Etika elektronickej obchodnej korešpondencie. Obchodná korešpondencia poštou

Obchodné etikety sa netýkajú iba ľudského správania v spoločnosti pri osobnej komunikácii ľudí medzi sebou, ale stanovujú aj pravidlá, ktoré sa musia dodržiavať pri písomnej komunikácii. Ako správne viesť obchodnú korešpondenciu av súlade s požiadavkami, je zaujímavé pre každého, kto sa podieľa na profesionálnych činnostiach alebo aktívne komunikuje s rôznymi orgánmi a rieši ich problémy, napríklad ako spotrebiteľ služby.

Výhody obchodnej korešpondencie oproti iným typom komunikácie

Napriek tomu, že príprava obchodných listov si vyžaduje dlhší čas, je pre túto formu komunikácie nesporné výhody.

S ich pomocou je možné prenášať dôležité úradné a dôverné informácie, ak sa nedajú ústne oznámiť.
Vytvorené správy je možné uložiť na dlhú dobu, môžete sa k nim vrátiť a znova skontrolovať obsah.
List možno poslať súčasne viacerým adresátom s rovnakým textom, čo vám umožňuje výrazne ušetriť čas na prípravu a zasielanie listov na rovnakú tému.

Obchodná korešpondencia je druh obchodnej komunikácie vykonávanej písomne \u200b\u200bna účely výmeny informácií úradného a obchodného charakteru.

Samotný pojem úradnosti korešpondencie znamená prítomnosť oficiálnych alebo iných obchodných informácií v nej, ktoré sa z nejakého dôvodu nemôžu adresátovi adresovať ústne alebo neoficiálne. Autor zaslaním oficiálnej komunikácie zdôrazňuje svoj obchodný postoj k danej téme. Súčasne musí buď zastupovať organizáciu, uvádzať všetky príslušné informácie, alebo hovoriť vo vlastnom mene, podpisovať svojím skutočným priezviskom, menom a mecenášmi a poskytovať svoje údaje o polohe alebo kontakty na ďalšiu výmenu informácií.

Klasifikácia obchodnej korešpondencie

Obchodné správy je možné triediť podľa rôznych dôvodov.

V závislosti od toho, či list presahuje jednu organizáciu, existuje dva z jej typov:

Externé, nasmerované na miesto určenia tretej strany.
Interné, používané v tej istej organizácii.

Podľa cieľa obchodná správa, korešpondencia je rozdelená do nasledujúcich typov.

Informačná pošta.
List správy.
Prihláška.
Vyšetrovanie.
List s ponukou.
Pozvánka.
Predajný list.
Pripomienka.
Potvrdzovací list.
Záručný list.
Odporúčací list.
Označovacie listy.

Na základe iniciatívy všetky obchodné správy sú rozdelené na:

Iniciatívne listy.
Listy sú odpovede.

A nakoniec metódou prenosu informácie:

Tlačené, hlavičkové listy zasielané kuriérom alebo zasielané poštou alebo faxom.
E-maily.

Informačná pošta

Hlavným účelom tejto správy je sprostredkovať úradné informácie, napríklad o akejkoľvek zmene v činnosti organizácie, ktorú by mal príjemca zohľadniť: o zmene umiestnenia, podrobnostiach, úradníkovi zodpovednom za vyriešenie akejkoľvek záležitosti. V liste je možné vysvetliť uplatňovanie pravidiel, právnych požiadaviek, predpisov organizácie. Okrem samotnej informačnej časti je možné k nej pridať aj prílohy s dokumentmi.

List správy

Obsahom tohto typu listu sú akékoľvek informácie, ktoré adresát potrebuje, aby mohol vykonávať akékoľvek úlohy alebo funkcie v rámci spoločnej veci. Zvláštnosťou zaslaných informácií je to, že ich rovnako vyžaduje odosielateľ aj príjemca. Takáto správa sa môže poslať aj na žiadosť obchodného komunikačného partnera. Na rozdiel od bulletinu je vždy kratšia.

Prihláška

Druh obchodnej korešpondencie, ktorá zahŕňa zaslanie žiadosti o službu alebo informácie, napríklad o príležitosti zúčastniť sa na obchodnej akcii: výstava, konferencia, seminár. Listom sa spravidla iniciuje vykonanie úkonov príjemcom s cieľom poskytnúť požadované informácie, napríklad: zadanie objednávky alebo úradnú žiadosť, poskytnutie podrobností o vystavení faktúry za služby.

Vyšetrovanie

Správa odoslaná s cieľom získať ďalšie informácie alebo dokumentáciu s povinným odôvodnením potreby požadovaných informácií.

veta

Druh listu, v ktorom je adresát vyzvaný, aby zvážil možnosť spolupráce, zoznámil sa so službou alebo produktom. Často používaný formulár na predloženie obchodnej ponuky. Môže sa zaslať proaktívne alebo vo forme odpovede na vyšetrovací list. Zvláštnosťou takýchto správ je, že môžu byť zaslané viacerým príjemcom naraz. Ak je list zaslaný potenciálnemu klientovi prvýkrát, zvyčajne obsahuje všeobecné informácie o spoločnosti.

Táto správa pozýva príjemcu na stretnutie alebo udalosť. Zvláštnosťou listu je, že je dovolené používať menej formálne formuláre s ďalšími prvkami, ktoré zdobia správu. Osobitná pozornosť sa venuje aj podrobným uvedením adresy, dátumu, času a trasy na miesto stretnutia.

Pripomienka

Účelom tejto správy je upozorniť na povinnosti, ktoré prijal príjemca v rámci riešenia akejkoľvek obchodnej záležitosti: splatiť dlh, poskytnúť správu, dohodnúť si schôdzku.

Reklamácia alebo sťažnosť

Sťažnosti sa podávajú v prípade, že jedna zo strán zapojených do oznámenia buď nesplnila svoje povinnosti, alebo sa dopustila chyby pri ich vykonávaní. Charakteristickou črtou nároku je prítomnosť podrobného opisu porušených podmienok, informácie o posúdení škody a nároky na náhradu alebo opravu zisteného porušenia. Tento druh listu často obsahuje prílohy, napríklad fotografie poškodeného tovaru, kópie dokumentov: zmluvy, akceptačné listiny.

záruka

Odosielateľ takého listu zaručuje splnenie podmienok, ktoré im boli poskytnuté pri uzavretí zmluvy: prísľub vrátiť tovar, dodať ho včas, zaplatiť faktúru alebo dokončiť prácu v dohodnutom časovom rámci. Ako odpoveď na sťažnosť možno použiť záručný list.

Osobitná forma obchodnej správy, v ktorej jej autor dáva odporúčanie tretej osobe alebo organizácii, a tým poskytuje jej charakteristiky. Odporúčacie listy sú obzvlášť bežné pri uchádzaní sa o prácu alebo poskytovaní odporúčania spoločnosti iným klientom, ktoré obsahujú opis kvality služieb, ktoré poskytuje, a špecifiká spolupráce.

