3 Modulul funcțional „Oficiu” Ciclul complet de lucru cu corespondența de intrare și de ieșire: Utilizarea șabloanelor pentru carduri de document Înregistrarea corespondenței Trimiterea documentelor în vederea luării în considerare, introducerea rezoluțiilor Formarea fișelor de familiarizare Monitorizarea locației documentului original pe hârtie Executarea, familiarizarea, trimiterea „pentru utilizare” Scanarea documentelor și procesarea documentelor primite prin și de la serverul de fax Rezervarea numerelor pentru documentele trimise Suport pentru forme centralizate, descentralizate și mixte de flux de documente
4 Creați un RC pentru un document primit, creați o nouă contraparte din cardul de document, verificați documentul pentru înregistrarea repetată, indicați jurnalul de înregistrare pentru acest tip de document, indicați data scadentă și rezoluția de intrare 1) imprimați un autocolant sau un card folosind un cod de bare 2) atașați o imagine scanată a documentului: de pe un disc local de pe un scaner (obișnuit sau scanați cu cod de bare)
5 Suport de înregistrare pentru complex numere de înregistrare. Configurarea șabloanelor de numerotare pentru toate tipurile de documente. Posibilitatea de a utiliza mai multe formate pentru un singur contor. Pe document sunt aplicate o ștampilă de înregistrare, un număr și un cod de bare. Este posibil să utilizați o expediție RC simplificată.
6 Revizuire Posibilitatea de revizuire a unui document de către mai mulți angajați. Abilitatea de a utiliza rute standard pentru documentele primite. Capacitatea de a crea proiecte de rezoluție și de a utiliza șabloane de rezoluție pune un document sub control prin specificarea tipului de control, selectați un controler sau o unitate de control adăugați manual un paragraf al rezoluției sau vizualizați/editați o schiță de rezoluție creată anterior dintr-un șablon
7 Alineatul hotărârii Sunt indicați executorul responsabil și co-executorii, subiectul, mandatul și persoana care controlează. Se creează instrucțiuni pentru punctele de control ale rezoluției, iar pentru punctele necontrolate, documentul este trimis spre revizuire. înregistrați transferul originalului creați o comandă cu monitorizare periodică
8 Instrucţiuni Executorul primeşte notificarea primirii unei instrucţiuni de executare. Autorul și controlorul ordinului pot: ajusta termenul de execuție, schimba executanții, anula instrucțiunile Autorul, controlorul și executorii primesc notificări despre încălcarea termenelor de execuție.
9 Executarea ordinelor Executorul ordinului poate: să creeze un nou ordin pe baza ordinului său (lanțul de ordine), dacă este necesar, să introducă un raport de execuție pentru co-executori prin crearea unui nou document, preluând un raport din ordin. a unui co-executor sau a unui ordin copil, plasarea unui atașament, un link către un document pregătit anterior, doar un comentariu asupra execuției, postarea raportului privind executarea ordinului
10 Controlul execuției Autorul și controlorul comenzii pot aproba comanda sau o pot returna spre revizuire. Controlul disciplinei de performanță: rapoarte privind disciplina de performanță (generator de rapoarte ReportsMan). ordinul a fost executat ordinul este întârziat comanda este în curs de executare controlorul poate aproba comanda direct în cardul documentului
12 Pregătirea expedierii 1.Completați câmpurile cardului câmpuri obligatorii sunt marcate cu o pictogramă; unele câmpuri pot fi completate implicit; valoarea este introdusă direct în câmp; este posibil să completați câmpurile Republicii Kazahstan fără a utiliza mouse-ul; datele de înregistrare pot fi modificate la înregistrare etapă
13 Pregătirea ieșirii 2. Așezați documentul, introduceți textul în câmpul „Conținut”, adăugați un atașament de pe discul local din baza de date Șabloane de la scaner Atașamentul poate fi atașat în prealabil la șablonul de card. Dimensiunea atașamentului poate fi limitată de administratorul de sistem.
15 Pregătirea plecării 3. Creați o rută prin schimbarea rutei existente. Ruta poate fi setată: 1) „rigid” - nu puteți modifica aprobatorii și ordinea aprobării 2) „flexibil” - puteți șterge și adăuga aprobatori 3) dvs. pot adăuga altele noi, dar nu le puteți șterge pe cele implicite. Parametrii sunt configurați pentru fiecare etapă de aprobare.
21 Aprobare document Aprobare suplimentară și Delegare suplimentară. aprobare – ramură de aprobare suplimentară. Documentul contine viza persoanei de aprobare principala, indiferent de deciziile persoanei suplimentare. coordonarea Delegare – documentul contine viza angajatului caruia i s-a delegat aprobarea.
