Etična elektronska poslovna korespondenca. Poštna korespondenca.

Poslovni bonton se uporablja ne le za človeško vedenje v družbi z osebnim komuniciranjem med seboj, ampak tudi določa pravila, ki jih je treba upoštevati pri pisanju komunikacije. Tako pravilno in v skladu z zahtevami poslovne korespondence, interesi vsem, ki so vključeni v poklicne dejavnosti ali aktivno sodelujejo z različnimi primeri, reševanje njihovih vprašanj, na primer, kot potrošniške storitve.

Prednosti poslovne korespondence nad drugimi vrstami prenosa informacij

Kljub dejstvu, da je priprava poslovnih pisem potreben čas, da jih napiše, ta oblika prenosa informacij ima nesporne prednosti.

S svojo pomočjo lahko posredujete pomembne uradne in zaupne informacije, če jih ni mogoče sporočiti verbalno.
Ustvarjena sporočila se lahko dolgo hranijo, je mogoče vrniti in ponovno preučiti vsebino.
Pismo lahko istočasno usmerite na več prejemnikov z istim besedilom, ki vam omogoča, da bistveno prihranite čas za usposabljanje in pošiljanje pisem na isto temo.

Poslovna korespondenca je vrsta poslovne komunikacije, ki je v pisni obliki izvedena za izmenjavo informacij uradni-poslovni značaj.

Zelo koncept uradnika korespondence pomeni, da obstaja storitev ali druge poslovne informacije, ki iz kakršnega koli razloga ni mogoče prenesti na naslovnika verbalno ali neuradno. Uradno sporočilo, njegov avtor poudarja svoj poslovni odnos do teme. Hkrati pa nujno bodisi predstavlja organizacijo, ki kaže vse ustrezne podrobnosti, ali govori v svojem imenu, podpiše po resničnem imenu, ime in patronymic ter zagotavlja podatke iz svoje lokacije ali stikov za nadaljnjo izmenjavo informacij.

Klasifikacija poslovne korespondence

Poslovna sporočila se lahko razvrstijo na različne baze.

Glede na to, ali je pismo presega meje ene organizacije, dodeli dve njeni tipi:

Zunanji poslani na naslovnik tretjih oseb.
Notranjo uporabljeno v isti organizaciji.

V cilju Poslovno sporočilo, korespondenca je razdeljena na naslednje vrste.

Informacijska pošta.
Pismo.
Prijava.
Povpraševanje.
PISMO PONUDBA.
Vabilo.
Oglaševalsko pismo.
Opomnik.
Pritožba na pismo.
Garancijski list.
Priporočilo.
Tekoče črke.

Na pobudo Vsa poslovna sporočila so razdeljena na:

Pobude.
Črke - odgovori.

In končno po prenosu Informacije:

Tiskane, prazne črke, ki jih prenašajo kurirska ali pošta, poslana po pošti ali z uporabo faksimila.
E-pošta.

Informacijska pošta

Glavni namen tega sporočila je, da posredujejo uradne informacije, na primer o vsaki spremembi dejavnosti organizacije, ki jih je treba upoštevati s strani prejemnika: sprememba lokacije, podrobnosti, uradnik, ki nadzoruje odločitev vprašanja. Pismo lahko pojasni uporabo pravil, zahteve zakonodaje, predpisi Organizacije. Poleg informacij iz dela informacij se lahko dodajo aplikacije z dokumenti.

Pismo-sporočilo

Vsebina te vrste pisma je vse informacije, ki so potrebne za naslovnika, da opravijo vse naloge ali funkcije v okviru skupnega razloga. Značilnost poslanih informacij je, da je enako v povpraševanju in pošiljatelju in prejemniku. Takšno sporočilo se lahko pošlje tudi kot odgovor na zahtevo za partnerja poslovnega komuniciranja. Za razliko od informacijskega pisma, je vedno krajši glede na njen obseg.

Prijava

Vrsta poslovne korespondence, ki vključuje pošiljanje zahteve za kakršno koli storitev ali informacije, kot je možnost sodelovanja na poslovnem dogodku: razstava, konferenca, seminar. Praviloma pismo sproži izpolnitev prejemnika, da predloži zahtevane informacije, na primer: zasnovo naročila ali uradne vloge, zagotavljanje podrobnosti za račun za storitve.

Povpraševanje

Sporočilo je poslano, da pridobi dodatne informacije ali dokumentacijo z obvezno utemeljitev potrebe po zahtevanih informacijah.

Stavek

Vrsta pisma, v katerem je naslovnik povabljen, da razmisli o možnosti sodelovanja, seznanjeni s storitvijo ali izdelkom. Pogosto uporabljena oblika za pošiljanje komercialne ponudbe. Lahko je usmerjena pobuda ali v obliki odgovora na pismo o zahtevi. Posebnost takih sporočil je, da se lahko takoj opomorejo več prejemnikom. Če je pismo prvič poslano na potencialno stranko, potem praviloma vsebuje splošne informacije o podjetju.

To sporočilo vabi prejemnika na sestanek ali dogodek. Značilnost pisma je, da je med njegovim zasnovo dovoljeno uporabljati manj uradnih praznin z dodatnimi elementi, ki označujejo sporočilo. Posebna pozornost je namenjena podrobnostim naslova, datuma, časa in poti do prizorišča.

Opomnik

Namen tega sporočila je opozoriti na obveznosti, ki jih je dal prejemnik kot del odločbe poslovnega vprašanja: za izplačilo dolga, predložiti poročilo, imenuje sestanek.

Zahtevek ali pritožba

Pritožba je pripravljena v primeru, da je ena od strank, ki sodelujejo pri sporočilih ali ni izpolnila svojih obveznosti ali pripravljala napake pri njihovem izvajanju. Posebnost zahtevka - prisotnost podrobnega opisa kršenih pogojev, informacije o presoji škode in zahtevah njegovega povračila ali popravka ugotovljene kršitve. Pogosto ta vrsta pisma vsebuje aplikacije, na primer fotografije poškodovanega blaga, kopije dokumentov: pogodb, sprejema.

Garancija

Senzor takega pisma zagotavlja izpolnjevanje pogojev, ki so jim pri sklepanju pogodbe: obljuba, da bo vrnila blago, ga pravočasno dostavila, plačate rezultat ali izpolnite delo v dogovorjenem času. Garancijsko pismo se lahko uporabi kot odgovor na pritožbo.

Posebna oblika poslovnega sporočila, v kateri njegov avtor zagotavlja priporočilo tretji osebi ali organizaciji, s čimer zagotavlja njeno karakterizacijo. Pisma, ki pisma so še posebej pogoste v napravi za delo ali zagotovijo priporočilo družbe drugim strankam, ki vsebujejo opis kakovosti storitev, ki jih zagotavlja IT, in značilnosti sodelovanja.

