Компания предоставила акт выполненных работ (оригинал), а также копию заверенного счета-фактуры. Может ли организация принять данный НДС к вычету, имея на руках только заверенную копию данного документа? Ответ читайте в статье.

Вопрос: Организация предоставила акт выполненных работ (оригинал), а также копию заверенного счета-фактуры (подтверждающего выставленный НДС) с опозданием в закрытом периоде. Может ли организация принять данный НДС к вычету, имея на руках только заверенную копию данного документа?

Ответ: По общему правилу вычет НДС возможно заявить только при наличии оригинала счета-фактуры.

При этом если оригинальный счет-фактура утерян или потерял читаемый вид (размыты подписи, не видны цифры и пр.), то у поставщика возможно запросить заверенную копию оригинала счета-фактуры или его дубликат.

Организация вправе заявить вычет НДС по заверенной копии счета-фактуры в том случае, если не может представить его оригинал по объективным обстоятельствам.

Обоснование

«…Инспекторы сняли вычеты по всем дубликатам счетов-фактур. Это законно?..»

«…Летом переезжали в новый офис и по вине грузчиков потеряли коробку со счетами-фактурами за прошлый год. Попросили поставщиков восстановить документы. Одни распечатали дубликаты из программы, и на них расписались новые сотрудники, так как старые уже уволились. Другие контрагенты сделали копии со своего экземпляра и заверили их. На выездной проверке налоговики сняли вычеты по всем дубликатам счетов-фактур. По мнению инспекторов, необходимы оригиналы, ведь НК РФ не разрешает вычеты по дубликатам. Получается, что при утрате бумаг вычеты сгорают, но разве это законно?..»

Компания потеряла оригиналы счетов-фактур и получила от поставщиков дубликаты. Но инспекторы отказали в вычетах по этим бумагам. Как защитить вычеты, рекомендуют налоговики и независимые эксперты.

НАЛОГОВИКИ

— Если у компании есть заверенные дубликаты счетов-фактур, то вычеты не сгорают в течение трех лет. Так считают и судьи, например, в постановлении ВАС РФ от 09.11.10 № 6961/10 . Но вычеты в этом случае надо заявить в том периоде, в котором компания получила дубликаты. Ведь предъявить НДС к вычету можно лишь в периоде, когда возникло право на него. Поэтому налоговикам стоит представить переписку с контрагентами, которая подтвердит, когда вы обращались за документами и когда их получили.

— Инспекторы обоснованно отказали в вычетах. Копии не подходят, так как подтвердить вычеты можно только оригиналами. Об этом сказано в статье 169 НК РФ. Дубликаты тоже не могут быть основанием для вычетов, так как они датированы прошлым годом. А у действующих сотрудников нет полномочий, чтобы визировать счета-фактуры, выставленные до их приема на работу.

НЕЗАВИСИМЫЕ ЭКСПЕРТЫ

— Вычеты законны. Главное условие — получить правильно оформленные счета-фактуры, пусть и в виде копий или дубликатов. Также важно, чтобы дубликат или копия не отличались от оригинала. Стоит также взять у контрагента сопроводительное письмо о том, что он оформил документы взамен утерянных оригиналов.

— Инспекторы незаконно отказали в вычетах, если восстановленные документы идентичны утерянным. Отказ вы вправе оспорить в суде. Суды по аналогичным спорам поддерживают компании, например, в постановлении Федерального арбитражного суда Московского округа от 25.05.12 № А40-110048/10-140-598 . Кроме того, я рекомендую попросить у контрагента копию приказов о назначении на должность сотрудников, которые подписали дубликаты.

НАШЕ МНЕНИЕ

— Мы считаем, что вычеты не сгорают. И чтобы их подтвердить, достаточно восстановить документы. Главное, чтобы вся информация в повторных счетах-фактурах была идентична подлиннику. Исключение — подписи поставщика. Их могут завизировать те сотрудники, которые сейчас вправе подписывать документы. Для этого стоит запросить у поставщика приказы о назначении на должность и праве подписи счетов-фактур. Причем покупатель не обязан снимать вычеты за прошлый период и заявлять их в том периоде, когда получил дубликат. Ведь компания имела право на вычеты в том периоде, когда оприходовала товары и получила первичные счета-фактуры. А кодекс не требует восстанавливать НДС при потере оригиналов счетов-фактур.

