Eizenhauerio matrica kaip prioritetų nustatymo priemonė: skubi ar svarbi? Eizenhauerio matrica kaip kompetentingo planavimo prioritetų nustatymo įrankis

Begaliniame darbų sraute galite pasiklysti, ką nors pamiršti arba tiesiog neturėti laiko tai padaryti. Nebaigtos užduotys taip kaupiasi ir apkrauna kitas. nauja diena su naujomis galimybėmis. Ir vėl ta pati problema: neturėjau laiko, pamiršau, atidėjau rytdienai.

Tokios situacijos dažnai nutinka nemokantiems planuoti, ir tai nenuostabu, nes planavimo procesas reikalauja tam tikrų laiko planavimo įgūdžių ir ypatingo dėmesio.

Yra daug planavimo būdų, kurie leidžia teisingas naudojimas gauti maksimalią naudą iš laikinųjų išteklių. Pateiksime efektyviausios ir nesudėtingiausios technikos, kuri vadinama, pavyzdį "Eisenhowerio matrica" arba "Eisenhower aikštė".

yra prioritetų nustatymo principas, leidžiantis apsispręsti per dieną didžiausias skaičius užduotys.

Šis principas yra vienas populiariausių valdant laiką. Jis naudojamas visame pasaulyje: nuo paprastų darbuotojų iki didelių visame pasaulyje žinomų korporacijų organizacijų vadovų.

Šio principo pradininkas yra Dwightas Davidas Eisenhoweris (34-asis JAV prezidentas). Atsižvelgdamas į įtemptą darbo grafiką, jis optimizavo savo darbo grafiką, sistemindamas užduotis pagal jų svarbą, todėl buvo sukurta sava įranga, kuri išsiskyrė savo paprastumu ir unikalumu.

Eizenhauerio matrica kaip prioritetų nustatymo įrankis

Eizenhaueris suskirstė dalykus į 4 kategorijas ir įrašė juos į lentelę, kurioje aiškiai pabrėžė kvadratus, kurie leido paskirstyti suplanuotas užduotis pagal jų skubumą ir svarbą (a, b, c, d).

Kiekviena aikštė turi savo paskirtį:

„a“ - ypatingos svarbos skubūs;
„b“ - svarbūs dalykai, kuriuos galima atidėti;
„s“ - ne pirmos svarbos, bet skubus;
„d“ - neskubus ir nesvarbus.

Tokiu būdu nustatydami prioritetus, galite išmokti valdyti laiką, kuris padės siekti užsibrėžtų tikslų, padidins našumą atliekant suplanuotas užduotis ir turės įtakos tam tikros veiklos sėkmei.

Norėdami nustatyti prioritetus pagal D. D. Eisenhowerio principą, turite išsamiai išstudijuoti jo lentelės kategorijas (kvadratus).

Svarbūs ir skubūs klausimai (a kategorija)

Šios kategorijos aikštėje yra suplanuotos užduotys, kurios yra svarbiausios ir labai skubios. Pagal Eizenhauerio principą ši aikštė turi būti tuščia, laisva naujam kasdieniniam įėjimui, o tai žmogui, turinčiam laiko planavimo įgūdžių, nesuteiks galimybės suaktyvinti reikalų skubos ir neleis kritinės situacijos neįvykdymo atveju.

Dažnai atsitinka, kad daiktai iš „b“ kvadrato perkeliami į „a“ kvadratą dėl paprasto žmogaus tingumo, o tai yra viena iš jo užpildymo priežasčių. Kartais taip gali nutikti bet kam, tačiau kasdien mėtant daiktus iš kvadrato į aikštę verta treniruotis savidrausmės.

Kad „a“ langelyje neatsirastų neatliktų užduočių, kitų kategorijų užduotis reikia atlikti laiku ir griežtai laikytis šio kvadrato darbų sąrašo. Taip pat galite naudoti delegavimo metodą (užduočių perdavimas kam nors), kuris leis išspręsti užduotis ir nepalikti nebaigtų darbų.

A kvadrato darbų sąrašas:

neigiamai veikiantis tikslo pasiekimą;
probleminiai, galintys sukelti problemų;
susijusių su sveikata.

Svarbūs, neskubūs klausimai (b kategorija)

Į šią kategoriją dažnai patenka patys perspektyviausi ir prioritetiniai atvejai. Eisenhoweris skiria jiems svarbų vaidmenį, nes jų įgyvendinimas yra raktas į sėkmę. Patirtis rodo, kad jei atsakingai išnaudosite laiką darydami dalykus, įtrauktus į „b“ kvadratą, tada gerų rezultatų labai greitai apie save praneš.

Šios aikštės pranašumas yra tas, kad svarbiems reikalams skiriama pakankamai laiko, o tai leidžia konstruktyviai ir apgalvotai spręsti problemas. iki galo atskleisti savo potencialą ir apgalvoti (išanalizuoti) savo veiklą. Tačiau svarbu žinoti, ką atidėti ilga dėžėšie atvejai nėra verti, nes yra rizika perkelti juos į pirmąjį kvadratą, o tai nepriimtina pagal Eisenhowerio principą.

