กฎ 15 ข้อสำหรับการโต้ตอบที่สมเหตุสมผลในวันที่ 1 ธันวาคม 2016

เรามากำหนดกฎที่เป็นประโยชน์สองสามข้อกัน สอนเพื่อนร่วมงานของคุณและ... เอ่อ... คู่หูคนอื่นๆ ให้ติดตามพวกเขา แล้วความสงบสุขจะส่งถึงจดหมายของคุณ และอาจไม่ใช่แค่ในตัวเธอเท่านั้น

1. เว้นแต่งานของคุณคือการตอบอีเมลอย่างรวดเร็วอย่างชัดเจน มีเพียงคุณเท่านั้นที่ตัดสินใจว่าจะตอบเร็วแค่ไหนและจะตอบใคร ไม่ใช่คนที่ต้องการคำตอบจากคุณทันที (เว้นแต่ว่านี่คือเจ้านายใหญ่ของคุณซึ่งเป็นอันตรายต่อความขัดแย้งด้วย แต่เขาก็สามารถถูกฝึกให้ไม่คาดหวังคำตอบที่รวดเร็วได้เช่นกัน ). มีสาเหตุหลายประการที่คุณไม่ควรรีบเร่งในการเขียนจดหมายตอบกลับ - คุณยุ่ง จดหมายต้องมีการเตรียมตัวหรือการคิด ฯลฯ มีคำถามที่เร่งด่วนและสำคัญจริงๆ แต่ถึงกระนั้นคุณก็ควรได้รับการถามอย่างสุภาพ (!) ให้ตอบอย่างรวดเร็วและไม่ต้องการคำตอบทันที ผู้จัดการทุกคนควร [พยายาม] ปฏิบัติตามกฎนี้ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับผู้ใต้บังคับบัญชา (และนี่เป็นเรื่องยากจริงๆ เชื่อฉัน) ยกเว้นในกรณีที่มีคำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรโดยตรง

2. อย่าเขียนตัวอักษรยาวๆ คำแนะนำดูเหมือนซ้ำซาก แต่ในบางครั้งเราทุกคนก็มีความปรารถนาที่จะเขียนข้อความยาวเป็นกิโลเมตร (เราจะถือว่านี่เป็นข้อความที่มีมากกว่า 5 ประโยค) ถือกลับ. ไม่มีใครชอบอ่านจดหมายยาวๆ และหากคุณไม่ต้องการทำให้เกิดการระคายเคืองโดยเฉพาะ ก็อย่าทำเช่นนั้น กฎนี้ใช้ไม่ได้กับการนำเสนอปัญหาทางเทคนิคหรือวิธีแก้ปัญหาโดยละเอียด แต่ถึงแม้ในกรณีเช่นนี้ คุณจะต้องกระชับ

3. หลีกเลี่ยงสิ่งที่ไม่จำเป็น ฉันขอย้ำ - ไม่จำเป็น! - "ขอบคุณ". ลองนึกภาพว่าคุณขอให้ใครสักคนส่งเอกสารสำคัญถึงคุณ (และด้วยเหตุผลบางประการ จึงไม่สามารถโพสต์บนเครือข่ายที่ใช้ร่วมกันหรือส่งด้วยวิธีอื่นได้) บุคคลนั้นตอบกลับคำขอของคุณและส่งเอกสาร คุณเขียนกลับ: “ขอบคุณ” เว้นแต่ว่านี่คือหญิงสาวสวยที่ไวต่อสัญญาณของความสนใจ ก็ไม่จำเป็นต้องเขียนแบบนั้น
คุณรู้หรือไม่ว่าพนักงานออฟฟิศใช้เงินไปกับการคัดแยกจดหมายมากแค่ไหน? ประมาณหนึ่งในสามของเวลาทำงานของฉัน! หากคุณไม่ต้องการมีส่วนร่วมในฝันร้ายนี้ในชีวิตของสมาชิกในทีมของคุณ (หรือแม้แต่เพื่อนบ้าน) ก็ไม่จำเป็นต้อง "ขอบคุณ" หากคุณเห็นว่าเป็นสิ่งสำคัญที่บุคคลจะต้องรู้ว่าคุณได้รับเอกสารหรือไม่ ให้สบายใจ - โดยค่าเริ่มต้นเขาจะไม่สนใจ และถูกต้อง - คุณต้องมีเอกสาร ไม่ใช่เขา เป็นทางเลือกสุดท้าย เขาจะขอให้คุณยืนยันการรับ ความกตัญญูที่ดีที่สุดคือการไม่ทำให้กล่องจดหมายของคนอื่นอุดตัน

4. กำหนดความคิดของคุณให้ชัดเจนยิ่งขึ้น ก่อนจะส่งจดหมายลองคิดดูก่อนว่าความคิด คำถาม หรือคำขอที่อยู่ในนั้นชัดเจนเพียงพอหรือไม่? ใส่ตัวเองในรองเท้าของคนที่คุณเขียนถึง เขาจะคิดออกไหม? ไม่ใช่ทุกคนที่ฉลาดและรอบรู้เท่าคุณ

5. อย่าเขียนจดหมายเว้นแต่จำเป็น คิดว่าเป็นไปได้ไหมถ้าไม่มีจดหมายฉบับนี้เลย? เมื่อเริ่มโครงการ สิ่งแรกที่พวกเขาทำคือประเมินความเสี่ยงของความล้มเหลว เข้าถึงจดหมายในลักษณะเดียวกัน: ประเมินความเสี่ยงของการไม่เขียนจดหมาย งานของใครบางคนจะได้รับผลกระทบจริงหรือไม่?

6. อยู่ในมือของผู้จัดการ ยิ่งมีเหตุผลมากขึ้นในการใช้เครื่องมือนี้ตามวัตถุประสงค์ - ผู้ที่คุณแจ้งปัญหาควรได้รับคำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับปัญหาและแนวทางแก้ไขจากคุณ
ในประเทศของเรา พวกเขาชอบที่จะขยายปัญหาโดยการเลียนแบบผู้บังคับบัญชาของตน นี่คือความโง่เขลา ไม่ใช่การบานปลาย

7. พยายามเขียนจดหมายถึงคนที่พวกเขากังวลเท่านั้น บ่อยครั้งด้วยความกลัว ความไม่แน่นอน หรือความไม่รู้ พนักงานจึงเลียนแบบทุกคนที่มีชื่ออยู่ในใจ โดยทั่วไปแล้ว ฉันพยายามที่จะไม่อ่านจดหมายที่ฉันไม่ใช่ผู้รับ หากฉันถูกคัดลอก ฉันตีความสิ่งนี้ว่า "ดูสิ บางทีหัวข้อนี้ก็น่าสนใจสำหรับคุณเช่นกัน" ไม่ ไม่จริงๆ ขอบคุณ ฉันมีเรื่องต้องทำ
ปัญหาอีกประการหนึ่งคือการละเมิดสามัญสำนึก หากคุณกำลังหารือเกี่ยวกับปัญหากับโครงการของลูกค้า ให้หารือเป็นการภายในก่อน ไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อเขากับการติดต่อทางจดหมายทันที

