Вся деятельность любой организации осуществляется через обмен документами на бумажном носителе. Расширение информационного общества привели к появлению электронных документов.
Такая форма документов все больше применяется среди управленческого персонала различных организаций и других структур. Большое распространение приобрели , взаимодействие с Пенсионным фондом и налоговой инспекцией.
Также и среди различных организаций стал активно применяться
Электронный обмен бухгалтерскими документами был узаконен несколько лет назад.
С 2002 года Федеральным законом № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» бумажные и электронные документы были приравнены по своей юридической силе, но в июле 2013 года этот нормативный акт недействителен.
Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» установлены основные правила взаимодействия организаций с применением электронной подписи. Совместный приказ Министерства финансов и ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ утвердил основные правила предоставления документов в налоговую инспекцию.
Оформление, учет и обмен счетами-фактурами в виде электронного документа между различными организациями происходит с учетом условий Министерства финансов, утвержденных приказом от 25 апреля 2011 г. N 50н.
Постановлением Правительства №1137 от 26.12.2011г. определены правила заполнения и новые формы счета-фактуры, и ряда других учетных документов. Обмен счетами-фактурами в электронной форме по специальной связи производится в определенном формате, который утвержден приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@.
Приказ Федеральной налоговой службы от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ определил, в каком формате должны быть некоторые бухгалтерские учетные документы для обмена и предоставления в налоговые органы.
Для того чтобы организации совершали обмен учетной документацией ТОРГ-12 и Акт приемки-сдачи работ в необходимом формате Федеральная налоговая служба издала приказ от 21 марта 2012 № ММВ-7-6/172.
Первичные документы, оформленные в электронном виде, будут подтверждены только после того, как на них будет проставлена .
Весь обмен учетными документами в электронном формате между контрагентами происходит с помощью электронного документооборота, которые руководствуются приказом ФНС от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@.
Плюсы электронного документооборота
Все вносимые законодательством изменения во взаимодействие между контрагентами, несомненно, имеют ряд преимуществ.
Введение электронного документооборота приводит к сокращению времени для обмена документацией. Это происходит за счет экономии периода на оформление и доставку документов между организациями как с одной, так и с другой стороны.
Экономится время при учете проводимых операций в бухгалтерских регистрах, при контроле ошибок, сокращении этапов обработки документов и формировании отчетности.
Первичные бухгалтерские документы (счет-фактура, акт выполненных работ и товарная накладная), оформленные на бумаге и подписанные руководителем, с которыми привыкли работать все организации, постепенно переведутся в электронный формат.
Весь документооборот между контрагентами происходит по следующей схеме:
- Организация-продавец создает в своей учетной системе документ. Используя криптографическое программное обеспечение, подписывает документ электронной подписью. Следующим шагом организация загружает оформленный документ в систему оператора и отправляет контрагенту, который принимает его через специальное программное обеспечение.
- Затем покупатель вводит полученный электронный документ в свою учетную программу, проверяет на соответствие сделки, если все оформлено без ошибок, то ставит свою электронную подпись и через оператора отправляет обратно продавцу. Если вовремя проверки обнаружены неточности или ошибки, покупатель отправляет продавцу уведомление об отказе с указанием причин.
Организация-продавец отражает электронный документ в своем бухгалтерском учете, как выставленный после получения подтверждающего сигнала от оператора электронного документооборота о принятии файла и извещения покупателя о том, что документ получен.
Согласно нормативным актам, обмен учетными документами между контрагентами, производится как в бумажной, так и электронной форме.
Документы, оформленные в электронной форме и подписанные электронной подписью, имеют равную правовую силу, как и подписанные руководителем бумажные документы.
Документооборот между организациями производится через оператора, что позволяет сократить время на учет и обработку
Электронный документооборот (ЭДО) — это быстрый способ обмена информацией, основанный на использовании электронных документов с виртуальными подписями. Он уже давно завоевал признание в развитых странах мира, как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса.
Суть
Электронный документооборот между организациями - это совокупность процессов по созданию, обработке, отправлению, передачи, получению, сохранению, использованию и уничтожения документов. Все эти процессы выполняются после проверки целостности и подтверждения факта получения документов.
