Sektor średnich i małych przedsiębiorstw, który nabrał rozpędu jeszcze przed kryzysem, mimo wszystko pozostaje najszybciej rozwijającym się i najbardziej perspektywicznym w krajowej gospodarce. Oczywiście w okresie aktywnego rozwoju usług elektronicznych i przejścia do państwa elektronicznego firmy z sektora SMB, podobnie jak ich więksi koledzy, czują się znacznie pewniej i komfortowo będąc „wiedzącymi” na temat stosowania nowoczesnych rozwiązań IT . Na rynku IT jest więcej niż wystarczająco odpowiednich ofert, w tym od twórców systemów elektronicznego zarządzania dokumentami. Jednak w obliczu kryzysu i oszczędzania zarówno budżetów, jak i zasobów pracy, wciąż pojawia się pytanie o wykonalność wdrożenia EDMS w małych firmach. Co należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji?
EDMS to rozsądna dokumentacja
Zacznijmy od niepodważalnego faktu: dokumentowanie swojej pracy to coś więcej niż tylko obowiązek jakiejkolwiek organizacji, niezależnie od jej wielkości i formy własności. Często dobrze napisane, wykonane, starannie przechowywane dokumenty odgrywają ważną rolę zarówno w osiągnięciu sukcesu firmy na rynku, jak i w niektórych przypadkach w jej przetrwaniu. Co więcej, odpowiednia dokumentacja sama w sobie może stać się mechanizmem poprawy jakości procesów biznesowych. A jakie rozwiązanie IT początkowo obejmowało taką umiejętność czytania i pisania? Oczywiście w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami. To EDMS może nie tylko tworzyć, sporządzać, wysyłać, odbierać i przechowywać dokumenty, ale także uczyć, jak robić to pięknie, poprawnie i racjonalnie.
EDS to efektywny wydatek
Firmy odnoszące sukcesy i konkurencyjne na współczesnym rynku to te, które wykorzystują wszystkie swoje rezerwy w celu zwiększenia efektywności swoich działań i ograniczenia nieefektywnych kosztów. Dotyczy to również małych i średnich przedsiębiorstw! Automatyzacja obiegu dokumentów pozwala wyeliminować takie błędy biznesowe, jak brak odpowiedniej kontroli i dyscypliny wykonawczej, narzędzia do pracy zespołowej i zarządzania wiedzą, niedokończenie zadań i projektów, „nieprzejrzystość” tego, co dzieje się w firmie, niepotrzebne marnowanie czasu pracy o zatwierdzaniu dokumentów, wysyłaniu pism, wyszukiwaniu informacji, przetwarzaniu danych. Nie jest na nie odporna nawet najmniejsza firma. Ale nawet największy holding jest w stanie sobie z nimi poradzić – m.in. przy pomocy EDS.
EDMS to szybka interakcja z partnerami
Zdarza się, że małe firmy wprowadzając EDS robią to „w imię wizerunku”: „konkurencja już ma EDS, my też będziemy mieć”. A jeśli nie zawsze mądrze jest marnować energię na dogonienie konkurencji, to warto zadbać o swoich partnerów i kontrahentów. Dla większości firm, nie wyłączając małych i średnich firm, ważna jest odpowiednia organizacja zarządzania interakcjami z klientami, partnerami i innymi organizacjami, z którymi firma aktywnie współpracuje, czyli ustalenie zewnętrznego obiegu dokumentów. I w tym duchu uruchomienie tego samego EDMS co u kluczowych kontrahentów lub kompatybilnego rozwiązania znacznie ułatwia proces komunikacji. Czas kurierów z teczkami dokumentów papierowych w teczkach minął!
EDMS to wygodna interakcja z administracją elektroniczną
Władze zwracają obecnie dość dużą uwagę na małe i średnie przedsiębiorstwa. W szczególności Ministerstwo Rozwoju kontynuuje rozwój systemu świadczenia usług publicznych w oparciu o zasadę „jednego okna” w oparciu o MFC zgodnie z odpowiednim programem na lata 2016-2018. Szczególny nacisk kładzie się na utworzenie MFC zajmujących się świadczeniem usług publicznych dla małych i średnich przedsiębiorstw: na przykład przewiduje się utworzenie specjalnego serwisu informacyjnego w celu zapewnienia interakcji między Federalną Korporacją Rozwoju Małych i Średnich Przedsiębiorstwa JSC i MFC w formie elektronicznej. Jak wiadomo, wiele EDMS zawiera mechanizmy interakcji z usługami elektronicznymi. Oznacza to, że ci, którzy posiadają EDS, mają wygodniejsze narzędzie do utrzymywania kontaktu nie tylko ze współpracownikami na rynku, ale także z regulatorami.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze EDMS dla małych i średnich firm?
Większość analityków zgadza się, że przy wyborze EDMS dla MŚP należy w zasadzie wziąć pod uwagę tylko dwa główne parametry. A przede wszystkim jest to oczywiście kwestia ceny i trzeba wziąć pod uwagę nie tylko cenę licencji, ale także koszt posiadania.
Po drugie, jest łatwy w instalacji, konfiguracji i administrowaniu. Oczywiście, jeśli użytkownikiem jest firma, która sama działa na rynku IT i składa się wyłącznie z wysoko wykwalifikowanych specjalistów IT, to czynnik ten nie ma znaczenia. W przypadkach, gdy usługę IT reprezentuje jeden lub dwóch administratorów, parafrazując znane stwierdzenie, można powiedzieć, że „prostota kluczem do zdrowia!” Co więcej, zdrowie nie tylko systemu informatycznego, ale także układu nerwowego użytkownika. Nic dziwnego, że statystyki to potwierdzają: zapotrzebowanie na „prosty EDMS” jest szczególnie często obserwowane wśród klientów z sektora SMB.
Czy istnieje życie bez EDS?
Jest, ale jego jakość jest znacznie niższa niż u użytkowników prawidłowo dobranego i pomyślnie wdrożonego EDMS. Ogólnie jeszcze kilka lat temu panowała opinia, że małym firmom EDMS w ogóle nie jest potrzebny – wystarczy MS Office. Zdarza się to do dziś, choć już nie tak często – powyższe zalety w ogóle nie są dla nikogo tajemnicą.
Nie jest jednak tajemnicą, że w małej firmie, ze względu na jej małą skalę, efekt zastosowania EDMS nie będzie tak oczywisty, jak w dużej firmie. I co w zasadzie, jeśli organizacja ma zaledwie kilkudziesięciu pracowników, rejestrację i księgowość dokumentów można łatwo przeprowadzić w Excelu, obrazy dokumentów można przechowywać w chmurze - na przykład w Google Apps lub Microsoft Office 365 i przesyłać w Outlooku. Tak, da się w ten sposób przetrwać – jednak kosztem automatyzacji podstaw, pracy biurowej.
I oczywiście zawsze są tacy, którzy chcą zaoszczędzić pieniądze, korzystając z nielicencjonowanego oprogramowania. I tutaj, równolegle ze wzrostem oszczędności, rośnie także niebezpieczeństwo podatności na zagrożenia informacyjne. Statystyki pokazują, że prawie połowa małych i średnich przedsiębiorstw nie podejmuje podstawowych działań w celu ochrony swoich zasobów informacyjnych, a małe i średnie przedsiębiorstwa są najłatwiejszym celem szpiegów informacyjnych. Przypomina również, że atak wirusa wymierzony w komputery małej firmy może je wyłączyć na kilka dni. Że rozwój i tak już małego przedsiębiorstwa nie będzie oczywiście korzystny.
