Sectorul întreprinderilor mijlocii și mici, care a câștigat avânt chiar înainte de criză, în ciuda tuturor lucrurilor, rămâne cel mai rapid și promițător din economia internă. Bineînțeles, în perioada de dezvoltare activă a serviciilor electronice și de tranziție la un stat electronic, companiile din sectorul IMM-urilor, la fel ca și colegii lor mai mari, se simt mult mai încrezătoare și confortabile fiind „la cunoștință” cu privire la utilizarea soluțiilor IT moderne. . Există mai mult decât suficiente oferte corespunzătoare pe piața IT, inclusiv de la dezvoltatorii de sisteme electronice de gestionare a documentelor. Cu toate acestea, într-o criză și economisind atât bugete, cât și resurse de muncă, încă se pune problema fezabilității implementării unui EDMS în companiile mici. Ce ar trebui să iei în considerare atunci când te hotărăști?
EDMS este o documentație rezonabilă
Să începem cu un fapt incontestabil: documentarea muncii tale este mai mult decât responsabilitatea oricărei organizații, indiferent de dimensiunea și forma de proprietate. Adesea, documentele bine scrise, executate, stocate cu grijă joacă un rol important atât în atingerea succesului unei companii pe piață, cât și, în unele cazuri, în supraviețuirea acesteia. Mai mult decât atât, documentarea adecvată în sine poate deveni un mecanism de îmbunătățire a calității proceselor de afaceri. Și ce soluție IT includea inițial o astfel de alfabetizare? Desigur, într-un sistem electronic de gestionare a documentelor. Este EDMS care nu poate doar să creeze, să întocmească, să trimită, să primească și să stocheze documente, dar și să învețe cum să o faci frumos, corect și rațional.
EDS este o cheltuială eficientă
Companiile de succes și competitive pe piața modernă sunt cele care își folosesc toate rezervele pentru a crește eficiența activităților lor și a reduce cheltuielile ineficiente. Acest lucru este valabil și pentru întreprinderile mici și mijlocii! Automatizarea fluxului de documente vă permite să eliminați erori de afaceri precum lipsa controlului adecvat și a disciplinei de performanță, instrumente pentru lucrul în echipă și managementul cunoștințelor, eșecul de a finaliza sarcinile și proiectele, „opacitatea” a ceea ce se întâmplă în companie, pierderea inutilă a timpului de lucru privind aprobarea documentelor, trimiterea de scrisori, căutarea de informații, prelucrarea datelor. Nici cea mai mică companie nu este imună față de acestea. Dar chiar și cea mai mare exploatație este capabilă să le facă față - inclusiv cu ajutorul EDS.
EDMS este o interacțiune rapidă cu partenerii
Se întâmplă că companiile mici, atunci când introduc un EDS, o fac „de dragul imaginii”: „un concurent are deja un EDS, să avem și noi unul”. Și dacă nu este întotdeauna înțelept să cheltuiți energie încercând să vă egalați concurenții, atunci merită să aveți grijă de partenerii și contractorii dvs. Pentru majoritatea companiilor, fără a exclude companiile mici și mijlocii, este important să se organizeze corect gestionarea interacțiunii cu clienții, partenerii și alte organizații cu care compania lucrează activ, adică să se stabilească fluxul de documente extern. Și în acest sens, lansarea aceluiași EDMS ca cel al contrapărților cheie, sau a unei soluții compatibile, facilitează semnificativ procesul de comunicare. Vremea curierilor cu mape cu documente pe hârtie în serviete a trecut!
EDMS este o interacțiune convenabilă cu guvernarea electronică
În prezent, autoritățile acordă o atenție destul de mare întreprinderilor mici și mijlocii. În special, Ministerul Dezvoltării Economice continuă să dezvolte un sistem de furnizare a serviciilor publice bazat pe principiul „o fereastră” pe baza MFC în conformitate cu programul relevant pentru 2016-2018. Se pune un accent deosebit pe crearea de CFM axate pe furnizarea de servicii publice întreprinderilor mici și mijlocii: de exemplu, se are în vedere dezvoltarea unui serviciu de informare special pentru a asigura interacțiunea între Corporația Federală pentru Dezvoltarea Micilor și Mijlocii. Enterprises JSC și MFC în formă electronică. După cum se știe, multe EDMS conțin mecanisme de interacțiune cu serviciile electronice. Aceasta înseamnă că cei care au un EDS au un instrument mai convenabil pentru menținerea contactului nu numai cu colegii de pe piață, ci și cu autoritățile de reglementare.
Ce să căutați atunci când alegeți un EDMS pentru IMM-uri?
Majoritatea analiștilor sunt de acord că, practic, există doar doi parametri principali care ar trebui luați în considerare atunci când alegeți un EDMS pentru IMM-uri. Și, în primul rând, desigur, aceasta este o problemă de preț și este necesar să se ia în considerare nu numai prețul licențelor, ci și costul de proprietate.
În al doilea rând, este ușor de instalat, configurat și administrat. Desigur, dacă utilizatorul este o companie care operează ea însăși pe piața IT și este formată în întregime din profesioniști IT cu înaltă calificare, atunci acest factor nu este relevant. În acele cazuri în care serviciul IT este reprezentat de unul sau doi administratori, pentru a parafraza o afirmație cunoscută, putem spune că „simplitatea este cheia sănătății!” Mai mult, sănătatea nu numai a sistemului IT, ci și a sistemului nervos al utilizatorului. Nu este surprinzător faptul că statisticile confirmă: solicitarea unui „simplu EDMS” este observată mai ales în rândul clienților din sectorul IMM-urilor.
Există viață fără EDS?
Există, dar calitatea sa este semnificativ mai mică decât cea a utilizatorilor unui EDMS corect selectat și implementat cu succes. În general, în urmă cu câțiva ani exista părerea că companiile mici nu au nevoie deloc de EDMS - MS Office era suficient. Se întâmplă și astăzi, deși nu atât de des - avantajele de mai sus, în general, nu sunt un secret pentru nimeni.
Cu toate acestea, nu este un secret pentru nimeni că într-o companie mică, datorită dimensiunii sale mici, efectul utilizării unui EDMS nu va fi la fel de evident ca într-o companie mare. Și ce, în principiu, dacă o organizație are doar câteva zeci de angajați, înregistrarea documentelor și contabilitatea se pot face cu ușurință în Excel, imaginile documentelor pot fi stocate în cloud - de exemplu, în Google Apps sau Microsoft Office 365 și direcționate în Outlook. Da, este posibil să supraviețuiești în acest fel - totuși, cu prețul automatizării elementelor de bază, a muncii de birou.
Și, desigur, există întotdeauna cei care doresc să economisească bani utilizând software fără licență. Și aici, în paralel cu creșterea economiilor, crește și pericolul vulnerabilității informaționale. Statisticile arată că aproape jumătate dintre întreprinderile mici și mijlocii nu iau măsuri de bază pentru a-și proteja resursele de informații și că IMM-urile sunt ținta cea mai ușoară pentru spionii informaționali. De asemenea, amintește că un atac de viruși care vizează computerele unei companii mici le poate dezactiva timp de câteva zile. Că creșterea unei întreprinderi deja mici nu va fi, desigur, benefică.
