Sektor srednjeg i malog poduzetništva, koji je dobio zamah i prije krize, unatoč svemu ostaje najbrže rastući i najperspektivniji u domaćem gospodarstvu. Naravno, u razdoblju aktivnog razvoja elektroničkih usluga i prelaska na elektroničko stanje, tvrtke u sektoru malih i srednjih poduzeća, poput svojih većih kolega, osjećaju se puno sigurnije i ugodnije biti „upućene“ u korištenje suvremenih informatičkih rješenja. . Na IT tržištu postoji više nego dovoljno odgovarajućih ponuda, uključujući programere elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima. Međutim, u krizi i uštedi proračuna i radnih resursa, još uvijek se postavlja pitanje izvedivosti implementacije EDMS-a u malim tvrtkama. Što biste trebali uzeti u obzir pri odlučivanju?
EDMS je razumna dokumentacija
Počnimo s nepobitnom činjenicom: dokumentiranje vašeg rada više je od obične obveze svake organizacije, bez obzira na veličinu i oblik vlasništva. Često dobro napisani, izrađeni, pažljivo pohranjeni dokumenti igraju važnu ulogu u postizanju uspjeha tvrtke na tržištu i, u nekim slučajevima, u njenom opstanku. Štoviše, uredna dokumentacija sama po sebi može postati mehanizam za poboljšanje kvalitete poslovnih procesa. A koje je informatičko rješenje inicijalno uključivalo takvu pismenost? Naravno, u sustavu elektroničkog upravljanja dokumentima. EDMS ne samo da može stvarati, sastavljati, slati, primati i pohranjivati dokumente, već i naučiti kako to učiniti lijepo, ispravno i racionalno.
EDS je učinkovit trošak
Uspješne i konkurentne tvrtke na suvremenom tržištu su one koje koriste sve svoje rezerve za povećanje učinkovitosti svojih aktivnosti i smanjenje neučinkovitih troškova. To vrijedi i za male i srednje poduzetnike! Automatizacija protoka dokumenata omogućuje vam da eliminirate poslovne greške kao što su nedostatak odgovarajuće kontrole i izvedbene discipline, alata za timski rad i upravljanje znanjem, neispunjavanje zadataka i projekata, "neprozirnost" onoga što se događa u tvrtki, nepotrebno gubljenje radnog vremena o odobravanju dokumenata, slanju dopisa, traženju informacija, obradi podataka. Ni najmanje tvrtke nisu imune na njih. Ali čak i najveći holding može se nositi s njima - uključujući i uz pomoć EDS-a.
EDMS je brza interakcija s partnerima
Događa se da male tvrtke, kada uvode EDS, to rade “imidža radi”: “konkurent već ima EDS, neka ga imamo i mi”. A ako nije uvijek mudro trošiti energiju pokušavajući parirati svojim konkurentima, onda je vrijedno voditi računa o svojim partnerima i izvođačima. Za većinu tvrtki, ne isključujući mala i srednja poduzeća, važno je pravilno organizirati upravljanje interakcijom s klijentima, partnerima i drugim organizacijama s kojima tvrtka aktivno surađuje, odnosno uspostaviti eksterni protok dokumenata. I u tom smislu, pokretanje istog EDMS-a kao kod ključnih partnera ili kompatibilnog rješenja značajno olakšava komunikacijski proces. Vrijeme kurira s fasciklima papirnatih dokumenata u aktovkama je prošlo!
EDMS je zgodna interakcija s elektroničkom upravom
Vlasti trenutno posvećuju veliku pozornost malim i srednjim poduzećima. Konkretno, Ministarstvo gospodarskog razvoja nastavlja razvijati sustav za pružanje javnih usluga na temelju načela „jednog šaltera” na temelju MFC-a u skladu s relevantnim programom za 2016.-2018. Poseban naglasak stavljen je na stvaranje MFC-ova usmjerenih na pružanje javnih usluga malim i srednjim poduzećima: na primjer, predviđen je razvoj posebne informacijske službe koja će osigurati interakciju između Federalne korporacije za razvoj malih i srednjih poduzeća. Enterprises JSC i MFC u elektroničkom obliku. Kao što je poznato, mnogi EDMS sadrže mehanizme za interakciju s elektroničkim uslugama. To znači da oni koji imaju EDS imaju praktičniji alat za održavanje kontakta ne samo s kolegama na tržištu, već i s regulatorima.
Što tražiti pri odabiru EDMS-a za SMB?
Većina analitičara slaže se da u osnovi postoje samo dva glavna parametra koja treba uzeti u obzir pri odabiru EDMS-a za mala i srednja poduzeća. Prije svega, naravno, ovo je pitanje cijene, a potrebno je uzeti u obzir ne samo cijenu licenci, već i trošak vlasništva.
Drugo, jednostavno ga je instalirati, konfigurirati i administrirati. Naravno, ako je korisnik tvrtka koja sama posluje na IT tržištu i sastoji se isključivo od visokokvalificiranih IT stručnjaka, tada ovaj faktor nije relevantan. U onim slučajevima kada informatičku službu predstavljaju jedan ili dva administratora, da parafraziramo poznatu tvrdnju, možemo reći da je „jednostavnost ključ zdravlja!“ Štoviše, zdravlje ne samo IT sustava, već i živčanog sustava korisnika. Nije iznenađujuće što statistika potvrđuje: zahtjev za „jednostavnim EDMS-om“ posebno se često primjećuje među kupcima iz sektora malih i srednjih poduzeća.
Ima li života bez EDS-a?
Postoji, ali je njegova kvaliteta znatno niža nego kod korisnika ispravno odabranog i uspješno implementiranog EDMS-a. Općenito, prije nekoliko godina postojalo je mišljenje da male tvrtke uopće ne trebaju EDMS - MS Office je bio dovoljan. I dalje se događa do danas, iako ne tako često - gore navedene prednosti, općenito, nikome nisu tajna.
Međutim, nije tajna da u maloj tvrtki, zbog svoje male veličine, učinak korištenja EDMS-a neće biti tako očit kao u velikoj tvrtki. A što, u principu, ako organizacija ima samo nekoliko desetaka zaposlenika, registracija dokumenata i računovodstvo mogu se lako obaviti u Excelu, slike dokumenata mogu se pohraniti u oblak - na primjer, u Google Apps ili Microsoft Office 365, i usmjeriti u programu Outlook. Da, moguće je preživjeti na ovaj način - ali po cijenu automatizacije osnovnog, uredskog rada.
I, naravno, uvijek postoje oni koji žele uštedjeti koristeći nelicencirani softver. I tu, usporedno s rastom štednje, raste i opasnost od informacijske ranjivosti. Statistike pokazuju da gotovo polovica malih i srednjih poduzeća ne poduzima osnovne mjere zaštite svojih informacijskih resursa te da su mala i srednja poduzeća najlakša meta informacijskih špijuna. Također podsjeća da virusni napad usmjeren na računala male tvrtke može ih onesposobiti na nekoliko dana. Da rast ionako malog poduzeća, naravno, neće biti od koristi.
