Účtovné zápisy pre cestovné náklady. Cestovné náklady. Pravidlá účtovania cestovných nákladov. Riešenie problematiky výpočtu cestovných nákladov a vzájomného zúčtovania so zodpovednými osobami

Vystavuje sa ako prehľad cestovných nákladov - zaúčtovanie pri takejto transakcii závisí od spôsobu vystavenia peňažných prostriedkov: v hotovosti, bankovým prevodom, prevodom na kartu alebo vystavením peňažných dokladov. Pozrime sa na každú z týchto metód podrobnejšie.

Vystavovanie správ z registračnej pokladnice

V nedávnej minulosti bol najčastejším spôsobom vydávania peňazí obchodnému cestujúcemu výdaj hotovosti z pokladne. Peniaze sa vydávajú vystavením peňažného príkazu na základe zamestnanca schváleného vedúcim.

POZOR! Nemôžete vydať zúčtovateľné sumy zamestnancovi, ktorý nenahlásil predchádzajúce sumy (odsek 6.3 Smernice Banky Ruskej federácie č. 3210-U z 11. marca 2014). Tento pokyn sa vzťahuje len na platby v hotovosti, jeho náležitosti sa nevzťahujú na prevod bezhotovostných prostriedkov na kartu.

Pokladničný príkaz bude odrážať súlad účtovných účtov:

Dt 71 „Zúčtovanie so zodpovednými osobami“ (71-1, 71-2) Kt 50 „Hotovosť“ (50-1).

Použitie podúčtov závisí od prijatej pracovnej účtovej osnovy (bod 4 PBÚ 1/2008).

Na zabezpečenie súladu medzi prácou účtovníka a používanými počítačovými účtovnými programami je vhodné schváliť podúčty odporúčané vývojármi. Napríklad je vhodné počítať. 71 použite podúčty:

• 71-1 - pre platby v rubľoch;
• 71-2 - v menách.

Pre účet 50 si môžete otvoriť podúčty:

• 50-1 „Pokladňa organizácie“;
• 50-2 „Prevádzková pokladňa“;
• 50-3 „Peňažné doklady“.

Pri výdaji peňazí z pokladne bude zaúčtovanie vyzerať takto: Dt 71-1 Kt 50-1.

Pri cestách do zahraničia je povolené vydávať peniaze v cudzích menách. Premietnite príjem peňazí do pokladne z devízového účtu zaúčtovaním Dt 50 Kt 52.

V tomto prípade je vhodné vytvoriť samostatný podúčet pre účet 50 pre každý typ meny. Výdaj z pokladne v cudzej mene pri zahraničnej pracovnej ceste premietnuť zaúčtovaním Dt 71-2 Kt 50 (podúčet zodpovedajúci mene).

Ak sú prostriedky na pracovnú cestu vydávané v cudzej mene, vznikajú kurzové rozdiely. Kurzové rozdiely vzniknú, ak sa nezhoduje dátum prijatia valuty na pokladni a dátum jeho vydania. Je potrebné určiť rozdiel medzi sumami prepočítanými oficiálnym kurzom pre každý dátum - dátum prijatia peňazí do pokladne a dátum ich vydania.

Kladný kurzový rozdiel premietnuť do účtovníctva priradením k ostatným príjmom organizácie: Dt 50 (príslušný podúčet) Kt 91-1.

Záporný rozdiel ide do nákladov organizácie: Dt 91-2 Kt 50 (príslušný podúčet).

Cestovné náhrady sa prenášajú na osobnú kartu

V súčasnosti sú rozšírené bezhotovostné platby bankovými kartami. Výnimkou nie je ani vydávanie cestovných náhrad. Je tiež povolené prevádzať zúčtovateľné sumy na mzdovú kartu zamestnanca (list Ministerstva financií Ruskej federácie, Štátnej pokladnice Ruskej federácie z 10. septembra 2013 č. 02-03-10/37209, č. 42-7.4. -05/5,2-554).

V účtovníctve by sa prevod cestovných náhrad mal prejaviť zaúčtovaním Dt 71-1 Kt 51 - prevod peňazí za vykazovanie.

