Vidutinio ir smulkaus verslo sektorius, įsibėgėjęs dar prieš krizę, nepaisant visko, išlieka sparčiausiai augantis ir perspektyviausias šalies ekonomikoje. Žinoma, aktyvios elektroninių paslaugų plėtros ir perėjimo prie elektroninės valstybės laikotarpiu SVV sektoriaus įmonės, kaip ir stambesnės jų kolegos, jaučiasi daug labiau pasitikinčios ir patogiau „žinodamos“ šiuolaikinių IT sprendimų naudojimą. . IT rinkoje yra daugiau nei pakankamai atitinkamų pasiūlymų, įskaitant elektroninių dokumentų valdymo sistemų kūrėjus. Tačiau krizės metu ir taupant biudžetus bei darbo išteklius vis dar kyla klausimas, ar įmanoma įdiegti EDMS mažose įmonėse. Į ką reikėtų atsižvelgti priimant sprendimą?
EDMS yra pagrįsta dokumentacija
Pradėkime nuo neginčijamo fakto: savo darbo dokumentavimas yra daugiau nei bet kurios organizacijos, nepaisant jos dydžio ir nuosavybės formos, atsakomybė. Dažnai gerai surašyti, įforminti, kruopščiai saugomi dokumentai vaidina svarbų vaidmenį tiek siekiant įmonės sėkmės rinkoje, tiek kai kuriais atvejais ir išlikti. Be to, tinkama dokumentacija pati savaime gali tapti verslo procesų kokybės gerinimo mechanizmu. O koks IT sprendimas iš pradžių apėmė tokį raštingumą? Žinoma, elektroninėje dokumentų valdymo sistemoje. Būtent EDMS gali ne tik kurti, rengti, siųsti, gauti ir saugoti dokumentus, bet ir išmokyti tai daryti gražiai, teisingai ir racionaliai.
EDS yra veiksmingos išlaidos
Šiuolaikinėje rinkoje sėkmingos ir konkurencingos įmonės yra tos, kurios išnaudoja visus savo rezervus veiklos efektyvumui didinti ir neefektyvioms sąnaudoms mažinti. Tai taip pat taikoma mažoms ir vidutinėms įmonėms! Dokumentų srauto automatizavimas leidžia pašalinti tokias verslo klaidas kaip tinkamos kontrolės ir vykdymo drausmės, komandinio darbo ir žinių valdymo įrankių trūkumas, užduočių ir projektų neatlikimas, to, kas vyksta įmonėje, „nepermatomumas“, bereikalingas darbo laiko švaistymas. dėl dokumentų tvirtinimo, laiškų siuntimo, informacijos paieškos, duomenų tvarkymo. Nuo jų neapsaugota net mažiausia įmonė. Tačiau net ir didžiausias ūkis gali su jais susidoroti – taip pat ir EDS pagalba.
EDMS yra greitas bendravimas su partneriais
Pasitaiko, kad mažos įmonės, įvesdamos EDS, tai daro „dėl įvaizdžio“: „konkurentas jau turi EDS, turėkime ir mes“. Ir jei ne visada protinga eikvoti energiją bandant prilygti savo konkurentams, tuomet verta pasirūpinti savo partneriais ir rangovais. Daugumai įmonių, neišskiriant ir mažų bei vidutinių įmonių, svarbu tinkamai organizuoti bendravimo su klientais, partneriais ir kitomis organizacijomis, su kuriomis įmonė aktyviai bendradarbiauja, valdymą, tai yra sukurti išorinį dokumentų srautą. Tokiu būdu tos pačios EDMS, kaip ir pagrindinių sandorio šalių, paleidimas arba suderinamas sprendimas žymiai palengvina komunikacijos procesą. Kurjerių su popierinių dokumentų aplankais portfeliuose laikas baigėsi!
EDMS yra patogi sąveika su elektronine valdžia
Valdžios institucijos šiuo metu gana didelį dėmesį skiria smulkiam ir vidutiniam verslui. Visų pirma, Ekonominės plėtros ministerija toliau plėtoja viešųjų paslaugų teikimo sistemą „vieno langelio“ principu remiantis MFC pagal atitinkamą 2016–2018 m. programą. Ypatingas dėmesys skiriamas MFC, orientuotų į viešųjų paslaugų teikimą smulkiam ir vidutiniam verslui, kūrimui: pavyzdžiui, numatoma sukurti specialią informacinę paslaugą, užtikrinančią Federalinės smulkaus ir vidutinio verslo plėtros korporacijos sąveiką. Įmonės UAB ir MFC elektronine forma. Kaip žinoma, daugelyje EDMS yra sąveikos su elektroninėmis paslaugomis mechanizmai. Tai reiškia, kad tie, kurie turi EDS, turi patogesnį įrankį palaikyti ryšį ne tik su kolegomis rinkoje, bet ir su reguliuotojais.
Į ką atkreipti dėmesį renkantis EDMS mažoms ir vidutinėms įmonėms?
Dauguma analitikų sutinka, kad iš esmės yra tik du pagrindiniai parametrai, į kuriuos reikėtų atsižvelgti renkantis EDMS MVĮ. Ir pirmiausia, žinoma, tai yra kainos klausimas ir reikia atsižvelgti ne tik į licencijų kainą, bet ir į nuosavybės kainą.
Antra, jį lengva įdiegti, konfigūruoti ir administruoti. Žinoma, jei vartotojas yra įmonė, kuri pati veikia IT rinkoje ir susideda tik iš aukštos kvalifikacijos IT specialistų, tai šis veiksnys nėra aktualus. Tais atvejais, kai IT paslaugai atstovauja vienas ar du administratoriai, perfrazuojant gerai žinomą teiginį, galima sakyti, kad „paprastumas yra raktas į sveikatą! Be to, ne tik IT sistemos, bet ir vartotojo nervų sistemos sveikata. Nenuostabu, kad statistika patvirtina: „paprastos EDMS“ užklausa ypač dažnai pastebima tarp SVV sektoriaus klientų.
Ar yra gyvenimas be EDS?
Yra, bet jo kokybė yra žymiai prastesnė nei teisingai parinktos ir sėkmingai įdiegtos EDMS vartotojų. Apskritai, prieš keletą metų buvo nuomonė, kad mažoms įmonėms EDMS visai nereikia – pakako MS Office. Tai pasitaiko iki šiol, nors ir ne taip dažnai – minėti pranašumai, apskritai, niekam nėra paslaptis.
Tačiau ne paslaptis, kad mažoje įmonėje dėl mažo masto EDMS naudojimo efektas nebus toks akivaizdus kaip didelėje įmonėje. O kas iš principo, jei organizacijoje dirba vos pora dešimčių darbuotojų, dokumentų registravimą ir apskaitą galima nesunkiai atlikti Excel programoje, dokumentų vaizdus saugoti debesyje – pavyzdžiui, Google Apps ar Microsoft Office 365, ir nukreipti programoje Outlook. Taip, taip išgyventi galima – tiesa, pagrindų automatizavimo, biuro darbo kaina.
Ir, žinoma, visada atsiranda norinčių sutaupyti pinigų naudodami nelicencijuotą programinę įrangą. Ir čia, lygiagrečiai su santaupų augimu, auga ir informacinio pažeidžiamumo pavojus. Statistika rodo, kad beveik pusė mažų ir vidutinių įmonių nesiima elementarių priemonių savo informaciniams ištekliams apsaugoti, o MVĮ yra lengviausias informacijos šnipų taikinys. Taip pat primenama, kad virusų ataka, nukreipta į smulkaus verslo įmonės kompiuterius, gali juos išjungti kelioms dienoms. Kad ir taip mažos įmonės augimas, žinoma, nebus naudingas.
