Debido a los incendios de este verano, muchos se quedaron sin documentos, incluso, posiblemente, sin expedientes laborales. La pérdida de un libro de trabajo también podría ocurrir por otros motivos (por ejemplo, el empleado perdió su libro de trabajo o quedó inutilizable). En cualquier caso, los libros de trabajo perdidos deben ser restituidos a los empleados: el empleador debe expedir a cada empleado un duplicado del libro de trabajo (Cláusulas 31, 33, 34, producción de formularios del libro de trabajo y entrega de ellos a los empleadores, aprobado por Decreto del Gobierno de Federación de Rusia del 16 de abril de 2003 N 225 (en adelante, las Reglas )). Muchas veces un contador es el responsable de preparar el duplicado, por eso te diremos cómo hacerlo.
¿En qué casos es necesario emitir un duplicado a un empleado?
Estas son situaciones en las que el libro de trabajo:
Fue perdido (incluso como resultado de una emergencia) por un ex empleado que aún no ha comenzado un nuevo trabajo;
Fue perdido por el empleador, incluso como resultado de una emergencia;
Se ha vuelto inutilizable (quemado, roto, manchado, etc.).
Las reglas para confirmar la antigüedad de un empleado y emitir un duplicado del libro en cada uno de los casos anteriores tienen sus propias características.
Si un ex empleado pierde el libro
Un ex empleado que aún no haya encontrado un nuevo trabajo puede comunicarse con usted para solicitarle que le entregue un duplicado del libro de trabajo debido a su pérdida. Y debes expedirle un duplicado del libro de trabajo a más tardar 15 días después de la fecha de presentación de su solicitud.
Emitir un duplicado para reemplazar un libro de trabajo perdido implica restaurar todos los registros que contiene. Por lo tanto, si un empleado tenía otro trabajo antes de unirse a su organización, debe documentar su experiencia laboral previa.
Tenga en cuenta que si un nuevo empleado consigue un trabajo con usted y anteriormente perdió su libro de trabajo, no es necesario que se lo devuelva. En tal situación, tras su solicitud, simplemente le entregará un nuevo libro de trabajo, en el que la primera entrada de trabajo indica trabajo en su organización.
Así nos lo confirmó el Ministerio de Salud y Desarrollo Social de Rusia.
Kovyazina Nina Zaurbekovna, subdirectora del Departamento de Salarios, Seguridad Laboral y Colaboración Social del Ministerio de Salud y Desarrollo Social de Rusia
“Si una persona que ingresa a trabajar no tiene un libro de trabajo debido a su pérdida, entonces el empleador, al contratarlo, solo puede emitirle un nuevo libro de trabajo, es decir, indicar la duración total del servicio antes de comenzar a trabajar para este empleador y. restaurar las anotaciones sobre lugares de trabajo anteriores en el nuevo libro de trabajo, a diferencia de un duplicado, no es responsabilidad del empleador”.
¿Qué documentos confirman la experiencia?
Dichos documentos, en particular, incluyen:
Contratos de trabajo escritos;
Certificados expedidos por empleadores de lugares de trabajo anteriores;
Certificados del archivo estatal o municipal que acrediten períodos de trabajo con empleadores anteriores;
Extractos de órdenes de empleo (despido) o copias de las mismas;
Cuentas personales y extractos de nómina;
Decisión judicial sobre el establecimiento de la duración del servicio.
El Ministerio de Salud y Desarrollo Social de Rusia nos explicó si otros documentos pueden confirmar la duración del servicio de un empleado.
Asesorar al empleado
Si la organización en la que trabajaba el empleado ya no existe y no ha transferido los documentos personales al archivo, puede presentar una solicitud ante el tribunal de su lugar de residencia con una solicitud para establecer la experiencia laboral. Para hacer esto, necesita encontrar al menos dos colegas de su trabajo anterior que confirmen trabajo en esa organización durante un período específico.
“Es posible hacer anotaciones sobre la experiencia laboral de un empleado en un libro de trabajo duplicado sólo sobre la base de documentos que confirmen la relación laboral. Dichos documentos incluyen: extractos de órdenes de empleo y despido, cuentas personales, estados de nómina.
Los documentos contables individuales (personalizados) (formularios SZV-K y SZI-5) que confirman la duración del servicio a efectos de pensión, así como una copia o extracto del libro de trabajo, no son documentos que confirmen la relación laboral. Por lo tanto, basándose en ellos, es imposible hacer anotaciones sobre la duración del servicio en el libro de trabajo del empleado”.
Después de que el ex empleado presente documentos que confirmen su experiencia laboral, debe ingresar estos datos en un duplicado.
Emitimos un duplicado
Paso 1 . Le pedimos al ex empleado que escriba una solicitud para un duplicado en cualquier forma y le quite los documentos que confirmen los períodos de trabajo con empleadores anteriores (si existió tal trabajo).
Director General de LLC "Blesk"
Smirnov I.A.
de Abramova Irina Alexandrovna
Declaración
Debido a la pérdida de mi libro de trabajo a consecuencia de un incendio, solicito me entreguen un duplicado de mi libro de trabajo.
Confirmo mi experiencia laboral antes de unirme a Blesk LLC con los documentos adjuntos:
1. Certificado de Zarya LLC sobre su labor como economista en el período comprendido entre el 17 de marzo de 1997 y el 16 de marzo de 1998 de fecha 15 de septiembre de 2010 N 31.
