Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือในการจัดลำดับความสำคัญ: เร่งด่วนหรือสำคัญ? Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือในการจัดลำดับความสำคัญในการวางแผนที่มีความสามารถ

ในสิ่งที่ต้องทำมากมายไม่รู้จบ คุณอาจหลงทาง ลืมบางสิ่งบางอย่าง หรือเพียงแค่ไม่มีเวลาทำก็ได้ งานที่ยังทำไม่เสร็จก็สะสมและเป็นภาระต่อไป วันใหม่ด้วยความเป็นไปได้ใหม่ๆ และปัญหาเดิมอีกครั้ง: ฉันไม่มีเวลา ลืม เลื่อนออกไปจนถึงวันพรุ่งนี้

สถานการณ์ดังกล่าวมักเกิดขึ้นกับผู้ที่ไม่ทราบวิธีวางแผน และไม่น่าแปลกใจ เนื่องจากกระบวนการวางแผนต้องใช้ทักษะการบริหารเวลาและความเอาใจใส่เป็นพิเศษ

มีเทคนิคการวางแผนมากมายที่ช่วยให้ การใช้งานที่ถูกต้องเพื่อดึงเอาผลประโยชน์สูงสุดจากทรัพยากรชั่วคราว ให้เรายกตัวอย่างเทคนิคที่มีประสิทธิภาพและไม่ซับซ้อนที่สุดที่เรียกว่า "ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์"หรือ "จัตุรัสไอเซนฮาวร์".

เป็นหลักการจัดลำดับความสำคัญที่ช่วยให้คุณตัดสินใจในระหว่างวันได้ จำนวนมากที่สุดงาน

หลักการนี้เป็นหนึ่งในหลักการที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในการบริหารเวลา มีการใช้กันทั่วโลก: ตั้งแต่คนงานธรรมดาไปจนถึงผู้จัดการขององค์กรขนาดใหญ่ของบริษัทที่มีชื่อเสียงระดับโลก

ผู้ก่อตั้งหลักการนี้คือ ดไวต์ เดวิด ไอเซนฮาวร์ (ประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา) เนื่องจากตารางงานที่ยุ่งของเขา เขาจึงปรับตารางการทำงานให้เหมาะสมโดยการจัดระบบงานตามความสำคัญของงาน ซึ่งนำไปสู่การสร้างอุปกรณ์ของเขาเอง ซึ่งโดดเด่นด้วยความเรียบง่ายและเป็นเอกลักษณ์

Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือในการจัดลำดับความสำคัญ

ไอเซนฮาวร์แบ่งสิ่งต่าง ๆ ออกเป็น 4 ประเภทและป้อนลงในตารางซึ่งเขาเน้นสี่เหลี่ยมจัตุรัสไว้อย่างชัดเจนซึ่งทำให้สามารถกระจายงานที่วางแผนไว้ตามความเร่งด่วนและความสำคัญ (a, b, c, d)

แต่ละจัตุรัสมีจุดประสงค์ของตัวเอง:

• “ก” - เรื่องเร่งด่วนที่มีความสำคัญเป็นพิเศษ
• “b” - สิ่งสำคัญที่อาจล่าช้าได้
• “ s” - ไม่ใช่ความสำคัญอันดับแรก แต่เร่งด่วน
• “d” - ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

โดยการจัดลำดับความสำคัญด้วยวิธีนี้ คุณสามารถเรียนรู้ที่จะจัดการเวลาได้ซึ่งจะช่วยในการบรรลุเป้าหมาย เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่วางแผนไว้ให้สำเร็จ และส่งผลต่อความสำเร็จในกิจกรรมเฉพาะ

ในการจัดลำดับความสำคัญตามหลักการของ D.D. Eisenhower จำเป็นต้องศึกษารายละเอียดหมวดหมู่ (สี่เหลี่ยม) ในตารางของเขา

เรื่องสำคัญและเร่งด่วน (หมวด ก)

ตารางของหมวดหมู่นี้ประกอบด้วยงานที่วางแผนไว้ซึ่งมีความสำคัญและเร่งด่วนที่สุด ตามหลักการของไอเซนฮาวร์ จัตุรัสนี้ควรว่างเปล่า ว่างสำหรับการเข้าใหม่ทุกวัน ซึ่งสำหรับผู้ที่มีทักษะการบริหารเวลาจะไม่เปิดโอกาสให้กระตุ้นให้เกิดความเร่งด่วนของสิ่งต่างๆ และปล่อยให้เกิดสถานการณ์วิกฤติในกรณีที่ไม่ปฏิบัติตาม

มันมักจะเกิดขึ้นที่สิ่งต่าง ๆ จากสี่เหลี่ยม "b" ถูกย้ายไปที่สี่เหลี่ยม "a" เนื่องจากความเกียจคร้านของมนุษย์ธรรมดาซึ่งเป็นหนึ่งในสาเหตุของการเติมเต็ม บางครั้งสิ่งนี้สามารถเกิดขึ้นได้กับทุกคน แต่ในกรณีของการขว้างสิ่งของจากจัตุรัสหนึ่งไปยังอีกจัตุรัสหนึ่งทุกวัน ก็คุ้มค่าที่จะฝึกฝนวินัยในตนเอง

เพื่อหลีกเลี่ยงการปรากฏตัวของงานที่ยังไม่สำเร็จในช่อง "a" จำเป็นต้องทำงานประเภทอื่นให้เสร็จภายในเวลาที่กำหนดและปฏิบัติตามรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับช่องนี้อย่างเคร่งครัด คุณยังสามารถใช้วิธีการมอบหมาย (การมอบหมายงานให้กับใครบางคน) ซึ่งจะทำให้สามารถแก้ไขงานได้และไม่ทิ้งงานที่ยังไม่เสร็จไว้เบื้องหลัง

รายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับกำลังสอง “a”:

• ส่งผลเสียต่อการบรรลุเป้าหมาย
• ปัญหาที่อาจทำให้เกิดปัญหา
• ที่เกี่ยวข้องกับสุขภาพ

เรื่องสำคัญไม่เร่งด่วน (หมวด ข)

กรณีที่มีแนวโน้มและมีความสำคัญมากที่สุดมักจัดอยู่ในหมวดหมู่นี้ ไอเซนฮาวร์มอบหมายให้พวกเขามีบทบาทสำคัญเนื่องจากการนำไปปฏิบัติเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จ ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าหากคุณใช้เวลาอย่างรับผิดชอบเมื่อทำสิ่งต่าง ๆ ที่อยู่ในรูป "b" แล้วล่ะก็ ผลลัพธ์ที่ดีจะประกาศตนให้ทราบโดยเร็ว.