28 Modulul „Contestații din partea cetățenilor” Ciclul complet de procesare a contestațiilor orale și scrise: Înregistrarea contestației Revizuirea Formarea rezoluțiilor, executarea Pregătirea și aprobarea unui răspuns la contestație Formarea cererilor aferente către organizații externe Înregistrarea răspunsurilor la solicitările organizațiilor externe
30 Autorii contestațiilor Lucru cu autorii contestațiilor: Posibilitatea de a conecta directorul „Clasificatorul adreselor Rusiei” (KLADR) Informații complete despre autor: nume complet, adresă, locul de muncă, statut social, beneficii etc. EDMS BOSS-Referent a promovat certificarea FSTEC necesară pentru certificarea pentru clasa de protecție a datelor cu caracter personal la nivelurile 2-4.
31 Suport pentru procesele decizionale Tipuri de documente procesate în procesul decizional: În sistemul BOSS-Referent, componenta de documentare a procesului decizional este automatizată. Aplicație ORD Memorandum intern Acord Proiect de document de ieșire Procesele de afaceri din modulul „Luarea deciziilor” sunt implementate folosind procese standard de luare a deciziilor.
32 Modulul funcțional „Luarea deciziilor” În baza de date Luarea deciziilor se realizează: Formarea traseului documentelor Modificarea rutei „din mers” Controlul mișcării documentelor Înregistrarea documentelor (inclusiv înregistrarea automată) Rezervarea numerelor pentru contracte, comenzi operaționale și redactarea documentelor de ieșire Suport pentru lucrul cu fișe de aprobare, familiarizare și trimitere prin corespondență Formarea comenzilor pe baza documentelor și controlul executării acestora 37 Serviciul de notificare Utilizatorul este informat despre toate evenimentele din sistem, precum și despre acțiunile care trebuie efectuate în sistem, prin notificările care sosesc: Notificările sunt împărțite în: Sarcini Mesaje informative în baza de date Cabinet ( sunt afișate în Jurnal pe pagina principala) V Cutie poștală Lotus Notes sau alt sistem de e-mail
Responsabilitățile companiei BOSS-Referent includ:
- dezvoltarea produsului cu același nume - sistem managementul documentelor electronice Referent BOSS;
- dezvoltarea unei rețele de parteneri;
- consultanta si suport pentru parteneri si utilizatori de sistem;
- educaţie;
- promovarea de marketing a produsului.
Rețeaua de afiliați BOSS-Referent
Partenerii companiei BOSS-Referent oferă servicii pentru implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor, suport pentru soluțiile create, adaptarea sistemului la sarcinile clienților și instruirea utilizatorilor. Fiecărui partener i se atribuie unul dintre cele trei stări:
- Partener general - are o competență extinsă, un numar mare de specialisti atestati si experienta in implementarea multor proiecte de implementare;
- Partener - are în personal specialişti certificaţi BOSS-Referent pregătiţi pentru implementarea proiectelor de implementare;
- Reseller - consumabile EDMS BOSS-Referent.
- Rețeaua de parteneri BOSS-Referent acoperă aproape toate regiunile Rusiei, precum și Ucraina și Kazahstan. În secțiunea „Partenerii” a site-ului nostru web puteți găsi un partener în regiunea dvs. sau selectați compania care vă interesează în catalogul alfabetic.
Service și suport BOSS-Referent
Suportul sistemelor electronice de gestionare a documentelor implementate BOSS-Referent este posibil în versiunile de bază și extinse:
- Asistența în garanție (de bază) este oferită de producător, BOSS-Referent.
- Asistența tehnică extinsă este oferită de partenerii BOSS-Referent.
- Cursuri de formare BOSS-Referent
Compania BOSS-Referent oferă cursuri la Moscova pe următoarele cursuri:
- „Metodologie pentru implementarea EDMS BOSS-Referent”
- „Elementele de bază ale administrării EDMS BOSS – Referent”
- Instruirea specialiștilor de la partenerii companiei BOSS-Referent în cadrul programului de afiliere este gratuită.
Poveste
În ianuarie 2012, a devenit cunoscut faptul că în grupul IT structura de management al practicii ECM (gestionarea conținutului întreprinderii, stocarea informațiilor corporative, inclusiv managementul documentelor electronice, EDMS) s-a schimbat serios.
În decembrie 2011 a apărut o filială 100% a companiei de management a grupului Business Logic 2.0, care, pe lângă implementarea ECM, se va angaja într-o nouă direcție pentru grup - sistemele de management al proceselor de afaceri (BPM).
Până în acest moment, practica ECM a fost reprezentată de dezvoltatorul EDMS de lungă durată „Boss-Referent” și „IT Information Management”, creat în aprilie 2011, care implementează software similar. Înainte de creație Administrarea informației„Sub forma unei firme separate, implementarea a fost prezentată de departamentul integrator.
