Сектор среднего и малого бизнеса, набравший обороты еще до кризиса, несмотря ни на что остается самым быстрорастущим и перспективным в отечественной экономике. Конечно же, в период активного развития электронных сервисов и перехода к электронному государству компании сектора СМБ, как и их более крупные коллеги, гораздо увереннее и комфортнее чувствуют себя, будучи «в теме» по части применения современных ИТ-решений. Соответствующих предложений на ИТ-рынке более чем достаточно, в том числе у разработчиков систем электронного документооборота. Однако в условиях кризиса и экономии как бюджетов, так и трудовых ресурсов, вопрос о целесообразности развертывания СЭД в небольших компаниях все же возникает. Что же стоит учесть, решая его?
СЭД - это разумное документирование
Начнем с неоспоримого факта: документирование своей работы – это больше чем просто обязанность любой организации вне зависимости от ее размера и формы собственности. Нередко грамотно составленные, оформленные, аккуратно сохраненные документы играют важную роль как в достижении успеха компании на рынке, так и, в ряде случаев, – в ее выживании. Более того, грамотное документирование само по себе способно стать механизмом для повышения качества бизнес-процессов. А в каком ИТ-решении изначально заложена такая грамотность? Конечно же, в системе электронного документооборота. Именно СЭД может не только создавать, оформлять, отправлять, принимать и хранить документы, но и обучить тому, как делать это красиво, правильно, рационально.
СЭД – это эффективные расходы
Успешными и конкурентоспособными на современном рынке являются компании, которые используют все резервы для повышения эффективности своей деятельности и уменьшения неэффективных расходов. К компания малого и среднего бизнеса это также относится! Автоматизация документооборота позволяет устранить такие погрешности ведения бизнеса, как отсутствие должного контроля и исполнительской дисциплины, инструментов для коллективной работы и управления знаниями, срыв сроков выполнения заданий и проектов, «непрозрачность» происходящего в компании, излишние траты рабочего времени на согласование документов, пересылку писем, поиск информации, обработку данных. От них даже самая маленькая фирма не застрахована. Но даже самый крупный холдинг способен с ними справиться - в том числе, с помощью СЭД.
СЭД – это быстрое взаимодействие с партнерами
Случается, что небольшие компании, внедряя СЭД, делают это «ради имиджа»: «у конкурента СЭД уже есть, пусть будет и у нас». И если тратить силы на то, чтоб быть под стать конкурентам, не всегда разумно, то о партнерах и контрагентах позаботиться стоит. Для большинства компаний, не исключая малые и средние фирмы, важно правильно организовать управление взаимодействием с клиентами, партнерами и другими организациями, с которыми предприятие ведет активную работу, то есть, наладить внешний документооборот. И в этом ключе запуск той же СЭД, что и у ключевых контрагентов, либо совместимого решения, существенно облегчает процесс коммуникаций. Время курьеров с папками бумажных документов в портфелях прошло!
СЭД – это удобное взаимодействие с электронным правительством
Малому и среднему бизнесу власти в настоящее время уделяют достаточно пристальное внимание. В частности, Минэкономразвития продолжает развивать систему предоставления госуслуг по принципу «одного окна» на базе МФЦ согласно соответствующей программе на 2016-2018 годы. Особый акцент сделан на создание МФЦ, ориентированных на предоставление госуслуг субъектам СМБ: например, предусмотрена разработка специального информационного сервиса, обеспечивающего взаимодействие АО «Федеральная корпорация по развитию малого и среднего предпринимательства» и МФЦ в электронном виде. Во многих СЭД, как известно, заложены механизмы взаимодействия с электронными сервисами. А значит - у кого СЭД, у того и более удобный инструмент для поддержания контакта не только с коллегами по рынку, но и с регуляторами.
На что обратить внимание при выборе СЭД для СМБ?
Большинство аналитиков сходятся во мнении, что главных параметров, которые должны учитываться при выборе СЭД для СМБ, по большому счету всего два. И прежде всего, разумеется, это ценовой вопрос, причем учитывать надо не только цену лицензий, но и стоимость владения.
Во-вторых, это простота в установке, настройке и администрировании. Конечно, если пользователем будет компания, которая сама работает на рынке ИТ и сплошь состоит из высококвалифицированных ИТ-зубров, то этот фактор не актуален. В тех же случаях, когда ИТ-служба представлена одним-двумя администраторами, перефразируя известное утверждение, можно сказать, что «простота – залог здоровья!». Причем здоровья не только ИТ-системы, но и нервной системы пользователя. Не удивительно, что и статистика подтверждает: особенно часто запрос на «простую СЭД» наблюдается среди заказчиков из сектора СМБ.
Есть ли жизнь без СЭД?
Есть, но ее качество существенно ниже, чем у пользователей правильно выбранной и успешно внедренной СЭД. Вообще, еще несколько лет назад бытовало мнение, что небольшим компаниям СЭД не нужна вообще - достаточно MS Office. Оно и по сей день встречается, хотя уже и не столь часто – вышеперечисленные плюсы, в общем-то, не являются ни для кого секретом.
Однако, не секрет и то, что в малой компании из-за ее небольших масштабов эффект от использования СЭД будет не столь очевиден, как у крупного собрата. И что, в принципе, если в организации всего пара десятков сотрудников, регистрацию и учет документов вполне можно наладить в Excel, хранить образы документов в облаке - например, в Google Apps или Microsoft Office 365, а маршрутизировать в Outlook. Да, выжить и таким образом можно – правда, ценой автоматизации основы основ, делопроизводства.
Ну и, конечно же, всегда находятся желающие сэкономить за счет использования нелицензионного ПО. И здесь параллельно с ростом экономии растет и опасность информационной уязвимости. Статистика говорит о том, что почти половина малых и средних предприятий не предпринимают элементарных мер по защите своих информационных ресурсов, и что именно СМБ – наиболее легкая мишень для информационных шпионов. А также напоминает, что вирусная атака, направленная на вычислительные машины компании малого бизнеса, может вывести их из строя на несколько дней. Что росту и без того небольшого предприятия будет, разумеется, не на пользу.
