Taxkom LLC Genel Müdür Yardımcısı
Muhasebecilerin büyük çoğunluğu özel bilgisayar programları kullanıyor ve vergi dairesine ve fonlara elektronik raporlar sunuyor. Öyleyse neden karşı taraflarınızla “elektronik olarak” iletişim kurmuyorsunuz? Elektronik belgeler oluşturup saklayabilecekken neden kağıt yığınları yazdırasınız ki? Elektronik belge yönetimi hizmeti veren bir firma bize bunu nasıl yapacağımızı anlattı.
Igor Vladimirovich, lütfen bize elektronik belge yönetiminin ne olduğunu söyler misiniz?
IV. Murashkintsev: Elektronik belge yönetimi, orijinallerinin büyük bir kısmı kağıt ortam kullanılmadan elektronik biçimde oluşturulduğunda belgelerle çalışmayı organize etmenin bir yoludur. Bu tür belge akışıyla, yalnızca kağıt belgelerin elektronik kopyalarının değil, orijinallerinin de elektronik biçimde oluşturulduğunu lütfen unutmayın. Onaylanmış formatlardaki elektronik belgeler çoğu muhasebe programında derlenebilir. Ancak elektronik bir belgenin yasal açıdan anlamlı olabilmesi için yalnızca onaylanmış formatlara uygun olması ve zorunlu ayrıntılara sahip olması değil, aynı zamanda elektronik imzayla da imzalanmış olması gerekir.
Bir belge oluşturduktan sonra, hepsinde olmasa da birçok muhasebe programında onu hemen elektronik imzayla imzalayabilirsiniz.
Karşı tarafa elektronik bir belge gönderilirse, elektronik belge alışverişi prosedürüne uygun olarak gönderilmelidir.
Elektronik belge alışverişi için bu prosedür nedir? Elektronik belge hangi tür elektronik imzayla imzalanmalıdır?
Önerilen röportaj konusu için LLC "ANIS-98" firmasının baş muhasebecisine teşekkür ederiz. Olga Vladimirovna Saltykova, Moskova şehri.
IV. Murashkintsev: Bu sıra farklı belgeler için farklı olacaktır. Elektronik faturaların özel ve daha sıkı gereksinimleri vardır. Gelişmiş nitelikli bir elektronik imzayla imzalanmalı ve bir elektronik belge yönetimi operatörü aracılığıyla gönderilmelidir. Sipariş onaylandı. Maliye Bakanlığı'nın 25 Nisan 2011 tarih ve 50n sayılı Kararı ile.
Gelişmiş nitelikli elektronik imza, sorumlu kişinin imzasıyla birlikte bir kuruluşun mührünün bir benzeridir. Nitelikli bir doğrulama anahtarı sertifikası eşlik eder. Bu tür elektronik imzaları yalnızca akredite sertifika merkezleri verebilir 04/06/2011 Sayılı 63-FZ sayılı Kanun. 1 Temmuz'dan itibaren geçerli olmayacak eski EDS Kanunu kapsamında elektronik dijital imza ile imzalanan belgeler 10 Ocak 2002 Sayılı 1-FZ Kanunu geliştirilmiş nitelikli elektronik imza ile imzalanmış sayılır.
Bazı endüstrilerde, örneğin mücevher üretiminde, kuruluşun yalnızca harici değil aynı zamanda bazı dahili belgelerinin de bir operatör aracılığıyla aktarılması tavsiye edilir. Dahili belgelerin genellikle gelişmiş nitelikli imzayla imzalanması gerekmez. Kuruluşun kendi takdirine bağlı olarak, güçlendirilmiş niteliksiz bir imza veya hatta basit bir elektronik imza yeterli olabilir.
Gelişmiş niteliksiz imzalar da sertifika merkezleri tarafından verilir ve nitelikli imzalardan daha ucuz olabilir. Basit imza, belgeyi oluşturan kişiyi tanımlamanıza olanak tanıyan bir şifre veya paroladır. Böyle bir imzayı bir bilgisayar programı kullanarak ekleyebilirsiniz ve bu, gelişmiş bir imza satın almaktan daha az masraf gerektirir.
Faturalar dışındaki harici belgeler karşı taraflara basit e-postayla gönderilebilir. Tarafların anlaşmasıyla, geliştirilmiş nitelikli veya geliştirilmiş niteliksiz elektronik imzayla imzalanabilirler. Ancak özel bir elektronik belge yönetim sistemi kullanmak, partnerinizin belgeyi aldığına dair anında bildirim almanızı sağladığı için daha kullanışlıdır. O da hemen imzalayıp size gönderebilir.
Elektronik belge yönetimini uygulamaya başlamanın en iyi yolu nedir?
IV. Murashkintsev: Tipik olarak, çok sayıda karşı tarafa ve büyük miktarda harici belge akışına sahip olan şirketler, elektronik belgeleri kullanmaya karar verirler. Elektronik belgelerin, özellikle de faturaların değişimi ancak tarafların karşılıklı mutabakatı ile mümkün olduğundan Madde 1 md. 169 Rusya Federasyonu Vergi Kanunu, daha sonra öncelikle normal karşı taraflarınızla elektronik belge yönetimine geçme olasılığını tartışmanız gerekir. O zaman bir elektronik belge yönetimi operatörü seçmeli ve onunla bir anlaşma yapmalısınız. Federal Vergi Hizmetinin Güven Ağına dahil olan elektronik belge yönetimi operatörlerinin listesi şu adreste yayınlanmıştır: Federal Vergi Servisi web sitesi .
