Datele documentelor contabile primare verificate si acceptate in contabilitate sunt sistematizate dupa datele tranzactiilor (in ordine cronologica) si reflectate cumulativ in urmatoarele registre contabile bugetare.

Jurnalul tranzacțiilor De cont„Casă de marcat”.

Folosit pentru înregistrarea fluxurilor de numerar la casieria instituției. Înregistrările în registrul specificat se fac zilnic pe baza raportului de casierie.

Jurnalul tranzacțiilor cu fonduri fără numerar, care este un registru pentru înregistrarea mișcării fondurilor în contul personal al instituției.

Jurnalul tranzacțiilor de decontare cu persoane responsabile.

Ea ține evidența în mod liniar pentru fiecare persoană responsabilă cu valoarea avansului emis, cheltuielile efectuate și soldul avansului neutilizat depus la casierie. Înscrierile în acest registru se fac pe baza unor rapoarte prealabile.

Jurnalul decontărilor cu furnizorii și antreprenorii se formează pentru fiecare acord cu furnizorii și antreprenorii și este destinat contabilizării analitice a calculelor efectuate cu aceștia în combinație cu contabilitatea sintetică. Registrul se ține pe bază de facturi, borderouri de primire bunuri materiale, facturi de plată pentru lucrările efectuate, servicii prestate, certificate de recepție pentru lucrările efectuate și servicii prestate pentru fiecare furnizor și antreprenor.

Jurnalul tranzacțiilor cu debitorii pentru venituri utilizate pentru a contabiliza tranzacțiile de acumulare a veniturilor.

Jurnalul tranzacțiilor de decontare a salariilor se întocmește pe baza statelor de salarii consolidate cu documente primare anexate acestora (fișe de lucru, comenzi de la manager etc.).

Jurnalul de tranzacții privind cedarea și transferul activelor nefinanciare utilizate pentru a anula din contabilitatea bugetară și mișcarea intra-operatorie a activelor fixe, imobilizărilor necorporale, pentru a contabiliza sumele de amortizare acumulate pentru perioada de raportare. Înregistrările contabile din acest registru se întocmesc pe baza actelor relevante privind radierea activelor nefinanciare și a sumei deprecierii acumulate la data radierii, reflectată în fișele de inventar.

Jurnal de validare

Jurnal pentru alte tranzacții

Ia în considerare tranzacțiile financiare și economice care nu sunt reflectate în alte reviste.

Toate jurnalele de tranzacții au aceeași formă. Pentru a clarifica în Registrul general din care Jurnal de operațiuni sunt trecuți indicatorii, fiecăruia dintre aceștia i se atribuie un număr de serie, care ar trebui să se reflecte în ordinea instituției „Cu privire la politica contabilă”. Jurnalele de tranzacții trebuie să fie semnate de contabilul-șef al instituției, precum și de executorul care a întocmit acest jurnal de tranzacții, cu indicarea funcției.

Se înregistrează cifra de afaceri lunară pe conturile din Jurnalele de tranzacții la Registrul generalîn următoarea secvență:

• 1) toate cifrele de afaceri din Jurnalul de tranzacții cu fonduri fără numerar sunt transferate în Registrul general;
• 2) toate tranzacțiile sunt transferate din Jurnalul de operațiuni din contul de numerar în registrul general. Excepție o constituie primirea de numerar dintr-un cont personal la casa instituției și depunerea numerarului de la casa instituției în contul personal;
• 3) din Jurnalul de tranzacții ale decontărilor cu persoane responsabile, cifra de afaceri la emiterea și restituirea sumelor contabile reflectată în Jurnalul de tranzacții în contul „Cash” nu se transferă în Registrul general;
• 4) acele cifre de afaceri care nu includ operațiuni de plată reflectate în Jurnalele de tranzacții corespunzătoare sunt transferate din Jurnalul decontărilor cu furnizorii și antreprenorii;
• 5) din Jurnalul de tranzacții de decontări cu debitorii pentru venituri se virează cifre de afaceri, inclusiv operațiuni de acumulare a veniturilor de către administratorii veniturilor bugetare pe baza documentelor primare privind acumularea și încasarea veniturilor, decontări furnizate de organul care asigură servicii de numerar pentru executarea bugetului;
• 6) toate cifrele de afaceri sunt transferate din Jurnalul operațiunilor de decontare a salariilor, cu excepția tranzacțiilor cu fonduri fără numerar și în numerar;
• 7) din Jurnalul de tranzacții privind cedarea și transferul activelor nefinanciare și Jurnalul altor tranzacții, cifrele de afaceri care nu au fost transferate acestuia din Jurnalele de operațiuni anterioare se transferă în Registrul general.