Direcția este importantă pentru grup. După cum spune Tagir Yapparov, președintele consiliului de administrație al IT, pentru CNews, în ultimul an, practica ECM a reprezentat aproximativ 500 de milioane de ruble. venituri. Cu venituri totale pentru 2010, conform ratingului „CNews100: Cele mai mari companii IT din Rusia”, 4,7 miliarde de ruble. În ceea ce privește numărul de angajați, potrivit noului director general al „Business Logic” și „Boss Referent” Maria Kamennova, în direcție lucrează în prezent aproximativ 230 de persoane, dintre care aproximativ 180 de angajați sunt în implementare. La sfârșitul anului 2010, conform ratingului CNews, în grupul IT lucrau un total de 1.550 de persoane.
Înainte de sosirea Companiei de Piatră, ei erau subordonați oameni diferiti. Compania de implementare - Georgy Podbutsky, care a rămas la Business Logic ca director adjunct responsabil pentru ECM. Dezvoltatorii au fost conduși de Andrey Grib, care acum părăsește IT. Yapparov atribuie plecarea sa faptului că „nu toți managerii s-au integrat în noua structură matricială, care prevede o mai mare delegare a responsabilităților”.
Din punct de vedere juridic, Boss Referent a rămas o organizație independentă de Business Logic, care este, de asemenea, deținută în totalitate de compania de management a grupului, spune Yapparov. Cu toate acestea, o sursă CNews din grup este încrezătoare că vorbim despre o reatribuire completă a dezvoltării EDMS către implementatori. „Problema nu s-a limitat la plecarea lui Grib; oameni de la compania de implementare au venit și în alte poziții de conducere în Boss-Referent”, spune el. - Concurența internă normală de afaceri între structuri a existat de mult timp și au existat și acuzații reciproce de eșecuri. In cateva anii recenti Mai mulți directori s-au schimbat în implementare. Acum „Referentul șefului” a devenit complet dependent de implementatori.”
În ciuda schimbării direcției, Tagir Yapparov intenționează să dubleze anual veniturile din munca sa, adică. Anul acesta ar trebui să ajungă la un miliard de ruble. Astăzi a fost semnat un acord între Business Logic și dezvoltatorul german BPM Metasonic. Planurile continuă să susțină „Boss Referent” multiplatformă: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, versiuni mobile pentru iOS și Android. Potrivit unui interlocutor anonim al CNews, în timpul reorganizării o serie de programatori au părăsit compania și vor trebui angajați alții noi pentru a implementa aceste planuri. Recent, IT a anunțat un stagiu în zona ECM.
Sistemul de documentare de management BOSS-Referent este un pachet software care permite organizațiilor să creeze sisteme eficiente de gestionare electronică a documentelor și sisteme de automatizare de birou și, prin urmare, să asigure o creștere semnificativă a eficienței structurilor de management. În special, crearea unor astfel de sisteme într-o organizație permite:
Sistemul BOSS-Referent are număr mare implementări și este destinat întreprinderilor de diferite dimensiuni și forme de proprietate:
- Întreprinderi comerciale mari și exploatații
- Autoritățile federale
- Organisme guvernamentale regionale și alte întreprinderi de stat
- Întreprinderi distribuite geografic
- Companii cu structuri organizatorice complexe
- Companii cu un volum mare de flux de documente
- Companii mici, în creștere rapidă.
- Lucrul cu documentele interne ale organizației
- Prelucrarea documentelor de intrare și de ieșire
- Gestionarea contactelor externe
- Lucrul cu contracte de organizare
- Organizarea canalelor de știri și conferințe
- Menținerea unui director al organizației în formă electronică
- Suport de inginerie pentru facilitățile de afaceri ale organizației
- Organizarea si planificarea evenimentelor.
- Hardware: servere, stații de lucru client, rețele locale, modemuri, imprimante, scanere, surse de alimentare neîntreruptibile și alte echipamente tehnice.
- Sistem de operare: sistem de operare în rețea sistem Windows, Linux, altele și protocoale de transport care combină tot hardware-ul într-un singur complex.
- Lotus Notes/Domino este o platformă software de aplicație care este un supliment pentru un sistem de operare în rețea și include instrumente pentru stocarea documentelor, replicarea datelor (sincronizare), căutarea textului integral, E-mailși alte mecanisme importante.
- BOSS-Referent - module software interconectate cu aplicații care funcționează în mediul Lotus Notes/Domino și susțin procesele de afaceri de management și, parțial, fluxul de documente funcțional.
- Suport organizațional și de reglementare: reglementări, reguli de funcționare, instrucțiuni pentru utilizatori și administratorii de sistem etc.