„b“ kvadrato atvejų ir užduočių pavyzdžiai:

projekto planavimas;
partnerystė (paieška, bendradarbiavimas);
įvykdytų projektų rezultatai (atliktų darbų įvertinimas);
plėtros perspektyvų paieška.

Kalbant apie Kasdienybė, tuomet ekspertai rekomenduoja į šią aikštę įtraukti reikalus, susijusius su planavimu, studijomis, sportu, mityba ir kt.

Skubūs, nesvarbūs reikalai (c kategorija)

Ši kategorija apima antrines užduotis, kurių negalima atidėti. Dažnai atsitinka taip, kad žmogus suskumba atlikti mažiausiai svarbias užduotis ir taip atitraukia dėmesį nuo tikslo. „Eisenhower Matrix“ reikalauja tiksliai panaudoti technologijas, todėl neturėtumėte suklysti klasifikuodami užduotis.

Nustatydami prioritetus, neturėtumėte painioti užduočių, susijusių su „c“ kvadratu, su „a“ kvadrato užduotimis. Štai galimos painiavos pavyzdys:

Viršininkas duoda įsakymą, kurį reikia skubiai įvykdyti, tačiau šis įsakymas neturi nieko bendra su darbu. Ši užduotis turėtų būti įrašyta į „c“ laukelį ir laikoma svarbia, bet ne skubia, nes negalite nukrypti nuo užsibrėžtų tikslų ir taip švaistote laiką tam, kas atitraukia dėmesį nuo pagrindinio dalyko.

Kvadrato „c“ atvejų ir užduočių pavyzdžiai:

netikėti svečiai, reikalaujantys dėmesio;
neplanuoti skubūs susitikimai;
atsikratyti bėdų, kilusių dėl savo aplaidumo.

Neskubūs ir nesvarbūs klausimai (d kategorija)

Tai yra užduotys, kurios yra pasirengusios laukti savo laikinųjų išteklių tiek, kiek reikia, arba gali būti net neįmanomos. Greičiau į šią kategoriją įeina dalykai, kurie yra paprasti ir įdomūs, bet nereikėtų jų griebtis, jie tik sulėtina darbo procesą ir atitolina nuo tikslo.

Kvadrato „d“ atvejų ir užduočių pavyzdžiai:

tušti pokalbiai telefonu;
pramoginė veikla;
bet kokie įvykiai, kurie atitraukia dėmesį nuo darbo.

Eizenhauerio matricos principu susidėlioję prioritetus, neabejotinai pavyks nuveikti daug ir priartėti prie savo tikslo, tačiau nepamirškite, kad tinkamai valdant laiką darbas yra pagrindinis sėkmės šaltinis.

Tiesą sakant, yra įrankių, kurie padeda nustatyti prioritetus ir atlikti svarbius dalykus. Viena iš jų – Eizenhauerio matrica – metodas, kurį išbandė daugybė sėkmingų savo gyvenime žmonių. Įmonių vadovai jį naudoja planuodami ir stebėdami savo bei pavaldinių veiklą. Bet tai toks paprastas ir efektyvus, kad jį galima rekomenduoti net namų šeimininkei, kuriančiai savo buto dizainą.

Kelis kartus pasipraktikavęs, beveik automatiškai „išbarstys“ užduotis į svarbias ir skubias, tas, kurias galima atlikti vėliau, ir tas, kurios turėtų užimti daug mažiau dėmesio. Jei leidžiate sau pretenzingą stilių, tada matrica leidžia nepamiršti apie savo gyvenimo misiją begalinių skubių reikalų rutinoje.

Žinoma, kiekvienas šį įrankį supranta ir naudoja savaip.

Žemiau yra viena iš efektyvaus matricos naudojimo galimybių. , pasistenk ir pasiek visko, kas tau svarbu!

Kaip statyti:

Padalinkite lauką į 4 kvadrantus:

Užduotys A „Skubi – svarbu“ (savotiškas kvadrantas „Pabudau!“ arba „Ugnis!“).

B užduotys „Neskubios – svarbios“ (raktas, pagrindinis darbo kvadrantas, kuriame ne tik pasiekiate kokybiškų rezultatų, bet ir tobulėjate, deleguojate, švenčiate sėkmę ir pan.).

Užduotys B „Skubūs – nesvarbu“ (tai yra visas šurmulys, kurio nedažnai, bet mes tai darome sąmoningai ar dėl to, kad „tiesiog taip atsitiko“?).

Užduotys D „Neskubios – Nesvarbios“ (tai visiškai tuščia: šių problemų sprendimas yra tas pats, kas atsakymas į tiesioginį šlamštą).

Kas svarbu"?

Organizacija, kurioje dirbame, šias užduotis apibrėžė prieš mus ir mums. Tiesą sakant, tai yra užduotys, dėl kurių buvome pakviesti dirbti įmonėje: mūsų darbo pareigas, užduotis, kurias mums paveda tiesioginis (administracinis) vadovas arba projekto, kuriame dalyvaujame, vadovas. Tai nėra jūsų asmeninis supratimas: ar tai svarbu visuotiniu mastu, ar ne?

Viskas proziškiau: svarbu, kodėl buvai pašauktas į šias pareigas. Ir jei visi atliks šias užduotis, visi bus patenkinti.

O kaip „Skubi“?