Правила осуществления документооборота между юридическими лицами осуществляется по договоренности сторон. Обмен информацией осуществляется при помощи телекоммуникационных средств, а документы хранятся на электронных носителях. Срок хранения бухгалтерской информации не должен превышать тот, который установлен на законодательном уровне.
Организации между собой могут обмениваться формальными и неформальными документами с подписями участников. В сфере предпринимательской деятельности это могут быть: накладные, соглашения, счета фактуры, приказы, уведомления, доверенности и т.д. Информация может передаваться в виде текстовых, табличных и графических файлов.
Цель внедрения ЭДО
Предпосылкой к внедрению ЭДО могут быть:
- сокращение рутинной работы;
- снижение потери документов;
- «прозрачная» работа с документами;
- повышение исполнительской дисциплины - предоставление документов в указанные сроки и т. д.
Среди количественных целей можно выделить такие:
- Сокращение времени на обработку документа в 10 раз.
- Сокращение расходов на канцелярию в два раза.
Электронный документооборот между организациями: как это работает
В соответствии с отечественным законодательством, электронный документооборот между организациями ведется по согласию двух сторон. Для обмена данными, необходимо, чтобы все участники были подключены к оборудованию одного оператора. Далее пользователю нужно отправить запрос на добавление в список контрагентов. После подтверждения запроса участники системы могут обмениваться данными.
Модуль ЭДО должен будет выполнять такие функции:
- Приглашать контрагентов к обмену данными.
- Формировать адресную книгу.
- Интегрироваться с бухгалтерским ПО, например, 1С.
- Подписывать и шифровать документацию.
- Структурировать корреспонденцию.
- Отслеживать статусы писем.
Электронный документооборот между организациями осуществляется с помощью сертификатов. Подключение к серверу и аутентификация осуществляется через персональный цифровой сертификат. ЭЦП выдается каждому пользователю системы, хранится на электронном носителе Token и защищен ПИН кодом. Пользователь должен ввести свой логин, пароль к персональному кабинету. Только после этого он получит доступ к своим документам.
Инициировать процесс обмена может любой сотрудник организации, подключенный к системе. Прежде чем отправить документ контрагенту, его необходимо подписать в ЭЦП. Эта операция выполняется при помощи программы "Криптопро". Документ отправляется через ЭДО. Сотрудник контрагента получает уведомление о поступлении нового документа. Если он принимает его, то он также ставит ЭЦП. Если необходимо внести правки в документ, то создается его новая электронная версия. По завершении редактирования нужно сохранить все изменения при помощи ЭЦП. Затем документ с изменения отправляется контрагенту. В случае необходимости осуществляется электронное согласование информации.
Если необходимо в очередной раз внести правки, то вся процедура повторяется заново. Если претензий к новой версии нет, то документ уважается. Итоговым считается образец, подписанный двумя ЭЦП. Се версии документа хранятся на сервере и доступны для просмотра. Как только образцу будет присвоен статус действующий, внести поправки в документ не получится. Расстроенным договорам присваивается статус «Аннулирован». Вот как осуществляется электронный документооборот между организациями.
Оборудование
Что нужно для электронного документооборота между организациями? Во-первых, необходимо выбрать оператора связи и установить специальное ПО для обмена информацией. Во-вторых, с каждым контрагентом, с которым организация намерена вести электронную переписку, нужно заключить "Соглашение об обмене электронными документами".
Также необходимо установить сервер ЭДО, на котором будут храниться все документы. Это может быть как оборудование клиента, так и "облачное" хранилище. Доступ к данным системы извне осуществляется через приложение, которое устанавливается на оборудование сотрудников организации. Взаимодействие компьютеров с сервером осуществляется по протоколу HTTP с дополнительным шифрованием SSL 128. Доступ к документам осуществляется только через интерфейс приложения и после прохождения аутентификации.
Проект ЭДО
Проект автоматизации процессов может длиться от нескольких месяцев до нескольких лет. Срок напрямую зависит от количества процессов, которые нужно автоматизировать, ресурсных и финансовых возможностей организации. Кратка схема внедрения ЭДО выглядит следующим образом:
- Создание рабочей группы.