- Dicționare la nivelul întregului sistem
- Directorul organizației
- Dicționare
- Destinatari externi
- Servicii la nivelul întregului sistem
- Coordonare
- Comenzi
- Intrerupator
- Șabloane
- Grefier
- Cabinet
- Sistem de căutare
- Tampon
- Stocare electronică a imaginilor
- Protocol
- Subsisteme funcționale
- Birou
- Documentație
- Note de birou
- Contacte externe
- Controlul contractelor
- Suport de inginerie
- Conferințe
- Știri
Modularitatea este asigurată de baza de date specializată „Switch”, care servește drept „Centrul de control” al întregului SDOU BOSS-Referent. Acest modul independent, complet funcțional, conține informații despre configurația curentă a sistemului și codul de program necesar pentru organizarea interacțiunii dintre bazele de date. Toate bazele de date sunt înregistrate automat în comutator în timpul instalării.
Al doilea functie importanta efectuată de baza de date Switch este configurarea stațiilor de lucru ale utilizatorului. Configurația este înțeleasă ca un set de baze de date de sistem înregistrate într-un comutator separat și necesare pentru activitatea utilizatorilor diferitelor departamente ale companiei. Implementarea unui EDMS în mai multe configurații permite fiecărui angajat să lucreze numai cu propriile baze de date. Puteți crea un număr nelimitat de configurații folosind comutatorul grade diferite complexitate, repetând complet schema de flux de documente existentă la întreprindere. Comutatorul conectează rapid orice module suplimentare la sistem și, de asemenea, navighează prin bazele de date.
BOSS Referent este deschis dezvoltatorilor. Orice bază de date BOSS-Referent poate fi modificată de către dezvoltatorii clientului. În plus, o bază de date proprietară poate fi adăugată la BOSS-Referent SDOU, sub rezerva respectării anumite reguli si acorduri.
Noi baze de date, formulare, vizualizări, agenți și elemente de design pot fi create în sistem utilizând instrumentele standard de dezvoltare Lotus Domino Designer. Pe lângă instrumentele de dezvoltare încorporate, IT Co. oferă clientului un set de instrumente special pentru dezvoltatori - Toolkit, care vă permite să vă creați rapid propriile baze de date și să le integrați cu BOSS-Referent fără a încălca integritatea sistemului, precum și ca modificarea oricărui modul din mediul său informaţional.
Puteți citi în detaliu despre toate modificările din versiunea 2.56.1 aici.
Acest sistem a fost dezvoltat de compania IT (http://www.it.ru). Aparține categoriei de sisteme axate pe sprijinirea managementului unei organizații, munca eficienta angajaților și acumularea de cunoștințe și, în același timp, a dezvoltat servicii suplimentare.
Aplicația principală este crearea unui sistem corporativ care acoperă activitățile angajaților la locurile lor de muncă și sprijină procesele de management de afaceri. Sprijină munca de birou, managementul organizațional, aprobarea documentelor. Trăsătură distinctivă Problema este că, fiind un sistem de management al documentelor cu drepturi depline, are deja toate funcționalitățile necesare pentru implementarea muncii de birou. Încă de la început, conține concepte, roluri și funcții inerente organizațiilor cu o structură ierarhică complexă din Rusia. Alte trăsătură distinctivă Sistem BOSS-Referent: implementează funcțiile unui sistem CRM, controlul contractelor, contabilitatea inventarului, scanarea și recunoașterea fluxului (sistemul FineReader este integrat în BOSS-Referent), conferință electronică și buletin.
Sistemul este implementat pe platforma LotusNotes. Datorită acestui lucru, pe lângă funcțiile BOSS-Referent, utilizatorii au la dispoziție toată funcționalitatea bogată a mediului LotusNotes în sine, inclusiv e-mail, replicare a datelor, lucru la distanță etc. BOSS-Referent este cel mai deschis sistem din toate punctele de vedere - vine cu cod sursă complet. În plus, vine cu un set de instrumente pentru dezvoltatori cu descriere completa funcțiile interfeței de programare a aplicațiilor.
1.1. Scopul sistemului „șef-referent”.
Sistemul BOSS-Referent este conceput pentru a automatiza fluxul de documente de management și munca de birou. Consumatorii săi sunt companii comerciale, întreprinderi unitare ale statului federal și autorități guvernamentale.
Principalele rezultate ale implementării sistemului sunt:
Creșterea capacității de gestionare a organizației. Un nou nivel de disciplină de performanță.
Sprijinirea reglementărilor pentru interacțiunea intra-corporativă. Viteză crescută de luare a deciziilor.
Crearea condițiilor pentru schimbul de cunoștințe și informații. Îmbunătățirea proceselor, produselor și serviciilor organizației.
Avantajele sistemului BOSS-Referent
Instrumente pentru crearea unui spațiu unificat de informare și management pentru organizații de orice complexitate: distribuite, pe mai multe niveluri, funcționale și de design.
Suport pentru rute complexe de aprobare a documentelor.
