Knjigovodstvena knjiženja putnih troškova. Putni troškovi. Pravila za obračun putnih troškova. Rješavanje problema obračuna putnih troškova i međusobnih obračuna s odgovornim osobama

Izdaje se kao izvještaj za putne troškove – knjiženje za takvu transakciju ovisi o načinu izdavanja sredstava: u gotovini, bankovnim prijenosom, prijenosom na karticu ili izdavanjem novčanih dokumenata. Pogledajmo detaljnije svaku od ovih metoda.

Izdavanje izvještaja iz blagajne

Najčešći način izdavanja novca poslovnom putniku u novijoj prošlosti bilo je izdavanje gotovine iz blagajne. Novac se izdaje sastavljanjem blagajničkog naloga na temelju zaposlenika odobrenog od strane upravitelja.

PAŽNJA! Ne možete izdati obračunske iznose zaposleniku koji nije prijavio prethodne iznose (članak 6.3 Direktive Banke Ruske Federacije br. 3210-U od 11. ožujka 2014.). Ova se uputa odnosi samo na gotovinska plaćanja, stoga se njezini zahtjevi ne odnose na prijenos bezgotovinskih sredstava na karticu.

Nalog za gotovinu će odražavati korespondenciju računovodstvenih računa:

Dt 71 „Obračuni s odgovornim osobama” (71-1, 71-2) Kt 50 „Gotovina” (50-1).

Korištenje podračuna ovisi o usvojenom radnom kontnom planu (klauzula 4 PBU 1/2008).

Kako bi se osigurala dosljednost između rada računovođe i korištenih računalnih računovodstvenih programa, preporučljivo je odobriti podračune koje preporučuju programeri. Na primjer, preporučljivo je brojati. 71 koristi podračune:

• 71-1 - za plaćanja u rubljima;
• 71-2 - u valutama.

Za račun 50 možete otvoriti podračune:

• 50-1 “Organizacijska blagajna”;
• 50-2 “Poslovna blagajna”;
• 50-3 “Novčani dokumenti”.

Kod izdavanja novca iz blagajne knjiženje će izgledati ovako: Dt 71-1 Kt 50-1.

Prilikom putovanja u inozemstvo dopušteno je izdavanje novca u stranim valutama. Odrazite primitak novca u blagajnu s deviznog računa knjiženjem Dt 50 Kt 52.

U tom slučaju preporučljivo je za svaku vrstu valute za konto 50 kreirati poseban podračun. Iskažite izdavanje iz blagajne u stranoj valuti za inozemno službeno putovanje knjiženjem Dt 71-2 Kt 50 (podračun koji odgovara valuti).

Ako se sredstva za službeno putovanje izdaju u stranoj valuti, tada se pojavljuju tečajne razlike. Tečajne razlike nastaju ako se datum primitka valute na blagajni ne poklapaju s datumom izdavanja. Potrebno je utvrditi razliku između iznosa preračunatih po službenom tečaju za svaki datum - datum primitka novca u blagajnu i datum njegovog izdavanja.

Odrazite pozitivnu tečajnu razliku u računovodstvu dodijelivši je ostalim prihodima organizacije: Dt 50 (odgovarajući podračun) Kt 91-1.

Negativna razlika ide na rashode organizacije: Dt 91-2 Kt 50 (odgovarajući podračun).

Putni troškovi se prenose na osobnu karticu

Trenutno bezgotovinsko plaćanje bankovnim karticama postaje široko rasprostranjeno. Izdavanje putnih naknada nije iznimka. Također je dopušteno prenijeti obračunske iznose na platnu karticu zaposlenika (pismo Ministarstva financija Ruske Federacije, Riznice Ruske Federacije od 10. rujna 2013. br. 02-03-10/37209, br. 42-7.4 -05/5.2-554).

U računovodstvu, prijenos putnih naknada treba se odraziti knjiženjem Dt 71-1 Kt 51 - prijenos novca za izvještavanje.

