BPM programa turi daugybę galimybių, tačiau visas sistemos funkcijas galima lengvai suskirstyti į keturias grupes pagal etapus gyvenimo ciklas(Demingo ciklas) PDCA (planuoti, daryti, tikrinti, veikti) procesą.
Verslo procesų projektavimas (modeliavimas).
Darbas su verslo procesais ELMA BPM programoje prasideda nuo jų modeliavimo. Verslo procesų modeliavimas atliekamas ELMA Designer programoje, įtrauktoje į ELMA sistemą. ELMA Designer turi paprastą ir intuityvią grafinę sąsają.
Svarbus momentas yra tai, kad verslo procesų projektavimą gali atlikti verslo analitikas, nedalyvaujant programuotojui. ELMA programa aprašo procesą diagramų kūrimo kalba (bpm), kuri yra pažįstama analitikui ir suprantama aukščiausiai organizacijos vadovybei.
Verslo procesų diagramoje identifikuojami proceso dalyviai, jų veiksmų visuma ir jų seka. Pati verslo proceso schema (grafinis modelis) sukonstruota pele iš paletės velkant reikiamus operacijų blokus, tada operacijos sujungiamos perėjimais.
ELMA BPM taikomosios programos veikimas yra pagrįstas visuotinai priimta žyma, apibūdinančia verslo procesus BPMN. Šiandien naujausia BPMN žymėjimo versija yra 2.0. ELMA specialistai užrašą išvertė į rusų kalbą.
Sukūrus grafinį verslo proceso modelį, nustatomi duomenys, su kuriais atliekamas darbas verslo procese, ir konfigūruojamos verslo proceso operacijos. Pavyzdžiui, vartotojo užduočių atveju nustatoma, su kokiais duomenimis dirba atlikėjas, kokius duomenis jis turi pateikti, kad atliktų užduotį ir kokius veiksmus jis turi atlikti.
Verslo proceso modeliavimas ELMA Designer baigiasi jo paskelbimu, po kurio verslo procesas sukompiliuojamas ir tampa prieinamas paleisti ELMA BPM žiniatinklio programoje.
Verslo procesų modeliavimas 
Duomenys juda verslo procese
Verslo procesų vykdymas
Kai verslo proceso modelis paskelbiamas, jis tampa prieinamas vykdyti. Sistema vienu metu gali paleisti bet kokį skaičių to paties verslo proceso egzempliorių – jie visi bus vykdomi nepriklausomai, naudojant iš esmės tą patį modelį.
ELMA automatiškai nustato užduotis 
Minimalus reikalingas duomenų rinkinys ELMA BPM platformos užduočių kortelėje Verslo proceso vykdymas vykdomas pagal jo grafinį modelį – pradedant nuo pradžios įvykio, sekant perėjimų grandinę, iki galutinio įvykio. Tokiu atveju programa automatiškai sugeneruos užduočių, kurias turi atlikti darbuotojai, sąrašus. Užduotys vartotojams priskiriamos tik tuo momentu, kai verslo proceso eiga pasiekia atitinkamą žingsnį.
Užduotys, kurias vartotojai gauna kaip verslo procesų vykdymo dalį, ELMA žiniatinklio programoje suformatuojamos atskirų puslapių (užduočių kortelės) pavidalu, kuriuose yra visa informacija, reikalinga atlikėjui apsispręsti ir atlikti užduotį.
Atlikėjo gali tekti įvesti kai kuriuos duomenis – tokiu atveju užduoties kortelėje bus atitinkami laukai, kurių pildymas prireikus gali būti privalomas. Tai yra, vartotojas visą jam pavestą darbą visada atlieka vienoje vietoje – užduočių kortelėje; čia jis gauna visus tam reikalingus išteklius.
Taip pat vartotojas, įvykdęs savo užsakymą, neturėtų galvoti, kas kokius veiksmus turėtų atlikti šio verslo proceso rėmuose – šiais klausimais rūpinasi ELMA BPM aplikacija.
Visas užduotis, kurioms nereikia tikrų organizacijos darbuotojų darbo, ELMA BPM programa atlieka automatiškai beveik akimirksniu: verslo proceso eigos nustatymas (taip pat ir pagal kai kurias sąlygas), žinučių siuntimas, scenarijų vykdymas ir kt.
Verslo procesų kontrolė ir stebėjimas
Kiekvienam vykdomo proceso egzemplioriui sukuriama proceso egzemplioriaus kortelė. Proceso egzempliorių kortelėje yra išsami informacija apie jį: esamos parametrų reikšmės, vartotojo komentarai ir klausimai, dabar atliekamos užduotys, jų vykdytojai ir būsenos ir kt.
