Eisenhowerova matrica kao alat za određivanje prioriteta: hitno ili važno? Eisenhowerova matrica kao alat za određivanje prioriteta u kompetentnom planiranju

U beskrajnom nizu stvari koje treba obaviti možete se izgubiti, nešto zaboraviti ili jednostavno nemate vremena za to. Nedovršeni poslovi tako se gomilaju i opterećuju sljedeći. novi dan s novim mogućnostima. I opet isti problem: nisam imao vremena, zaboravio, odgodio za sutra.

Takve se situacije često događaju onima koji ne znaju planirati, a to i ne čudi, jer proces planiranja zahtijeva određene vještine upravljanja vremenom i posebnu pažnju.

Postoje mnoge tehnike planiranja koje omogućuju pravilnu upotrebu izvući maksimalnu korist iz privremenog resursa. Navedimo primjer najučinkovitije i nekomplicirane tehnike, koja se zove "Eisenhowerova matrica" ili "Eisenhower trg".

je princip određivanja prioriteta koji vam omogućuje da odlučite tijekom dana najveći broj zadaci.

Ovaj princip je jedan od najpopularnijih u upravljanju vremenom. Koristi se u cijelom svijetu: od običnih radnika do menadžera velikih organizacija svjetski poznatih korporacija.

Utemeljitelj ovog principa je Dwight David Eisenhower (34. predsjednik SAD-a). S obzirom na zauzetost, optimizirao je radni raspored sistematizirajući poslove ovisno o njihovoj važnosti, što je dovelo do stvaranja vlastite opreme koja se odlikovala jednostavnošću i jedinstvenošću.

Eisenhowerova matrica kao alat za određivanje prioriteta

Eisenhower je podijelio stvari u 4 kategorije i unio ih u tablicu u kojoj je jasno istaknuo kvadrate koji su omogućili raspodjelu planiranih zadataka prema njihovoj hitnosti i važnosti (a, b, c, d).

Svaki kvadrat ima svoju svrhu:

• “a” - hitni od posebnog značaja;
• "b" - važni koji se mogu odgoditi;
• “s” - nije od prve važnosti, ali hitno;
• “d” - nije hitno i nevažno.

Određivanjem prioriteta na ovaj način, možete naučiti upravljati vremenom, koji će pomoći u postizanju vaših ciljeva, povećati vašu učinkovitost u izvršavanju planiranih zadataka i utjecati na uspjeh u određenoj aktivnosti.

Da biste odredili prioritete prema principu D. D. Eisenhowera, morate detaljno proučiti kategorije (kvadrate) u njegovoj tablici.

Važni i hitni poslovi (kategorija a)

Kvadrat ove kategorije sadrži planirane zadatke koji su najznačajniji i vrlo hitni. Prema Eisenhowerovom principu, ovaj bi kvadrat trebao biti prazan, slobodan za novi dnevni unos, što za osobu s vještinama upravljanja vremenom neće dati priliku pokrenuti hitnost stvari i dopustiti kritičnu situaciju u slučaju neispunjenja.

Često se događa da se stvari iz kvadrata “b” pomaknu u kvadrat “a” zbog obične ljudske lijenosti, što je jedan od razloga njegovog popunjavanja. Ponekad se to može dogoditi svakome, ali u slučaju svakodnevnog bacanja stvari s kvadrata na kvadrat, vrijedi vježbati samodisciplinu.

Kako bi se izbjegla pojava neizvršenih zadataka u kvadratu “a”, potrebno je na vrijeme izvršiti zadatke u ostalim kategorijama i strogo se pridržavati popisa obaveza za ovaj kvadrat. Možete koristiti i metodu delegiranja (delegiranje zadataka nekome) koja će omogućiti rješavanje zadataka, a ne ostavljati za sobom nedovršen posao.

Popis obaveza za kvadrat "a":

• negativno utječe na postizanje cilja;
• problematični koji mogu uzrokovati probleme;
• povezani sa zdravljem.

Važni, nehitni poslovi (kategorija b)

Slučajevi koji najviše obećavaju i prioritetni često spadaju u ovu kategoriju. Eisenhower im pripisuje značajnu ulogu, jer je njihova implementacija ključ uspjeha. Iskustvo pokazuje da ako odgovorno koristite vrijeme kada radite stvari uključene u kvadrat "b", onda dobri rezultatiće se vrlo brzo javiti.

Prednost ovog kvadrata je u tome što postoji odgovarajuća količina vremena za važne stvari, što vam omogućuje konstruktivno i promišljeno rješavanje problema, u do kraja otkriti svoj potencijal i promisliti (analizirati) svoje aktivnosti. Ali važno je znati što ostaviti po strani duga kutija ovi slučajevi se ne isplati, jer postoji rizik od pomicanja na prvi kvadrat, što je nedopustivo prema Eisenhowerovom principu.