Kažkas, kas turi labai konkretų laikotarpį. Dažniausiai tai yra skubu – kai terminas jau labai arti.

Kaip atrodo Matrica?

Ką tu gali padaryti dabar?

Atlikite šį paprastą pratimą:

1. Išvardykite visus tikslus ir užduotis, kurias planuojate įgyvendinti. Sąrašas turi būti sunumeruotas.

2. Įvertinkite kiekvieną užduotį skalėje nuo –5 iki 5 1 lentelės kategorijose „Skuba“, „Svarbu“. Suskirstykite didelius tikslus („Drambliai“) į atskiras užduotis („Jautienos kepsniai“) ir priskirkite „Skubos“ reitingą. “ ir „Svarbumas“ » kiekvienas atskiras „kepsnis“.

3. 2 lentelėje paskirstykite visus dalykus pagal laukus pagal skubumo ir svarbos rangus.

4. Suteikite užduočių prioritetus, judėdami lauke iš viršutinio dešiniojo kampo („Skubi – svarbu“) į apatinį kairįjį („Neskubu – Nesvarbu“).

5. Vykdykite pagal prioritetus.

6. Mėgaukitės tvarka ir sėkme. Juk sėkmė taip pat yra laiku.

Laba diena, tinklaraščio skaitytojai, jūsų sprendimas!

Šiame straipsnyje noriu pakalbėti apie perkrauto užduočių sąrašo problemą, su kuria susiduria beveik visi. šiuolaikinis žmogus. Kaip tai rodoma? Faktas yra tas, kad per dieną ar per savaitę planuojame atlikti daug įvairių užduočių, o pasibaigus šiam laikotarpiui suprantame, kad nieko nepasiekėme.

Kodėl taip nutinka? Kodėl esame perkrauti ir neturime laiko daryti tai, ką planavome?

Dažniausiai tai nutinka dėl to, kad mūsų planavimas yra nerealus. Perkrauname savo užduočių sąrašą, turime ką nors nubraukti, bet kyla klausimas: „Kaip mes galime ką nors išbraukti, jei ant jo užrašome tik būtinus dalykus?

Konkretūs prioritetų nustatymo metodai gali padėti mums nustatyti, ką reikia padaryti pirmiausia, ką galime atidėti arba visai nedaryti.

Vienas iš paprasčiausių ir efektyviausių prioritetų nustatymo metodų yra Eizenhauerio matrica. Idėja priklauso JAV prezidentui Dwightui Eisenhoweriui. Ji išgarsėjo po to, kai Stephenas Covey apie ją parašė savo knygoje „7 labai efektyvių žmonių įpročiai“.

Nuolatinis užimtumas yra tinginystės, tingaus mąstymo ir beatodairiško veiksmo forma.
Timas Ferrisas

Eizenhauerio matrica pagrįsta idėja, kad 20% mūsų pastangų duoda 80% rezultatų. Eisenhoweris ištobulino šį principą.

Eizenhauerio matrica yra kvadratas, padalytas iš dviejų susikertančių ašių į 4 sektorius arba kvadrantus.
Vertikali ašis yra „svarba“, horizontalioji – „skubu“.
Taigi gauname 4 sektorius:
A sektorius – „skubus ir svarbus“
B sektorius – „ne skubus, bet svarbus“
C sektorius – „skubu, bet nesvarbu“
D sektorius – „neskubu, nesvarbu“

A sektorius: svarbus, skubus

Sujungia dalykus, kuriuos reikia padaryti pirmiausia. Jie negali pakęsti delsimo; bus per vėlu tai padaryti rytoj. Reguliarus tokių dalykų atsiradimas mūsų užduočių sąraše, kaip taisyklė, yra prasto planavimo, netvarkingumo, vilkinimo ir tt pasekmė. Idealus planavimas yra tuščio A kvadranto situacija.

A kvadranto atvejų pavyzdžiai:

paskolos mokėjimas
neplanuotas vizitas pas gydytoją, kai jau kažką labai skauda
Iškvieskite santechniką, kad suremontuotų nesandarią vamzdį
nešiojamųjų kompiuterių remontas

B sektorius: svarbus, o ne skubus

Šis sektorius sujungia dalykus, kurie tiesiogiai veikia jūsų asmeninį efektyvumą. Pagrindinis skirtumas tarp šių atvejų ir A kvadranto atvejų yra skubos stoka. Tai leidžia sprendžiant tokias problemas apgalvočiau, o tai leidžia pasiekti didesnių rezultatų ir efektyvumo. Sektoriaus B užduotis daugiausia turėtų sudaryti mūsų tos dienos darbų sąrašas. Taip pat reikia atsiminti, kad B sektoriaus reikalai, jei jiems nebus laiku skiriamas dėmesys ir laikas, gali persikelti į A sektorių.

B kvadranto atvejų pavyzdžiai:

mokymai, kvalifikacijos kėlimas, kursai ir seminarai, mokymai
suplanuota ataskaita
sporto
kokybiškas poilsis
planinis vizitas pas gydytoją (ambulatorinė apžiūra, profilaktiniai tyrimai)

C sektorius: nesvarbus, skubus

Dalykai, kurie nepriartina jūsų prie tikslo, tačiau juos reikia padaryti. Pagrindinė klaida Dirbant su matrica svarbu nepainioti A ir C sektorių reikalų, antraip susiklostys situacija, kad sukiesi kaip voverė rate, tačiau atliktos užduotys nepriartina prie užsibrėžto tikslo, o svarbios užduotys lieka neišspręstos.

