Alfresco - recenzja systemu ECM w języku rosyjskim

Internetowy system Open Source do współpracy w intranecie, zarządzania treścią (ECM) i zarządzania procesami biznesowymi (Alfresco Activity). Zawiera osobiste strony startowe, biblioteka dokumentów, wyszukiwarka, wirtualne przestrzenie robocze, mikroblogi, wiki, blogi, fora, kalendarze.

Alternatywa dla Alfresco

Przegląd systemu Alfresco

System Alfresco jest jednym z najpopularniejszych systemów na Zachodzie elektroniczne zarządzanie dokumentacją i zarządzanie projektami. Wynika to w dużej mierze z otwartości kodu (full Open Source) oraz różnicy w stosunku do większości produktów open source w stabilności działania i możliwości skalowania do zadań biznesowych dowolnej wielkości. Nie ma w tym nic dziwnego, skoro „ojcem” i głównym projektantem systemu Alfresco do dziś jest John Newton, jeden z menadżerów i współwłaścicieli firmy Documentum, światowego lidera na rynku elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją dla przedsiębiorstw. Z systemem z powodzeniem współpracują takie firmy jak Activision, American Stock Exchange, Cisco, Electronic Arts itp. System może pracować na niemal każdej platformie i z dowolną bazą danych. Wiele systemów Alfresco z łatwością radzi sobie z obciążeniem milionów przechowywanych dokumentów i dziesiątkami tysięcy użytkowników.

Mała popularność systemu w Rosji wynika z faktu, że do niedawna nie było firm zdolnych świadczyć profesjonalne usługi w zakresie wdrożeń, wsparcia i szkoleń dla użytkowników systemu Alfresco.

Zalety pleneru

Alfresco to EDMS z dostępem do Internetu. Jest to wygodne, ponieważ:
Nie ma potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania na komputerach użytkowników.
Nie ma problemów z aktualizacją oprogramowania klienckiego.
Możliwość pracy z dowolnego miejsca na świecie, m.in urządzenia mobilne

Alfresco ma najbardziej zaawansowany interfejs sieciowy: wygodny, szybki i piękny.
Jednak europejski i amerykański EDMS, w tym Alfresco, już 3 lata temu przestał polegać na interfejsie internetowym. Oczywiście jest dla niego wsparcie, ale służy ono do zdalnego dostępu do dokumentów i nic więcej.

Ponieważ gdy dana osoba znajduje się w biurze lub oddziale podłączonym do sieci VPN, nie ma nic wygodniejszego i łatwiejszego niż praca z folderami i plikami w znany mu sposób. Edytuj dokumenty w aplikacjach biurowych. Ludzie są przyzwyczajeni do pracy w ten sposób, wiedzą, jak pracować i będą w ten sposób pracować. A korzystanie z jakichkolwiek innych interfejsów, nawet sieciowych, powoduje zrozumiałą irytację, spadek szybkości pracy i w efekcie sabotaż wdrożenia.

Ale jak pracować ze standardowymi folderami i plikami, skoro nie obsługują one wersjonowania, kontroli dostępu według ról, routingu itp.?

Rozwiązanie zostało znalezione już dawno i jest stosowane w europejskich i amerykańskich EDMS:

Wyobraź sobie, że na Twoim pulpicie znajdują się 2 foldery (lub inna liczba folderów, to tylko przykład):
„Dokumenty do rozpatrzenia”
„Dokumenty korporacyjne”

Otwórz pierwszy. Są 3 dokumenty. Wiesz, że jeśli tam są, musisz podjąć w ich sprawie decyzję. Otwieramy je w zwykłym MS Word poprzez podwójne kliknięcie. I oto, możesz nie tylko przeczytać tekst dokumentu, ale otworzyć dowolną wersję, przeczytać komentarze, podjąć decyzje i wysłać dokument do rozpatrzenia dowolnym osobom, bez opuszczania MS Word (MS Excel, MS Punkt mocy). Ponadto możesz tam zobaczyć swoje zadania, przychodzące i wychodzące.

Czy musisz utworzyć i uruchomić nową umowę do zatwierdzenia? Nic nie może być prostsze. Utwórz dokument w programie MS Word i wyślij bezpośrednio stamtąd standardową trasą. Lub najpierw utwórz plik i po prostu skopiuj go do folderu „Dokumenty korporacyjne” / „Wersje robocze umów”. Dokument zostanie niezwłocznie wprowadzony do EDMS i przesłany standardową drogą.

Nikt też nie odmawia interfejsu WWW. W interfejsie internetowym Alfresco możesz wykonywać wszystkie powyższe funkcje i wiele więcej. Web jest wygodny w podróży służbowej, pozwala na szybki dostęp z telefonu lub laptopa, umożliwia wykonywanie skomplikowanych operacji grupowych na dokumentach i zadaniach oraz generowanie raportów.

Istnieją 2 główne wersje systemu Alfresco: Community Edition i Enterprise Edition.

Wydanie społecznościowe całkowicie darmowy, można pobrać i zainstalować w dowolnej firmie. System nie posiada jednak żadnego wsparcia poza dobrowolną pomocą członków społeczności użytkowników Alfresco. Mimo to wydanie wspólnotowe pozostaje jedną z najpopularniejszych opcji elektronicznych systemów zarządzania dokumentami w Europie. System wspiera możliwość hostowania serwerów w chmurze lub klastrze, dzięki czemu jest realnym rozwiązaniem zarówno dla 10, jak i 10 000 użytkowników. Wbudowane bazy danych: MySQL i PostgreSQL.

Usługi firm przy wdrożeniu Alfresco Community Edition:

Instalacja
- Rusyfikacja
- Gwarancja działania wdrożonych procesów biznesowych

Wersja korporacyjna– przemysłowa edycja systemu, która działa pod kontrolą potężnych baz danych Oracle lub MS SQL. Takie systemy posiadają certyfikaty Alfresco, a użytkownicy systemów otrzymują gwarancję stabilnego działania systemu, wsparcia i aktualizacji.

Sprzedaż i wdrożenia certyfikowanego systemu Alfresco Enterprise Edition:

Dostawa certyfikowanego systemu
- Instalacja
- Wdrażanie procesów biznesowych
- Gwarancja działania systemu jako całości
- Gwarancja na wdrożone procesy biznesowe
- Coroczny infolinia wsparcie systemu
- Coroczna aktualizacja wersji systemu
- Szkolenia technologów (odległość + seminaria)

Główne cechy systemu Alfresco:

Pełny interfejs sieciowy
Wyszukiwanie dokumentów pełnotekstowych
Integracja z LDAPem
Integracja Sharepointa
Integracja z MS Office
Integracja poczty elektronicznej
Integracja z Firefoksem i IE
Integracja gadżetów Google
Wersjonowanie dokumentu
Porównanie wersji
Elastyczny dostęp do dokumentów oparty na rolach
Wsparcie edytor graficzny procesy biznesowe JBoss jBMP
Obsługa prostych przepływów pracy tworzonych za pomocą „kreatora tworzenia”
Wbudowany system zarządzania projektami oparty na mikrostronach

Zrzuty ekranu

Strona główna

Szczegóły dokumentu

Panel administracyjny

Recenzje i nowości o Alfresco

2015. Wideo: Interfejs systemu zarządzania dokumentami Alfresco

Alfresco to replikowalny zintegrowany system zarządzania treścią dla organizacji programistycznych brytyjskiej firmy o tej samej nazwie. Służy do zarządzania dokumentami, zapisami, publikacjami internetowymi, pracą grupową i procesami biznesowymi w organizacji. Występuje w dwóch wydaniach. Społeczność Alfresco jest bezpłatna i rozpowszechniana na licencji LGPL. Edycja Alfresco Enterprise jest płatną, komercyjną wersją produktu, dystrybuowaną w ramach własnej, zastrzeżonej licencji, mającą open source i zgodną z otwartymi standardami.

