3 İşlevsel modül "Ofis" Gelen ve giden yazışmalarla tam çalışma döngüsü: Belge kartlarının şablonlarının kullanılması Yazışmaların kaydedilmesi Değerlendirilmek üzere belgelerin gönderilmesi, çözümlerin oluşturulması Alıştırma sayfalarının oluşturulması Orijinal kağıt belgenin konumunun izlenmesi Yürütme, alıştırma, "vakaya" gönderme "Belgelerin taranması ve işlenmesi bir faks sunucusu aracılığıyla ve bir faks sunucusundan alındı \u200b\u200bGiden belgeler için numara rezervasyonu Merkezi, merkezi olmayan ve karışık iş akışı biçimleri için destek
4 Gelen bir belgenin RC'nin oluşturulması belge kartından yeni bir karşı taraf girin yeniden kayıt için belgeyi kontrol edin bu tür belgeler için kayıt günlüğünü belirtin son tarihi ve gelen çözünürlüğü belirtin 1) barkodlu bir etiket veya kart yazdırın 2) belgenin taranmış bir görüntüsünü ekleyin: bir tarayıcıdan yerel bir diskten (normal veya barkodlu tarama)
5 Karmaşık kayıt numaraları için Kayıt Desteği. Her tür belge için numaralandırma şablonları oluşturma. Bir metre için birkaç format kullanma imkanı. Belgeye bir kayıt damgası, numara ve bir barkod eklenir. Basitleştirilmiş bir RC - keşif gezisi kullanmak mümkündür.
6 Gözden Geçirme Belgeyi birkaç çalışan tarafından gözden geçirme yeteneği. Gelen belgeler için standart yolları kullanma yeteneği. Taslak çözünürlükler oluşturma ve çözünürlük şablonlarını kullanma becerisi, kontrol türünü belirleyerek belgeyi kontrol altına alın Bir kontrolör veya bir kontrol birimi seçin, manuel olarak veya bir şablon görünümünden bir çözünürlük cümlesi ekleyin / önceden oluşturulmuş bir taslak çözünürlüğü değiştirin
7 Kararın hükmü Sorumlu icracı ve icracı eşler, konu, süre, kontrol eden kişi belirtilir. Çözünürlük kontrol noktaları için talimatlar oluşturulur, kontrol dışı noktalar için belge gözden geçirilmek üzere gönderilir. orijinalin transferini düzeltin periyodik kontrollü bir sipariş oluşturun
8 Siparişler Yüklenici, yerine getirilmesi için bir emrin alındığına dair bir bildirim alır. Siparişin yazarı ve kontrolörü şunları yapabilir: son tarihi değiştirebilir uygulayıcılar talimatları iptal edebilir Yazar, kontrolör, uygulayıcılar son tarihlerin ihlali hakkında bildirim alırlar.
9 Emirlerin yerine getirilmesi Emrin uygulayıcısı şunları yapabilir: emri temelinde (emir zinciri) yeni bir emir oluşturabilir, gerekirse, eş yürütücünün emrinden veya bir yardımcı emirden raporu alarak yeni bir belge oluşturarak, daha önce hazırlanmış bir belgeye bir ek bağlantı yerleştirerek yürütme hakkında yeni bir belge oluşturarak yürütme hakkında bir rapor girebilir; sipariş yürütme raporu
10 Yürütme kontrolü Siparişin yazarı ve kontrolörü, siparişi onaylayabilir veya revizyon için iade edebilir. Performans disiplini kontrolü: performans disiplini raporları (ReportsMan raporu oluşturucu). sipariş yerine getirilirse, siparişin süresi dolmuşsa, kontrolör, siparişi doğrudan belge kartında onaylayabilir
12 Gidenlerin hazırlanması 1. Kartın alanlarını doldurun gerekli alanlar bir simge ile işaretlenmiştir varsayılan olarak bazı alanlar doldurulabilir, değer doğrudan alana girilir, "fare" kullanmadan RK alanlarını doldurmak mümkündür kayıt verileri kayıt aşamasında değiştirilebilir
13 Gidenlerin hazırlanması 2. Belgeyi "Temel parça" alanına metin girin, veritabanından yerel diskten ek ekleyin Tarayıcıdaki şablonlar Ek, \u200b\u200bkart şablonuna önceden eklenebilir. Ekin boyutu, sistem yöneticisi tarafından sınırlandırılabilir.
15 Giden yolu hazırlama 3. Mevcut rotayı değiştirerek bir rota oluşturun Rota ayarlanabilir: 1) "zor" - onaylayıcıları ve onay sırasını değiştiremezsiniz 2) "esnek" - koordinatörleri silebilir ve ekleyebilirsiniz 3) yenilerini ekleyebilir, ancak varsayılanları silemezsiniz ... Her onay aşaması için parametreler yapılandırılır.
21 Belge onayı Ek onay ve Yetki Ek. onay - ek bir onay dalı. Belge, ekin kararlarına bakılmaksızın ana koordinatörün vizesini içerir. eşleştirme. Delegasyon - belge, onayın devredildiği çalışanın vizesini içerir.
