3 Λειτουργική ενότητα «Γραφείο» Πλήρης κύκλος εργασίας με εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία: Χρήση προτύπων για κάρτες εγγράφων Καταχώρηση αλληλογραφίας Αποστολή εγγράφων για εξέταση, εισαγωγή αναλύσεων Δημιουργία φύλλων εξοικείωσης Παρακολούθηση της θέσης του αρχικού εγγράφου σε χαρτί Εκτέλεση, εξοικείωση, αποστολή «για χρήση ” Σάρωση εγγράφων και επεξεργασία εγγράφων που λαμβάνονται μέσω και από τον διακομιστή φαξ Κράτηση αριθμών για εξερχόμενα έγγραφα Υποστήριξη για κεντρικές, αποκεντρωμένες και μικτές μορφές ροής εγγράφων
4 Δημιουργία RC για ένα εισερχόμενο έγγραφο, δημιουργία νέου αντισυμβαλλομένου από την κάρτα εγγράφων, ελέγξτε το έγγραφο για επαναλαμβανόμενη εγγραφή, υποδείξτε το αρχείο καταγραφής για αυτόν τον τύπο εγγράφου, υποδείξτε την ημερομηνία λήξης και την εισερχόμενη ανάλυση 1) εκτυπώστε ένα αυτοκόλλητο ή μια κάρτα χρησιμοποιώντας ένας γραμμωτός κώδικας 2) επισυνάψτε μια σαρωμένη εικόνα του εγγράφου: από έναν τοπικό δίσκο από έναν σαρωτή (κανονικό ή σάρωση με γραμμικό κώδικα)
5 Υποστήριξη εγγραφής για συγκρότημα αριθμούς εγγραφής. Ρύθμιση προτύπων αρίθμησης για όλους τους τύπους εγγράφων. Δυνατότητα χρήσης πολλών μορφών για έναν μετρητή. Στο έγγραφο επιτίθεται σφραγίδα εγγραφής, αριθμός και γραμμωτός κώδικας. Είναι δυνατή η χρήση ενός απλοποιημένου RC - expedition.
6 Αναθεώρηση Δυνατότητα εξέτασης ενός εγγράφου από πολλούς υπαλλήλους. Δυνατότητα χρήσης τυπικών διαδρομών για εισερχόμενα έγγραφα. Η δυνατότητα δημιουργίας πρόχειρων αναλύσεων και χρήσης προτύπων ανάλυσης θέτει υπό έλεγχο ένα έγγραφο, καθορίζοντας τον τύπο ελέγχου, επιλέξτε έναν ελεγκτή ή μια μονάδα ελέγχου, προσθέστε μια παράγραφο της ανάλυσης με μη αυτόματο τρόπο ή προβάλετε/επεξεργαστείτε ένα σχέδιο ανάλυσης που δημιουργήθηκε προηγουμένως από ένα πρότυπο
7 Παράγραφος του ψηφίσματος Υποδεικνύεται ο υπεύθυνος εκτελεστής και οι συνεκτελεστές, το υποκείμενο, ο όρος και το πρόσωπο που ελέγχει. Δημιουργούνται οδηγίες για σημεία ελέγχου της ανάλυσης και για σημεία μη ελέγχου, το έγγραφο αποστέλλεται για έλεγχο. καταγράψτε τη μεταφορά του πρωτοτύπου δημιουργήστε μια παραγγελία με περιοδική παρακολούθηση
8 Οδηγίες Ο Εκτελεστής λαμβάνει ειδοποίηση για την παραλαβή μιας εντολής για εκτέλεση. Ο συγγραφέας και ο ελεγκτής της παραγγελίας μπορούν: να προσαρμόσουν την προθεσμία εκτέλεσης, να αλλάξουν τους εκτελεστές, να ακυρώσουν τις οδηγίες Ο συγγραφέας, ο ελεγκτής και οι εκτελεστές λαμβάνουν ειδοποιήσεις σχετικά με παραβίαση των προθεσμιών εκτέλεσης.
9 Εκτέλεση εντολών Ο εκτελεστής της εντολής μπορεί: να δημιουργήσει μια νέα εντολή με βάση την παραγγελία του (αλυσίδα εντολών), εάν είναι απαραίτητο, να εισαγάγει μια αναφορά για την εκτέλεση για συνεκτελεστές δημιουργώντας ένα νέο έγγραφο, λαμβάνοντας μια αναφορά από την παραγγελία ενός συνεκτελεστή ή μιας εντολής παιδιού, τοποθέτηση συνημμένου, σύνδεσμος προς ένα έγγραφο που είχε προετοιμαστεί προηγουμένως, απλώς ένα σχόλιο για την εκτέλεση, ανάρτηση αναφοράς για την εκτέλεση της παραγγελίας
10 Έλεγχος εκτέλεσης Ο συντάκτης και ο ελεγκτής της παραγγελίας μπορούν να εγκρίνουν την παραγγελία ή να την επιστρέψουν για αναθεώρηση. Έλεγχος της πειθαρχίας απόδοσης: αναφορές για την πειθαρχία απόδοσης (δημιουργός αναφορών ReportsMan). Η παραγγελία έχει εκτελεστεί Η παραγγελία είναι καθυστερημένη Η παραγγελία εκτελείται Ο ελεγκτής μπορεί να εγκρίνει την παραγγελία απευθείας στην κάρτα παραστατικών
12 Προετοιμασία εξερχόμενων 1. Συμπληρώστε τα πεδία της κάρτας υποχρεωτικά πεδίαΟρισμένα πεδία μπορούν να συμπληρωθούν απευθείας στο πεδίο στάδιο
13 Προετοιμασία εξερχόμενων 2. Τοποθετήστε το έγγραφο, πληκτρολογήστε κείμενο στο πεδίο «Περιεχόμενο», προσθέστε ένα συνημμένο από τον τοπικό δίσκο από τη βάση δεδομένων Πρότυπα από το σαρωτή Το συνημμένο μπορεί να επισυναφθεί εκ των προτέρων στο πρότυπο κάρτας. Το μέγεθος του συνημμένου μπορεί να περιοριστεί από τον διαχειριστή του συστήματος.
15 Προετοιμασία εξερχόμενων 3. Δημιουργήστε μια διαδρομή αλλάζοντας την υπάρχουσα διαδρομή Η διαδρομή μπορεί να οριστεί: 1) "άκαμπτα" - δεν μπορείτε να αλλάξετε τους εγκρίοντες και τη σειρά έγκρισης 2) "ευέλικτα" - μπορείτε να διαγράψετε και να προσθέσετε εγκρίσεις 3) εσείς μπορείτε να προσθέσετε νέα, αλλά δεν μπορείτε να διαγράψετε τα προεπιλεγμένα. Οι παράμετροι διαμορφώνονται για κάθε στάδιο έγκρισης.
21 Έγκριση εγγράφου Πρόσθετη έγκριση και ανάθεση πρόσθετη. έγκριση – επιπλέον κλάδος έγκρισης. Το έγγραφο περιέχει τη θεώρηση του κύριου εγκρίοντος προσώπου, ανεξάρτητα από τις αποφάσεις του πρόσθετου ατόμου. συντονισμός Αντιπροσωπεία – το έγγραφο περιέχει τη θεώρηση του υπαλλήλου στον οποίο έχει ανατεθεί η έγκριση.