Etiketa

Špecifický typ podnikovej správy odoslanej v prípade výskytu konkrétnych udalostí, ktoré majú význam pre príjemcu. Do tejto kategórie listov patria blahoželania k sviatkom a významným udalostiam, poďakovanie za vykonanie práce alebo účasť na projekte, sústražné listy. Bez ohľadu na dôvod napísania správy je príjemcom vždy prejav pozornosti.

Etiketa obchodného listu definuje niekoľko základných požiadaviek na obsah správ.

Zacielenie.
Jasné vyhlásenie o účele odvolania, ktoré by malo byť zrejmé od samého začiatku správy.
Stručnosť a stručnosť. List by nemal byť zdĺhavý, inak sa nebude čítať až do konca, nebude sa študovať nepozorne alebo sa nebude čítať vôbec.
Štruktúra a konzistentnosť prezentácie informácií. Nemala by existovať žiadna náhodnosť, preskakovať z témy na tému, všetky časti listu by mali byť navzájom prepojené.
Špecifickosť poskytovaných informácií, vďaka ktorým príjemca nemusí nič vymýšľať a nemal by mať ďalšie otázky na objasnenie písomného textu.

Úprimná adresa adresátovi.
Formálna reč bez obsahu ľudovej reči.
Neutralita a nedostatok emocionálneho sfarbenia poskytovaných informácií.
Ľahko čitateľný text, ktorý neobsahuje výrazy, ktorým príjemca nerozumie.
Zákaz používania emotikonov.
Žiadne chyby a preklepy.

Nuansy obchodnej korešpondencie

1. Pri príprave obchodných listov je dôležité vziať do úvahy niektoré z vlastností písomnej obchodnej komunikácie.

Pravidlá obchodnej korešpondencie umožňujú používanie štandardných fráz.

Môžete napríklad pozdraviť príjemcu, ako je tento:

Dobrý deň, drahý Petr Semenovich!
Dobré popoludnie, Elena Petrovna!

Na záver môžete použiť také formulácie, ako sú

Úctivo ...
S vďakou…
S prianím úspechu ...

Pri odpovedi na list môžete začať takto:

V odpovedi na prijatú správu ...
Podľa Vášho želania ...
Ďakujeme vám za záujem o našu organizáciu.

2. Nemali by ste aktívne používať výber textu tučným písmom alebo podčiarknutím, aby ste naň mohli osobitne upozorniť, alebo túto techniku \u200b\u200bpoužívať pri dávkovaní.

3. Emotikony sa nepoužívajú v listoch príjemcom, s ktorými nebol nadviazaný dôverný vzťah alebo je datované obdobie krátke. Vylúčené sú, ak má list výlučne úradný charakter.

Štruktúra obchodného listu

Etika písania obchodných listov diktuje použitie špecifickej štruktúry pre obchodné posolstvo.

Medzi hlavné časti listu patria:

Úvod k formulácii účelu odvolania.
Hlavná časť obsahuje informácie, ktoré je potrebné oznámiť adresátovi.
Záverečná časť so záverom alebo zhrnutím textu listu a informáciami o tom, aký výsledok autor správy očakáva.
Záverečná veta a podpis.

Pravidlá registrácie

Úradná korešpondencia musí byť formalizovaná v súlade s požiadavkami na obchodné listy. Dnes je to veľmi zriedkavé - úradné správy písané rukou, vo väčšine prípadov sa vytvárajú pomocou počítača.

Listy by sa mali tlačiť na oficiálny hlavičkový papier organizácie, ktorý existuje v podnikoch vo forme hotovej šablóny.

V hornej časti listu sú uvedené informácie o organizácii: meno, poštová adresa miesta, telefónne číslo, e-mailová adresa, podrobnosti o bankovom účte, adresa webovej stránky, logo a, ak je k dispozícii, slogan spoločnosti. Tieto informácie môžete umiestniť do ľavého rohu formulára alebo pozdĺžne do úplne hornej časti hárku.

Na ľavej strane formulára, pred začiatkom hlavného textu, je uvedené registračné číslo a dátum registrácie správy a napravo - meno organizácie a priezvisko, iniciály a názov zamestnania osoby, ktorej je správa odoslaná.

príklad rohové umiestnenie:

Mohlo by to byť takto:

Po hlavnej textovej časti sa zadajú informácie o prílohách k listu, ak existujú. Na konci celého textového bloku sa umiestni podpis osoby, od ktorej sa informácie odosielajú.

Ak je list napísaný na viacerých listoch, musí byť očíslovaný.

V dôsledku toho môže vyplnený formulár vyzerať takto.

Vzorové obchodné listy

Pri príprave obchodných listov môžete použiť pripravené príklady, aby ste získali predstavu o tom, ako sa vytvárajú rôzne typy správ, a minimalizovali čas na ich prípravu.

Pripravené vzorky vám umožňujú získať informácie o dizajne a znení použitom pri ich písaní.

Odpoveď na správu

V súlade s požiadavkami etikety sa na každý prijatý obchodný list musí odpovedať. Je však potrebné zvážiť nielen požiadavku na poskytnutie odpovede, ale aj potrebu rýchlo ju získať. Preto je dôležité zvoliť správny spôsob odoslania správy. Ak požadujete rýchle prijatie informácií o odpovedi, najlepšou možnosťou by bolo poslať list e-mailom alebo faxom.

Štandardná doba odozvy obchodného listu podľa pravidiel obchodnej korešpondencie je jeden až tri dni. Ak v tejto lehote nedôjde k odpovedi, odosielateľ môže mať dojem, že adresát buď jeho správu nečítal, alebo nie je pripravený na korešpondenciu. V prípade oneskorenia odpovede etiketa umožňuje uskutočniť ďalšie volanie, aby sa ubezpečil, že list bol doručený.

Obchodná korešpondencia v rámci organizácie

Interná korešpondencia v organizácii má svoje vlastné charakteristiky a závisí od požiadaviek na tok dokumentov stanovených v spoločnosti.

Niektoré podniky udržiavajú internú úradnú korešpondenciu a všetky listy zaznamenávajú v osobitných časopisoch. V iných organizáciách sa berú do úvahy iba interné objednávky a zvyšné správy sa posielajú e-mailom bez registrácie.

V prípade internej komunikácie sa zachovajú všetky pravidlá upravujúce komunikáciu s externými príjemcami.

Medzi vlastnosti internej komunikácie patria:

Menej prísne presadzovanie pravidiel v správach.
Prítomnosť osobitných foriem listov, ktoré sa nepoužívajú vo vonkajšej komunikácii, napríklad: elektronické správy alebo vysvetlivky.

E-mailová korešpondencia: čo hľadať

V modernej realite sa väčšina obchodných listov zasiela e-mailom, v súvislosti s ktorými pravidlá obchodnej etikety formulovali požiadavky na elektronickú obchodnú komunikáciu.