6. Tko su karizmatici? [Elektronički izvor] // Časopis “Blagoslov”. 2013. URL: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html
7. Pignotti M. Mojih devet života u scijentologiji / prev. s engleskog A. Kondrashova, 2007. M.: 201 str.
8. Černišev V. M. Dvosjekli mač. Bilješke o sektologiji. K: Kijevsko bogoslovlje, 2000. 169 str.
© A.A. Vaikina, 2016
Vladychansky Timur Valerievich
Student Fakulteta za menadžment Ruskog državnog društvenog sveučilišta
Moskva, Ruska Federacija E-mail: [e-mail zaštićen] Znanstveni nadzornik: Veretekhina S.V., kandidat ekonomskih znanosti, izvanredni profesor Katedre za upravljanje osobljem i kadrovsku politiku
e-mail: [e-mail zaštićen]
ELEKTRONIČKI DOKUMENTACIJA ZA MALA PODUZEĆA
anotacija
U radu se govori o implementaciji elektroničkog upravljanja dokumentima, kao io glavnim prednostima i ekonomskoj opravdanosti njegove implementacije.
Ključne riječi Upravljanje elektroničkim dokumentima, automatizacija upravljanja dokumentima, informacijski sustavi, poslovni procesi, dokument.
U radu se govori o implementaciji elektroničkog upravljanja dokumentima, kao io glavnim prednostima i ekonomskoj opravdanosti njegove implementacije.
Upravljanje elektroničkim dokumentima, automatizacija tijeka rada, informacijski sustavi, poslovni procesi, dokument.
Suvremeni postupak poslovanja u poduzećima i organizacijama zahtijeva veliku količinu rada s dokumentima. Pretraga, odobravanje i odobravanje postaju prilično složeni i opterećujući postupci, koji se ne mogu eliminirati. Jedini učinkovit pristup u takvoj situaciji je korištenje suvremenih tehnologija i maksimalna automatizacija svih faza rada s dokumentima. Osim toga, nedavna pojava dovoljne količine pristupačne računalne snage i visokokvalitetnog softvera za nju čini takvo rješenje lako provedivim i ekonomičnim.
Automatizacija protoka dokumenata omogućuje vam da produktivnije organizirate rad poduzeća. Brzo dobivanje uzoraka papirnatih i elektroničkih dokumenata korištenjem tehnologija skeniranja, prepoznavanja i ispisa dokumenata olakšava prebacivanje s papirnate verzije dokumenta na elektroničku i natrag. Time se otvara put za bezbolan prijenos dokumenata s papirnatog na elektronički prikaz, uz iskorištavanje prednosti računala.
Mogućnost uvođenja pravno značajnog upravljanja elektroničkim dokumentima u postojeće
MEĐUNARODNI ZNANSTVENI ČASOPIS “SIMBOL ZNANOSTI” BR. 5/2016 ISSN 2410-700X_
Informacijski sustavi za korisnike i poslovni procesi pomažu dovesti rad velikih, srednjih i malih poduzeća na kvalitativno novu razinu. Korištenje mehanizama online razmjene dokumenata omogućit će sljedeće prednosti: neovisnost o geografskoj lokaciji, povećanje produktivnosti financijskih i računovodstvenih usluga, optimizaciju troškova poslovanja.
Automatizacija će također omogućiti trenutnu raspodjelu troškova između centara financijske odgovornosti i proračunskih stavki, analizu izvršenja proračuna odjela za donošenje operativnih odluka i procjenu učinkovitosti njihova rada online te detaljnu analizu pojedinih, posebno značajnih troškovnih stavki.
Ako govorimo o učinkovitosti, automatizacija protoka dokumenata u poduzeću omogućuje značajne uštede. Broj papirnatih dokumenata značajno je smanjen, čime se minimaliziraju troškovi potrošnog materijala. Zaposlenici troše manje radnog vremena na traženje potrebnih informacija, izradu standardnih dokumenata od nule i izradu raznih izvješća. Priprema i odobravanje dokumenata odvija se višestruko brže, što između ostalog povećava povjerenje u tvrtku od strane partnera.
Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima omogućuje vam automatizaciju razvoja i odobravanja svih dokumenata organizacije, distribuciju dokumenata na pregled širokom krugu zaposlenika, izdavanje uputa i praćenje njihove provedbe, kao i stvaranje proizvoljnih poslovnih procesa za rješavanje bilo kakvih problema organizacija.
Sustav sadrži niz ugrađenih standardnih poslovnih procesa koji pokrivaju većinu zadataka automatizacije dokumenata. Pomoću ovih procesa možete vrlo brzo početi raditi sa sustavom. Uz standardne, korisnici mogu razvijati vlastite procese, kao i izvršiti potrebne prilagodbe postojećih procesa, koristeći prikladne alate ugrađene u sustav.
Svaki poslovni proces može pokrenuti korisnik sustava koji ima odgovarajuće dozvole. Osim toga, sustav nudi fleksibilno planiranje događaja, omogućujući vam da unaprijed postavite datume i učestalost pokretanja određenih procesa i obavijesti.
Sustav vam omogućuje rad ne samo s internim dokumentima organizacije, već i potpunu automatizaciju obrade dolaznih i odlaznih dokumenata. Ovakva automatizacija značajno skraćuje vrijeme obrade ulaznih dokumenata i pojednostavljuje njihovo računovodstvo, čime cijeli proces od primitka ulaznog dokumenta do slanja izlaznog dokumenta postaje apsolutno transparentan i upravljiv.
Dolje je prikazano vrijeme potrošeno na tipične operacije pri obradi papirnatih i elektroničkih dokumenata.
Opterećenje potrošeno na tipične operacije, sati mjesečno
Slika 3 - Grafikon koji prikazuje vrijeme utrošeno na tipične operacije prilikom obrade papirnatih i elektroničkih dokumenata.
Jedna od ključnih prednosti automatizacije poslovnih procesa organizacije korištenjem elektroničkih
MEĐUNARODNI ZNANSTVENI ČASOPIS “SIMBOL ZNANOSTI” BR. 5/2016 ISSN 2410-700X_
sustavi protoka dokumenata - pojava potpune kontrole nad provedbom svih zadataka koji se rješavaju u organizaciji. Osim vremena izrade i odobravanja dokumenata, menadžment može kontrolirati sve aspekte rada svojih podređenih: vrijeme koje rade u sustavu, broj obavljenih zadataka, vrijeme potrebno za izvršenje zadataka, broj kašnjenja zadatke i vrijeme za koje su kasnili. Ovlašteni djelatnici dobivaju pravovremenu obavijest da neki zadatak možda neće biti izvršen na vrijeme, kako bi se djelatnika koji kasni mogao kontaktirati i promptno riješiti potencijalni problem. Osim toga, detaljna izvješća o napretku trenutnih zadataka organizacije mogu se zatražiti u bilo kojem trenutku.
Kontrola izvršenja omogućuje vam da radikalno promijenite rad organizacije, složene procese učinite jednostavnim i transparentnim, pokažete kvalitetu rada svih zaposlenika i omogućite vam da brzo utječete na sve procese.