6. Kas yra charizmatikai? [Elektroninis išteklius] // Žurnalas „Blessing“. 2013 m. URL: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html
7. Pignotti M. Mano devyni gyvenimai scientologijoje / vert. iš anglų kalbos A. Kondrašova, 2007. M.: 201 p.
8. Černyševas V. M. Dviašmenis kardas. Pastabos apie sektologiją. K: Kijevo dvasinė seminarija, 2000. 169 p.
© A.A. Vaikina, 2016 m
Vladychanskis Timūras Valerjevičius
Rusijos valstybinio socialinio universiteto Vadybos fakulteto studentas
Maskva, Rusijos Federacija El. [apsaugotas el. paštas] Mokslinis vadovas: Veretekhina S.V., ekonomikos mokslų kandidatė, Personalo valdymo ir personalo politikos katedros docentė
el. paštas: [apsaugotas el. paštas]
ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ SRAUTAS Smulkioms įmonėms
anotacija
Straipsnyje aptariamas elektroninio dokumentų valdymo diegimas, pagrindiniai jo įgyvendinimo privalumai ir ekonominis pagrįstumas.
Raktiniai žodžiai Elektroninis dokumentų valdymas, dokumentų valdymo automatizavimas, informacinės sistemos, verslo procesai, dokumentas.
Straipsnyje aptariamas elektroninio dokumentų valdymo diegimas, pagrindiniai jo įgyvendinimo privalumai ir ekonominis pagrįstumas.
Elektroninis dokumentų valdymas, darbo eigos automatizavimas, informacinės sistemos, verslo procesai, dokumentai.
Šiuolaikinė verslo tvarka įmonėse ir organizacijose reikalauja daug darbo su dokumentais. Paieška, patvirtinimas ir patvirtinimas tampa gana sudėtingomis ir apsunkinančiomis procedūromis, kurių neįmanoma pašalinti. Vienintelis veiksmingas požiūris tokioje situacijoje yra šiuolaikinių technologijų naudojimas ir maksimalus visų darbo su dokumentais etapų automatizavimas. Be to, pastaruoju metu atsiradus pakankamai prieinamos skaičiavimo galios ir kokybiškos programinės įrangos, toks sprendimas yra lengvai įgyvendinamas ir ekonomiškas.
Dokumentų srauto automatizavimas leidžia produktyviau organizuoti įmonės darbą. Greitai gavus popierinių ir elektroninių dokumentų pavyzdžius naudojant dokumentų nuskaitymo, atpažinimo ir spausdinimo technologijas, lengva pereiti nuo popierinės dokumento versijos prie elektroninės ir atgal. Tai atveria galimybę neskausmingai perkelti dokumentus iš popierinio į elektroninį vaizdavimą, išnaudojant kompiuterių privalumus.
Galimybė į esamą teisiškai reikšmingą elektroninių dokumentų valdymą įdiegti
TARPTAUTINIS MOKSLINIS ŽURNALAS „MOKSLO SIMBOLIS“ Nr. 5/2016 ISSN 2410-700X_
Klientų informacinės sistemos ir verslo procesai padeda didelių, vidutinių ir mažų įmonių darbą kokybiškai pakelti į naują lygį. Internetinių dokumentų keitimosi mechanizmų naudojimas suteiks šiuos privalumus: nepriklausomybę nuo geografinės padėties, padidėjusį finansinių ir apskaitos paslaugų produktyvumą, optimizuosis verslo kaštus.
Taip pat automatizavimas leis akimirksniu paskirstyti išlaidas tarp finansinės atsakomybės centrų ir biudžeto punktų, analizuoti padalinių biudžetų vykdymą, priimti operatyvinius sprendimus ir įvertinti jų darbo efektyvumą internetu, detaliai išanalizuoti atskirus, ypač reikšmingus išlaidų straipsnius.
Jei kalbame apie efektyvumą, dokumentų srauto automatizavimas įmonėje leidžia sutaupyti daug. Popierinių dokumentų skaičius žymiai sumažėja, todėl sumažėja eksploatacinių medžiagų sąnaudos. Darbuotojai sugaišta mažiau darbo laiko ieškodami reikalingos informacijos, nuo nulio kurdami standartinius dokumentus ir rengdami įvairias ataskaitas. Dokumentų parengimas ir tvirtinimas vyksta daug kartų greičiau, o tai, be kita ko, didina partnerių pasitikėjimą įmone.
Elektroninė dokumentų valdymo sistema leidžia automatizuoti visų organizacijos dokumentų kūrimą ir tvirtinimą, platinti dokumentus peržiūrėti įvairiems darbuotojams, leisti instrukcijas ir stebėti jų įgyvendinimą, taip pat sukurti savavališkus verslo procesus, kad būtų išspręstos bet kokios organizacijos problemos. organizacija.
Sistemoje yra daug integruotų standartinių verslo procesų, kurie apima daugumą dokumentų automatizavimo užduočių. Naudodamiesi šiais procesais galite labai greitai pradėti dirbti su sistema. Be standartinių, vartotojai gali kurti savo procesus, taip pat atlikti reikiamus esamų procesų koregavimus, naudodami patogius sistemoje įmontuotus įrankius.
Bet kurį verslo procesą gali pradėti sistemos vartotojas, turintis atitinkamus leidimus. Be to, sistema suteikia lankstų įvykių planavimą, leidžiantį iš anksto nustatyti tam tikrų procesų ir pranešimų paleidimo datas ir dažnumą.
Sistema leidžia dirbti ne tik su vidiniais organizacijos dokumentais, bet ir visiškai automatizuoti gaunamų ir siunčiamų dokumentų tvarkymą. Toks automatizavimas žymiai sumažina gaunamų dokumentų apdorojimo laiką ir supaprastina jų apskaitą, todėl visas procesas nuo gaunamo dokumento gavimo iki išsiunčiamo dokumento išsiuntimo tampa absoliučiai skaidrus ir valdomas.
Žemiau parodytas laikas, praleistas atliekant tipines operacijas apdorojant popierinius ir elektroninius dokumentus.
Įprastoms operacijoms išleista našta, valandos per mėnesį
3 pav. Grafikas, kuriame parodytas laikas, praleistas atliekant tipines operacijas apdorojant popierinius ir elektroninius dokumentus.
Vienas iš pagrindinių organizacijos verslo procesų automatizavimo naudojant elektroninius privalumus
TARPTAUTINIS MOKSLINIS ŽURNALAS „MOKSLO SIMBOLIS“ Nr. 5/2016 ISSN 2410-700X_
dokumentų srautų sistemos – visiškos visų organizacijoje sprendžiamų užduočių įgyvendinimo kontrolės atsiradimas. Be dokumentų rengimo ir tvirtinimo laiko, vadovybė gali kontroliuoti visus savo pavaldinių darbo aspektus: laiką, kurį jie dirba sistemoje, atliktų užduočių skaičių, užduočių atlikimo laiką, pradelstų atlikti darbus. užduotys ir laikas, kurį jos buvo uždelstos. Įgalioti darbuotojai laiku gauna pranešimą, kad užduotis gali būti neatlikta laiku, kad būtų galima susisiekti su vėluojančiu darbuotoju ir operatyviai išspręsti galimą problemą. Be to, bet kuriuo metu galima paprašyti išsamių ataskaitų apie organizacijos dabartinių užduočių eigą.
Vykdymo kontrolė leidžia radikaliai pakeisti organizacijos darbą, padaryti sudėtingus procesus paprastus ir skaidrius, parodyti visų darbuotojų darbo kokybę ir greitai paveikti visus procesus.
