Astăzi câștigă popularitate în afacerile interne noul fel software pentru managementul proceselor de afaceri, și anume sisteme BPMS. Și, firește, aspectul lor a ridicat multe întrebări. Pentru ce sunt necesare? Cum funcționează? Care este diferența lor fundamentală față de alte opțiuni de automatizare a afacerii?
Când am întâlnit prima dată BPMS, am avut și toate întrebările enumerate mai sus. Mi-a luat ceva timp să înțeleg de ce a fost nevoie de un nou instrument, de ce a fost imposibil să implementez toate procesele de afaceri necesare pentru a lucra cu succes în sistemele de contabilitate sau CRM existente și care a fost diferența fundamentală dintre BPMS și alte opțiuni de automatizare a proceselor de afaceri.
În acest articol vreau să vorbesc despre ce sunt sistemele BPMS, de ce sunt necesare și cum diferă abordarea procesului de metode tradiționale muncă. Nu voi vorbi despre aspectele tehnice ale BPMS (despre modelarea și dezvoltarea proceselor de afaceri), acesta va fi subiectul următorului articol. Acum voi încerca să dezvălui esența și semnificația BPMS în cel mai simplu și mai ușor de înțeles limbaj:
Ce este BPMS?
BPMS este o altă abreviere din categoria ERP, CRM, care nu are o definiție clară. Deși există destul de multe definiții: atât străine, cât și rusești. În plus, companiile care își produc propriile sisteme BPM își oferă și propriile definiții specifice, ceea ce adaugă și mai multă confuzie. În plus, BPMS este adesea combinat cu alte sisteme (de exemplu, BPMS+CRM, BPMS+ERP) și apoi dezvoltatorii definesc un sistem BPM pe baza acestui context.Dar pentru a înțelege ce sunt de fapt BPMS și care sunt caracteristicile lor, trebuie mai întâi să înțelegeți ce este BPM.
BPM (în engleză: Business Process Management, managementul proceselor de afaceri) este un concept de management al proceselor al unei organizații care consideră procesele de afaceri drept resurse speciale ale întreprinderii, care sunt adaptate continuu la schimbările constante și se bazează pe principii precum claritatea și vizibilitatea proceselor de afaceri. în organizația din spatele modelării proceselor de afaceri folosind notații formale, folosind software pentru modelarea, simularea, monitorizarea și analiza proceselor de afaceri, capacitatea de a reconstrui dinamic modele de procese de afaceri de către participanți și mijloace sisteme software.
Wikipedia.
BPMS (Business Process Management System) este în primul rând software pentru a sprijini conceptul BPM într-o companie. Sistemele BPMS sunt necesare pentru a implementa conceptul BPM într-un mediu software.
BPMS vede operațiunile unei companii mai degrabă ca un set de procese decât ca un set de funcții. Obiectul sistemului BPM nu este munca departamentului de vânzări sau achiziții, ci procesul de vânzare, procesul de asistență clienți, procesul de management al aprovizionării etc. Și pe baza acestei înțelegeri, se construiește munca de reinginiere a proceselor de afaceri în BPMS.
Sistemul BPM are ca scop in primul rand imbunatatirea operatiunilor companiei si sa faca intreprinderea mai profitabila prin optimizarea si controlul proceselor de afaceri.
Experiența utilizatorului în BPMS și alte sisteme
Pentru a înțelege mai bine esența BPMS, trebuie să înțelegeți modul în care sistemele obișnuite (sisteme ERP, CRM) abordează funcționarea utilizatorului. De exemplu, un utilizator trebuie să creeze o comandă de vânzare. Care sunt acțiunile lui?Utilizatorul poate completa documentul în mod arbitrar dacă secvența lucrărilor sale nu este programată:
- Mai întâi poate deschide un formular de comandă, poate selecta produse, poate indica prețuri și apoi poate identifica un client.
- Mai întâi poate crea un client, apoi poate crea comanda acestuia.
Sistemul BPM consideră utilizatorul ca o altă cărămidă din sistem. O persoană trebuie să știe clar în ce proces lucrează și ce trebuie să facă.
Angajații dintr-un sistem BPM sunt considerați nu din punctul de vedere al rezultatului procesului, ci din punctul de vedere al executării acțiunii. Variabilitatea acțiunilor utilizatorului este exclusă aici. Angajatul face doar ceea ce este programat în sistem, nici mai mult, nici mai puțin.
Modalități de implementare a proceselor de afaceri
BPMS este una dintre modalitățile de implementare a unui proces de afaceri. Să luăm în considerare ce metode sunt prezentate în realitățile afacerilor rusești pentru a înțelege de ce este nevoie de un sistem BPM.Vom evidenția trei abordări:
- Abordarea „hârtie”;
- Abordare automată (folosind alte sisteme);
- Abordarea procesului în sistemul BPMS.
In practica mea a existat un astfel de caz: un client mi-a platit intreaga factura, desi la acel moment ar fi trebuit sa plateasca doar o parte din plata in valoare de 50%. De ce s-a întâmplat asta?
Pentru că firma lor nu avea o procedură de aprobare a facturii. Directorul companiei și cu mine am aflat despre asta complet întâmplător. Am aflat că în firma lor apar eșecuri periodice la etapa aprobării facturii, iar directorul a fost surprins să descopere că a plătit nu 50% din factură, conform planului, ci 100% dintr-o dată.
De ce sa întâmplat așa? E simplu. Așa-numitul „telefon deteriorat” a funcționat. Specialistul a adus o factură de la departamentul de contabilitate cu sintagma „Trebuie să plătim 50% din sumă”. Contabilul l-a întrebat pe manager dacă să plătească sau nu această factură. Managerul, fiind sigur că vorbim de 50% din sumă, a confirmat plata. Iar contabilul, la rândul său, a uitat că se spunea cu voce tare cam jumătate din sumă și a înțeles că managerul înseamnă că toată factura trebuie plătită. Ceea ce s-a făcut.
Folosind exemplul acestei companii și al acestui proces de afaceri, vom lua în considerare toate cele trei abordări.
Abordare „hârtie” (nu automatizată).
Cum a funcționat aprobarea facturii în această companie?- Angajatul primește factura și o transferă departamentului de contabilitate;
- Departamentul de contabilitate introduce factura în statul de plată și o coordonează cu managerul;
- Dacă managerul aprobă și semnează cererea, departamentul de contabilitate plătește factura.
Abordare automată
De regulă, companiile încearcă să controleze unul sau altul proces de afaceri în sistemul contabil în care lucrează deja. Dar și acest lucru este greșit. Să ne uităm la dezavantajele acestei opțiuni.
Întrucât nu au fost alocate fonduri suplimentare pentru implementarea proceselor de afaceri în companie pe care le dau ca exemplu, am folosit instrumentele pe care compania le avea deja, sau mai bine zis, sistemul contabil.
Sarcina era ca, dacă un angajat trebuia să plătească o factură, suma plății să treacă prin anumite etape de aprobare.
Cum arăta:
- Sistemul desemnează persoane responsabile pentru aprobarea cheltuielilor;
- Pe baza oricărui document (comandă către un furnizor, primire de mărfuri sau alt document), se creează un document Solicitare de cheltuire a fondurilor în starea Neaprobat;
- Dacă responsabilul a aprobat cererea și a schimbat statutul în De acord, atunci factura a fost trimisă la departamentul de contabilitate;
- Dacă starea a fost setată la Respins, înseamnă că cererea a revenit la persoana care a inițiat procesul.
- crearea accesului la sistem;
- instruire in lucrul cu documentele necesare;
- personalizați interfața pentru ușurință în utilizare;
- configurați drepturile de acces.
Pentru a lua o decizie în acest caz, doar 3 puncte sunt interesante:
- bani (cât avem de plătit);
- destinatar (pe cine ar trebui să plătim);
- scop (pentru ce plătim).