6. Cine sunt carismaticii? [Resursă electronică] // Revista „Binecuvântare”. 2013. URL: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html
7. Pignotti M. Cele nouă vieți ale mele în Scientology / trad. din engleza A. Kondrashova, 2007. M.: 201 p.
8. Cernîșev V. M. Sabie cu două tăișuri. Note despre secologie. K: Seminarul Teologic din Kiev, 2000. 169 p.
© A.A. Vaikina, 2016
Vladicânski Timur Valerievici
Student, Facultatea de Management, Universitatea Socială de Stat din Rusia
Moscova, Federația Rusă E-mail: [email protected] Conducător științific: Veretekhina S.V., Candidat la Științe Economice, Conferențiar al Departamentului de Management și Politică a Personalului
e-mail: [email protected]
FLUX ELECTRONIC DE DOCUMENTE PENTRU ÎNTREPRINDERI MICI
adnotare
Lucrarea discută despre implementarea managementului documentelor electronice, precum și principalele avantaje și fezabilitatea economică a implementării acestuia.
Cuvinte cheie Gestiunea electronică a documentelor, automatizarea managementului documentelor, sisteme informatice, procese de afaceri, document.
Lucrarea discută despre implementarea managementului documentelor electronice, precum și principalele avantaje și fezabilitatea economică a implementării acestuia.
Management electronic documentelor, automatizarea fluxului de lucru, sisteme informatice, procese de afaceri, document.
Procedura modernă de desfășurare a afacerilor în întreprinderi și organizații necesită o cantitate mare de muncă cu documente. Căutarea, aprobarea și aprobarea devin proceduri destul de complexe și împovărătoare, care nu pot fi eliminate. Singura abordare eficientă într-o astfel de situație este utilizarea tehnologiilor moderne și automatizarea maximă a tuturor etapelor de lucru cu documentele. În plus, apariția recentă a unei cantități suficiente de putere de calcul accesibilă și a unui software de înaltă calitate face ca o astfel de soluție să fie ușor de implementat și economică.
Automatizarea fluxului de documente vă permite să organizați munca unei întreprinderi mai productiv. Obținerea rapidă a mostrelor de documente pe hârtie și electronice prin utilizarea tehnologiilor de scanare, recunoaștere și imprimare a documentelor facilitează trecerea de la o versiune pe hârtie a unui document la una electronică și înapoi. Acest lucru deschide o modalitate de a transfera fără durere documentele de pe hârtie la reprezentarea electronică, profitând în același timp de avantajele computerelor.
Posibilitatea de a introduce managementul documentelor electronice semnificative din punct de vedere juridic în cele existente
REVISTA ŞTIINŢIFICĂ INTERNAŢIONALĂ „SIMBOLUL ŞTIINŢEI” Nr. 5/2016 ISSN 2410-700X_
Sistemele de informare a clienților și procesele de afaceri ajută la aducerea activității întreprinderilor mari, mijlocii și mici la un nivel calitativ nou. Utilizarea mecanismelor de schimb de documente online va oferi următoarele avantaje: independență față de locația geografică, creșterea productivității serviciilor financiare și contabile, optimizarea costurilor afacerii.
Automatizarea va face posibilă, de asemenea, distribuirea instantanee a costurilor între centrele de responsabilitate financiară și articolele bugetare, analizarea execuției bugetelor departamentale pentru a lua decizii operaționale și evaluarea eficienței activității lor online și analizarea în detaliu a elementelor de cost individuale, în special semnificative.
Dacă vorbim despre eficiență, automatizarea fluxului de documente într-o întreprindere oferă economii semnificative. Numărul de documente pe hârtie este redus semnificativ, minimizând astfel costul consumabilelor. Angajații petrec mai puțin timp de lucru căutând informațiile necesare, creând documente standard de la zero și întocmind diverse rapoarte. Pregătirea și aprobarea documentelor are loc de multe ori mai rapid, ceea ce, printre altele, sporește încrederea partenerilor în companie.
Sistemul electronic de gestionare a documentelor vă permite să automatizați dezvoltarea și aprobarea tuturor documentelor organizației, să distribuiți documente pentru revizuire de către o gamă largă de angajați, să emiteți instrucțiuni și să monitorizați implementarea acestora, precum și să creați procese de afaceri arbitrare pentru a rezolva orice probleme de Organizatia.
Sistemul conține o serie de procese de afaceri standard încorporate care acoperă majoritatea sarcinilor de automatizare a documentelor. Folosind aceste procese, puteți începe să lucrați cu sistemul foarte rapid. Pe lângă cele standard, utilizatorii își pot dezvolta propriile procese, precum și pot face ajustările necesare proceselor existente, folosind instrumente convenabile încorporate în sistem.
Orice proces de afaceri poate fi lansat de un utilizator de sistem care are permisiunile corespunzătoare. În plus, sistemul oferă o programare flexibilă a evenimentelor, permițându-vă să presetați datele și frecvența lansării anumitor procese și notificări.
Sistemul vă permite să lucrați nu numai cu documentele interne ale organizației, ci și să automatizați complet procesarea documentelor de intrare și de ieșire. O astfel de automatizare reduce semnificativ timpul de procesare a documentelor primite și simplifică contabilizarea acestora, făcând întregul proces de la primirea unui document de intrare până la trimiterea unui document de ieșire absolut transparent și gestionabil.
Timpul petrecut cu operațiunile tipice la procesarea documentelor pe hârtie și electronice este prezentat mai jos.
Povara cheltuită pentru operațiuni tipice, ore pe lună
Figura 3 - Grafic care arată timpul petrecut cu operațiuni tipice la procesarea documentelor pe hârtie și electronice.
Unul dintre avantajele cheie ale automatizării proceselor de afaceri ale unei organizații folosind electronice
REVISTA ŞTIINŢIFICĂ INTERNAŢIONALĂ „SIMBOLUL ŞTIINŢEI” Nr. 5/2016 ISSN 2410-700X_
sisteme de flux de documente - apariția unui control complet asupra implementării tuturor sarcinilor rezolvate în organizație. Pe lângă timpul de elaborare și aprobare a documentelor, conducerea poate controla toate aspectele muncii subordonaților lor: timpul pe care aceștia lucrează în sistem, numărul de sarcini efectuate, timpul necesar pentru finalizarea sarcinilor, numărul de restanțe. sarcinile și timpul pentru care au fost întârziate. Angajații autorizați primesc o notificare în timp util că este posibil ca o sarcină să nu fie finalizată la timp, astfel încât angajatul care întârzie să poată fi contactat și potențiala problemă poate fi rezolvată prompt. În plus, rapoarte detaliate despre evoluția sarcinilor curente ale organizației pot fi solicitate în orice moment.