Etiketa

Posebna vrsta poslovnih sporočil, poslanih na pojav posebnih dogodkov, ki imajo vrednost za prejemnika. Ta kategorija črk vključuje čestitke za praznike s prazniki in smiselnimi dogodki, hvalevami za opravljanje dela ali udeležbe v projektu, pisma sožalje. Ne glede na razlog za pisanje sporočila, je vedno manifestacija pozornosti prejemniku.

Poslovno pismo etiketa opredeljuje več osnovnih zahtev za vsebino sporočil.

Resorljivost.
Jasna formulacija namena pritožbe, ki bi morala biti od samega začetka sporočila jasno.
In jedrnata. Pismo ne bi smelo biti pričakovano, sicer pa se ne bo prebral do konca, ali se preuči nemudoma, ali pa sploh ne prebere.
Struktura in logičnost predstavitve informacij. Ne bi smelo biti brez motenj, uhajanja iz teme na temo, vsi deli črke morajo biti povezani drug z drugim.
Specifičnost sporočenih informacij, zaradi katerih prejemnik ni treba storiti ničesar, kar storiti ničesar, ne bi smelo biti zdela dodatna vprašanja, ki pojasnjujejo pisno besedilo.

Spoštljivo pritožbo na naslovnik.
Uradnik govora, ki ne vsebuje prostorne.
Nevtralnost in pomanjkanje čustvenih poslikanih informacij.
Enostavno za besedilo zaznavanja, ki ne vsebuje izrazov, nerazumljivo za prejemnika.
Prepoved uporabe emotikonov.
Brez napak in tiposa.

Nianse poslovne korespondence

1. Pri pripravi poslovnih pisem je pomembno upoštevati nekatere značilnosti pisnih poslovnih komunikacij.

Pravila poslovnih korespondenc omogočajo uporabo standardnih stavkov.

Na primer, naslovnik lahko pozdravi na naslednji način:

Pozdravljeni, dragi Peter Semenovich!
Dober dan, Elena Petrovna!

Skratka, lahko izkoristite besedilo kot

S spoštovanjem…
Z hvala ...
Z željami uspeha ...

Ko odgovarjate na pismo, ga lahko zaženete takole:

V odgovor na prejeto sporočilo ...
V skladu z vašo zahtevo ...
Hvala za interese, prikazano v naši organizaciji.

2. Izbira besedila ne smete aktivno uporabiti s krepko pisavo ali poudarja, da se posebno pozornost nameni, ali pa uporabite ta doziranje sprejem.

3. Emoticons se ne uporabljajo pri pismi naslovnikom, da niso bili ugotovljeni zaupni odnosi, ali je obdobje datiranje kratkoročno. Izključeni so, če je pismo zgolj uradno.

Struktura poslovnega pisma

Etika pisanja poslovnih pisem predpisuje z uporabo določenega poslovnega sporočila.

Glavni oddelki črk vključujejo:

Vpis z besedilom namena pritožbe.
Glavni del z informacijami, ki jih morate posredovati naslovniku.
Končni del s sklepom ali povzetkom o besedilu črke in informacij, na katerih je rezultat avtor sporočila.
Končna stavek in podpis.

Predpisi

Uradna korespondenca je treba izdati v skladu z zahtevami za poslovna pisma. Danes obstaja redkost - uradna sporočila, ki jih napisala ročno, v večini primerov ustvarjajo z uporabo računalnika.

Pisma morajo biti natisnjena na uradni obliki organizacije, ki obstaja v obliki pripravljene predloge.

Na vrhu črk je navedena informacije o organizaciji: ime, poštni naslov, telefon, e-poštni naslov, podrobnosti o bančni račun, naslov spletne strani, logotip in, če je na voljo, slogan podjetja. Te informacije lahko postavite v levi kotiček praznega ali vzdolžno na samem vrhu lista.

Na levi strani obrazca pred začetkom osnovnega besedila je navedena registrska številka in datum registracije sporočila, pravica pa je ime organizacije in ime, začetnice in ime položaja osebe Za koga je sporočilo poslano.

Primer kotna nastanitev:

Mogoče takšno:

Po glavnem delu besedila so informacije o aplikacijah na črki izdelani, če so. Na koncu celotnega besedilnega bloka je podpis osebe, iz katere se pošiljajo informacije.

Če je pismo sestavljeno na več listih, jih je treba otrpiti.

Kot rezultat, izpolnjen obrazec ima lahko naslednji obrazec.

Vzorci poslovnih pisem

Pri pripravi poslovnih pisem lahko uporabite pripravljene primere, da dobimo idejo o tem, kako se ustvarjajo različne vrste sporočil, in zmanjšajo čas na njihovi pripravi.

Pripravljeni vzorci omogočajo pridobivanje informacij o oblikovanju in besedilu, ki se uporablja pri pisanju.

Sporočilo Odgovori.

V skladu z zahtevami etiketa je treba odgovoriti vsako prejeto poslovno pismo. Vendar pa je treba upoštevati ne le zahtevo, da se zagotovi odgovor, ampak tudi potreba po hitro. Zato je pomembno, da izberete način pošiljanja sporočila. Če je potreben operativni prejemanje informacij o odzivanju, bo najboljša možnost poslana e-poštno sporočilo z uporabo faksimila.

Standardno trajanje odgovora na poslovno pismo v skladu s pravili poslovne korespondence je od enega do treh dni. Če odgovor ne prejme v tem časovnem intervalu, lahko pošiljatelj ublaži, da naslovnik ne bere, ali pa ni pripravljen na korespondenco. V primeru zakasnitve odziva, vam datinka omogoča, da dodate dodaten zvonec, da se prepričate, da je pismo dostavljeno.

Poslovna korespondenca znotraj organizacije

Notranja korespondenca v organizaciji ima svoje lastne značilnosti in je odvisna od zahtev za pretok dokumenta, določenega v družbi.

Del podjetij vodi službo notranje korespondence z registracijo vseh pisem v posebnih revijah. V drugih organizacijah se upoštevajo le notranja naročila, preostali del sporočil pa se pošlje po elektronski pošti brez registracije.

Glede notranje korespondence se vsa pravila, ki urejajo sporočila z zunanjimi naslovi, shranjena.

Značilnosti notranjih komunikacij vključujejo:

Manj stroga izvedba pravil v sporočilih.
Prisotnost posebnih oblik črk, ki se ne uporabljajo v zunanjih komunikacijah, na primer: elektronska poročila ali pojasnjevalne opombe.

E-pošta Korespondenca: Bodite pozorni na

V sodobni realnosti se večina poslovnih pisem pošlje po elektronski pošti, v zvezi s katerimi so bila pravila poslovnega etiketa oblikovala z zahtevami elektronskih poslovnih komunikacij.