În plus, o astfel de implementare a reconcilierii în sistemul contabil este destul de primitivă și nu implică variabilitate (de exemplu, împărțirea domeniilor de responsabilitate în funcție de valoarea documentului sau a elementului de cheltuială).
Într-un sistem BPM, totuși, procesul de aprobare în sine este important, și nu reflectarea informațiilor pentru raportarea viitoare etc. Sunt pur și simplu oameni aici care au nevoie, pe baza contextului informațiilor, să efectueze rapid procesul.
Deci, principalele diferențe dintre rularea proceselor de afaceri în BPMS și un sistem de contabilitate:
- Într-un BPMS, ceea ce contează este ceea ce se face. Ceea ce este important aici nu este informația contabilă sau raportarea, ci necesitatea de a lua rapid o decizie pentru ca procesul de afaceri să meargă mai departe. Acest lucru nu va funcționa cu sistemul contabil; aici trebuie să indicăm ce documente sunt create folosind care dintre ele etc. - nu este confortabil. Nu există un context clar aici.
- Simplitatea logicii și a dezvoltării. Dacă desfășurăm un proces de afaceri într-un sistem de contabilitate, trebuie să luăm în considerare un număr mare de conexiuni logice: cum sunt procesate documentele și tranzacțiile, ce afectează aceasta, ce licențe suplimentare trebuie achiziționate etc. - deși s-ar părea că persoana responsabilă cu aprobarea nu are nevoie de acest lucru. Dar în sistemul contabil trebuie neapărat să ne legăm de obiectele de configurare sau să le modificăm, ceea ce nu este foarte corect.
Tocmai de aceea au fost create sisteme BPM, în care toată logica vizează nu calcule, nu stocarea datelor, ci execuția rapidă a procesului și controlul acestuia.
Acum să trecem la a treia abordare și să ne gândim cum ar trebui rezolvat acest proces de afaceri în sistemul BPMS.
Abordarea procesului în BPMS
În primul rând, definim logica muncii și împărțim procesul de afaceri în etape succesive.În exemplul nostru vor fi trei dintre ele:
- Crearea unei cereri de aprobare a facturii;
- Verificarea aplicației;
- Rezultatul aplicației:
- dacă este aprobat - imprimarea cererii,
- daca nu este aprobat, anunta furnizorul
În sistem, fiecare utilizator lucrează cu propriul nume de utilizator și parolă și își vede doar formularul și locul său în procesul de afaceri. În exemplul nostru, angajatul este responsabil pentru crearea aplicației, iar managerul este responsabil pentru verificarea și aprobarea, iar fiecare dintre ei își vede doar propriile formulare, sarcinile și își poate efectua doar propriile acțiuni.
În consecință, dacă angajatul care a creat aplicația apasă trecerea la următoarea etapă, atunci responsabilitatea îi este înlăturată și trece la manager, care trebuie să verifice aplicația. Făcând acest lucru, obținem divizarea și controlul domeniilor de responsabilitate.
Acest exemplu arată clar că în sistemele BPM totul depinde de context. Toate interacțiunile din formulare au ca scop asigurarea faptului că utilizatorul vede doar ceea ce are nevoie și doar ceea ce are nevoie într-o anumită etapă, în funcție de contextul procesului.
Dacă alte sisteme sunt menite să asigure finalizarea operațiunii, atunci în BPMS ne concentrăm pe acțiuni.
Sistemul BPM poate fi comparat cu tehnica japoneză Yumi de tir cu arcul. Școlile de tir Yumi propovăduiesc următoarea abordare: dacă doriți să loviți, nu trebuie să vă concentrați asupra țintei, trebuie să faceți fiecare acțiune corect acum. Acestea. Principiul folosit aici este cel folosit în tirul cu arcul Yumi japonez pe care l-am menționat deja: concentrați-vă pe fiecare acțiune, în fiecare etapă, efectuați fiecare acțiune eficient. Și atunci cu siguranță îți vei atinge scopul!.
Și dacă transferați această abordare la o anumită întreprindere, fiecare angajat trebuie să facă ceea ce este necesar. Și concentrați-vă doar pe asta. Un angajat nu trebuie să se gândească la obiectiv, ar trebui să facă doar ceea ce este necesar la un moment dat.
De fapt, într-un sistem BPMS, fiecare angajat lucrează ca pe o linie de asamblare. Fiecare sarcină, fiecare proces de afaceri la care participă un angajat, devine o linie de transport separată. Și, în calitate de participant la acest proces, un angajat, în cadrul unei anumite sarcini, poate efectua numai anumite acțiuni, strict limitate de algoritmul pentru finalizarea sarcinii.
Desigur, această comparație nu este în întregime exactă, deoarece un angajat poate alege ce proces de afaceri va procesa acum și pe care mai târziu. Acestea. până la un anumit punct, este deasupra proceselor și poate alege care dintre ramurile conductei se va uni la un moment dat. Dar, în cadrul unui anumit proces de afaceri, el devine un participant la o bandă transportoare, ale cărei procese impun restricții stricte fiecăruia dintre participanți.
Să revenim la exemplul aprobării facturii și să luăm în considerare ce oportunități există cu abordarea procesului:
- Separarea domeniilor de responsabilitate;
- Concentrarea muncii angajaților pe acțiuni specifice;
- Notificarea utilizatorilor cu privire la modificările în procesele (sau necesitatea de a face modificări) la care participă.
BPMN 2.0 este un standard general acceptat pentru descrierea unui proces de afaceri, iar persoanele familiarizate cu această notație vor înțelege imediat un model de proces de afaceri scris în acest format.
Concluzie
Așadar, sper că am reușit să clarific întrebarea despre ce este un sistem BPM și de ce este necesar, comparând abordarea procesului cu alte opțiuni de lucru. În articolul următor voi arăta cum modelarea și execuția unui proces de afaceri se desfășoară din punct de vedere tehnic folosind exemplul unui anumit sistem.Mai multe articole pe acest subiect.
Wikipedia oferă următoarea definiție: „BPM (English Business Process Management, managementul proceselor de afaceri) este un concept de management al proceselor al unei organizații care consideră procesele de afaceri drept resurse speciale ale întreprinderii, adaptându-se continuu la schimbările constante și bazându-se pe principii precum claritatea și vizibilitatea proceselor de afaceri dintr-o organizație prin modelarea proceselor de afaceri folosind notații formale, utilizarea software-ului pentru modelarea, simularea, monitorizarea și analiza proceselor de afaceri, capacitatea de a reconstrui dinamic modele de procese de afaceri de către participanți și utilizarea sistemelor software."
Etapele dezvoltării software-ului de management al companiei
Ce sarcini sunt concepute pentru a rezolva sistemele BMP și ce loc ocupă acestea printre alte software-uri de automatizare a proceselor de afaceri?
Pentru a răspunde la această întrebare, să ne uităm la raportul Cele mai bune practici în managementul performanței în afaceri: strategii de afaceri și tehnice. Institutul Internațional cercetare în depozit de date (Institutul de depozitare de date, TDWI). Autorii unui raport realizat în vara anului 2004 poziționează sistemele BMP prin realizarea schema generala dezvoltarea de software pentru automatizarea proceselor de afaceri în ultimii douăzeci de ani (vezi traducerea diagramei din Fig. 1).
Fig. 1 Diagrama de dezvoltare software pentru automatizarea proceselor de afaceri
Judecând după diagramă, au apărut primele sisteme pentru automatizarea proceselor de back-office, în primul rând producția și contabilitatea. Apoi front office: vânzări, servicii, marketing. La sfârșitul secolului al XX-lea, organizațiile au trecut la automatizarea proceselor încrucișate care au afectat activitatea mai multor departamente, introducând tehnologia de management al relațiilor cu clienții - CRM (Managementul relatiilor cu clientii și tehnologii de management al lanțului de aprovizionare - SCM (planificarea lanțului de aprovizionare). Și în vârful piramidei se află guvernanța corporativă, care a început să fie automatizată abia recent. Pentru a rezolva această din urmă problemă, se identifică o clasă specială de software - sisteme BMP.
