Общие положения

Следующая задача - проведение анализа затрат на качество и составление отчета в том виде, который смог бы оказать помощь руководителям различных уровней, представив им объективную картину в отношении качества.

Анализ затрат на качество - сильный инструмент управления, он в частности используется руководством компании для измерения достигнутого качества и обнаружения проблем, при установлении целей по достижению качества.

Представленный в финансовых терминах и составленный простым языком, отчет по затратам на качество имеет значительные преимущества перед другими видами отчетов по менеджменту. Анализ этого документа оказывает немедленное воздействие и дает сильный толчок каждому, кто его получает.

Высшее руководство должно получить отчет в виде общих форм, обобщающих в целом завод, отдел, группу и т.д. Отчет должен давать общую картину о состоянии качества в компании и быть выполнен в чисто финансовых терминах. Он должен быть доступно и объективно изложен.

Среднее и линейное руководство должно получить более детальную информацию о достигнутом уровне качества в той области деятельности, которой оно руководит. Отчет должен быть очень подробным и представлять данные по типам продуктов, номерам партий и т.д. Основной принцип всех видов анализа затрат на качество - представить каждому, кому он предназначается, информацию по затратам на качество в той форме, которая была бы ему/ей наиболее полезна и наиболее удобна в использовании.

Читающий отчет должен получить информацию, которая позволит:

v сравнить текущий уровень достижений с уровнем прошлого периода, т.е. выявить тенденции;

v сравнить текущий уровень с поставленными целями;

v выявить наиболее значительные области затрат;

v выбрать области для улучшения;

v оценить эффективность программ по улучшению.

Руководитель ожидает получить отчет по затратам на качество, который:

v расскажет ему о тех вещах, которые относятся лишь к его сфере компетенции и ничего более;

v четкий, выразительный, краткий, который не заставляет «копать» для того, чтобы «добыть» информацию;

v подсказывает о возможных направлениях деятельности.

Отчет высшему руководству

Отчет, предназначаемый высшему руководству, может быть построен в виде таблицы и сопровождаться графиком, а также, при необходимости, лаконичными и четкими комментариями. Кроме того, важнейшие моменты могут быть подчеркнуты особо. Например, может быть представлена экономия, возникшая в результате усиления предупредительной деятельности.

Отчет для руководителей среднего звена

Предположим, что составляется отчет для начальника цеха, отвечающего за три производственные линии, например, «X», «Y» и «Z». Предположим также, что эти линии различаются между собой только лишь объемом выпускаемой продукции (т.е. производительностью). Сама же продукция, а так же технологические процессы очень схожи друг с другом на каждой из линий.

Начальник цеха должен иметь для каждой из трех линий информацию по затратам на качество, аналогичную той, что была описана в п.7.2, в качестве отчета для высшего руководства. Однако должна быть представлена только та информация, которая касается лишь сферы деятельности начальника цеха, т.е. отделенная от любой другой и дополненная необходимыми разделами. В результате, начальник цеха может получить итоговый отчет по затратам на качество для каждой линии, в виде, например, таблицы 1.

ЛИНИЯ «Х»

Предупредительные
На контроль
На внутренние потери
На внешние потери
Общие затраты на качество
Общие затраты на качество, отнесенные к объему продаж
Общие затраты на качество, отнесенные к трудоемкости

Анализ качества продукции

Качество продукции - совокупность свойств продукции, способных удовлетворять определенные потребности в соответствии с ее назначением. Количественная характеристика одного или нескольких свойств продукции, составляющих ее качество, называется показателем качества продукции.

Различают обобщающие индивидуальные и косвенные показатели качества.

Обобщающие показатели характеризуют качество всей произведенной продукции независимо от ее вида и назначения:

а) удельный вес новой продукции в общем ее выпуске;

б) удельный вес продукции высшей категории качества;

в) средневзвешенный балл продукции;

г) средний коэффициент сортности;

д) удельный вес аттестованной и неаттестованной продукции;

е) удельный вес сертифицированной продукции;

ж) удельный вес продукции, соответствующей мировым стандартам;

з) удельный вес экспортируемой продукции, в том числе в высокоразвитые промышленные страны

Индивидуальные показатели характеризуют полезность (жирность молока, содержание белка в продукте и т.д), надежность (долговечность, безотказность в работе), технологичность (трудоемкость и энергоемкость).

Косвенные – штрафы за некачественную продукцию, объем и удельный вес забракованной продукции, потери от брака и т.д.

В процессе анализа изучают динамику этих показателей, выполнение плана по их уровню, причины их изменений.

Для обобщающей оценки выполнения плана по качеству продукции используют разные методы. Сущность балльного метода оценки состоит в определении средневзвешенного балла качества продукции, и путем сравнения фактического и планового его уровня находят процент выполнения плана по качеству.

Кроме того, оценка выполнения плана по качеству продукции производится по удельному весу забракованной и зарекламированной продукции.

Качество продукции является параметром, оказывающим влияние на такие стоимостные показатели работы предприятия, как выпуск продукции (ВП), выручка от реализации (В), прибыль (П).

Изменение качества затрагивает прежде всего изменение цены и себестоимости продукции, поэтому формулы для расчета будут иметь вид

где Ц 0 , Ц 1 – соответственно цена изделия до и после изменения качества;

С 0 , С 1 – себестоимость изделия до и после изменения качества;

VВП К - количество произведенной продукции повышенного качества;

РП К - количество реализованной продукции повышенного качества.

Косвенным показателем качества продукции является брак.

Он делится на исправимый и неисправимый, внутренний (выявленный на предприятии) и внешний (выявленный у потребителя).

Выпуск брака ведет к росту себестоимости продукции и снижению объема товарной продукции, снижению прибыли и рентабельности.