6. Kim są charyzmatycy? [Zasoby elektroniczne] // Magazyn „Błogosławieństwo”. 2013. Adres URL: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html
7. Pignotti M. Moje dziewięć żyć w scjentologii / tłum. z angielskiego A. Kondrashova, 2007. M.: 201 s.
8. Czernyszew V. M. Miecz obosieczny. Uwagi o sektologii. K: Kijowskie Seminarium Teologiczne, 2000. 169 s.
© A.A. Vaikina, 2016
Władyczański Timur Waleriewicz
Student Wydziału Zarządzania Rosyjskiego Państwowego Uniwersytetu Społecznego
Moskwa, Federacja Rosyjska E-mail: [e-mail chroniony] Opiekun naukowy: Veretekhina S.V., kandydat nauk ekonomicznych, profesor nadzwyczajny Katedry Zarządzania Personelem i Polityki Personalnej
e-mail: [e-mail chroniony]
ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW DLA MAŁYCH FIRM
adnotacja
W artykule omówiono wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją, a także główne zalety i ekonomiczną wykonalność jego wdrożenia.
Słowa kluczowe Elektroniczne zarządzanie dokumentami, automatyzacja zarządzania dokumentami, systemy informacyjne, procesy biznesowe, dokument.
W artykule omówiono wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją, a także główne zalety i ekonomiczną wykonalność jego wdrożenia.
Elektroniczne zarządzanie dokumentami, automatyzacja przepływu pracy, systemy informacyjne, procesy biznesowe, dokument.
Nowoczesna procedura prowadzenia działalności gospodarczej w przedsiębiorstwach i organizacjach wymaga dużej ilości pracy z dokumentami. Wyszukiwanie, zatwierdzanie i zatwierdzanie stają się procedurami dość złożonymi i uciążliwymi, których nie da się wyeliminować. Jedynym skutecznym podejściem w takiej sytuacji jest zastosowanie nowoczesnych technologii i maksymalna automatyzacja wszystkich etapów pracy z dokumentami. Ponadto niedawne pojawienie się wystarczającej ilości niedrogiej mocy obliczeniowej i wysokiej jakości oprogramowania do tego sprawia, że takie rozwiązanie jest łatwe do wdrożenia i ekonomiczne.
Automatyzacja obiegu dokumentów pozwala na bardziej produktywną organizację pracy przedsiębiorstwa. Szybkie uzyskanie próbek dokumentów papierowych i elektronicznych dzięki zastosowaniu technologii skanowania, rozpoznawania i drukowania dokumentów ułatwia przejście z wersji papierowej dokumentu na wersję elektroniczną i odwrotnie. Otwiera to drogę do bezbolesnego przeniesienia dokumentów z wersji papierowej do elektronicznej, przy jednoczesnym wykorzystaniu zalet komputerów.
Możliwość wprowadzenia do istniejącego systemu elektronicznego zarządzania dokumentami o istotnym znaczeniu prawnym
MIĘDZYNARODOWE CZASOPISMO NAUKOWE „SYMBOL NAUKI” nr 5/2016 ISSN 2410-700X_
Systemy informacji o klientach i procesy biznesowe pomagają przenieść pracę dużych, średnich i małych firm na jakościowo nowy poziom. Korzystanie z mechanizmów wymiany dokumentów online zapewni następujące korzyści: niezależność od lokalizacji geograficznej, wzrost produktywności obsługi finansowo-księgowej, optymalizację kosztów prowadzenia działalności.
Automatyzacja umożliwi także błyskawiczne rozłożenie kosztów pomiędzy centra odpowiedzialności finansowej i pozycje budżetowe, analizę wykonania budżetów działów w celu podejmowania decyzji operacyjnych i ocenę efektywności ich pracy online, a także szczegółową analizę poszczególnych, szczególnie istotnych pozycji kosztowych.
Jeśli mówimy o wydajności, automatyzacja obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie zapewnia znaczne oszczędności. Znacząco zmniejszono liczbę dokumentów papierowych, minimalizując w ten sposób koszty materiałów eksploatacyjnych. Pracownicy spędzają mniej czasu na wyszukiwaniu niezbędnych informacji, tworzeniu od podstaw standardowych dokumentów i sporządzaniu różnorodnych raportów. Przygotowanie i zatwierdzenie dokumentów odbywa się wielokrotnie szybciej, co między innymi zwiększa zaufanie partnerów do firmy.
Elektroniczny system zarządzania dokumentami pozwala zautomatyzować opracowywanie i zatwierdzanie wszystkich dokumentów organizacji, dystrybuować dokumenty do wglądu szerokiego grona pracowników, wydawać instrukcje i monitorować ich realizację, a także tworzyć dowolne procesy biznesowe w celu rozwiązania wszelkich problemów organizacja.
System zawiera szereg wbudowanych standardowych procesów biznesowych, które realizują większość zadań związanych z automatyzacją dokumentów. Dzięki tym procesom można bardzo szybko rozpocząć pracę z systemem. Oprócz standardowych, użytkownicy mogą rozwijać własne procesy, a także wprowadzać niezbędne zmiany w istniejących procesach, korzystając z wygodnych narzędzi wbudowanych w system.
Każdy proces biznesowy może zostać uruchomiony przez użytkownika systemu posiadającego odpowiednie uprawnienia. Dodatkowo system umożliwia elastyczne planowanie wydarzeń, pozwalając na wcześniejsze ustalenie terminów i częstotliwości uruchamiania poszczególnych procesów i powiadomień.
System pozwala na pracę nie tylko z dokumentami wewnętrznymi organizacji, ale także na pełną automatyzację przetwarzania dokumentów przychodzących i wychodzących. Taka automatyzacja znacznie skraca czas przetwarzania dokumentów przychodzących i upraszcza ich księgowanie, dzięki czemu cały proces od otrzymania dokumentu przychodzącego do wysłania dokumentu wychodzącego jest całkowicie przejrzysty i łatwy w zarządzaniu.
Poniżej przedstawiono czas poświęcony na typowe czynności związane z przetwarzaniem dokumentów papierowych i elektronicznych.
Obciążenie związane z typowymi operacjami, godziny miesięcznie
Rysunek 3 – Wykres przedstawiający czas spędzony na typowych operacjach podczas przetwarzania dokumentów papierowych i elektronicznych.
Jedna z kluczowych zalet automatyzacji procesów biznesowych organizacji za pomocą elektroniki
MIĘDZYNARODOWE CZASOPISMO NAUKOWE „SYMBOL NAUKI” nr 5/2016 ISSN 2410-700X_
systemy obiegu dokumentów - pojawienie się pełnej kontroli nad realizacją wszystkich zadań rozwiązywanych w organizacji. Oprócz czasu opracowywania i zatwierdzania dokumentów, kierownictwo może kontrolować wszystkie aspekty pracy swoich podwładnych: czas pracy w systemie, liczbę wykonanych zadań, czas realizacji zadań, liczbę zaległych zadań. zadań i czasu ich opóźnienia. Upoważnieni pracownicy otrzymują na czas informację o możliwości niewykonania zadania w terminie, dzięki czemu można skontaktować się z pracownikiem opóźniającym się i szybko rozwiązać potencjalny problem. Ponadto w każdej chwili można poprosić o szczegółowe raporty z przebiegu bieżących zadań organizacji.
Kontrola wykonania pozwala radykalnie zmienić pracę organizacji, uczynić złożone procesy prostymi i przejrzystymi, pokazać jakość pracy wszystkich pracowników i pozwala szybko wpływać na wszystkie procesy.