Korištenje posebnog kartičnog računa

Izaslanom zaposleniku može se izdati korporativna bankovna kartica otvorena na njegovo ime - debitna ili kreditna.

Dt 55 “Poseban bankovni račun” Kt 51 - prijenos sredstava s tekućeg računa na poseban račun.

Ako je kartični račun otvoren u stranoj valuti, tada se prijenos vrši s deviznog računa: Dt 55 Kt 52.

Kako se sredstva troše na debitnoj kartici, kretanje novca treba prikazati knjiženjem Dt 71 Kt 55 - novac je korišten (povučen) za putne troškove.

Ako koristite kreditnu karticu otvorenu na temelju ugovora o bankovnom kreditu, tada se odobravanje novca prema kreditnoj liniji na kartični račun odražava na sljedeći način: Dt 55 Kt 66 (67)

Također, kako se sredstva s kreditne kartice troše, vršimo knjigovodstvenu knjižicu Dt 71 Kt 55.

Kamate koje je banka obračunala za korištenje sredstava kredita iskazuju se u stavci Dt 91-2 Kt 66 (67)

Putni troškovi izdani u gotovinskim dokumentima

Putnički čekovi mogu se izdati upućenim zaposlenicima. Putnički ček je obveza izdavatelja da isplati iznos čeka njegovom vlasniku. Knjigovodstvo putnih čekova vodi se na kontu 50-3 „Novčani dokumenti“. U računovodstvu je potrebno unijeti sljedeće stavke:

• Dt 50-3 Kt 60 (76) - kupnja putničkih čekova;
• Dt 71 Kt 50-3 - izdani putnički čekovi.

Nažalost, upotreba putničkih čekova nije uobičajena u Ruskoj Federaciji. Mogu se zamijeniti samo za novac, ali ni tada ne u svim financijskim institucijama. Stoga je ovu vrstu financijskog dokumenta najprikladnije koristiti kada putujete na poslovna putovanja u inozemstvo. Korištenje putničkih čekova kao sredstva plaćanja ima svoje prednosti – kako u jednostavnosti tako i u sigurnosti korištenja.

Organizacija može kupiti i izdati putne isprave upućenom zaposleniku. Knjigovodstvo putnih isprava provodi se slično kao i knjiženje gotovinskih čekova na računu 50-3.

Kako se obračunava otpis putnih troškova od odgovornih osoba

Nakon završetka službenog puta, zaposlenik se javlja za primljene obračunske iznose. Da bi to učinio, on sastavlja avansno izvješće ili drugi dokument, samostalno finaliziran i odobren u računovodstvenoj politici.

Ako postoji neiskorišteni iznos putnih naknada, ostatak treba vratiti u blagajnu i prikazati u unosu Dt 50 Kt 71.

Nepotrošena sredstva mogu se prenijeti s kartice zaposlenika na tekući račun organizacije: Dt 51 Kt 71.

Povrat salda na poseban kartični račun odražava se knjiženjem Dt 55 Kt 71.

Putni troškovi mogu se otpisati na sljedeći način:

• Dt 08 (10, 41...) Kt 71 - nabavljena je dugotrajna imovina, inventar i materijal;
• Dt 19 Kt 71 - odražava se iznos pretporeza;
• Dt 20 (23, 26...) Kt 71 - rashodi se terete na trošak proizvoda (usluga, radova);
• Dt 44 Kt 71 - rashodi se priznaju kao komercijalni rashodi ili rashodi za glavne djelatnosti trgovačke organizacije;
• Dt 91 Kt 71 - neproizvodni rashodi su odobreni i otpisani.

Rezultati

Knjiženje prilikom izdavanja novca na račun putnih troškova ovisit će o izvoru izdavanja - bilo da se radi o gotovini, bezgotovinskom novcu, karticama ili novčanim dokumentima.

U članku su navedeni primjeri transakcija za poravnanja s odgovornim osobama.