2. Copia de la orden de empleo en CJSC "Vesna" para el puesto de economista líder en el departamento de planificación de fecha 01/04/1998 N 10k.
3. Copia de la orden de despido a petición propia de JSC "Vesna" de fecha 28/02/2007 N 12k.
Paso 2 . Hacemos copias de todos los documentos presentados sobre la experiencia, los certificamos y los guardamos con nosotros.. La copia deberá llevar la inscripción “Copia es correcta”, cargo y nombre completo. la persona que certificó la copia, su firma personal, así como la fecha de la certificación. Devuelva los documentos originales al empleado.
Paso 3 . Emitimos un duplicado del libro de trabajo.. Se cumplimenta según las mismas reglas que el propio libro de trabajo, pero con determinadas características.
En la primera página, en la esquina superior derecha del libro de trabajo, escribe "Duplicar".
La información sobre el empleado en la primera página del duplicado se indica en la fecha de su emisión.
Si bien emitir un duplicado para reemplazar un libro perdido implica la restauración de todas las entradas que en él se encontraban, esto no se aplica a la portada. Debe ingresar información sobre el empleado en la portada de acuerdo con los datos disponibles en el momento de la emisión del duplicado y no en el momento de la emisión del libro de trabajo original. Por ejemplo, si en el momento de la emisión del duplicado el empleado ha cambiado su apellido o ha recibido un nivel superior de educación profesional, entonces en el duplicado debe indicar inmediatamente el apellido cambiado y hacer un registro de educación superior basado en el presentado. diploma.
Si los documentos presentados por el empleado sobre el trabajo con empleadores anteriores contienen datos incompletos, no es necesario complementarlos al completar el duplicado.
Usted ingresa información sobre el trabajo en su organización basándose en el expediente personal del empleado en un duplicado después de los registros de lugares de trabajo anteriores (si los hubiera).
Paso 4 . Una vez completado el duplicado, ingresamos información sobre su emisión en el libro para registrar el movimiento de los libros de trabajo y los encartes en ellos.
Paso 5. Emitimos un duplicado al ex empleado y recibimos dinero de él por el formulario del libro de trabajo..
También registramos la emisión de un duplicado en el libro de recibos y gastos para contabilizar los formularios del libro de trabajo, y el empleado firma en él la recepción del duplicado.
Pérdida "espontánea" de antecedentes laborales por parte del empleador
Si el empleador perdió los libros de trabajo como resultado de circunstancias de emergencia (incluso debido a un incendio), la organización también debe emitir duplicados a los empleados.
Sin embargo, las anotaciones en el libro de trabajo duplicado en este caso deberán realizarse sobre la base del acto de la comisión para establecer la duración del servicio. Esta comisión se crea por decisión del poder ejecutivo de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia (por ejemplo, en la región de Tambov dicha comisión se creó y funciona sobre la base del Decreto de la Administración de la Región de Tambov del 13 de julio de 2004 N 626 ).
El Ministerio de Salud y Desarrollo Social de Rusia nos explicó qué otras situaciones que provocaron la pérdida masiva de registros laborales por parte del empleador se consideran emergencias.
Kovyazina N.Z., Ministerio de Salud y Desarrollo Social de Rusia
"Los casos de pérdida masiva de libros de trabajo como resultado de situaciones de emergencia, en los que la duración del servicio de los trabajadores también está establecida por la comisión para determinar la experiencia laboral creada por las autoridades ejecutivas de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia, incluyen la pérdida masiva pérdida de libros de trabajo (más de un libro de trabajo) en caso de incendio ocurrido en el territorio del empleador y no relacionado con la declaración de emergencia, o robo de una caja fuerte de un empleador".
En todos los casos de pérdida masiva de registros laborales, debe completar y firmar una solicitud de su gerente con una solicitud a la comisión para la restauración de la experiencia laboral en cualquier forma.
Se puede formatear, por ejemplo, así.
A la Comisión para el Establecimiento de la Experiencia Laboral
empleados en caso de pérdida masiva de mano de obra por parte del empleador
registros de empleados como resultado de situaciones de emergencia,
creado por un decreto de la administración de Tambov
región
De: Sociedad de responsabilidad limitada "Crocus"
Dirección: 393190, Kotovsk, región de Tambov,
calle. Svobody, 19
Declaración
Les pido que organicen el trabajo para establecer la duración del servicio de los empleados en relación con la pérdida masiva de libros de trabajo como resultado de una emergencia: un incendio en la oficina de Crocus LLC, ubicada en la dirección: 393190, Kotovsk, región de Tambov , calle. Svoboda, de 19 años, ocurrido el 8 de agosto de 2010, a consecuencia del cual se perdieron los libros de trabajo de tres empleados.
Le pido que establezca la duración del servicio de los siguientes empleados de Crocus LLC:
1) Baranov Ivan Ivanovich, nacido en 1975;
2) Olga Nikolaevna Smolina, nacida en 1970;
3) Tatyana Petrovna Sokolova, nacida en 1980.
Solicito que Irina Nikolaevna Savelyeva, contadora de Crocus LLC, sea incluida en la comisión.