Iš proceso egzempliorių kortelės vartotojas, turintis atitinkamas teises, gali kontroliuoti jo vykdymo eigą. Pavyzdžiui, galite pakeisti verslo proceso vykdymo parametrus arba visiškai sustabdyti jo vykdymą.
ELMA BPM programa suteikia patogius įrankius, skirtus stebėti procesų eigą ir stebėti užduočių vykdymą šiuose verslo procesuose. Sistemos vartotojai turi keletą įrankių.
Puslapyje „Mano procesai“ yra visų procesų, susijusių su dabartiniu sistemos vartotoju, sąrašas: verslo procesai, kuriuose vartotojas yra iniciatorius, atsakingas arba vykdytojas. Norėdami rasti reikiamą proceso egzempliorių, galite naudoti patogų filtrą puslapyje „Mano procesai“. Sąraše radę reikiamą proceso egzempliorių, galite pereiti į jo kortelę.
Puslapis „Procesų stebėjimas“ naudojamas darbui pagal procesą analizuoti: šioje skiltyje rodomi procesų tipai, kuriuose vartotojas yra savininkas, kuratorius ar informatorius. Dabartinis vartotojas gali nebūti tiesioginis puslapyje pateiktų procesų dalyvis, tačiau gali peržiūrėti informaciją apie šių procesų vykdymą.
Puslapyje Process Monitor galite pereiti į bet kurio rodomo proceso kortelę, kad gautumėte išsamios informacijos apie procesą.
Kita patogi priemonė stebėti procesų vykdymą – peržiūrėti jo žemėlapį. Proceso žemėlapis ELMA BPM taikomosios programos žiniatinklio sąsajoje atrodo taip pat kaip grafinis šio proceso modelis ELMA Designer, bet kadangi jame rodomas jau vykdomas procesas, žemėlapyje yra papildomų pastabų. Taigi, jau atliktos operacijos kontūruojamos mėlynu rėmeliu, baigti perėjimai – storomis linijomis, o šiuo metu vykdoma operacija – storu žaliu rėmeliu.
Taigi galite sužinoti ne tik, kurios proceso užduotys atliekamos Šis momentas, bet ir ankstesnis veiksmas, pagal kurį buvo vykdomas procesas. Proceso žemėlapį bet kuriuo metu galite peržiūrėti proceso egzemplioriaus kortelėje.
Tačiau vadovui nereikės rankiniu būdu stebėti procesų eigos. Taigi, jei vykdytojas vėluoja atlikti užduotis, jo vadovas gaus atitinkamus pranešimus, raginančius įsikišti į proceso eigą.
Be to, vadovai galės stebėti su pavaldinių procesais susijusias užduotis standartinėmis priemonėmis veiklos disciplinos stebėjimas.
Visada aišku, kurioje verslo proceso stadijoje yra 
Bet kokiam veiksmui verslo procesų valdymo sistemoje galite įvesti laiko grafiką 
Verslo procesų monitorius rodo situaciją „Apskritai“ Verslo procesų optimizavimas
Dirbdami su verslo procesu, organizacijos darbuotojai gali kauptis didelis skaičius racionalius pasiūlymus ir idėjas verslo procesui tobulinti, ypač iškart po jo įgyvendinimo. Šie pasiūlymai tikrai gali būti naudingi ir, tinkamai patobulinus verslo procesą, gali pagerinti organizacijos efektyvumą.
Verslo procesai keičiasi kartu su įmone Užduotys, kurias vartotojai gauna kaip verslo procesų vykdymo dalį, suformatuojamos žiniatinklio sąsajoje informacinė sistema ELMA BPM atskirų puslapių (užduočių kortelės) pavidalu, kuriuose yra visa informacija, reikalinga atlikėjui apsispręsti ir atlikti užduotį.
Pavyzdžiui, vadovas nusprendė, kad operaciją „Sąmatos sudarymas“ geriau atliktų ne pardavimo vadovas, o komercijos direktorius (tai gali būti dėl organizacijos darbo ypatumų). ELMA BPM programa leidžia keisti procesą veikiančioje sistemoje (tam nereikia nei programuotojo, nei sistemos stabdymo) ir pritaikyti pakeitimus nedelsiant. Atlikus procesą, atsižvelgiant į atliktus pakeitimus, galite iš karto įvertinti atliktų koregavimų efektyvumą.