ข้อดีของจตุรัสนี้คือมีเวลาที่เหมาะสมสำหรับเรื่องสำคัญซึ่งช่วยให้คุณแก้ไขปัญหาได้อย่างสร้างสรรค์และรอบคอบใน อย่างเต็มที่เปิดเผยศักยภาพของคุณและคิด (วิเคราะห์) กิจกรรมของคุณ แต่สิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าจะทิ้งอะไรไว้ กล่องยาวกรณีเหล่านี้ไม่คุ้มค่าเนื่องจากมีความเสี่ยงที่จะย้ายไปยังจัตุรัสแรกซึ่งเป็นที่ยอมรับไม่ได้ตามหลักการของไอเซนฮาวร์

ตัวอย่างกรณีและภารกิจของกำลังสอง “b”:

• การวางแผนโครงการ
• ห้างหุ้นส่วน (ค้นหา ความร่วมมือ);
• ผลลัพธ์ของโครงการที่เสร็จสมบูรณ์ (การประเมินงานที่ทำ)
• ค้นหาโอกาสในการพัฒนา

เกี่ยวกับ ชีวิตประจำวันจากนั้นผู้เชี่ยวชาญแนะนำให้รวมเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการวางแผน การศึกษา กีฬา การรับประทานอาหาร ฯลฯ ไว้ในตารางนี้

เรื่องเร่งด่วนและไม่สำคัญ (หมวด ค)

หมวดหมู่นี้รวมถึงงานรองที่ไม่สามารถล่าช้าได้ สิ่งที่มักเกิดขึ้นคือคน ๆ หนึ่งรีบเร่งเพื่อทำงานที่สำคัญน้อยที่สุดและทำให้เสียสมาธิจากเป้าหมาย Eisenhower Matrix ต้องใช้เทคโนโลยีที่แม่นยำ ดังนั้นคุณไม่ควรผิดพลาดในการจำแนกประเภทงาน

เมื่อจัดลำดับความสำคัญ คุณไม่ควรสับสนงานที่เกี่ยวข้องกับจตุรัส "c" กับงานของจตุรัส "a" ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของความสับสนที่อาจเกิดขึ้น:

เจ้านายออกคำสั่งที่จำเป็นต้องดำเนินการอย่างเร่งด่วน แต่คำสั่งนี้ไม่เกี่ยวข้องกับงาน ควรป้อนงานนี้ในสี่เหลี่ยม "c" และถือว่าสำคัญ แต่ไม่เร่งด่วนเนื่องจากคุณไม่สามารถเบี่ยงเบนไปจากเป้าหมายที่คุณตั้งใจไว้ได้ จึงทำให้คุณเสียเวลากับสิ่งที่เบี่ยงเบนความสนใจไปจากสิ่งสำคัญ

ตัวอย่างกรณีและภารกิจของจตุรัส “c”:

• แขกที่ไม่คาดคิดเรียกร้องความสนใจ
• การประชุมเร่งด่วนที่ไม่ได้กำหนดไว้
• กำจัดปัญหาที่เกิดจากความประมาทเลินเล่อของคุณเอง

เรื่องที่ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ (หมวด ง)

งานเหล่านี้เป็นงานที่พร้อมจะรอทรัพยากรชั่วคราวนานเท่าที่จำเป็นหรืออาจยังเป็นไปไม่ได้เลยที่จะเสร็จสิ้น แต่หมวดหมู่นี้รวมสิ่งที่เรียบง่ายและน่าสนใจ แต่คุณไม่ควรคว้ามันไว้ พวกมันแค่ทำให้กระบวนการทำงานช้าลงและพาคุณออกห่างจากเป้าหมาย

ตัวอย่างกรณีและภารกิจของจตุรัส “d”:

• การสนทนาทางโทรศัพท์ที่ว่างเปล่า
• กิจกรรมบันเทิง
• เหตุการณ์ใด ๆ ที่ทำให้เสียสมาธิจากการทำงาน

ด้วยการจัดลำดับความสำคัญตามหลักการของเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ คุณสามารถทำอะไรได้มากมายและเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้นอย่างไม่ต้องสงสัย แต่อย่าลืมว่างานเป็นแหล่งที่มาหลักของความสำเร็จด้วยการบริหารเวลาที่เหมาะสม

มีเครื่องมือมากมายที่ช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญและทำสิ่งสำคัญให้สำเร็จได้หนึ่งในนั้นคือเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ ซึ่งเป็นวิธีการที่ผู้ประสบความสำเร็จในชีวิตหลายคนทดสอบ ผู้จัดการบริษัทใช้เพื่อวางแผนและติดตามกิจกรรมของตนเองและกิจกรรมของผู้ใต้บังคับบัญชา แต่มันง่ายและมีประสิทธิภาพมากจนสามารถแนะนำได้แม้กระทั่งกับแม่บ้านที่สร้างการออกแบบอพาร์ทเมนต์ของเธอ

หลังจากฝึกฝนมาหลายครั้ง คุณจะ "กระจาย" งานต่างๆ เกือบจะเป็นงานที่สำคัญและเร่งด่วนโดยอัตโนมัติ งานที่สามารถเสร็จได้ในภายหลัง และงานที่ควรได้รับความสนใจน้อยกว่ามาก หากคุณปล่อยให้ตัวเองมีสไตล์ที่อวดรู้เมทริกซ์จะช่วยให้คุณไม่ลืมภารกิจชีวิตของคุณเองในเรื่องเร่งด่วนที่ไม่มีที่สิ้นสุด

แน่นอนว่าทุกคนเข้าใจและใช้เครื่องมือนี้ในแบบของตนเอง

ด้านล่างนี้เป็นหนึ่งในตัวเลือกสำหรับการใช้เมทริกซ์อย่างมีประสิทธิภาพ พยายามและบรรลุทุกสิ่งที่สำคัญสำหรับคุณ!

วิธีการสร้าง:

แบ่งสนามออกเป็น 4 ควอแดรนท์:

งาน A "เร่งด่วน - สำคัญ" (จตุรัสประเภท "ตื่นแล้ว!" หรือ "ไฟ!")

งาน B “ไม่เร่งด่วน - สำคัญ” (กุญแจสำคัญ ส่วนงานหลัก ซึ่งคุณไม่เพียงแต่บรรลุผลลัพธ์คุณภาพสูงเท่านั้น แต่ยังพัฒนา มอบหมาย เฉลิมฉลองความสำเร็จ ฯลฯ)

งาน B “เร่งด่วน - ไม่สำคัญ” (นี่คือเรื่องยุ่งยากทั้งหมดที่ไม่ใช่ของเรา แต่เราทำมันอย่างมีสติหรือเพราะ “มันเพิ่งเกิดขึ้นแบบนั้น”?)

งาน D “ ไม่เร่งด่วน - ไม่สำคัญ” (ว่างเปล่าโดยสิ้นเชิง: การแก้ปัญหาเหล่านี้เหมือนกับการตอบสนองต่อสแปมโดยสิ้นเชิง)

“สำคัญ” คืออะไร?

องค์กรที่เราทำงานด้วยได้กำหนดงานเหล่านี้ต่อหน้าเราและเพื่อเรา อันที่จริงงานเหล่านี้คืองานที่เราได้รับเชิญให้มาทำงานให้กับบริษัท: ของเรา ความรับผิดชอบในงานงานที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้างาน (ฝ่ายบริหาร) ของเราหรือผู้จัดการโครงการที่เราเข้าร่วมทันที นี่ไม่ใช่ความเข้าใจส่วนตัวของคุณ: มีความสำคัญในระดับสากลหรือไม่?