Pastaruoju metu pradėjo atsirasti elektroninių dokumentų valdymo sistemų paketiniai sprendimai, skirti smulkiam ir vidutiniam verslui, turinčiam įmonių sistemoms būdingų galimybių, pavyzdžiui, maršrutų grafinis dizaineris, registracijos kortelių ir ataskaitos dizaineris. šablonus arba galimybę vartotojams rašyti papildomus programinės įrangos modulius.
Įdiegti EDMS patartina didelėse įmonėse, kur dokumentų apimtys kartais būna labai didelės, o popierinių dokumentų srautas dažnai lėtina ištisų skyrių veiklą, o tai tiesiog nepriimtina. Elektroninė dokumentų valdymo sistema yra efektyvi priemonė, padedanti pagreitinti bet kurios įmonės ar organizacijos veiklą.
Visų pirma, tai yra popieriaus sąnaudų sumažinimas. Be to, organizacijos darbuotojams nereikės gaišti laiko bėgdami į gretimą skyrių parašo ar kito antspaudo. Natūralu, kad tai turės įtakos informacijos srautų apdorojimo greičiui. Užsakymai bus įvykdyti daug greičiau, dokumentai bus sutvarkyti be vėlavimų.
Šiandieniniame pasaulyje, kuriame nuolat auga konkurencija ir didėja informacijos srautai, kiekvieną dieną jūsų prašoma efektyvinti savo infrastruktūrą, palaikyti kiekvieno darbuotojo produktyvumą, tobulinti verslo procesus, padaryti verslą skaidresnį ir saugesnį. Ir visa tai darykite greičiau, saugiau ir už mažesnę kainą. Tokiomis sąlygomis efektyvios elektroninės dokumentų valdymo sistemos buvimas tampa itin svarbus sėkmingam verslui.
Naudotos literatūros sąrašas:
1. Bondaletovas V.V. Vadovo karjera ir profesinė kompetencija šiuolaikinės Rusijos sąlygomis./ Rinkinyje: Profesinis socialinis išsilavinimas: lygiai, patirtis ir tobulėjimo perspektyvos. XIII visos Rusijos socialinio-pedagoginio kongreso medžiagos rinkinys. 2013. 38-40 p.
2. Veretekhina S.V. Elektroninės dokumentų valdymo sistemos diegimo įmonės ikimokyklinio ugdymo įstaigose problemos //Kadrovik 2014, Nr. 11. P. 122-129.
3. Veretekhina S.V. Psichometriniai testai ir programinės įrangos sprendimai. Afanasjevo skaitymų medžiaga.2015 m. T.1.; 13. P.116-121.
4. Veretekhina S.V., Rubtsova E.V. Automatizuotos dokumentų vykdymo stebėjimo sistemos. Šiuolaikinis mokslas: šiuolaikinės teorijos ir praktikos problemos. Serija: Ekonomika ir teisė.2015 m. Nr.3-4.P.12-16.
5. Veretekhina S.V. Europos specifikacijos MOREG-2 reikalavimų apžvalga ir EDMS programinės įrangos/ECM sprendimų importo pakeitimo problema Rusijos rinkoje. Ivanovo skaitymų medžiaga.2015 m. Nr.5. P.203-209.
6. Veretekhina S.V. Automatizuotos personalo vertinimo sistemos / S.V. Veretekhina // Personalo ir intelektinių išteklių valdymas Rusijoje. 2015. T. 4. Nr. 5C. 72-77. DOI: 10.12737/14961
7. Vinichenko M.V. Efektyvumas kaip KPI pagrindas. Ivanovo skaitymų medžiaga. 2015. Nr. 5. P. 209-216.
8. Vinichenko M.V. Valdymo personalo rezervas. /Vinichenko M.V. // Problemų analizė ir viešojo valdymo projektavimas. - 2014. - Nr.5 (37), tomas 7. - P.16-30
9. Kibanovas A.Ya. Personalo valdymo pagrindai. - M.: INFRA-M, 2014. - 440 p.
TARPTAUTINIS MOKSLINIS ŽURNALAS „MOKSLO SIMBOLIS“ Nr. 5/2016 ISSN 2410-700X
10.Kirillovas A.V. Probleminiai personalo valdymo technologijų plėtros vidaus praktikoje klausimai ir jų sprendimo būdai: Monografija / A.V. Kirilovas, M.V. Viničenko, A.V. Melničukas, S.A. Makuškinas. - M.: Rusayns, 2015. - 280 s.
11. Aksenovas, A.S. Smulkaus verslo elektroninių dokumentų valdymo sistemų diegimo ypatumai / A.S. Aksenovas // Inovatyvios Donbaso perspektyvos: tarptautinės mokslinės-praktinės medžiagos. Konf., 2015 m. gegužės 20-22 d., 7 tomas: Valdymo reformavimas inovacinės plėtros kontekste. - Doneckas, 2015.-P.7-11.
12. Mansurova N.A. Elektroninio dokumentų valdymo diegimo smulkaus ir vidutinio verslo srityje prielaidos ir etapai // Ekonomikos tyrimai. Nr.1., 2014 m
© Vladychansky T.V., 2016 m
UDK 316.346.32-053.6
Goldenberg Jekaterina Aleksandrovna
3 kurso studentas, Ekonomikos fakultetas, Novosibirsko valstybinis ekonomikos ir vadybos universitetas - “NINKh”, Novosibirskas, Rusijos Federacija El. [apsaugotas el. paštas]
JAUNIMO AKTYVAUS NAUDOJIMOSI SOCIALINIAIS TINKLAIS PROBLEMOS IR JŲ SPRENDIMO BŪDAI
anotacija
Straipsnyje atskleidžiama pagrindinių problemų, kylančių dėl aktyvaus ir dažno jaunimo socialinių tinklų naudojimo, esmė ir galimos jų priežastys. Siūlomi metodai, kaip spręsti nagrinėjamas problemas, susijusias su individu ir žmonių grupe. Išskirtos galimybės socialinio tinklo vartotojui savarankiškai spręsti problemas.
Šiuo metu socialiniai tinklai ir ypač su jais susijusios problemos yra aktualiausios plačiuose sluoksniuose. Socialiniai tinklai kasmet tampa vis populiaresni, beveik niekas, daugiausia jaunimas, neįsivaizduoja savo gyvenimo nesinaudodamas bendravimui internetu (juk komunikacija yra pagrindinis tikslas kuriant tokį šaltinį kaip socialiniai tinklai). Žinoma, jaunimas siekia ir kitų tikslų (be neformalaus bendravimo), registruodamasis įvairiose svetainėse, pvz.: žiūri naujienas, klausosi muzikos, dalykinio susirašinėjimo, darbo. Tačiau jaunimas vis dar didžiąją dalį socialiniuose tinkluose praleidžiamo laiko skiria neformaliam bendravimui su artimaisiais, artimaisiais, draugais.
Aktyvus socialinių tinklų naudojimas, nepaisant jų savalaikio pasirodymo mokslo ir technologijų pažangos fone, nepaisant jų egzistavimo šiuolaikiniame pasaulyje neatskiriamumo dėl nuotolinio ryšio plėtros, vis dar turi neigiamų aspektų ir problemų, kurios gali jaudinti tiek asmenį. ir žmonių grupės (o šios grupės gali būti visiškai skirtingos narių skaičiumi) ir gali būti didesnio masto problemų, kurias reikia spręsti, ir išspręsti nepažeidžiant įprastos laiko tėkmės, priežastimi, būtent progreso, techninių ir technologinė visuomenės raida.
Siekiant suformuluoti pasiūlymus, kaip spręsti problemas, susijusias su aktyviu
Smulkus verslas man atrodo svarbus rinkai, nes stambių federalinių klientų skaičius yra ribotas ir beveik visi jie apsisprendė dėl platformų ir programinės įrangos pasirinkimo. O ten veikiantys mechanizmai nėra labai pagrįsti rinka.