Добрый день! Покупатель потерял счет фактуру, имеем ли мы права на выданном дубликате сделать пометку что это дубликат?

Организация вправе выдать покупателю, потерявшему счет-фактуру, ее дубликат. Как правило, на таком счет – фактуре делается пометка «Дубликат». Следует иметь в виду, что дубликат должен полностью повторять информацию подлинника. В связи с этим, если сотруднику, подписавшие счет-фактуру уволились или по каким-то другим причинам не могут подписать дубликат, то в такой ситуации необходимо передать контрагенту заверенные копии утраченной «первички». Выставлять дубликат в такой ситуации неправомерно.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Статья: Актуальные вопросы оформления счетов-фактур

Комментарий «УНП»

Для переноса вычетов компании иногда «теряют» счет-фактуру и просят продавца выслать дубликат. В периоде, когда документ придет, компания вправе заявить вычет* (письмо Минфина России от 02.04.09 № 03-07-09/18).

2.Статья: Контрагенту можно выдать копии утраченной «первички»

Николай Жаров, эксперт «УНП»

«…Контрагент просит продублировать утерянную «первичку» за июнь 2011 года*. Но главбух, который работал в том периоде, уже уволился. Как продублировать документы, ведь мы не сможем поставить подпись главбуха?..»*

Из письма главного бухгалтера Ольги Сорокун, г. Москва

Ольга, достаточно передать партнеру заверенные копии утраченной «первички». Некоторые компании в таких ситуациях оформляют документы заново, то есть задним числом. Это рискованно для самого контрагента.* На «встречке» налоговики могут обнаружить, что в экземплярах покупателя и продавца стоят разные подписи. Тогда инспекция наверняка снимет расходы.

Проще снять копии с ваших экземпляров, сделать отметку «копия верна», поставить текущую дату, печать и заверить подписью директора. Такие документы, как и оригиналы, подтверждают расходы. Если налоговики с этим не согласятся, компанию защитит суд* (постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180 , от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146).

3.Статья: «…Контрагент потерял“первичку” и просит у нас заверенные копии за три года...»

Все документы для проверки надо представить в виде заверенных копий. Копия - это документ, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Это следует из пункта 2.1.29 Госстандарта, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.02.98 № 28 . Значит, контрагент сможет подтвердить операции, только если ваша компания представит ему заверенные копии. Дубликат - повторный экземпляр подлинника, но в нем может не быть необходимой информации. К примеру, фамилий и подписей руководителя и главбуха, если прежние специалисты уволились.*

Елена Мелконян, советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса:

В Налоговом кодексе нет порядка восстановления утраченных документов. Значит, компания вправе сама решить, как действовать - либо оформить заверенные копии, либо дубликаты. Если у нее ведется компьютерный учет и все базы сохранены, достаточно распечатать документы заново. Главное, чтобы восстановленные документы с обеих сторон были скреплены печатями и подписаны сотрудниками, уполномоченными на это на момент совершения сделки.*

Наше мнение

Светлана Ковалевская, зам. руководителя отдела бухучета и налогообложения «УНП»:

Ни в одном законе нет правил восстановления утерянных документов. Так что допустимы копии и дубликаты. Однако из-за дубликатов у покупателя могут возникнуть проблемы. К примеру, если подписи на дубликате не соответствуют оригиналам в связи с увольнением сотрудников. При таких недостатках доказать факт совершения сделки удается только в суде* (определение ВАС РФ от 20.04.09 № 4405/09). Поэтому, чтобы не портить отношения с покупателем, можно выполнить его просьбу и заверить копии*. В будущем, чтобы избежать споров с контрагентами и их неожиданных требований, стоит включить в договоры условия о порядке представления «первички» и ее дубликатов.

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

С уважением,

Евгения Комова, старший эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Александром Родионовым,

заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».

Добавлено: 18.10.2006

Тематики: НДС

Показано только начало документа. Для просмотра всего текста необходимо оформить подписку на журнал АМБ-Экспресс :

Выяснилось, что в нашей организации отсутствует оригинал счета-фактуры поставщика, датированный 2002 годом. Оригинал необходим, так как счет-фактура отражен в книге покупок за январь 2005 г. (до 2006 года наша организация была на НДС по методу начисления и НДС принимался к вычету при условии «оплата + отгрузка»). К настоящему моменту у организации-поставщика сменились директор и главный бухгалтер (их подписи стоят также на накладной), поэтому попросить у поставщика сделать еще один оригинал невозможно. Поэтому стоит вопрос о дубликате.