Nedavno su se počela pojavljivati paketna rješenja za sustave elektroničkog upravljanja dokumentima, namijenjena malim i srednjim poduzećima, koja imaju mogućnosti tipične za korporativne sustave, kao što su npr. grafički dizajner ruta, dizajner registracijskih kartica i izvještaja. predloške ili mogućnost da korisnici pišu dodatne softverske module.
Uvođenje EDMS-a preporučljivo je u velikim poduzećima, gdje je količina dokumenata ponekad vrlo velika, a protok papirnih dokumenata često usporava rad cijelih odjela, što je jednostavno nedopustivo. Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima učinkovit je alat za poboljšanje brzine rada bilo kojeg poduzeća ili organizacije.
Prije svega, to je smanjenje troškova papira. Osim toga, zaposlenici organizacije neće morati gubiti vrijeme trčeći do susjednog odjela za potpis ili drugog za pečat. Naravno, to će utjecati na brzinu obrade protoka informacija. Narudžbe će se izvršavati puno brže, dokumenti će se obrađivati bez kašnjenja.
U današnjem svijetu sve veće konkurencije i sve većeg protoka informacija, od vas se svakodnevno traži da svoju infrastrukturu učinite učinkovitijom, održite produktivnost svakog zaposlenika, poboljšate poslovne procese i učinite svoje poslovanje transparentnijim i sigurnijim. I sve to učinite brže, sigurnije i po nižoj cijeni. U takvim uvjetima prisutnost učinkovitog sustava elektroničkog upravljanja dokumentima postaje ključna za uspješno poslovanje.
Popis korištene literature:
1. Bondaletov V.V. Karijera i profesionalna kompetencija menadžera u uvjetima suvremene Rusije./ U zborniku: Profesionalno društveno obrazovanje: razine, iskustvo i perspektive razvoja. Zbirka materijala XIII Sveruskog socijalno-pedagoškog kongresa. 2013. str. 38-40.
2. Veretekhina S.V. Problemi implementacije sustava za elektroničko upravljanje dokumentima u predškolskim odgojno-obrazovnim ustanovama poduzeća //Kadrovik 2014, br. 11. Str. 122-129.
3. Veretekhina S.V. Psihometrijski testovi i programska rješenja. Materijali Afanasjevskih čitanja.2015. T.1.; 13. Str.116-121.
4. Veretekhina S.V., Rubtsova E.V. Automatizirani sustavi za praćenje izvršenja dokumenata. Suvremena znanost: aktualni problemi teorije i prakse. Serija: Ekonomija i pravo.2015. Broj 3-4.P.12-16.
5. Veretekhina S.V. Pregled zahtjeva europske specifikacije MOREG-2 i problem supstitucije uvoza EDMS softvera/ECM rješenja na ruskom tržištu. Materijali Ivanovskih čitanja.2015. Broj 5. Str.203-209.
6. Veretekhina S.V. Automatizirani sustavi za procjenu osoblja / S.V. Veretekhina // Upravljanje osobljem i intelektualnim resursima u Rusiji. 2015. T. 4. br. 5C. 72-77 (prikaz, ostalo). DOI: 10.12737/14961
7. Vinichenko M.V. Učinkovitost kao temelj KPI-ja. Materijali Ivanovskih čitanja. 2015. br. 5. str. 209-216.
8. Vinichenko M.V. Rezerva rukovodećeg osoblja. /Vinichenko M.V. // Analiza problema i dizajn javnog upravljanja. - 2014. - br. 5 (37), svezak 7. - Str.16-30
9. Kibanov A.Ya. Osnove upravljanja osobljem. - M.: INFRA-M, 2014. - 440 str.
MEĐUNARODNI ZNANSTVENI ČASOPIS “SIMBOL ZNANOSTI” BROJ 5/2016 ISSN 2410-700X
10.Kirillov A.V. Problematika razvoja tehnologija upravljanja osobljem u domaćoj praksi i načini njihova rješavanja: Monografija / A.V. Kirillov, M.V. Vinichenko, A.V. Melnichuk, S.A. Makuškin. - M.: Rusayns, 2015. - 280 s.
11. Aksenov, A.S. Značajke implementacije sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima za mala poduzeća / A.S. Aksenov // Inovativne perspektive Donbasa: materijali međunarodne znanstveno-praktične. Conf., 20.-22. svibnja 2015. Vol.7: Reforma menadžmenta u kontekstu inovativnog razvoja. - Donjeck, 2015.-P.7-11.
12. Mansurova N.A. Preduvjeti i faze implementacije elektroničkog upravljanja dokumentima u području malog i srednjeg poduzetništva // Ekonomska istraživanja. broj 1., 2014
© Vladychansky T.V., 2016
UDK 316.346.32-053.6
Goldenberg Ekaterina Aleksandrovna
Student 3. godine, Ekonomski fakultet, Novosibirsk State University of Economics and Management - “NINKh”, Novosibirsk, Ruska Federacija E-mail: [e-mail zaštićen]
PROBLEMI AKTIVNOG KORIŠTENJA DRUŠTVENIH MREŽA OD STRANE MLADIH I NAČINI NJIHOVOG RJEŠAVANJA
anotacija
U članku se otkriva bit glavnih problema koji nastaju kao posljedica aktivnog i učestalog korištenja društvenih mreža od strane mladih te njihovi mogući uzroci. Predlažu se metode rješavanja razmatranih problema u odnosu na pojedinca i skupinu ljudi. Identificirane su mogućnosti samostalnog rješavanja problema od strane korisnika društvene mreže.
Trenutno su društvene mreže, a posebno problemi povezani s njima, od najveće važnosti u širokim krugovima. Društvene mreže iz godine u godinu postaju sve popularnije, gotovo nitko, uglavnom mladi ljudi, ne može zamisliti svoj život bez korištenja interneta za komunikaciju (uostalom, komunikacija je primarni cilj stvaranja takvog resursa kao što su društvene mreže). Naravno, mladi ljudi teže i drugim ciljevima (osim neformalne komunikacije), registrirajući se na različitim stranicama, na primjer: gledanje vijesti, slušanje glazbe, poslovno dopisivanje, posao. Ipak, mladi još uvijek većinu vremena provedenog na društvenim mrežama posvećuju neformalnoj komunikaciji s rodbinom, voljenima i prijateljima.
Aktivno korištenje društvenih mreža, unatoč njihovoj pravovremenoj pojavi u pozadini znanstvenog i tehnološkog napretka, unatoč neotuđivosti njihovog postojanja u suvremenom svijetu zbog razvoja daljinske komunikacije, još uvijek ima negativne aspekte i probleme koji mogu zabrinuti i pojedinca i skupine ljudi (a te skupine mogu biti potpuno različite po broju članova) i mogu biti uzrokom problema većih razmjera koje treba riješiti, i to bez narušavanja normalnog tijeka vremena, naime napretka, tehničkih i tehnološki razvoj društva.