ทุกอย่างดูธรรมดากว่า: สิ่งที่สำคัญคือทำไมคุณถึงถูกเรียกให้มาดำรงตำแหน่งนี้ และถ้าทุกคนทำภารกิจเหล่านี้สำเร็จ ทุกคนก็จะมีความสุข

แล้ว “ด่วน” ล่ะ?

บางสิ่งบางอย่างที่มีช่วงเวลาเฉพาะเจาะจงมาก ส่วนใหญ่มักเป็นเรื่องเร่งด่วน - เมื่อกำหนดเวลาใกล้เข้ามาแล้ว

เมทริกซ์มีหน้าตาเป็นอย่างไร?

ตอนนี้คุณทำอะไรได้บ้าง?

ทำแบบฝึกหัดง่ายๆ นี้:

1. ระบุเป้าหมายและงานทั้งหมดที่คุณวางแผนจะทำให้สำเร็จ รายการจะต้องมีหมายเลข

2. จัดอันดับแต่ละงานในระดับตั้งแต่ -5 ถึง 5 ในหมวดหมู่ “ความเร่งด่วน”, “ความสำคัญ” ในตารางที่ 1 แบ่งเป้าหมายใหญ่ (“ช้าง”) ออกเป็นงานเดี่ยวๆ (“สเต็กเนื้อ”) และกำหนดระดับ “ความเร่งด่วน” ” และ “ความสำคัญ” » “สเต็ก” แต่ละรายการ

3. ในตารางที่ 2 กระจายงานทั้งหมดตามฟิลด์ตามลำดับความเร่งด่วนและความสำคัญ

4. จัดลำดับความสำคัญของงานโดยเลื่อนไปตามฟิลด์จากมุมขวาบน (“เร่งด่วน - สำคัญ”) ไปยังมุมซ้ายล่าง (“ไม่เร่งด่วน - ไม่สำคัญ”)

5. ดำเนินการตามลำดับความสำคัญ

6. เพลิดเพลินกับการสั่งซื้อและความสำเร็จ ท้ายที่สุดแล้ว ความสำเร็จยังเกี่ยวกับการตรงต่อเวลาอีกด้วย

สวัสดีตอนบ่ายผู้อ่านบล็อกการตัดสินใจของคุณ!

ในบทความนี้ ฉันต้องการพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาของรายการงานโอเวอร์โหลดที่เกือบทุกคนพบเจอ คนทันสมัย- สิ่งนี้แสดงออกมาได้อย่างไร? ความจริงก็คือเราวางแผนที่จะทำงานต่างๆ ให้สำเร็จในระหว่างวันหรือระหว่างสัปดาห์ และเมื่อสิ้นสุดช่วงเวลานี้ เราก็ตระหนักว่าเราไม่ได้ทำอะไรสำเร็จเลย

ทำไมสิ่งนี้ถึงเกิดขึ้น? ทำไมงานเราเยอะจนไม่มีเวลาทำตามแผนที่วางไว้?

ส่วนใหญ่มักเกิดจากการที่การวางแผนของเราไม่สมจริง เราทำรายการงานของเรามากเกินไป เราต้องขีดฆ่าบางสิ่งออกไป แต่คำถามก็เกิดขึ้น: “เราจะขีดฆ่าบางอย่างออกไปได้อย่างไร ถ้าเราจดเฉพาะสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น”

เทคนิคการจัดลำดับความสำคัญที่เฉพาะเจาะจงสามารถช่วยให้เรากำหนดได้ว่าสิ่งใดต้องทำให้เสร็จก่อน สิ่งใดที่เราสามารถเลื่อนออกไป หรือไม่ทำอะไรเลย

หนึ่งในวิธีที่ง่ายที่สุดและ เทคนิคที่มีประสิทธิภาพการกำหนดลำดับความสำคัญคือเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ แนวคิดนี้เป็นของประธานาธิบดีดไวต์ ไอเซนฮาวร์ แห่งสหรัฐอเมริกา เธอมีชื่อเสียงหลังจากที่ Stephen Covey เขียนเกี่ยวกับเธอในหนังสือของเขาเรื่อง The 7 Habits of Highly Effective People

การมีงานยุ่งตลอดเวลาเป็นรูปแบบหนึ่งของความเกียจคร้าน การคิดอย่างเกียจคร้าน และการกระทำตามอำเภอใจ
ทิม เฟอร์ริส

Eisenhower Matrix ตั้งอยู่บนพื้นฐานของแนวคิดที่ว่า 20% ของความพยายามของเราก่อให้เกิดผลลัพธ์ 80% ไอเซนฮาวร์ได้ทำให้หลักการนี้สมบูรณ์แบบ

เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เป็นสี่เหลี่ยมจัตุรัสที่หารด้วยแกนสองแกนที่ตัดกันออกเป็น 4 ส่วนหรือควอแดรนท์
แกนตั้งคือ “ความสำคัญ” แกนนอนคือ “ความเร่งด่วน”
ดังนั้นเราจึงได้ 4 ภาค:
ภาค A - "เร่งด่วนและสำคัญ"
ภาค B - “ไม่เร่งด่วน แต่สำคัญ”
ภาค C - "เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ"
ภาค D - “ไม่เร่งด่วน ไม่สำคัญ”

ภาค A: สำคัญเร่งด่วน

รวบรวมสิ่งที่ต้องทำก่อน พวกเขาไม่สามารถทนต่อความล่าช้าได้ แต่จะสายเกินไปที่จะทำในวันพรุ่งนี้ การปรากฏตัวของสิ่งเหล่านี้เป็นประจำในรายการงานของเรา ตามกฎแล้วเป็นผลมาจากการวางแผนที่ไม่ดี ความระส่ำระสาย การผัดวันประกันพรุ่ง ฯลฯ การวางแผนในอุดมคติคือสถานการณ์ของควอแดรนท์ A ที่ว่างเปล่า

ตัวอย่างของกรณีควอแดรนท์ A:

• การชำระคืนเงินกู้
• การไปพบแพทย์โดยไม่ได้กำหนดไว้เมื่อมีบางสิ่งเจ็บปวดมากอยู่แล้ว
• เรียกช่างประปามาซ่อมแซมท่อที่รั่ว
• ซ่อมแล็ปท็อป

ส่วน B: สำคัญ ไม่เร่งด่วน

ภาคส่วนนี้รวบรวมเรื่องที่ส่งผลโดยตรงต่อประสิทธิผลส่วนบุคคลของคุณ ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างกรณีเหล่านี้กับกรณี Quadrant A คือการขาดความเร่งด่วน วิธีนี้ช่วยให้คุณแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้อย่างรอบคอบมากขึ้น ซึ่งช่วยให้คุณได้รับผลลัพธ์และประสิทธิภาพที่ดียิ่งขึ้น งานของส่วน B ควรประกอบด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันเป็นหลัก คุณต้องจำไว้ด้วยว่ากิจการของภาค B หากไม่ได้รับความสนใจและเวลาอย่างทันท่วงที ก็สามารถย้ายไปยังภาค A ได้

ตัวอย่างของกรณี Quadrant B:

• การฝึกอบรม การฝึกอบรมขั้นสูง หลักสูตรและการสัมมนา การฝึกอบรม
• รายงานตามกำหนดเวลา
• กีฬา
• การพักผ่อนอย่างมีคุณภาพ
• การไปพบแพทย์ตามกำหนด (การตรวจจ่ายยา การตรวจเชิงป้องกัน)