28 Modül "Vatandaş İtirazları" Sözlü ve yazılı itirazların tam döngüsü: İtirazların tescili Değerlendirme Kararların oluşturulması, icra Temyize yanıtın hazırlanması ve onaylanması Dış kuruluşlara yönelik ilgili soruşturmaların oluşturulması Dış kuruluşlardan gelen sorulara yanıtların kaydedilmesi
30 Temyiz yazarları Temyiz yazarlarıyla çalışma: "Rusya adreslerinin sınıflandırıcısı" (KLADR) dizinine bağlanma imkanı Yazar hakkında tam bilgi: isim, adres, iş yeri, sosyal statü, ayrıcalıklı kompozisyon, vb. EDMS BOSS-Referent, 2-4 seviyelerinde kişisel veri koruma sınıfında tasdik için gerekli olan FSTEC sertifikasını geçti.
31 Karar verme süreçleri için destek Karar verme sürecinde işlenen belge türleri: BOSS-Referent sisteminde, karar verme sürecinin belgesel bileşeni otomatikleştirilir. ORD uygulaması Hizmet notu Anlaşma Taslak giden belge “Karar Verme” modülündeki iş süreçleri standart karar verme süreçleri kullanılarak uygulanır.
32 İşlevsel modül "Karar verme" Veritabanında Karar verme işlemi gerçekleştirilir: Belgenin hareket yolunun oluşturulması "anında" belgelerin hareketinin kontrolü Belgelerin kaydı (otomatik kayıt dahil) Sözleşmeler, operasyonel belgeler ve taslak giden belgeler için numaraların rezerve edilmesi Onay sayfaları ile çalışma desteği , alıştırma ve dağıtım Dokümanlar için talimatların oluşturulması ve bunların yürütülmesinin kontrolü 37 Bildirim servisi Tüm sistem olayları hakkında ve ayrıca sistemde gerçekleştirilmesi gereken eylemler hakkında, kullanıcı gelen bildirimlerle bilgilendirilir: Bildirimler şunlara ayrılır: Görevler DB Kabinindeki bilgi mesajları ( Başlangıç \u200b\u200bsayfasındaki Günlük'te) Lotus Notes posta kutusuna veya diğer posta sistemine görüntülenir
BOSS-Referent şunlardan sorumludur:
- aynı isimde bir ürünün geliştirilmesi - BOSS-Referent elektronik belge yönetim sistemi;
- bir ortak ağının geliştirilmesi;
- sistemin ortakları ve kullanıcıları için danışmanlık ve destek;
- eğitim;
- ürün pazarlama promosyonu.
BOSS-Referent iş ortağı ağı
BOSS-Referent ortakları, bir elektronik belge yönetim sisteminin uygulanması, oluşturulan çözümler için destek, sistemin müşteri görevlerine uyarlanması ve kullanıcı eğitimi için hizmetler sağlar. Her ortağa üç durumdan biri atanır:
- Genel ortak - kapsamlı yetkinliğe, çok sayıda sertifikalı uzmana ve birçok uygulama projesinin uygulanmasında deneyime sahiptir;
- Ortak - uygulama projelerinin uygulanması için eğitilmiş sertifikalı BOSS-Referent uzmanlarından oluşan bir kadroya sahiptir;
- Bayi - BOSS-Referent EDMS'yi sunar.
- BOSS-Referent ortak ağı, Rusya'nın hemen hemen tüm bölgelerini, ayrıca Ukrayna ve Kazakistan'ı kapsamaktadır. Web sitemizin "Ortaklar" bölümünde, bölgenizde bir ortak bulabilir veya alfabetik katalogdan ilgilendiğiniz şirketi seçebilirsiniz.
Servis ve destek BOSS-Referent
Uygulanan elektronik belge yönetimi sistemlerinin bakımı BOSS-Referent temel ve gelişmiş sürümlerde mümkündür:
- Garanti (temel) desteği, üretici BOSS-Referent tarafından sağlanır.
- Genişletilmiş teknik destek, BOSS-Referent ortakları tarafından sağlanır.
- BOSS-Referent eğitim kursları
BOSS-Referent şirketi, Moskova'da aşağıdaki kurslarda eğitim vermektedir:
- "EDMS BOSS Referansını uygulamak için metodoloji"
- "BOSS EDMS Yönetiminin Temelleri - Referans"
- Ortaklık programı kapsamında BOSS-Referent ortaklarının uzmanlarının eğitimi ücretsizdir.
Tarih
Ocak 2012'de IT Co. grubunda ECM uygulamasının yönetim yapısının (kurumsal içerik yönetimi, elektronik belge yönetimini içeren kurumsal bilgilerin depolanması, EDMS) ciddi şekilde değiştiği öğrenildi.
Aralık 2011'de, ECM'yi uygulamaya ek olarak, grup - iş süreci yönetimi (BPM) sistemleri için yeni bir yöne dahil olacak olan Business Logic 2.0 grubunun yönetim şirketinin% 100 bağlı kuruluşu ortaya çıktı.
Bu noktaya kadar, ECM uygulaması, uzun süredir var olan EDMS "Boss-Referent" geliştiricisi tarafından temsil edildi ve Nisan 2011'de benzer yazılımları uygulayan BT Bilgi Yönetimi tarafından oluşturuldu. Ayrı bir şirket olarak "Bilgi Yönetimi" oluşturulmadan önce, uygulama entegratör departmanı tarafından sunuldu.
Yön grup için önemlidir. IT Co.'nun yönetim kurulu başkanı Tagir Yapparov'un CNews'e söylediği gibi, geçen yıl ECM uygulamasının payı yaklaşık 500 milyon ruble idi. gelir. "CNews100: Rusya'daki en büyük BT şirketleri" derecelendirmesine göre 2010 için toplam gelir ile 4,7 milyar ruble. Çalışan sayısına gelince, "Business Logic" ve "Boss-Referent" Maria Kamennova'nın yeni CEO'suna göre, şu anda yaklaşık 180'i uygulama aşamasında olan yaklaşık 230 kişi çalışıyor. 2010 yılı sonunda CNews derecelendirmesine göre IT grubunda toplam 1.550 kişi çalıştı.