Kako bismo formulirali prijedloge za rješavanje problema povezanih s aktivnim
Mali biznis čini mi se važnim za tržište, jer je broj velikih federalnih kupaca konačan i gotovo svi su se odlučili za izbor platforme i softvera. A mehanizmi koji tamo funkcioniraju nisu baš tržišni.
Dakle, ako govorimo konkretno o tržištu, onda je glavni potencijal za širenje baze klijenata upravo mali biznis. Kada male tvrtke uvide stvarne koristi od elektroničkog upravljanja dokumentima i kada funkcionalnost sustava elektroničkog upravljanja dokumentima počne odražavati njihove stvarne potrebe, a ne reproducirati ministarstvo u minijaturi, tada će ovo tržište postati masovno poput računovodstva. Možda će jedan od dobavljača EDMS-a ponoviti uspjeh 1C?
Dakle, 5 mitova o EDMS za mala poduzeća:
Iako je spremnost za elektroničko upravljanje dokumentima porasla u posljednjih nekoliko godina, ljudi još uvijek nemaju razumijevanja za neke aspekte tehnologije. Često pogrešno upravljaju datotekama s Enterprise Content Managementom ili EDMS-om, koji se može smatrati dijelom ECM-a. Ovdje ćemo pokušati razriješiti pet mitova, posebno zato što su usredotočeni na izazove malih poduzeća.
Mit br. 1: Imam Explorer za upravljanje datotekama, tako da mi ne treba poseban EDMS
Doista, Windows Explorer vam omogućuje upravljanje datotekama, ali to je samo osnovni alat; njegovo značajno ograničenje je hijerarhijska struktura mapa.
Čak ni najjednostavniji zadatak, kada želite grupirati dokumente po proizvodu i po klijentu pomoću mapa, nije moguće riješiti - klijent A naručuje proizvode X i Y. Klijent B naručuje proizvode X i Z. Želimo vidjeti narudžbe po proizvodu i po klijentu i bilo koji DBMS ili čak Excel vam to omogućuje. Ali na ovaj način nećete moći organizirati dokumente u mape.
Teoretski, možete koristiti prečace i veze, ali u stvarnosti je to nezgodno. Ispada da je pomoću datotečnog sustava nemoguće izgraditi prikladan sustav za klasifikaciju i pretraživanje dokumenata.
Mit br. 2. Mala poduzeća ne trebaju EDMS
Ništa nije dalje od istine. Mala tvrtka posluje u uvjetima oštrih ograničenja resursa; nitko neće zaposliti dodatne zaposlenike za obavljanje rutinskih operacija s dokumentima, za njihovo postavljanje, klasifikaciju i pretragu. Čak i oni zaposlenici koji su tamo trebali bi raditi produktivnije. Prisutnost EDMS-a u organizaciji može jamčiti da će potrebni dokumenti biti dostupni jednim klikom miša.
(Pa, ili dva ili tri, što je ipak brže od prekapanja po papirima ili pohrani datoteka.)
Mit br. 3. EDMS je prekompliciran za mala poduzeća
Zahtjevi za protok dokumenata u malom poduzeću obično su jednostavniji i vlasnici ih mogu formulirati pred izvođačem. Na tržištu postoji dovoljno proizvoda koji su jednostavni za implementaciju. Možete početi s jednim odjelom ili funkcijom, kao što je upravljanje računima. Pogledajte kako to utječe na učinkovitost. Zatim ga možete proširiti na cijelu organizaciju. Provjerite ispunjava li EDMS sljedeće zahtjeve: jednostavno korisničko sučelje, jednostavnost instalacije i konfiguracije, jasan i potpun priručnik te dostupnost visokokvalitetne tehničke podrške.
(Sam ću dodati – ne pokušavajte biti poput velikog birokratskog ureda! Zadržite svoj stil rada. Bolje je obučiti zaposlenike, na tome ne treba štedjeti. Bolje je uštedjeti na analizi i crtanju poslovnih procesa . Već ih razumijete. A ako ne, to najvjerojatnije više nije mala tvrtka.)
Mit br. 4. EDMS je preskup za mala poduzeća
Malim tvrtkama nisu potrebna prenapredna složena integrirana rješenja koja se obično implementiraju u velikim korporacijama. I ne treba vam puno skalabilnosti, jer će biti malo korisnika. Na temelju toga možete odabrati rješenje koje će biti sasvim razumno u cijeni. Osim toga, prelazak na elektroničko upravljanje dokumentima pomoći će u smanjenju troškova ispisa. (Ali tome morate svjesno pristupiti i upravljati procesom, inače će se troškovi papira samo povećati.)
(I opet ću reći u svoje ime - izračunavanje ROI-a pri implementaciji EDS-a je mutna stvar. Analitičari će vam reći bilo što. Vjerujte svojoj intuiciji. Općenito, EDS bi trebao pomoći u smanjenju troškova i povećanju produktivnosti.)
Mit br. 5. Možete se potpuno riješiti papirnatih dokumenata nakon implementacije EDMS-a
Dakle, implementirali ste EDMS u svoju malu tvrtku. Čestitamo! Ali nemojte žuriti po novi sjeckalicu. I dalje su potrebni papirnati dokumenti. Podijelimo ih u tri skupine:
1) Dokumenti koji prema zakonu moraju biti u papirnatom obliku. Na primjer, ugovori i drugi službeni dokumenti.
2) Dokumenti koji ostaju u papirnatom obliku jer su tako strukturirani poslovni procesi. Iako vaši kuriri nisu opremljeni iPadima, potrebni su im papiri.
3) Dokumenti koji nikako ne moraju biti u papirnatom obliku. Sve vrste izvješća, dopisa, prijava itd. - sve što nije spadalo u prve dvije skupine. Mogu se sigurno odnijeti u šupu.
Kako će mjeseci i godine prolaziti, dokumenti iz prve dvije skupine postupno će prelaziti u treću. Zakonodavstvo se mijenja i tehnologija se razvija, uskoro će svakom kuriru možda biti lakše dati tablet i ne gnjaviti se s papirom. Tako ćemo jednog dana postići ured bez papira.
EDMS je jedno od najmisterioznijih i najmitologiziranijih područja IT-a. Sektor je od svog početka obrastao mitovima. Naravno, neki od njih su već zastarjeli i izgubili su važnost, ali novi industrijski i IT trendovi dodaju zablude na tržište. Došlo je vrijeme da se raskrinkaju najrelevantniji od njih.
1. EDMS je automatizacija uredskih, dolaznih/odlaznih i administrativnih dokumenata
Unatoč činjenici da su elektronički sustavi za upravljanje dokumentima odavno uspostavljeni na ruskom tržištu, ovo se gledište često nalazi.
Zapravo, svi imaju elektroničko upravljanje dokumentima. Čim ste napravili datoteku u Wordu i poslali je e-poštom ili primili datoteku poštom, elektronsko upravljanje dokumentima se već dogodilo.
Ured je samo jedan od oblika organiziranja elektroničkog upravljanja dokumentima, koji najbolje odgovara domaćoj praksi rada s papirnatim dokumentima, pojašnjava Sergej Kurjanov, Direktor strateškog marketinga, DoxVision. Ovaj obrazac podrazumijeva potpunu centraliziranu evidenciju svih službenih dokumenata, kao i kontrolu procesa izvršenja upravljačkih uputa izdanih na njima.
