Cum se scrie un raport de inventar. Formulare contabile pentru contabilitatea stocurilor

Actele de inventariere sunt documente obligatorii care confirmă faptul implementării acestuia și rezultatele activităților de control. Prin realizarea măsurilor de înregistrare și control al tuturor activelor și pasivelor, organizațiile respectă cerințele Legii nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”. În articol vom lua în considerare procedura de efectuare a unui inventar, precum și completarea înregistrărilor de inventar și a altor documente necesare.

În economia reală, nu toți proprietarii de afaceri și pur și simplu șefii organizațiilor se gândesc la necesitatea de a efectua un inventar al proprietăților și pasivelor întreprinderii în propriul lor interes sau în conformitate cu cerințele legale. Deoarece nu există o amendă pentru neîndeplinirea măsurilor de control obligatorii, multe, în special întreprinderile mici, adesea nu le execută. Astfel de acțiuni contrazic direct poziția statului, care obligă toate entitățile comerciale să efectueze contabilitatea și controlul fiabilității situațiilor financiare, ceea ce este imposibil fără măsuri de control intern.

Principalele documente de reglementare care definesc procedura de efectuare a inventarierii sunt:

Legea federală nr. 402-FZ „Cu privire la contabilitate”.
Ordinul Ministerului Finanţelor din 29 iulie 1998 nr. 34n (reglementări privind contabilitatea).
Ordinul Ministerului Finanţelor din 13 iunie 1995 nr. 49 (instrucţiuni metodologice de comparare a proprietăţii şi pasivelor).

Procedura de determinare a disponibilității reale a obiectelor cu date comparabile nu este foarte populară datorită intensității muncii și complexității procesului, dar permite:

evaluează în mod obiectiv procedura de înregistrare și stocare a proprietății;
identificarea eventualelor furturi și nereguli contabile;
stabilirea cauzelor conturilor de plătit și de încasat;
controlează procesul de gestionare a activelor, pasivelor etc.

Conditii: obligatoriu si initiativa

Regulile de conduită sunt stabilite chiar de entitatea comercială, cu excepția cazurilor în care o astfel de inspecție este obligatorie. Cazurile de inspecție obligatorie sunt date, de exemplu, în paragraful 27 din Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 34n. Astfel, este imperativ să se verifice compoziția și valoarea activelor și datoriilor companiei:

înainte de începerea întocmirii situațiilor financiare anuale;
în cazuri de furt sau deteriorare a proprietății, suspiciunea de abuz;
la schimbarea persoanei responsabile din punct de vedere financiar (denumită în continuare MOL);
în timpul reorganizării sau lichidării organizației;
în caz de calamități naturale (incendiu, inundații și alte cazuri de forță majoră) etc.

Pentru a confirma siguranța proprietății, precum și pentru a verifica disponibilitatea reală cu datele reflectate în evidențe, conducerea organizației poate iniția oricând monitorizarea în interesul proprietarului. Acest lucru este valabil mai ales pentru companiile de producție și comerț, unde cazurile de furt nu sunt, din păcate, neobișnuite.

Obiecte de verificat

La compararea datelor, poate fi analizată prezența activelor și pasivelor complet diferite ale companiei. Iată cele mai comune obiecte (pasive):

mijloace fixe (cladiri, structuri, utilaje, transport, inventar etc.);
active necorporale (drepturi exclusive asupra produselor software, mărci înregistrate etc.);
bunuri;
componente și materiale;
produse;
fonduri (numerar, în conturi la instituțiile de credit);
cuantumul și termenii datoriilor și obligațiilor.

MOL-urile sunt responsabile pentru siguranța obiectelor materiale: depozitarii din depozite, casierii și alte persoane responsabile. La angajare, astfel de angajați semnează un acord de responsabilitate financiară deplină pentru proprietatea care le este încredințată.

Ordinea de conduită

Decizia de a efectua compararea datelor în orice caz este luată de conducerea organizației. Această decizie este oficializată printr-un ordin, care indică informații despre inspecția care se desfășoară:

obiecte;
termenele limită;
sit (dislocare);
membrii comisiei de inventariere;
preşedinte

Formularul de comandă poate fi descărcat mai jos.

Înainte de începerea inspecției, MOL depune o chitanță la compartimentul de contabilitate din care să rezulte că toate documentele care confirmă primirea și cheltuirea bunurilor care le-au fost încredințate au fost transferate integral (clauza 2.4 din Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 49) . În timpul procesului, înregistrările de inventar sunt întocmite, care sunt apoi transferate departamentului de contabilitate pentru a reconcilia datele reale cu datele contabile.
Dacă sunt detectate discrepanțe între datele reale și cele contabile, se identifică motivele discrepanțelor. Acestea pot include:

reclasificarea mărfurilor;
defectul nu este anulat în timp util;
abateri de la standardele tehnologice de anulare (cu metoda contabila standard);
erori de acceptare și radiere;
furt, incl. furt.