Apéndice: Certificado de la Oficina del Servicio Estatal de Bomberos de la Región de Tambov de fecha 11/08/2010 N 188.
gerente general
OOO "Crocus" Volkov I.I. Volkov
Sello
Si no se ha creado una comisión permanente de este tipo en su región, entonces debe enviar su solicitud para establecer la duración del servicio de los trabajadores a la autoridad laboral de su entidad constituyente de la Federación de Rusia (en diferentes regiones se llama de manera diferente, por ejemplo ejemplo en Moscú es el Departamento de Trabajo y Empleo), añadiendo su petición de que se cree dicha comisión.
Para aclarar si la comisión establece la duración del servicio por períodos específicos de trabajo indicando el lugar de trabajo o solo la duración total de la experiencia laboral, recurrimos a la Comisión para Establecer la Experiencia Laboral de los Trabajadores en Caso de Pérdida Masiva de Libros de Trabajo por el empleador como resultado de situaciones de emergencia, creado por decreto de la administración de la región de Tambov.
Gordeeva Elena Ivanovna, jefa del Departamento de Trabajo y Desarrollo Social de la región de Tambov, presidenta de la Comisión para determinar la experiencia laboral de los trabajadores en caso de pérdida masiva de libros de trabajo por parte del empleador como resultado de situaciones de emergencia
“La comisión establece el hecho del trabajo, información sobre la profesión (puesto) y la duración de la experiencia laboral de los empleados con un empleador determinado. Si el empleado ya había trabajado para este empleador antes de unirse a este empleador, la comisión toma medidas para obtener documentos. confirmando este hecho, con base en los resultados del trabajo de la comisión, se elabora un acta, en la que se indican períodos específicos de trabajo, profesiones (puestos) y duración de la experiencia laboral de cada empleador.
En este caso, la comisión fija la duración total del servicio en la fecha de redacción del acta (o en la fecha de la pérdida masiva de libros de trabajo, es decir, en la fecha del evento de emergencia)”.
¿Puede un empleador que ha sufrido una pérdida masiva de antecedentes laborales determinar de forma independiente la duración del servicio de los empleados en su último lugar de trabajo, si todavía tiene órdenes de empleo, sin ponerse en contacto con la comisión regional para determinar la duración del servicio de los empleados?
Esto es lo que nos explicó al respecto el presidente de dicha comisión en la región de Tambov.
Gordeeva E.I., Departamento de Trabajo y Desarrollo Social de la Región de Tambov
“El derecho exclusivo a establecer la duración del servicio de los empleados en caso de pérdida masiva de la hoja de trabajo por parte del empleador como resultado de situaciones de emergencia, según el Reglamento, lo tiene la comisión para establecer la experiencia laboral, creada por las autoridades ejecutivas. de las entidades constitutivas de la Federación de Rusia, los empleadores no tienen derecho, incluso si tienen documentos que confirmen los hechos de la actividad laboral de los empleados, a establecer su duración de servicio."
Entonces, la comisión se basa en los documentos de que dispone el empleado (certificados, copias de órdenes, etc.) y, en su defecto, en el testimonio de dos o más testigos que trabajaron con él en el mismo empleador, y respuestas a solicitudes de lugares de trabajo anteriores redactar un acta indicando la duración total del servicio al momento de redactar el acta, períodos de trabajo, cargos en relación con cada empleado.
Con base en este acto, realizará anotaciones en un libro de trabajo duplicado.
Al emitir un duplicado en tal situación, no es necesario que se le cobre al empleado el formulario del libro de trabajo. Puede cargar los costos de compra de formularios de registro de trabajo (incluido el IVA) como gastos a efectos del impuesto sobre la renta.
Si el libro de trabajo está dañado
Puede suceder que el libro de trabajo no se pierda por completo, sino que solo quede inutilizable (roto, quemado, etc.). En este caso, también es necesario emitir un duplicado al empleado.
Si todas las entradas en un libro de trabajo dañado son legibles, entonces el empleado no necesita recopilar documentos que confirmen la experiencia laboral. Simplemente le entregará un duplicado basado en este libro de trabajo. Y en la primera página del libro de trabajo averiado, anote: “A cambio, se emitió un duplicado del libro de trabajo N __________”.
Si en un libro de trabajo dañado emitido al empleado algunas entradas se han vuelto ilegibles debido a páginas quemadas o rotas, entonces el empleado debe proporcionarle documentos que confirmen estos períodos de trabajo. Después de lo cual realizará las entradas correspondientes en el duplicado.
Advertir al empleado
Las entradas en el libro de trabajo también confirman la duración del servicio para calcular las prestaciones por incapacidad temporal. Para recibir el máximo pago posible por la baja por enfermedad, al empleado le conviene recopilar los documentos de todos los lugares de trabajo anteriores al preparar un duplicado.
Si el libro de registro de trabajo ha quedado inutilizable debido a la pérdida masiva de registros de trabajo por parte del empleador como resultado de una situación de emergencia, entonces, en este caso, dichos períodos de trabajo deben establecerse a través de una comisión para determinar la duración del servicio.
Este enfoque también lo sigue el Ministerio de Salud y Desarrollo Social de Rusia.