6. Кто такие харизматы? [Электронный ресурс] // Журнал «Благословение». 2013. URL: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html
7. Пиньотти М. Мои девять жизней в Саентологии / пер. с англ. А. Кондрашова, 2007. М.: 201 с.
8. Чернышев В. М. Меч Обоюдоострый. Конспект по сектоведению. К: Киевская Духовная Семинария, 2000. 169 с.
© А.А. Вайкина, 2016
Владычанский Тимур Валерьевич
Студент факультета управления, Российского государственного социального университета
г. Москва, РФ Е-mail: [email protected] Научный руководитель: Веретехина С.В., кандидат экономических наук, доцент кафедры управления персоналом и кадровой политики
e-mail: [email protected]
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЙ МАЛОГО БИЗНЕСА
Аннотация
В работе рассматриваются вопросы внедрения электронного документооборота, а также основные плюсы и экономическая целесообразность его внедрения.
Ключевые слова Электронный документооборот, автоматизация документооборота, информационные системы, бизнес-процессы, документ.
The paper discusses the implementation of electronic document management, as well as the main advantages and economic feasibility of its implementation.
Electronic document management, workflow automation, information systems, business-processes, document.
Современный порядок ведения дел на предприятиях и в организациях требует большого объема работы с документами. Поиск, утверждение и согласование становятся довольно сложными и обременительными процедурами, исключить которые не представляется возможным. Единственно эффективным подходом в подобной ситуации является использование современных технологий и максимальная автоматизация всех этапов работы с документами. К тому же, появление за последние время достаточного количества доступных вычислительных мощностей и качественного программного обеспечения к ним делает подобное решение легко реализуемым и экономичным.
Автоматизация документооборота позволяет более продуктивно организовать работу предприятия. Быстрое получение бумажного и электронного образцов документа посредством использования технологий сканирования, распознавания и печати документа делает легко доступным переход от бумажной версии документа к электронной и обратно. Таким образом, открывается способ безболезненного переноса документов из бумажного представления в электронное, при этом появляется возможность использования преимущества компьютеров.
Возможность внедрения юридически значимого электронного документооборота в существующие
МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5/2016 ISSN 2410-700X_
информационные системы и бизнес-процессы заказчиков помогает вывести работу предприятий крупного, среднего и малого бизнеса на качественно новый уровень. Использование механизмов обмена документами в онлайн-режиме обеспечит следующие преимущества: независимость от географического расположения, повышение производительности труда финансовых и бухгалтерских служб, оптимизация расходов на ведение бизнеса.
Также автоматизация даст возможность мгновенно распределять затраты по центрам финансовой ответственности и бюджетным статьям, анализировать исполнение бюджетов подразделений для принятия оперативных решений и оценки эффективности их работы в онлайн-режиме, детально анализировать отдельные, особенно существенные статьи затрат .
Если говорить об эффективности, то автоматизация документооборота на предприятии обеспечивает значительную экономию. Существенно уменьшается число бумажных документов, за счет чего сводятся к минимуму издержки на расходные материалы. Сотрудники тратят меньше рабочего времени на поиск нужной информации, на создание типовых документов с нуля и составление различных отчетов. Подготовка и согласование документов проходят в разы быстрее, что, помимо прочего, повышает доверие к предприятию со стороны партнеров.
Система электронного документооборота позволяет автоматизировать разработку и согласование всех документов организации, осуществлять рассылку документов для ознакомления широким кругом сотрудников, выдавать поручения и контролировать их выполнение, а также создавать произвольные бизнес-процессы для решения любых задач организации.
Система содержит ряд встроенных стандартных бизнес-процессов, покрывающих большую часть задач по автоматизации документооборота. Используя эти процессы, можно очень быстро приступить к работе с системой. В дополнение к стандартным, пользователи могут разработать свои собственные процессы, а также внести необходимые коррективы в существующие процессы, с помощью удобного инструментария, встроенного в систему.
Любой бизнес-процесс может быть запущен пользователем системы, имеющим соответствующие полномочия . Помимо этого, система обеспечивает возможности гибкого планирования событий, позволяя заранее настроить даты и периодичность запуска тех или иных процессов и уведомлений.
Система позволяет работать не только с внутренними документами организации, но и полностью автоматизировать обработку входящих и исходящих документов. Такая автоматизация значительно сокращает время обработки входящих документов и упрощает их учет, делает весь процесс от поступления входящего документа до отправки исходящего документа абсолютно прозрачным и управляемым.
Ниже показано время, затрачиваемое на типовые операции при обработке бумажных и электронных документов.
Бремя, затрачиваемое на типовые операции, часов в месяц
Рисунок 3 - График, показывающий время, затрачиваемое на типовые операции при обработке бумажных и электронных документов.
Одно из ключевых достоинств автоматизации бизнес-процессов организации с помощью электронной
МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5/2016 ISSN 2410-700X_
системы документооборота - появление полного контроля над выполнением всех решаемых в организации задач. Помимо сроков разработки и согласования документов, руководство может контролировать все аспекты работы своих подчиненных: время их работы в системе, количество выполняемых заданий, время выполнения заданий, количество просроченных заданий и время, на которое они были просрочены. Уполномоченные сотрудники получают своевременные уведомления о том, что задание может быть не выполнено в срок, с тем, чтобы можно было обратиться к задерживающему процесс сотруднику и оперативно решить потенциальную проблему. Помимо этого, в любой момент можно запросить подробные отчеты о ходе выполнения текущих задач организации.
Контроль исполнения позволяет коренным образом изменить работу организации, сделать сложные процессы простыми и прозрачными, показать качество работы всех сотрудников и позволить оперативно влиять на все процессы .