Nivelurile piramidei reflectă tranziția treptată de la automatizarea proceselor operaționale de afaceri la automatizarea strategiei de management al afacerii. Prelucrează mai mult niveluri înalte piramidele controlează procesele pentru mai mult niveluri scăzute. În consecință, scopul sistemelor BMP este de a automatiza planificarea strategică a dezvoltării afacerii și de a sprijini managementul tactic (sau operațional) al proceselor de afaceri la diferite niveluri. Scopul sistemelor BMP este de a ajuta la realizarea obiectivelor strategice de afaceri în condiții reale. Furnizarea utilizatorului la momentul potrivit va îmbunătăți eficiența managementului operațional.
Dar în Rusia?
Perioadele de apariție și formare a diferitelor clase de software indicate în diagrama de mai sus reflectă situația globală și nu se aplică Rusiei. În domeniul automatizării, acesta din urmă a rămas în mod tradițional în urma Occidentului, deși în anul trecut diferența este uniformizată. Diferența pentru nivelurile inferioare ale piramidei este încă vizibilă (de exemplu, vârful automatizării sarcinilor de back-office și contabilitate a avut loc în Rusia în 1992-1993, iar în lume acest lucru s-a întâmplat cu 5-7 ani mai devreme), dar la în același timp pentru sistemele de management la scară corporativă Decalajul nu este mai mare de 2 ani.
Apariția software-ului pentru suport cuprinzător al tehnologiilor de management TDWI marchează începutul secolului XXI. Dar în Rusia și țările CSI, la începutul anilor 2000, aproape nu existau implementări ale sistemelor BMP; aspectul lor activ datează din 2002. Iar termenul „BMP” a apărut abia la începutul anilor 2003-2004.
Potrivit unor estimări, în prezent în Rusia, Ucraina și Kazahstan există aproximativ două sute de proiecte finalizate pentru implementarea sistemelor de management la nivel corporativ, o treime dintre acestea fiind finalizate pentru instituțiile de credit. În același timp, rata de creștere a pieței ruse de sisteme BMP este înaintea lumii.
Componentele BMP
Arhitectura funcțională a unui sistem BMP bancar clasic constă din trei componente. Prima parte este Data Warehouse. Aceasta este baza sistemului BMP. Aici sunt consolidate informațiile financiare operaționale din diverse module automatizate ale Sediului Central și sucursalelor organizației, precum și din filiale. A doua componentă a soluției este un set de instrumente de sprijinire a tehnologiilor de management al întreprinderii: planificare financiară, contabilitate de gestiune, prognoză etc. A treia componentă a BMP este instrumentele OLAP pentru munca operațională cu datele de afaceri care se acumulează în Stocare.
Deci, sistemele BMP combină tehnologii de management binecunoscute și soluții software care au fost utilizate la nivel local și au rezolvat problemele departamentelor și utilizatorilor individuale.
 Orez. 2. Etapele și instrumentele ciclului guvernanța corporativă |
Ce este special la abordarea BMP? Deoarece sistemul BMP este conceput pentru a sprijini CICUL COMPLET de management al companiei, aceasta înseamnă că instrumentele BMP sunt interconectate și asigură executarea a patru etape principale ale managementului performanței afacerii (vezi Fig. 2): Etapa 1. Dezvoltarea Strategiei.Scopul este de a evidenția indicatorii de afaceri țintă și de a planifica valorile cantitative ale metricilor acestora - KPI ( indicatori de performanta, indicatori de performanta). Planificarea strategică se bazează pe una dintre metodologiile BMP cunoscute sub numele de BSC ( BalancedScorecard, tabloul de bord echilibrat). |
Etapa 2. Planificare.În această etapă, sunt elaborate planuri tactice pentru atingerea obiectivelor strategice stabilite. KPI-urile devin linii directoare pentru dezvoltarea planurilor tactice (operaționale). Principalul instrument de planificare operațională este bugetul. Etapa 3. Monitorizarea si controlul executiei.A treia etapă a ciclului de guvernanță corporativă este monitorizarea și controlul implementării planurilor bugetare. Valorile reale pentru articolele contabile de gestiune sunt calculate pe baza datelor primare colectate în Depozit. Pentru a compara bugetele planificate și atinse și KPI-urile, sunt utilizate instrumente de analiză a planurilor bazate pe tehnologia OLAP. Etapa 4. Analiză și reglementare.Pe stadiu final planurile strategice sunt ajustate în conformitate cu condițiile reale de funcționare ale băncii. Pentru a planifica schimbările, se folosesc instrumente de prognoză și modelare pentru a prezice diferite scenarii de dezvoltare a situației. Ca urmare, ciclul de guvernanță corporativă este între strategia aleasă de bancă și cea a acesteia implementare practică- se inchide. |
|
Astfel, sistemele BMP fac posibilă crearea unei infrastructuri holistice care să susțină managementul bancar strategic și tactic coordonat, bazat pe un singur model de date. Aceasta este diferența fundamentală dintre abordarea integrată a sistemelor de automatizare a managementului la scară corporativă și soluția izolată a sarcinilor individuale de management.
Cu toate acestea, o abordare integrată nu exclude etapele de implementare a proiectelor BMP în bănci. Utilizare tehnologie pas cu pas Implementarea sistemelor BMP este acceptată în întreaga lume, iar Rusia nu face excepție. Clienții încep „mic” - mai întâi folosesc platforma BMP pentru a susține o singură tehnologie de management (în băncile naționale aceasta este, cel mai adesea, contabilitatea de gestiune și pregătirea raportării de gestiune), apoi cresc treptat funcționalitatea, introducând un ciclu complet de management al implementarea strategiei corporative. Pragmatismul în acest caz este destul de înțeles - o abordare pas cu pas vă permite să obțineți rapid primele rezultate din introducerea noilor tehnologii de management și să evaluați beneficiile practice ale acestora. În plus, conducerea băncii poate monitoriza și ajusta în timp util dezvoltarea proiectului.
Despre terminologie: BMP, CPM, EPM...
Conceptul de BMP a fost propus pentru prima dată de compania de analiză IDC (Centrul internațional de date). Aceeași terminologie este urmată de o altă organizație de cercetare reputată - META Group. Printre soluțiile disponibile pe piața rusă, conceptul BMP este îndeplinit pe deplin de software de la Hyperion, SAS, Intersoft Lab și alții.
Dar, pe lângă BMP, cele mai comune abrevieri sunt CPM ( Managementul performanței corporative, managementul performanței corporative) și EPM ( Managementul performanței întreprinderii, managementul performanței întreprinderii). Ce înseamnă aceste abrevieri și prin ce diferă de BMP?
Potrivit Gartner, managementul performanței corporative (CPM) este o combinație de tehnici (de exemplu, Balanced Scorecard), indicatori (financiari și nefinanciari, pe termen lung și scurt etc.), procese (de exemplu, dezvoltarea strategiei). , bugetare, prognoză) și sistemele utilizate pentru monitorizarea și gestionarea performanței activităților de afaceri ale unei organizații. Din perspectiva implementării, sistemul CRM combină aceleași blocuri funcționale ca și soluția BPM: Stocarea datelor, instrumente pentru automatizarea tehnicilor de management al performanței și OLAP. Aceasta înseamnă că termenii CPM și BPM nu au o diferență semnificativă de sens. Deși un număr de experți străini autorizați, atunci când iau în considerare conceptul de guvernanță corporativă în relație cu sectorul bancar, folosesc chiar această abreviere. Printre furnizorii occidentali de software, Cognos și Oracle preferă acest termen pentru a desemna propriile lor dezvoltări software.
Abrevierea EPM este de fapt folosită ca sinonim direct pentru BMP și CPM. Cu toate acestea, unii autori i-au dat un sens mai larg și, pe lângă componentele tradiționale, componentele cheie ale unui sistem EPM includ date de referință, sisteme sursă și aplicații legate pe baza Data Warehouse. Astfel, spre deosebire de BMP, un strat independent de surse de date este alocat ca parte a soluției EPM. Fidel numelui său, EPM este mai des folosit pentru a indica decizii de management, construit pentru întreprinderi.