Sector C: ไม่สำคัญ, เร่งด่วน

สิ่งที่ไม่ทำให้คุณเข้าใกล้เป้าหมายมากขึ้น แต่ต้องทำ ข้อผิดพลาดหลักเมื่อทำงานกับเมทริกซ์ สิ่งสำคัญคืออย่าสร้างความสับสนให้กับกิจการของเซกเตอร์ A และ C มิฉะนั้นสถานการณ์จะเกิดขึ้นเมื่อคุณหมุนเหมือนกระรอกในวงล้อ แต่งานที่เสร็จสมบูรณ์จะไม่นำคุณเข้าใกล้เป้าหมายที่ตั้งใจไว้มากขึ้น และ งานสำคัญยังไม่ได้รับการแก้ไข

ตัวอย่างกรณีของ Sector C:

• กำลังตรวจสอบอีเมล
• การโทรปัจจุบัน
• การประชุม
• งานบ้าน (ทำความสะอาดบ้าน)
• การประชุมที่กำหนดโดยใครบางคน

ส่วน D: ไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วน

ภาคส่วนนี้รวบรวมสิ่งที่ทำให้เราเสียเวลาและไม่เกิดประโยชน์ใดๆ เลย กล่าวอีกนัยหนึ่ง พวกเขาใช้เวลา แต่งานเหล่านี้ดึงดูดใจเราได้มาก ง่ายต่อการทำให้สำเร็จ ช่วยให้เรามีช่วงเวลาที่ดีและผ่อนคลาย ดังนั้นจึงเป็นเรื่องยากมากที่จะต่อต้านพวกมันแต่ก็ต้องทำให้ได้

• ท่องเครือข่ายโซเชียล
• ดูทีวี
• กำลังพูดคุยกับเพื่อนร่วมงาน

เมทริกซ์จะมีประโยชน์ในทางปฏิบัติได้อย่างไร? มีสองวิธีที่เป็นไปได้ในการใช้เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์:

1. สำหรับการวางแผน
   บ่อยครั้งที่เราทำเรื่องเร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ และเลื่อนเรื่องสำคัญและไม่เร่งด่วนออกไปเรื่อยๆ หากเราเริ่มวางแผนเวลาและงานของเราโดยใช้ Eisenhower Matrix เราจะสามารถใช้เวลามากขึ้นกับสิ่งสำคัญที่จะพาเราเข้าใกล้เป้าหมายของเรามากขึ้น และลดงานที่ต้องใช้เวลา ความพยายาม พลังงาน และไม่ค่อยนำไปสู่เป้าหมายของเรา วิธีใช้เมทริกซ์ในการวางแผน อ่านบทความนี้ด้านล่าง
2. เพื่อประเมินประสิทธิภาพของคุณ
   Eisenhower Matrix แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงงานที่คุณทำ การวิเคราะห์นี้สามารถดำเนินการได้ในช่วงปลายสัปดาห์หรือเดือน การทบทวนงานที่คุณยุ่งเป็นประจำในช่วงระยะเวลาหนึ่งจะช่วยปรับปรุงประสิทธิผลส่วนบุคคลของคุณ

มันมีลักษณะอย่างไร?

1. เขียนสิ่งที่คุณทำเสร็จระหว่างวันลงในกระดาษ
2. แบ่งสิ่งที่คุณได้ทำออกเป็นสี่ส่วน โดยระบุเวลาที่ใช้
3. คำนวณว่าเวลาและจำนวนงานมีการกระจายไปตามภาคส่วนต่างๆ อย่างไร
4. การตีความผลลัพธ์:
   ภาค ก
   หากภาค A เติบโตขึ้น นั่นหมายความว่าคุณไม่สามารถควบคุมชีวิตของคุณได้ คุณไม่เรียน การวางแผนเชิงกลยุทธ์คุณไม่รู้วิธีกระจายภาระงานให้กับพนักงานและมอบหมายความรับผิดชอบ
   ภาค B
   หากภาค B เต็มไปด้วยสิ่งที่ต้องทำมากที่สุด แสดงว่าคุณทุ่มเทเวลามากพอที่จะบรรลุเป้าหมายและรู้วิธีที่จะมุ่งความสนใจไปที่สิ่งสำคัญ
   ภาค C
   การเพิ่มขึ้นของกิจการของภาค C แสดงให้เห็นว่าคุณขาดเป้าหมายและแผนงานที่ตั้งใจไว้ คุณเสียเวลาไปกับงานที่ไม่สำคัญ
   ภาค D
   คำถามเกิดขึ้น: "คุณจ่ายเงินเพื่ออะไร" และโดยส่วนตัวแล้ว คุณกำลังเสียเวลา

ปัญหาหลักในการใช้เมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์คือความยากในการกำหนดความสำคัญของงาน เรามักคิดว่างานทั้งหมดมีความสำคัญ วิธีการกำหนดความสำคัญที่แท้จริงของงาน คุณจะระบุงานที่สำคัญอย่างแท้จริงจากงานทั้งหมดได้อย่างไร?

นี่คือจุดที่ "วิธีแฟรงคลิน" มีประโยชน์: สิ่งสำคัญคือสิ่งที่สอดคล้องกับเป้าหมายหลักในชีวิตของฉัน

แนวคิดหลักคือก่อนที่คุณจะจัดลำดับความสำคัญ คุณต้องกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนในช่วงระยะเวลาหนึ่ง
หลังจากนี้ เราจะเสริมเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ โดยวางเป้าหมายของเราไว้ตรงกลาง เกิดอะไรขึ้นตอนนี้? ตอนนี้ความสำคัญของงานทั้งหมดสำหรับวันนั้นจะได้รับการประเมินโดยสัมพันธ์กับเป้าหมายที่ตั้งไว้

ความสำคัญของงานนั้นแตกต่างกันไปตามคำตอบของคำถาม 3 ข้อ:

1. จะเกิดอะไรขึ้นหากฉันไม่ทำสิ่งนี้ในวันนี้?
2. ใครสามารถทำเช่นนี้สำหรับฉัน?
3. งานนี้สำคัญต่อการบรรลุเป้าหมายของคุณหรือไม่?

