15 reguli pentru corespondența rezonabilă 1 decembrie 2016

Ei bine, haideți să formulăm câteva reguli utile. Învață-ți colegii și... um... alți parteneri să-i urmeze, iar pacea și liniștea vor veni la poșta ta. Și poate nu numai în ea.

1. Cu excepția cazului în care sarcina ta este să răspunzi rapid la e-mailuri, . Doar tu hotărăști cu ce viteză și cui să răspunzi, și nu cel care îți cere un răspuns imediat (cu excepția cazului în care acesta este șeful tău/mare, cu care este periculos să intre în conflict, dar poate fi și antrenat să nu aștepte rapid răspunsuri). Există multe motive pentru care nu ar trebui să vă grăbiți să scrieți o scrisoare de răspuns - sunteți ocupat, scrisoarea necesită pregătire sau gândire etc. Există întrebări cu adevărat urgente și importante, dar chiar și pentru ele ar trebui să ți se ceară politicos (!) să răspunzi rapid și să nu ceri un răspuns instantaneu. Toți managerii ar trebui să [încerce] să adere la această regulă în raport cu subalternii lor (și acest lucru este chiar dificil, credeți-mă), cu excepția cazurilor de ordin scris direct.

2. Nu scrie scrisori lungi. Sfatul pare banal, dar din când în când cu toții avem dorința de a scrie un mesaj de un kilometru (vom considera acesta un text cu mai mult de 5 propoziții). Ține-te. Nimănui nu-i place să citească scrisori lungi, iar dacă nu vrei să provoci iritare în mod specific, nu. Această regulă nu se aplică prezentării unei probleme tehnice sau a unei soluții detaliate, dar chiar și în astfel de cazuri trebuie să fii concis.

3. Evitați inutilul, subliniez - inutil! - „Mulțumesc”. Imaginați-vă că ați cerut cuiva să vă trimită un document important (și din anumite motive nu poate fi postat pe o partajare în rețea sau transmis în alt mod). Persoana a răspuns solicitării dumneavoastră și a trimis documentul. Scrieți înapoi: „Mulțumesc”. Cu excepția cazului în care aceasta este o domnișoară drăguță care este sensibilă la semnele de atenție, nu este nevoie să scrieți așa.
Știți cât cheltuiește un angajat de birou pentru sortarea corespondenței? Aproximativ o treime din timpul meu de lucru! Dacă nu vrei să fii implicat în acest coșmar din viața unui membru al echipei tale (sau chiar al unui vecin), nu este nevoie de „mulțumesc”. Dacă vi se pare că este important ca o persoană să știe dacă ați primit sau nu un document, relaxați-vă - în mod implicit nu îi pasă. Și așa este - aveți nevoie de document, nu de el. Ca ultimă soluție, vă va cere să confirmați primirea. Cea mai bună recunoștință este să nu înfundați căsuța de e-mail a altcuiva.

4. Formulează-ți gândurile mai clar. Înainte de a trimite o scrisoare, gândiți-vă dacă gândul, întrebarea sau cererea conținută în ea este suficient de clară? Pune-te în pielea persoanei căreia îi scrii. Își va da seama? Nu toată lumea este la fel de inteligentă și pricepută ca tine.

5. Nu scrie scrisori decât dacă este necesar. Gândiți-vă, este posibil să faceți cu totul fără această scrisoare? Când demarează un proiect, primul lucru pe care îl fac este să evalueze riscurile eșecului acestuia. Abordați scrisoarea în același mod: evaluați riscurile de a nu scrie scrisoarea va avea de suferit cu adevărat?

6. în mâinile managerului. Cu atât mai mult motiv pentru a utiliza acest instrument în scopul propus - cel căruia îi escaladați problema ar trebui să primească de la dvs. o scurtă descriere a acesteia și abordări ale soluției.
La noi le place să escaladeze problema prin simpla copiere a superiorilor. Aceasta este prostie, nu escaladare.

7. Încercați să scrieți scrisori doar celor pe care îi privesc. Adesea, din frică, incertitudine sau ignoranță, angajații îi copiază pe toți cărora le vine în minte numele. Eu personal, în general, încerc să nu citesc scrisori în care eu nu sunt destinatarul. Dacă am fost pus într-o copie, interpretez asta ca „uite, poate că acest subiect este interesant și pentru tine”. Nu, nu chiar, mulțumesc, am ceva de făcut.
O altă problemă este încălcarea bunului simț. Dacă discutați o problemă cu un proiect client, discutați-o mai întâi pe plan intern. Nu este nevoie să-l conectați imediat la corespondență.