2013. Alfresco przybył do Rosji

Alfresco, internetowy (i chmurowy) system do zarządzania treścią i współpracy, jest wdrażany w naszym kraju przez lokalnych integratorów od kilku lat. I ponieważ Jest to produkt o otwartym kodzie źródłowym i ma bezpłatną wersję społecznościową, która stała się najpopularniejsza w Rosji. Ale teraz Alfresco najwyraźniej dostrzegło w naszym kraju poważny potencjał i postanowiło przejąć kontrolę nad sprzedażą i marketingiem. Założyciel firmy, John Powell, przyjechał do Moskwy, aby otworzyć przedstawicielstwo. Najwyraźniej Alfresco skupi się teraz na promowaniu swojej wersji chmurowej w Rosji i bezpośredniej jej sprzedaży. I pozostawiają partnerom możliwość tworzenia i sprzedaży własnych rozwiązań OEM w oparciu o Alfresco (podobnie jak wielu integratorów tworzy obecnie swoje portale w oparciu o SharePoint).

2013. Wersja SaaS Alfresco zaktualizowała interfejs i wyszukiwanie

Alfresco Cloud – popularna wersja SaaS Systemy ECM na świeżym powietrzu, który powstał około 2 lata temu. Niedawno to rozwiązanie zostało zaktualizowane, a główną zmianą jest nowy interfejs, który stał się prostszy i wygodniejszy. Twórcy ukryli niektóre menu i przyciski oraz dodali więcej opcji dostosowywania i personalizacji. Również w wersji chmurowej istnieje zaawansowane wyszukiwanie treści w oparciu o kilka kryteriów. Film z recenzją Alfresco Cloud – patrz poniżej:

2012. Alvex - rosyjskie rozwiązanie oparte na Alfresco

ITD Systems ogłosiło premierę Alvex, systemu zarządzania dokumentami i procesami biznesowymi opartego na Alfresco. Alvex rozwiązuje problem łączenia rygorystycznych procesów biznesowych, opisanych rygorystycznymi przepisami, z realnymi codziennymi zadaniami, których różnorodność i dynamiczne powiązania nie mieszczą się w formalnych schematach. System Alfresco udostępnia narzędzia do zarządzania treścią przedsiębiorstwa (ECM), zarządzania treścią społecznościową (SCM) i zarządzania procesami biznesowymi (BPM). Alvex dodaje możliwość tworzenia dynamicznych procesów biznesowych (Dynamic BPM) do Alfresco. Alvex rozszerza także możliwości Alfresco w zakresie ECM/BPM, dostarcza narzędzia do powiązania procesów ze strukturą firmy oraz wygodne narzędzia do monitorowania bieżącej sytuacji zarówno dla zwykłych pracowników, jak i menedżerów. Podobnie jak Alfresco, Alvex jest dostępny w wersjach Community i Enterprise. Wersja Community dostępna jest na licencji LGPL i jest całkowicie bezpłatna.

2011. Alfresco Community 4 integruje Apache Solr, sieci społecznościowe i Activiti BPM

Nowa wersja darmowy system zarządzania treścią typu open source Alfresco Community 4 wprowadził wiele nowych funkcji. Własna wyszukiwarka Alfresco została zastąpiona popularną wyszukiwarką open source Apache Solr. Z systemem zintegrowany został także silnik zarządzania procesami biznesowymi Activiti BPM. Nowe funkcje społecznościowe umożliwiają subskrybowanie aktualizacji współpracowników, takich jak treści, i łatwe publikowanie treści w serwisach YouTube, Facebook, LinkedIn, Twitter i SlideShare. Udoskonalono także możliwość współpracy nad treścią poprzez integrację z Dokumentami Google, Apple iWork i Adobe Creative Suite. Przypomnijmy, że oprócz bezpłatnej wersji Community, Alfresco sprzedaje wersję Enterprise. Alfresco obsługuje rosyjski język interfejsu i jest wdrażany przez niektóre krajowe firmy.

2011. Alfresco udostępniło system współpracy dla małych firm

System zarządzania treścią Alfresco stał się dość powszechny w naszym kraju ze względu na niski koszt i dostępność bezpłatnej wersji open source. Jednak jest to dość złożone rozwiązanie i nie było odpowiednie dla małych firm. Teraz Alfresco postanowiło naprawić to niedociągnięcie i wypuściło rozwiązanie Alfresco Team, które jest przeznaczone do współpracy (z treścią) na poziomie działu i małej firmy. Przypomina Sharepoint Team Site czy Box.net, tylko w porównaniu z nimi jest bardziej funkcjonalny i tańszy. Użytkownicy mogą tworzyć witryny (obszary robocze) ze stronami o różnych formatach - przechowywanie plików, kalendarz, wiki, lista zadań, blog, forum. Funkcjonalność Afteso Team obejmuje narzędzia społecznościowe (komentarze, oceny, polubienia), kanały aktualizacji, przeglądarkę internetową (która umożliwia przeglądanie nawet plików wideo i audio), wersje mobilne dla iPhone'a i iPada, silnik przepływu pracy (zaimplementowany w Alfresco BPM), dokument konwerter (na przykład doc -> pdf).

2011. Alfresco zintegrowało silnik Activiti BPM ze swoim systemem ECM

Jesienią ubiegłego roku firma Alfresco wprowadziła bezpłatny system BPM o otwartym kodzie źródłowym Activity. Aktywność została pierwotnie pomyślana jako oddzielny produkt i została opracowana przez odrębny oddział Alfresco we współpracy z VMWare SpringSource. Jednak ze względu na duże zapotrzebowanie społeczności firma zintegrowała Activity ze swoim podstawowym systemem Alfresco ECM. Do tej pory Alfresco wykorzystywało inny produkt jako system zarządzania procesami biznesowymi - JBoss jBPM. Zaktualizowana wersja Alfresco z silnikiem Activity pojawi się w czwartym kwartale tego roku. Activity BPM pozostanie również dostępny jako samodzielny produkt.