W ostatnim czasie zaczęły pojawiać się pakietowe rozwiązania systemów elektronicznego zarządzania dokumentami, skierowane do małych i średnich przedsiębiorstw, które posiadają możliwości typowe dla systemów korporacyjnych, takie jak np. grafik tras, projektant kart rejestracyjnych i raportów. szablonów lub możliwość pisania przez użytkowników dodatkowych modułów oprogramowania.
Wprowadzenie EDMS jest wskazane w dużych przedsiębiorstwach, gdzie objętość dokumentów jest czasami bardzo duża, a obieg dokumentów papierowych często spowalnia pracę całych działów, co jest po prostu niedopuszczalne. Elektroniczny system zarządzania dokumentami to skuteczne narzędzie poprawiające szybkość działania każdego przedsiębiorstwa lub organizacji.
Przede wszystkim jest to redukcja kosztów papieru. Ponadto pracownicy organizacji nie będą musieli tracić czasu na bieganie do sąsiedniego działu po podpis lub innego po pieczęć. Będzie to oczywiście miało wpływ na szybkość przetwarzania przepływów informacji. Zamówienia będą realizowane znacznie szybciej, dokumenty będą przetwarzane bez opóźnień.
W dzisiejszym świecie stale rosnącej konkurencji i coraz większych przepływów informacji każdego dnia jesteś proszony o zwiększenie wydajności swojej infrastruktury, utrzymanie produktywności każdego pracownika, usprawnienie procesów biznesowych oraz uczynienie Twojej firmy bardziej przejrzystą i bezpieczną. A wszystko to szybciej, bezpieczniej i taniej. W tych warunkach obecność skutecznego elektronicznego systemu zarządzania dokumentami staje się kluczowa dla powodzenia biznesu.
Lista wykorzystanej literatury:
1. Bondaletow V.V. Kariera i kompetencje zawodowe menedżera w warunkach współczesnej Rosji./ W zbiorze: Profesjonalna edukacja społeczna: poziomy, doświadczenie i perspektywy rozwoju. Zbiór materiałów XIII Ogólnorosyjskiego Kongresu Społeczno-Pedagogicznego. 2013. s. 38-40.
2. Veretekhina S.V. Problemy wdrażania elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją w przedszkolnych placówkach oświatowych przedsiębiorstw //Kadrovik 2014, nr 11. s. 122-129.
3. Veretekhina S.V. Testy psychometryczne i rozwiązania programowe. Materiały odczytów Afanasjewa.2015. T.1.; 13. s. 116-121.
4. Veretekhina S.V., Rubtsova E.V. Zautomatyzowane systemy monitorowania realizacji dokumentów. Nauka współczesna: aktualne problemy teorii i praktyki. Seria: Ekonomia i Prawo.2015. Nr 3-4.P.12-16.
5. Veretekhina S.V. Przegląd wymagań europejskiej specyfikacji MOREG-2 i problem substytucji importowej oprogramowania EDMS/rozwiązań ECM na rynku rosyjskim. Materiały odczytów Iwanowo.2015. nr 5. s. 203-209.
6. Veretekhina S.V. Zautomatyzowane systemy oceny personelu / S.V. Veretekhina // Zarządzanie personelem i zasobami intelektualnymi w Rosji. 2015. T. 4. Nr 5C. 72-77. DOI: 10.12737/14961
7. Vinichenko M.V. Efektywność podstawą KPI. Materiały odczytów Iwanowa. 2015. nr 5. s. 209-216.
8. Vinichenko M.V. Rezerwa kadry kierowniczej. /Vinichenko M.V. // Analiza problemów i projektowanie zarządzania publicznego. - 2014. - nr 5 (37), tom 7. - s. 16-30
9. Kibanov A.Ya. Podstawy zarządzania personelem. - M.: INFRA-M, 2014. - 440 s.
MIĘDZYNARODOWE CZASOPISMO NAUKOWE „SYMBOL NAUKI” nr 5/2016 ISSN 2410-700X
10. Kirillov A.V. Problematyczne zagadnienia rozwoju technologii zarządzania personelem w praktyce krajowej i sposoby ich rozwiązywania: Monografia / A.V. Kiriłłow, M.V. Vinichenko, A.V. Melnichuk, SA Makuszkin. - M.: Rusayns, 2015. - 280 s.
11. Aksenov, A.S. Cechy wdrożenia elektronicznych systemów zarządzania dokumentami dla małych firm / A.S. Aksenov // Innowacyjne perspektywy Donbasu: materiały o międzynarodowym charakterze naukowo-praktycznym. Konferencja, 20-22 maja 2015 Vol. 7: Reforma zarządzania w kontekście innowacyjnego rozwoju. - Donieck, 2015.-str.7-11.
12. Mansurova N.A. Przesłanki i etapy wdrażania elektronicznego zarządzania dokumentacją w obszarze małych i średnich przedsiębiorstw // Badania ekonomiczne. Nr 1., 2014
© Vladychansky T.V., 2016
UDC 316.346.32-053.6
Goldenberg Ekaterina Aleksandrowna
Student III roku, Wydział Ekonomii, Nowosybirski Państwowy Uniwersytet Ekonomii i Zarządzania – „NINKh”, Nowosybirsk, Federacja Rosyjska E-mail: [e-mail chroniony]
PROBLEMY AKTYWNEGO KORZYSTANIA Z SIECI SPOŁECZNOŚCIOWYCH PRZEZ MŁODZIEŻ I SPOSOBY ICH ROZWIĄZANIA
adnotacja
W artykule przedstawiono istotę głównych problemów, jakie powstają w wyniku aktywnego i częstego korzystania przez młodych ludzi z portali społecznościowych, oraz ich możliwe przyczyny. Zaproponowano metody rozwiązywania rozważanych problemów w odniesieniu do jednostki i grupy osób. Zidentyfikowano możliwości samodzielnego rozwiązywania problemów przez użytkownika sieci społecznościowej.
Obecnie sieci społecznościowe, a zwłaszcza problemy z nimi związane, mają największe znaczenie w szerokich kręgach. Sieci społecznościowe z roku na rok cieszą się coraz większą popularnością, prawie nikt, głównie młodzi ludzie, nie wyobraża sobie życia bez wykorzystania Internetu do komunikacji (w końcu komunikacja jest głównym celem tworzenia takiego zasobu, jak sieci społecznościowe). Oczywiście młodzi ludzie realizują także inne cele (oprócz komunikacji nieformalnej), rejestrując się na różnych portalach, np.: oglądając wiadomości, słuchając muzyki, korespondencji biznesowej, pracy. Jednak młodzi ludzie nadal większość czasu spędzanego w sieciach społecznościowych poświęcają na nieformalną komunikację z rodziną, bliskimi i przyjaciółmi.
Aktywne korzystanie z sieci społecznościowych, pomimo ich szybkiego pojawienia się na tle postępu naukowo-technicznego, pomimo niezbywalności ich istnienia we współczesnym świecie ze względu na rozwój komunikacji na odległość, nadal ma negatywne aspekty i problemy, które mogą dotyczyć zarówno jednostki i grup ludzi (a grupy te mogą być zupełnie różne pod względem liczby członków) i mogą być przyczyną problemów na większą skalę, które należy rozwiązać i to rozwiązać bez zakłócania normalnego przepływu czasu, a mianowicie postępu, kwestii technicznych i rozwój technologiczny społeczeństwa.
W celu sformułowania propozycji rozwiązań problemów związanych z aktywnością
Mały biznes wydaje mi się ważny dla rynku, ponieważ liczba dużych klientów federalnych jest skończona i prawie wszyscy z nich zdecydowali się na wybór platform i oprogramowania. A mechanizmy, które tam działają, nie są zbyt rynkowe.