Operatör seçerken hangi kriterleri aramalısınız?
IV. Murashkintsev: Kural olarak, elektronik belge yönetimi operatörleri, test modunda birkaç karşı tarafla elektronik belge alışverişi yapma fırsatı sağlar. Böyle bir "deneme işlemi" sırasında hangi arayüzün sizin için daha uygun olduğunu ve muhasebe programınızı operatörün belge yönetim sistemiyle birleştirmenin kolay olup olmayacağını anlayabileceksiniz.
Bir muhasebe programını elektronik belge yönetim sistemiyle birleştirmek ne kadar zorsa, sistemi uygulama maliyeti de o kadar yüksek olacaktır. Lütfen elektronik belge gönderme ücretine de dikkat edin. Tipik olarak, yönlendirme mobil iletişimde olduğu gibi ödenir: "arayan", yani elektronik belgeyi gönderen öder. Elektronik belgelerin çoğunlukla set halinde gönderilmesi gerekir. Bu durumda, örneğin bir fatura ve iş bitirme sertifikası veya fatura gibi bir paket belgenin gönderilmesi için ücret alınabilir.
Elektronik imza veren bir kuruluş olan bir sertifika merkezi ile aynı anda bir anlaşmaya varmak gerekli midir?
IV. Murashkintsev: Bu, harici belge akışı için zorunludur. Sertifikasyon merkezi, belge akışındaki tüm katılımcılara elektronik imza sağlamalıdır. Raporlarını elektronik ortamda sunan şirketler zaten bu tür anlaşmalar yapmış durumda. Yalnızca dahili belge akışını kullanıyorsanız bu isteğinize bağlıdır. Dahili belgeler basit bir elektronik imzayla imzalanabilir ve bu durumda sertifika yetkilisi ile anlaşma yapılmasına gerek yoktur.
Karşı taraflar farklı elektronik belge yönetim sistemlerini kullanabilir mi? Yoksa belgeleri ancak eşinizin aynı operatör aracılığıyla göndermesi durumunda almak mümkün mü?
IV. Murashkintsev: Maalesef şu anda operatörler arasında dahili dolaşım bulunmamaktadır. Bu nedenle evrak alabilmek için evrakları gönderen firma ile aynı operatöre bağlanmanız gerekmektedir. Yani karşı taraflarınız farklı operatörler aracılığıyla çalışıyorsa, karşı taraflarla belge alışverişinde bulunmak için her operatörle bir anlaşma yapmanız gerekecektir.
Bu yıl içinde roaming'in çalışacağını ve daha sonra diğer operatörler aracılığıyla gönderilen belgelerin kabul edilmesinin mümkün olacağını umuyoruz.
Karşı taraflarla yapılan sözleşmelerde elektronik belge yönetim sisteminin kullanımını ayrıca şart koşmak gerekli midir?
IV. Murashkintsev: Hayır, bunu yapmak zorunda değilsin. Elektronik belgelerin kullanım sözleşmesinin onaylandığı normal e-postaları (elektronik imzalarla onaylanmaları gerekmez) veya faks yoluyla kağıt mektupları göndermek yeterlidir. Maliye Bakanlığı'nın 01.08.2011 tarih ve 03-07-09/26 sayılı yazısı. Veya örneğin karşı taraflardan biri, sosyal ağlarda “arkadaşlarını” davet ederken olduğu gibi, diğerini operatörleri aracılığıyla davet edebilir ve diğeri bu daveti kabul edebilir. Ancak karşı taraf belgeleri elektronik ortamda almak istemiyorsa, onlara kağıt belge göndermeye devam etmeniz gerekecektir.
Ortaklarımızla anlaştık, bir operatör, hatta birkaç operatör seçtik. Sonra ne yapacağız?
IV. Murashkintsev: Artık yüklenicilerle çalışırken şirketin iş süreçlerini elektronik belge yönetiminin uygulanmasına uyarlamamız gerekiyor:
elektronik belge yönetimine ilişkin bir prosedür geliştirmek ve onaylamak;
bakımından sorumlu olanları atamak;
alınan ve gönderilen belgelerin elektronik arşivini düzenlemek;
muhasebe politikasında elektronik belgelerin oluşturulması, alınması ve saklanmasına ilişkin kuralları belirler, elektronik belgelerin oluşturulmasından ve imzalanmasından sorumlu olanları atar.İmzanızı başka kişilere devredemeyeceğiniz için, elektronik belge imzalama yetkisine sahip her çalışana elektronik imza verilmesi gerekmektedir.
Elektronik belgeleri yazdırıp kağıt biçiminde saklamam gerekir mi?
IV. Murashkintsev: Hayır, buna gerek yok, ancak çoğu kişi bunu eski yöntemle yapmaya devam ediyor. Gönderilen ve alınan tüm elektronik belgeler elektronik arşivde saklanır. Elektronik arşiviniz, gerekirse, örneğin vergi müfettişliğinin talebi üzerine, talep edilen belgeleri hızlı bir şekilde bulup bunları müfettişliğe elektronik olarak gönderebileceğiniz şekilde düzenlenmelidir; tıpkı elektronik raporlamanın artık iletildiği şekilde. .
Vergi dairesi veya denetçinin elektronik belgenin kağıt kopyasını talep etmesi halinde, bunun elektronik belgenin bir kopyası olduğu ve elektronik belgenin taraflarca imzalandığı açık olacak mı?