Kamennova Şirketi gelmeden önce, farklı insanlara bağlıydılar. Uygulayıcı şirket - ECM'den sorumlu "İş Mantığı" Direktör Yardımcısı olarak kalan Georgy Podbutsky'ye. Geliştiriciler, şu anda IT Co.'dan ayrılan Andrey Grib tarafından yönetiliyordu. Yapparov, ayrılışını "tüm yöneticilerin yeni matris yapısına entegre olmadığı gerçeğiyle ilişkilendiriyor, bu da daha fazla sorumluluk dağıtımı sağlıyor."
Yapparov'a göre, "Boss-Referent", tamamen grubun yönetim şirketine ait olan "Business Logic" organizasyonundan bağımsız kaldı. Ancak, gruptaki bir CNews kaynağı, EDMS geliştirmesinin uygulayıcılara tamamen yeniden atanmasından bahsettiğimizden emin. "Mesele Grib'in ayrılmasıyla sınırlı kalmadı, uygulayıcı şirketten insanlar da Boss-Referent'taki diğer liderlik pozisyonlarına geldi" diyor. - Yapılar arasında normal ticari iç rekabet uzun zamandır var olmuştur ve karşılıklı başarısızlık suçlamaları da duyulmuştur. Geçtiğimiz birkaç yıl içinde, uygulamada birkaç yönetmen değişti. Artık "Boss asistanı" tamamen uygulayıcılara bağımlı hale geldi. "
Yönün sarsılmasına rağmen, Tagir Yapparov çalışmasından elde ettiği geliri her yıl ikiye katlamayı planlıyor. zaten bu yıl bir milyar rubleye ulaşmalı. Business Logic ile Alman BPM geliştiricisi Metasonic arasında bugün bir anlaşma imzalandı. Çoklu platform "Boss-Referent" i destekleme planları vardır: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, iOS ve Android için mobil sürümler. CNews'in anonim muhatabına göre, yeniden yapılanma sırasında bir dizi programcı şirketten ayrıldı ve bu planları uygulamak için yenilerini işe almaları gerekecek. Kısa süre önce, IT Co. ECM'de staj yaptığını duyurdu.
BOSS-Referent yönetim dokümantasyon sistemi, organizasyonların elektronik doküman yönetimi ve ofis otomasyonunu yönetmek için etkili sistemler oluşturmasına ve böylece yönetim yapılarının verimliliğini önemli ölçüde artırmasına olanak tanıyan bir yazılım paketidir. Özellikle, bir organizasyonda bu tür sistemlerin oluşturulması şunları sağlar:
BOSS-Referent sistemi çok sayıda uygulamaya sahiptir ve çeşitli büyüklük ve mülkiyet biçimlerindeki işletmelere yöneliktir:
- Büyük ticari işletmeler ve holdingler
- Federal yetkililer
- Bölgesel hükümet organları ve diğer devlete ait işletmeler
- Coğrafi olarak dağılmış işletmeler
- Karmaşık organizasyon yapılarına sahip şirketler
- Büyük hacimli iş akışına sahip şirketler
- Küçük, hızla büyüyen şirketler.
- Kuruluşun dahili belgeleriyle çalışmak
- Gelen ve giden evrakların işlenmesi
- Dış kişileri yönetme
- Organizasyon sözleşmeleriyle çalışmak
- Haber kanalları ve konferansların organizasyonu
- Kuruluşun bir dizinini elektronik ortamda tutmak
- Kuruluşun ekonomik tesislerine mühendislik desteği
- Etkinliklerin organizasyonu ve planlanması.
- Donanım: sunucular, istemci iş istasyonları, yerel alan ağları, modemler, yazıcılar, tarayıcılar, kesintisiz güç kaynakları ve diğer teknik araçlar.
- İşletim sistemi: Tüm donanımı tek bir komplekste birleştiren ağ işletim sistemi Windows, Linux, diğer ve taşıma protokolleri.
- Lotus Notes / Domino, bir ağ işletim sistemi üzerinde bir eklenti olan ve belgeleri depolamak, verileri çoğaltmak (senkronize etmek), tam metin araması, e-posta ve diğer önemli mekanizmalara yönelik araçlar içeren bir uygulama yazılımı platformudur.
- BOSS-Referent - Lotus Notes / Domino ortamında çalışan ve yönetimin iş süreçlerini ve kısmen de işlevsel iş akışını destekleyen uygulamalı birbirine bağlı yazılım modülleri.
- Organizasyonel ve düzenleyici destek: düzenlemeler, çalışma kuralları, kullanıcılar ve sistem yöneticileri için talimatlar, vb.