8. Verificați-vă e-mailul din când în când - în mod regulat, dar nu constant. Nu te uita la plicul galben, nu vezi un salariu acolo în fiecare zi. Pe lângă citirea e-mailurilor, trebuie și (cel puțin) să lucrezi și să te gândești.

9. Nu adăugați persoane la conversația dvs. dacă nu au cerut-o. Îmi place să primesc dintr-o dată o scrisoare cu o discuție pentru câteva zeci de oameni care se desfășoară de o săptămână și întrebarea „ce naiba?” oamenii sunt sincer surprinși: „Totul este scris acolo!” Da, acum au fugit. Dacă doriți ceva de la mine, dați informații specifice și o întrebare specifică. Încă puteți derula în jos câteva litere, dar mai multe este o lipsă de respect directă.

10. Eu personal sunt împotriva BCC. Dacă nu puteți trimite deschis o scrisoare unei persoane, nici nu o trimiteți în secret.

11. O altă regulă pe care eu însumi o încalc adesea, din păcate, este procedura de analiză a literelor necitite. Este mai bine să nu citiți istoricul corespondenței, ci să începeți de sus, cu cele mai recente litere. În acest fel veți economisi mult timp - de multe ori problema care a fost formulată într-o scrisoare cu câteva zile sau ore în urmă fie a fost deja rezolvată, fie este în curs de rezolvare, fie nu mai este relevantă. „Ultimul care a venit, primul care a plecat”.

12. Există oameni care cred că fiecare scrisoare necesită un răspuns. De exemplu, un manager îi scrie unui angajat: „Gândește-te cum putem rezolva rapid problema A”. O oră mai târziu se întâlnesc în drum spre toaletă, iar angajatul explică cum va rezolva problema, iar managerul este de acord. O oră mai târziu, angajatul primește o scrisoare „Tocmai am fost de acord că vom rezolva problema A într-un fel sau altul”. Acest lucru este rezonabil dacă vorbim despre o problemă cu adevărat complexă. Dar cu siguranță nu merită să scriu asta despre orice prostie.
La fel, angajatul nu este obligat să răspundă la scrisoare - problema a fost discutată și rezolvată (nu vom vorbi aici despre situații în care managerul și/sau angajatul sunt idioți sau ticăloși; desigur, nu pot fi evitate fără o înregistrare scrisă). de fiecare strănut).

13. Nu trebuie să introduceți imagini, de exemplu, un logo al companiei, în semnătura dvs. Fie va fi afișat incorect, fie va fi prea colorat și enervant. În special, nu ar trebui să faci asta dacă lucrezi pentru un client intern. Știe deja cum arată sigla și este puțin probabil să te confunde cu altcineva.
De asemenea, este enervant când oamenii scriu două semnături într-o singură scrisoare - în rusă și în engleză, și cu erori în ambele versiuni.
Oh, da, dacă ai primit un doctorat în tinerețe, nu trebuie să scrii despre asta, decât dacă ești angajat al unei organizații științifice. Mie personal nu-mi pasă dacă administratorul de sistem Petrov are un doctorat - atâta timp cât Internetul funcționează.)

14. Nu este nevoie să poluezi cutiile poștale ale altora cu scrisori pentru a clarifica relația. Aflați despre ei personal sau prin corespondență privată. Cel mai dezgustător lucru sunt scrisorile în stilul „dar ești un rahat”, „mulțumesc pentru sinceritate, dar nu, tu ești un rahat, iar departamentul tău este, de asemenea, un rahat”. Și asta poate dura săptămâni întregi.

15. Alfabetizarea este importantă. Încă o dată: alfabetizarea este importantă. Dacă nu ești sigur de a ta, verifică scrisoarea cu un verificator ortografic înainte de a o trimite. În caz contrar, funcționează formulele simple: o scrisoare analfabetă de la un manager către un subordonat - râsete și lipsă de respect; autoritatea unui coleg în ochii celorlalți.
Îți pasă de alfabetizare? Nu înțeleg de ce ai citit această postare până la sfârșit.))

Se pare că nu am uitat nimic. Sau mai adaugi?)