- Формирование целей, сроков и бюджет проекта.
- Исследование существующих процессов.
- Разработать задания.
- Выроб системы ЭДО.
- Подписание договора на внедрение СЭД.
- Утверждение регламента работы.
- Наполнение справочников системы.
- Обучение персонала.
- Проведение предварительных испытаний.
- Издание приказа о внедрении СЭД.
- Доработка ПО и регламента работы.
- Запуск пилотного проекта.
- Полномасштабный переход к ЭДО.
Ошибки внедрения ЭДО
В процессе нужно уделить особое внимание процессам, в которых по закону требуется наличие бумажного носителя. Дублировать бумажный документ электронным нельзя. Это значительно замедляет процесс работы и вызывает негативное отношение к процессу автоматизации в целом. За выполнение двойной работы никто не доплачивает.
В процессе внедрения нужно разработать новый регламент работы с документами, обучить персонал и только после этого заниматься полноценным внедрением. Добиться этого можно только если донести до сотрудников преимущества использования новых технологий.
Еще одна популярная ошибка - слабая проработка требований к СЭД. Если пользователям приходится работать в ненастроенной системе, то процесс ЭДО отличается от того, что принят в организации.
Электронный документооборот между организациями: плюсы и минусы
Преимущества:
- Сокращение расходов на пересылку оригиналов документов по почте.
- Экономия места для хранения документации. Она вся сохраняется в электронном виде.
- Простота использования. Отправка документа осуществляется с одного рабочего места. Быстрый поиск документа осуществляется по статусам (отправлен, получен, принят и т. д.).
- Мгновенная доставка. Вся отправленная информация попадает к адресату в течение нескольких секунд.
- Документ не может быть утрачен до истечения срока его хранения в системе.
Недостатки:
- Для использования оборудования необходимо приобрести лицензию, которая стоит немалых денег.
- Обмениваться данными чаще всего можно только между участниками одной системы.
- Электронный документооборот между организациями в 1С или при помощи любого другого ПО отличается от применяемой ранее схемы. С внедрением нового алгоритма у всех сотрудников возникнут вопросы по ведению работы.
- Техническая оснащенность. Перед внедрением ЭДО организации необходимо закупить технику и подготовить сотрудников к управлению новой системой.
- ЭДО осуществляется при помощи ЭЦП, срок действия которой составляет 1 год. Необходимо отслеживать и своевременно обновлять сертификаты. Также необходимо контролировать сроки действия сертификатов контрагентов, чтобы избежать проблем с налоговой.
Правовое регулирование
Какими нормативными актами регулируется электронный документооборот между организациями? Законодательство РФ включает ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила предоставления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168. ЭДО между органиазциями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н. Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/36@. Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/253@.
«СБИС»
Электронный документооборот между организациями «СБИС» дает клиентам такие преимущества:
- Отправлять документы можно любой организации, которая зарегистрирована на территории РФ. Если контрагент не является участником системы «СБИС», то сотрудник компании просто свяжется с представителем организации и вышлет на его e-mail приглашения для участия в системе. Сразу после подтверждения запроса обмен информацией между участниками будет осуществляться без посредников.
- Устанавливать ПО на компьютер не нужно. Достаточно иметь актуальную версию браузера и доступ в интернет.
- Для работы с данными не нужна специальная программа. Если отчет изначально готовится в стороннем ПО, например, 1С, то можно настроить интеграцию данных с системой «СБИС».
- Типовая форма документа не установлена. Можно отправлять текстовые, табличные файлы, изображения и т. д.
СКБ «Контур»
Один из первых разработчиков ПО в России также занимается поставкой оборудования, с помощью которого осуществляется электронный документооборот между организациями. «Контур» разработала систему Диадок, с помощью которой осуществляется обмен электронными документами. Особенностью системы является то, что доступ к данным можно получить, находясь заграницей. Специально для этой цели компания разработала тарифы в роуминге. При желании моно получить доступ к данным через API.