Sistemos struktūra apima šias funkcines sritis:
- verslo procesų valdymas
- Elektroninis archyvas
- KPI rodiklių sistema
Modeliavimas
Verslo procesai modeliuojami sistemos žiniatinklio sąsajoje verslo procesų kortelėje. Norėdami tai padaryti, vartotojui siūlomas paprastų blokinių schemų rinkinys:
Gauta grafinė verslo proceso diagrama su visais vykdytojais ir susijusiomis procedūromis rodoma proceso kortelėje:
Kiekvienam verslo proceso taškui (etapui) priskiriamas tam tikras atributų (detalių) rinkinys, įskaitant pavadinimą, atlikėjų nurodymą, dokumento tipą:
Kitas žingsnis kuriant verslo proceso logiką yra jo detalių nustatymas:
Metrika gali būti renkama rankiniu būdu ir per verslo procesus.
Kai procesas prasideda, atsakingas vartotojas gauna atitinkamą užduotį:
Esamų procesų pakeitimus galima atlikti greitai. Pakanka tiesiog ištrinti arba pridėti naujų blokų į grafinį proceso modelį.
Įprastus procesus galima sukonfigūruoti taip, kad jie būtų vykdomi automatiškai:
Valdymo ir „Analytics“ informacijos suvestinės
Vadovui pateikiama konsoliduota visų įmonės veiklos rodiklių ataskaita:
Proceso analizė naudojant metriką
Visų tipų įmonės verslo procesų suvestinė, nurodant vykdomų egzempliorių skaičių ir jų būsenas, planuojamo ir faktinio laiko rodiklius, pateikiama procesų vykdymo ataskaitoje:
Be to, procesų būsenų ataskaitos gali būti rodomos grafiškai. Proceso operacijų (užduočių) būsena pažymėta spalva:
Apskaičiuoti rodikliai yra bendros vertės, sudarytos iš kelių pagrindinių rodiklių, naudojant specialią formulę. Pavyzdžiui, norint apskaičiuoti „Finansų“ vertę, pridedami rodikliai „Pardavimo apimtis“ ir „Ribinis pelnas“:
Šios formulės sąlygos gali būti lanksčiai koreguojamos kiekvienam apskaičiuotam rodikliui.
Ryšys tarp apskaičiuoto rodiklio ir KPI rodomas grafiškai Valdytojo prietaisų skydelyje.
Pateikimo modelis gali būti pritaikytas konkrečiam vartotojui.
Bendras įspūdis apie sistemą
„1C: Enterprise 8“ pagrindu sukurtas „Procesų valdymo“ sprendimas suteikia platų įrankių rinkinį įmonės verslo procesams kurti. Taip pat yra grafikos redaktorius, ir verslo procesų stebėjimo/tobulinimo įrankiai bei pasirinktiniai skydeliai, skirti vizualiai rodyti rodiklius.KPI čia yra ne tik pasirenkamas „priedas“, bet ir įmonės proceso modelio valdymo elementas.
Visa tai įgyvendinama su skrupulingumu, būdingu 1C linijos produktams. Pavyzdžiui, kuriant kiekvieną proceso grandinės etapą, reikia įvesti daug susijusių duomenų.
ELMA BPM Suite
ELMA yra BPM klasės sistema ir kartu platforma moduliams ir sprendimams, skirtiems įvairiems verslo aspektams kurti. ELMA pagrindu sukurtas KPI modulis naudojamas vizualiai parodyti darbuotojų veiklos rodiklius, kurie yra vertinami atsižvelgiant į įmonės strateginius tikslus.ELMA BPM komplekte siūlomas išsamus verslo sprendimas, apjungiantis BPM funkcionalumą, procesų metriką, strategijos valdymo įrankius ir darbuotojų motyvavimo priemones.
Pažiūrėkime, kokias funkcijas kūrėjas teikia kaip šio paketo dalį.
Modeliavimas
ELMA Designer yra konfigūratorius, grafiškai atvaizduojantis įmonės organizacinę struktūrą. Norėdami tai padaryti, vartotojas turi daugybę paprastų dalykų geometrines figūras ir elementai.
Projektuotojas taip pat formuoja įmonės strateginius tikslus ir tam tikriems darbuotojams bei padaliniams priskiriamus KPI rodiklius. Logiškai susijungę vienas su kitu, indikatoriai sudaro rodiklių medį.