În Microsoft Outlook, puteți specifica că pentru toate mesajele pe care le trimiteți, un Cco (Cco) automat va fi trimis către alte liste de distribuție sau utilizatori.

Un scenariu în care această regulă este utilă este atunci când toată lumea dintr-un grup răspunde la mesajele de e-mail primite, cum ar fi Centrul de ajutor. Când un membru al grupului răspunde la un mesaj, alți membri ai grupului primesc automat o copie a răspunsului, păstrând toate mesajele trimise la zi.

regulile clientului

Creați o regulă

Acum, de fiecare dată când trimiteți un mesaj, fie că este un mesaj nou, redirecționați un mesaj sau răspundeți, persoanele sau grupurile specificate în regulă vor fi adăugate automat ca destinatari de copiere. Numele persoanelor sau ale grupurilor nu apar în linia Cc a mesajului de redactare, dar acele nume vor apărea tuturor destinatarilor mesajului.

Dezactivați o regulă

În vizualizarea Mail, pe fila Acasă faceți clic pe butonul reguli > Gestionați regulile și alertele.

Pe fila din secțiune Regulă

Faceți clic pe butonul Bine.

Reguli și alerte.

Sfat: Pentru mai multe informații despre cum să dezactivați rapid această regulă pentru mesajele individuale, consultați secțiunea următoare ("").

Utilizați o categorie pentru a dezactiva CC automată pentru mesaje individuale

Dacă doriți flexibilitatea de a dezactiva regulile automate de copiere noi bazate pe un singur mesaj, fără a fi nevoie să navigați prin caseta de dialog reguli și alerte, puteți utiliza funcția de categorii din Outlook, împreună cu o regulă.

Sfat:

În primul rând, trebuie să creați o regulă pentru a trimite automat o copie oarbă (CC) pentru toate mesajele de e-mail pe care le trimiteți.

Această regulă specifică se numește regulile clientului. Regulile client rulează numai pe computerul pe care este creat și rulează numai dacă Outlook rulează. Dacă ar fi să trimiteți un e-mail folosind un cont de e-mail pe alt computer, regula nu s-ar rula de pe acel computer, astfel încât să fie generată pe acel computer. Aceeași regulă trebuie creată pe fiecare computer care intenționează să o folosească.

Creați o regulă

Acum, de fiecare dată când trimiteți un mesaj, fie că este un mesaj nou, redirecționați un mesaj sau un răspuns, persoanele sau listele de distribuție specificate în regulă vor fi adăugate automat ca destinatari de copiere. Numele persoanelor sau listele de distribuție nu apar în linia Cc a mesajului de redactare, dar acele nume vor apărea tuturor celor care primesc mesajul.

Dezactivați o regulă

Pentru a preveni trimiterea automată a unei copii, trebuie mai întâi să dezactivați regula.

În Mail din meniu Serviciu faceți clic pe butonul Reguli și alerte.

Pe fila Reguli de e-mail in sectiune Regulă debifați caseta corespunzătoare regulii pe care ați creat-o.

Faceți clic pe butonul Bine.

Acum puteți trimite un mesaj fără a trimite automat o copie altor persoane sau liste de corespondență. Regula va fi inactivă până când este reactivată în caseta de dialog Reguli și alerte.

Sfat:

Utilizați o categorie pentru a dezactiva CC automată pentru mesaje individuale

Dacă doriți să dezactivați noua regulă automată Trimiteți CC pentru mesaje individuale fără a apela caseta de dialog Reguli și alerte, puteți seta regula la o categorie disponibilă în Office Outlook 2007.

Modificați regula creată mai devreme, astfel încât atunci când adăugați categoria specificată la un mesaj, regula să nu trimită automat o copie.

Ori de câte ori doriți să dezactivați regula auto-cc pentru un mesaj, aplicați-i o categorie.

Sfat: Puteți utiliza o comandă rapidă de la tastatură dacă ați specificat-o la crearea categoriei.

Când trimiteți un mesaj, regula de copiere automată nu se va aplica.

Trimitem zeci de e-mailuri în fiecare zi. Uneori acestea sunt mesaje foarte scurte, de exemplu: „Mergem la prânz?” Uneori - cu ajutorul căruia îți prezinți afacerea sau site-ul web. Când sunt multe scrisori și puțin timp, începem să ne grăbim și să facem greșeli. De obicei banale, ca o greșeală de tipar, dar uneori se întâmplă lucruri care îți pot afecta grav reputația și îți pot strica relația cu un client sau angajat.