Pe baza rezultatelor inspecției, se ia decizia de a lua în considerare lipsurile și surplusurile identificate. Excedentele identificate sunt luate în considerare, iar lipsurile sunt fie recuperate de la părțile vinovate, fie, dacă este imposibil de anulat de la părțile vinovate, anulate ca pierderi.

Documentarea rezultatelor inspecției

În procesul de verificare a existenței efective a obiectelor (obligațiilor) se întocmesc documente de control care diferă în funcție de obiect. Organizația are dreptul de a dezvolta în mod independent forme de documente de control sau de a utiliza formulare standardizate aprobate prin Rezoluția 88 a Comitetului de Stat pentru Statistică.

Rezultatele sunt prezentate:

evidențele de stoc, care reflectă disponibilitatea și cantitatea efectivă;
declarații de potrivire, în care sunt indicate discrepanțe între datele de fapt și cele contabile.

Controlul stocurilor, mijloacelor fixe și numerarului

Puteți descărca un exemplu de act de inventar al articolelor de inventar expediate și un exemplu de act de inventar al mijloacelor fixe (reparații neterminate) la sfârșitul articolului.

Puteți descărca formularul de inventar al casei de marcat din anexa articolului. Există, de asemenea, o mostră de completare a unui raport de inventar în numerar.

Controlul datoriilor

Verificarea obligațiilor se efectuează pentru a determina datoria curentă, restante, datoria nerealistă pentru colectare, printre:

cumpărători și furnizori;
creditori (debitori) și alte persoane.

Rezultatele sunt documentate în scris - vezi Exemplu de raport de inventar al creanțelor și datoriilor.

Puteți citi mai multe despre datoria nerealistă a contrapărților lichidate pentru colectare, precum și despre datoria pentru care termenul de prescripție a expirat

Controlul activelor necorporale

Apare odată cu înregistrarea formularului INV 1-a. Dacă pe baza rezultatelor auditului sunt identificate discrepanțe, se întocmește o fișă de comparație INV-18.

Completare

Pentru înregistrarea rezultatelor verificărilor de control asupra corectitudinii monitorizării, se întocmește un raport asupra rezultatelor. Pentru a afla regulile de completare, consultați Exemplul de completare a unui act privind rezultatele inventarului.

Ca în orice companie, instituțiile din sectorul public realizează periodic inventarierea. Pentru oficializarea rezultatelor obținute se folosesc formulare de documente specializate, utilizate în conformitate cu Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 52n din 30 martie 2015. Aflam despre caracteristicile unuia dintre ele - formularul 0504835 „Lege privind rezultatele inventarului” de la această publicație.

Când se aplică actul de inventariere a rezultatelor f. 0504835

Algoritmul pentru realizarea unui inventar al activelor este identic pentru companiile comerciale, agențiile guvernamentale și instituțiile guvernamentale. Se întâmplă în etape, în următoarea ordine:

prin ordin al instituției, șeful numește o comisie de inventariere;
se fac pregătiri pentru eveniment (se întocmesc documentele primare necesare pentru primirea și cheltuirea activelor, se întocmesc bilanţurile contabile);
persoanele responsabile întocmesc chitanțe care confirmă prezența bunurilor în custodie;
În ziua stabilită prin ordin se face inventarierea. Este necesară participarea întregii comisii și prezența unor persoane responsabile.

Respectarea etapelor enumerate este obligatorie, deoarece ignorarea oricăreia dintre ele poate duce la un protest împotriva rezultatelor. Doar formele de inventariere pe tip de proprietate diferă de procedura generală de înregistrare, iar rezultatele inventarierii sunt documentate într-un act de formular 0504835.

Raportul rezultatelor inventarului: caracteristici de proiectare

Formularul nr. 0504835 se intocmeste pe baza evidentelor de inventar completate. Actul este format din trei părți:

antet cu denumirea și codul documentului, denumirea entității care a executat actul, data întocmirii;
partea de conținut, unde este înregistrat un bloc de informații despre inventar. Enumeră membrii comisiei, obiectele inspecției și rezultatele acesteia;
partea formală, adică semnăturile membrilor comisiei de inventariere cu stenograma semnăturilor și indicarea funcțiilor.

Documentul completat se prezintă spre aprobare conducătorului instituției sau agenției guvernamentale. Raportul rezultatelor inventarului – o formă destul de convenabilă și de înțeles care rezumă rezultatele obținute.

Raportul rezultatelor inventarului: umplerea probei

Listele de inventar sunt întocmite pentru persoanele responsabile, zonele și conturile contabile. Adică, dacă un angajat, fiind o persoană responsabilă din punct de vedere financiar, este responsabil, de exemplu, pentru siguranța activelor nefinanciare (inventar și materiale) într-un depozit și în exploatare, atunci înregistrările de inventar sunt întocmite separat pentru fiecare zonă și rezultatele inspecției sunt combinate într-un raport de rezultate ale inventarului, un exemplu al căruia îl prezentăm cititorului. Dacă nu există discrepanțe între datele de înregistrare și disponibilitatea efectivă a cecului, atunci pe baza inventarelor se întocmește procesul-verbal al formularului 0504835.