Dezvoltarea soluției. Automatizarea rapidă a proceselor de afaceri datorită prezenței proceselor de procesare a documentelor încorporate, personalizabile și modificate ținând cont de specificul clientului.
Funcționare fiabilă, performanță ridicată, ușurință în administrare și scalare, acces Web.
Disponibilitatea instrumentelor de securitate a informațiilor. Posibilitatea construirii unui sistem de gestionare a documentelor electronice semnificative din punct de vedere juridic bazat pe BOSS-Referent.
Ușor de învățat de către utilizatori.
Utilizarea cu succes a sistemului de către companii și organizații de top din Rusia.
Funcționalitatea sistemului
Sistemul BOSS-Referent asigură automatizarea proceselor:
Suport documentar pentru luarea deciziilor, inclusiv realizarea unui proiect de document, aprobarea, aprobarea și trimiterea acestuia la arhivă;
Controlul disciplinei de performanță, inclusiv procesele de formare a instrucțiunilor și monitorizarea implementării acestora;
Lucrați cu corespondența de intrare și de ieșire.
Funcțiile denumite pot fi implementate în organizații și companii care au o structură de proiect pe mai multe niveluri, distribuită geografic și funcțional.
Funcții automate
Documentare suport pentru luarea deciziilor:
Automatizarea reglementărilor aprobate și gestionarea modificărilor acestora. Reguli- un document care enumeră și descrie în ordine etapele (pașii) pe care un participant sau un grup de participanți trebuie să le parcurgă pentru a finaliza un proces de afaceri, indicând de obicei termenele limită necesare pentru parcurgerea etapelor (pașilor).
Menținerea activității utilizatorilor finali în conformitate cu reglementările.
Subșirul de reglementări în timpul utilizării lor „din mers”.
Controlul trecerii documentelor în conformitate cu reglementările: date, vize, versiuni și ediții ale documentelor.
Suport pentru scheme complexe de coordonare: paralele, secvențiale, cu tranziții bazate pe condiții.
Lucrul cu versiuni și revizuiri ale documentelor.
Prelucrarea documentelor de intrare și de ieșire:
Înregistrarea corespondenței primite de tipuri variate. Conectarea documentelor „pe problemă”.
Impunerea rezoluțiilor. Redirecționarea documentelor în cadrul unei organizații prin rute personalizabile. Rezoluţie(Rezoluție latină - decizie, permisiune) - o decizie luată de un oficial sau un organism consultativ, o organizație internațională.
Suport pentru numere de înregistrare complexe.
Asigurarea functionarii mai multor birouri.
Controlul disciplinei de performanță.
Acces rapid la documentele legate de comenzile noi și create anterior.
Formarea comenzilor, ajustarea listei executanților și a termenelor de finalizare a comenzilor.
Monitorizarea termenelor limită și munca pentru finalizarea sarcinilor.
Monitorizare si statistica privind executarea comenzilor si procesarea documentelor. Monitorizarea- procesul de observare și înregistrare a datelor despre orice obiect la intervale de timp indisolubil adiacente, în care valorile datelor nu se modifică semnificativ.
Sprijin pentru structuri organizatorice complexe ale companiilor și organizațiilor.
Mentinerea datelor despre companiile subordonate, diviziile si angajatii organizatiilor.
Sprijin pentru mecanisme de împuterniciri, delegare de competențe și combinații.
Gestionarea drepturilor angajaților de a crea, aproba, semna, înregistra documente etc.
Structura funcțională a sistemului BOSS-Referent
Sisteme de scanare și recunoaștere a textului
Sistemul BOSS-Referent este integrat cu sistemele de scanare și recunoaștere a textului ABBYY FineReader (versiunea 4.0 sau SE 7.0) și CuneiForm (versiunea 10 și superioară) . FineReader- sistem optic de recunoaștere a caracterelor dezvoltat de o companie rusă ABBYY. Cuneiform(cuneiform cuneiform englezesc - cuneiform), Cognitive OpenOCR este un sistem de recunoaștere optică a textului deschis, distribuit gratuit, de la compania rusă Cognitive Technologies. Prezența integrării vă permite să organizați conversia automată rapidă a documentelor de pe hârtie în vizualizare electronicăși intrare convenabilă în sistem. Integrare- refacerea, reînnoirea, unirea, unificarea structurilor politice, economice, statale și publice din regiune, țară, lume.
BOSS-Referent oferă trei opțiuni pentru utilizarea instrumentelor de scanare în sistemele electronice de gestionare a documentelor și automatizări de birou:
Utilizați un scaner de birou pentru a organiza scanarea individuală. Recomandat pentru utilizare în organizații cu un volum mic de documente primite
Utilizarea scanerelor de rețea pentru grupuri de lucru
Folosind o linie de flux de scanare care oferă o conversie automată rapidă a documentelor în formă electronică într-un mod de streaming continuu. Această scanare se realizează folosind tehnologia codurilor de bare și este recomandată pentru utilizarea în organizațiile cu un volum mare de corespondență primită, cu o structură de management distribuită geografic, precum și în birourile centrale ale ministerelor și departamentelor.
