Are o semnătură electronică forță legală??

Această întrebare interesează mulți utilizatori care primesc sau doresc să primească EDS.

Acum să încercăm să luăm în considerare în detaliu această problemăși află ce dă legale forta document semnat electronic criptografic semnătură.

Digital semnătură a devenit un instrument, fără de care în prezent este imposibil să se efectueze anumite acțiuni care au legale semnificație, de exemplu:

• Efectuați fluxul de documente cu agențiile guvernamentale și organizațiile contrapartide.
• Semnează contracte și contracte majore de la distanță.
• Confirmați-vă calitatea de autor.
• Depuneți declarații fiscale, rapoarte contabile.
• Primiți informații de pe site servicii publice si etc.

Întrucât forța juridică este o proprietate specială care este dată ceva prin forță lege, apoi datorită semnificației sale deosebite semnătura electronică are forță juridică.În plus, legal forta Se oferă un document digital: detaliile sale obligatorii, confirmarea autorității organismului care l-a emis, autenticitate, autenticitate.

Documente digitale oficiale trimise de la distanță:

• Confirmă identitatea unei persoane.
• Sunt neschimbabile.
• Au o protecție specială împotriva falsificării informațiilor.
• Semnată cu semnătură electronică, care este emisă de organisme și organizații specializate.

Selectați semnătura

Pe baza acestor caracteristici, se poate argumenta că un document semnat cu semnătură digitală are forță juridică complet.

În conformitate cu Lege federala Nr.63 documente care sunt semnate electronic semnătură, au aceeași semnificație juridică ca și hârtie, semnat manual de o persoană. Acesta este, EDS este un analog scris de mana semnături semnatar de la distanță document, De aceea forța juridică a semnăturii digitale netăgăduit.

Electronic document confirmat EDS, vom avea forta absolut în orice raport juridic, fie el comercial, bancar, contabil, financiar, fiscal și alte domenii. Semnătură electronică și forță juridică– o legătură care este inextricabilă, deoarece este stabilită de legislația în vigoare Federația Rusă.

Este valabilă semnătura electronică? Desigur, dacă este obținut în conformitate cu toate regulile stabilite de lege și are toate caracteristicile necesare pentru a-l recunoaște ca semnificativ din punct de vedere juridic.

Electronic cheie digitală folosită pentru e-nog O fluxul documentelorși primite în conformitate cu cerințele lege, face document V electronic formular echivalent cu hârtie semnată scris de mana semnătură persoană.

Acesta este principalul lucru sensul juridic al semnăturii electronice.

Deci, sensul juridic electronic semnături si recunoastere document echivalent cu versiunea pe hârtie cu scris de mana semnătură este stabilit (după cum s-a afirmat mai sus) în virtutea lege sau prin acordul părților. Prin urmare, ar trebui să se ia în considerare ceea ce ar trebui inclus într-o astfel de lege sau acord.

Deci ar trebui să conțină:

1. Procedura de verificare a unei semnături criptografice electronice.
2. Regulile după care este determinat semnatarul unui document electronic digital.
3. Obligațiile persoanei care creează semnătura digitală de a respecta condițiile de confidențialitate.

Legal valoarea semnăturii electronice– caracteristică că fiecare e- semnătură. Aceasta nu este o indicație directă lege, dar astfel de concluzii pot fi trase analizând legislația în ansamblu. De exemplu, prevederi lege„Despre contabilitate” nu spun ce tip EDS ar trebui folosit pentru contabilitate documente astfel încât acestea să fie semnificative din punct de vedere juridic. În același timp, nu există restricții în acest sens. Prin urmare, putem presupune că oricare semnătură va fi considerat echivalent scris de mana criptografic semnături persoana din acest domeniu.

Codul Fiscal, pe de o parte, recunoaște doar document, semnate de un CPU calificat consolidat, pe de altă parte, la depunerea unei declarații de către persoane fizice, acestea sunt recunoscute ca semnificative documente, care sunt semnate de necalificat EDS.

În general, dacă vorbim de reglementarea normativă a relaţiilor care s-au dezvoltat în timpul conduitei electronic fluxul documentelor, poti sa vezi problema mare. Și practic este de nerezolvat. În Rusia nu există lege, care ar conține toate informațiile necesare despre electronic documentul și semnificația acestuia. Acest lucru se datorează faptului că în prezent o mulțime de documente, neavând un formular de hârtie. Hârtie fluxul documentelor este mai mult sau mai puţin reglementată datorită faptului că pentru o lungă perioadă de timp practica s-a dezvoltat un numar mare de acte legislative care reglementează separat fiecare tip document. În același timp, nu există nicio practică, legi sau regulamente care să specifice regulile și procedura de funcționare electronic digital fluxul documentelor, ar explica semnificația asta sau aia document, semnat electronic criptografic semnătură.

