En un sinfín de cosas, puedes confundirte, olvidar algo o simplemente no tener tiempo para hacerlo. Las tareas no cumplidas, por lo tanto, se acumulan y dificultan el próximo día con nuevas oportunidades. Y nuevamente el mismo problema: no tuve tiempo, lo olvidé, lo pospuse para mañana.
Estas situaciones a menudo les suceden a quienes no saben cómo planificar, y esto no es sorprendente, porque el proceso de planificación requiere ciertas habilidades de gestión del tiempo y una atención especial.
Existen muchas técnicas de planificación que pueden ayudarlo a aprovechar al máximo su recurso de tiempo. Demos un ejemplo de la técnica más eficaz y sencilla, que se llama "Matriz de Eisenhower" o Plaza Eisenhower.
- este es el principio de priorización que le permite resolver la mayor cantidad de tareas durante el día.
Este principio es uno de los más populares en la gestión del tiempo. Se utiliza en todo el mundo: desde trabajadores corrientes hasta jefes de grandes organizaciones de corporaciones de fama mundial.
El fundador de este principio es Dwight David Eisenhower (34º presidente de los Estados Unidos). Dada su apretada agenda, optimizó su horario de trabajo organizando los casos según su importancia, lo que llevó a la creación de una técnica propia, que se distinguía por su sencillez y singularidad.
La matriz de Eisenhower como herramienta de priorización
Eisenhower dividió los casos en 4 categorías y los ingresó en una tabla en la que resaltó claramente los cuadrados que permitían distribuir las tareas planificadas según su urgencia e importancia (a, b, c, d).
Cada cuadrado tiene su propio propósito de asuntos:
- "A" - urgente de particular importancia;
- "B" - importante, con la que puedes esperar;
- "S" - no de primera importancia, pero urgente;
- "D" - no urgente y sin importancia.
Priorizando de esta manera puedes aprender a administrar el tiempo, lo que ayudará en el logro de las metas establecidas, aumentará el rendimiento académico en la implementación de las tareas planificadas y afectará el éxito en una actividad en particular.
Para priorizar según el principio de D. D. Eisenhower, es necesario estudiar en detalle las categorías (cuadrados) en su tabla.
Asuntos importantes y urgentes (categoría a)
Las tareas programadas que son las más importantes y urgentes encajan en el cuadro de esta categoría. Según el principio de Eisenhower, este cuadrado debe estar vacío, libre para un nuevo registro diario, que para una persona con habilidades de gestión del tiempo no le dará la oportunidad de iniciar la urgencia de los asuntos y admitir una situación crítica si no se completan.
A menudo sucede que los casos del cuadro "b" se mueven al cuadro "a" debido a la pereza humana común, que es una de las razones para completarlo. A veces, esto puede ser con cualquiera, pero en el caso del cambio diario de casos de un cuadrado a otro, vale la pena practicar la autodisciplina.
Para evitar la aparición de tareas no cumplidas en el cuadro "a", es necesario completar oportunamente las tareas de otras categorías y adherirse estrictamente a la lista de tareas pendientes para este cuadro. También se puede utilizar el método de delegación (encomendar tareas a alguien), que permitirá asentar tareas y no dejar los restos del trabajo sin hacer.
Lista de tareas para el cuadrado "a":
- afectando negativamente el logro de la meta establecida;
- los problemáticos que pueden causar problemas;
- relacionados con la salud.
Asuntos importantes, no urgentes (categoría b)
Esta categoría incluye a menudo los casos más prometedores y prioritarios. Eisenhower les asigna un papel importante, ya que su implementación es la clave del éxito. La experiencia demuestra que si usa su tiempo de manera responsable al hacer las cosas incluidas en el cuadro "b", entonces los buenos resultados se harán sentir muy pronto.
La ventaja de este cuadrado es que hay la cantidad de tiempo adecuada para las cosas importantes, lo que le permite resolver problemas de manera constructiva y deliberada, revelar completamente su potencial y pensar (analizar) las actividades. Pero es importante saber que estos asuntos no deben dejarse en un segundo plano, ya que existe el riesgo de trasladarlos a la primera casilla, lo cual es inaceptable según el principio de Eisenhower.