Primjeri slučajeva i zadataka kvadrata "b":

• planiranje projekta;
• partnerstvo (traženje, suradnja);
• rezultati odrađenih projekata (evaluacija obavljenog posla);
• potraga za izgledima za razvoj.

O Svakidašnjica, tada stručnjaci preporučuju uključivanje u ovaj kvadrat pitanja vezanih uz planiranje, učenje, sport, prehranu itd.

Hitne, nevažne stvari (kategorija c)

Ova kategorija uključuje sekundarne zadatke koji se ne mogu odgoditi. Ono što se često događa je da osoba žuri obaviti najmanje važne zadatke i tako se odvrati od cilja. Eisenhowerova matrica zahtijeva precizno korištenje tehnologije, stoga ne biste trebali pogriješiti u klasifikaciji zadataka.

Prilikom postavljanja prioriteta ne smijete brkati zadatke koji se odnose na kvadrat "c" sa zadacima kvadrata "a". Evo primjera moguće zabune:

Šef daje nalog koji zahtijeva hitno izvršenje, ali taj nalog nema nikakve veze s poslom. Ovaj zadatak treba unijeti u kvadratić "c" i smatrati ga važnim, ali ne i hitnim, jer ne možete odstupiti od zacrtanih ciljeva i time gubiti vrijeme na nešto što odvlači pažnju od glavne stvari.

Primjeri slučajeva i zadataka kvadrata "c":

• neočekivani gosti koji zahtijevaju pozornost;
• neplanirani hitni sastanci;
• rješavanje nevolja uzrokovanih vlastitim nemarom.

Nehitni i nevažni poslovi (kategorija d)

To su zadaci koji su spremni čekati na svoj privremeni resurs onoliko dugo koliko je potrebno ili čak mogu ostati nemogući za dovršiti. Dapače, u ovu kategoriju spadaju stvari koje su jednostavne i zanimljive, ali ih ne treba zgrabiti, one samo usporavaju proces rada i udaljavaju vas od cilja.

Primjeri slučajeva i zadataka kvadrata "d":

• prazni telefonski razgovori;
• zabavne aktivnosti;
• sve događaje koji odvlače pozornost od posla.

Postavljanjem prioriteta prema principu Eisenhowerove matrice nedvojbeno možete uspjeti učiniti puno i približiti se svom cilju, ali ne zaboravite da je posao glavni izvor uspjeha uz pravilno upravljanje vremenom.

Zapravo, postoje alati koji vam pomažu odrediti prioritete i obaviti važne stvari. Jedna od njih je Eisenhowerova matrica: metoda koju su testirali mnogi uspješni ljudi u svojim životima. Menadžeri poduzeća koriste ga za planiranje i praćenje vlastite aktivnosti i aktivnosti svojih podređenih. Ali toliko je jednostavan i učinkovit da se može preporučiti čak i domaćici koja kreira dizajn svog stana.

Nakon nekoliko vježbanja gotovo automatski ćete “raspršiti” zadatke na važne i hitne, one koje možete obaviti kasnije i one koji bi vam trebali zaokupiti mnogo manje pažnje. Ako si dopustite pretenciozan stil, onda vam matrica omogućuje da ne zaboravite na svoju životnu misiju u rutini beskrajnih hitnih stvari.

Naravno, svatko razumije i koristi ovaj alat na svoj način.

Ispod je jedna od opcija za učinkovito korištenje matrice. , potrudi se i ostvari sve što ti je važno!

Kako izgraditi:

Podijelite polje u 4 kvadranta:

Zadaci A “Hitno - važno” (neka vrsta kvadranta “Probudio sam se!” ili “Požar!”).

Zadaci B “Nije hitno - važno” (ključni, glavni radni kvadrant, u kojem ne samo da postižete visokokvalitetne rezultate, već i razvijate, delegirate, slavite uspjeh itd.).

Zadaci B “Hitno - Nevažno” (ovo je sva frka koja nam nije česta, ali to radimo, svjesno ili zato što se “jednostavno tako dogodilo”?).

Zadaci D “Nije hitno - Nije važno” (ovo je potpuno prazno: rješavanje ovih problema je isto što i odgovaranje na izravnu neželjenu poštu).

Što je važno"?

Organizacija za koju radimo definirala je te zadatke pred nama i za nas. To su zapravo zadaci za koje smo pozvani da radimo u tvrtki: naša Odgovornosti na poslu, poslove koje nam dodjeljuje naš neposredni (administrativni) rukovoditelj ili voditelj projekta u kojem sudjelujemo. Ovo nije vaše osobno razumijevanje: je li važno na univerzalnoj razini ili nije?