Jeśli więc mówimy konkretnie o rynku, to głównym potencjałem poszerzania bazy klientów jest właśnie mały biznes. Kiedy mali przedsiębiorcy zobaczą realne korzyści z elektronicznego zarządzania dokumentami i gdy funkcjonalność systemu elektronicznego zarządzania dokumentami zacznie odzwierciedlać ich rzeczywiste potrzeby, a nie powielać ministerstwo w miniaturze, wówczas rynek ten stanie się tak masowy jak księgowość. Może któryś z dostawców EDMS powtórzy sukces 1C?
A więc 5 mitów na temat EDMS dla małych firm:
Chociaż w ciągu ostatnich kilku lat wzrosła gotowość do elektronicznego zarządzania dokumentami, ludziom nadal brakuje zrozumienia niektórych aspektów technologii. Często mylą zarządzanie plikami z zarządzaniem treścią w przedsiębiorstwie lub EDMS, które można uznać za część ECM. W tym miejscu postaramy się rozwiać pięć mitów, zwłaszcza że skupiają się one na wyzwaniach małego biznesu.
Mit nr 1: Mam Eksploratora do zarządzania plikami, więc nie potrzebuję osobnego EDMS
Eksplorator Windows wprawdzie umożliwia zarządzanie plikami, ale jest to tylko narzędzie podstawowe, jego istotnym ograniczeniem jest hierarchiczna struktura folderów.
Nawet najprostszego zadania, polegającego na grupowaniu dokumentów według produktu i klienta za pomocą folderów, nie da się rozwiązać - klient A zamawia produkty X i Y. Klient B zamawia produkty X i Z. Chcemy zobaczyć zamówienia według produktu i klienta oraz pozwala na to dowolny system DBMS, a nawet Excel. Ale w ten sposób nie będziesz mógł porządkować dokumentów w folderach.
Teoretycznie można korzystać ze skrótów i połączeń, jednak w praktyce jest to niewygodne. Okazuje się, że przy pomocy systemu plików nie da się zbudować wygodnego systemu klasyfikacji i wyszukiwania dokumentów.
Mit nr 2. Małe firmy nie potrzebują EDMS
Nic nie może być dalej od prawdy. Mała firma działa w warunkach poważnych ograniczeń zasobów, nikt nie będzie zatrudniał dodatkowych pracowników do wykonywania rutynowych operacji na dokumentach, ich umieszczania, klasyfikacji i wyszukiwania. Nawet ci pracownicy, którzy tam są, powinni pracować bardziej produktywnie. Obecność EDMS w organizacji może zagwarantować, że niezbędne dokumenty będą dostępne za jednym kliknięciem myszki.
(No cóż, dwa lub trzy, co i tak jest szybsze niż szperanie w papierach lub przechowywaniu plików.)
Mit nr 3. EDMS jest zbyt skomplikowany dla małych firm
Wymagania dotyczące obiegu dokumentów w małej firmie są z reguły prostsze i właściciele mogą je sformułować przed kontrahentem. Na rynku jest wystarczająco dużo produktów, które są łatwe do wdrożenia. Możesz zacząć od jednego działu lub funkcji, np. zarządzania kontem. Zobacz, jak to wpływa na efektywność. Następnie możesz rozszerzyć go na całą organizację. Upewnij się, że EDMS spełnia następujące wymagania: prosty interfejs użytkownika, łatwość instalacji i konfiguracji, przejrzysta i kompletna instrukcja oraz dostępność wysokiej jakości wsparcia technicznego.
(Dodam od siebie – nie staraj się być jak wielki biurokratyczny urząd! Zachowaj swój styl pracy. Lepiej szkolić pracowników, nie warto na tym oszczędzać. Lepiej oszczędzać na analizowaniu i rysowaniu procesów biznesowych . Już je rozumiesz. A jeśli nie, najprawdopodobniej nie jest to już mała firma.)
Mit nr 4. EDMS jest zbyt drogi dla małych firm
Małe firmy nie potrzebują zbyt zaawansowanych, skomplikowanych, zintegrowanych rozwiązań, które zwykle wdrażane są w dużych korporacjach. I nie potrzebujesz dużej skalowalności, ponieważ będzie niewielu użytkowników. Na tej podstawie możesz wybrać rozwiązanie, które będzie dość rozsądne cenowo. Ponadto przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentami pomoże obniżyć koszty drukowania. (Ale trzeba podejść do tego świadomie i zarządzać procesem, w przeciwnym razie koszty papieru tylko wzrosną.)
(I znowu powiem w swoim imieniu - obliczanie ROI przy wdrażaniu EDS to niejasna sprawa. Analitycy powiedzą ci wszystko. Zaufaj swojej intuicji. Ogólnie rzecz biorąc, EDS powinien pomóc obniżyć koszty i zwiększyć produktywność.)
Mit nr 5. Po wdrożeniu EDMS możesz całkowicie pozbyć się dokumentów papierowych
Zatem wdrożyłeś EDMS w swojej małej firmie. Gratulacje! Ale nie spiesz się po nową niszczarkę. Nadal potrzebne są dokumenty papierowe. Podzielmy je na trzy grupy:
1) Dokumenty, które zgodnie z prawem muszą mieć formę papierową. Na przykład umowy i inne dokumenty urzędowe.
2) Dokumenty, które pozostają w formie papierowej, bo tak skonstruowane są procesy biznesowe. Chociaż Twoi kurierzy nie są wyposażeni w iPady, potrzebują dokumentów.
3) Dokumenty, które zdecydowanie nie muszą mieć formy papierowej. Wszelkiego rodzaju raporty, notatki, wnioski itp. – wszystko, co nie mieści się w dwóch pierwszych grupach. Można je bezpiecznie przenieść do szopy.
W miarę upływu miesięcy i lat dokumenty z dwóch pierwszych grup będą stopniowo przechodzić do trzeciej. Zmieniają się przepisy, rozwija się technologia, być może już niedługo każdemu kurierowi będzie łatwiej dać tablet, zamiast zawracać sobie głowę papierem. W ten sposób pewnego dnia osiągniemy biuro bez papieru.
EDMS to jeden z najbardziej tajemniczych i zmitologizowanych obszarów IT. Od chwili powstania branża obrosła mitami. Oczywiście część z nich jest już przestarzała i straciła na aktualności, ale nowe trendy branżowe i IT wprowadzają na rynek błędne przekonania. Nadszedł czas, aby obalić najważniejsze z nich.
1. EDMS to automatyzacja dokumentów biurowych, przychodzących/wychodzących i administracyjnych
Pomimo faktu, że elektroniczne systemy zarządzania dokumentami od dawna istnieją na rynku rosyjskim, ten punkt widzenia można spotkać dość często.
Tak naprawdę każdy ma elektroniczne zarządzanie dokumentami. Gdy tylko utworzyłeś plik w programie Word i wysłałeś go e-mailem lub otrzymałeś plik pocztą, elektroniczne zarządzanie dokumentami już się odbyło.
„Kancelaria jest tylko jedną z form organizacji elektronicznego zarządzania dokumentacją, która najlepiej wpisuje się w krajową praktykę pracy z dokumentami papierowymi” – wyjaśnił. Siergiej Kurjanow, Dyrektor ds. marketingu strategicznego, DoxVision. Formularz ten oznacza całkowicie scentralizowany rejestr wszystkich dokumentów urzędowych, a także kontrolę procesu wykonywania wydanych na nich instrukcji zarządzania.