Ejemplos de casos y tareas del cuadrado "b":
- planificación de proyectos;
- asociación (búsqueda, cooperación);
- resultados de proyectos terminados (evaluación del trabajo realizado);
- búsqueda de perspectivas de desarrollo.
En cuanto a la vida cotidiana, los expertos recomiendan que en este recuadro se incluyan asuntos relacionados con la planificación, el estudio, el deporte, la alimentación, etc.
Asuntos urgentes y sin importancia (categoría c)
Esta categoría incluye tareas secundarias que son urgentes. A menudo sucede que una persona tiene prisa por completar las tareas menos importantes y, por lo tanto, se aleja de la meta. La Matriz de Eisenhower requiere un uso preciso de la técnica, por lo que no debe cometer errores en la clasificación de problemas.
Al establecer prioridades, no confunda las tareas de c-cuadrado con las de a-cuadrado. Aquí hay un ejemplo de posible confusión:
El jefe da una orden que requiere ejecución urgente, mientras que esta orden no se aplica al trabajo. Esta tarea debe colocarse en la casilla "c" y considerarse importante, pero no urgente, ya que no puede desviarse de los objetivos previstos, perdiendo así el tiempo en lo que distrae de lo principal.
Ejemplos de casos y tareas del cuadrado "c":
- invitados inesperados que requieren atención;
- reuniones urgentes no programadas;
- deshacerse de los problemas derivados de su propia negligencia.
Asuntos no urgentes y sin importancia (categoría d)
Se trata de tareas que están listas para esperar su recurso temporal, todo el tiempo que lo necesiten, o incluso que puedan resultar impracticables. Más bien, las cosas simples e interesantes pertenecen a esta categoría, pero no debes agarrarte de ellas, solo ralentizan el proceso de trabajo y te alejan de la meta.
Ejemplos de casos y tareas del cuadrado "d":
- conversaciones telefónicas vacías;
- actividades de entretenimiento;
- cualquier evento que distraiga del trabajo.
Habiendo priorizado de acuerdo con el principio de la matriz de Eisenhower, por supuesto, puede tener tiempo para hacer mucho y acercarse a su objetivo, pero no olvide que el trabajo es la principal fuente de éxito con una gestión adecuada del tiempo.
De hecho, existen herramientas que le ayudan a priorizar y hacer las cosas. Uno de ellos es la Matriz de Eisenhower: un método que ha sido probado por muchas personas exitosas en sus vidas. Los líderes de la empresa lo utilizan para planificar y monitorear su propia actividad y la actividad de sus subordinados. Pero es tan simple y eficaz que puede recomendarse incluso a un ama de casa que diseña su apartamento.
Después de practicar varias veces, casi automáticamente "esparcirá" las tareas entre las importantes y urgentes, las que se pueden hacer más tarde y las que deberían ocupar mucho menos de su atención. Si se permite una sílaba pretenciosa, entonces la matriz le permite no olvidarse de la misión de su propia vida en la rutina de un sinfín de asuntos urgentes.
Por supuesto, todos entienden y usan esta herramienta a su manera.
A continuación se muestra una de las opciones para un uso eficaz de la matriz. ¡Intente hacer todo lo que sea importante para usted!
Cómo construir:
Divida el campo en 4 cuadrantes:
Tareas A "Urgente - Importante" (una especie de cuadrante "¡Desperté!" O "¡Fuego!").
Objetivos B "No urgente - Importante" (clave, cuadrante principal de trabajo, en el que no solo logra un resultado de alta calidad, sino que también desarrolla, delega, celebra el éxito, etc.).
Tareas en "Urgente - No importante" (esto es todo el alboroto, que no es nuestro a menudo, pero lo hacemos, conscientemente o porque "así sucedió"?).
Tareas D "No urgente - No importante" (generalmente está vacío: resolver estas tareas es lo mismo que responder a un spam franco).
Qué es importante"?
La organización en la que trabajamos ha definido estas tareas para nosotros y para nosotros. Estas son, de hecho, aquellas tareas por las que fuimos invitados a trabajar en la empresa: nuestras responsabilidades laborales, las tareas que nos asigna el director directo (administrativo) o el director de proyecto en el que participamos. Esta no es su comprensión personal: ¿es importante a escala universal o no?
Todo es más prosaico: lo que importa es para qué te llamaron para este puesto. Y si todos cumplen con estas tareas, todos estarán felices.