Sub forță juridică a oricărui document este în general înțeles capacitatea unui suport material cu informații înregistrate pe acesta, singur sau în combinație cu alte documente, de a provoca anumite consecințe juridice. Este forța juridică a unui document care determină semnificația sa juridică și capacitatea de a fi folosit ca probă în instanță.

GOST R51141-98 „Gestionarea biroului și arhivarea. Termeni și definiții” definește forță juridică document ca proprietatea unui document oficial, date acestuia de legislația în vigoare, competența organului care l-a emis și procedura stabilită pentru înregistrare.

Deci, forța juridică a documentului se interpretează astfel:

• 1) locul în ierarhia generală a actelor juridice normative
• (lege, regulament, decret, instrucțiune etc.);
• 2) obligație bazată pe principiul legalității;
• 3) competenţa organului care a emis actul.

În plus, în toate cazurile, documentul trebuie să fie întocmit în modul prescris și să provină și de la o persoană autorizată să-l creeze.

GOST 2.051-2006-ESKD "Documente electronice. Dispoziții generale", pusă în vigoare prin ordinul Rostekhregulirovanie din 22 iunie 2006 nr. 119-st, a stabilit că un document electronic este format din două părți: plin de înțelesȘi recuzită. Mai mult, detalii suplimentare pot fi introduse în partea de detalii, ținând cont de specificul utilizării și circulației documentului electronic. Nomenclatorul detaliilor suplimentare și regulile de certificare a acestora sunt stabilite de documentele de reglementare ale întreprinderii însăși.

În acest sens, partea necesară a oricărui document are o importanță deosebită. Să aruncăm o privire mai atentă.

Conținutul documentului și al acestuia forma legalaîntotdeauna legat de anumite detalii, de regulă, care caracterizează entitățile care au întocmit și certificat documentul și permițând identificarea acestora. Detaliile, la rândul lor, sunt legate de exteriorul și forma interioara prezentarea documentului. GOST R 51141-98 „Gestionarea și arhivarea biroului. Termeni și definiții” definește detaliile unui document ca element obligatoriu al înregistrării sale oficiale.

Ghidul pentru executarea corectă a documentelor și includerea atributelor necesare în conținutul acestora este GOST 6.10.4-84 „Darea forței legale documentelor pe suport informatic și diagramă de mașină creată prin tehnologia informatică. Prevederi de bază”, aprobată prin Decret. din Standardul de Stat al URSS din 9 octombrie 1984 nr. 3549. Printre detalii, acest GOST numește număr de înregistrare document; Data Înregistrării; semnătura (codul) persoanei responsabile cu producerea documentului sau aprobarea documentului; continutul documentului; numele organizației care a creat documentul; locația organizației etc. Trebuie remarcat faptul că GOST 6.10.4-84 permite, de asemenea, introducerea de detalii suplimentare într-un document pe suport de computer.

Există parte permanentă a recuzitei document (o parte neschimbată a documentului aplicată în timpul producerii acestuia) și parte variabilă a recuzitei(partea modificabilă a detaliilor documentului introduse la completarea acestuia).

Lipsa unuia sau mai multor detalii atrage nulitatea sau invaliditatea documentului electronic. Dacă conținutul sau detaliile unui document sunt denaturate, acesta poate fi falsificat. Un astfel de document fals presupune într-o serie de cazuri consecințe adverse pentru inițiatorul sau purtătorul său. De exemplu, dacă se detectează falsificarea sau falsificarea unui astfel de document, se naște răspunderea juridică negativă pentru persoanele care au comis astfel de acțiuni. În special, răspunderea administrativă este prevăzută de Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse la art. 14.13 (falsificarea documentelor contabile și a altor documente contabile); Artă. 19.23 (falsificare de documente, timbre, sigilii sau formulare, folosirea, transferul sau vânzarea acestora); Răspunderea penală rezultă din art. 186.187, 233, 292, 327 din Codul penal al Federației Ruse.

Detalii despre documentele tradiționale. Forța juridică a unui document oficial asigură disponibilitatea detaliilor necesare. Detaliile obligatorii pentru unele tipuri de documente sunt prezența textului în sine, semnătura, data producerii (redactarea), numele organizației - autorul documentului, codul organizației conform clasificatorului național al întreprinderilor și organizațiilor (OKPO). ), titlul documentului, data, indexul, textul, vizele, semnătura persoanelor funcționare, o notă privind executarea actului și transmiterea acestuia la dosar. În funcție de tipul documentului și de procedura de întocmire și execuție a acestuia, compoziția detaliilor poate fi foarte diferită.