IV. Murashkintsev: Elektronik belgeyi yazdırabilir ve basılı bir kopyasını alabilirsiniz. Bu kopya, elektronik bir belgenin kağıt kopyası olduğu ve orijinalin taraflarca elektronik olarak imzalandığı şekilde otomatik olarak basılacaktır. Kağıt kopyası, uygun şekilde düzenlenmişse, yani kuruluşun imzası ve mührü ile onaylanmış veya noter tasdikliyse, orijinal kağıt belgenin kopyasıyla aynı şekilde kullanılabilir.
Tüm belgeler elektronik ortamda oluşturulabilir mi?
IV. Murashkintsev: Belgeler hem kağıt hem de elektronik biçimde oluşturulabilir. Elektronik belge nitelikli elektronik imza ile imzalanmışsa elle imzalanmış kağıt belgeye eşdeğerdir. Madde 5 md. 6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ Sayılı Kanunun 9'uncu maddesi; Madde 1 md. 04/06/2011 Sayılı 63-FZ sayılı Kanunun 6'sı. Fatura, TORG-12 irsaliyesi ve iş bitirme belgesi için Federal Vergi Servisi tarafından onaylanan elektronik formatlar bulunmaktadır. Diğer belgeler metin veya pdf gibi herhangi bir formatta oluşturulabilir.
Ancak kağıt üzerinde hazırlanması gereken bir belge var. Bu bir sevk irsaliyesi. Seyahat esnasında elektronik ortamda okunabilme özelliğinin sağlanması henüz mümkün değildir.
Ayrıca işveren ile çalışan arasındaki ilişkiyi düzenleyen, örneğin iş başvurusu, iş sözleşmesi gibi belgelerin de kağıt üzerinde düzenlenmesi gerekir.
Elektronik belge yönetim sistemine bağlı ekipman ve bilgisayarlara yönelik gereksinimler nelerdir?
IV. Murashkintsev: Vergi dairesine ve diğer düzenleyici makamlara elektronik raporlamanın gönderildiği bilgisayarlar için de aynısı geçerlidir. Elektronik belge yönetim sistemine bağlı her işyerinde sabit bir İnternet kanalı bulunmalı ve elektronik anahtarlarla çalışmak için Crypto-Pro programı veya benzeri başka bir program kurulmalıdır.
Elektronik belgeler oluştururken ve gönderirken ne gibi tehlikeler ortaya çıkabilir ve bunlardan nasıl kaçınılabilir?
IV. Murashkintsev: Bana göre ciddi bir tehlike yok. Tek şey çok dikkatli olmanız, her şeyi zamanında yapmanız ve elektronik belgelerde, özellikle de faturalarda hata yapmamanızdır. Fatura düzenleme ve gönderme düzenlemeleri çok katıdır. Gönderilen faturadaki hatayı düzeltmek için ise düzeltilmiş faturayı tekrar göndermeniz gerekmektedir.
Ancak geçmiş bir tarihi kullanarak yeni bir fatura gönderemezsiniz.
Muhasebe programında sürekli fatura numaralandırması gerçekleşir. Kağıt veya elektronik fatura göndermeniz ve bir veya daha fazla taşıyıcı kullanmanız önemli değildir.
Elektronik belge gönderme ve almanın yaklaşık maliyeti nedir?
IV. Murashkintsev: Bu hizmetler için piyasada istikrarlı bir fiyat henüz yeni ortaya çıkıyor. Bugün 1 ila 5 ruble arasında değişebilir. bir elektronik belge göndermek için. Bazı operatörler ayrıca bir abonelik ücreti talep etmektedir. Elektronik belgeleri almak genellikle ücretsizdir.
Her durumda, özellikle uzun mesafelerde belgeleri normal postayla göndermekten daha ucuzdur. Ayrıca, kağıt belgelerin yazdırılması ve saklanması maliyeti de azalır.
Elektronik belge yönetimini uygulamaya başlayan şirketlerin incelemelerine göre, karşı taraflarla elektronik olarak belge alışverişine geçildiğinde tasarruf, şirketin brüt cirosunun yaklaşık %2'sine tekabül edebiliyor.
Kasım ayının sonunda, yasal açıdan önemli elektronik belgelerin alışverişi için sistemin yaratıcıları "", "Çevrimiçi Muhasebe" portalında elektronik belge yönetimi konusunda bir yarışma düzenledi. Yarışmanın 15 sorusunun tamamına dört yüz katılımcının hiçbiri doğru cevap veremedi. Yarışmanın organizatörleri alınan tüm yanıtları analiz etti ve şimdi muhasebecilere en çok zorluk çıkaran sorunları çözmeyi teklif ediyor.
Giriş bilgileri
Bu yılın mayıs ayında elektronik fatura alışverişi mümkün hale geldikten sonra birçok büyük Rus şirketi elektronik belge yönetimine (EDF) geçişe başladı. Buna göre, iş liderleriyle işbirliği yapma şansına sahip olmak için potansiyel karşı tarafların EDI'yi düzenleyen düzenleyici çerçeveyi yönlendirmesi gerekiyor. Bugün muhasebecilerin elektronik belge alışverişi kurallarını incelerken ortaya çıkan karmaşık sorunlarla başa çıkmalarına yardımcı olacağız.
Elektronik faturaların oluşturulması ve düzenlenmesi
En büyük zorluklar elektronik fatura nasıl gönderilir sorusuna cevap verirken ortaya çıkıyor. Böylece yarışmaya katılanların %80'i elektronik faturanın karşı tarafa e-posta yoluyla gönderilebileceğine inanıyor. Ancak öyle değil.