Pomocou špeciálneho kartového účtu

Vyslanému zamestnancovi môže byť vydaná firemná banková karta otvorená na jeho meno – debetná alebo kreditná.

Dt 55 „Osobitný účet v banke“ Kt 51 - prevod prostriedkov z bežného účtu na osobitný účet.

Ak je kartový účet otvorený v cudzej mene, prevod sa uskutoční z účtu v cudzej mene: Dt 55 Kt 52.

Keďže sa na debetnú kartu vynakladajú prostriedky, pohyb peňazí by sa mal prejaviť zaúčtovaním 71 Kt 55 - peniaze boli použité (vybrané) na cestovné náklady.

Ak používate kreditnú kartu otvorenú na základe zmluvy o bankovom úvere, pripísanie peňazí podľa úverového rámca na kartový účet sa prejaví takto: Dt 55 Kt 66 (67)

Okrem toho, ako sa míňajú prostriedky z kreditnej karty, robíme účtovný zápis Dt 71 Kt 55.

Úroky naakumulované bankou za použitie úverových prostriedkov sú zohľadnené v položke Dt 91 – 2 Kt 66 (67).

Cestovné náhrady vystavované v pokladničných dokladoch

Vyslaným zamestnancom môžu byť vystavené cestovné šeky. Cestovný šek je povinnosťou vystaviteľa zaplatiť sumu šeku jeho majiteľovi. Účtovanie cestovných šekov sa vedie na účte 50-3 „Pokladničné doklady“. V účtovníctve je potrebné vykonať tieto zápisy:

• Dt 50-3 Kt 60 (76) - nákup cestovných šekov;
• Dt 71 Kt 50-3 - vystavené cestovné šeky.

Žiaľ, používanie cestovných šekov nie je v Ruskej federácii bežné. Dajú sa vymeniť len za peniaze, no aj tak nie vo všetkých finančných inštitúciách. Tento typ finančného dokladu je preto najvhodnejšie použiť pri cestách na zahraničné pracovné cesty. Používanie cestovných šekov ako platobného prostriedku má svoje výhody – v jednoduchosti aj bezpečnosti ich používania.

Organizácia môže vyslanému zamestnancovi zakúpiť a vydať cestovné doklady. Účtovanie cestovných dokladov prebieha obdobne ako účtovanie pokladničných šekov na účte 50-3.

Ako sa v účtovníctve zohľadňuje odpis cestovných nákladov od účtovných osôb

Po skončení pracovnej cesty zamestnanec hlási prijaté zúčtovateľné sumy. Na tento účel vypracuje predbežnú správu alebo iný dokument, ktorý je nezávisle dokončený a schválený v účtovnej politike.

Ak je nevyčerpaný zostatok cestovných náhrad, zostatok treba vrátiť do pokladne a premietnuť do zápisu Dt 50 Kt 71.

Nevyčerpaný zostatok je možné previesť z karty zamestnanca na bežný účet organizácie: Dt 51 Kt 71.

Vrátenie zostatku na špeciálny kartový účet sa prejaví zaúčtovaním Dt 55 Kt 71.

Cestovné náklady je možné odpísať takto:

• Dt 08 (10, 41...) Kt 71 - obstaral sa dlhodobý majetok, zásoby a materiál;
• Dt 19 Kt 71 - suma DPH na vstupe je zohľadnená;
• Dt 20 (23, 26...) Kt 71 - výdavky sa účtujú do nákladov na výrobky (služby, práce);
• Dt 44 Kt 71 - výdavky sa účtujú ako obchodné náklady alebo náklady na hlavnú činnosť obchodnej organizácie;
• Dt 91 Kt 71 - nevýrobné náklady boli schválené a odpísané.

Výsledky

Účtovanie pri výdaji peňazí na účet cestovných nákladov bude závisieť od zdroja výdaja – či už hotovosť, bezhotovostné peniaze, karty alebo peňažné doklady.

Príklady transakcií na vyrovnanie so zodpovednými osobami sú uvedené v článku.

Cestovné výdavky sú výdavky, ktoré vynakladá zodpovedná osoba na náklady podniku. V tomto článku sa pozrieme na to, ako sa takéto výdavky účtujú v účtovníctve a daňovom účtovníctve.