Detalii document electronic. Documentul electronic trebuie să aibă mai mult de gamă largă detalii numite metadate, în comparație cu documentele tradiționale pe hârtie. Asta pentru ca tehnologii moderne vă permit să efectuați modificări textului fără a lăsa urme pe suportul mașinii, prin urmare, pentru a asigura fiabilitatea documentului electronic, sunt necesare mecanisme suplimentare de protecție juridică și tehnică. Să numim doar câteva dintre ele:

• 1) furnizarea documentului cu semnătură electronică;
• 2) prezența unui alt analog al unei semnături de mână, de exemplu un EGP, care este un analog electronic al sigiliilor tradiționale, ștampilelor, semnăturilor de mână (facsimile). În special, EGP poate fi inserat imediat într-un document text și grafic în editorul Word, fără a necesita imprimarea și scanarea suplimentară a documentului. Astfel, un document semnat de un EGP este protejat suplimentar de editare și copiere ilegală;
• 3) calcularea caracteristicilor de control ale fișierului folosind anumiți algoritmi (calculul funcției hash).

Detaliile, împreună cu conținutul, conferă documentului o oarecare certitudine și purtare Informații suplimentare. Datorită acestor atribute, documentului i se oferă o orientare puternică; acest lucru se întâmplă, de exemplu, în momentul în care părțile semnează un acord de rețea. Detaliile servesc drept dovadă că informațiile cuprinse în conținutul documentului au fost întocmite și înregistrate pe un suport de către persoana în numele căreia actul a fost semnat și pus în circulație civilă.

Analiza a arătat că semnele forței juridice ale documentului sunt:

• 1) identificarea persoanei care a semnat (întocmit) documentul;
• 2) disponibilitatea detaliilor (semnături, sigilii, altă amprentă);
• 3) posibilitatea de a folosi documentul ca probă în instanță; un document cu detalii este capabil să certifice anumite fapte, ceea ce nu permite modificarea sau ștergerea lui necontrolat.

Deci, forța juridică a unui document electronic este determinată de prezența atributelor necesare și de executarea procedurilor legale necesare pentru executarea acestora. Totodată, un document electronic are și caracteristici specifice proprii, datorită unei tehnologii diferite de producere și circulație. Principala diferență dintre un document electronic este că este imposibil să vă conectați sau să vă conectați în scris.

• GOST 2.051-2006-ESKD. Documente electronice. Dispoziții generale. M.: Standartinform, 2006.
• GOST 6.10.4-84. Acordarea forței legale documentelor pe suporturi informatice și tipografelor create prin tehnologia informatică. Dispoziții de bază. M.: Editura IPK de Standarde, 2001.

Bună seara, Evgeniy.

Da, un document semnat cu semnătură electronică va avea forță legală.
Mai jos vă citez materialele de reglementare:

1. „Codul civil al Federației Ruse”,

Partea întâi, articolul 160, paragraful 2, care prevede:

„Folosiți atunci când faceți tranzacții... semnatura digitala... este permisă în cazurile și în modul prevăzute de lege, alte acte juridice sau prin acordul părților»;

Partea întâi, articolul 434, alineatul 1

"Dacă părțile au convenitîncheie un acord într-o anumită formă, ea se consideră încheiată după ce i-a dat forma convenită, cel puțin legea nu impunea o astfel de formă pentru contractele de acest tip.”

Partea întâi, articolul 434, alineatul 2

"Acordîn scris poate fi încheiat...prin schimb de documente prin poștal, telegrafic, teletip, telefon, electronic sau altul comunicatii, permițând stabilirea în mod fiabil, Ce documentul provine de la o parte la contract";

2. Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor”,

Capitolul 2, articolul 5, clauza 3

"Forța juridică a documentului, stocate, prelucrate și transmise prin intermediul sistemelor automate de informare și telecomunicații, poate fi confirmat electronic digital semnătură.

Forța juridică electronic semnătura digitală este recunoscută în prezențaîntr-un mod automatizat Sistem informatic software și hardware care asigură identificarea semnăturii, și respectarea regimului stabilit pentru utilizarea acestora”;

3. Materiale oficiale ale Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse:

„Curtea Supremă de Arbitraj a Federației Ruse consideră că este posibil să accepte ca probe în cauzele în cauză documente certificate cu semnătură electronică [sigiliu] de tip „LAN Crypto”;

„În situația în care părțile au întocmit și au semnat un acord utilizând tehnologia informatică electronică, care utilizează un sistem de semnătură digitală (electronică), acestea pot depune instanței de arbitraj probe cu privire la un litigiu decurgând din acest acord, certificate tot de un certificat digital ( semnatura electronica .