Ak sa správy neodosielajú z podnikových serverov, musíte byť opatrní pri písaní e-mailovej adresy. Názov e-mailového účtu musí byť oficiálny a je lepšie nepoužívať všetky neopodstatnené možnosti, napríklad: „krasotka_mary“, „supercar“ a podobne.
Vždy je potrebné vyplniť pole s predmetom listu a formulovať ho čo naj stručnejšie a stručne.
Pri písaní odpovede môžete citovať pôvodnú správu, aby príjemca mohol vidieť, na aké otázky chcel odpovedať. Toto pravidlo nie je prísne, uplatňuje sa v závislosti od akceptovaných štandardov obchodnej korešpondencie v podniku alebo zavedených pravidiel komunikácie s konkrétnym príjemcom.
Je možné využiť schopnosti poštových programov na vyžiadanie prečítanej správy. Nie vždy je potrebné túto možnosť využiť, najmä ak je list zostavený na kontaktovanie mimo organizácie, pretože príjemca je v tomto prípade povinný zaslať také oznámenie, ktoré ho môže obťažovať. Je lepšie použiť znenie v texte správy so žiadosťou o oznámenie prijatia listu: „Potvrďte prijatie.“
E-mailové podpisy majú svoje vlastné charakteristiky. Malo by byť podrobnejšie, ako keď bolo vydané na hlavičkovom papieri organizácie. V obchodnej korešpondencii je zvyčajné nielen podpísať list, ale tiež uviesť názov organizácie, pozíciu, kontaktné telefónne číslo a webovú stránku organizácie vedľa podpisu. Tento formát podpisu v podstate nahrádza hlavičku hlavičkového papiera. Možnosti odosielateľov vám umožňujú vytvoriť šablónu podpisu a použiť ju s automatickým nahradením v každej odoslanej správe.
Prílohy sa odosielajú ako e-mailové prílohy a názvy príloh môžete uviesť v texte.

Znalosť pravidiel a ich uplatňovanie v obchodnom liste umožňuje odosielateľovi vybudovať si povesť podnikateľa a spoľahlivého partnera, ktorý je pozorný k informáciám zaslaným ich adresátom.

Obchodná komunikácia prostredníctvom e-mailu je neoddeliteľnou súčasťou života každého moderného človeka: píšeme kolegom v práci, vedení, klientom, obchodným partnerom, ľuďom, ktorí nás poznajú a tým, ktorí nás ešte nepoznajú. Čo je to etika podnikania v e-maile, do akej miery je nevyhnutná pre úspešné obchodné konanie?

Každé písmeno je naša vizitka a odráža naše obchodné postavenie. A ak je pre nás dôležité, aby táto vizitka vyzerala dôstojne a obchodné postavenie prispieva k pohodliu a produktivite komunikácie, potom znalosť základných pravidiel dobrého správania a ich dodržiavanie v dennej korešpondencii je najdôležitejšou podmienkou úspechu.

Pokiaľ ide o elektronickú obchodnú korešpondenciu, uplatňujú sa rovnaké pravidlá a nariadenia, ako podnikateľská komunita pôsobí v akejkoľvek inej forme obchodnej interakcie: v telefonickej komunikácii, rokovaniach atď. Podľa môjho názoru je etika obchodnej e-mailovej korešpondencie založená na niekoľkých neotrasiteľných princípoch:

Vzájomná úcta oponentov k osobnej a obchodnej pozícii druhej strany.
Pozornosť venovaná obchodným záujmom súpera.
Pochopenie dôležitosti otázok ochrany súkromia.
Presnosť pri výmene informácií.

Zvážte praktické nástroje na vykonávanie týchto zásad

1. Kompetentne a jasne navrhnutá oblasť „Predmet“

Určenie subjektu šetrí čas adresáta, umožňuje mu okamžite posúdiť obsah prijatého listu a rýchlo si pri čítaní rýchlo určiť jeho prioritu.

2. Pozdravy a osobná adresa adresátovi / adresátom

Buduje dôveru a dáva vášmu písaniu osobný kontakt. Ignorovanie mena adresáta sa považuje za nepresnosť.

3. Presnosť adresovania

Správne vyplnenie polí „To“, „Cc“, „Bcc“ je najdôležitejším nástrojom pre efektívnosť a etickú komunikáciu. Aby ste sa vyhli chybám pri práci s týmito oblasťami, musíte poznať ich účel, ktorý je všeobecne uznávaný v modernom podnikateľskom prostredí:

ak je vaše meno v poli priameho adresáta („Komu“) - znamená to, že odosielateľ listu čaká na odpoveď od vašej otázky;
ak je v tomto poli niekoľko adresátov, znamená to, že odosielateľ listu čaká na odpoveď od každého z adresátov;
ak je vaše meno v poli „Kópia“, znamená to, že odosielateľ požaduje, aby ste si boli vedomí problému, ale neočakáva od vás odpoveď. Ak sa vaše meno nachádza v poli „Kópia“, nemali by ste vstúpiť do predmetu korešpondencie. Ak sa napriek tomu rozhodnete vstúpiť do korešpondencie, znakom dobrej formy bude začatie písania jednej z viet: „Dovoľte mi pripojiť sa k diskusii o tomto čísle ...“, „Prepáčte, že zasahujem ...“, „dovoľte mi vyjadriť svoj názor ...“.

Osobitná pozornosť z hľadiska etiky patrí do oblasti „Bcc“. Toto je najzraniteľnejší e-mailový nástroj z hľadiska podnikateľskej etiky. toto pole sa zvyčajne vníma ako tajný kontrolný a informačný nástroj. Príjemcovia skrytých kópií nie sú pre ostatných príjemcov viditeľné. Niektoré spoločnosti citlivé na etiku zakazujú používanie tohto nástroja v podnikovej korešpondencii. Výnimkou sú hromadné zásielky (napr. Pozvánky). Sú posielané veľkému počtu príjemcov a e-mailové adresy by nemali byť viditeľné pre všetkých.

Existujú spoločnosti, v ktorých je oblasť Bcc uvoľnenejšia a dodržiava nasledujúce všeobecné pravidlá:

pole „Bcc“ obsahuje adresátov (skrytých adresátov), \u200b\u200bktorí by si mali byť vedomí korešpondencie, ale ich povedomie by pre priamych adresátov nemalo byť zrejmé;
odoslanie listu s vyplneným poľom „Bcc“ predpokladá predbežnú dohodu alebo následné informovanie autora listu a skrytých adresátov o dôvode a účele takejto formy informácie;
skrytý adresát by nemal do poľa „Skrytá kópia“ zadávať predmet korešpondencie.

4. Rýchla odozva

Čas odozvy na list je jedným z ukazovateľov vašej pozície vo vzťahu k obchodným záujmom partnerov a zákazníkov. Spoločnosti majú v tomto ohľade odlišné normy. Reakcia / reakčný čas na list do dvoch až troch hodín sa považuje za prijateľný. Ak ste po prijatí listu a jeho prečítaní pochopili, že naň nemôžete dať odpoveď do 24 hodín, potom je pravidlom, aby ste adresátovi poslali informácie, že ste dostali jeho list, a odpovedzte naň: „Dostal som list. Dnes odpoviem počas dňa “ alebo „Dostal som list. Na zodpovedanie sú potrebné ďalšie informácie. Pokúsim sa odpovedať neskôr ... “.