В последнее время начали появляться коробочные решения систем электронного документооборота, направленные на малый и средний бизнес, которые обладают возможностями, свойственными корпоративным системам, такими как, например, графический дизайнер маршрутов, дизайнер регистрационных карточек и шаблонов отчетов или возможность пользователям писать дополнительные программные модули.
Внедрение СЭД целесообразно на больших предприятиях, где объёмы документов порой очень велики и бумажный документооборот нередко тормозит деятельность целых отделов, что просто неприемлемо . Система электронного документооборота - эффективное средство для улучшения скорости работы любого предприятия или организации.
В первую очередь это сокращение затрат на бумажные носители. Кроме этого, сотрудникам организации не нужно будет терять время на то, чтобы бежать в соседний отдел за подписью, другой - за печатью. Естественно, это и повлияет на скорость обработки информационных потоков. Распоряжения будут выполняться гораздо быстрее, документы обрабатываться без задержек.
В современном мире с все более возрастающей конкурентной борьбой и увеличивающимися потоками информации вас каждый день просят делать вашу инфраструктуру более эффективной, поддерживать продуктивность каждого сотрудника, улучшать бизнес-процессы, делать ваш бизнес более прозрачным и защищенным. И делать все это быстрее, безопаснее и с меньшими затратами. В этих условиях наличие эффективной системы электронного документооборота приобретает решающее значение для успешного ведения бизнеса.
Список использованной литературы:
1. Бондалетов В.В. Карьера и профессиональная компетентность управленца в условиях современной России./ В сборнике: Профессиональное социальное образование: уровни, опыт и перспективы развития. Сборник материалов XIII Всероссийского социально-педагогического конгресса. 2013. С. 38-40.
2. Веретехина С.В. Проблемы внедрения системы электронного документооборота в ДОУ предприятий //Кадровик 2014, № 11. С. 122-129.
3. Веретехина С.В. Психометрические тесты и программные решения. Материалы Афанасьевских чтений.2015. Т.1.; 13. С.116-121.
4. Веретехина С.В., Рубцова Е.В. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов. Современная наука: актуальные проблемы теории и практики. Серия: Экономика и право.2015. № 3-4.С.12-16.
5. Веретехина С.В. Обзор требований европейской спецификации MOREG-2 и проблемы импортозамещения программного обеспечения СЭД/ЕСМ-решений на Российском рынке. Материалы Ивановских чтений.2015. № 5. С.203-209.
6. Веретехина С. В. Автоматизированные системы оценки персонала / С. В. Веретехина // Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России. 2015. Т. 4. №. 5C. 72-77. DOI: 10.12737/14961
7. Виниченко М.В. Эффективность, как основа KPI. Материалы Ивановских чтений. 2015. № 5. С. 209-216.
8. Виниченко М.В. Кадровый резерв руководства. /Виниченко М.В. // Проблемный анализ и государственно-управленческое проектирование. - 2014. - № 5 (37), том 7. - С.16-30
9. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 440 с.
МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5/2016 ISSN 2410-700X
10.Кириллов А.В. Проблемные вопросы развития технологий управления персоналом в отечественной практике и пути их решения: Монография / А.В. Кириллов, М.В. Виниченко, А.В. Мельничук, С.А. Макушкин. - М.: Русайнс, 2015. - 280 с
11. Аксенов, А.С. Особенности реализации систем электронного документооборота для предприятий малого бизнеса / А.С. Аксенов // Инновационные перспективы Донбасса: материалы междунар.науч.-практ. конф., 20-22 мая 2015 г. Т. 7: Реформирование менеджмента в условиях инновационного развития. - Донецк, 2015.-С.7-11.
12.Мансурова Н.А. Предпосылки и этапы внедрения электронного документооборота в сфере малого и среднего бизнеса//Экономические исследования. № 1., 2014
© Владычанский Т.В., 2016
УДК 316.346.32-053.6
Гольденберг Екатерина Александровна
Студент 3 курса экономического факультета Новосибирский государственный университет экономики и управления - «НИНХ» г. Новосибирск, РФ E-mail: [email protected]
ПРОБЛЕМЫ АКТИВНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МОЛОДЕЖЬЮ СОЦИАЛЬНЫХ СЕТЕЙ И ПУТИ ИХ РЕШЕНИЯ
Аннотация
В статье раскрывается суть основных проблем, возникающих в результате активного и частого использования молодежью социальных сетей, возможные их причины. Предложены способы решения рассмотренных проблем применительно к отдельному человеку и к группе людей. Выявлены возможности решения проблем самостоятельно пользователем социальной сети.
В настоящее время социальные сети и особенно связанные с ними проблемы имеют наибольшую актуальность в широких кругах. Социальные сети с каждым годом становятся все более популярными, практически ни один человек, в основном из молодежи, не может представить свою жизнь без использования сети Интернет для общения (ведь именно общение является первоочередной целью создания такого ресурса как социальные сети). Конечно, молодые люди преследуют и иные цели (помимо неформального общения), регистрируясь на всевозможных сайтах, например: просмотр новостей, прослушивание музыки, деловые переписки, работа . Однако все же большую часть времени, проводимого в социальных сетях, молодежь посвящает именно неформальному общению с родственниками, близкими, друзьями.
Активное использование социальных сетей, несмотря на их своевременное появление на фоне научно-технического прогресса, несмотря на неотъемлемость их существования в современном мире в связи с развитостью именно удаленной коммуникации, имеет все же отрицательные стороны и проблемы, которые могут касаться как отдельного человека, так и группы людей (причем группы эти могут быть абсолютно разными по количеству членов) и могут являться причиной проблем более масштабных, которые необходимо решать, причем решать без нанесения ущерба нормальному течению времени, а именно: прогрессу, техническому и технологическому развитию общества.