Elektronik belgelerin saklanması
Yarışma katılımcılarının yaklaşık yarısı hâlâ elektronik belgelerin saklanabilmesi için yazdırılması gerektiğine inanıyor. Bununla birlikte, Federal Arşiv İşleri Kanunu şunu belirtmektedir: “Arşiv belgesi, üzerinde bilgilerin kayıtlı olduğu, tanımlanmasına olanak tanıyan ayrıntılara sahip olan ve belirtilen ortamın ve bilgilerin önemi nedeniyle depolamaya tabi olan somut bir ortamdır. vatandaşlar, toplum ve devlet.” Bu nedenle mevzuat, elektronik bir belgenin basılı bir kopyasının oluşturulması ve belgenin kağıt biçiminde saklanması konusunda zorunlu bir gereklilik sağlamamaktadır.
Elektronik fatura alışverişi prosedürü
Elektronik fatura değişimine ilişkin pratik prosedür çok daha az soruyu gündeme getirdi. Belki de bu, prosedürün ayrı bir belgede (Rusya Maliye Bakanlığı'nın 25 Nisan 2011 tarih ve 50n sayılı emri) sabitlenmesi ve belirsiz yorumları hariç tutmasıyla açıklanabilir. Faturalardaki hataların nasıl düzeltileceği, elektronik belgenin alındığı tarihin ne olduğu ve elektronik faturanın yalnızca yöneticinin veya emirle yetkilendirilmiş başka bir kişinin elektronik imzası ile imzalanmasının mümkün olup olmadığı sorularına, %49, Yarışmaya katılanların %54'ü ve %63'ü doğru cevap verdi.
Elektronik belgeler için formatlar
Katılımcıların yarısından fazlası (%58) Federal Vergi Hizmetinin hangi belgeler için halihazırda zorunlu veya önerilen XML formatlarını geliştirdiğini biliyor. Rusya Federal Vergi Dairesi'nin 03/05/12 tarih ve ММВ-7-6/138@ emriyle faturalar, düzeltme faturaları, alınan ve verilen faturaların günlüğü ve defterler için zorunlu formatların onaylandığını hatırlayalım. satın alma ve satışların yanı sıra bu kitapların ek sayfaları için (bkz. ""). Ve Rusya Federal Vergi Dairesi'nin 21 Mart 2012 tarihli ve ММВ-7-6/172@ sayılı emri, TORG-12 formundaki sevk irsaliyesi ve iş (hizmetler) kabul belgesi için önerilen formatları onayladı (bkz. “”). Bu formatlarda gönderilen belgelerin, karşı taraftan alındıkları formda doğrulanmak üzere Federal Vergi Servisi'ne gönderilebileceğini lütfen unutmayın. Yani, belgeyi taranmış bir görüntüye dönüştürmeden.
Fatura günlüğü ve satın alma defteri
Katılımcıların sırasıyla %94'ü ve %74'ü elektronik belgeler varlığında satın alma defteri ve fatura günlüklerinin nasıl tutulacağını biliyor. Satın alma defterinin şekli ve bakımına ilişkin kurallar 1137 Sayılı Kararın Ek 4'ünde, alınan ve verilen faturaların kaydedilmesine ilişkin derginin şekli ve bakımına ilişkin kurallar Ek 3'te verilmiştir. aynı çözünürlüğe.
Ek 4'ün 2. paragrafı uyarınca, hem kağıt hem de elektronik ortamda alınan faturalar, satın alma defterine birleşik bir şekilde kaydedilmeye tabidir. Ek 3'ün 3. paragrafı uyarınca, kağıt üzerinde veya elektronik ortamda düzenlenen faturalar, veriliş tarihine göre muhasebe günlüğünün 1. bölümünde kronolojik sırayla kaydedilir. Hem kağıt hem de elektronik olarak alınan faturalar, alındıkları tarihe göre derginin 2. Bölümünde listelenir. Aynı zamanda derginin formuna ve doldurma kurallarına göre, fatura düzenleme yöntemi 3. sütundaki değerle belirtilir: 1 değeri belgenin kağıt üzerinde hazırlandığını, 2 değeri ise gösterir elektronik ortamda hazırlanması.
Elektronik belge gönderimine yönelik sistemde çalışma
Pratikte elektronik belgelerle çalışmanın teoriye göre çok daha kolay olduğu ortaya çıkıyor. Elektronik belge yönetimini düzenleyen mevzuattaki çok sayıda karmaşıklığa rağmen, tartışmalı teorik konuların çoğu bu düzeyde çözülmekte ve otomatikleştirilmektedir. Böylelikle EDF operatörlerinin sistemlerinde elektronik belge detaylarının doğru doldurulması ve tüm teknolojik belgelerin oluşturulması konusunda kontrol otomatik olarak gerçekleştirilir ve faturayı ilk bakışta düzeltme prosedürü benzerlerinden farklı değildir. kağıt belgeyle yapılan eylemler. Büyük olasılıkla, anket katılımcılarının EDI sisteminde çalışmaya ilişkin pratik görevleri tamamlamayı en kolay bulmalarının nedeni budur. Katılımcıların %75'inden fazlası bu görevleri tamamladı.
Materyal, "" yarışmasının sonuçlarına göre "Diadoc" elektronik formunda yasal olarak önemli belgelerin değişimi için sistem uzmanları tarafından hazırlandı.