Kovyazina N.Z., Ministerio de Salud y Desarrollo Social de Rusia
“Si el libro de trabajo se ha vuelto inutilizable (rasgado, quemado, etc.), entonces se hace una entrada en él sobre la emisión de un duplicado y en su lugar se emite un duplicado, en el que se incluyen las entradas del libro de trabajo que se han vuelto inutilizables. inutilizables se transfieren En este caso, el empleado no necesita presentar documentos que confirmen la experiencia laboral. Si algunos registros se han vuelto ilegibles debido a páginas quemadas o rotas y el libro de trabajo se ha vuelto inutilizable por culpa del empleado, tendrá que hacerlo. "Recoger documentos de lugares de trabajo anteriores. Y si el empleador ha perdido en gran medida sus libros de trabajo, tendrá que solicitar la recuperación de la experiencia laboral a la comisión regional".
Restaurar un registro de trabajo es a veces una tarea problemática no sólo para el empleado, sino también para la empresa. Si ha habido una pérdida masiva de registros laborales en una empresa, para poder emitir duplicados a los empleados, deberá comunicarse con una comisión especialmente creada en su región para establecer la antigüedad. Si el empleado ha perdido el libro de trabajo, entonces todo lo que tiene que hacer es transferir la información sobre el trabajo anterior proporcionada por el empleado al duplicado.
Un libro de registro de trabajo es un documento serio que refleja todo el historial de un empleado desde el primer lugar de trabajo hasta el presente. A pesar de que se habla de la abolición de los libros de trabajo, este documento todavía tiene fuerza legal y es muy valioso en la práctica de las relaciones laborales. Por tanto, la pérdida de un libro de registro laboral conlleva consecuencias negativas en el futuro laboral y a la hora de solicitar una merecida jubilación.
Las circunstancias de tal pérdida pueden variar:
- robo)
- pérdida por parte del empleador)
- pérdida por empleado)
- pérdida en circunstancias de emergencia (incendio, inundación, venganza de un antiguo empleador, etc.).
Pero cualesquiera que sean los motivos de la pérdida, bajo ninguna circunstancia se debe dejar sin acción inmediata. De lo contrario, después de un tiempo será difícil hacerlo.
Existen mecanismos legales para restaurar este documento. Necesitas recurrir a ellos.
Contacta a tu empleador
La ley prescribe que, al descubrir un libro de registro de trabajo faltante, un ciudadano debe comunicarse inmediatamente con el empleador en su último lugar de trabajo con una declaración de pérdida. Además, esto debe hacerse por escrito. ¿Qué hacer si no estás trabajando en este momento y cuál es tu último lugar de trabajo?
Si ya ha celebrado un contrato de trabajo con el empleador en su nuevo lugar de trabajo, entonces su solicitud debe dirigirse a él. De lo contrario, o si está desempleado en el momento de descubrir su pérdida, debe comunicarse con su empleador anterior. Él no tiene derecho a rechazarlo y es muy posible restaurar un libro de trabajo perdido.
¿Restauración o duplicado?
Incluso si compra un formulario y simplemente reproduce las entradas que alguna vez se ingresaron en su libro de trabajo por motivos completamente legales, no será del todo legal. Y nadie ha cancelado todavía la responsabilidad por la falsificación de documentos y su uso.
Por tanto, si pierdes tu libro de trabajo, debes saber que no se puede recuperar en ningún caso. Pero cualquier empleador está obligado a expedirle oficialmente un duplicado. Además, este trámite es completamente legal; el documento resultante se puede presentar de forma segura tanto durante el empleo como ante el Fondo de Pensiones.
Obtener un libro de trabajo duplicado
Por ley, el empleador está obligado a emitir un duplicado del libro de trabajo incluso a un ex empleado de la organización dentro de los 15 días siguientes a la fecha de presentación de la solicitud. No importa si el libro está completamente perdido o existe, pero sí dañado (quemado, manchado o roto). Un duplicado del libro debe incluir información completa sobre la actividad laboral del empleado y los incentivos (premios) de su último lugar de trabajo. La base para realizar estas anotaciones son los documentos originales:
- pedidos de personal)
- contratos de trabajo)
- cuentas personales o extractos de nómina)
- información sobre la duración del servicio antes del registro en el sistema de seguro de pensiones (documento del Fondo de Pensiones))
- extractos de la cuenta personal del asegurado (también del Fondo de Pensiones))
- aclarar información.
Otro duplicado del libro de trabajo debe contener registros de la actividad laboral anterior, realizados sobre la base de documentos aportados por el empleado (órdenes de personal, contratos de trabajo, etc.). También se puede ingresar información sobre incentivos (premios) si hay documentos de respaldo disponibles. Pero si estos documentos no se presentan en su totalidad, entonces la experiencia laboral total en otras organizaciones (años, meses, días) se registra en el libro de trabajo sin especificar períodos de trabajo, cargos y empleadores.
En el proceso de emisión de un duplicado del libro de trabajo, dependiendo de los motivos de su pérdida, las acciones del empleador y del propietario del libro pueden diferir.
¿Qué hacer si el libro de trabajo está dañado?
Sucede que el libro de trabajo no se pierde, pero su apariencia no permite considerarlo un documento completo. Si está quemado, manchado o roto, el empleado también tiene derecho a exigir la expedición de un duplicado. En este caso, a diferencia de duplicar un libro perdido, no será suficiente indicar únicamente la duración total de la experiencia laboral.
Todas las entradas que no estén dañadas y sean fáciles de leer deben transferirse al duplicado del libro de trabajo dañado. Para registros difíciles de leer, se proporciona un procedimiento de confirmación con los documentos especificados anteriormente. Un libro de trabajo dañado no se destruye; es la base para realizar la mayoría de las anotaciones por duplicado. En su portada se hace constar que se ha expedido un duplicado en lugar de este documento y se indica la serie y número del nuevo libro de trabajo.
