Система управления (СУ) – совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное (целенаправленное) функционирование организации. Для системы управления организаций необходимо: - разработать миссию организаций; -распределить функции производства и управления; -распределить задания между работниками; -установить порядок взаимодействия работников и последовательность выполняемых ими функций; -приобрести или модернизировать технологию производства; -наладить систему стимулирования, снабжение и сбыт; -организовать производство.
Осуществление перечисленных мероприятий требует создания СУ, которая должна быть согласована с системой производства организации
СУ состоит из четырех подсистем: методологии, процесса, структуры и техники управления
Структура элементов системы управления организацией
Методология управления включает цели и задачи, законы и принципы, функции, средства и методы, школы управления. Процесс управления – часть управленческой деятельности, включающая формирование системы коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, создание системы информационного обеспечения управления. Структура управления – совокупность устойчивых связей объектов и субъектов управления организации, реализованных в конкретных организационных формах. Структура управления включает функциональные структуры, схемы организационных отношений, организационные структуры и систему обучения или повышения квалификации персонала. Техника и технология управления включают компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи, систему документооборота.
Методология и процесс управления характеризуют управленческую деятельность как процесс, а структура и техника управления – как явление.
Основными элементами являются: Цель – идеальный образ желаемого, возможного, необходимого и исторически приемлемого для компании. Процесс управления – последовательность этапов формирования и осуществления воздействия для достижения цели.
Метод – способ воздействия на человека и коллектив. Выбирается исходя из приоритетов потребностей и интересов человека или коллектива. Коммуникации – процесс взаимодействия или противодействия в системе «человек – человек», «человек – компьютер» посредством передачи информации. Задача – конкретная проблема, вытекающая из цели, требующая разрешения. Закон – необходимое и устойчивое отношение между явлениями. Бывают законы природы, общественного развития и общественных институтов (государств). Законы не имеют альтернатив. Принцип – основное положение какой-либо теории, учения, мировоззрения. Принципы имеют альтернативы. Организационные отношения – различные виды воздействий на человека, в том числе административные, функциональные, патронажные. Функция – порученная человеку работа, услуга или обязанность. Технология – совокупность способов и процессов для выполнения заданных функций. Решение – результат мыслительной деятельности человека, приводящий к выводу или действиям. Характеристики информационного обеспечения – параметры объема, ценности, достоверности, насыщенности и открытости информации. Функциональные структуры – схемы взаимодействия функций, необходимых для успешной деятельности компании. Система документооборота – принятый в организации порядок передвижения входящих, исходящих и внутренних документов.Организационная структура – схема взаимодействия должностей, функций и подчиненностей.
Взаимосвязь элементов системы управления
Цели компании разделяют на группу конкретных задач, которые объединяют по сфере деятельности: экономические, технические, социальные, экологические задачи и т. д. Для решения задач формируют набор функций или операций, которые необходимо выполнить (бухгалтерский учет, труд и заработная плата, маркетинг и др.).
Выбранная схема процесса определяет приоритет тех или иных организационных отношений. Исходя из функциональной схемы, процесса и организационных отношений, определяют состав персонала по численности и квалификации. Этих данных достаточно, чтобы построить организационную структуру управления (линейно-функциональную, иерархическую, матричную и др.).
Зная перечень всех должностей, выполняемых функций и подчиненность, можно рассчитать техническое оснащение рабочего места персонала. После этого в соответствии с делегированными полномочиями работники могут разрабатывать, согласовывать, принимать, утверждать и реализовывать решения. Кроме того, практически на все элементы распространяются законы и правила (принципы) профессиональной деятельности. С этого момента компания считается приступившей к работе.
Основные элементы системы управления организацией
Система, в буквальном переводе с греческого, есть целое, составленное из частей. Для целей нашего изложения система - это совокупность, объединение взаимосвязанных и расположенных в определенном порядке элементов (частей) какого-либо целостного образования. Система управления представляет собой определенным образом организованную совокупность элементов, образующих единое целое, несводимое к свойствам составляющих ее отдельных элементов, в которой реализуются функции управления.