- Sistem genelinde sözlükler
- Kuruluş dizini
- Sözlükler
- Harici hedefler
- Sistem genelinde hizmetler
- Anlaşma
- Ödevler
- Değiştirmek
- Şablonlar
- Kayıt memuru
- Kabine
- Arama sistemi
- Tampon
- Elektronik görüntülerin saklanması
- Protokol
- Fonksiyonel alt sistemler
- Chancery
- Belgeler
- Ofis notları
- Harici kişiler
- Sözleşmelerin kontrolü
- Mühendislik desteği
- Konferanslar
- Haberler
Modülerlik, tüm BOSS-Referent SDOU için "Kontrol Merkezi" olarak hizmet veren özel "Anahtar" veritabanı tarafından sağlanır. Bu bağımsız, işlevsel olarak eksiksiz modül, mevcut sistem konfigürasyonu hakkında bilgi ve veritabanları arasındaki etkileşimi düzenlemek için gerekli program kodunu içerir. Kurulum sırasında tüm veritabanları otomatik olarak anahtara kaydedilir.
DB Switch tarafından gerçekleştirilen ikinci önemli işlev, kullanıcı iş istasyonlarının yapılandırılmasıdır. Yapılandırma, ayrı bir anahtara kaydedilen ve şirketin farklı bölümlerindeki kullanıcıların çalışması için gerekli olan bir dizi sistem veritabanıdır. EDMS'yi çeşitli konfigürasyonlarda kullanmak, her çalışanın yalnızca kendi veritabanları ile çalışmasına olanak tanır. Anahtarın yardımıyla, kuruluştaki mevcut iş akışı şemasını tamamen tekrarlayarak, çeşitli karmaşıklık derecelerinde sınırsız sayıda konfigürasyon oluşturabilirsiniz. Anahtar, herhangi bir ek modülü sisteme hızlı bir şekilde bağlar ve ayrıca veritabanları arasında gezinir.
BOSS-Referent geliştiricilere açıktır. Herhangi bir BOSS-Referent veritabanı müşterinin geliştiricileri tarafından değiştirilebilir. Ek olarak, SDOU BOSS-Referent'e belirli kurallara ve anlaşmalara tabi olarak kendi tasarımı olan bir veri tabanı eklenebilir.
Standart Lotus Domino Designer geliştirme araçları kullanılarak sistemde yeni veritabanları, formlar, görünümler, aracılar, tasarım öğeleri oluşturulabilir. Yerleşik geliştirme araçlarına ek olarak, IT Co., müşteriye, kendi veritabanlarınızı hızla oluşturmanıza ve bunları sistemin bütünlüğünü ihlal etmeden BOSS-Referent ile entegre etmenize ve ayrıca bilgi ortamının herhangi bir modülünü değiştirmenize olanak tanıyan özel bir geliştirici araç seti - Araç Seti sağlar.
2.56.1 sürümündeki tüm değişiklikler hakkında daha fazla bilgiyi buradan okuyabilirsiniz.
Bu sistem IT Co. (http://www.it.ru) tarafından geliştirilmiştir. Bir organizasyonun yönetimini desteklemeye, çalışanların etkin çalışmasına ve bilgi birikimine odaklanan sistemler kategorisine aittir ve aynı zamanda ek hizmetler geliştirmiştir.
Ana uygulama, çalışanların işyerlerindeki faaliyetlerini kapsayan ve yönetim iş süreçlerini destekleyen kurumsal bir sistemin oluşturulmasıdır. Ofis çalışmasını, organizasyonel yönetimi, belge onayını destekler. Ayırt edici özelliği, tam teşekküllü bir belge yönetim sistemi olarak, ofis işlerinin uygulanması için gerekli tüm işlevselliğe zaten sahip olmasıdır. En başından beri, Rusya'da karmaşık bir hiyerarşik yapıya sahip kuruluşların doğasında bulunan kavramları, rolleri ve işlevleri içerir. BOSS-Referent sisteminin bir diğer ayırt edici özelliği: CRM sistemi, sözleşme kontrolü, envanter muhasebesi, akışlı tarama ve tanıma (FineReader sistemi BOSS-Referent ile entegre edilmiştir), bir elektronik konferans ve bir mesaj panosu işlevlerini uygular.
Sistem, LotusNotes platformunda uygulanır. Bu sayede kullanıcılar, BOSS-Referent işlevlerine ek olarak, e-posta, veri çoğaltma, uzaktan çalışma yeteneği vb. Dahil olmak üzere LotusNotes ortamının tüm işlevlerini kendi emrinde edinir. BOSS-Referent her anlamda en açık sistemdir - tam kaynak kodu ile birlikte gelir. Buna ek olarak, API işlevlerinin tam bir açıklamasını içeren bir geliştiricinin araç seti eşlik eder.
1.1. "Patron referans" sisteminin amacı
BOSS-Referent sistemi, yönetim belge akışını ve ofis işlerini otomatikleştirmek için tasarlanmıştır. Tüketicileri ticari şirketler, federal devlet üniter işletmeleri, eyalet yetkilileridir.
Sistem uygulamasının ana sonuçları:
Organizasyonun yönetilebilirliğini geliştirmek. Yeni bir performans disiplini düzeyi.
Şirket içi etkileşim düzenlemeleri için destek. Karar verme hızını artırmak.
Bilgi ve bilgi alışverişi için koşulların yaratılması. Kuruluşun süreçlerini, ürünlerini ve hizmetlerini iyileştirmek.
BOSS-Referent sisteminin avantajları
Her karmaşıklıktaki kuruluşlar için tek bir bilgi ve yönetim alanı oluşturmaya yönelik araçlar: dağıtılmış, çok seviyeli, işlevsel ve tasarım.
Belge onayı için karmaşık yollar desteği.
Çözüm geliştirme. Müşterinin özellikleri dikkate alınarak özelleştirilebilen ve değiştirilen yerleşik belge işleme süreçlerinin varlığı nedeniyle iş süreçlerinin hızlı otomasyonu.