Sve je prozaičnije: bitno je zašto ste pozvani na tu dužnost. I ako svi izvrše ove zadatke, svi će biti sretni.

Što je s "Hitno"?

Nešto što ima vrlo specifično razdoblje. Najčešće je hitno - kada je rok već vrlo blizu.

Kako Matrix izgleda?

Što možete učiniti sada?

Napravite ovu jednostavnu vježbu:

1. Navedite sve ciljeve i zadatke koje planirate ostvariti. Popis mora biti numeriran.

2. Rangirajte svaki zadatak na ljestvici od -5 do 5 u kategorijama „Hitnost“, „Važnost“ u tablici 1. Podijelite velike ciljeve („Slonovi“) u pojedinačne zadatke („Bresci“) i dodijelite rang „Hitnost“ ” i “Važnost” » svaki pojedinačni “odrezak”.

3. U tablici 2 rasporedite sva pitanja po područjima na temelju rangova Hitnosti i Važnosti.

4. Prioritete zadataka pomičite po polju od gornjeg desnog kuta (“Hitno – Važno”) do donjeg lijevog kuta (“Nije hitno – Nije važno”).

5. Izvršite prema prioritetima.

6. Uživajte u redu i uspjehu. Na kraju krajeva, uspjeh je također doći na vrijeme.

Dobar dan, čitatelji bloga, vaša odluka!

U ovom članku želim govoriti o problemu preopterećenog popisa zadataka, s kojim se gotovo svi susreću. modernog čovjeka. Kako je prikazano? Činjenica je da tijekom dana ili tjedna planiramo obaviti mnogo različitih zadataka, a na kraju tog razdoblja shvatimo da nismo ništa postigli.

Zašto se to događa? Zašto smo preopterećeni i nemamo vremena obaviti ono što smo planirali?

Najčešće je to zbog činjenice da je naše planiranje nerealno. Pretrpavamo popis zadataka, trebamo nešto prekrižiti, ali postavlja se pitanje: “Kako nešto prekrižiti ako na to napišemo samo ono što je potrebno?”

Specifične tehnike određivanja prioriteta mogu nam pomoći da odredimo što prvo treba učiniti, što možemo odgoditi ili uopće ne učiniti.

Jedan od najjednostavnijih i učinkovite tehnike određivanje prioriteta je Eisenhowerova matrica. Ideja pripada američkom predsjedniku Dwightu Eisenhoweru. Slavu je stekla nakon što je Stephen Covey pisao o njoj u svojoj knjizi “7 navika vrlo učinkovitih ljudi”.

Stalna zaposlenost je oblik lijenosti, lijenog razmišljanja i neselektivnog djelovanja.
Tim Ferriss

Eisenhowerova matrica temelji se na ideji da 20% naših napora daje 80% rezultata. Eisenhower je usavršio ovo načelo.

Eisenhowerova matrica je kvadrat podijeljen s dvije osi koje se sijeku u 4 sektora ili kvadranta.
Okomita os je "važnost", vodoravna os je "hitnost".
Dakle, dobivamo 4 sektora:
sektor A - “hitno i važno”
sektor B - "nije hitno, ali važno"
sektor C - “hitno, ali ne važno”
sektor D - "nije hitno, nije važno"

Sektor A: važno, hitno

Objedinjuje stvari koje je potrebno prvo učiniti. Ne mogu tolerirati odgađanje; sutra će biti prekasno da to učine. Redovito pojavljivanje takvih stvari na našem popisu zadataka u pravilu je posljedica lošeg planiranja, neorganiziranosti, odugovlačenja itd. Idealno planiranje je situacija praznog kvadranta A.

Primjeri slučajeva kvadranta A:

• plaćanje kredita
• neplanirani posjet liječniku kada već nešto jako boli
• Pozovite vodoinstalatera da popravi cijev koja curi
• popravak laptopa

Sektor B: važno, nije hitno

Ovaj sektor okuplja stvari koje izravno utječu na vašu osobnu učinkovitost. Glavna razlika između ovih slučajeva i slučajeva iz kvadranta A je nedostatak hitnosti. To vam omogućuje da promišljenije pristupite rješavanju takvih problema, što vam omogućuje postizanje većih rezultata i učinkovitosti. Zadaci sektora B uglavnom bi se trebali sastojati od našeg popisa obaveza za taj dan. Također morate zapamtiti da se poslovi iz sektora B, ako im se ne posveti pravovremena pažnja i vrijeme, mogu preseliti u sektor A.