Conceptul ( Managementul Comerțului Enterprise, managementul activităților comerciale ale întreprinderii). A fost propus ca o alternativă la BMP de către firma independentă de analiză AMR Research.
Tot pe paginile publicațiilor electronice, ca înlocuitor pentru BMP, puteți găsi abrevierea BAM ( Managementul activității de afaceri, managementul activității afacerii). Sarcinile sistemelor din această clasă includ monitorizarea proceselor de afaceri bazate pe măsurarea KPI într-un mediu de afaceri integrat. Acest concept este mai axat pe rezolvarea unei părți din sarcinile BMP legate de contabilitate și analiza stării reale a afacerii și nu afectează planificarea afacerii.
Ca urmare, acumularea de termeni și abrevieri nu schimbă esența soluțiilor luate în considerare. Aproape toate platformele BMP/CPM/EPM listate sunt concepute pentru a gestiona implementarea strategiei corporative pe baza unui model informațional unificat al organizației.
Cele mai frecvente concepții greșite despre BMP
Sistemul BMP este pur și simplu un depozit de date
Nu. Un depozit de date și un sistem BMP rezolvă diferite probleme. În același timp, Data Warehouse este una dintre componentele sistemului de automatizare a guvernanței corporative. La implementarea unui sistem BMP, Depozitul asigură colectarea, coordonarea și consolidarea financiară a datelor corporative.
Scopul proiectului BMP al clientului este de a configura și automatiza, pe baza unui model de date unificat, un set de tehnici de management care să contribuie la transpunerea în realitate a strategiei de dezvoltare a afacerii corporative. Soluția la această problemă depășește cu mult capacitățile Data Warehouse și este oferită de alte funcționalități ca parte a sistemului BMP.
Soluția Data Warehouse este un sistem BMP
Aceasta este o concepție greșită. Da, depozitul de date este baza pentru construirea unui sistem BMP. Pentru a face acest lucru, este utilizat pentru a implementa un set de aplicații BMP specializate care oferă un ciclu complet de management al performanței afacerii.
Dacă soluțiile de aplicație bazate pe Warehouse rezolvă probleme individuale de management sau servesc în general altor scopuri, acest complex nu poate fi numit sistem BMP. De exemplu, dacă Data Warehouse este utilizat într-o bancă pentru a emite raportări obligatorii, atunci soluția construită nu aparține clasei BMP.
Sistemul de bugetare este o soluție BMP
Nu. Bugetarea este doar unul dintre instrumentele de management corporativ. Metodologia de bugetare implementată pe baza Data Warehouse suportă doar managementul operațional (tactic). În timp ce sarcina principală a sistemului BMP este de a asigura interconectarea managementului la nivel strategic și tactic.
Pe de altă parte, pe piață există mai multe sisteme de bugetare care sunt destinate doar planificării financiare și nu includ un depozit de date. Acestea sunt sisteme foarte specializate, nu aparțin clasei BMP și oferă suport pentru singura tehnologie de management - bugetarea.
Orice sistem analitic aparține clasei BMP
Aceasta este o evaluare incorectă. În primul rând, la fel ca aplicațiile de bugetare, funcționalitatea analitică este doar o parte integrantă a unui sistem de management cuprinzător la scară corporativă.
În al doilea rând, în mod tradițional, un „sistem analitic” este înțeles ca instrumente care implementează tehnici analitice specializate bazate pe un aparat matematic complex, de exemplu, pentru analiza băncilor contrapartide. Astfel de sisteme sunt clasificate ca o clasă separată de software și nu sunt legate de BMP.
Anumite tehnici analitice pot fi integrate în sistemul BMP, dar nu fac parte din acesta. atribut obligatoriu. De fapt, cele mai simple funcții analitice sunt solicitate în BMP: generalizare/detaliere, analiză comparativă etc., care, în primul rând, sunt implementate folosind instrumentele OLAP încorporate în BMP.
Lasă comentariul tău!
ÎN conditii moderne afacerile aplică în mod activ o abordare procesuală în organizarea muncii. Dar există încă o problemă de a înțelege ce este managementul proceselor de afaceri și cum să utilizați corect BPM.
Definiția EABPM (Asociația Europeană BPM) a acestui termen este următoarea:
Managementul proceselor de afaceri (BPM) este o abordare de sistem pentru captarea, proiectarea, executarea, documentarea, măsurarea, monitorizarea și controlul atât a proceselor automate, cât și a celor manuale pentru a atinge obiectivele companiei și strategiile de afaceri. BPM îmbrățișează definirea, îmbunătățirea, inovarea și întreținerea conștientă, cuprinzătoare și din ce în ce mai tehnologică a proceselor end-to-end. Prin acest management sistematic și conștient de proces, companiile reușesc cele mai bune rezultate mai rapid și mai flexibil.Cred că această definiție creează mai multă confuzie decât o înțelegere adevărată a BPM, mai ales pentru persoanele care nu au studiat subiectul în profunzime.
În munca mea, folosesc constant notații grafice pentru managementul proceselor de afaceri și BPMN. Mi se pare foarte convenabil acest instrument; mă ajută nu numai în dezvoltarea soluțiilor de afaceri, ci și în justificarea acestora. La urma urmei, așa cum am spus de multe ori, o imagine valorează cât o mie de cuvinte. O persoană gândește în imagini și îi este mult mai ușor să-și imagineze un tip de activitate folosind o imagine (diagramă).
Permiteți-mi să vă reamintesc, de asemenea, că nu este prima dată când ridic acest subiect. Am vorbit mult despre procesele de afaceri în articole precum „Ce este un proces de afaceri și o descriere a unui proces de afaceri” sau „ Scurta descriere BPMN cu exemplu."
Dar rămân întrebări; ele îmi sunt adesea adresate atât de cititorii de articole, cât și de clienții mei. În plus, articolele de marketing și termenii asociați acestui domeniu de activitate aduc multă confuzie în înțelegerea esenței. Atât dezvoltatorii de sisteme software, cât și consultanții de afaceri care folosesc constant aceste instrumente în munca lor au reușit să introducă o mulțime de concepte exclusiv de marketing în domeniul managementului proceselor de afaceri. Pe de o parte, acest proces este inevitabil în orice domeniu comercial. Pe de altă parte, BPM nu este deja cea mai ușoară metodologie pentru un nespecialist. Și marketingul adaugă și mai multă confuzie.
Prin urmare, am decis să dau definiția mea detaliată a ceea ce este managementul proceselor de afaceri. Și sper să vă pot ajuta să înțelegeți principalele probleme legate de utilizarea BPM.
Cum a apărut BPM?
Orice afacere nouă poate fi comparată cu un copil. Fiecare companie creată de la zero trece printr-o perioadă de formare și învățare. Este necesar să se organizeze interacțiunea dintre angajați și departamente, să se creeze mecanisme de transfer de cunoștințe etc. Și nu contează cât de mare va fi această companie - într-o afacere mică toate aceste probleme sunt la fel de importante ca într-o organizație mare cu un numar mare ramuri.În același timp, umanitatea nu stă pe loc. Și atât în domeniul educației copiilor, cât și în organizarea afacerilor, apar noi instrumente mai flexibile, mai comode și mai intuitive, ceea ce este deosebit de important pentru oamenii care fac primii pași în orice domeniu.
Dacă ne întoarcem la înregistrări vechi și încercăm să studiem particularitățile organizării muncii atât în întreprinderile sovietice, cât și în companiile occidentale, de exemplu, Ford, vom vedea în mare parte instrucțiuni text uscate, greu de citit legate în primul rând de abordarea funcțională:
- Descrierea locului de munca
- Descrierea postului angajatului
- Cerințe de siguranță etc.