Scopul sistemului BOSS-Referent
Sistemul BOSS-Referent este conceput pentru a automatiza fluxul de documente de management și munca de birou. Consumatorii săi sunt companii comerciale, întreprinderi unitare ale statului federal, organisme guvernamentale Autoritățile.
Principalele rezultate ale implementării sistemului sunt:
- - Cresterea manevrabilitatii organizatiei. Un nou nivel de disciplină de performanță.
- - Sprijinirea reglementărilor pentru interacțiunea intra-corporativă. Viteză crescută de luare a deciziilor.
- - Crearea condițiilor pentru schimbul de cunoștințe și informații. Îmbunătățirea proceselor, produselor și serviciilor organizației.
Avantajele sistemului BOSS-Referent
- - Instrumente pentru crearea unui spațiu de informare și management unificat pentru organizații de orice complexitate: distribuite, multinivel, funcționale și de design.
- - Suport pentru rute complexe de aprobare a documentelor.
- - Dezvoltarea solutiei. Automatizarea rapidă a proceselor de afaceri datorită prezenței proceselor de procesare a documentelor încorporate, personalizabile și modificate ținând cont de specificul clientului.
- - Funcționare fiabilă, performanță ridicată, ușurință în administrare și scalare, acces Web.
- - Disponibilitatea instrumentelor de securitate a informațiilor. Posibilitatea construirii unui sistem de gestionare a documentelor electronice semnificative din punct de vedere juridic bazat pe BOSS-Referent.
- - Ușor de învățat de către utilizatori.
- - Utilizarea cu succes a sistemului de către companii și organizații de top din Rusia.
Funcționalitatea sistemului
Sistemul BOSS-Referent asigură automatizarea proceselor:
- - suport de documentare pentru luarea deciziilor, inclusiv realizarea unui proiect de document, aprobarea, aprobarea si transmiterea acestuia la arhiva;
- - controlul disciplinei de performanță, inclusiv procesele de formare a instrucțiunilor și monitorizarea implementării acestora;
- - Lucru cu corespondența de intrare și de ieșire.
Funcțiile denumite pot fi implementate în organizații și companii care au o structură de proiect pe mai multe niveluri, distribuită geografic și funcțional.
Funcții automate
- - Suport documentativ pentru luarea deciziilor:
- - Automatizarea reglementărilor aprobate și gestionarea modificărilor acestora.
- - Mentinerea activitatii utilizatorilor finali in conformitate cu reglementarile.
- - Subșirul de reglementări în timpul utilizării lor „din mers”.
- - Monitorizarea trecerii documentelor in conformitate cu reglementarile: date, vize, versiuni si editii de documente.
- - Suport pentru scheme complexe de coordonare: paralele, secvențiale, cu tranziții în funcție de condiții.
- - Lucrul cu versiuni și revizuiri ale documentelor.
- - Prelucrarea documentelor de intrare si iesire:
- - Înregistrarea corespondenței primite sub diferite forme. Conectarea documentelor „pe problemă”.
- - Impunerea rezoluțiilor. Redirecționarea documentelor în cadrul unei organizații prin rute personalizabile.
- - Suport pentru numere de înregistrare complexe.
- - Asigurarea functionarii mai multor birouri.
- - Controlul disciplinei de performanță.
- - Acces rapid la documentele legate de comenzile noi și create anterior.
- - Formarea comenzilor, ajustarea listei executanților și a termenelor de finalizare a comenzilor.
- - Monitorizarea termenelor limită și munca pentru finalizarea sarcinilor.
- - Monitorizarea si statistica privind executarea comenzilor si procesarea documentelor.
- - Suport pentru complex structuri organizatorice companii si organizatii.
- - Mentinerea datelor despre companiile subordonate, diviziile si angajatii organizatiilor.
- - Sprijin pentru mecanisme de persoane de încredere, delegare de competențe și combinații.
- - Gestionarea drepturilor angajatilor de a crea, aproba, semna, inregistra documente etc.
Structura funcțională a sistemului BOSS-Referent
Caracteristici suplimentare
Generator de rapoarte „Report”sMan
Generatorul de rapoarte Report"sMan pentru Lotus Notes (dezvoltat de Aplana) asigură întocmirea de rapoarte complexe pentru utilizatorii oricăror aplicații Lotus Notes și, în special, pentru utilizatorii sistemului electronic de gestionare a documentelor BOSS-Referent.