Для того чтобы сформировать предложения по решению проблем, связанных с активным
Малый бизнес кажется мне важным для рынка , поскольку число крупных федеральных заказчиков конечно и почти все они определились с выбором платформ и ов. Да и механизмы там работают не очень рыночные.
Так что если говорить именно о рынке, то основной потенциал расширения клиентской базы это как раз малый бизнес. Когда малый бизнес увидит реальные преимущества от электронного документооборота и когда функциональность СЭД начнет отражать его реальные потребности, а не воспроизводить министерство в миниатюре, тогда этот рынок станет таким же массовым, как бухгалтерия. Может кто-то из вендоров СЭД повторит успех 1С?
Итак, 5 мифов о СЭД для малого бизнеса:
Хотя готовность к электронному документообороту выросла за последние несколько лет, люди все еще недостаточно понимают некоторые аспекты технологий. Он часто принимают управление файлами за Enterprise Content Management или СЭД, который можно рассматривать как часть ECM. Здесь мы попытаемся развеять пять мифов, особенно в фокусе задач малого бизнеса.
Миф №1: У меня есть Проводник для управления файлами, поэтому отдельная СЭД мне не нужна
Действительно, Проводник Windows позволяет управлять файлами, но это лишь базовый инструмент, его существенным ограничением является иерархическая структура папок.
Даже элементарная задача, когда вам хочется группировать документы по продуктам и по клиентам с помощью папок не решается — клиент А заказывает продукты X и Y. Клиент B - продукты X и Z. Мы хотим видеть заказы по продуктам и по клиентам и любая СУБД или даже Excel это позволяют сделать. Но разложить документы по папкам таким образом не получится.
Теоретически можно использовать ярлыки и связи, но реально это неудобно. Выходит, что при помощи файловой системы невозможно построить удобную систему классификации и поиска документов.
Миф №2. Малому бизнесу СЭД не нужна
Нет ничего более далекого от истины. Малый бизнес действует в условиях жестких ресурсных ограничений, никто не станет нанимать дополнительных сотрудников для выполнения рутинных операций с документами, для их размещения, классификации и поиска. Даже те сотрудники, которые есть, должны работать более продуктивно. Наличие в организации СЭД может гарантировать, что нужные документы будут доступны по одному клику мыши.
(Ну или двум-трем, что все равно быстрее, чем рыться в бумагах или файловых хранилищах.)
Миф №3. СЭД — это слишком сложно для малого бизнеса
Требования к документообороту в малом бизнесе обычно проще и владельцы могут их сформулировать перед исполнителем. На рынке достаточно продуктов, которые просты во внедрении. Можно начать с одного отдела или функции, например, управление счетами. Посмотрите, как это повлияет на эффективность. Потом можно расширить на всю организацию. Позаботьтесь о том, чтобы СЭД отвечала следующим требованиям: простой пользовательский интерфейс, простота установки и настройки, понятное и полное руководство и наличие качественной технической поддержи.
(От себя добавлю — не пытайтесь уподобиться большой бюрократической конторе! Сохраните свой стиль работы. Сотрудников лучше обучить, на этом не стоит экономить. Лучше сэкономить на анализе и рисовании бизнес-процессов. Вы их и так понимаете. А если нет - скорее всего бизнес уже не малый.)
Миф №4. СЭД — это слишком дорого для малого бизнеса
Малому бизнесу не нужны слишком продвинутые комплексные интегрированные решения, которые обычно внедряют в больших корпорациях. И не нужна большая масштабируемость, ведь пользователей будет немного. Руководствуясь этим можно подобрать решение, которое будет вполне разумно по цене. Кроме того, переход на электронный документооборот поможет снизить расходы на печать. (Но к этому нужно подходить осознанно и управлять процессом, иначе расходы на бумагу только возрастут.)
(И снова скажу от себя — расчет ROI при внедрении СЭД - дело темное. Аналитики вам насчитают что угодно. Доверяйте интуиции. В целом СЭД должна способствовать сокращению издержек и повышению продуктивности.)
Миф №5. Можно совсем избавится от бумажных документов после внедрения СЭД
Итак, вы внедрили СЭД в своем малом бизнесе. Поздравляем! Но не спешите за новым шредером. Бумажные документы все еще нужны. Давайте разделим их на три группы:
1) Документы, которые должны быть в бумажной форме по закону. Например, договоры и др. официальные документы.
2) Документы, которые остаются в бумажной форме, потому что так выстроены бизнес-процессы. Пока ваши курьеры не снабжены iPad"ами, бумаги им нужны.
3) Документы, которые точно не обязаны быть в бумажной форме. Всякие отчеты, служебные записки, заявки, и пр. - все, что не попало в первые две группы. Их можно смело нести в шердер.
По прошествии месяцев и лет постепенно документы из первых двух групп будут переходить в третью. Меняется законодательство и развиваются технологии, может быть скоро проще будет дать каждому курьеру по планшету и не морочиться с бумагой. Так мы когда0нибудь придем к безбумажному офису.
СЭД - одна из самых загадочных и замифологизированных областей IT. Сектор стал обрастать мифами с момента его образования. Естественно, часть из них уже устарели и потеряли актуальность, но новые отраслевые и IT-тренды добавляют рынку заблуждений. Пришла пора развенчать самые актуальные из них.
1. СЭД - это автоматизация канцелярии, входящих/исходящих и распорядительных документов
Несмотря на то что системы электронного документооборота уже давно закрепились на российском рынке, такая точка зрения встречается достаточно часто.
По факту электронный документооборот есть у всех. Как только вы сделали файл в Word и отправили его по электронной почте или получили файл по почте - электронный документооборот уже случился.
"Канцелярия - это только одна из форм организации ЭДО, наилучшим образом отвечающая отечественной практике работы с бумажными документами", - пояснил Сергей Курьянов, директор по стратегическому маркетингу "ДоксВижн" . Эта форма подразумевает тотальный централизованный учет всех официальных документов, а также контроль процесса исполнения выданных по ним поручений руководства.
