Într-un flux nesfârșit de cazuri, poți să fii confuz, să uiți ceva sau pur și simplu să nu ai timp să o faci. Afacerile neterminate se acumulează astfel și o îngreunează pe următoarea. zi noua cu noi posibilitati. Și din nou aceeași problemă: nu am avut timp, am uitat, am amânat-o pentru mâine.
Asemenea situații se întâmplă adesea celor care nu știu să planifice, iar acest lucru nu este surprinzător, deoarece procesul de planificare necesită anumite abilități de gestionare a timpului și o atenție deosebită.
Există multe tehnici de planificare care utilizarea corectă resursă temporară pentru a extrage beneficiul maxim pentru ei înșiși. Să dăm un exemplu de tehnică cea mai eficientă și simplă, care se numește „Matricea Eisenhower” sau „Piața Eisenhower”.
- Acesta este principiul prioritizării, care vă permite să decideți în timpul zilei cel mai mare număr sarcini.
Acest principiu este unul dintre cele mai populare în managementul timpului. Este folosit în toată lumea: de la muncitori obișnuiți până la șefii marilor organizații ale corporațiilor de renume mondial.
Fondatorul acestui principiu este Dwight David Eisenhower (al 34-lea președinte al Statelor Unite). Avand in vedere programul incarcat, si-a optimizat programul de lucru prin organizarea sarcinilor in functie de importanta lor, ceea ce a dus la crearea unei tehnici proprii, care s-a remarcat prin simplitate si unicitate.
Matricea Eisenhower ca instrument de prioritizare
Eisenhower a împărțit cazurile în 4 categorii și le-a introdus într-un tabel în care a identificat clar pătrate care vă permit să distribuiți sarcinile planificate în funcție de urgența și importanța lor (a, b, c, d).
Fiecare pătrat are propriul său scop:
- „a” - semnificație specială urgentă;
- „b” - important, cu care poți aștepta;
- „c” – nu de primă importanță, ci urgent;
- „d” - non-urgent și neimportant.
Având prioritate în acest fel, poți învăța să gestionezi timpul, care va ajuta la atingerea obiectivelor, va crește performanța în implementarea sarcinilor planificate și va afecta succesul într-o anumită activitate.
Pentru a prioritiza în conformitate cu principiul lui D. D. Eisenhower, trebuie să studiați în detaliu categoriile (pătratele) din tabelul său.
Chestiuni importante și urgente (categoria a)
Sarcinile planificate care sunt cele mai semnificative și foarte urgente se încadrează în pătratul acestei categorii. Conform principiului lui Eisenhower, acest pătrat ar trebui să fie gol, liber pentru o nouă intrare zilnică, ceea ce pentru o persoană cu abilități de gestionare a timpului nu va face posibilă lansarea urgenței treburilor și să permită o situație critică dacă nu sunt finalizate.
Se întâmplă adesea ca cazurile din pătratul „b” să fie mutate în pătratul „a” din cauza lenei umane obișnuite, care este unul dintre motivele umplerii acestuia. Uneori i se poate întâmpla oricui, dar în cazul aruncării zilnice a lucrurilor din pătrat în pătrat, merită să faci autodisciplină.
Pentru a evita apariția sarcinilor neîndeplinite în pătratul „a”, este necesar să finalizați sarcinile altor categorii în timp util și să respectați cu strictețe lista de cazuri pentru acest pătrat. De asemenea, puteți utiliza metoda de delegare (atribuirea sarcinilor cuiva), care va face posibilă rezolvarea sarcinilor și nu lăsa cozi de lucru neterminat.
Lista de lucruri de făcut pentru pătratul „a”:
- afectarea negativă a atingerii obiectivului;
- problematic, care poate cauza probleme;
- in legatura cu sanatatea.
Chestiuni importante, neurgente (categoria b)
Această categorie include adesea cazurile cele mai promițătoare și prioritare. Eisenhower le atribuie un rol semnificativ, deoarece implementarea lor este cheia succesului. După cum arată experiența, dacă folosești timpul în mod responsabil când faci lucrurile incluse în pătratul „b”, atunci rezultate bune te va anunta foarte curand.
Avantajul acestui pătrat este că există timpul potrivit pentru lucruri importante, ceea ce vă permite să rezolvați problemele în mod constructiv și deliberat, în complet dezvăluie potențialul lor și reflectă (analizează) activități. Dar este important să știți ce să puneți deoparte cutie lungă aceste cazuri nu merită, deoarece există riscul de a le muta în primul pătrat, ceea ce este inacceptabil conform principiului Eisenhower.