Valdymo ir „Analytics“ informacijos suvestinės
ELMA sistema turi patogius prietaisų skydelius su grafikais ir lentelėmis, kurios parodo visų ir pasirinktų rodiklių pokyčių dinamiką:
Darbuotojo rodiklių suma atspindi jo bendrą veiklą. Tai įgyvendinama tokiame sistemos elemente kaip „Efektyvumo matrica“, be pagrindinių rodiklių, apimančių SMART užduočių (prioritetinių užduočių, nustatytų nustatytam laikotarpiui) įgyvendinimo stebėseną, veiklos drausmės lygį ir vadovo įvertinimas.
Šių parametrų svorį, pagrindinių rodiklių rinkinį, jų įrašymo dažnumą ir kitus našumo matricos elementus sistemos administratorius konfigūruoja atskirai kiekvienam vartotojui/vartotojų grupei:
SMART užduotys yra įrankis, kuris nusipelno ypatingo dėmesio.
Kaip minėjau aukščiau, tai padeda nustatyti prioritetines ir strategiškai svarbias užduotis darbuotojams. Jau užduoties formulavimo etape galima ją susieti su konkrečiu strateginiu įmonės tikslu. Tai pabrėžia darbuotojo pasiekto rezultato svarbą visos įmonės sėkmei:
Taigi ELMA logiškai susieja įmonės strategiją ir SMART tikslus, kurie yra vienas iš darbuotojų veiklos matricos komponentų.
Visi darbo rezultatų matricos komponentai jų visuma turi įtakos darbuotojo premijos dydžiui, kuri yra viena iš veiksmingomis priemonėmis darbuotojų motyvacija.
Dabar pakalbėkime apie tai, kaip tikslai ir rodikliai rodomi žiniatinklio sąsajoje.
Proceso valdymas naudojant KPI
Kiekvienam procesui galite priskirti rodiklių ir metrikų rinkinį, kuris bus jo vykdymo valdiklis:
Galite konfigūruoti procesų spalvų indikatorius, kurių kiekvienas turi specifinį indikatorių.
Procesai, kurie veikia įprastai, yra pažymėti Process Monitor žalias, „atsiliekantis“ arba „probleminis“ - atitinkamai geltona ir raudona:
Ryšys tarp strateginių tikslų ir KPI
Tikslų žemėlapis grafiškai parodo esamo laikotarpio įmonės veiklą ir strateginius tikslus. Tikslų žemėlapio „įdėjimo“ lygis priklauso nuo to, kiek išsišakojusi yra įmonės organizacinė struktūra. Kiekvienas padalinys turi savo tikslus, kurie atspindi jo veiklos specifiką:
Bendras įspūdis apie sistemą
ELMA BPM Suite pristatymo parinktyje yra visa verslo procesų modeliavimo, valdymo ir stebėjimo sistema.Produktų kūrėjai didelį dėmesį skiria KPI rodiklių įvertinimui, o tai atsispindi tokiuose sistemos komponentuose kaip veiklos rodikliai, kurie lanksčiai pritaikomi pagal organizacijos struktūrą, įmonės procesus ir susieti su strateginiais tikslais, veiklos matrica, SMART užduotys. Rodiklių dinamika atsispindi naudojant grafiką ir tinkintus prietaisų skydelius. Visi šie įrankiai leidžia kontroliuoti verslo procesų vykdymo kokybę.