28 Ενότητα «Προσφυγές πολιτών» Πλήρης κύκλος διεκπεραίωσης προφορικών και γραπτών προσφυγών: Καταχώρηση προσφυγών Αναθεώρηση Διαμόρφωση αποφάσεων, εκτέλεση Προετοιμασία και έγκριση απάντησης στην προσφυγή Σχηματισμός σχετικών αιτημάτων προς εξωτερικούς οργανισμούς Καταχώριση απαντήσεων σε αιτήματα εξωτερικών οργανισμών
30 Συντάκτες προσφυγών Εργασία με συντάκτες προσφυγών: Δυνατότητα σύνδεσης του καταλόγου «Ταξινομητής διευθύνσεων της Ρωσίας» (KLADR) Πλήρεις πληροφορίες για τον συγγραφέα: πλήρες όνομα, διεύθυνση, τόπος εργασίας, κοινωνική θέση, παροχές κ.λπ. Το EDMS BOSS-Referent έχει περάσει την πιστοποίηση FSTEC που απαιτείται για την πιστοποίηση για την κατηγορία προστασίας προσωπικών δεδομένων στα επίπεδα 2-4.
31 Υποστήριξη για διαδικασίες λήψης αποφάσεων Τύποι εγγράφων που υποβάλλονται σε επεξεργασία στη διαδικασία λήψης αποφάσεων: Στο σύστημα BOSS-Referent, το στοιχείο τεκμηρίωσης της διαδικασίας λήψης αποφάσεων είναι αυτοματοποιημένο. Εφαρμογή ORD Εσωτερικό μνημόνιο Συμφωνία Σχέδιο εξερχόμενου εγγράφου Οι επιχειρηματικές διαδικασίες στην ενότητα «Λήψη αποφάσεων» υλοποιούνται με τη χρήση τυπικών διαδικασιών λήψης αποφάσεων.
32 Λειτουργική ενότητα «Λήψη αποφάσεων» Στη βάση δεδομένων Η λήψη αποφάσεων πραγματοποιείται με: Διαμόρφωση διαδρομής εγγράφων Αλλαγή διαδρομής «εν πτήσει» Έλεγχος κίνησης εγγράφων Καταχώριση εγγράφων (συμπεριλαμβανομένης της αυτόματης εγγραφής) Κράτηση αριθμών για συμβάσεις, επιχειρησιακές εντολές και προσχέδια εξερχόμενων εγγράφων Υποστήριξη για εργασία με φύλλα έγκρισης , εξοικείωση και αποστολή ταχυδρομείων Σχηματισμός παραγγελιών βάσει εγγράφων και έλεγχος της εκτέλεσής τους 37 Υπηρεσία ειδοποιήσεων Ο χρήστης ενημερώνεται για όλα τα συμβάντα του συστήματος, καθώς και για ενέργειες που πρέπει να εκτελεστούν στο σύστημα , μέσω ειδοποιήσεων που φτάνουν: Οι ειδοποιήσεις χωρίζονται σε: Εργασίες Τα πληροφοριακά μηνύματα στο ντουλάπι της βάσης δεδομένων ( εμφανίζονται στο Ημερολόγιο στο αρχική σελίδα) V γραμματοκιβώτιο Lotus Notes ή άλλο σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Οι αρμοδιότητες της εταιρείας BOSS-Referent περιλαμβάνουν:
- ανάπτυξη του ομώνυμου προϊόντος - συστήματος ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων BOSS Αναφορά;
- ανάπτυξη δικτύου συνεργατών·
- συμβουλευτική και υποστήριξη για συνεργάτες και χρήστες του συστήματος·
- εκπαίδευση;
- προώθηση μάρκετινγκ του προϊόντος.
Δίκτυο συνεργατών BOSS-Referent
Οι συνεργάτες της εταιρείας BOSS-Referent παρέχουν υπηρεσίες για την εφαρμογή συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων, υποστήριξη δημιουργημένων λύσεων, προσαρμογή του συστήματος στις εργασίες πελατών και εκπαίδευση χρηστών. Σε κάθε συνεργάτη εκχωρείται μία από τις τρεις καταστάσεις:
- Γενικός εταίρος - έχει εκτεταμένη αρμοδιότητα, μεγάλο αριθμόπιστοποιημένους ειδικούς και εμπειρία στην υλοποίηση πολλών έργων υλοποίησης.
- Συνεργάτης - διαθέτει προσωπικό πιστοποιημένους ειδικούς BOSS-Referent που έχουν εκπαιδευτεί για την υλοποίηση έργων υλοποίησης.
- Μεταπωλητής - προμήθειες EDMS BOSS-Referent.
- Το δίκτυο συνεργατών BOSS-Referent καλύπτει σχεδόν όλες τις περιοχές της Ρωσίας, καθώς και την Ουκρανία και το Καζακστάν. Στην ενότητα «Συνεργάτες» του ιστότοπού μας μπορείτε να βρείτε έναν συνεργάτη στην περιοχή σας ή να επιλέξετε την εταιρεία που σας ενδιαφέρει στον αλφαβητικό κατάλογο.
Εξυπηρέτηση και υποστήριξη BOSS-Referent
Η υποστήριξη εφαρμοζόμενων συστημάτων ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων BOSS-Referent είναι δυνατή σε βασικές και εκτεταμένες εκδόσεις:
- Η υποστήριξη εγγύησης (βασική) παρέχεται από τον κατασκευαστή, BOSS-Referent.
- Παρέχεται εκτεταμένη τεχνική υποστήριξη από συνεργάτες BOSS-Referent.
- BOSS-Μαθήματα κατάρτισης αναφοράς
Η εταιρεία BOSS-Referent παρέχει εκπαίδευση στη Μόσχα στα ακόλουθα μαθήματα:
- «Μεθοδολογία για την εφαρμογή του EDMS BOSS-Referent»
- «Βασικά στοιχεία διαχείρισης EDMS BOSS – Referent»
- Η εκπαίδευση ειδικών από συνεργάτες της εταιρείας BOSS-Referent στο πλαίσιο του προγράμματος συνεργατών είναι δωρεάν.
Ιστορία
Τον Ιανουάριο του 2012, έγινε γνωστό ότι στον όμιλο IT η δομή της διαχείρισης της πρακτικής ECM (διαχείριση εταιρικού περιεχομένου, αποθήκευση εταιρικών πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένης της διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων, EDMS) είχε αλλάξει σοβαρά.
Τον Δεκέμβριο του 2011 εμφανίστηκε μια κατά 100% θυγατρική της εταιρείας διαχείρισης του ομίλου Business Logic 2.0, η οποία εκτός από την εφαρμογή της ECM θα εμπλακεί σε νέα κατεύθυνση για τον όμιλο - συστήματα διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών (BPM).
Μέχρι αυτό το σημείο, η πρακτική της ECM αντιπροσωπευόταν από τον υφιστάμενο προγραμματιστή EDMS «Boss-Referent» και «IT Information Management», που δημιουργήθηκε τον Απρίλιο του 2011, ο οποίος εφαρμόζει παρόμοιο λογισμικό. Πριν τη δημιουργία Διαχείριση πληροφοριών«Με τη μορφή ξεχωριστής εταιρείας, η υλοποίηση παρουσιάστηκε από το τμήμα integrator.