Dokumenty urzędowe nie wyczerpują jednak treści przedsięwzięcia, przed nimi i w procesie ich przygotowania powstają i rozpowszechniane są dokumenty nieoficjalne. A ich przepływy są znacznie bardziej złożone i większe.
Ten EDMS powinien rozwiązać problem zarządzania wszystkimi dokumentami elektronicznymi bez wyjątku - zarówno oficjalnymi, jak i nieoficjalnymi - Sergey Kuryanov
"Żyjemy w świecie informacji i prawie 100% informacji istnieje w formie dokumentów elektronicznych. Prawdziwy EDMS powinien rozwiązać problem zarządzania wszystkimi dokumentami elektronicznymi bez wyjątku - zarówno oficjalnymi, jak i nieoficjalnymi" - powiedział Siergiej Kurianow. Jego zdaniem bardziej słuszne byłoby nie tworzenie oddzielnych systemów dla każdego rodzaju dokumentu, ale wymaganie kompleksowego rozwiązania problemu z własnego EDMS.
2. Sam EDMS uratuje firmę przed chaosem wewnętrznym
To jeden z mocno zakorzenionych mitów. Tak naprawdę EDMS nie rozwiązuje problemów chaosu organizacyjnego, jeśli firma już go posiada.
„Jeśli system jest wdrażany w firmie, w której nie ma zrozumienia dla wewnętrznych interakcji, procesów biznesowych i obszarów odpowiedzialności, to wdrożenie systemu tylko pogłębi te problemy” – wyjaśnił. Iwan Tarchanow, dyrektor ds. zarządzania dokumentami elektronicznymi w Cognitive Technologies. Osoby podejmujące decyzje wdrożeniowe muszą mieć jasność co do swoich celów związanych z projektem.
Jeśli system jest wdrażany w firmie, w której nie ma zrozumienia wewnętrznych interakcji, procesów biznesowych i obszarów odpowiedzialności, wdrożenie systemu tylko pogłębi te problemy – Ivan Tarkhanov
3. Jeżeli obieg dokumentów jest elektroniczny, oznacza to, że jest skuteczny
Mit ten był u szczytu popularności kilka lat temu. Teraz większość klientów już rozumie, że tak nie jest, ale wielu nadal wierzy w to błędne przekonanie.
„Elektroniczne zarządzanie dokumentacją też może być nieefektywne, wszystko zależy od tego, jak efektywnie zbudowany jest sam proces biznesowy, a nie od jego technicznej realizacji” – stwierdził. Siergiej Plaunow, szef BPM i ECM w CROC.
„Należy odpowiedzieć sobie na pytania: czy przeprowadzono reengineering, zrozumiano istniejące w firmie najlepsze praktyki, uwzględniono i ujednolicono procedury ważne dla całej firmy” – wyjaśnił. Ilia Konstantinow, Dział Systemów Korporacyjnych, ekspert techniczny Digital Design. Ważne jest także to, kto i w jakim trybie korzysta z systemu, czy w EDMS pracuje kierownictwo, czy też asystenci robią wszystko, co jest wymagane. To wszystko są niuanse, ale według Konstantinowa wynikają one z celów klienta związanych z realizacją.
Jeśli więc przeprojektowanie i optymalizacja procesu biznesowego przepływu dokumentów zbiegnie się w czasie z przejściem na elektroniczne zarządzanie dokumentami, wówczas według Siergieja Plaunowa można je natychmiast wdrożyć w najbardziej efektywnej formie.
Jeśli przeprojektowanie i optymalizacja procesu biznesowego przepływu dokumentów zbiegnie się w czasie z przejściem na elektroniczne zarządzanie dokumentami, możesz od razu wdrożyć je w najbardziej efektywnej formie - Siergiej Plaunow
4. Najlepszy wybór – rozwiązania od liderów rynku
Mit ten leży na powierzchni i poprzez swoją prostotę i oczywistość zawładnął umysłami klientów, z góry determinując lub przynajmniej poważnie wpływając na ich wybór. Ale w rzeczywistości nie jest to takie proste.
„Systemy, których popularność jest dziś najwyższa, podbiły rynek w ubiegłych latach, kiedy zapotrzebowanie na związane z nimi zalety technologiczne i inne było największe” – powiedział Aleksander Nazarow, szef sprzedaży w Haulmont. Obecnie potrzeby rynku się zmieniają, a rozwiązania opracowane 4-5 lat temu stają się coraz bardziej aktualne.
Systemy, których szczyt popularności przypada dzisiaj, podbiły rynek w ubiegłych latach, kiedy największe zapotrzebowanie było na związane z nimi zalety technologiczne i inne - Alexander Nazarov
Takie systemy z mniejszą liczbą wdrożeń niż liderzy, zdaniem Nazarowa, mogą być znacznie bardziej postępowe, bardziej zaawansowane technologicznie, opierają się na nowoczesnych technologiach i będą istotne przez co najmniej 5–7 lat po wdrożeniu. Jednocześnie okres ich obecności na rynku, a co za tym idzie doświadczenie w realizacji projektów, może być w zupełności wystarczający do realizacji projektów o dowolnej skali.
5. Systemy zachodnie są bardziej funkcjonalne i elastyczne
Mit ten ma podłoże w rzeczywistości. Historycznie rzecz biorąc, systemy rosyjskie były gorsze od zachodnich rozwiązań ECM, ale były bardziej skoncentrowane na procesach wymaganych specyficznie przez rosyjskie firmy, które z punktu widzenia organizacji zarządzania mają pewną specyfikę.
„W ciągu ostatnich dziesięcioleci rozwoju rynku EDMS najbardziej dojrzali krajowi producenci wdrożyli potężne i elastyczne platformy automatyki, które nie ustępują systemom zachodnim” – wyjaśnił Władimir Andriejew, Prezes DocksVision. Jednocześnie jego zdaniem mają one pewne zalety, gdyż zawierają gotowe moduły i aplikacje mające na celu automatyzację procesów o krajowej specyfice, nie mówiąc już o koszcie oprogramowania i dostępności usług.
W ciągu ostatnich dziesięcioleci rozwoju rynku EDMS najbardziej dojrzali krajowi producenci wdrożyli potężne i elastyczne platformy automatyki, które nie ustępują systemom zachodnim – Vladimir Andreev
6. EDMS tylko dla organizacji z jasnymi przepisami i opisanymi procesami biznesowymi
Rzeczywiście, jeśli w organizacji panuje bałagan, funkcjonujący EDMS jest mało przydatny. Ale wcale nie jest konieczne, aby wszystko było poprawne i jasne.
„Ostatnio coraz więcej firm korzystających z elastycznych metod zarządzania korzysta z adaptacyjnego zarządzania przypadkami” – powiedział Ivan Tarkhanov. Według niego EDMS również dostosowują się do tego trendu i zmieniają swoje klasyczne konfiguracje i zasady działania.
Ostatnio coraz więcej firm stosujących elastyczne metodologie zarządzania korzysta z adaptacyjnego zarządzania przypadkami – Ivan Tarkhanov
7. Zaraz po wdrożeniu systemu możesz zacząć aktywnie z niego korzystać
Ze względu na charakter obiektu automatyki – procesy zarządzania przedsiębiorstwem – wdrożenia EDMS nie można postrzegać jako zwykłego projektu zakończonego uruchomieniem. Wszelkie procesy zarządzania są podmiotem podlegającym ciągłym zmianom. Ponadto na początku wdrażania EDMS strona otrzymująca słabo rozumie rzeczywiste możliwości potencjalnego systemu.