Putni troškovi su izdaci koje ima odgovorna osoba na teret poduzeća. U ovom ćemo članku pogledati kako se takvi izdaci evidentiraju u računovodstvu i poreznom knjigovodstvu.

Obveza poslodavca je nadoknaditi troškove službenog putovanja. To je navedeno u članku 168. Zakona o radu Ruske Federacije i Pravilniku o osobitostima slanja zaposlenika na poslovna putovanja, odobrenom Uredbom Vlade Ruske Federacije od 13. listopada 2008. N 749.

Službeni put je putovanje zaposlenika po nalogu poslodavca na određeno vrijeme radi izvršenja službenog zadatka izvan mjesta stalnog rada.

Prije upućivanja zaposlenika na službeni put daje mu se predujam u gotovini.

Osnova za obračun i isplatu akontacije radniku su dvije interne isprave:

• nalog ili uputa rukovoditelja za upućivanje zaposlenika tvrtke na službeni put, u kojoj se navodi puno ime i prezime zaposlenika, trajanje i svrha putovanja (za obavljanje radnog zadatka);
• pisanu odluku rukovoditelja o službenom putovanju zaposlenika službenim ili osobnim prijevozom (ako je prihvaćeno).

Predujam se obračunava na temelju sljedećih troškova:

• trošak karata za putovanje na poslovno putovanje i nazad;
• plaćanje hotelskog smještaja;
• dnevnice za svaki dan na službenom putu;
• ostali troškovi prema odobrenju uprave.

Dnevnice su zasebna vrsta troška, ​​ne ovise o troškovima putovanja i stanovanja.

Nema zakonskih ograničenja u visini dnevnice. Gospodarske organizacije imaju pravo internim aktom utvrditi svoju veličinu.

Međutim, postoji granica iznad koje se porez na dohodak mora obračunati i odbiti od zaposlenika. U 2017. ograničenje je 700 rubalja dnevno za poslovna putovanja u Rusiji i 2500 rubalja za poslovna putovanja u inozemstvo.

Ista ograničenja vrijede od 2017. kada se plaćaju premije osiguranja (2. stavak članka 422. Poreznog zakona Ruske Federacije).

Dnevnice se moraju isplatiti za sve dane na službenom putu, uključujući vikende i neradne praznike, kao i dane putovanja i prisilna zaustavljanja (točka 11. Pravilnika o posebnostima upućivanja radnika na službeni put, odobrenog Uredbom Vlada Ruske Federacije od 13. listopada 2008. br. 749). Ne morate priložiti nikakve dokumente koji potvrđuju vašu dnevnicu.

Predujam se izdaje u gotovini putem blagajne tvrtke ili prijenosom na bankovnu karticu. U roku od 3 dana nakon povratka na svoje stalno mjesto rada, zaposlenik se mora prijaviti u računovodstvo za primljeni novac.

Imajte na umu da u 2017. godini, na temelju Odluke Vlade Ruske Federacije od 29. prosinca 2014. br. 1595, ne morate izdavati putnu potvrdu i službeni zadatak.

Za izvješće zaposlenik daje unaprijed izvješće, u obrascu AO-1 ili u obliku koji samostalno razvija poduzeće. Dokumenti koji potvrđuju nastale troškove (ulaznice, hotelski dokumenti, čekovi itd.) prilažu se uz izvješće.

Ukoliko je putovanje na službeno putovanje i nazad obavljeno osobnim ili službenim prijevozom, potrebno je priložiti dopis, putni list s obračunom prijeđenih kilometara te priložiti račune i potvrde o kupnji goriva. Mogućnost nadoknade tih troškova trebala bi se odražavati u računovodstvenim politikama organizacije.

Poduzeća koja koriste pojednostavljeni porezni sustav ("dohodak minus troškovi") obračunavaju putne troškove na isti način kao u općem sustavu i prihvaćaju ih kao trošak.

No datum na koji su iznosi poslovnog putovanja uključeni u troškove može varirati.