ตัวอย่างเช่น เป้าหมายของคุณคือ “ชำระหนี้และเงินกู้ให้หมดภายในหนึ่งปี” เราประเมินความสำคัญของแต่ละงานของเมทริกซ์จากมุมมองว่าจะช่วยให้บรรลุเป้าหมายหรือไม่

การนำไปปฏิบัติจริง อัลกอริทึมสำหรับการใช้เมทริกซ์สำหรับการวางแผนรายวัน

1. กำหนดเป้าหมายของคุณ ดูว่าเป้าหมายของคุณสอดคล้องกันหรือไม่ จากรายการเป้าหมายของคุณ ให้เลือก 1-3 เป้าหมายที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่าในช่วงเวลานี้ เป้าหมายเหล่านี้จะทำหน้าที่เป็นสัญญาณสำหรับคุณซึ่งคุณต้องให้ความสำคัญเมื่อแบ่งงานออกเป็นภาคส่วน
2. เขียน (วัน สัปดาห์ เดือน) ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลาแนะนำให้วางแผนวันหยุดของคุณด้วย
3. ทำลายมันลง
4. การประเมินลำดับความสำคัญ กระจายงานข้ามภาคส่วน โดยกำหนดความสำคัญของงานตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ วาดแผ่นงานออกเป็น 4 จตุภาคแล้วเติมเมทริกซ์ด้วยงานต่างๆ หากคุณไม่ได้รับแรงบันดาลใจจากแนวคิดในการวาดจตุภาคทุกวัน คุณสามารถทำเครื่องหมายลำดับความสำคัญของคุณด้วยตัวอักษร: A, B, C และ D เราจะเพิ่มเครื่องหมายลงในรายการของคุณถัดจากแต่ละงาน
   ไฟจราจรสามสีสามารถใช้สำหรับลำดับความสำคัญได้: สีแดง (ควอแดรนท์ A), สีเขียว (ควอแดรนท์ B) และสีเหลือง (ควอแดรนท์ C)
5. การปฏิบัติตามภารกิจที่ได้รับมอบหมาย:

• เรื่องสำคัญและเร่งด่วนให้เสร็จก่อน วันควรเริ่มต้นด้วยสิ่งเหล่านี้
• หลังจากนั้นเราก็เข้าสู่เรื่องที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน เวลาและความสนใจหลักของเราควรมุ่งเน้นไปที่กิจการของภาคส่วนนี้
• แล้วค่อยไปเรื่องอื่นต่อ

ก่อนที่คุณจะเริ่มงานใดๆ ให้ถามตัวเองก่อนว่า "ฉันควรทำสิ่งนี้หรือไม่" "คนอื่นทำสิ่งนี้ได้ไหม"
งาน Quadrant C ซึ่งโดยปกติจะเป็นงานประจำและไม่ทำให้คุณก้าวไปสู่เป้าหมาย ขอแนะนำให้มอบหมายงานหรือไม่ทำเลย

6. ติดตามการดำเนินการตามแผน
ในขั้นตอนนี้ ให้วิเคราะห์การดำเนินการตามแผนที่วางไว้ คำนวณในแต่ละควอแดรนท์ของเมทริกซ์ว่ามีงานกี่งานที่ทำเสร็จต่อวัน และใช้เวลาเท่าไรในการดำเนินการ ประเมินประสิทธิภาพของคุณ

ยิ่งคุณใช้เวลากับงาน Quadrant B มากเท่าไร คุณก็ยิ่งมีประสิทธิผลมากขึ้นและบรรลุเป้าหมายเร็วขึ้นเท่านั้น

ย้ายงานที่ยังไม่เสร็จสิ้นไปยังรายการสำหรับวันถัดไป หากคุณเลื่อนงานออกไปมากกว่าสามครั้ง ให้ลองพิจารณาว่าควรทำเลยหรือไม่ เป็นไปได้มากว่าคุณจะเข้ากันได้ดีถ้าไม่มีมัน! ขีดสิ่งเหล่านี้ออกจากรายการของคุณหรือทำทันที

อย่างที่คุณเห็น Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือทำงานง่ายๆ ที่อำนวยความสะดวกในการวางแผนและช่วยในการติดตามและวิเคราะห์กิจกรรมของคุณอย่างต่อเนื่อง ฝากอีเมลของคุณไว้ในแบบฟอร์มท้ายบทความแล้วดาวน์โหลดเทมเพลต การวางแผนรายวันตามเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์ เทมเพลตถูกสร้างขึ้นในสองรูปแบบ: ในสเปรดชีต Excel และเป็นเทมเพลตบันทึกย่อสำหรับ Evernote

หากต้องการเพิ่มบันทึกย่อพร้อมเทมเพลตให้กับคุณ บัญชี Evernote คุณต้องคลิกขวาที่บันทึกย่อในบัญชี Evernote ของคุณแล้วเลือก "คัดลอกไปยัง Notepad" จากเมนูแบบเลื่อนลง จากนั้นเลือกสมุดบันทึกของคุณแล้วคลิก "คัดลอก" ตอนนี้คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับเทมเพลตได้
หากคุณจะใช้เมทริกซ์บ่อยๆ ให้สร้างเทมเพลตบันทึกย่อเป็นทางลัด! วิธีนี้จะช่วยเร่งการค้นหาโน้ตและประหยัดเวลาของคุณ!
อย่าลืมจัดลำดับความสำคัญให้กับระบบการจัดการเคสของคุณ!

ทันทีที่คุณเรียนรู้ที่จะกระจายงานภายในเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์อย่างถูกต้อง คุณจะมีเวลาเพิ่มขึ้นอีกมาก และที่สำคัญที่สุด คุณจะบรรลุเป้าหมายอย่างรวดเร็ว

เติมเต็มทุกวันของคุณด้วยความหมาย แล้วมันจะเป็น การตัดสินใจของคุณ!

โรงเรียนยูริโอคูเนฟ

สวัสดีผู้อ่านและสมาชิกทุกคน! ยูริ โอคูเนฟอยู่กับคุณ

คุณเคยคิดบ้างไหมว่าคุณวางแผนและใช้เวลาอย่างชาญฉลาดแค่ไหน? คุณรู้จักความรู้สึกของการเสียเวลาวัน สัปดาห์ หรือเดือนโดยเปล่าประโยชน์ไหม?

ถ้าใช่ Eisenhower Matrix ซึ่งเป็นเครื่องมือในการกำหนดลำดับความสำคัญเป็นหัวข้อที่ต้องเรียนรู้สำหรับคุณ หากไม่มีมันคุณจะกระจัดกระจายเกี่ยวกับสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ทุกประเภทโดยลืมสิ่งที่สำคัญจริงๆ

หากคุณยังไม่พบปัญหาเรื่องการบริหารเวลา คุณยังคงต้องมีเมทริกซ์ เพราะมันจะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้น

The Matrix ได้รับการพัฒนาโดยประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา Dwight David Eisenhower

เนื่องจากตำแหน่งประมุขแห่งรัฐเกี่ยวข้องกับงานประจำวันจำนวนมากอย่างไม่น่าเชื่อ นักการเมืองจึงตัดสินใจสร้างโครงการสากลที่จะช่วยเขาจำแนกและจัดเรียงงานเหล่านั้น

สาระสำคัญของวิธีการนี้คือการวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบันงานและพิจารณาว่างานใดที่สำคัญที่สุดและเร่งด่วนที่สุด ปัญหาคือเราไม่สามารถระบุได้อย่างถูกต้องเสมอไปว่าอะไรสำคัญจริงๆ สำหรับชีวิตและธุรกิจของเรา การเรียนรู้การวางแผนที่มีประสิทธิภาพสูงเท่านั้นที่เราจะเริ่มต้นเส้นทางแห่งความสำเร็จ การตระหนักรู้ในตนเอง และความสามัคคี

แกนและจตุภาค

เมทริกซ์ประกอบด้วยสองแกน แนวตั้งหมายถึงความสำคัญ และแนวนอนหมายถึงความเร่งด่วนของงาน เป็นผลให้มีการแบ่งแยกสี่ควอแดรนท์