Puede surgir la pregunta: si las entradas de un libro dañado son legibles, ¿es necesario emitir un duplicado del mismo? Sí, porque si continúas haciendo anotaciones en un libro de trabajo roto o manchado, tarde o temprano tendrás que afrontar problemas. Al empleado se le negará el empleo en algún lugar o no se aceptará dicho documento para conceder una pensión.
¿Qué hacer si su empleador ha perdido su expediente laboral?
La pérdida de un historial laboral por parte de un empleador es posible por dos razones:
- como resultado de circunstancias de emergencia (incendios, desastres naturales, inundaciones))
- como resultado de la negligencia de los empleados o la mala intención del empleador.
Para el primer caso, las normas prevén la creación de una comisión especial para investigar las circunstancias del siniestro. Además de los representantes del empleador, la organización sindical y el colectivo laboral, debe incluir a un empleado del poder ejecutivo en el lugar de ubicación de la organización. El resultado del trabajo de esta comisión será un acto en base al cual se expedirá un duplicado del libro.
Para el segundo caso, la ley prevé sanciones y responsabilidad administrativa para los empleadores y funcionarios que hayan causado el daño. Si el empleador simplemente reclama la pérdida de su historial laboral, entonces vale la pena ponerse en contacto con la inspección del trabajo local o con la oficina del fiscal y luego, posiblemente, acudir a los tribunales. Pero lo más probable es que esto no le devuelva el libro de trabajo y tendrá que emitir un duplicado del mismo en la forma prescrita.
¿Qué hacer si el antiguo empleador ya no existe?
Sucede que cuando estás preparando un duplicado del libro de registro de trabajo descubres que la organización en la que alguna vez trabajaste ya ha sido liquidada. “Esto significa que no hay dónde conseguir los documentos de respaldo para realizar anotaciones en el libro. ¿Qué hacer en este caso?
Primero, debe averiguar que su empleador realmente ha sido liquidado y no ha cambiado su nombre como resultado de una reorganización o algún otro cambio. Esto podría suceder debido a su fusión con otra empresa, su entrada como división en una estructura más grande o, por el contrario, una división. Si este es el caso, entonces la nueva organización, siendo la sucesora legal de la anterior, le expedirá todos los documentos necesarios.
Si resulta que su empresa aún no existe, entonces debe enviar una solicitud al archivo, donde las organizaciones liquidadas deben presentar sus documentos, incluidos los relacionados con el personal. El certificado de archivo servirá de base para realizar las anotaciones necesarias en el libro de trabajo. Si la información necesaria no está disponible en la institución de archivo, deberá solicitar al tribunal el reconocimiento del hecho del trabajo en esta organización, con la participación de al menos dos testigos.
La pérdida de un libro de registro de trabajo por parte de un empleador puede traer muchas consecuencias desagradables, por lo que el empleador necesita saber cómo actuar sabiamente ante esta situación desagradable.
No existen instrucciones ni procedimientos especiales para restaurar este documento en el Código del Trabajo ni en ningún otro acto reglamentario, solo hay instrucciones y artículos importantes que definitivamente deben seguirse al restaurar un libro de registro de trabajo.
¿Qué leyes rigen el almacenamiento de registros laborales?
Un libro de trabajo es un documento oficial que incluye todos los registros de trabajo en determinados lugares de un ciudadano de la Federación de Rusia. Un libro de registro de trabajo puede decirle a un empleador mucho sobre su propietario: información importante sobre la experiencia y las calificaciones del empleado, la duración de su trabajo. Un acta de despido puede decir mucho sobre la integridad y responsabilidad de un empleado.
Los principales documentos normativos que establecen el procedimiento para mantener, almacenar y restaurar libros de trabajo son:
- Código del Trabajo (Artículo 66 “Libro del Trabajo”). Se establece que el empleador está obligado a obtener un libro de trabajo de todo aquel que haya trabajado para él por más de 5 días, y debe consignar toda la información sobre la contratación, traslado o despido de su empleado. Pero no hay información completa en el Código sobre cómo restaurar o qué hacer si se pierde un documento.
- Decreto Gubernamental N° 225 del 16/04/2003 (última edición del 25/03/2013) “Sobre los libros de trabajo” con “Reglas para el mantenimiento y almacenamiento de los libros de trabajo...”.
- Resolución del Ministerio de Trabajo de Rusia No. 69 del 10 de octubre de 2003 (última edición del 31 de octubre de 2016) “Sobre la aprobación de las Instrucciones para completar los libros de trabajo”. Contiene instrucciones importantes sobre cómo ingresar correctamente toda la información en un duplicado.
¿Se perdió el libro?
Hay situaciones en las que un empleado del departamento de recursos humanos busca un libro de trabajo durante mucho tiempo y se preocupa, pero lo encuentra después de un tiempo.
Esto no siempre es culpa del director de recursos humanos o de otro empleado de la empresa. Es posible que el libro acabe en casa del empleado y que el responsable de personal ni siquiera piense en comprobar el expediente personal del empleado, donde hay un recibo que indica que lo tomó temporalmente, por ejemplo, para solicitar una pensión.