Kuruluşlar arasında elektronik belge akışı - nasıl çalışır? Hangi belgeler elektronik olarak değiştirilebilir, karşı tarafla elektronik etkileşim kurmak için nasıl bir anlaşma yapılabilir ve düzenlemelere neler dahil edilmelidir? Bu, materyalimizde tartışılacaktır.
Herhangi bir elektronik belge yönetiminin önemli bir unsuru elektronik belgedir. Elektronik biçimde oluşturulan bir belgeye hukuki açıdan önemli bir güç kazandırmak için, elektronik belge akışının her iki tarafının da ona 3 önemli özelliği sağlaması gerekir. Elektronik belge şunları içermelidir:
- Gerekli ayrıntılara sahip olun.
- Onaylanan formata uyun.
- Sorumlu kişinin imzası ile onaylanmıştır.
İşletmelerinizde elektronik belgelerin oluşturulmasını siz ve karşı tarafınız organize ettiyseniz, onlarla elektronik etkileşiminizin teknik olarak sağlanması gerekmektedir. Nasıl yapılır?
İki ayrı sistemin karşılıklı ve etkin bir şekilde belge alışverişinde bulunabilmesi için belge akışının tüm nüanslarının özel düzenlemelerde belirtilmesi gerekmektedir.
Öncelikle hangi elektronik belgelerin basit elektronik imzayla, hangisinin güçlendirilmiş imzayla imzalanması gerektiğini bulmanız gerekiyor. Yasal olarak izin verilen elektronik imza türleri şekilde gösterilmiştir.
Karşı taraflarla elektronik belge akışı, farklı derecelerde önem ve gizliliğe sahip belgeleri içerebilir. Örneğin, elektronik faturalar için en katı gereksinimler geçerlidir: yalnızca UKEP tarafından imzalanmalı ve bir EDI operatörü aracılığıyla gönderilmelidir (10 Kasım 2015 tarih ve 174n sayılı Rusya Maliye Bakanlığı Emri). Şirket içi belgeler için ise UKEP kullanımı zorunlu değildir. Bu nedenle, bu veya bu dahili belgeyi imzalamak için hangi imzanın kullanılacağına şirketin kendisi karar verir.
Elektronik belge yönetimine ilişkin düzenlemeler, elektronik belgelerin imzalanmasına ilişkin prosedürü oluşturmalı ve bunları imzalama hakkına sahip sorumlu kişilerin çevresini özetlemelidir.
Karşı taraflarla tüm düzenleme sorunlarını çözdükten sonra, elektronik belge alışverişinde bulunacağınız bir EDF operatörü seçmeniz ve onlarla bir anlaşma yapmanız gerekir. Ayrıca diğer sorunları da çözmeniz gerekecek:
- Alınan ve gönderilen elektronik belgelerin elektronik arşivini düzenleyin.
- Elektronik belge yönetimine geçişe ilişkin muhasebe politikasına eklemeler yapmak.
- Sorumlu kişilere elektronik imza sağlayın.
- Sistemin etkin çalışması için gerekli diğer organizasyonel ve teknik sorunları çözün.
Taranan görüntüler biçiminde belge alışverişi: bu nasıl ve ne zaman mümkün olabilir
Karşı taraflar arasında taranmış görüntüler biçiminde elektronik belge alışverişi, çeşitli İnternet posta hizmetlerinin ortaya çıkmasından bu yana şirketlerde uzun süredir uygulanmaktadır. Bunu yapmak için herhangi bir özel programa veya EDF operatörlerine bağlantıya ihtiyacınız yoktur. Bununla birlikte, bu belge alışverişi yöntemini kullanma kolaylığının bir takım önemli dezavantajları vardır:
- Garantili bilgi güvenliğinin sağlanamaması.
- Kağıt bir belgeyi elektronik olarak taranmış bir görüntüye dönüştürmek için önemli miktarda zaman ve iş gücü kaynağı harcaması.
- Belgenin daha sonra yazdırılması ihtiyacı.
- Kararlaştırılan belgelerin hızlı bir şekilde değiş tokuş edilememesi.
- Diğer dezavantajlar (belgenin takip edilememesi, şirketteki hiyerarşi nedeniyle onayın gecikmesi vb.).
Bu, kuruluşlar arasında elektronik olarak belge alışverişinde bulunulmasına ilişkin bu yöntemin uygulama kapsamının daralmasına yol açmaktadır. Taranan görüntülerin değişimi, esas olarak şirket için yasal olarak önemli olmayan belge türleri için kullanılır. Ve yalnızca etkileşimi hızlandırmak için (sözleşme şartlarının yerine getirilmesi veya mevcut iş sorunlarının çözülmesi) karşı tarafa elektronik olarak gönderilirler. Aynı zamanda kağıt orijinali posta veya kurye hizmeti ile gönderilir.
Elektronik belge yönetimine bağlanmak için ne zaman bir uygulamaya ihtiyacınız olur?
Bazen, paydaşlarla dış etkileşim amacıyla bir şirketin, elektronik belge yönetimine ve bir dizi başka belgeye bağlantı için özel bir form kullanarak bir başvuru formu doldurması gerekir. Çoğu şirket, Emeklilik Fonuna elektronik raporlar sunarken böyle bir başvuru formunu doldurma ihtiyacıyla karşı karşıyadır.
Bu durumda elektronik belge akışının katılımcıları iş ortakları değil, şirket ve bütçe dışı fon olacaktır. Başvuru herhangi bir biçimde yazılamaz - hazır şablonu Emeklilik Fonu web sitesinde bulunabilir. Aşağıdaki verileri içermelidir:
- Fonla elektronik etkileşime giren şirketin ayrıntıları.