Corectitudinea reflectării în Registrul general al cifrei de afaceri din Jurnalele de operațiuni se verifică astfel:

• - suma soldurilor debitoare ale tuturor conturilor la începutul perioadei corespunzătoare trebuie să fie egală cu suma soldurilor creditoare ale tuturor conturilor la începutul acestei perioade;
• - sumă cifra de afaceri debitoare a tuturor conturilor pentru perioada corespunzătoare trebuie să fie egală cu suma cifrei de afaceri creditoare a tuturor conturilor.

Depozitarea documentelor

Atunci când se organizează stocarea documentelor privind activitățile unei instituții, pe lângă Legea contabilității, este necesar să se ghideze după prevederile Codului fiscal al Federației Ruse și ale Ordinului Ministerului Culturii din Rusia din 25 august, 2010 Nr. 558 „Cu privire la aprobarea Listei documentelor standard de arhivă de management generate în cadrul activităților organelor de stat, administrațiilor locale și organizațiilor, indicând termenul de valabilitate”, care indică termenul de valabilitate al acestora.

De exemplu, conform documentului de mai sus, trebuie păstrate statutele și regulamentele organizației (standard și individuale):

• a) la locul de dezvoltare si/sau aprobare - in mod constant;
• b) în alte organizații - 3 ani (după înlocuire cu altele noi).

Documentele de păstrare permanentă (până la lichidarea organizației) includ: raportare anuală consolidată, documente analitice pentru aceasta; bilanţuri de transfer, separare, lichidare; rapoarte anuale consolidate privind implementarea estimărilor bugetare; rapoarte privind transferul de fonduri către fonduri extrabugetare de stat; documente privind reevaluarea mijloacelor fixe și evaluarea valorii proprietății; declarații fiscale anuale.

Conturile personale de salarizare ale angajaților și documentele care confirmă utilizarea beneficiilor trebuie păstrate timp de 75 de ani.

Jurnalul de tranzacții nr. 7 este utilizat pentru înregistrarea tranzacțiilor de cedare și transfer de active nefinanciare. Lista documentelor depuse la acest jurnal este dată în recomandări.

La jurnalul decontărilor cu furnizorii și antreprenorii nr.4 se înscriu următoarele: contracte, facturi, facturi, acte, facturi etc.

În situația dumneavoastră, raportul de examinare tehnică (de la furnizor) poate fi depus la jurnalul nr. 4 sau se poate crea un folder separat pentru astfel de rapoarte. Trecerea unui mijloc fix în contabilitate în afara bilanţului pe bază de certificat contabil se reflectă în jurnalul pentru alte tranzacţii actul de radiere a proprietăţii din contul în afara bilanţului poate fi depus în jurnalul nr.99.

Totuși, trebuie avut în vedere că ținerea unui jurnal de tranzacții nr. 99 pentru conturile extrabilanțiere nu este prevăzută de Instrucțiunea nr. 157n. Prin urmare, dezvoltați singur procedura de înregistrare și stocare a documentelor privind mișcările din conturile extrabilanțiere și aprobați-le în politica contabilă a instituției.