Acest lucru poate fi evitat, trebuie doar să fii colectat și să știi despre unele capcane. Iată care sunt cele mai frecvente greșeli făcute la trimiterea e-mailurilor. Citiți cu atenție și amintiți-vă că mai întâi trebuie să faceți o scurtă pauză, să verificați dacă totul este în ordine și abia apoi să faceți clic pe butonul „Trimite”.

Tastați adresa greșită

Cea mai frecventă și mai neplăcută greșeală. Imaginează-ți că vrei să trimiți fotografii mai degrabă personale unui prieten, dar introduci automat adresa șefului sau clientului tău. Și abia după ce scrisoarea a plecat îți dai seama cu groază ce tocmai s-a întâmplat. Dacă e vreo consolare, fiecare dintre noi s-a trezit cel puțin o dată în viață în această situație: avocații au trimis documente confidențiale părții opuse, designerii au trimis layout-uri site-ului clientului greșit etc. Dar când ni se întâmplă asta, se pare că pământul dispare de sub picioarele noastre.

Din fericire, multe servicii de e-mail, de exemplu Gmail, au o funcție. Porniți-l și specificați un interval de timp mare - este mai liniștit, știți.

Ai uitat de atașament

Ai scris că la scrisoare a fost atașat un anumit fișier, dar ai uitat să-l atașezi. O altă greșeală comună care duce adesea la neînțelegeri și scuze. Pe de o parte, este în regulă, nimeni nu este perfect, dar este mai bine să verificați totul mai întâi și abia apoi să trimiteți scrisoarea. Și pentru a evita întrebările din partea destinatarului, vă recomandăm să enumerați toate fișierele atașate direct în corpul scrisorii. De exemplu, așa:

Salut, Maxim! Va trimit mai multe fisiere, sunt atasate:

Acord de servicii

GIF cu o pisică

Nu te gândești la design

Ei te salută, după cum îți amintești, după hainele lor. Dacă doriți să împiedicați e-mailul dvs. să vă facă să doriți să îl ștergeți imediat, lucrați la formularul acestuia. Ei spun că trebuie să-i dedici atât timp cât și conținutului. Din fericire, astăzi este ușor. Pentru a face acest lucru, vă recomandăm să utilizați aplicația Wix ShoutOut, să selectați un șablon potrivit și să adăugați textul dvs. la acesta. Nu sunt necesare cunoștințe speciale, doar asigurați-vă că totul arată îngrijit și frumos. Apropo, un buletin informativ bun are propriile sale secrete și reguli, așa că vă recomandăm să citiți directorul nostru de email marketing. Nu-mi mulțumi.

Nu specificați subiectul scrisorii

Subiectul scrisorii îndeplinește aproximativ același rol ca și titlul textului. Apare lângă numele tău, destinatarul îl vede și înțelege ce i-ai trimis: o factură, rezultatele întâlnirii, oferta de muncă, aspectul site-ului etc. Amintiți-vă că subiectul trebuie să fie clar formulat, astfel încât, dacă este necesar, o persoană să vă găsească rapid scrisoarea, și convingătoare astfel încât să devină interesată, dacă vorbim, să zicem, de un buletin informativ. Nu cu mult timp în urmă am scris despre cum, dacă ați uitat, merită recitit.

Nu salvezi schițele

Dacă vă place să scrieți scrisori în editorele de text, atunci salvați des, altfel veți ajunge să scrieți o scrisoare toată ziua, iar apoi brusc computerul se îngheață și totul se pierde. Sau scrieți direct în serviciul de e-mail - apoi toate schițele dvs. vor fi salvate automat în folderul „Ciorne”.

Ești nepoliticos

Politețea în corespondență nu este mai puțin importantă decât în ​​viață. Iată regulile de bază pe care trebuie să le respecte toată lumea:

Mulțumiți întotdeauna expeditorului pentru scrisoare, mai ales dacă vedeți că a făcut o treabă bună. Îți amintești când am fost învățați cu toții cuvinte „magice” în copilărie? Să nu-i uităm, deși suntem adulți.

Rămâi calm, chiar dacă problema este extrem de urgentă și importantă. Nervozitatea și reproșurile cu siguranță nu vor duce la nimic bun.