Međutim, sadržaj poduzeća ne iscrpljuje se službenim dokumentima, prije njih iu procesu njihove izrade nastaju i kruže neslužbeni dokumenti. A njihovi tokovi su mnogo složeniji i veći.
Ovaj EDMS trebao bi riješiti problem upravljanja svim elektroničkim dokumentima bez iznimke - službenim i neslužbenim - Sergey Kuryanov
"Živimo u svijetu informacija i gotovo 100% informacija postoji u obliku elektroničkih dokumenata. Pravi EDMS trebao bi riješiti problem upravljanja svim elektroničkim dokumentima bez iznimke - službenim i neslužbenim", rekao je Sergey Kuryanov. Bilo bi ispravnije, prema njegovim riječima, ne stvarati zasebne sustave za svaku vrstu dokumenta, već zahtijevati sveobuhvatno rješenje problema iz vlastitog EDMS-a.
2. Sam EDMS će spasiti tvrtku od unutarnjeg nereda
Ovo je jedan od čvrsto ukorijenjenih mitova. Zapravo, EDMS ne rješava probleme organizacijskog kaosa ako ga tvrtka već ima.
“Ukoliko se sustav implementira u tvrtku u kojoj ne postoji razumijevanje interne interakcije, poslovnih procesa i područja odgovornosti, onda će implementacija sustava samo pogoršati te probleme”, objašnjava Ivan Tarhanov, voditelj odjela za upravljanje elektroničkim dokumentima u tvrtki Cognitive Technologies. Donositeljima odluka o provedbi mora biti jasno koji su njihovi ciljevi s projektom.
Ako se sustav implementira u tvrtku u kojoj nema razumijevanja interne interakcije, poslovnih procesa i područja odgovornosti, tada će implementacija sustava samo pogoršati te probleme - Ivan Tarkhanov
3. Ako je tijek dokumenata elektronički, to znači da je učinkovit
Ovaj mit bio je na vrhuncu popularnosti prije nekoliko godina. Sada većina kupaca već razumije da to nije tako, ali mnogi i dalje vjeruju u ovu zabludu.
"Upravljanje elektroničkim dokumentima također može biti neučinkovito, sve ovisi o tome koliko je učinkovito izgrađen sam poslovni proces, a ne o njegovoj tehničkoj implementaciji", rekao je Sergej Plaunov, voditelj BPM-a i ECM-a u CROC-u.
“Trebate odgovoriti na sljedeća pitanja: je li proveden reinženjering, sagledana postojeća najbolja praksa u tvrtki te su uzete u obzir i unificirane procedure koje su važne za tvrtku u cjelini”, objasnio je. Ilja Konstantinov, Odjel korporativnih sustava, tehnički stručnjak za digitalni dizajn. Također je važno tko i na koji način koristi sustav, radi li menadžment u EDMS-u ili pomoćnici rade sve što je potrebno. Sve su to nijanse, ali, prema Konstantinovu, one proizlaze iz ciljeva kupca za implementaciju.
Dakle, ako se reinženjering i optimizacija poslovnog procesa protoka dokumenata vremenski podudara s prijelazom na elektroničko upravljanje dokumentima, tada se, prema Sergeju Plaunovu, može odmah implementirati u najučinkovitijem obliku.
Ako se reinženjering i optimizacija poslovnog procesa protoka dokumenata vremenski poklopi s prijelazom na elektroničko upravljanje dokumentima, tada ga možete odmah implementirati u najučinkovitijem obliku - Sergey Plaunov
4. Najbolji izbor - rješenja tržišnih lidera
Ovaj mit leži na površini i zbog svoje jednostavnosti i očitosti obuzima umove kupaca, unaprijed određujući ili barem ozbiljno utječući na njihov izbor. Ali u stvarnosti to nije tako jednostavno.
“Sustavi čija je popularnost danas na vrhuncu osvojili su tržište prošlih godina, kada su tehnološke i druge prednosti ugrađene u njih bile najviše tražene”, rekao je Aleksandar Nazarov, voditelj prodaje u Haulmontu. Sada se potrebe tržišta mijenjaju, a rješenja razvijena prije 4-5 godina postaju sve relevantnija.
Sustavi, čiji je vrhunac popularnosti danas, osvojili su tržište proteklih godina, kada su tehnološke i druge prednosti koje su im svojstvene bile najviše tražene - Alexander Nazarov
Takvi sustavi s manje implementacija od vodećih, prema Nazarovu, mogu biti mnogo napredniji, tehnološki napredniji, temelje se na modernim tehnologijama i bit će relevantni najmanje 5 - 7 godina nakon implementacije. Istodobno, razdoblje njihove prisutnosti na tržištu, a time i iskustvo u provedbi projekata, može biti više nego dovoljno za realizaciju projekata bilo kojeg opsega.
5. Zapadni sustavi su funkcionalniji i fleksibilniji
Ovaj mit ima temelj u stvarnosti. Povijesno gledano, ruski sustavi bili su inferiorni zapadnim ECM rješenjima, ali su bili više usmjereni na procese koje su zahtijevale upravo ruske tvrtke, koje sa stajališta organizacije upravljanja imaju određene specifičnosti.
"Tijekom proteklih desetljeća razvoja tržišta EDMS-a, najzreliji domaći proizvođači implementirali su snažne i fleksibilne platforme za automatizaciju koje nisu inferiorne zapadnim sustavima", objasnio je. Vladimir Andrejev, Predsjednik DocksVisiona. Istodobno, prema njegovim riječima, imaju određene prednosti, budući da sadrže gotove module i aplikacije usmjerene na automatizaciju procesa s domaćim specifičnostima, a da ne spominjemo cijenu softvera i dostupnost usluga.
Tijekom proteklih desetljeća razvoja tržišta EDMS-a, najzreliji domaći proizvođači implementirali su snažne i fleksibilne platforme za automatizaciju koje nisu niže od zapadnih sustava - Vladimir Andreev
6. EDMS samo za organizacije s jasnom regulativom i opisanim poslovnim procesima
Doista, ako je organizacija u neredu, funkcionalni EDMS je od male koristi. Ali uopće nije potrebno da sve bude točno i jasno.
"U posljednje vrijeme sve više tvrtki koje koriste fleksibilne metodologije upravljanja koriste prilagodljivo upravljanje slučajevima", rekao je Ivan Tarkhanov. EDMS se, prema njegovim riječima, također prilagođava tom trendu te mijenja svoje klasične konfiguracije i pravila rada.
U posljednje vrijeme sve više tvrtki koje koriste fleksibilne metodologije upravljanja koriste prilagodljivo upravljanje slučajevima - Ivan Tarkhanov
7. Odmah nakon implementacije sustava, možete ga početi aktivno koristiti
Zbog prirode objekta automatizacije – procesa korporativnog upravljanja – implementacija EDMS-a ne može se promatrati kao običan projekt koji završava puštanjem u pogon. Svi procesi upravljanja su entitet koji se stalno mijenja. Osim toga, na početku implementacije EDMS-a, strana primatelj slabo razumije stvarne mogućnosti potencijalnog sustava.
