Posljedice gubitka radne knjižice. Poslodavac je pokvario radnu knjižicu, što učiniti?

Mnogi su zbog požara ovog ljeta ostali bez dokumenata, a možda i bez radnih knjižica. Do gubitka radne knjižice može doći i iz drugih razloga (npr. radnik je izgubio radnu knjižicu ili je postala neupotrebljiva). U svakom slučaju, izgubljene radne knjižice moraju se vratiti zaposlenicima: poslodavac mora svakom zaposleniku izdati duplikat radne knjižice (čl. 31, 33, 34, izrada obrazaca radnih knjižica i njihovo davanje poslodavcima, odobrena Uredbom Vlade Ruska Federacija od 16. travnja 2003. N 225 (u daljnjem tekstu Pravila )). Često je računovođa odgovoran za pripremu duplikata, pa ćemo vam reći kako to učiniti.

U kojim slučajevima je potrebno izdati duplikat zaposleniku?

To su situacije kada radna knjižica:

Izgubio ga (uključujući i kao rezultat hitnog slučaja) bivši zaposlenik koji još nije započeo novi posao;

Izgubio ga je poslodavac, uključujući i kao rezultat hitnog slučaja;

Postao je neupotrebljiv (spaljen, poderan, zamrljan itd.).

Pravila za potvrđivanje radnog staža zaposlenika i izdavanje duplikata knjige u svakom od gore navedenih slučajeva imaju svoje karakteristike.

Ako knjižicu izgubi bivši zaposlenik

Bivši zaposlenik koji još nije pronašao novi posao može vam se obratiti sa zahtjevom da mu izdate duplikat radne knjižice zbog gubitka. I morate izdati mu duplikat radne knjižice najkasnije u roku od 15 dana od dana podnošenja zahtjeva.

Izdavanje duplikata u zamjenu za izgubljenu radnu knjižicu uključuje vraćanje svih zapisa sadržanih u njoj. Stoga, ako je zaposlenik prije dolaska u vašu organizaciju imao drugi posao, mora dokumentirati svoje prethodno radno iskustvo.

Napominjemo da ako se novi zaposlenik zaposli kod vas, a prethodno je izgubio radnu knjižicu, ne morate mu je vraćati. U takvoj situaciji, na njegovu molbu, jednostavno mu izdate novu radnu knjižicu, u kojoj je na prvom radnom mjestu označen rad u vašoj organizaciji.

Potvrđeno nam je to iz ruskog Ministarstva zdravstva i socijalnog razvoja.

Kovyazina Nina Zaurbekovna, zamjenica ravnatelja Odjela za plaće, sigurnost na radu i socijalno partnerstvo Ministarstva zdravstva i socijalnog razvoja Rusije

“Ukoliko osoba koja stupa na rad nema radnu knjižicu zbog njenog gubitka, tada joj poslodavac može izdati samo novu radnu knjižicu, odnosno naznačiti ukupan staž prije stupanja na rad kod tog poslodavca i vraćanje upisa o prethodnim mjestima rada u novu radnu knjižicu, za razliku od duplikata, nije odgovornost poslodavca.”

Koji dokumenti potvrđuju iskustvo?

Takvi dokumenti posebno uključuju:

Pisani ugovori o radu;

Potvrde poslodavaca iz prethodnih mjesta rada;

Potvrde iz državnog ili općinskog arhiva kojima se potvrđuje razdoblje rada kod prijašnjih poslodavaca;

Izvode iz naloga za zapošljavanje (otkaz) ili njihove preslike;

Osobne račune i izvode plaća;

Sudsko rješenje o utvrđivanju radnog staža.

Ministarstvo zdravstva i socijalnog razvoja Rusije objasnilo nam je mogu li drugi dokumenti potvrditi radni staž zaposlenika.

Savjetujte zaposlenika

Ako organizacija u kojoj je zaposlenik radio više ne postoji, a kadrovske dokumente nije predala u arhivu, možete podnijeti zahtjev sudu u mjestu prebivališta za utvrđivanje radnog iskustva. Da biste to učinili, potrebno je pronaći barem dvoje kolega iz vašeg prethodnog posla koji će potvrditi rad u toj organizaciji u određenom razdoblju.

„U duplikat radne knjižice moguće je izvršiti upis o radnom stažu zaposlenika samo na temelju dokumenata koji potvrđuju radni odnos, a to su: izvaci iz rješenja o zapošljavanju i otkazu, osobni računi, obračuni plaća.

Pojedinačne (personalizirane) knjigovodstvene isprave (obrasci SZV-K i SZI-5) kojima se potvrđuje radni staž za potrebe mirovine, kao i preslika ili izvadak iz radne knjižice nisu isprave kojima se potvrđuje radni odnos. Stoga je na temelju njih nemoguće izvršiti upis o radnom stažu u radnu knjižicu zaposlenika.”

Nakon što bivši zaposlenik podnese dokumente koji potvrđuju njegovo radno iskustvo, te podatke morate unijeti u duplikat.

Izdajemo duplikat

Korak 1 . Molimo bivšeg zaposlenika da napiše zahtjev za duplikat u bilo kojem obliku i od njega uzme dokumente koji potvrđuju razdoblja rada kod prethodnih poslodavaca (ako je bilo takvog posla).

Generalni direktor LLC "Blesk"

Smirnov I.A.

od Abramove Irine Aleksandrovne

Izjava

Zbog gubitka radne knjižice uslijed požara, molim Vas da mi date duplikat radne knjižice.

Svoje radno iskustvo prije pristupanja Blesk doo potvrđujem priloženim dokumentima:

1. Potvrda iz Zarya LLC o radu kao ekonomista u razdoblju od 17. ožujka 1997. do 16. ožujka 1998. od 15. rujna 2010. N 31.

2. Kopija naloga za zapošljavanje u CJSC "Vesna" na mjesto vodećeg ekonomista u odjelu za planiranje od 01.04.1998 N 10k.