Güvenilir operasyon, yüksek performans, yönetim kolaylığı ve ölçeklenebilirlik, Web erişimi.
Bilgi güvenliği araçlarının mevcudiyeti. BOSS-Referent'a dayalı yasal olarak önemli bir elektronik belge yönetimi sistemi oluşturma yeteneği.
Kullanıcılar tarafından öğrenme kolaylığı.
Sistemin Rusya'nın önde gelen şirket ve kuruluşları tarafından başarıyla kullanılması.
Sistem işlevselliği
BOSS-Referent sistemi, süreçlerin otomasyonunu sağlar:
Bir taslak belgenin oluşturulması, koordinasyonu, onaylanması ve arşive gönderilmesi dahil olmak üzere karar verme için dokümantasyon desteği;
Talimat oluşturma ve bunların uygulanmasını izleme süreçleri dahil olmak üzere performans disiplininin izlenmesi;
Gelen ve giden yazışmalarla çalışın.
Bu işlevler, çok seviyeli, coğrafi olarak dağınık ve işlevsel bir proje yapısına sahip organizasyonlarda ve şirketlerde uygulanabilir.
Otomatik fonksiyonlar
Karar alma belgeleri:
Onaylanan düzenlemelerin otomasyonu ve değişikliklerinin yönetimi. Yönetmelikler - Bir katılımcının veya bir grup katılımcının bir iş sürecini tamamlamak için atması gereken aşamaları (adımları) listeleyen ve açıklayan, genellikle aşamaları (adımları) tamamlamak için gerekli son tarihleri \u200b\u200bbelirten bir belge.
Son kullanıcıların çalışmalarını yönetmeliklere uygun olarak sürdürmek.
"Anında" kullanımları sırasındaki düzenlemelerin alt dizisi.
Yönetmeliklere göre belgelerin geçişinin kontrolü: tarih, vize, versiyon ve belgelerin revizyonu.
Karmaşık eşleştirme şemaları için destek: koşul geçişleriyle paralel, sıralı.
Belgelerin sürümleri ve revizyonları ile çalışma.
Gelen ve giden evrakların işlenmesi:
Çeşitli şekillerde gelen yazışmaların kaydı. "Konuyla ilgili" belgeleri birbirine bağlamak.
Bindirme çözünürlükleri. Özelleştirilebilir rotalar kullanarak bir kuruluş içinde belge gönderme. çözüm(en son karar - karar, izin) - bir resmi kurum veya danışma organı, uluslararası bir kuruluş tarafından verilen karar.
Karmaşık kayıt numaraları için destek.
Birkaç ofisin çalışmasını sağlamak.
Disiplin yapmanın kontrolü.
Yeni ve önceden oluşturulmuş siparişlerle ilgili belgelere hızlı erişim.
Emirlerin oluşturulması, icra listesinin düzeltilmesi ve emirlerin yerine getirilmesi için son tarihler.
Zamanlamanın kontrolü ve emirlerin yerine getirilmesi üzerinde çalışma.
Siparişlerin yürütülmesi ve belgelerin işlenmesinin izlenmesi ve istatistikleri. İzleme - Veri değerlerinin önemli ölçüde değişmediği, birbirinden ayrılamayacak kadar bitişik zaman aralıklarında herhangi bir nesne hakkındaki verileri gözlemleme ve kaydetme süreci.
Şirketlerin ve organizasyonların karmaşık organizasyon yapıları için destek.
Alt şirketler, departmanlar ve kuruluşların çalışanları hakkındaki verileri korumak.
Vekil mekanizmaları, yetki devri ve kombinasyonlara destek.
Çalışanların belge oluşturma, onaylama, imzalama, kaydetme vb. Haklarını yönetmek.
BOSS-Referent sisteminin fonksiyonel yapısı
Tarama ve metin tanıma sistemleri
BOSS-Referent sistemi, ABBYY FineReader (sürüm 4.0 veya SE 7.0) ve CuneiForm (sürüm 10 ve üzeri) tarama ve metin tanıma sistemleriyle entegre edilmiştir . İyi okuyucu- bir Rus şirketi tarafından geliştirilmiş bir optik karakter tanıma sistemi ABBYY. CuneiForm (İngilizce çivi yazısı - çivi yazısı yazısı), Bilişsel OpenOCR, Rus Bilişsel Teknolojileri şirketinin ücretsiz açık kaynaklı bir OCR sistemidir. Entegrasyon, belgelerin kağıttan elektronik forma hızlı bir şekilde otomatik olarak dönüştürülmesini ve bunların sisteme kolayca girilmesini sağlar. Entegrasyon - bölge, ülke, dünya içindeki politik, ekonomik, devlet ve kamu yapılarının restorasyonu, ikmal edilmesi, bütünleşmesi, birleştirilmesi.
BOSS-Referent, elektronik belge yönetimi ve ofis otomasyon sistemlerinde tarama araçlarını kullanmak için üç seçenek sunar:
Özel taramaları düzenlemek için bir masaüstü tarayıcı kullanma. Küçük hacimde gelen belgeleri olan kuruluşlar için önerilir
Çalışma grupları için ağ tarayıcılarını kullanma
Sürekli bir akışta belgelerin elektronik forma hızlı otomatik dönüştürülmesini sağlayan akışlı bir tarama hattının kullanılması. Bu tür taramalar, barkod teknolojisi kullanılarak gerçekleştirilir ve bakanlıkların ve departmanların merkez ofislerinde, idari aygıtın coğrafi olarak dağıtılmış bir yapısına sahip, çok sayıda gelen yazışmaya sahip kuruluşlarda kullanılması önerilir.