В соответствии со сложившимися взглядами в числе системных выделяют следующие основные принципы:
Целостности – принципиальной не сводимости свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и не выводимости из последних свойств целого; зависимость каждого элемента͵ свойства и отношения системы от его места͵ функций и т.д. внутри целого;
Структурности – возможности описания системы через установление ее структуры, ᴛ.ᴇ. сети связей и отношений системы; обусловленности поведения системы не столько поведением ее отдельных элементов, сколько свойствами ее структуры;
Взаимозависимости системы и среды – система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом ведущим компонентом взаимодействия;
Иерархичности – каждый компонент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая система представляет собой один из компонентов более широкой системы;
Множественности описания каждой системы – в силу принципиальной сложности каждой системы ее адекватное познание требует построения множества различных моделей, каждая из которых описывает лишь определенный аспект системы.
В общем случае модель системы управления включает следующие основные элементы: субъект, объект управления, силы и средства управления, каналы связи (прямой и обратной). Система управления испытывает воздействие внешней среды , соответствующим образом изменяется и обеспечивает тем самым свое функционирование (работоспособность).
Субъектом управления организацией является должностное лицо или определенным образом организованная группа лиц (орган, подразделение, коллегия, совет, совещание, собрание и т.п.), которые могут и должны в силу должностных обязанностей, данных полномочий или имеющихся договоренностей (согласия) оказывать управляющее воздействие на соответствующий объект управления. Персонифицированными субъектами управления различного уровня являются, в частности, директор фабрики, заместитель руководителя департамента͵ начальник воинского подразделения, ректор университета͵ президент ассоциации, генеральный секретарь партии, председатель собрания, управляющий делами международного комитета͵ руководитель группы, менеджер и т.д. Групповым субъектом управления в организации являются, в частности, совет директоров крупной компании, общее собрание акционеров, коллегия министерства, ученый совет научного или учебного заведения, экспертный или консультативный совет законодательного органа, управляющая структура холдинга и т.д.
Каждый субъект управления, независимо от положения в иерархии организационной структуры, является одновременно объектом управления системы более высокого организационного уровня. Это означает, что он должен не только воспринимать управляющее воздействие своего субъекта управления (руководителя, вышестоящего органа управления), но и, свою очередь, оказывать на него соответствующее воздействие по каналам обратной связи (к примеру, путем предоставления информации, крайне важно й для функционирования общей системы и т.д.).
Объект управления в организации - должностное лицо, отдельный работник или коллектив (подразделение организации), осуществляющие деятельность в интересах организации. Указанные объекты управления: воспринимают управляющее воздействие субъекта управления; обладают относительной самостоятельностью в решении служебных вопросов или реализации управленческих функций; имеют четко определенные (нормативно закрепленные) организационные отношения с субъектом управления, устойчивые каналы прямой и обратной связи с ним. Объектом управления, хотя и специфичным, является и неформальная группа работников внутри организации.
Определение и распределение объектов управления между различными уровнями, звеньями управления и конкретными должностными лицами осуществляется с учетом сложности, важности, состояния таких объектов; качеств и способностей управляющего субъекта; норм управляемости и некоторых других факторов управления. Общими правилами являются следующие: у каждого объекта должен быть свой и желательно единственный субъект управления; у каждого субъекта должен быть свой объект управления или их группа, объединяемая по каким-либо существенным признакам (территориальный, функциональный и т.п.); каждый субъект и объект управления должны иметь вполне определенный и точно очерченный перечень обязанностей, прав и ответственности в сфере управления.
Управленческое воздействие - это любой вид взаимного воздействия объекта и субъекта управления. Различают два его вида: управляющее воздействие и обратное воздействие. Управляющее воздействие представляет собой воздействие субъекта управления на объект управления с целью изменения (сохранения) его состояния, поведения, действий. Обратное воздействие отражает, реакцию объекта управления на управляющее воздействие его субъекта͵ собственное видение управленческой ситуации объектом управления, а также детальную информацию о факторах управления на конкретном участке. Τᴀᴋᴎᴍ ᴏϬᴩᴀᴈᴏᴍ, объект управления принимает участие в процессе управления.
Силы управления - это организованная на базе штатного расписания и профессиональных и квалификационных характеристик совокупность работников, объединенных в аппарат управления , - помощники, советники, консультанты, референты, секретари и т.д. Сюда же относятся отдельные, специально выделенные работники, на которых возложено (возможно, временно) выполнение определенных управленческих функций. На практике в небольших подразделениях специально выделенные работники осуществляют функции анализа и планирования. Эта категория работников организации нуждается в углубленной управленческой подготовке и специализации с учетом характера выполняемых функций.