Legislația nu stabilește procedura de creare a revistelor, astfel încât procedura de depunere a documentelor cu reviste ar trebui să fie fixată în politica contabilă a instituției.

Natalia Guseva, Director al Centrului de Educație și Control Intern al Institutului educație profesională suplimentară „Centrul financiar internațional”, consilier de stat al Federației Ruse, clasa a II-a, doctorat. n.

Serghei Razgulin, Consilier de stat actual al Federației Ruse, clasa a III-a

Registrele

Datele din documentele primare sunt reflectate în registrele contabile. Registrele sunt liste de tranzacții în ordine cronologică, care sunt grupate în conturi contabile. Sunt păstrate sub formă de cărți, reviste, cartonașe. Asemenea reguli sunt stabilite de art. 10 din Legea din 6 decembrie 2011 nr. 402-FZ, paragraful 11 ​​din Instrucțiunile pentru Planul de conturi unificat nr. 157n.

Menține registre folosind formulare standardizate. Dacă nu ați găsit un formular unificat pentru o tranzacție comercială, îl puteți dezvolta singur. Fixați-vă propriile registre în politica contabilă. Aceasta rezultă din paragrafele 6 și 8 din Instrucțiunile pentru Planul de conturi unificat Nr. 157n.

Important! Compilați registre electronic. Semnați-le cu o semnătură electronică. Și numai dacă nu există o astfel de posibilitate tehnică, întocmește-o pe hârtie (Instrucțiuni metodologice aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 30 martie 2015 nr. 52n, clauza 19 din Instrucțiunile pentru Planul de conturi unificat nr. 157n).

Citiți mai multe despre documentele electronice.

Forme unificate

Formele unificate ale registrelor contabile și instrucțiunile privind modul de completare au fost aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 30 martie 2015 nr. 52n. Nu puteți exclude coloane, rânduri sau coloane din ele, dar puteți adăuga detalii suplimentare.

Adăugați formularele unificate completate la politica contabilă, aprobată prin ordin (instrucțiune) managerului.

Astfel de reguli sunt stabilite în paragraful 7 din Instrucțiunile Planului de conturi unificat nr. 157n, paragrafele 13, 16, 23 din Instrucțiunile metodologice aprobate prin Ordinul Ministerului Finanțelor al Rusiei din 30 martie 2015 nr. 52n.

Forme pe care le-am dezvoltat noi înșine

Dacă formularul de registru nu este unificat, instituția are dreptul să-l dezvolte în mod independent. De asemenea, puteți utiliza formulare care sunt configurate în programul dvs. de contabilitate ca registre. De exemplu, cifra de afaceri, cardul de cont, analiza contului etc. Principalul lucru este că formularele neunificate sunt aprobate în politica contabilă și includ detaliile necesare:

• numele registrului;
• denumirea instituției;
• data de începere și de încheiere a menținerii registrului și (sau) perioada pentru care a fost întocmit registrul;
• gruparea cronologică și (sau) sistematică a obiectelor contabile;
• valoarea de măsurare monetară și (sau) naturală a obiectelor contabile indicând unitatea de măsură;
• titlurile de post ale angajaților responsabili cu ținerea registrului;
• semnăturile angajaților care țin aceste registre, indicând numele și parafa acestora sau alte detalii pentru identificarea acestor persoane.

Asemenea reguli sunt stabilite în paragraful 11 ​​din Instrucțiunile Planului de conturi unificat nr. 157n.

La înregistrarea obiectelor contabile în registre nu sunt permise următoarele:
- omisiuni sau retrageri;
- reflectarea obiectelor contabile imaginare și simulate.

Din cărți de referință

Ce principal să alegeți pentru jurnalele de operare

Selectați documentele primare pentru jurnalele de tranzacții în mod cronologic: după datele tranzacțiilor, datele la care acceptați documentul pentru înregistrare. Faceți acest lucru la sfârșitul perioadei de raportare: lună, trimestru, an.*

Ce documente ar trebui selectate pentru jurnale ar trebui să fie menționate în politica contabilă. Tabelul conține o selecție a principalelor documente care vor fi necesare pentru jurnale.