Taigi, jei kalbame konkrečiai apie rinką, pagrindinis potencialas plėsti klientų ratą yra būtent smulkus verslas. Kai smulkusis verslas pamatys realią elektroninių dokumentų valdymo naudą ir kai elektroninės dokumentų valdymo sistemos funkcionalumas pradės atspindėti realius jos poreikius, o ne miniatiūriškai atgaminti ministeriją, tada ši rinka taps tokia pat masyvi, kaip ir buhalterija. Galbūt vienas iš EDMS pardavėjų pakartos 1C sėkmę?
Taigi, 5 mitai apie EDMS mažoms įmonėms:
Nors per pastaruosius kelerius metus pasirengimas elektroninių dokumentų valdymui išaugo, žmonės vis dar neturi supratimo apie kai kuriuos technologijų aspektus. Jie dažnai klaidingai laiko failų valdymą su įmonės turinio valdymu arba EDMS, kurie gali būti laikomi ECM dalimi. Čia mes pabandysime išsklaidyti penkis mitus, ypač dėl to, kad jie sutelkti į smulkaus verslo iššūkius.
Mitas Nr. 1: failams tvarkyti turiu Explorer, todėl man nereikia atskiros EDMS
Iš tiesų, „Windows Explorer“ leidžia tvarkyti failus, tačiau tai tik pagrindinis įrankis; reikšmingas jos apribojimas yra hierarchinė aplankų struktūra.
Net pati paprasčiausia užduotis, kai norima sugrupuoti dokumentus pagal prekę ir pagal klientą naudojant aplankus, negali būti išspręsta – klientas A užsako produktus X ir Y. Klientas B užsako produktus X ir Z. Norime matyti užsakymus pagal prekę ir pagal klientą bei bet kuri DBVS ar net „Excel“ leidžia tai padaryti. Tačiau tokiu būdu negalėsite tvarkyti dokumentų į aplankus.
Teoriškai galite naudoti sparčiuosius klavišus ir ryšius, tačiau iš tikrųjų tai nepatogu. Pasirodo, kad naudojant failų sistemą neįmanoma sukurti patogios dokumentų klasifikavimo ir paieškos sistemos.
Mitas Nr.2. Mažoms įmonėms EDMS nereikia
Niekas negali būti toliau nuo tiesos. Smulkus verslas veikia labai ribotų išteklių sąlygomis, niekas nesamdys papildomų darbuotojų, kurie atliktų įprastas operacijas su dokumentais, jų išdėstymui, klasifikavimui ir paieškai. Netgi ten esantys darbuotojai turėtų dirbti produktyviau. EDMS buvimas organizacijoje gali garantuoti, kad reikalingi dokumentai bus pasiekiami vienu pelės paspaudimu.
(Na, arba du ar trys, o tai vis tiek yra greičiau nei knistis po dokumentus ar failų saugyklą.)
Mitas Nr.3. EDMS yra per sudėtinga mažoms įmonėms
Smulkaus verslo dokumentų srauto reikalavimai paprastai yra paprastesni ir savininkai gali juos suformuluoti rangovo akivaizdoje. Rinkoje yra pakankamai produktų, kuriuos lengva įdiegti. Galite pradėti nuo vieno skyriaus ar funkcijos, pvz., paskyros valdymo. Pažiūrėkite, kaip tai veikia efektyvumą. Tada galite išplėsti ją visai organizacijai. Įsitikinkite, kad EDMS atitinka šiuos reikalavimus: paprasta vartotojo sąsaja, paprastas diegimas ir konfigūravimas, aiškus ir išsamus vadovas bei aukštos kokybės techninės pagalbos prieinamumas.
(Pridursiu pats – nesistenkite būti kaip didelis biurokratinis biuras! Laikykitės savo darbo stiliaus. Geriau mokykite darbuotojus, nereikėtų sutaupyti. Geriau sutaupykite verslo procesų analizei ir braižymui . Jūs jau suprantate juos. O jei ne, greičiausiai tai jau nebėra mažas verslas.)
Mitas Nr.4. EDMS yra per brangus mažoms įmonėms
Mažoms įmonėms nereikia pernelyg pažangių kompleksinių integruotų sprendimų, kurie dažniausiai diegiami didelėse korporacijose. Ir jums nereikia didelio mastelio, nes bus mažai vartotojų. Remdamiesi tuo, galite pasirinkti sprendimą, kurio kaina bus gana priimtina. Be to, perėjimas prie elektroninio dokumentų valdymo padės sumažinti spausdinimo išlaidas. (Tačiau jūs turite tai daryti sąmoningai ir valdyti procesą, kitaip popieriaus sąnaudos tik padidės.)
(Ir dar kartą pasakysiu savo vardu – IG skaičiuoti diegiant EDS yra miglotas reikalas. Analitikai pasakys bet ką. Pasikliaukite savo intuicija. Apskritai EDS turėtų padėti sumažinti išlaidas ir padidinti produktyvumą.)
Mitas Nr.5. Įdiegę EDMS galite visiškai atsikratyti popierinių dokumentų
Taigi, jūs įdiegėte EDMS savo mažame versle. Sveikiname! Tačiau neskubėkite ieškoti naujo smulkintuvo. Dar reikia popierinių dokumentų. Suskirstykime juos į tris grupes:
1) Dokumentai, kurie pagal įstatymą turi būti popieriniai. Pavyzdžiui, sutartys ir kiti oficialūs dokumentai.
2) Dokumentai, kurie lieka popieriniame pavidale, nes taip struktūruojami verslo procesai. Nors jūsų kurjeriai neturi iPad, jiems reikia dokumentų.
3) Dokumentai, kurie tikrai nebūtinai turi būti popieriniai. Visokios ataskaitos, atmintinės, paraiškos ir t.t. – viskas, kas nepateko į pirmas dvi grupes. Juos galima saugiai neštis į pašiūrę.
Bėgant mėnesiams ir metams, pirmųjų dviejų grupių dokumentai palaipsniui pereis į trečiąją. Keičiasi įstatymai, tobulėja technologijos, netrukus gali būti lengviau kiekvienam kurjeriui duoti po planšetę ir nevargti su popieriumi. Taip kada nors pasieksime biurą be popieriaus.
EDMS yra viena paslaptingiausių ir mitologiškiausių IT sričių. Nuo pat įkūrimo šis sektorius apaugo mitais. Natūralu, kad kai kurie iš jų jau pasenę ir praradę aktualumą, tačiau naujos pramonės ir IT tendencijos papildo rinką klaidingu supratimu. Atėjo laikas demaskuoti aktualiausius iš jų.
1. EDMS – tai biuro, gaunamų/išsiunčiamų ir administracinių dokumentų automatizavimas
Nepaisant to, kad elektroninės dokumentų valdymo sistemos jau seniai įsitvirtino Rusijos rinkoje, toks požiūris sutinkamas gana dažnai.
Tiesą sakant, visi turi elektroninį dokumentų valdymą. Kai tik sukūrėte failą programoje Word ir išsiuntėte el. paštu arba gavote failą paštu, elektroninis dokumentų valdymas jau įvyko.
„Biuras yra tik viena iš elektroninių dokumentų valdymo organizavimo formų, kuri geriausiai atitinka buitinę darbo su popieriniais dokumentais praktiką“, – aiškino. Sergejus Kurjanovas,„DoxVision“ strateginės rinkodaros direktorius. Ši forma reiškia bendrą centralizuotą visų oficialių dokumentų registravimą, taip pat jiems išduotų valdymo nurodymų vykdymo kontrolę.