Налоговое законодательство не содержит запрета на замену счетов-фактур. Ответьте, пожалуйста, на вопрос: можно ли копию заверить только печатью и подписью руководителя предприятия-поставщика с указанием даты («покупателю допускается использовать копию (дубликат) счета-фактуры, заверенную в установленном порядке» - из письма УМНС по г. Москве от 01.08.2003 г. № 24-11/42672), или копии необходимо заверять нотариально? (…их (или нотариально заверенные копии) подшивают в журнал учета полученных счетов-фактур (п. 5 Правил)).

В случае заверения нотариально, можно ли включить расходы на нотариуса в расходы в целях налогового учета? Надо ли будет заполнять дополнительные листы книги покупок в период обнаружения ошибки (НДС по этому счету-фактуре был поставлен к возмещению в январе 2005 г.) или нужно просто приложить счет-фактуру к журналу учета счетов-фактур в том периоде, в котором он был изначально получен?

В соответствии с п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом товаров (работ, услуг), имущественных прав сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 НК РФ.

В главе 21 НК РФ нет положений, касающихся применения налоговых вычетов на основании копии счета-фактуры.

При этом в письме МНС РФ от 21.05.2001 г. № ВГ-6-03/404 отмечено, что счет-фактура должен быть заверен оригинальными подписями должностных лиц , уполномоченных на то приказом по организации.

Заметим, что на практике суды, как правило, выносят решения в пользу налогоплательщиков , принявших НДС к вычету на основании копий счетов-фактур, тем более что эти копии всегда можно подтвердить оригиналами счетов-фактур , которые находятся у поставщиков (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 07.03.2006 г. № А57-20769/04-28 и ФАС Западно-Сибирского округа от 05.10.2005 г. № Ф04-6965/2005(15491-А67-15)).

Более того, сами налоговики говорят о том, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение устан...

Данный раздел/документ открыт только зарегистрированным пользователям, которые оформили

Как правильно оформить счет-фактуру для расчетов

Счет-фактуру передают покупателю. На его основании последний может произвести предоплату (оплату). В счете-фактуре указывают приобретаемые товары (работы, услуги) с общим количеством, стоимостью, при необходимости – с НДС. Для перечисления денежных средств в виде предварительной оплаты за товары (работы, услуги) или арендной платы и коммунальных платежей может использоваться счет-фактура формы № 868 или счет-фактура произвольной формы, разработанный с учетом специфики деятельности организации. Счет-фактура, применяемый для расчетов, является первичным документом бухгалтерского оформления.

Подтверждает ли дубликат счета-фактуры право на вычет

Об этом сказано в статье 169 НК РФ. Дубликаты тоже не могут быть основанием для вычетов, так как они датированы прошлым годом. А у действующих сотрудников нет полномочий, чтобы визировать счета-фактуры, выставленные до их приема на работу. - Вычеты законны. Главное условие - получить правильно оформленные счета-фактуры, пусть и в виде копий или дубликатов. Также важно, чтобы дубликат счета-фактуры или копия не отличались от оригинала.

Дубликаты бухгалтерских документов

На грузы, выданные в филиале в прошедшем или текущем месяце, срок изготовления документов до 10 рабочих дней. По факту предоставления указанных в запросе Клиента документов, составляется реестр передаваемых документов, который скрепляется подписями сотрудника Компании «ПЭК» и клиента. Подписанный реестр является основанием для выставления акта и счета-фактуры по услуге «Дубликаты бухгалтерских документов». Если вы оплачивали услуги Компании «ПЭК» в Москве, то копию счет-фактуры мы отправим вам в ближайший рабочий день по электронной почте.

Какой счет-фактуру использовать?

Если же товар оприходован, то, по мнению Минфина Рос­сии (письмо Минфина России от 10.08.2012 № 03-07-11/280), ситуация меняется. Про­давец не должен составлять корректиро­воч­ный счет-фактуру, а на по­ку­па­теля, в свою очередь, ло­жится обязанность по оформлению обычного счета-фактуры на возвращаемый товар.

Выводы финансового ведомства строятся на том, что раз покупатель принял товар к учету, то он уже стал его собственником, а когда происходит возврат товара продавцу, возникает так называемая обратная реализация.