Exemple de cazuri și sarcini ale pătratului „b”:
- Planificarea proiectului;
- parteneriat (căutare, cooperare);
- rezultatele proiectelor finalizate (evaluarea muncii depuse);
- căutarea perspectivelor de dezvoltare.
Cu privire la Viata de zi cu zi, atunci experții recomandă ca acest pătrat să includă aspecte legate de planificare, studiu, sport, dietă etc.
Chestiuni urgente, neimportante (categoria c)
Această categorie include sarcini secundare care nu suportă întârzieri. Se întâmplă adesea ca o persoană să se grăbească să îndeplinească sarcinile cele mai puțin importante și, astfel, să fie îndepărtată din obiectiv. Matricea Eisenhower necesită utilizarea precisă a tehnicii, așa că nu trebuie să faceți greșeli în clasificarea sarcinilor.
Când stabiliți priorități, nu confundați sarcinile legate de pătratul „c” cu sarcinile pătratului „a”. Iată un exemplu de posibilă confuzie:
Șeful dă o misiune care necesită execuție urgentă, în timp ce această misiune nu se aplică muncii. Această sarcină ar trebui plasată în pătratul „c” și considerată importantă, dar nu urgentă, deoarece este imposibil să vă abateți de la obiectivele propuse, pierzând astfel timpul cu ceva care distrage atenția de la lucrul principal.
Exemple de cazuri și sarcini ale pătratului „c”:
- oaspeți neaștepți care necesită atenție;
- întâlniri de urgență neprogramate;
- scăpând de necazurile apărute din cauza propriei lor neglijenţe.
Chestiuni neurgente și neimportante (categoria d)
Acestea sunt sarcini care sunt gata să aștepte resursa lor temporară, atâta timp cât este nevoie, sau chiar pot rămâne neîndeplinite. Mai degrabă, cazurile simple și interesante aparțin acestei categorii, dar nu ar trebui să te apuci de ele, ele doar încetinesc fluxul de lucru și te îndepărtează de obiectiv.
Exemple de cazuri și sarcini ale pătratului „d”:
- convorbiri telefonice goale;
- activități recreative;
- orice evenimente care distrag atenția de la serviciu.
Prin stabilirea priorităților conform principiului matricei Eisenhower, puteți avea fără îndoială timp să faceți multe și să vă apropiați de obiectivul dvs., dar nu uitați că munca este principala sursă de succes cu un management adecvat al timpului.
De fapt, există instrumente care vă ajută să stabiliți priorități și să duceți lucrurile la bun sfârșit. Una dintre ele este matricea Eisenhower: o metodă testată de mulți oameni de succes în viața lor. Directorii companiei îl folosesc pentru a-și planifica și monitoriza propria activitate și activitatea subordonaților lor. Dar este atât de simplu și de eficient încât poate fi recomandat chiar și unei gospodine care își proiectează apartamentul.
După ce te-ai exersat de câteva ori, aproape automat vei „împrăștia” sarcinile importante și urgente, cele care pot fi făcute mai târziu și cele care ar trebui să-ți atragă mult mai puțină atenție. Dacă vă permiteți o silabă pretențioasă, atunci matricea vă permite să nu uitați de propria voastră misiune de viață în rutina nesfârșitelor probleme urgente.
Desigur, fiecare înțelege și folosește acest instrument în felul său.
Mai jos este una dintre opțiunile pentru utilizarea eficientă a matricei. , încearcă să faci tot ce este important pentru tine!
Cum se construiește:
Împărțiți câmpul în 4 cadrane:
Sarcini A „Urgent - Important” (un fel de cadran „Trezit!” sau „Foc!”).
Sarcinile B „Nu este urgent - Important” (cheia, cadranul principal de lucru, în care nu doar obțineți un rezultat de calitate, ci și dezvoltați, delegați, sărbătoriți succesul etc.).
Sarcini În „Urgent – Nu contează” (aceasta este toată agitația, care nu este adesea a noastră, dar o facem, conștient sau pentru că „s-a întâmplat așa”?).
Sarcini G „Nu este urgent - Nu este important” (aceasta este în general goală: rezolvarea acestor sarcini este la fel cu a răspunde la spam-ul).
Ce este important"?
Organizația pentru care lucrăm a definit aceste sarcini înainte și pentru noi. Acestea sunt, de fapt, sarcinile pentru care am fost invitați să lucrăm în companie: noastre atributii oficiale sarcini care ne sunt atribuite de către managerul direct (administrativ) sau managerul de proiect la care participăm. Aceasta nu este înțelegerea dvs. personală: este importantă la scară universală sau nu?
Totul este mai prozaic: important este motivul pentru care ai fost chemat în această funcție. Și dacă toată lumea îndeplinește aceste sarcini, toată lumea va fi fericită.
Ce este „Urgent”?