Primjeri slučajeva kvadranta B:

• obuka, usavršavanje, tečajevi i seminari, treninzi
• planirano izvješće
• sportski
• kvalitetan odmor
• zakazani posjet liječniku (dispanzerski pregled, preventivni pregledi)

Sektor C: nije važno, hitno

Stvari koje vas ne približavaju vašem cilju, ali moraju se učiniti. Glavna greška Kada radite s matricom, važno je ne brkati poslove sektora A i C, inače će doći do situacije da se vrtite kao vjeverica u kotaču, ali izvršeni zadaci vas ne približavaju zacrtanom cilju, a važni zadaci ostaju neriješeni.

Primjeri slučajeva iz sektora C:

• provjera e-pošte
• trenutni pozivi
• sastanci
• kućanski poslovi (čišćenje kuće)
• sastanci koje je netko nametnuo

Sektor D: nije važno, nije hitno

Sektor okuplja stvari koje nam troše vrijeme i ne donose nam nikakvu korist. Drugim riječima, trošili su vrijeme. Ali ti su zadaci za nas vrlo privlačni, lako ih je izvršiti, omogućuju nam da se dobro zabavimo i opustimo. Stoga im je vrlo teško odoljeti, ali to se mora učiniti.

• surfati društvenim mrežama
• gledanje televizije
• čavrljajući s kolegama

Kako matrica može biti korisna u praksi? Dva su moguća načina korištenja Eisenhowerove matrice:

1. za planiranje
   Često radimo sve hitne, ali nevažne stvari, a važne i nehitne stvari odgađamo sve dalje i dalje. Ako počnemo planirati svoje vrijeme i zadatke pomoću Eisenhowerove matrice, možemo posvetiti više vremena važnim stvarima koje će nas približiti našim ciljevima, a eliminirati zadatke koji oduzimaju vrijeme, trud, energiju i rijetko vode do naših ciljeva. Pročitajte kako koristiti matricu za planiranje u ovom članku u nastavku.
2. za procjenu vaše učinkovitosti
   Eisenhowerova matrica jasno pokazuje koje zadatke obavljate. Ova se analiza može provesti na kraju tjedna ili mjeseca. Redovito pregledavanje zadataka kojima ste bili zauzeti tijekom određenog vremenskog razdoblja poboljšat će vašu osobnu učinkovitost.

Kako izgleda?

1. Zapišite stvari koje ste dovršili tijekom dana na list papira.
2. Podijelite ono što ste napravili u četiri sektora, naznačujući utrošeno vrijeme.
3. Izračunajte kako su vrijeme i broj zadataka raspoređeni po sektorima.
4. Tumačenje rezultata:
   sektor A
   Ako je sektor A narastao, to znači da ne kontrolirate svoj život. ne učiš Strateško planiranje, ne znate kako rasporediti posao među zaposlenicima i delegirati odgovornosti.
   sektor B
   Ako je sektor B najispunjeniji stvarima, tada posvećujete dovoljno vremena postizanju svojih ciljeva i znate se koncentrirati na ono glavno.
   sektor C
   Povećanje poslova u sektoru C pokazuje vaš nedostatak planiranih ciljeva i planova. gubite vrijeme na nevažne poslove.
   sektor D
   Postavlja se pitanje: “Za što ste plaćeni?”, a na osobnoj razini gubite vrijeme.

Glavna poteškoća u korištenju Eisenhowerove matrice je poteškoća u određivanju važnosti zadatka. Često mislimo da su svi zadaci važni. kako odrediti pravu važnost zadatka. Kako među svim zadacima možete prepoznati uistinu važne zadatke?

Tu mi dobro dolazi “Franklinova metoda”: važno je ono što odgovara glavnim ciljevima mog života.

Glavna ideja je da prije postavljanja prioriteta morate jasno definirati svoje ciljeve za određeno razdoblje.
Nakon toga ćemo dopuniti Eisenhowerovu matricu, postavljajući svoje ciljeve u njezino središte. Što se sada događa? Sada će se procijeniti važnost svih zadataka za taj dan u odnosu na postavljeni cilj.

Važnost zadatka ističe se odgovorom na 3 pitanja:

1. Što će se dogoditi ako to ne učinim danas?
2. Može li netko to učiniti za mene?
3. Je li ovaj zadatak važan za postizanje vašeg cilja?

Na primjer, vaš cilj je "otplatiti sve zajmove i dugove u roku od godinu dana". Procjenjujemo važnost svakog zadatka matrice s gledišta hoće li pomoći u postizanju cilja.