Report"sMan poate fi conectat la orice bază de date Lotus Notes de orice design. Funcționează cu parametri arbitrari atunci când generează rapoarte și efectuează procesarea automată a macrocomenzilor. Generatorul de rapoarte vă permite să stocați exemple de rapoarte pentru reutilizarea lor ulterioară, precum și să exportați rapoarte către MS Excel, MS Word, HTML și PlainText.
Pentru potențialii parteneri și utilizatori ai programului Report"sMan, Aplana oferă posibilitatea de a lucra cu acesta în modul de testare timp de o lună.
Sisteme de scanare și recunoaștere a textului
Sistemul BOSS-Referent este integrat cu sistemele de scanare și recunoaștere a textului ABBYY FineReader (versiunea 4.0 sau SE 7.0) și CuneiForm (versiunea 10 și superioară). Prezența integrării vă permite să organizați conversia automată rapidă a documentelor din hârtie în format electronic și să le introduceți convenabil în sistem.
BOSS-Referent oferă trei opțiuni pentru utilizarea instrumentelor de scanare în sistemele electronice de gestionare a documentelor și automatizări de birou:
- - Utilizarea unui scaner de birou pentru a organiza scanarea individuală. Recomandat pentru utilizare în organizații cu un volum mic de documente primite
- - Utilizarea scanerelor de rețea pentru grupuri de lucru
- - Utilizarea unei linii de flux de scanare care oferă o conversie automată rapidă a documentelor în formă electronică în modul de streaming continuu. Această scanare se realizează folosind tehnologia codurilor de bare și este recomandată pentru utilizarea în organizațiile cu un volum mare de corespondență primită, cu o structură de management distribuită geografic, precum și în birourile centrale ale ministerelor și departamentelor.
Server de fax Fax suplimentar
Integrarea sistemului BOSS-Referent cu serverul de fax ExtraFax (Extracomm Technologies Inc.) oferă posibilitatea de a trimite și primi faxuri și e-mailuri, de a direcționa mesajele primite, de a calcula costurile de trafic folosind sistemul de facturare încorporat și, de asemenea, de a efectua multe caracteristici utile despre lucrul cu faxuri.
Utilizatorii pot lucra cu serverul ExtraFax folosind un client Lotus Notes standard, orice browser web sau pot imprima documente pe fax din orice aplicație Windows folosind driverul ExtraFax Print-to-Fax.
Setările site-ului client, care se pot face prin clientul standard Notes și prin Internet, vă permit să selectați antetele de fax, precum și să trimiteți mesaje conform unui program și ținând cont de priorități. Când imprimați documente din aplicațiile Windows, agendele de adrese situate pe serverul Domino pot fi folosite pentru a selecta un destinatar.
Foarte convenabil pentru utilizatori: un singur mecanism pentru trimiterea de faxuri și e-mail, posibilitatea de a trimite documente dintr-un mediu Windows către un fax cu un singur clic pe butonul din dreapta al mouse-ului, precum și notificări trimise automat despre rezultatele trimiterii de faxuri. Organizarea lucrului de grup cu faxuri este posibilă prin direcționarea mesajelor primite, configurarea antetelor de fax individuale și colective și un sistem de facturare încorporat. Programul oferă posibilitatea de a diferenția drepturile de acces la faxuri - de a lucra cu faxuri (creați, citiți, ștergeți, redirecționați etc.) și de a trimite faxuri pe linii la distanță lungă sau internaționale.
Compoziția sistemului
Un sistem electronic de gestionare a documentelor construit pe baza BOSS-Referent poate fi reprezentat aproximativ ca o combinație de mai multe straturi:
- - hardware (servere, stații de lucru client, rețele etc.) și platformă (rețea sistem de operare Windows/Linux/Sun și protocoale de transport), care combină tot hardware-ul într-un singur complex
- - Tehnologia IBM Lotus - o platformă tehnologică care este o „superstructură” peste sistemul de operare al rețelei
- - Sistemul BOSS-Referent, care este o aplicație Lotus Domino constând din baze de date în format nsf.
Caracteristici tehnologice
1. Sprijin pentru activitatea organizațiilor distribuite geografic
Arhitectura sistemului vă permite să implementați sistemul pe mai multe structuri independente de servere Lotus și, în special, să organizați lucrul pe cea mai complexă configurație a serverelor Lotus Domino R6.5X - într-o topologie „stea cu două niveluri”. Două servere radiale aparținând aceluiași server părinte și „văzându-l” pot face schimb direct de pachete de informații.
2. Suport pentru distribuție reală
O caracteristică distinctivă a sistemului este suportul său pentru fluxul de documente de management și procedurile de lucru de birou în organizațiile distribuite geografic.
- - Sistemul transmite automat: a) tuturor participanților la procesul de aprobare o copie a proiectului de document care se agreează, b) persoanei responsabile cu întocmirea documentului (luarea deciziei) vize și comentarii ale participanților la aprobare, documente suplimentare.