Ceva care are un interval de timp foarte specific. Cel mai adesea urgent - când termenul limită este deja atât de aproape.
Cum arată Matrix?
Ce se poate face chiar acum?
Faceți un exercițiu simplu:
1. Enumerați toate scopurile și obiectivele pe care intenționați să le atingeți. Lista trebuie numerotata.
2. Clasificați fiecare sarcină pe o scară de la -5 la 5 în categoriile „Urgență”, „Importanță” din tabelul 1. Împărțiți obiectivele mari („Elefanți”) în sarcini separate („Beefsteaks”) și atribuiți rangul „Urgență” și „Importanță” » pentru fiecare „friptură”.
3. În tabelul 2, clasați toate cazurile din domeniu pe baza rangurilor de urgență și importanță.
4. Prioritizați sarcinile deplasându-vă pe câmp din colțul din dreapta sus ("Urgent - Important") în colțul din stânga jos ("Nu este urgent - Nu este important").
5. Fă-o în funcție de priorități.
6. Bucurați-vă de ordine și succes. La urma urmei, succesul înseamnă și a fi la timp.
Bună ziua, cititori ai blogului Decizia voastră!
În acest articol vreau să vorbesc despre problema unei liste de sarcini supraîncărcate, pe care o întâmpină aproape toată lumea. omul modern. Cum se arată? Faptul că plănuim să îndeplinim tot felul de sarcini diferite în timpul zilei sau în timpul săptămânii, iar la sfârșitul acestei perioade ne dăm seama că nu am avut timp să facem nimic.
De ce este așa? De ce suntem copleșiți și nu avem timp să facem ceea ce ne-am planificat?
Cel mai adesea acest lucru se datorează faptului că planificarea noastră este nerealistă. Ne supraîncărcăm lista de sarcini, ceva trebuie să fie șters din ea, dar apare întrebarea: „Cum putem șterge ceva din ea dacă introducem doar lucrurile necesare?”
Tehnicile speciale de prioritizare ne pot ajuta să stabilim ce trebuie făcut mai întâi, ce putem amâna și ce să nu facem deloc.
Una dintre cele mai simple și mai eficiente tehnici de prioritizare este matricea Eisenhower. Ideea îi aparține președintelui american Dwight Eisenhower. Ea a devenit faimoasă după ce Stephen Covey a scris despre ea în cartea sa The 7 Habits of Highly Effective People.
A fi ocupat este o formă de lene, gândire leneșă și acțiune fără discernământ.
Tim Ferris
Pe baza se bazează matricea Eisenhower, conform căreia 20% din eforturile noastre dau 80% din rezultat. Eisenhower a îmbunătățit acest principiu.
Matricea Eisenhower este un pătrat împărțit de două axe care se intersectează în 4 sectoare sau cadrane.
Axa verticală este „importanță”, axa orizontală este „urgență”.
Astfel, obținem 4 sectoare:
sector A - „urgent și important”
sector B - „nu urgent, dar important”
sector C - „urgent, dar nu important”
sector D - „nu este urgent, nu este important”
Sector A: important, urgent
Combină lucrurile care trebuie făcute mai întâi. Ei nu tolerează întârzierea, pentru a îndeplini mâine - va fi prea târziu. Apariția regulată a unor astfel de lucruri în lista noastră de sarcini este de obicei rezultatul unei planificări proaste, dezorganizare, tergiversare etc. Planificarea ideală este o situație goală în cadranul A.
Exemple de cazuri din Cadranul A:
- plata împrumutului
- o vizită neprogramată la medic când deja ceva doare foarte mult
- chemați un instalator pentru a repara o țeavă care curge
- reparatie laptop
Sector B: important, nu urgent
Acest sector reunește cazuri care vă afectează direct eficiența personală. Principala diferență între aceste cazuri și cele din cadranul A este lipsa de urgență. Acest lucru vă permite să abordați mai deliberat soluția unor astfel de probleme, ceea ce vă permite să obțineți rezultate și eficiență mai mari. Sarcinile din Cadranul B ar trebui să alcătuiască practic lista noastră de lucruri de făcut pentru ziua respectivă. De asemenea, trebuie să rețineți că afacerile sectorului B, dacă nu li se acordă atenție și timp în timp util, pot merge la sectorul A.
Exemple de cazuri din cadranul B:
- instruire, formare avansată, cursuri și seminarii, traininguri
- raport programat
- sport
- odihna de calitate
- vizită programată la medic (examen medical, examinări preventive)
Sector C: nu este important, urgent
Lucruri care nu te apropie de obiectiv, dar trebuie să le faci. Principala greșeală atunci când lucrați cu matricea, este important să nu confundați treburile sectoarelor A și C, altfel va apărea o situație în care vă învârtiți ca o veveriță într-o roată, dar sarcinile finalizate nu vă apropie de scopul propus, iar sarcinile importante rămân nerezolvate.