Izdaci za pojednostavljeni porezni sustav priznaju se u trenutku kada su plaćeni. Ako je zaposlenik dobio predujam, tada će se ti putni troškovi odraziti na troškove pojednostavljenog poreznog sustava od datuma odobrenja izvješća o predujmu, uz podnošenje pratećih primarnih dokumenata.

Kada zaposlenik tvrtke odlazi na službeni put, dobiva naknadu za putne troškove - troškove smještaja i putovanja, komunikacije, vize i druge troškove. Istovremeno, tijekom službenog putovanja nastavlja primati plaću: ona se obračunava na temelju prosječne zarade. Također, čak i prije putovanja, zaposlenik prima dnevnicu (1. dio članka 168. Zakona o radu Ruske Federacije) za svaki dan službenog putovanja.

Određivanje dnevnice

Službeno tumačenje pojma "dnevnica" nalazi se u odluci Vrhovnog suda Ruske Federacije od 26. travnja 2005. br. CAS 05-151. Dnevnica - novčana sredstva potrebna za obavljanje poslova i smještaj zaposlenika u mjestu izvršenja službenog zadatka.

Prema Vrhovnom sudu, zaposlenik ima pravo na dnevnicu kada obavlja radni zadatak izvan stalnog mjesta rada i kada je prisiljen živjeti izvan stalnog mjesta boravka.

U praksi zaposlenik često dobiva dnevnicu samo ako je službeno putovanje trajalo više od jednog dana i ako je noć proveo izvan kuće. Međutim, u odluci Vrhovnog suda br. 4357/12 od 11. rujna 2012. stoji da vrijeme na službenom putu nije povezano s obračunom dnevnica. Sud je dopustio poduzećima isplatu sredstava zaposleniku ako je otišao na službeni put kraći od jednog dana, budući da je to naknada njegovih troškova, a ne naknada. Osim toga, prema Uredbi br. 749, dnevnice ne ovise o troškovima upućenog zaposlenika za stanovanje i putovanja.

Kako biste potvrdili troškove dnevnica, pripremite obračun dnevnica pomoću računovodstvene potvrde.

Dnevnice na novi način

Ne postoji ograničenje dnevnica, tvrtke mogu odrediti bilo koji iznos u internim dokumentima. Mala poduzeća često ograničavaju dnevnicu na 700 rubalja, jer taj iznos ne podliježe porezu na osobni dohodak (3. stavak članka 217. Poreznog zakona Ruske Federacije). Ako je dnevnica veća, tada će se od viška morati odbiti porez na dohodak. Za poslovna putovanja u inozemstvo neoporeziva dnevnica iznosi 2500 rubalja.

Od 2017. dnevnice iznad limita podliježu plaćanju doprinosa za osiguranje. Ali nema potrebe plaćati doprinose za “ozljedu” od dnevnice.

Primjer. Zaposlenik je bio na službenom putu 3 dana i primio je dnevnicu od 1000 rubalja. Tijekom dana poslovnog putovanja dobio je 3000 rubalja. Samo 3 * 700 = 2100 rubalja ne podliježu doprinosima i porezu na dohodak, a od razlike 3000 - 2100 = 900 rubalja trebate zadržati porez na dohodak i platiti premije osiguranja.

Naša tvrtka odlučila je isplatiti dnevnicu za službena putovanja u inozemstvo u iznosu od 4000 rubalja. Dnevnica u iznosu od 2500 rubalja. Putne troškove naplaćujemo na poseban račun. Od iznosa koji prelazi dnevnu naknadu (4000-2500 = 1500 rubalja) zadržavamo porez na dohodak od 13% Na koji račun trebamo prikazati iznos veći od 1500 rubalja, možda kao materijalnu korist u obliku plaće? sklopiti ugovor o radu sa zaposlenicima za tu isplatu?