"U praksi, implementacija EDMS-a je lanac međusobno povezanih projekata kako za razvoj niza automatiziranih procesa, tako i za proširenje njihovog funkcionalnog sadržaja i modernizaciju procesa", rekao je Vladimir Andreev. Zato se pred EDMS alate postavljaju posebni zahtjevi, gdje je to moguće, prilagodba već implementiranih aplikacija i brza automatizacija sve više novih procesa.
U praksi, implementacija EDMS-a je lanac međusobno povezanih projekata kako za razvoj niza automatiziranih procesa, tako i za proširenje njihovog funkcionalnog sadržaja i modernizaciju procesa - Vladimir Andreev
8. Prilikom implementacije EDMS-a ništa se ne traži od kupca, sve će učiniti izvođač
Zabluda je prvenstveno tipična za male tvrtke, kao i za one koji nisu oduševljeni informatikom i rijetko provode takve projekte. Zapravo, implementacija EDMS-a je gotovo uvijek promjena u internom radu i rutini tvrtke.
"Ako tim nije spreman za to i nema snažne motivacije za promjenu, tada će učinak biti suprotan ili nula", rekao je Ivan Tarkhanov. Istodobno, u posljednje vrijeme, prema njegovim riječima, postoji tendencija promjene, jer kupci su postali iskusniji.
9. Mala poduzeća ne trebaju dobar EDMS
Mit je prilično očigledan i povezan je s općom zabludom da male tvrtke trebaju samo MS Office i 1C.
Zaista, ako tvrtka zapošljava 10 ljudi, možete postaviti registraciju i računovodstvo dokumenata u Excelu, pohraniti slike dokumenata u oblak i usmjeriti ih u Outlook.
"Rješenje u oblaku može biti prikladno za malu organizaciju. To uključuje Google Apps i Microsoft Office 365", rekao je Sergej Kurjanov.
“Ovo bi mogao biti dobar i razumljiv sustav za ovu momčad u ovim uvjetima,” objasnio je Ilya Konstantinov. Postavlja se pitanje koje zadatke mala tvrtka postavlja sebi i IT-u?
"Sve ovisi o tome što se smatra malim poduzećem. Ako isključimo mikropoduzeće iz ove definicije, gdje je proces protoka dokumenata prilično specifičan, tada postoje prednosti EDMS-a za mala poduzeća", rekao je Dmitry Shushkin, direktor korporativnih projekata u ABBYY-u. Rusija. Naravno, zbog razmjera, učinak korištenja EDS-a za male tvrtke bit će manje očit nego za srednje ili velike.
„Naravno, funkcije kao što su registracija dolazne korespondencije, praćenje izvršenja naloga, automatizacija postupaka odobravanja dokumenata su previše glomazne i nepotrebne za mala poduzeća, budući da je takve stvari lakše i brže za malu skupinu ljudi da raspravlja jednostavno sjedeći za isti stol,” objasnio je Sergej Plaunov. Istodobno, sredstva za stvaranje radnog informacijskog okruženja u kojem je moguće kvalitetno strukturirati informacije, pretraživati i omogućiti im brz pristup, kreirati predloške dokumenata, raspravljati o njima itd., mogu biti vrlo korisna čak iu slučaju mala tvrtka.
"Ako poduzetnik planira rasti, tada je potrebno razmišljati o razvoju i otklanjanju pogrešaka internih komunikacija i poslovnih procesa", objasnio je Ilya Konstantinov. I prije ili kasnije pitanje odabira platforme za upravljanje dokumentima postat će relevantno.
10. Mobilni EDMS su opasni
U stvarnosti, mobilni EDMS nisu ništa opasniji od drugih korporativnih aplikacija s mobilnim pristupom.
"Prijetnja nije u mobilnom EDMS-u, već u implementaciji određene mobilne radne stanice, u nedostatku ili netočnoj primjeni sigurnosnih politika od strane IT osoblja kupca", objasnio je Sergey Kuryanov.
Prijetnja nije u mobilnom EDMS-u, već u implementaciji određene mobilne radne stanice, u nedostatku ili netočnoj primjeni sigurnosnih politika od strane IT osoblja kupca, - Sergey Kuryanov
"Ovdje puno ovisi o politici tvrtke, korištenim tehnologijama i pristupu osiguravanju informacijske sigurnosti - potrebno je razraditi i organizacijske i tehničke mjere", rekao je Sergej Plaunov. Uz dužnu pozornost na ovo pitanje korištenjem suvremenih sredstava, sigurno je. I, prema Plaunovu, to je vitalno u suvremenoj stvarnosti.
"Trenutno se proizvođači EDMS-a bave pitanjem sigurnosti pristupa korporativnim podacima. Za neke platforme postoje zasebni softverski proizvodi koji pružaju siguran mobilni pristup EDMS-u", objasnio je Ilya Konstantinov. Raznolikost načina pristupa, rekao je, zahtijeva opsežne sigurnosne mjere. I ovaj zadatak rješavaju IT usluge ne toliko u kontekstu EDMS-a, koliko u kontekstu cjelokupnog IT krajolika tvrtke.
"Također, odgovor na ovaj mit bit će činjenica da je u velikim korporacijama, uključujući financijske i vladine, mobilni pristup EDMS-u dostupan i korišten na najvišim razinama menadžmenta", rekao je Ilya Konstantinov.
U velikim korporacijama, uključujući financijske i vladine, mobilni pristup EDMS-u dostupan je i koristi se na najvišim razinama menadžmenta - Ilya Konstantinov
11. Ne postoji zakonska osnova za uvođenje digitalnog potpisa
Naime, zakonski okvir za uvođenje digitalnog potpisa u potpunosti je spreman.
"Sada nitko ne sprječava poduzeća da pređu na bespapirni protok dokumenata s bilo kojim dokumentima, osim malog specificiranog popisa (osoblje i druge posebne vrste uredskog rada)", objasnio je Sergej Kurjanov. Problem često nije u tome što nema zakona i propisa, već u tome što tvrtka nema izrađene interne pravilnike koji ozakonjuju korištenje elektroničkog digitalnog potpisa, pa stoga ne može prijeći na bespapirni dokumentotok.
Ovo je, prema Kuryanovu, poput problema "zadnje milje" u žičanom internetu - kada postoje i glavni kanali i infrastruktura za usmjeravanje, ali nema veze kućnog računala s ovom infrastrukturom.
“Nitko neće umjesto vas zvati provajdera i organizirati spajanje i rutiranje unutar stana”, objašnjava.
12. Implementacija EDMS-a traje predugo
Ta je izjava nekoć bila sasvim poštena, ali trenutno je potpuni mit.