Exemple de cazuri din sectorul C:
- verificare e-mail
- apelurile curente
- întâlniri
- treburi casnice (curățenia casei)
- întâlniri impuse de cineva
Sector D: nu important, nu urgent
Sectorul reunește cazuri care ne irosesc timpul, nu ne aduc deloc beneficii. Cu alte cuvinte, timp pierdut. Dar aceste sarcini sunt foarte atractive pentru noi, sunt ușor de îndeplinit, ne permit să ne distrăm și să ne relaxăm. Prin urmare, este foarte greu să le reziste, dar este necesar să o faci.
- stai pe rețelele de socializare
- uitând la tv
- discutând cu colegii
Cum poate fi utilă o matrice în practică? Există două moduri posibile de a utiliza matricea Eisenhower:
- pentru planificare
Adesea facem tot ceea ce este urgent, dar lucruri neimportante, iar lucrurile importante și neurgente sunt amânate din ce în ce mai departe. Dacă începem să ne planificăm timpul și sarcinile în conformitate cu matricea Eisenhower, putem petrece mai mult timp pe lucruri importante care ne vor aduce mai aproape de obiectiv și să eliminăm sarcinile care necesită timp, efort, energie și care rareori duc la obiectiv. Cum să utilizați matricea pentru planificare, citiți în acest articol de mai jos. - pentru a vă evalua eficacitatea
Matricea Eisenhower arată clar ce sarcini îndeplinești. O astfel de analiză poate fi efectuată la sfârșitul săptămânii sau lunii. Revizuirea regulată a sarcinilor cu care ați fost ocupat într-o anumită perioadă vă va crește eficiența personală.
Cu ce seamănă?
- Notați sarcinile pe care le-ați finalizat în timpul zilei pe o foaie de hârtie.
- Împărțiți munca efectuată în patru sectoare cu indicarea timpului petrecut.
- Calculați modul în care timpul și numărul de sarcini au fost distribuite pe sectoare.
- Interpretarea rezultatelor:
sectorul A
Dacă sectorul A a crescut, atunci nu deții controlul asupra vieții tale. nu faci planificare strategica Nu știți să distribuiți volumul de muncă între angajați și să delegeți responsabilități.
sectorul B
Dacă sectorul B este cel mai plin de afaceri, atunci dedici suficient timp pentru a-ți atinge obiectivele, știi să te concentrezi asupra principalului lucru.
sectorul C
O creștere a afacerilor sectorului C arată lipsa ta de obiective și planuri. iti pierzi timpul cu sarcini neimportante.
sectorul D
Apare întrebarea „Pentru ce ești plătit?”, iar la nivel personal, îți pierzi timpul.
Principala dificultate în aplicarea matricei Eisenhower este dificultatea de a determina importanța unei sarcini. De multe ori credem că toate sarcinile sunt importante. cum să determinați adevărata importanță a sarcinii. Cum să evidențiezi sarcinile cu adevărat importante din toate sarcinile?
Aici este utilă „metoda Franklin”: important este ceea ce este în concordanță cu obiectivele principale ale vieții mele.
Ideea principală este că înainte de a prioritiza, trebuie să-ți definești clar obiectivele pentru o anumită perioadă.
După aceea, vom completa matricea Eisenhower prin plasarea obiectivelor noastre în centrul acesteia. Ce se intampla acum? Acum, evaluarea importanței tuturor sarcinilor pentru ziua respectivă va fi efectuată în raport cu obiectivul.
Importanța sarcinii se distinge prin răspunsul la 3 întrebări:
- Ce se întâmplă dacă nu o fac astăzi?
- Poate cineva să o facă pentru mine?
- Este această sarcină importantă pentru atingerea scopului?
De exemplu, scopul tău este să „achizi toate împrumuturile și datoriile într-un an”. Evaluăm importanța fiecărei sarcini a matricei tocmai din punctul de vedere dacă va ajuta la atingerea scopului.
Implementare practică. Algoritm de aplicare a matricei pentru planificarea zilnică
- Definiți obiectivele. Vezi dacă obiectivele tale se potrivesc. Din lista obiectivelor tale, selectează 1-3 obiective care sunt mai prioritare pentru această perioadă. Aceste obiective vor fi un far pentru dvs., asupra cărora trebuie să vă concentrați atunci când clasificați sarcinile pe sectoare.
- Compune (zi, săptămână, lună). Profesioniștii în managementul timpului vă sfătuiesc să vă planificați și vacanța.
- Defalcă-l.