В процессе анализа изучают динамику брака по абсолютной сумме и по удельному весу в общем объеме выпущенной продукции, определяют потери от брака и потери продукции.

Пример.

1. Себестоимость забракованной продукции - 500 тыс. руб.

2. Расходы по исправлению брака - 80 тыс. руб.

3. Стоимость брака по цене возможного использования - 150 тыс. руб.

4. Сумма удержания с виновных лиц - 10 тыс. руб.

5. Потери от брака (стр1 + стр2 – стр3 – стр4) = 420

Для определения потерь продукции нужно знать фактический уровень рентабельности.

Путь для нашего примера стоимость товарной продукции в действительных ценах составляет 104300 т. руб., а ее себестоимость 94168 тыс. руб.

Тогда фактический уровень рентабельности:

(104300 - 84168)/ 84168 . 100 = 23,9%.

Потери товарной продукции: 420 . 1,239 = 520, 38 тыс. руб.

После этого изучают причины снижения качества и допущенного брака продукции по местам их возникновения, центрам ответственности и разрабатываются мероприятия по их устранению.

Основными причинами снижения качества продукции являются: плохое качество сырья, низкий уровень технологии и организации производства, низкий уровень квалификации рабочих и технического уровня оборудования, аритмичность производства.

Средний коэффициент сортности можно определить двумя способами: отношением количества продукции I сорта к общему количеству; отношением стоимости продукции всех сортов к возможнойстоимости продукции I сорта (табл. 18. II):

Отсюда коэффициент сортности: по плану - 0,833 (28 800/ 34 560), фактически - 0,908 (27 468/30 240). Выполнение плана по качеству - 109 % (0,908/0,833). Средневзвешенная цена по плану - 500 тыс. руб., фактически - 545 тыс. руб., что по отношению к плану также составляет 109 %.

Вторая задача анализа - определение влияния качества продукции на стоимостные показатели работы предприятия: выпуск товарной продукции (ТП ), выручку от реализации продукции (В ) и прибыль (П ). Расчет производится следующим образом:

где Ц О и Ц 1 - соответственно цена изделия до и после изменения качества; Со и C 1 - соответственно уровень себестоимости изделия до и после изменения качества; K 1 - количество произведенной продукции повышенного качества; VРП 1 - объем реализации продукции повышенного качества.

Если предприятие выпускает продукцию по сортам и произошлоизменение сортового состава, то вначале необходимо рассчитать, как изменились средневзвешенная цена и средневзвешеннаясебестоимость единицы продукции, а затем по приведенным выше алгоритмам определить влияние сортового состава на выпуск товарной продукции, выручку и прибыль от ее реализации.

Средневзвешенная цена рассчитывается следующим образом:

Расчет влияния сортового состава продукции на объем ее производства в стоимостном выражении можно произвести по всем четырем способам, описанным в предыдущем параграфе, которые применяются при анализе структуры производства продукции. Выполним этот расчет способом абсолютных разниц (табл. 18. 12).

В связи с улучшением качества продукции (увеличением доли продукции I сорта и уменьшением соответственно доли продукции II и III сортов) средняя цена реализации по изделию А выше плановой на 450 тыс. руб., а стоимость всего фактического выпуска - на 2268 млн руб.(450 тыс. руб. х 5040 туб).

Аналогичные расчеты делают по всем видам продукции, по которым установлены сорта, после чего результаты обобщаются.

Косвенным показателем качества продукции является брак. Он делится на исправимый и неисправимый, внутренний (выявленный на предприятии) и внешний (выявленный потребителями). Выпуск брака ведет к повышению себестоимости продукции, уменьшению объема товарной и реализованной продукции, снижению прибыли и рентабельности.

В процессе анализа изучают динамику брака по абсолютной сумме и удельному весу в общем выпуске товарной продукции; определяют потери от брака:

Для определения потерь товарной продукции необходимо знать фактический уровень рентабельности. В нашем примере стоимостьтоварной продукции в действующих ценах составляет 104 300 млн руб., а ее себестоимость - 84 168 млн руб. Отсюда фактический уровень рентабельности равен +23,9 % (104 300 - 84 168)/84 168 х 100). Это означает, что фактический уровень цены выше себестоимости продукции в 1,239 раза. Потери же товарной продукции равны 420 х 1,239 = = 520,4 млн руб., или 0,5 % от стоимости фактического выпуска.

Затем изучаются причины понижения качества и допущенного брака продукции по местам их возникновения и центрам ответственности и разрабатываются мероприятия по их устранению. Основными причинами понижения качества продукции являются плохое качество сырья, низкий уровень технологии и организации производства, квалификации рабочих, аритмичность производства и др.

Заказчик обязан обеспечить поставщика непрерывно поступающей информацией о качестве их работы. Такая информация должна быть своевременной, четкой, последовательной и направляться заинтересованным в ней специалистам поставщика.

Своевременность представления информации зависит от степени ее важности.

Уведомление об обнаружении дефектной продукции должно направляться незамедлительно или по крайней мере через несколько часов после обнаружения дефекта. Нет ничего предосудительного в заблаговременном предупреждении поставщика о возможном возникновении проблемы, степень серьезности которой еще не установлена заказчиком. Подобное предупреждение позволит поставщику заблаговременно проверить процесс и остановить производство, если проблема действительно имеет место. Кроме того, мнение поставщика имеет большое значение для выявления наиболее вероятных причин возникновения проблемы и ускорения всего процесса корректирующих воздействий.

Не менее важным является регулярное представление информации о качестве работы поставщика при отсутствии проблем. Даже те поставщики, продукция которых отвечает предъявляемым требованиям на 100 %, должны регулярно получать информацию, подтверждающую удовлетворительный уровень качества выпускаемой ими продукции. Отчеты, содержащие такую информацию, должны публиковаться по крайней мере ежемесячно.