Однако официальными документами контент предприятия не исчерпывается, до них и в процессе их подготовки создаются и циркулируют неофициальные документы. И потоки их гораздо сложнее и больше.
Настоящая СЭД должна решать задачу управления всеми без исключения электронными документами - как официальными, так и неофициальными - Сергей Курьянов
"Мы живем в информационном мире, и почти 100% информации существует в форме электронных документов. Настоящая СЭД должна решать задачу управления всеми без исключения электронными документами - как официальными, так и неофициальными", - рассказал Сергей Курьянов. Правильнее, по его словам, не плодить отдельные системы для каждого вида документов, а требовать от собственной СЭД комплексного решения задачи.
2. СЭД сама по себе избавит компанию от внутреннего беспорядка
Это один из прочно укоренившихся мифов. На самом деле СЭД не решают проблем организационного бардака, если он уже есть в компании.
"Если система внедряется в компании, в которой нет понимания внутреннего взаимодействия, бизнес-процессов и зон ответственности, то внедрение системы только усугубит эти проблемы", - пояснил Иван Тарханов , руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies. Лица, принимающие решения о внедрении, должны четко представлять, какие цели они преследуют этим проектом.
Если система внедряется в компании, в которой нет понимания внутреннего взаимодействия, бизнес-процессов и зон ответственности, то внедрение системы только усугубит эти проблемы - Иван Тарханов
3. Если документооборот электронный, значит он эффективный
Этот миф был на пике популярности несколько лет назад. Сейчас большинство заказчиков уже понимают, что это не так, но многие продолжают верить в это заблуждение.
"Электронный документооборот тоже может быть неэффективным, все зависит от того, насколько эффективно выстроен сам бизнес-процесс, а не от его технической реализации", - рассказал Сергей Плаунов , руководитель направления BPM и ECM компании КРОК.
"Следует ответить себе на вопросы: был ли проведен реинжиниринг, осмыслены существующие лучшие практики в компании, учтены и унифицированы процедуры, которые важны для компании в целом", - пояснил Илья Константинов , департамент корпоративных систем, технический эксперт Digital Design. Важно также, кто и в каком режиме пользуется системой, работает ли в СЭД руководство или все, что требуется, делают помощники. Это все нюансы, но, по словам Константинова, вытекают они из целей заказчика внедрения.
Так, если к переходу на электронный документооборот приурочить реинжиниринг и оптимизацию бизнес-процесса документооборота, то, по словам Сергея Плаунова, можно сразу воплотить его в наиболее эффективной форме.
Если к переходу на электронный документооборот приурочить реинжиниринг и оптимизацию бизнес-процесса документооборота, то можно сразу воплотить его в наиболее эффективной форме - Сергей Плаунов
4. Лучший выбор - решения лидеров рынка
Этот миф лежит на поверхности и за счет своей простоты и очевидности захватывает умы заказчиков, предопределяя или как минимум серьезно влияя на их выбор. Но на самом деле не все так просто.
"Системы, пик популярности которых приходится на сегодняшний день, завоевывали рынок в прошлые годы, когда заложенные в них технологические и другие преимущества были наиболее востребованными", - рассказал Александр Назаров , руководитель отдела продаж компании Haulmont. Сейчас потребности рынка меняются, и все более актуальными становятся решения, разработанные 4 - 5 лет назад.
Системы, пик популярности которых приходится на сегодняшний день, завоевывали рынок в прошлые годы, когда заложенные в них технологические и другие преимущества были наиболее востребованными - Александр Назаров
Такие системы с меньшим, чем у лидеров, количеством внедрений, по словам Назарова, могут быть гораздо прогрессивнее, технологичнее, они основаны на современных технологиях и будут актуальны как минимум 5 - 7 лет после внедрения. При этом срок их присутствия на рынке, а следовательно, и опыт реализации проектов может быть более чем достаточным для реализации проектов любого масштаба.
5. Системы западного производства более функциональные и гибкие
Этот миф имеет под собой реальное основание. Исторически российские системы уступали западным ECМ-решениям, однако они были в большей степени ориентированы на процессы, требующиеся именно российским компаниям, которые с точки зрения организации управления имеют определенную специфику.
"За прошедшие десятилетия развития рынка СЭД наиболее зрелые отечественные производители реализовали мощные и гибкие платформы автоматизации, не уступающие западным системам", - пояснил Владимир Андреев, президент "Доксвижн" . При этом, по его словам, они обладают определенными преимуществами, так как содержат готовые модули и приложения, ориентированные на автоматизацию процессов с отечественной спецификой, не говоря уже о стоимости ПО и доступности сервисов.
За прошедшие десятилетия развития рынка СЭД наиболее зрелые отечественные производители реализовали мощные и гибкие платформы автоматизации, не уступающие западным системам - Владимир Андреев
6. СЭД только для организаций с четкими регламентами и описанными бизнес-процессами
Действительно, если в организации бардак, толку от работающей СЭД мало. Но совсем не обязательно, чтобы все было правильно и четко.
"Последнее время всё больше компаний, которые пользуются гибкими методологиями управления, применяют адаптивный кейс-менеджмент", - рассказал Иван Тарханов. СЭД, по его словам, тоже приспосабливаются к этой тенденции и меняют свои классические конфигурации и правила работы.
Последнее время всё больше компаний, которые пользуются гибкими методологиями управления, применяют адаптивный кейс-менеджмент - Иван Тарханов
7. Сразу после внедрения системы можно начинать активно использовать ее
В силу природы объекта автоматизации - процессов корпоративного управления - внедрение СЭД не может восприниматься как обычный проект, заканчивающийся сдачей в промышленную эксплуатацию. Любые процессы управления - постоянно меняющаяся сущность. Кроме того, в начале внедрения СЭД принимающая сторона плохо представляет себе реальные возможности потенциальной системы.