În cazul în care între părți apare un litigiu cu privire la existența unui acord și a altor documente semnate cu semnătură digitală (electronică), instanța de arbitraj trebuie să solicite părților un extras din acord, care să indice procedura de reconciliere a neînțelegerilor, care parte poartă sarcina de a dovedi anumite fapte și semnături de fiabilitate.

Ținând cont de această procedură, instanța de arbitraj verifică credibilitatea probelor prezentate de părți. Dacă este necesar, instanța de arbitraj are dreptul de a dispune o examinare a problema controversata, folosind procedura prevăzută în contract.

În cazul în care un astfel de acord nu conține o procedură de reconciliere a dezacordurilor și o procedură de demonstrare a autenticității acordului și a altor documente, iar una dintre părți contestă existența unui acord semnat și a altor documente, instanța de arbitraj are dreptul de a nu accepta ca proba documente semnate cu semnatura digitala (electronica).

O instanță de arbitraj care soluționează un astfel de litigiu ar trebui să evalueze acordul încheiat în acest fel, să ia în considerare în mod cuprinzător întrebarea dacă părțile au inclus în mod voluntar și în cunoștință de cauză în acord o procedură pentru examinarea litigiilor și dovedirea anumitor fapte și dacă aceasta a fost impusă părții de către cealaltă parte în scopul asigurării numai a propriilor interese și a încălcării intereselor celeilalte părți și, ținând cont de această evaluare, să ia o decizie asupra unui anumit litigiu.”

Scrisoarea din 7 iunie 1995 Nr. S1 / OZ-316, care reproduce prevederile articolului 5 din Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecția informațiilor” (a se vedea mai sus) și adaugă, de asemenea:

„De reținut că, dacă sunt îndeplinite condițiile specificate, inclusiv atunci când forța juridică a documentului este confirmată printr-o semnătură digitală electronică, acest document poate fi recunoscut ca probă într-o cauză examinată de instanța de arbitraj.”

Ce poți să-ți sfătuiești dacă vrei să dovedești că destinatarul tău a primit cu siguranță mesajele tale și ți-a răspuns, dar deja au apărut suspiciuni că refuză să confirme aceste informații pe viitor? Se poate recomanda ca în versiunea pe hârtie a scrisorii să vă referiți la e-mailurile trimise anterior și la cele primite ca răspuns și să vă referiți la acestea, de altfel, nu ca subiectul principal al scrisorii. Nu uitați că nu numai că poate fi necesar să furnizați e-mailul ca dovadă, ci nu ar trebui să luați cu ușurință corespondența din partea dvs., inclusiv cu candidații pentru un post, și nu doar cu angajații. Autorul acestui articol a întâlnit în practică următorul exemplu. Angajat serviciul de personal a respins un reclamant pentru post, avocat M., pe baza unui astfel de parametru discriminatoriu precum sexul. Managerul a vrut să lucreze cu un avocat, dar o femeie i-a trimis CV-ul.

Acordarea de forță juridică documentelor de pe suportul electronic

Pentru solutii simple De obicei nu sunt necesare sisteme specializate; orice program de scanare sau recunoaștere este suficient. Pentru volume mai mari, luați în considerare utilizarea unui sistem profesional conceput pentru a captura imagini de document, cum ar fi Accent Capture de la Kofax sau InputAccel de la ActionPoint. Aceste sisteme permit introducerea în masă a documentelor cu organizarea de stații de lucru separate pentru diferite tipuri de lucru, cu servere dedicate pentru procesarea, conversia și recunoașterea imaginilor.
Algoritmii încorporați în acestea vă permit să obțineți imagini de înaltă calitate la viteză maximă. Acestea se concentrează pe utilizarea scanerelor industriale de flux. Prețurile unor astfel de sisteme variază de la câteva mii la câteva zeci de mii de dolari.

Oferirea de forță juridică a unui document electronic

Prin urmare, mulți experți consideră că este necesar să se determine separat procedura de furnizare și evaluare a mijloacelor electronice de probă. Proiectul de lege privind comerțul electronic propune să se presupună că toate copiile documentelor electronice semnate în modul prevăzut de lege sunt originale. Un document electronic nu poate avea o copie electronică.

Dar această prevedere rămâne un proiect. Astăzi, pentru a fi examinate în instanță, documentele electronice trebuie convertite în formă scrisă, adică. tipărite. Citând legea: art. Artă. 59 „Relevanța probelor”, 60 „Admisibilitatea probelor”, art. 67 „Evaluarea probelor” din Codul de procedură civilă al Federației Ruse. Astfel, un document electronic are forță juridică prin: - ​​detalii obligatorii; — confirmarea autorității creatorului; - autenticitate si autenticitate.