Отчеты должны включать четкую информацию, особенно при обнаружении дефектов. Такая информация, как номера поставок, точное указание объемов поставок и характеристика дефектов, имеет исключительно важное значение для поставщика при принятии необходимых мер. Для заказчика представляется важной информация, включающая фамилию контролера, выявившего проблему или осуществившего первоначальные замеры, описание используемого оборудования или методов контроля и конечное распределение изделий. Такая информация может быть весьма полезной при решении повторяющихся проблем, долгосрочном управлении производственной деятельностью поставщика и рассмотрении проблем, возникающих при эксплуатации конечного изделия.

Требование, устанавливающее последовательность представления информации о рабочих характеристиках продукции поставщика, может явиться результатом возникновения серьезной проблемы, поскольку такие различные представители заказчика, как покупатели, инженеры-технологи, специалисты в области качества, проектировщики изделия и руководители, не могут находиться в постоянном контакте с поставщиком. Ничто не представляет для поставщика более серьезной проблемы, нежели получение противоречивой или непоследовательной информации. К сожалению, эта проблема становится особенно критичной в то время, когда требуется точная информация, позволяющая решать возникшую проблему. Обеспечение представления последовательной информации является обязанностью покупателя.

Представление последовательной информации на долгосрочной основе имеет большое значение при подготовке отчетов о деятельности поставщика. Поскольку заказчики стремятся к совершенствованию своих систем, обеспечивающих управление качеством входных материалов, происходят необходимые изменения принципов выборки образцов, процедуры устранения отбракованной продукции, методов контроля и т. д. Многие из этих изменений могут вызвать изменения в оценке качества продукции поставщика без включения изменений в производственный процесс.

Заказчикам зачастую не удается представить информацию о деятельности поставщика непосредственно тем, кто занимается этими вопросами. Отчеты о качестве выпускаемой продукции обычно направляются специалистам поставщика, которые занимаются проблемами качества. Такие отчеты должны, конечно же, направляться им. Однако это не единственный адресат. В таких отчетах заинтересованы производственники и специалисты, занимающиеся реализацией продукции. Они также должны направляться руководству высшего звена, которое оказывает наиболее эффективное воздействие на определение политики всей организации в области обеспечения качества.

Еще нередки случаи, когда заказчики обращаются за помощью к руководителю высшего звена как к последней инстанции в отчаянной попытке решить хроническую проблему качества и узнают, что он впервые слышит об этой проблеме. Вину за подобную ситуацию можно в равной степени распределить между заказчиком и поставщиком.

Количественная оценка деятельности поставщика

Качество наряду со своевременностью поставки и расходами является одним из трех критериев оценки деятельности поставщика. Всесторонняя система оценки качества поставщика должна включать все эти три критерия.

Существует много методов оценки деятельности поставщика, однако усложнять расчеты не рекомендуется. Предпочтительным представляется применение простого метода, позволяющего произвести одну оценку и выявить отдельные показатели качества, своевременности поставки и расходов.

Каждый из этих показателей может отличать свойственная ему сложность. В прошлом оценки качества основывались зачастую на допустимых нормах брака в партии. Однако при ориентации на нулевую дефектность более целесообразными представляются допустимые нормы брака из расчета нескольких деталей на миллион (тем не менее сплошной контроль продукции, необходимый для точного определения норм брака из расчета нескольких деталей на миллион, обычно не является экономичным). В данном случае рекомендуется прибегнуть к показателю качества, основанному на результатах постоянно проводимых проверок системы управления процессом поставщика. Показатель качества поставщика должен отражать любые проблемы, возникшие после приемки изделий как на производственной линии, так и в условиях эксплуатации.

В соответствии с оценками качества различные дефекты могут определяться по-разному, а именно: критические, значительные и незначительные, или второстепенные. Однако такие второстепенные дефекты, как неправильная или некачественная упаковка, незначительные отклонения в «нефункциональных» размерах, могут заклинить робот, отрицательно сказаться на системе транспортировки, явиться причиной переделки оборудования и т. д. Таким образом, классификация дефектов не представляется реалистичной. Все дефекты в равной степени могут отри цательно сказаться на качестве выпускаемой продукции в условиях высокоэффективного производства. Кроме того, понятие несущественного дефекта не отвечает ориентации на нулевую дефектность.

Самым простым для расчета показателем является показатель качества поставки. Необходимо установить конкретные допустимые пределы, обусловливающие своевременную поставку. Самая простая система предусматривает подразделение поставок на своевременные и несвоевременные. Более сложная система предусматривает наложение различных штрафов в зависимости от того, является ли поставка преждевременной или запоздалой. Преждевременная поставка также подпадает под категорию несвоевременных, поскольку она означает избыточный запас и трудности, связанные с размещением поставленной продукции.

Определение показателя расходов поставщика может быть как весьма затруднительным, так и отчасти произвольным. Показатель, сопоставляющий несколько цен поставщика с самыми низкими расходами, является привлекательным, однако это может привести к случайному разглашению конфиденциальной информации о поставщике. Кроме того, ориентация на меньшее число поставщиков снижает значимость такого показателя. В основе другого подхода к определению показателя расходов может лежать определение эффективности деятельности поставщика по отношению к запланированному сокращению затрат, если такое положение закреплено долгосрочным контрактом. Однако наилучшим решением при определении показателя расходов поставщика является сопоставление фактических цен со стоимостью по оценке.

Как проанализировать движение запасов и остатк и в кладовых цехов?

Как оценить объем ы и движени е незавершенного производства ?

Как про анализ ировать затрат ы текущего месяца по заказам и оборотно-сальдовых журналов ?