8. ตรวจสอบอีเมลของคุณเป็นครั้งคราว - สม่ำเสมอ แต่ไม่สม่ำเสมอ อย่าจ้องซองจดหมายสีเหลือง เพราะคุณจะไม่เห็นเงินเดือนที่นั่นทุกวัน นอกจากการอ่านจดหมายแล้ว คุณยังต้องทำงานและคิด (อย่างน้อยที่สุด) ด้วย

9. อย่าเพิ่มบุคคลในการสนทนาของคุณหากพวกเขาไม่ได้ขอ ฉันชอบที่จะได้รับจดหมายสนทนากับคนสองสามสิบคนที่เกิดขึ้นเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์โดยฉับพลัน และคำถามที่ว่า “เป็นบ้าอะไร?” ผู้คนต่างก็ประหลาดใจอย่างจริงใจ: “มันเขียนไว้ที่นั่นทั้งหมด! ใช่ ตอนนี้พวกเขาหนีไปแล้ว หากคุณต้องการอะไรจากฉัน โปรดให้ข้อมูลเฉพาะเจาะจงและคำถามเฉพาะเจาะจง คุณยังคงเลื่อนตัวอักษรลงไปได้ 2-3 ตัว แต่มีมากกว่านั้นเป็นการแสดงการไม่เคารพโดยตรง

10. โดยส่วนตัวแล้วฉันต่อต้าน BCC หากคุณไม่สามารถส่งจดหมายถึงบุคคลอย่างเปิดเผยได้ก็อย่าส่งแบบลับๆ เช่นกัน

11. อนิจจากฎอีกประการหนึ่งที่ฉันมักจะฝ่าฝืนคือขั้นตอนในการแยกวิเคราะห์ตัวอักษรที่ยังไม่ได้อ่าน เป็นการดีกว่าที่จะไม่อ่านประวัติการติดต่อ แต่ควรเริ่มจากด้านบนด้วยตัวอักษรล่าสุด วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาได้มาก บ่อยครั้งที่ปัญหาที่เขียนไว้ในจดหมายเมื่อไม่กี่วันหรือหลายชั่วโมงก่อนได้รับการแก้ไขแล้ว กำลังได้รับการแก้ไข หรือไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป "มาคนสุดท้ายต้องออกไปก่อน"

12. มีคนเชื่อว่าจดหมายทุกฉบับต้องมีการตอบกลับ ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการเขียนถึงพนักงานว่า “ลองคิดว่าเราจะแก้ไขปัญหา A ได้อย่างรวดเร็วได้อย่างไร” หนึ่งชั่วโมงต่อมาพวกเขาพบกันระหว่างทางไปห้องน้ำ พนักงานอธิบายว่าเขาจะแก้ไขปัญหาอย่างไร และผู้จัดการก็เห็นด้วย อีกชั่วโมงต่อมา พนักงานได้รับจดหมายว่า "เราเพิ่งตกลงกันว่าเราจะแก้ไขปัญหา A ในลักษณะดังกล่าว" นี่สมเหตุสมผลหากเรากำลังพูดถึงปัญหาที่ซับซ้อนจริงๆ แต่มันไม่คุ้มค่าที่จะเขียนเรื่องนี้เกี่ยวกับเรื่องไร้สาระทุกเรื่อง
ในทำนองเดียวกัน พนักงานไม่จำเป็นต้องตอบจดหมาย - ปัญหาได้รับการพูดคุยและแก้ไขแล้ว (เราจะไม่พูดถึงสถานการณ์ที่ผู้จัดการและ/หรือพนักงานเป็นคนงี่เง่าหรือคนหลอกลวงที่นี่ แน่นอนว่า ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้หากไม่มีการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษร ของการจามทุกครั้ง)

13. คุณไม่ควรใส่รูปภาพ เช่น โลโก้บริษัท ลงในลายเซ็นของคุณ อาจแสดงไม่ถูกต้องหรือมีสีสันและน่ารำคาญเกินไป คุณไม่ควรทำเช่นนี้หากคุณทำงานให้กับลูกค้าภายใน เขารู้อยู่แล้วว่าโลโก้นั้นหน้าตาเป็นอย่างไร และเขาไม่น่าจะทำให้คุณสับสนกับคนอื่นได้
นอกจากนี้ยังน่ารำคาญเมื่อมีคนเขียนลายเซ็นสองฉบับในจดหมายฉบับเดียว - ในภาษารัสเซียและภาษาอังกฤษและมีข้อผิดพลาดในทั้งสองเวอร์ชัน
โอ้ ใช่ หากคุณได้รับปริญญาเอกตั้งแต่ยังเป็นวัยรุ่น คุณไม่จำเป็นต้องเขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้ เว้นแต่คุณจะเป็นพนักงานขององค์กรวิทยาศาสตร์ โดยส่วนตัวแล้วฉันไม่สนใจว่าผู้ดูแลระบบ Petrov จะมีปริญญาเอกหรือไม่ - ตราบใดที่อินเทอร์เน็ตใช้งานได้)

14. ไม่จำเป็นต้องทำให้กล่องจดหมายของผู้อื่นแปดเปื้อนด้วยจดหมายเพื่อชี้แจงความสัมพันธ์ ค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับพวกเขาเป็นการส่วนตัวหรือในจดหมายส่วนตัว สิ่งที่น่ารังเกียจที่สุดคือตัวอักษรแบบ "แต่คุณมันไร้สาระ" "ขอบคุณสำหรับความตรงไปตรงมา แต่ไม่เลย คุณนั่นแหละที่น่ารังเกียจ และแผนกของคุณก็ห่วยด้วย" และอาจคงอยู่ได้นานหลายสัปดาห์

15. การรู้หนังสือเป็นสิ่งสำคัญ อีกครั้งหนึ่ง: การรู้หนังสือเป็นสิ่งสำคัญ หากคุณไม่แน่ใจในตัวคุณ ให้ตรวจสอบจดหมายด้วยเครื่องตรวจตัวสะกดก่อนส่ง มิฉะนั้นจะใช้สูตรง่ายๆ: จดหมายไม่รู้หนังสือจากผู้จัดการถึงผู้ใต้บังคับบัญชา - เสียงหัวเราะและการดูหมิ่น จดหมายไม่รู้หนังสือจากผู้ใต้บังคับบัญชาถึงผู้จัดการ - การระคายเคืองและการร้องเรียนเกี่ยวกับคุณสมบัติ; อำนาจของเพื่อนร่วมงานในสายตาของผู้อื่น
คุณสนใจเรื่องการรู้หนังสือหรือไม่? ฉันไม่เข้าใจว่าทำไมคุณถึงอ่านโพสต์นี้จนจบ))

ดูเหมือนว่าฉันจะไม่ลืมอะไรเลย หรือจะเพิ่ม?)