Controlul execuției vă permite să schimbați radical activitatea unei organizații, să faceți procesele complexe simple și transparente, să arătați calitatea muncii tuturor angajaților și să influențați rapid toate procesele.
Recent, au început să apară soluții ambalate pentru sistemele electronice de gestionare a documentelor, destinate întreprinderilor mici și mijlocii, care au capabilități tipice sistemelor corporative, precum, de exemplu, un designer grafic de rute, un designer de carduri de înregistrare și raport. șabloane sau capacitatea utilizatorilor de a scrie module software suplimentare.
Introducerea unui EDMS este recomandabilă în întreprinderile mari, unde volumul documentelor este uneori foarte mare, iar fluxul documentelor pe hârtie încetinește adesea activitățile întregilor departamente, ceea ce este pur și simplu inacceptabil. Un sistem electronic de gestionare a documentelor este un instrument eficient pentru îmbunătățirea vitezei de funcționare a oricărei întreprinderi sau organizații.
În primul rând, aceasta este o reducere a costurilor hârtiei. În plus, angajații organizației nu vor trebui să piardă timp alergând la un departament vecin pentru o semnătură sau la altul pentru un sigiliu. Desigur, acest lucru va afecta viteza de procesare a fluxurilor de informații. Comenzile vor fi executate mult mai rapid, documentele vor fi procesate fără întârzieri.
În lumea de astăzi a concurenței în continuă creștere și a fluxurilor de informații în creștere, vi se cere în fiecare zi să vă eficientizați infrastructura, să mențineți productivitatea fiecărui angajat, să îmbunătățiți procesele de afaceri și să vă faceți afacerea mai transparentă și mai sigură. Și faceți totul mai rapid, mai sigur și la un cost mai mic. În aceste condiții, prezența unui sistem electronic eficient de gestionare a documentelor devine crucială pentru succesul unei afaceri.
Lista literaturii folosite:
1. Bondaletov V.V. Cariera și competența profesională a unui manager în condițiile Rusiei moderne./ În colecția: Educație socială profesională: niveluri, experiență și perspective de dezvoltare. Colecția de materiale a celui de-al XIII-lea Congres social-pedagogic al Rusiei. 2013. p. 38-40.
2. Veretekhina S.V. Probleme de implementare a unui sistem electronic de gestionare a documentelor în instituțiile de învățământ preșcolar ale întreprinderilor //Kadrovik 2014, nr. 11. P. 122-129.
3. Veretekhina S.V. Teste psihometrice și soluții software. Materiale ale lecturilor Afanasyev.2015. T.1.; 13. P.116-121.
4. Veretekhina S.V., Rubtsova E.V. Sisteme automate de monitorizare a executării documentelor. Știința modernă: probleme actuale de teorie și practică. Serie: Economie și Drept.2015. Nr 3-4.P.12-16.
5. Veretekhina S.V. Revizuirea cerințelor specificației europene MOREG-2 și problema înlocuirii importurilor de soluții software EDMS/ECM pe piața rusă. Materialele lecturilor Ivanovo.2015. Nr 5. P.203-209.
6. Veretekhina S.V. Sisteme automate de evaluare a personalului / S.V. Veretekhina // Managementul personalului și al resurselor intelectuale în Rusia. 2015. T. 4. Nr. 5C. 72-77. DOI: 10.12737/14961
7. Vinichenko M.V. Eficiența ca bază a KPI. Materialele lecturilor Ivanovo. 2015. Nr 5. P. 209-216.
8. Vinichenko M.V. Rezerva personalului de conducere. /Vinichenko M.V. // Analiza problemelor și proiectarea managementului public. - 2014. - Nr. 5 (37), volumul 7. - P.16-30
9. Kibanov A.Ya. Fundamentele managementului personalului. - M.: INFRA-M, 2014. - 440 p.
REVISTA ŞTIINŢIFICĂ INTERNAŢIONALĂ „SIMBOLUL ŞTIINŢEI” Nr. 5/2016 ISSN 2410-700X
10.Kirillov A.V. Probleme problematice ale dezvoltării tehnologiilor de management al personalului în practica casnică și modalități de rezolvare a acestora: Monografie / A.V. Kirillov, M.V. Vinichenko, A.V. Melnichuk, S.A. Makushkin. - M.: Rusayns, 2015. - 280 s.
11. Aksenov, A.S. Caracteristici ale implementării sistemelor electronice de gestionare a documentelor pentru întreprinderile mici / A.S. Aksenov // Perspective inovatoare ale Donbass-ului: materiale științifice-practice internaționale. Conf., 20-22 mai 2015 Vol. 7: Reformarea managementului în contextul dezvoltării inovatoare. - Donețk, 2015.-P.7-11.
12. Mansurova N.A. Cerințe preliminare și etape de implementare a gestiunii electronice a documentelor în domeniul întreprinderilor mici și mijlocii // Cercetare economică. Nr. 1, 2014
© Vladychansky T.V., 2016
UDC 316.346.32-053.6
Goldenberg Ekaterina Alexandrovna
Student în anul 3, Facultatea de Economie, Universitatea de Stat de Economie și Management din Novosibirsk - „NINKh”, Novosibirsk, Federația Rusă E-mail: [email protected]
PROBLEME DE UTILIZARE ACTIVĂ A REȚELELOR SOCIALE DE CĂTRE TINERI ȘI MODALITĂȚI DE SOLUȚIONARE A ELE
adnotare
Articolul dezvăluie esența principalelor probleme care apar ca urmare a utilizării active și frecvente a rețelelor sociale de către tineri și posibilele cauze ale acestora. Sunt propuse metode de rezolvare a problemelor avute în vedere în raport cu un individ și un grup de oameni. Au fost identificate posibilitățile de rezolvare a problemelor în mod independent de către un utilizator al rețelei sociale.
În prezent, rețelele de socializare și mai ales problemele asociate acestora au cea mai mare relevanță în cercurile largi. Rețelele sociale devin din ce în ce mai populare în fiecare an; aproape nimeni, în special tinerii, nu își poate imagina viața fără să folosească Internetul pentru comunicare (la urma urmei, comunicarea este scopul principal al creării unei astfel de resurse precum rețelele sociale). Desigur, tinerii urmăresc și alte scopuri (pe lângă comunicarea informală), înregistrându-se pe diverse site-uri, de exemplu: vizionarea știrilor, ascultarea muzicii, corespondența de afaceri, munca. Cu toate acestea, tinerii încă dedică cea mai mare parte a timpului petrecut pe rețelele sociale comunicării informale cu rudele, cei dragi și prietenii.
Utilizarea activă a rețelelor sociale, în ciuda apariției lor în timp util pe fundalul progresului științific și tehnologic, în ciuda inalienabilității existenței lor în lumea modernă datorită dezvoltării comunicării la distanță, are încă aspecte negative și probleme care pot afecta atât un individ. și grupuri de oameni (și aceste grupuri pot fi complet diferite în ceea ce privește numărul de membri) și pot fi cauza unor probleme la scară mai mare care trebuie rezolvate și rezolvate fără a afecta fluxul normal de timp, și anume progresul, tehnica și dezvoltarea tehnologică a societății.