3. Kopija naloga o razrješenju na vlastiti zahtjev od JSC "Vesna" od 28. veljače 2007. N 12k.

Korak 2 . Sve dostavljene dokumente o iskustvu kopiramo, ovjeravamo i čuvamo kod nas.. Primjerak mora imati natpis "Kopija je ispravna", radno mjesto i puno ime. lice koje je ovjerilo presliku, njegov osobni potpis, kao i datum ovjere. Vratite originalne dokumente zaposleniku.

3. korak . Izdajemo duplikat radne knjižice. Ispunjava se prema istim pravilima kao i sama radna knjižica, ali s određenim karakteristikama.

Na prvoj stranici u gornjem desnom kutu radne knjižice upisuje se “Duplikat”.

Podaci o zaposleniku na prvoj stranici duplikata navedeni su na datum izdavanja.

Iako izdavanje duplikata kao nadomjestak izgubljene knjige podrazumijeva obnovu svih zapisa koji su u njoj bili, to se ne odnosi na naslovnu stranicu. Podatke o radniku na naslovnoj stranici trebate unijeti prema podacima dostupnim u trenutku izdavanja duplikata, a ne u trenutku izdavanja originalne radne knjižice. Primjerice, ako je zaposlenik do trenutka izdavanja duplikata promijenio prezime ili stekao višu stručnu spremu, tada u duplikatu mora odmah naznačiti promijenjeno prezime i na temelju predočenog sastaviti zapisnik o visokom obrazovanju. diploma.

Ako dokumenti koje je zaposlenik dostavio o radu kod prijašnjih poslodavaca sadrže nepotpune podatke, tada ih ne morate dopunjavati prilikom popunjavanja duplikata.

Podatke o radu u svojoj organizaciji upisujete na temelju osobnog dosjea zaposlenika u duplikat nakon evidencije prethodnih mjesta rada (ako postoje).

Korak 4 . Nakon popunjenog duplikata podatke o njegovom izdavanju upisujemo u knjigu evidentiranja kretanja radnih knjižica i uložaka u njima.

Korak 5. Bivšem zaposleniku izdajemo duplikat i od njega primamo novac za obrazac radne knjižice.

O izdavanju duplikata također sastavljamo zapisnik u knjizi primitaka i izdataka za knjiženje obrazaca radnih knjižica, te se zaposlenik potpisuje za primitak duplikata.

„Spontani“ gubitak radne knjižice od strane poslodavca

Ako je poslodavac izgubio radne knjižice kao rezultat izvanrednih okolnosti (uključujući i zbog požara), organizacija također mora izdati duplikate zaposlenicima.

Međutim, upisi u duplikat radne knjižice u ovom slučaju moraju se izvršiti na temelju akta komisije za utvrđivanje radnog staža. Ovo povjerenstvo nastaje odlukom izvršne vlasti konstitutivnih entiteta Ruske Federacije (na primjer, u regiji Tambov takvo je povjerenstvo osnovano i djeluje na temelju Dekreta uprave Tambovske oblasti od 13. srpnja 2004. N 626 ).

Ministarstvo zdravstva i socijalnog razvoja Rusije objasnilo nam je koje se druge situacije koje su dovele do masovnog gubitka radnih dosijea od strane poslodavca smatraju hitnim slučajevima.

Kovyazina N.Z., Ministarstvo zdravstva i socijalnog razvoja Rusije

"Slučajevi masovnog gubitka radnih knjižica kao rezultat izvanrednih situacija, u kojima radni staž utvrđuje i komisija za utvrđivanje radnog iskustva koju su stvorile izvršne vlasti konstitutivnih entiteta Ruske Federacije, uključuju masu gubitak radnih knjižica (više radnih knjižica) u slučaju požara koji se dogodio na području poslodavca, a nije vezan uz proglašenje izvanrednog stanja, ili krađe sefa od poslodavca."

U svim slučajevima masovnog gubitka radne evidencije potrebno je ispuniti i potpisati zahtjev svog upravitelja uz prijavu komisiji za obnovu radnog iskustva u bilo kojem obliku.

Može se formatirati, na primjer, ovako.

Povjerenstvu za utvrđivanje radnog iskustva

zaposlenika u slučaju masovnog gubitka radne snage od strane poslodavca

evidencija zaposlenika kao posljedica izvanrednih situacija,

stvorena dekretom Tambovske uprave

regija

Od: društvo s ograničenom odgovornošću "Crocus"

Adresa: 393190, Kotovsk, Tambovska oblast,

sv. Slobode, 19

Izjava

Tražim od vas da organizirate rad na utvrđivanju radnog staža zaposlenika u vezi s masovnim gubitkom radnih knjižica kao rezultat izvanredne situacije - požara u uredu Crocus LLC, koji se nalazi na adresi: 393190, Kotovsk, Tambov regija, sv. Svoboda, 19, koji se dogodio 8. kolovoza 2010. godine, uslijed čega su izgubljene radne knjižice troje zaposlenika.

Molim Vas da utvrdite radni staž za sljedeće djelatnike Crocus doo:

1) Baranov Ivan Ivanovič, rođen 1975. godine;

2) Olga Nikolajevna Smolina, rođena 1970.;

3) Tatyana Petrovna Sokolova, rođena 1980.

Tražim da Irina Nikolaevna Savelyeva, računovođa Crocus LLC, bude uključena u komisiju.

Dodatak: Potvrda Ureda državne vatrogasne službe za Tambovsku regiju od 8.11.2010. N 188.

direktor tvrtke

LLC "Crocus" Volkov I.I. Volkov

Pečat

Ako takva stalna komisija nije stvorena u vašoj regiji, trebate podnijeti zahtjev za utvrđivanje radnog staža radnika tijelu za rad u vašem sastavu Ruske Federacije (u različitim regijama to se naziva drugačije, za primjer u Moskvi je to Odjel za rad i zapošljavanje), dodajući svoj zahtjev za stvaranje takve komisije.