C sektoriaus atvejų pavyzdžiai:

tikrinti el
dabartiniai skambučiai
susitikimai
namų ruošos darbai (namų valymas)
kažkieno primesti susirinkimai

D sektorius: nėra svarbus, neskubus

Šis sektorius sujungia dalykus, kurie eikvoja mūsų laiką ir neduoda mums jokios naudos. Kitaip tariant, jie sunaudojo laiką. Tačiau šios užduotys mums labai patrauklios, jas lengva atlikti, jos leidžia gerai praleisti laiką ir atsipalaiduoti. Todėl jiems atsispirti labai sunku, bet tai reikia padaryti.

naršyti socialiniuose tinkluose
žiūrint televizorių
pokalbiai su kolegomis

Kaip matrica gali būti naudinga praktikoje? Yra du galimi Eisenhowerio matricos naudojimo būdai:

planavimui
Dažnai atliekame visus skubius, bet nesvarbius dalykus, o svarbius ir neskubūs dalykus atidedame vis toliau. Jei pradėsime planuoti savo laiką ir užduotis naudodami Eizenhauerio matricą, galėsime daugiau laiko skirti svarbiems dalykams, kurie priartins mus prie mūsų tikslų, ir pašalinsime užduotis, kurios atima laiko, pastangų, energijos ir retai veda link mūsų tikslų. Kaip naudoti matricą planavimui, skaitykite šį straipsnį toliau.
įvertinti savo efektyvumą
Eizenhauerio matrica aiškiai parodo, kokias užduotis atliekate. Šią analizę galima atlikti savaitės arba mėnesio pabaigoje. Reguliariai peržiūrėdami užduotis, kuriomis buvote užsiėmę per tam tikrą laikotarpį, pagerinsite savo asmeninį efektyvumą.

Kaip tai atrodo?

Ant popieriaus lapo užrašykite dalykus, kuriuos atlikote per dieną.
Paskirstykite tai, ką padarėte, į keturis sektorius, nurodydami praleistą laiką.
Apskaičiuokite, kaip laikas ir užduočių skaičius buvo paskirstytas sektoriams.
Rezultato interpretacija:
sektorius A
Jei A sektorius išaugo, tai reiškia, kad jūs nevaldote savo gyvenimo. tu nesimoki Strateginis planavimas, jūs nežinote, kaip paskirstyti darbo krūvį darbuotojams ir deleguoti pareigas.
B sektorius
Jei B sektorius yra labiausiai užpildytas reikalais, tuomet jūs skiriate pakankamai laiko savo tikslams pasiekti ir žinote, kaip susikoncentruoti ties pagrindiniu dalyku.
C sektorius
C sektoriaus reikalų pagausėjimas rodo, kad neturite užsibrėžtų tikslų ir planų. eikvojate savo laiką nesvarbioms užduotims.
D sektorius
Kyla klausimas: „Už ką jums mokama?“, o asmeniniu lygmeniu jūs švaistote savo laiką.

Pagrindinis Eisenhowerio matricos naudojimo sunkumas yra sunkumas nustatant užduoties svarbą. Dažnai manome, kad visos užduotys yra svarbios. kaip nustatyti tikrąją užduoties svarbą. Kaip iš visų užduočių atpažinti tikrai svarbias užduotis?

Čia praverčia „Franklino metodas“: svarbu tai, kas atitinka pagrindinius mano gyvenimo tikslus.

Pagrindinė mintis yra ta, kad prieš nustatydami prioritetus, turite aiškiai apibrėžti savo tikslus tam tikram laikotarpiui.
Po to mes papildysime Eizenhauerio matricą, jos centre iškeldami savo tikslus. Kas atsitiks dabar? Dabar visų dienos užduočių svarba bus įvertinta atsižvelgiant į užsibrėžtą tikslą.

Užduoties svarbą išskiria atsakymas į 3 klausimus:

Kas nutiks, jei to nepadarysiu šiandien?
Ar kas nors gali tai padaryti už mane?
Ar ši užduotis svarbi siekiant savo tikslo?

Pavyzdžiui, jūsų tikslas yra „per metus sumokėti visas paskolas ir skolas“. Kiekvienos matricos užduoties svarbą vertiname iš to taško, ar tai padės pasiekti tikslą.