- Debe recopilar la mayor cantidad de información posible sobre el libro. En el libro de contabilidad y movimientos de libros de trabajo se puede ver la fecha y su número al momento del ingreso, y consultar los libros de otros empleados que consiguieron trabajo ese día.
- También se recomienda consultar el expediente personal del empleado, tal vez exista su recibo indicando que tomó temporalmente el documento o no lo tenía en sus manos al momento de la contratación (si se perdió o en la primera cita, el oficial de personal). podría simplemente olvidarse de redactar el documento), etc. .d.
- Es necesario averiguar si el empleado cambió su apellido antes de incorporarse a la empresa o ya mientras trabajaba en ella, y comprobar si el libro de trabajo está en la caja fuerte con el apellido anterior.
Emitimos un duplicado
Si después de unos días aún no se encuentra el libro, es mejor comenzar inmediatamente a procesar su duplicado.
¡Atención! Según el art. 31 del Capítulo 3 del Decreto “Sobre los Libros de Trabajo”, el empleador está obligado a emitirlo dentro de los 15 días siguientes a la fecha de recepción.
Son posibles varios escenarios:
- Situación, si el empleado no ha trabajado en ningún lugar antes de este momento o ha trabajado de manera extraoficial, es el más simple. El oficial de personal elabora un duplicado basándose en los datos de la orden de empleo y otros documentos de su organización. Puede leer cómo realizar correctamente todas las entradas en el art. 7 “Características de la cumplimentación de un libro de trabajo duplicado” de la Resolución del Ministerio de Trabajo. No olvide proporcionar certificados acreditativos al empleado; le serán de gran utilidad a la hora de solicitar una pensión.
- Si el empleado ha trabajado anteriormente en diferentes empresas- una situación más compleja. Aquí es importante no perder una relación amistosa con un colega, porque para emitir un duplicado necesitará información de todos sus lugares de trabajo anteriores. Muchas empresas pueden negarse a enviar dichos certificados por correo, insistiendo en que el empleado acuda personalmente a ellos o que la organización haga una solicitud oficial a su empresa (la preparación de un duplicado puede llevar mucho tiempo).
- La opción más desagradable. si la antigua empresa ya no existe. Pero la situación no es tan trágica, aunque la restauración del empleo llevará mucho más tiempo que en los dos casos anteriores. Cuando una empresa se reorganiza o se fusiona con otra, todos los documentos deben conservarse en la nueva empresa. Cualquier organización en proceso de liquidación está obligada a depositar todos los documentos personales y contables en el archivo estatal. Puede realizar una solicitud al archivo estatal en el lugar de existencia anterior de la empresa. Si no hay respuesta o los papeles no han sido guardados, puede comunicarse con el Fondo de Pensiones con la misma solicitud. Es cierto que esta opción sólo es adecuada si el empleado trabajó en esta empresa hace relativamente poco tiempo, ya que no hace mucho se introdujo el registro de los asegurados en el sistema de seguro de pensión obligatorio.
Responsabilidad del empleador por la pérdida del empleo
El capítulo VIII de la Resolución del Gobierno núm. 225 "Sobre los libros de trabajo" establece que la obligación legal de llevar un libro de trabajo durante el período de trabajo recae enteramente en el empleador. Es legalmente responsable del incumplimiento de este reglamento.
Para restablecer la justicia, un empleado puede recurrir a la ayuda de la Inspección de Trabajo o acudir a los tribunales:
- Si el empleador, por diversas razones, retrasa la emisión del libro de trabajo (por ley está obligado a devolverlo el día del despido) y la víctima no tiene la oportunidad de trabajar en la nueva organización, entonces, de conformidad con el art. 234 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, el antiguo empleador debe financiar todas las horas de trabajo perdidas debido a esta situación.
- Si un empleado se vio obligado a restaurar de forma independiente un libro perdido por culpa del empleador, entonces tiene motivos para reclamar una compensación completa por todos los gastos monetarios (viaje a otra ciudad, costos de compra de formularios, fotocopias de documentos, consulta con un abogado). o abogado, recogida de certificados, etc.).
- En el caso de que el empleado también sufriera daño moral, entonces, según el art. 237 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia, tiene la oportunidad de recibir una compensación monetaria si puede confirmar el hecho de estos episodios.
La ley prevé sanciones administrativas bastante efectivas:
- Según el apartado 1. Art. 5.27 del Código de Infracciones Administrativas "Violación de la legislación laboral", se impone una multa de 1.000 a 5.000 rublos a una pequeña empresa (sin la formación de una entidad jurídica) y a una entidad jurídica, de 30.000 a 50.000 rublos. .
- Si un empleador o su persona autorizada incumple repetidamente la legislación laboral, entonces, de conformidad con el párrafo 2 del artículo 5.27 del Código de Infracciones Administrativas de la Federación de Rusia, un funcionario de una pequeña empresa (sin constituir una entidad jurídica) es sujeto a una multa de 10.000 a 20.000 rublos, o la persona autorizada será inhabilitada por un período de 1 a 3 años. Para una entidad jurídica: de 50.000 a 70.000 rublos o descalificación de una persona autorizada por un período de 1 a 3 años.
¡Importante! Violación de las normas para el almacenamiento de registros de trabajo de conformidad con el art. 13.20. La "violación de las reglas para el almacenamiento de documentos de archivo" implica una multa de 300 a 500 rublos.