Dar ce se întâmplă dacă este nevoie de a schimba rapid activitatea unei întregi organizații? Dacă se introduce și automatizarea? Apariția BPM a fost un răspuns la aceste solicitări.
Am scris deja despre ce este un proces de afaceri („Ce este un proces de afaceri și o descriere a unui proces de afaceri”) și, prin urmare, nu voi repeta principalele prevederi și definiția procesului de afaceri în sine. Să aruncăm o privire mai atentă asupra conceptului de management al proceselor de afaceri.
Despre managementul proceselor de afaceri în cuvinte simple
Managementul proceselor de afaceri înseamnă că reglementați, descrieți și modificați procesele de afaceri. Îl schimbi, nu îl îmbunătățești, pentru că poți fie îmbunătăți, fie înrăutăți procesul de afaceri. Spre deosebire de o mașină-uneltă sau de o mașină, este imposibil să o controlezi direct folosind directive sau apăsând un buton de către o echipă. Dar putem stabili o secvență de acțiuni pe care echipa le va efectua atunci când rezolvă o anumită problemă. Acesta este ceea ce se numește BPM.Definitie de la mine:
Managementul proceselor de afaceri (BPM) este managementul activităților (automatizate și neautomatizate) într-o echipă prin procese de afaceri.Pentru a gestiona orice proces de afaceri trebuie să:
- Descrieți procesele de afaceri în sine.
- Implementați procesul de afaceri descris în activitatea echipei
- Numiți oameni responsabili pentru procesele de afaceri, așa-numiții deținători de stive sau proprietari de procese de afaceri.
În același timp, este necesară gestionarea unui mediu extrem de eterogen. Procesele de afaceri diferite necesită abordări și acțiuni diferite ale angajaților și instrumente de automatizare diferite. Și toate acestea trebuie să poată fi descrise separat și apoi combinate într-un sistem comun.
Este necesar să pornim de la înțelegere: abordarea procesuală este gestionarea întregului prin gestionarea părților.
Și pentru a evita orice confuzie în terminologie, permiteți-mi să vă explic:
- BPM este o metodologie. acestea. un set de principii de bază și abordări ale construcției notațiilor și organizării în sine a muncii folosind procese de afaceri.
- BPMN este o notație (limbaj) în care sunt construite notațiile, inclusiv cele executabile
- BPMS este un sistem de execuție IT construit pe baza anumite reguli specificate în metodologie
Procese de afaceri executabile și neexecutabile
Am scris deja în articolele anterioare că notațiile proceselor de afaceri pot fi executabile sau neexecutabile. Primele sunt destinate automatizării, cele doua sunt pentru studierea muncii companiei și creșterea eficienței interacțiunii în cadrul echipei.Acestea. folosim principiile și tehnicile BPM pentru a crea notații. În acest caz, folosim regulile de scriere a BPMS. Pentru a crea o notație neexecutabilă, în principiu, puteți folosi chiar și o bucată de hârtie Whatman și un creion. Principalul lucru este să respectați cu strictețe toate regulile.
Notația executabilă necesită un mediu IT specific - BPMS. În același timp, recomand să rulați chiar și cele neexecutabile în BPMN, deoarece aici mediul însuși ajută la identificarea posibile greșeli, contradicții, ceea ce crește alfabetizarea și acuratețea descrierii procesului de afaceri.
Diferențele dintre proces și abordări funcționale
O alta fapt important, care vă va ajuta să înțelegeți ce este cu adevărat „managementul proceselor de afaceri”. Am aflat deja că managementul este crearea unei anumite secvențe de acțiuni ale angajaților. Acestea. ca urmare, fiecare sistem automatizat funcționează într-un mod specific. Și o persoană este obligată, conform instrucțiunilor, să efectueze și acțiunile specificate conform instrucțiunilor.De asemenea, trebuie să știți:
Pentru planificarea strategică și evaluarea performanței companiei „în ansamblu”, este mai bine să folosiți modelarea funcțională și notațiile (de exemplu, IDF0). Am scris despre asta în detaliu în articolul „Introducere în notația IDEF0 și un exemplu de utilizare”. Aici puteți începe de la rezultatul dorit și puteți construi o secvență de funcții cutie neagră necesare pentru a-l atinge.
Pentru a gestiona succesiunea de acțiuni și a o optimiza. ceea ce se întâmplă în fiecare etapă de lucru, precum și îmbunătățirea interacțiunii dintre diferitele „cutii negre”, este necesară o abordare a procesului BPM. Aici studiați acțiunile în sine, urmăriți viteza și intensitatea muncii de a obține rezultate, le optimizați și le standardizați.
Dacă faceți modificări într-un proces de afaceri, atunci începeți întotdeauna nu de la întreg, ci de la o parte. Acestea. modificați algoritmul programului și/sau ajustați fișa postului pentru un angajat care îndeplinește anumite funcții. Ca urmare, unul dintre elementele procesului de afaceri se modifică și, ca urmare, procesul de afaceri în ansamblu.
Trebuie să înțelegeți:
Crearea unei descrieri a unui proces de afaceri începe „ca un întreg”, după care fiecare proces este împărțit în subprocese și detaliat într-o anumită măsură.
Schimbarea unui proces de afaceri, dimpotrivă, începe de la nivelurile „inferioare” – detaliu maxim. Și de la detalii până la ansamblu, se fac toate corecțiile necesare.
Într-o abordare funcțională, obiectele de intrare și de ieșire sunt foarte importante. În funcția cutie neagră în sine, se realizează o anumită prelucrare a obiectelor rezultatul cerut. Și aici accentul principal este pe „ce anume vrem să obținem”, adică. abordarea managementului afacerii este mai degrabă strategică.
Cu o abordare prin proces, obținem un răspuns la întrebarea „cum este cel mai bine să facem acest lucru”, adică Ne concentrăm pe managementul tactic și operațional. Prin urmare, aici, când elementele individuale se schimbă între „intrare și „ieșire”, întregul proces se schimbă.
De asemenea, atunci când detaliezi, este important să se determine nivelul optim: nu prea „în general”, dar nici nu se detaliază un proces amplu până la acțiunile fiecărui angajat. Am văzut odată o descriere a proceselor de afaceri postată pe o hârtie Whatman de doi metri. Dar cu cât procesul este mai complex și mai detaliat, cu atât mai dificil va fi perceput „ca un întreg” și, ca urmare, va fi mai dificil de înțeles și îmbunătățit.
Din aceste motive, atunci când se lucrează cu procese de afaceri, se utilizează descompunerea pe mai multe niveluri, adică detaliile fiecărei „cutii negre” sunt separate într-un proces separat. Și din același motiv, abordarea procesului nu este folosită pentru planificarea strategică; pentru aceasta, repet, se folosește modelarea funcțională.
Descrierea lucrului cu BPM
Pentru a înțelege mai bine ce este BPM (managementul proceselor de afaceri), voi da un exemplu de succesiune de acțiuni ale unui analist de afaceri în cadrul acestei metodologii:Sondajul persoanelor (angajații companiei). Înțelegerea modului în care se lucrează în fiecare caz specific.
Documentarea procesului de afaceri pe baza datelor primite. În această etapă, analistul primește o descriere „ca atare” a procesului de afaceri.
Studierea procesului de afaceri rezultat din punct de vedere al punctelor slabe și al posibilităților de optimizare:
Pe baza schemei optimizate (după caz), sunt create documente: fișe de post, manuale de utilizare și, dacă este necesar, sunt implementate soluții automate.
După implementare, pe baza notării, se monitorizează procesul de afaceri, se identifică eventualele inconsecvențe și se studiază cauzele acestora.
Dacă este necesar, se fac modificări ale schemei pe baza deficiențelor identificate sau a modificărilor în activitatea companiei legate de factori externi.