2011. Alfresco i Jive zintegrowały swoje rozwiązania

Lider rynku oprogramowania społecznościowego Jive i twórca wiodącego systemu ECM typu open source Alfresco postanowili połączyć siły i zaprezentowali konektor, który pozwala na integrację tych rozwiązań. Jest to dość logiczny i opłacalny krok dla obu firm. To oczywiste, że w korporacji sieć społeczna Tworzy się mnóstwo treści, które trzeba w jakiś sposób kontrolować i zarządzać. Z drugiej strony, aby zorganizować współpracę w sieci społecznościowej, trzeba zapewnić łatwy dostęp do plików i dokumentów. Zaskakujące jest tylko to, że te dwie firmy zgodziły się, ponieważ… Niedawno dyrektorzy Jive bardzo surowo krytykowali systemy typu open source. Konektor oparty jest na nowym standardzie CMIS i pozwala na publikację treści w obie strony (od Alfresco do Jive i z powrotem). Dodatkowo umożliwia synchronizację bazy użytkowników i ich praw dostępu do poszczególnych treści dzięki obsłudze protokołu LDAP.

2010. Alfresco chce pokonać Sharepoint kosztem WCM

Zarządzanie treścią WWW (WCM), które generalnie sprowadza się do tworzenia witryn wewnętrznych i zewnętrznych, zawsze było słabym punktem SharePoint. Nowa wersja SharePoint 2010 zawiera znacznie lepszą funkcjonalność WCM, jednak aktualizacja do tej wersji jest dość kosztowna. Konieczna jest inwestycja w architekturę 64-bitową i aktualizacja oprogramowania serwera (do Windows Server 2008). Jak wynika z badań firmy konsultingowej Global360, ten moment jedynie 8% firm korzystających z SharePoint dokonało aktualizacji do nowej wersji. Jednak konkurent SharePointa, firma Alfresco, zajmująca się oprogramowaniem open source, jest częściej aktualizowana i nie wymaga takich inwestycji kapitałowych. Nowa wersja Alfresco Community Edition 3.4 kładzie nacisk na zarządzanie treścią internetową, co stanowi główną przewagę nad SharePoint. Programiści Alfresco uważają, że płynna integracja pomiędzy intranetem i zewnętrznymi aplikacjami internetowymi staje się coraz ważniejsza. Przykładowo marketer chce móc tworzyć dokumenty w programie Word i publikować je w serwisie bez pomocy informatyków (co w SharePoint jest dość problematyczne). Nowa wersja Alfresco obsługuje technologie SharePoint Protocol i CIFS, dzięki czemu możesz pracować ze stroną internetową bezpośrednio z pakietu MS Office. Ponadto obsługiwana jest podobna praca z Dokumentów Google.

2009. Alfresco i Ingres przygotowują konkurenta Sharepointa o otwartym kodzie źródłowym

Twórcy systemów open source Ingres i Alfresco planują wypuścić alternatywę dla Microsoft SharePoint. Będzie oparty na bazie danych firmy Ingres oraz korporacyjnym systemie zarządzania treścią firmy Alfresco. Ponadto dystrybucja obejmie system operacyjny Linux, co sprawi, że system będzie idealny zwłaszcza dla zwolenników otwartych technologii organizacje rządowe. Rozwój będzie oparty na całkowicie otwartym kodzie źródłowym, systemie operacyjnym Linux oraz ustandaryzowanym sprzęcie, co pozwoli na ograniczenie kosztów wdrożenia do minimum. Twórcy pomyśleli także o tych, którzy korzystają już z Microsoft SharePoint – nowy system współpracy jest w pełni kompatybilny z protokołami technicznymi SharePoint i Office, co pozwala na ścisłą integrację otwartego systemu z rozwiązaniami korporacji.

2008. Alfresco - ECM typu open source w stylu Web 2.0

Londyńska firma Alfresco, która rozwija system ECM o tej samej nazwie, została założona w 2005 roku przez współzałożyciela Documentum Johna Newtona i głównego menedżera Business Objects Johna Powella (na zdjęciu). Po zwabieniu sporej liczby pracowników z firmy Documentum (która została zakupiona przez EMC), a także innych graczy w tej dziedzinie (Interbuilt i Vignette) i otrzymaniu 20 milionów dolarów inwestycji (m.in. od SAP Ventures), firma poważnie zagraża liderom branży Rynek ECM. Pomaga jej w tym społeczność programistów – w końcu Alfresco publikuje otwarty kod źródłowy systemu na licencji GPL. To prawda, że nie oznacza to, że system Alfresco jest bezpłatny. Dostępna jest wersja bezpłatna dla społeczności Alfresco oraz wersja płatna - Alfresco Enterprise, która sprzedawana jest wraz ze wsparciem firmy.

2008. Bezpłatny ECM w świecie Web 2.0

John Powell, dyrektor generalny Alfresco, optymistycznie patrzy w przyszłość firmy i jej rolę na rynku zarządzania treścią dla przedsiębiorstw. Podejście Alfresco różni się od podejścia innych głównych graczy na rynku ECM, takich jak IB, Oracle i Microsoft. Nie zajmują się sprzedażą oprogramowania (jest darmowe), ale usługami jego wdrożenia i wsparcia. Powell mówi: „Użytkownicy nie postrzegają już korporacyjnych systemów zarządzania treścią jako złożonych, kompleksowych rozwiązań. Chcą narzędzi, które są proste i funkcjonalne”. Tradycyjnie nieporęczne interfejsy i architektury, które nie są tak naprawdę zorientowane na usługi, utrudniały wdrażanie korporacyjnych systemów zarządzania treścią. Większość usług Alfresco wykorzystuje architekturę sieciową Representational State Transfer (REST), co znacznie przyspiesza konfigurację niezbędnych funkcji. Powell przytacza przykład niedawnej integracji z Facebookiem, aby pokazać, że oprogramowanie jego firmy jest „zaprojektowane dla Web 2.0”. .” „Dzięki REST integracja z Facebookiem zajęła nam zaledwie dwa dni. W niecały tydzień nasi klienci mogli korzystać z portalu Facebook, aby udostępniać dane i współpracować w czasie rzeczywistym.”

Wyszukiwanie w serwisie Habr nie pozwoliło znaleźć żadnych szczegółowych artykułów na temat systemu Alfresco. W tym artykule postaram się upiec dwie pieczenie na jednym ogniu: opowiedzieć, czym jest system Alfresco i jak wykorzystujemy go w naszej pracy.

Jak przechowywane są dokumenty? mała organizacja? Najprościej jest na dysku lokalnym. A jeśli konieczna jest wspólna praca, wysyłane są pocztą lub, co jest najpopularniejszą opcją, na dysku sieciowym. Kolejną świetną opcją są Dokumenty Google, ale nie jestem pewien, czy jest ona powszechnie stosowana w rosyjskiej praktyce.

Nie wiem, jaką wielkość musi osiągnąć organizacja, aby myśleć o wdrożeniu elektronicznego systemu zarządzania dokumentami, ale myślę, że jest to około 50-100 pracowników pracujących z dokumentami.

Myśląc o elektronicznym systemie zarządzania dokumentami, pierwsze co przychodzi na myśl to drogie rozwiązania znanych dostawców, takich jak Microsoft, EMC, 1C itp. Istnieje jednak alternatywa dla rozwiązań zamkniętych – system zarządzania dokumentami typu open source Alfresco. Lub, w języku angielskim, to Open Source Enterprise Content Management System (ECM, CMS).