Če se sporočila pošiljajo ne iz portorjev podjetja, morate skrbno napotiti na pisanje e-poštnega naslova. Ime e-poštnega predala mora biti uradno, vse neresnične možnosti, na primer: "Krasotka_mary", "Supercar" in podobno, bolje ne uporabljati.
Vedno je potrebno izpolniti polje s predmetom pisma, ki ga formuliramo čim krajše in EXCO.
Pri pisanju odgovora lahko navedite izvirno sporočilo, da bi prejemnik ogledal, katera vprašanja je želel dobiti odgovore. To pravilo je neverjetno, velja glede na poročane standarde poslovne korespondence na podjetništvu ali uveljavljenih pravilih komunikacije s posebnim prejemnikom.
Dovoljeno je uporabiti poštne programe, ki zahtevajo sporočilo o branju. To možnost ni vedno potrebno uporabiti, še posebej, če je pismo sestavljeno do pritožbe zunaj organizacije, saj je prejemnik v tem primeru dolžan poslati takšno obvestilo, da ga lahko moti. Bolje je, da uporabite besedilo v besedilnem sporočilu, ki zahteva zahtevo za prejemanje pisma: "Prosimo, potrdite potrdilo."
Podpis v e-poštnem sporočilu ima svoje lastne funkcije. To mora biti bolj razporejena kot pri oblikovanju organizacije na obrazcu. V poslovnem korespondenci, je običajno ne samo za podpis pisma, ampak tudi poleg podpisa, ki označuje ime organizacije, položaja, kontaktnih telefonov in organizacije spletnega mesta. Dejstvo je, da taka oblika podpisa nadomešča glavo natisnjene oblike. Možnosti poštnih programov vam omogočajo, da ustvarite predlogo podpisa in jo uporabite z avtomatsko zamenjavo vsakemu poslanemu sporočilu.
Aplikacije se pošljejo na e-poštno prilogo, v besedilu pa lahko navedete imena ugnezdenih datotek.

Poznavanje pravil in njihova uporaba v poslovnem pismu pošiljatelju omogočajo, da ustvari ugled kot poslovno osebo in zanesljiv partner, ki se skrbno nanaša na informacije, poslane svoje naslovnike.

Poslovna komunikacija po elektronski pošti je sestavni del življenja katere koli moderne osebe: pišemo sodelavce za delo, upravljanje, kupce, poslovne partnerje, ljudi, ki so seznanjeni z nami, in tisti, ki še vedno ne vedo. Kakšna je poslovna etika v elektronski korespondenci, koliko je potrebno za uspešno poslovanje?

Vsaka črka je naša vizitka in odsev poslovnega položaja. In če je za nas pomembno, da ta vizitka izgleda vredno, in poslovni položaj je prispeval k udobju in produktivnosti komuniciranja, nato pa je poznavanje osnovnih pravil dobrega tona in jih po naslednji korespondenci najpomembnejši pogoj za uspeh.

V zvezi z elektronsko poslovno korespondenco, iste norme in pravila, ki jih poslovna skupnost deluje v vseh drugih oblikah poslovne interakcije: pri komuniciranju po telefonu, pogajanjih itd. Po mojem mnenju etika poslovne korespondence na elektronski obliki temelji na več nenamernih načelih:

Medsebojno spoštovanje nasprotnikov do osebnosti in poslovnega položaja drug drugega.
Pozornosti na poslovne interese nasprotnika.
Razumevanje pomembnosti vprašanj zaupnosti.
Točnost pri izmenjavi informacij.

Razmislite o praktičnih instrumentih za izvajanje teh načel

1. Kompetentno in jasno okrašeno polje "tema" / "subjekt"

Navedba teme prihrani ciljni čas, ki omogoča takoj, da se takoj oceni vsebino, ki izhaja iz tega, in takoj odloča o svoji prednostni nalogi pri branju.

2. Pozdrav in osebni dostop do naslovnika / naslovnika

Ustvarja zaupanje in daje pisanje osebne smeri. Ignoriranje imena naslovnika se zaznava kot napačna.

3. Obravnava natančnosti

Pravilno polnjenje polj "na", "Kopiraj", "skrite kopije" - najpomembnejše orodje za učinkovitost in etično komunikacijo. Da bi preprečili napake pri delu s temi področji, morate poznati njihov namen, splošno sprejet v sodobnem poslovnem okolju:

Če je vaše ime v polju neposrednega naslovnika ("komu") pomeni, da pošiljatelj pisma čaka na svoje vprašanje njegovo vprašanje;
Če je na tem področju postavljenih več naslovnikov, to pomeni, da pošiljatelj pisma čaka na odgovor vsakega ali iz katerega koli od naslovov;
Če je vaše ime postavljeno v polje "Copy", to pomeni, da pošiljatelj želi, da poznate vprašanje, medtem ko ne pričakuje odziva od vas. Vnos v predmetu korespondence Če je vaše ime v polju »Kopiraj«, ne sme. Če se še vedno odločite za vstop v korespondenco, bo znak dobrega tona zagnal pismo enemu od stavkov: "Naj se pridružim razpravi o tem vprašanju ...", "Oprostite, da motim ...", "Naj izrazim vaše mnenje ..."

Posebna pozornost na vidiku etike spada v polje "skriti kopijo". To je najbolj "ranljivo" z vidika poslovnega etičnega orodja e-pošte, ker To polje se običajno dogaja kot orodje za tajni nadzor in obveščanje. Naslovniki, nameščeni v "skriti kopijo", niso vidni drugim naslovnikom. Nekatera podjetja, ki so natančno povezana z vprašanji etike, prepovedujejo uporabo tega orodja v korespondenci podjetij. Izjeme so množično pošiljanje (na primer, povabila). Poslani so z velikim številom prejemnikov, e-poštni naslovi pa ne smejo biti vidni vsem.

Obstajajo podjetja, v katerih je polje "skrite kopije" bolj mirno, spoštovanje naslednjih univerzalnih pravil ,:

polje "skrite kopije" je postavil naslovnike (skrite naslovnike), ki se morajo zavedati korespondence, vendar njihovo ozaveščenost ne bi smela biti očitna za neposredne naslove;
pošiljanje pisma z napolnjenim poljem "Skrita kopija" vključuje predhodno ureditev ali naknadno ozaveščenost avtorja pisma in skritih naslovnikov v razlogih in ciljih take oblike ozaveščenosti;
skriti naslovnik ne sme vstopiti v korespondenco iz polja "skrite kopije".