Η κατεύθυνση είναι σημαντική για την ομάδα. Όπως λέει στο CNews ο Tagir Yapparov, πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου της IT, τον περασμένο χρόνο η πρακτική της ECM αντιπροσώπευε περίπου 500 εκατομμύρια ρούβλια. πρόσοδος. Με συνολικό εισόδημα για το 2010, σύμφωνα με την αξιολόγηση «CNews100: Οι μεγαλύτερες εταιρείες πληροφορικής της Ρωσίας», 4,7 δισεκατομμύρια ρούβλια. Όσον αφορά τον αριθμό των εργαζομένων, σύμφωνα με τη νέα γενική διευθύντρια της «Business Logic» και «Boss Referent» Μαρία Καμέννοβα, τώρα εργάζονται περίπου 230 άτομα στην κατεύθυνση, εκ των οποίων περίπου 180 εργαζόμενοι βρίσκονται σε εφαρμογή. Στο τέλος του 2010, σύμφωνα με την αξιολόγηση του CNews, εργάζονταν συνολικά 1.550 άτομα στον όμιλο πληροφορικής.
Πριν από την άφιξη της εταιρείας Stone, υπάγονταν σε διαφορετικούς ανθρώπους. Η εταιρεία υλοποίησης - Georgy Podbutsky, ο οποίος παρέμεινε στην Business Logic ως αναπληρωτής διευθυντής υπεύθυνος για την ECM. Επικεφαλής των προγραμματιστών ήταν ο Andrey Grib, ο οποίος τώρα αποχωρεί από το IT. Ο Yapparov αποδίδει την αποχώρησή του στο γεγονός ότι «δεν έχουν ενσωματωθεί όλοι οι διευθυντές στη νέα δομή του matrix, η οποία προβλέπει μεγαλύτερη ανάθεση ευθυνών».
Νομικά, η Boss Referent παρέμεινε ένας οργανισμός ανεξάρτητος από την Business Logic, η οποία ανήκει επίσης πλήρως στην εταιρεία διαχείρισης του ομίλου, λέει ο Yapparov. Ωστόσο, πηγή του CNews στην ομάδα είναι σίγουρη ότι μιλάμε για πλήρη εκχώρηση της ανάπτυξης του EDMS σε εφαρμοστές. «Το θέμα δεν περιορίστηκε στην αποχώρηση του Grib από την εταιρεία υλοποίησης ήρθαν επίσης σε άλλες ηγετικές θέσεις στο Boss-Referent», λέει. - Ο κανονικός επιχειρηματικός εσωτερικός ανταγωνισμός μεταξύ των δομών υπήρχε εδώ και πολύ καιρό, ενώ υπήρχαν και αμοιβαίες κατηγορίες για αποτυχίες. Σε λίγα τα τελευταία χρόνιαΑρκετοί διευθυντές έχουν αλλάξει στην υλοποίηση. Τώρα το "Boss Referent" έχει γίνει πλήρως εξαρτημένο από τους εφαρμοστές."
Παρά την ανατροπή της σκηνοθεσίας, ο Tagir Yapparov σκοπεύει να διπλασιάσει ετησίως τα έσοδα από τη δουλειά του, δηλ. Φέτος θα πρέπει να φτάσει το ένα δισεκατομμύριο ρούβλια. Σήμερα υπεγράφη συμφωνία μεταξύ της Business Logic και της γερμανικής εταιρείας ανάπτυξης BPM Metasonic. Τα σχέδια συνεχίζουν να υποστηρίζουν το "Boss Referent" πολλαπλών πλατφορμών: Lotus, Microsoft Sharepoint, FileNet, JBOSS, εκδόσεις για κινητάγια iOS και Android. Σύμφωνα με ανώνυμο συνομιλητή του CNews, κατά τη διάρκεια της αναδιοργάνωσης αρκετοί προγραμματιστές αποχώρησαν από την εταιρεία και θα πρέπει να προσληφθούν νέοι για την υλοποίηση αυτών των σχεδίων. Πρόσφατα, η IT ανακοίνωσε πρακτική άσκηση στην περιοχή ECM.
Το σύστημα τεκμηρίωσης διαχείρισης BOSS-Referent είναι ένα πακέτο λογισμικού που επιτρέπει στους οργανισμούς να δημιουργούν αποτελεσματικά συστήματα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων και αυτοματισμού γραφείου και έτσι να διασφαλίζουν σημαντική αύξηση της αποτελεσματικότητας των δομών διαχείρισης. Ειδικότερα, η δημιουργία τέτοιων συστημάτων σε έναν οργανισμό επιτρέπει:
Το σύστημα BOSS-Referent έχει μεγάλο αριθμόυλοποιεί και προορίζεται για επιχειρήσεις διαφόρων μεγεθών και μορφών ιδιοκτησίας:
- Μεγάλες εμπορικές επιχειρήσεις και εκμεταλλεύσεις
- ομοσπονδιακές αρχές
- Οργανισμοί περιφερειακής κυβέρνησης και άλλες κρατικές επιχειρήσεις
- Γεωγραφικά κατανεμημένες επιχειρήσεις
- Εταιρείες με πολύπλοκες οργανωτικές δομές
- Εταιρείες με μεγάλο όγκο ροής εγγράφων
- Μικρές, ταχέως αναπτυσσόμενες εταιρείες.
- Εργασία με εσωτερικά έγγραφα του οργανισμού
- Επεξεργασία εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων
- Διαχείριση εξωτερικών επαφών
- Εργασία με οργανωτικές συμβάσεις
- Διοργάνωση ειδησεογραφικών καναλιών και συνεδρίων
- Τήρηση καταλόγου οργανισμού σε ηλεκτρονική μορφή
- Τεχνική υποστήριξη για τις επιχειρηματικές εγκαταστάσεις του οργανισμού
- Οργάνωση και προγραμματισμός εκδηλώσεων.
- Υλικό: διακομιστές, σταθμοί εργασίας πελατών, τοπικά δίκτυα, μόντεμ, εκτυπωτές, σαρωτές, τροφοδοτικά αδιάλειπτης ισχύος και άλλος τεχνικός εξοπλισμός.
- Λειτουργικό σύστημα: λειτουργικό σύστημα δικτύου Σύστημα Windows, Linux, άλλα και πρωτόκολλα μεταφοράς που συνδυάζουν όλο το υλικό σε ένα ενιαίο συγκρότημα.
- Το Lotus Notes/Domino είναι μια πλατφόρμα λογισμικού εφαρμογών που αποτελεί πρόσθετο σε λειτουργικό σύστημα δικτύου και περιλαμβάνει εργαλεία για αποθήκευση εγγράφων, αναπαραγωγή δεδομένων (συγχρονισμός), αναζήτηση πλήρους κειμένου, e-mailκαι άλλους σημαντικούς μηχανισμούς.
- BOSS-Referent - ενότητες λογισμικού διασυνδεδεμένες με εφαρμογές που λειτουργούν στο περιβάλλον Lotus Notes/Domino και υποστηρίζουν επιχειρηματικές διαδικασίες διαχείρισης και, εν μέρει, λειτουργική ροή εγγράφων.
- Οργανωτική και κανονιστική υποστήριξη: κανονισμοί, κανόνες λειτουργίας, οδηγίες για χρήστες και διαχειριστές συστημάτων κ.λπ.