Praktinis įgyvendinimas. Kasdienio planavimo matricos naudojimo algoritmas

Apibrėžkite savo tikslus. Pažiūrėkite, ar jūsų tikslai suderinti. Iš savo tikslų sąrašo pasirinkite 1–3 tikslus, kuriems yra didesnis šio laikotarpio prioritetas. Būtent šie tikslai jums pasitarnaus kaip švyturys, į kurį turite sutelkti dėmesį skirstydami užduotis į sektorius.
Sukurti (diena, savaitė, mėnuo). Laiko valdymo specialistai pataria planuoti ir atostogas.
Sugriauti.
Prioritetų įvertinimas. Paskirstykite užduotis tarp sektorių, nustatydami užduoties svarbą pagal užsibrėžtus tikslus. Nubraižykite lapą į 4 kvadrantus ir užpildykite matricą užduotimis. Jei jūsų neįkvepia mintis kasdien braižyti kvadrantus, savo prioritetus galite pažymėti raidėmis: A, B, C ir D. Prie kiekvienos užduoties pažymime jūsų sąrašą.
Pirmenybėms gali būti naudojamos trys šviesoforo spalvos: raudona (A kvadrantas), žalia (B kvadrantas) ir geltona (C kvadrantas).
Pavestų užduočių vykdymas:

Pirmiausia sutvarkomi svarbūs ir neatidėliotini reikalai. Diena turėtų prasidėti nuo šių dalykų.
Po to pereiname prie svarbių, bet ne skubių reikalų. Pagrindinis mūsų laikas ir dėmesys turėtų būti skirti šio sektoriaus reikalams
tik tada pereikite prie kitų reikalų.

Prieš pradėdami bet kokią užduotį, pirmiausia užduokite sau klausimą „Ar turėčiau tai padaryti?“, „Ar kas nors kitas gali tai padaryti?
C kvadranto užduotis, kurios dažniausiai yra rutininio pobūdžio ir nepajudina jūsų tikslo link, rekomenduojama deleguoti arba visai neatlikti.

6. Plano vykdymo stebėjimas
Šiame etape analizuokite suplanuoto plano įgyvendinimą. Kiekviename matricos kvadrante apskaičiuokite, kiek užduočių buvo atlikta per dieną ir kiek laiko buvo skirta joms įgyvendinti. Įvertinkite savo efektyvumą.

Kuo daugiau laiko skirsite B kvadranto užduotims, tuo efektyvesnis būsite ir greičiau pasieksite savo tikslus.

Perkelkite neatliktas užduotis į kitos dienos sąrašą. Jei užduotį atidėjote daugiau nei tris kartus, pagalvokite, ar ją apskritai reikia atlikti. Greičiausiai puikiai išsiversite ir be jo! Išbraukite šiuos dalykus iš sąrašo arba atlikite juos nedelsdami.

Kaip matote, Eisenhower Matrix yra paprastas darbo įrankis, palengvinantis planavimą ir padedantis nuolat stebėti bei analizuoti jūsų veiklą. Straipsnio pabaigoje esančioje formoje palikite savo el. pašto adresą ir atsisiųskite šabloną kasdieninis planavimas pagal Eizenhauerio matricą. Šablonas buvo sukurtas dviem formatais: „Excel“ skaičiuoklėje ir kaip „Evernote“ pastabų šablonas.

Norėdami pridėti pastabą su šablonu prie savo sąskaitą„Evernote“, turite dešiniuoju pelės mygtuku spustelėti užrašą „Evernote“ paskyroje ir išskleidžiamajame meniu pasirinkti „Kopijuoti į užrašų knygelę“. Tada pasirinkite savo užrašų knygelę ir spustelėkite „Kopijuoti“. Dabar galite atlikti bet kokius šablono pakeitimus.
Jei matricą naudosite dažnai, padarykite užrašo šabloną sparčiuoju klavišu! Taip paspartinsite užrašų paiešką ir sutaupysite laiko!
Būtinai įdiekite prioritetus į savo atvejo valdymo sistemą!

Kai tik išmoksite teisingai paskirstyti užduotis Eisenhowerio matricoje, turėsite nemažai papildomo laiko ir, svarbiausia, greitai pasieksite savo tikslą.

Užpildykite savo kiekvieną dieną prasmės ir ji bus TAVO SPRENDIMAS!

Jurijaus Okunevo mokykla

Sveikiname visus skaitytojus ir prenumeratorius! Jurijus Okunevas yra su jumis.

Ar kada susimąstėte, kaip protingai planuojate ir leidžiate laiką? Ar žinote jausmą, kai veltui švaistote dienas, savaites ar net mėnesius?

Jei taip, tada Eisenhowerio matrica, kaip prioritetų nustatymo priemonė, yra privaloma tema. Be jo būsite išsibarstę dėl įvairiausių smulkmenų, pamiršdami apie tikrai svarbius dalykus.

Jei dar nesusidūrėte su laiko valdymo problema, tuomet jums vis tiek reikia matricos, nes ji padės jums tapti dar sėkmingesniems.

Matricą sukūrė 34-asis JAV prezidentas Dwightas Davidas Eisenhoweris.

Kadangi valstybės vadovo poste buvo neįtikėtinai daug kasdienių užduočių, politikas nusprendė sukurti universalią schemą, kuri padėtų jas klasifikuoti ir rūšiuoti.

Metodo esmė – išanalizuoti einamuosius reikalus, užduotis ir nustatyti, kurios iš jų yra reikšmingiausios ir neatidėliotinos. Problema ta, kad ne visada galime teisingai nustatyti, kas iš tikrųjų svarbu mūsų gyvenimui ir verslui. Tik išmokę itin efektyvaus planavimo, eisime į sėkmės, savirealizacijos ir harmonijos kelią.

Ašys ir kvadrantai

Matricą sudaro dvi ašys. Vertikalus reiškia svarbą, o horizontalus – užduoties skubumą. Dėl to išskiriami keturi kvadrantai.