Praktična provedba. Algoritam za korištenje matrice za dnevno planiranje

1. Definirajte svoje ciljeve. Provjerite jesu li vam ciljevi usklađeni. S popisa svojih ciljeva odaberite 1-3 cilja koji su od većeg prioriteta za ovo razdoblje. Upravo ti ciljevi služit će vam kao svjetionik na koji se morate usredotočiti prilikom razvrstavanja zadataka u sektore.
2. Sastavite (dan, tjedan, mjesec). Stručnjaci za upravljanje vremenom savjetuju da isplanirate i svoj godišnji odmor.
3. Slomi to.
4. Procjena prioriteta. Podijelite zadatke po sektorima, određujući važnost zadatka na temelju postavljenih ciljeva. Nacrtajte list u 4 kvadranta i ispunite matricu zadacima. Ako niste inspirirani idejom crtanja kvadranata svaki dan, svoje prioritete možete označiti slovima: A, B, C i D. Mi dodajemo oznake na vaš popis uz svaki zadatak.
   Za prioritete se mogu koristiti tri boje semafora: crvena (kvadrant A), zelena (kvadrant B) i žuta (kvadrant C).
5. Ispunjavanje dodijeljenih zadataka:

• Najprije se završavaju važni i hitni poslovi. Dan treba započeti ovim stvarima.
• Nakon toga prelazimo na stvari koje su važne, ali nisu hitne. Naše glavno vrijeme i pozornost trebaju biti usmjereni na poslove ovog sektora
• tek onda prijeđi na druge stvari.

Prije nego započnete bilo koji zadatak, prvo si postavite pitanje "Trebam li ja to učiniti?", "Može li netko drugi to učiniti?"
Zadaci kvadranta C, koji su obično rutinske prirode i ne napreduju prema vašem cilju, preporučuje se delegirati ili ih uopće ne raditi.

6. Praćenje izvršenja plana
U ovoj fazi analizirajte provedbu planiranog plana. U svakom kvadrantu matrice izračunajte koliko je zadataka dnevno obavljeno i koliko je vremena potrošeno na njihovu provedbu. Ocijenite svoju učinkovitost.

Što više vremena provodite na zadacima kvadranta B, postajete učinkovitiji i brže postižete svoje ciljeve.

Premjestite nedovršene zadatke na popis za sljedeći dan. Ako ste neki zadatak odgađali više od tri puta, razmislite treba li ga uopće obaviti. Najvjerojatnije ćete se dobro snaći i bez njega! Ove stvari prekrižite s popisa ili ih odmah učinite.

Kao što vidite, Eisenhowerova matrica jednostavan je radni alat koji olakšava planiranje i pomaže u kontinuiranom praćenju i analizi vaših aktivnosti. Ostavite svoju e-poštu u obrascu na kraju članka i preuzmite predložak dnevno planiranje prema Eisenhowerovoj matrici. Predložak je izrađen u dva formata: u Excel tablici i kao predložak bilješke za Evernote.

Da biste dodali bilješku s predloškom u svoj račun Evernote, trebate desnom tipkom miša kliknuti bilješku na svom Evernote računu i s padajućeg izbornika odabrati "Kopiraj u Notepad". Zatim odaberite svoju bilježnicu i kliknite "Kopiraj". Sada možete izvršiti bilo kakve promjene u predlošku.
Ako ćete često koristiti matricu, učinite predložak bilješke prečacem! Ovo će ubrzati traženje bilješki i uštedjeti vaše vrijeme!
Obavezno implementirajte prioritete u svoj sustav upravljanja predmetima!

Čim naučite pravilno raspodijeliti zadatke unutar Eisenhowerove matrice, imat ćete znatnu količinu dodatnog vremena i, što je najvažnije, brzo ćete postići svoj cilj.

Ispunite svaki svoj dan smislom i bit će TVOJA ODLUKA!

Škola Jurija Okuneva

Pozdrav svim čitateljima i pretplatnicima! Yuri Okunev je s vama.

Jeste li ikada razmišljali o tome koliko mudro planirate i trošite svoje vrijeme? Znate li za osjećaj uzaludnog gubljenja dana, tjedana ili čak mjeseci?

Ako da, onda je Eisenhowerova matrica kao alat za određivanje prioriteta tema koju morate naučiti. Bez toga, bit ćete raspršeni oko raznih sitnica, zaboravljajući na stvarno važne stvari.

Ako se još niste susreli s problemom upravljanja vremenom, onda vam je ipak potrebna matrica, jer će vam pomoći da postanete još uspješniji.

Matrix je razvio 34. predsjednik Sjedinjenih Država, Dwight David Eisenhower.

Budući da je mjesto šefa države podrazumijevalo nevjerojatan broj dnevnih zadataka, političar je odlučio stvoriti univerzalnu shemu koja će mu pomoći da ih klasificira i sortira.

Suština metode je analizirati tekuće poslove, zadatke i odrediti koji su od njih najznačajniji i hitniji. Problem je u tome što ne možemo uvijek točno odrediti što nam je stvarno važno za život i posao. Samo učenjem visoko učinkovitog planiranja krenut ćemo putem uspjeha, samospoznaje i harmonije.