Dacă în timpul inspecției s-au constatat discrepanțe între disponibilitatea proprietății și datele contabile, atunci la raportul de rezultate ale inventarului se anexează o declarație de neconcordanțe (formular 0504092), atașată la inventarul corespunzător. Demonstrează discrepanțele identificate pentru fiecare articol, stabilind surplusuri și lipsuri în termeni cantitativi și monetari. Și în acest caz, pe lângă inventare, rezultatele declarației trebuie incluse în act. Vă oferim un exemplu de completare a documentului:

Actul completat este semnat de membrii comisiei și aprobat de conducere. În caz de neconcordanțe, persoana responsabilă întocmește o notă explicativă, care se anexează și actului. În funcție de rezultatele stabilite, managerul ia o decizie: surplusurile sunt creditate, iar lipsurile, de regulă, sunt recuperate de la părțile vinovate.

Realizat de o comisie pregătită. Este numit de directorul companiei sau de managerul superior. Pe baza rezultatelor inventarierii se întocmește o concluzie de către comisia de inventariere. Vă vom oferi o mostră mai jos.

O comisie se formează printr-un ordin special. Acesta afirmă:

Articol de inventar
Bazele procedurii (motive)
Perioadele de timp alocate pentru inventariere
Numele complet al președintelui comisiei și al tuturor participanților acesteia
Termenul limită de depunere a documentelor cu rezultatele contabilității efectuate

Prin urmare, fiecare participant în comisia formată trebuie să fie implicat în inventar (nu nominal, ci efectiv). Lipsa oricăreia dintre ele va constitui motiv de invalidare a încheierii.

Participanții comisiei de inventariere sunt:

reprezentanţi ai aparatului administrativ al întreprinderii
alți angajați (din departamentele de suport juridic, inginerie și alte structuri)

În plus, echipa în curs de dezvoltare poate include angajați ai departamentului de audit intern și membri ai unei companii de audit independente. Personalul care poartă răspunderea financiară nu este inclus în comisie, dar trebuie să fie prezent în timpul inspecției.

Motive pentru alocarea unui inventar și formarea unui grup de verificare:

procedura standard de optiune
controlul contabilității
înlocuirea unui angajat responsabil financiar etc.

Fiecare pas al comisiei are propriul algoritm și este supus procedurii stabilite prin regulament.

Hârtii

Inventarul nu este doar o listă a proprietății companiei și a documentelor de verificare, este și crearea unei concluzii despre procedura efectuată. Creat pentru a respecta reglementările. Acesta descrie în detaliu procedura de înregistrare a articolelor de inventar.

Când proprietatea este supusă contabilității, algoritmul de procesare a documentelor este următorul:

Disponibilitatea articolelor trebuie verificată ulterior: recalcularea, cântărirea sau măsurarea obiectelor.
Informațiile primite sunt introduse în lista de inventar.
Rezultatele reconcilierii concluziei efective sunt corelate cu datele contabile și se completează fișa de potrivire aferentă (reflectând diferențele).
Rezultatele dezvăluite prin procedură sunt introduse.

Există și un protocol al ședinței comisiei de inventariere. Nu este inclus în lista lucrărilor obligatorii din Ordinul nr. 49, dar se notează la paragraful 5.3 (descrie situația cu deficit sau depășire a numărului de obiecte inspectate).

În instanță, un astfel de protocol devine adesea important. Iar absența acestuia, sau prezența acesteia fără confirmare prin semnătură și data completării din partea membrilor comisiei de inventariere, poate duce la respingerea cererii companiei îndreptate către angajat pentru colectarea lipsurilor.

Acest lucru s-a întâmplat în cazul nr. 11-23913, examinat la Tribunalul orașului Moscova la 14 august 2013. Din cauza încălcării regulilor de întocmire a documentelor de inventar, companiei reclamante i s-a refuzat o cerere împotriva administratorului de sistem.

Crearea încheierii comisiei și reflectarea acesteia în politicile contabile

Dacă echipa de inspecție descoperă surplusuri sau lipsuri în timpul contabilității, atunci este obligată să creeze o declarație de discrepanțe. O astfel de hârtie afișează indicatorii numai acelor active pentru care au fost identificate discrepanțe cu indicatorii contabili inițiali.

Se generează un raport privind rezultatele inspecției pentru toți angajații cu excedent sau restanțe care au răspundere financiară.

Deci, inventarul ajută:

verifica corectitudinea
detecta erorile în rapoarte
înregistrați obiectele nesocotite pentru raportare
controlează siguranța bunurilor materiale
prevenirea sau identificarea promptă a încălcărilor, restanțelor și furtului bunurilor

Incheierea inventarului ocupa o pozitie importanta in politica contabila. Este unul dintre instrumentele analitice pentru economia companiei.

Dacă există restanțe, comisia de inventariere va organiza o ședință. Pe acesta se analizează informațiile descoperite și se identifică motivele penuriei. Aceștia cer lămuriri asupra situației. La finalul ședinței se ia o decizie cu privire la modul de afișare a indicatorilor în politica contabilă.