Ponúkame

5. Správna práca s informáciami (zväzok, jazyk, štruktúra, formát)

Povaha a osobitosť prezentácie informácií v texte listu je tiež nástrojom a ukazovateľom vašej schopnosti a túžby čo najlepšie a najúctnejšie korešpondovať vo vzťahu k vášmu adresátovi:

najpohodlnejšie prečítať je objem listu, ktorý sa zmestí „na jednej obrazovke“, maximálne - do objemu textu jedného listu formátu A-4;
objem odovzdaných príloh by nemal prekročiť 3 MB (väčšie súbory môžu spôsobiť problémy, pretože nemusia prechádzať poštovým serverom príjemcu);
je lepšie „zabaliť“ súbory odovzdané do univerzálneho kódovania: Zip alebo rar (iné prípony môžu byť počas prenosu blokované alebo prerušené a pre adresáta spôsobujú problémy);
pri odpovedi na list od adresáta by mal byť text vašej odpovede umiestnený na vrchu (na začiatku) listu a nie na spodku (to šetrí adresáta, aby nemusel „posúvať“ predchádzajúci text korešpondencie pri hľadaní odpovede, ktorú ste napísali);
odpoveď na list adresáta by ste nemali začínať ako nový list (bez uloženia histórie korešpondencie). Takáto odpoveď donúti prijímajúceho adresáta, aby trávil čas hľadaním pôvodnej správy;
je potrebné písať v jazyku, ktorý je pre adresáta najviac zrozumiteľný. V každom konkrétnom prípade je vyriešená otázka vhodnosti používania profesionálneho, interného firemného slovníka, slangu, skratiek a anglicizmu (požičiavanie z angličtiny v akomkoľvek inom jazyku).

Ak používanie slangu a skratiek zvyšuje rýchlosť a efektívnosť korešpondencie, potom je používanie slangu prijateľné a etické. Interná korešpondencia v spoločnosti je teda takmer vždy plná slangu: je známa a zrozumiteľná pre všetkých účastníkov korešpondencie a šetrí čas. Ale v korešpondencii s externými obchodnými partnermi / klientmi - to je záležitosť, ktorá si vyžaduje opatrnosť.

Stáva sa tak, že bez terminológie sa nezaobídete. Napríklad spoločnosť poskytuje zákazníkom produkt / službu, ako je online reklama, a pojmy ako „mediálny kontextový banner“, „kľúčové slová“, „vylučujúce kľúčové slová“, „ctr“ nemožno nahradiť ničím, musia sa uviesť do podnikania. kontext a naučiť klienta ich obsluhovať. V tomto prípade je dôležité, aby obe strany boli trpezlivé a ochotné vysvetliť a učiť sa.

Existujú však prípady, keď je možné a mali by sa vyhnúť používaniu skratiek a výrazov.

Príklad:

Môj priateľ strávil 2 dni hľadaním odpovede na otázku: čo je to ASAP. Pripravovala materiály pre vydavateľstvo av poslednom liste jej napísali: „ Masha, pošlite prosím všetky svoje materiály na výrobu mydla". Masha sa rozhodol, že ide o označenie neznámeho formátu, do ktorého je potrebné text „preložiť“. Čas, ktorý Masha strávil „dešifrovaním“ a uspokojením požiadavky vydavateľa, trval 2 dni. Predstavte si, že Machine rozčuľovala, keď o dva dni neskôr zistila, že za záhadným „asapom“ sa v anglicky hovoriacom prostredí bežne používa skratka “ čo najskôr» – « tak rýchlo ako sa len dá».

TIP:nezneužívajte angličtinu, špeciálne výrazy a skratky v rámci spoločnosti v korešpondencii s externými klientmi a partnermi.

6. Podpis a kontaktné informácie

Toto je nevyhnutný atribút, ktorý by mal ukončiť každé vaše písmeno. Blok podpisu musí obsahovať:

Vaše meno a priezvisko.

Vďaka tomu je korešpondencia prispôsobená, čo ovplyvňuje efektívnosť a psychologické pohodlie komunikácie. V podpise by sa nemali používať skratky. Namiesto T.L. Vorotyntseva, v mojom podpise napíšem Tamaru Leonidovnu Vorotyntseva (alebo Tamara Vorotyntseva), aby adresát porozumel tomu, ako ma kontaktovať v odpovednom liste.

Údaj o vašej pozícii.

Týmto adresátovi dáte pochopenie hraníc vašej autority a odbornej spôsobilosti pri riešení problémov.

Súradnice kontaktu (telefónne číslo, e-mailová adresa, názov a adresa spoločnosti, jej webová stránka).

Ak to bude potrebné, adresátovi to poskytne možnosť dodatočnej prevádzkovej komunikácie.

Zhrnutím všetkých vyššie uvedených skutočností a zároveň s mnohoročnými skúsenosťami s pozorovaním priebehu korešpondencie v rôznych spoločnostiach môžem s istotou povedať, že: etické normy v modernej obchodnej komunite nie sú iba nominálnymi atribútmi pravidiel dobrého správania, ale sú aj praktickými nástrojmi, ktoré umožňujú aby bola obchodná komunikácia správna, efektívna, pohodlná av konečnom dôsledku efektívna.

Venujte pozornosť školeniu Tamary Vorotyntsevovej.

články

Každý, kto sa snaží vyzerať slušne v obchodných kruhoch, vždy používa. A vždy si pamätá to hlavné - e-mail by nemal poškodzovať ani adresáta, reputáciu spoločnosti, ktorú zastupuje, ani imidž firmy.

Schopnosť správne a odborne viesť korešpondenciu s obchodným e-mailom je hlavnou súčasťou obrazu moderného manažéra. Je to známka všeobecnej kultúrnej úrovne a ukazovateľ osobnej profesionality. V súlade s tým, ako je človek schopný formulovať a formalizovať svoje myšlienky, je možné s istotou posúdiť jeho postoj k druhým a voči sebe samému. E-mail, ktorý je napísaný nedbanlivo, môže ľahko zničiť autorskú obchodnú povesť v očiach partnerov a kolegov.

Obchodné e-mailové pravidlá

1. Firemnú e-mailovú adresu používajte iba na obchodné účely. Ak z pracovného servera počas práce odošlete list, uloží sa tak odchádzajúca, ako aj prichádzajúca pošta. Váš zamestnávateľ si môže list prečítať kedykoľvek. Obchodnú korešpondenciu vykonávajte iba v stenách kancelárie.

2. Jasne pochopte, komu je vaša správa určená a komu môžu byť informácie v nej obsiahnuté. Komu je určený váš list? Klientovi? Partner? Kolega? Podriadený? Šéf? Adresát je uvedený v stĺpci „komu“, záujemcom - „kópia“. Nikdy neposielajte ďalšie kópie, najmä vášmu šéfovi. Ak sú do e-mailu zapojené tretie strany, spravidla sa uvedú aj v stĺpci „kópia“.