- Telekom operatörü ve kullanılan bilgi kriptografik koruma aracı hakkında bilgi.
Ancak fonla elektronik etkileşim için tek bir başvuru yeterli değildir. Ayrıca gereklidir:
- Başvuruyu doldurmadan önce, TCS aracılığıyla belge akışını bağlamanın teknik nüanslarını sağlayan ve ardından elektronik belgelerin aktarımına yönelik hizmetlerin sağlanması için onunla bir sözleşme (anlaşma) imzalayan akredite bir sertifika merkezi seçin.
- Başvuruyu gönderdikten ve fon uzmanları tarafından kontrol edildikten sonra, elektronik belge yönetimine bağlanma konusunda PRF ile bir anlaşma yapın. Form vakfın web sitesinden indirilebilir.
Şirketler ile Rusya Federasyonu Emeklilik Fonu arasındaki elektronik bilgi alışverişi, fonu ziyaret etmeden kişiselleştirilmiş muhasebe bilgileri sağlamanıza, raporlamadaki hataları zamanında tespit edip düzeltmenize ve bir dizi diğer sorunu çözmenize olanak tanır.
Emeklilik Fonu ile elektronik etkileşim hakkında daha fazla bilgi için bu materyale bakın.
Karşı taraflarla elektronik belge yönetimine nasıl geçileceğini şirketin kendisi belirler. Ancak her halükarda bu bir müzakere sürecidir. Elektronik belge yönetimine geçiş teklifi sözlü olarak, iş ortaklarından birinin yazılı daveti şeklinde veya özel bir sözleşme imzalanarak karara bağlanabilir.
Karşı tarafınızı elektronik belge yönetimi kurmaya yazılı olarak davet etmek için kendisine mektup gönderebilirsiniz. Bu tür mektupların gönderilmesi, geniş belge akışına sahip bir şirketin yeni ve mevcut ortaklarını elektronik etkileşime davet etmesine yardımcı olur.
Mektubun metninde karşı tarafı kısa ve öz bir biçimde bilgilendirmeniz gerekir:
- Yasal olarak belirlenmiş elektronik belge yönetimi olasılığı üzerine.
- Avantajları.
- Elektronik ortamda değişimi planlanan belge formları.
- Bu sisteme geçiş için yapılması gereken işlemler.
Elektronik belge yönetimine geçişe ilişkin örnek mektup (alıntı) aşağıda sunulmuştur.
Mektubun metnini değiştirmeden ve yalnızca karşı tarafların ayrıntılarını değiştirmeden, karşılıklı elektronik belge alışverişi düzenleme isteğinizi onlara hızlı bir şekilde bildirebilirsiniz.
Tüzel kişiler arasında elektronik belge değişimine ilişkin anlaşma
Karşı taraflar, kağıtsız etkileşimin inceliklerini elektronik belge yönetimine ilişkin ayrı bir anlaşmada belirtebilirler. Nasıl oluşturulur?
Mevzuat, tüzel kişiler arasında elektronik belge akışına ilişkin bir anlaşmanın şekli ve içeriği için özel şartlar belirlememektedir. Bu nedenle kompozisyonu ve içeriği katılımcıları tarafından belirlenir. Bu durumda bu tür belgelerde ortak olan üslup ve yapıya uymak gerekir (sözleşmenin konusunun, geçerlilik süresinin, tarafların detaylarının ve diğer hususların açıklanması gerekir).
Aşağıdaki şekil böyle bir anlaşmanın ana (olası) bölümlerini göstermektedir.
Elektronik etkileşim kurmak için nüansları üzerinde anlaşmaya varmak gerekir. Bu sözlü olarak, bir mektup göndererek ve/veya ayrı bir sözleşme imzalayarak yapılabilir. Aynı zamanda bir dizi ilgili sorunun çözülmesi de gerekli olacaktır (elektronik belge alışverişi prosedürünü belirlemek, sorumlu kişileri belirlemek, onlara elektronik imza sağlamak vb.).
29.05.18 49 174 11
Belgeler kağıt üzerinde veya elektronik olarak imzalanabilir. Uzun süre kağıt üzerinde, elektronik olarak - nasıl olduğu belli değil.
Pavel Ovchinnikov
Elektronik belgelerle çalışma konusunda 12 yıllık deneyim
Ama on iki yıldır elektronik belgelerle uğraşıyorum ve size şunu söyleyeyim: Bu inanılmaz bir heyecan. Size her şeyin nasıl çalıştığını örneklerle anlatayım.
Kısaca konuşmak gerekirse
Elektronik belge yönetimini yönetmeye başlamak için şunlara ihtiyacınız vardır:
- Karşı tarafları elektronik belge alışverişine başlamaya ikna edin.
- Elektronik imza sertifikası satın alın.
- Belge gönderme yöntemine karar verin: özel bir hizmet aracılığıyla veya onsuz.
Kimin elektronik belgelere ihtiyacı var?
Kolaylığa ve modernliğe rağmen, çok az kişi elektronik belge yönetimini sürdürüyor. Basitleştirilmiş vergilendirmeye sahip bir girişimci yılda birkaç sözleşme yaparsa, basılı belgeleri birkaç kez göndermek onun için o kadar da korkutucu olmayabilir. Ancak elektronik belge yönetiminin son derece yararlı olduğu durumlar vardır.