Что нужно?
Чтобы подключить ЭДО, организации необходимо купить:
- лицензионное ПО;
- сервер;
- провести обновление оборудования;
- обучить персонал;
- настроить и интегрировать СЭД для работы с внутренними приложениями.
Такие инвестиции необходимо осуществить, чтобы подключить электронный документооборот между организацией? Включение в расходы консультации техподдержки, обновления СЭД и ПО - второй этап инвестиций. Эти затраты придется оплачивать ежемесячно.
Вывод
На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование.
В организации не нова. Но несмотря на то что многие крупные и средние предприятия охвачены ей, еще не все понимают сути процессов, происходящих в рамках ЭДО. В текущей статье мы попытаемся простым языком донести важную информацию об автоматизированном процессе работы с документами. Что следует сделать для начала обмена? Как построить работу с первичкой? Как сдавать отчетность с помощью интернета? Ответы на самые актуальные и интересующие вопросы читайте ниже.
Взгляд со стороны: как внедрить электронный документооборот в организации
Бухучет неразрывно связан с оформлением множества документов. Еще 10 лет назад бухгалтерия работала с бумагой, но настало время перейти на новый порядок.
На многих предприятиях внутренние бизнес-процессы уже автоматизированы посредством частичного или полного внедрения информационных и учетных систем. Но деятельность компании не ограничена внутренними процессами. Параллельно идет и внешнее взаимодействие с контрагентами.
Рассмотрим пример. Когда завершается хозяйственная операция, бухгалтер оформляет соответствующие документы. Акты выполненных работ он вносит в учетную систему предприятия, распечатывает и высылает контрагенту, оплачивая при этом почтовые или курьерские услуги. На стороне подрядчика акт сканируют и вносят в систему. Что делает бухгалтер? Вручную проводит бумажный документ и заносит в архив. Это типичный порядок действий, если отсутствует корпоративная информационная система. Удобен ли он?
Ситуация складывается противоречивая. Оптимизируются исключительно внутренние бизнес-процессы, внешние остаются без изменений. Однако за счет упрощения внешних процессов можно дополнительно сократить затраты — временные и финансовые. Так, на доставку бумажной корреспонденции тратятся дни и даже недели, а передача информации в цифровом виде выполняется за несколько минут.
Виды электронного документооборота между организациями
Допустим, вы готовы перевести взаимодействие с контрагентами в цифровой вид. Можно выбрать любой из двух видов обмена.
- Обменивайтесь документами с помощью e-mail
. Советуем однозначно прописать данный способ взаимодействия в соглашения между сторонами, указав при этом адреса почты, которые будут задействованы в обмене. Участники могут использовать любой вид ЭП, если договорятся об этом, однако при подписании документов усиленной квалифицированной подписью дополнительных соглашений не потребуется.
Стоп-фактор: Сами понимаете, отсылать по e-mail можно не всю документацию. - Отправляйте и получайте счета-фактуры (СФ), а также другие документы через оператора электронного документооборота (ЭДО СФ) . Для этого требуется лишь одноразовое подключение к сети оператора и присоединение к регламенту обмена, после чего вы можете беспрепятственно пользоваться функционалом так называемого сервиса обмена. Благодаря широкому спектру своих возможностей — технологических, кадровых и правовых — оператор обеспечивает абсолютно легитимный обмен между организациями.
Начинаем работать с ЭДО
Рассмотрим более подробно процедуру обмена с помощью оператора ЭДО СФ. Для правильной работы необходимо выполнить три простых действия:
- Купить сертификат ЭП и средство криптографической защиты (СКЗИ).
- Подключиться к интересующему вас оператору.
- Пригласить к обмену контрагентов, с которыми вы работаете регулярно.
Прочие организационные вопросы уладят специалисты оператора ЭДО. Их главная задача — обеспечить пользователям комфортные условия работы.
За 7 минут вы узнаете все про систему внешнего электронного документооборота в организации на примере сервиса Synerdocs. Видеоролик расскажет про порядок обмена в веб-клиенте: как загружать их из локального хранилища и создавать в сервисе, как приглашать контрагентов и т.д.