3. Formulovať účel správy. Aký je váš cieľ: čo sa snažíte dosiahnuť od čitateľa vášho listu? Aká reakcia očakávate? Adresát, ktorý si prečítal vašu správu, by mal okamžite pochopiť, čo od neho požadujete. Pravidlá korešpondencie e-mailov:

Ak chcete na udalosti priviesť individuálny pohľad - od prvej osoby (my, ja)
Ak má vaša správa dopyt alebo inštruktáž - od 2 osôb (vy, vy)
Ak píšete list ako vonkajší pozorovateľ a chcete informovať adresáta o skutočnom výsledku alebo udalostiach - od tretej osoby (oni, ona).

4. Nenechávajte pole „predmet“ prázdne. Väčšina príjemcov e-mailu začína štúdium korešpondencie pohľadom na predmetové pole. Osoba sa rozhodne čítať list v priebehu niekoľkých sekúnd, takže obsah listu by sa mal odraziť v predmete predmetu. Téma by mala byť krátka, konkrétna a informačná.

5. Dodržiavajte jasný obsah: adresa a pozdrav, hlavná časť, zhrnutie, podpis, kontakty. Každé písmeno musí obsahovať etiketa... Nenechajte sa leniví a nevynechajte žiadnu časť akceptovaného obsahu, dobre tvarovaný list je indikátorom vašej profesionality.

6. Adresovanie a pozdrav adresáta je ukazovateľom vášho rešpektovania voči nemu. Ak je to možné, začnite každý list osobnou správou a pozdravom. Je prejavom zdvorilosti osloviť hovorcu menom. Za adresu zadajte čiarku, ak chcete správe dať svetský znak. A ak chcete zdôrazniť formálnosť a význam - potom výkričník, aj keď je tento list adresovaný kolegovi, s ktorým často komunikujete.

7. Dodržiavajte zásadu: krátke a jasné (otázky a odpovede). Jedným z hlavných pravidiel podnikového e-mailu je „minimálne slová - maximálne informácie“. Špecificky (jasne) uveďte svoje myšlienky, dôsledne, stručne a ľahko zrozumiteľné. Vety by mali byť krátke, aby adresát mohol ľahšie sprostredkovať potrebné informácie. Je tam jedna Zlaté pravidlo e-mailov - porcie, jeden predmet - jedno písmeno. Je lepšie poslať niekoľko e-mailov (každý s jedným predmetom) ako jednu veľkú správu s niekoľkými nesúvisiacimi nápadmi.

8. Nevykonávajte obchodnú korešpondenciu z neformálnej komunikácie. V e-maile nie sú žiadne emócie! Ak chcete emocionálne zdôrazniť body v e-mailovej správe, emocionálny podtext musí byť skrytý za neutrálnym, navonok pokojným a správnym tónom prezentácie. Dosahuje sa to obsahom, nie jazykom.

9. Dodržujte jasnú štruktúru konštrukcie hlavnej časti listu. Najčastejšie sa list skladá z troch častí:

Dôvod napísania listu (dôvod, dôvody). Táto časť je zvyčajne čo najkratšia.
Dôsledné uvádzanie podstaty problému
Rozhodnutia, žiadosti, návrhy, závery

10. Vzhľad správy by mal byť veľmi ľahko čitateľný. Rozdeľte text na odseky, ktoré by nemali mať viac ako päť až šesť riadkov. Je lepšie oddeliť od seba odseky prázdnym riadkom. Vyberte jednu farbu a jedno písmo, aby bol text lepšie pochopený. Je lepšie nepoužívať výkričníky, emotikony, skratky, kurzívne prvky.

11. Napíšte správne. Negramotný list naznačuje, že autor nie je dostatočne vzdelaný. Dobré meno vašej firmy je zdiskreditované preklepmi a chybami v texte. Predtým, ako list pošlete, etiketa odporúča prečítať si list opatrne. Mnoho e-mailových programov a textových editorov môže skontrolovať interpunkciu a pravopis a ponúka opravy, keď sa nájdu chyby. Táto služba sa vyžaduje na písanie e-mailov.

12. Zvážte, akú dokumentáciu musíte preniesť do príloh. Do textu listu by ste nemali uvádzať podrobné informácie, je lepšie poslať ho v samostatnom súbore. V predmete nezabudnite uviesť, ktorý súbor vkladáte, inak ho príjemca môže považovať za vírus. Pred odoslaním musia byť všetky súbory skontrolované pomocou antivírusového softvéru.

13. Vždy napíšte kontaktné informácie a prihláste sa na odber. Toto vám ukáže dobrú stránku a preukáže vaše profesionálne kvality. Podpis by nemal mať viac ako päť až šesť riadkov. Malo by pozostávať z mena spoločnosti, vášho krstného mena a priezviska a pozície, ktorú zastávate. V prípade externých adresátov sa zvyčajne uvádza aj vaša e-mailová adresa, telefónne číslo a adresa webovej stránky spoločnosti.

14. V obchodnej korešpondencii sa postscript používa zriedka. Ak vo svojej správe použijete postscript, znamená to, že ste o obsahu listu dostatočne nerozmýšľali.

15. Len v osobitných prípadoch sa vydáva potvrdenie o prečítaní. Prijatie na čítanie by sa zvyčajne malo nastavovať iba pre externých adresátov a iba vtedy, keď sa od adresáta očakáva odpoveď.

16. Začiarknite políčko „veľmi dôležitý“, iba ak je to skutočne potrebné. Ak list obsahuje dôležité informácie, ktoré si vyžadujú okamžité zváženie, nastavte dôležitosť na „vysokú“. Vďaka tomu bude vaša správa vynikať v doručených. Neodporúča sa však zbytočne zneužívať túto funkciu.

17. Pred odoslaním si list znovu prečítajte. Či už je všetko lakonické, konkrétne, je jasné, či existujú neprimerané informácie a gramatické chyby. Informácie o cieli sú správne. Skontrolujte konzistenciu a logiku prezentácie.

18. Okamžite odpovedzte na e-maily. Oznámenie o prijatí listu je znakom úcty k kolegom alebo partnerom, znakom dobrého správania. Ak v túto chvíľu nemôžete odpovedať na list, musíte autora upozorniť a sľúbiť, že naň budete čo najskôr odpovedať. Odpovedzte na všetky položené otázky postupne. Odpoveď nezačína ako nové písmeno. Ak sa na list neodpovie do 48 hodín, môže sa adresát domnievať, že jeho list bol bez dozoru alebo stratený.

19. Ten, kto korešpondenciu inicioval, ukončí elektronický dialóg.

20. Nezabudnite e-mailové pravidláalebo skôr ich dodržiavanie je ukazovateľom moderného profesionálneho manažéra.

Prvý kontakt v obchodnom svete často začína písomnou komunikáciou - obchodnými listami. Ak však bude napísané bez dodržiavania pravidiel obchodnej etikety, sotva vznikajúce kontakty môžu byť prerušené a stratíte klienta alebo obchodného partnera. Pravdepodobne teda nebudete musieť nikoho presvedčiť o dôležitosti písania obchodných listov, ktoré pomôžu vytvoriť priaznivý dojem na vás osobne a na vašu spoločnosť ako celok.