Caracteristici de stocare, protejare și conferire a forței legale documentelor electronice

Toate copiile unui document electronic semnat cu același analog electronic al unei semnături (semnătură digitală electronică) au o semnificație juridică egală, sub rezerva confirmării autenticității lor în conformitate cu cerințele legilor federale. 2. Un document electronic semnat cu un analog electronic (semnătură electronică digitală) are aceeași forță juridică ca un document scris și poate fi prezentat ca probă judiciară. 3. O copie a unui document electronic pe hârtie are semnificație juridică dacă este semnată cu un analog electronic al unei semnături (semnătură electronică digitală), precum și dacă este certificată de o persoană autorizată să se autentifice în conformitate cu actele juridice de reglementare. a Federației Ruse.

Forța juridică a unui document electronic și atributele sale obligatorii

Acordarea forței legale documentelor pe suporturi informatice și tipografelor create prin tehnologia informatică. Dispoziții de bază”. Prezentul standard stabilește cerințe pentru componența și conținutul detaliilor care conferă unui document electronic forță juridică și, de asemenea, stabilește procedura de modificare a acestora. Documentul electronic trebuie să conțină: — numărul de înregistrare; - Data Înregistrării; — semnătura (codul) persoanei responsabile de prezentarea corectă a documentului sau care a aprobat documentul; — conținutul documentului; — numele organizației care a creat documentul; — locația organizației care a creat documentul sau adresa poștală.
Este posibil să folosiți detalii suplimentare, principalul lucru este că cele necesare pot fi identificate clar.

33.. dând forţă juridică documentelor de pe suport informatic

Deoarece dacă stocați comenzi pentru personal în în format electronic, și separat chitanța de familiarizare a angajatului în formă de hârtie, apoi, dacă apare un conflict, angajatul poate spune că nu a fost familiarizat cu documentul care a fost stocat corespunzător în organizație. Și va fi imposibil să dovedești contrariul. Putem trage o concluzie fără ambiguitate că în această etapă O tranziție completă la gestionarea electronică a documentelor de personal este imposibilă. E-mail-ul ca probă Utilizarea e-mail-ului ca probă provoacă dificultăți enorme, în primul rând, în identificarea persoanei care a trimis de la cutie poștală un e-mail cu câteva informații.
Mai mult, dacă conținutul unui e-mail este dezvăluit fără acordul autorului mesajului, atunci scrisoarea poate fi exclusă din probe, deoarece a fost obținut cu încălcarea legii.

Forța juridică a unui document electronic

O altă problemă este necesitatea asigurării valabilității legale a documentelor electronice. Dar cu cât mergem mai departe, cu atât această problemă poate fi rezolvată mai des ca o problemă organizatorică și tehnică obișnuită. Datorită faptului că în sfârșit a fost adoptată o lege care reglementează utilizarea semnăturilor electronice digitale (EDS), a devenit posibilă acordarea statutului juridic documentelor electronice.

Conform Legii Federale „Cu privire la semnătura digitală electronică” legea federală„Despre semnătura digitală electronică” din 10 ianuarie 2002, art.4-12 // Culegere de legislație a Federației Ruse. 2002. Nr. 2. Art. 127., o semnătură electronică digitală într-un document electronic echivalează cu o semnătură olografă într-un document pe hârtie, sub rezerva unor condiţii.

Conceptul de document electronic, forța sa juridică

Atenţie

ÎN În ultima vreme Din ce în ce mai multe organizații și întreprinderi mari trec la managementul documentelor digitale. Desigur, acest lucru este foarte convenabil și economisește o cantitate semnificativă de timp. Dar acest lucru ridică o întrebare serioasă: care este forța juridică a unui document electronic? Conţinut

• 1 De la managementul documentelor pe hârtie la cel electronic
  • 1.1 Detalii care determină forța juridică
• 2 Protecția corespondenței
• 3 Cazuri speciale
• 4 Recomandări practice
• 5 Ce urmează?

De la hârtie la fluxul documentelor electronice În 2001, a intrat în vigoare Legea federală care reglementează utilizarea semnăturilor digitale electronice.

Din acel moment, multe organizații au schimbat formatul de gestionare a documentelor: de la hârtie la digital sau mixt.