Viršutinis dešinysis. Reikalai skubūs ir svarbūs.

Čia užduotys tenka, jei atsitiko kažkas netikėto, ir tenka spręsti netikėtus reikalus. Arba dėl neraštingo laiko valdymo, kai laiku neišspręstos užduotys pereina iš statuso „svarbūs, bet neskubūs“ į būseną „negalima ilgiau atidėti“. Išimtis yra sveikatos ir saugos klausimai, kuriems visada turi būti teikiama pirmenybė.

Pagrindinis matricos principas yra tai, kad reikia padaryti viską, kas įmanoma, siekiant užtikrinti, kad tam tikrame kvadrante nebūtų jokių įrašų. Tai parodys, kad viską arba beveik viską kontroliuojate. Tik šiuo atveju galime kalbėti apie išskirtinius verslo savybes, gebėjimas tinkamai valdyti laiką ir nusistatyti prioritetus.

Viršuje kairėje. Reikalai nėra labai skubūs, bet svarbūs.

Tai yra pagrindinis sektorius. Jame turėtų būti pateikiamos svarbiausios problemos jums ir (arba) jūsų įmonei. Sutelkdami dėmesį į šį kvadrantą, užtikrintai eisite savo svajonių link ir gyvensite įvykių ir laimėjimų kupiną gyvenimą.

Jei atidėliosite problemų sprendimą viršutiniame kairiajame kvadrante, netrukus pastebėsite, kad užduočių sąrašas iš jo sklandžiai patenka į ankstesnį viršutinį kairįjį sektorių. Tai yra, prasideda avarinė situacija. Kad taip nenutiktų, turite turėti galimybę perduoti problemas kitiems žmonėms!

Tai apima prasmingas kasdienes užduotis, kurios padės išvengti problemų ateityje. Pavyzdžiui, tai rinkodaros planavimas, prekės ženklo keitimas, personalas ir finansinius klausimus, taip pat sporto ir sveikatos priežiūra, pagalba artimiesiems, signalizacijų įrengimas bute, turto draudimas ir kt.

Apačioje dešinėje. Reikalai skubūs, bet ne per svarbūs.

Jame yra klausimų, kurie savo skuba atitraukia mūsų dėmesį nuo daug svarbesnių veiklų. Pavyzdžiui, poreikis padėti giminaičiui pasodinti bulves, draugo prašymas jį pasiimti iš oro uosto, remontas Buitinė technika, Ne artimiausio ir atsidavusio bendražygio gimtadienis ir kt.

Apipurškę visa tai, pradėsite mažiau dėmesio ir laiko skirti problemoms iš ankstesnių kvadrantų. Dėl to kenčia jūsų interesai, poreikiai ir siekiai. Be to, yra didelė tikimybė, kad pradėsite perkelti dalykus iš šio sektoriaus į „skubų ir svarbų“ sektorių. Štai kodėl būtina kruopštus nustatyti prioritetus.

Apačioje dešinėje. Dalykai nėra skubūs ir nesvarbūs.

Bet kurio žmogaus kasdienybėje yra daugybė tokių dalykų. Kaip pelkė, jie tave visiškai įsiurbia.

Į šią kategoriją įeina įvairūs buities darbai, maloni veikla sielai ir smulkūs organizaciniai reikalai, kuriuos galite atlikti būdami tikrai laisvi, nepakenkdami nei sau, nei savo kompanijai. Skambinimas draugui, susirašinėjimas socialiniuose tinkluose, kelionių kitoms atostogoms paieška, apsilankymas grožio salone, poros nuotraukų pakeitimas svetainėje – visam tam išleidžiate savo dėmesį, energiją, laiką ir pan.

Visos užduotys, patenkančios į šį kvadrantą, turėtų būti atliktos tik išsprendus visų kitų sektorių problemas.

Pastebėtina, kad matricą aktyviai naudojo garsus amerikiečių itin efektyvaus planavimo specialistas Stephenas Covey. Remdamasis buvusio prezidento diagrama, jis ją papildė savo mintimis, paaiškinimais ir patarimais. Visų pirma, pirmąjį sektorių jis pavadino krizės sektoriumi, antrąjį – kokybišku kvadratu, trečiąjį – krizės slenksčiu, o ketvirtąjį – degradacija.

Viena vertus, prioritetų matrica yra labai logiška, suprantama ir paprasta. Tačiau kai tik pradedi klasifikuoti užduotis, iškart iškyla problemos. Kaip suprasti, kas tiesiog svarbu, o kas kritiškai svarbu? Ką reikia padaryti dabar, o kas gali laukti? Toliau pateikta technika padės tai padaryti.

„Dekarto koordinatės“

Jis taip vadinamas, nes vis dar remiasi susikertančių ašių sistema, kurią kadaise sukūrė garsus matematikas Rene Descartesas. Eizenhauerio matrica ir Dekarto kvadratai turi tą pačią išvaizdą, tačiau skiriasi turinys. Kiekvienam kvadrantui priskirtas klausimas.