Ciclul de viață al procesului în BPM
După cum se poate observa din secvența descrisă mai sus, fiecare proces de afaceri trece printr-un anumit ciclu de la creare până la implementare. Apoi, pentru o perioadă de timp, funcționează „ca atare”. După care practica arată anumite neajunsuri și neajunsuri, analistul studiază raportarea și, la rândul său, găsește câteva „puncte slabe”. Procesul este în curs de modernizare.Acest ciclu poate fi repetat de un număr infinit de ori. Orice afacere, orice organizație nu este un monolit înghețat, ci un organism în curs de dezvoltare într-un mediu în continuă schimbare. Specificul legislației se schimbă, concurenții vin și pleacă de pe piață, apar noi instrumente de automatizare etc.
Regula principală a unui analist de afaceri: atunci când optimizați un proces, trebuie să vă puteți opri la timp. Și aici este necesar să se analizeze clar complexitatea (costul) modificărilor și eficiența sporită (beneficii) ca urmare.
Avantaje și dezavantaje ale BPM
Beneficiile utilizării BPM includ:- Capacitatea de a detalia cât mai mult posibil acțiunile oamenilor și sistemelor necesare obținerii rezultatelor.
- Notațiile grafice sunt vizuale, ceea ce vă permite să înțelegeți caracteristicile proceselor din companie și să vedeți punctele slabe ale acestora.
- Notațiile sunt perfecte ca instrucțiuni pentru interpret, care va primi o secvență clară și fără ambiguitate de acțiuni. În același timp, va fi proiectat grafic - în cel mai convenabil mod pentru percepția umană.
- Atunci când se utilizează o abordare prin proces, rezultatul procesului va fi standardizat și în concordanță cu ceea ce este așteptat. Acest lucru va reduce influența factorului uman asupra nivelului de serviciu sau a performanței oricăror alte tipuri de muncă.
- Metodologia BPM este bine dezvoltată și standardizată datorită BPMN. În același timp, instrumentele (notații BPMN) sunt intuitive chiar și pentru persoanele care nu au studiat deloc managementul proceselor de afaceri. Pe de altă parte, prezența standardelor și regulilor vă permite să evitați erorile în timpul dezvoltării și să creați notații executabile (elemente gata de automatizare a afacerii) în sistemul BPMS.
Dezavantajele BPM, așa cum se întâmplă adesea, sunt în același loc cu avantajele:
- Un grad ridicat de detaliu în procese interferează cu percepția asupra performanței afacerii pentru planificarea strategică.
- Oamenii care dezvoltă modelul de proces au o responsabilitate foarte mare. Orice greșeală poate duce la rezultate dezastruoase. De exemplu, atunci când se dezvoltă un model funcțional, există date la intrare, un rezultat la ieșire, instrumente pe care compania le oferă executantului și interpretului însuși. În timp ce executantul produce rezultatul așteptat la ieșire, în cadrul funcției el poate acționa la propria discreție, alegând metoda optima atingerea scopului. Cu o abordare prin proces, executantul este privat de „libertatea de manevră”. El are o secvență clar definită de acțiuni, ținând cont de toate conditii posibile. Și nu are dreptul să acționeze diferit, chiar dacă rezultatul se dovedește a fi diferit de ceea ce era așteptat.
- Procesul de afaceri este static și practic nu este supus ajustărilor din interior. Interpretul primește o secvență clară de acțiuni și nu mai poate lua inițiativa. Ca rezultat, executanții vor repeta orice greșeală din nou și din nou până când aceasta este corectată în procesul de afaceri în sine.
Pentru ce companii sunt potrivite BPM?
Abordarea procesului este ideală pentru companiile de stat. Aici este importantă îmbunătățirea nivelului de servicii și a calității muncii, în timp ce standardizarea serviciului este de asemenea importantă. Într-o companie de stat, clienții nu se așteaptă la niciun bonus sau inițiative speciale. Dar serviciul trebuie efectuat în interior și în exterior la nivelul corespunzător.În companiile comerciale, abordarea procesului este bună pentru standardizarea muncii; vă va permite să „trageți” nivelul de serviciu la anumite standarde. Pe de o parte, acesta este un mare plus. Pe de altă parte, este și un minus, deoarece angajații proactivi și talentați, oricât și-ar dori, nu vor putea să se dovedească și să aducă mai multe beneficii și profit. Abordarea procesului este tocmai stabilitatea și o anumită natură statică. Prin urmare, atunci când îl utilizați, trebuie să înțelegeți clar unde vi se potrivește acest tip de muncă și unde este mai bine să le oferi oamenilor mai multă libertate.
Pentru ca procesul de afaceri să fie benefic și să nu fie dăunător, se recomandă colectarea comentariilor și erorilor de la participanții la procesul de afaceri. Nu este nevoie să presupunem că BPM este adevărul suprem.
Am vorbit deja mai detaliat despre cum să gestionezi o afacere folosind procese de afaceri în articolele anterioare și voi vorbi de mai multe ori. Aici am încercat să explic cât mai simplu posibil diferențele dintre termenii BPM, BPMS, BPMN și să descriu însuși conceptul de „managementul proceselor de afaceri”. Fără aceste cunoștințe de bază, este imposibil să înțelegem abordarea procesului.
Intrebari si raspunsuri
Care este diferența dintre modelarea funcțională și modelarea proceselor?În abordarea funcțională, ne uităm la acțiunile oamenilor și sisteme automatizate ca o „cutie neagră”. Și abordăm modelarea din punctul de vedere al etapelor de realizare a scopului, precum și al resurselor necesare pentru aceasta. În modelarea proceselor, studiem succesiunea de acțiuni ale angajaților și sistemelor în fiecare etapă pentru a le optimiza și a crește eficiența.
Ce concepte sunt incluse în BPMN?
În primul rând, acesta este sistemul BPMN în sine, precum și o descriere a notațiilor BPMS. Am scris despre ele în acest articol și în detaliu în articolele anterioare (vezi link-uri recomandate la sfârșitul publicației). În plus, nu cu mult timp în urmă au apărut concepte noi - DMN și CMMN. Nu mă voi opri asupra lor în detaliu acum. Voi încerca să descriu concepte noi și caracteristicile lor în publicațiile viitoare.
De ce avem nevoie de atâtea complexități și abordări diferite în construirea notațiilor?
Managementul proceselor de afaceri și metodologia BPM în sine sunt necesare, printre altele, pentru managementul direct al echipelor mari. Acesta este motivul pentru care sunt necesare notații, descrieri ale proceselor de afaceri și o gamă largă de instrumente.
De unde să începi să lucrezi cu BPM?
Învață limbajul de notație BPMN și încearcă să-l folosești în munca ta. Principalul lucru este să nu vă fie frică să începeți. Veți înțelege că notațiile simple sunt mult mai ușor de construit în practică decât par. Și puteți învăța metodologia pas cu pas, bazându-vă pe instrumente grafice BPM simple și ușor de înțeles.
BPM poate fi folosit pentru sisteme manuale?
Poate sa. Această abordare este destinată, în primul rând, nu automatizării (sectorul IT are propriile instrumente), ci organizării muncii unei companii sau a oricărei echipe. Aici pot fi luate în considerare zonele de lucru care utilizează sisteme automate. Sau putem lua în considerare doar procesele dintr-o echipă, oricare dintre ele - de la echipe de construcții sau producție până la echipe de creație dintr-o societate de teatru sau filarmonică. Principalul lucru este să descrieți în mod clar cum are loc procesul de care sunteți interesat, precum și cum doriți să-l schimbați.