Unicitate crescută

Trimit instanței prin poștă, împreună cu declarația de revendicare, copii ale formularelor 2-NDFL trimise prin poștă de la locul de muncă și copii ale ordinelor de acceptare/concediere. În timpul muncii mele, am primit în mod repetat comenzi și am scanat copii ale documentelor prin e-mail. Cum pot fi prezentate aceste informații din e-mail ca probe în instanță? Notarul refuză să certifice corespondența mea tipărită. Ce poți sfătui într-o astfel de situație? Desigur, notarul va refuza să certifice un document luat de la cineva necunoscut. Trebuie să aducă computerul de pe care au fost înregistrate datele. corespondență prin e-mail, pentru ca acesta să verifice faptul prezenței acestuia, iar apoi să întocmească un protocol cu descriere detaliata a acțiunilor dvs.: pornirea computerului, lansarea programului de e-mail, găsit e-mailuri. Abia atunci e-mailurile sunt tipărite și depuse cu protocolul.

Documente electronice ca probe

Autenticitatea Cea mai simplă modalitate de a asigura autenticitatea unui document electronic este utilizarea unei semnături digitale electronice (EDS). La aprecierea valorii probatorii a unui document electronic, instanța ține cont, în primul rând, de fiabilitatea modalităților de generare, păstrare, transmitere și identificare a autorului. Pentru aceasta, pe lângă semnătura digitală, este important un sistem de încredere pentru procesarea documentelor electronice (stocare de încredere).
Ce documente trebuie întocmite imediat pe hârtie Indiferent dacă la întreprindere este instalat un sistem electronic de gestionare a documentelor, toate documentele de personal pentru care legislatia muncii, contract de muncă, contractul colectiv de muncă necesită acordul salariatului, trebuie păstrat pe hârtie, cu semnăturile persoanelor autorizate și ale salariatului.

Material pentru documentare. Dezvoltarea sa.

Clasificarea documentelor. Tipuri și metode.

Cerințe pentru proiectarea formularelor de documente. Tipuri de forme.

Formularul documentului. Procedura de întocmire a detaliilor documentelor organizatorice și administrative.

Conceptele de „unificare” și „standardizare” a documentelor. Dezvoltarea unificării și standardizării documentelor în a doua jumătate a secolului XX.

Procedura de coordonare si aprobare a documentelor, optiuni si procedura de executie.

Algoritm de pregătire a documentelor.

Caracteristicile lingvistice ale textului documentelor oficiale. Standardizarea vocabularului, frazelor, construcției propozițiilor, textului. Proiectarea documentului.

Caracteristicile compoziției și domeniului de aplicare a documentelor organizaționale; cerinţele pentru pregătirea şi executarea acestora.

Caracteristicile compoziției și domeniului de aplicare a documentelor administrative; cerinţele pentru pregătirea şi executarea acestora.

Caracteristicile compoziției și domeniului de aplicare a documentelor informative (explicative și memorii (externe și interne), certificate, acte); cerinţele pentru pregătirea şi executarea acestora.

Cerințe pentru întocmirea și executarea unei scrisori de notificare. Soiuri de scrisori, telegrame, mesaje telefonice.

Documentarea activităților colegiale. „Scenariu” pentru pregătirea și organizarea unei întâlniri. Documente create în timpul pregătirii întâlnirii. Cerințe pentru întocmirea și executarea protocolului.

Sarcinile și funcțiile serviciului dow, structura acestuia, drepturile și responsabilitățile, tipurile de muncă.

Forme de organizare a muncii de birou (suport de documentare pentru management). Structura și funcțiile departamentelor pentru serviciile de documentare ale instituțiilor.

Reglementarea responsabilităților locului de muncă ale angajaților serviciului dhow. Cerințe pentru structura și compoziția informațiilor despre fișa postului.

Instrucțiuni pentru munca de birou ca principal document normativ care reglementează organizarea muncii de birou: structură, procedură de pregătire și execuție.

Caracteristicile principalelor fluxuri de documente. Reguli pentru contabilitatea fluxului de documente.

Tehnologie de procesare a documentelor primite.

Etapele trecerii și executării documentelor interne.

Procedura de pregătire și procesare a documentelor de ieșire.

Organizarea controlului asupra executării documentelor și instrucțiunilor.

Organizarea stocării curente a fișierelor. Nomenclaturi de cazuri: tipuri, ordine de compilare, caracteristici de proiectare.

Conceptele de „fond documentar” și „fond de arhivă”. Complexe primare și complexe de documente, tipuri de complexe complexe.

Conceptele de „valoare a documentului”, „examinare a valorii”. Apariția și dezvoltarea expertizei. Principii și criterii pentru examinarea valorii unui document.

Procedura de documentare și organizare a muncii cu documente care conțin informații confidențiale.