Începeți și încheiați scrisoarea cu expresii comune. Gradul de formalitate va depinde de cine corespondezi. Dacă acesta este șeful tău sau doar o persoană oficială, nu folosi „Bună ziua”, „La revedere” sau „Pupici”. Și invers, dacă îi scrieți unui coleg sau unui prieten, puteți face fără tradiționalul „Cu sinceritate”.

Nu corectezi textul

Greșelile de scriere pot strica întreaga impresie, așa că recitiți cu atenție scrisoarea scrisă, de preferință de mai multe ori. Dacă aveți îndoieli cu privire la ortografie sau sintaxă, accesați Gramotu.ru. Este mai bine să măsori de șapte ori, adică să verifici, decât să te scuzi pentru greșelile de scriere și să dovedești că ești cu adevărat alfabetizat.

Și apropo: dacă vă este frică să trimiteți accidental o scrisoare neterminată, mai întâi scrieți întregul text și abia apoi introduceți adresa destinatarului.

Nu puneți oamenii potriviți pe copia scrisorii

Să ne dăm seama cine ar putea primi scrisoarea ta. Câmpul Către este destinatarul principal. Câmpul „Ss” - persoana care va primi copia. El nu are legătură directă cu problema discutată, dar vrea sau trebuie să fie conștient. Câmpul „Bcc” reprezintă destinatarii ascunși. Le adaugi, dar destinatarul principal nu le vede. Și aici trebuie să fii atent: poți confunda Cc și Bcc, iar atunci destinatarul va crede că este spionat.

Rețineți că este important ca unii oameni să fie conștienți de ceea ce se întâmplă. Nu vrei să asculți reproșuri despre „Cum ai putut să nu mă adaugi la copie?! Am lucrat la acest proiect două luni!” Dacă aveți îndoieli, adăugați pe toți cei care au ceva de-a face cu întrebarea. Poate că nu toată lumea se va bucura că sunt distrase, dar nu vor exista plângeri împotriva ta.

rusă

engleză

Arabă Germană Engleză Spaniolă Franceză Ebraică Italiană Japoneză Olandeză Poloneză Portugheză Română Rusă Turcă

Pe baza solicitării dvs., aceste exemple pot conține un limbaj brut.

Pe baza solicitării dvs., aceste exemple pot conține limbaj colocvial.

Traducerea „Copie a scrisorii” în chineză

Alte traduceri

Într-o copie a scrisorii din 31 iulie 1990, KNK a raportat că KNK ar fi trebuit să semneze un certificat de finalizare din 29 iulie 1990 pentru segmentul B.

O copie a unei scrisori din 31 iulie 1990 de la KOC indică faptul că un certificat de finalizare din 29 iulie 1990 pentru Segmentul B urma să fie emis de KOC.

O copie a scrisorii din 31 iulie 1990 de la KOC indică faptul că un certificat de finalizare din 29 iulie 1990 pentru Segmentul B urma să fie emis de KOC.">

Propuneți un exemplu

Alte rezultate

Participanții preînregistrați trebuie să sosească V Centru de acreditare cu o copie a scrisorii- confirmare și act de identitate valabil cu fotografie (pașaport, permis de conducere).

Participanții preînregistrați trebuie să vină la Centrul de Acreditare cu o copie a scrisorii de confirmareși act de identitate valabil cu fotografie (pașaport, permis de conducere).

O copie a scrisorii de confirmare și act de identitate valabil cu fotografie (pașaport, permis de conducere).">

ÎN Grupul are la dispoziție copie a scrisorii semnat de Ringo cu un ordin de numire a lui Rwaburamba Birekeraho ca manager în Kakenga pentru a lucra sub protecția căpitanului Gasana (vezi Anexa 96).

Grupul are o copie a unei scrisori semnată de Ringo prin care dispune instalarea lui Rwaburamba Birekeraho ca manager Kakenge, sub protecția căpitanului Gasana (vezi anexa 96).

O copie a scrisorii semnate de Ringo prin care se dispune instalarea lui Rwaburamba Birekeraho ca manager Kakenge, sub protecția căpitanului Gasana (vezi anexa 96).">

ÎN acelasi timp copii ale scrisorii, formulare și linii directoare au fost trimise tuturor punctelor focale naționale ale Forumului care fuseseră desemnate oficial până la acel moment.