З акрытие отчетного периода на производственно м предприяти и предполагает подготовку цепочки производственных отчетов. Показатели, которые содержат с я в таких отчетах, используются для оценки эффективности работы структурных подразделений, поиска резервов и способов сокращения расходов, премирования работников, принятия управленческих решений. Рассмотрим ежемесячные управленческие отчеты производственной компании, показатели и иные данные, которые в них содержатся , для позаказной системы учета.

Отчеты

Отчеты, которые мы будем рассматривать, могут применяться при работе с заказами:

если предприятие применяет позаказную систему учета затрат и формирования себестоимости в основном производстве в качестве средства увязки производственных затрат и производственных планов с конкретными изделиями, договорами, внешними заказчиками (об этом и пойдет речь в статье);
во вспомогательном производстве, например, если заказы открываются на изготовление приспособлений и оснастки, необходимых для основного производства;
если предприятие выделено в отдельное юридически обособленное лицо в структуре холдинга и изготавливает продукцию только для этого холдинга (цель — обеспечить руководство необходимыми отчетными данными).

Самый удобный для анализа отчетов и показателей период — месяц: отчеты обработаны, сверки и проводки сделаны, общепроизводственные и иные косвенные расходы начислены. Есть и другие преимущества:

во-первых, это не слишком большой период времени, но уже можно увидеть общую картину;
во-вторых, за рутинной работой бухгалтер, экономист воспринимает суммы затрат — что 100 руб., что 100 тыс. руб. — одинаково, ведь документальное оформление, проводки одни и те же;
в-третьих, сроки еще не критичны, можно исправить ситуацию, выработать комплекс мероприятий, принять нужное управленческое решение.

К сведению

Проблема многих предприятий — большие объемы незавершенного производства (НЗП), поэтому работа с отчетами и анализ показателей должны быть направлены в том числе на оптимизацию объемов НЗП.

Склад цехов

Рассмотрим порядок составления отчетов и анализа показателей на примере машиностроительного предприятия ООО «Изготовитель», которое выпускает промышленное оборудование, запчасти и детали для ремонта оборудования.

Характер производства — единичный и мелкосерийный.

Применяется позаказная система учета затрат. Это значит, что товарно-материальные ценности (ТМЦ), находящиеся на складе, предназначены для конкретных заказов. Поэтому в форме «Итоги по складам цех ов » должны быть отражены все остатки по заказам:

ООО «Изготовитель»

Итоги по складам цехов , тыс. руб.

Отчетный период: март 2015 г.

№ п/п	Показатель	Цехи по отчетным периодам
		Заготовительный цех			Механосборочный цех
		Февраль	Март	Отклонения	Февраль	Март	Отклонения
		Февраль	Март		Февраль	Март
	Остаток на начало периода
	Приход ТМЦ со склада
	Приход ТМЦ с участка по межцеховой кооперации
	Оприходованы по акту отходы производства
	Взяты в учет ТМЦ, ранее списанные на заказы (демонтированы с изготавливаемого оборудования по конструкторским решениям, приказам на списание)
	Прочий приход
	Оприходованы излишки на основании инвентаризации
	Итого приход
	Выдано из кладовой на заказы на установку, сборку (списано на незавершенное производство)
	Списание по актам на списание — брак, естественная убыль, дефекты в материале, приказ на списание
	Возврат на склад
	Передача по межцеховой кооперации на другие участки/цеха
	Прочий расход
	Списана недостача по результатам инвентаризации
	Итого расход
	Остаток на конец периода

Экономист Краснова Н. Г. Краснова

Анализ показателей проводят в сравнении с прошлым месяцем. В зависимости от специфики производства, факторов сезонности для сравнения можно брать аналогичный месяц прошлого года или период, который на предприятии принят базовым для сравнений. Например, отчет «Итоги по складам цехов» можно использовать до ввода в эксплуатацию высокопроизводительной производственной линии.

В нашем случае объем заказов не повышался, сальдо на начало и конец периода по кладовым отдельных цехов незначительно уменьшилось (на 22,41 % по заготовительному цеху и на 19,23 % — по механическому), то есть эффективность работы цехов не снизилась. А вот чтобы ответить на вопрос, улучшилась ли эффективность работы каждого отдельного цеха и предприятия в целом, необходим более детальный анализ.

Деталь взял один цех, выполнил свою операцию, потом передал другому цеху для выполнения следующей операции (строки 3 и 12). Объем движения ТМЦ определяется сложностью изделия, спецификой технологического процесса.

Возврат ТМЦ

Совсем другое дело — показатель возвратов на склад (строка 11). Здесь необходимо выяснить:

по каким заказам были возвращены ТМЦ на склад;
причину возврата;
кто виновен, что ТМЦ не подошли или оказались не нужны.

Если причина возврата ТМЦ на склад — отказ покупателя от договора на приобретение оборудования, значит, в договоре необходимо предусматривать штрафные санкции за такое расторжение.

В любом случае при возврате ТМЦ на склад необходимо выяснить, могут ли они применяться на других заказах или это узкоспецифичные ТМЦ, которые закупались специально для изготовления конкретного оборудования. В последнем случае ТМЦ для предприятия — прямой «неликвид».

Еще одна причина возврата — ТМЦ не подошли по параметрам (например, в случае если это экспериментальное оборудование или оборудование, которое изготавливается впервые).

В марте 2015 г. возврат на склад по заготовительному цеху составил 50 тыс. руб. — сумма небольшая в масштабах предприятия. Заготовительный цех возвращает на склад металл, который является основным материалом и будет применен на другом заказе.

В механосборочном цехе все намного сложнее: речь идет уже о комплектующих, блоках, покупных узлах, которые достаточно редко применяются на другом заказе.