ใน Microsoft Outlook คุณสามารถระบุได้ว่าสำหรับข้อความทั้งหมดที่คุณส่ง สำเนาลับถึง (Bcc) อัตโนมัติจะถูกส่งไปยังรายชื่อการแจกจ่ายหรือผู้ใช้อื่น

สถานการณ์หนึ่งที่กฎนี้มีประโยชน์คือเมื่อสมาชิกกลุ่มทั้งหมดตอบสนองต่อข้อความอีเมลขาเข้า เช่น ศูนย์ช่วยเหลือ เมื่อสมาชิกกลุ่มคนหนึ่งตอบกลับข้อความ สมาชิกกลุ่มคนอื่นๆ จะได้รับสำเนาของการตอบกลับโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะทำให้ข้อความขาออกทั้งหมดเป็นข้อมูลล่าสุด

กฎของลูกค้า

สร้างกฎ

ขณะนี้ ทุกครั้งที่คุณส่งข้อความ ไม่ว่าจะเป็นข้อความใหม่ ส่งต่อข้อความ หรือการตอบกลับ ผู้คนหรือกลุ่มที่ระบุไว้ในกฎจะถูกเพิ่มเป็นผู้รับสำเนาโดยอัตโนมัติ ชื่อของบุคคลหรือกลุ่มไม่ปรากฏในบรรทัดสำเนาถึงของข้อความเขียน แต่ชื่อเหล่านั้นจะปรากฏต่อผู้รับข้อความทั้งหมด

ปิดการใช้งานกฎ

ในมุมมองจดหมาย บนแท็บ บ้านคลิกปุ่ม กฎ > จัดการกฎและการแจ้งเตือน.

บนแท็บในส่วน กฎ

คลิกปุ่ม ตกลง.

กฎและการแจ้งเตือน.

คำแนะนำ:สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการปิดใช้งานกฎนี้อย่างรวดเร็วสำหรับแต่ละข้อความ โปรดดูส่วนถัดไป ("")

ใช้หมวดหมู่เพื่อปิดใช้งาน CC อัตโนมัติสำหรับแต่ละข้อความ

หากคุณต้องการความยืดหยุ่นในการปิดกฎการคัดลอกใหม่อัตโนมัติโดยยึดตามข้อความเดียว โดยไม่ต้องนำทางผ่านกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือนคุณสามารถใช้ฟีเจอร์หมวดหมู่ใน Outlook พร้อมกับกฎได้

คำแนะนำ:

ขั้นแรก คุณต้องสร้างกฎเพื่อส่งสำเนาลับ (CC) สำหรับข้อความอีเมลทั้งหมดที่คุณส่งโดยอัตโนมัติ

กฎเฉพาะนี้เรียกว่า กฎของลูกค้า- กฎไคลเอ็นต์ทำงานเฉพาะบนคอมพิวเตอร์ที่สร้างขึ้นและเรียกใช้เฉพาะในกรณีที่ Outlook กำลังทำงานอยู่ หากคุณจะส่งอีเมลโดยใช้บัญชีอีเมลบนคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น กฎจะไม่ทำงานจากคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นเพื่อที่จะถูกสร้างขึ้นบนคอมพิวเตอร์เครื่องนั้น ต้องสร้างกฎเดียวกันนี้ในคอมพิวเตอร์แต่ละเครื่องที่วางแผนจะใช้

สร้างกฎ

ขณะนี้ ทุกครั้งที่คุณส่งข้อความ ไม่ว่าจะเป็นข้อความใหม่ ส่งต่อข้อความ หรือการตอบกลับ บุคคลหรือรายชื่อการแจกจ่ายที่ระบุในกฎจะถูกเพิ่มเป็นผู้รับสำเนาโดยอัตโนมัติ ชื่อของบุคคลหรือรายชื่อการแจกจ่ายจะไม่ปรากฏในบรรทัดสำเนาถึงของการเขียนข้อความ แต่ชื่อเหล่านั้นจะปรากฏแก่ทุกคนที่ได้รับข้อความ

ปิดการใช้งานกฎ

เพื่อป้องกันไม่ให้สำเนาถูกส่งโดยอัตโนมัติ คุณต้องปิดการใช้งานกฎก่อน

ใน Mail ในเมนู บริการคลิกปุ่ม กฎและการแจ้งเตือน.

บนแท็บ กฎอีเมลในส่วน กฎยกเลิกการทำเครื่องหมายในช่องที่สอดคล้องกับกฎที่คุณสร้างขึ้น

คลิกปุ่ม ตกลง.

ตอนนี้คุณสามารถส่งข้อความโดยไม่ต้องส่งสำเนาไปยังบุคคลอื่นหรือรายชื่ออีเมลโดยอัตโนมัติ กฎจะไม่ใช้งานจนกว่าจะเปิดใช้งานอีกครั้งในกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือน.

คำแนะนำ:

ใช้หมวดหมู่เพื่อปิดใช้งาน CC อัตโนมัติสำหรับแต่ละข้อความ

หากคุณต้องการปิดใช้งานกฎการส่ง CC อัตโนมัติใหม่สำหรับแต่ละข้อความโดยไม่ต้องเรียกกล่องโต้ตอบ กฎและการแจ้งเตือนคุณสามารถตั้งค่ากฎเป็นหมวดหมู่ที่มีอยู่ใน Office Outlook 2007 ได้

แก้ไขกฎที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้เพื่อที่เมื่อคุณเพิ่มประเภทที่ระบุลงในข้อความ กฎจะไม่ส่งสำเนาโดยอัตโนมัติ

เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการปิดใช้งานกฎสำเนาอัตโนมัติสำหรับข้อความ ให้ใช้หมวดหมู่กับกฎนั้น

คำแนะนำ:คุณสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดได้หากคุณระบุไว้เมื่อสร้างหมวดหมู่