Osi i kvadranti

Matrica se sastoji od dvije osi. Okomito označava važnost, a vodoravno hitnost zadatka. Kao rezultat toga razlikuju se četiri kvadranta.

• Gore desno. Stvari su hitne i važne.

Ovdje padaju zadaci ako se nešto neočekivano dogodilo, a vi se morate nositi s neočekivanim stvarima. Ili zbog nepismenog upravljanja vremenom, kada zadaci koji nisu riješeni na vrijeme prelaze iz statusa "važno, ali ne i hitno" u status "ne može se više odgađati". Izuzetak su pitanja zdravlja i sigurnosti, koja uvijek moraju biti prioritet.

Ključno načelo matrice je da se mora učiniti sve što je moguće kako bi se osiguralo da uopće nema unosa u danom kvadrantu. To će značiti da je sve ili gotovo sve pod vašom kontrolom. Samo u ovom slučaju možemo govoriti o izvanrednom poslovne kvalitete, sposobnost pravilnog upravljanja vremenom i postavljanja prioriteta.

• Gore lijevo. Stvari nisu jako hitne, ali važne.

Ovo je glavni sektor. Treba sadržavati najvažnije probleme za vas i/ili vašu tvrtku. Usredotočujući se na ovaj kvadrant, samouvjereno ćete ići prema svojim snovima i živjeti život pun događaja i postignuća.

Ako odugovlačite s rješavanjem problema u gornjem lijevom kvadrantu, ubrzo ćete primijetiti da se popis zadataka iz njega glatko uvlači u prethodni gornji lijevi sektor. Odnosno, počinje hitan slučaj. Kako biste spriječili da se to dogodi, morate biti u mogućnosti delegirati probleme drugim ljudima!

To uključuje smislene dnevne zadatke koji će vam pomoći da izbjegnete probleme u budućnosti. Na primjer, ovo je marketinško planiranje, rebranding, osoblje i financijska pitanja, te sportska i zdravstvena njega, pomoć bližnjima, ugradnja alarma u stanu, osiguranje imovine i sl.

• Dolje desno. Stvari su hitne, ali ne previše važne.

Sadrži pitanja koja nas svojom hitnošću odvlače od mnogo važnijih aktivnosti. Na primjer, potreba za pomoći rođaku da posadi krumpir, molba prijatelja da ga pokupi iz zračne luke, popravci Kućanski aparati, rođendan ne najbližeg i najodanijeg druga itd.

Prskajući se na sve to, sve manje pažnje i vremena počinjete posvećivati ​​pitanjima iz prethodnih kvadranata. Zbog toga trpe vaši interesi, potrebe i težnje. Štoviše, postoji velika vjerojatnost da ćete stvari iz ovog sektora početi premještati u sektor “hitno i važno”. Zbog toga je potrebno biti pedantan u određivanju prioriteta.

• Dolje desno. Stvari nisu hitne i nevažne.

Mnogo je takvih stvari u svakodnevnom životu svake osobe. Kao močvara, potpuno te usisavaju.

U ovu kategoriju spadaju razni kućanski poslovi, ugodne aktivnosti za dušu i manji organizacijski problemi koje možete obaviti kada ste istinski slobodni, a da ne naškodite sebi i društvu. Zvanje prijatelja, dopisivanje na društvenim mrežama, traženje tura za sljedeći odmor, odlazak u kozmetički salon, zamjena par slika na web stranici – na sve to trošite svoju pažnju, energiju, vrijeme itd.

Svi zadaci koji spadaju u ovaj kvadrant trebaju biti dovršeni tek nakon što se riješe problemi iz svih ostalih sektora.

Važno je napomenuti da je matricu aktivno koristio poznati američki stručnjak za visoko učinkovito planiranje Stephen Covey. Uzimajući dijagram bivšeg predsjednika kao osnovu, dopunio ga je svojim razmišljanjima, objašnjenjima i savjetima. Konkretno, prvi sektor nazvao je kriznim sektorom, drugi - kvadratom kvalitete, treći - pragom krize, a četvrti - degradacijom.

S jedne strane, matrica prioriteta je krajnje logična, razumljiva i jednostavna. Ali čim počnete klasificirati zadatke, odmah nastaju problemi. Kako razumjeti što je jednostavno važno, a što kritično? Što treba učiniti odmah, a što može pričekati? Sljedeća tehnika pomoći će u tome.

"Kartezijeve koordinate"

Zove se tako jer se još uvijek temelji na sustavu sijekućih osi, koji je svojedobno stvorio slavni matematičar Rene Descartes. Eisenhowerova matrica i kartezijanski kvadrati imaju isto izgled, no sadržaj je drugačiji. Svakom kvadrantu je dodijeljeno pitanje.