¿Y qué es "urgente"?
Algo que tiene un período muy definido. La mayoría de las veces es urgente, cuando la fecha límite ya está muy cerca.
¿Qué aspecto tiene Matrix?
¿Qué puedes hacer ahora mismo?
Haz un ejercicio simple:
1. Enumere todas las metas y objetivos que planea lograr. La lista debe estar numerada.
2. Califique cada tarea en una escala de -5 a 5 en las categorías de Urgencia, Importancia de la Tabla 1. Divida las metas grandes (elefantes) en tareas separadas (filetes) y asigne el rango de urgencia e importancia "a cada" filete "individual .
3. En la Tabla 2, asigne todos los casos al campo según los rangos de Urgencia e Importancia.
4. Priorice las tareas moviéndose por el campo desde la esquina superior derecha (Urgente - Importante) a la esquina inferior izquierda (No urgente - No importante).
5. Hágalo según las prioridades.
6. Disfrute del orden y el éxito. Después de todo, el éxito también se trata de llegar a tiempo.
Buenas tardes lectores del blog ¡Tu decisión!
En este artículo, quiero hablar sobre el problema de una lista de tareas sobrecargada que enfrentan casi todas las personas modernas. ¿Cómo se muestra? El hecho de que planeamos completar todo tipo de tareas diferentes durante el día o durante la semana, y al final de este período nos damos cuenta de que no hemos logrado hacer nada.
¿Por qué pasó esto? ¿Por qué estamos abrumados y no podemos hacer lo que planeamos?
La mayoría de las veces, esto se debe al hecho de que nuestra planificación no es realista. Sobrecargamos nuestra lista de tareas, necesitamos eliminar algo de ella, pero surge la pregunta: "¿Cómo podemos eliminar algo de ella, si solo ingresamos las cosas necesarias?"
Las técnicas especiales de priorización pueden ayudarnos a determinar qué se debe hacer primero, qué podemos posponer y qué no hacer en absoluto.
Una de las técnicas de priorización más simples y efectivas es la Matriz de Eisenhower. La idea pertenece al presidente de Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower. Y ganó fama después de que Stephen Covey escribiera sobre ella en su libro "7 hábitos de personas altamente efectivas".
Estar ocupado es una forma de pereza, pensamiento perezoso y acción indiscriminada.
Tim Ferris
En el corazón de la Matriz de Eisenhower es que el 20% de nuestros esfuerzos dan el 80% del resultado. Eisenhower refinó este principio.
La matriz de Eisenhower es un cuadrado dividido por dos ejes que se cruzan en 4 sectores o cuadrantes.
El eje vertical es "importancia", el eje horizontal es "urgencia".
Así, obtenemos 4 sectores:
sector A - "urgente e importante"
sector B - "no urgente, pero importante"
sector C - "urgente, pero no importante"
sector D - "no urgente, no importante"
Sector A: importante, urgente
Combina las cosas que deben hacerse primero. No toleran retrasos, será demasiado tarde para completarlo mañana. La aparición regular de estos casos en nuestra lista de tareas pendientes suele ser el resultado de una mala planificación, desorganización, postergación, etc. La planificación ideal es una situación con un cuadrante A vacío.
Ejemplos de casos del cuadrante A:
- Pago de préstamo
- una visita no programada al médico cuando algo ya duele mucho
- Llamar a un plomero para reparar una tubería con fugas
- reparación de portátiles
Sector B: importante, no urgente
Este sector aglutina actividades que inciden directamente en su desempeño personal. La principal diferencia entre estos casos y el cuadrante A es la falta de urgencia. Esto le permite abordar la solución de tales problemas de manera más deliberada, lo que le permite lograr mayores resultados y eficiencia. Las tareas del sector B deberían ser principalmente nuestra lista de tareas del día. También debe recordar que los asuntos del sector B, si no se les presta la atención y el tiempo oportunos, pueden ir al sector A.
Ejemplos de casos en el cuadrante B:
- formación, desarrollo profesional, cursos y seminarios, formaciones
- informe planificado
- haciendo deportes
- descanso de calidad
- visita planificada al médico (examen clínico, exámenes preventivos)
Sector C: no importante, urgente
Cosas que no te acercan a tu objetivo, pero necesitas hacerlas. El principal error al trabajar con la matriz es no confundir los asuntos de los sectores A y C, de lo contrario surgirá una situación en la que está girando como una ardilla en una rueda, pero las tareas completadas no lo acercan a su objetivo. objetivo, y las tareas importantes siguen sin resolverse.