În același timp, copii ale scrisorii, formatul și liniile directoare au fost trimise tuturor punctelor focale naționale ale Forumului care au fost desemnate oficial până în prezent.”>

Comisia a subliniat oportunitatea trimiterii Secretariatului tuturor membrilor Comisiei copii ale scrisorii către adresa raportorilor speciali cu reamintire a termenelor de depunere a rapoartelor acestora.

Comisia a subliniat oportunitatea ca Secretariatul să fie solicitat să trimită tuturor membrilor Comisiei a copie a scrisorii trimise raportorilor speciali amintindu-le de termenul stabilit pentru depunerea rapoartelor lor.

Copie a scrisorii trimise raportorilor speciali prin care le reamintește termenul limită stabilit pentru depunerea rapoartelor lor.”>

ÎN Grupul are la dispoziție copie a scrisorii, transmisă la 4 iulie 2011 Comandantului Regiunii 10 Militare a FARDC, descriind starea depozitului, care fusese inundat de mai multe ori, lăsând armele și munițiile susceptibile de rugină (vezi anexa 160).

Grupul are o copie a o scrisoare trimis comandantului regional al 10-lea militar al FARDC la 4 iulie 2011, condamnând starea armelor, care s-a inundat în mai multe rânduri, expunând armele și muniția la rugină (vezi anexa 160).

O copie a unui scrisoare trimis comandantului regional al 10-lea militar al FARDC la 4 iulie 2011, condamnând starea armelor, care au fost inundate în mai multe rânduri, expunând armele și muniția la rugină (vezi anexa 160).">

Părerile mele exprimate V volum scrisoare, copie care este atașat rămân neschimbate.

In aceasta scrisoare, o copie dintre care este închisă, sunt neschimbate.">

ÎN acest scrisoare, copie care a fost primită de Grup, sunt indicate detaliile companiei intermediare Coolworth Investments Corporation cu adresă în Monrovia, Liberia.

The scrisoare , o copie din care a fost obținută de Panel, arată antetul companiei de brokeraj Culworth Investments Corporation cu o adresă în Monrovia, Liberia.

Scrisoare, o copie din care a fost obținută de Panel, arată antetul companiei de brokeraj Culworth Investments Corporation cu o adresă în Monrovia, Liberia.">

Consiliul de Administrație al Regiei Silvice a decis însă la 28 februarie 2008 că exportul de lemn rotund abandonat poate fi efectuat doar Vîn interiorul ţării conform copii ale scrisorii, trimisă de directorul general al Direcției Silvice Tribunalului Județean Sanokwele la 6 martie 2008.

Consiliul de Administratie a decis insa in 28 februarie 2008 ca bustenii abandonati sa fie consumati doar local, conform unui copie a unei scrisori trimis de directorul general al FDA la tribunalul județean Sanniquellie pe 6 martie 2008.

Copie a unei scrisori trimisă de directorul general al FDA către tribunalul județean Sanniquellie la 6 martie 2008.">

NUMELE SECRETARUL GENERAL AL ​​CONFERINȚEI TRANSMITĂTOR COPIE SCRISOARE CĂTRE DISCURSUL PENTRU A SAU A MINISTRULUI FRANCEZ PENTRU AFACERI EXTERNE ȘI EUROPENE, DOMNUL BERNARD KOUCHNER, ÎNSOȘIT PRIN SCRISOARE A PREȘEDINTELE REPUBLICII FRANCEZE SECRETARULUI GENERAL AL ​​NAȚIUNILOR UNITE, ȘI PRIN DECLARAȚIA PRIVIND ÎNDARIREA SECURITĂȚII INTERNAȚIONALE ADOPTATĂ DE CONSILIUL EUROPEAN LA 11 DECEMBRIE 2008

Probabil că toată lumea a trebuit măcar o dată să facă față nevoii de a scrie o scrisoare de afaceri. Când îl compilezi, ajungi involuntar la concluzia că nu este deloc ușor. Există multe reguli și reglementări de scriere a scrisorilor de afaceri pe care trebuie să le cunoașteți. Articolul descrie în detaliu procesul de întocmire a unui document, oferă mostre de scrisori de afaceri și discută despre tipurile și designul acestora.