4. Odgovor odziva

Odzivni čas na črko je eden od kazalnikov vašega položaja v zvezi s poslovnimi interesi partnerjev in strank. V podjetju so na tem različni standardi. Sprejemljivo je čas odziva / reakcije na črko v dveh ali treh urah. Če, ko je prejel pismo in jo prebral, razumete, da ne morete dati odgovora nanj čez dan, pravilo dobrega tona bo pošiljanje naslovniku informacij, da ste prejeli njegovo pismo in odgovorili IT: »Imam pismo. Danes bom odgovoril na dan " ali »Imam pismo. Za odgovor je potrebna dodatne informacije. Pozneje bom poskušal odgovoriti ... "

Ponujamo

5. Pravilno delo z informacijami (glasnost, jezik, struktura, format)

Narava in značilnost vložitve informacij v besedilu pisma je tudi orodje in kazalnik vaše sposobnosti in željo po izvedbi korespondence kot pravilne in spoštljive na vaš naslovnik:

največje udobno pri branju glasnosti črke, zložene "na enem zaslonu", največje - do volumna besedila enega lista formata A-4;
obseg posredovalnih priključkov ne sme presegati 3 mgb (večjo voluminozne datoteke lahko povzroči težave, ker morda ne bo prešla skozi ciljni poštni strežnik);
posredovane datoteke so boljše za "pakiranje" v univerzalne kodiranja: Zip ali Rar (druge razširitve je mogoče blokirati ali odstaviti, ko pošiljanje in ustvarjanje težav za naslovnika);
odgovor na prejemnikovo pismo, je treba besedilo vašega odziva namestiti na vrh (na začetku) črke, ne spodaj (odpravlja prejemnika od potrebe po »pomikanje« prejšnje korespondenčne besedilo v iskanju napisanega odgovora s tabo);
odgovor ne smete začeti z naslovom naslovnika kot novega pisma (brez shranjevanja zgodovine korespondence). Takšen odgovor bo prejemnik prejemnika prisilil, da porabi čas v iskanju začetnega sporočila;
treba je pisati v jeziku, najbolj razumljiv naslovnik. V vsakem posameznem primeru je vprašanje izvedljivosti uporabe strokovnega, internega korporativnega besedišča, slenga, okrajšav in agencij (izposojanje iz angleščine v katerem koli drugem jeziku) rešeno.

Če uporaba slenga in okrajšav povečuje hitrost in učinkovitost korespondence, je uporaba slenga dovoljena in etična. Tako je notranja korespondenca v podjetju skoraj vedno bogata s slengom: to je navadno in razumljivo za vse udeležence korespondence in vam omogoča, da prihranite čas. Toda v korespondenci z zunanjimi poslovnimi partnerji / strankami je vprašanje, ki zahteva previdnost.

To se zgodi, da brez terminologije ne more storiti. Na primer, družba strankam zagotavlja takšen izdelek / storitev kot spletno oglaševanje, in taki koncepti, kot so "media consententauls banner", "ključne besede", "minus besede", "CTR" ni mogoče nadomestiti z ničemer, jih je treba uvesti v poslovni kontekst in naučiti stranko za delovanje. V tem primeru sta obe stranki pomembni za vzpostavitev potrpežljivosti in pripravljenosti, da razložijo in se učijo.

Vendar pa obstajajo primeri, ko se lahko izognemo uporabi okrajšav in izrazov.

Primer:

Moj prijatelj je preživel 2 dni v iskanju odgovora na vprašanje: Kaj je ASAP. Pripravil je materiale za izdajatelja in v zadnjem pismu je napisala: " Masha, prosim, pošljite vse svoje materiale ASAP" Masha se je odločila, da je to oznaka oblike, ki ji ni znano, v katerem mora biti besedilo "prevajanje". Čas, ki ga je Masha porabila na "dekodiranje" in zadovoljstvo zahteve založnika je trajala 2 dni. Predstavljajte si avto za motnjo, ko je po 2 dneh ugotovil, da se je kratica skriva za skrivnostno "ASAP", ki se pogosto uporablja v angleško govorečem okolju " tAKOJ, KO BO MOŽNO» – « kolikor je mogoče hitro».

Nasvet:ne zlorabljajte korespondence z zunanjimi strankami in partnerji britanskih, posebnih izrazov in kratic znotraj dobička.

6. Razpoložljivost podpisov in kontaktnih podatkov

To je potreben atribut, ki naj se konča vaše pismo. Enota podpisa mora biti nameščena:

Vaše ime in priimek.

To naredi korespondenco, ki vpliva na učinkovitost in psihološko udobje komunikacije. Podpisi ne smejo uporabljati okrajšav. Namesto T.L. VOROTYNTSHEVA V svojem podpisu bom napisal Tamara Leonidovna Vorotyntseva (ali Tamara Vorotyntseva), da bi bil naslovnik jasno, kako me kontaktirati v točki odziva.

Določanje vašega položaja.

S tem naslovniku dajete, da razume meje vašega organa in strokovne usposobljenosti pri reševanju vprašanj.

Kontaktne koordinate (telefon, e-poštni naslov, ime in naslov podjetja, njegovo spletno stran).

S tem boste zagotovili možnost dodatne operativne komunikacije v primeru njene potrebe.

Povzemanje vsega zgoraj navedenega in čeprav imajo dolgoletne izkušnje pri spremljanju korespondence v različnih podjetjih, lahko varno rečem: Etični standardi v sodobni poslovni skupnosti - to ni samo toliko nazivnih atributov pravil dobrega tona, To povzročajo praktična orodja, ki omogočajo poslovno komunikacijo s pravilnim, operativnim, udobnim in, končno produktivno.

Bodite pozorni na usposabljanje na Tamara Vorotyntsev.

Členi

Tisti, ki na poslovnih krogih skuša videti vredno, vedno uporablja. In vedno se spomni glavne stvari - elektronsko pismo ne sme obarvati naslovnika, niti ugledu družbe, zastopnika, za katerega je niti poslovna podoba.

Sposobnost pravilnega in kompetentnega vodenja poslovne elektronske korespondence - glavna sestavina podobe modernega direktorja. To je znak skupne kulturne ravni in kazalnik osebne strokovnosti. V skladu s tem, kako oseba lahko oblikuje svoje misli in jih uredi, lahko samozavestno presodite njegov odnos do drugih in zase. E-pošta, mimogrede, se lahko zlahka pokvari v očeh partnerjev in sodelavcev, avtorjevega poslovanja.

Poslovna pravila poslovne pošte

1. Uporabite delovni e-poštni naslov samo za namene storitev. Če ste od namizja pri delu, pošljite pismo, nato pa ostaja obe odhodna in dohodna pošta. V vsakem trenutku lahko vaš delodajalec prebere pismo. Samo poslovna korespondenca v stenah pisarne.

2. Jasno razumete, kdo je vaše sporočilo naslovljeno in komu so informacije, opisane v njem, koristne. Kdo je vaše pismo naslovljeno? Stranka? Partner? Kolega? Podrejeni? Šef? Naslovnik je naveden v stolpcu "Za", ki se zanima - "kopija". Nikoli ne pošiljajte dodatnih kopij, zlasti šefa. Če so tretje osebe obravnavane v e-poštnem sporočilu, se pripeljejo tudi na število kopij.