Por supuesto, es poco probable que el empleador o su persona autorizada vaya a prisión por perder un libro de trabajo, pero en caso de violaciones graves y flagrantes, se le puede exigir responsabilidad penal:
- si el empleador rompió, arrojó o dañó intencionalmente el libro de trabajo (Código Penal de la Federación de Rusia, artículo 325 "Robo o daño de documentos...");
- el empleador no intentó evitar una situación que resultó en una pérdida masiva de documentos o creó condiciones inadecuadas para su seguridad (artículo 293 "Negligencia" del Código Penal de la Federación de Rusia);
- el empleador declaró groseramente que no tenía intención de entregarle su documento al empleado (artículo 140 “Negativa a proporcionar información a un ciudadano”).
Conclusiones
- La inspección del trabajo y los tribunales suelen tomar la posición del empleado en esta situación, así que trate de no llevar el conflicto a este punto.
- Siempre se puede llegar a un acuerdo. En casos extremos, es mejor formalizar el despido por acuerdo de las partes y pagarle una indemnización monetaria. Esto protegerá al empleador de futuras reclamaciones y multas por parte de la Inspección del Trabajo.
La pérdida de mano de obra en el lugar de trabajo es un fenómeno bastante raro, pero sigue siendo muy relevante. De hecho, un libro de trabajo es quizás el único y más importante documento de un empleado.
El historial laboral no solo le permite confirmar la experiencia laboral real, sino también calcular correctamente los pagos de pensión del empleado.
Hablaremos sobre qué hacer si pierde su permiso de trabajo en el trabajo, así como los detalles de la restauración de documentos en esta situación, en el artículo de hoy.
Es necesario averiguar de quién fue la culpa de la pérdida del trabajo.
- desagradable. Es especialmente desagradable si sucedió por culpa de otra persona. En el ámbito laboral, la pérdida del empleo puede ocurrir por varias razones:
- Debido a una emergencia: incendio, derrumbe de un edificio, etc.;
- Por negligencia de los empleados, el libro fue robado, terminó con otros documentos o fue desechado por error;
- El libro fue dañado por la dirección, el departamento de personal o un empleado. Por ejemplo, se derramó café sobre él o se rompió accidentalmente.
En cualquier caso, si se daña, el empleado deberá notificarlo inmediatamente a la dirección y comenzar a restaurarlo.
¿Dónde contactar?
Puede contactar con el Fondo de Pensiones.
En caso de pérdida de un registro de trabajo, puede comunicarse con varias autoridades, dependiendo de cómo se perdió exactamente el libro de registro, así como de la duración del servicio del empleado. A continuación se muestran algunos ejemplos:
- Si el documento de trabajo se inundó de café y el empleado trabajó para la misma empresa durante toda su carrera, entonces restaurar el documento en esta situación es bastante sencillo. Debe comunicarse con su empleador con una solicitud para emitirla. Después de la solicitud correspondiente, el empleador emitirá un nuevo registro de empleo con un registro de empleo;
- Si el documento de trabajo se perdió y no se pudo encontrar, y el empleado cambió muchos lugares de trabajo, entonces, en este caso, tendrá que trabajar duro para obtener el documento en su forma original.
Así, la dificultad de restituir un documento y las autoridades a las que deberá dirigirse el responsable de la pérdida siempre dependen de la situación concreta. En particular, para restablecer su empleo, puede dirigirse a:
- Al empleador;
- A todos los empleadores anteriores;
- Al archivo;
- En el Fondo de Pensiones y así sucesivamente.
¿Quién debería participar en la restauración laboral?
Restaurar un libro es un procedimiento complejo.
Como se mencionó anteriormente, la restauración de un documento perdido o dañado siempre la realiza quien lo causó. Es decir, si un empleado derramó personalmente café o té sobre un documento, entonces es responsable de restaurarlo.
Si el daño o pérdida se produjo por culpa de un empleado de personal, gerente u otro empleado, entonces la empresa empleadora, representada por el director o el fundador principal, es responsable de restaurar el libro.
Además, antes de comenzar a restaurar su expediente laboral, debe pensar detenidamente dónde podría haberse perdido. A menudo sucede que después de restaurar un documento, la pérdida se descubre algún tiempo después.
Por ejemplo, otro empleado lo tomó sin previo aviso, accidentalmente terminó con otros documentos o el empleado lo tenía y se olvidó de él.
El procedimiento de restauración laboral es un proceso bastante complejo y vale la pena recurrir a él solo si todas las demás medidas para buscar o restaurar el documento han fallado.
Procedimiento de recuperación
Puedes hacer una copia o un duplicado.
El procedimiento de recuperación puede constar de varias opciones. Por ejemplo, mediante solicitudes a los archivos de todos los empleadores o a través del Fondo de Pensiones.
Sin embargo, conviene recordar que el Fondo de Pensiones sólo puede proporcionar información sobre en qué períodos y de qué empresas se realizaron las aportaciones de pensiones al fondo.
El Fondo de Pensiones no tiene derecho a restaurar el historial de empleo y mucho menos a emitir un duplicado. El servicio se presta de forma gratuita, previa solicitud correspondiente por parte del empleado.
Una vez recopilados todos los documentos, el empleado debe proporcionar información al gerente real y él, basándose en certificados y otros documentos, anotará la duración total del servicio en el libro y luego anotará la duración total del servicio. contratación.