Ejemplos de casos del Sector C:
- revisando el correo electrónico
- llamadas en curso
- reuniones
- tareas del hogar (limpieza de la casa)
- reuniones impuestas
Sector D: no es importante, no es urgente
El sector reúne cosas que nos hacen perder el tiempo, no nos sirven de nada. En otras palabras, se han tragado el tiempo. Pero estas tareas nos resultan muy atractivas, son fáciles de realizar, nos permiten pasar un buen rato y relajarnos. Por tanto, es muy difícil resistirse a ellos, pero es necesario hacerlo.
- sentarse en las redes sociales
- viendo la televisión
- charlando con colegas
¿Cómo puede ser útil la matriz en la práctica? Hay dos posibles direcciones de aplicación de la matriz de Eisenhower:
- para planificar
A menudo llevamos a cabo todos los asuntos urgentes, pero sin importancia, y posponemos cada vez más los asuntos importantes y no urgentes. Si planificamos nuestro tiempo y tareas de acuerdo con la matriz de Eisenhower, podemos dedicar más tiempo a cosas importantes que nos acercarán a la meta, y eliminar tareas que requieren tiempo, esfuerzo, energía y rara vez conducen a la meta. Cómo utilizar la matriz para la planificación, lea este artículo a continuación. - para evaluar su efectividad
La matriz de Eisenhower muestra claramente las tareas que realiza. Este análisis se puede realizar al final de la semana o del mes. La revisión regular de las tareas que ha estado realizando durante un período de tiempo aumentará su eficacia personal.
Cómo se ve?
- Enumere las tareas que completó durante el día en la hoja.
- Divida el trabajo realizado en cuatro sectores, indicando el tiempo empleado.
- Calcule cómo se distribuyó el tiempo y la cantidad de tareas por sector.
- Interpretación del resultado:
sector A
Si el sector A ha crecido, entonces no tienes el control de tu vida. no está involucrado en la planificación estratégica, no sabe cómo distribuir la carga de trabajo entre los empleados y delegar responsabilidades.
sector B
Si el sector B está más lleno de asuntos, entonces dedica suficiente tiempo a lograr sus objetivos, sabe cómo concentrarse en lo principal.
sector C
El aumento en los asuntos del sector C muestra que no tiene metas ni planes previstos. está perdiendo el tiempo en tareas sin importancia.
sector D
Surge la pregunta: "¿Por qué te pagan?"
La principal dificultad para aplicar la matriz de Eisenhower es la dificultad para determinar la importancia del problema. A menudo, todas las tareas nos parecen importantes. cómo determinar cuál es la verdadera importancia de la tarea. ¿Cómo distinguir las tareas realmente importantes de todas las tareas?
Aquí es donde el “Método Franklin” es útil: lo importante es lo que está en consonancia con los principales objetivos de mi vida.
La idea básica es que antes de establecer prioridades, debe definir claramente sus objetivos para un período determinado.
Después de eso, complementemos la matriz de Eisenhower colocando nuestros objetivos en su centro. ¿Qué esta pasando ahora? Ahora se realizará la valoración de la importancia de todas las tareas del día en relación con el objetivo planteado.
La importancia de la tarea se distingue por la respuesta a 3 preguntas:
- ¿Qué pasa si no lo hago hoy?
- ¿Alguien puede hacer esto por mí?
- ¿Es esta tarea importante para lograr este objetivo?
Por ejemplo, su objetivo es "liquidar todos los préstamos y deudas en un año". Evaluamos la importancia de cada tarea de la matriz precisamente desde el punto de vista de si ayudará a lograr el objetivo planteado.
Implementación práctica. Algoritmo de aplicación de la matriz para la planificación diaria
- Defina metas. Vea si sus metas encajan. De la lista de sus objetivos, seleccione 1-3 objetivos que sean de mayor prioridad para este período. Son estos objetivos los que serán un faro para usted, en los que debe concentrarse al clasificar las tareas por sector.
- Maquillaje (día, semana, mes). Los profesionales de la gestión del tiempo también le aconsejan que planifique sus vacaciones.