3. Za sebe oblikujejo namen sporočila. Kaj si pred vami, cilje: Kaj si prizadevaš, da bi dobili od bralnika svojega pisma? Kaj pričakujete reakcijo? Naslovnik z branjem vašega sporočila mora takoj razumeti, da ga potrebujete. Elektronska pravila o korespondencah:

Če želite pripeljati individualni pogled na dogodke - s prvo osebo (mi, i)
Če je vaše sporočilo zahtevano ali sprožilo - od 2 oseb (vi, vi)
Če pišete pismo kot opazovalec tretje osebe in želite obvestiti naslovnika - od 3 oseb (oni, on, on).

4. Polje "Tema" ne pušča praznih. Večina tistih, ki prejmejo e-pošto, študija korespondence začne videti polje "Theme". Odločitev o prebranju pisma Oseba traja nekaj sekund, zato se mora vsebina pisma odražati v temi. Tema bi morala biti kratka, konkretna in informativna.

5. Upoštevajte jasno vsebino: pritožba in pozdrav, glavni del, rezultat, podpis, stiki. V vsakem pismu mora biti prisotna elektronska korespondenca etiketa. Ne bodite leni in ne zamudite nobenega dela sprejetih vsebin, črka je pravilno opisana - kazalnik vaše profesionalnosti.

6. Pritožba in pozdrav naslovniku - kazalnik vašega spoštovanja. Vsako črko je mogoče začeti z osebnim cirkulacijo in pozdravi. Manifestacija vljudnosti je, da se pritoži na sogovornik po imenu. Po pritožbi, postavite vejico, če želite sporočilo, ki daje hčerinsko podjetje. In če želite poudariti uradni in pomen - potem klicaj, tudi če je to pismo naslovljeno na kolega, s katerim pogosto komunicirate.

7. Upoštevajte načela: kratko in jasno (CUE). Eno od glavnih pravil poslovne elektronske korespondence je "najmanjše besede - maksimalne informacije." Navedete svoje misli posebej (jasno), dosledno, ugodno in za razumevanje. Predlogi bi morali biti kratki, lažje je posredovati potrebne informacije naslovniku. Obstaja ena "Zlato" pravilo e-poštnih sporočil - Del, ena tema je ena črka. Bolje je, da pošljete več črk (v vsakem po eni temi) kot eno veliko sporočilo z več idejami, ki se med seboj neomejenih.

8. Ne delajte poslovne korespondence iz neformalne komunikacije. V čustvenem čustvu! Če ste določbe, določene v elektronskem sporočilu, želite poudariti čustveno, čustveno podtekst se mora skriti za nevtralnim, zunanjim mirnim in pravilnim tonom predstavitve. Doseže se v vsebini, ne jeziku.

9. Upoštevajte jasno strukturo za izgradnjo glavnega besedila pisma. Najpogosteje je pismo sestavljeno iz treh delov:

Razlog za pisanje pisma (razlog, razlog). Ta del je običajno najbolj kratek
Zaporedna predstavitev bistva vprašanja
Rešitve, zahteve, predlogi, sklepi

10. Videz sporočila mora biti izjemno priročen za zaznavanje. Razkorak besedila na odstavkih, v katerih ne sme biti več kot pet-šest vrstic. Odstavki, razen drug drugega bolje kot prazen niz. Izberite eno barvo in eno pisavo, zato bo besedilo bolje zaznano. Bolje je, da ne uporabljate brez posebnih potrebnih oznak, se nasmehne, kosi, kogvite elemente.

11. Napiši kompetentno. Nepismeno pismo kaže, da avtor ni dovolj izobražen. Vaš poslovni ugled diskreditira napake in prisotnost v besedilu napak. Pred pošiljanjem pisma, elektronska korespondenca etiketa Priporoča, da natančno prebere pismo. Številni poštni programi in urejevalniki besedila lahko preverijo ločila in črkovanje, in ko so napake prednostne z odpravljanjem možnosti. Za pisanje e-poštnih sporočil je ta storitev potrebna.

12. Razmislite, kakšno dokumentacijo je treba prenesti na prilogo. Besedilo črke ne sme vključevati podrobnih informacij, bolje je poslati ločeno datoteko. V predmetu pisma morate določiti, katero datoteko, ki jo vnesete, sicer lahko prejemnik šteje kot virus. Vse datoteke pred pošiljanjem je treba preveriti protivirusno programsko opremo.

13. Vedno napišite kontaktne podatke in naročite. Pokazal vam bo iz dobre strani in pokazal svoje poklicne lastnosti. Podpis ne sme biti več kot pet-šest vrstic. Sestavljen mora biti ime podjetja, vaše ime in priimek vašega položaja. Običajno je vaš e-poštni naslov, telefon, naslov spletne strani podjetja, je navedena tudi za zunanje naslovnike.

14. V poslovnem korespondenci je PostScript zelo redka. Če v sporočilu uporabljate PostScript, je to indikator, ki ga niste pomislili na vsebino črk.

15. Samo v posebnih primerih je obveščen o branju. Običajno mora biti obvestilo o branju nameščeno samo za zunanje naslove in samo, če je odgovor čaka na prejemnika.

16. Potrditveno polje »Visok pomen« uporabite samo, če je to res potreba. Če pismo vsebuje pomembne informacije, ki potrebujejo nujni pregled, namestite "visok" pomen. To bo omogočilo v mapi Prejeto, da označite vaše pismo. Toda ta funkcija ni priporočljiva zaman.

17. Preden pošljete, ponovno preberite pismo. Ali je vse zgoščeno jasno, je jasno, ali ni neprimernih informacijskih in slovničnih napak. Podani so pravilni ciljni podatki. Preverite zaporedje in logiko predstavitve.

18. Takoj se odzivajte na črke. Obvestilo o prejemu pisma je manifestacija spoštovanja kolegov ali partnerjev, znak dobrega tona. Če trenutno ne morete odgovoriti na pisma, mora biti avtor obveščen in obljubil, da je ob prvi priložnosti odgovoriti takoj. Odgovorite na vsa vprašanja. Odgovor se ne začne kot nova črka. Če se pismo ne odzove v 48 urah, lahko naslovnik misli, da je njegovo pismo ostalo brez pozornosti ali izgubljenega.