Formă

Formele gata făcute vor adăuga soliditate și vor indica fiabilitatea companiei. Acestea conțin informațiile necesare despre organizație, cum ar fi:

• Nume.
• Adresa.
• Numerele de contact.
• Site-ul web.
• E-mail.
• Logo.
• Alte detalii de contact.

Nu există reguli stricte cu privire la formulare. Prin urmare, fiecare organizație decide în mod independent ce informații să includă în ele.

Cum se scrie corect scrisorile de afaceri? Pregătirea

Scrisorile de afaceri sunt scrise și formatate într-un anumit mod, sub rezerva regulilor și cerințelor lor inerente. În funcție de scop, autorul gândește în detaliu conținutul pentru a obține rezultatul pe care îl calculează. El trebuie să înțeleagă clar ce informații știe deja destinatarul despre subiectul scrisorii, pe ce să se bazeze și ce va fi nou în ea. Argumentele depind de scopul pe care autorul îl urmărește. Procesul de pregătire a unei scrisori de afaceri poate fi împărțit în următoarele etape:

• Studiind problema.
• Scrierea unui proiect de scrisoare.
• Aprobarea lui.
• Semnare.
• Înregistrare.
• Trimiterea către destinatar.

Structura scrisorilor de afaceri

Când compuneți o scrisoare, este necesar să o saturați cu informații, adică să puneți acolo toate informațiile necesare. Poate fi simplu sau complex. Într-o scrisoare simplă, conținutul transmite clar și concis informații care, în general, nu necesită un răspuns din partea destinatarului. Unul complex poate consta din mai multe secțiuni, puncte și paragrafe. Fiecare paragraf prezintă un aspect al informației. Aceste tipuri de eșantioane de scrisori de afaceri constau de obicei dintr-o secțiune introductivă, de corp și de închidere.

Mai jos este un exemplu de scriere a unei scrisori de afaceri - partea sa introductivă.

Partea principală descrie situații și evenimente, oferă analiza și dovezile acestora. Tocmai în această parte ei convin că trebuie să acționeze într-un fel sau altul, să demonstreze cum au fost lucrurile și să informeze despre necesitatea de a participa la orice eveniment, oferind diverse argumente.

Concluzia conține concluzii care se fac sub formă de propuneri, solicitări, mementouri, refuzuri etc.

Un exemplu de redactare a unei scrisori de afaceri - partea sa finală - este prezentat mai jos. Aceasta rezumă cerința enunțată în cea principală.

Toate informațiile furnizate trebuie să fie optim consecvente și ușor de înțeles.

Fiecare literă începe cu o adresă centrată. Această mică parte este extrem de importantă. Atunci când îl alege, autorul trebuie să ia în considerare:

• Poziția destinatarului.
• Natura relației.
• Formalitate.
• Eticheta.

Ar trebui să existe o formă politicoasă la sfârșitul scrisorii. De exemplu: „... îmi exprim speranța în continuarea cooperării (mulțumire pentru invitație)...” Aceste fraze sunt urmate de semnătura autorului.

Stil

Toate scrisorile trebuie scrise într-un stil oficial de afaceri, ceea ce înseamnă utilizarea limbii pentru relațiile oficiale de afaceri. Caracteristicile unui astfel de limbaj se formează în următoarele circumstanțe:

• Principalii participanți la relațiile de afaceri sunt persoane juridice, în numele cărora se redactează scrisori de conducere și funcționari.
• Relațiile în organizații sunt strict reglementate.
• Subiectul comunicării îl reprezintă activitățile companiei.
• Documentele de management au, în general, un anumit destinatar.
• Adesea, în cursul activităților unei organizații, apar aceleași situații.

În acest sens, informațiile conținute într-o scrisoare de afaceri ar trebui să fie:

• Oficial, impersonal, subliniind distanța dintre participanți la comunicare.
• Adresat, destinat unui anumit destinatar.
• Actual la momentul scrierii.
• Fiabil și imparțial.
• Motiv pentru a-l determina pe destinatar să efectueze orice acțiune.
• Complet pentru luarea deciziilor.