- Descomponerlo.
- Evaluación de prioridades. Distribuir las tareas por sector, determinando la importancia de la tarea en función de los objetivos marcados. Dibuje la hoja de trabajo en 4 cuadrantes y complete la matriz con tareas. Si no te inspira la idea de dibujar cuadrantes todos los días, puedes marcar prioridades con las letras: A, B, C y D. Agregamos marcas a tu lista junto a cada tarea.
Se pueden utilizar tres colores de semáforo para las prioridades: rojo (cuadrante A), verde (cuadrante B) y amarillo (cuadrante C). - Ejecución de las tareas asignadas:
- en primer lugar, se llevan a cabo asuntos importantes y urgentes. El día debe comenzar con estos hechos.
- después de eso, pasamos a asuntos que son importantes, pero no urgentes. Nuestro principal tiempo y atención debe estar centrado en los asuntos de este sector.
- solo entonces al resto del negocio.
Antes de comenzar cualquier tarea, primero hágase la pregunta "¿Debería hacer esto?", "¿Puede alguien más hacerlo?".
Las tareas del cuadrante A, por regla general, de carácter rutinario, no te hacen avanzar hacia el objetivo marcado, se recomienda delegar o no hacerlo en absoluto.
6. Control sobre la ejecución del plan
En esta etapa, analice la implementación del plan planificado. Cuente en cada cuadrante de la matriz cuántas tareas se completaron en un día y cuánto tiempo se dedicó a su ejecución. Evalúe su efectividad.
Cuanto más tiempo pase en el cuadrante B, más eficaz será y más rápido alcanzará sus objetivos.
Mueva las tareas no cumplidas a la lista al día siguiente. Si ha pospuesto una tarea más de tres veces, piense si debería completarla. ¡Lo más probable es que puedas hacerlo bien sin él! Táchelos de la lista o hágalos de inmediato.
Como puede ver, Eisenhower Matrix es una herramienta de trabajo simple que facilita la planificación y ayuda a monitorear y analizar su desempeño. Deje su correo electrónico en el formulario al final del artículo y descargue la Plantilla de planificación diaria de la matriz de Eisenhower. La plantilla se crea en dos formatos: en tabla de Excel y en forma de plantilla de nota para Evernote.
Para agregar una nota de plantilla a su cuenta de Evernote, haga clic con el botón derecho en la nota en su cuenta de Evernote y seleccione Copiar al Bloc de notas en el menú desplegable. Luego seleccione su cuaderno y haga clic en "Copiar". Ahora puede realizar cambios en la plantilla.
Si va a utilizar mucho la matriz, ¡convierta la plantilla de nota en un atajo! ¡Esto acelerará la búsqueda de la nota y le ahorrará tiempo!
¡Asegúrese de implementar prioridades en su sistema de gestión de casos!
Una vez que aprenda a distribuir correctamente las cosas dentro de la matriz de Eisenhower, tendrá una cantidad considerable de tiempo extra y, lo más importante, llegará rápidamente a su objetivo.
Llena tu día a día con significado y lo hará SU DECISIÓN!
Escuela de Yuri Okunev¡Saludos a todos los lectores y suscriptores! Yuri Okunev contigo.
¿Alguna vez te has preguntado qué tan bien planificas y gastas tu tiempo? ¿Conoce la sensación de que está perdiendo días, semanas o incluso meses en vano?
Si es así, entonces la Matriz de Eisenhower como herramienta de priorización es imprescindible para que la estudie. Sin él, te rociarán todo tipo de pequeñas cosas, olvidándote de las cosas realmente importantes.
Si aún no ha enfrentado el problema de la administración del tiempo, entonces todavía necesita una matriz, porque le ayudará a tener aún más éxito.
La matriz fue diseñada por el 34 ° presidente de los Estados Unidos, Dwight David Eisenhower.
Dado que el cargo de jefe de Estado implicaba una increíble cantidad de tareas diarias, el político decidió crear un esquema universal que lo ayudara a clasificarlas y ordenarlas.
La esencia del método es analizar la actualidad, las tareas y determinar cuáles de ellas son las más significativas y urgentes. El problema es que estamos lejos de poder determinar correctamente qué es realmente importante para nuestra vida y nuestro negocio. Solo aprendiendo una planificación altamente eficaz, nos embarcaremos en el camino del éxito, la autorrealización y la armonía.