Základné pravidlá obchodnej korešpondencie. Pred 150 rokmi sa formovali moderné formy korešpondencie. Všeobecne sa uznáva, že ich domovinou je Anglicko, kde boli prvýkrát zavedené pravidlá na zostavovanie obchodnej korešpondencie.

Všeobecné pravidlá korešpondencie

1. Skôr ako začnete písať listy obchodnému partnerovi, mali by ste porozumieť nasledujúcim bodom:

Druh listu (sprievodný list, objednávkový list, oznamovací list, upomienkový list, prezentačný list, odmietavý list, záručný list atď.);

Či sa očakáva odpoveď na váš list (existujú podmienky, keď sa neočakáva odpoveď na list, napríklad prezentačný list);

Bude adresátovi jasne porozumieť obsah listu, nenechá to žiadne nejasnosti týkajúce sa korešpondencie;

Ste si istí, že list zaslaný poštou dorazí včas (ak nie, potom je lepšie použiť fax, služby DHL alebo list poslať cez internet).

2. Tón písmena by mal byť vždy správny.

3. Je potrebné starostlivo zvoliť slovnú zásobu, vyhýbať sa nepresnostiam, nejasnostiam, nadmernému používaniu odborných slov. Text listu by mal byť ľahko zrozumiteľný.

4. Obchodný list by sa mal písať iba na hlavičkový papier organizácie, v mene ktorej hovoríte. Pretože vzhľad hlavičkového papiera je druh vizitky vašej spoločnosti, s dizajnom hlavičkového papiera by sa malo zaobchádzať zvlášť opatrne. Čím formálnejší je hlavičkový papier, tým formálnejší by mal byť tón listu.

Pri príprave dokumentov sa odporúča použiť textový editor Microsoft Word (softvérový produkt spoločnosti Microsoft Corporation), ktorý používa písma Times New Roman Cyr veľkosť 12 (pre tabuľkové materiály), 13, 14, 15, Times DL veľkosť 12, 13, 14 až 1 -2 intervaly.

Pri vypĺňaní obchodného listu sa čísla strán ukladajú na spodnú časť pravej strany stránky a pri vypĺňaní ďalších obchodných dokumentov - uprostred horného okraja listu.

Odporúča sa vytlačiť text samotného písmena vo formátoch A4 s medzerami 1,5 - 2, na formáty A5 a menej - na jednom riadku. Podrobnosti o dokumente (okrem textu) pozostávajúce z niekoľkých riadkov sa tlačia s jedným riadkom.

Na písomné otázky sa musí odpovedať do 10 dní od prijatia.

Na správy prijaté faxom a e-mailom sa musí odpovedať do 48 hodín, s výnimkou víkendov

Pravidlá na prípravu obchodného listu v Rusku

V Rusku je návrh oficiálnych formulárov regulovaný regulačnými dokumentmi a predovšetkým GOST 6.30-2003 „Zjednotené systémy dokumentácie. Zjednotený systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na dokumentáciu ".

GOST zaviedla dva štandardné formáty pre tlačivá dokumentov - A4 (210 x 297 mm) a A5 (148 x 210 mm). Každý list dokumentu vyhotovený na hlavičkovom papieri a nie na ňom, musí mať okraj najmenej 20 mm - vľavo; 10 mm - vpravo; 20 mm - hore; 20 mm - dno.

Tieto požiadavky na papierovanie sú zakotvené v ruskom práve, ale autor ich odporúča použiť pri zostavovaní obchodného listu zahraničnému partnerovi.

V závislosti od stupňa blízkosti vášho korešpondenta sa odvolanie môže začať slovami „Vážené + priezvisko (meno, priezvisko)“ alebo „Vážené + meno a priezvisko (meno)“. Slová ako „rešpektovaný“, „pán“, „madam“, „zástupca riaditeľa“, „vedúci oddelenia“ atď. v žiadnom prípade sa nedá znížiť. V opačnom prípade si môže príjemca myslieť, že naňho skutočne nemáte príliš rešpekt. A list by mal skončiť slovami vďačnosti za spoluprácu. A potom pred podpisom je uvedený výraz: „S pozdravom ...“ alebo „S pozdravom ...“.

V úradných listoch je neprijateľné oslovovať „vás“, aj keď v živote nie ste len s obchodníkmi, ale aj v priateľských vzťahoch.

Obchodné alebo služobné list sa zvyčajne skladá z niekoľkých typických štrukturálnych prvkov:

1. Oblasť názvu.
V tejto časti listu vľavo je uhlová pečiatka organizácie označujúca názov organizácie, jej poštové a ďalšie podrobnosti, ako aj registračné číslo a dátum registrácie listu ako výstupný dokument. Ak je doručovacím listom odpoveďový list, je tu tiež uvedený, na ktorý dokument sa list odpovedá.
Pravá strana hlavičky obsahuje podrobnosti o adresátovi.

Pod rohovou pečiatkou sa nachádza nadpis textu. Jazyková štruktúra nadpisu môže vyzerať takto:

ü predložka „О“ + podstatné meno. v predloženom prípade: „O dodávke automobilov“;

ü k otázke „O“ + n. v predloženom prípade: „O dodávke náhradných dielov“;

ü asi + podstatné meno v genitívnom prípade: „Pokiaľ ide o objednávku“ atď.

2. Skutočný text listu. Hlavné znaky návrhu textu listu sú nasledujúce.

ü Text služobného listu by sa mal spravidla vzťahovať na jedno vydanie alebo niekoľko otázok, ak sú vzájomne prepojené a bude sa o ňom uvažovať v roku 2006 jedna štrukturálna jednotka cieľová organizácia.

ü Text listu sa spravidla skladá z dvoch častí. V prvej časti sa uvádza dôvod, základ alebo zdôvodnenie zostavenia listu, odkazy na dokumenty, ktoré sú základom pre prípravu listu. Druhá časť, ktorá začína odsekom, obsahuje závery, návrhy, žiadosti, riešenia atď.

Štruktúra obchodného listu

1. Názov vysielajúcej organizácie.

3. Dátum napísania listu.

4. Adresa príjemcu listu.

5. Označenie konkrétnej osoby.

6. Úvodná adresa

7. Údaj o všeobecnom obsahu listu, tj. predmet listu.

8. Hlavný text listu.

9. Záverečný vzorec zdvorilosti.

10. Podpis.

11. Odkaz na žiadosť.

Pri vypĺňaní obchodného listu by si mal ruský partner pamätať na niekoľko ďalších pravidiel.

Pozícia osoby, ktorej je dokument určený, je uvedená v dátovom prípade, napríklad:

generálnemu riaditeľovi
OJSC „Alpha Business“
V. A. Prochorov

Beta Holding JSC
Hlavný účtovník
V.M. Ivanov

Ak uvediete skratky „pán“, „pani“, najprv sa napíše priezvisko respondenta a potom začiatočné písmená.