- Λεξικά σε όλο το σύστημα
- Κατάλογος οργανισμού
- Λεξικά
- Εξωτερικοί παραλήπτες
- Υπηρεσίες σε όλο το σύστημα
- Συντονισμός
- Παραγγελίες
- Διακόπτης
- Πρότυπα
- Ληξίαρχος
- Υπουργικό συμβούλιο
- μηχανή αναζήτησης
- Ρυθμιστής
- Ηλεκτρονική αποθήκευση εικόνας
- Πρωτόκολλο
- Λειτουργικά υποσυστήματα
- Γραφείο
- Εγγραφα
- Σημειώσεις εξυπηρέτησης
- Εξωτερικές επαφές
- Έλεγχος συμβάσεων
- Μηχανική υποστήριξη
- συνέδρια
- Νέα
Η αρθρότητα διασφαλίζεται από την εξειδικευμένη βάση δεδομένων «Switch», η οποία λειτουργεί ως «Κέντρο Ελέγχου» ολόκληρου του BOSS-Referent SDOU. Αυτή η ανεξάρτητη, λειτουργικά πλήρης ενότητα περιέχει πληροφορίες σχετικά με την τρέχουσα διαμόρφωση του συστήματος και τον απαραίτητο κώδικα προγράμματος για την οργάνωση της αλληλεπίδρασης μεταξύ βάσεων δεδομένων. Όλες οι βάσεις δεδομένων καταχωρούνται αυτόματα στο μεταγωγέα κατά την εγκατάσταση.
Δεύτερος σημαντική λειτουργίαπου εκτελείται από τη βάση δεδομένων Switch είναι η διαμόρφωση των σταθμών εργασίας χρήστη. Η διαμόρφωση νοείται ως ένα σύνολο βάσεων δεδομένων συστήματος που είναι καταχωρημένες σε ξεχωριστό διακόπτη και είναι απαραίτητες για την εργασία των χρηστών διαφορετικών τμημάτων της εταιρείας. Η ανάπτυξη ενός EDMS σε διάφορες διαμορφώσεις επιτρέπει σε κάθε εργαζόμενο να εργάζεται μόνο με τις δικές του βάσεις δεδομένων. Μπορείτε να δημιουργήσετε απεριόριστο αριθμό διαμορφώσεων χρησιμοποιώντας το διακόπτη σε διάφορους βαθμούςπολυπλοκότητα, επαναλαμβάνοντας πλήρως το υπάρχον σχήμα ροής εγγράφων στην επιχείρηση. Ο διακόπτης συνδέει γρήγορα τυχόν πρόσθετες μονάδες στο σύστημα και επίσης πλοηγείται στις βάσεις δεδομένων.
Το BOSS Referent είναι ανοιχτό σε προγραμματιστές. Οποιαδήποτε βάση δεδομένων BOSS-Referent μπορεί να αλλάξει από τους προγραμματιστές του πελάτη. Επιπλέον, μια ιδιόκτητη βάση δεδομένων μπορεί να προστεθεί στο BOSS-Referent SDOU, με την επιφύλαξη συμμόρφωσης με ορισμένους κανόνεςκαι συμφωνίες.
Μπορούν να δημιουργηθούν νέες βάσεις δεδομένων, φόρμες, προβολές, πράκτορες και στοιχεία σχεδίασης στο σύστημα χρησιμοποιώντας τυπικά εργαλεία ανάπτυξης Lotus Domino Designer. Εκτός από τα ενσωματωμένα εργαλεία ανάπτυξης, η IT Co. παρέχει στον πελάτη μια ειδική εργαλειοθήκη προγραμματιστή - Toolkit, η οποία σας επιτρέπει να δημιουργείτε γρήγορα τις δικές σας βάσεις δεδομένων και να τις ενσωματώνετε στο BOSS-Referent χωρίς να παραβιάζεται επίσης η ακεραιότητα του συστήματος. καθώς αλλάζει οποιαδήποτε ενότητα του πληροφοριακού περιβάλλοντος της.
Μπορείτε να διαβάσετε αναλυτικά για όλες τις αλλαγές στην έκδοση 2.56.1 εδώ.
Αυτό το σύστημα αναπτύχθηκε από την εταιρεία πληροφορικής (http://www.it.ru). Ανήκει στην κατηγορία των συστημάτων που επικεντρώνονται στην υποστήριξη της διαχείρισης ενός οργανισμού, αποτελεσματική εργασίαεργαζομένων και τη συσσώρευση γνώσεων, και ταυτόχρονα έχει αναπτύξει πρόσθετες υπηρεσίες.
Η κύρια εφαρμογή είναι η δημιουργία ενός εταιρικού συστήματος που καλύπτει τις δραστηριότητες των εργαζομένων στους χώρους εργασίας τους και υποστηρίζει τις επιχειρηματικές διαδικασίες διαχείρισης. Υποστηρίζει εργασίες γραφείου, οργανωτική διαχείριση, έγκριση εγγράφων. Διακριτικό χαρακτηριστικόΤο πρόβλημα είναι ότι, ως ένα πλήρες σύστημα διαχείρισης εγγράφων, έχει ήδη όλες τις απαραίτητες λειτουργίες για την εκτέλεση εργασιών γραφείου. Από την αρχή, περιέχει έννοιες, ρόλους και λειτουργίες εγγενείς σε οργανισμούς με πολύπλοκη ιεραρχική δομή στη Ρωσία. Αλλος διακριτικό χαρακτηριστικόΣύστημα BOSS-Referent: υλοποιεί τις λειτουργίες ενός συστήματος CRM, τον έλεγχο συμβάσεων, τη λογιστική απογραφής, τη σάρωση ροής και την αναγνώριση (το σύστημα FineReader είναι ενσωματωμένο στο BOSS-Referent), ηλεκτρονική συνδιάσκεψη και πίνακα ανακοινώσεων.
Το σύστημα υλοποιείται στην πλατφόρμα LotusNotes. Χάρη σε αυτό, εκτός από τις λειτουργίες BOSS-Referent, οι χρήστες έχουν στη διάθεσή τους όλη την πλούσια λειτουργικότητα του ίδιου του περιβάλλοντος LotusNotes, όπως email, αναπαραγωγή δεδομένων, απομακρυσμένη εργασία κ.λπ. Το BOSS-Referent είναι το πιο ανοιχτό σύστημα από κάθε άποψη - συνοδεύεται από πλήρη πηγαίο κώδικα. Έρχεται επιπλέον με ένα κιτ εργαλείων προγραμματιστή με πλήρης περιγραφήλειτουργίες διεπαφής προγραμματισμού εφαρμογών.
1.1. Σκοπός του συστήματος «αφεντικό-αναφορά».
Το σύστημα BOSS-Referent έχει σχεδιαστεί για να αυτοματοποιεί τη διαχείριση της ροής εγγράφων και τις εργασίες γραφείου.
Οι καταναλωτές του είναι εμπορικές εταιρείες, ομοσπονδιακές κρατικές ενιαίες επιχειρήσεις και κυβερνητικές αρχές.:
Τα κύρια αποτελέσματα της εφαρμογής του συστήματος είναι
Αύξηση της διαχειρισιμότητας του οργανισμού.
Ένα νέο επίπεδο πειθαρχίας απόδοσης.
Υποστήριξη κανονισμών για ενδοεταιρική αλληλεπίδραση. Αυξημένη ταχύτητα λήψης αποφάσεων.