- - După finalizarea aprobării, sistemul actualizează starea documentului și informează toți participanții la procesul de aprobare despre acesta.
- - Etapa de familiarizare se încheie cu trimiterea automată a documentului (și a tuturor copiilor acestuia) către bazele de date de arhivă.
În orice moment, toți angajații care lucrează la proiectul de document au copii actualizate ale acestuia, au informații despre starea documentului și pot vizualiza și informații legate de problemă - comentarii, instrucțiuni etc., generate în timpul aprobării. .
3. Eficiența și fiabilitatea transmiterii datelor
La transmiterea datelor într-o structură distribuită, sunt folosite mecanisme fundamental noi de interacțiune a configurațiilor de sistem instalate pe diferite teritorii (servere). În BOSS-Referent v.3, mecanismul de replicare este folosit doar pentru a sincroniza datele de referință și dicționar. Pentru a transfera date funcționale, formând adesea mănunchiuri de documente (vorbim despre un set de fișiere, instrucțiuni, vize de aprobare, familiarizare etc., legate de un anumit card de document), un mecanism de transfer direct de date printr-o conexiune priză folosind un Se folosește pachetul XML.
Acest mecanism, care stă la baza proceselor de aprobare și familiarizare a documentelor într-un mediu distribuit, asigură: 1) livrarea garantată și economică (numai către serverele necesare) a pachetelor de documente către toți participanții la lucrul asupra documentului, 2) reducerea a încărcăturii pe canalele de transmisie a datelor și 3) simplificare semnificativă a administrării sistemului: nu este nevoie să efectuați setări complexe ale drepturilor de acces la server și ale parametrilor de replicare.
4. Sprijin pentru structuri organizatorice complexe
Sistemul suportă mecanisme bine gândite de combinare a posturilor, delegare de autoritate și înlocuire. Mecanismul de combinare a posturilor este cheie pentru utilizarea EDMS în organizațiile în care, pe lângă departamentele funcționale, există entități de proiect. Pentru fiecare angajat este specificată o listă de roluri de procesare a documentelor (aprobator, aprobare etc.), în timp ce utilizatorul poate avea diferite roluri în departamentul funcțional în care lucrează și proiectele la care participă. Prin prelucrarea unui anumit document, utilizatorul primește și prelucrează documente în conformitate cu rolul său în departamentul care este specificat în document.
5. Lucrul cu versiuni și revizuiri ale documentelor
Cardurile de documente și fișierele atașate sunt stocate în baze de date diferite. Acest lucru a făcut posibilă implementarea unui mecanism de lucru cu versiuni și revizuiri ale documentelor, care este utilizat pe scară largă în etapele de coordonare, semnare și aprobare a documentelor.
6. Flexibilitatea sistemului
Instrumentele de sistem, inclusiv mecanismul fluxului de lucru, vă permit să modificați rapid schemele existente trecerea documentelor, precum și implementarea rapidă a fluxului de documente pentru noile procese de afaceri legate de procesarea documentelor. Folosind elementele de bază ale sistemului, puteți implementa rapid, de exemplu, procesarea documentelor necesare pentru a lua o decizie cu privire la oportunitatea efectuării promoțiilor, a eliberării unui împrumut (în bănci) etc.
7. Toleranță la erori
BOSS-Referent acceptă lucrul într-un cluster de software Domino, format din două servere - principalul și cel de rezervă. Dacă serverul principal pe care lucrează utilizatorii eșuează, aceștia sunt comutați automat la serverul de rezervă (când bazele de date sunt deschise din nou). Când serverul principal este restaurat, administratorul schimbă utilizatorii înapoi.
8. Performanță
Performanța ridicată a sistemului într-o situație de creștere dinamică a volumelor de date este asigurată de un mecanism de arhivare care transferă un document într-o arhivă de pe serverul unde a fost creat, în timp ce concomitent salvează automat o copie de arhivă pe alte servere. Performanța ridicată se realizează și datorită stocării separate a cardurilor de documente „ușoare” și a fișierelor atașate acestora, precum și accesului la acestea din urmă folosind software.
9. Acces web
Pentru organizațiile care nu folosesc Lotus ca standard corporativ, cale alternativă acces la funcționalitatea sistemului – prin mijloace motor de cautare Explorer versiunea 5 și superioară. Astfel de organizații vor trebui doar să achiziționeze licențe CAL Lotus Notes pentru instalare pe stațiile de lucru ale administratorilor de sistem.
10. Ușurință în administrare
Platforma Lotus Domino/Notes vă permite să rafinați simultan sistemul și să-l replicați filialelor organizației. Există mecanisme care vă permit să actualizați sistemul în toate birourile unei organizații distribuite geografic peste noapte. Pentru a facilita munca de menținere a listelor de angajați, sistemul a fost integrat cu directoarele LDAP.