BOSS-Referent sisteminin amacı
BOSS-Referent sistemi, yönetim belge akışını ve ofis işlerini otomatikleştirmek için tasarlanmıştır. Tüketicileri ticari şirketler, federal devlet üniter işletmeleri, eyalet yetkilileridir.
Sistem uygulamasının ana sonuçları:
- - Organizasyonun yönetilebilirliğini geliştirmek. Yeni bir performans disiplini düzeyi.
- - Şirket içi etkileşim düzenlemeleri için destek. Karar verme hızını artırmak.
- - Bilgi ve bilgi alışverişi için koşulların oluşturulması. Kuruluşun süreçlerini, ürünlerini ve hizmetlerini iyileştirmek.
BOSS-Referent sisteminin avantajları
- - Her karmaşıklıktaki kuruluşlar için birleşik bir bilgi ve yönetim alanı oluşturmaya yönelik araçlar: dağıtılmış, çok düzeyli, işlevsel ve tasarım.
- - Belge onayı için karmaşık yollar desteği.
- - Çözümün geliştirilmesi. Müşterinin özellikleri dikkate alınarak özelleştirilebilen ve değiştirilen yerleşik belge işleme süreçlerinin varlığı nedeniyle iş süreçlerinin hızlı otomasyonu.
- - Güvenilir operasyon, yüksek performans, yönetim kolaylığı ve ölçeklenebilirlik, Web erişimi.
- - Bilgi güvenliği araçlarının kullanılabilirliği. BOSS-Referent'a dayalı yasal olarak önemli bir elektronik belge yönetimi sistemi oluşturma yeteneği.
- - Kullanıcılar tarafından öğrenmesi kolay.
- - Sistemin Rusya'nın önde gelen şirket ve kuruluşları tarafından başarıyla kullanılması.
Sistem işlevselliği
BOSS-Referent sistemi, süreçlerin otomasyonunu sağlar:
- - Taslak bir belgenin oluşturulması, koordinasyonu, onaylanması ve arşive gönderilmesi dahil olmak üzere karar verme için belge desteği;
- - talimat oluşturma ve bunların uygulanmasını izleme süreçleri dahil olmak üzere disiplinin uygulanmasının kontrolü;
- - gelen ve giden yazışmalarla çalışmak.
Bu işlevler, çok düzeyli, coğrafi olarak dağınık ve işlevsel bir proje yapısına sahip kuruluşlarda ve şirketlerde uygulanabilir.
Otomatik fonksiyonlar
- - Karar verme için dokümantasyon desteği:
- - Onaylanan düzenlemelerin otomasyonu ve değişikliklerinin yönetimi.
- - Yönetmeliklere uygun olarak son kullanıcıların çalışmalarını sürdürmek.
- - "Anında" kullanımları sırasında bir yönetmelik alt dizesi.
- - Yönetmeliklere göre belgelerin geçişinin kontrolü: tarihler, vizeler, belgelerin versiyonları ve revizyonları.
- - Karmaşık eşleştirme şemaları için destek: koşullara göre geçişlerle paralel, sıralı.
- - Belgelerin sürümleri ve revizyonları ile çalışmak.
- - Gelen ve giden evrakların işlenmesi:
- - Çeşitli şekillerde gelen yazışmaların kaydı. "Konuyla ilgili" belgeleri birbirine bağlamak.
- - Bindirme çözünürlükleri. Özelleştirilebilir rotalar kullanarak bir kuruluş içinde belge gönderme.
- - Karmaşık kayıt numaraları için destek.
- - Birkaç ofisin çalışmasını sağlamak.
- - Disiplinin uygulanmasının kontrolü.
- - Yeni ve önceden oluşturulmuş siparişlerle ilgili belgelere hızlı erişim.
- - Emirlerin oluşturulması, icra listesinin düzeltilmesi ve emirlerin yerine getirilmesi için son tarihler.
- - Zamanlamanın kontrolü ve emirlerin yerine getirilmesi üzerinde çalışma.
- - Siparişlerin yürütülmesi ve belgelerin işlenmesinin izlenmesi ve istatistikleri.
- - Şirketlerin ve organizasyonların karmaşık organizasyon yapıları için destek.
- - Alt şirketler, bölümler ve kuruluşların çalışanları hakkındaki verileri korumak.
- - Vekil mekanizmaları, yetki devri ve kombinasyonlara destek.
- - Çalışanların belge oluşturma, kabul etme, imzalama, kaydettirme vb. Haklarını yönetmek.
BOSS-Referent sisteminin fonksiyonel yapısı
Ek özellikler
Rapor oluşturucu "sMan
Lotus Notes için Rapor "sMan" rapor oluşturucu (Aplana tarafından geliştirilmiştir), herhangi bir Lotus Notes uygulamasının kullanıcıları ve özellikle BOSS-Referent elektronik belge yönetim sistemi kullanıcıları için karmaşık raporların hazırlanmasını sağlar.
Rapor "sMan, herhangi bir tasarımın herhangi bir Lotus Notes veritabanına bağlanabilir. Raporlar oluştururken rastgele parametrelerle çalışır ve makroların otomatik olarak işlenmesini gerçekleştirir. Rapor oluşturucu, örnek raporları daha sonra yeniden kullanmak üzere depolamanıza ve ayrıca raporları MS Excel, MS'ye aktarmanıza olanak tanır. Word, HTML ve PlainText.