Экономисту нужен подробный перечень возвращаемых ТМЦ. Указанный перечень ежемесячно должна рассматривать контроллинговая группа, в состав которой входят конструктор ы , технолог и , снабженц ы , менеджер ы по продажам, специалист ы планово-производственной службы (далее — ППС). Задача группы — определить, что делать дальше с ТМЦ:

возвращать поставщику (если это возможно по условиям договора с поставщиком, хотя на практике это труднореализуемо);
применять на другом заказе;
произвести конструкторскую замену без потери технических качеств и с согласия заказчика в одном из действующих заказов (чтобы применить узел, сданный на склад, а не закупать схожий, но с другими параметрами).

Основание для возврата ТМЦ на склад отражается в соответствующей графе отчета «Перечень ТМЦ, возвращенных на склад» .

С одной стороны, основание для возврата должно быть обоснованным в контрольных целях, для исключения халатности. А с другой — формальность не должна быть жестким препятствием для сдачи ТМЦ на склад. В противном случае не нужные ТМЦ будут оседать на складах или в укромных углах производственных цехов, а вопрос, что с ними делать, — автоматически отложен до формирования себестоимости по заказу и сдачи готового изделия на склад. Между тем изготовление оборудования по заказу занимает несколько месяцев, и узел мог быть за это время уже применен на другом заказе — конструкторы, прорабатывающие новое изделие, могли вписать его в конструкцию другого оборудования.

ООО «Изготовитель»

Перечень ТМЦ, возвращенных на склад за март 2015 г .

Подотчетное лицо: Механосборочный цех

№ п/п	Заказ								Основание для возврата
№ п/п		Наименование	Наименование	Артикул	Единица измерения	Кол-во	Цена, руб.	Сумма, руб.	Основание для возврата
									Разрешение конструктора № 15 от 10.02.2016
		Захват (рычажный)							Изменение конструкции по заявке заказчика
									Изменение конструкции по заявке заказчика
		Итого по заказу 257

		Всего						850 000,00

Зав.складом Михайленко Е. А. Михайленко

Экономист Краснова Н. Г. Краснова

Отходы производства

Отходы производства должны оприходоваться (строка 4 отчета «Итоги по складам цехов») не реже одного раза в месяц.

Отметим, что в данном случае все зависит от специфики каждого цеха. Например, в заготовительном цехе отходы — это остатки и куски труб, кругов, швеллеров, листов, которые уже не могут применяться для раскроя из них заготовок деталей; в механосборочном цехе — металлическая стружка, образующаяся в результате обработки заготовок деталей.

Суммы ТМЦ, котороые при этом ставятся в учет, небольшие, но для предприятия, например, сдача металлолома — один из способов пополнить свои оборотные средства. Но в большей степени это дисциплинированность материально-ответственных должностных лиц, порядок в учете, на рабочих местах, высвобождение производственных кладовых и иных помещений от ненужных отходов.

Что касается показателя «Списание по актам на списание — брак, естественная убыль, дефекты в материале, приказ на списание » (графа 10), необходимо учитывать следующее:

специфику используемых материалов по каждому цеху. Если к ним применяются нормы естественной убыли, то кладовщики должны своевременно оформлять акты на списание естественной убыли по своим цехам. Это позволит видеть реальные остатки по ТМЦ и, соответственно, правильно рассчитать нормы расхода материалов;
если в текущем месяце был брак, то экономисту необходимо проанализировать такие заказы и определить, как брак отразился на их себестоимости;
если руководством предприятия были изданы приказы на списание по отдельным заказам, задача экономиста — проконтролировать, прошли ли по заказам, указанным в этом приказе: сдача ТМЦ на склад, списание и уценка отдельных ТМЦ, надлежаще ли оформлены акты списания. Если этого не делать, себестоимость заказа не будет корректной.

Конечно, такие аспекты должны контролироваться и в повседневной работе, но за решением текущих производственных вопросов о «нерегулярных» учетных операциях экономист или бухгалтер могут забыть, не потребовать вовремя от цехов первичные документы, а вот при закрытии месяца на этом концентрируется особое внимание.

Экономист при закрытии месяца должен обратить внимание и на показатель «Взяты в учет ТМЦ, ранее списанные на заказы (демонтированы с изготавливаемого оборудования по конструкторским решениям, приказам на списание)» (графа 5).

Большие значения — это предпосылки к возвратам на склад. Сняли то, что раньше списали — это и конструкторская ошибка (встречается в единичном производстве), и кардинальные изменения по заказу (например, если заказчик захотел изменить одну модель оборудования на другую). Разбирательство по таким суммам проводится в разрезе заказов, с привязкой к условиям договоров, с пояснениями (лучше письменными) конструкторов. Большие суммы по этому показателю - это не эффективная работа предприятия.

Показатели « Оприходование и списание в результате инвентаризации » анализируются членами инвентаризационной комиссии. Но экономисту необходимо знать, по каким заказам были отклонения и как выявленные излишки и недостачи ТМЦ отразились на себестоимости заказов.

НЗП по заказам

После анализа остатков по заказам в кладовых цехов экономист приступает к анализу незавершенного производства по заказам. Принцип такой: если ТМЦ лежит на полке, над ним не выполнялись операции, значит, это объект учета «кладовая»; если над деталью была выполнена операция или несколько единиц деталей собраны в узел, сварены и установлены — это уже НЗП. Отсюда и разные формы для анализа.

Анализ отчета «Итоги по незавершенному производству цехов» аналогичен анализу отчета по кладовой.

ООО «Изготовитель»

Итоги по незавершенному производству цехов, тыс. руб.

Отчетный период: март 2015 г.

Сравнение с периодом: февраль 2015 г.