• Gornji lijevi sektor. Što ću dobiti ako to ne učinim?
• Gornji desni sektor. Što ću dobiti ako to učinim?
• Donji lijevi sektor. Što ću izgubiti ako to ne učinim?
• Donji desni sektor. Što ću izgubiti ako to učinim?

Kako koristiti Eisenhowerovu matricu

Mislim da nema potrebe raspravljati o potrebi korištenja metode za određivanje prioriteta između poslovnih i kućanskih zadataka. "Može li biti korisno negdje drugdje?" - pitaš. Odgovor je da, bit će koristan gdje god trebate nešto organizirati. npr.:

• Osobni život.

Pronalaženje liječnika za vašeg brata je hitno i važno. Pomirenje sa supružnikom nije hitno, ali je važno. Kupnja rođendanskog poklona za vašeg drugog rođaka je hitna, ali nije važna. Pošaljite link svom prijatelju na društvenim mrežama smiješan video- nimalo hitno i nevažno.

• Čišćenje ormara i smočnica u kući.

U prvom kvadrantu mogu biti stvari koje vam stvarno trebaju i koje će vam možda trebati doslovno sutra. U drugom - one koje su prijeko potrebne, ali ne sada. U trećem su oni koji će biti potrebni u bliskoj budućnosti, ali tada se mogu odložiti. U četvrtom - što se može odgoditi do sljedeće sezone / dati ljudima u potrebi.

• Briga za Vaše zdravlje.

Želite li pobijediti opaku kroničnu bolest ili se oporaviti nakon operacije? Ili možda samo želite poboljšati svoje cjelokupno blagostanje i dovesti svoje tijelo u red? Da biste to učinili, morate obratiti pažnju na veliki broj stvari - ishranu, trening, odmor, preventivu i lijekovi, fizioterapija itd. Štoviše, ne mogu se i ne trebaju kombinirati sve metode.

Podijelite zadatke u kvadrante kako biste stvorili kompetentnu strategiju oporavka i ocrtali točan plan djelovanja.

**
Kao i uvijek, želim vam uspjeh u potrazi za svojim ciljevima i sretan, uspješan život. Još zanimljivije i 300% korisna informacija naći ćete u mom . Očekuju vas jedinstveni autorski razvoji, detaljne teorijske informacije i veliki broj praktičnih (!) Razvoja.

A ako još imate pitanja, pozivam Vas na individualne konzultacije. pojedinosti.

To je sve. Do novih izdanja. Pretplatite se na vijesti kako ne biste propustili ništa važno. S poštovanjem, vaš Yuri Okunev.

Zašto je tako teško birati između prioritetnih i sporednih zadataka? Istraživanje neuroznanstvenika Antonija Damasija pokazuje da je donošenje odluka neraskidivo povezano s emocijama. Stoga ne čudi da se anksioznost i depresija često karakteriziraju kao stanja zaglavljenosti i nemogućnosti donošenja odluka. Korištenje jednostavnih alata poput Eisenhowerove matrice pomaže ne samo u razumijevanju stvari, već i u smanjenju emocionalnog stresa. S vremenom, savladavanjem principa ovog koncepta, možete lako i brzo odrediti razliku između važnog, hitnog, nevažnog i beskorisnog.

Vjeruje se da Eisenhowerova matrica ima mnogo veze s riječima Dwighta D. Eisenhowera: “Imam dva problema: jedan hitan i jedan važan. Hitno nije važno, ali važno je hitno.”

Dwight D. Eisenhower najpoznatiji je kao 34. predsjednik Sjedinjenih Država (od 1953. do 1961.). Prije nego što je postao predsjednik, bio je general i zapovijedao je savezničkim snagama tijekom Drugog svjetskog rata. Godine 1950. Eisenhower je postao prvi NATO-ov vrhovni saveznički zapovjednik u Europi.

Specifično profesionalna djelatnost neprestano prisiljavao Eisenhowera da donosi teške odluke i da se svaki dan usredotočuje na različite zadatke. Kako bi optimizirao proces, stvorio je svoju metodu, koja je postala nadaleko poznata kao Eisenhowerova matrica. Danas ga mogu koristiti ne samo generali, već i obični ljudi sve do kućanica - pomaže odrediti prioritete tekućih zadataka i dovesti stvari u red.

Kako koristiti Eisenhowerovu matricu

Ovaj je alat prikladan za one koji su voljni i sposobni procijeniti važnost svojih zadataka i jasno ih kategorizirati. Metoda uključuje podjelu zadataka i radnji u četiri skupine:

1. hitno i važno;
2. važno, ali ne hitno;
3. hitno ali ne važno;
4. nije hitno ili važno.

Krajnji cilj Eisenhowerove metode je pomoći u filtriranju nevažnih stvari važne odluke i usredotočite se na ono što je stvarno važno.