Konkurencją Alfresco jest oprogramowanie autorskie, takie jak EMC Documentum, Open Text, Sharepoint. Sami deweloperzy Alfresco piszą o swoich konkurentach jako o dziedzictwie lat 90-tych, które:

kosztuje za dużo
zbyt trudne w użyciu, wdrożeniu i skalowaniu
zbyt trudne do dostosowania do własnych potrzeb
zbyt „własny”

Spróbuję opowiedzieć Ci o systemie, a Ty będziesz mógł ocenić, czy twórcy mieli rację.

Co to jest Alfresco

Pierwotnie Alfresco miało być alternatywą typu open source dla Microsoft Sharepoint. Ale w trakcie rozwoju odszedł od tego i zapewnia szereg unikalnych funkcji, które nie są dostępne w innych podobnych systemach. Dość powiedzieć, że Alfresco działa stabilnie korzystając z protokołu Sharepoint poprzez HTTPS.

To właśnie w otwartości systemu upatruję jego główną zaletę: nie ma tu żadnego „blokowania” u żadnego producenta, sam system jest darmowy. Kolejną zaletą Alfresco jest to, że jest zbudowana w oparciu o nowoczesne technologie Java, takie jak Spring, JSF, Hibernate, Lucene; nowe wersje będą korzystać z Spring Surf. I wiem, że duże, poważne firmy kochają systemy Java.

Użytkownicy komunikują się z systemem za pośrednictwem przeglądarki. Możliwa jest także praca z plikami za pośrednictwem Eksploratora Windows, tak jak w przypadku zwykłego folderu sieciowego (protokół CIFS) lub poprzez FTP. Pracujemy z wersją angielską, dostępna jest lokalizacja rosyjska.

Zrzut ekranu standardowej strony zarządzania dokumentami Alfresco

Alfresco zapewnia możliwość tworzenia, przechowywania, modyfikowania dokumentów i wiele więcej. Istnieje możliwość stworzenia dokumentu bezpośrednio w systemie, pustego lub opartego na szablonach Twojej firmy. System umożliwia wyszukiwanie według treści dokumentów oraz wspiera wersjonowanie dokumentów. Zapisana jest cała historia zmian, zawsze możesz zobaczyć, kto co dodał lub usunął.

Czy jest odpowiedni dla Twoich potrzeb? Rozciągliwość

Alfresco jest całkowicie gotowe do użycia, możesz pobrać bezpłatną wersję Community Edition, zainstalować ją i zacząć używać już dziś, wszystko jest bardzo proste. Istnieje również płatna wersja Enterprise Edition, główną różnicą jest dostępność wsparcia technicznego.

Alfresco można zainstalować zarówno w systemach Windows, jak i kompatybilnych z systemem *nix; wymagane jest środowisko Java Runtime Environment. Dostawa obejmuje wbudowany pakiet OpenOffice do konwersji pomiędzy różnymi typami dokumentów, wyodrębniania danych tekstowych do indeksowania i wyszukiwania pełnotekstowego. Dołączony jest także Tomcat, który w razie potrzeby można zastąpić dowolnym odpowiednim kontenerem internetowym.

Alfresco utrzymuje własną bazę użytkowników. Możliwe jest jednak automatyczne tworzenie użytkowników przy pierwszym logowaniu lub synchronizacja ze źródłem zewnętrznym: LDAP, Microsoft Active Directory, domena firmowa itp.

Obsługiwane są standardy branżowe ECM. Tym samym system przechowywania danych Alfresco płynnie przechodzi z własnej implementacji standardu JSR-170 na dostęp do danych poprzez CMIS, usuwając ostatnie ograniczenie w korzystaniu z pamięci dostarczanej z Alfresco.

System współpracuje z dokumentami dowolnego formatu: Microsoft Office, Open Office, pdf itp. Jeśli wymaganego formatu nie ma na liście obsługiwanych, możesz dodać swój moduł konwersji do jednego z obsługiwanych, a łańcuchy konwersji zostaną wbudowane we wszystkie wymagane formaty wyjściowe.

Zaletą Alfresco jako systemu otwartego jest pełny dostęp do kodów źródłowych, można zmieniać dowolne części systemu, jeśli są dostępne dobrzy specjaliści Oczywiście. Licencja na to pozwala.

System pozwala na rozbudowę jego funkcjonalności za pomocą modułów rozszerzeń. Moduły mogą zawierać wszystko: logikę biznesową, style stron, nowe strony, rozszerzenia modelu danych i nowe usługi. Moduły rozszerzeń mogą współpracować z Alfresco poprzez wiele protokołów, z których najlepiej obsługiwany jest protokół REST. Interfejs użytkownika proponuje się zaimplementować przy użyciu Spring Surf, w pozostałej części nie ma żadnych ograniczeń, najczęściej używana jest Java, rzadziej JavaScript po stronie serwera, Groovy, JRuby. Najważniejsze jest to, że istnieje wsparcie CMIS.

Możesz całkowicie porzucić standardowy interfejs WWW i wdrożyć własny. Wtedy Alfresco będzie wykorzystywane wyłącznie jako miejsce do przechowywania.

W celu integracji z innym oprogramowaniem obsługiwane są różne typy uwierzytelniania oraz istnieje możliwość łączenia ich w łańcuchy. Na przykład użytkownik może zalogować się przy użyciu pojedynczego logowania. Jeśli użytkownik nie przyjdzie autoryzowany, Alfresco spróbuje go autoryzować (poprosi o podanie nazwy użytkownika i hasła lub certyfikatu, w zależności od konfiguracji systemu).

Alfresco posiada bardzo elastyczny model danych, z wieloma możliwościami jego rozbudowy, ale to temat na osobny artykuł. W skrócie warto wspomnieć, że model obsługuje dziedziczenie wielokrotne (za pomocą aspektów) oraz dziedziczenie dynamiczne, czyli w każdej chwili można dodać dowolny aspekt do dowolnego obiektu, a obiekt nabywa wszystkie właściwości tego aspektu.

Dostęp do danych i funkcjonalność można elastycznie konfigurować. System autoryzacji operuje takimi pojęciami jak: obiekt danych, uprawnienia, użytkownik, grupa, rola. Role są przypisywane użytkownikom i grupom podczas działania aplikacji, a role można przypisywać kaskadowo w całym poddrzewie danych.

Istnieje duża liczba gotowych rozszerzeń dla Alfresco.

Liczba użytkowników. Skalowalność

Ponieważ Alfresco jest otwarte i bezpłatne, nie jesteś ograniczony liczbą licencji klienckich. Ogranicza Cię raczej wydajność serwerów i bazy danych oraz możliwość skalowania systemu.

Z naszego doświadczenia wynika, że serwer Intel Core 2 2,4 GHz z 8 Gb pamięci wystarczy, aby obsłużyć nawet tysiąc zarejestrowanych aktywnych użytkowników. Wraz ze wzrostem liczby użytkowników konieczne jest przeanalizowanie, które części systemu są najbardziej obciążone. System działa niezawodnie w klastrze, zapewniając integralność i aktualność danych, wymagana jest jednak odpowiednia konfiguracja, o czym napiszemy poniżej;

Istnieją przykłady wdrożenia Alfresco w dużych ilościach organizacja non-profit w Rosji z bazą 40 000 lub więcej użytkowników. Przykłady wdrożeń zagranicznych obejmują również przypadki użycia Alfresco z setkami tysięcy aktywnych użytkowników. Albo przy znacznie mniejszej liczbie użytkowników, ale jednocześnie wieloterabajtowej pamięci masowej.

