При складывающейся сегодня в России ситуации в сфере занятости населения, реформирований предприятий возникают все новые и новые вопросы и решения, связанные с управлением кадровым составом работников (персоналом) предприятия.
Отдел кадров на предприятии обладает функциональной и организационной функцией.
Так, в функциональном отношении отдел кадров занимается:
1) определением стратегии предприятия. Формированием управления персоналом на предприятии, учитывается стратегия деятельности предприятия, которую выбрал руководитель;
2) планированием потребности предприятия в персонале с учетом существующего кадрового состава (см.: кадровое планирование);
3) привлечением, отбором и оценкой персонала. Для привлечения, отбора и оценки кадров осуществляются следующие мероприятия:
А) оптимизируется соотношение внутреннего (перемещения внутри предприятия) и внешнего (прием новых сотрудников) привлечения персонала;
Б) разрабатываются критерии отбора персонала;
В) распределяются новые работники по рабочим местам;
4) повышением квалификации персонала и его переподготовкой. В целях повышения квалификации персонала и его переподготовки отдел кадров осуществляет:
А) планирование мер по обеспечению уровня квалификации своих работников;
Б) выбор формы обучения работников при повышении квалификации;
В) работу по организации повышения квалификации и переподготовки персонала на предприятии;
Г) определение принципов, форм и сроков аттестации кадров;
5) системой продвижения по службе (управлением карьерой);
6) освобождением персонала (увольнением), в данном случае отдел кадров должен осуществлять:
А) анализ причин высвобождения персонала;
Б) выбор вариантов высвобождения персонала;
В) обеспечение социальных гарантий увольняющимся работникам предприятия;
7) построением и организацией работ, в том числе и определением рабочих мест, функциональных и технологических связей между ними, содержания и последовательности выполнения работ, условий труда. Отдел кадров для выполнения данной функции должен:
А) определять содержание работ на каждом рабочем месте;
Б) стремиться к созданию более благоприятных условий труда;
В) проводить оперативный контроль за работой персонала;
Г) осуществлять краткосрочное планирование профессионально-квалификационного развития персонала;
8) заработной платой и социальными услугами. Отдел кадров должен разрабатывать и внедрять системы заработной платы, определять особенности оплаты труда отдельных категорий работников, занятых на предприятии;
9) управлением затратами на персонал. При выполнении данной функции отдел кадров должен прежде всего планировать затраты на персонал.
В организационном же отношении отдел кадров занимается обеспечением нормальной трудовой деятельности всех работников и всех структурных подразделений на предприятии, которые несут ответственность за работу с персоналом.
Н.А. Алимова
Большой справочник кадровика
Отдел кадров - это структура в организации, которая занимается управлением персоналом в организации, то есть деятельностью людей, выполняющих на предприятии или в организации функции, способствующие наиболее эффективному использованию человеческих ресурсов для достижения первичных целей предприятии (организации).
Цель отдела кадров - это способствование достижению целей предприятия (организации) путем обеспечения ее необходимыми кадрами и эффективного использования их квалификации, опыта, мастерства, работоспособности, творческого потенциала.
Основными задачами отдела кадров являются:
- организация отбора, набора и найма персонала, необходимой квалификации и в требуемом объеме;
- создание эффективной системы штатных сотрудников;
- разработка карьерных планов сотрудников;
- разработка кадровых технологий и др.
Структура отдела кадров
Полноценная структура отдела кадров включает в себя следующие бюро (отделы):
- организации труда;
- подбора персонала;
- обучения, продвижения квалификации и переквалификации персонала;
- исследования социально-психологического климата;
- материального стимулирования и мотивации персонала;
- планирования карьеры и продвижения;
- нормирования труда, оценки резервов и аттестации;
- охраны и безопасности труда.
Функции отдела кадров
Отдел кадров на предприятии обладает функциональной и организационной функцией.
В функциональном отношении отдел кадров занимается определением стратегии предприятия. Формированием управления персоналом на предприятии, учитывается стратегия деятельности предприятия, которую выбрал руководитель. Также он занимается планированием потребности предприятия в персонале и, конечно же, привлечением, отбором и оценкой персонала.
Для привлечения, отбора и оценки кадров отдел кадров осуществляет следующие мероприятия:
- оптимизирует соотношение внутреннего (перемещения внутри предприятия) и внешнего (прием новых сотрудников) привлечения персонала;
- разрабатывает критерии отбора персонала;
- распределяют новых работников по рабочим местам.
- планирует меры по обеспечению уровня квалификации своих работников;
- выбирает формы обучения работников при повышении квалификации;
- организует повышение квалификации и переподготовку персонала на предприятии;
- определяет принципы, формы и сроки аттестации кадров.
- анализ причин высвобождения персонала;
- выбор вариантов высвобождения персонала;
- обеспечение социальных гарантий увольняющимся работникам предприятия.