Büyük şirketler elektronik belgeler, harici yazışmaların hacminin ayda birkaç yüz belgeyi aşması durumunda maliyetlerin azaltılmasına yardımcı olur. Onlara göre evrakların teslimi işlemlerin hızını doğrudan etkiliyor. Belgeleme maliyetleri yılda yüzbinlerce rubleye ulaşabilir ve vergi dairesinden kaynaklanan kayıplar, hatalar ve para cezalarıyla ilgili riskler maliyetleri daha da artırır.
Artık her altı ayda bir yasayı imzalasanız bile bu, işletmenizin büyümeyeceği anlamına gelmez. Elektronik belgelerle çalışan büyük ortaklarınız olabilir ve onlar da sizden aynısını talep edeceklerdir.
Örneğin
Faturada bir kez daha hata yapılması nedeniyle çevrimiçi mağaza düzenli olarak on milyonlarca alacak biriktirdi: mallar bir kamyondaydı ve depoya kabul edilemiyordu. Tedarikçiden düzeltilmiş belgeli kuryenin gelmesini beklerken günler geçiyor. Elektronik belgeleri kullanıma sunduk ve artık belgelerde yapılan tüm ayarlamalar bir saatten az sürüyor.
Ve büyük bir enerji satış şirketinde, yerinde vergi denetimleri sırasında müfettişler her yıl belgelerde ihlaller ve hatalar buldu. Para cezalarının kontrolü yılda 120.000 rubleye ulaştı. Finans departmanının bu parayı genel giderler olarak önceden bütçelediği noktaya geldi. Elektronik belge yönetimi tanıtıldı ve artık belgelerin doğruluğu kişiler tarafından değil programlar tarafından kontrol ediliyor. Artık hata yok.
Elektronik belge nedir
Elektronik belge, herhangi bir düzenleyicide oluşturulabilen ve okunabilen normal bir belge veya PDF dosyasıdır. Özel elektronik imza ile imzalanıp özel bir şekilde gönderilmesi önemlidir.
Bir ortağın, avukatın veya hakimin elektronik belgeyi imzaladığınızdan ve kimsenin onu değiştirmediğinden şüphe duymaması için dijital güvenlik uzmanları bir elektronik imza geliştirdi. Belgenizin benzersiz bit ve bayt kümesine yerleştirilen parmak izi gibidir. Kabaca söylemek gerekirse, elektronik olarak bir şeyi imzaladığınızda, "Bu parçaların kimliğini doğruluyorum" diyorsunuz.
Herhangi bir belgeye elektronik imza eklenir ve ardından imzalanmış sayılır. Belge imza olmadan okunabilir. Yalnızca aynı, değiştirilemez belgenin size gönderildiği haliyle önünüzde bulunduğunu garanti eder. Bir belgedeki bir şeyi değiştirip kaydederseniz, bit kümesi değişecektir; imza geçersiz olacaktır.
Örneğin
İki şirket elektronik sözleşme imzalamaya karar verdi. Bir sözleşme hazırladık ve şartlarda anlaştık. Artık bir firma kendi imzasıyla sözleşmeyi imzalayıp diğerine gönderiyor. Sözleşmeyi açar ve bir şeyi, örneğin ceza miktarını sessizce düzeltmeye karar verir. Düzeltir. kaydeder. Önce gönderir. Görünüyor - ah! - Bu anlaşmanın orijinal imzası kırıldı. Bu, kötü adamların bir şeyleri düzelttikleri anlamına geliyor. Sonra muhtemelen yüzüne yumruk atacaklar.
Elektronik imza nereden alınır?
Özel bir sertifika merkezinde elektronik imza satın alınır. Şehrinizde uygun bir merkez bulmanız yeterli. Önemli olan, Rusya Federasyonu İletişim Bakanlığı'nın akredite merkezleri listesine dahil edilmesidir.
Aynı şey doğrudan sertifikasyon merkezinin ofisinde de yapılabilir: sadece tüm belgelerle gelin ve bir başvuru formu doldurun. Ancak bu durumda, nakitsiz ödemenin gerçekleşmesini beklemeniz gerekecek; bu işlem birkaç saat sürebilir. Bir şirket için sertifikayı uzaktan alamadığınız gibi nakit olarak da ödeyemezsiniz.
Elektronik imza nasıl çalışır?
Elektronik imzanın yasal gücü “Elektronik İmzalar Hakkında” federal yasada açıklanmıştır.
Kanun imza türlerini şöyle tanımlıyor: basit, niteliksiz ve nitelikli. Bunlardan herhangi birinden belge imzalayabilirsiniz, ancak şu çekincelerle: nitelikli - vergi amaçları, ticaret ve bazı durumlarda mahkeme için; basit ve vasıfsız - geri kalan her şey için.
Basit veya niteliksiz imza
Uygun fiyatlı ve ucuz bir seçenek, ancak kullanımı sınırlıdır. Niteliksiz bir imza, şifreleme algoritmaları içerir ancak herhangi bir sertifika yetkilisi tarafından doğrulanmaz. Basit olanı, kullanıcı adı ve şifrenin, devlet hizmetleri web sitesindeki bir hesabın veya karşı tarafın e-posta adresinin birleşimidir.
Bu tür imzalar, elektronik ticarete katılmamanız, elektronik birincil belge alışverişi yapmamanız ve vergi raporları göndermemeniz durumunda uygundur. Basit imza, sözleşmeler, faturalar ve senetler için kullanılabilir ancak karşı tarafla ayrı bir sözleşme imzalamanız ve tarafların böyle bir imzaya güvenme konusundaki anlaşmasını kaydetmeniz gerekecektir.