Din forme

Anexă la politicile contabile în scopuri contabile. Numerele jurnalului de tranzacții

Când este necesar: la formarea politicilor contabile. Atribuiți numere aleatoriu. De asemenea, puteți utiliza numerotarea dintr-un program de contabilitate.

Pentru toate jurnalele de tranzacții, se utilizează un singur formular nr. 0504071.

Fiecare tranzacție comercială, fie că este vorba despre primirea la casierie, achiziționarea de echipamente sau anularea combustibilului și lubrifianților, trebuie să fie confirmată cu un document primar și acceptată pentru contabilitate. Înregistrarea primară trebuie făcută în momentul operațiunii sau imediat după finalizarea acesteia. Și pentru sistematizarea informațiilor, se obișnuiește să se utilizeze registre contabile speciale - jurnalele de tranzacții comerciale.

Jurnal-comanda formă de contabilitate

Forma de contabilitate în care toate datele privind tranzacțiile comerciale sunt luate în considerare și sistematizate în jurnalele pentru înregistrarea tranzacțiilor comerciale se numește jurnal-ordine.

Principiile de bază sunt:

1. Inregistrarile se fac exclusiv pe conturi de credit, indicand corespondenta pe debit.
2. Înregistrările contabile sintetice și analitice sunt combinate într-un singur sistem de contabilitate.
3. Datele sunt reflectate în documentele contabile în contextul indicatorilor necesari controlului și raportării.
4. Puteți aplica jurnalele consolidate la conturile aferente.
5. Le puteți crea lunar.

Nu este necesar să folosiți această formă de contabilitate. O organizație poate păstra înregistrări folosind un formular de comandă memorială, care se bazează pe întocmirea comenzilor memoriale pentru fiecare tranzacție comercială. Acest tip are o serie de dezavantaje: un decalaj semnificativ între contabilitatea analitică și contabilitatea sintetică, precum și o intensitate crescută a muncii: trebuie să duplicați înregistrările de mai multe ori.

Formulare de revistă

Pentru angajații din sectorul public, Ministerul Finanțelor a elaborat și recomandat formulare unificate (Ordinele nr. 123n din 23 septembrie 2005 și nr. 25N din 10 februarie 2006). Dar nu este necesară utilizarea lor (Nr. 402-FZ din 6 decembrie 2011). Organizația are dreptul să elaboreze și să aprobe în mod independent formulare pentru jurnalele contabile. Dar pentru a face acest lucru, ar trebui să fie aprobate printr-un ordin separat al managerului sau sub forma unei anexe la politica contabilă.

Jurnalul OKUD formular 0504071

Lista revistelor curente

Angajații de stat folosesc aceste tipuri.

Organizațiile non-profit folosesc altele.

Caracteristici ale formării registrelor contabile

Legea nr. 402-FZ stabilește cerințe obligatorii pentru documentația contabilă. Indiferent de ce tip de formă a fost ales de organizație: unificată sau dezvoltată independent.

Detalii registru obligatorii:

1. Numele documentului și forma acestuia.
2. Numele complet al instituției.
3. Data de începere și data de încheiere a înregistrărilor în jurnal. Perioada pentru care s-a format.
4. Tipul de grupare a obiectelor contabile (grupare cronologică sau sistematică).
5. Indicarea unității de măsură a obiectelor contabile sau a valorii monetare a măsurării.
6. Indicarea funcționarilor responsabili cu ținerea registrului.
7. Semnăturile persoanelor responsabile.

Jurnalele de înregistrare sunt întocmite pe hârtie sau electronic. Pentru acesta din urmă, veți avea nevoie de o semnătură electronică pentru a certifica documentul. Fără semnătură (electronică sau scrisă de mână), ordinea jurnalului este considerată nevalidă.