Definirea conceptelor „obiect” și „subiect” ale designului organizațional. Baze teoretice ale organizării, planificării și proiectării sistemelor de control

Principalele etape (etape) de proiectare organizațională, caracteristici ale fiecărei etape.

Tipuri de standarde și standarde de muncă. Metode de justificare și dezvoltare a acestora.

Conceptul de scop. Procesul de stabilire a obiectivelor organizaționale. Sistemul de obiective organizatorice.

Proiectarea structurii organizatorice. Diviziunea și cooperarea muncii manageriale. Metodologie de elaborare a reglementărilor privind unitățile structurale și fișele postului.

Organizarea locurilor de muncă pentru personalul de conducere în sistemul dow. Diagnosticarea și proiectarea condițiilor de muncă pentru lucrătorii din sistemul dow.

Direcții și funcții principale ale subsistemului de management al personalului. Dezvoltarea unui sistem de recrutare și selecție a personalului.

Sistem de pregătire și promovare a personalului. Sistemul de plata si motivarea personalului.

Sistem de informare si documentare a personalului.

Suport documentativ pentru angajarea unui angajat.

Suport de documentare pentru deplasarea personalului.

Documentatie suport pentru concedierea angajatului.

Procedura de păstrare și păstrare a cărților de muncă.

Conceptul de suport informațional de management, structura acestuia.

Scopul și structura sistemelor unificate de documentare (UDS).

Obiective și metode de unificare a documentelor de management.

Managementul informației ca metodologie de suport informațional al managementului

Importanța standardelor și reglementărilor internaționale în domeniul lucrului cu documente electronice și asdou

Cadrul legislativ și de reglementare rus în domeniul lucrului cu documente electronice și sisteme informatice

Managementul electronic al documentelor: oportunități, avantaje, dezavantaje.

Formarea unei arhive electronice: temei juridic, procedură, perspective.

Analiza pieței AC DOW din Rusia: clasificări, principalii jucători, tendințe de dezvoltare.

Studiu pre-proiect al organizației pentru implementarea AS DOW.

Suport de documentare pentru procedura de implementare AS DOW.

Eficiența economică a managementului documentelor electronice și modul de calcul al acesteia.

Statutul juridic și capabilitățile de e-mail în ac dou.

Conceptul de „guvern electronic”: teorie, practică rusă, sprijin legislativ pentru implementarea în Rusia.

Tipologia sistemelor electronice de gestionare a documentelor.

Asigurarea fortei juridice a documentelor electronice. Statutul juridic al documentului electronic.

Asigurarea siguranței și fiabilității informațiilor documentare.

Stație de lucru automatizată (AWS): concept, principii de construcție.

Conceptul și tipologia tehnologiei informației dow.

Sisteme de referință pentru informații juridice.

Tehnologii informaționale pentru protecția informațiilor documentare.

Programe aplicative pentru automatizarea managementului personalului.

Aplicarea bazelor de date în managementul documentelor.

Tehnologii informatice pentru stocarea documentelor.

1. Asigurarea fortei juridice a documentelor electronice. Statutul juridic al documentului electronic.

Pentru ca un document electronic să aibă forță juridică, trebuie respectate anumite reguli la crearea, transmiterea, prelucrarea și stocarea acestuia. Conform GOST R 51141--98 „Gestionarea și arhivarea biroului. Termeni și definiții „forța juridică a unui înscris este „proprietatea unui înscris oficial conferită acestuia de legislația în vigoare, competența organului care l-a emis și procedura stabilită de executare”.

Pentru documentele electronice, există în prezent GOST 6.10.4--84 „Sisteme de documentare unificate. Acordarea forței legale documentelor pe suporturi informatice și tipografelor create prin tehnologia informatică. Dispoziții de bază.” Acest standard stabilește cerințe pentru componența și conținutul detaliilor care dau forță juridică unui document electronic și, de asemenea, stabilește procedura de modificare a acestora.

Un document electronic poate și ar trebui să aibă un regim juridic care îl egalează cu documentele tradiționale.

Conform acestui GOST, un document electronic trebuie să conțină următoarele detalii obligatorii:

număr de înregistrare;

Data Înregistrării;

semnătura (codul) persoanei responsabile cu prezentarea corectă a documentului sau care a aprobat documentul;

numele organizației - creatorul documentului;

locația organizației - creatorul documentului sau adresa poștală.

Datorită adoptării unei legi care reglementează utilizarea semnăturilor electronice digitale (EDS), a devenit posibilă acordarea statutului juridic documentelor electronice.