Nasze doświadczenie we wdrażaniu Alfresco

Z systemu korzysta firma, największy w Europie producent oprogramowania. Szacowana liczba użytkowników wewnętrznych: 30 tys. Oczekiwana liczba użytkowników zewnętrznych: ponad 3 miliony.

Alfresco zostało wybrane jako jedyna opcja systemu ECM na rynku z dobrym wsparciem dla przedsiębiorstw, implementacją protokołu Sharepoint i dostępnością przykładów wdrożeń dla ponad 1000 użytkowników. O ile mi wiadomo, program Microsoft Sharepoint nie, chociaż mógł nie spełniać pozostałych kryteriów.
Obecnie w repozytorium przechowywanych jest ~2000 dokumentów o rozmiarze 5-10 MB każdy.

Główne wprowadzone ulepszenia:

Zmiana wyglądu systemu. W razie potrzeby dodano nagłówki i logo firmy.
Alfresco jest przystosowane do współpracy z serwerem aplikacji, bazą danych i systemem uwierzytelniania przyjętym w firmie jako standard.
Alfresco zostało powiązane z istniejącymi metadanymi na portalu firmy, takimi jak rejestry krajów, kategorie klientów itp.
Moduł umożliwiający tworzenie tzw. „projektów” przy użyciu szablonów, tworzenie dokumentów przy użyciu szablonów.
System kontroli dostępu. Zdaniem przedstawicieli Alfresco, jest to jedyna realizacja przy tak głębokim wykorzystaniu systemu kontroli dostępu Alfresco.
Publikacja dokumentów przechodzących przez etapy przepływu dokumentów do innych zasobów firmy. Odwrotny import dokumentów do systemu.
Standardowy przepływ pracy został znacząco zmieniony zgodnie ze standardami firmy.
Wprowadzono możliwość konfiguracji obiegu dokumentów na bieżąco za pomocą interfejsu użytkownika, w tym wysyłania powiadomień do osób odpowiedzialnych za wykonanie pracy na każdym etapie.
Interfejs z biblioteką innej firmy do konwersji i wyodrębniania danych z dokumentów.

System wszedł już do produkcji. Musimy stawić czoła wielu problemom, z których część nie została jeszcze rozwiązana.

Na przykład, gdy działa na lokalnej maszynie programisty, system działa dość szybko. Jednak podczas pracy na kliencie w klastrze składającym się z 5 serwerów aplikacji, system czasami zaczyna nadmiernie zwalniać. Problem nie został jeszcze rozwiązany, choć zaangażowali się w to nawet sami deweloperzy Alfresco.

Niestety architektura naszego systemu jest zbudowana w taki sposób, że indeksuje wyszukiwarka(Lucene) są przechowywane na dysku sieciowym. A to poważnie zaprzecza zaleceniom twórców; często spotykamy się z załamaniem indeksów.

Innym problemem związanym z OpenOffice jest konwersja i wyodrębnianie danych z dokumentów. Nawet Ostatnia wersja OpenOffice w trybie serwera może konwertować tylko jeden plik na raz. Próba konwersji kilku plików jednocześnie prowadzi do nieprzewidywalnych rezultatów. OpenOffice ma również tę nieprzyjemną właściwość, że z czasem pochłania dużo pamięci i przestaje odpowiadać na żądania. Mogę polecić kilka metod:

służy do jednoczesnego uruchamiania i automatycznego restartowania kilku serwerów OpenOffice;
korzystanie z innych bibliotek do konwersji i wydobywania danych (np. Aspose, ale jest to płatne).

jak już wspomniano, nie używaj dysków sieciowych do przechowywania indeksów Lucene;
używając systemu plików z nowoczesne środki antyfragmentacja (EXT4).

W tej chwili nasz projekt jest nadal w fazie intensywnego rozwoju. Pomimo pewnych błędów menadżerskich i technicznych w realizacji naszego konkretnego projektu, sam system Alfresco podoba mi się, praca z nim to przyjemność i wierzę w obietnicę otwartych systemów dla biznesu.

Wniosek

Na świeżym powietrzu- dobra baza budować obieg dokumentów w firmie. Myślę, że w niedalekiej przyszłości Alfresco może stać się zamiennikiem wielu przestarzałych systemów. Oczywiście pozostaje kilka nierozwiązanych problemów i Alfresco raczej nie przejmie całego świata, ale myślę, że całkiem uda mu się przejąć znaczną część rynku korporacyjnego przechowywania dokumentów i zarządzania dokumentami.

Istnieje możliwość korzystania z Alfresco w chmurze. Przykładowo Amazon AWS ma już gotowe instancje z preinstalowanym Alfresco.

Krąży plotka, że Oracle rozważa zakup Alfresco. Czas pokaże, co to zagraża lub rozjaśnia dla Alfresco.

Byłoby bardzo interesująco zobaczyć w komentarzach Wasze historie dotyczące wdrożeń Alfresco.

Tagi:

na świeżym powietrzu
Jawa
itd
crm
zarządzanie dokumentami

Dodaj tagi

Kompatybilny z PostgreSQL 10

Opis „Logiki EDS” na podstawie przepływu informacji Alfresco/MSVSfera

Według twórców systemu automatyzacja zarządzania dokumentami za pomocą „Logic: EDMS” na platformach Alfresco / MSVSfera Infoflow prowadzi do wzrostu produktywności pracowników, łatwiejszego dostępu do informacji do adopcji decyzje zarządcze, poprawę dyscypliny wykonawczej, a co za tym idzie ogólny wzrost jakość zarządzania przedsiębiorstwem i społeczeństwem.

Na październik 2018 r. system pomaga rozwiązać następujące zadania:

Organizacja efektywnej pracy na kontraktach
Zapewnienie wysokiej jakości kontroli nad wykonywaniem poleceń menedżerów
Automatyzacja obiegu dokumentów urzędów
Obniżenie kosztów wyszukiwania i udostępniania dokumentów
Optymalizacja procesów biznesowych w zakresie przetwarzania dokumentów
Minimalizacja kosztów pracy pracowników podczas pracy z dokumentami
Zwiększenie poziomu kontroli nad dyscypliną pracy pracowników
Maksymalny obieg dokumentów wewnątrz firmy bez użycia papieru
Poprawa efektywności obsługi zgłoszeń
Zarządzanie dokumentacją w ramach systemu zarządzania jakością
Praca z dokumentami stanowiącymi tajemnicę handlową
Wdrożenie możliwości przepływu dokumentów projektowych i pracy zespołowej
Stworzenie jednolitej przestrzeni informacyjnej do przechowywania i przetwarzania dokumentów organizacji

System z łatwością dostosowuje się do tych i wielu innych zadań związanych z przetwarzaniem dokumentów dzięki wbudowanym ustawieniom, rozbudowie dodatkowych modułów i integracji z innymi systemami.