Vale recordar que el jefe no tiene derecho a realizar entradas punto por punto para cada empresa u organización en la que trabajó el empleado.
Responsabilidad del empleador por la pérdida del libro de trabajo del empleado
Como se mencionó anteriormente, el empleador asume la responsabilidad obligatoria por la pérdida del libro de trabajo en términos de la necesidad de restaurarlo usted mismo.
Además, si el empleador no restaura el documento, retrasa deliberadamente la restauración del documento o incluso se niega a hacerlo, entonces el empleado tiene derecho a quejarse de sus acciones o inacción ante las autoridades competentes.
Una vez examinada la denuncia, podrán adoptarse contra el empleador tanto medidas administrativas como sanciones. Al resolver la cuestión ante los tribunales, el empleado también podrá exigir al empleador el reembolso de todos los gastos del proceso, así como el pago de una indemnización moral por las molestias causadas.
En este video aprenderá qué hacer si se pierde su registro de trabajo.
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Al solicitar un empleo, un empleado trajo un libro de trabajo dañado (la mitad del libro de trabajo se lo comió un perro, explicó el empleado). El empleado no puede presentar certificados de lugares de trabajo anteriores. ¿Tiene el empleador derecho a aceptar dicho libro de trabajo o debe expedirle uno nuevo?
Respuesta
El libro de trabajo de la forma establecida es el documento principal sobre la actividad laboral y la duración del servicio del empleado.
La legislación actual prevé un número limitado de casos en los que un empleador está obligado a expedir un duplicado del libro de trabajo a un empleado.
Emitir un duplicado del libro de trabajo del empleado si:
su expediente laboral se pierde;
su libro de registro de trabajo ha quedado inservible (quemado, roto, manchado, etc.);
En su libro de trabajo se hizo un asiento sobre despido o traslado, que posteriormente fue declarado inválido.
Un empleado que haya perdido su libro de trabajo deberá informarlo por escrito en su último lugar de trabajo. En respuesta, el empleador está obligado a emitir un duplicado al empleado a más tardar 15 días después de la fecha de presentación de la solicitud. Así consta en el Reglamento aprobado.
Para completar un libro de trabajo duplicado, solicite al empleado documentos de lugares de trabajo anteriores que confirmen los períodos de trabajo. En este caso, debe ayudar al empleado a obtener documentos que confirmen su experiencia laboral pasada. Este procedimiento está establecido en el Instructivo aprobado.
Al preparar un libro de trabajo duplicado, incluya la siguiente información:
Marco regulatorio: Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia de 16 de abril de 2003 No. 225
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Después de esto, anote la experiencia total y (o) continua para períodos de trabajo individuales. En la columna 2, indique la fecha de contratación, en la columna 3, el nombre de la organización, así como la unidad estructural y el puesto (puesto), especialidad, profesión, indicando las calificaciones para las cuales fue contratado el empleado. Si durante su trabajo se produjeron traslados a otro puesto de trabajo permanente, también se deberá realizar una anotación adecuada al respecto.
Luego, en la columna 2, ingrese la fecha de terminación del contrato de trabajo, y en la columna 3, el motivo del despido, si el documento presentado contiene dichos datos. En la columna 4 del libro de trabajo duplicado, después de cada entrada, indique el nombre, fecha y número del documento a partir del cual se realizó.
En la columna 4, indique el nombre, fecha y número del documento a partir del cual se realizaron las anotaciones correspondientes en duplicado. Los documentos originales que acrediten la duración del servicio, después de realizar copias de los mismos y certificarlos debidamente por el empleador o el servicio de personal, se devuelven al empleado. Si los documentos sobre cuya base se realizaron las entradas en el libro de trabajo no contienen información completa sobre el trabajo en el pasado, ingrese solo la información disponible en estos documentos en el libro de trabajo duplicado.
El procedimiento y características de la cumplimentación de un libro de trabajo duplicado se detallan en las Reglas aprobadas y las Instrucciones aprobadas.
Iván Shklovets
Subjefe del Servicio Federal de Trabajo y Empleo
a) información sobre la experiencia laboral total y (o) continua del empleado antes de unirse a este empleador, confirmada por los documentos pertinentes (inciso modificado, entró en vigor el 22 de marzo de 2008 - ver);
b) información sobre el trabajo y las recompensas (incentivos) que se ingresaron en el libro de trabajo en el último lugar de trabajo.
La duración total del servicio se registra en total, es decir, se indica el número total de años, meses, días de trabajo sin especificar el empleador, períodos de trabajo y puestos del empleado (párrafo modificado, que entró en vigor el 22 de marzo). , 2008 - ver).
Si los documentos sobre cuya base se realizaron las entradas en el libro de trabajo no contienen información completa sobre el trabajo en el pasado, en el libro de trabajo duplicado solo se ingresa la información disponible en estos documentos.
33. Si en el libro de trabajo hay una entrada sobre despido o traslado a otro trabajo que ha sido declarado inválido, el empleado, previa solicitud por escrito, recibe un duplicado del libro de trabajo en su último lugar de trabajo, en el que se realizan todas las entradas. en el libro de trabajo se transfieren, a excepción del asiento declarado nulo.
El libro de trabajo se redacta en la forma prescrita y se devuelve a su propietario.
Se emite un duplicado del libro de trabajo de la misma manera si el libro de trabajo (inserto) ha quedado inutilizable (quemado, roto, manchado, etc.).
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