Tačiau įmonės turinys nėra išsemtas oficialiais dokumentais, prieš juos ir juos rengiant yra kuriami ir platinami neoficialūs dokumentai. Ir jų srautai yra daug sudėtingesni ir didesni.
Ši EDMS turėtų išspręsti visų be išimties elektroninių dokumentų – oficialių ir neoficialių – tvarkymo problemą – Sergejus Kurjanovas
"Gyvename informaciniame pasaulyje ir beveik 100% informacijos egzistuoja elektroninių dokumentų pavidalu. Tikra EDMS turėtų išspręsti visų be išimties elektroninių dokumentų – tiek oficialių, tiek neoficialių – valdymo problemą", – sakė Sergejus Kurjanovas. Anot jo, teisingiau būtų nekurti atskirų sistemų kiekvienam dokumentų tipui, o reikalauti kompleksinio problemos sprendimo iš savo EDMS.
2. Pati EDMS išgelbės įmonę nuo vidinių netvarkų
Tai vienas iš tvirtai įsišaknijusių mitų. Tiesą sakant, EDMS neišsprendžia organizacinio chaoso problemų, jei įmonė ją jau turi.
„Jei sistema diegiama įmonėje, kurioje nėra supratimo apie vidinę sąveiką, verslo procesus ir atsakomybės sritis, tai sistemos įdiegimas šias problemas tik paaštrins“, – aiškino. Ivanas Tarkhanovas, Kognityvinių technologijų elektroninių dokumentų valdymo skyriaus vadovas. Įgyvendinimo sprendimus priimantys asmenys turi aiškiai suprasti, kokie yra jų projekto tikslai.
Jei sistema diegiama įmonėje, kurioje nėra supratimo apie vidinę sąveiką, verslo procesus ir atsakomybės sritis, tai sistemos įdiegimas šias problemas tik paaštrins - Ivanas Tarkhanovas
3. Jeigu dokumentų srautas elektroninis, vadinasi, jis efektyvus
Šis mitas prieš keletą metų buvo populiarumo viršūnėje. Dabar dauguma klientų jau supranta, kad taip nėra, tačiau daugelis ir toliau tiki šia klaidinga nuomone.
„Elektroninis dokumentų valdymas taip pat gali būti neefektyvus, viskas priklauso nuo to, kaip efektyviai sukurtas pats verslo procesas, o ne nuo jo techninio įgyvendinimo. Sergejus Plaunovas, CROC BPM ir ECM vadovas.
„Turėtumėte atsakyti į šiuos klausimus: ar atliktas pertvarkymas, suvokta įmonėje egzistuojanti geroji praktika, atsižvelgta ir suvienodinta visai įmonei svarbios procedūros“, – aiškino. Ilja Konstantinovas, Korporatyvinių sistemų departamentas, Skaitmeninio dizaino techninis ekspertas. Taip pat svarbu, kas ir kokiu režimu naudoja sistemą, ar EDMS dirba valdymas, ar asistentai daro viską, ko reikia. Tai visi niuansai, tačiau, pasak Konstantinovo, jie kyla iš užsakovo tikslų įgyvendinimui.
Taigi, jei dokumentų srautų verslo proceso pertvarkymas ir optimizavimas sutampa su perėjimu prie elektroninio dokumentų valdymo, tai, pasak Sergejaus Plaunovo, tai galima iš karto įgyvendinti pačia efektyviausia forma.
Jei dokumentų srauto verslo proceso pertvarkymas ir optimizavimas sutampa su perėjimu prie elektroninio dokumentų valdymo, tuomet galite iš karto tai įgyvendinti pačia efektyviausia forma – Sergejus Plaunovas
4. Geriausias pasirinkimas – sprendimai iš rinkos lyderių
Šis mitas slypi paviršiuje ir dėl savo paprastumo bei akivaizdumo užvaldo klientų mintis, iš anksto nulemdamas ar bent jau rimtai įtakojantis jų pasirinkimą. Tačiau iš tikrųjų tai nėra taip paprasta.
„Sistemos, kurių populiarumo viršūnės šiandien yra užkariavusios rinką praėjusiais metais, kai jose įtvirtinti technologiniai ir kiti privalumai buvo paklausiausi“, – sakoma pranešime. Aleksandras Nazarovas, Haulmont pardavimų vadovas. Dabar rinkos poreikiai keičiasi, o prieš 4-5 metus sukurti sprendimai tampa vis aktualesni.
Sistemos, kurių populiarumo viršūnė yra šiandien, rinką užkariavo praėjusiais metais, kai technologiniai ir kiti joms būdingi pranašumai buvo paklausiausi - Aleksandras Nazarovas
Tokios sistemos su mažiau įdiegimų nei lyderiai, anot Nazarovo, gali būti daug progresyvesnės, technologiškai pažangesnės, pagrįstos šiuolaikinėmis technologijomis ir bus aktualios mažiausiai 5 - 7 metus po įdiegimo. Tuo pačiu metu jų buvimo rinkoje laikotarpis, taigi ir jų patirtis įgyvendinant projektus, gali būti daugiau nei pakankama bet kokio masto projektams įgyvendinti.
5. Vakaruose sukurtos sistemos yra funkcionalesnės ir lankstesnės
Šis mitas turi tikrovės pagrindą. Istoriškai rusiškos sistemos buvo prastesnės už vakarietiškus ECM sprendimus, tačiau buvo labiau orientuotos į būtent Rusijos įmonėms reikalingus procesus, kurie valdymo organizavimo požiūriu turi tam tikrą specifiką.
„Per pastaruosius EDMS rinkos plėtros dešimtmečius brandžiausi šalies gamintojai įdiegė galingas ir lanksčias automatizavimo platformas, kurios nenusileidžia vakarietiškoms sistemoms“, – paaiškino. Vladimiras Andrejevas,„DocksVision“ prezidentas. Tuo pačiu metu, anot jo, jie turi tam tikrų pranašumų, nes juose yra paruoštų modulių ir programų, skirtų automatizuoti procesus su buitine specifika, jau nekalbant apie programinės įrangos kainą ir paslaugų prieinamumą.
Per pastaruosius EDMS rinkos plėtros dešimtmečius brandžiausi šalies gamintojai įdiegė galingas ir lanksčias automatizavimo platformas, kurios nėra prastesnės už vakarietiškas sistemas - Vladimiras Andrejevas
6. EDMS tik organizacijoms, turinčioms aiškius reglamentus ir aprašytus verslo procesus
Iš tiesų, jei organizacija yra netvarka, veikianti EDMS yra mažai naudinga. Tačiau visai nebūtina, kad viskas būtų teisinga ir aišku.
„Pastaruoju metu vis daugiau įmonių, kurios taiko lanksčias valdymo metodikas, taiko adaptyvųjį atvejų valdymą“, – sakė Ivanas Tarkhanovas. EDMS, anot jo, taip pat prisitaiko prie šios tendencijos ir keičia klasikines konfigūracijas bei veikimo taisykles.
Pastaruoju metu vis daugiau įmonių, kurios taiko lanksčias valdymo metodikas, taiko adaptyvųjį atvejo valdymą – Ivanas Tarkhanovas
7. Iš karto po sistemos įdiegimo galite pradėti aktyviai ja naudotis
Dėl automatizavimo objekto pobūdžio – įmonių valdymo procesų – EDMS diegimas negali būti suvokiamas kaip įprastas projektas, kuris baigiasi paleidimu. Bet kokie valdymo procesai yra nuolat besikeičiantis subjektas. Be to, EDMS diegimo pradžioje priimančioji šalis menkai supranta realias potencialios sistemos galimybes.