• ขวาบน. เรื่องเร่งด่วนและสำคัญ

งานจะตกอยู่ที่นี่หากมีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้น และคุณต้องจัดการกับเรื่องที่ไม่คาดคิด หรือเนื่องจากการบริหารเวลาที่ไม่รู้หนังสือ เมื่องานไม่ได้รับการแก้ไขตรงเวลา ย้ายจากสถานะ “สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน” มาเป็นสถานะ “ไม่สามารถล่าช้าได้อีกต่อไป” ข้อยกเว้นคือปัญหาด้านสุขภาพและความปลอดภัยซึ่งจะต้องให้ความสำคัญเป็นอันดับแรกเสมอ

หลักการสำคัญของเมทริกซ์คือต้องทำทุกอย่างที่เป็นไปได้เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีรายการใดเลยในจตุภาคที่กำหนด สิ่งนี้จะบ่งบอกว่าทุกสิ่งหรือเกือบทุกอย่างอยู่ภายใต้การควบคุมของคุณ เฉพาะในกรณีนี้เท่านั้นที่เราสามารถพูดถึงความโดดเด่นได้ คุณสมบัติทางธุรกิจความสามารถในการบริหารจัดการเวลาอย่างเหมาะสมและจัดลำดับความสำคัญ

• ซ้ายบน. เรื่องไม่เร่งด่วนมากแต่สำคัญ

นี่คือภาคหลัก ควรประกอบด้วยประเด็นที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณและ/หรือบริษัทของคุณ ด้วยการมุ่งเน้นไปที่จตุภาคนี้ คุณจะก้าวไปสู่ความฝันอย่างมั่นใจ ใช้ชีวิตที่เต็มไปด้วยเหตุการณ์และความสำเร็จ

หากคุณผัดวันประกันพรุ่งในการแก้ปัญหาในควอแดรนท์ซ้ายบน คุณจะสังเกตได้ว่ารายการงานจากนั้นคืบคลานเข้าสู่เซกเตอร์ซ้ายบนก่อนหน้าอย่างราบรื่น นั่นคือเหตุฉุกเฉินเริ่มต้นขึ้น เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น คุณต้องสามารถมอบหมายปัญหาให้กับผู้อื่นได้!

ซึ่งรวมถึงงานประจำวันที่มีความหมายซึ่งจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงปัญหาในอนาคต เช่น การวางแผนการตลาด การรีแบรนด์ บุคลากร และ เรื่องทางการเงินตลอดจนกีฬาและการดูแลสุขภาพ, ช่วยเหลือคนที่คุณรัก, ติดตั้งสัญญาณเตือนภัยในอพาร์ตเมนต์, ประกันทรัพย์สิน ฯลฯ

• ล่างขวา. เรื่องเร่งด่วนแต่ไม่ได้สำคัญจนเกินไป

ประกอบด้วยคำถามที่เบี่ยงเบนความสนใจของเราเนื่องจากความเร่งด่วนจากกิจกรรมที่สำคัญกว่ามาก ตัวอย่างเช่น ความจำเป็นในการช่วยญาติปลูกมันฝรั่ง คำขอของเพื่อนให้ไปรับเขาจากสนามบิน การซ่อมแซม เครื่องใช้ในครัวเรือน,วันเกิดของสหายที่ไม่สนิทและอุทิศตนมากที่สุด เป็นต้น

การพ่นตัวเองออกไปทั้งหมดนี้ คุณเริ่มที่จะให้ความสนใจและเวลาน้อยลงกับประเด็นต่างๆ จากจตุภาคก่อนหน้า เป็นผลให้ความสนใจ ความต้องการ และแรงบันดาลใจของคุณต้องทนทุกข์ทรมาน ยิ่งไปกว่านั้น มีความเป็นไปได้สูงที่คุณจะเริ่มย้ายสิ่งต่าง ๆ จากภาคนี้ไปยังภาคที่ "เร่งด่วนและสำคัญ" ด้วยเหตุนี้จึงต้องพิถีพิถันในการจัดลำดับความสำคัญ

• ล่างขวา. สิ่งต่างๆไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนและไม่สำคัญ

มีหลายสิ่งหลายอย่างในชีวิตประจำวันของบุคคลใด ๆ เหมือนหนองน้ำพวกมันดูดคุณเข้าไปจนหมด

หมวดหมู่นี้ประกอบด้วยงานบ้านต่างๆ กิจกรรมที่สนุกสนานเพื่อจิตวิญญาณ และปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ในองค์กรที่คุณสามารถทำได้เมื่อคุณมีอิสระอย่างแท้จริงโดยไม่ทำร้ายตัวเองหรือบริษัทของคุณ โทรหาเพื่อน โต้ตอบบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก ค้นหาทัวร์สำหรับวันหยุดพักผ่อนครั้งต่อไป ไปร้านเสริมสวย แทนที่รูปภาพสองสามรูปบนเว็บไซต์ - คุณใช้ความสนใจ พลังงาน เวลา ฯลฯ ไปกับทั้งหมดนี้

งานทั้งหมดที่อยู่ในจตุภาคนี้ควรจะเสร็จสิ้นหลังจากปัญหาจากภาคส่วนอื่นๆ ทั้งหมดได้รับการแก้ไขแล้วเท่านั้น

เป็นที่น่าสังเกตว่า Stephen Covey ผู้เชี่ยวชาญชาวอเมริกันผู้มีชื่อเสียงในการวางแผนที่มีประสิทธิภาพสูงใช้เมทริกซ์นี้อย่างแข็งขัน เขาใช้แผนภาพของอดีตประธานาธิบดีเป็นพื้นฐาน และเสริมด้วยความคิด คำอธิบาย และคำแนะนำของเขาเอง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เขาเรียกภาคส่วนแรกว่าภาควิกฤต ภาคที่สองคือจัตุรัสคุณภาพ ภาคที่สามคือจุดเริ่มต้นแห่งวิกฤต และภาคที่สี่คือความเสื่อมโทรม

ในแง่หนึ่งเมทริกซ์ลำดับความสำคัญนั้นมีเหตุผลอย่างยิ่ง เข้าใจได้ และเรียบง่าย แต่ทันทีที่คุณเริ่มจำแนกงาน ปัญหาก็เกิดขึ้นทันที จะเข้าใจได้อย่างไรว่าอะไรสำคัญและอะไรสำคัญอย่างยิ่ง? จะต้องทำอะไรตอนนี้ และอะไรจะรอได้? เทคนิคต่อไปนี้จะช่วยในเรื่องนี้

"พิกัดคาร์ทีเซียน"

มันถูกเรียกเช่นนั้นเพราะมันยังคงใช้ระบบแกนตัดกัน ซึ่งครั้งหนึ่งเคยถูกสร้างขึ้นโดยนักคณิตศาสตร์ชื่อดัง เรอเน เดการ์ต เมทริกซ์ไอเซนฮาวร์และกำลังสองคาร์ทีเซียนมีความเหมือนกัน รูปร่างแต่เนื้อหาจะแตกต่างออกไป แต่ละควอแดรนท์มีคำถามที่ถูกกำหนดไว้

• ภาคซ้ายบน ฉันจะได้อะไรหากฉันไม่ทำเช่นนี้?
• ภาคขวาบน ฉันจะได้รับอะไรหากทำเช่นนี้?
• ภาคซ้ายล่าง ฉันจะสูญเสียอะไรหากไม่ทำเช่นนี้?
• ภาคขวาล่าง ฉันจะสูญเสียอะไรหากทำเช่นนี้?