System Logic: EDMS na platformach Alfresco / MSVSfera Infoflow przeznaczony jest do zarządzania treścią korporacyjną i procesami biznesowymi zorientowanymi na treść w średnich i dużych przedsiębiorstwach komercyjnych i rządowych z dużą liczbą rozproszonych geograficznie oddziałów i wieloma kontrahentami.

Efekty wdrożenia:

W władzach:
- Poprawa jakości usług publicznych
- Obniżenie kosztów wsparcia pracy agencji rządowych
- Poprawa dyscypliny wydajności, zwiększenie sterowalności
- Zwiększanie przejrzystości i otwartości działań
- Stworzenie podstaw do kompleksowego System informacyjny typu „administracja elektroniczna” (międzyresortowy obieg dokumentów, EAR, archiwa, portale usług rządowych)
Dla firm handlowych:
- Lepsza obsługa
- Szybka reakcja na zmiany
- Okres zwrotu inwestycji w system wynosi od sześciu miesięcy do dwóch lat
- Zwiększenie konkurencyjności firmy na rynku

2017

Integracja z wykrywaniem wycieków informacji

System ILD pomaga wiarygodnie określić źródło wycieku poufnych informacji na papierze. Algorytm rozwiązania polega na tworzeniu indywidualnych kopii dokumentu, z którymi pracownicy pracują w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami. ILD zapamiętuje kilka parametrów dokumentu: algorytm konwersji, datę i godzinę wystawienia kopii, a także dane identyfikacyjne pracownika. Dzięki temu w przypadku wycieku informacji ILD wiarygodnie identyfikuje pracownika, z czyjej winy do niego doszło. Możesz przeczytać więcej o integracji technologii.

„EDMS Logic 2.0” oparty na przepływie informacji Alfresco/MSVSfera

Produkt został przeniesiony do wersji 5.1 platformy Alfresco/MSVSfera Infoflow. Ta platforma ECM została stworzona na wolnym oprogramowaniu (OS).

W wersji 2.0. Przeprojektowano mechanizm przetwarzania kart dokumentów, dodano edycję plików w formacie Microsoft Office, Open Office i LibreOffice bezpośrednio z karty dokumentów.

Dodano szereg funkcji:

nakładanie uchwał na dokumenty,
pierwotna dystrybucja dokumentów,
scentralizowane śledzenie statusu dokumentów,
możliwości pracy z instrukcjami oraz dokumentami organizacyjno-administracyjnymi.
Uzupełniono produktowy zestaw narzędzi umożliwiający konfigurację rozwiązania podczas wdrożenia i eksploatacji u klientów i partnerów.

W tej wersji systemu zaimplementowano 16 dodatków funkcjonalności użytkownika oraz 29 zmian w zakresie funkcjonalności konfigurowania i administrowania systemem.

Możliwości najnowszej wersji platformy Alfresco, w szczególności szybsza wersja Java, nowoczesna wyszukiwarka i rozbudowane API, pozwalają z łatwością modyfikować rozwiązanie pod unikalne wymagania i osiągać na nim jeszcze większą wydajność, tworząc dodatkowe wartość dla użytkowników. Natomiast Business Logic, które szybko odzwierciedliło innowacje w swoim rozwiązaniu, zwiększyło jego konkurencyjność.

2015

Wydanie „EDMS Logic” na platformie MSVSfera Infoflow

W dniu 15 grudnia 2015 roku spółki Business Logic oraz Krajowe Centrum Wsparcia i Rozwoju poinformowały o udostępnieniu rozwiązania do elektronicznego zarządzania dokumentacją na platformie EDMS Logic i MSVSfera Infoflow.

Podstawą integracji obu rozwiązań był mechanizm kodowania kreskowego: do karty dokumentu przypisany jest jeden kod kreskowy oraz do dokumentu, który można wydrukować na naklejce (dla dokumentów przychodzących) lub na dokumencie (dla dokumentów wystawionych przez organizacji i wysłane).

Dokument zawiera unikalny numer identyfikacyjny (UNID). Jego obecność pomaga w wyszukiwaniu dokumentu w EDMS. Podczas skanowania strumieniowego kod kreskowy rejestrowanego dokumentu jest odczytywany przez skaner, po czym obraz dokumentu jest automatycznie dołączany do odpowiedniej karty. Następnie użytkownik może odnaleźć dokument za pomocą skanera kodów kreskowych.

„Wprowadzanie danych strumieniowo jest kluczowym elementem każdego rozwiązania do zarządzania dokumentami. Dlatego wybór platformy do tego zadania ma kluczowe znaczenie dla efektywnej pracy z treścią korporacyjną” – zauważył Oleg Beilezon, główny architekt ECM w Business Logic. „Po raz kolejny przeanalizowaliśmy rozwiązania dostępne na rynku w tym obszarze i doszliśmy do wniosku, że rozwiązania ABBYY FlexiCapture pozostają najbardziej optymalne.”

„ABBYY FlexiCapture kilkukrotnie zwiększa prędkość wprowadzania danych z różnych typów dokumentów i pozwala znacznie zmniejszyć liczbę błędów przy wprowadzaniu. Rozwiązanie łatwo integruje się z wieloma korporacyjnymi systemami zarządzania dokumentami, w tym z EDMS na platformie Alfresco, co pozwala klientom maksymalnie efektywnie organizować pracę z dokumentami i danymi” – powiedział Dmitry Shushkin, dyrektor projektów korporacyjnych w ABBYY Rosja.

Przeniesienie „EDMS Logic” na platformę Alfresco w wersji 4.2

Wrześniowa wersja systemu EDMS Logic z września 2014 roku została przeniesiona na najnowszą wersję platformy Alfresco 4.2, która zapewnia szereg istotnych usprawnień:

Zmieniono globalny wygląd strony użytkownika, co pozwala na bardziej efektywne wykorzystanie rozmiaru ekranu. Ponadto mechanizmy konstrukcji nadproża stały się bardziej elastyczne i dynamiczne
Poprawiona wydajność systemu
Dodano nowe opcje dostosowywania interfejsu użytkownika Share
Uproszczone opcje publikowania treści
Dodano opcje grupowego pobierania treści
Wykorzystywana jest bardziej zaawansowana wersja silnika procesów biznesowych Activiti, która pozwala na budowanie bardziej elastycznych procesów biznesowych

Funkcjonalność EDMS Logic uległa następującym zmianom:

Zaimplementowano dashboard EDMS, pozwalający na rozpoczęcie pracy z dokumentami EDMS bezpośrednio ze strony głównej Alfresco
Wdrożono możliwość ręcznego wprowadzania numerów ewidencyjnych dokumentów i sprawdzania ich unikalności
Dodano nowe funkcje do Miejsce pracy Użytkownik EDMS:
* Praca z dokumentami dodanymi do „Ulubionych”
* Praca z listą ostatnio przeglądanych dokumentów
* Konfiguracja składu i kolejności wyświetlania kolumn atrybutów dokumentu, gdy są one wyświetlane na liście
* Eksportuj do Excela zawartość dowolnej listy
Przeprojektowano formularze umożliwiające tworzenie i edycję wszystkich dokumentów
Dodano dodatkowe wpisy do historii dokumentu, aby była bardziej zrozumiała
Dodano możliwość przeglądania historii przenoszenia dokumentów według statusu koło życia w formie graficznej
Wdrożono kontrolę duplikatów przy tworzeniu nowego kontrahenta
Dodano akcję „dołącz do…”, która umożliwia przesłanie dowolnego pliku repozytorium Alfresco do dokumentu EDMS
Dodano standardowe raporty: podsumowanie tematów dokumentów, instrukcje wykonane z naruszeniem terminów
Rozszerzone możliwości administratora w zakresie konfigurowania stacji roboczych użytkowników