Povinnosťou zamestnávateľa je preplatiť výdavky na pracovnú cestu. Uvádza sa to v článku 168 Zákonníka práce Ruskej federácie a Nariadení o osobitostiach vysielania zamestnancov na služobné cesty, ktoré boli schválené nariadením vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 N 749.

Pracovná cesta je cesta zamestnanca na príkaz zamestnávateľa na určitý čas na vykonanie služobného pridelenia mimo miesta trvalého výkonu práce.

Pred vyslaním zamestnanca na pracovnú cestu sa mu poskytuje peňažný preddavok.

Základom pre výpočet a platenie preddavku zamestnancovi sú dva interné dokumenty:

• príkaz alebo pokyn vedúceho zamestnanca na vyslanie zamestnanca spoločnosti na pracovnú cestu, v ktorom je uvedené celé meno zamestnanca, čas trvania a účel cesty (na vykonanie pracovnej úlohy);
• písomné rozhodnutie vedúceho zamestnanca o zamestnancovi cestujúcom na pracovnú cestu služobnou alebo osobnou dopravou (ak je akceptovaná).

Preddavok sa vypočíta na základe nasledujúcich nákladov:

• náklady na cestovné lístky na pracovnú cestu a späť;
• platba za ubytovanie v hoteli;
• denná dávka za každý deň vašej pracovnej cesty;
• iné výdavky, ktoré schválil manažment.

Diéty sú samostatným typom výdavkov, nezávisia od cestovných nákladov a nákladov na bývanie.

Neexistujú žiadne zákonné obmedzenia týkajúce sa výšky denného príspevku. Obchodné organizácie majú právo určiť svoju veľkosť svojim interným aktom.

Existuje však hranica, pri prekročení ktorej sa musí daň z príjmu fyzických osôb vypočítať a zamestnancovi zraziť. V roku 2017 je limit 700 rubľov za deň pre služobné cesty v Rusku a 2 500 rubľov za služobné cesty do zahraničia.

Rovnaké limity platia od roku 2017 aj pri platení poistného (článok 2 článku 422 daňového poriadku Ruskej federácie).

Denné diéty sa musia vyplácať za všetky dni na pracovnej ceste vrátane víkendov a dní pracovného pokoja, ako aj dní cesty a nútených zastávok (článok 11 Poriadku o špecifikách vysielania zamestnancov na pracovné cesty, schváleného vyhláškou č. vláda Ruskej federácie z 13. októbra 2008 č. 749). Nemusíte predkladať žiadne dokumenty potvrdzujúce vašu dennú dávku.

Preddavok sa vystavuje v hotovosti prostredníctvom pokladne spoločnosti alebo prevodom na bankovú kartu. Do 3 dní po návrate na svoje trvalé pracovisko sa zamestnanec musí nahlásiť na účtovnom oddelení o prijatých peniazoch.

Upozorňujeme, že v roku 2017 na základe nariadenia vlády Ruskej federácie zo dňa 29.12.2014 č.1595 nemusíte vystavovať cestovný list a úradné poverenie.

Pre správu zamestnanec poskytuje predbežnú správu vo forme AO-1 alebo vo forme nezávisle vyvinutej podnikom. Prílohou správy sú doklady potvrdzujúce vynaložené výdavky (letenky, hotelové doklady, šeky atď.).

Ak sa cesta na pracovnú cestu a späť uskutočnila osobnou alebo služobnou dopravou, musíte predložiť bloček, nákladný list, ktorý slúži na výpočet najazdených kilometrov, a priložiť faktúry a potvrdenia o nákupe PHM. Možnosť úhrady týchto výdavkov by sa mala premietnuť do účtovných zásad organizácie.

Podniky využívajúce zjednodušený daňový systém („príjem mínus náklady“) počítajú cestovné náklady rovnakým spôsobom ako vo všeobecnom systéme a akceptujú ich ako výdavky.

Dátum, ku ktorému sú sumy služobných ciest zahrnuté do nákladov, sa však môže líšiť.