Cerințe

O scrisoare de afaceri trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

• Vorbirea este standardizată la toate nivelurile - lexical, morfologic și sintactic. Conține multe expresii, termeni și formule.
• Tonul scrisului este neutru, restrâns și strict, fără utilizarea unui limbaj emoțional și expresiv.
• Acuratețea și claritatea textului, fără erori logice, claritatea și atenția formulării.
• Concizie și concizie - fără a folosi expresii care au un sens suplimentar.
• Utilizarea formulelor de limbaj formate ca urmare a unor situații repetate.
• Utilizarea termenilor, adică cuvinte sau expresii care au concepte speciale.
• Utilizarea abrevierilor, care pot fi lexicale (adică cuvinte compuse formate prin eliminarea literelor din părți ale cuvintelor: LLC, GOST și așa mai departe) și grafice (adică denumiri de cuvinte în formă prescurtată: grn, zh-d, etc.).
• Utilizarea construcțiilor în cazurile genitiv și instrumental.
• Expresii cu substantive verbale („oferiți sprijin” în loc de „sprijin”).
• Folosind propoziții simple comune.

Exemplele de scrisori de afaceri de mai sus sunt prezentate în versiunea completă (cu corp) mai jos. Informațiile îndeplinesc toate cerințele unui stil de afaceri oficial.

Tipuri de scrisori de afaceri

Cel mai bine este să scrieți o scrisoare de afaceri pe o anumită problemă. Dacă este necesar să se rezolve mai multe probleme deodată, se recomandă să se elaboreze mai multe opțiuni diferite.

Scrisorile de afaceri pot avea următorul conținut:

• Însoțitor. Astfel de scrisori sunt de obicei necesare pentru a vă informa unde să trimiteți documentele.
  (Cum să scrieți o scrisoare de afaceri? Un exemplu de scrisoare de intenție îi va ajuta pe cei care au nevoie să scrie acest tip de document.)

• Garantat. Sunt scrise pentru a confirma orice promisiuni sau condiții. De exemplu, plata pentru muncă, chirie, termene de livrare etc. poate fi garantată.
• Mulţumesc. Ele au început să fie folosite mai ales des în ultima perioadă. Astfel de scrisori demonstrează un ton bun de parteneriat. Pot fi emise pe hârtie cu antet obișnuită sau pe hârtie colorată cu un imprimeu frumos.
  (Cum se scrie o scrisoare de afaceri? Se întocmește un eșantion din soiul de mulțumire în formă liberă, în funcție de sarcinile pe care le rezolvă. În acest caz, scrisoarea își exprimă esența în cea mai scurtă formă. O astfel de mostră, realizată pe hârtie colorată cu ornament, poate atârna pe perete în camera companiei la loc de cinste.)

• Informațional.
• Instructiv.
• Felicitări.
• Publicitate.

Există și scrisori:

• Propuneri de cooperare. Destul de comune în ultima vreme, trimise către organizații, sunt adesea de natură publicitară, de exemplu, ca acest eșantion. Este destul de dificil să scrii scrisori comerciale trebuie să ții cont de multe nuanțe pentru a atrage atenția, și cu atât mai mult, pentru a deveni interesat. Dar dacă îl compui conform eșantionului de mai jos, are toate șansele de succes.

• Invitații. Sunt trimiși, invitându-i să participe la diverse evenimente. Acestea sunt de obicei adresate unui manager sau oficial, dar pot fi adresate și unei întregi echipe.
• Cereri.
• Notificări.
• Cereri și multe altele.

Cum se scrie un răspuns la o scrisoare. Exemplu

Răspunsul trebuie să înceapă prin repetarea cererii formulate în prima literă. Apoi se acordă rezultatele examinării acesteia și se exprimă aprobarea sau motivul refuzului. O scrisoare de răspuns de afaceri poate conține o soluție alternativă la informațiile așteptate. În mod obișnuit, îndeplinește următoarele principii:

• Disponibilitatea unui link către prima literă și conținutul acesteia.
• Limbajul identic înseamnă.
• Domeniul de aplicare și aspectele de conținut comparabile.
• Respectarea unei anumite secvențe.

Înregistrare

Pe lângă utilizarea antetelor corporative pentru scrisorile de afaceri, este necesar să se țină cont de alte subtilități atunci când le proiectați. Acestea sunt detalii, reguli pentru abrevieri, adrese de scriere, titluri, lungimea textului, lățimea câmpurilor și multe altele.

Exemplele unei scrisori de afaceri vă ajută să o compuneți, ținând cont de toate subtilitățile și nuanțele. Sunt utilizate atât de lucrătorii de birou începători, cât și de lucrătorii experimentați. Datorită mostrelor, ei învață să scrie corect literele și economisesc mult timp.