- Evaluare prioritară. Distribuiți sarcinile pe sectoare, determinând importanța sarcinii în funcție de obiectivele stabilite. Desenați o foaie în 4 cadrane și completați matricea cu sarcini. Dacă nu te inspiră gândul de a desena cadrane în fiecare zi, poți marca prioritățile cu literele: A, B, C și D. Punem note pe lista ta vizavi de fiecare sarcină.
Trei culori de semafor pot fi folosite pentru priorități: roșu (cadrantul A), verde (cadrantul B) și galben (cadrantul C). - Îndeplinirea sarcinilor atribuite:
- chestiunile importante și urgente se fac mai întâi. Asa ar trebui sa inceapa ziua.
- după aceea, trecem la chestiuni importante, dar nu urgente. Cea mai mare parte a timpului și a atenției noastre ar trebui să se concentreze asupra afacerilor acestui sector.
- abia apoi la restul cazurilor.
Înainte de a începe orice sarcină, pune-ți mai întâi întrebarea „Trebuie să fac asta?, „Poate altcineva să facă asta?”.
Sarcinile cadranului C, de regulă, cu caracter de rutină, care nu te mișcă spre scopul tău, sunt recomandate a fi delegate sau deloc făcute.
6. Monitorizarea implementării planului
În această etapă, analizați implementarea planului planificat. Calculați în fiecare cadran al matricei câte sarcini sunt finalizate pe zi și cât timp este alocat execuției lor. Evaluează-ți performanța.
Cu cât dedici mai mult timp sarcinilor din cadranul B, cu atât devii mai eficient și cu atât îți atingi obiectivele mai repede.
Mutați sarcinile neterminate în lista pentru ziua următoare. Dacă ați amânat o sarcină de mai mult de trei ori, gândiți-vă dacă ar trebui făcută deloc. Sunt șanse să fii bine fără el! Taie astfel de sarcini din listă sau fă-o imediat.
După cum puteți vedea, matricea Eisenhower este un instrument de lucru simplu care facilitează planificarea și ajută la monitorizarea și analizarea activităților dumneavoastră. Lăsați-vă e-mailul în formularul de la sfârșitul articolului și descărcați șablonul planificare zilnică de matricea Eisenhower. Șablonul este creat în două formate: într-o foaie de calcul Excel și ca șablon de notă pentru Evernote.
Pentru a adăuga o notă cu un șablon la dvs cont Evernote, trebuie să faceți clic dreapta pe o notă din contul dvs. Evernote și să selectați „Copy to Notebook” din meniul drop-down. Apoi selectați blocnotesul și faceți clic pe „Copiați”. Acum puteți face orice modificări șablonului.
Dacă veți folosi matricea mult, faceți din șablonul de note o comandă rapidă! Acest lucru va accelera căutarea notelor și vă va economisi timp!
Asigurați-vă că includeți prioritățile în sistemul dvs. de gestionare a cazurilor!
Odată ce ați învățat cum să distribuiți corect sarcinile în cadrul matricei Eisenhower, veți avea o cantitate considerabilă de timp suplimentar și, cel mai important, vă veți atinge rapid obiectivul.
Umple-ți fiecare zi cu sens și va fi DECIZIA TA!
Școala lui Yuri OkunevSalutări tuturor cititorilor și abonaților! Cu tine Yuri Okunev.
Te-ai gândit cât de competent plănuiești și petreci timpul? Știi senzația că pierzi zile, săptămâni sau chiar luni în zadar?
Dacă da, atunci matricea Eisenhower ca instrument de prioritizare este un subiect obligatoriu pe care să îl studiați. Fără el, vei fi pulverizat pe tot felul de lucruri mărunte, uitând de lucrurile cu adevărat importante.
Daca inca nu te-ai confruntat cu problema managementului timpului, atunci mai ai nevoie de o matrice, pentru ca te va ajuta sa ai si mai mult succes.
Matrix a fost dezvoltat de cel de-al 34-lea președinte al Statelor Unite, Dwight David Eisenhower.
Întrucât postul de șef al statului implica un număr incredibil de sarcini zilnice, politicianul a decis să creeze o schemă universală care să-l ajute să le clasifice și să le trimită.
Esența metodei este de a analiza problemele curente, sarcinile și de a determina care dintre ele sunt cele mai semnificative și mai urgente. Problema constă în faptul că suntem departe de a fi întotdeauna capabili să stabilim corect ce este cu adevărat important pentru viața și afacerea noastră. Numai învățând o planificare extrem de eficientă, ne vom îmbarca pe calea succesului, a realizării de sine și a armoniei.
Axele și cadranele
Matricea este formată din două axe. Verticală înseamnă importanță, iar orizontală înseamnă urgență a sarcinii. Drept urmare, patru cadrane ies în evidență.