Dokument by nemal obsahovať viac ako štyroch adresátov. Slovo „Kópia“ pred druhým, tretím a štvrtým adresátom nie je uvedené. Ak je počet príjemcov väčší, vytvorí sa distribučný zoznam dokumentov.

Pri odosielaní listu organizácii uveďte jej názov, potom poštovú adresu.

Pri odosielaní dokumentu jednotlivcovi uveďte meno a iniciály príjemcu a potom poštovú adresu

Poznámka o prítomnosti prílohy uvedenej v texte listu sa uvádza takto:

Použitie: 5 litrov. v 2 kópiách .

Ak má list prílohu, ktorá nie je v texte pomenovaná, uveďte názov, počet listov a počet kópií; ak existuje niekoľko aplikácií, očíslujú sa napríklad:

Ak sú prílohy pripojené, počet listov nie je uvedený.

Ak žiadosť nie je zaslaná na všetky adresy uvedené v dokumente, značka o jej prítomnosti sa urobí nasledovne:

Dodatok: na 3 litre. v 5 kópiách. iba na prvú adresu.

"Podpis" vyžaduje meno osoby, ktorá podpísala dokument (plný, ak dokument nie je vyhotovený na hlavičkovom papieri a skrátený - na dokumente vyhotovenom na úradnom hlavičkovom papieri spoločnosti); osobný podpis; prepis podpisu (iniciály, priezvisko), napríklad:

tréningy

Pravidlá obchodnej korešpondencie a niekoľko komplikovaných manévrov na nadviazanie dobrých vzťahov s pomocou listov je potrebné poznať nielen pre tých, ktorým ich e-maily pretekajú prichádzajúcou korešpondenciou každý pracovný deň, ale do plánov je zahrnutých niekoľko korešpondencií a správ, ktoré by ste mali iniciovať vy. Vlastniť kúzlo bukov je užitočné pre každú modernú ženu. Toto sa hodí, prinajmenšom pri hľadaní zamestnania - zaslanie životopisu, sprievodných listov, ďalších informácií o sebe na požiadanie a testovacích úlohách, ako aj zasielanie správ na odsúhlasenie času pohovoru.

Gramotnosť je základom obchodnej korešpondencie a vašej tváre

Skutočnosť, že dyslektickí blogeri môžu byť na internete populárni, by nemala byť ospravedlnením vašich chýb a pošmyknutí. Neuspokojujte sa s tým, že ruský jazyk ešte v škole nefungoval (je najvyšší čas sprísniť pravidlá písania „nie“ s rôznymi časťami reči). Buďte na seba čo najnáročnejší. Je obzvlášť frustrujúce pri vedení obchodnej korešpondencie s chybne napísanými slovami z vašej profesionálnej sféry. Partner môže spochybniť vašu kompetenciu.

1. Udržujte stránku gramota.ru v záložkách internetového prehliadača.

2. Nepoužívajte slová, ktoré nemôžete presne definovať (skontrolujte aspoň Wikipedia).

3. Majte na pamäti, že zriedkavé a konkrétne slová, ktoré nemusí byť účastníkom rozhovoru známe, ich pomýlia alebo môžu byť nesprávne interpretované. Ak je potrebné uviesť účastníka do svojej terminológie, uveďte podľa pravidiel etikety vysvetlenie použitých pojmov a skratiek.

4. Pokúste sa udržať krátke vety. Ponechajte zložité a ozdobené vzory na písanie románu, nie na obchodnú korešpondenciu.

5. Dôrazne odporúčame, aby ste správu napísali hneď do tela listu, ale najskôr do súboru v počítači. Po prvé, vstavaný pravopis a interpunkcia v slove vám pomôže. Po druhé, odstránite nepríjemnú situáciu neúmyselného predčasného odoslania obchodného listu alebo jeho straty v dôsledku zatvorenia prehliadača atď. (Pri písaní v slove sa častejšie kliknutím na ikonu „Uložiť“ a v malých intervaloch nastaví automatické ukladanie) ... Pamätajte, že inteligentné písanie na tabletoch a mobilných zariadeniach vám môže dať veľmi neočakávané opravy vašich slov.

6. Pred odoslaním ju niekoľkokrát prečítajte. Ak je čas vypnutý (mimochodom, jedným z dôležitých základných pravidiel obchodnej korešpondencie nie je oneskorenie konečných termínov, takže je lepšie nezačať s listom v poslednom okamihu), potom znova napíšte text, ktorý ste napísali nejaký čas po zadaní - za pol hodinu alebo hodinu, prepínanie pre nejaké iné podnikanie.

Príslušná obchodná korešpondencia. Dôležité detaily

Pozornosť venovaná správaniu a vykonávaniu obchodnej korešpondencie hovorí o úcte a šetrí čas

7. Nezabúdajte na vyplnenie políčka „predmet“ listu ... Ak posielate svoj prvý studený e-mail, nadpis môže byť efektívny, nekonvenčný a zaujímavý. Ak sa však váš list už očakáva, alebo už nejakú dobu korešpondujete s príjemcom, mala by sa táto téma uviesť stručne, jasne a stručne. To vám v prípade potreby umožní rýchlo nájsť váš list (vy aj príjemcu) v e-maile.

8. Dlhé reťazce Re: Re: Re: vytvárajú dojem podobný koši. Nebojte sa začať novú diskusiu so svojím partnerom, citujte iba predchádzajúce správy týkajúce sa problému (a áno, je potrebné ich „pritiahnuť“, ak napríklad diskutujete o podrobnostiach konkrétneho projektu, dohodnete sa na rozpočte / cenách / balíkoch služieb atď.) atď. - v tomto prípade je cenová ponuka výhodná a vyžaduje si obchodnú etiketu).

9. Ak pre vás prichádzajúca správa obsahuje niekoľko otázok, odpovedzte na ne a uveďte každú otázku osobitne. Ak posielate list s niekoľkými otázkami, potom použite číslovanie, rozdeľte text na odseky. Majú jasnú štruktúru.

10. V tele e-mailu komentujte všetky prílohy k správe. Všetky súbory, ktoré pripojíte, sa podpíšu, aby príjemca mohol okamžite získať informácie o ich obsahu .

11. Podpis je veľmi dôležitý detail obchodný list. V nastaveniach poštových služieb môžete zvyčajne nastaviť automatický podpis pre všetky vaše listy. Dobre napísaný podpis zodpovedá tlači vizitiek, dobrým vizitkám. Okrem mena a priezviska použite pri podpise aj označenie svojej pozície, uvedenie kontaktných informácií (telefón, skype), logo spoločnosti. Rovnako ako kreatívne relevantné (nezabudnuteľné a spojené s osobou alebo spoločnosťou, pre ktorú pracuje) sa vizitky považujú za najlepšie, takže podpis môže byť „s čipom“, ktorý naznačuje vaše spojenie so spoločnosťou alebo hovorí o vašej láske k podnikaniu, ktoré robíte. Napríklad niektorí zamestnanci vydavateľstva „Mann, Ivanov a Ferber“ používajú vo svojich podpisoch dodatočnú vetu „Teraz čítam ....“ (a uveďte názov novinky vydavateľa). Zástupcovia spoločností z oblasti stravovania môžu dokončiť listy so želaním na „lahodný deň“ atď. Takýto návrh obchodnej korešpondencie by niekedy mal byť koordinovaný s vedením.