Forța juridică a documentelor electronice poate fi asigurată prin executarea unei proceduri legale speciale - formarea unei semnături electronice de semnătură recunoscută de participanții la interacțiune sau legitimată printr-o normă de drept și reglementată prin acte juridice. Forța juridică a documentelor electronice este asigurată prin stabilirea atribuțiilor persoanei care creează documentul (statutul său juridic), și prin efectuarea procedurii de semnare a acestei persoane - inclusiv a semnăturii electronice ca analog cu semnătura olografă a unei persoane în structura documentului. document electronic.

1. Asigurarea siguranței și fiabilității informațiilor documentare.

Condițiile optime de păstrare a documentelor sunt asigurate de:

Asigurarea spațiilor pentru arhivă și efectuarea întreținerii preventive programate a spațiilor;

Dotarea sediului arhivei cu mijloace de stingere a incendiilor, paza si alarme de incendiu;

Utilizarea de echipamente speciale pentru depozitarea documentelor (raft, seifuri, cutii etc.);

Crearea conditiilor optime de temperatura, umiditate si lumina in camera de arhiva, efectuarea masurilor sanitare si igienice.

Depozitarea arhivelor ar trebui să fie îndepărtată din laborator, producție, depozitare și spațiile casnice asociate cu depozitarea sau utilizarea Produse alimentare sau substanțe chimice și nu împărtășiți canalele de ventilație cu acestea.

Instalațiile de depozitare trebuie să fie protejate împotriva incendiilor, garantate împotriva inundațiilor și să aibă o ieșire de urgență. În spațiile de depozitare nu ar trebui să existe gaz, alimentare cu apă, canalizare sau alte conducte principale. Instalarea conductelor non-principale este permisă cu condiția ca acestea să fie izolate în dispozitive speciale de protecție care împiedică pătrunderea emisiilor în instalația de depozitare.

Ușile exterioare ale camerei de arhivă trebuie să fie acoperite cu tablă și să aibă șuruburi puternice. În timpul orelor de lucru acestea sunt sigilate sau sigilate. Sigiliul sau sigiliul se depoziteaza impreuna cu cheile la persoana de serviciu la organizatie sau in locul stabilit prin regulamentul intern.

Sediul arhivei este dotat cu alarma de securitate. Pe ferestrele a căror amplasare permite accesul din exterior se montează barele metalice batante cu încuietori sigilate cu etanșare.

Cablajul electric ascuns este instalat în încăperile de depozitare a arhivei; Cablajul electric în conductele de gaz este permis. Corpurile de iluminat sunt semi-ermetice. Lămpile, tablourile electrice și dispozitivele de distribuție trebuie să fie închise. Spațiile de depozitare sunt echipate cu întrerupătoare. Panourile electrice de distribuție, siguranțele și întrerupătoarele sunt instalate numai în afara depozitelor.

În scopul protecției împotriva incendiilor, toate echipamentele electrice sunt prevăzute cu împământare.

Sala de arhivă este dotată cu alimentare cu apă pentru stingerea incendiilor. Hidranții de incendiu sunt instalați pe palierele scărilor. Fiecare hidrant de incendiu trebuie să aibă un furtun cauciucat care se extinde până la punctul extrem al depozitului.

Spațiile de depozitare și încăperile pentru lucrul cu documente trebuie să fie dotate cu alarmă de incendiu.

Procedurile pentru asigurarea securității documentelor electronice pot fi împărțite în trei tipuri:

Asigurarea securității fizice a dosarelor cu documente electronice;

Asigurarea condițiilor de citire a informațiilor pe termen lung;

Asigurarea condițiilor pentru reproducerea documentelor electronice în așa-numita formă care poate fi citită de om.

Orice mediu de stocare modern este destul de fiabil pentru stocarea documentelor electronice în decurs de 5 ani.

O atenție deosebită ar trebui acordată alegerii tipului de media în cazul posibilei utilizări a documentelor electronice ca probe scrise sau probe criminalistice. Dacă nu este realist să acordați forță legală documentelor folosind o semnătură digitală electronică (EDS), atunci acestea ar trebui copiate în timp util pe CD-R - discuri optice cu informații scrise o singură dată.

Pentru stocarea pe termen lung a documentelor electronice pe suporturi externe, cea mai bună soluție este utilizarea CD-urilor optice. Sunt ușor de depozitat și destul de fiabile timp de 10-15 ani.

Specificul condițiilor și modurilor de stocare sunt în mare măsură determinate de tipul suportului electronic. De exemplu, pentru stocarea pe termen lung a mediilor magnetice, este nevoie de echipamente speciale care să le protejeze de influențele magnetice și electromagnetice mediu inconjurator, sau plasați-le departe de surse puternice de câmpuri electromagnetice - motoare electrice, încălzitoare, echipamente de lift etc.