Viršutinis kairysis sektorius. Ką aš gausiu, jei to nepadarysiu?
Viršutinis dešinysis sektorius. Ką aš gausiu, jei tai padarysiu?
Apatinis kairysis sektorius. Ką aš prarasiu, jei to nepadarysiu?
Apatinis dešinysis sektorius. Ką aš prarasiu, jei tai padarysiu?

Kaip naudotis Eizenhauerio matrica

Manau, kad nereikia diskutuoti apie būtinybę naudoti verslo ir namų ūkio užduočių prioritetų nustatymo metodą. "Ar tai gali būti naudinga kur nors kitur?" - Jūs klausiate. Atsakymas yra taip, jis bus naudingas visur, kur reikės ką nors organizuoti. Pvz.:

Asmeninis gyvenimas.

Surasti savo broliui gydytoją yra skubu ir svarbu. Susitaikyti su sutuoktiniu nėra skubu, bet svarbu. Nupirkti gimtadienio dovaną savo antros eilės pusbroliui yra skubu, bet nesvarbu. Išsiųskite nuorodą savo draugui socialiniuose tinkluose juokingas video– visai neskubu ir nesvarbu.

Spintos ir sandėliukų valymas namuose.

Pirmajame kvadrante gali būti dalykų, kurių jums tikrai reikia ir kurių gali prireikti rytoj. Antroje – tie, kurie labai reikalingi, bet ne dabar. Trečioje yra tie, kurių prireiks artimiausiu metu, bet tada juos galima atidėti. Ketvirtoje – ką galima atidėti kitam sezonui / atiduoti skurstantiems žmonėms.

Rūpindamiesi savo sveikata.

Norite įveikti žalingą lėtinę ligą ar pasveikti po operacijos? O gal tiesiog norite pagerinti bendrą savijautą ir sutvarkyti kūną? Norėdami tai padaryti, turite atkreipti dėmesį į daugybę dalykų - mitybą, treniruotes, poilsį, profilaktiką ir vaistai, fizioterapija ir tt Be to, ne visus metodus galima ir reikia derinti.

Paskirstykite užduotis į kvadrantus, kad sukurtumėte kompetentingą atkūrimo strategiją ir apibūdintumėte tikslų veiksmų planą.

**
Kaip visada, linkiu sėkmės siekiant užsibrėžtų tikslų ir laimingo, sėkmingo gyvenimo. Dar įdomiau ir 300 proc. Naudinga informacija rasite mano. Jūsų laukia unikalūs autoriaus pasiekimai, išsami teorinė informacija ir daugybė praktinių (!) pokyčių.

O jei dar kyla klausimų, kviečiu į individualią konsultaciją. Detalės.

Tai viskas. Iki naujų leidinių. Prenumeruokite naujienas, kad nepraleistumėte nieko svarbaus. Pagarbiai jūsų Jurijus Okunevas.

Kodėl taip sunku pasirinkti tarp prioritetinių ir antraeilių? Neurologo Antonio Damasio tyrimai rodo, kad sprendimų priėmimas yra neatsiejamai susijęs su emocijomis. Todėl nenuostabu, kad nerimas ir depresija dažnai apibūdinami kaip įstrigimo ir nesugebėjimo priimti sprendimų būsenos. Paprastų įrankių, tokių kaip Eisenhower Matrix, naudojimas padeda ne tik suprasti dalykus, bet ir sumažinti emocinę įtampą. Laikui bėgant, įsisavinę šios koncepcijos principus, galite lengvai ir greitai nustatyti skirtumą tarp svarbaus, skubaus, nesvarbio ir nenaudingo.

Manoma, kad „Eisenhower Matrix“ turi daug bendro su Dwighto D. Eisenhowerio žodžiais: „Turiu dvi problemas: skubią ir svarbią. Skubu nėra svarbu, bet svarbu yra skubu“.

Dwightas D. Eisenhoweris geriausiai žinomas kaip 34-asis JAV prezidentas (1953–1961 m.). Prieš tapdamas prezidentu, jis buvo generolas ir vadovavo sąjungininkų pajėgoms Antrojo pasaulinio karo metu. 1950 m. Eisenhoweris tapo pirmuoju NATO vyriausiuoju sąjungininkų vadu Europoje.

Specifinis profesinę veiklą nuolatos vertė Eisenhowerį priimti sunkius sprendimus ir kasdien susitelkti į skirtingas užduotis. Norėdamas optimizuoti procesą, jis sukūrė savo metodą, kuris tapo plačiai žinomas kaip Eizenhauerio matrica. Šiandien juo gali naudotis ne tik generolai, bet ir paprasti žmonės iki pat namų šeimininkių – tai padeda nustatyti prioritetus einamoms užduotims ir sutvarkyti reikalus.

Kaip naudotis Eizenhauerio matrica

Šis įrankis tinka tiems, kurie nori ir gali įvertinti savo užduočių svarbą ir aiškiai jas suskirstyti į kategorijas. Metodas apima užduočių ir veiksmų padalijimą į keturias grupes:

skubus ir svarbus;
svarbus, bet ne skubus;
skubus, bet nesvarbus;
neskubu ar svarbu.

Galutinis Eisenhowerio metodo tikslas yra padėti išfiltruoti nesvarbius dalykus svarbius sprendimus ir sutelkti dėmesį į tai, kas iš tikrųjų svarbu.