Wydanie 1.1.2 planowane jest na początek października i będzie zawierać:

Ulepszony standardowy proces zatwierdzania dokumentów, umożliwiający konfigurowanie i korzystanie z wieloetapowych ścieżek zatwierdzania o różnym stopniu złożoności
Możliwość wykorzystania jednej instalacji systemu dla kilku organizacji
Nowe narzędzia użytkownika do pracy z katalogiem pracowników, w tym specjalny dashboard Alfresco umożliwiający wyszukiwanie pracowników bezpośrednio ze strony głównej systemu
Optymalizacja narzędzi konfiguracyjnych i administracyjnych

(Enterprise Content Management), którego kod źródłowy rozpowszechniany jest na licencji LGPL. Alfresco konkuruje z systemami komercyjnymi, takimi jak Documentum i Microsoft SharePoint, charakteryzującymi się rozszerzalną modułową strukturą, pełną obsługą standardu OASIS CMIS 1.0 i kilkukrotnie większą wydajnością niż konkurenci. Kod systemu napisany jest w stylu aspektowym w Javie przy użyciu komponentów Spring, Hibernate, Lucene i MyFaces. MySQL i PostgreSQL są obsługiwane jako DBMS.

System Alfresco to jeden z najbardziej rozpowszechnionych na Zachodzie systemów elektronicznego zarządzania dokumentami i projektami. Wynika to w dużej mierze z otwartości kodu (full Open Source) oraz różnicy w stosunku do większości produktów open source w stabilności działania i możliwości skalowania do zadań biznesowych dowolnej wielkości.

System Alfresco to jeden z najbardziej rozpowszechnionych na Zachodzie systemów elektronicznego zarządzania dokumentami i projektami. W dużej mierze wynika to z otwartości kodu (full Open Source) oraz różnicy w stosunku do większości produktów open source stabilnością działania i możliwością skalowania w celu dopasowania do zadań biznesowych dowolnej wielkości. Nie ma w tym nic dziwnego, skoro „ojcem” i głównym projektantem systemu Alfresco do dziś jest John Newton, jeden z menadżerów i współwłaścicieli firmy Documentum, światowego lidera na rynku elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją na skalę firmową.

Z systemem z powodzeniem współpracują takie firmy jak Activision, American Stock Exchange, Cisco, Electronic Arts itp. System może pracować na niemal każdej platformie i z dowolną bazą danych. Wiele systemów Alfresco z łatwością radzi sobie z obciążeniem milionów przechowywanych dokumentów i dziesiątkami tysięcy użytkowników.

Mała popularność systemu w Federacji Rosyjskiej wynika z faktu, że do niedawna nie było firm zdolnych świadczyć profesjonalne usługi w zakresie wdrożeń, wsparcia i szkolenia użytkowników systemu Alfresco.

Zalety pleneru

Alfresco - EDMS z dostępem do Internetu. Jest to wygodne, ponieważ:

brak konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania na komputerach użytkowników;
brak problemów z aktualizacją oprogramowania klienckiego;
możliwość pracy z dowolnego miejsca na świecie, w szczególności z urządzeń mobilnych;
Alfresco ma najbardziej zaawansowany interfejs sieciowy: wygodny, piękny i szybki.

Jednak amerykańskie i europejskie EDMS, w szczególności Alfresco, już od 2009 roku przestały kłaść główny nacisk na interfejs sieciowy. Oczywiście pomaga, ale służy tylko do zdalnego dostępu do dokumentów.

Ponieważ gdy dana osoba znajduje się w biurze lub oddziale podłączonym do sieci VPN, nie ma nic wygodniejszego i łatwiejszego niż praca z folderami i plikami w zwykły sposób – edycja dokumentów w aplikacjach biurowych. Korzystanie z jakichkolwiek innych interfejsów, nawet sieciowych, powoduje zrozumiałą irytację, spadek szybkości pracy i w efekcie sabotaż wprowadzenia.

Co jednak ze standardowymi folderami i plikami, skoro nie obsługują one wersjonowania, kontroli dostępu według ról, routingu itp.?

Rozwiązanie zostało już dawno znalezione i jest stosowane w europejskich i amerykańskich EDMS! Załóżmy, że na pulpicie znajdują się 2 foldery (lub inna liczba folderów, to tylko przykład):
„Dokumenty do rozpatrzenia”
„Dokumenty korporacyjne”

Otwórz pierwszy. Są 3 dokumenty. Wiesz, że jeśli tam są, masz obowiązek podjąć w ich sprawie decyzję. Otwieramy je znane Słowo podwójne kliknięcie. Możesz nie tylko przeczytać tekst dokumentu, ale otworzyć dowolną jego wersję, zapoznać się z komentarzami, podjąć decyzje i wysłać dokument do rozpatrzenia dowolnej osobie bez opuszczania programu MS Word (MS Excel, MS Power Point). Ponadto możesz tam zobaczyć swoje zadania, wychodzące i przychodzące.

Czy musisz utworzyć i uruchomić nową umowę do zatwierdzenia? Nic prostszego. Utwórz dokument w MS Word i wyślij bezpośrednio stamtąd standardową trasą. Lub najpierw utwórz plik i po prostu skopiuj go do folderu „Dokumenty korporacyjne” / „Wersje robocze umów”. Dokument zostanie niezwłocznie wprowadzony do EDMS i przesłany standardową drogą.

Nikt też nie odmawia interfejsu WWW. W interfejsie internetowym Alfresco możliwe jest wykonanie wszystkich powyższych funkcji i wiele więcej. Web jest wygodny w podróży służbowej, umożliwia szybki dostęp z laptopa, umożliwia wykonywanie skomplikowanych operacji grupowych na dokumentach i zadaniach oraz generowanie raportów.

Istnieją 2 główne wersje systemu Alfresco: Community Edition i Enterprise Edition.

Wersja Community jest całkowicie bezpłatna i może zostać pobrana i zainstalowana przez dowolną firmę. Chociaż system nie zapewnia żadnej pomocy poza dobrowolnym wsparciem członków społeczności użytkowników Alfresco. Jednak mimo to wydanie wspólnotowe pozostaje jedną z najpopularniejszych opcji elektronicznych systemów zarządzania dokumentami w Europie. System umożliwia umieszczenie go na serwerach lub w klastrze, dzięki czemu jest realnym rozwiązaniem zarówno dla 10, jak i 10 000 użytkowników. Wbudowane bazy danych: MySQL i Postgre.