12. V prípade obchodnej korešpondencie spoločnosť NameWoman dôrazne odporúča vytvoriť samostatnú poštovú adresu. Je žiaduce, aby odrážal názov spoločnosti alebo domény webovej stránky spoločnosti, vaše meno (celé, bez zmenšujúcich sa tvarov) a vaše priezvisko. Nepoužívajte čísla v mene pošty, ktoré udávajú váš vek alebo rok narodenia. Je úplne prijateľné, aby ste zobrazovali svoju pozíciu v mene pošty, ale niektorí ľudia tomu zabránia, pretože plánujú poštovú schránku nemeniť a postupovať po kariérnom rebríčku.

Na zasielanie životopisov a podobných obchodných listov by ste tiež nemali používať hravé alebo príliš kreatívne e-mailové adresy. Najmä ak ste uchádzačom o seriózne postavenie vo veľkej spoločnosti.

Etiketa obchodnej korešpondencie

13. Obchodné písanie nemusí byť suché. Závažnosť a určitá závažnosť dizajnov je však povinným pravidlom. Zlikvidujte malé prípony a slangové, hovorové výrazy.

14. Emotikony sa môžu stať nástrahami. V prvých písmenách obchodných známych by nemali byť v zásade. Pri nadviazanom kontakte sú usmievavé zátvorky stále prijateľné, ale nepreháňajte ich a nestaňte sa iniciátormi takýchto „roztomilých ozdôb“ listu. Smutné a akékoľvek kreatívne animované emotikony pri obchodnej korešpondencii (a najmä v situáciách, keď ste „pod“), sú prísne zakázané.

15. Nezabudnite na začiatok listu a prípadne v texte, ak je to vhodné, použiť úctivý pozdrav a adresu podľa mena, krstného mena a patronymie. Vyžaduje to nielen etika obchodnej korešpondencie, umožňuje vám to zvýšiť záujem partnera o vašu správu a lojalitu k nej. Príjemcovia vždy adresovaným listom venujú väčšiu pozornosť, preto sa vopred pokúste zistiť meno osoby, ktorej by ste mali písať a akú adresu preferuje (podľa mena alebo krstného mena a mecenáša).

Podľa pravidiel obchodnej korešpondencie musí byť odpoveď v bežných prípadoch zaslaná do pracovných dní, maximálne do dvoch. Ak dostanete list v posledných hodinách pracovného dňa pred predĺženým víkendom alebo dovolenkou, nemusíte podrobne odpovedať na neodkladný list. Podľa etikety obchodnej korešpondencie by však bolo rozumné poslať krátku odpoveď, že ste dostali list a poznámku, že ste teraz preč a podrobne odpovedzte po takomto a takom dátume alebo najneskôr neskôr ako toto a také obdobie. To isté by sa malo urobiť v prípade, že na zodpovedanie potrebujete objasniť všetky informácie, ktoré by ste mali dostať od tretej strany alebo po dôkladnej práci na zbere údajov, príprave materiálov.

Ak naopak potrebujete odpoveď od partnera, môžete svoju žiadosť duplikovať po 3 pracovných dňoch. Ak potrebujete okamžitú odpoveď, potom o tom napíšte správne už vo svojom prvom liste (podľa možnosti odôvodnite) a požiadajte tiež o potvrdenie jeho prijatia. Mimochodom: pravidelne (raz za tri dni) kontrolujte priečinok so spamom.

A ešte niečo o tom, ako vyzerá krásny obchodný list. Registrácia obchodnej korešpondencie

List by mal byť ľahko čitateľný a zrozumiteľný. Krátke vety, minimum participatívnych a príslovkových výrazov - jednoduché konštrukcie sú základom obchodnej korešpondencie. Čo iného vám pomôže predstaviť perfektnú šablónu na písanie podľa všetkých pravidiel?

16. Body vašej korešpondencie by nemali byť dlhšie ako 7-10 riadkov.

17. Text obchodného listu bude vnímaný lepšie a bude vyzerať krajšie, ak sa medzera medzi odsekmi zväčší ako medzera medzi riadkami v jednom odseku.

19. Slová a ešte viac frázy a celé vety napísané veľkými písmenami sú vnímané ako krik, nátlak a neúcta. Tento štýl nie je prijateľný pre obchodnú korešpondenciu. Nedovoľte si to, aj keď ste šéfom, ktorý nie je spokojný s jeho podriadenými.

Obchodné zdvorilosti a vytváranie sietí

20. Nechajte inú osobu, aby s vašim návrhom súhlasila, odzrkadlila jeho názor, poskytla radu, zanechala komentár alebo položila otázku. Najjednoduchší spôsob, ako to urobiť, je použiť frázy „čo si o tom myslíte?“, „Ak máte nejaké otázky, pokúsim sa ich na ne odpovedať“, „napíšte mi o svojom rozhodnutí“.

21. Venujte pozornosť signálom z cieľa. Venujte pozornosť štýlu písania svojho partnera, ako vás oslovuje. Pamätajte na psychologické pravidlo zrkadla. Je skvelé, ak váš list odráža jeho štýl (samozrejme, samozrejme, nie s chybami). Ak spomína akékoľvek osobné informácie - nezabudnite na to. Buďte zdvorilí a korektní, odrážajte radosť, súcit, účasť a blahoželáme k sviatkom.

22. Keď už hovoríme o sviatkoch. Ak vaša obchodná korešpondencia prebieha v deň štátnych sviatkov, zablahožeňte partnerovi k minulosti / budúcnosti. Dôležitým klientom a tým, s ktorými udržiavate dlhodobú obchodnú korešpondenciu, by sa podľa pravidiel etikety malo zablahoželať v samostatnom liste. Bude užitočné zistiť, kedy majú vaši spolupracovníci narodeniny - tieto informácie sa zvyčajne dajú ľahko získať zo sociálnych sietí.

Udržujte svoju samostatnú zákaznícku základňu a profesionálnu kontaktnú základňu. Okrem priezvisk a mien, pozícií a telefónnych čísel, odkazov na účty v sociálnych sieťach a e-mailu, zapíšte si osobné údaje, označte projekty a problémy, na ktorých ste už v obchodnej korešpondencii prešli.

23. Etika obchodnej korešpondencie a elementárna zdvorilosť hovoria: nezabudnite na slová vďačnosti. Za blahoželania, rady, vysvetlenia, pozvánky, informačné poznámky, rýchlu reakciu vášho partnera v obchodnej korešpondencii.

Milena Yust