Ejes y cuadrantes
La matriz está formada por dos ejes. Vertical significa importancia y horizontal significa urgencia de la tarea. Como resultado, se asignan cuatro cuadrantes.
- Parte superior derecha. Las cosas son urgentes e importantes.
Las tareas caen aquí en caso de que ocurra algo inesperado y tenga que lidiar con casos que surgen repentinamente. O debido a la gestión del tiempo analfabeta, cuando las tareas que no se resuelven a tiempo se transfieren del estado “importante, pero no urgente” al estado “ya no puedes seguir adelante”. La excepción son las cuestiones de salud y seguridad, que siempre deben priorizarse.
El principio clave de la matriz es hacer todo lo posible para garantizar que no haya entradas en este cuadrante. Esto indicará que todo o casi todo está bajo tu control. Solo en este caso podemos hablar de cualidades comerciales sobresalientes, la capacidad de asignar correctamente el tiempo y priorizar.
- Arriba a la izquierda. Las cosas no son muy urgentes, pero sí importantes.
Este es el sector principal. Debe contener las preguntas más importantes para usted y / o su empresa. Al enfocarse en este cuadrante, avanzará con confianza hacia su sueño, vivirá una vida llena de eventos y logros.
A medida que se demore en resolver los problemas del cuadrante superior izquierdo, pronto notará que la lista de tareas de este se arrastra sin problemas al cuadrante superior izquierdo anterior. Es decir, comienza la prisa. Para evitar que esto suceda, debe poder delegar la solución de problemas a otras personas.
Esto incluye tareas diarias significativas para ayudarlo a evitar problemas futuros. Por ejemplo, se trata de planificación de marketing, cambio de marca, cuestiones de personal y financieras, así como deportes y atención médica, ayudar a los seres queridos, instalar una alarma en un apartamento, seguro de propiedad, etc.
- Inferior derecha. Las cosas son urgentes, pero no demasiado importantes.
Contiene preguntas que nos distraen por su urgencia de actividades mucho más importantes. Por ejemplo, la necesidad de ayudar a un familiar a plantar patatas, pedirle a un amigo que lo recoja en el aeropuerto, reparar electrodomésticos, el cumpleaños de un compañero lejano y devoto, etc.
Al ser rociado con todo esto, comienza a dedicar menos atención y tiempo a las preguntas de los cuadrantes anteriores. Como resultado, sus intereses, necesidades y aspiraciones sufren. Además, existe una alta probabilidad de que comience a trasladar casos de este sector al sector "urgente e importante". Por eso es imperativo tener cuidado con la priorización.
- Inferior derecha. Las cosas no son urgentes y sin importancia.
Hay muchas cosas así en la vida cotidiana de cualquier persona. Como un pantano, te chupan completa y completamente.
Esta categoría incluye diversas tareas del hogar, actividades placenteras para el alma, problemas organizativos menores que se pueden abordar sin perjuicio para usted / la empresa cuando está realmente libre. Llamar a un amigo, charlar en las redes sociales, buscar recorridos para las próximas vacaciones, ir a un salón de belleza, reemplazar un par de fotos en el sitio: gasta su atención, energía, tiempo, etc. en todo esto.
Todas las tareas que caen en este cuadrante deben realizarse solo después de que se hayan resuelto los problemas de todos los demás sectores.
Cabe señalar que la matriz fue utilizada activamente por el famoso planificador estadounidense de alto rendimiento, Stephen Covey. Tomando como base el esquema del ex presidente, lo complementó con sus propias reflexiones, explicaciones y consejos. En particular, llamó al primer sector la crisis, al segundo, el cuadrado de la calidad, al tercero, el umbral de la crisis, y al cuarto, la degradación.
Por un lado, la matriz de prioridades es sumamente lógica, clara y sencilla. Pero una vez que comienzas a clasificar las tareas, los problemas surgen de inmediato. ¿Cómo entender qué es importante y qué es fundamental? ¿Qué hay que hacer ahora mismo y qué esperará? La siguiente técnica ayudará en esto.
"Coordenadas cartesianas"
Se llama así porque todavía se basa en el sistema de ejes que se cruzan, que una vez fue creado por el famoso matemático René Descartes. La matriz de Eisenhower y los cuadrados cartesianos tienen la misma apariencia, sin embargo, el contenido es diferente. Se asigna una pregunta a cada cuadrante.