Výdavky na zjednodušený daňový systém sa vykazujú pri ich zaplatení. Ak bol zamestnancovi poskytnutý preddavok, potom sa tieto cestovné výdavky premietnu do výdavkov zjednodušeného daňového systému ku dňu schválenia zálohového hlásenia po predložení podkladov.

Zamestnanec spoločnosti, ktorý ide na pracovnú cestu, dostáva náhradu cestovných nákladov - ubytovanie a cestovné náklady, komunikácie, víza a iné výdavky. Zároveň počas pracovnej cesty naďalej poberá mzdu: vypočítava sa z priemerného zárobku. Aj pred cestou dostáva zamestnanec denný príspevok (časť 1 článku 168 Zákonníka práce Ruskej federácie) za každý deň pracovnej cesty.

Stanovenie dennej dávky

Oficiálny výklad pojmu „denná dávka“ je v rozhodnutí Najvyššieho súdu Ruskej federácie z 26. apríla 2005 č. CAS 05-151. Diéty - prostriedky potrebné na výkon práce a ubytovanie zamestnanca na mieste, kde sa vykonáva služobné pridelenie.

Podľa Najvyššieho súdu má zamestnanec nárok na denné diéty pri plnení úlohy mimo svojho trvalého pracoviska a pri nútenom pobyte mimo svojho trvalého bydliska.

V praxi sa často stáva, že zamestnanec dostane dennú diétu len vtedy, ak pracovná cesta trvala viac ako deň a prenocoval mimo domova. V rozhodnutí Najvyššieho súdu SR č. 4357/12 zo dňa 11.09.2012 sa však uvádza, že čas na pracovnej ceste nesúvisí s výpočtom denných diét. Súd povolil podnikom vyplatiť finančné prostriedky zamestnancovi, ak išiel na pracovnú cestu na menej ako jeden deň, pretože ide o náhradu jeho výdavkov, a nie o dávku. Okrem toho podľa nariadenia č. 749 denné diéty nezávisia od nákladov vyslaného zamestnanca na bývanie a cestovné.

Ak chcete potvrdiť svoje denné diéty, pripravte si výpočet denných diét pomocou účtovného certifikátu.

Denne novým spôsobom

Spoločnosti si môžu stanoviť ľubovoľnú výšku dennej dávky, ktorá je stanovená v interných dokumentoch. Malé podniky často obmedzujú svoje denné dávky na 700 rubľov, pretože táto suma nepodlieha dani z príjmu fyzických osôb (článok 3 článku 217 daňového poriadku Ruskej federácie). Ak je denná dávka vyššia, z prekročenej sumy sa bude musieť zraziť daň z príjmu fyzických osôb. Pri zahraničných pracovných cestách je nezdaniteľný denný limit 2 500 rubľov.

Od roku 2017 podliehajú denné diéty nad limity odvodom do poistenia. Nie je však potrebné platiť „úrazové“ príspevky z denných diét.

Príklad. Zamestnanec bol na služobnej ceste 3 dni a dostal dennú dávku 1 000 rubľov. Počas dní svojej služobnej cesty dostal 3 000 rubľov. Iba 3 * 700 = 2 100 rubľov nepodliehajú príspevkom a dani z príjmu fyzických osôb a z rozdielu 3 000 - 2 100 = 900 rubľov musíte zraziť daň z príjmu fyzických osôb a zaplatiť poistné.

Naša spoločnosť sa rozhodla vyplatiť denný príspevok na služobné cesty do zahraničia vo výške 4 000 rubľov. Denný príspevok vo výške 2500 rubľov. Cestovné účtujeme na samostatný účet. Zo sumy presahujúcej dennú dávku (4 000 - 2 500 = 1 500 rubľov) zrážame daň z príjmu fyzických osôb vo výške 13%. uzavrieť so zamestnancami na túto platbu dohodu o pracovnej činnosti?