„Praktiškai EDMS diegimas yra tarpusavyje susijusių projektų grandinė, skirta tiek automatizuotų procesų spektrui plėtoti, tiek funkciniam jų turiniui plėsti ir procesams modernizuoti“, – sakė Vladimiras Andrejevas. Būtent todėl EDMS įrankiams keliami specifiniai reikalavimai, kur įmanoma, jau įdiegtų programų pritaikymas ir greitas vis naujų procesų automatizavimas.
Praktiškai EDMS diegimas yra tarpusavyje susijusių projektų grandinė, skirta tiek automatizuotų procesų spektrui plėtoti, tiek funkciniam jų turiniui išplėsti ir procesams modernizuoti - Vladimiras Andrejevas
8. Diegiant EDMS iš užsakovo nieko nereikalaujama, viską padarys rangovas
Klaidinga nuomonė pirmiausia būdinga mažoms įmonėms, taip pat toms, kurios nemėgsta informacinių technologijų ir retai įgyvendina tokius projektus. Tiesą sakant, EDMS įdiegimas beveik visada yra vidinio darbo ir įmonės rutinos pakeitimas.
„Jei komanda tam nepasirengusi ir nėra galingos motyvacijos pokyčiams, tada poveikis bus priešingas arba nulinis“, – sakė Ivanas Tarkhanovas. Kartu pastaruoju metu, anot jo, pastebima tendencija keistis, nes klientai tapo labiau patyrę.
9. Mažoms įmonėms nereikia geros EDMS
Mitas yra gana akivaizdus ir yra susijęs su bendra klaidinga nuomone, kad mažoms įmonėms reikia tik MS Office ir 1C.
Iš tiesų, jei įmonėje dirba 10 žmonių, galite nustatyti dokumentų registraciją ir apskaitą programoje „Excel“, saugoti dokumentų vaizdus debesyje ir nukreipti juos programoje „Outlook“.
„Nedidelei organizacijai gali tikti debesies sprendimas. Tai apima Google Apps ir Microsoft Office 365“, – sakė Sergejus Kurjanovas.
„Tai gali būti gera ir suprantama sistema šiai komandai tokiomis sąlygomis“, – aiškino Ilja Konstantinovas. Kyla klausimas: kokias užduotis sau ir IT iškelia smulkusis verslas?
"Viskas priklauso nuo to, kas laikoma mažu verslu. Jei iš šio apibrėžimo neįtrauksime mikroįmonių, kur dokumentų srauto procesas yra gana specifinis, tada EDMS yra naudinga mažoms įmonėms", - sakė ABBYY įmonių projektų direktorius Dmitrijus Šuškinas. Rusija. Žinoma, dėl masto EDS naudojimo poveikis mažoms įmonėms bus mažiau akivaizdus nei vidutinėms ar didelėms.
„Žinoma, tokios funkcijos kaip gaunamos korespondencijos registravimas, užsakymų vykdymo stebėjimas, dokumentų tvirtinimo procedūrų automatizavimas yra per daug sudėtingos ir nereikalingos smulkiam verslui, nes tokias dalykus nedidelei žmonių grupei lengviau ir greičiau aptarti tiesiog prisėdus prie bankomato. to paties stalo“, – aiškino Sergejus Plaunovas. Tuo pačiu metu darbo informacinės aplinkos, kurioje būtų galima kokybiškai struktūrizuoti informaciją, ieškoti ir suteikti greitą prieigą prie jos, kurti dokumentų šablonus, juos aptarti ir pan., kūrimo priemonės gali būti labai naudingos net ir tuo atveju, kai mažas verslas.
„Jei verslininkas planuoja augti, reikia galvoti apie vidinių komunikacijų ir verslo procesų kūrimą ir derinimą“, – aiškino Ilja Konstantinovas. Ir anksčiau ar vėliau klausimas dėl dokumentų valdymo platformos pasirinkimo taps aktualus.
10. Mobilieji EDMS yra pavojingi
Tiesą sakant, mobiliosios EDMS nėra pavojingesnės už kitas verslo programas, turinčias mobiliąją prieigą.
„Grėsmė kyla ne mobiliojoje EDMS, o įdiegus konkrečią mobilią darbo vietą, kai kliento IT darbuotojai nesant arba netinkamai taiko saugos politiką“, – aiškino Sergejus Kurjanovas.
Grėsmė kyla ne mobiliajame EDMS, o įdiegus konkrečią mobilią darbo vietą, kai kliento IT darbuotojai nesant arba netinkamai taiko saugos politiką, - Sergejus Kurjanovas.
„Čia daug kas priklauso nuo įmonės politikos, naudojamų technologijų ir požiūrio į informacijos saugumą – turi būti parengtos tiek organizacinės, tiek techninės priemonės“, – sakė Sergejus Plaunovas. Tinkamai kreipiant dėmesį į šią problemą, naudojant šiuolaikines priemones, tai yra saugu. Ir, anot Plaunovo, tai gyvybiškai svarbu šiuolaikinėje realybėje.
"Šiuo metu EDMS pardavėjai sprendžia prieigos prie įmonės duomenų saugumo klausimą. Kai kurioms platformoms yra atskiri programinės įrangos produktai, užtikrinantys saugią mobiliąją prieigą prie EDMS", - aiškino Ilja Konstantinovas. Prieigos būdų įvairovė, anot jo, reikalauja visapusiškų saugumo priemonių. Ir šią užduotį IT tarnybos sprendžia ne tiek EDMS, kiek viso įmonės IT kraštovaizdžio kontekste.
„Taip pat atsakymas į šį mitą bus faktas, kad didelėse korporacijose, įskaitant finansines ir vyriausybines, mobilioji prieiga prie EDMS yra prieinama ir naudojama aukščiausiame valdymo lygyje“, – sakė Ilja Konstantinovas.
Didelėse korporacijose, įskaitant finansines ir vyriausybines, mobilioji prieiga prie EDMS yra prieinama ir naudojama aukščiausiuose valdymo lygiuose - Ilja Konstantinovas
11. Skaitmeninio parašo įvedimui nėra įstatyminio pagrindo
Tiesą sakant, skaitmeninių parašų įvedimo teisinė bazė yra visiškai paruošta.
„Dabar niekas netrukdo įmonėms pereiti prie popierinio dokumentų srauto su jokiais dokumentais, išskyrus nedidelį nurodytą sąrašą (personalo ir kitų specialių biuro darbų)“, – aiškino Sergejus Kurjanovas. Problema dažnai yra ne ta, kad nėra įstatymų ir reglamentų, o tai, kad įmonė nėra parengusi vidinių reglamentų, įteisinančių elektroninio skaitmeninio parašo naudojimą, todėl negali pereiti prie popierinio dokumentų srauto.
Tai, anot Kurjanovo, yra tarsi „paskutinės mylios“ problema laidiniame internete – kai yra ir magistraliniai kanalai, ir maršruto parinkimo infrastruktūra, bet nėra namų kompiuterio prijungimo prie šios infrastruktūros.
„Niekas neskambins paslaugų teikėjui už jus ir neorganizuos ryšio bei maršruto parinkimo buto viduje“, – aiškina jis.
12. EDMS įdiegimas trunka per ilgai
Šis teiginys kažkada buvo gana teisingas, tačiau šiuo metu tai yra visiškas mitas.