„W praktyce wdrożenie EDMS to łańcuch wzajemnie powiązanych projektów mających na celu zarówno rozwój zakresu zautomatyzowanych procesów, jak i poszerzenie ich zawartości funkcjonalnej oraz modernizację procesów” – powiedział Władimir Andreev. Dlatego na narzędzia EDMS stawiane są szczególne wymagania, tam gdzie to możliwe, personalizacja już wdrożonych aplikacji i szybka automatyzacja coraz większej liczby nowych procesów.
W praktyce wdrożenie EDMS to łańcuch wzajemnie powiązanych projektów mających zarówno na celu rozwój zakresu zautomatyzowanych procesów, jak i poszerzenie ich zawartości funkcjonalnej oraz modernizację procesów – Vladimir Andreev
8. Podczas wdrażania EDMS nie wymaga się niczego od klienta, wszystko wykona wykonawca
Błędne przekonanie jest charakterystyczne przede wszystkim dla małych firm, a także tych, które nie interesują się technologiami informatycznymi i rzadko realizują tego typu projekty. W rzeczywistości wdrożenie EDMS prawie zawsze wiąże się ze zmianą wewnętrznej pracy i rutyny firmy.
„Jeśli zespół nie jest na to gotowy i nie ma silnej motywacji do zmian, efekt będzie odwrotny lub zerowy” – powiedział Iwan Tarchanow. Jednocześnie, w ostatnim czasie, jego zdaniem, istnieje tendencja do zmian, bo klienci stali się bardziej doświadczeni.
9. Małe firmy nie potrzebują dobrego EDMS
Mit jest dość oczywisty i wiąże się z powszechnym błędnym przekonaniem, że małym firmom wystarczy MS Office i 1C.
Rzeczywiście, jeśli firma zatrudnia 10 osób, możesz skonfigurować rejestrację i księgowanie dokumentów w Excelu, przechowywać obrazy dokumentów w chmurze i przesyłać je w Outlooku.
„Rozwiązanie w chmurze może być odpowiednie dla małej organizacji. Należą do nich Google Apps i Microsoft Office 365” – powiedział Sergey Kuryanov.
„W tych warunkach może to być dobry i zrozumiały system dla tego zespołu” – wyjaśnił Ilja Konstantinow. Pytanie brzmi: jakie zadania stawia przed sobą i IT mały biznes?
"Wszystko zależy od tego, co jest uważane za małą firmę. Jeśli wykluczymy z tej definicji mikroprzedsiębiorstwa, gdzie proces przepływu dokumentów jest dość specyficzny, wówczas EDMS przyniesie korzyści małym firmom" - powiedział Dmitry Shushkin, dyrektor projektów korporacyjnych w firmie ABBYY Rosja. Oczywiście ze względu na skalę efekt wykorzystania EDS w przypadku małych firm będzie mniej oczywisty niż w przypadku średnich czy dużych.
„Oczywiście takie funkcje, jak rejestracja korespondencji przychodzącej, monitorowanie realizacji zamówień, automatyzacja procedur zatwierdzania dokumentów są dla małych firm zbyt uciążliwe i niepotrzebne, bo takie rzeczy łatwiej i szybciej można omówić w małej grupie osób, po prostu siedząc przy biurku. przy tym samym stole” – wyjaśnił Siergiej Plaunow. Jednocześnie sposób tworzenia działającego środowiska informacyjnego, w którym można jakościowo strukturyzować informacje, wyszukiwać i zapewniać szybki dostęp do nich, tworzyć szablony dokumentów, omawiać je itp., może być bardzo przydatny nawet w przypadku mały biznes.
„Jeśli przedsiębiorca planuje się rozwijać, należy pomyśleć o rozwoju i debugowaniu komunikacji wewnętrznej i procesów biznesowych” – wyjaśniła Ilya Konstantinow. Prędzej czy później kwestia wyboru platformy do zarządzania dokumentami stanie się istotna.
10. Mobilne EDMS są niebezpieczne
W rzeczywistości mobilne EDMS nie są bardziej niebezpieczne niż inne aplikacje korporacyjne z dostępem mobilnym.
„Zagrożenie nie leży w mobilnym systemie EDMS, ale we wdrożeniu konkretnej mobilnej stacji roboczej, w przypadku braku lub nieprawidłowego stosowania zasad bezpieczeństwa przez personel IT klienta” – wyjaśnił Sergey Kuryanov.
Zagrożenie nie leży w mobilnym EDMS, ale we wdrożeniu konkretnej mobilnej stacji roboczej, w przypadku braku lub nieprawidłowego stosowania zasad bezpieczeństwa przez personel IT klienta, - Sergey Kuryanov
„Tutaj wiele zależy od polityki firmy, stosowanych technologii i podejścia do zapewnienia bezpieczeństwa informacji – trzeba wypracować środki organizacyjne i techniczne” – powiedział Siergiej Plaunow. Przy należytej dbałości o tę kwestię przy użyciu nowoczesnych środków jest to bezpieczne. A według Plaunowa jest to niezbędne we współczesnych realiach.
"Obecnie dostawcy EDMS zajmują się kwestią bezpieczeństwa dostępu do danych korporacyjnych. Dla niektórych platform istnieją osobne produkty oprogramowania, które zapewniają bezpieczny mobilny dostęp do EDMS" - wyjaśnił Ilya Konstantinov. Różnorodność metod dostępu – stwierdził – wymaga kompleksowych środków bezpieczeństwa. A to zadanie rozwiązują służby IT nie tyle w kontekście EDMS, ile w kontekście całego krajobrazu informatycznego przedsiębiorstwa.
„Odpowiedzią na ten mit będzie także fakt, że w dużych korporacjach, także finansowych i rządowych, mobilny dostęp do EDMS jest dostępny i wykorzystywany na najwyższych szczeblach zarządzania” – powiedział Ilja Konstantinow.
W dużych korporacjach, także finansowych i rządowych, mobilny dostęp do EDMS jest dostępny i wykorzystywany na najwyższych szczeblach zarządzania – Ilja Konstantinow
11. Nie ma podstaw prawnych do wprowadzenia podpisów cyfrowych
W rzeczywistości ramy prawne dotyczące wprowadzenia podpisów cyfrowych są całkowicie gotowe.
„Teraz nikt nie powstrzymuje przedsiębiorstw przed przejściem na elektroniczny obieg dokumentów w przypadku jakichkolwiek dokumentów, z wyjątkiem małej określonej listy (personel i inne specjalne rodzaje pracy biurowej)” – wyjaśnił Siergiej Kurianow. Problemem często nie jest to, że nie ma przepisów ustawowych i wykonawczych, ale to, że firma nie opracowała wewnętrznych regulacji legalizujących stosowanie elektronicznych podpisów cyfrowych, w związku z czym nie może przejść na elektroniczny obieg dokumentów.
Według Kuryanova przypomina to problem „ostatniej mili” w Internecie przewodowym – gdy istnieją zarówno kanały szkieletowe, jak i infrastruktura routingowa, ale nie ma połączenia komputera domowego z tą infrastrukturą.
„Nikt nie zadzwoni za Ciebie do dostawcy i nie zorganizuje połączenia ani tras w mieszkaniu” – wyjaśnia.
12. Wdrożenie EDMS zajmuje zbyt dużo czasu
To stwierdzenie było kiedyś całkiem sprawiedliwe, ale w tej chwili jest to kompletny mit.