Verslo studija
Įmonės procesų verslo modeliavimo sistema, įdomi savo funkcionalumu ir vykdymu. Kūrėjas - vietinių IT pardavėjų įmonių grupė " Šiuolaikinės technologijos valdymas“. „Business Studio“ leidžia jums išspręsti užduočių spektrą, apimantį verslo procesų modeliavimą ir valdymą, BSC strateginių tikslų, susietų su darbuotojų ir padalinių KPI rodikliais, kūrimą, modeliavimas ir įmonės balanso analizė, KVS palaikymas.Modeliavimas
Sistema palaiko populiarius verslo procesų modelių kūrimo žymėjimus: IDEF0, BPMN, EPC, Basic Flowchart, Cross Functional Flowchart. Naudojant blokines diagramas ir kitus grafinius elementus, modeliuojama verslo proceso struktūra:
Procesų analizė naudojant KPI rodiklius
Sistema turi dinamikos sekimo mechanizmą, vadinamą proceso valdymu:
Valdymo ir „Analytics“ informacijos suvestinės
Sistema turi patogius prietaisų skydelius, skirtus susipažinti su įmonės rodikliais:
Taip pat įrankiai, skirti analizuoti susijusius pagrindinius veiklos rodiklius, tiek mūsų, tiek įmonės padalinių:
Šių rodiklių pokyčių dinamika aiškiai matoma atitinkamose diagramose:
Ryšys tarp strateginių rodiklių ir KPI
Strateginiame žemėlapyje aiškiai pateikiama įmonės veikla, tikslai ir rodikliai
Tačiau norint ištirti tam tikrų rodiklių dinamiką, reikia į juos gilintis. Mano nuomone, dėl to sunku susidaryti holistinį vaizdą apie tai, kas vyksta įmonėje
Bendras įspūdis apie sistemą
Sistema „Business Studio“ sukūrė funkcionalumą verslo procesų modeliavimui ir analizei naudojant rodiklius, diagramas ir ataskaitas. Tačiau jame nepateikiami procesų valdymo ir tobulinimo įrankiai.ARIS Express 2.4
Vokiečių kompanijos Software AG verslo procesų modeliavimo ir įmonės valdymo programa. Galima nemokamai atsisiųsti kūrėjo svetainėje. Tai nereikalauja vartotojo programavimo įgūdžių ar specialių žinių IT srityje, o tai ypač svarbu mažoms įmonėms ir studentams, studijuojantiems įmonės valdymo pagrindus.Nepaisant to, kad sistema yra nemokama, joje yra visas įrankių rinkinys procesams aprašyti. Pagrindinės nemokamos sistemos savybės:
Modeliavimas
Patogi aplinka verslo procesams modeliuoti naudojant struktūrines schemas (atsižvelgiama į tokius objektus kaip įvykiai, veiksmai ir pozicijos):
Grafinė aplinka proceso logikai ir hierarchijai kurti (proceso kraštovaizdis):
Tvirtinimo, prašymų ir dokumentų tvarkymo maršrutai yra nutiesti pagal organizacinė struktūra ir įmonės proceso modelis:
ARIS Express 2.4 kūrėjai neignoravo tokio aspekto kaip personalo veiklos rodikliai.
Valdymo ir „Analytics“ informacijos suvestinės
Į nemokamą pristatymą neįeina. Tačiau ARIS verslo strategijos produkto versijoje yra prietaisų skydeliai, skirti sekti KPI ir BCS.Strateginių tikslų susiejimas su KPI
„Whiteboard“ komponente (analogiškai įprastai sieninei lentai, skirta rašyti žymekliu) įmonės KPI rodikliai nustatomi pagal darbuotojo ar padalinio kompetenciją ir strateginius tikslus. Darbuotojų veiklos rodikliai turėtų būti suformuluoti naudojant tokius elementus kaip KPI Instance (išvertus kaip „KPI rodiklių variantai“).
Sistemos įspūdis
ARIS Xpress – nemokama sistema modeliavimas naudojant paprastą ir intuityvią sąsają. Būtent todėl jis naudojamas mokant studentus verslo procesų apibūdinimo pagrindų ir mažos įmonės. Tačiau jos negalima vadinti visaverte BPM sistema, nes joje nėra įrankių verslo procesams valdyti, tobulinti ir stebėti.Išvada
Taigi, KPI apskaitos įrankiai yra svarbūs konstrukcinis komponentas BPM sistemos, apjungiančios įmonės strategijos formavimo įrankius ir rodiklius, leidžiančius sekti, kaip efektyviai ši strategija įgyvendinama.Kiekvienas iš integruotų BPM+KPI sprendimų turi savo funkcinę specifiką. Dalis jų – universalūs verslo sprendimai, galintys prisitaikyti prie beveik bet kurios įmonės specifikos, dalis – orientuoti į siauras tikslines grupes. Daugelis sistemų siūlo vartotojui visavertį BPM ir KPI funkcionalumą, o daugelis kitų iš tikrųjų yra tik procesų konfigūratoriai.
Viena iš KPI įrankių užduočių BPM sistemoje yra kontroliuoti procesų vykdymą. Ne visos apžvalgoje pateiktos sistemos tai įgyvendina, skiriasi ir įgyvendinimo metodai.
Ryšys tarp strateginių tikslų ir veiklos rodiklių įgyvendinamas įvairiai.
Trumpos nagrinėjamų sistemų santraukos pateiktos lentelėje:
| Sistema | Sistemos tipas | Strateginių tikslų planavimas | Darbuotojų prietaisų skydelis | Galimybė reguliuoti procesus kelyje | Mobiliųjų įrenginių palaikymas |