Средства управления - любые физические объекты, позволяющие фиксировать и передавать управленческое воздействие, осуществлять прямую и обратную связь, обеспечивая тем самым эффективное функционирование системы управления. К ним относятся разного рода технические средства - главным образом средства вычислительной техники, современные средства связи, а также организационной техники (диктофоны, копировально-множительные аппараты, дистройеры и т.д.).
Основные элементы системы управления организацией - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Основные элементы системы управления организацией" 2017, 2018.
Управление организацией представляет собой непрерывный процесс воздействия на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленных целей.
Цели организации будут реализованы только при условии, что ее деятельность должна быть тщательно скоординирована. Отсюда следует, что управление это необходимый вид деятельности организации. От размеров и структуры организации зависит сложность управленческой деятельности и необходимость ее отделения от других функций.
Система управления состоит из следующих компонентов - механизм управленческого воздействия и совокупность всех элементов, подсистем и их взаимосвязей, а также процессов, обеспечивающих функционирование организации в заданном направлении .
Традиционно в системе управления предприятием выделяют две части - управляющую и управляемую.Управляющая часть состоит из дирекции, менеджеров, информационных подразделений, обеспечивающих работу руководящего звена. Эта часть называется административно-управленческим аппаратом. Информация представляет входное воздействие и конечный продукт управляющей части. На данном уровне принимаются управленческие решения, такие как результат анализа, прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора из множества вариантов достижения желаемой цели.
Управляемая часть подразумевает союз из различных производственных и функциональных подразделений, обеспечивающих производственный процесс . Поступающие на вход управляемой части и выходящие в результате зависят от типа организации.
Система управления состоит из четырех основных элементов:
центр управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие;
2) контролирующая структура, измеряющая и передающая информацию о состоянии выхода;
3) канал обратной связи;
4) выход основной системы.
Если рассматривать управление как процесс планирования, организации, мотивации и контроля, то он необходим для того, чтобы формулировать и достигать желаемые цели организации.
Планирование подразумевает постановку желаемых целей организации и определение алгоритм действий работников, необходимых для реализации этих целей. Неопределенность окружающей среды помогает частично преодолеть планирования организации . Планирование для успешного осуществления должно носить непрерывный характер с постоянной корректировкой целей на основе достигнутых промежуточных результатов.
Организация как одна из функций управления подразумевает создание некоторой структуры. Структуризация работы множества элементов позволяет определить цели, какие задания и кто будет выполнять.
Одна из функций - мотивация. Функция мотивации целиком и полностью лежит на руководителях, неважно сознательно они занимаются мотивацией при этом или нет. Очевидно, что и описывают многочисленные теории мотивации, успешно мотивировать можно только после выявления потребностей.
Контроль обеспечивает достижение поставленных организацией целей. Можно отметить следующие необходимые элементы (стадии) контроля: установление стандартов; измерение достигнутого и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами; корректировка серьезных отклонений от плана. На последней стадии можно пересмотреть цели исходя из требований ситуации.
По параметру направление управляющего воздействия персонал организации можно разделить на две немаленькие категории - руководители и неруководители.
Руководителями или управляющими являются субъекты организаторской деятельности, принимающие решения, влияющие на действия других людей, отдающие приказы и контролирующие их исполнение.
К неруководителям или неуправляемым относят объекты организаторской деятельности, исполняющие приказы руководителей и не вправе принимать решения, влияющие на действия других людей.
Руководители в организации несут определенные функции, играют свои роли. Функции руководителей четко разграничены. Кроме разделения функций руководителей и неруководителей необходимо развести также и управленческую работу.
Руководители низового звена -- это руководители, которые находятся непосредственно над не управляющими работниками. Они контролируют выполнение производственных заданий и отвечают за непосредственное использование выделенных ресурсов (сырье и оборудование). Названия должностей низового звена могут быть: заведующий отделом, старшая медсестра, заведующий кафедрой и мастер. Управленческая карьера часто начинается с самого низового звена.
Работа в низовом звене является разнообразной. Особенностью данной работы является частый переход от выполнения одной задачи к другой, а также ей присущ также короткий срок выполнения заданий. Младшие начальники много времени общаются с непосредственными подчиненными и гораздо меньше с начальством.