1. V účtovníctve zohľadnite výdavky na vyplácanie denných diét zaúčtovaním Debet 20 (23,26,44) Kredit 71 v plnej výške (4000 rubľov), zrážaním dane z príjmu fyzických osôb zo súm prevyšujúcich denné diéty od zamestnanca Debet 70 Kredit 68 „Výpočty dane z príjmu fyzických osôb“ ((4 000 - 2 500) x 13 % = 195 rub.). Pri výpočte dane z príjmu nie sú denné diéty štandardizované (odsek 12, odsek 1, článok 264 daňového poriadku Ruskej federácie). 2. Nie, nie je to potrebné. Postup a výšku náhrady cestovných nákladov vrátane denných diét si určuje organizácia samostatne. Stačí ich zabezpečiť na príkaz manažéra alebo ich uviesť v kolektívnej (pracovnej) zmluve (časť 4 článku 168 Zákonníka práce Ruskej federácie).

Odôvodnenie

Z knihy „13 200 účtovných zápisov s komentárom. Alexej Tepljakov"

7.18.1. Výdavky, ktoré vznikli zodpovedným osobám pri pracovných cestách

Premietnutie do účtovníctva odpisu jednotlivých výdavkov vynaložených pracovníkom organizácie na pracovnej ceste pri podaní zálohového hlásenia.

Ako zohľadniť denné dávky na daňové účely. Organizácia uplatňuje všeobecný daňový systém

Organizácia určuje výšku dennej dávky nezávisle (). Pri výpočte niektorých daní sa v rámci limitov zohľadňujú denné diéty*.

Daň z príjmu

Pri výpočte dane z príjmu nie sú denné diéty štandardizované* (odsek 12, odsek 1, článok 264 daňového poriadku Ruskej federácie, list Ministerstva financií Ruska zo 6. februára 2009 č. 03-03-06/ 1/41). Zahrňte ich do výdavkov vo výške stanovenej kolektívnou zmluvou alebo miestnymi predpismi organizácie: objednávky, odmeňovacie predpisy, predpisy o pracovných cestách a pod. (

Každá spoločnosť je pri svojej činnosti nútená vynakladať určité výdavky. Je ich veľa druhov. Tento článok poskytuje informácie, ktoré odhaľujú podstatu takéhoto typu nákladov, ako sú cestovné náklady. Po prečítaní článku budete poznať vlastnosti účtovania cestovných nákladov: zistíte, ako a na akom účte sa účtujú a z čoho pozostávajú.

Pojem "cestovné náklady"

Niekedy nastanú situácie, kedy firma potrebuje vyslať zamestnanca na pracovnú cestu.

Pracovná cesta je odchod zamestnanca z miesta výkonu práce do iného miesta určeného zamestnancovi na plnenie služobnej úlohy na určitý čas.

Súhrn nákladov zameraných na organizáciu a realizáciu procesu vyslania zamestnanca sa nazýva „cestovné“.

Aké doklady sa používajú na dokladovanie pracovnej cesty zamestnanca?

Obdobie pracovnej cesty by nemalo presiahnuť štyridsať kalendárnych dní (dni strávené na ceste sa do výpočtu nezapočítavajú).

Zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu musí poskytnúť služobné pridelenie jeho priamy nadriadený.

V tomto prípade musí manažér vydať správny akt o jeho vyslaní na pracovnú cestu, v ktorom uvedie určité informácie:

• Osobné údaje zamestnanca;
• Účel cesty;
• Trvanie cesty;
• Aké finančné prostriedky budú použité na organizáciu pracovnej cesty?

Treba si uvedomiť, že do roku 2015 sa pre vyslaného zamestnanca vydával cestovný list, ktorý musí obsahovať značky (podpisy a pečiatka) pri príchode a odchode z miesta pracovnej cesty. Teraz bolo povinné vyhotovenie tohto dokumentu zrušené.

Zloženie cestovných nákladov

Z čoho pozostávajú „cestovné náklady“? Tieto náklady zahŕňajú:

• Náklady súvisiace s cestovaním;
• Na ubytovanie;
• Denný príspevok;
• Ostatné náklady.

Všetky vyššie uvedené náklady (okrem denných diét) musí zamestnanec potvrdiť dokladmi. Napríklad: cestovné náklady - s letenkami, náklady na ubytovanie - s hotelovým účtom a iné výdavky - s faktúrami, predajnými potvrdenkami a pokladničnými dokladmi.