Za pojašnjenje utvrđuje li povjerenstvo radni staž za određena razdoblja rada s naznakom mjesta rada ili samo ukupni radni staž obratili smo se Povjerenstvu za utvrđivanje radnog staža radnika u slučaju masovnog gubitka radnih knjižica do Poslodavac kao rezultat izvanrednih situacija, stvoren dekretom uprave Tambovske regije.

Gordeeva Elena Ivanovna, voditeljica Odjela za rad i socijalni razvoj Tambovske regije, predsjednica Komisije za utvrđivanje radnog iskustva radnika u slučaju masovnog gubitka radnih knjižica od strane poslodavca kao rezultat izvanrednih situacija

“Povjerenstvo utvrđuje činjenicu o radu, podatke o struci (poziciji) i radnom iskustvu radnika kod određenog poslodavca, ukoliko je radnik prije stupanja na posao kod tog poslodavca poduzima mjere za pribavljanje dokumenata Na temelju rezultata rada povjerenstva sastavlja se akt u kojem se za svakog poslodavca navode određena razdoblja rada, zanimanja (radna mjesta) i duljina radnog iskustva.

U tom slučaju komisija utvrđuje ukupan radni staž na dan sastavljanja akta (ili na dan masovnog gubitka radnih knjižica, odnosno na dan hitnog događaja).”

Može li poslodavac kojemu je došlo do masovnog gubitka radnih knjižica samostalno utvrđivati ​​radni staž zaposlenika na posljednjem mjestu rada, ako još uvijek ima naloge za zapošljavanje, a da se ne obrati regionalnoj komisiji za utvrđivanje radnog staža?

To nam je o tome objasnio predsjednik takve komisije u Tambovskoj oblasti.

Gordeeva E.I., Odjel za rad i društveni razvoj Tambovske regije

“Isključivo pravo utvrđivanja radnog staža zaposlenika u slučaju masovnog gubitka radnih knjižica od strane poslodavca kao posljedice izvanrednih situacija, prema Pravilniku, ima povjerenstvo za utvrđivanje radnog staža, koje su osnovale izvršne vlasti. konstitutivnih subjekata Ruske Federacije nemaju pravo, čak i ako imaju dokumente koji potvrđuju činjenice o radnoj aktivnosti zaposlenika, utvrditi njihov staž."

Dakle, povjerenstvo se temelji na dokumentima dostupnim zaposleniku (potvrde, kopije naloga i sl.), au njihovom nedostatku - na temelju iskaza dva ili više svjedoka koji su s njim radili kod istog poslodavca, a odgovori na zahtjeve s prethodnih mjesta rada sastavljaju akt u kojem se navodi trajanje ukupnog radnog staža u vrijeme sastavljanja akta, razdoblja rada, pozicije u odnosu na svakog zaposlenika.

Na temelju ovog akta izvršit ćete upise u duplikat radne knjižice.

Prilikom izdavanja duplikata u takvoj situaciji radniku nije potrebno naplaćivati ​​obrazac radne knjižice. Troškove nabave obrazaca radnih knjižica (s PDV-om) možete obračunati kao rashod za porez na dohodak.

Ako je radna knjižica oštećena

Može se dogoditi da radna knjižica nije potpuno izgubljena, već je samo postala neupotrebljiva (potrgana, spaljena i sl.). U tom slučaju također trebate izdati duplikat zaposleniku.

Ako su svi upisi u oštećenoj radnoj knjižici čitljivi, tada zaposlenik ne treba prikupljati dokumente koji potvrđuju radno iskustvo. Jednostavno ćete mu na temelju ove radne knjižice izdati duplikat. I na prvoj stranici oštećene radne knjižice zabilježite: "Zauzvrat je izdan duplikat radne knjižice N __________."

Ako su u oštećenoj radnoj knjižici izdanoj zaposleniku neki upisi postali nečitljivi zbog spaljivanja ili slomljenih stranica, tada vam zaposlenik mora dati dokumente koji potvrđuju ta razdoblja rada. Nakon toga ćete izvršiti odgovarajuće unose u duplikat.

Upozorite zaposlenika

Upisi u radnu knjižicu potvrđuju i staž za obračun privremene nesposobnosti. Kako bi primio isplate bolovanja u maksimalnom mogućem iznosu, u interesu je zaposlenika da prikupi dokumente sa svih prethodnih mjesta rada prilikom izrade duplikata.

Ako je radna knjižica postala neupotrebljiva zbog masovnog gubitka radnih knjižica od strane poslodavca kao rezultat izvanredne situacije, tada se u tom slučaju takva razdoblja rada moraju utvrditi putem komisije za utvrđivanje radnog staža.

Ovaj pristup slijedi i rusko Ministarstvo zdravstva i socijalnog razvoja.

Kovyazina N.Z., Ministarstvo zdravstva i socijalnog razvoja Rusije

„Ako je radna knjižica postala neupotrebljiva (pocijepana, spaljena i sl.), tada se u nju upisuje upis o izdavanju duplikata, a umjesto njega se izdaje duplikat u koji se unose upisi iz radne knjižice koji su postali U tom slučaju zaposlenik ne treba dostavljati dokumente koji potvrđuju radni staž. Ako je neka evidencija postala nečitka zbog spaljivanja ili polomljenih stranica, a radna knjižica je postala neupotrebljiva krivnjom zaposlenika. prikupiti dokumente s prethodnih mjesta rada, a ako je došlo do masovnog gubitka radnih knjižica od strane poslodavca, onda će se poslodavac morati obratiti regionalnoj komisiji za obnovu radnog staža.