เมื่อคุณส่งข้อความ กฎการคัดลอกอัตโนมัติจะไม่มีผล

เราส่งอีเมลหลายสิบฉบับทุกวัน บางครั้งอาจเป็นข้อความสั้นๆ เช่น “เราไปกินข้าวเที่ยงกันไหม?” บางครั้ง - ด้วยความช่วยเหลือที่คุณนำเสนอธุรกิจหรือเว็บไซต์ของคุณ เมื่อมีจดหมายเยอะและมีเวลาน้อยเราก็เริ่มเร่งรีบและทำผิดพลาด โดยปกติแล้วเป็นเรื่องเล็กน้อย เช่น พิมพ์ผิด แต่บางครั้งสิ่งต่างๆ เกิดขึ้นซึ่งอาจส่งผลเสียร้ายแรงต่อชื่อเสียงของคุณ และทำให้ความสัมพันธ์ของคุณกับลูกค้าหรือพนักงานเสียหาย

สิ่งนี้สามารถหลีกเลี่ยงได้ คุณเพียงแค่ต้องรวบรวมและรู้เกี่ยวกับข้อผิดพลาดบางประการ ต่อไปนี้เป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดเมื่อส่งอีเมล อ่านอย่างละเอียดและจำไว้ว่าก่อนอื่นคุณต้องหยุดชั่วคราว ตรวจสอบว่าทุกอย่างเป็นไปตามลำดับหรือไม่ จากนั้นจึงคลิกที่ปุ่ม "ส่ง"

คุณกำลังพิมพ์ที่อยู่ผิด

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดและไม่พึงประสงค์ที่สุด ลองจินตนาการว่าคุณต้องการส่งรูปถ่ายส่วนตัวไปให้เพื่อน แต่คุณพิมพ์ที่อยู่ของเจ้านายหรือลูกค้าของคุณโดยอัตโนมัติ และหลังจากที่จดหมายจากไป คุณจึงตระหนักด้วยความสยดสยองถึงสิ่งที่เพิ่งเกิดขึ้น หากเป็นการปลอบใจ เราแต่ละคนเคยตกอยู่ในสถานการณ์นี้อย่างน้อยหนึ่งครั้งในชีวิต: ทนายความส่งเอกสารที่เป็นความลับไปยังฝ่ายตรงข้าม นักออกแบบส่งเค้าโครงเว็บไซต์ไปยังลูกค้าผิด ฯลฯ แต่เมื่อเกิดเหตุการณ์นี้ขึ้นกับเราดูเหมือนว่าพื้นดินจะหายไปจากใต้ฝ่าเท้าของเรา

โชคดีที่บริการอีเมลจำนวนมาก เช่น Gmail มีฟังก์ชันนี้ เปิดใช้งานและระบุช่วงเวลาที่มีขนาดใหญ่ - คุณรู้ไหมว่าเงียบกว่า

คุณลืมเกี่ยวกับสิ่งที่แนบมา

คุณเขียนว่ามีไฟล์แนบมากับจดหมาย แต่คุณลืมแนบ ข้อผิดพลาดทั่วไปอีกประการหนึ่งที่มักนำไปสู่ความเข้าใจผิดและการขอโทษ ในแง่หนึ่ง ไม่เป็นไร ไม่มีใครสมบูรณ์แบบ แต่ควรตรวจสอบทุกอย่างก่อนแล้วค่อยส่งจดหมายจะดีกว่า และเพื่อหลีกเลี่ยงคำถามจากผู้รับ เราขอแนะนำให้ระบุไฟล์แนบทั้งหมดไว้ในเนื้อหาของจดหมายโดยตรง ตัวอย่างเช่นเช่นนี้:

สวัสดีแม็กซิม! ฉันกำลังส่งไฟล์หลายไฟล์ไปให้คุณ โดยมีไฟล์ที่แนบมาด้วย:

ข้อตกลงการบริการ

GIF กับแมว

คุณไม่คิดเกี่ยวกับการออกแบบ

พวกเขาทักทายคุณตามที่คุณจำได้ด้วยเสื้อผ้าของพวกเขา หากคุณต้องการป้องกันไม่ให้อีเมลของคุณทำให้คุณต้องการลบทิ้งทันที ให้ดำเนินการตามแบบฟอร์ม พวกเขาบอกว่าคุณต้องทุ่มเทเวลาให้มากเท่ากับเนื้อหา โชคดีที่วันนี้เป็นเรื่องง่าย ในการดำเนินการนี้ เราขอแนะนำให้ใช้แอปพลิเคชัน Wix ShoutOut เลือกเทมเพลตที่เหมาะสมและเพิ่มข้อความของคุณลงไป ไม่จำเป็นต้องมีความรู้พิเศษ เพียงให้แน่ใจว่าทุกอย่างดูเรียบร้อยและสวยงาม อย่างไรก็ตาม จดหมายข่าวที่ดีย่อมมีความลับและกฎเกณฑ์ในตัวเอง ดังนั้นเราขอแนะนำให้อ่านผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดผ่านอีเมลของเรา อย่าขอบคุณฉันเลย

คุณไม่ได้ระบุหัวเรื่องของจดหมาย

หัวเรื่องของจดหมายมีบทบาทใกล้เคียงกับชื่อเรื่องของข้อความ ปรากฏถัดจากชื่อของคุณ ผู้รับเห็นและเข้าใจสิ่งที่คุณส่งให้เขา เช่น ใบแจ้งหนี้ ผลการประชุม ข้อเสนองาน เค้าโครงเว็บไซต์ ฯลฯ โปรดจำไว้ว่าต้องมีการกำหนดหัวข้อไว้อย่างชัดเจนเพื่อที่ว่าหากจำเป็นบุคคลจะพบจดหมายของคุณอย่างรวดเร็วและโน้มน้าวใจเพื่อให้เขาสนใจหากเรากำลังพูดถึงจดหมายข่าว ไม่นานมานี้เราได้เขียนไว้ว่าหากคุณลืมไปแล้ว ก็คุ้มค่าที่จะอ่านซ้ำ

คุณไม่บันทึกฉบับร่าง

หากคุณชอบเขียนจดหมายในโปรแกรมแก้ไขข้อความ ให้บันทึกบ่อยๆ ไม่เช่นนั้นคุณจะต้องเขียนจดหมายทั้งวัน แล้วจู่ๆ คอมพิวเตอร์ก็ค้างและทุกอย่างก็หายไป หรือเขียนโดยตรงไปยังบริการอีเมล - จากนั้นภาพร่างทั้งหมดของคุณจะถูกบันทึกในโฟลเดอร์ "ร่าง" โดยอัตโนมัติ

คุณกำลังหยาบคาย

ความสุภาพในการติดต่อสื่อสารมีความสำคัญไม่น้อยไปกว่าในชีวิต นี่คือกฎพื้นฐานที่ทุกคนต้องปฏิบัติตาม:

ขอบคุณผู้ส่งจดหมายเสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเห็นว่าเขาทำงานได้ดี จำตอนที่เราทุกคนถูกสอนคำว่า "เวทมนตร์" สมัยเด็กๆ ได้ไหม? อย่าลืมพวกเขาแม้ว่าเราจะเป็นผู้ใหญ่แล้วก็ตาม

จงสงบสติอารมณ์แม้ว่าเรื่องนั้นจะเร่งด่วนและสำคัญอย่างยิ่งก็ตาม ความประหม่าและการตำหนิจะไม่นำไปสู่สิ่งที่ดีอย่างแน่นอน

เริ่มต้นและสิ้นสุดจดหมายของคุณด้วยวลีทั่วไป ระดับของความเป็นทางการจะขึ้นอยู่กับคนที่คุณติดต่อด้วย หากนี่คือเจ้านายของคุณหรือเป็นแค่เจ้าหน้าที่ อย่าใช้คำว่า "สวัสดี" "ลาก่อน" หรือ "จูบ" และในทางกลับกัน หากคุณเขียนถึงเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อน คุณสามารถทำได้โดยไม่ต้องใช้คำว่า "ขอแสดงความนับถือ" แบบเดิมๆ

คุณไม่ตรวจทานข้อความ

การพิมพ์ผิดสามารถทำลายความรู้สึกทั้งหมดได้ ดังนั้นควรอ่านจดหมายที่เขียนอย่างละเอียดถี่ถ้วนหลายๆ ครั้ง หากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับการสะกดหรือไวยากรณ์ โปรดไปที่ Gramotu.ru- เป็นการดีกว่าที่จะวัดเจ็ดครั้งนั่นคือตรวจสอบมากกว่าขอโทษที่พิมพ์ผิดและพิสูจน์ว่าคุณมีความรู้จริง

และโดยวิธีการ: หากคุณกลัวที่จะส่งจดหมายที่ยังเขียนไม่เสร็จโดยไม่ได้ตั้งใจ ให้เขียนข้อความทั้งหมดให้ครบถ้วนก่อนแล้วจึงพิมพ์ที่อยู่ของผู้รับเท่านั้น

คุณไม่ได้ใส่คนที่ถูกต้องลงในสำเนาจดหมาย

มาดูกันว่าใครบ้างที่อาจได้รับจดหมายของคุณ ช่องถึงเป็นผู้รับหลัก ฟิลด์ "Ss" - บุคคลที่จะได้รับสำเนา เขาไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับประเด็นที่กำลังพูดคุยกัน แต่ต้องการหรือจำเป็นต้องตระหนัก ช่อง "สำเนาลับ" คือผู้รับที่ซ่อนอยู่ คุณเพิ่มพวกเขา แต่ผู้รับหลักไม่เห็นพวกเขา และที่นี่คุณต้องระวัง: คุณสามารถสร้างความสับสนให้กับ Cc และ Bcc จากนั้นผู้รับจะคิดว่าเขากำลังถูกสอดแนม

โปรดทราบว่าเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบางคนที่จะต้องตระหนักถึงสิ่งที่เกิดขึ้น คุณคงไม่อยากฟังคำตำหนิว่า “คุณไม่เพิ่มฉันในสำเนาได้ยังไง! ฉันทำงานในโครงการนี้มาสองเดือนแล้ว!” หากมีข้อสงสัย ให้เพิ่มทุกคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับคำถาม บางทีไม่ใช่ทุกคนจะมีความสุขที่ถูกรบกวน แต่จะไม่มีการตำหนิคุณ

ภาษารัสเซีย

ภาษาอังกฤษ

อาหรับ เยอรมัน อังกฤษ สเปน ฝรั่งเศส ฮิบรู อิตาลี ญี่ปุ่น ดัตช์ โปแลนด์ โปรตุเกส โรมาเนีย รัสเซีย ตุรกี

ตามคำขอของคุณ ตัวอย่างเหล่านี้อาจมีภาษาหยาบคาย

ตามคำขอของคุณ ตัวอย่างเหล่านี้อาจมีภาษาพูด

คำแปล "สำเนาจดหมาย" เป็นภาษาจีน

คำแปลอื่นๆ

ในสำเนาจดหมายลงวันที่ 31 กรกฎาคม 1990 มีรายงานจาก KNK ว่า KNK ควรลงนามในใบรับรองความสมบูรณ์ลงวันที่ 29 กรกฎาคม 1990 สำหรับส่วน B

สำเนาจดหมายลงวันที่ 31 กรกฎาคม 1990 จาก KOC ระบุว่า KOC จะออกใบรับรองความสมบูรณ์ลงวันที่ 29 กรกฎาคม 1990 สำหรับส่วน B

สำเนาจดหมายลงวันที่ 31 กรกฎาคม 1990 จาก KOC ระบุว่าใบรับรองความสมบูรณ์ลงวันที่ 29 กรกฎาคม 1990 สำหรับกลุ่ม B จะออกโดย KOC">

เสนอตัวอย่าง

ผลลัพธ์อื่นๆ

ผู้เข้าร่วมที่ลงทะเบียนล่วงหน้าจะต้องมาถึง วีศูนย์รับรองระบบงานกับ สำเนาจดหมาย- การยืนยันและบัตรประจำตัวที่ถูกต้องพร้อมรูปถ่าย (หนังสือเดินทาง ใบขับขี่)

ผู้เข้าร่วมที่ลงทะเบียนล่วงหน้าจะต้องมาที่ศูนย์รับรองระบบด้วย สำเนาหนังสือยืนยันและบัตรประจำตัวที่มีรูปถ่ายที่ถูกต้อง (หนังสือเดินทาง ใบขับขี่)

สำเนาจดหมายยืนยันและบัตรประจำตัวที่มีรูปถ่ายที่ถูกต้อง (หนังสือเดินทาง ใบขับขี่)">

ในกลุ่มมีพร้อมจำหน่าย สำเนาจดหมายลงนามโดยริงโกโดยมีคำสั่งแต่งตั้งรวาบูรัมบา บิเรเกราโฮเป็นผู้จัดการในคาเคนกาเพื่อทำงานภายใต้การคุ้มครองของกัปตันกาซานา (ดูภาคผนวก 96)

ทางกลุ่มได้ สำเนาจดหมายลงนามโดยริงโกเพื่อสั่งให้รวาบูรัมบา บิเรเคราโฮเป็นผู้จัดการคาเคงเง ภายใต้การคุ้มครองของกัปตันกาซานา (ดูภาคผนวก 96)