- Dreapta sus. Lucrurile sunt urgente și importante.
Sarcinile ajung aici în cazul în care s-a întâmplat ceva neprevăzut și trebuie să faceți față cazurilor care apar brusc. Sau din cauza managementului timpului analfabet, când sarcinile care nu sunt rezolvate la timp trec de la statutul de „important, dar nu urgent” la statutul de „nu mai este posibil să se întârzie în continuare”. Excepție fac problemele de sănătate și siguranță, care ar trebui să fie întotdeauna o prioritate.
Principiul cheie al matricei este că trebuie făcut tot ce este posibil, astfel încât să nu existe deloc intrări în acest cadran. Acest lucru va indica faptul că totul sau aproape totul este sub controlul tău. Numai în acest caz putem vorbi de remarcabil calitati de afaceri capacitatea de a gestiona timpul cu înțelepciune și de a stabili prioritățile.
- Stânga sus. Lucrurile nu sunt foarte urgente, dar importante.
Acesta este sectorul principal. Ar trebui să conțină cele mai importante probleme pentru dumneavoastră și/sau compania dumneavoastră. Concentrându-te pe acest cadran, te vei îndrepta cu încredere către visul tău, vei trăi o viață plină de evenimente și realizări.
Pe măsură ce întârziați rezolvarea problemelor din cadranul din stânga sus, veți observa în curând că lista de sarcini din acesta se strecoară fără probleme în sectorul anterior din stânga sus. Adică începe urgența. Pentru a preveni acest lucru, trebuie să fiți capabil să delegați soluția problemelor altor persoane!
Aceasta include sarcini zilnice semnificative care vă vor ajuta să evitați problemele în viitor. De exemplu, acestea sunt planificarea marketingului, rebrandingul, personalul și întrebări financiare, precum și sport și îngrijire a sănătății, ajutorarea celor dragi, instalarea unei alarme într-un apartament, asigurarea proprietății etc.
- Dreapta jos. Lucrurile sunt urgente, dar nu prea importante.
Include întrebări care ne distrag atenția cu urgența lor de la activități mult mai importante. De exemplu, nevoia de a ajuta o rudă să planteze cartofi, cerând unui prieten să-l ia de la aeroport, reparând aparate electrocasnice, Ziua de naștere a departe de cel mai apropiat și devotat tovarăș etc.
Răspândit peste toate acestea, începeți să acordați mai puțină atenție și timp problemelor din cadranele anterioare. Drept urmare, interesele, nevoile și aspirațiile dumneavoastră suferă. Mai mult, există o mare probabilitate să începeți să rearanjați lucrurile din acest sector în sectorul „urgent și important”. De aceea este necesar să abordăm prioritizarea cu toată scrupulozitatea.
- Dreapta jos. Lucrurile nu sunt urgente și lipsite de importanță.
În viața de zi cu zi a oricărei persoane, există o mulțime de astfel de cazuri. Ca o mlaștină, te absorb complet.
In aceasta categorie intra diverse treburi gospodaresti, activitati placute sufletului, mici probleme organizatorice pe care le poti face fara a te face rau pe tine/compania atunci cand esti cu adevarat liber. A suna un prieten, a discuta pe rețelele de socializare, a căuta tururi pentru următoarea vacanță, a merge la un salon de înfrumusețare, a înlocui câteva poze pe site - îți petreci atenția, efortul, timpul etc. pe toate acestea.
Toate sarcinile din acest cadran ar trebui finalizate numai după ce problemele din toate celelalte sectoare au fost rezolvate.
Este de remarcat faptul că matricea a fost folosită activ și de celebrul specialist american în planificare de înaltă performanță, Stephen Covey. Luând ca bază schema fostului președinte, acesta a completat-o cu propriile reflecții, explicații și sfaturi. În special, el a numit primul sector cel al crizei, al doilea - pătratul calității, al treilea - pragul crizei, iar al patrulea - degradarea.
Pe de o parte, matricea de priorități este extrem de logică, de înțeles și de simplă. Dar de îndată ce începeți să clasificați sarcinile, vor apărea imediat probleme. De unde știi ce este important și ce este critic? Ce trebuie făcut acum și ce poate aștepta? Următoarea metodă va ajuta în acest sens.
„coordonate carteziane”
Se numește așa pentru că se bazează pe același sistem de axe de intersectare, care a fost creat cândva de celebrul matematician Rene Descartes. Matricea Eisenhower și pătratele carteziene au același aspect, dar conținutul este diferit. Fiecărui cadran i se atribuie o întrebare.
- Sector din stânga sus. Ce voi câștiga dacă nu o fac?