Sunt permise corecții. Acestea pot fi introduse numai de către persoana responsabilă cu menținerea jurnalului. Alături, trebuie să indicați data și să certificați înregistrarea corecțională cu o semnătură, cu o descriere a funcției și numele complet al persoanei responsabile.

Reguli de umplere

Fiecare revistă are propriile cerințe de umplere. Să aruncăm o privire mai atentă la regulile de bază de umplere.

Jurnalul de înregistrare a ordinelor de numerar primite și ieșite (JO nr. 1)

Facem înregistrări pe baza raportului casieriei, confirmat de documentele relevante ( și ) la sfârșitul zilei de lucru. Dacă mișcările la casa de marcat sunt nesemnificative, este permisă efectuarea înscrierilor în registru cu 3-5 zile înainte, conform mai multor rapoarte în același timp. Apoi în câmpul „Dată” indicăm perioada pentru care facem înregistrări. De exemplu, 3-6 sau 20-23.

Comanda revistei 2

Înregistrările se fac pe baza extraselor bancare și a altor documente justificative (cecuri, extrase de cont personal). Este permisă efectuarea unei înregistrări pe mai multe extrase de cont. În acest caz, în câmpul „date”, asigurați-vă că indicați data de început și de sfârșit a declarațiilor.

Comanda revistei 6

Completăm registrul pe baza documentelor care confirmă decontările cu furnizorii și antreprenorii. Îmbinarea înregistrărilor nu este permisă. Soldurile finale ale perioadei precedente se transferă în registrul următor, în câmpul „Sold la începutul lunii”.

Comanda revistei 7

Înregistrăm decontări cu persoane responsabile. Facem înregistrări separate pentru fiecare raport în avans. Concatenarea sau gruparea de rânduri nu este permisă.

Mandatul de jurnal 13

Înregistrăm cheltuielile pentru producția proprie, în contextul fiecărei tranzacții comerciale (amortizări, salarii personalului de producție, materiale, cheltuieli amânate etc.).

Când se utilizează programe automate de contabilitate, datele din jurnalele de ordine sunt completate automat. Mai mult, înregistrările sunt generate pentru fiecare tranzacție comercială separat.

Jurnalul de tranzacții poate fi deschis din Operațiuni meniul principal al programului. Toate documentele care formează tranzacții contabile ajung și ele în acest jurnal. Dacă steagul a fost setat în setarea de configurare generală Pune toate documentele într-un jurnal atunci acest jurnal va include și documente care nu formează o tranzacție contabilă (cum ar fi Cerere neconfirmata, imputernicire, acte de plataŞi Ordinele personalului).

Acest jurnal este conceput special pentru lucrul cu operațiuni și are o serie de caracteristici. De exemplu, este posibilă împărțirea jurnalului în 2 subferestre - pentru lista de operațiuni și pentru lista de tranzacții a operațiunii curente, pentru care în meniu Acțiuni trebuie să selectați un articol Afișează postări. În plus, pentru operațiunile generate de documente, este posibilă deschiderea pentru editare nu numai operația în sine, ci și documentul care a generat această operație.

Revista este interesantă pentru sistemul său de căutare și selectare a documentelor pe diverse criterii. Pentru organizațiile a căror contabilitate conține documente și tranzacții care nu sunt prevăzute de setul standard al programului, este posibilă introducerea acestora prin crearea de tranzacții standard. În jurnalul de tranzacții, puteți nu numai să introduceți orice document, ci și să creați unul nou introducând pe baza unui alt document. Dacă în toate celelalte jurnale este posibil să se genereze un registru de documente pentru tipărire pentru orice perioadă de timp, atunci în jurnalul de tranzacții este posibil să se genereze un registru de documente pentru tipărire cu tranzacțiile generate de aceste documente.

Pentru a introduce o operațiune tipică în jurnalul de operațiuni folosind butonul Introduceți o operațiune standard, trebuie să creați un șablon pentru această operațiune.