Vraćanje radne knjižice ponekad je mukotrpan zadatak ne samo za zaposlenika, već i za tvrtku. Ako je u poduzeću došlo do masovnog gubitka radne evidencije, tada da biste zaposlenicima izdali duplikate, morat ćete se obratiti komisiji koja je posebno stvorena u vašoj regiji kako biste utvrdili staž. Ako je zaposlenik izgubio radnu knjižicu, tada sve što trebate učiniti je prenijeti podatke o prethodnom radu koje je zaposlenik dao u duplikat.

Radna knjižica je ozbiljan dokument koji odražava cjelokupni radni staž zaposlenika od prvog mjesta rada do danas. Unatoč pričama o ukidanju radnih knjižica, ovaj dokument još uvijek ima pravnu snagu i vrlo je vrijedan u praksi radnih odnosa. Stoga je gubitak radne knjižice skopčan s negativnim posljedicama pri budućem zapošljavanju i pri podnošenju zahtjeva za odlazak u zasluženu mirovinu.

Okolnosti takvog gubitka mogu biti različite:

• krađa)
  • gubitak od strane poslodavca)
  • gubitak zaposlenika)
• gubitak u izvanrednim okolnostima (požar, poplava, osveta bivšeg poslodavca itd.).

Ali bez obzira na razloge gubitka, ni u kojem slučaju ne bi trebalo ostati bez hitne akcije. Inače će nakon nekog vremena biti teško to učiniti.

Postoje pravni mehanizmi za vraćanje ovog dokumenta. Morate im pribjeći.

Obratite se svom poslodavcu

Zakonom je propisano da se građanin, nakon što utvrdi nestanak radne knjižice, mora odmah obratiti poslodavcu na posljednjem mjestu rada s izjavom o nestanku. Štoviše, to mora biti učinjeno u pisanom obliku. Što ako trenutno ne radite i koje je vaše zadnje radno mjesto?

Ako ste već sklopili ugovor o radu s poslodavcem na novom radnom mjestu, tada svoju molbu treba nasloviti na njega. Ako niste, ili ste nezaposleni u trenutku otkrivanja vašeg gubitka, tada se morate obratiti svom prethodnom poslodavcu. On vas nema pravo odbiti, a obnova izgubljene radne knjižice sasvim je moguća.

Restauracija ili duplikat?

Čak i ako kupite obrazac i samo reproducirate upise koji su vam nekada sasvim legalno uneseni u radnu knjižicu, to neće biti sasvim legalno. I nitko još nije otkazao odgovornost za krivotvorenje dokumenata i njihovu upotrebu.

Stoga, ako izgubite radnu knjižicu, trebate znati da se ona ni u kojem slučaju ne može vratiti. Ali svaki poslodavac dužan vam je službeno izdati njegov duplikat. Osim toga, ovaj postupak je potpuno legalan; rezultirajući dokument može se sigurno predočiti i tijekom zapošljavanja i mirovinskom fondu.

Dobivanje duplikata radne knjižice

Prema zakonu, poslodavac je dužan izdati duplikat radne knjižice čak i bivšem zaposleniku organizacije u roku od 15 dana od dana podnošenja zahtjeva. Nije važno da li je knjiga potpuno izgubljena ili postoji, ali u oštećenom stanju (spaljena, umrljana ili poderana). Duplikat knjižice mora sadržavati potpune podatke o radnoj aktivnosti zaposlenika i poticajima (nagradama) s njegovog posljednjeg mjesta rada. Osnova za ove unose su izvorni dokumenti:

1. naredbe za osoblje)
2. ugovori o radu)
3. osobne račune ili izvode plaća)
4. podaci o radnom stažu prije prijave u sustav mirovinskog osiguranja (dokument mirovinskog fonda))
5. izvode s osobnog računa osiguranika (i iz mirovinskog fonda))
6. razjašnjavanje informacija.

Drugi duplikat radne knjižice mora sadržavati evidenciju o prethodnoj radnoj aktivnosti, izrađenu na temelju dokumenata koje je zaposlenik dostavio (kadrovski nalozi, ugovori o radu i sl.). Moguće je unijeti i podatke o poticajima (nagradama) uz postojanje popratnih dokumenata. Ali ako ti dokumenti nisu u potpunosti dostavljeni, tada se ukupno radno iskustvo u drugim organizacijama (godine, mjeseci, dani) upisuje u radnu knjižicu bez navođenja razdoblja rada, naziva poslova i poslodavaca.

U postupku registracije duplikata radne knjižice, ovisno o razlozima gubitka, radnje poslodavca i vlasnika knjižice mogu se razlikovati.

Što učiniti ako je radna knjižica oštećena?

Dešava se da radna knjižica nije izgubljena, ali njen izgled ne dopušta da se smatra punopravnim dokumentom. Ako je spaljen, zamrljan ili poderan, zaposlenik također ima pravo zahtijevati izdavanje duplikata. U ovom slučaju, za razliku od umnožavanja izgubljene knjižice, navođenje samo ukupnog radnog staža neće biti dovoljno.

Svi upisi koji nisu oštećeni i lako se čitaju moraju se prenijeti u duplikat oštećene radne knjižice. Za teško čitljive zapise predviđen je postupak potvrde s gore navedenim dokumentima. Oštećena radna knjižica se ne uništava, već je temelj za većinu upisa u duplikat. Na naslovnoj stranici upisuje se da je umjesto ovog dokumenta izdan duplikat te se navodi serija i broj nove radne knjižice.

Može se postaviti pitanje: ako su upisi u oštećenoj knjizi čitljivi, je li potrebno izdati njezin duplikat? Da, jer ako nastavite s upisima u poderanu ili zamrljanu radnu knjižicu, prije ili kasnije ćete se morati suočiti s problemima. Zaposlenika će ili odbiti negdje zaposliti ili mu takav dokument neće biti prihvaćen za dodjelu mirovine.

Što učiniti ako vam je poslodavac izgubio radnu knjižicu?

Gubitak radne knjižice od strane poslodavca moguć je iz dva razloga:

1. kao posljedica izvanrednih okolnosti (požari, elementarne nepogode, poplave))
2. kao rezultat nemara zaposlenika ili zle namjere poslodavca.