№ п/п	Показатель	Цехи по отчетным периодам
		Механосборочный цех			Сварочный цех
		Февраль	Март	Отклонения по механосборочному цеху	Февраль	Март	Отклонения по сварочному цеху
		Февраль	Март		Февраль	Март
	Остаток на начало периода
	Выполнена установка, сборка (образование НЗП)
	Приход НЗП по межцеховой кооперации
	Прочий приход
	Итого приход
	Передача НЗП по межцеховой кооперации
	Списание НЗП по акту на списание, дефектному акту, приказу
	НЗП отнесено на себестоимость готовой продукции
	Прочий расход
	Итого расход
	Остаток на конец

Экономист Краснова Н. Г. Краснова

Анализ НЗП по заказам начинается с оценки остатков НЗП на начало и конец каждого периода. Для анализа экономист должен иметь данные о том, какие заказы были завершены, продукция сдана на склад, поскольку показатель графы 8 «НЗП отнесено на себестоимость готовой продукции » значительно превышает суммы НЗП, образовавшегося за этот период (показатель «Выполнена установка, сборка» графа 2).

В нашем случае характер производства единичный, характеризуется неритмичностью производства, поэтому выпуск готовой продукции в марте 2015 г. значительно ниже, чем в феврале: механосборочный и сварочный цехи каждый по 3000 тыс. руб. Эту фактическую цифру необходимо сопоставить с плановой (выполнены ли объемы работ по запланированным заказам).

Показатель «НЗП отнесено а себестоимость готовой продукции» (графа 8) один из самых важных показателей в работе ПЭО и всего предприятия в целом. Хорошо, если значение графы 8 превышает значение графы 2 «Выполнена установка, сборка (образование НЗП)».

Еще один важный показатель — «Выполнена установка, сборка (образование НЗП)» (графа 2). Его значение должно совпадать со значением показателя «Выдано из кладовой на заказы на установку, сборку» (графа 9) формы «Итоги по кладовой цехов». То есть то, что взято с полки в кладовой, должно попасть на изделие (исключение — уже описанные виды движения на кладовой, графы 10-14).

Межцеховая кооперация по НЗП, когда узлы передаются с одного участка на другой и каждый цех понимает, за какую сумму НЗП он несет ответственность, — нормальный производственный процесс.

Если значение графы 2 значительно превышает значение графы 8, то есть образование НЗП в текущем периоде значительно превышает отнесение НЗП на готовую продукции, необходимо выяснить, с какими заказами это связано. Если это трудоемкие заказы, предусматривающие изготовление оборудования в течение 3-6 месяцев, то это нормальная ситуация. Но если увеличилось количество мелких, но не трудоемких заказов, экономист должен выяснить, не нарушались ли сроки сдачи по ранее запущенным в производство заказам, не приведет ли это к штрафным санкциям. В этом случае ППС должна внести коррективы в свои графики, чтобы доделать уже начатые заказы и сдать их на склад и только затем приступать к выполнению других мелких заказов.

Если на машиностроительном предприятии практикуется создание складского запаса запчастей, которые приобретаются покупателями, то в производство должны запускаться оптимальные партии. Понятно, что производственникам удобнее и выгоднее (особенно при сдельно-премиальной оплате) запускать в производство крупные однотипные партии, экономить таким образом подготовительно-заключительное время и трудозатраты за счет большого числа деталей в партии. Но при этом необходимо учитывать, что это одновременно необоснованный «захват» оборотных средства и так неритмично работающего предприятия.

Из-за такого рода заказов, ориентированных на склад и запущенных в значительных объемах, у предприятия может не хватить средств на закупку материалов и комплектующих для крупного заказа на изготовление оборудования.

В то же время изготовление небольших партий запчастей позволит сгладить неритмичность работы цехов, не дать простаивать рабочим, а отдел продаж сможет реализовать этот объем запчастей достаточно быстро, обеспечив поступление денежных средств, на складах не образуются завалы.

Управление заказами

Но обобщенных данных недостаточно, в ходе закрытия отчетного периода экономист должен «пройтись» по всем заказам.

Два следующих отчета экономисту необходимо рассматривать и анализировать вместе:

оборотно-сальдовый журнал действующих заказов — показывает обороты по всем заказам;
затраты по действующим заказам — расшифровывает затраты текущего периода (приходную часть предыдущей формы), дает представление о характере проведенной в отчетном месяце работы.

По заказам 263 «Корзина 698.56.000» и 270 «Захват 1563.18.000» все в порядке: работы закончены в марте, продукция сдана на склад, определена себестоимость, изготовленная продукция передана заказчикам.

По заказам 260 «Штуцер 1814.22.000» и 262 «Вал 174.56.000» тоже нормальная производственная ситуация: незначительные затраты прошли в прошлом месяце, значительные объемы — в текущем. Имели место трудозатраты с сопутствующими начислениями, косвенными затратами, на заказы списаны материалы.

Подозрение у экономиста должна вызывать ситуация, если затратами текущего периода являются только материалы. В этом случае необходимо подтвердить правильность отнесенных затрат, поднять первичные учетные документы.

Это относится к заказу 256 «Конвейер ленточный 20 м»: в отличие от предыдущих заказов затраты текущего периода ничтожны по сравнению с уже накопленной суммой по заказу, то есть это трудозатраты без списания материалов. Причем основная зарплата всего 600 руб., остальные затраты непрямые — отнесены на заказ уже используя именно зарплату в качестве базы распределения. Что можно было сделать на крупном оборудовании за такую сумму зарплаты? Несколько причин возникновения таких ситуаций.

Ситуация первая

Т рудозатраты ошибочно отнесены на этот заказ

Мастер ошибся, указывая в наряде этот номер заказа, или бухгалтер/экономист при обработке нарядов неправильно выбрали номер заказа из справочника. Это и необходимо перепроверить в первую очередь.

Такие ситуацию на практике могут встречаться достаточно часто, особенно когда одни и те же детали предусмотрены конструкциями изделий на разных заказах. Если же учетный работник выбрал заказ из справочника неправильно и в попытке отнести трудозатраты на заказ не нашел нужную деталь или операцию, это спасает от ошибки.