Среднее звено координирует и контролирует низовое звено. Должности среднего звена называются, например декан факультета или заведующий отделом, а также и директор филиала и т.д.
Характер работы руководителей среднего звена в разных организациях имеет различную характеристику. Существуют организации, которые предоставляют таким руководителям довольно большую ответственность, что делает их работу схожей с работой начальников высшего звена. Работа носит творческий характер и включает постановку проблем, их обсуждение, предложение вариантов действий и разработку рекомендаций.
От функций возглавляемого подразделения зависит работа начальников среднего звена. Таким образом, если оно связано с производством, то руководитель среднего уровня будет координировать работу низового звена, много времени заниматься анализом данных о производительности труда и свойствах продукции / услуг, обсуждать возможности разработки новых видов продукции / услуг с инженерами. При условии занятия внешними связями организации возглавляемые подразделения, то бумажная работа будет отнимать большую часть времени, оставшееся время будет потрачено на общение, в том числе различные заседания.
Менеджеры среднего звена посредничает между высшим руководством и младшими начальниками. Средний менеджмент исполняет особую роль проводников великих идей высшего руководства к низшему менеджменту и персоналу в общедоступной форме.
Роль среднего менеджмента не ограничивается на этом. На представителей этой группы управляющих возлагается задача стимулирования творчества работников и снижение рутинной повседневной деятельности, а также способность к обучающейся организации и созданию мыслящей организации.
Руководители высшего уровня выполняют особую роль по принятию важнейших (как правило, стратегические) решений .
Высшие руководители выполняют большой объем работы, причем их работа не имеет четко очерченных границ. В связи этим, высшие руководители не могут определить успешность своей деятельности. Одним из критериев успешности является продолжение и эффективность деятельности организации, но при этом внешняя среда постоянно меняется, и риск неудачи остается высоким.
Таким образом, управление представляет собой процесс воздействия на систему с целью поддержания заданного или перевода её в новое состояние. Элементами системы управления являются следующие: выход основной системы; контролирующая структура, измеряющая и передающая информацию о состоянии выхода; канал обратной связи и центр управления, сравнивающий фактический и заданный выход и в случае необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.
Сама по себе система управления является совокупностью подсистем, элементов, коммуникации систем и подсистем, а так же процессов, которые обеспечивают необходимое, качественное функционирование организации. Созданная в организации система управления, должна быть взаимосвязана и согласована с системой производства организации.
Чтобы иметь качественную систему управления организацией, необходимо сделать следующее:
Выбрать и установить порядок взаимодействия работников - установить последовательность выполняемых работниками функций - распределить задания между работниками - модернизировать технологию производства - распределить функции управления и производства - наладить систему сбыта, снабжения - продумать миссию организации - организовать деятельность компании
Компоненты системы управления организацией
Первая подсистема - это методология управления . Она представляет собой совокупность как задач, целей, принципов управления, так и совокупность законов, функций, методов, средств, школ управления.
Вторая подсистема - процесс управления , который является одной из основных составляющих управленческой деятельности. Процесс управления включает в себя разработку и реализацию управленческих решений, формирование системы коммуникаций, создание системы информационного обеспечения управления.
Третья подсистема - структура управления. Структура управления - система связей между объектами и субъектами управления организации, которые нашли свою реализацию в частных организационных формах Четвертая подсистема - техника управления. Техника управления включает в себя не только организационную, компьютерную технику, но и сети связи, офисную мебель (столы, стулья, шкафы), систему документооборота.
Система управления организацией состоит из основных элементов:
система документооборота;
метод (способ воздействия);
задача (проблема, следующая из цели);
цель (желаемое, необходимое, возможное);
закон (отношения между явлениями);
коммуникации (процесс взаимодействия или противодействия с помощью передачи информации);
При решении задач в организации возникает набор функций, которые необходимо выполнить. Функции анализируются, группируются, а после этого появляется организационная структура организации. Процесс выполнения функций может быть непрерывным и дискретным, последовательным и параллельным, циклическим и разовым.