"Istotnie, pięć lat temu wdrożenie EDMS w obraz, podobieństwo i zasady zarządzania dokumentacją papierową było długie i trudne. Przyczynami były: odrzucenie przez użytkowników nowych standardów pracy, "ciężkie" interfejsy desktopowe EDMS, powielanie pracy z dokumentami elektronicznymi i papierowymi, długie szkolenie do pracy w SED” – powiedział Aleksander Nazarow. A jeśli weźmiemy pod uwagę czas potrzebny na badanie przedprojektowe, długotrwałą konfigurację systemu i jego integrację z infrastrukturą informatyczną organizacji, czas instalacji aplikacji dla każdego użytkownika i inne czynniki, to wdrożenie EDMS naprawdę zajęło dużo czasu i zasobów. Ale teraz sytuacja jest inna.
„Nowoczesne platformy EDMS zawierają wiele narzędzi do przyspieszonego wdrożenia, od zestawu gotowych do użycia aplikacji po narzędzia, które pozwalają stopniowo zwiększać funkcjonalność od prostych do złożonych” – wyjaśnił Sergey Kuryanov. Możesz więc zacząć dość szybko i niedrogo, a w razie potrzeby rozwinąć się do dowolnego poziomu.
„Termin wdrożenia EDMS zależy od złożoności samego procesu biznesowego obiegu dokumentów, konieczności jego optymalizacji, ilości modyfikacji i dostosowania konkretnego rozwiązania, liczby użytkowników i zintegrowanych systemów w organizacji itp. ”- powiedział Siergiej Plaunow. Kiedy mówimy o dziesiątkach tysięcy użytkowników i wielu zintegrowanych systemach, to 2 – 3 lata to okres zupełnie normalny. Według Plaunowa średniej wielkości firma może otrzymać przemysłowy EDMS średnio w ciągu sześciu miesięcy.
Średnia firma może otrzymać przemysłowy EDMS średnio w ciągu sześciu miesięcy - Siergiej Plaunow
„Szybkość wdrożenia EDMS zależy od zakresu zadania” – powiedział Dmitry Shushkin. Aby nie czekać na efekt kilka lat, wdrożenie trzeba wykonywać etapami. Zdaniem Shushkina prawidłowe ustalenie priorytetów zadań pomoże uzyskać wymierne rezultaty już po pierwszym etapie realizacji.
Zdaniem Shushkina prawidłowe ustalenie priorytetów zadań pomoże uzyskać wymierne rezultaty już po pierwszym etapie realizacji - Dmitrij Shushkin
W chwili obecnej następuje aktywny rozwój rozwiązań programowych z zakresu technologii informatycznych. Są wykorzystywane w różnorodnych obszarach działalności człowieka w przemyśle wytwórczym, małych przedsiębiorstwach, edukacji i innych równie ważnych gałęziach przemysłu. Równolegle wszędzie używa się dużej ilości dokumentacji papierowej.
Obecnie wiele przedsiębiorstw chce zrezygnować z dokumentów papierowych i przenosi swoje przedsiębiorstwo na elektroniczny system zarządzania dokumentami. Jest to niezwykle wygodne i praktyczne.
Oczywiście wraz z pojawieniem się konieczności przeniesienia dokumentacji do systemu elektronicznego pojawiają się firmy, które rozwijają oprogramowanie w tym kierunku. A czasami te same produkty po prostu szokują tych, którzy chcą je kupić swoim kosztem. Jednak dzięki niektórym osobom, które nie pracują dla własnego interesu, można znaleźć programy do elektronicznego systemu zarządzania dokumentami za darmo.
Dziś możemy wyróżnić dwa takie produkty: Alfresco i NauDoc.
NauDoc to produkt, który ma za zadanie automatyzować pracę biurową, różne procesy biznesowe i obieg dokumentów. Program ten został opracowany przez firmę NAUMEN. Prezentowany program umożliwia zarządzanie procedurą przetwarzania dokumentów, a także monitorowanie dyscypliny wykonawczej, dzięki wynikom uzyskiwanym po realizacji powierzonych zadań.
NauDoс umożliwia organizację przechowywania dokumentów z różnymi uprawnieniami dostępu w zależności od ról. Dzięki temu pracownicy danej firmy mogą w każdej chwili zapoznać się z dokumentacją, nawet jeśli w danym momencie osoba za nią odpowiedzialna jest z jakiegoś powodu nieobecna w miejscu pracy.
Program ten posiada dziennik, w którym można śledzić wszystkie ruchy dokumentów i ich kopii w przedsiębiorstwie.
Posiadanie możliwości kontroli w NauDoc pozwala na przydzielanie zadań swoim pracownikom bezpośrednio w systemie, monitorowanie ich realizacji, monitorowanie terminów, przesyłanie dokumentów do akceptacji, a następnie przesyłanie już zatwierdzonych dokumentów do innych użytkowników systemu. Program umożliwia konfigurację tras dla określonego typu dokumentu w trybie automatycznym.
Absolutnie wszystkie działania w systemie odbywają się poprzez interfejs WWW. Dzięki temu możliwe jest zalogowanie się do systemu w dowolnym zakątku planety. Tym samym w organizacji istnieje jedna przestrzeń informacyjna i nie ma znaczenia, gdzie znajdują się jej przedstawicielstwa i oddziały.
Cechy technologiczne systemu są następujące:
— interfejs sieciowy w 100% otwiera możliwości połączenia z systemem z dowolnego miejsca;
— system integruje oprogramowanie przeznaczone do skanowania i rozpoznawania tekstu ABBYY Fine Reader Scripting Edition;
— system jest skonfigurowany w sposób umożliwiający autoryzację i uwierzytelnianie użytkowników w zewnętrznych usługach katalogowych;
— system posiada moduł do pracy z elektronicznymi podpisami cyfrowymi. Użytkownicy mogą używać podpisu cyfrowego od dowolnego dostawcy kryptowalut obsługującego interfejs Microsoft CryptoAPI.
Możliwości systemu NauDoc obejmują:
— łatwość pracy z dokumentami organizacyjnymi i administracyjnymi. Wszystkie dokumenty elektroniczne tworzone są w oparciu o określone szablony. Tworząc dokument, użytkownik musi jedynie wskazać wartości danych w karcie rejestracyjnej dokumentu. Wartości te są automatycznie dodawane do tekstu dokumentu. W razie potrzeby użytkownik może zmienić tekst szablonu.
Każdy typ dokumentu można określić za pomocą określonego zestawu szczegółów. W tym celu użytkownik musi posiadać uprawnienia „Technologa”.
Po utworzeniu dokument jest wysyłany do zatwierdzenia tym pracownikom, którzy pełnią tę funkcję w przedsiębiorstwie. Proces akceptacji jest całkowicie zapisany w systemie. Regularne terminy są kontrolowane automatycznie, powiadamiani są potrzebni pracownicy i otrzymywane są powiadomienia o procesie akceptacji.
Podczas pracy z każdym dokumentem system automatycznie przydziela mu numer ewidencyjny.
- zarządzanie procesem. System NauDoc umożliwia automatyzację procesu obiegu dokumentów, który jest powiązany z procesami zarządczymi i produkcyjnymi przedsiębiorstwa. Każdy proces można skonfigurować w systemie odrębnie, tzn. konkretnemu procesowi przypisuje się własną reprezentację w systemie, osoby za niego odpowiedzialne oraz wymagane przepisami terminy. Program posiada narzędzia do generowania raportów, które pozwalają monitorować każdy etap procesu i w przypadku ewentualnego niedotrzymania terminów regulacyjnych ustalić sprawcę zdarzenia. Po zebraniu danych możesz przeanalizować proces i wprowadzić niezbędne zmiany.