19. Tisti, ki je sprožil korespondenco, nato konča elektronski dialog.

20. Ne pozabite pravila za e-pošto, Natančneje, njihovo spoštovanje je kazalnik sodobnega strokovnega vodje.

Pogosto se prvi stik v poslovnem svetu začne s pisnimi komunikacijami - poslovnimi črkami. Ampak, če je napisano, ne da bi v skladu s pravili poslovnega pisma, potem komaj izvorni stiki lahko prekinejo, in izgubite stranko ali poslovni partner. Zato nikomur ni treba prepričati, kako pomembno je, da lahko napišemo poslovna pisma, ki bo pomagala, da vam osebno in vaše podjetje osebno in vaše podjetje kot celota.

Osnovna pravila poslovne korespondence. Sodobne korespondenčne oblike so se razvile pred več kot 150 leti. Menijo, da je njihova domovina Anglija, kjer je bila prvič uvedena pravila za pripravo poslovne korespondence.

Splošna pravila za dopisovanje

1. Preden začnete s pisanjem poslovnega partnerja, je vredno razumeti naslednje točke za sebe:

Pogled na črko (spremljajoče, črko, pismo pisma obvestila, opomnik na pisma, predstavitev pisma, odpoved pisma, garancijska črka itd.);

Ali je odgovor na vaše pismo domnevno (obstajajo pogoji, ko prejemanje odziva na pismo ne predvideva, na primer, predstavitveno pismo);

Ali je vsebina pisma edinstveno razumljiva na vaš naslovnik, ne glede na to, ali ne bo pustila nobenih dvoumnosti v zvezi s korespondenčno vprašanje;

Ali ste prepričani, da bo pismo, poslano po pošti, bo prišlo pravočasno (če ne, je bolje uporabiti naslednje telefakse, storitve DHL storitev ali pošljete pismo prek interneta).

2. Ton črke mora vedno ostati pravilen.

3. Potrebno je skrbno izbrati besednjak, izogibanje netočnosti, dvoumnosti, nepotrebno uporabo poklicnih besed. Besedilo pisma mora biti enostavno razumeti.

4. Poslovno pismo je treba napisati le v obliki organizacije, v imenu katerega se pojavlja. Ker je videz korporativne oblike nekakšna vizitka vašega podjetja, potem je treba oblikovati uradno obliko, obravnavati s posebno oskrbo. Bolj kot je oblika črke oblike - več je ton črke.

Pri pripravi dokumentov je priporočljivo uporabiti urejevalnik besedila Microsoft Word (programska oprema za programsko opremo Microsoft Corporation Corporation Corporation Corporation Program z uporabo Times New Roman Cyrian Fonts št 12 Velikost (za tabele Materials), 13, 14, 15, Times DL Velikost št. 12 , 13, 14 do 1 -2 intervala.

Pri izdelavi poslovnega pisma se številka strani položijo na desno stran strani in ko načrtujete druge poslovne dokumente - na sredini zgornjega polja lista.

Besedilo samega pisma je priporočljivo tiskati v formatu formata A4 preko 1,5-2 intervala območja, na formatu formata A5 in manj - skozi en interval. Podrobnosti o dokumentu (razen besedila), ki je sestavljena iz več vrstic, se natisnejo skozi en interval.

Pisna zahteva mora biti odgovorna v 10 dneh po prejemu.

Na sporočilih, pridobljenih po faksu in e-pošti, se je treba odzvati v 48 urah, ne pa šteti vikend

Pravila registracije poslovnih pisem v Rusiji

V Rusiji je registracija uradnih obrazcev urejena z regulativnimi dokumenti in, prvič, Gost 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Unified sistema organizacijske in upravne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo. "

GOST ima dva standardna oblika praznin dokumentov - A4 (210 x 297 mm) in A5 (148 x 210 mm). Vsak list dokumenta, okrašen tako na obliki in ne na njem, morata imeti polja vsaj 20 mm - levo; 10 mm - prav; 20 mm - vrh; 20 mm - nižje.

Te zahteve za dokumentacijo so zapisane z rusko zakonodajo, vendar avtor priporoča njihovo uporabo in pri pripravi poslovnega pisma tujemu partnerju.

Odvisno od stopnje bližine s svojim dopisnikom se lahko pritožba začne z besedami "dragi + priimek (ime, patronymic)" ali "dragi + ime in patronymic (ime)". Takšne besede kot "spoštovani", "gospod", "gospa", "namestnik direktorja", "vodja oddelka", itd Na noben način je nemogoče zmanjšati. V nasprotnem primeru ima prejemnik pravico, da mislite, da ga res ne spoštujete. Za dokončanje pisma sledi besedam hvaležnosti za sodelovanje. In potem je izraz pred podpisom: "S spoštovanjem, ..." ali "iskreno tvoje ...".

V uradnih pismih je pritožba "vas" nesprejemljiva, tudi če v življenju ste s to osebo, ne samo v poslu, ampak tudi v prijateljskih odnosih.

Običajno je podjetje ali uradno pismo sestavljeno iz več tipičnih strukturnih elementov:

1. Področje.
V tem delu je pismo na levi postavljeno kotni žig organizacije z navedbo imena organizacije, poštnih in drugih podrobnosti, pa tudi registrsko številko in datum registracije pisma kot odhajajočega dokument. Če je pisma storitev pismo odziva, je tukaj navedeno, kateri dokument je odgovoril s tem pismom.
Na desni strani naslova so postavljeni naslovnik podrobnosti.

Pod kotnim žigom je glava v besedilu dokumenta. Oblikovanje naslova jezika je lahko:

ü Predlog "O" + sut. V predlaganem primeru: "o dobavi avtomobilov";

Ü o tem vprašanju "O" + sut. V predlaganem primeru: "o izdaji ponudbe rezervnih delov";

ü Glede + zemljišča. Parentin: "V zvezi z naročilom za dostavo" itd.

2. Pravzaprav besedilo pisma. Glavne značilnosti oblikovanja besedila pisma so naslednje.

ü Besedilo pisma storitve, praviloma bi se moralo zadevati eno vprašanje ali več vprašanj, če so med seboj povezane in se bo upošteval eno konstrukcijsko razdelitev Organizacija prejemnica.

ü Pisemsko besedilo, praviloma je sestavljeno iz dveh delov. Prvi del določa razlog, osnovo ali utemeljitev pisanja pisma, zagotavlja povezave do dokumentov, ki so osnova za pripravo pisma. V drugem delu, ki se začne z odstavkom, sklepi, predlogi, zahteve, rešitve itd.

Struktura poslovnega pisma

1. Ime organizacije pošiljatelja.

3. Datum pisanja pisma.

4. Naslov prejemnika pisma.

5. Opomba o določeni osebi.

6. Vhodna obdelava.

7. Opomba o splošni vsebini črke, t.e. predmet.

8. Glavno besedilo pisma.

9. Končna formula vljudnosti.

10. Podpis.

11. Opomba o prijavi.

Pri izdelavi poslovnega pisma bi se ruski partner zapomniti nekaj več pravil.