สำเนาจดหมายที่ลงนามโดย Ringo เพื่อสั่งให้รวาบูรัมบา บีเรเคราโฮเป็นผู้จัดการ Kakenge ภายใต้การคุ้มครองของกัปตันกาซานา (ดูภาคผนวก 96)">

ในในเวลาเดียวกัน สำเนาจดหมายแบบฟอร์มและแนวปฏิบัติจะถูกส่งไปยังศูนย์ประสานงานระดับชาติของฟอรัมทั้งหมดที่ได้รับการกำหนดอย่างเป็นทางการในเวลานั้น

ในเวลาเดียวกัน สำเนาจดหมายรูปแบบและแนวทางปฏิบัติได้ถูกส่งไปยังศูนย์ประสานงานระดับชาติของฟอรัมทั้งหมดที่ได้รับการกำหนดอย่างเป็นทางการจนถึงปัจจุบัน">

คณะกรรมาธิการเน้นย้ำถึงความปรารถนาที่จะส่งสำนักเลขาธิการไปยังสมาชิกทุกคนของคณะกรรมาธิการ สำเนาจดหมายถึงที่อยู่ของผู้รายงานพิเศษพร้อมการแจ้งเตือนกำหนดเวลาในการส่งรายงานของพวกเขา

คณะกรรมาธิการเน้นย้ำถึงคำแนะนำที่ขอให้สำนักเลขาธิการส่งไปยังสมาชิกทุกคนของคณะกรรมาธิการ สำเนาจดหมายที่ส่งไปถึงผู้รายงานพิเศษเพื่อเตือนพวกเขาถึงกำหนดเวลาในการส่งรายงานของพวกเขา

สำเนาจดหมายที่ส่งถึงผู้รายงานพิเศษเพื่อเตือนพวกเขาถึงกำหนดเวลาในการส่งรายงาน">

ในกลุ่มมีพร้อมจำหน่าย สำเนาจดหมายส่งเมื่อวันที่ 4 กรกฎาคม พ.ศ. 2554 ถึงผู้บัญชาการเขตทหารที่ 10 ของ FARDC โดยบรรยายถึงสภาพคลังสินค้าที่ถูกน้ำท่วมหลายครั้ง ทำให้อาวุธและกระสุนมีโอกาสเกิดสนิมได้ (ดูภาคผนวก 160)

ทางกลุ่มได้ สำเนาของก จดหมายส่งไปยังผู้บัญชาการทหารภูมิภาคที่ 10 ของ FARDC เมื่อวันที่ 4 กรกฎาคม พ.ศ. 2554 ประณามสภาพคลังแสงซึ่งมีน้ำท่วมหลายครั้ง ทำให้อาวุธและกระสุนเป็นสนิม (ดูภาคผนวก 160)

สำเนาของ จดหมายส่งไปยังผู้บัญชาการทหารภูมิภาคที่ 10 ของ FARDC เมื่อวันที่ 4 กรกฎาคม 2554 โดยประณามสภาพของชุดเกราะซึ่งมีน้ำท่วมหลายครั้ง ทำให้อาวุธและกระสุนเกิดสนิม (ดูภาคผนวก 160)">

ความคิดเห็นของฉันแสดงออกมา วีปริมาณ จดหมาย, สำเนาที่แนบไว้ไม่เปลี่ยนแปลง

ในเรื่องนี้ จดหมาย, สำเนาซึ่งปิดล้อมไว้ไม่เปลี่ยนแปลง">

ในนี้ จดหมาย, สำเนาซึ่งกลุ่มได้รับ โดยมีการระบุรายละเอียดของบริษัทตัวกลาง Coolworth Investments Corporation ซึ่งมีที่อยู่ในมอนโรเวีย ประเทศไลบีเรีย

ที่ จดหมาย , สำเนาซึ่งได้รับจากคณะผู้พิจารณา แสดงหัวจดหมายของบริษัทโบรกเกอร์ Culworth Investments Corporation ซึ่งมีที่อยู่ในมอนโรเวีย ประเทศไลบีเรีย

จดหมาย, สำเนาซึ่งคณะผู้พิจารณาได้รับมา แสดงหัวจดหมายของบริษัทโบรกเกอร์ Culworth Investments Corporation ซึ่งมีที่อยู่ในมอนโรเวีย ประเทศไลบีเรีย">

อย่างไรก็ตาม คณะกรรมการการป่าไม้มีมติเมื่อวันที่ 28 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2551 ว่าการส่งออกไม้กลมที่ถูกทิ้งร้างสามารถทำได้เพียง วีภายในประเทศตาม สำเนาจดหมายซึ่งกรรมการผู้จัดการกรมป่าไม้ได้ส่งถึงศาลเทศมณฑลสนุ๊กเวเลเมื่อวันที่ 6 มีนาคม พ.ศ. 2551

อย่างไรก็ตาม คณะกรรมการมีมติเมื่อวันที่ 28 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2551 ว่าท่อนไม้ที่ถูกทิ้งร้างควรบริโภคเฉพาะในท้องถิ่นเท่านั้น สำเนาจดหมายส่งโดยกรรมการผู้จัดการ FDA ไปยังศาลเทศมณฑลซานนิเควลลีเมื่อวันที่ 6 มีนาคม 2551

สำเนาจดหมายที่กรรมการผู้จัดการ FDA ส่งถึงศาลเทศมณฑลซานนิเควลลีเมื่อวันที่ 6 มีนาคม พ.ศ. 2551">

ชื่อเลขาธิการผู้ถ่ายทอดการประชุม สำเนาจดหมายถึงคำปราศรัยโดยรัฐมนตรีฝรั่งเศสด้านกิจการต่างประเทศและยุโรป นายเบอร์นาร์ด คูชเนอร์ ร่วมด้วย ตามตัวอักษรของประธานาธิบดีแห่งสาธารณรัฐฝรั่งเศสถึงเลขาธิการสหประชาชาติ และโดยคำประกาศเกี่ยวกับการเสริมสร้างความมั่นคงระหว่างประเทศที่ได้รับการรับรองโดยสภายุโรป เมื่อวันที่ 11 ธันวาคม พ.ศ. 2551

ทุกคนคงเคยต้องจัดการกับความจำเป็นในการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างน้อยหนึ่งครั้ง เมื่อรวบรวมคุณจะสรุปโดยไม่ได้ตั้งใจว่ามันไม่ง่ายเลย มีกฎและข้อบังคับในการเขียนจดหมายธุรกิจมากมายที่คุณต้องรู้ บทความนี้จะอธิบายรายละเอียดกระบวนการร่างเอกสาร จัดเตรียมตัวอย่างจดหมายธุรกิจ และอภิปรายประเภทและการออกแบบ