- procedura zatwierdzania dokumentów przez odpowiedzialnych urzędników. Po utworzeniu dokument jest wysyłany do kręgu osób do akceptacji, w zależności od przyjętej w organizacji procedury. W przypadku zbiorowej pracy z dokumentem wszystkie procedury przeprowadzane są na tym samym egzemplarzu dokumentu. Dostęp do dokumentu mają osoby odpowiedzialne za zatwierdzenie. W każdej chwili możesz utworzyć protokół zatwierdzenia, w którym wpisane jest imię i nazwisko oraz stanowisko osoby ubiegającej się o wizę, a także wskazany jest dokładny czas przeprowadzenia procedury.
- dostępność możliwości rejestracji dokumentów papierowych i elektronicznych w systemie. Automatyczna rejestracja w logu następuje na pewnym etapie pracy. Specjalnie dla dokumentów papierowych system udostępnia kartę elektroniczną, która posiada możliwość załączenia graficznego obrazu dokumentu, który można uzyskać poprzez zeskanowanie dokumentu.
- szybkie wyszukiwanie dokumentów według treści i szczegółów. Program umożliwia szybkie odnalezienie potrzebnego dokumentu poprzez wprowadzenie szczegółów, czyli krótkiego opisu lub numeru rejestracyjnego. System umożliwia wyszukiwanie zarówno po treści załączonych plików, jak i samych dokumentów.
- praca z korespondencją (przychodzącą i wychodzącą). System zapewnia możliwość pracy z korespondencją korporacyjną przy wykorzystaniu firmowego serwera pocztowego. Każde pismo przechodzące przez system jest przetwarzane jak zwykły dokument.
Korespondencja przychodząca trafia bezpośrednio do sekretariatu. Listy rejestruje w dzienniku korespondencji przychodzącej. Dokument automatycznie otrzymuje numer rejestracyjny. Następnie trafia do kierownika firmy, a po zapoznaniu się z nim trafia do pracowników w celu sprawdzenia lub realizacji.
Dokumentacja wychodząca tworzona jest w oparciu o przyjęty w organizacji szablon. Dokument zostaje przesłany do menadżera, który go zatwierdza.
Po zakończeniu procedury zatwierdzenia dokument trafia do sekretarza, który rejestruje go w odpowiednim dzienniku. List ten jest następnie wysyłany przez sekretarza na wymagany adres e-mail. Cała korespondencja jest automatycznie zapisywana w systemie i w każdej chwili każdy może znaleźć to, czego potrzebuje.
- możliwość stworzenia korporacyjnego portalu internetowego i firmowej strony internetowej. System NauDoc umożliwia przedsiębiorstwu tworzenie stron internetowych i zamieszczanie na nich treści. W tym przypadku treścią są dokumenty, obrazy i wszelkie inne obiekty utworzone w NauDoc.
System posiada wbudowany edytor WISYWIG, który umożliwia edycję stron serwisu i jest łatwy w zarządzaniu. Tutaj możesz także zarządzać publikacją aktualności, ankiet i kwestionariuszy.
W razie potrzeby możesz zmienić projekt strony. Dostęp do różnych sekcji serwisu pozwala na zatwierdzanie dokumentów przed ich publikacją w serwisie. Obecnie dostępne są dwie edycje NauDoc: Free i Enterprise.
Przyjrzyjmy się drugiemu bezpłatnemu elektronicznemu systemowi zarządzania dokumentami Alfresco. System ten jest szeroko stosowany przez zachodnie firmy do prowadzenia dokumentacji elektronicznej i zarządzania różnymi projektami. Popularność tej usługi można wytłumaczyć otwartością kodu (Open Source), a jednocześnie program działa stabilnie i można go wykorzystywać do projektów różnej wielkości.
Nie ma nic dziwnego w stabilności prezentowanego programu, gdyż założycielem systemu jest John Newton, znany z prowadzenia firmy Documentum.
Firma jest liderem na rynku elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją dla dużych przedsiębiorstw. System ten jest z powodzeniem stosowany przez wiele korporacji. System wyróżnia się tym, że działa na dowolnej platformie i z różnorodnymi bazami danych.
Alfresco z łatwością radzi sobie z każdym obciążeniem przechowywanych dokumentów przy liczbie użytkowników przekraczającej kilkadziesiąt tysięcy.
Prezentowany system jest mało znany w Rosji, gdyż do niedawna nikt nie mógł świadczyć profesjonalnych usług w zakresie organizacji wsparcia i szkoleń z obsługi systemu Alfresco.
Do zalet Alfresco należy dostępność sieci. System nie wymaga instalacji dodatkowego oprogramowania na komputerach firmowych, dlatego też nie ma konieczności aktualizacji oprogramowania klienckiego. W systemie możesz pracować nawet z urządzeń mobilnych, w dowolnym miejscu na świecie. Alfresco posiada najbardziej zaawansowany i nowoczesny interfejs sieciowy.
Warto dodać, że w ostatnich latach zarówno amerykańskie, jak i europejskie systemy elektronicznego zarządzania dokumentami przestały zwracać szczególną uwagę na interfejs WWW.
Wsparcie udzielane jest wyłącznie w zakresie zdalnego dostępu do dokumentacji. Było to konsekwencją przyzwyczajenia ludzi do edytowania dokumentów za pomocą aplikacji biurowych.
Jak zatem rozwiązać problem konieczności pracy ze standardowymi folderami i plikami, mimo że nie mają one routingu, nie obsługują wymaganej wersji, nie ma dostępu itp.?
Rozwiązanie zostało opracowane i od dawna stosowane w systemach elektronicznego zarządzania dokumentami.
Wyobraźmy sobie Twój pulpit. Tutaj na przykład są dwa foldery. Jeden nazywa się „dokumentami do rozpatrzenia”, drugi nazywa się „dokumentami korporacyjnymi”. Otwieramy pierwszy i widzimy określoną liczbę dokumentów. Dokumenty znajdujące się w tym folderze służą do przeglądu i podejmowania decyzji. Taki dokument otwiera się w zwykłym programie MS Word. Okazuje się, że masz możliwość nie tylko przeczytać dokument, ale otworzyć dowolną wersję dokumentu, przeczytać komentarze, podjąć na jego temat decyzje, wysłać ten dokument każdemu, kto go potrzebuje, bezpośrednio wykonując wszystkie powyższe czynności bezpośrednio w programie Word lub kolejna aplikacja biurowa.
Ponadto tutaj użytkownik widzi zadania przychodzące i wychodzące.
Jeśli chcesz utworzyć nową umowę, a następnie wysłać ją do zatwierdzenia, nie ma problemu. Wszystko to można zrobić w programie MS Word, utworzyć dokument i wysłać go określoną standardową trasą. Możesz także po prostu skopiować dokument do folderu „dokumenty firmowe”, a zostanie on automatycznie wysłany na wybraną trasę.
Oczywiście nikt nie zamierza rezygnować z interfejsu WWW. Interfejs sieciowy umożliwia wykonywanie szerszego zakresu zadań.
Metoda ta jest wygodna w podróżach i wyjazdach służbowych, posiada szybki dostęp z urządzeń mobilnych, a także możliwość wykonywania zadań zbiorczych z dokumentami i raportami.
System Alfresco wydawany jest w dwóch głównych wersjach: Enterprise Edition i Community Edition. Wersja społecznościowa jest dostępna do bezpłatnego pobrania i może być używana przez każdą firmę. Warto zaznaczyć, że ta wersja jest obsługiwana wyłącznie przez członków społeczności systemowej. Mimo to Alfresco Community jest najpowszechniejszą wersją systemu w krajach europejskich.
Z systemu może korzystać niewielka liczba uczestników, a także z łatwością pozwala na obsługę kilkunastu tysięcy użytkowników. System współpracuje z wbudowanymi bazami danych PostgreSQL i MySQL.