Pentru a formula propuneri de rezolvare a problemelor asociate cu activ
Afacerile mici mi se par importante pentru piață, deoarece numărul marilor clienți federali este limitat și aproape toți au decis să aleagă platformele și software-ul. Iar mecanismele care funcționează acolo nu sunt foarte bazate pe piață.
Deci, dacă vorbim în mod specific despre piață, atunci principalul potențial de extindere a bazei de clienți este tocmai afacerile mici. Când întreprinderile mici văd beneficii reale de la gestionarea electronică a documentelor și când funcționalitatea sistemului electronic de gestionare a documentelor începe să reflecte nevoile sale reale, și nu reproduce ministerul în miniatură, atunci această piață va deveni la fel de masivă ca și contabilitatea. Poate unul dintre furnizorii de EDMS va repeta succesul 1C?
Deci, 5 mituri despre EDMS pentru întreprinderile mici:
Deși gradul de pregătire pentru gestionarea documentelor electronice a crescut în ultimii ani, oamenii încă nu înțeleg unele aspecte ale tehnologiei. Ei confundă adesea gestionarea fișierelor cu Enterprise Content Management sau EDMS, care poate fi considerată parte a ECM. Aici vom încerca să risipim cinci mituri, mai ales că acestea se concentrează pe provocările întreprinderilor mici.
Mitul nr. 1: Am Explorer pentru a gestiona fișierele, așa că nu am nevoie de un EDMS separat
Într-adevăr, Windows Explorer vă permite să gestionați fișiere, dar este doar un instrument de bază; limitarea sa semnificativă este structura ierarhică a folderelor.
Chiar și cea mai simplă sarcină, atunci când doriți să grupați documentele după produs și după client folosind foldere, nu poate fi rezolvată - clientul A comandă produsele X și Y. Clientul B comandă produsele X și Z. Dorim să vedem comenzile după produs și după client și orice DBMS sau chiar Excel vă permite să faceți acest lucru. Dar nu veți putea organiza documentele în dosare în acest fel.
Teoretic, puteți folosi comenzi rapide și conexiuni, dar în realitate acest lucru este incomod. Se pare că, folosind un sistem de fișiere, este imposibil să construiți un sistem convenabil pentru clasificarea și căutarea documentelor.
Mitul nr. 2. Întreprinderile mici nu au nevoie de un EDMS
Nimic mai departe de adevăr. O afacere mică funcționează în condiții de constrângeri severe de resurse; nimeni nu va angaja angajați suplimentari pentru a efectua operațiuni de rutină cu documente, pentru plasarea, clasificarea și căutarea acestora. Chiar și acei angajați care sunt acolo ar trebui să lucreze mai productiv. Prezența unui EDMS într-o organizație poate garanta că documentele necesare vor fi disponibile cu un singur clic de mouse.
(Ei bine, sau două sau trei, ceea ce este încă mai rapid decât să scotoci prin hârtii sau prin depozitarea fișierelor.)
Mitul nr. 3. EDMS este prea complicat pentru întreprinderile mici
Cerințele pentru fluxul de documente într-o afacere mică sunt de obicei mai simple și proprietarii le pot formula în fața antreprenorului. Există suficiente produse pe piață care sunt ușor de implementat. Puteți începe cu un singur departament sau funcție, cum ar fi gestionarea contului. Vedeți cum afectează acest lucru eficiența. Apoi îl puteți extinde la întreaga organizație. Asigurați-vă că EDMS îndeplinește următoarele cerințe: o interfață de utilizator simplă, ușurință de instalare și configurare, un manual clar și complet și disponibilitatea suportului tehnic de înaltă calitate.
(Voi adăuga pe cont propriu - nu încerca să fii ca un birou birocratic mare! Păstrează-ți stilul de lucru. Este mai bine să antrenezi angajații, nu ar trebui să te zgarci cu asta. Este mai bine să economisești la analiza și desenarea proceselor de afaceri . Le înțelegi deja. Și dacă nu, cel mai probabil este o afacere care nu mai este mică.)
Mitul nr. 4. EDMS este prea scump pentru întreprinderile mici
Întreprinderile mici nu au nevoie de soluții integrate complexe prea avansate care sunt de obicei implementate în corporațiile mari. Și nu aveți nevoie de multă scalabilitate, pentru că vor fi puțini utilizatori. Pe baza acestui lucru, puteți alege o soluție care va fi destul de rezonabilă ca preț. În plus, trecerea la gestionarea electronică a documentelor va ajuta la reducerea costurilor de imprimare. (Dar trebuie să abordați acest lucru în mod conștient și să gestionați procesul, altfel costurile hârtiei vor crește doar.)
(Și din nou voi spune în numele meu - calcularea rentabilității investiției atunci când implementați un EDS este o chestiune tulbure. Analistii vă vor spune orice. Aveți încredere în intuiția dvs. În general, un EDS ar trebui să contribuie la reducerea costurilor și la creșterea productivității.)
Mitul nr. 5. Puteți scăpa complet de documentele pe hârtie după implementarea unui EDMS
Deci, ați implementat un EDMS în afacerea dvs. mică. Felicitări! Dar nu vă grăbiți pentru un tocător nou. Mai sunt necesare documente pe hârtie. Să le împărțim în trei grupe:
1) Documente care trebuie să fie în formă de hârtie conform legii. De exemplu, contracte și alte documente oficiale.
2) Documente care rămân în formă de hârtie deoarece astfel sunt structurate procesele de afaceri. Deși curierii dumneavoastră nu sunt echipați cu iPad-uri, au nevoie de acte.
3) Documente care cu siguranță nu trebuie să fie în formă de hârtie. Tot felul de rapoarte, memorii, aplicații etc. - tot ce nu s-a încadrat în primele două grupe. Ele pot fi transportate în siguranță în mașină.
Pe măsură ce trec lunile și anii, documentele din primele două grupuri vor trece treptat în al treilea. Legislația se schimbă și tehnologia se dezvoltă; în curând va fi mai ușor să oferiți fiecărui curier o tabletă și să nu vă deranjați cu hârtie. Așa vom realiza cândva un birou fără hârtie.
EDMS este una dintre cele mai misterioase și mai mitologizate zone ale IT. Sectorul a devenit copleșit de mituri încă de la începuturile sale. Desigur, unele dintre ele sunt deja depășite și și-au pierdut relevanța, dar noile tendințe din industrie și IT adaugă concepții greșite pe piață. A sosit momentul să-i dezminți pe cei mai relevanți dintre ei.
1. EDMS este automatizarea documentelor de birou, de intrare/ieșire și administrative
În ciuda faptului că sistemele electronice de gestionare a documentelor au fost de mult stabilite pe piața rusă, acest punct de vedere se găsește destul de des.