Managementul proceselor devine un standard de facto pentru mulți manageri; cu toate acestea, fără utilizarea unor instrumente moderne, managementul proceselor de afaceri este destul de dificil de organizat într-o companie, iar acest lucru se datorează în primul rând complexității lor ca obiecte de management. Pe lângă definirea procesului de afaceri, descrierea, îmbunătățirea și reglementarea acestuia, automatizarea acestuia „end-to-end” este necesară pentru implementarea în companie. Pentru ca un proces de afaceri să devină gestionabil, este necesar să se asigure direcționarea sarcinilor în conformitate cu logica sa, precum și parametrii de control precum timpul de execuție al funcțiilor individuale, abaterile de la timpul standard de execuție și costul procesul. Dacă o companie folosește un astfel de instrument, atunci putem vorbi despre crearea unui ciclu complet de management al proceselor de afaceri, în cadrul căruia acest proces este îmbunătățit, ținând cont de statisticile colectate. În ciuda pasiunii generale pentru implementarea sistemelor de clasă ERP, rezultatele obținute nu asigură automatizarea „end-to-end” a proceselor de afaceri și, prin urmare, există acum un interes din ce în ce mai mare pentru rezolvarea problemelor sale folosind sisteme informatice specializate din clasă. Sistem de management al proceselor de afaceri (BPMS, sistem BPM).
Sistemele din clasa BPMS sunt moștenitorii sistemelor de flux de lucru, iar termenul de flux de lucru se referă la gestionarea fluxului de muncă și, prin intermediul acestuia, a procesului de afaceri. Conform glosarului organizației internaționale Workflow Management Coalition (WfMC), fluxul de lucru este automatizarea totală sau parțială a unui proces de afaceri în care documentele, informațiile sau sarcinile sunt transferate pentru a efectua acțiunile necesare de la un participant la altul în conformitate cu un set. a regulilor procedurale. Un expert de la Delphi Group, o companie de consultanță pentru fluxul de lucru din Boston, spune astfel: „Managementul fluxului de lucru subliniază importanța procesului ca container pentru informații.
Acest model se bazează pe procese, nu pe informații.” Prin urmare, un sistem de flux de lucru/BPM este un sistem care permite crearea, implementarea și gestionarea unui flux de lucru folosind un software care este capabil să interpreteze descrierea procesului de afaceri, să interacționeze cu participanții la fluxul de lucru și, dacă este necesar, să apeleze aplicatii adecvate. De fapt, sistemele de flux de lucru/BPM sunt reacția pieței IT la abordarea prin proces a managementului. În același timp, realitățile pieței ruse de automatizare a proceselor de afaceri au propriile lor specificuri asociate cu prezența destul de puternică pe piață a sistemelor de clasă Document Management System (DMS), care, pe lângă funcționalitatea de stocare și recuperare a documentelor, au module de rutare a documentelor (Docflow).
Problema este că mulți clienți nu fac încă diferența între funcționalitatea Docflow și Workflow, iar atunci când aleg sistemele informaționale caută o singură platformă pentru rezolvarea problemelor de management al documentelor și managementului proceselor de afaceri, în ciuda faptului că acestea sunt clase diferite de sisteme. . Prin urmare, atunci când alegeți un sistem informațional, întâlniți adesea cerințe pentru funcționalitatea prezentă în sisteme diferite clase, care arată dezvoltarea insuficientă a piețelor pentru sistemele informaționale pentru managementul documentelor și managementul proceselor de afaceri, în urma căreia acestea încearcă să rezolve probleme inerente diferite folosind un singur instrument. O limită clară pentru utilizarea sistemelor de clasă BPMS este concentrarea pe gestionarea proceselor de afaceri, mai degrabă decât a documentelor.
Dacă un proces de afaceri are o logică clară și un număr mare de copii pe zi, de exemplu, un proces bancar pentru creditarea cu amănuntul (mai mult de 1000 de cereri pe zi), atunci, desigur, sarcina principală va fi direcționarea cererilor de împrumut , în timp ce sarcina de căutare și stocare va fi secundară. În astfel de cazuri, când obiectul automatizării este un proces de afaceri, utilizarea sistemelor BPM este cea mai justificată. Totuși, dacă sarcina este de a automatiza rutarea gratuită a documentelor în întreaga companie (fără algoritmi de procesare clar definiți) și cu o frecvență redusă de execuție, în acest caz vor fi de preferat sistemele DMS care conțin funcționalitatea Docflow.
Implementarea BPMS este strâns legată de implementarea managementului proceselor în companie, iar fără a se concentra asupra proceselor de afaceri ca obiecte de management, va fi complexă și ineficientă. Dacă o companie operează printr-un sistem de înregistrare și înregistrare a documentelor, atunci pentru a trece la managementul procesului de afaceri și la utilizarea BPMS, este necesar să se identifice și să standardizeze principalele procese de afaceri și abia apoi să se înceapă să le automatizeze, ceea ce va necesita schimbări în domeniile de autoritate și responsabilitate în companie.
Principalele clase BPMS
Dacă analizați materialele analitice, puteți vedea că analiștii Gartner împart piața sistemelor BPM în două segmente mari. Primul segment este piața sistemelor BPM (system-to-system), iar aceste soluții sunt inițial axate pe integrarea între sistemele informaționale. Ele sunt utilizate în principal pentru integrarea internă a proceselor de afaceri care au loc în sistemele informaționale. Un exemplu de astfel de integrare ar putea fi procesul de facturare într-o companie de telecomunicații, unde pot fi utilizate multe sisteme informaționale, ale căror funcții sunt îndeplinite fără intervenția umană, dar sistemele trebuie integrate între ele pentru „end-to-end” automatizarea acestui proces. Al doilea segment al pieței de sisteme BPM este sistemele BPM (de la persoană la persoană), care sunt concepute în primul rând pentru a automatiza secvența de lucru, de exemplu. procesele de afaceri efectuate de oameni.
În total, potrivit analiștilor Gartner, există cinci clase de sisteme BPM:
- sisteme administrative responsabile cu monitorizarea comenzilor;
- instrumente pentru organizarea muncii în echipă cu accent principal pe managementul documentelor, care pot fi atribuite funcționalității Docflow;
- Componente BPM ale altor sisteme - module interne de flux de lucru în alte sisteme; Sistemele BPM destinate integrării sunt sisteme cu funcționalitate de integrare sistem la sistem;
- sisteme BPM independente care permit rezolvarea problemelor de automatizare a proceselor de afaceri efectuate de oameni.
De menționat că piața BPMS, în ciuda dinamicii sale puternice de dezvoltare, are un număr mare de furnizori, ceea ce, potrivit analiștilor Gartner, va duce la fuziuni și achiziții la scară largă în viitorul apropiat. Dezvoltatorii de sisteme ERP și CRM „grele” sporesc funcționalitatea fluxului de lucru în soluțiile lor și, în plus, sistemele de gestionare a documentelor Document Management System (DMS) includ module de flux de lucru achiziționate sau proprietare, ceea ce împreună duce la creșterea concurenței pe această piață și probleme de selecție a sistemului de complexitate crescută.
Domenii de aplicare ale BPMS
În cele mai multe cazuri, utilizarea BPMS este cea mai eficientă în acele industrii în care companiile au inițial o organizare de proces a activităților și specificitate în logica proceselor de afaceri, precum și o frecvență ridicată a schimbărilor în procesele existente. Pentru astfel de companii, BPMS reprezintă singura modalitate de automatizare a proceselor, deoarece utilizarea soluțiilor IT „monolitice” sau a dezvoltărilor interne, de regulă, duce la faptul că, din cauza schimbărilor emergente în afaceri, aceste soluții încetează rapid să se îndeplinească. noi cerințe.
Industria bancară este unul dintre principalii consumatori de BPMS. Acest lucru se datorează particularităților organizării proceselor de front-office pentru fiecare bancă. Cel mai comun exemplu de utilizare a BPMS într-o bancă este automatizarea proceselor de creditare cu amănuntul. Exemple de alte procese de afaceri bancare pe care BPMS le poate automatiza includ procese pentru gestionarea solicitărilor de servicii pentru clienți în biroul de asistență (schimbări de adrese, rambursări, gestionarea contului și deschiderea de noi conturi).
Aproape întregul front office al băncilor poate fi automatizat folosind BPMS și, în plus, integrat cu alte sisteme informatice utilizate în bancă. În companiile din industria telecomunicațiilor, BPMS poate fi utilizat pentru a automatiza procesele asociate cu procesarea cererilor de la mai mulți clienți. Aceste companii pot, de asemenea, automatiza procesele de gestionare a incidentelor utilizatorilor (Trouble Ticket), etc.