Po skončení pracovnej cesty je zamestnanec povinný do troch dní predložiť účtovníkovi zálohovú správu a priložiť k nej všetky doklady potvrdzujúce skutočnosť o zaplatení výdavkov. Treba pamätať na to, že zamestnancovi, ktorý nenahlásil predtým vystavené zálohy, nebudú poskytnuté finančné prostriedky na vykazovanie.

Okrem výdavkov, ktoré musí zamestnanec vyúčtovať, sa mu vypláca denná diéta za každý deň, keď je na pracovnej ceste. Výšku dennej diéty určuje vedenie spoločnosti samostatne a musí ju uviesť v kolektívnej zmluve. Malo by sa však pamätať na to, že ak denný príspevok predstavuje viac ako sedemsto rubľov za deň (pri služobnej ceste na území Ruskej federácie), spoločnosť bude musieť narásť a zaplatiť poistnú tarifu. príspevky do mimorozpočtových fondov na túto sumu. Ak je pracovná cesta plánovaná v blízkosti a zamestnanec sa bude môcť každý deň samostatne vracať domov, potom sa denné diéty nemusia vyplácať.

Okrem toho treba brať do úvahy, že počas doby, keď je zamestnanec na pracovnej ceste, mu zostáva mzda vo výške priemerného zárobku.

Účtovanie cestovných nákladov

Bez ohľadu na formu vlastníctva alebo špecifiká činnosti sú všetky spoločnosti povinné správne evidovať cestovné (v zmysle Zákonníka práce). Najmä pre zhromažďovanie informácií a účtovanie cestovných nákladov je v sústave účtovných účtov zabezpečený účet 71 „Zúčtovanie so zúčtovateľmi“. Na ťarchu tohto účtu sa eviduje vystavenie cestovných náhrad a v zápočte sa účtuje vrátenie nespotrebovaných súm a odpis výdavkov uskutočnených zúčtovateľom. Tento účet je aktívny-pasívny účet. To znamená, že konečný zostatok sa môže prejaviť buď ako debet, alebo ako kredit na účte. Ako to vypočítať? Aby ste našli zostatok aktívneho účtu, musíte vykonať nasledujúce matematické operácie:

• Spočítajte počiatočný zostatok a výšku obratu zvlášť pre debet a zvlášť pre kredit;
• Určite, v ktorej časti účtu (debetná alebo kreditná) je suma vyššia:
• Odčítajte menšiu časť od väčšej časti;
• Výsledný výsledok zapíšte v časti, kde sa súčet zostatku a obratu ukázal byť väčší.

Ako sa na tomto účte zaznamenávajú transakcie? Zvážte niekoľko príkladov:

• Pri vydávaní prostriedkov zamestnancovi na cestovné náklady z pokladne spoločnosti sa vykoná tento záznam - Debet 71, Kredit 50;
• Keď zamestnanec vráti do pokladne spoločnosti nevyužitú sumu na pracovnej ceste, vykoná sa spätný záznam - Debet 50, Kredit 71;
• Pri odpočítaní nevrátených súm z platu zamestnanca sa vykonajú záznamy - Debet 94, Kredit 71 a potom - Debet 70, Kredit 94;
• Pri odpise ostatných výdavkov, ktoré vznikli zamestnancovi na pracovnej ceste (napríklad nákup materiálu), sa zapisuje - Debet 10, Kredit 71;
• V prípade, že je organizácia platiteľom dane z pridanej hodnoty, vykoná sa zápis - Debet 19, Kredit 71.

Analytické účtovníctvo sa vykonáva pre každého zamestnanca spoločnosti, spomedzi vyslaných na pracovné cesty.

Výdaj peňažných prostriedkov zamestnancovi na pracovnú cestu z pokladne sa formalizuje výdavkovým pokladničným príkazom a vrátenie nespotrebovaných súm sa formalizuje pokladničným poukazom.

Na konci obdobia sa zostaví súhrnný register - denník - príkaz na účet 71.

Na účely účtovania cestovných nákladov je vhodné použiť špecializovaný účtovný počítačový softvér (napríklad softvér vyrobený spoločnosťou 1C alebo Talisman).