Položaj osebe, ki mu je treba nasloviti dokument, je na voljo v sombnem primeru, na primer:

CEO.
OJSC "Alpha Business"
V.A. Prokhorov.

Beta holding jsc.
Glavni računovodja
V.M. Ivanov

Če vnesete okrajšave "gospoda", "M.", je ime anketirana, pozneje in začetnice najprej napisane.

Dokument ne sme vsebovati več kot štirje naslovniki. Beseda "kopija" pred drugim, tretjim, četrti naslovi ne kažejo. Z večjim številom naslovnikov sestavljajo seznam poštnih dokumentov.

Pri pošiljanju pisma organizaciji določi njeno ime, nato poštni naslov.

V smeri dokumenta fizični obraz označuje imena in začetnice prejemnika, nato poštni naslov

Oznaka razpoložljivosti aplikacije, imenovane v besedilu pisma, je narejena na naslednji način: \\ t

Dodatek: 5 litrov v dveh ex .

Če ima pismo aplikacijo, ki ni imenovana v besedilu, nato določite njeno ime, število listov in število kopij; Če obstaja več aplikacij, so oštevilčene, na primer:

Če so aplikacije padle, se število listov ne navaja.

Če je vloga poslana, ne na vse naslove, določene v dokumentu, je oznaka njegove prisotnosti sestavljena na naslednji način:

Dodatek: 3 l. V 5 izvodih. Samo na prvem naslovu.

Podrobnosti o "podpisu" vključujejo ime položaja osebe, ki je podpisala dokument (popolno, če dokument ni okrašen na pisma, in skrajšano - na dokumentu, okrašenih v uradni obliki podjetja); osebni podpis; Dešifriran podpis (začetnice, priimek), na primer:

Usposabljanje

Pravila poslovne korespondence in več celinskih manevrov za vzpostavitev dobrih odnosov s pomočjo pisma, da ne poznajo samo tistim, ki so vsak e-poštni na delovnem dnevu, je preobremenjen z dohodnim korespondenco, in obstaja več korespondenc in sporočil načrtom, ki jih morate biti pobudnik. Država čarobnost kljuna je koristna za vsako moderno žensko. To bo uporabno vsaj pri iskanju podajanja dela - pošiljanje, priložene pisma, dodatne podatke o sebi na zahtevo in preskusne naloge, kot tudi pošiljanje sporočil, da se ujemajo z intervjujem.

Pismenost - osnova poslovne korespondence in obraza

Dejstvo, da so blogerji z disleksijo lahko priljubljeni na internetu, ne bi smeli utemeljiti s svojimi napakami in ACUPCKS. Ne privoščite se in dejstvo, da z ruskim jezikom, ki ga ni uspelo v šoli (obstajajo tudi pravila za pisanje «ne" z različnimi deli govora dolgo časa, da ga izvlečejo. Najzahtevnejše. Še posebej žaljivo pri izvajanju poslovne korespondence je napačno pisati besede iz vaše profesionalne sfere. Sogovornik lahko dvomi v vašo kompetenco.

1. Hranite v spletnem brskalniku zaznamkov gramota.ru.

2. Ne uporabljajte besed, natančne definicije, ki jih ne morete dati (vsaj z Wikipedijo).

3. Ne pozabite, da bodo redke in specifične besede, ki morda niso seznanjene s sogovornikom, jih bodo prekleto ali se lahko pomotoma razlagale. Če se mora sogovornik seznaniti s svojo terminologijo, potem, v skladu s pravili etikete, razlagamo, uporabljene in okrajšave ter kratice.

4. Poskusite, da ponudbe ne predolge. Kompleksni in primerni modeli pustijo pisanje romana in ne za poslovno korespondenco.

5. Močno priporočamo, da v telesu črke ne vnesete sporočilo, temveč najprej v datoteki v računalniku. Prvič, vgrajeni črkovanje in ločila v besedi vam bo pomagala. Drugič, odpravite neprijeten položaj naključne prezgodnje pošiljke poslovnega pisma ali izgube zaradi zapiranja brskalnika itd. (Besedilo klicanja v besedi, naredite navado, da pritisnete ikono »Shrani« in nastavite avtosave v nastavitve skozi majhne časovne intervale). Ne pozabite, da je inteligentno besedilo na tabličnem računalniku in mobilnih napravah sposobno dati zelo nepričakovane popravke vaših besed.

6. Preden pošljete pismo, ga ponovno preberite večkrat. Če čas ni osvetljen (mimogrede, eno od pomembnih osnovnih pravil poslovne korespondence ni zategniti s pogoji, zato je bolje, da se v zadnjem trenutku vzamete pismo), nato pa ponovno preberete besedilo, ki ga Napisal sem po določenem času po določenem pol ure, vklopil nekatere druge stvari.

Pristojna vzdrževanje poslovne korespondence. Pomembnejše podrobnosti

Pozor na podrobnosti pri izvajanju in oblikovanju poslovne korespondence govori o spoštovanju in prihrani čas

7. Ne zanemarite polnjenja črke "Tema" . Če pošljete prvo "hladno" pismo, je naslov lahko spektakularen, nestandarden in zanimiv. Če pa vaše pismo že čaka ali podprete korespondenco s prejemnikom za nekaj časa, je treba temo označiti kratko, jasno in EXCO. To vam bo omogočilo, da hitro najdete pismo (in za vas, in prejemnika) po potrebi po pošti.

8. Dolge verige "RE: RE: RE:" Ustvarite vtis plovil. Ne bojte se, da začnete novo verigo s svojim sogovornikom, ki citira se samo z vprašanjem prejšnjih sporočil (in da, potrebujejo, da »potegniti zadaj«, če na primer, razpravljati o podrobnostih določenega projekta, se strinjam o proračunu / cenah / servisnih paketih in ev. - V tem primeru je navedba priročna in zahteva poslovni bonton).

9. Če dohodna sporočila vam vsebuje nekaj vprašanj, se nanje odzovite tako, da vsaka ločeno. Če pošljete pismo z več vprašanji, uporabite oštevilčenje, prekinite besedilo na odstavkih. Držite se z jasno strukturo.

10. V TV-črki, komentirajte vse priloge na sporočilo. Vse datoteke, ki jih pritrdite, se prijavite, tako da lahko prejemnik takoj dobi informacije o njihovi vsebini. .