Как оформить дубликат счета фактуры образец

При составлении счета-фактуры при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав с применением безденежной формы расчетов в этой строке ставится прочерк строка 7 — наименование валюты, которая является единой для всех перечисленных в счете-фактуре товаров (работ, услуг), имущественных прав и ее цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором валют, в том числе при безденежных формах расчетов.

Как исправить счет-фактуру? Учет исправлений

Такого показателя, как номер и дата исправления счета-фактуры, пункт 5 статьи 169 НК РФ, в котором перечислены показатели, обязательные для данного документа, не предусматривает. В прежнем порядке исправления, вносимые в счета-фактуры, должны были заверяться подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты их внесения. Это требовал пункт 29 постановления N 914. Появление строки, в которой необходимо указать номер исправления и его дату.

Дубликат счета-фактуры: быть или не быть НДС-вычету

Теперь юрлицам рекомендуется использовать статус «01», а ИП – «09». С 01.01.2017 года страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством нужно уплачивать в ИФНС. А за возмещением пособий, как и раньше, необходимо обращаться в ФСС. У покупателя есть два способа восстановления утраченного счета-фактуры: запросить у продавца заверенную копию счета-фактуры или его дубликат.

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки

При необходимости получения дубликата трудовой книжки работнику необходимо уведомить работодателя об этом факте. Еще раз подчеркнем, что речь идет о последнем месте службы. Если при трудоустройстве на новую работу выяснилось, что трудовой нет или она испорчена/утеряна, гражданин подает заявление в организацию по прежнему месту службы. В шапке заявления необходимо указать, кому оно подается (полное наименование организации, Ф. И. О.

Вопрос

Организация сдает в аренду нежилые помещения.

Организация-арендатор запросила (в связи с утерей) дубликаты актов и счетов-фактур за январь, февраль и сентябрь 2014г.

У организации-арендодателя есть оригиналы счетов-фактур, а оригиналов актов нет (их не вернул арендатор). За прошедший период у организации арендодателя сменились дважды организационно-правовая форма (с ЗАО на ОАО, с ОАО на ПАО) и изменился юридический адрес в связи с переименованием улиц.

Какие реквизиты следует указывать в счет-фактуре — дубликате, такие как в оригинале за 2014г., или текущие?

Ответ

Согласно статье 169 НК РФ, счетом-фактурой является документ, который служит основанием для приемки товаров или услуг в соответствии с предъявляемыми поставщиком имущественными правами на их реализацию. Сюда относится, в первую очередь, стоимость товаров или услуг, включая налоговый вычет. Обратите внимание, что как в налоговом законодательстве, так и в правилах ведения журналов учета счетов-фактур отсутствует такое понятие, как «дубликат счета-фактуры»: документ выдается один раз и заверяется поставщиком и заказчиком. Тем не менее, общепринято считать в качестве дубликата выданный повторно экземпляр счета-фактуры с соответствующей подлиннику юридической силой.

В случае потери подлинного и уже заверенного счета-фактуры допустившая это сторона должна известить другу сторону. После этого по согласованию сторон можно приступить к оформлению нового документа, который и будет считаться дубликатом утерянного оригинала. Выписанный дубликат должен соответствовать первичному счету-фактуре и заполняться таким же образом. Необязательно, но желательно оформить также локальный акт о восстановлении счета-фактуры с указанием причины этого.

Таким образом, дубликат счет-фактуры должен содержать те же реквизиты, что и оригинал. Иначе это не будет дубликат, а новый счет-фактура.

Смежные вопросы:

1. 
   Добрый день, подскажите. Наш поставщик поставил нашему покупателю товар ж/д транспортом. в документах, выставленных в наш адрес на ж/д услуги значится не наш поставщик, а владелец вагонов, который в…...
2. 
   Что должно попадать в книгу покупок? Могут ли там появиться счета -фактуры за прошлый период?
   ✒ В книге покупок надо регистрировать документы, на основании которых вы принимаете НДС…...
3. 
   Организация на ОСНО, выставляя счета фактуры покупателям нарушила буквенную нумерацию, ошибка была замечена уже после сдачи отчетности. Пример. № СФ01 от 31.01.2016г. № СФ02 от 02.02.2016г. и тут сбой…...
4. 
   Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек)
   ✒ В организации должны оформляться…...