Посмотрите ролик и оцение удобство работы в веб-клиенте Synerdocs.
Подключаемся к сервису обмена. Порядок действий
Чтобы запустить ЭДО, вам необходимо связаться с представителями оператора и обсудить два момента:
- сколько стоит подключение;
- в какие сроки оно будет выполнено.
Только после этого с оператором заключается соглашение, и вы присоединяетесь к регламенту обмена, где подробно описаны задачи, решаемые сервисом, правила его работы и важные правовые моменты.
Получение сертификата ЭП и СКЗИ
Сертификат выдается в любом Удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ (перечень аккредитованных УЦ). Нередко сами операторы ЭДО СФ выполняют функции подобных центров и выдают сертификаты через свою партнерскую сеть.
Несколько слов об . Она представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Существует три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.
В Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи» указано, что , который заверен простой либо усиленной неквалифицированной ЭП, можно считать эквивалентным бумажному с реальной подписью. Однако простой ЭП может быть недостаточно для базового ведения электронного документооборота между организациями.
Что касается документа с усиленной квалифицированной ЭП, то он считается аналогом бумажного с собственноручной подписью и печатью. Федеральная налоговая служба признает юридически значимыми исключительно те ЭД, которые подписаны квалифицированным сертификатом.
Для создания и проверки ЭП в используется средство криптографической защиты информации (СКЗИ), которое представляет собой специальную программу для шифрования и расшифровки передаваемых данных.
О подключении контрагентов
Перевести межкорпоративный документооборот в цифровое «поле» можно только с теми контрагентами, кто уже подключен к оператору ЭДО. Конечно, таких наберется не больше половины. Часто контрагентам требуется дополнительная мотивация, чтобы принять решение в пользу перехода на новый формат взаимодействия. Со своей стороны, оператор готов предложить небольшой бонус в виде бесплатного или льготного обмена на определенный период. Он же помогает решать все вопросы по , поскольку напрямую заинтересован в квалифицированной поддержке текущих абонентов и присоединении новых.
Не имеет значения, услуги какого оператора ЭДО СФ использует ваш подрядчик. Вы можете обмениваться с ним с помощью технологии роуминга. Также организовать взаимодействие с контрагентами можно другими способами.
Один из вариантов — подключиться сразу к нескольким сервисам (системам) обмена. Такой способ электронного документооборота между организациями называется мультиоператорностью. Вы можете выбрать его для себя или предложить партнеру (если это уместно).
Что делать, если вы и ваш контрагент используете разные сервисы, и ни один из вас не желает менять его? В такой ситуации оптимальным является второй вариант, когда вы вместе обращаетесь к своим операторам и предлагаете им настроить обмен друг с другом.
Подведем итог
Давайте подведем итог. Прежде чем переходить на цифровой формат взаимодействия с контрагентами, бухгалтеру следует помнить три детали:
- Усиленная квалифицированная ЭП обеспечивает документу юридическую значимость.
- Оператор гарантирует быструю и целостную доставку электронных документов.
- Чтобы начать пользоваться сервисом, необходимо присоединиться к регламенту, купить сертификат ЭП и СКЗИ. Остальные вопросы решит сам оператор.
Заместитель генерального директора ООО «Такском»
Подавляющее большинство бухгалтеров пользуются специализированными компьютерными программами, сдают электронную отчетность в налоговую инспекцию и фонды. Так почему бы не общаться «электронно» и со своими контрагентами? Зачем распечатывать стопки бумаг, если можно создавать и хранить электронные документы? О том, как это сделать, нам рассказали в фирме, предоставляющей услуги электронного документооборота.
Игорь Владимирович, расскажите, пожалуйста, что это такое - электронный документооборот?
И.В. Мурашкинцев: Электронный документооборот - это способ организации работы с документами, когда основная масса их оригиналов формируется в электронном виде, без использования бумажных носителей. Обратите внимание - при таком документообороте в электронном виде создаются именно оригиналы, а не просто электронные копии бумажных документов. Электронные документы по утвержденным форматам можно составлять в большинстве бухгалтерских программ. Но для того, чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.