De fapt, toată lumea are gestionarea electronică a documentelor. De îndată ce ați făcut un fișier în Word și l-ați trimis prin e-mail sau ați primit fișierul prin poștă, gestionarea electronică a documentelor a avut loc deja.
„Biroul este doar una dintre formele de organizare a managementului documentelor electronice, care corespunde cel mai bine practicii interne de lucru cu documente pe hârtie”, a explicat. Serghei Kuryanov, Director de marketing strategic, DoxVision. Acest formular presupune o evidență centralizată totală a tuturor documentelor oficiale, precum și controlul procesului de executare a instrucțiunilor de management emise asupra acestora.
Cu toate acestea, conținutul întreprinderii nu este epuizat de documentele oficiale; înaintea acestora și în procesul de pregătire a acestora se creează și se circulă documente neoficiale. Iar fluxurile lor sunt mult mai complexe și mai mari.
Acest EDMS ar trebui să rezolve problema gestionării tuturor documentelor electronice fără excepție - atât oficiale, cât și neoficiale - Sergey Kuryanov
"Trăim într-o lume informațională și aproape 100% din informații există sub formă de documente electronice. Un adevărat EDMS ar trebui să rezolve problema gestionării tuturor documentelor electronice fără excepție - atât oficiale, cât și neoficiale", a spus Serghei Kuryanov. Mai corect ar fi, potrivit lui, să nu creați sisteme separate pentru fiecare tip de document, ci să solicitați o soluție cuprinzătoare a problemei din propriul dvs. EDMS.
2. EDMS în sine va salva compania de tulburări interne
Acesta este unul dintre miturile bine înrădăcinate. De fapt, EDMS nu rezolvă problemele haosului organizațional dacă compania îl are deja.
„Dacă sistemul este implementat într-o companie în care nu se înțelege interacțiunea internă, procesele de afaceri și domeniile de responsabilitate, atunci implementarea sistemului nu va face decât să agraveze aceste probleme”, a explicat. Ivan Tarhanov, Șef Management Documente Electronice la Tehnologii Cognitive. Factorii de decizie privind implementarea trebuie să fie clari cu privire la obiectivele lor cu proiectul.
Dacă sistemul este implementat într-o companie în care nu există înțelegere a interacțiunii interne, a proceselor de afaceri și a zonelor de responsabilitate, atunci implementarea sistemului nu va face decât să agraveze aceste probleme - Ivan Tarkhanov
3. Dacă fluxul de documente este electronic, înseamnă că este eficient
Acest mit a fost la apogeul popularității în urmă cu câțiva ani. Acum majoritatea clienților înțeleg deja că nu este așa, dar mulți continuă să creadă în această concepție greșită.
„Gestionarea electronică a documentelor poate fi, de asemenea, ineficientă, totul depinde de cât de eficient este construit procesul de afaceri în sine, și nu de implementarea sa tehnică”, a spus Serghei Plaunov, Șef BPM și ECM la CROC.
„Ar trebui să răspundeți la următoarele întrebări: s-a efectuat reinginerie, au fost înțelese cele mai bune practici existente în companie, au fost luate în considerare și unificate procedurile care sunt importante pentru companie în ansamblu”, a explicat. Ilya Constantinov, Departamentul Sisteme Corporate, Expert tehnic Digital Design. De asemenea, este important cine folosește sistemul și în ce mod, dacă managementul funcționează în EDMS sau asistenții fac tot ce este necesar. Toate acestea sunt nuanțe, dar, potrivit lui Konstantinov, ele provin din obiectivele clientului pentru implementare.
Deci, dacă reingineria și optimizarea procesului de afaceri al fluxului de documente este programată pentru a coincide cu trecerea la gestionarea electronică a documentelor, atunci, potrivit lui Serghei Plaunov, poate fi implementată imediat în cea mai eficientă formă.
Dacă reproiectarea și optimizarea procesului de afaceri al fluxului de documente este programată să coincidă cu tranziția la gestionarea electronică a documentelor, atunci le puteți implementa imediat în cea mai eficientă formă - Sergey Plaunov
4. Cea mai bună alegere - soluții de la lideri de piață
Acest mit se află la suprafață și, datorită simplității și evidenței sale, captează mințile clienților, predeterminând sau cel puțin influențând serios alegerea acestora. Dar în realitate nu este atât de simplu.
„Sistemele ale căror vârfuri de popularitate au cucerit astăzi piața în ultimii ani, când avantajele tehnologice și alte avantaje încorporate în ele erau cele mai solicitate”, a spus Alexandru Nazarov, Șef de vânzări la Haulmont. Acum nevoile pieței se schimbă, iar soluțiile dezvoltate în urmă cu 4-5 ani devin din ce în ce mai relevante.
Sistemele, al căror vârf de popularitate este astăzi, au cucerit piața în ultimii ani, când avantajele tehnologice și de altă natură inerente lor erau cele mai solicitate - Alexander Nazarov
Astfel de sisteme cu mai puține implementări decât liderii, potrivit lui Nazarov, pot fi mult mai progresive, mai avansate tehnologic, se bazează pe tehnologii moderne și vor fi relevante pentru cel puțin 5 - 7 ani de la implementare. În același timp, perioada prezenței lor pe piață și, prin urmare, experiența lor în implementarea proiectelor, poate fi mai mult decât suficientă pentru a implementa proiecte de orice amploare.
5. Sistemele realizate în Occident sunt mai funcționale și mai flexibile
Acest mit are o bază în realitate. Din punct de vedere istoric, sistemele rusești erau inferioare soluțiilor ECM occidentale, dar s-au concentrat mai mult pe procesele cerute în mod specific de companiile rusești, care din punct de vedere al organizării manageriale au anumite specificități.
„În ultimele decenii de dezvoltare a pieței EDMS, cei mai maturi producători autohtoni au implementat platforme de automatizare puternice și flexibile, care nu sunt inferioare sistemelor occidentale”, a explicat. Vladimir Andreev, Președintele DocksVision. În același timp, potrivit acestuia, au anumite avantaje, deoarece conțin module și aplicații gata făcute care vizează automatizarea proceselor cu specific intern, ca să nu mai vorbim de costul software-ului și disponibilitatea serviciilor.
În ultimele decenii de dezvoltare a pieței EDMS, cei mai maturi producători autohtoni au implementat platforme de automatizare puternice și flexibile, care nu sunt inferioare sistemelor occidentale - Vladimir Andreev
6. EDMS numai pentru organizații cu reglementări clare și procese de afaceri descrise
Într-adevăr, dacă organizația este o mizerie, un EDMS funcțional este de puțin folos. Dar nu este deloc necesar ca totul să fie corect și clar.
„Recent, tot mai multe companii care utilizează metodologii flexibile de management folosesc managementul adaptiv al cazului”, a spus Ivan Tarkhanov. Potrivit acestuia, EDMS se adaptează la această tendință și își schimbă configurațiile clasice și regulile de funcționare.