Valoarea proprietății subevaluate este anulată din bilanțul companiei. Pierderile în cadrul normei sunt aprobate prin lege și sunt reflectate în Manual. Radiațiile se efectuează numai la ordinul managerului companiei, ca „cheltuieli de producție”.

Lipsurile care depășesc norma stabilită devin responsabilitatea angajaților relevanți ai întreprinderii. de la care se recuperează valoarea bunului dispărut.

Când făptuitorii nu sunt găsiți sau instanța refuză recuperarea prejudiciului material, deficitul se reflectă în contabilitate ca și alte cheltuieli.

Valoarea excedentelor materiale identificate în timpul inspecției se calculează la cursurile curente ale pieței și se adaugă la venitul total al întreprinderii în anul de raportare.

Algoritmul acțiunilor

Regulile de implementare a auditului sunt specificate în Ghidurile relevante pentru inventarul financiar. obligații și proprietate.

Pregătirea

prezența și executarea corectă a documentelor privind bunurile principale (fișe de inventar, cărți etc.)
locație pentru uz tehnic rapoarte privind mijloacele fixe
afișare în documentație și disponibilitatea acesteia

Atunci când hârtiile lipsesc sau sunt defecte, acestea trebuie solicitate, reemise sau restaurate.

De asemenea, înainte de a începe procesul de inventariere, ar trebui să obțineți o chitanță despre contabilizarea și locația tuturor obiectelor. Chitanța este scrisă de angajați responsabili din punct de vedere financiar.

Examinare

La sosirea zilei afișate în comandă, activitățile de verificare încep în condițiile principalelor active ale companiei.

Comisia formată inspectează fondurile, înregistrează datele privind obiectele inspectate în inventarele corespunzătoare (formular INV-1) pentru inventariere:

Nume
numărul de inventar
programare
indicatorii de exploatare si tehnici caracteristici

La înregistrarea terenurilor și a proiectelor de construcții, se verifică prezența documentelor care confirmă proprietatea companiei asupra acestor clădiri, structuri și terenuri.

Înregistrările de inventar ale rezultatelor inventarului sunt create în valoare de două bucăți: pentru personalul responsabil financiar și pentru contabil.

La contabilizarea bunurilor închiriate se întocmește un alt act pentru proprietarul bunurilor.

Procedura de întocmire a unui act pe baza rezultatelor inventarierii

La crearea unui act, trebuie să se țină seama de faptul că forma sa oficială a fost aprobată de stat, dar întreprinderilor li se permite să utilizeze formularul în funcție de propriile evoluții. Un astfel de document este certificat de cel puțin două persoane responsabile. Instrucțiuni de bază pentru întocmirea actului:

Motivul creării actului ar trebui reflectat în partea de sus.
Membrii comisiei și președintele acesteia sunt enumerați în ordine alfabetică obligatorie.
Lanțul de evenimente care a servit drept bază pentru formarea lucrării ar trebui subliniat în detaliu.
Partea finală oferă concluzii și descrie recomandări.

Raportul de inventar trebuie acceptat.

Procedura de intocmire a actului

Actul este rezultatul activităților de inspecție ale comisiei. Apariția acestuia este posibilă dacă există un ordin de la managerul companiei de numire a unui audit și a persoanelor care îl efectuează.

Când, la sfârșitul contabilității, nu există diferențe între indicatorii efectivi și informațiile de înregistrare, atunci acest lucru se reflectă în protocolul corespunzător.

Când se realizează o întreprindere, la finalizarea procedurii de audit, se întocmește un raport de inventar financiar (se folosește adesea un document în formularul Nr. INV-15). Acesta conține rezultatele reconcilierii indicatorilor contabili și disponibilitatea reală a finanțelor în conturile companiei.

Rolul încheierii comisiei de inventariere nu este doar de a controla și analiza activele și valorile proprietăților întreprinderii. Este foarte important ca acesta să fie realizat de personalul companiei. Sistemul permite atât companiei, cât și angajaților să monitorizeze starea și activitățile personalului de nivel superior. Ajută la detectarea și prevenirea posibilelor lipsuri de bunuri și alte bunuri materiale.

Scrie intrebarea ta in formularul de mai jos

Inventarul într-un depozit este o procedură necesară pentru menținerea ordinii și contabilizarea corectă a soldurilor. Cu ajutorul acestuia, puteți nu numai să gestionați vânzările, ci și să evaluați eficiența producției. Există organizații speciale care, prin externalizare, pot efectua inventarul în mod clar și fără birocrație inutile. Este destul de posibil să o efectuați pe cont propriu, principalul lucru este să cunoașteți regulile generale pentru implementarea sa. Articolul discută procedura și desfășurarea inventarului într-un depozit, ce documente trebuie pregătite și cum se documentează rezultatele.