- Sector superior izquierdo. ¿Qué ganaré si no lo hago?
- Sector superior derecho. ¿Qué ganaré si hago esto?
- Sector inferior izquierdo. ¿Qué perderé si no hago esto?
- Sector inferior derecho. ¿Qué perderé si hago esto?
Cómo utilizar la matriz de Eisenhower
Creo que no es necesario discutir la necesidad de utilizar métodos para priorizar las tareas comerciales y cotidianas. "¿Podría ser útil en otro lugar?" - usted pregunta. La respuesta es sí, será útil siempre que necesite organizar algo. Por ejemplo:
- Vida personal.
Encontrar un médico para su hermano es urgente e importante. Hacer las paces con su cónyuge no es urgente, pero sí importante. Comprar un regalo de cumpleaños para un primo segundo es urgente, pero no importante. Enviar un enlace a un video divertido a tu amigo en las redes sociales no es para nada urgente y poco importante.
- Limpieza en armarios, despensas de la casa.
En el primer cuadrante, puede haber cosas que realmente necesite y que pueda necesitar literalmente mañana. En el segundo, aquellos que son muy necesarios, pero no ahora. En el tercero, los que se necesitarán en un futuro cercano, pero luego se pueden eliminar más lejos. En el cuarto, lo que se puede posponer hasta la próxima temporada / dar a las personas necesitadas.
- Cuidado de la salud.
¿Quiere superar una llaga crónica dañina, recuperarse de una cirugía? ¿O tal vez solo necesita mejorar su salud en general y poner su cuerpo en orden? Para hacer esto, debe prestar atención a una gran cantidad de cosas: nutrición, entrenamiento, descanso, productos preventivos y medicinales, fisioterapia, etc. Además, no todos los métodos pueden y deben combinarse.
Divida las tareas en cuadrantes para formular una estrategia de recuperación competente y esbozar un plan de acción preciso.
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¿Por qué es tan difícil elegir entre tareas prioritarias y secundarias? La investigación del neurocientífico Antonio Damasio muestra que la toma de decisiones está indisolublemente ligada a la emoción. Por lo tanto, no es sorprendente que la ansiedad y la depresión a menudo se caractericen como estados de perplejidad e incapacidad para tomar decisiones. El uso de herramientas simples como la Matriz de Eisenhower le ayuda no solo a resolver las cosas, sino también a reducir su estrés emocional. Con el tiempo, habiendo dominado los principios de este concepto, puede aprender a distinguir fácil y rápidamente entre lo importante, lo urgente, lo secundario y lo inútil.
Se cree que la Matriz de Eisenhower está estrechamente relacionada con las palabras de Dwight D. Eisenhower: “Tengo dos problemas: urgente e importante. Lo urgente no es importante y lo importante es urgente ".
Dwight D. Eisenhower es mejor conocido como el trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos (1953-1961). Antes de convertirse en presidente, fue general y comandante de las fuerzas aliadas durante la Segunda Guerra Mundial. En 1950, Eisenhower se convirtió en el primer comandante supremo de las fuerzas combinadas de la OTAN en Europa.
La actividad profesional específica de Eisenhower lo obligaba constantemente a tomar decisiones difíciles y a concentrarse en diversas tareas a diario. Para optimizar el proceso, creó su propio método, que se conoció ampliamente como la matriz de Eisenhower. Hoy en día, puede ser utilizado no solo por generales, sino también por personas comunes hasta amas de casa; ayuda a priorizar las tareas actuales y a poner las cosas en orden.
Cómo utilizar la matriz de Eisenhower
Esta herramienta es adecuada para aquellos que están preparados y son capaces de evaluar la importancia de sus tareas y clasificarlas claramente. El método implica dividir las tareas y actividades en cuatro grupos:
- urgente e importante;
- importante pero no urgente;
- urgente pero no importante;
- no urgente ni importante.
El objetivo final del Método Eisenhower es ayudar a filtrar los asuntos menores de las decisiones importantes y centrarse en lo que realmente importa.
Si representamos la matriz de Eisenhower en forma de imagen, se verá así:
El valor de los cuadrantes en la matriz.