Za prvi slučaj, pravila predviđaju stvaranje posebnog povjerenstva za istraživanje okolnosti gubitka. Osim predstavnika poslodavca, sindikalne organizacije i radnog kolektiva, u njoj mora biti i zaposlenik izvršne vlasti po mjestu organizacije. Rezultat rada ove komisije bit će akt na temelju kojeg se izdaje duplikat knjige.

Za drugi slučaj, zakon predviđa kazne i administrativnu odgovornost za poslodavce i dužnosnike koji su uzrokovali gubitak. Ako poslodavac jednostavno traži gubitak radne knjižice, onda se isplati obratiti lokalnoj inspekciji rada ili tužiteljstvu, a zatim eventualno ići na sud. Ali to vam najvjerojatnije neće vratiti radnu knjižicu, već ćete morati izdati njezin duplikat na propisani način.

Što ako bivši poslodavac više ne postoji?

Dogodi se da kada pripremate duplikat radne knjižice otkrijete da je organizacija u kojoj ste nekoć radili već likvidirana. “To znači da nemate gdje nabaviti popratnu dokumentaciju za upis u knjigu. Kako biti u ovom slučaju?

Prvo, morate saznati da je vaš poslodavac zapravo likvidiran i da nije promijenio naziv kao rezultat reorganizacije ili neke druge promjene. To se može dogoditi zbog njegovog spajanja s drugim poduzećem, ulaska kao odjela u veću strukturu ili, obrnuto, odjela. Ako je to slučaj, tada će vam nova organizacija, kao pravni sljednik stare, izdati sve potrebne dokumente.

Ako se ispostavi da vaša tvrtka još uvijek ne postoji, tada morate podnijeti zahtjev u arhivu, gdje likvidirane organizacije moraju predati svoje dokumente, uključujući i one koji se tiču ​​osoblja. Arhivska potvrda poslužit će kao osnova za unošenje potrebnih upisa u radnu knjižicu. Ako potrebni podaci nisu dostupni u arhivu, morat ćete podnijeti zahtjev sudu za priznavanje činjenice rada u ovoj organizaciji, uključujući najmanje dva svjedoka.

Gubitak radne knjižice od strane poslodavca može donijeti mnoge neugodne posljedice, stoga poslodavac mora znati kako mudro postupiti u ovoj neugodnoj situaciji.

U Zakonu o radu ili bilo kojem drugom regulatornom aktu nema posebnih uputa i postupaka za vraćanje ovog dokumenta; postoje samo značajne upute i članci kojih se svakako treba pridržavati prilikom obnavljanja radne knjižice.

Koji zakoni reguliraju pohranjivanje evidencije o radu?

Radna knjižica je službeni dokument koji uključuje sve evidencije o radu u određenim mjestima građanina Ruske Federacije. Radna knjižica poslodavcu može puno reći o svom vlasniku: važne informacije o iskustvu i kvalifikacijama zaposlenika, trajanju njegova rada. Zapisnik o otkazu može mnogo govoriti o integritetu i odgovornosti zaposlenika.

Glavni regulatorni dokumenti koji utvrđuju postupak održavanja, pohranjivanja i obnavljanja radnih knjižica su:

1. Zakon o radu (članak 66. “Radna knjižica”). Navedeno je da je poslodavac dužan ishoditi radnu knjižicu za svakoga tko je kod njega radio duže od 5 dana, te mora unijeti sve podatke o prijemu, premještaju ili otkazu svog radnika. Ali u Kodeksu nema potpunih informacija o tome kako vratiti ili što učiniti ako se dokument izgubi.
2. Uredba Vlade br. 225 od 16.04.2003. (zadnje izdanje od 25.03.2013.) „O radnim knjižicama” s „Pravilima za vođenje i čuvanje radnih knjižica...”.
3. Rezolucija Ministarstva rada Rusije br. 69 od 10. listopada 2003. (posljednje izdanje od 31. listopada 2016.) „O odobrenju Uputa za popunjavanje radnih knjižica.” Sadrži važne upute o tome kako ispravno unijeti sve podatke u duplikat.

Je li knjiga izgubljena?

Postoje situacije kada zaposlenik kadrovske službe dugo traži radnu knjižicu i brine oko nje, ali je nakon nekog vremena nađe.

Za to nije uvijek kriv voditelj ljudskih resursa ili drugi zaposlenik tvrtke. Knjižica će vrlo vjerojatno završiti u zaposlenikovom domu, a kadroviku možda i ne pada na pamet provjeriti osobni dosje zaposlenika u kojem postoji potvrda da ju je privremeno uzeo, primjerice, radi podnošenja zahtjeva za mirovinu .

• Morate prikupiti što više informacija o knjizi. U knjizi knjigovodstva i kretanja radnih knjižica možete vidjeti datum i njen broj po prijemu, te pogledati knjige ostalih djelatnika koji su tog dana dobili posao.
• Također se preporučuje da pogledate osobni dosje zaposlenika; možda postoji njegova potvrda da je privremeno uzeo dokument ili ga nije imao u rukama u trenutku zapošljavanja (ako je izgubljen ili prvi sastanak, kadrovski službenik mogao jednostavno zaboraviti sastaviti dokument), itd. .d.
• Potrebno je saznati je li zaposlenik promijenio prezime prije dolaska u tvrtku ili već tijekom rada u njoj te provjeriti nalazi li se radna knjižica u sefu pod starim prezimenom.

Izdajemo duplikat

Ako nakon nekoliko dana knjiga još uvijek nije pronađena, bolje je odmah početi s obradom njezinog duplikata.

Pažnja! Prema čl. 31. Poglavlja 3. Uredbe „O radnim knjižicama“ poslodavac je dužan istu izdati u roku od 15 dana od dana primitka.