Recent, tot mai multe companii care folosesc metodologii flexibile de management folosesc managementul adaptiv al cazurilor - Ivan Tarkhanov
7. Imediat după implementarea sistemului, puteți începe să îl utilizați activ
Datorită naturii obiectului de automatizare – procese de management corporativ – implementarea EDMS nu poate fi percepută ca un proiect obișnuit care se încheie cu punerea în funcțiune. Orice proces de management este o entitate în continuă schimbare. În plus, la începutul implementării unui EDMS, partea care primește are o înțelegere slabă a capabilităților reale ale sistemului potențial.
„În practică, implementarea unui EDMS este un lanț de proiecte interconectate atât pentru dezvoltarea gamei de procese automatizate, cât și pentru extinderea conținutului funcțional al acestora și modernizarea proceselor”, a spus Vladimir Andreev. De aceea, instrumentelor EDMS se impun cerințe specifice, acolo unde este posibil, personalizarea aplicațiilor deja implementate și automatizarea rapidă a tot mai multor procese noi.
În practică, implementarea unui EDMS este un lanț de proiecte interconectate atât pentru dezvoltarea gamei de procese automatizate, cât și pentru extinderea conținutului funcțional al acestora și modernizarea proceselor - Vladimir Andreev
8. La implementarea unui EDMS, nu se cere nimic din partea clientului, totul va fi făcut de către antreprenor
Concepția greșită este tipică în primul rând pentru companiile mici, precum și pentru cei care nu sunt pasionați de tehnologia informației și rareori realizează astfel de proiecte. De fapt, implementarea unui EDMS este aproape întotdeauna o schimbare în munca și rutina internă a companiei.
„Dacă echipa nu este pregătită pentru asta și nu există o motivație puternică pentru schimbare, atunci efectul va fi invers sau zero”, a spus Ivan Tarkhanov. În același timp, recent, potrivit lui, există tendința de schimbare, pentru că clienții au devenit mai experimentați.
9. Întreprinderile mici nu au nevoie de un EDMS bun
Mitul este destul de evident și este asociat cu ideea greșită generală că companiile mici au nevoie doar de MS Office și 1C.
Într-adevăr, dacă o companie are 10 angajați, puteți configura înregistrarea și contabilitatea documentelor în Excel, puteți stoca imaginile documentelor în cloud și le puteți ruta în Outlook.
"O soluție cloud poate fi potrivită pentru o organizație mică. Acestea includ Google Apps și Microsoft Office 365", a spus Sergey Kuryanov.
„Acesta poate fi un sistem bun și de înțeles pentru această echipă în aceste condiții”, a explicat Ilya Konstantinov. Întrebarea este: ce sarcini își stabilesc întreprinderile mici și IT?
"Totul depinde de ceea ce este considerat o afacere mică. Dacă excludem microîntreprinderile din această definiție, unde procesul de flux de documente este destul de specific, atunci există beneficii de la EDMS pentru întreprinderile mici", a spus Dmitry Shushkin, director de proiecte corporative la ABBYY Rusia. Desigur, din cauza amplorii, efectul utilizării EDS pentru întreprinderile mici va fi mai puțin evident decât pentru cele medii sau mari.
„Desigur, funcții precum înregistrarea corespondenței primite, monitorizarea executării comenzilor, automatizarea procedurilor de aprobare a documentelor sunt prea greoaie și inutile pentru întreprinderile mici, deoarece astfel de lucruri sunt mai ușor și mai rapide pentru un grup mic de oameni de a discuta pur și simplu stând la birou. aceeași masă”, a explicat Serghei Plaunov. În același timp, mijloacele de creare a unui mediu informațional de lucru în care este posibilă structurarea calitativă a informațiilor, căutarea și asigurarea accesului rapid la acestea, crearea de șabloane de documente, discutarea lor etc., pot fi foarte utile chiar și în cazul o mica afacere.
„Dacă un antreprenor intenționează să crească, atunci este necesar să se gândească la dezvoltarea și depanarea comunicațiilor interne și a proceselor de afaceri”, a explicat Ilya Konstantinov. Și, mai devreme sau mai târziu, problema alegerii unei platforme de gestionare a documentelor va deveni relevantă.
10. EDMS mobile sunt periculoase
În realitate, EDMS mobile nu sunt mai periculoase decât alte aplicații corporative cu acces mobil.
„Amenințarea nu este în EDMS mobil, ci în implementarea unei stații de lucru mobile specifice, în absența sau aplicarea incorectă a politicilor de securitate de către personalul IT al clientului”, a explicat Sergey Kuryanov.
Amenințarea nu este în EDMS mobil, ci în implementarea unei stații de lucru mobile specifice, în absența sau aplicarea incorectă a politicilor de securitate de către personalul IT al clientului, - Sergey Kuryanov
„Aici, multe depind de politica companiei, de tehnologiile utilizate și de abordarea pentru asigurarea securității informațiilor - trebuie elaborate atât măsuri organizaționale, cât și tehnice”, a spus Sergey Plaunov. Cu atenția cuvenită acestei probleme folosind mijloace moderne, este sigur. Și, potrivit lui Plaunov, este vital în realitățile moderne.
"În prezent, furnizorii de EDMS abordează problema securității accesului la datele corporative. Pentru unele platforme, există produse software separate care oferă acces mobil securizat la EDMS", a explicat Ilya Konstantinov. Varietatea metodelor de acces, a spus el, necesită măsuri de securitate cuprinzătoare. Și această sarcină este rezolvată de serviciile IT nu atât în contextul EDMS, cât în contextul întregului peisaj IT al companiei.
„De asemenea, răspunsul la acest mit va fi faptul că în corporațiile mari, inclusiv cele financiare și guvernamentale, accesul mobil la EDMS este disponibil și utilizat la cele mai înalte niveluri de management”, a spus Ilya Konstantinov.
În corporațiile mari, inclusiv în cele financiare și guvernamentale, accesul mobil la EDMS este disponibil și utilizat la cele mai înalte niveluri de management - Ilya Konstantinov
11. Nu există nicio bază legislativă pentru introducerea semnăturilor digitale
De altfel, cadrul legislativ pentru introducerea semnăturilor digitale este complet gata.
„Acum nimeni nu oprește întreprinderile să treacă la fluxul de documente fără hârtie cu orice documente, cu excepția unei liste mici specificate (personal și alte tipuri speciale de muncă de birou)”, a explicat Serghei Kuryanov. Problema nu este adesea că nu există legi și reglementări, ci că compania nu a elaborat reglementări interne care să legitimeze utilizarea semnăturilor digitale electronice și, prin urmare, nu poate trece la fluxul de documente fără hârtie.
Aceasta, potrivit lui Kuryanov, este ca problema „ultimul milă” a internetului prin cablu - când există atât canale de coloană vertebrală, cât și infrastructură de rutare, dar nu există nicio conexiune a computerului de acasă la această infrastructură.
„Nimeni nu va suna furnizorul pentru tine și va organiza conexiunea și rutarea în interiorul apartamentului”, explică el.
12. Implementarea EDMS durează prea mult
Această afirmație a fost odată destul de corectă, dar în prezent este un mit complet.