รูปร่าง

แบบฟอร์มสำเร็จรูปจะช่วยเพิ่มความแข็งแกร่งและบ่งบอกถึงความน่าเชื่อถือของบริษัท ประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับองค์กร เช่น:

• ชื่อ.
• ที่อยู่.
• เบอร์ติดต่อ.
• เว็บไซต์.
• อีเมล.
• โลโก้.
• รายละเอียดการติดต่ออื่น ๆ

ไม่มีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดเกี่ยวกับแบบฟอร์ม ดังนั้นแต่ละองค์กรจึงตัดสินใจได้อย่างอิสระว่าจะรวมข้อมูลใดไว้ในนั้น

จะเขียนจดหมายธุรกิจอย่างไรให้ถูกต้อง? การตระเตรียม

จดหมายธุรกิจได้รับการเขียนและจัดรูปแบบในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง โดยขึ้นอยู่กับกฎและข้อกำหนดโดยธรรมชาติ ผู้เขียนคิดอย่างละเอียดในเนื้อหาเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เขาคำนวณทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเป้าหมาย เขาต้องเข้าใจอย่างชัดเจนว่าข้อมูลใดที่ผู้รับรู้อยู่แล้วเกี่ยวกับหัวข้อของจดหมาย สิ่งที่จะใช้เป็นพื้นฐาน และจะมีอะไรใหม่ในนั้น ข้อโต้แย้งขึ้นอยู่กับเป้าหมายที่ผู้เขียนกำลังดำเนินการ กระบวนการจัดทำจดหมายธุรกิจสามารถแบ่งออกเป็นขั้นตอนต่างๆ ได้ดังนี้

• กำลังศึกษาประเด็น.
• การเขียนจดหมายร่าง
• การอนุมัติของมัน
• การลงนาม
• การลงทะเบียน
• กำลังส่งถึงผู้รับ.

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ

เมื่อเขียนจดหมายจำเป็นต้องทำให้ข้อมูลครบถ้วนนั่นคือใส่ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดไว้ที่นั่น มันอาจจะง่ายหรือซับซ้อน ด้วยตัวอักษรเรียบง่าย เนื้อหาสื่อถึงข้อมูลอย่างชัดเจนและรัดกุมซึ่งโดยทั่วไปไม่ต้องการคำตอบจากผู้รับ ส่วนที่ซับซ้อนอาจประกอบด้วยหลายส่วน ประเด็น และย่อหน้า แต่ละย่อหน้านำเสนอข้อมูลด้านเดียว ตัวอย่างจดหมายธุรกิจประเภทนี้มักประกอบด้วยส่วนเกริ่นนำ เนื้อหา และส่วนปิดท้าย

ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างการเขียนจดหมายธุรกิจ - ส่วนเบื้องต้น

ส่วนหลักอธิบายสถานการณ์และเหตุการณ์ ให้การวิเคราะห์และหลักฐาน ในส่วนนี้ทำให้พวกเขาโน้มน้าวใจว่าพวกเขาจำเป็นต้องดำเนินการไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง พิสูจน์ว่าสิ่งต่าง ๆ เป็นอย่างไรบ้าง และแจ้งให้ทราบถึงความจำเป็นในการมีส่วนร่วมในเหตุการณ์ใด ๆ โดยให้ข้อโต้แย้งต่างๆ

ข้อสรุปประกอบด้วยข้อสรุปที่ทำขึ้นในรูปแบบของข้อเสนอ คำร้องขอ คำเตือน การปฏิเสธ และอื่นๆ

ตัวอย่างของการเขียนจดหมายธุรกิจ - ส่วนสุดท้าย - มีดังต่อไปนี้ นี่เป็นการสรุปข้อกำหนดที่ระบุไว้ในข้อกำหนดหลัก

ข้อมูลทั้งหมดที่ให้ไว้ควรมีความสอดคล้องและเข้าใจได้อย่างเหมาะสมที่สุด

ตัวอักษรแต่ละตัวจะขึ้นต้นด้วยที่อยู่ตรงกลาง ส่วนเล็กๆ นี้มีความสำคัญอย่างยิ่ง เมื่อเลือกผู้เขียนจะต้องคำนึงถึง:

• ตำแหน่งผู้รับ
• ลักษณะของความสัมพันธ์
• พิธีการ
• มารยาท.

ควรมีรูปแบบสุภาพที่ท้ายจดหมาย เช่น “...ข้าพเจ้าหวังว่าจะได้รับความร่วมมือต่อไป (ขอบคุณสำหรับคำเชิญ)...” วลีเหล่านี้ตามด้วยลายเซ็นของผู้เขียน

สไตล์

จดหมายทั้งหมดจะต้องเขียนในรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการซึ่งหมายถึงการใช้ภาษาเพื่อความสัมพันธ์ทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ คุณลักษณะของภาษาดังกล่าวเกิดขึ้นภายใต้สถานการณ์ต่อไปนี้:

• ผู้เข้าร่วมหลักในความสัมพันธ์ทางธุรกิจคือนิติบุคคลซึ่งเขียนจดหมายในนามของผู้จัดการและเจ้าหน้าที่
• ความสัมพันธ์ในองค์กรได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด
• เรื่องของการสื่อสารเป็นกิจกรรมของบริษัท
• โดยทั่วไปเอกสารการจัดการจะมีผู้รับเฉพาะ
• บ่อยครั้งในการดำเนินกิจกรรมขององค์กร สถานการณ์เดียวกันนี้เกิดขึ้น

ในการนี้ข้อมูลที่มีอยู่ในจดหมายธุรกิจควรเป็น:

• เป็นทางการ ไม่มีตัวตน เน้นระยะห่างระหว่างผู้เข้าร่วมในการสื่อสาร
• จ่าหน้าถึง มีไว้สำหรับผู้รับเฉพาะ
• ปัจจุบัน ณ เวลาที่เขียน
• เชื่อถือได้และเป็นกลาง
• มีเหตุจูงใจให้ผู้รับกระทำการใดๆ
• ครบถ้วนสำหรับการตัดสินใจ.