Las tareas se asignan a cuadrantes específicos, que a su vez determinan cuándo y durante cuánto tiempo puede completar la tarea.
- Cuadrante I: "Hágalo de inmediato" (urgente e importante)
Estos incluyen tareas prioritarias que requieren atención inmediata. Tienen plazos ajustados y deben cumplirse por encima de todo y personalmente.
- Cuadrante II: "Decide cuándo lo harás" (importante pero no urgente)
Este cuadrante es una parte estratégica de la matriz, ideal para el desarrollo a largo plazo. Los elementos que incluye son importantes pero no requieren una intervención inmediata. Al mismo tiempo, las tareas tienen un plazo determinado y también se realizan personalmente.
- Cuadrante III - "Delegar a alguien" (urgente pero no importante)
Este cuadrante incluye llamadas telefónicas, correos electrónicos y programación de reuniones y eventos. Este tipo de tareas no suelen requerir atención personal porque no implican un resultado medible. El cuadrante III ayuda a minimizar las distracciones del trabajo importante. Con la delegación, puede concentrarse en cosas más serias.
- Cuadrante IV: "Hágalo más tarde" (ni importante ni urgente)
Las actividades que se incluyen en el cuadrante IV son actividades auxiliares que no aportan ningún valor. En pocas palabras, es algo que siempre se puede posponer sin temor a consecuencias. Estas tareas toman tiempo e interfieren con las tareas más importantes que colocas en los dos primeros cuadrantes.
Elegir un color para la matriz
Asigne un color a cada cuadrante de la matriz y asócielo con un nivel de prioridad.
Por ejemplo:
Rojo = urgente.
Amarillo = importante pero no muy urgente.
Verde = urgente pero no importante.
Gris = no urgente, no importante.
A medida que utilice la matriz con fines profesionales, encontrará que la mayoría de las tareas se clasifican en los cuadrantes I y III. Los resultados más significativos provienen de las acciones del Cuadrante II porque estos son objetivos comerciales que afectan el éxito a largo plazo de un negocio y rara vez se clasifican como urgentes.
La parte más difícil de entender es lo que te distrae de tu curso planificado. Pero si puede dominar este problema fundamental de la administración del tiempo, se librará de la idea de las horas perdidas. Hágase dos preguntas para determinar sus estrategias de toma de decisiones a largo plazo:
- ¿Cuándo se ocupará de tareas importantes, pero no urgentes?
- ¿Cuándo puede dedicar tiempo a tareas importantes antes de que de repente se vuelvan urgentes?
Vale la pena recordar que a veces las tareas de un cuadrante caen repentinamente en otro. Si ocurre una emergencia, sus prioridades cambiarán. Por ejemplo, si es dueño de una pequeña empresa, un cliente descontento llama y le pide que lo conecte con un gerente debido a un retraso en la entrega. Este problema se elevará inmediatamente por encima de los otros elementos de la matriz.
La distribución de tareas por cuadrantes tiene algunas peculiaridades, y deben tenerse en cuenta:
- Las listas de tareas hacen la vida más fácil. Asegúrese de que al asignar tareas, esté haciendo las preguntas correctas para ayudarlo a determinar qué debe hacerse primero. La característica clave es la prioridad.
- Se pueden agregar muchas actividades y tareas a cada cuadrante, pero es mejor mantener el número máximo en menos de ocho elementos. De lo contrario, se alejará del objetivo principal: completar la tarea.
- Cree matrices separadas para la vida personal y profesional.
- Solo usted puede determinar el nivel de prioridad de los elementos de su lista. Comience cada mañana con la lista de tareas pendientes de la matriz y, al final de la semana, verá el resultado.
Plantilla de matriz de Eisenhower
Para simplificar el proceso de distribución de tareas, use una plantilla desarrollada por Evernote:
Eisenhower Matrix se puede traducir al software de gestión de proyectos de Trello. Haga una lista de tareas pendientes para cada uno de los cuatro tableros (= cuadrante) y cree una Bandeja de entrada separada para todas las tareas antes de ser asignadas a los cuadrantes. Esto le permitirá evaluar visualmente su carga de trabajo.
La Matriz de Eisenhower es una herramienta sencilla que le ayuda a evitar el estado de parálisis analítica que se produce cada vez que ni siquiera sabe por dónde empezar.