1. U računovodstvu, odrazite troškove za isplatu dnevnica knjiženjem Debit 20 (23,26,44) Kredit 71 u cijelosti (4000 rubalja), uz zadržavanje poreza na osobni dohodak od iznosa viška dnevnica od zaposlenika Debit 70 Kredit 68 „Izračuni poreza na dohodak” ((4000 -2500) x 13% = 195 rub.). Pri obračunu poreza na dohodak dnevnice nisu standardizirane (podklauzula 12, stavak 1, članak 264 Poreznog zakona Ruske Federacije). 2. Ne, nije potrebno. Postupak i visinu naknade putnih troškova, uključujući dnevnice, organizacija utvrđuje samostalno. Dovoljno ih je osigurati po nalogu upravitelja ili ih navesti u kolektivnom (radnom) ugovoru (4. dio članka 168. Zakona o radu Ruske Federacije).

Obrazloženje

Iz knjige “13.200 knjigovodstvenih knjižica s komentarima. Aleksej Tepljakov"

7.18.1. Troškovi odgovornih osoba na službenom putu

Odraz u računovodstvu otpisa pojedinačnih troškova koje je zaposlenik organizacije imao na službenom putu nakon podnošenja predujma.

Kako uzeti u obzir dnevnice za porezne svrhe. Organizacija primjenjuje opći sustav oporezivanja

Organizacija samostalno određuje iznos dnevnice (). Pri obračunu nekih poreza dnevnice se uzimaju u obzir u granicama*.

Porez na dohodak

Pri izračunu poreza na dohodak dnevnice nisu standardizirane* (podklauzula 12, stavak 1, članak 264 Poreznog zakona Ruske Federacije, pismo Ministarstva financija Rusije od 6. veljače 2009. br. 03-03-06/ 1/41). Uključiti ih u rashode u iznosu predviđenom kolektivnim ugovorom ili lokalnim propisima organizacije: nalozima, Pravilnikom o plaćama, Pravilnikom o službenim putovanjima itd. (

Svako je poduzeće u svom poslovanju prisiljeno na određene troškove. Ima ih mnogo varijanti. Ovaj članak pruža informacije koje otkrivaju bit takve vrste troškova kao što su putni troškovi. Nakon čitanja članka bit ćete svjesni značajki računovodstva putnih troškova: saznat ćete kako i na kojem računu se obračunavaju i od čega se sastoje.

Pojam "putni troškovi"

Ponekad se pojave situacije u kojima tvrtka treba poslati zaposlenika na službeni put.

Službeni put je odlazak zaposlenika s mjesta rada u drugo mjesto radi obavljanja službenog zadatka na određeno vrijeme.

Cjelokupnost troškova organiziranja i provedbe postupka upućivanja zaposlenika naziva se “putni troškovi”.

Kojim dokumentima se dokumentira službeni put zaposlenika?

Razdoblje poslovnog putovanja ne smije biti duže od četrdeset kalendarskih dana (dani provedeni na putu isključeni su iz izračuna).

Zaposleniku upućenom na službeni put njegov neposredni rukovoditelj mora izdati službeni zadatak.

U tom slučaju rukovoditelj mora izdati upravni akt o upućivanju na službeni put, navodeći određene podatke:

• Osobni podaci zaposlenika;
• Svrha putovanja;
• Trajanje putovanja;
• Koja sredstva će se koristiti za organizaciju službenog putovanja?

Treba napomenuti da se do 2015. godine za upućenog radnika izdavala putna potvrda koja mora sadržavati oznake (potpis i pečat) o dolasku i odlasku iz mjesta službenog putovanja. Sada je obvezno izvršenje ovog dokumenta ukinuto.

Sastav putnih troškova

Od čega se sastoje “putni troškovi”? Ovi troškovi uključuju sljedeće:

• Troškovi putovanja;
• Za smještaj;
• Dnevni džeparac;
• Ostali troškovi.

Sve navedene troškove (osim dnevnica) zaposlenik mora potvrditi dokumentima. Na primjer: putni troškovi - s kartama, troškovi smještaja - s hotelskim računom i ostali troškovi - s računima, računima i blagajničkim primicima.