Ситуация в торая

Н а заказе действительно было необходимо выполнить мелкую работу — установить дефицитную запчасть, которую ждали пока привезут снабженцы.

Тогда остается открытым вопрос, работы закончены или нет. Если проблема только в том, что еще не оформлен паспорт на оборудование, а оборудование готово и находится на складе, а не числится незавершенкой в производстве с точки зрения технических нормативов, необходимо оформить изделие как готовое.

Ситуация т ретья

З аказ предполагает выполнение еще определенн ый объем работ, цех начал выполнять работу, о потом опять отложил, так как поступило указание выполнить более срочный заказ.

Экономисту необходимо убедиться в целесообразности такого решения, выяснить, кто дал такое указание, ведь сумма в 561,9 тыс. руб. висит в «незавершенке», была ли производственная возможность закончить заказ в этом месяце, тем более что договорная дата передачи покупателю — 02.04.2015 (как правило, на момент анализа дата уже просрочена).

Такая ситуация может возникнуть и в случае, когда в ход производственного процесса вмешивается заинтересованный менеджер по продажам и по договоренности с мастером меняет очередность заказов в работе, ведь менеджер получает бонусы за сделку в том отчетном периоде, когда заказ отгружен клиенту. Конечно, это в ущерб предприятию, но на руку отдельному менеджеру отдела продаж.

Обратите внимание!

Отдельные сотрудники отдела продаж не должны иметь возможность непосредственно влиять на ход производственного процесса — изменения должны пройти через ППС. Если такие ситуации все-таки имеют место, экономист должен предложить измененить систему мотивации сотрудников отдела продаж.

Особое внимание необходимо обратить на заказы 257 и 272.

Заказ 257 «Захват (рычажный)» — нет затрат, продукция не сдана на склад. Но до сдачи заказчику время еще есть — до 20.05.2016. Вполне возможно, что этот заказ пока отложили и выполняют заказы с более высокой приоритетностью. Такого рода заказы используются для более ритмичной работы предприятия, для обеспечения постоянно загрузки рабочих. Но когда экономист будет анализировать этот заказ уже при закрытии апреля, а ситуации не изменится — заказ опять будет без движения, а сроки уже поджимают, экономист должен выяснить, почему приостановлены работы, и действовать по аналогии с заказом 272.

Недопустимой является ситуацию по заказу 272 «Конвейер шнековый 40 м»: срок сдачи приближается, работы в текущем месяце не проводились, сумма НЗП крупная — 800 тыс. руб. Одна из причин приостановки работ — заказчик не внес очередной платеж. Экономисту необходимо удостовериться, что юрист компании в курсе ситуации.

Часто бывает так, что даже когда постоянный или вип-клиент нарушает договор, отдел продаж не сообщает юристу, ждет, пока заказчик исполнит обязательство. Но подключение юриста к такому вопросу просто необходимо. Например, часто по договорным условиям не предполагается, что нарушение обязательств заказчиком по оплате автоматически освобождает производителя от поставки: непоставка в срок, даже в случае просрочки платежа от заказчика, приводит к штрафным санкциям по отношению к компании-производителю.

Другая причина приостановки работ — объем работ остался незначительный, и поскольку срок сдачи только 15.04.2015, производственники планируют выполнить работы в первых числах апреля. Это не нарушение, но это риск. Ведь из-за незначительных затрат под угрозой вся сумма заказа — 800 тыс. руб. плюс штрафные санкции. Например, в результате неблагоприятных погодных условий перемерзло отопление в цехе (не всегда докажешь, что это форс-мажор), заболел ключевой рабочий. Необходим менее рискованный подход в планировании работ, не только ориентация на сроки, но и на сумму заказа (у заказа 272 должен быть высокий уровень приоритета).

ООО «Изготовитель»

Затраты по действующим заказам, тыс. руб.

Отчетный период: март 2015 г.

Статья/элемент затрат

	Конвейер скребковый 1513.45.000	Конвейер ленточный 20м.	Захват (рычажный)	Штуцер 1814.22.000	Вал 174.56.000	Корзина 698.56.000
Материалы, в т.ч.


Резинотехнические изделия
Лакокрасочные материалы
Электрогруппа
Прочие материалы
Зарплата со страховыми взносами, в т.ч.
Основная зарплата
Дополнительная зарплата
Страховые взносы
Общепроизводственные затраты
Общехозяйственные затраты
Внепроизводственные затраты
Итого							23355,00

Экономист Краснова Н. Г. Краснова

На основании всех производственных и финансовых документов экономист предоставляет топ-менеджменту — директору и председателю контроллинговой группы — пояснительную записку. Пояснительная записка должна содержать заключения экономиста, в отдельных случаях — рекомендации и предложения.

Созывается производственное совещание контроллинговой группы. Ее основная задача — эффективное управление заказами, оптимизация работы предприятия. Рассматриваются результаты работы по отчетный месяц, подводятся итоги, вырабатывается план мероприятий по рискам негативных аспектов в будущем, виновных сотрудников лишают премии, либо сотрудники премируются за качественное и эффективное выполнение работ по заказам.

Вывод

Для слаженной работы предприятия каждый специалист должен быть на своем месте, осознавать свою работу и ответственность, понимать, как неправильные решения отражаются на финансовом состоянии и репутации предприятия.

Для оптимизации всего процесса и принятий правильных решений специалисту необходима информация о работе всех отделов, их функциях, ответственности, документообороте предприятия и т. д. Он должен разбираться в показателях отчетов, уметь анализировать и предвидеть перспективы развития компании на несколько шагов вперед с учетом возможных рисков.