ความต้องการ

จดหมายธุรกิจต้องเป็นไปตามข้อกำหนดดังต่อไปนี้:

• คำพูดเป็นมาตรฐานในทุกระดับ - คำศัพท์ สัณฐานวิทยา และวากยสัมพันธ์ ประกอบด้วยสำนวน คำศัพท์ และสูตรมากมาย
• น้ำเสียงในการเขียนมีความเป็นกลาง เข้มงวด และเข้มงวด โดยไม่ต้องใช้ภาษาที่สื่ออารมณ์หรือแสดงออก
• ความถูกต้องและชัดเจนของข้อความ โดยไม่มีข้อผิดพลาดเชิงตรรกะ ความชัดเจน และความรอบคอบในการใช้ถ้อยคำ
• ความกระชับและความกระชับ - โดยไม่ต้องใช้สำนวนที่มีความหมายเพิ่มเติม
• การใช้สูตรภาษาที่เกิดขึ้นจากสถานการณ์ซ้ำแล้วซ้ำเล่า
• การใช้คำศัพท์ ได้แก่ คำหรือวลีที่มีแนวคิดพิเศษ
• การใช้คำย่อซึ่งอาจเป็นคำศัพท์ (นั่นคือคำประสมที่เกิดขึ้นโดยการลบตัวอักษรออกจากส่วนของคำ: LLC, GOST และอื่น ๆ ) และกราฟิก (นั่นคือการกำหนดคำในรูปแบบย่อ: grn, zh-d, ฯลฯ)
• การใช้โครงสร้างในกรณีสัมพันธการกและเครื่องมือ
• วลีที่มีคำนามทางวาจา (“ให้การสนับสนุน” แทน “การสนับสนุน”)
• การใช้ประโยคธรรมดาทั่วไป

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจข้างต้นแสดงไว้ด้านล่างในเวอร์ชันเต็ม (พร้อมเนื้อหา) ข้อมูลนี้ตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดของรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการ

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

วิธีที่ดีที่สุดคือเขียนจดหมายธุรกิจในประเด็นเฉพาะเรื่องเดียว หากจำเป็นต้องแก้ไขปัญหาหลาย ๆ ปัญหาในคราวเดียว ขอแนะนำให้จัดทำตัวเลือกต่างๆ ขึ้นมา

จดหมายธุรกิจสามารถมีเนื้อหาดังต่อไปนี้:

• ประกอบ. โดยปกติแล้วจดหมายดังกล่าวจำเป็นเพื่อแจ้งให้คุณทราบว่าจะส่งเอกสารไปที่ใด
  (จะเขียนจดหมายธุรกิจได้อย่างไร ตัวอย่างจดหมายสมัครงานจะช่วยผู้ที่ต้องการเขียนเอกสารประเภทนี้)

• รับประกัน. เขียนขึ้นเพื่อยืนยันสัญญาหรือเงื่อนไขใดๆ เช่น สามารถรับประกันการจ่ายเงินค่างาน ค่าเช่า ระยะเวลาในการส่งมอบ ฯลฯ ได้
• ขอบคุณ. พวกมันเริ่มมีการใช้งานบ่อยครั้งโดยเฉพาะเมื่อเร็ว ๆ นี้ จดหมายดังกล่าวแสดงให้เห็นถึงน้ำเสียงของการเป็นหุ้นส่วนที่ดี สามารถออกได้บนหัวจดหมายธรรมดาหรือบนกระดาษสีที่มีการพิมพ์ที่สวยงาม
  (จะเขียนจดหมายธุรกิจได้อย่างไร? ตัวอย่างวาไรตี้ขอบคุณนั้นถูกวาดขึ้นในรูปแบบอิสระขึ้นอยู่กับงานที่แก้ไขได้ ในกรณีนี้ จดหมายจะแสดงถึงสาระสำคัญในรูปแบบที่สั้นที่สุด ตัวอย่างดังกล่าวทำ บนกระดาษสีมีเครื่องประดับ สามารถแขวนไว้บนผนังในห้องคณะในสถานที่อันทรงเกียรติได้)

• ข้อมูล
• ให้คำแนะนำ
• ยินดีด้วย.
• การโฆษณา.

นอกจากนี้ยังมีตัวอักษร:

• ข้อเสนอความร่วมมือ สิ่งที่พบเห็นได้ทั่วไปในช่วงไม่กี่ครั้งที่ผ่านมา ซึ่งส่งไปยังองค์กรต่างๆ มักมีลักษณะเป็นการโฆษณา เช่น ตัวอย่างนี้ การเขียนจดหมายเชิงพาณิชย์ค่อนข้างยากคุณต้องคำนึงถึงความแตกต่างหลายประการเพื่อที่จะได้รับความสนใจและยิ่งไปกว่านั้นเพื่อให้เกิดความสนใจ แต่หากเรียบเรียงตามตัวอย่างด้านล่างก็มีโอกาสสำเร็จทุกประการ

• คำเชิญ พวกเขาถูกส่งไปเชิญชวนให้เข้าร่วมในกิจกรรมต่างๆ โดยปกติจะจ่าหน้าถึงผู้จัดการหรือเจ้าหน้าที่ แต่ก็สามารถจ่าหน้าถึงทั้งทีมได้เช่นกัน
• คำขอ
• ประกาศ
• คำขอและอื่น ๆ อีกมากมาย

วิธีการเขียนตอบกลับจดหมาย ตัวอย่าง

คำตอบต้องเริ่มต้นด้วยการทำซ้ำคำขอที่ระบุไว้ในตัวอักษรตัวแรก จากนั้นจะแจ้งผลการพิจารณาและแสดงการอนุมัติหรือเหตุผลในการปฏิเสธ จดหมายตอบรับทางธุรกิจอาจมีทางเลือกอื่นนอกเหนือจากข้อมูลที่คาดหวัง โดยปกติจะเป็นไปตามหลักการดังต่อไปนี้:

• ความพร้อมใช้งานของลิงก์ไปยังตัวอักษรตัวแรกและเนื้อหา
• ภาษาเดียวกันหมายถึง.
• ขอบเขตและเนื้อหาที่เปรียบเทียบได้
• การปฏิบัติตามลำดับที่แน่นอน

การลงทะเบียน

นอกเหนือจากการใช้หัวจดหมายขององค์กรสำหรับจดหมายธุรกิจแล้ว ยังจำเป็นต้องคำนึงถึงรายละเอียดปลีกย่อยอื่น ๆ เมื่อออกแบบด้วย สิ่งเหล่านี้คือรายละเอียด กฎเกณฑ์สำหรับตัวย่อ ที่อยู่การเขียน ส่วนหัว ความยาวของข้อความ ความกว้างของฟิลด์ และอื่นๆ

ตัวอย่างจดหมายธุรกิจช่วยให้คุณเขียนได้โดยคำนึงถึงรายละเอียดปลีกย่อยและความแตกต่างทั้งหมด ถูกใช้โดยทั้งพนักงานออฟฟิศเริ่มต้นและพนักงานที่มีประสบการณ์ ต้องขอบคุณตัวอย่างเหล่านี้ พวกเขาได้เรียนรู้วิธีการเขียนจดหมายอย่างถูกต้องและประหยัดเวลาได้มาก