Na kraju službenog putovanja, u roku od tri dana, zaposlenik je dužan računovođi dostaviti avansno izvješće i priložiti mu sve dokumente koji potvrđuju činjenicu plaćanja troškova. Treba imati na umu da zaposlenik koji nije prijavio prethodno izdane predujmove neće dobiti sredstva za prijavu.

Osim troškova koje zaposlenik mora obračunati, isplaćuje mu se dnevnica za svaki dan službenog putovanja. Uprava poduzeća samostalno utvrđuje visinu dnevnice, a dužna ju je navesti u kolektivnom ugovoru. Međutim, treba imati na umu da ako dnevnica iznosi više od sedam stotina rubalja dnevno (kada putujete na poslovnom putu unutar teritorija Ruske Federacije), tada će tvrtka biti dužna prikupiti i platiti tarifu osiguranja doprinosa izvanproračunskim fondovima za ovaj iznos. Ako je poslovno putovanje planirano u blizini, a zaposlenik će se svaki dan moći samostalno vraćati kući, dnevnica se možda neće isplatiti.

Osim toga, potrebno je voditi računa da za vrijeme dok je zaposlenik na službenom putu, zadržava plaću u visini prosječne plaće.

Obračun putnih troškova

Bez obzira na oblik vlasništva ili specifičnosti djelatnosti, sve tvrtke dužne su pravilno evidentirati putne troškove (sukladno Zakonu o radu). Posebno za prikupljanje informacija i obračunavanje putnih troškova, sustav računovodstvenih računa predviđa račun 71 „Obračuni s odgovornim osobama“. Na dugovnoj strani ovog računa evidentira se izdavanje dnevnica, a na potražnoj strani povrat neiskorištenih sredstava i otpis troškova odgovorne osobe. Ovaj račun je aktivno-pasivni račun. To znači da se završni saldo može odraziti ili kao zaduženje ili kao dobro na računu. Kako to izračunati? Kako biste pronašli stanje aktivnog računa, morate izvršiti sljedeće matematičke operacije:

• Zbrojite početno stanje i iznos prometa posebno za zaduženje i posebno za odobrenje;
• Utvrdite u kojem dijelu računa (dugovni ili potražni) je iznos veći:
• Oduzmite manji dio od većeg dijela;
• Dobiveni rezultat zapišite u dijelu gdje je zbroj stanja i prometa veći.

Kako se evidentiraju transakcije na ovom računu? Razmotrite nekoliko primjera:

• Prilikom izdavanja sredstava zaposleniku za putne troškove iz blagajne poduzeća vrši se sljedeći unos - Dug 71, Kredit 50;
• Kada zaposlenik vrati u blagajnu tvrtke iznos neiskorišten na službenom putu, vrši se obrnuti unos - Dug 50, Kredit 71;
• Prilikom odbijanja nevraćenih iznosa od plaće zaposlenika, unose se - Dug 94, Kredit 71, a zatim - Dug 70, Kredit 94;
• Pri otpisu ostalih troškova zaposlenika na službenom putu (na primjer, nabava materijala) vrši se sljedeći unos - Dug 10, Kredit 71;
• U slučaju kada je organizacija obveznik poreza na dodanu vrijednost, vrši se sljedeći unos - Dug 19, Kredit 71.

Analitičko računovodstvo provodi se za svakog zaposlenika tvrtke, među onima koji su poslani na službena putovanja.

Izdavanje sredstava zaposleniku za službeni put iz blagajne formalizira se rashodnim blagajničkim nalogom, a povrat neiskorištenih iznosa formalizira se blagajničkim nalogom.

Na kraju razdoblja sastavlja se zbirni registar – dnevnik – nalog za račun 71.

Za potrebe računovodstva putnih troškova prikladno je koristiti specijalizirani računovodstveni računalni softver (na primjer, softver koji proizvodi 1C ili Talisman).