"На практике внедрение СЭД - это цепь взаимосвязанных проектов как по развитию номенклатуры автоматизированных процессов, так и по расширению их функционального наполнения и модернизации процессов", - рассказал Владимир Андреев. Именно поэтому к инструментарию СЭД предъявляются специфические требования, по возможности кастомизация уже внедренных приложений и быстрая автоматизация все новых и новых процессов.
На практике внедрение СЭД - это цепь взаимосвязанных проектов как по развитию номенклатуры автоматизированных процессов, так и по расширению их функционального наполнения и модернизации процессов - Владимир Андреев
8. При внедрении СЭД от заказчика ничего не требуется, все сделает исполнитель
Заблуждение в первую очередь характерно для небольших компаний, а также для тех, кто не увлекается информатизацией и нечасто проводит подобные проекты. На самом деле внедрение СЭД - это почти всегда изменение внутренней работы и распорядка компании.
"Если коллектив к этому не готов и нет мощнейшей мотивации на изменение, то эффект будет обратным или нулевым", - рассказал Иван Тарханов. При этом в последнее время, по его словам, тенденция к изменению есть, т.к. заказчики стали более опытными.
9. Малому бизнесу не нужна хорошая СЭД
Миф достаточно очевидный и связан с общим заблуждением о том, что небольшим компаниям достаточно MS Office и "1С".
Действительно, если в компании работает 10 человек, можно наладить регистрацию и учет документов в Excel, хранить образы документов в облаке, а маршрутизировать в Outlook.
"Небольшой организации может подойти облачное решение. Это и Google Apps, и Microsoft Office 365", - рассказал Сергей Курьянов.
"Это вполне может быть хорошая и понятная система для данной команды в данных условиях", - пояснил Илья Константинов. Вопрос в том, какие задачи ставит малый бизнес перед собой и IT?
"Все зависит от того, что считать малым бизнесом. Если из этого определения исключить микробизнес, где процесс документооборота довольно специфический, то польза от СЭД для малого бизнеса есть", - рассказал Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам ABBYY Россия. Конечно, из-за масштабов эффект от использования СЭД для малого бизнеса будет менее очевиден, чем для среднего или крупного.
"Конечно, такие функции, как регистрация входящей корреспонденции, контроль исполнения поручений, автоматизация процедур согласования документов, для малого бизнеса чересчур громоздки и не нужны, так как такие вещи небольшой группе людей проще и быстрее обсудить, просто сев за один стол", - пояснил Сергей Плаунов. В то же время средства формирования рабочей информационной среды, в которой можно качественно структурировать информацию, осуществлять поиск и обеспечивать к ней быстрый доступ, формировать шаблоны документов, обсуждать их и т.д., могут быть очень к месту даже в случае малого бизнеса.
"Если предприниматель планирует расти, то необходимо думать о развитии и отладке внутренних коммуникаций, бизнес-процессов", - пояснил Илья Константинов. И рано или поздно вопрос о выборе платформы документооборота станет актуальным.
10. Мобильные СЭД опасны
В реальности мобильные СЭД не более опасны, чем другие корпоративные приложения с мобильным доступом.
"Угроза не в мобильной СЭД, а в реализации конкретного мобильного АРМ, в отсутствии или неправильном применении политик безопасности IT-персоналом заказчика", - пояснил Сергей Курьянов.
Угроза не в мобильной СЭД, а в реализации конкретного мобильного АРМ, в отсутствии или неправильном применении политик безопасности IT-персоналом заказчика, - Сергей Курьянов
"Здесь многое зависит от политики компании, используемых технологий и подхода к обеспечению информационной безопасности - должны быть проработаны как организационные, так и технические меры", - рассказал Сергей Плаунов. При должном внимании к этому вопросу с применением современных средств это безопасно. И, по словам Плаунова, жизненно необходимо в современных реалиях.
"В настоящее время вендоры СЭД решают вопрос безопасности доступа к корпоративным данным. Для некоторых платформ существуют отдельные программные продукты, обеспечивающие защищенный мобильный доступ к СЭД", - пояснил Илья Константинов. Разнообразие способов доступа, по его словам, требует комплексных средств защиты. И эта задача решается IT-службами не столько в контексте СЭД, сколько в контексте всего IT-ландшафта компании.
"Также ответом на этот миф будет факт, что в крупных корпорациях, в том числе финансовых и государственных, мобильный доступ к СЭД есть и используется на самых высоких уровнях менеджмента", - рассказал Илья Константинов.
В крупных корпорациях, в том числе финансовых и государственных, мобильный доступ к СЭД есть и используется на самых высоких уровнях менеджмента - Илья Константинов
11. Для внедрения ЭЦП нет законодательной базы
На самом деле законодательная база для внедрения ЭЦП полностью готова.
"Сейчас уже никто не мешает предприятиям переходить на безбумажный документооборот с любыми документами, кроме небольшого оговоренного перечня (кадровое и другие специальные виды делопроизводства)", - объяснил Сергей Курьянов. Проблема чаще не в том, что нет законов и подзаконных актов, а в том, что предприятие не разработало внутренние нормативные документы, легитимизирующие использование средств ЭЦП, и поэтому не может перейти на безбумажный документооборот.
Это, по словам Курьянова, как проблема "последней мили" в проводном интернете - когда есть и магистральные каналы, и инфраструктура маршрутизации, но нет подключения домашнего компьютера к этой инфраструктуре.
"Никто ведь за вас не вызовет провайдера и не организует у себя подключение и маршрутизацию внутри квартиры", - объясняет он.
12. СЭД слишком долго внедрять
Это утверждение когда-то было вполне справедливым, но на данный момент это полноценный миф.