Δημιουργία συνθηκών ανταλλαγής γνώσεων και πληροφοριών. Βελτίωση των διαδικασιών, των προϊόντων και των υπηρεσιών του οργανισμού.
Πλεονεκτήματα του συστήματος BOSS-Referent
Εργαλεία για τη δημιουργία ενός ενιαίου χώρου πληροφοριών και διαχείρισης για οργανισμούς οποιασδήποτε πολυπλοκότητας: κατανεμημένων, πολυεπίπεδων, λειτουργικών και σχεδιαστικών.
Αξιόπιστη λειτουργία, υψηλή απόδοση, ευκολία διαχείρισης και κλιμάκωσης, πρόσβαση στο Web.
Διαθεσιμότητα εργαλείων ασφάλειας πληροφοριών.
Δυνατότητα κατασκευής συστήματος νομικά σημαντικής ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων με βάση το BOSS-Referent.
Εύκολο για τους χρήστες να μάθουν.
Επιτυχής χρήση του συστήματος από κορυφαίες εταιρείες και οργανισμούς στη Ρωσία.
Λειτουργικότητα συστήματος
Το σύστημα BOSS-Referent παρέχει αυτοματοποίηση διαδικασιών:
Υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη λήψη αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας ενός σχεδίου εγγράφου, της έγκρισής του, της έγκρισης και της αποστολής του στο αρχείο.
Έλεγχος της πειθαρχίας απόδοσης, συμπεριλαμβανομένων των διαδικασιών διαμόρφωσης οδηγιών και παρακολούθησης της εφαρμογής τους.
Εργαστείτε με εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία.
Οι ονομαζόμενες λειτουργίες μπορούν να υλοποιηθούν σε οργανισμούς και εταιρείες που έχουν πολυεπίπεδη, γεωγραφικά κατανεμημένη και λειτουργική δομή έργου.
Αυτοματοποιημένες λειτουργίες
Υποστήριξη τεκμηρίωσης για λήψη αποφάσεων: Αυτοματοποίηση εγκεκριμένων κανονισμών και διαχείριση των αλλαγών τους.Κανονισμοί
- ένα έγγραφο που παραθέτει και περιγράφει κατά σειρά τα στάδια (βήματα) που πρέπει να ακολουθήσει ένας συμμετέχων ή ομάδα συμμετεχόντων για να ολοκληρώσει μια επιχειρηματική διαδικασία, συνήθως υποδεικνύοντας τις απαιτούμενες προθεσμίες για την ολοκλήρωση των σταδίων (βημάτων).
Διατήρηση της εργασίας των τελικών χρηστών σύμφωνα με τους κανονισμούς.
Υποσυμβολοσειρά κανονισμών κατά τη χρήση τους "on the fly".
Έλεγχος της διέλευσης των εγγράφων σύμφωνα με τους κανονισμούς: ημερομηνίες, θεωρήσεις, εκδόσεις και εκδόσεις εγγράφων.
Υποστήριξη για πολύπλοκα σχήματα συντονισμού: παράλληλη, διαδοχική, με μεταβάσεις βάσει συνθηκών.
Εργασία με εκδόσεις και αναθεωρήσεις εγγράφων.
Επεξεργασία εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων: Εγγραφή της αλληλογραφίας που ελήφθη απόδιάφορα είδη
. Σύνδεση εγγράφων «για το ζήτημα». Επιβολή ψηφισμάτων. Προώθηση εγγράφων σε έναν οργανισμό μέσω προσαρμόσιμων διαδρομών.Ψήφισμα
(Λατινικό ψήφισμα - απόφαση, άδεια) - απόφαση που λαμβάνεται από έναν επίσημο ή συμβουλευτικό φορέα, έναν διεθνή οργανισμό.
Υποστήριξη για σύνθετους αριθμούς εγγραφής.
Εξασφάλιση της λειτουργίας πολλών γραφείων.
Έλεγχος πειθαρχίας απόδοσης.
Γρήγορη πρόσβαση σε έγγραφα που σχετίζονται με νέες και προηγούμενες παραγγελίες.
Σχηματισμός παραγγελιών, προσαρμογή λίστας εκτελεστών και προθεσμίες ολοκλήρωσης παραγγελιών.
Παρακολούθηση προθεσμιών και εργασία για την ολοκλήρωση των εργασιών. Παρακολούθηση και στατιστικά στοιχεία εκτέλεσης παραγγελιών και διεκπεραίωσης εγγράφων.- η διαδικασία παρατήρησης και καταγραφής δεδομένων για οποιοδήποτε αντικείμενο σε άρρηκτα παρακείμενα χρονικά διαστήματα, κατά τα οποία οι τιμές των δεδομένων δεν αλλάζουν σημαντικά.
Υποστήριξη σύνθετων οργανωτικών δομών εταιρειών και οργανισμών.
Διατήρηση δεδομένων σχετικά με υφιστάμενες εταιρείες, τμήματα και υπαλλήλους οργανισμών.
Υποστήριξη μηχανισμών πληρεξουσίων, ανάθεσης εξουσιών και συνδυασμών.
Διαχείριση δικαιωμάτων εργαζομένων για δημιουργία, έγκριση, υπογραφή, εγγραφή εγγράφων κ.λπ.
Λειτουργική δομή του συστήματος BOSS-Referent
Συστήματα σάρωσης και αναγνώρισης κειμένου
Το σύστημα BOSS-Referent είναι ενσωματωμένο με τα συστήματα σάρωσης και αναγνώρισης κειμένου ABBYY FineReader (έκδοση 4.0 ή SE 7.0) και CuneiForm (έκδοση 10 και νεότερη). . FineReader- σύστημα οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων που αναπτύχθηκε από ρωσική εταιρεία ABBYY. Σφηνοειδής(Αγγλικά σφηνοειδής σφηνοειδής γραφή - σφηνοειδής γραφή), το Cognitive OpenOCR είναι ένα ελεύθερα διανεμημένο ανοιχτό οπτικό σύστημα αναγνώρισης κειμένου από τη ρωσική εταιρεία Cognitive Technologies. Η παρουσία ενοποίησης σάς επιτρέπει να οργανώνετε γρήγορη αυτόματη μετατροπή εγγράφων από χαρτί σε ηλεκτρονική προβολήκαι εύκολη είσοδος στο σύστημα. Ολοκλήρωση- αποκατάσταση, αναπλήρωση, ενότητα, ενοποίηση πολιτικών, οικονομικών, κρατικών και δημόσιων δομών εντός της περιοχής, της χώρας, του κόσμου.
Το BOSS-Referent προσφέρει τρεις επιλογές για τη χρήση εργαλείων σάρωσης σε συστήματα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων και αυτοματισμού γραφείου:
Χρησιμοποιήστε έναν επιτραπέζιο σαρωτή για να οργανώσετε τη μεμονωμένη σάρωση.
Συνιστάται για χρήση σε οργανισμούς με μικρό όγκο εισερχόμενων εγγράφων
Χρήση σαρωτών δικτύου για ομάδες εργασίας
Χρησιμοποιώντας μια γραμμή ροής σάρωσης που παρέχει γρήγορη αυτόματη μετατροπή εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή σε λειτουργία συνεχούς ροής. Αυτή η σάρωση εκτελείται με τεχνολογία barcode και συνιστάται για χρήση σε οργανισμούς με μεγάλο όγκο εισερχόμενης αλληλογραφίας, με γεωγραφικά κατανεμημένη δομή διαχείρισης και σε κεντρικά γραφεία υπουργείων και υπηρεσιών.