วิธีใช้ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์

ฉันคิดว่าไม่จำเป็นต้องหารือถึงความจำเป็นในการใช้วิธีจัดลำดับความสำคัญระหว่างงานทางธุรกิจและงานในครัวเรือน “มันจะมีประโยชน์ที่อื่นไหม?” - คุณถาม คำตอบคือ ใช่ มันจะมีประโยชน์ทุกที่ที่คุณต้องการจัดระเบียบบางสิ่ง ตัวอย่างเช่น:

• ชีวิตส่วนตัว.

การหาหมอให้น้องชายเป็นเรื่องเร่งด่วนและสำคัญ การสร้างสันติภาพกับคู่สมรสไม่ใช่เรื่องเร่งด่วนแต่เป็นสิ่งสำคัญ การซื้อของขวัญวันเกิดให้ลูกพี่ลูกน้องคนที่สองเป็นเรื่องเร่งด่วนแต่ก็ไม่สำคัญ ส่งลิงค์ให้เพื่อนของคุณบนโซเชียลเน็ตเวิร์ก วิดีโอตลก- ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญเลย

• ทำความสะอาดตู้เสื้อผ้าและตู้กับข้าวที่บ้าน

ในจตุภาคแรกอาจมีสิ่งที่คุณต้องการจริงๆ และอาจจำเป็นต้องใช้จริงๆ ในวันพรุ่งนี้ ประการที่สอง - สิ่งที่จำเป็นมาก แต่ไม่ใช่ตอนนี้ ประการที่สามคือสิ่งที่จำเป็นสำหรับอนาคตอันใกล้นี้ แต่จากนั้นก็สามารถกำจัดทิ้งไปได้ ช่วงที่สี่-สิ่งที่สามารถเลื่อนไปเป็นฤดูกาลหน้าได้ / มอบให้คนขัดสน.

• การดูแลสุขภาพของคุณ

คุณต้องการเอาชนะโรคเรื้อรังที่เป็นอันตรายหรือฟื้นตัวหลังการผ่าตัดหรือไม่? หรือบางทีคุณเพียงต้องการปรับปรุงความเป็นอยู่โดยรวมของคุณและจัดร่างกายของคุณให้เป็นระเบียบ? ในการทำเช่นนี้คุณต้องใส่ใจกับสิ่งต่างๆ มากมาย เช่น โภชนาการ การฝึกอบรม การพักผ่อน การป้องกันและ ยากายภาพบำบัด ฯลฯ นอกจากนี้ ไม่ใช่ทุกวิธีที่สามารถและไม่ควรนำมารวมกันได้

กระจายงานออกเป็นควอแดรนท์เพื่อสร้างกลยุทธ์การกู้คืนที่มีความสามารถ และร่างแผนปฏิบัติการที่แม่นยำ

**
เช่นเคย ฉันขอให้คุณประสบความสำเร็จในการบรรลุเป้าหมายและชีวิตที่มีความสุขและประสบความสำเร็จ น่าสนใจยิ่งขึ้นและ 300% ข้อมูลที่เป็นประโยชน์คุณจะพบใน. พัฒนาการของผู้เขียนที่ไม่ซ้ำใคร ข้อมูลเชิงทฤษฎีเชิงลึก และการพัฒนาเชิงปฏิบัติ (!) จำนวนมากรอคุณอยู่

และหากคุณยังมีคำถาม ฉันขอเชิญคุณเข้ารับคำปรึกษารายบุคคล รายละเอียด.

นั่นคือทั้งหมดที่ จนกระทั่งมีสิ่งพิมพ์ใหม่ สมัครรับข่าวสารเพื่อให้คุณไม่พลาดสิ่งสำคัญ ขอแสดงความนับถือ ยูริ Okunev ของคุณ

เหตุใดการเลือกระหว่างงานสำคัญกับงานรองจึงเป็นเรื่องยาก การวิจัยโดยนักประสาทวิทยา อันโตนิโอ ดามาซิโอ แสดงให้เห็นว่าการตัดสินใจเชื่อมโยงกับอารมณ์อย่างแยกไม่ออก ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจที่ความวิตกกังวลและภาวะซึมเศร้ามักถูกมองว่าเป็นสภาวะที่ติดอยู่และไม่สามารถตัดสินใจได้ การใช้เครื่องมือง่ายๆ เช่น Eisenhower Matrix ไม่เพียงแต่ช่วยให้เข้าใจเรื่องต่างๆ เท่านั้น แต่ยังช่วยลดความเครียดทางอารมณ์อีกด้วย เมื่อเวลาผ่านไป เมื่อเชี่ยวชาญหลักการของแนวคิดนี้ คุณจะสามารถระบุความแตกต่างระหว่างสำคัญ เร่งด่วน ไม่สำคัญ และไร้ประโยชน์ได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว

เชื่อกันว่า Eisenhower Matrix มีส่วนเกี่ยวข้องกับคำพูดของ Dwight D. Eisenhower มาก: “ฉันมีปัญหาสองประการ: ปัญหาเร่งด่วนและปัญหาสำคัญ เร่งด่วนไม่สำคัญ แต่สำคัญคือเร่งด่วน”

ดไวต์ ดี. ไอเซนฮาวร์ เป็นที่รู้จักเป็นอย่างดีในฐานะประธานาธิบดีคนที่ 34 ของสหรัฐอเมริกา (ระหว่างปี 1953 ถึง 1961) ก่อนที่จะมาเป็นประธานาธิบดี เขาเป็นนายพลและเป็นผู้บังคับบัญชากองกำลังพันธมิตรในช่วงสงครามโลกครั้งที่สอง ในปี 1950 ไอเซนฮาวร์กลายเป็นผู้บัญชาการทหารสูงสุดคนแรกของ NATO ในยุโรป

เฉพาะเจาะจง กิจกรรมระดับมืออาชีพบังคับให้ไอเซนฮาวร์ทำการตัดสินใจที่ยากลำบากและมุ่งเน้นไปที่งานที่แตกต่างกันทุกวัน เพื่อปรับกระบวนการให้เหมาะสม เขาได้สร้างวิธีการของเขาขึ้นมา ซึ่งเป็นที่รู้จักอย่างกว้างขวางในชื่อเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์ ปัจจุบันนี้ไม่เพียงแต่สามารถใช้ได้กับนายพลเท่านั้น แต่ยังสามารถใช้ได้อีกด้วย คนธรรมดาไปจนถึงแม่บ้าน - ช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานปัจจุบันและจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ

วิธีใช้ไอเซนฮาวร์เมทริกซ์

เครื่องมือนี้เหมาะสำหรับผู้ที่เต็มใจและสามารถประเมินความสำคัญของงานและจัดหมวดหมู่ได้อย่างชัดเจน วิธีการนี้เกี่ยวข้องกับการแบ่งงานและการดำเนินการออกเป็นสี่กลุ่ม:

1. เร่งด่วนและสำคัญ
2. สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
3. เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
4. ไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ

เป้าหมายสูงสุดของวิธีไอเซนฮาวร์คือการช่วยกรองเรื่องที่ไม่สำคัญออกไป การตัดสินใจที่สำคัญและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ

หากคุณจินตนาการถึงเมทริกซ์ไอเซนฮาวร์เป็นรูปภาพ มันจะมีลักษณะดังนี้:

ความหมายของควอแดรนต์ในเมทริกซ์

งานจะถูกกำหนดให้กับควอแดรนท์เฉพาะ ซึ่งจะกำหนดเวลาและระยะเวลาที่คุณสามารถทำงานให้สำเร็จได้

• Quadrant I - “ทำทันที” (เร่งด่วนและสำคัญ)

ซึ่งรวมถึงงานสำคัญที่ต้องได้รับการดูแลทันที พวกเขามีกำหนดเวลาที่เข้มงวดและจะต้องทำให้เสร็จเหนือสิ่งอื่นใดและเป็นการส่วนตัว

• Quadrant II - “ตัดสินใจว่าจะทำเมื่อใด” (สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน)

ควอแดรนท์นี้เป็นส่วนเชิงกลยุทธ์ของเมทริกซ์ ซึ่งเหมาะสำหรับการพัฒนาในระยะยาว องค์ประกอบที่รวมไว้มีความสำคัญแต่ไม่จำเป็นต้องดำเนินการในทันที ในขณะเดียวกัน งานก็มีกำหนดเวลาที่แน่นอนและต้องทำให้เสร็จด้วยตนเองด้วย

• Quadrant III - “มอบหมายให้ใครสักคน” (เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ)

การโทรศัพท์จัดอยู่ในจตุภาคนี้ อีเมลและวางแผนการประชุมและกิจกรรมต่างๆ งานประเภทนี้มักไม่ต้องการการดูแลเป็นการส่วนตัว เนื่องจากไม่เกี่ยวข้องกับผลลัพธ์ที่วัดได้ Quadrant III ช่วยลดการรบกวนจากงานสำคัญให้เหลือน้อยที่สุด ด้วยการมอบหมาย คุณสามารถมุ่งความสนใจไปที่สิ่งที่ใหญ่กว่าได้

• Quadrant IV - “ทำทีหลัง” (ไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วน)

กิจกรรมที่อยู่ใน Quadrant IV เป็นกิจกรรมเสริมที่ไม่เพิ่มมูลค่าใดๆ พูดง่ายๆ ก็คือนี่คือสิ่งที่สามารถเลื่อนออกไปได้เสมอโดยไม่ต้องกลัวผลที่ตามมา สิ่งเหล่านี้ใช้เวลานานและรบกวนงานที่สำคัญกว่าที่คุณทำในสองจตุภาคแรก

การเลือกสีสำหรับเมทริกซ์

กำหนดสีแต่ละควอแดรนท์ของเมทริกซ์และเชื่อมโยงกับระดับความสำคัญ

ตัวอย่างเช่น:

สีแดง=ด่วน.

สีเหลือง = สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วนมาก

สีเขียว = เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ

สีเทา = ไม่เร่งด่วน ไม่สำคัญ

เมื่อคุณใช้เมทริกซ์เพื่อวัตถุประสงค์ทางวิชาชีพ คุณจะเห็นว่าปัญหาส่วนใหญ่อยู่ในควอแดรนท์ I และ III กิจกรรม Quadrant II ให้ผลลัพธ์ที่สำคัญที่สุดเนื่องจากเป็นเป้าหมายทางธุรกิจที่ส่งผลต่อความสำเร็จในระยะยาวของธุรกิจ แต่ก็ไม่ค่อยจัดว่าเป็นกิจกรรมเร่งด่วน

สิ่งที่เข้าใจยากที่สุดคือสิ่งที่ทำให้คุณเสียสมาธิจากหลักสูตรที่วางแผนไว้ แต่หากคุณสามารถจัดการกับปัญหาพื้นฐานของการบริหารเวลาได้ คุณจะหมดความคิดเรื่องชั่วโมงที่เสียเปล่าไป ถามตัวเองสองคำถามเพื่อช่วยคุณตัดสินใจเกี่ยวกับกลยุทธ์การตัดสินใจในระยะยาว:

• เมื่อไหร่คุณจะทำงานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน?
• เมื่อใดที่คุณสามารถใช้เวลาในการจัดการงานที่สำคัญก่อนที่จะกลายเป็นเรื่องเร่งด่วนกะทันหัน?

เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การจดจำว่าบางครั้งงานจากจตุภาคหนึ่งก็ตกอยู่ในอีกจตุภาคหนึ่งโดยไม่คาดคิด ถ้ามี ภาวะฉุกเฉินลำดับความสำคัญของคุณจะเปลี่ยนไป ตัวอย่างเช่น คุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและลูกค้าไม่พอใจโทรมาและขอพูดคุยกับผู้จัดการเนื่องจากการจัดส่งล่าช้า ปัญหานี้จะเพิ่มขึ้นเหนือองค์ประกอบอื่นๆ ในเมทริกซ์ทันที

การกระจายงานข้ามควอแดรนท์มีคุณสมบัติบางอย่างที่ต้องนำมาพิจารณา:

1. รายการสิ่งที่ต้องทำทำให้ชีวิตง่ายขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเมื่อมอบหมายงานที่คุณระบุ คำถามที่ถูกต้องซึ่งช่วยกำหนดว่าจะต้องทำอะไรก่อน คุณลักษณะสำคัญคือลำดับความสำคัญ
2. คุณสามารถเพิ่มกิจกรรมและงานต่างๆ มากมายในแต่ละควอแดรนท์ได้ แต่จะเป็นการดีที่สุด ปริมาณสูงสุดไม่เกินแปดองค์ประกอบ มิฉะนั้นคุณจะย้ายออกไปจากเป้าหมายหลัก - ทำภารกิจให้สำเร็จ
3. สร้างเมทริกซ์แยกกันสำหรับชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัวของคุณ
4. มีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถกำหนดระดับความสำคัญของรายการในรายการของคุณได้ เริ่มต้นทุกเช้าด้วยรายการสิ่งที่ต้องทำจากเมทริกซ์ และคุณจะเห็นผลลัพธ์ภายในสิ้นสัปดาห์

แม่แบบเมทริกซ์ของไอเซนฮาวร์

เพื่อให้กระบวนการกระจายงานง่ายขึ้น ให้ใช้เทมเพลตที่พัฒนาโดย Evernote:

Eisenhower Matrix สามารถแปลเป็นซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ Trello ได้ สร้างรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับกระดานทั้งสี่กระดาน (= ควอแดรนท์) และสร้างกระดาน "กล่องจดหมาย" แยกต่างหาก โดยที่งานทั้งหมดจะไปก่อนที่จะกระจายไปยังควอแดรนท์ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถประเมินภาระงานของคุณด้วยสายตาได้

Eisenhower Matrix เป็นเครื่องมือง่ายๆ ที่ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงภาวะอัมพาตของการวิเคราะห์ที่เกิดขึ้นเมื่อใดก็ตามที่คุณไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นจากตรงไหน