"Действительно, пять лет назад внедрять СЭД по образу, подобию и регламентам бумажного документооборота было долго и сложно. Причиной тому были: неприятие новых стандартов работы пользователями, "тяжелые" десктопные интерфейсы СЭД, дублирование работы с электронными и бумажными документами, длительные обучения работе в СЭД", - рассказал Александр Назаров. А если учесть время на предпроектное обследование, долгие настройки системы и встраивание ее в ИТ-инфраструктуру организации, время на установку приложения для каждого пользователя и прочие факторы, то внедрение СЭД действительно отнимало много времени и ресурсов. Но сейчас ситуация иная.
"Современные платформы СЭД содержат много инструментов для ускоренного внедрения, от набора готовых к использованию приложений до инструментов, позволяющих постепенно наращивать функциональность от простого к сложному", - пояснил Сергей Курьянов. Так что начать можно достаточно быстро и недорого и развивать в случае необходимости до любого уровня.
"Сроки внедрения СЭД зависят от сложности самого бизнес-процесса документооборота, необходимости его оптимизации, объема доработок и кастомизации того или иного решения, количества пользователей и интегрируемых систем в организации и пр.", - рассказал Сергей Плаунов. Когда речь идет о десятках тысяч пользователей и о множестве интегрируемых систем, то 2 - 3 года - это вполне нормальный срок. Средний бизнес, по словам Плаунова, может получить промышленную СЭД в среднем через полгода.
Средний бизнес может получить промышленную СЭД в среднем через полгода - Сергей Плаунов
"Скорость внедрения СЭД зависит от широты постановки задачи", - рассказал Дмитрий Шушкин. Чтобы не ждать эффекта несколько лет, нужно делать реализацию поэтапно. Правильная приоритизация задач, по словам Шушкина, поможет получить ощутимые результаты уже после первого этапа внедрения.
Правильная приоритизация задач, по словам Шушкина, поможет получить ощутимые результаты уже после первого этапа внедрения - Дмитрий Шушкин
В данный момент происходит активное развитие программных решений в области ИТ-технологий. Они используются в самых различных сферах деятельности человека и в производстве, и малом бизнесе, образовании и других не менее важных отраслях. Параллельно с этим повсеместно используется множество бумажной документации.
В наше время многие предприятия желают отказаться от бумажных документов и переводят свое предприятие на систему электронного документооборота. Это невероятно удобно и практично.
Разумеется, что с появлением необходимости переводить документацию в электронную систему появляются фирмы, которые занимаются разработкой программных продуктов в данном направлении. И порой эти самые продукты просто шокируют желающих приобрести их своей стоимостью. Тем не менее, благодаря некоторым людям, которые работают не ради корысти, можно найти программы для системы электронного документооборота бесплатно.
Сегодня можно выделить два таких продукта: Alfresco и NauDoc.
NauDoc представляет собой продукт, который предназначен для автоматизации делопроизводства, различных бизнес-процессов, документооборота. Данная программа была разработана компанией NAUMEN. Представленная программа дает возможность управлять процедурой обработки документов, а также осуществлять контроль дисциплины исполнения, вследствие получаемых результатов о выполнении поставленных заданий.
NauDoс позволяет организовать хранилище для документов с различными правами доступа на основании ролей. Это позволяет сотрудникам определенной компании просмотреть в любое время документацию, даже если в этот момент ответственный за нее человек отсутствует по каким-то причинам на рабочем месте.
Данная программа имеет журнал регистрации, где можно отследить все передвижения документов и их копий внутри предприятия.
Наличие возможности контроля в NauDoc позволяет давать задания своим сотрудникам прямо в системе, вести за их исполнением контроль, следить за сроками исполнения, отправлять документы на согласование, а после отправлять уже согласованные документы и другим пользователям системы. Программа позволяет настроить маршруты для определенного типа документов в автоматическом режиме.
Абсолютно все действия в системе проводятся посредствам web-интерфейса. Это дает возможность войти в систему в любом уголочке планеты. Таким образом, имеется единое информационное пространство внутри организации и не имеет значение, где находятся его представительства и филиалы.
Технологическими особенностями системы являются следующие:
— стопроцентный web-интерфейс открывает возможности для подключения к системе из любого места;
— в систему интегрировано программное обеспечение, предназначенное для сканирования, а также распознавания текста ABBYY Fine Reader Scripting Edition;
— система настроена таким образом, что авторизация и аутентификация пользователей может осуществляться во внешних службах каталогов;
— система имеет модуль работы с электронно-цифровой подписью. Пользователи могут использовать электронно-цифровую подпись любого криптопровайдера, который поддерживает интерфейс Microsoft CryptoAPI.
К возможностям системы NauDoc можно отнести:
— простоту работы с документами организационно-распорядительного направления. Все электронные документы создаются на основании определенных шаблонов. Пользователю лишь потребуется при создании документа указать значения реквизитов в карточке регистрации документа. Данные значения автоматически добавляются в текст документа. Если это необходимо, то пользователю можно разрешить изменение текста шаблона.
Каждому типу документов можно задать определенный набор реквизитов. Для этого пользователю необходимо иметь права «Технолога».
После создания документа, его отправляют на согласование тем сотрудникам, которые отвечают за данную функцию на предприятии. Процесс согласования полностью сохраняется в системе. Регламентные сроки контролируются автоматически, происходит уведомление нужных сотрудников, а также приходит оповещение о ходе согласования.
При работе с каждым документом система присваивает ему регистрационный номер автоматически.
- управление процессами. Система NauDoc дает возможность автоматизировать процесс документооборота, который связан с управленческими и производственными процессами предприятия. Каждый процесс можно настроить в системе отдельно, то есть для определенного процесса назначаются свое представление внутри системы, ответственные за него лица, а также регламентные сроки. Программа имеет средства формирования отчетов, которые позволяют контролировать каждый этап процесса и при возможном срыве регламентных сроков определить виновника данного происшествия. Собрав данные можно проанализировать процесс и внести необходимые изменения.