Создав документ, тут же подписать его электронной подписью можно во многих, правда, не во всех, бухгалтерских программах.
Если электронный документ пересылается контрагенту, он должен быть отправлен с соблюдением порядка обмена электронными документами.
А что это за порядок обмена электронными документами? Каким из видов электронных подписей должен быть подписан электронный документ?
Мы благодарим за предложенную тему интервью главного бухгалтера ООО «Фирма “АНИС-98”» Ольгу Владимировну Салтыкову, г. Москва.
И.В. Мурашкинцев: Для разных документов этот порядок будет разный. Для электронных счетов-фактур особые, более строгие требования. Они обязательно должны быть подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью и отправлены через оператора электронного документооборот аПорядок, утв. Приказом Минфина от 25.04.2011 № 50н .
Усиленная квалифицированная электронная подпись - это аналог печати организации вместе с подписью ответственного лица. К ней прилагается квалифицированный сертификат ключа проверки. Выдавать такие электронные подписи могут только аккредитованные удостоверяющие центр ыЗакон от 06.04.2011 № 63-ФЗ . Документы, которые были подписаны электронной цифровой подписью по старому Закону об ЭЦП, который с 1 июля утратит сил уЗакон от 10.01.2002 № 1-ФЗ , считаются подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.
В отдельных отраслях, например в ювелирном производстве, передавать через оператора желательно не только внешние, но и некоторые внутренние документы организации. Внутренние документы обычно не обязательно подписывать усиленной квалифицированной подписью. По решению самой организации может быть достаточно усиленной неквалифицированной или даже простой электронной подписи.
Усиленные неквалифицированные подписи тоже выдают удостоверяющие центры, и они могут быть дешевле квалифицированных. А простая подпись - это шифр или пароль, позволяющий определить создателя документа. Поставить такую подпись можно с помощью компьютерной программы, и это потребует меньших расходов, чем приобретение усиленной подписи.
Внешние документы, кроме счетов-фактур, можно отправлять контрагентам простой электронной почтой. По договоренности сторон они могут быть подписаны либо усиленной квалифицированной, либо усиленной неквалифицированной электронной подписью. Но использование специальной системы электронного документооборота более удобно, так как позволяет моментально получить извещение о том, что ваш партнер документ получил. Он, в свою очередь, может его тут же подписать и отправить вам.
С чего лучше начать внедрение электронного документооборота?
И.В. Мурашкинцев: Обычно перейти на использование электронных документов решают компании, у которых много контрагентов и большой объем внешнего документооборота. Поскольку обмен электронным документами, в частности счетами-фактурами, возможен только по взаимному согласию сторо нп. 1 ст. 169 НК РФ , то для начала надо обсудить возможность перехода на электронный документооборот со своими постоянными контрагентами. Затем вы должны выбрать оператора электронного документооборота и заключить с ним договор. Перечень операторов электронного документооборота, включенных в Сеть доверия Федеральной налоговой службы, размещен на сайте ФНС .
На какие критерии желательно ориентироваться, выбирая оператора?
И.В. Мурашкинцев: Как правило, операторы электронного документооборота дают возможность в тестовом режиме обменяться электронными документами с несколькими контрагентами. В ходе такой «опытной эксплуатации» вы сможете понять, какой интерфейс вам удобнее и легко ли будет совместить вашу бухгалтерскую программу с системой документооборота оператора.
Чем сложнее совместить бухгалтерскую программу с системой электронного документооборота, тем выше будет цена внедрения системы. Обратите внимание и на цену пересылки электронных документов. Обычно пересылка оплачивается так же, как в мобильной связи: платит «звонящий», то есть отправитель электронного документа. Электронные документы нередко требуется отправлять в комплекте. В этом случае может тарифицироваться отправка пакета документов, например счет-фактура и акт выполненных работ либо накладная.
Обязательно ли одновременно заключать договор с удостоверяющим центром - организацией, выдающей электронные подписи?