"Într-adevăr, în urmă cu cinci ani, implementarea unui EDMS în imaginea, asemănarea și reglementările gestionării documentelor pe hârtie a fost lungă și dificilă. Motivele pentru aceasta au fost: respingerea noilor standarde de lucru de către utilizatori, interfețe EDMS pentru desktop "grele", duplicarea lucrărilor. cu documente electronice și pe hârtie, pregătire îndelungată pentru a lucra în SED”, a spus Alexander Nazarov. Și dacă luăm în considerare timpul necesar examinării pre-proiect, configurarea îndelungată a sistemului și integrarea acestuia în infrastructura IT a organizației, timpul de instalare a aplicației pentru fiecare utilizator și alți factori, atunci implementarea unui EDMS într-adevăr. a luat mult timp și resurse. Dar acum situația este alta.
„Platformele EDMS moderne conțin multe instrumente pentru implementare accelerată, de la un set de aplicații gata de utilizat până la instrumente care vă permit să creșteți treptat funcționalitatea de la simplu la complex”, a explicat Sergey Kuryanov. Deci, puteți începe destul de repede și ieftin și puteți dezvolta, dacă este necesar, la orice nivel.
„Momentul de implementare a EDMS depinde de complexitatea procesului de afaceri al fluxului de documente în sine, de nevoia de optimizare a acestuia, de cantitatea de modificări și de personalizare a unei anumite soluții, de numărul de utilizatori și de sisteme integrate din organizație etc. .”, a spus Serghei Plaunov. Când vorbim de zeci de mii de utilizatori și multe sisteme integrate, atunci 2 - 3 ani este o perioadă complet normală. O afacere mijlocie, potrivit lui Plaunov, poate primi un EDMS industrial în medie de șase luni.
O afacere mijlocie poate primi un EDMS industrial în medie de șase luni - Sergey Plaunov
„Viteza de implementare a EDMS depinde de amploarea sarcinii”, a spus Dmitri Shushkin. Pentru a nu aștepta câțiva ani pentru efect, trebuie să faceți implementarea în etape. Prioritizarea corectă a sarcinilor, potrivit lui Shushkin, va ajuta la obținerea unor rezultate tangibile după prima etapă de implementare.
Prioritizarea corectă a sarcinilor, potrivit lui Shushkin, va ajuta la obținerea unor rezultate tangibile după prima etapă de implementare - Dmitry Shushkin
În prezent, există o dezvoltare activă a soluțiilor software în domeniul tehnologiilor IT. Ele sunt utilizate într-o mare varietate de domenii ale activității umane în producție, afaceri mici, educație și alte industrii la fel de importante. În paralel cu aceasta, peste tot se utilizează multă documentație pe hârtie.
În prezent, multe întreprinderi doresc să renunțe la documentele pe hârtie și își transferă întreprinderea la un sistem electronic de gestionare a documentelor. Este incredibil de convenabil și practic.
Desigur, odată cu apariția necesității de a transfera documentația într-un sistem electronic, apar companii care dezvoltă produse software în această direcție. Și uneori chiar aceste produse șochează pe cei care doresc să le cumpere cu costul lor. Cu toate acestea, datorită unor oameni care nu lucrează în interes propriu, puteți găsi gratuit programe pentru un sistem electronic de gestionare a documentelor.
Astăzi putem distinge două astfel de produse: Alfresco și NauDoc.
NauDoc este un produs conceput pentru a automatiza munca de birou, diferite procese de afaceri și fluxul de documente. Acest program a fost dezvoltat de NAUMEN. Programul prezentat face posibilă gestionarea procedurii de prelucrare a documentelor, precum și monitorizarea disciplinei de execuție, datorită rezultatelor obținute la îndeplinirea sarcinilor atribuite.
NauDoс vă permite să organizați stocarea documentelor cu drepturi de acces diferite în funcție de roluri. Acest lucru permite angajaților unei anumite companii să vizualizeze documentația în orice moment, chiar dacă în acel moment persoana responsabilă pentru aceasta lipsește de la locul de muncă dintr-un motiv oarecare.
Acest program are un jurnal de bord unde puteți urmări toate mișcările documentelor și copiile acestora în cadrul întreprinderii.
Abilitatea de a controla în NauDoc vă permite să atribuiți sarcini angajaților dvs. direct în sistem, să monitorizați execuția acestora, să monitorizați termenele limită, să trimiteți documente pentru aprobare și apoi să trimiteți documente deja aprobate altor utilizatori ai sistemului. Programul vă permite să configurați rute pentru un anumit tip de document în modul automat.
Absolut toate acțiunile din sistem sunt efectuate prin interfața web. Acest lucru face posibilă conectarea la sistem în orice colț al planetei. Astfel, există un singur spațiu de informare în cadrul organizației și nu contează unde se află reprezentanțele și filialele acesteia.
Caracteristicile tehnologice ale sistemului sunt următoarele:
— o interfață web 100% deschide oportunități de conectare la sistem de oriunde;
— sistemul integrează software conceput pentru scanare, precum și recunoașterea textului ABBYY Fine Reader Scripting Edition;
— sistemul este configurat astfel încât autorizarea și autentificarea utilizatorilor să poată fi efectuate în serviciile de director extern;
— sistemul dispune de un modul pentru lucrul cu semnături digitale electronice. Utilizatorii pot folosi o semnătură digitală de la orice furnizor cripto care acceptă interfața Microsoft CryptoAPI.
Capacitățile sistemului NauDoc includ:
— ușurința de a lucra cu documente organizatorice și administrative. Toate documentele electronice sunt create pe baza anumitor șabloane. La crearea unui document, utilizatorul trebuie doar să indice valorile detaliilor în cardul de înregistrare a documentului. Aceste valori sunt adăugate automat textului documentului. Dacă este necesar, utilizatorului i se poate permite să schimbe textul șablonului.
Fiecare tip de document poate fi specificat cu un set specific de detalii. Pentru a face acest lucru, utilizatorul trebuie să aibă drepturi de „tehnolog”.
După crearea documentului, acesta este trimis spre aprobare acelor angajați care sunt responsabili de această funcție în întreprindere. Procesul de aprobare este complet salvat în sistem. Termenele regulate sunt controlate automat, angajații necesari sunt notificați și se primesc notificări despre procesul de aprobare.
Când lucrați cu fiecare document, sistemul îi atribuie automat un număr de înregistrare.
- administrarea procesului. Sistemul NauDoc face posibilă automatizarea procesului de flux de documente, care este asociat cu procesele de management și producție ale întreprinderii. Fiecare proces poate fi configurat separat în sistem, adică unui anumit proces îi este atribuită propria reprezentare în cadrul sistemului, persoanele responsabile de acesta, precum și termene de reglementare. Programul dispune de instrumente pentru generarea de rapoarte care vă permit să monitorizați fiecare etapă a procesului și, în cazul unei posibile nerespectări a termenelor de reglementare, să determinați vinovatul incidentului. După ce ați colectat datele, puteți analiza procesul și puteți face modificările necesare.