Σκοπός του συστήματος BOSS-Referent Το σύστημα BOSS-Referent έχει σχεδιαστεί για να αυτοματοποιεί τη διαχείριση της ροής εγγράφων και τις εργασίες γραφείου. Οι καταναλωτές του είναι εμπορικές εταιρείες, ομοσπονδιακές κρατικές ενιαίες επιχειρήσεις,κρατικούς φορείς
Τα κύρια αποτελέσματα της εφαρμογής του συστήματος είναι:
- - Αύξηση της διαχειρισιμότητας του οργανισμού. Ένα νέο επίπεδο πειθαρχίας απόδοσης.
- - Υποστήριξη κανονισμών για ενδοεταιρική αλληλεπίδραση. Αυξημένη ταχύτητα λήψης αποφάσεων.
- - Δημιουργία συνθηκών ανταλλαγής γνώσεων και πληροφοριών. Βελτίωση των διαδικασιών, των προϊόντων και των υπηρεσιών του οργανισμού.
Πλεονεκτήματα του συστήματος BOSS-Referent
- - Εργαλεία για τη δημιουργία ενός ενιαίου χώρου πληροφοριών και διαχείρισης για οργανισμούς οποιασδήποτε πολυπλοκότητας: κατανεμημένων, πολυεπίπεδων, λειτουργικών και σχεδιαστικών.
- - Υποστήριξη για σύνθετες διαδρομές έγκρισης εγγράφων.
- - Ανάπτυξη της λύσης. Γρήγορη αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών χάρη στην παρουσία ενσωματωμένων διαδικασιών επεξεργασίας εγγράφων, προσαρμόσιμων και τροποποιημένων λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες του πελάτη.
- - Αξιόπιστη λειτουργία, υψηλή απόδοση, ευκολία διαχείρισης και κλιμάκωσης, πρόσβαση στο Web.
- - Διαθεσιμότητα εργαλείων ασφάλειας πληροφοριών. Δυνατότητα κατασκευής συστήματος νομικά σημαντικής ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων με βάση το BOSS-Referent.
- - Εύκολο για τους χρήστες να μάθουν.
- - Επιτυχής χρήση του συστήματος από κορυφαίες εταιρείες και οργανισμούς στη Ρωσία.
Λειτουργικότητα συστήματος
Το σύστημα BOSS-Referent παρέχει αυτοματοποίηση διαδικασιών:
- - υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη λήψη αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας ενός σχεδίου εγγράφου, της έγκρισής του, της έγκρισης και της αποστολής του στο αρχείο·
- - έλεγχος της πειθαρχίας απόδοσης, συμπεριλαμβανομένων των διαδικασιών διαμόρφωσης οδηγιών και παρακολούθησης της εφαρμογής τους.
- - εργασία με εισερχόμενη και εξερχόμενη αλληλογραφία.
Οι ονομαζόμενες λειτουργίες μπορούν να υλοποιηθούν σε οργανισμούς και εταιρείες που έχουν πολυεπίπεδη, γεωγραφικά κατανεμημένη και λειτουργική δομή έργου.
Αυτοματοποιημένες λειτουργίες
- - Υποστήριξη τεκμηρίωσης για τη λήψη αποφάσεων:
- - Αυτοματοποίηση εγκεκριμένων κανονισμών και διαχείριση των αλλαγών τους.
- - Διατήρηση της εργασίας των τελικών χρηστών σύμφωνα με τους κανονισμούς.
- - Υποσυμβολοσειρά κανονισμών κατά τη χρήση τους "on the fly".
- - Παρακολούθηση της διέλευσης εγγράφων σύμφωνα με τους κανονισμούς: ημερομηνίες, θεωρήσεις, εκδόσεις και εκδόσεις εγγράφων.
- - Υποστήριξη σύνθετων σχημάτων συντονισμού: παράλληλη, διαδοχική, με μεταβάσεις βάσει συνθηκών.
- - Εργασία με εκδόσεις και αναθεωρήσεις εγγράφων.
- - Επεξεργασία εισερχόμενων και εξερχόμενων εγγράφων:
- - Καταχώρηση αλληλογραφίας που λαμβάνεται σε διάφορους τύπους. Σύνδεση εγγράφων «για το ζήτημα».
- - Επιβολή ψηφισμάτων. Προώθηση εγγράφων σε έναν οργανισμό μέσω προσαρμόσιμων διαδρομών.
- - Υποστήριξη για σύνθετους αριθμούς εγγραφής.
- - Εξασφάλιση της λειτουργίας πολλών γραφείων.
- - Έλεγχος πειθαρχίας απόδοσης.
- - Γρήγορη πρόσβαση σε έγγραφα που σχετίζονται με νέες και προηγούμενες παραγγελίες.
- - Σχηματισμός παραγγελιών, προσαρμογή λίστας εκτελεστών και προθεσμίες ολοκλήρωσης παραγγελιών.
- - Παρακολούθηση προθεσμιών και εργασία για την ολοκλήρωση των εργασιών.
- - Παρακολούθηση και στατιστική εκτέλεσης εντολών και επεξεργασίας εγγράφων.
- - Υποστήριξη για συγκρότημα οργανωτικές δομέςεταιρείες και οργανισμούς.
- - Τήρηση στοιχείων για υφιστάμενες εταιρείες, τμήματα και υπαλλήλους οργανισμών.
- - Υποστήριξη μηχανισμών έμπιστων προσώπων, ανάθεση εξουσιών και συνδυασμών.
- - Διαχείριση δικαιωμάτων εργαζομένων για δημιουργία, έγκριση, υπογραφή, εγγραφή εγγράφων κ.λπ.
Λειτουργική δομή του συστήματος BOSS-Referent
Πρόσθετα χαρακτηριστικά
Δημιουργία αναφορών "Report"sMan
Το πρόγραμμα δημιουργίας αναφορών Report"sMan για Lotus Notes (που αναπτύχθηκε από την Aplana) διασφαλίζει την προετοιμασία σύνθετων αναφορών για χρήστες οποιωνδήποτε εφαρμογών Lotus Notes και, ειδικότερα, χρήστες του συστήματος ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων BOSS-Referent.
Το Report"sMan μπορεί να συνδεθεί με οποιαδήποτε βάση δεδομένων Lotus Notes οποιουδήποτε σχεδίου. Λειτουργεί με αυθαίρετες παραμέτρους κατά τη δημιουργία αναφορών και εκτελεί αυτόματη επεξεργασία μακροεντολών. Η δημιουργία αναφορών σάς επιτρέπει να αποθηκεύετε δείγματα αναφορών για την επακόλουθη επαναχρησιμοποίησή τους, καθώς και αναφορές εξαγωγής σε MS Excel, MS Word, HTML και PlainText.
Για τους πιθανούς συνεργάτες και χρήστες του προγράμματος Report"sMan, το Aplana παρέχει την ευκαιρία να εργαστούν μαζί του σε δοκιμαστική λειτουργία για ένα μήνα.