И.В. Мурашкинцев: При внешнем документообороте это обязательно. Удостоверяющий центр должен обеспечить всех участников документооборота электронными подписями. Компании, которые сдают отчетность в электронном виде, такие договоры уже заключили. Если же вы используете только внутренний документооборот, то это зависит от вашего желания. Внутренние документы можно подписывать простой электронной подписью, а в этом случае заключать договор с удостоверяющим центром не требуется.
Могут ли контрагенты использовать разные системы электронного документооборота? Или получить документы можно, только если ваш партнер отправил их через того же самого оператора?
И.В. Мурашкинцев: Сейчас между операторами, к сожалению, пока нет внутреннего роуминга. Поэтому для того, чтобы получать документы, нужно подключиться к тому же оператору, к которому подключена компания, которая отправляет документы. Так что если ваши контрагенты работают через разных операторов, для того, чтобы обмениваться с контрагентами документами, вам придется заключить договор с каждым из операторов.
Мы надеемся, что роуминг заработает в течение этого года и тогда можно будет принимать документы, отправленные через других операторов.
Надо ли отдельно прописывать в договорах с контрагентами использование системы электронного документооборота?
И.В. Мурашкинцев: Нет, это делать не обязательно. Достаточно обменяться обычными электронными письмами (их можно не заверять электронными подписями) или бумажными письмами по факсу, где подтверждается согласие применять электронные документ ыПисьмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26 . Или, например, один из контрагентов может пригласить другого через своего оператора, как это происходит при приглашении «в друзья» в социальных сетях, а другой - принять это приглашение. Однако если ваш контрагент не хочет получать документы в электронном виде, вам придется продолжать присылать ему бумажные документы.
Хорошо, мы договорились с партнерами, выбрали оператора или даже нескольких операторов. Что делать дальше?
И.В. Мурашкинцев: Теперь надо адаптировать бизнес-процессы в компании под внедрение электронного документооборота при работе с контрагентами:
разработать и утвердить порядок электронного документооборота;
назначить ответственных за его ведение;
организовать электронный архив получаемых и отправляемых документов;
прописать в учетной политике правила создания, получения и хранения электронных документов, назначить ответственных за формирование и подписание электронных документов.Каждого сотрудника, который уполномочен подписывать электронные документы, надо обеспечить электронной подписью, ведь передавать свою подпись другим лицам нельзя.
Надо ли распечатывать и хранить в бумажном виде электронные документы?
И.В. Мурашкинцев: Нет, не надо, хотя многие по старинке продолжают это делать. Все отправляемые и получаемые электронные документы хранятся в электронном архиве. И ваш электронный архив должен быть организован таким образом, чтобы при необходимости, например по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде, так, как сейчас передается электронная отчетность.
А если налоговая инспекция или аудитор запросят бумажную копию электронного документа, будет ли видно, что это копия электронного документа и что электронный документ подписан сторонами?
И.В. Мурашкинцев: Электронный документ можно распечатать и получить бумажную копию. На этой копии автоматически будет напечатано, что это бумажная копия электронного документа, а оригинал был подписан электронными подписями сторон. Бумажная копия, если она правильно оформлена, то есть заверена подписью и печатью организации или нотариально, может использоваться так же, как копия бумажного оригинала документа.
Все ли документы можно создавать в электронном виде?
И.В. Мурашкинцев: Документы могут создаваться как в бумажном, так и в электронном виде. Если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью, он равнозначен бумажному документу, подписанному собственноручн оп. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ . Для счета-фактуры, накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ есть утвержденные Федеральной налоговой службой электронные форматы. Остальные документы можно создавать в любом формате, например текстовом или pdf.
Но есть документ, который обязательно должен составляться на бумаге. Это товарно-транспортная накладная. Обеспечить возможность его электронного считывания в пути пока невозможно.
Кроме того, документы, регламентирующие отношения работодателя и работника, например заявление о приеме на работу, трудовой договор, тоже должны составляться в бумажном виде.
Какие требования предъявляются к оборудованию, к компьютерам, подключенным к системе электронного документооборота?