Moguće je nekoliko scenarija:

1. Situacija, ako zaposlenik do ovog trenutka nije nigdje radio ili je radio neslužbeno, je najjednostavniji. Kadrovski službenik izrađuje duplikat na temelju podataka iz naloga za zapošljavanje i drugih dokumenata svoje organizacije. Kako pravilno unijeti sve unose možete pročitati u čl. 7 „Značajke popunjavanja duplikata radne knjižice” Rezolucije Ministarstva rada. Ne zaboravite zaposleniku dati potvrde; one će mu biti od velike koristi prilikom podnošenja zahtjeva za mirovinu.
2. Ako je zaposlenik prethodno radio u različitim tvrtkama- složenija situacija. Ovdje je važno ne izgubiti prijateljski odnos s kolegom, jer će za izdavanje duplikata biti potrebni podaci sa svih prethodnih mjesta rada. Mnoge tvrtke mogu odbiti slanje takvih potvrda poštom, inzistirajući da im zaposlenik osobno dođe ili da organizacija podnese službeni zahtjev njihovoj tvrtki (priprema duplikata može potrajati dugo).
3. Najneugodnija opcija ako staro poduzeće više ne postoji. Ali situacija nije tako tragična, iako će obnova rada trajati mnogo dulje nego u prethodna dva slučaja. Kada se poduzeće reorganizira ili pripoji drugome, svi dokumenti moraju se čuvati u novom poduzeću. Svaka organizacija u postupku likvidacije dužna je svu kadrovsku i knjigovodstvenu dokumentaciju pohraniti u državni arhiv. Zahtjev možete podnijeti državnom arhivu na mjestu bivšeg postojanja tvrtke. Ukoliko nema odgovora ili papiri nisu spremljeni, s istim zahtjevom možete se obratiti Zavodu za mirovinsko. Istina, ova je opcija prikladna samo ako je zaposlenik relativno nedavno radio u ovom poduzeću, budući da je registracija osiguranika u sustavu obveznog mirovinskog osiguranja uvedena ne tako davno.

Odgovornost poslodavca za gubitak zaposlenja

Poglavlje VIII Vladine Rezolucije br. 225 „O radnim knjižicama” navodi da zakonsku obvezu vođenja radne knjižice tijekom radnog vremena u potpunosti snosi poslodavac. Zakonski je odgovoran za nepoštivanje ovog propisa.

Da bi vratio pravdu, zaposlenik može pribjeći pomoći Inspekcije rada ili se obratiti sudu:

1. Ako poslodavac iz raznih razloga kasni s izdavanjem radne knjižice (po zakonu ju je dužan vratiti na dan otkaza), a oštećeni nema mogućnosti raditi u novoj organizaciji, tada se sukladno čl. 234 Zakona o radu Ruske Federacije, bivši poslodavac mora financirati sve sate rada propuštene zbog ove situacije.
2. Ako je zaposlenik bio prisiljen samostalno obnoviti izgubljenu knjižicu zbog krivnje poslodavca, tada ima razloga zahtijevati punu naknadu za sve novčane troškove (putovanje u drugi grad, troškove kupnje obrazaca, fotokopije papira, savjetovanje s odvjetnikom , prikupljanje svjedodžbi i dr.) .
3. U slučaju kada je radnik pretrpio i moralnu štetu, tada prema čl. 237 Zakona o radu Ruske Federacije, ima priliku dobiti novčanu naknadu ako može potvrditi činjenicu ovih epizoda.

Zakon predviđa vrlo učinkovite administrativne kazne:

• Prema stavku 1. čl. 5.27 Zakonika o upravnim prekršajima „Kršenje radnog zakonodavstva“, novčana kazna od 1 tisuće do 5 tisuća rubalja izriče se maloj tvrtki (bez osnivanja pravne osobe), a pravnoj osobi - od 30.000 do 50.000 rubalja. .
• Ako poslodavac ili njegova ovlaštena osoba opetovano ne poštuje radno zakonodavstvo, tada je, u skladu sa stavkom 2. članka 5.27 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije, dužnosnik male tvrtke (bez formiranja pravne osobe) kažnjava se novčanom kaznom od 10 000 do 20 000 rubalja ili se ovlaštena osoba diskvalificira na razdoblje od 1 do 3 godine. Za pravnu osobu - od 50.000 do 70.000 rubalja ili diskvalifikacija ovlaštene osobe na razdoblje od 1 do 3 godine.

Važno! Povreda standarda pohranjivanja radnih evidencija sukladno čl. 13.20. „Kršenje pravila čuvanja arhivskih dokumenata” povlači za sobom kaznu u iznosu od 300 do 500 rubalja.

Naravno, malo je vjerojatno da će poslodavac ili njegova ovlaštena osoba ići u zatvor zbog gubitka radne knjižice, ali u slučaju grubih i flagrantnih prekršaja može biti priveden kaznenoj odgovornosti:

• ako je poslodavac namjerno poderao, izbacio ili oštetio radnu knjižicu (Kazneni zakon Ruske Federacije, članak 325. „Krađa ili oštećenje dokumenata...”);
• poslodavac nije pokušao spriječiti situaciju koja je rezultirala velikim gubitkom dokumenata ili stvorio neprikladne uvjete za njihovu sigurnost (članak 293. „Nemar” Kaznenog zakona Ruske Federacije);
• poslodavac je grubo izjavio da ne namjerava zaposleniku dati njegov dokument (čl. 140. „Odbijanje davanja informacija građaninu“).

zaključke

• Inspekcija rada i sud najčešće zauzimaju stav zaposlenika u ovoj situaciji, stoga pokušajte ne eskalirati sukob do ovoga.
• Uvijek se možete dogovoriti. U ekstremnim slučajevima, bolje je formalizirati otkaz sporazumom stranaka i platiti mu novčanu naknadu. Time će se poslodavac zaštititi od daljnjih tužbi i kazni Inspekcije rada.