Düzinelerce karşı tarafınız ve farklı belgeniz varsa program çalışmayacaktır. Böyle bir belgeyi herkesle imzalamanız gerekecek ve zamanla bu süreç işi hızlandırmak yerine yavaşlatacaktır. O zaman başka bir elektronik imza sertifikası düşünmek daha iyidir.
Basit bir elektronik imza kullanmak için, sözleşmenin basılı bir versiyonunu yazdırıp imzalamanız veya karşı tarafla sözleşmeye özel bir madde eklemeniz gerekir - bu yasal bir gerekliliktir.
Nitelikli İmza
Bu imza fatura ve vergi amaçlarına uygundur. Kanunen elektronik faturalar ancak bu imza ile imzalanabilmektedir. Nitelikli bir sertifikanın maliyeti 1000 RUR'dur, yalnızca Federal Vergi Hizmetinin güven bölgesinin bir parçası olan bir sertifika merkezinden satın alınabilir.
Nitelikli imza sertifikasının her yıl yenilenmesi gerekiyor, bu da ek endişeler yaratıyor: geçerlilik süresini izlemeniz ve zamanında yeniden düzenleme siparişi vermeniz gerekiyor.
Nitelikli bir imzayla çalışmak için, kriptografik bilgi koruma aracı olan özel bir program yüklemeniz gerekir. Program belgeye elektronik imza ekler ve değişimdeki diğer katılımcıların imzalarını doğrular.
Ücretli bir program (“Cryptopro TsSP”) veya ücretsiz (“Vipnet TsSP”) bir program seçebilirsiniz. İşlevsel olarak hemen hemen aynıdırlar, ancak ücretsiz olanla uyumluluk sorunları ortaya çıkabilir. Her ikisi de Windows ve Mac'te çalışır. Ücretli olanın maliyeti yaklaşık 1000 RUR, elektronik imza sertifikasının yıllık ödemesi ise yaklaşık 1000 RUR'dur.
Bazıları bulut tabanlı elektronik imza kullanır; kriptografik koruma programının kurulmasını gerektirmez. Bulut imza, değişim hizmetinde saklanır ve bir belgeyi her imzaladığınızda, telefonunuza işlemi onaylayan bir SMS gönderilir. Bu sertifika daha ucuzdur ve kullanımı daha uygundur ancak kripto koruma programından daha az güvenlidir.
Neden bir belge yönetimi operatörüne ihtiyacınız var?
İmzalı bir elektronik belge normal e-posta yoluyla gönderilebilir ancak bu güvenli değildir. E-postanız saldırıya uğrarsa belgeler suçluların eline geçecektir. Bu nedenle örneğin vergi dairesi beyanları yalnızca özel hizmetler aracılığıyla kabul etmektedir. Elektronik faturaları aynı hizmetler aracılığıyla değiştirmelisiniz, aksi takdirde Rusya Maliye Bakanlığı'nın emrini ihlal etmiş olursunuz. Bu tür hizmetlere belge akışı operatörleri denir.
Ortalama bir kullanıcı için bu, pompalanmış bir e-postadır. Bir tarayıcı aracılığıyla çalışır, gelen ve giden klasörler, bir adres dizini, yerleşik arama ve bir belge düzenleyici vardır. İçerisinde, belge aktarımının güvenliğini sağlayan güvenli iletişim kanallarına ve şifrelemeye sahip, yüksek yüklü bir hizmet bulunmaktadır.
Elektronik belge yönetimi operatörüyle bir anlaşma yapmanıza bile gerek yok. Sadece kaydolun, elektronik imza sertifikasını indirin ve faturayı ödeyin. Gerisini operatör halleder: Federal Vergi Servisi'ne borsaya katıldığınızı bildirir, formatları izler ve Rusya Federasyonu mevzuatına uygunluğu garanti eder.
Rusya'da bu tür birkaç düzine hizmet var. Fiyat, işlevsellik, güvenilirlik ve hız açısından yaklaşık olarak aynıdırlar. Operatörleri hizmet kalitesine göre seçmek gelenekseldir: teknik desteğin ne kadar hızlı çalıştığı, operatörün karşı tarafları bağlamaya yardım etmeye hazır olup olmadığı, hangi fırsatları sunduğu ve hizmeti işinizde uygulamanıza yardımcı olacak danışman-analistlerin olup olmadığı .
Karşı tarafınızın da operatöre bağlanması gerekecektir. Sizinkini veya başka birini seçebilir - o zaman değişim, hücresel iletişimde olduğu gibi dolaşımdan geçecektir.
Elektronik belgelerin maliyeti ne kadardır?
Bir operatör aracılığıyla çalışırken yalnızca her iki tarafın imzaladığı belge için ödeme yaparsınız. Ortalama olarak, bir belge göndermenin maliyeti yaklaşık 6-8 R'dir ve gelen tüm mesajlar ücretsizdir.
Genellikle yeni başlayanlar minimum 300 belgelik bir paket satın alır ve bu paket çok çabuk biter. O zaman bir sonraki paketi satın almanız gerekiyor. Sınırsız yıllık paket satın almak veya bireysel şartları görüşmek daha karlı.
Ayda 100 ve üzeri veya yılda en az 1000 belge gönderiyorsanız elektronik belgeye geçiş yapmanızda fayda var. Böylece kağıt ve teslimat maliyetlerini neredeyse 5 kat azaltacaksınız.
Doküman yönetiminin maliyeti ne kadardır?
1000 kağıt belge