И.В. Мурашкинцев: Такие же, как и к компьютерам, с которых электронная отчетность направляется в налоговую инспекцию и другие контролирующие органы. На каждом рабочем месте, подключенном к системе электронного документооборота, должен быть устойчивый интернет-канал и должна быть установлена программа «Крипто-Про» или другая аналогичная программа для работы с электронными ключами.
Какие опасности могут возникнуть при создании и отправке электронных документов и как их избежать?
И.В. Мурашкинцев: Серьезных опасностей, на мой взгляд, нет. Единственное - надо быть очень внимательным, делать все вовремя и не допускать в электронных документах, особенно в счетах-фактурах, ошибок. Регламент выставления и отправки счетов-фактур очень жесткий. И для исправления ошибки в отправленном счете-фактуре необходимо повторно отправить исправленный счет-фактуру.
Но нельзя отправить новый счет-фактуру задним числом, указав дату, которая уже прошла.
Сквозная нумерация счетов-фактур происходит в бухгалтерской программе. И неважно, отправляете ли вы счета-фактуры в бумажном или в электронном виде и пользуетесь ли вы услугами одного или нескольких операторов.
Какова примерная стоимость отправки и получения электронного документа?
И.В. Мурашкинцев: Устойчивая цена на рынке на эти услуги пока только формируется. Сегодня она может составлять от 1 до 5 руб. за отправку одного электронного документа. Некоторые операторы дополнительно устанавливают абонентскую оплату. Получение электронных документов, как правило, бесплатное.
В любом случае это дешевле, чем отправка документов обычной почтой, особенно на дальние расстояния. Плюс сокращение расходов на распечатку и хранение бумажных документов.
По отзывам компаний, которые начали внедрение электронного документооборота, экономия при переходе на обмен документами с контрагентами в электронном виде может составить около 2% валового оборота компании.
29.05.18 49 174 11
Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно - непонятно как.
Павел Овчинников
12 лет работает с электронными документами
Но вот я двенадцать лет занимаюсь электронными документами и скажу вам: это невероятный кайф. Позвольте рассказать, как это все устроено, с примерами.
Короче
Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:
- Убедить контрагентов начать обмениваться электронными документами.
- Купить сертификат электронной подписи.
- Определиться со способом отправки документов: через специальный сервис или без него.
Кому нужны электронные документы
Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.
Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.
Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.
Например
У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.
А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.
Что такое электронный документ
Электронный документ - это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.
Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».
Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов - подпись будет недействительной.
Например
Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит - оп! - изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.
Где взять электронную подпись
Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре. Достаточно просто найти удобный центр в вашем городе. Главное, чтобы он входил в список аккредитованных центров Министерства связи РФ .
Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, - это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.
Как работает электронная подпись
Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».
Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная - для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная - для всего остального.
Простая или неквалифицированная подпись
Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.
Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.
Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.
Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом - это требование закона.
Квалифицированная подпись
Такая подпись подойдет для счетов-фактур и налоговой. По закону электронные счета-фактуры можно подписывать только такой подписью. Стоит квалифицированный сертификат от 1000 Р , купить его можно только в удостоверяющем центре, входящем в зону доверия ФНС .
Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.
Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу - средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.
Можно выбрать платную программу («Криптопро ЦСП ») или бесплатную («Випнет ЦСП »). Функционально они почти не отличаются, но с бесплатной могут возникнуть проблемы совместимости. Обе работают на Виндоусе и на Маке. Платная стоит около 1000 Р , ежегодная оплата сертификата электронной подписи еще около 1000 Р .
Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.
Зачем нужен оператор документооборота
Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.
Для простого пользователя - это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри - высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.
С оператором электронного документооборота даже не надо заключать договор. Просто регистрируетесь, загружаете сертификат электронной подписи и оплачиваете тариф по счету. Остальные заботы берет на себя оператор: уведомляет ФНС , что вы присоединились к обмену, следит за форматами и гарантирует соблюдение законодательства РФ .
Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.
Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого - тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.
Сколько стоят электронные документы
Работая через оператора, вы платите только за документ, который подписали обе стороны. В среднем стоимость отправки документа составляет около 6-8 Р , а все входящие бесплатны.
Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.
Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.
Сколько стоит документооборот
1000 бумажных документов