Rapor "sMan programının potansiyel ortakları ve kullanıcıları için Aplana, onunla bir ay boyunca test modunda çalışma fırsatı sunar.
Tarama ve metin tanıma sistemleri
BOSS-Referent sistemi, ABBYY FineReader (sürüm 4.0 veya SE 7.0) ve CuneiForm (sürüm 10 ve üzeri) tarama ve metin tanıma sistemleriyle entegre edilmiştir. Entegrasyon, belgelerin kağıttan elektronik forma hızlı bir şekilde otomatik olarak dönüştürülmesini ve bunların sisteme kolayca girilmesini sağlar.
BOSS-Referent, elektronik belge yönetimi ve ofis otomasyon sistemlerinde tarama araçlarını kullanmak için üç seçenek sunar:
- - Tek tek taramaları düzenlemek için bir masaüstü tarayıcı kullanma. Küçük hacimde gelen belgeleri olan kuruluşlar için önerilir
- - Çalışma grupları için ağ tarayıcılarını kullanma
- - Sürekli akış modunda belgelerin elektronik forma hızlı otomatik dönüştürülmesini sağlayan akışlı bir tarama hattının kullanılması. Bu tür taramalar, barkod teknolojisi kullanılarak gerçekleştirilir ve bakanlıkların ve dairelerin merkez ofislerinde, idari aygıtın coğrafi olarak dağınık bir yapısına sahip, çok sayıda gelen yazışma olan kuruluşlarda kullanılması önerilir.
Faks Sunucusu Ekstra Faks
BOSS-Referent sisteminin ExtraFax faks sunucusu (Extracomm Technologies Inc. tarafından) ile entegrasyonu, faks ve e-posta gönderip alma, gelen mesajları yönlendirme, yerleşik faturalama sistemini kullanarak trafik maliyetlerini hesaplama ve ayrıca çalışmak için birçok yararlı işlevi gerçekleştirme yeteneği sağlar. fakslar.
Kullanıcılar, standart bir Lotus Notes istemcisi, herhangi bir web tarayıcısı kullanarak ExtraFax sunucusuyla çalışabilir veya ExtraFax Print-to-Fax sürücüsünü kullanarak herhangi bir Windows uygulamasından faks göndermek için belgeleri yazdırabilir.
Standart Notes istemcisi aracılığıyla ve İnternet üzerinden yapılabilen istemci site ayarları, faks başlıklarını seçmenize ve zamanlama ve öncelik temelinde ileti göndermenize olanak tanır. Windows uygulamalarından belge yazdırırken, Domino sunucusundaki adres defterleri bir hedef seçmek için kullanılabilir.
Kullanıcılar için çok kullanışlı: Faks ve e-posta göndermek için tek bir mekanizma, Windows ortamından sağ fare düğmesine tek bir tıklama ile belgeleri fakslamak için gönderme yeteneği ve ayrıca faks göndermenin sonuçları hakkında otomatik olarak gönderilen bildirimler. Gelen mesajları yönlendirerek, bireysel ve toplu faks başlıklarını ve yerleşik faturalama sistemini ayarlayarak fakslarla grup çalışmasını organize edebilirsiniz. Program, fakslara erişim haklarını ayırt etme - fakslarla çalışma (oluşturma, okuma, silme, iletme, vb.) Ve uzun mesafeli veya uluslararası hatlar üzerinden faks gönderme yeteneği sağlar.
Sistem bileşimi
BOSS-Referent temelinde oluşturulan bir elektronik belge yönetim sistemi, koşullu olarak birkaç katmanın bir kombinasyonu olarak temsil edilebilir:
- - Tüm "donanımı" tek bir komplekste birleştiren "donanım" (sunucular, istemci iş istasyonları, ağlar vb.) ve bir platform (ağ işletim sistemi Windows / Linux / Sun ve aktarım protokolleri)
- - IBM Lotus teknolojisi - bir ağ işletim sistemi üzerinde "eklenti" olan teknolojik bir platform
- - nsf veritabanlarından oluşan bir Lotus Domino uygulaması olan BOSS-Referent sistemi.
Teknolojik özellikler
1. Coğrafi olarak dağılmış kuruluşların çalışmaları için destek
Sistem mimarisi, sistemin Lotus sunucularının çeşitli bağımsız yapılarına konuşlandırılmasına ve özellikle Lotus Domino R6.5X sunucularının en karmaşık konfigürasyonunda - "iki seviyeli yıldız" topolojisinde işin organize edilmesine olanak tanır. Aynı ana sunucuya ait olan ve onu "gören" iki radyal sunucu bilgi paketlerini doğrudan değiştirebilir.
2. Gerçek dağıtım desteği
Sistemin ayırt edici bir özelliği, coğrafi olarak dağılmış kuruluşlarda yönetim belge akışı ve ofis çalışması prosedürlerini desteklemektir.
- - Sistem otomatik olarak şunları gönderir: a) Onay sürecindeki tüm katılımcılara üzerinde mutabık kalınacak taslak belgenin bir kopyası, b) Belgenin hazırlanmasından sorumlu kişiye (karar verme) vize ve onaya katılanların görüşleri, ek belgeler.
- - Onay tamamlandıktan sonra sistem, belgenin durumunu günceller ve onay sürecindeki tüm katılımcıları bilgilendirir.