Pentru companiile din industria energetică, este cel mai eficient să folosească BPMS în procesele care implică deservirea unui număr mare de clienți. Unul dintre aceste procese este conectarea tehnologică la rețea, în cadrul căreia are loc interacțiunea clienților companiei și a mai multor divizii interne. În plus, alte procese pot fi automatizate, de exemplu, o companie energetică a automatizat procedura de codificare și aprobare a facturilor. Este important de reținut că BPMS poate fi folosit și pentru automatizarea proceselor auxiliare de afaceri. Prelucrarea cererilor de servicii si achizitii, managementul personalului, angajamente salariile, rezervarea biletelor și a mașinilor - toate aceste procese sunt deja automatizate folosind BPMS, care se confirmă sub formă de proiecte finalizate.
Un sistem de management al calității este un alt domeniu de utilizare a unui BPMS, iar acesta este legat în primul rând de procesele de gestionare a înregistrărilor, care pot fi, de asemenea, automatizate. Mai mult, procedurile de control al calității pot fi integrate în procese automatizate de un BPMS, eliminând cantitate mare muncă de rutină. Unele companii folosesc un BPMS pentru a gestiona conformitatea cu legislația, cum ar fi Sarbanes-Oxley (SOx), permițându-le să creeze un sistem control intern, majoritatea acțiunilor în care sunt efectuate automat (proceduri de control, crearea probelor de control etc.).
Un alt domeniu larg de utilizare a BPMS este administrația publică. Exemple de procese administrative și de management automatizate cu ajutorul BPMS pot fi răspunsurile la reclamațiile cetățenilor, urmărirea corespondenței administrative, eliberarea de licențe sau permise etc. Există exemple de utilizare a BPMS în asistența medicală pentru automatizarea proceselor de înregistrare a noilor clienți și în companiile de consultanță. (includerea de noi angajați în activități, elaborarea de propuneri comerciale, negocierea contractelor, managementul personalului).
Criterii de selecție BPMS
Utilizarea ulterioară a acestuia depinde în mod semnificativ de alegerea corectă a unui sistem informațional de clasă BPMS. Cu toate acestea, astăzi majoritatea deciziilor sunt luate intuitiv, ceea ce duce adesea la dezamăgire cu rezultatele automatizării. Atunci când alegeți un BPMS, de regulă, se concentrează numai pe semne externe- numărul de instalații, „intensitatea” numelui și, desigur, costul. În același timp, nu este dat atentie speciala funcționalitatea și implementarea sa tehnică, ceea ce duce la limitări în munca ulterioară: lipsa multiplatformelor, scalabilitate insuficientă, complexitatea efectuării modificărilor.
Făcând o alegere fără a înțelege parametrii tehnici și funcționali ai BPMS, puteți face o greșeală care va fi imposibil de corectat în viitor fără pierderi, așa că trebuie să răspundeți la următoarele întrebări: cum să alegeți Sistem informaticîn funcție de scopurile și obiectivele afacerii și de starea actuală a automatizării; cum să prioritizezi procesele de afaceri care necesită automatizare; dacă efectul implementării va depăși costurile de achiziție a BPMS.
Unul dintre etape cheie Alegerea BPMS este de a dezvolta cerințe pentru sistem și furnizor. Ca parte a acestei lucrări, sunt identificate cele mai critice procese de afaceri, infrastructura IT este auditată, limitele automatizării sunt determinate și cerințele sunt colectate de la utilizatorii cheie ai companiei. Numărul acestor cerințe poate varia foarte mult; de exemplu, pentru companiile mari poate fi de aproximativ 500, iar pentru companiile mici, de aproximativ 100.
Pentru a face mai ușor să lucrezi cu atât de multe cerințe, este necesar să le clasificăm în grupuri: funcționale, tehnice, de cost și furnizor. Acest lucru vă permite să aplicați diferite metode de standardizare, cântărire și evaluare pentru fiecare grup și să obțineți maximum evaluare calitativă conformitatea BPMS cu nevoile companiei. Analiștii Gartner sugerează să acordați atenție următoarelor cerințe atunci când alegeți un BPMS:
- suport pentru sarcini de la om la om și interfață ușor de utilizat
- sprijinirea structurii organizaționale și a grupurilor de rol
- capacitatea de a reatribui sarcini, de a interveni prompt în proces și de a gestiona situații excepționale
- capacitatea de a controla logica procesului de la locul de muncă al utilizatorului; ușurință în utilizare și administrare
- prezența instrumentelor grafice pentru dezvoltarea modelelor de procese de afaceri
- arhitecturi și standarde acceptate
- performanță și scalabilitate; capacitatea de a deservi procese multiple, de lungă durată și distribuite
- interfață de configurare clară și posibilitatea participării minime a specialiștilor IT la implementare și suport
- capacitatea de a furniza informații în timp real despre abaterile indicatorilor de proces
- suport pentru arhitectura orientată pe servicii (SOA - Service Oriented Architecture)
- prezența modelelor de procese de afaceri pe baza cărora pot fi dezvoltate noi procese
- cost total scăzut de proprietate
Luând aceste cerințe BPMS ca bază și adăugând cerințele specializate ale companiei dvs., puteți înțelege care ar trebui să fie BPMS pe care îl alegeți. În continuare, ofertanții sunt identificați prin colectarea de informații despre BPMS existent. Acum există aproximativ 50 de furnizori mari de BPMS pe piața rusă, iar numărul acestora crește de la an la an, așa că este necesară abordarea sistematică a procesului de colectare a informațiilor.
Informațiile despre BPMS pot fi obținute prin analizarea surselor deschise, pe baza cărora se întocmește o listă de sisteme acceptate pentru a fi luate în considerare, iar apoi folosind formulare (RFI - Request For Information) se transmite o cerere de informații furnizorilor. Pe baza răspunsurilor primite, are loc o analiză inițială a conformității cu cerințele, după care se determină participanții la licitație.
Odată identificați participanții, se organizează o licitație prin întocmirea și transmiterea către furnizori a unei cereri de propunere comercială (RFP - Request For Proposal), care conține lista plina cerințele pentru BPMS. Pe baza răspunsurilor participanților, propunerile comerciale sunt evaluate și se recomandă, de asemenea, să „încercați” cum vor funcționa aceste sisteme pe datele reale ale companiei. Pentru a face acest lucru, este pregătit un caz de testare al unui proces de afaceri sau se realizează o implementare „pilot” a BPMS pe un proces. Experiența în implementarea proiectului a arătat că alegerea BPMS poate fi făcută în decurs de o lună. În acest timp, puteți formula cerințele necesare și suficiente și, ținând cont de ele, puteți selecta un BPMS și o echipă de implementare.
Zakl studiu
Trecerea la managementul proceselor poate fi graduală și realizată prin automatizarea procedurilor mici și a proceselor auxiliare folosind BPMS, prin urmare, la alegerea unui BPMS, este necesar să înțelegem avantajele strategice ale abordării în ceea ce privește schimbarea sistemului de management al companiei. Este important de menționat că abordarea procesului și BPMS vor permite utilizarea acestora abordări moderne, ca arhitectură orientată pe servicii (Arhitectura Orientată pe Servicii - SOA).
Cu toate acestea, principalul obstacol în calea implementării BPMS în Rusia este lipsa de înțelegere a tuturor beneficiilor managementului proceselor. Aderarea la o schemă de management funcțional adesea nu face posibilă automatizarea completă a proceselor de afaceri și implementarea managementului proceselor. Dar, în același timp, creșterea concurenței în multe industrii rusești ne permite să sperăm că sarcinile de îmbunătățire a proceselor de afaceri vor deveni o nevoie urgentă, ceea ce va provoca un interes și mai mare pentru BPMS.
A. Koptelov, director al proiectului „Controlling 24″ IDS Scheer Rusia și țările CSI
„Ziar financiar”