- процедуру визирования документов ответственными должностными лицами. После создания документа, он отправляется кругу лиц на визирование, в зависимости от принятого порядка внутри организации. В случае коллективной работы с документом все процедуры проводят за одним и тем же экземпляром документа. Ответственные за визирование лица получают доступ к документу. В любой момент можно создать отчет о согласовании, где проставляется имя и должность визирующего лица, тут же указывается точное время процедуры.
- наличие возможности регистрации бумажных и электронных документов в системе. Автоматическая регистрация в журнале происходит на определенном этапе работы. Специально для бумажных документов в системе предусмотрена электронная карточка, которая имеет возможность прикрепления графического образа документа, который можно получить, отсканировав документ.
- быстрый поиск документов по содержанию и реквизитам. Программа позволяет быстро найти необходимый документ по вводу реквизита, то есть по краткому описанию или регистрационному номеру. Система дает возможность вести поиск по содержанию вложенных файлов, а также самих документов.
- работу с корреспонденцией (входящей и выходящей). Система предоставляет возможность работать с корреспонденцией предприятия, пользуясь почтовым сервером компании. Любое письмо, проходящее через систему, обрабатывается как обычный документ.
Входящая корреспонденция поступает непосредственно к секретарю. Он регистрирует письма в журнале входящей корреспонденции. Документ автоматически получает регистрационный номер. Далее его отправляют к руководителю компании, и после ознакомления с ним отсылается сотрудникам на рассмотрение или же исполнение.
Исходящая документация создается на основе принятого в организации шаблона. Документ отправляется руководителю, который его согласовывает.
После процедуры согласования документ поступает к секретарю, который регистрирует его в соответствующем журнале. После это письмо отправляется секретарем по нужному электронному адресу. Вся корреспонденция автоматически сохраняется в системе и в любой момент каждый желающий может найти то, что ему нужно.
- возможность создания корпоративного веб-портала и интернет-сайта компании. Система NauDoc позволяет предприятию создавать сайты и размещать на них контент. В данном случае контентом выступают документы, изображения и любые другие объекты, создаваемые в NauDoc.
Система имеет встроенный WISYWIG-редактор, который позволяет редактировать страницы сайта и отличается удобством управления. Также здесь можно управлять публикацией новостей, голосований и анкет.
При необходимости можно изменять дизайн страниц. Доступ к различным разделам сайта позволяет согласовывать документы перед их публикацией на сайте. Сегодня существует две редакции NauDoc: Free и Enterprise.
Давайте рассмотрим вторую бесплатную систему электронного документооборота Alfresco. Эта система широко используется западными компаниями для ведения документации в электронном виде и управления различными проектами. Популярность данного сервиса можно объяснить открытостью кода (Open Source), при этом программа стабильно работает и может использоваться для проектов различных масштабов.
Ничего удивительного в стабильности работы представленной программы нет, поскольку основателем системы выступает Джон Ньютон, который известен тем, что руководит компанией Documentum.
Эта компания является лидером рынка систем электронного документооборота для крупных предприятий. Данной системой успешно пользуются многие корпорации. Система отличается тем, что работает на любых платформах и с разнообразными базами данных.
Alfresco легко справляется с любыми нагрузками хранимых документов при количестве пользователей, превышающих несколько десятков тысяч.
Представленная система мало известна в России, поскольку до недавнего времени никто не мог предоставить профессиональные услуги по организации поддержки и обучению пользования системой Alfresco.
К преимуществам Alfresco можно отнести web-доступность. Система не требует установки дополнительного программного обеспечения на компьютеры предприятий, следовательно, нет необходимости обновлять клиентское программное обеспечение. Работать в системе можно даже с мобильных устройств, находясь в любой точке планеты. Alfresco отличается наиболее передовым и современным web-интерфейсом.
Стоит сказать, что в последние годы как американские, так и европейские системы электронного документооборота перестали особое внимание уделять web-интерфейсу.
Поддержка осуществляется лишь для удаленного доступа к документации. Это стало следствием того, что люди привыкли редактировать документы с помощью офисных приложений.
Как же тогда решить проблему необходимости работы со стандартными папками и файлами, притом, что они не имеют маршрутизации, не поддерживают необходимую версию, отсутствует доступ и прочее?
Решение было разработано и давно уже используется в системах электронного документооборота.
Давайте представим свой рабочий стол. Здесь, например, находятся две папки. Одна называется «документы для рассмотрения», вторая – «корпоративные документы». Открываем первую и видим определенное количество документов. Документы в этой папке предназначены для рассмотрения и принятия решения. Открывается такой документ в обычном всем MS Word. Оказывается, что Вы имеете возможность не только читать документ, но открыть любую версию документа, прочитать комментарии, вынести решения по нему, отправить данный документ тому, кому необходимо, непосредственно совершая все вышеописанные действия прямо в Word или же другом офисном приложении.
Кроме того, здесь пользователь видит входящие и исходящие задачи.
Если Вам необходимо создать новый договор, а затем отправить его на согласование, нет проблем. Все это можно сделать в MS Word, создать документ и переслать его по указанному стандартному маршруту. Также Вы можете просто скопировать документ в папку «корпоративные документы», и он автоматически отправится по нужному маршруту.
Разумеется, что от web-интерфейса никто отказываться не собирается. Web-интерфейс позволяет совершать более широкий спектр заданий.
Такой способ удобен в поездках, командировках, имея быстрый доступ с мобильных устройств, а также возможность выполнять коллективные задачи с документами и отчетами.
Система Alfresco выпущена в двух основных версиях: Enterprise Edition и Community Edition. Версия Community доступна для бесплатного скачивания и может быть использована любым предприятием. Стоит отметить, что эта версия поддерживается исключительно за счет участников сообщества системы. Несмотря на это, Alfresco Community представляет собой наиболее распространенный вариант системы в европейских государствах.
Система может быть использована небольшим количеством участников, так же как и без труда позволяет обслуживать более десяти тысяч пользователей. Система работает со встроенными базами PostgreSQL и MySQL.