Reguli generale de inventar

Inventarul este o întreprindere destul de intensivă în muncă și costisitoare. La efectuarea acestuia, merită să luați în considerare costurile în timpul orelor de lucru și în afara orelor de lucru.

În timpul programului de lucru:

pe parcursul implementării acestuia, angajații implicați în acesta nu își vor putea îndeplini imediat atribuțiile de serviciu;
Livrarea mărfurilor către clienți și finalizarea soldurilor existente în comenzi vor fi suspendate;
În perioada de numărare, toate achizițiile și încasările de la furnizori sunt oprite.

În afara programului de lucru:

Oricine iese într-o zi liberă pentru a efectua inventarierea va fi plătit cu o rată dublă.

Acesta este motivul pentru care nimeni nu folosește cu adevărat inspecții neprogramate. În acest caz, ar fi mai eficient să configurați inițial munca în așa fel încât înregistrările automate să fie păstrate și angajații să fie la maximum instruiți și competenți în problemele de primire și expediere a articolelor de inventar.

Reguli generale de inventar:

prezența tuturor membrilor comisiei;
calculul propriu-zis al obiectelor de inventar, și nu din cuvintele persoanelor responsabile material;
până la începutul inspecției trebuie furnizate rapoarte de mărfuri cu toate documentele anexate privind circulația mărfurilor și materialelor și chitanțele de la persoanele responsabile financiar;
Rezultatele inventarului sunt înregistrate în lista de inventar și în raportul de inventar.

Termenele de inventariere

Se efectuează atât sub forma unei inspecții surpriză, cât și sub forma unei inspecții planificate, a cărei frecvență este prescrisă în politica contabilă a organizației. Diferența dintre primul și cel din urmă este că nu este alocat timp pentru pregătirea angajaților pentru aceasta; scopul principal nu este atât de a reconcilia soldurile din depozite, cât de a verifica munca angajaților înșiși și competența acestora. Frecvența recomandată a inventarului este de cel puțin o dată pe lună

Verificările obligatorii sunt efectuate:

o dată pe an înainte de depunerea rapoartelor anuale;
la vânzarea, cumpărarea sau închirierea proprietății;
în timpul reorganizării întreprinderii;
la schimbarea persoanelor responsabile din punct de vedere material, inclusiv a maistrului sau a echipei în ansamblu;
din cauza de forta majora (incendiu, inundatie, pagube materiale, depistarea furtului etc.);
la iniţiativa (cererea) unuia din brigadă.

Etapele inventarierii într-un depozit

Instrucțiuni detaliate cu privire la procedura de efectuare a inventarierii sunt prescrise în Ghidul pentru inventarierea proprietăților și obligațiilor financiare. Această procedură va fi cu adevărat recunoscută numai dacă toate regulile sunt respectate 100%.

Este recomandabil să împărțiți procedurile în 3 etape:

Etape	Acțiuni
pregătitoare	· emiterea unui ordin de efectuare a unui inventar și calendarul acestuia (); · crearea unei comisii și selectarea președintelui acesteia; · sarcina acestuia din urmă este să evalueze amploarea lucrărilor viitoare, să controleze etanșarea depozitului, să verifice dacă utilizarea echipamentelor de măsurare existente este corectă; · acord asupra tipurilor de proprietăți inspectate și desemnarea unei persoane din comisie la fiecare dintre acestea; · solicitarea de chitanțe de la persoane responsabile material înainte de începerea numărării etc.
Etapă după număr	· de fapt, se are în vedere prezența proprietății care se inspectează în depozit; · introducerea rezultatelor în listele de inventar (formular INV-3)
Comparativ	· compararea datelor contabile reale cu rapoartele contabile; · identificarea discrepanțelor și întocmirea situațiilor de reconciliere.
Final	· după efectuarea inventarului, se analizează rezultatele acestuia; · se identifică vinovaţii contabilizării incorecte a proprietăţii întreprinderii.

Cine face parte din comitetul de inventariere a depozitului?

Comisia include următoarele categorii de angajați:

reprezentanți ai administrației organizației;
contabil;
economiști;
lucrători de alte specialități dacă inventarul corect este cerut (tehnicieni, ingineri;
personalul de audit intern;
persoane responsabile financiar;
auditori independenți (externalizare).

Comisia, aprobată prin ordin al conducerii întreprinderii, trebuie să fie prezentă pe toată durata auditului în întregime. În caz contrar, inventarul va fi considerat invalid.

Rezultatele inventarului depozitului

Înainte de a începe inventarierea, este necesar să vă asigurați că toată documentația a fost efectuată de departamentul de contabilitate și introdusă în sistemul contabil corespunzător. Dacă în etapa de pregătire a auditului este detectată o discrepanță, datele sunt aduse la cunoștința contabilului. Acțiunea finală a persoanelor responsabile financiar este să semneze că totul este în ordine.