- Sector dreapta sus. Ce voi câștiga dacă fac asta?
- Sector din stânga jos. Ce voi pierde dacă nu fac asta?
- Sector dreapta jos. Ce voi pierde dacă fac asta?
Cum se utilizează Matricea Eisenhower
Cred că nu este nevoie să discutăm despre necesitatea folosirii unor metode pentru prioritizarea sarcinilor de afaceri și casnice. „Va fi util în altă parte?” - tu intrebi. Răspunsul este da, va fi util oriunde ai nevoie să eficientizezi ceva. De exemplu:
- Viata personala.
Găsirea unui medic pentru fratele tău este urgentă și importantă. Să faci pace cu soțul tău nu este urgent, ci important. Cumpărarea unui cadou pentru ziua onomastică a unui văr al doilea este urgent, dar nu important. Trimiteți un link unui prieten pe rețelele sociale video amuzant- absolut deloc urgent și lipsit de importanță.
- Curățarea dulapurilor, cămarelor acasă.
În primul cadran pot exista lucruri de care ai cu adevărat nevoie și ai putea avea nevoie literalmente mâine. În al doilea - cele care sunt foarte necesare, dar nu chiar acum. În al treilea - cele care vor fi necesare în viitorul apropiat, dar apoi pot fi îndepărtate. În al patrulea - ce poate fi amânat până în sezonul următor / dat oamenilor în nevoie.
- Sănătate.
Vrei să depășești o rană cronică dăunătoare, să te recuperezi după operație? Sau, poate, trebuie doar să-ți îmbunătățești starea generală de bine și să-ți pui corpul în ordine? Pentru a face acest lucru, trebuie să acordați atenție unui număr mare de lucruri - nutriție, antrenament, odihnă, preventiv și medicamente, kinetoterapie etc. Mai mult, nu toate metodele pot și trebuie combinate.
Împărțiți sarcinile în cadrane pentru a crea o strategie de recuperare competentă și a contura un plan de acțiune precis.
**
Ca întotdeauna, îți doresc succes în lupta pentru obiectivele tale și o viață fericită și de succes. Și mai interesant și 300% Informatii utile veți găsi în . Așteptați dezvoltări unice ale autorului, informații teoretice aprofundate și un număr mare de practici practice (!).
Și dacă mai aveți întrebări, vă invit la o consultație individuală. Detalii.
Asta e tot. Până la postări noi. Abonează-te la newsletter-ul nostru pentru a nu pierde nimic important. Cu stimă, Yuri Okunev.
De ce este atât de dificil să alegi între sarcinile prioritare și cele secundare? Cercetările efectuate de neurologul Antonio Damasio arată că luarea deciziilor este indisolubil legată de emoții. Prin urmare, nu este surprinzător faptul că anxietatea și depresia sunt adesea caracterizate ca stări de blocare și incapacitate de a lua decizii. Folosirea unor instrumente simple precum Eisenhower Matrix ajută nu numai la înțelegerea lucrurilor, ci și la reducerea stresului emoțional. De-a lungul timpului, stăpânind principiile acestui concept, puteți învăța să distingeți ușor și rapid între important, urgent, secundar și inutil.
Se crede că Matricea Eisenhower este direct legată de cuvintele lui Dwight D. Eisenhower: „Am două probleme: urgente și importante. Urgent nu este important și important este urgent.”
Dwight D. Eisenhower este cel mai bine cunoscut drept al 34-lea președinte al Statelor Unite (din 1953 până în 1961). Înainte de a deveni președinte, a fost general și a comandat forțele aliate în timpul celui de-al Doilea Război Mondial. În 1950, Eisenhower a devenit primul comandant suprem aliat al NATO din Europa.
specific activitate profesională l-a forțat constant pe Eisenhower să ia decizii dificile și să se concentreze pe diferite sarcini în fiecare zi. Pentru a optimiza procesul, și-a creat propria metodă, care a devenit cunoscută pe scară largă ca matricea Eisenhower. Astăzi poate fi folosit nu numai de generali, ci și oameni normali până la gospodine - ajută la prioritizarea sarcinilor curente și la ordinea lucrurilor.
Cum se utilizează Matricea Eisenhower
Acest instrument este potrivit pentru cei care sunt pregătiți și capabili să evalueze importanța sarcinilor lor și să le clasifice clar. Metoda presupune împărțirea sarcinilor și acțiunilor în patru grupe:
- urgent și important;
- important, dar nu urgent;
- urgent, dar nu important;
- nici urgent, nici important.
Scopul final al Metodei Eisenhower este de a ajuta la filtrarea elementelor care nu sunt esențiale decizii importanteși concentrează-te pe ceea ce contează cu adevărat.