„Iš tiesų, prieš penkerius metus EDMS įdiegimas į popierinių dokumentų valdymo įvaizdį, panašumą ir reglamentus buvo ilgas ir sunkus. To priežastys buvo: vartotojų atsisakymas naujų darbo standartų, „sunkios“ darbalaukio EDMS sąsajos, darbo dubliavimas. su elektroniniais ir popieriniais dokumentais, ilgas mokymas dirbti SED“, – sakė Aleksandras Nazarovas. Ir jei atsižvelgsime į laiką, reikalingą išankstiniam projekto tyrimui, ilgą sistemos sąranką ir jos integravimą į organizacijos IT infrastruktūrą, kiekvieno vartotojo programos įdiegimo laiką ir kitus veiksnius, tai EDMS įdiegimas tikrai atėmė daug laiko ir išteklių. Tačiau dabar situacija kitokia.
„Šiuolaikinėse EDMS platformose yra daug įrankių, skirtų pagreitinti diegimą, nuo paruoštų naudoti programų rinkinio iki įrankių, leidžiančių palaipsniui didinti funkcionalumą nuo paprasto iki sudėtingo“, – aiškino Sergejus Kurjanovas. Taigi galite pradėti gana greitai ir nebrangiai ir, jei reikia, tobulėti iki bet kokio lygio.
„EDMS diegimo laikas priklauso nuo paties dokumentų srauto verslo proceso sudėtingumo, jo optimizavimo poreikio, modifikacijų ir konkretaus sprendimo pritaikymo individualiems poreikiams kiekio, vartotojų ir integruotų sistemų skaičiaus organizacijoje ir kt. .“, – sakė Sergejus Plaunovas. Kai kalbame apie dešimtis tūkstančių vartotojų ir daugybę integruotų sistemų, tai 2 - 3 metai yra visiškai normalus laikotarpis. Vidutinio dydžio verslas, anot Plaunovo, pramoninį EDMS gali gauti vidutiniškai per šešis mėnesius.
Vidutinio dydžio įmonė pramoninę EDMS gali gauti vidutiniškai per šešis mėnesius - Sergejus Plaunovas
„EDMS diegimo greitis priklauso nuo užduoties apimties“, – sakė Dmitrijus Šuškinas. Kad nelauktumėte kelerių metų efekto, diegimą reikia atlikti etapais. Teisingas užduočių prioritetų nustatymas, pasak Shushkin, padės pasiekti apčiuopiamų rezultatų po pirmojo įgyvendinimo etapo.
Teisingas užduočių prioritetų nustatymas, pasak Šuškino, padės pasiekti apčiuopiamų rezultatų po pirmojo įgyvendinimo etapo – Dmitrijus Šuškinas
Šiuo metu IT technologijų srityje vyksta aktyvus programinės įrangos sprendimų kūrimas. Jie naudojami įvairiose žmogaus veiklos srityse gamybos, smulkaus verslo, švietimo ir kitose ne mažiau svarbiose pramonės šakose. Kartu su tuo visur naudojama daug popierinės dokumentacijos.
Šiais laikais daugelis įmonių nori atsisakyti popierinių dokumentų ir savo įmonę perkelia į elektroninę dokumentų valdymo sistemą. Tai neįtikėtinai patogu ir praktiška.
Žinoma, atsiradus poreikiui perkelti dokumentaciją į elektroninę sistemą, atsiranda įmonių, kurios kuria programinius produktus šia kryptimi. Ir kartais šie produktai tiesiog šokiruoja norinčius juos įsigyti savo kaina. Tačiau kai kurių ne dėl savo interesų dirbančių žmonių dėka elektroninei dokumentų valdymo sistemai skirtų programų galite rasti nemokamai.
Šiandien galime išskirti du tokius produktus: Alfresco ir NauDoc.
NauDoc – tai produktas, skirtas biuro darbui, įvairiems verslo procesams ir dokumentų srautui automatizuoti. Šią programą sukūrė NAUMEN. Pateikta programa leidžia valdyti dokumentų tvarkymo procedūrą, taip pat stebėti vykdymo drausmę dėl rezultatų, gautų atlikus paskirtas užduotis.
NauDoс leidžia tvarkyti dokumentų saugyklą su skirtingomis prieigos teisėmis, atsižvelgiant į vaidmenis. Tai leidžia tam tikros įmonės darbuotojams bet kuriuo metu peržiūrėti dokumentus, net jei tuo metu už tai atsakingas asmuo dėl kokių nors priežasčių nėra darbo vietoje.
Ši programa turi žurnalą, kuriame galite sekti visus dokumentų ir jų kopijų judėjimus įmonėje.
Turėdami NauDoc valdymo galimybes, galite savo darbuotojams priskirti užduotis tiesiogiai sistemoje, stebėti jų vykdymą, stebėti terminus, siųsti dokumentus tvirtinimui, o vėliau jau patvirtintus dokumentus siųsti kitiems sistemos vartotojams. Programa leidžia konfigūruoti tam tikro tipo dokumento maršrutus automatiniu režimu.
Absoliučiai visi sistemos veiksmai atliekami per žiniatinklio sąsają. Tai suteikia galimybę prisijungti prie sistemos bet kuriame planetos kampelyje. Taigi organizacijoje yra viena informacinė erdvė ir nesvarbu, kur yra jos atstovybės ir filialai.
Technologinės sistemos savybės yra šios:
— 100% žiniatinklio sąsaja atveria galimybes prisijungti prie sistemos iš bet kurios vietos;
— sistemoje integruota programinė įranga, skirta nuskaitymui ir teksto atpažinimui ABBYY Fine Reader Scripting Edition;
— sistema sukonfigūruota taip, kad naudotojų autorizavimas ir autentifikavimas galėtų būti atlikti išorinėse žinynų tarnybose;
— sistemoje yra modulis, skirtas darbui su elektroniniais skaitmeniniais parašais. Vartotojai gali naudoti bet kurio kriptovaliutų tiekėjo, palaikančio Microsoft CryptoAPI sąsają, skaitmeninį parašą.
„NauDoc“ sistemos galimybės apima:
— paprastas darbas su organizaciniais ir administraciniais dokumentais. Visi elektroniniai dokumentai kuriami pagal tam tikrus šablonus. Kuriant dokumentą vartotojui tereikia nurodyti rekvizitų reikšmes dokumento registracijos kortelėje. Šios reikšmės automatiškai pridedamos prie dokumento teksto. Jei reikia, vartotojui gali būti leista keisti šablono tekstą.
Kiekvienas dokumento tipas gali būti nurodytas nurodant tam tikrą detalių rinkinį. Norėdami tai padaryti, vartotojas turi turėti „Technologo“ teises.
Sukūrus dokumentą, jis siunčiamas tvirtinti tiems darbuotojams, kurie yra atsakingi už šią funkciją įmonėje. Patvirtinimo procesas yra visiškai išsaugotas sistemoje. Reguliarūs terminai kontroliuojami automatiškai, informuojami reikalingi darbuotojai, gaunami pranešimai apie patvirtinimo procesą.
Dirbant su kiekvienu dokumentu sistema jam automatiškai priskiria registracijos numerį.
- procesų valdymas. NauDoc sistema leidžia automatizuoti dokumentų srauto procesą, susijusį su įmonės valdymo ir gamybos procesais. Kiekvienas procesas sistemoje gali būti konfigūruojamas atskirai, tai yra, konkrečiam procesui priskiriamas jo atstovavimas sistemoje, už jį atsakingi asmenys, taip pat reglamentuojami terminai. Programa turi ataskaitų generavimo įrankius, kurie leidžia stebėti kiekvieną proceso etapą ir, galimai nesilaikant norminių terminų, nustatyti įvykio kaltininką. Surinkę duomenis galite analizuoti procesą ir atlikti reikiamus pakeitimus.