În cazul în care întreprinderea are un depozit mare sau mai multe depozite, la fiecare loc se creează comisioane de numărare (de lucru) pentru a asigura eficiența muncii. Înainte de muncă, toți membrii acestor comisii trebuie să fie supuși instrucțiunilor detaliate cu privire la lucrările care trebuie efectuate. Dacă are loc un inventar aleatoriu, este necesar să se asigure că bunurile care urmează să fie inspectate sunt colectate într-un singur loc. Rezultatele tuturor lucrărilor sunt înregistrate în registrele de inventar cu un stilou.

Factorul uman poate fi minimizat prin utilizarea unui sistem de contabilitate automatizat: fiecărui produs i se atribuie un cod de bare, citindu-l cu ajutorul unui scaner, comisia vede imediat analize automate. În același timp, este important să monitorizați cu atenție conformitatea produsului și a denumirii afișate în sistem conform codului de bare al acestuia.

În cazul în care sunt descoperite bunuri deteriorate, pentru a le anula în continuare și a nu fi incluse în rezultatele inventarului, acestea se înregistrează folosind formularul TORG-16.

Mărfurile în vrac sunt verificate prin măsurarea dimensiunilor și compararea cu informații similare specificate în documentele însoțitoare de la furnizorul de mărfuri și materiale.

Dacă există mărfuri depozitate în ambalaje neatinse, cantitatea este contorizată în conformitate cu etichetarea. Ca verificare de control, deschideți mai multe pachete și vedeți dacă cantitatea din ele corespunde cu cea indicată pe etichetă.

Recepția și plecarea mărfurilor în depozit în timpul numărării inventarului

Mișcarea articolelor de inventar în timpul inventarierii va duce inevitabil la confuzie. Mai mult, mișcarea înseamnă nu doar acceptarea și livrarea mărfurilor din depozit, ci și deplasarea acesteia în cadrul depozitului/depozitelor. De fapt, este greu de imaginat o situație în care un manager normal și-ar dori să-și paralizeze complet afacerea, chiar și pentru o zi. Mai ales dacă programul de lucru este de 7 zile pe săptămână.

În practică, este destul de acceptabil să expediezi către contractori produsele finite luate în considerare în timpul auditului sau să le completezi într-o comandă. Deși acest lucru impune un anumit risc asupra corectitudinii inventarului, reduce la minimum pierderile din timpul nefuncționării din depozit. Este important de reținut că expedierea articolelor de inventar se efectuează numai cu permisiunea scrisă a contabilului șef. O etichetă de inventar este creată pentru acest grup de mărfuri de către . Înregistrează cantitatea de articole de inventar înainte și după expediere. După care se completează un raport de inventar pentru articolele expediate (). Are loc și recepția de bunuri și materiale. Această operațiune este înregistrată de întreaga comisie de inventariere folosind formularul INV-3.

Inregistrarea si reconcilierea datelor de inventar

În timpul inventarierii se completează următoarele documente:

Acțiuni	Formular de completat
Stocurile efectiv disponibile în depozit, recalculate prin contabilitate automatizată sau manual
Mărfurile sunt listate în depozit, dar sunt în tranzit
Inventar și materiale în depozit secundar (cotate într-un depozit, dar aflate efectiv într-un alt depozit)	O listă de inventar separată cu o listă a acestor bunuri de către
Bunuri deteriorate, defecte și bunuri care pot fi anulate	În consecință, acționează asupra
Compararea soldurilor efective ale stocurilor cu datele contabile automatizate

Dacă ultimele trei trebuie atribuite mai degrabă unei situații nestandardizate, lista de inventar INV-3 este documentul principal al oricărui audit. Cu ajutorul acestuia, nu se înregistrează doar valoarea efectivă a soldurilor din depozite, ci se întocmește ulterior și o situație comparativă a discrepanțelor cu situațiile financiare depuse anterior.

La finalizarea auditului, toți membrii comisiei își semnează rezultatele în lista de inventar. Este întocmit în două exemplare: unul pentru contabil, al doilea pentru persoana responsabilă financiar. Atunci când se descoperă o eroare într-un document, acesta din urmă o aduce la cunoștința contabilului și numai după aceea își dau acordul scris cu privire la rezultatele auditului.

În cazul în care se constată discrepanțe semnificative în timpul completării fișei de potrivire, mărfurile trebuie renumărate. Mai mult, mai corect ar fi să o realizeze nu de membrii comisiei, ci de un grup de oameni special creat în acest scop. Orice corectare a formularelor completate trebuie făcută cu acordul tuturor membrilor comisiei.

Înregistrarea rezultatelor inventarului

În urma întregii verificări se întocmește un proces-verbal de inventar, care arată soldurile efective de stoc din depozit în termeni efectivi și bănești.

Pentru a afișa toate informațiile disponibile, contabilul completează o declarație, în care sunt introduse în anumite coloane datele privind clasificarea greșită, surplus și lipsă. Documentul este semnat de toți membrii comisiei. Pe baza acestuia, puteți recupera ulterior pierderile de la persoane responsabile financiar. Rezultatele inventarierii depozitului sunt incluse în raportarea lunii în care a fost efectuat (realizat de obicei la sfârșitul lunii).