Dacă ne imaginăm matricea Eisenhower ca o imagine, atunci va arăta astfel:
Semnificația cadranelor din matrice
Sarcinile sunt împărțite în cadrane specifice, care, la rândul lor, determină când și pentru cât timp puteți finaliza sarcina.
- Cadranul I - „Fă-o acum” (urgent și important)
Aceasta include sarcini prioritare care necesită atenție imediată. Au termene stricte și trebuie efectuate înainte de orice altceva și personal.
- Cadranul II - „Decideți când o veți face” (important, dar nu urgent)
Acest cadran este partea strategică a matricei, ideală pentru dezvoltarea pe termen lung. Elementele pe care le include sunt importante, dar nu necesită o atenție imediată. În același timp, sarcinile au un anumit termen limită și sunt îndeplinite și personal.
- Cadranul III - „Delegați cuiva” (urgent, dar nu important)
Apelurile telefonice se încadrează în acest cadran, e-mailuriși planificarea întâlnirilor și evenimentelor. Aceste tipuri de sarcini de obicei nu necesită atenție personală, deoarece nu implică un rezultat măsurabil. Cadranul III vă ajută să minimizați distracția de la munca importantă. Delegarea vă permite să vă concentrați pe lucruri mai importante.
- Cadranul IV - „Fă-o mai târziu” (nu este important, nu este urgent)
Activitățile care se încadrează în Cadranul IV sunt activități conexe care nu oferă nicio valoare. Pur și simplu, acesta este ceva care poate fi întotdeauna amânat fără teama de vreo consecință. Aceste lucruri iau timp și stau în calea sarcinilor mai importante pe care le contribui la primele două cadrane.
Alegerea unei culori pentru matrice
Atribuiți o culoare fiecăruia dintre cadranele matricei și asociați-o cu un nivel de prioritate.
De exemplu:
Roșu = urgent.
Galben = important dar nu foarte urgent.
Verde = urgent, dar nu important.
Gri = nu urgent, nu important.
În procesul de utilizare a matricei în scopuri profesionale, veți descoperi că majoritatea sarcinilor se încadrează în cadranele I și III. Activitățile din Cadranul II produc cele mai semnificative rezultate deoarece acestea sunt obiective de afaceri care afectează succesul pe termen lung al afacerii și sunt rareori clasificate ca urgente.
Cel mai greu de înțeles este ceea ce vă distrage atenția de la cursul planificat. Dar dacă te confrunți cu această problemă fundamentală a managementului timpului, vei scăpa de gândurile de ore pierdute. Puneți-vă două întrebări pentru a vă ghida strategiile de luare a deciziilor pe termen lung:
- Când vei face sarcini importante, dar nu urgente?
- Când poți petrece timp pe sarcini importante înainte ca acestea să devină brusc urgente?
Merită să ne amintim că uneori sarcinile dintr-un cadran cad brusc în altul. Daca exista de urgență prioritățile tale se vor schimba. De exemplu, dețineți o afacere mică și un client nemulțumit sună și cere să fiți contactat de un manager din cauza unei întârzieri de livrare. Această problemă se va ridica imediat deasupra celorlalte elemente din matrice.
Distribuția sarcinilor pe cadrane are câteva caracteristici și trebuie luate în considerare:
- Listele de sarcini fac viața mai ușoară. Asigurați-vă că atunci când distribuiți sarcini, specificați întrebările potrivite pentru a vă ajuta să determinați ce trebuie făcut mai întâi. Cheia este prioritatea.
- La fiecare cadran pot fi adăugate multe activități și sarcini, dar cel mai bine este să faceți suma maxima nu a depășit opt articole. În caz contrar, te vei îndepărta de obiectivul principal - finalizarea sarcinii.
- Creați matrici separate pentru viața profesională și cea personală.
- Doar tu poți determina nivelul de prioritate al articolelor din lista ta. Începeți fiecare dimineață cu o listă de activități din matrice, iar până la sfârșitul săptămânii veți vedea rezultatul.
Șablon de matrice Eisenhower
Pentru a simplifica procesul de distribuire a sarcinilor, utilizați șablonul dezvoltat de serviciul Evernote:
Matricea Eisenhower poate fi tradusă în software-ul de management al proiectelor Trello. Faceți o listă de lucruri de făcut pentru fiecare dintre cele patru panouri (= cadran) și creați un panou separat de Inbox unde vor merge toate sarcinile până când sunt atribuite cadranelor. Acest lucru vă va permite să vă evaluați vizual volumul de muncă.
Matricea Eisenhower este un instrument simplu care vă ajută să evitați starea de paralizie a analizei care apare de fiecare dată când nici nu știți de unde să începeți.