"Doista, prije pet godina implementacija EDMS-a po uzoru, uzoru i propisima upravljanja papirnatim dokumentima bila je duga i teška. Razlozi za to su bili: odbijanje novih standarda rada od strane korisnika, "teška" desktop EDMS sučelja, dupliciranje posla s elektroničkim i papirnatim dokumentima, dugotrajnom obukom za rad u SED-u", rekao je Alexander Nazarov. A ako uzmemo u obzir vrijeme potrebno za ispitivanje pred projektom, dugotrajno postavljanje sustava i njegovu integraciju u IT infrastrukturu organizacije, vrijeme za instaliranje aplikacije za svakog korisnika i druge čimbenike, implementacija EDMS-a stvarno oduzelo puno vremena i resursa. Ali sada je situacija drugačija.
"Moderne EDMS platforme sadrže mnoge alate za ubrzanu implementaciju, od skupa aplikacija spremnih za korištenje do alata koji vam omogućuju postupno povećanje funkcionalnosti od jednostavnih do složenih", objasnio je Sergej Kurjanov. Tako možete početi vrlo brzo i jeftino i razviti se, ako je potrebno, do bilo koje razine.
“Vrijeme implementacije EDMS-a ovisi o složenosti samog poslovnog procesa dokumenta, potrebi njegove optimizacije, količini modifikacija i prilagodbi pojedinog rješenja, broju korisnika i integriranih sustava u organizaciji itd. .”, rekao je Sergej Plaunov. Kada govorimo o desecima tisuća korisnika i mnogo integriranih sustava, onda je 2 - 3 godine sasvim normalno razdoblje. Poduzeće srednje veličine, prema Plaunovu, može dobiti industrijski EDMS u prosjeku za šest mjeseci.
Poduzeće srednje veličine može dobiti industrijski EDMS u prosjeku za šest mjeseci - Sergey Plaunov
"Brzina implementacije EDMS-a ovisi o širini zadatka", rekao je Dmitry Shushkin. Kako ne biste čekali nekoliko godina na učinak, implementaciju morate provoditi u fazama. Ispravno određivanje prioriteta zadataka, prema Šuškinu, pomoći će u postizanju opipljivih rezultata nakon prve faze implementacije.
Ispravno određivanje prioriteta zadataka, prema Šuškinu, pomoći će u postizanju opipljivih rezultata nakon prve faze implementacije - Dmitrij Šuškin
Trenutno je aktivan razvoj softverskih rješenja u području IT tehnologija. Koriste se u širokom rasponu područja ljudske djelatnosti u proizvodnji, malim poduzećima, obrazovanju i drugim jednako važnim industrijama. Paralelno s tim, posvuda se koristi mnogo papirnate dokumentacije.
U današnje vrijeme mnoga poduzeća žele odustati od papirnatih dokumenata i prebacuju svoje poduzeće na elektronički sustav upravljanja dokumentima. Nevjerojatno je zgodan i praktičan.
Naravno, s pojavom potrebe za prijenosom dokumentacije u elektronički sustav, pojavljuju se tvrtke koje razvijaju programske proizvode u tom smjeru. A ponekad upravo ti proizvodi svojom cijenom jednostavno šokiraju one koji ih žele kupiti. Ipak, zahvaljujući nekim ljudima koji ne rade iz osobnog interesa, možete besplatno pronaći programe za elektronički sustav upravljanja dokumentima.
Danas razlikujemo dva takva proizvoda: Alfresco i NauDoc.
NauDoc je proizvod koji je namijenjen automatizaciji uredskog rada, raznih poslovnih procesa i protoka dokumenata. Ovaj program je razvio NAUMEN. Predstavljeni program omogućuje upravljanje postupkom obrade dokumenata, kao i praćenje discipline izvršenja, s obzirom na rezultate dobivene pri izvršenju dodijeljenih zadataka.
NauDos vam omogućuje organiziranje pohrane dokumenata s različitim pravima pristupa na temelju uloga. Time se zaposlenicima određene tvrtke omogućuje uvid u dokumentaciju u bilo kojem trenutku, čak i ako je u tom trenutku odgovorna osoba iz nekog razloga odsutna s radnog mjesta.
Ovaj program ima dnevnik u kojem možete pratiti sva kretanja dokumenata i njihovih kopija unutar poduzeća.
Posjedovanje mogućnosti kontrole u NauDocu omogućuje dodjeljivanje zadataka vašim zaposlenicima direktno u sustavu, praćenje njihovog izvršenja, praćenje rokova, slanje dokumenata na odobrenje, te slanje već odobrenih dokumenata ostalim korisnicima sustava. Program vam omogućuje konfiguriranje ruta za određenu vrstu dokumenta u automatskom načinu rada.
Apsolutno sve radnje u sustavu provode se putem web sučelja. To omogućuje prijavu u sustav u bilo kojem kutku planeta. Dakle, unutar organizacije postoji jedinstven informacijski prostor i nije bitno gdje se nalaze njezina predstavništva i podružnice.
Tehnološke značajke sustava su sljedeće:
— 100% web sučelje otvara mogućnosti za povezivanje sa sustavom s bilo kojeg mjesta;
— sustav integrira softver dizajniran za skeniranje, kao i prepoznavanje teksta ABBYY Fine Reader Scripting Edition;
— sustav je konfiguriran na takav način da se autorizacija i autentifikacija korisnika mogu provesti u vanjskim imeničkim uslugama;
— sustav ima modul za rad s elektroničkim digitalnim potpisom. Korisnici mogu koristiti digitalni potpis bilo kojeg pružatelja kripto usluga koji podržava sučelje Microsoft CryptoAPI.
Mogućnosti sustava NauDoc uključuju:
— jednostavnost rada s organizacijskim i administrativnim dokumentima. Svi elektronički dokumenti izrađuju se na temelju određenih predložaka. Prilikom izrade dokumenta korisnik treba samo naznačiti vrijednosti pojedinosti u registracijskoj kartici dokumenta. Ove se vrijednosti automatski dodaju tekstu dokumenta. Ako je potrebno, korisniku se može dopustiti da promijeni tekst predloška.
Svaka vrsta dokumenta može se specificirati s određenim skupom pojedinosti. Da bi to učinio, korisnik mora imati prava "Tehnologa".
Nakon izrade dokumenta, isti se šalje na odobrenje onim zaposlenicima koji su odgovorni za ovu funkciju u poduzeću. Proces odobravanja je u potpunosti pohranjen u sustavu. Redovni rokovi se automatski kontroliraju, obavještavaju se potrebni djelatnici te se primaju obavijesti o procesu odobravanja.
Prilikom rada sa svakim dokumentom, sustav mu automatski dodjeljuje registarski broj.
- procesno upravljanje. Sustav NauDoc omogućuje automatizaciju procesa protoka dokumenata koji je povezan s procesima upravljanja i proizvodnje poduzeća. Svaki proces se može zasebno konfigurirati u sustavu, odnosno određenom procesu se dodjeljuje vlastita zastupljenost u sustavu, odgovorne osobe, kao i regulatorni rokovi. Program ima alate za generiranje izvješća koji vam omogućuju praćenje svake faze procesa i, u slučaju mogućeg nepoštivanja regulatornih rokova, utvrđivanje krivca za incident. Nakon prikupljanja podataka možete analizirati proces i napraviti potrebne izmjene.