Răspunsuri la întrebările frecvente despre efectuarea inventarului într-un depozit

Întrebarea nr. 1.În timpul inventarierii s-a făcut o greșeală la completarea inventarului; este necesară refacerea documentului?

Nu, nu neapărat. Linia în care a fost făcută eroarea este tăiată cu o linie, iar peste ea sunt trecute numerele corecte. Toate documentele în care o eroare ar fi putut denatura datele sunt supuse unor corecții similare.

Întrebarea nr. 2. Personalul este format din doar 3 persoane, un contabil, un depozitar si un director de depozit. Rezultatele inventarierii vor fi considerate legale dacă comisia de inventariere este formată din aceste trei persoane?

Nu, nu vor, deoarece persoanele responsabile financiar, care în acest caz sunt depozitarul, nu pot face parte din comisie.

Întrebarea nr. 3. Numărul minim necesar de persoane în comisia de inventariere este stabilit prin regulament?

În documentele care reglementează procedura de efectuare a inventarierii, și anume Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 29 iulie 1998 N 34n ( ed. din 24.12.2010) „Cu privire la aprobarea Regulamentului privind contabilitatea și raportarea financiară în Federația Rusă” ( Înregistrat la Ministerul Justiției al Federației Ruse la 27 august 1998 N 1598) și Ordinul Ministerului Finanțelor al Federației Ruse din 13 iunie 1995 N 49 ( ed. din 08.11.2010) „Cu privire la aprobarea Instrucțiunilor metodologice pentru inventarierea proprietății” prescrie doar cerințele pentru funcțiile ocupate în organizația acelor persoane fizice care sunt membri ai comisiei, neexistând alte cerințe privind numărul.

Întrebarea nr. 4.În timpul inventarierii s-a descoperit un deficit. Vor să-l restituie contra deducerii de la depozitar, care nu a fost înștiințat de efectuarea inspecției și nu a fost prezent personal la aceasta. Sunt aceste acțiuni legale?

Inventarul unui depozit fără prezența unei persoane responsabile din punct de vedere material, în acest caz un depozitar, este considerat invalid, precum și rezultatele acestuia. O excepție este refuzul personal de a participa la audit.

Întrebarea nr. 5. Angajatul de la depozit a depus o scrisoare de demisie, dar nu s-a dat ordin și nu s-a efectuat auditul necesar în această situație, nu s-au întocmit certificate de recepție a livrării și nu au fost semnate certificate de lipsă. După un anumit timp, angajatorul solicită despăgubiri pentru pierderile identificate în timpul inventarierii. Este posibil ca un fost angajat să fie obligat să plătească restanțe?

Întrucât angajatul nu mai lucrează în această organizație, nu este o persoană responsabilă financiar. Angajatorul poate merge în instanță, dar șansele de a câștiga cauza sunt neglijabile.

Această formă de listă de inventar se formează pe baza rezultatelor inventarierii persoanelor responsabile din punct de vedere material ale organizației pentru conformitatea disponibilității efective și a caracteristicilor declarate ale mijloacelor fixe cu datele contabile. Lista de inventar se întocmește în două exemplare și se semnează de membrii comisiei și de persoanele responsabile material separat pentru fiecare locație de depozitare. Pentru mijloacele fixe închiriate se întocmește un inventar în trei exemplare separat pentru fiecare locator.

Formularul INV-1. Instrucțiuni pentru umplere

Formularul INV-1a. Lista de inventariere a activelor necorporale

Această formă de inventar se formează pe baza rezultatelor unui inventar al persoanelor responsabile din punct de vedere material ale organizației pentru a determina dacă prezența reală a imobilizărilor necorporale corespunde datelor contabile. La realizarea unui inventar al activelor necorporale se verifică disponibilitatea documentelor care confirmă drepturile organizației de a le folosi și corectitudinea reflectării acesteia în bilanțul organizației. Lista de inventariere se intocmeste in doua exemplare si se semneaza de membrii comisiei si de persoanele responsabile material.

Formularul INV-1a. Instrucțiuni pentru umplere

Formularul INV-3. Lista de inventar a articolelor de inventar

Această formă de inventar se formează pe baza rezultatelor unui inventar al articolelor de inventar din zonele de depozitare ale organizației (raportate persoanelor responsabile din punct de vedere material) pentru a se asigura că disponibilitatea reală a activelor se potrivește cu datele contabile. Lista de inventariere se intocmeste in doua exemplare si se semneaza de membrii comisiei si de persoanele responsabile material. Se intocmesc rapoarte relevante pentru materialele inutilizabile sau deteriorate si produsele finite identificate in timpul inventarierii.

Formularul INV-3. Instrucțiuni pentru umplere

Formularul INV-10. Raport de inventar al reparațiilor neterminate ale mijloacelor fixe

Această formă de act se formează pe baza rezultatelor unui inventar al reparațiilor neterminate ale mijloacelor fixe (cladiri, structuri, utilaje, utilaje etc.) pentru respectarea costurilor reale și a datelor contabile. Procesul-verbal de inventariere se intocmeste in doua exemplare si se semneaza de membrii comisiei si persoane responsabile material. O copie este transferată departamentului de contabilitate, cealaltă - persoanelor responsabile financiar.