Jei įsivaizduosite Eizenhauerio matricą kaip paveikslėlį, ji atrodys taip:

Kvadrantų reikšmė matricoje

Užduotys priskiriamos konkretiems kvadrantams, kurie savo ruožtu nustato, kada ir kiek laiko galite atlikti užduotį.

I kvadrantas – „Padaryk tai dabar“ (skubu ir svarbu)

Tai apima prioritetines užduotis, į kurias reikia nedelsiant atkreipti dėmesį. Jie turi griežtus terminus ir turi būti įvykdyti visų pirma asmeniškai.

II kvadrantas – „Nuspręskite, kada tai padarysite“ (svarbu, bet ne skubu)

Šis kvadrantas yra strateginė matricos dalis, idealiai tinkanti ilgalaikiam vystymuisi. Jame esantys elementai yra svarbūs, bet nereikalauja iš karto dėmesio. Tuo pačiu metu užduotys turi tam tikrą terminą ir taip pat atliekamos asmeniškai.

III kvadrantas – „Perduoti kam nors“ (skubu, bet nesvarbu)

Telefono skambučiai patenka į šį kvadrantą, laiškus ir susitikimų bei renginių planavimas. Tokio tipo užduotys paprastai nereikalauja asmeninio dėmesio, nes jos neapima išmatuojamo rezultato. III kvadrantas padeda sumažinti dėmesį nuo svarbaus darbo. Deleguodami galite sutelkti dėmesį į didesnius dalykus.

IV kvadrantas – „Padaryk tai vėliau“ (nesvarbu, neskubu)

Veikla, patenkanti į IV kvadrantą, yra pagalbinė veikla, kuri nesukuria jokios pridėtinės vertės. Paprasčiau tariant, tai yra kažkas, ką visada galima atidėlioti, nebijant jokių pasekmių. Šie dalykai užima daug laiko ir trukdo atlikti svarbesnes užduotis, kurias pateikiate pirmuose dviejuose kvadrantuose.

Matricos spalvos pasirinkimas

Kiekvienam matricos kvadrantui priskirkite spalvą ir susiekite ją su prioriteto lygiu.

Pavyzdžiui:

Raudona = skubu.

Geltona = svarbu, bet nelabai skubu.

Žalia = skubu, bet nesvarbu.

Pilka = neskubu, nesvarbu.

Naudodami matricą profesiniais tikslais pastebėsite, kad dauguma problemų patenka į I ir III kvadrantus. II kvadranto veikla duoda reikšmingiausių rezultatų, nes tai yra verslo tikslai, turintys įtakos ilgalaikei verslo sėkmei, tačiau retai priskiriami prie skubių.

Sunkiausia suprasti, kas atitraukia jus nuo suplanuoto kurso. Bet jei susitvarkysite su šia esmine laiko valdymo problema, atsikratysite minčių apie iššvaistytas valandas. Užduokite sau du klausimus, kurie padės apsispręsti dėl ilgalaikių sprendimų priėmimo strategijų:

Kada dirbsite su svarbiomis, bet neskubiomis užduotimis?
Kada galite skirti laiko svarbioms užduotims atlikti, kol jos staiga tampa neatidėliotinos?

Verta prisiminti, kad kartais užduotys iš vieno kvadranto netikėtai patenka į kitą. Jei bet kuris Skubus atvėjis, jūsų prioritetai pasikeis. Pavyzdžiui, jums priklauso mažas verslas, o nepatenkintas klientas paskambina ir prašo pasikalbėti su vadybininku, nes vėluoja pristatymas. Ši problema iš karto iškils virš kitų matricos elementų.

Užduočių paskirstymas tarp kvadrantų turi keletą savybių, į kurias reikia atsižvelgti:

Užduočių sąrašai palengvina gyvenimą. Įsitikinkite, kad priskirdami užduotis, kurias nurodote teisingus klausimus, kurie padeda nustatyti, ką pirmiausia reikia padaryti. Pagrindinis bruožas yra prioritetas.
Prie kiekvieno kvadranto galite pridėti daug veiklų ir užduočių, bet geriausia maksimali suma neviršijo aštuonių elementų. Priešingu atveju nutolsite nuo pagrindinio tikslo – užduoties įvykdymo.
Sukurkite atskiras matricas savo profesiniam ir asmeniniam gyvenimui.
Tik jūs galite nustatyti sąrašo elementų prioriteto lygį. Kiekvieną rytą pradėkite nuo darbų sąrašo iš matricos, o savaitės pabaigoje pamatysite rezultatą.

Eizenhauerio matricos šablonas

Norėdami supaprastinti užduočių paskirstymo procesą, naudokite „Evernote“ sukurtą šabloną:

„Eisenhower Matrix“ gali būti išverstas į projektų valdymo programinę įrangą „Trello“. Sudarykite užduočių sąrašą kiekvienai iš keturių lentų (= kvadranto) ir sukurkite atskirą „Gautųjų“ lentą, kurioje bus visos užduotys prieš paskirstant jas kvadrantams. Tai leis vizualiai įvertinti savo darbo krūvį.

„Eisenhower Matrix“ yra paprastas įrankis, padedantis išvengti analizės paralyžiaus, atsirandančio, kai net nežinote, nuo ko pradėti.