Gubitak radne snage na radnom mjestu je prilično rijedak fenomen, ali još uvijek vrlo relevantan. U biti, radna knjižica je možda jedini i najvažniji dokument zaposlenika.

Radna knjižica ne samo da vam omogućuje potvrdu stvarnog radnog iskustva, već i ispravan izračun isplata mirovine za zaposlenika.

Razgovarat ćemo o tome što učiniti ako se radna dozvola izgubi na poslu, kao io značajkama obnove dokumenata u ovoj situaciji, u današnjem članku.

Potrebno je otkriti čijom je krivnjom rad izgubljen.

- neugodan. Posebno je neugodno ako se to dogodilo tuđom krivnjom. Na radnom mjestu do gubitka posla može doći iz raznih razloga:

1. Zbog hitnog slučaja - požar, urušavanje zgrade itd.;
2. Zbog nemara zaposlenika knjiga je ukradena, završila s drugim dokumentima ili je zabunom bačena;
3. Knjiga je oštećena - od strane uprave, kadrovske službe ili zaposlenika. Na primjer, po njemu je prolivena kava ili je slučajno potrgan.

U svakom slučaju, ako je oštećen, zaposlenik treba odmah obavijestiti upravu i početi ga obnavljati.

Gdje kontaktirati?

Možete se obratiti mirovinskom fondu.

U slučaju gubitka radne knjižice, možete se obratiti različitim tijelima - ovisno o tome kako je točno izgubljena knjižica, kao i ovisno o radnom stažu zaposlenika. Evo nekoliko primjera:

• ako je izvješće o radu preplavljeno kavom, a zaposlenik je radio za istu tvrtku tijekom cijele svoje karijere, tada je vraćanje dokumenta u ovoj situaciji vrlo jednostavno. Trebali biste se obratiti svom poslodavcu sa zahtjevom za izdavanje. Poslodavac će nakon odgovarajuće prijave izdati novu radnu knjižicu s evidencijom o radu;
• ako je radni dokument izgubljen i nije ga bilo moguće pronaći, a zaposlenik je promijenio mnogo mjesta rada, tada ćete se u ovom slučaju morati potruditi da dobijete dokument u izvornom obliku.

Dakle, težina vraćanja dokumenta i tijela kojima će se osoba odgovorna za gubitak morati obratiti uvijek ovisi o konkretnoj situaciji. Konkretno, za povratak na posao možete kontaktirati:

1. Poslodavcu;
2. Svim dosadašnjim poslodavcima;
3. U arhivu;
4. U mirovinskom i tako dalje.

Tko bi trebao biti uključen u obnovu rada?

Restauriranje knjige složen je postupak.

Kao što je gore spomenuto, restauraciju izgubljenog ili oštećenog dokumenta uvijek provodi onaj tko je to uzrokovao. Odnosno, ako je zaposlenik osobno prolio kavu ili čaj po dokumentu, on je odgovoran za njegovo obnavljanje.

Ako je do oštećenja ili gubitka došlo krivnjom kadrovskog zaposlenika, upravitelja ili drugog zaposlenika, tada je tvrtka poslodavca, koju zastupa direktor ili glavni osnivač, odgovorna za obnovu knjige.

Osim toga, prije nego što počnete vraćati svoju radnu knjižicu, trebali biste pažljivo razmisliti o tome gdje je mogla biti izgubljena. Često se događa da se nakon restauracije dokumenta gubitak pronađe nakon nekog vremena.

Na primjer, uzeo ga je drugi zaposlenik bez upozorenja, slučajno je završio s drugim dokumentima ili ga je zaposlenik imao pa je zaboravio na njega.

Postupak obnove rada prilično je složen proces i vrijedi ga pribjeći samo ako sve druge mjere traženja ili vraćanja dokumenta nisu uspjele.

Postupak oporavka

Možete napraviti kopiju ili duplikat.

Postupak oporavka može se sastojati od nekoliko opcija. Na primjer, pomoću zahtjeva u arhive svih poslodavaca ili putem mirovinskog fonda.

Međutim, valja imati na umu da mirovinski fond može pružiti samo podatke o tome u kojim su razdobljima i od kojih društava uplaćivani mirovinski doprinosi u fond.

Mirovinski fond nema pravo vratiti radnu knjižicu, a još manje izdati duplikat. Usluga se pruža besplatno uz odgovarajuću prijavu zaposlenika.

Nakon što se prikupe svi dokumenti, zaposlenik treba dati podatke stvarnom voditelju koji će na temelju potvrda i drugih dokumenata izvršiti upis u knjižicu ukupnog radnog staža, a zatim izvršiti upis o zaposleniku zapošljavanje.

Vrijedno je zapamtiti da šef nema pravo vršiti unose po točkama za svaku tvrtku ili organizaciju u kojoj je zaposlenik radio.

Odgovornost poslodavca za gubitak radne knjižice zaposlenika

Kao što je gore navedeno, poslodavac snosi obveznu odgovornost za gubitak radne knjižice u smislu potrebe samostalnog obnavljanja knjižice.

Osim toga, ako poslodavac ne vrati dokument, namjerno odugovlači vraćanje dokumenta ili čak odbija to učiniti, tada se zaposlenik ima pravo žaliti na svoje postupke ili nerad nadležnim tijelima.

Nakon razmatranja pritužbe, protiv poslodavca se mogu poduzeti i upravne mjere i kazne. Prilikom rješavanja spora pred sudom, radnik može od poslodavca zahtijevati i naknadu svih troškova suđenja, kao i isplatu moralne naknade za prouzročene smetnje.

Iz ovog videa saznat ćete što učiniti ako izgubite radnu knjižicu.

Obrazac za primanje pitanja, napišite svoje

Zaposlenica je prilikom prijave na natječaj donijela oštećenu radnu knjižicu (pola radne knjižice pojeo je pas, pojasnila je djelatnica). Zaposlenik ne može dati potvrde o prethodnim mjestima rada. Ima li poslodavac pravo prihvatiti takvu radnu knjižicu ili mu mora izdati novu radnu knjižicu?