Formularul INV-10. Instrucțiuni pentru umplere

Formular INV-11. Actul de inventariere a cheltuielilor viitoare

Această formă a actului se formează pe baza rezultatelor unui inventar al cheltuielilor viitoare pentru a se asigura că costurile efective, confirmate de documentele contabile primare, corespund datelor contabile. Procesul-verbal de inventariere se intocmeste in doua exemplare si se semneaza de membrii responsabili ai comisiei. Un exemplar este transferat la departamentul de contabilitate, celălalt rămâne la comision.

Formular INV-11. Instrucțiuni pentru umplere

Formularul INV-15. Raport de inventar în numerar

Această formă a actului se formează pe baza rezultatelor unui inventar al casei de marcat a organizației pentru a asigura conformitatea cu disponibilitatea reală a fondurilor, ștampilelor, carnetelor de cecuri etc. cu date contabile. Actul se întocmește în două exemplare (cu excepția situației cu schimbarea persoanelor responsabile financiar) și se semnează de toți membrii comisiei și de persoanele responsabile cu siguranța valorilor.

Formularul INV-15. Instrucțiuni pentru umplere

Formularul INV-16. Lista de inventariere a titlurilor de valoare și forme de documente de raportare stricte

Această formă de listă de inventar se formează pe baza rezultatelor inventarierii persoanelor responsabile din punct de vedere material ale organizației pentru conformitatea disponibilității efective, a titlurilor și a formelor documentelor de raportare stricte cu datele contabile. Inventarul se intocmeste in doua exemplare si se semneaza de membrii comisiei de inventariere si de persoane responsabile material. Atunci când are loc o schimbare a persoanelor responsabile financiar, inventarul se întocmește în trei exemplare.

Formularul INV-16. Instrucțiuni pentru umplere

Formularul INV-17. Actul de inventariere a decontărilor cu cumpărătorii, furnizorii și alți debitori și creditori

Această formă a actului se formează pe baza rezultatelor unui inventar al decontărilor cu cumpărătorii, furnizorii și alți debitori și creditori pentru conformitatea cu creanțele și datoriile efective, confirmate prin documente contabile primare și date contabile. Procesul-verbal de inventariere se intocmeste in doua exemplare si se semneaza de membrii comisiei. Un exemplar este transferat la departamentul de contabilitate, celălalt rămâne la comision.

Formularul INV-17. Instrucțiuni pentru umplere

Formularul INV-18. Situație comparativă a rezultatelor inventarierii mijloacelor fixe

Această formă de declarație de comparație este alcătuită pentru a reflecta rezultatele inventarierii activelor fixe și imobilizărilor necorporale pentru care au fost identificate abateri de la datele contabile. Declarația de corespondență se întocmește în două exemplare de către contabil. Un exemplar este păstrat în departamentul de contabilitate, al doilea este transferat persoanei responsabile financiar.

Formularul INV-18. Instrucțiuni pentru umplere

Formularul INV-19. Foaie de comparație a rezultatelor inventarului

Se generează o fișă de comparație în formularul INV-19 pentru a reflecta rezultatele inventarierii articolelor de inventar pentru care au fost identificate abateri ale indicatorilor efectivi (cantități, sume) de la datele contabile. Declarația de corespondență se întocmește în două exemplare de către contabil. Un exemplar este păstrat în departamentul de contabilitate, al doilea este transferat persoanei responsabile financiar.

Formularul INV-19. Instrucțiuni pentru umplere

Formularul INV-22. Comanda de inventar

O comandă în formularul INV-22 este o sarcină scrisă care specifică conținutul, volumul, procedura și calendarul inventarierii obiectului inspectat, precum și componența personală a comisiei de inventariere. Ordinul se semneaza de catre conducatorul organizatiei si se preda presedintelui comisiei de inventariere.

Formularul INV-22. Instrucțiuni pentru umplere

Formularul INV-23. Jurnal de bord pentru monitorizarea implementarii comenzilor de inventariere

Jurnalul în formularul INV-23 este utilizat pentru a documenta inventarul și a controla verificările corectitudinii inventarului. Acest jurnal înregistrează comenzile de inventariere, întocmite în formularul INV-22.

Formularul INV-23. Instrucțiuni pentru umplere

Formularul INV-24. Acționează asupra verificării de control a corectitudinii inventarului de valori

Rezultatele verificărilor de control al corectitudinii inventarului se întocmesc într-un act în formularul INV-24 și se înscriu în Jurnalul de bord al verificărilor de control al corectitudinii inventarului în formularul INV-25.

Formularul INV-24. Instrucțiuni pentru umplere

Formularul INV-25. Jurnal de bord pentru verificări de control al corectitudinii stocurilor

Acest jurnal consemnează rezultatele verificărilor de control al corectitudinii inventarierii efectuate prin acte în formularul INV-24.