- procedura de avizare a documentelor de către funcționarii responsabili. După crearea documentului, acesta este trimis către un cerc de persoane pentru aprobare, în funcție de procedura acceptată în cadrul organizației. În cazul lucrului colectiv cu un document, toate procedurile sunt efectuate pe aceeași copie a documentului. Persoanele responsabile cu aprobarea au acces la document. În orice moment, puteți crea un raport de aprobare, în care este introdus numele și funcția persoanei vizate și este indicată ora exactă a procedurii.
- disponibilitatea capacității de a înregistra în sistem documente pe hârtie și electronice. Înregistrarea automată în jurnal are loc la o anumită etapă de lucru. În special pentru documentele pe hârtie, sistemul oferă un card electronic, care are capacitatea de a atașa o imagine grafică a documentului, care poate fi obținută prin scanarea documentului.
- căutare rapidă a documentelor după conținut și detalii. Programul vă permite să găsiți rapid documentul solicitat introducând detalii, adică printr-o scurtă descriere sau un număr de înregistrare. Sistemul face posibilă căutarea după conținutul fișierelor atașate, precum și a documentelor în sine.
- munca cu corespondenta (incoming si outgoing). Sistemul oferă posibilitatea de a lucra cu corespondența întreprinderii folosind serverul de e-mail al companiei. Orice scrisoare care trece prin sistem este procesată ca un document obișnuit.
Corespondența primită merge direct la secretar. El înregistrează scrisorile în jurnalul de corespondență primită. Documentul primește automat un număr de înregistrare. În continuare, este trimis șefului companiei, iar după revizuire, este trimis angajaților pentru revizuire sau execuție.
Documentația de ieșire este creată pe baza șablonului adoptat în organizație. Documentul este trimis managerului, care îl aprobă.
După procedura de aprobare, documentul ajunge la secretar, care îl înregistrează în jurnalul corespunzător. Această scrisoare este apoi trimisă de secretar la adresa de e-mail necesară. Toată corespondența este salvată automat în sistem și oricine poate găsi oricând ceea ce are nevoie.
- capacitatea de a crea un portal web corporativ și un site web al companiei. Sistemul NauDoc permite unei întreprinderi să creeze site-uri web și să posteze conținut pe acestea. În acest caz, conținutul este documente, imagini și orice alte obiecte create în NauDoc.
Sistemul are un editor WISYWIG încorporat, care vă permite să editați paginile site-ului web și este ușor de gestionat. Aici puteți gestiona și publicarea de știri, sondaje și chestionare.
Dacă este necesar, puteți modifica designul paginii. Accesul la diferite secțiuni ale site-ului vă permite să aprobați documente înainte de a le publica pe site. Astăzi există două ediții de NauDoc: Free și Enterprise.
Să ne uităm la cel de-al doilea sistem electronic gratuit de gestionare a documentelor Alfresco. Acest sistem este utilizat pe scară largă de companiile occidentale pentru menținerea documentației electronice și gestionarea diferitelor proiecte. Popularitatea acestui serviciu poate fi explicată prin deschiderea codului (Open Source), în timp ce programul funcționează stabil și poate fi folosit pentru proiecte de diferite dimensiuni.
Nu este nimic surprinzător în stabilitatea programului prezentat, întrucât fondatorul sistemului este John Newton, care este cunoscut pentru conducerea companiei Documentum.
Această companie este lider de piață în sistemele electronice de gestionare a documentelor pentru întreprinderi mari. Acest sistem este folosit cu succes de multe corporații. Sistemul se distinge prin faptul că funcționează pe orice platformă și cu o varietate de baze de date.
Alfresco face față cu ușurință oricărei încărcături de documente stocate, cu un număr de utilizatori care depășește câteva zeci de mii.
Sistemul prezentat este puțin cunoscut în Rusia, deoarece până de curând nimeni nu putea oferi servicii profesionale pentru organizarea de asistență și instruire în utilizarea sistemului Alfresco.
Avantajele Alfresco includ accesibilitatea web. Sistemul nu necesită instalarea de software suplimentar pe computerele întreprinderii, prin urmare, nu este nevoie să actualizați software-ul client. Puteți chiar să lucrați în sistem de pe dispozitive mobile, oriunde în lume. Alfresco are cea mai avansată și modernă interfață web.
Merită spus că în ultimii ani, atât sistemele electronice de gestionare a documentelor americane, cât și europene au încetat să mai acorde o atenție deosebită interfeței web.
Asistența este oferită numai pentru accesul de la distanță la documentație. Aceasta a fost o consecință a faptului că oamenii sunt obișnuiți să editeze documente folosind aplicații de birou.
Cum să rezolvi atunci problema de a lucra cu foldere și fișiere standard, în ciuda faptului că nu au rutare, nu acceptă versiunea necesară, nu există acces etc.?
Soluția a fost dezvoltată și a fost folosită mult timp în sistemele electronice de gestionare a documentelor.
Să ne imaginăm desktopul. Aici, de exemplu, există două foldere. Unul se numește „documente cu titlu oneros”, al doilea se numește „documente corporative”. Deschidem primul și vedem un anumit număr de documente. Documentele din acest dosar sunt destinate revizuirii și luării de decizii. Un astfel de document se deschide în MS Word obișnuit. Se dovedește că aveți posibilitatea nu numai să citiți un document, ci să deschideți orice versiune a documentului, să citiți comentarii, să luați decizii cu privire la acesta, să trimiteți acest document oricui are nevoie de el, efectuând direct toate acțiunile de mai sus direct în Word sau altă aplicație de birou.
În plus, aici utilizatorul vede sarcinile de intrare și de ieșire.
Dacă trebuie să creați un nou contract și apoi să îl trimiteți spre aprobare, nicio problemă. Toate acestea pot fi făcute în MS Word, creați un document și trimiteți-l pe ruta standard specificată. De asemenea, puteți copia pur și simplu documentul în folderul „documente corporative”, iar acesta va fi trimis automat pe ruta dorită.
Desigur, nimeni nu va renunța la interfața web. Interfața web vă permite să efectuați o gamă mai largă de sarcini.
Această metodă este convenabilă pentru călătorii și călătorii de afaceri, având acces rapid de pe dispozitivele mobile, precum și capacitatea de a efectua sarcini colective cu documente și rapoarte.
Sistemul Alfresco este lansat în două versiuni principale: Enterprise Edition și Community Edition. Versiunea Community este disponibilă pentru descărcare gratuită și poate fi folosită de orice companie. Este de remarcat faptul că această versiune este acceptată exclusiv de membrii comunității sistemului. În ciuda acestui fapt, Alfresco Community este cea mai comună versiune a sistemului în țările europene.
Sistemul poate fi folosit de un număr mic de participanți și îi permite cu ușurință să deservească mai mult de zece mii de utilizatori. Sistemul funcționează cu baze de date PostgreSQL și MySQL încorporate.