Odgovor

Radna knjižica utvrđenog obrasca glavni je dokument o radnoj aktivnosti i radnom stažu zaposlenika.

Postojeće zakonodavstvo predviđa ograničeni broj slučajeva kada je poslodavac dužan zaposleniku izdati duplikat radne knjižice.

Izdaje se duplikat radne knjižice za zaposlenika ako:

njegova radna knjižica je izgubljena;

njegova radna knjižica postala je neupotrebljiva (nagorjela, poderana, umrljana i sl.);

u njegovu radnu knjižicu upisan je otkaz ili premještaj, koji je naknadno proglašen nevažećim.

Zaposlenik koji je izgubio radnu knjižicu dužan je o tome pismeno napisati na svom posljednjem radnom mjestu. Kao odgovor, poslodavac je dužan radniku izdati duplikat najkasnije u roku od 15 dana od dana podnošenja zahtjeva. To je navedeno u odobrenim Pravilima.

Da biste ispunili duplikat radne knjižice, zatražite od zaposlenika dokumente s prethodnih mjesta rada koji potvrđuju razdoblja rada. U tom slučaju morate pomoći zaposleniku u dobivanju dokumenata koji potvrđuju njegovo prethodno radno iskustvo. Ovaj postupak utvrđen je odobrenim Uputama.

Prilikom izrade duplikata radne knjižice navedite sljedeće podatke:

Nakon toga upišite ukupno i(li) kontinuirano iskustvo za pojedina razdoblja rada. U stupcu 2 navedite datum zapošljavanja, u stupcu 3 - naziv organizacije, kao i strukturnu jedinicu i posao (položaj), specijalnost, struku s naznakom kvalifikacija za koje je zaposlenik primljen. Ako je tijekom vašeg rada bilo premještaja na drugi stalni posao, o tome se također mora unijeti odgovarajući zapis.

Zatim se u stupac 2. upisuje datum prestanka ugovora o radu, a u stupac 3. otkazni razlog, ako dostavljeni dokument sadrži takve podatke. U stupac 4 duplikata radne knjižice iza svakog upisa upisuje se naziv, datum i broj isprave na temelju koje je sastavljen.

U stupac 4. u duplikat upisuje se naziv, datum i broj isprave na temelju koje su obavljeni odgovarajući upisi. Izvorni dokumenti koji potvrđuju radni staž, nakon što ih se preslikaju i propisno ovjere od strane poslodavca ili kadrovske službe, vraćaju se zaposleniku. Ako dokumenti na temelju kojih su izvršeni upisi u radnu knjižicu ne sadrže potpune podatke o dosadašnjem radu, tada se u duplikat radne knjižice upisuju samo podaci dostupni u tim dokumentima.

Postupak i značajke popunjavanja duplikata radne knjižice navedeni su u odobrenim Pravilima i odobrenim Uputama.

Ivan Shklovets

Zamjenik načelnika Federalne službe za rad i zapošljavanje

1. Regulatorni okvir: Uredba Vlade Ruske Federacije od 16. travnja 2003. br. 225

a) podatke o ukupnom i (ili) neprekidnom radnom iskustvu zaposlenika prije pridruživanja ovom poslodavcu, potvrđene relevantnim dokumentima (podtočka s izmjenama i dopunama, stupila na snagu 22. ožujka 2008. - vidi);

b) podaci o radu i nagradama (stimulacijama) koji su upisani u radnu knjižicu na posljednjem mjestu rada.

Ukupni radni staž evidentira se ukupno, odnosno navodi se ukupan broj godina, mjeseci, dana rada bez navođenja poslodavca, razdoblja rada i radnih mjesta zaposlenika (stavak s izmjenama, stupio na snagu 22. ožujka , 2008. - vidi).

Ako isprave na temelju kojih su izvršeni upisi u radnu knjižicu ne sadrže potpune podatke o dosadašnjem radu, u duplikat radne knjižice upisuju se samo podaci koji su dostupni u tim ispravama.

33. Ako u radnoj knjižici postoji upis o otkazu ili premještaju na drugo radno mjesto koje je proglašeno nevažećim, zaposleniku se, na njegov pismeni zahtjev, izdaje duplikat radne knjižice na posljednjem radnom mjestu u koji se unose svi upisi. u radnu knjižicu se prenose, osim upisa koji je proglašen nevažećim.

Radna knjižica se sastavlja na propisani način i vraća vlasniku.

Na isti način izdaje se duplikat radne knjižice ako je radna knjižica (uložak) postala neupotrebljiva (spaljena, pocijepana, umrljana i sl.).

Gotovi plan glavnih poslova HR službenika za prvi kvartal 2019.
Pročitajte u članku: Zašto voditelj ljudskih resursa mora provjeravati računovodstvo, trebaju li se nova izvješća predavati u siječnju i koju šifru odobriti za evidenciju radnog vremena u 2019.

• 
  Urednici časopisa "Kadrovski posao" otkrili su koje navike kadrovika oduzimaju puno vremena, a gotovo su beskorisne. A neki od njih mogu čak izazvati zbunjenost GIT inspektora.
• 
  Inspektori GIT-a i Roskomnadzora rekli su nam koji se dokumenti sada ni pod kojim okolnostima ne bi trebali tražiti od pridošlica prilikom prijave za zapošljavanje. Sigurno imate neke radove s ovog popisa. Sastavili smo potpuni popis i odabrali sigurnu zamjenu za svaki zabranjeni dokument.
• 
  Ako platite godišnji odmor dan kasnije, tvrtka će biti kažnjena sa 50.000 rubalja. Skratite otkazni rok za otkaze barem za jedan dan - sud će vratiti zaposlenika na posao. Proučili smo sudsku praksu i pripremili sigurne preporuke za vas.