Συστήματα σάρωσης και αναγνώρισης κειμένου
Το σύστημα BOSS-Referent είναι ενσωματωμένο με τα συστήματα σάρωσης και αναγνώρισης κειμένου ABBYY FineReader (έκδοση 4.0 ή SE 7.0) και CuneiForm (έκδοση 10 και νεότερη). Η παρουσία της ενοποίησης σάς επιτρέπει να οργανώσετε γρήγορη αυτόματη μετατροπή εγγράφων από έντυπη σε ηλεκτρονική μορφή και να τα εισάγετε εύκολα στο σύστημα.
Το BOSS-Referent προσφέρει τρεις επιλογές για τη χρήση εργαλείων σάρωσης σε συστήματα διαχείρισης ηλεκτρονικών εγγράφων και αυτοματισμού γραφείου:
- - Χρήση επιτραπέζιου σαρωτή για την οργάνωση της μεμονωμένης σάρωσης. Συνιστάται για χρήση σε οργανισμούς με μικρό όγκο εισερχόμενων εγγράφων
- - Χρήση δικτυακών σαρωτών για ομάδες εργασίας
- - Χρήση γραμμής ροής σάρωσης που παρέχει γρήγορη αυτόματη μετατροπή εγγράφων σε ηλεκτρονική μορφή σε λειτουργία συνεχούς ροής. Αυτή η σάρωση εκτελείται με τεχνολογία barcode και συνιστάται για χρήση σε οργανισμούς με μεγάλο όγκο εισερχόμενης αλληλογραφίας, με γεωγραφικά κατανεμημένη δομή διαχείρισης και σε κεντρικά γραφεία υπουργείων και υπηρεσιών.
Διακομιστής φαξ Επιπλέον φαξ
Η ενσωμάτωση του συστήματος BOSS-Referent με τον διακομιστή φαξ ExtraFax (Extracomm Technologies Inc.) παρέχει τη δυνατότητα αποστολής και λήψης φαξ και email, δρομολόγησης εισερχόμενων μηνυμάτων, υπολογισμού του κόστους κίνησης χρησιμοποιώντας το ενσωματωμένο σύστημα χρέωσης και επίσης την εκτέλεση πολλών χρήσιμα χαρακτηριστικάσχετικά με την εργασία με φαξ.
Οι χρήστες μπορούν να εργαστούν με τον διακομιστή ExtraFax χρησιμοποιώντας ένα τυπικό πρόγραμμα-πελάτη Lotus Notes, οποιοδήποτε πρόγραμμα περιήγησης Ιστού ή να εκτυπώσουν έγγραφα για αποστολή φαξ από οποιαδήποτε εφαρμογή των Windows χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα οδήγησης ExtraFax Print-to-Fax.
Οι ρυθμίσεις τοποθεσίας πελάτη, οι οποίες μπορούν να γίνουν μέσω του τυπικού προγράμματος-πελάτη Notes και μέσω Διαδικτύου, σας επιτρέπουν να επιλέξετε κεφαλίδες φαξ, καθώς και να στείλετε μηνύματα σύμφωνα με ένα χρονοδιάγραμμα και λαμβάνοντας υπόψη τις προτεραιότητες. Κατά την εκτύπωση εγγράφων από εφαρμογές Windows, τα βιβλία διευθύνσεων που βρίσκονται στον διακομιστή Domino μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την επιλογή ενός παραλήπτη.
Πολύ βολικό για τους χρήστες: ένας ενιαίος μηχανισμός αποστολής φαξ και e-mail, δυνατότητα αποστολής εγγράφων από περιβάλλον Windows σε φαξ με ένα κλικ του δεξιού κουμπιού του ποντικιού, καθώς και αυτόματη αποστολή ειδοποιήσεων σχετικά με τα αποτελέσματα της αποστολής φαξ. Η οργάνωση της ομαδικής εργασίας με φαξ είναι δυνατή μέσω της δρομολόγησης των εισερχόμενων μηνυμάτων, της ρύθμισης ατομικών και συλλογικών κεφαλίδων φαξ και ενός ενσωματωμένου συστήματος χρέωσης. Το πρόγραμμα παρέχει τη δυνατότητα διαφοροποίησης των δικαιωμάτων πρόσβασης στα φαξ - για εργασία με φαξ (δημιουργία, ανάγνωση, διαγραφή, προώθηση κ.λπ.) και αποστολή φαξ μέσω υπεραστικών ή διεθνών γραμμών.
Σύνθεση συστήματος
Ένα ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων που έχει δημιουργηθεί με βάση το BOSS-Referent μπορεί να αναπαρασταθεί χονδρικά ως ένας συνδυασμός πολλών επιπέδων:
- - υλικό (διακομιστές, σταθμοί εργασίας πελάτη, δίκτυα κ.λπ.) και πλατφόρμα (δίκτυο λειτουργικό σύστημα Windows/Linux/Sun και πρωτόκολλα μεταφοράς), που συνδυάζει όλο το υλικό σε ένα ενιαίο συγκρότημα
- - Τεχνολογία IBM Lotus - μια τεχνολογική πλατφόρμα που αποτελεί «υπερδομή» πάνω από το λειτουργικό σύστημα δικτύου
- - Σύστημα BOSS-Referent, το οποίο είναι μια εφαρμογή Lotus Domino που αποτελείται από βάσεις δεδομένων μορφής nsf.
Τεχνολογικά χαρακτηριστικά
1. Υποστήριξη του έργου των γεωγραφικά κατανεμημένων οργανισμών
Η αρχιτεκτονική του συστήματος σάς επιτρέπει να αναπτύξετε το σύστημα σε πολλές ανεξάρτητες δομές διακομιστών Lotus και, ειδικότερα, να οργανώσετε την εργασία στην πιο περίπλοκη διαμόρφωση των διακομιστών Lotus Domino R6.5X - σε μια τοπολογία "αστεριών δύο επιπέδων". Δύο ακτινικοί διακομιστές που ανήκουν στον ίδιο γονικό διακομιστή και «βλέποντας» τον μπορούν να ανταλλάξουν πακέτα πληροφοριών απευθείας.
2. Υποστήριξη για πραγματική διανομή
Ένα ιδιαίτερο χαρακτηριστικό του συστήματος είναι η υποστήριξή του για τη ροή εγγράφων διαχείρισης και τις διαδικασίες εργασίας γραφείου σε γεωγραφικά κατανεμημένους οργανισμούς.
- - Το σύστημα αποστέλλει αυτόματα: α) σε όλους τους συμμετέχοντες στη διαδικασία έγκρισης ένα αντίγραφο του σχεδίου εγγράφου που συμφωνήθηκε, β) στον υπεύθυνο για την προετοιμασία του εγγράφου (λήψη απόφασης) θεωρήσεις και σχόλια των συμμετεχόντων στην έγκριση, πρόσθετα έγγραφα.
- - Μετά την ολοκλήρωση της έγκρισης, το σύστημα ενημερώνει την κατάσταση του εγγράφου και ενημερώνει σχετικά όλους τους συμμετέχοντες στη διαδικασία έγκρισης.
- - Το στάδιο εξοικείωσης τελειώνει με την αυτόματη αποστολή του εγγράφου (και όλων των αντιγράφων του) στις βάσεις δεδομένων του αρχείου.