11. Podpis - Zelo pomembna podrobnost poslovno pismo. V nastavitvah poštnih storitev lahko običajno namestite samodejni podpis na vsa vaša črka. Kompetentno zbrani podpis, ki je enakovreden tiskarskim karticam, dobrim vizitkam. Poleg imena in priimka, uporabite v oznaki podpisa vaše objave, navedite kontaktne podatke (telefon, Skype), logotip podjetja. Ker se najboljše drevesa obravnavajo kreativno pomembne (nepozabne in povezane z osebo ali družbo, ki jo dela) vizitke in podpis je lahko "s piščancem", ki kaže na vašo povezavo s podjetjem ali govorim o svoji ljubezni do primera . Na primer, nekateri zaposleni v Mann, Ivanov in Ferber Publisher v podpisu uporabljajo dodatno ponudbo "Zdaj sem prebral ..." (in vstavi ime novosti založnika). Predstavniki podjetij iz prehrambenega območja lahko izpolnijo pisma z željami "okusnega dne" itd. Včasih je treba takšno registracijo poslovne korespondence uskladiti z vodstvom.

12. Za poslovno korespondenco NameWoman priporoča ločen poštni naslov. Zaželeno je, da se ime podjetja ali domena spletnega mesta podjetja odraža, vaše ime (popolna, brez zmanjševanja in lascalnih oblik) in vaš priimek. Ne uporabljajte številk v imenu pošte, kar kaže na starost ali leto rojstva. Zaslon v imenu pošte vašega položaja je precej sprejemljiv, vendar se nekateri od njih izogibajo, saj nameravajo ne spreminjati nabiralnika, napredno nad karierno lestvico.

Če želite poslati povzetek in podobna poslovna pisma, ne smete uporabljati poštnih naslovov igrive ali pretirano ustvarjalne narave. Še posebej, če ste koncer za resen položaj v velikem podjetju.

Etiketa poslovne korespondence

13. Slog poslovne korespondence ni treba sušiti. Toda resnost in nekatere strogosti struktur - obvezno pravilo. Zavrnite dimenzijske souffice in sleng, govorjene izraze.

14. Podvodne kamne lahko postanejo čustveni. V prvih pismih poslovnega poznavanja ne bi smeli biti načeloma. S prilagojenim stikom so še vedno dovoljeni spopadniki, vendar ne pretiravajte in ne postanite iniciator takih "mimmicijskih dekoracij" pisem. Žalostno in vse ustvarjalne animirane emotikone pri izvajanju poslovanja (in zlasti v situacijah, kjer ste »dno«) - pod strogo prepovedjo.

15. Bodite prepričani, da uporabljate veljaven pozdrav in privlačnost po imenu, ime-patronymic na začetku pisma in nato v besedilu, če je to primerno. To ne zahteva le etike poslovne korespondence, vam omogoča, da povečate zanimanje sogovornika do vašega sporočila in zvestobe. Prejemniki so vedno bolj pozorni na obravnavo pisem, zato se poskusite naučiti vnaprej, kakšno je ime tistega, ki ga morate napisati, in kakšno zdravljenje je raje (po imenu ali imenu in imenu in patronymic).

V skladu s pravili poslovne korespondence v običajnih primerih je treba odgovor poslati v delovnem dnevu, največje - dva. Če prejmete pismo v zadnjih urah delovnega dne pred dolgim \u200b\u200bvikendom ali izpustom, podajte podroben odgovor na nedoločen čas, ki ga niste potrebni. Vendar pa, glede na etiketo poslovne korespondence, bo smiselno poslati kratek odgovor, da pismo, ki ste ga prejeli, in komentirate, kaj ste v odhodu in odgovorili podrobnosti po takem številu ali najpozneje do tega časa. Podobno je treba to storiti v primeru, da za odgovor morate pojasniti vse informacije, ki jih morate prejeti od tretje osebe ali izvajati temeljito zbiranje podatkov, pripravo materialov.

Po drugi strani pa, če potrebujete odzivno pismo iz sogovornika, lahko podvojite svojo zahtevo v 3 delovnih dneh. Če potrebujete nujni odgovor, potem boste pravilno napisali že v vašem prvem pismu (pojasnjevanje razlogov, če je mogoče), prosimo za potrditev potrdila o prejemu. Mimogrede: redno (enkrat na tri dni) Oglejte si mapo »Spam«.

In malo več o tem, kako izgleda lepo poslovno pismo. Registracija poslovne korespondence

Pismo je treba zlahka berljivo in enostavno zaznati. Nedokončani predlogi, minimalni vključeni in delljivi zavoji - Enostavni modeli so osnova poslovne korespondence. Kaj vam bo pomagalo, da si predstavljate popolno vzorčno pismo za vsa pravila?

16. Odstavki v vaši korespondenci ne smejo biti več 7-10 vrstic.

17. Besedilo poslovnega pisma se bo bolje zaznalo in gledalo, če intervali med odstavki naredijo več kot intervali med vrsticami v enem odstavku.

19. Besede, in še bolj besedne zveze in celotne predloge, napisane z velikimi tiskanimi črkami, dojemajo kot krik, pritisk in nespoštovanje. Da bi ohranili poslovno korespondenco, je podoben slog nezdravljen. Ne pustite, tudi če ste šef, ki je nezadovoljen s svojim podrejenim.

Poslovna vljudnost in načini vzpostavitve povezav

20. Pustite, da sogovornik daje soglasje vaši ponudbi, odražajo vaše mnenje, vam svetuje, pustite komentar ali postavite vprašanje. Najlažji način za uporabo za to v pismu fraze "Kaj menite o tem?", "Če se pojavijo kakršna koli vprašanja, potem bom poskušal odgovoriti," "Pišite o svoji odločitvi."

21. Bodite previdni na signale, ki prihajajo iz naslovnika. Bodite pozorni na stil pisanja svojega sogovornika, kako se ukvarja. Spomnite se psihološkega pravila ogledala. Popolnoma, če bo vaše pisanje odražalo svoj stil (vendar ne le pisanje z napakami, seveda). Če omenja nekaj osebnih podatkov - vzemite ga. Bodite vljudni in pravilni, ki odražajo veselje, sočutje, sodelovanje, čestitam praznikom.

22. Po besedi praznikov. Če se vaša poslovna korespondenca pojavi blizu datumov uradnih praznikov, potem čestitajte sogovorniku s preteklostjo / prihajajočim. Pomembne stranke in tisti, s katerimi podpirate dolgoročno poslovno korespondenco v skladu s pravili etikete, morajo čestitati ločenem pismu. Koristno bo vedeti, kdaj ima vaš sogovornik rojstni dan - te informacije je običajno enostavno priti iz socialnih omrežij.

Prinesite svojo ločeno bazo strank in bazo strokovnih stikov. Poleg imen in imen, objav in telefonov, sklicevanja na račune v socialnih omrežjih in e-poštnem sporočilu, zapisujejo in osebne podatke, označujejo projekte in vprašanja, ki ste jih že presenečeni v poslovno korespondenco.

23. Etika poslovne korespondence in elementarni grafikon: Ne pozabite na besede hvaležnosti. Za čestitke, nasveti, razlaga, vabila, informacijska potrdila, operativni odziv vašega sogovornika za poslovno korespondenco.

Milena