- atsakingų pareigūnų dokumentų vizavimo tvarka. Sukūrus dokumentą, jis siunčiamas tvirtinti žmonių ratui, atsižvelgiant į organizacijoje priimtą tvarką. Kolektyvinio darbo su dokumentu atveju visos procedūros atliekamos ta pačia dokumento kopija. Už patvirtinimą atsakingi asmenys turi prieigą prie dokumento. Bet kuriuo metu galite sudaryti patvirtinimo ataskaitą, kurioje įrašomas vizą turinčio asmens vardas, pavardė ir pareigos bei nurodomas tikslus procedūros laikas.
- galimybė registruoti popierinius ir elektroninius dokumentus sistemoje. Automatinis registravimas žurnale vyksta tam tikrame darbo etape. Ypač popieriniams dokumentams sistema suteikia elektroninę kortelę, kuri turi galimybę pridėti grafinį dokumento vaizdą, kurį galima gauti nuskenavus dokumentą.
- greita dokumentų paieška pagal turinį ir detales. Programa leidžia greitai surasti reikiamą dokumentą įvedus rekvizitus, tai yra pagal trumpą aprašymą arba registracijos numerį. Sistema leidžia ieškoti pagal pridėtų failų turinį ir pačius dokumentus.
- darbas su korespondencija (gaunama ir siunčiama). Sistema suteikia galimybę dirbti su įmonės korespondencija naudojantis įmonės pašto serveriu. Bet koks laiškas, einantis per sistemą, yra apdorojamas kaip įprastas dokumentas.
Gaunama korespondencija patenka tiesiai į sekretorių. Jis registruoja laiškus gaunamų korespondencijos žurnale. Dokumentas automatiškai gauna registracijos numerį. Toliau jis siunčiamas įmonės vadovui, o peržiūrėjus – darbuotojams peržiūrėti ar vykdyti.
Išsiunčiama dokumentacija kuriama pagal organizacijoje priimtą šabloną. Dokumentas išsiunčiamas vadovui, kuris jį patvirtina.
Pasibaigus patvirtinimo procedūrai, dokumentas patenka į sekretorių, kuris jį užregistruoja atitinkamame žurnale. Tada sekretorius išsiunčia šį laišką reikiamu el. pašto adresu. Visa korespondencija automatiškai išsaugoma sistemoje ir bet kuriuo metu kiekvienas gali rasti tai, ko jam reikia.
- galimybė sukurti įmonės interneto portalą ir įmonės svetainę. NauDoc sistema leidžia įmonei kurti svetaines ir skelbti jose turinį. Šiuo atveju turinys yra dokumentai, vaizdai ir kiti objektai, sukurti NauDoc.
Sistemoje yra integruotas WISYWIG redaktorius, kuris leidžia redaguoti svetainės puslapius ir yra lengvai valdomas. Čia taip pat galite tvarkyti naujienų publikavimą, apklausas ir anketas.
Jei reikia, galite pakeisti puslapio dizainą. Prieiga prie įvairių svetainės skilčių leidžia patvirtinti dokumentus prieš juos paskelbiant svetainėje. Šiandien yra du „NauDoc“ leidimai: „Free“ ir „Enterprise“.
Pažvelkime į antrąją nemokamą elektroninių dokumentų valdymo sistemą Alfresco. Šią sistemą Vakarų įmonės plačiai naudoja elektroninei dokumentacijai tvarkyti ir įvairiems projektams valdyti. Šios paslaugos populiarumą galima paaiškinti kodo atvirumu (Open Source), tuo tarpu programa veikia stabiliai ir gali būti naudojama įvairaus dydžio projektams.
Pateiktos programos stabilumas nieko nestebina, nes sistemos įkūrėjas yra Johnas Newtonas, žinomas kaip Documentum įmonės vadovas.
Ši įmonė yra elektroninių dokumentų valdymo sistemų, skirtų didelėms įmonėms, rinkos lyderė. Šią sistemą sėkmingai naudoja daugelis korporacijų. Sistema išsiskiria tuo, kad veikia bet kurioje platformoje ir su įvairiomis duomenų bazėmis.
Alfresco lengvai susidoroja su bet kokiu saugomų dokumentų kiekiu, kai vartotojų skaičius viršija kelias dešimtis tūkstančių.
Pateikta sistema Rusijoje mažai žinoma, nes iki šiol niekas negalėjo teikti profesionalių paslaugų, organizuojančių pagalbą ir mokymus naudojant Alfresco sistemą.
„Alfresco“ pranašumai apima žiniatinklio prieinamumą. Sistemai nereikia diegti papildomos programinės įrangos įmonės kompiuteriuose, todėl nereikia atnaujinti kliento programinės įrangos. Jūs netgi galite dirbti sistemoje iš mobiliųjų įrenginių bet kurioje pasaulio vietoje. Alfresco turi pažangiausią ir moderniausią žiniatinklio sąsają.
Verta pasakyti, kad pastaraisiais metais tiek Amerikos, tiek Europos elektroninių dokumentų valdymo sistemos nebeskiria ypatingo dėmesio žiniatinklio sąsajai.
Palaikymas teikiamas tik nuotolinei prieigai prie dokumentų. Tai buvo pasekmė to, kad žmonės yra įpratę redaguoti dokumentus naudodami biuro programas.
Kaip tada išspręsti problemą, kai reikia dirbti su standartiniais aplankais ir failais, nepaisant to, kad jie neturi maršruto parinkimo, nepalaiko reikiamos versijos, nėra prieigos ir pan.?
Sprendimas buvo sukurtas ir jau seniai naudojamas elektroninėse dokumentų valdymo sistemose.
Įsivaizduokime savo darbalaukį. Pavyzdžiui, čia yra du aplankai. Vienas jų vadinamas „atlygintinais dokumentais“, antrasis – „įmonės dokumentais“. Atidarome pirmąjį ir matome tam tikrą skaičių dokumentų. Šiame aplanke esantys dokumentai skirti peržiūrai ir sprendimų priėmimui. Toks dokumentas atsidaro įprastoje MS Word. Pasirodo, jūs turite galimybę ne tik skaityti dokumentą, bet atsidaryti bet kurią dokumento versiją, skaityti komentarus, priimti sprendimus dėl jo, išsiųsti šį dokumentą kam jo reikia, tiesiogiai atliekant visus aukščiau nurodytus veiksmus tiesiogiai programoje Word ar kita biuro programa.
Be to, čia vartotojas mato gaunamas ir išeinančias užduotis.
Jei jums reikia sukurti naują sutartį ir tada išsiųsti ją patvirtinti, jokių problemų. Visa tai galima padaryti MS Word, sukurti dokumentą ir išsiųsti jį nurodytu standartiniu maršrutu. Taip pat galite tiesiog nukopijuoti dokumentą į aplanką „įmonės dokumentai“ ir jis bus automatiškai išsiųstas norimu maršrutu.
Žinoma, niekas nesiruošia atsisakyti žiniatinklio sąsajos. Žiniatinklio sąsaja leidžia atlikti įvairesnes užduotis.
Šis metodas yra patogus kelionėms ir verslo kelionėms, turint greitą prieigą iš mobiliųjų įrenginių, taip pat galimybę atlikti kolektyvines užduotis su dokumentais ir ataskaitomis.
Alfresco sistema yra išleista dviem pagrindinėmis versijomis: Enterprise Edition ir Community Edition. Bendruomenės versiją galima atsisiųsti nemokamai ir ją gali naudoti bet kuri įmonė. Verta paminėti, kad šią versiją palaiko tik sistemos bendruomenės nariai. Nepaisant to, Alfresco Community yra labiausiai paplitusi sistemos versija Europos šalyse.
Sistema gali naudotis nedidelis dalyvių skaičius, taip pat nesunkiai leidžia aptarnauti daugiau nei dešimt tūkstančių vartotojų. Sistema veikia su įmontuotomis PostgreSQL ir MySQL duomenų bazėmis.