8. Управленческий цикл. Основные функции менеджмента
Функциональная структура менеджмента (процессорный подход)
Планирование как функция менеджмента предполагает решение о том, какие должны быть ЦЕЛИ организации и ЧТО должны делать члены организации для достижения этих целей. По сути, это ответы на следующие вопросы: Где мы находимся в настоящее время . Руководители должны трезво оценивать сильные и слабые стороны организации. Куда мы хотим двигаться . Руководители при выборе направлений развития организации должны оценивать возможности и угрозы в окружающей Как мы собираемся это сделать . Руководители должны решить как в целом, так и в частностях, что делать для достижения поставленных целей.
Организация – структуризация внутренних элементов организации с целью выполнения планов и достижения целей. Включает: - Создание структуры управления организацией (подбор исполнителей, делегирование заданий, наделение их полномочиями в использовании ресурсов) - Организация совместного выполнения установленных работ.
Мотивация – создание в среде исполнителей внутренних побуждений к действиям, направленным на эффективное достижение целей организации.
К
онтроль
–
процесс обеспечения того, что организация
действительно достигает своих целей.
Существуют три аспекта управленческого
контроля. Первое – это установление
стандартов – точное определение целей,
которые должны быть достигнуты в
установленный отрезок времени. Второе
– это измерение того, что было действительно
достигнуто в установленном отрезке
времени и сравнение с ожидаемыми
результатами. Третье – это принятие
решений для корректировки своих действий.
Связующие процессы – принятие решений и коммуникации.
Структура менеджмента как здание, фундамент которого образуют коммуникации и современные технологические системы обработки информации. Кирпичи – основные компоненты менеджмента, крыша – человеческие ресурсы организации.
Управление организацией – непрерывный процесс влияния на производительность труда работника, группы или организации в целом для достижения поставленной цели. Система управления организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации. В любой организации выделяют управляющую часть и управляемую часть.
В систему управления входят следующие подсистемы элементов – методология, процесс, структура и техника управления. К методологии относят цели, задачи, законы, принципы, методы, функции, технологию и практику управления. К структуре относятся функциональная структура, схема организационных отношений, организационные структуры и профессионализм персонала. Процесс управления включает систему коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений и информационное обеспечение. К технике управления относятся компьютерная техника и оргтехника, офисная мебель, сети связи и система документооборота.
Методология и процесс управления, в свою очередь, формируют управленческую деятельность, а структура и техника управления составляют механизм управления.
Основной задачей системы управления считают формирование профессиональной управленческой деятельности, которую рассматривают как процесс (совокупность действий, ведущих к образованию взаимосвязей между частями целого) или как явление (объединение элементов для осуществления миссии организации).
Важным моментом системы управления является организация работы по стимулированию роста производительности труда. Для решения этой проблемы используются следующие теории:
1) теория выбора руководителей, владеющих социально-психологическими методами управления. Теория основана на учете того, что определенная часть персонала не любит организовывать свой труд. Таким людям нужны требовательные, властные, жесткие руководители. Теория также учитывает, что коллектив включает людей, обладающих большим творческим потенциалом, инициативой, чувством собственного достоинства. Руководитель должен быть демократичным и обладать тактом и гибкостью;
2) теория организации целей основана на том, что в коллективе есть люди, которые будут хорошо работать только в том случае, если поставленные руководителем цели будут достигаться;
3) теория потребностей основана на том, что стимулирование работников осуществляется путем удовлетворения их потребностей и интересов; 4) теория справедливости основана на ожидании каждым работником поощрения за его работу.
Миссию имеет любая организация, будь то коммерческая фирма, союз ветеранов или центральный банк. И эта миссия должна быть, во-первых, сформулирована и закреплена в официальных документах (прежде всего в уставе) организации и, во-вторых, доведена до сведения всех сотрудников, для которых она должна стать постоянной психологической установкой их каждодневных действий.
Любое предприятие представляет собой группу людей. При этом собственники предприятия являются членами этой организации, а работники – ее наемными служащими. Естественно, основное назначение любой организации – это продвижение интересов ее членов, прежде всего интересов ее собственников. Эта внутренняя цель может быть достигнута в современном обществе только через эффективное удовлетворение спроса потребителей на продукцию предприятия, что, в свою очередь, возможно только через детальное изучение, специализацию и даже формирование запроса потребителей. Это является внешней целью фирмы. В таком эффективном сочетании внутренней и внешней целей фирмы (миссии) – огромное достижение капиталистической системы хозяйствования.