- postupak ovjere dokumenata od strane odgovornih službenika. Nakon izrade dokumenta, isti se šalje krugu ljudi na odobrenje, ovisno o prihvaćenoj proceduri unutar organizacije. U slučaju zajedničkog rada s dokumentom, svi postupci se provode na istom primjerku dokumenta. Uvid u dokument imaju osobe odgovorne za odobrenje. U svakom trenutku možete izraditi izvješće o odobrenju, gdje se upisuje ime i pozicija osobe koja izdaje vizu, te se navodi točno vrijeme postupka.
- dostupnost mogućnosti registracije papirnatih i elektroničkih dokumenata u sustavu. Automatska registracija u dnevniku događa se u određenoj fazi rada. Posebno za papirnate dokumente, sustav osigurava elektroničku karticu, koja ima mogućnost prilaganja grafičke slike dokumenta, koja se može dobiti skeniranjem dokumenta.
- brzo pretraživanje dokumenata po sadržaju i detaljima. Program omogućuje brzo pronalaženje traženog dokumenta unosom detalja, odnosno kratkim opisom ili matičnim brojem. Sustav omogućuje pretraživanje po sadržaju priloženih datoteka, kao i samih dokumenata.
- rad s korespondencijom (dolaznom i odlaznom). Sustav pruža mogućnost rada s poslovnom korespondencijom pomoću poslužitelja pošte tvrtke. Svako pismo koje prolazi kroz sustav obrađuje se kao običan dokument.
Dolazna korespondencija ide izravno tajnici. Registrira pisma u dnevnik dopisa. Dokument automatski dobiva registarski broj. Zatim se šalje čelniku tvrtke, a nakon pregleda se šalje zaposlenicima na pregled ili izvršenje.
Izlazna dokumentacija izrađuje se prema predlošku usvojenom u organizaciji. Dokument se šalje upravitelju koji ga odobrava.
Nakon postupka odobravanja dokument ide tajniku koji ga evidentira u odgovarajućem dnevniku. Tajnik zatim šalje ovo pismo na traženu adresu e-pošte. Sva se korespondencija automatski sprema u sustav i u svakom trenutku svatko može pronaći ono što mu je potrebno.
- sposobnost izrade korporativnog web portala i web stranice tvrtke. Sustav NauDoc omogućuje poduzeću izradu web stranica i objavljivanje sadržaja na njima. U ovom slučaju sadržaj su dokumenti, slike i bilo koji drugi objekti stvoreni u NauDocu.
Sustav ima ugrađeni uređivač WISYWIG koji vam omogućuje uređivanje web stranica i jednostavan je za upravljanje. Ovdje također možete upravljati objavom vijesti, anketama i upitnicima.
Ako je potrebno, možete promijeniti dizajn stranice. Pristup različitim dijelovima stranice omogućuje vam da odobrite dokumente prije objavljivanja na stranici. Danas postoje dva izdanja NauDoca: Free i Enterprise.
Pogledajmo drugi besplatni elektronički sustav za upravljanje dokumentima Alfresco. Ovaj sustav naširoko koriste zapadne tvrtke za održavanje elektroničke dokumentacije i upravljanje raznim projektima. Popularnost ove usluge može se objasniti otvorenošću koda (Open Source), dok program radi stabilno i može se koristiti za projekte različitih veličina.
Ne postoji ništa iznenađujuće u stabilnosti predstavljenog programa, budući da je osnivač sustava John Newton, koji je poznat po vođenju tvrtke Documentum.
Ova tvrtka je tržišni lider u elektroničkim sustavima za upravljanje dokumentima za velika poduzeća. Ovaj sustav uspješno koriste mnoge korporacije. Sustav se ističe činjenicom da radi na bilo kojoj platformi i s različitim bazama podataka.
Alfresco se lako nosi sa svim količinama pohranjenih dokumenata s brojem korisnika koji prelazi nekoliko desetaka tisuća.
Predstavljeni sustav malo je poznat u Rusiji, jer do nedavno nitko nije mogao pružiti stručne usluge za organiziranje podrške i obuke za korištenje Alfresco sustava.
Prednosti Alfresca uključuju web pristupačnost. Sustav ne zahtijeva instalaciju dodatnog softvera na poslovnim računalima, stoga nema potrebe za ažuriranjem klijentskog softvera. Možete čak raditi u sustavu s mobilnih uređaja, bilo gdje u svijetu. Alfresco ima najnaprednije i najmodernije web sučelje.
Vrijedno je reći da su posljednjih godina i američki i europski sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima prestali obraćati posebnu pozornost na web sučelje.
Podrška se pruža samo za daljinski pristup dokumentaciji. To je posljedica činjenice da su ljudi navikli uređivati dokumente pomoću uredskih aplikacija.
Kako onda riješiti problem rada sa standardnim mapama i datotekama, unatoč činjenici da nemaju usmjeravanje, ne podržavaju potrebnu verziju, nema pristupa itd.?
Rješenje je razvijeno i dugo se koristi u sustavima za elektroničko upravljanje dokumentima.
Zamislimo vašu radnu površinu. Ovdje, na primjer, postoje dvije mape. Jedan se zove "dokumenti za razmatranje", drugi se zove "korporacijski dokumenti". Otvorimo prvi i vidimo određeni broj dokumenata. Dokumenti u ovoj mapi namijenjeni su za pregled i donošenje odluka. Takav se dokument otvara u uobičajenom MS Wordu. Ispada da imate priliku ne samo pročitati dokument, već otvoriti bilo koju verziju dokumenta, pročitati komentare, donijeti odluke o njemu, poslati ovaj dokument kome god treba, izravno izvršavajući sve gore navedene radnje izravno u Wordu ili drugu uredsku aplikaciju.
Osim toga, ovdje korisnik vidi dolazne i odlazne zadatke.
Ako trebate izraditi novi ugovor i poslati ga na odobrenje, nema problema. Sve se to može napraviti u MS Wordu, izraditi dokument i poslati ga zadanom standardnom rutom. Također možete jednostavno kopirati dokument u mapu "korporacijski dokumenti" i on će automatski biti poslan na željenu rutu.
Naravno, nitko se neće odreći web sučelja. Web sučelje omogućuje izvođenje šireg spektra zadataka.
Ova je metoda prikladna za putovanja i poslovna putovanja, ima brzi pristup s mobilnih uređaja, kao i mogućnost obavljanja kolektivnih zadataka s dokumentima i izvješćima.
Alfresco sustav je objavljen u dvije glavne verzije: Enterprise Edition i Community Edition. Verzija zajednice dostupna je za besplatno preuzimanje i može je koristiti svaka tvrtka. Važno je napomenuti da ovu verziju podržavaju isključivo članovi zajednice sustava. Unatoč tome, Alfresco Community je najčešća verzija sustava u europskim zemljama.
Sustav može koristiti mali broj sudionika, kao i da lako opslužuje više od deset tisuća korisnika. Sustav radi s ugrađenim PostgreSQL i MySQL bazama podataka.