- - Tanışma aşaması, belgenin (ve tüm kopyalarının) arşiv veritabanlarına otomatik olarak gönderilmesi ile sona erer.
Herhangi bir zamanda, bir taslak belge üzerinde çalışan tüm çalışanlar güncel kopyalarına sahiptir, belgenin durumu hakkında bilgi sahibidir ve ayrıca sorunla ilgili bilgileri - onay sürecinde oluşturulan yorumlar, talimatlar vb. - görüntüleyebilir.
3. Veri iletiminin etkinliği ve güvenilirliği
Verileri dağıtılmış bir yapıda aktarırken, temelde farklı bölgelerde (sunucular) kurulu sistem konfigürasyonlarının yeni etkileşim mekanizmaları kullanılır. BOSS-Referent v.3'te replikasyon mekanizması yalnızca referans ve sözlük verilerinin senkronizasyonu için kullanılır. İşlevsel verileri aktarmak için, genellikle belge demetleri oluşturan (belirli bir belge kartıyla ilgili bir dizi dosya, sipariş, onay için vizeler, alıştırma vb. Hakkında konuşuyoruz), bir XML paketindeki bir soket bağlantısı aracılığıyla doğrudan veri aktarımı mekanizması kullanılır.
Belgelerin dağıtılmış bir ortamda onaylanması ve tanıtılması süreçlerinin temelini oluşturan bu mekanizma: 1) belge üzerindeki çalışmadaki tüm katılımcılara belge demetlerinin garantili ve ekonomik bir şekilde teslim edilmesini (yalnızca gerekli sunuculara), 2) veri aktarım kanalları üzerindeki yükün azaltılmasını ve 3) önemli ölçüde basitleştirmeyi sağlar. sistem yönetimi: sunucu erişim hakları ve çoğaltma parametrelerinin karmaşık ayarlarını yapmaya gerek yoktur.
4. Karmaşık organizasyon yapıları için destek
Sistem, pozisyonları birleştirmek, yetki vermek ve ikame etmek için iyi düşünülmüş mekanizmaları destekler. Pozisyonları birleştirme mekanizması, işlevsel bölümlere ek olarak proje oluşumlarının olduğu organizasyonlarda EDMS'yi kullanmak için anahtardır. Kullanıcı çalıştığı fonksiyonel birimde ve katıldığı projelerde farklı rollere sahip olabilirken, her çalışan için belge işleme (onaylama, koordine etme vb.) İçin bir rol listesi belirlenir. Kullanıcı, belirli bir belgeyi işleyerek, belgede belirtilen departmandaki rolüne göre belgeleri alır ve işler.
5. Belgelerin sürümleri ve revizyonlarıyla çalışma
Belge kartları ve ekler ayrı veritabanlarında saklanır. Bu, belgelerin anlaşma, imzalanması ve onaylanması aşamalarında yaygın olarak kullanılan belgelerin sürümleri ve revizyonları ile çalışmak için bir mekanizmanın uygulanmasını mümkün kılmıştır.
6. Sistem esnekliği
İş akışı mekanizması da dahil olmak üzere sistemin araçları, belgelerin geçişi için mevcut şemaları hızlı bir şekilde değiştirmenize ve belge işlemeyle ilgili yeni iş süreçleri için iş akışını hızla uygulamanıza olanak tanır. Sistemin yapı taşlarının yardımıyla, örneğin promosyonların uygunluğuna karar vermek, kredi tahsis etmek (bankalarda) vb. İçin gerekli belgelerin işlenmesini hızlı bir şekilde uygulayabilirsiniz.
7. Hata toleransı
BOSS-Referent, ana ve yedek olmak üzere iki sunucudan oluşan Domino yazılım kümesindeki çalışmayı destekler. Kullanıcıların çalıştığı ana sunucunun arızalanması durumunda, otomatik olarak yedekleme sunucusuna geçerler (veritabanları yeniden açıldığında). Birincil sunucu geri yüklendiğinde, yönetici kullanıcı geçişini geri alır.
8. Performans
Veri hacimlerinin dinamik olarak büyümesi durumunda sistemin yüksek performansı, bir belgeyi oluşturulduğu sunucudaki arşive aktarırken, diğer sunucularda da otomatik olarak bir arşiv kopyasını kaydeden bir arşivleme mekanizması ile sağlanır. "Hafif" belge kartlarının ve ekli dosyaların ayrı depolanması ve en son yazılım araçlarına erişim sayesinde yüksek verimlilik elde edilir.
9. Web erişimi
Lotus'u kurumsal bir standart olarak kullanmayan kuruluşlar için, sistemin işlevselliğine erişmenin alternatif bir yolu, Internet Explorer sürüm 5 ve üzeri aracılığıyla sunulmaktadır. Bu kuruluşların, sistem yöneticisi iş istasyonlarına kurulum için yalnızca Lotus Notes CAL'leri satın almaları gerekecektir.
10. Yönetim kolaylığı
Lotus Domino / Notes platformu, sistemi eşzamanlı olarak iyileştirmenize ve bunu kuruluşun yardımcı yapılarına kopyalamanıza olanak tanır. Coğrafi olarak dağılmış bir organizasyonun tüm ofislerinde sistemi bir gecede güncellemenizi sağlayan mekanizmalar vardır. Çalışan listelerinin tutulması çalışmalarını kolaylaştırmak için, sistem LDAP dizinleri ile entegre edilmiştir.