Ako Eisenhowerovu matricu zamislite kao sliku, izgledat će ovako:

Značenje kvadranata u matrici

Zadaci se dodjeljuju određenim kvadrantima, koji zauzvrat određuju kada i koliko dugo možete izvršiti zadatak.

• Kvadrant I - "Učini to sada" (hitno i važno)

To uključuje prioritetne zadatke koji zahtijevaju hitnu pozornost. Imaju stroge rokove i moraju se ispuniti prije svega i osobno.

• Kvadrant II - “Odlučite kada ćete to učiniti” (važno, ali ne hitno)

Ovaj kvadrant je strateški dio matrice, idealan za dugoročni razvoj. Elementi koje uključuje važni su, ali ne zahtijevaju trenutnu pozornost. Istovremeno, zadaci imaju određeni rok i također se izvršavaju osobno.

• Kvadrant III - "Delegirati nekome" (hitno, ali ne važno)

Telefonski pozivi spadaju u ovaj kvadrant, elektronička pošta i planiranje sastanaka i događaja. Ove vrste zadataka obično ne zahtijevaju osobnu pažnju jer ne uključuju mjerljiv ishod. Kvadrant III pomaže u smanjenju ometanja važnog posla. Delegiranjem se možete usredotočiti na veće stvari.

• Kvadrant IV - "Učini to kasnije" (nije važno, nije hitno)

Aktivnosti koje spadaju u Kvadrant IV su pomoćne aktivnosti koje ne dodaju nikakvu vrijednost. Jednostavno, to je nešto što se uvijek može odgoditi bez straha od posljedica. Te stvari oduzimaju vrijeme i ometaju važnije zadatke koje stavljate u prva dva kvadranta.

Odabir boje za matricu

Svakom kvadrantu matrice dodijelite boju i povežite je s razinom prioriteta.

Na primjer:

Crveno = hitno.

Žuto = važno, ali ne baš hitno.

Zeleno = hitno, ali nije važno.

Sivo = nije hitno, nije važno.

Dok koristite matricu u profesionalne svrhe, ustanovit ćete da većina problema spada u kvadrante I i III. Aktivnosti kvadranta II daju najznačajnije rezultate jer su to poslovni ciljevi koji utječu na dugoročni uspjeh poslovanja, ali se rijetko klasificiraju kao hitne.

Najteže je razumjeti što vas odvlači od planiranog kursa. Ali ako se možete nositi s ovim temeljnim problemom upravljanja vremenom, riješit ćete se misli o izgubljenim satima. Postavite si dva pitanja koja će vam pomoći da odlučite o svojim dugoročnim strategijama donošenja odluka:

• Kada ćete raditi na važnim, ali ne hitnim poslovima?
• Kada možete odvojiti vrijeme za rješavanje važnih zadataka prije nego što odjednom postanu hitni?

Vrijedno je zapamtiti da ponekad zadaci iz jednog kvadranta neočekivano padaju u drugi. Ako ijedan hitan slučaj, vaši će se prioriteti promijeniti. Na primjer, vlasnik ste male tvrtke, a nezadovoljni kupac zove i traži razgovor s upraviteljem zbog kašnjenja isporuke. Ovaj problem će se odmah uzdići iznad ostalih elemenata u matrici.

Distribucija zadataka po kvadrantima ima neke značajke koje treba uzeti u obzir:

1. Popisi obaveza olakšavaju život. Pazite da prilikom dodjele zadataka koje navedete prava pitanja, koji pomažu odrediti što prvo treba učiniti. Ključna značajka je prioritet.
2. Možete dodati mnoge aktivnosti i zadatke u svaki kvadrant, ali najbolje je da maksimalan iznos ne prelazi više od osam elemenata. Inače ćete se udaljiti od glavnog cilja - izvršenja zadatka.
3. Stvorite zasebne matrice za svoj profesionalni i osobni život.
4. Samo vi možete odrediti razinu prioriteta stavki na vašem popisu. Započnite svako jutro s popisom obaveza iz matrice, a do kraja tjedna vidjet ćete rezultat.

Predložak Eisenhowerove matrice

Kako biste pojednostavili proces distribucije zadataka, koristite predložak koji je razvio Evernote:

Eisenhowerova matrica može se prevesti u softver za upravljanje projektima Trello. Napravite popis obaveza za svaku od četiri ploče (= kvadrant) i napravite zasebnu ploču "Inbox" u koju će ići svi zadaci prije nego što se distribuiraju kvadrantima. To će vam omogućiti vizualnu procjenu vašeg radnog opterećenja.

Eisenhowerova matrica je jednostavan alat koji vam pomaže da izbjegnete stanje paralize analize koje se javlja kad god ne znate odakle početi.