Ανά πάσα στιγμή, όλοι οι εργαζόμενοι που εργάζονται στο προσχέδιο εγγράφου έχουν ενημερωμένα αντίγραφά του, έχουν πληροφορίες σχετικά με την κατάσταση του εγγράφου και μπορούν επίσης να δουν πληροφορίες που σχετίζονται με το ζήτημα - σχόλια, οδηγίες κ.λπ., που δημιουργούνται κατά την έγκριση.
3. Αποτελεσματικότητα και αξιοπιστία μετάδοσης δεδομένων
Κατά τη μετάδοση δεδομένων σε μια κατανεμημένη δομή, χρησιμοποιούνται θεμελιωδώς νέοι μηχανισμοί για την αλληλεπίδραση των διαμορφώσεων συστήματος που είναι εγκατεστημένες σε διαφορετικές περιοχές (διακομιστές). Στο BOSS-Referent v.3, ο μηχανισμός αναπαραγωγής χρησιμοποιείται μόνο για τον συγχρονισμό των δεδομένων αναφοράς και λεξικού. Για τη μεταφορά λειτουργικών δεδομένων, που συχνά σχηματίζουν δέσμες εγγράφων (μιλάμε για ένα σύνολο αρχείων, οδηγιών, βίζες έγκρισης, εξοικείωσης κ.λπ., που σχετίζονται με μια συγκεκριμένη κάρτα εγγράφων), ένας μηχανισμός για άμεση μεταφορά δεδομένων μέσω σύνδεσης πρίζας με χρήση Χρησιμοποιείται το πακέτο XML.
Αυτός ο μηχανισμός, ο οποίος διέπει τις διαδικασίες έγκρισης και εξοικείωσης των εγγράφων σε ένα κατανεμημένο περιβάλλον, εξασφαλίζει: 1) εγγυημένη και οικονομική παράδοση (μόνο στους απαραίτητους διακομιστές) δεσμίδων εγγράφων σε όλους τους συμμετέχοντες στην εργασία για το έγγραφο, 2) μείωση του φορτίου στα κανάλια μετάδοσης δεδομένων και 3) σημαντική απλοποίηση της διαχείρισης του συστήματος: δεν χρειάζεται να εκτελεστούν πολύπλοκες ρυθμίσεις δικαιωμάτων πρόσβασης διακομιστή και παραμέτρων αναπαραγωγής.
4. Υποστήριξη σύνθετων οργανωτικών δομών
Το σύστημα υποστηρίζει καλά μελετημένους μηχανισμούς για το συνδυασμό θέσεων, ανάθεσης εξουσίας και αντικατάστασης. Ο μηχανισμός συνδυασμού θέσεων είναι βασικός για τη χρήση του EDMS σε οργανισμούς όπου, εκτός από λειτουργικά τμήματα, υπάρχουν οντότητες έργου. Για κάθε εργαζόμενο καθορίζεται μια λίστα ρόλων επεξεργασίας εγγράφων (έγκριση, έγκριση κ.λπ.), ενώ ο χρήστης μπορεί να έχει διαφορετικούς ρόλους στο λειτουργικό τμήμα που εργάζεται και στα έργα στα οποία συμμετέχει. Με την επεξεργασία ενός συγκεκριμένου εγγράφου, ο χρήστης λαμβάνει και επεξεργάζεται έγγραφα σύμφωνα με τον ρόλο του στο τμήμα που καθορίζεται στο έγγραφο.
5. Εργασία με εκδόσεις και αναθεωρήσεις εγγράφων
Οι κάρτες εγγράφων και τα συνημμένα αρχεία αποθηκεύονται σε διαφορετικές βάσεις δεδομένων. Αυτό κατέστησε δυνατή την εφαρμογή ενός μηχανισμού για την εργασία με εκδόσεις και αναθεωρήσεις εγγράφων, ο οποίος χρησιμοποιείται ευρέως στα στάδια συντονισμού, υπογραφής και έγκρισης εγγράφων.
6. Ευελιξία συστήματος
Τα εργαλεία συστήματος, συμπεριλαμβανομένου του μηχανισμού ροής εργασιών, σας επιτρέπουν να τροποποιείτε γρήγορα υφιστάμενα συστήματαδιέλευση εγγράφων, καθώς και γρήγορη εφαρμογή της ροής εγγράφων για νέες επιχειρηματικές διαδικασίες που σχετίζονται με την επεξεργασία εγγράφων. Χρησιμοποιώντας τα δομικά στοιχεία του συστήματος, μπορείτε να εφαρμόσετε γρήγορα, για παράδειγμα, την επεξεργασία των εγγράφων που είναι απαραίτητα για τη λήψη απόφασης σχετικά με τη σκοπιμότητα πραγματοποίησης προωθήσεων, την έκδοση δανείου (σε τράπεζες) κ.λπ.
7. Ανοχή σφαλμάτων
Το BOSS-Referent υποστηρίζει την εργασία σε ένα σύμπλεγμα λογισμικού Domino, που αποτελείται από δύο διακομιστές - τον κύριο και τον εφεδρικό. Εάν ο κύριος διακομιστής στον οποίο εργάζονται οι χρήστες αποτύχει, μεταφέρονται αυτόματα στον εφεδρικό διακομιστή (όταν ανοίξουν ξανά οι βάσεις δεδομένων). Όταν γίνει επαναφορά του κύριου διακομιστή, ο διαχειριστής αλλάζει ξανά τους χρήστες.
8. Απόδοση
Η υψηλή απόδοση του συστήματος σε μια κατάσταση δυναμικής αύξησης των όγκων δεδομένων διασφαλίζεται από έναν μηχανισμό αρχειοθέτησης που μεταφέρει ένα έγγραφο σε ένα αρχείο του διακομιστή όπου δημιουργήθηκε, ενώ ταυτόχρονα αποθηκεύει αυτόματα ένα αντίγραφο αρχειοθέτησης σε άλλους διακομιστές. Υψηλή απόδοση επιτυγχάνεται επίσης λόγω της χωριστής αποθήκευσης καρτών εγγράφων «ελαφρών» και αρχείων που είναι προσαρτημένα σε αυτές, καθώς και της πρόσβασης σε αυτές με χρήση λογισμικού.
9. Πρόσβαση στον Ιστό
Για οργανισμούς που δεν χρησιμοποιούν τη Lotus ως εταιρικό πρότυπο, εναλλακτικό τρόποπρόσβαση στη λειτουργικότητα του συστήματος - μέσω πρόγραμμα περιήγησης στο Διαδίκτυο Explorer έκδοση 5 και νεότερη. Τέτοιοι οργανισμοί θα χρειαστεί να αγοράσουν μόνο άδειες χρήσης Lotus Notes για εγκατάσταση σε σταθμούς εργασίας διαχειριστών συστήματος.
10. Ευκολία χορήγησης
Η πλατφόρμα Lotus Domino/Notes σάς επιτρέπει να βελτιώσετε ταυτόχρονα το σύστημα και να το αναπαράγετε στις θυγατρικές του οργανισμού. Υπάρχουν μηχανισμοί που σας επιτρέπουν να ενημερώνετε το σύστημα σε όλα τα γραφεία ενός γεωγραφικά κατανεμημένου οργανισμού κατά τη διάρκεια της νύχτας. Για να διευκολυνθεί το έργο της διατήρησης λιστών υπαλλήλων, το σύστημα έχει ενσωματωθεί με καταλόγους LDAP.