17.1Общие положения

Система качества должна включать мероприятия по идентификации, сбору, обозначению, составлению картотеки, накоплению, хранению, обслуживанию и поиску относящейся к качеству документации и регистрации данных о качестве. Следует разработать политику в области готовности и доступа к зарегистрированным данным о качестве для потребителей и поставщиков, а также политику по процедуре внесения изменений и модификаций в различные типы документов.

17.2Документация по качеству

Система качества должна обеспечивать наличие необходимой документации, позволяющей следить за развитием и достижением требуемого качества продукции и эффективным функционированием системы качества. Она должна включать соответствующую документацию субподрядчика. Вся документация должна быть четкой, датированной (включая даты пересмотров), понятной, удобной для идентификации и вестись в соответствии с установленными требованиями. Вся информация может быть в виде твердой копии или храниться в памяти ЭВМ.

Кроме того, система качества должна предусматривать методы устранения и/или изъятия устаревшей документации, используемой при производстве продукции.

Ниже приведены примеры типов документов, которые должны находиться под контролем:

- чертежи;

Технические условия;

Инструкции по проведению осмотра;

Методики испытаний;

Рабочие инструкции;

Операционные карты;

Руководство по качеству (см. 5.3.2);

Операционные процедуры;

Процедуры обеспечения качества.

17.3Регистрация данных о качестве

Система качества должна предусматривать в рабочем состоянии данных, демонстрирующих достижение требуемого качества продукции и обеспечивающих проверку эффективной работы самой системы качества.

Ниже перечислены примеры типов документов, регистрирующих данные о качестве и требующих контроля:

Протоколы технического контроля;

Данные, полученные в результате испытаний;

Протоколы квалификационных испытаний;

Отчеты по оценке достоверность;

Отчеты проверок;

Отчеты о периодической проверке материалов;

Данные калибровки;

Отчеты о затратах на обеспечение качества.

Зарегистрированные данные о качестве должны сохраняться в течение установленного периода времени и таким образом, чтобы их можно было использовать при анализе тенденций развития требований к качеству и эффективности проведения мер корректирующего воздействия. При хранении данных о качестве должны предприниматься меры предосторожности, предотвращающие их порчу, утерю, несанкционированное изменение и ухудшение их состояния из-за условий окружающей среды.

18 Персонал

18.1Подготовка

18.1.1Общие положения

Следует определять необходимость и устанавливать методы подготовки персонала. Подготовка должна охватывать все уровни персонала в рамках организации. Особое внимание следует обратить на отбор и подготовку специалистов, привлеченных со стороны и специалистов, назначенных на новые должности.

18.1.2Исполнительный и руководящий персонал

Подготовку следует проводить таким образом, чтобы руководящий персонал мог понимать принципы системы качества вместе с техническими средствами и методиками, необходимыми для руководящего персонала и обеспечивающими их участие в функционировании системы. От руководства также требуется понимание имеющихся в наличии критериев, позволяющих оценить эффективность системы.

18.1.3Технический персонал

Подготовка технического персонала должна способствовать их более эффективному участию в реализации системы качества. Подготовка не должна ограничиваться только тем кругом обязанностей, которые он выполняет по обеспечению качества: она должна распространяться на такие области, как маркетинг, материально-техническое снабжение, разработка технологического процесса и продукции. Особое внимание следует уделять подготовке в области таких статистических методов, как изучение возможностей технологического процесса, статистические выборки, сбор информации и ее анализ, определение и анализ проблем и проведение мер коррелирующего воздействия.

18.1.4Производственные контролеры и рабочие

Все производственные контролеры и рабочие должны проходить всестороннюю подготовку, обеспечивающую приобретение методов и навыков, необходимых для выполнения ими работы, т.е. правильное выполнение работы с использованием необходимых инструментов, оборудования и механизмов, чтение и понимание предоставляемой документации, взаимозависимость между их обязанностями и качеством продукции, а также соблюдение техники безопасности на рабочем месте. При необходимости рабочие проходят аттестацию на соответствие. Необходимо также предусмотреть обучение основам статистических методов.

18.2Квалификация

Должна проводиться оценка необходимости официальных квалификационных испытаний персонала, выполняющего специальные операции и процедуры, занятого в процессе испытаний и контроля, а также проведение этих квалификационных испытаний, если это целесообразно. Следует учитывать опыт специалистов и продемонстрированные ими навыки.

18.3Стимулирование

18.3.1Общие положения

Стимулирование персонала начинается с понимания задач, которые, как ожидается, он будет выполнять, и как эти задачи влияют на общую деятельность. Сотрудники должны знать о преимуществах хорошего выполнения работы на всех уровнях, о последствиях плохой работы, отрицательно влияющей на других сотрудников, удовлетворении требований покупателя, эксплуатационных расходах и экономическом положении компании.

18.3.2Сфера распространения стимулирования

Усилия по стимулированию качества работы должны распространяться не только на рабочих, занятых в производстве, но и на персонал, участвующий в реализации продукции, проектировании, научных исследованиях, разработках, внедрении документации, материально-техническом снабжении, проведении технического контроля, испытаниях,техническом обслуживании, упаковке и отгрузке и услугам по обслуживанию после продажи. Сюда следует включать руководящий состав, рабочих различных специальностей и служащих.

18.3.3 Осознание важности качества

Следует постоянно подчеркивать необходимость достижения качества с помощью специальных программ как для вновь поступивших работников, так и на курсах постоянного повышения квалификации для работников, проработавших длительное время. Такие программы должны содержать положения, побуждающие работников к корректирующим действиям, и другие методы.

18.3.4Измерение качества

Для отдельных работников или групп работников могут быть установлены точные и общепризнанные способы градации качества для того, чтобы работники и проверяющие могли наглядно убедиться, чего они могут достичь в своей работе как группа и индивидуум, тем самым поощряя их к достижению необходимого качества. Руководство должно обеспечивать признание работы, когда достигнуты удовлетворительные уровни качества.