Enterprise Edition to przemysłowa edycja systemu działającego w oparciu o potężne bazy danych Oracle lub MS SQL. Takie systemy posiadają certyfikaty Alfresco, a użytkownicy systemów otrzymują gwarancję stabilnego działania systemu, wsparcia i aktualizacji.

Główne cechy systemu Alfresco

pełnoprawny interfejs sieciowy;
przeszukiwanie dokumentów pełnotekstowych;
integracja z LDAP, Sharepoint, MS, Email, Ff&EXPLORER, Google Gadget;
wersjonowanie dokumentów;
porównanie wersji;
elastyczny dostęp do dokumentów oparty na rolach;
pomoc graficznego edytora procesów biznesowych JBOSS JBMP;
pomoc przy prostych przepływach pracy tworzonych za pomocą „kreatora tworzenia”;
system nie ma oficjalnej rusyfikacji, dlatego wspierają go pasjonaci, którzy jak wiadomo za nic nie odpowiadają.
wbudowany system zarządzania projektami oparty na mikrostronach
nienajlepszy prosty system Wdrożenie EDMS

Zostaw swój komentarz!

Jak przechowywane są dokumenty w małej organizacji? Najprościej jest na dysku lokalnym. A jeśli konieczna jest wspólna praca, wysyłane są pocztą lub, co jest najpopularniejszą opcją, na dysku sieciowym. Kolejną świetną opcją są Dokumenty Google, ale nie jestem pewien, czy jest ona powszechnie stosowana w rosyjskiej praktyce.

Konkurencją Alfresco jest oprogramowanie autorskie, takie jak EMC Documentum, Open Text, Sharepoint. Sami deweloperzy Alfresco piszą o swoich konkurentach jako o dziedzictwie lat 90-tych, które:

kosztuje za dużo
zbyt trudne w użyciu, wdrożeniu i skalowaniu
zbyt trudne do dostosowania do własnych potrzeb
zbyt „własny”

Spróbuję opowiedzieć Ci o systemie, a Ty będziesz mógł ocenić, czy twórcy mieli rację.

Co to jest Alfresco

Zrzut ekranu standardowej strony zarządzania dokumentami Alfresco

Czy jest odpowiedni dla Twoich potrzeb? Rozciągliwość

Zaletą Alfresco jako systemu otwartego jest pełny dostęp do kodów źródłowych; możesz zmieniać dowolne elementy systemu, jeśli oczywiście masz dobrych specjalistów. Licencja na to pozwala.

Możesz całkowicie porzucić standardowy interfejs WWW i wdrożyć własny. Wtedy Alfresco będzie wykorzystywane wyłącznie jako miejsce do przechowywania.

Istnieje duża liczba gotowych rozszerzeń dla Alfresco.

Liczba użytkowników. Skalowalność

Ponieważ Alfresco jest otwarte i bezpłatne, nie jesteś ograniczony liczbą licencji klienckich. Ogranicza Cię raczej wydajność serwerów i bazy danych oraz możliwość skalowania systemu.

Istnieją przykłady wdrożenia Alfresco w dużej organizacji non-profit w Rosji z bazą 40 000 lub więcej użytkowników. Przykłady wdrożeń zagranicznych obejmują również przypadki użycia Alfresco z setkami tysięcy aktywnych użytkowników. Albo przy znacznie mniejszej liczbie użytkowników, ale jednocześnie wieloterabajtowej pamięci masowej.

Nasze doświadczenie we wdrażaniu Alfresco

Z systemu korzysta firma, największy w Europie producent oprogramowania. Szacowana liczba użytkowników wewnętrznych: 30 tys. Oczekiwana liczba użytkowników zewnętrznych: ponad 3 miliony.

Główne wprowadzone ulepszenia:

Zmiana wyglądu systemu. W razie potrzeby dodano nagłówki i logo firmy.
Alfresco jest przystosowane do współpracy z serwerem aplikacji, bazą danych i systemem uwierzytelniania przyjętym w firmie jako standard.
Alfresco zostało powiązane z istniejącymi metadanymi na portalu firmy, takimi jak rejestry krajów, kategorie klientów itp.
Moduł umożliwiający tworzenie tzw. „projektów” przy użyciu szablonów, tworzenie dokumentów przy użyciu szablonów.
System kontroli dostępu. Zdaniem przedstawicieli Alfresco, jest to jedyna realizacja przy tak głębokim wykorzystaniu systemu kontroli dostępu Alfresco.
Publikacja dokumentów przechodzących przez etapy przepływu dokumentów do innych zasobów firmy. Odwrotny import dokumentów do systemu.
Standardowy przepływ pracy został znacząco zmieniony zgodnie ze standardami firmy.
Wprowadzono możliwość konfiguracji obiegu dokumentów na bieżąco za pomocą interfejsu użytkownika, w tym wysyłania powiadomień do osób odpowiedzialnych za wykonanie pracy na każdym etapie.
Interfejs z biblioteką innej firmy do konwersji i wyodrębniania danych z dokumentów.

System wszedł już do produkcji. Musimy stawić czoła wielu problemom, z których część nie została jeszcze rozwiązana.

Niestety architektura naszego systemu jest zaprojektowana w taki sposób, że indeksy wyszukiwarki (Lucene) przechowywane są na dysku sieciowym. A to poważnie zaprzecza zaleceniom twórców; często spotykamy się z załamaniem indeksów.

Innym problemem związanym z OpenOffice jest konwersja i wyodrębnianie danych z dokumentów. Nawet najnowsza wersja OpenOffice w trybie serwerowym może konwertować tylko jeden plik na raz. Próba konwersji kilku plików jednocześnie prowadzi do nieprzewidywalnych rezultatów. OpenOffice ma również tę nieprzyjemną właściwość, że z czasem pochłania dużo pamięci i przestaje odpowiadać na żądania. Mogę polecić kilka metod:

służy do jednoczesnego uruchamiania i automatycznego restartowania kilku serwerów OpenOffice;
korzystanie z innych bibliotek do konwersji i wydobywania danych (np. Aspose, ale jest to płatne).

jak już wspomniano, nie używaj dysków sieciowych do przechowywania indeksów Lucene;
przy użyciu systemu plików z nowoczesnymi narzędziami antyfragmentacyjnymi (EXT4).

Wniosek

Alfresco jest dobrą bazą do budowania obiegu dokumentów w firmie. Myślę, że w niedalekiej przyszłości Alfresco może stać się zamiennikiem wielu przestarzałych systemów. Oczywiście pozostaje kilka nierozwiązanych problemów i Alfresco raczej nie przejmie całego świata, ale myślę, że całkiem uda mu się przejąć znaczną część rynku korporacyjnego przechowywania dokumentów i zarządzania dokumentami.

Istnieje możliwość korzystania z Alfresco w chmurze. Przykładowo Amazon AWS ma już gotowe instancje z preinstalowanym Alfresco.

Krąży plotka, że Oracle rozważa zakup Alfresco. Czas pokaże, co to zagraża lub rozjaśnia dla Alfresco.

Byłoby bardzo interesująco zobaczyć w komentarzach Wasze historie dotyczące wdrożeń Alfresco.

Tagi: Dodaj tagi