- определять содержание работ на каждом рабочем месте;
- стремиться к созданию более благоприятных условий труда;
- проводить оперативный контроль за работой персонала;
- осуществлять краткосрочное планирование профессионально-квалификационного развития персонала.
Отдел кадров должен планировать затраты на персонал, должен разрабатывать и внедрять системы заработной платы, определять особенности оплаты труда отдельных категорий работников, занятых на предприятии;
Ну и конечно, отдел кадров в организации обязан обеспечить нормальную трудовую деятельность всех работников и всех структурных подразделений на предприятии, которые несут ответственность за работу с персоналом.
Кадровое планирование
Кадровое планирование выступает основной частью общего планирования деятельности организации и представляет собой процесс обеспечения организации необходимым персоналом, на определенные должности и в конкретные временные рамки.
Кадровое планирование состоит из планирования:
- потребности в персонале;
- оптимального состава персонала;
- развития персонала;
- использования персонала;
- сохранения персонала;
- сокращения и перемещения персонала;
- набора персонала;
- затрат на персонал;
- обучения персонала.
- получить и удержать людей в коллективе;
- наилучшим образом использовать потенциал своего персонала;
- иметь возможность предвиденья проблем, которые могут возникнуть из-за нехватки персонала или его избытка;
- обеспечение предприятия необходимой рабочей силой;
- определение издержек на найм и содержание персонала.
- рабочие (в том числе квалифицированные рабочие основных профессий и вспомогательные);
- служащие (включая руководителей различных уровней);
- технический персонал.
При планировании трудовых ресурсов необходимо оценивать уже имеющиеся трудовые ресурсы, оценивать потребность в кадрах на будущее и разрабатывать проекты удовлетворения потребности в кадрах в будущем.
Методы управления персоналом
Можно выделить следующие методы управления персоналом:
- экономические методы: хозяйственный расчет, материальное стимулирование, минимальный размер оплаты труда. Величина минимального размера тарифной ставки, материальные льготы, гарантии и привилегии;
- административно-правовые методы, с помощью которых осуществляется организационное воздействие, распорядительное воздействие, дисциплинарное воздействие и дисциплинарная ответственность, административный штраф, уголовная ответственность;
- социально-психологические методы, направленные на социальное планирование, социальные исследования, психологическое планирование;
- организационные методы, заключающиеся в проектировании рабочих мест и др.
© Обращаем особое внимание коллег на необходимость ссылки на " " при цитированиии (для on-line проектов обязательна активная гиперссылка)
Организационные мероприятия по ведению кадрового делопроизводства являются прямыми обязанностями сотрудников службы персонала. В случае создания новой организации или реорганизации старой руководству и отделу кадров необходимо учитывать следующие основные моменты: поиск сотрудников, прием на работу и увольнение персонала и так далее.
Отдел кадров является обязательным структурным элементом в любой крупной компании с постоянным штатом сотрудников. В обязанности рассматриваемого подразделения входит множество функций, которые должны реализовываться в обязательном порядке в зависимости от конкретной ситуации.
Для понимания особенностей кадровой работы необходимо ознакомиться с понятием, установленными функциями и задачами, с регламентирующей документацией, со структурными моментами деятельности, с порядком оформления трудовых отношений, а также с документацией по персоналу.
Что это такое
Кадровая работа представляет собой комплекс мероприятий и мер, которые направляются на эффективное использование навыков каждого конкретного сотрудника предприятия для реализации его конечных целей. В случае, если компания обладает заинтересованными в стабильной трудовой деятельности кадрами, то организация способна вести постоянную конкурентную борьбу на рынке.
Ключевые особенности кадровой работы на предприятии заключаются в следующем:
- содержание работы со штатом сотрудников существенно ограничивается возможностями организации – например, кадровая деятельность маленькой компании должна быть незамысловата (происходит выполнение только необходимых функций);
- в подавляющем большинстве случаев организации не располагают специализированной кадровой службой – взаимодействие с персоналом осуществляется одним или двумя уполномоченными лицами или самим руководителем;
- кадровые мероприятия носят неформальный характер и в большей степени определяется особенностями уполномоченного сотрудника;
- функции подразделения предприятия, занимающегося кадровым обеспечением, реализуются в прерывистом режиме – например, найм персонала осуществляется далеко не на постоянной основе.
Функции и задачи
Основные задачи кадрового подразделения организации могут быть разделены по направлениям.
Для учетной работы предусматривается реализация следующих задач:
- прием сотрудников на работу;
- учет штата работников;
- увольнение персонала;
- взаимодействие с работниками, которые на временной основе находятся в отпусках или проходят лечение по больничному листу.
Что касается планового направления деятельности, то в данном случае решаются следующие задачи:
- подбор и градация потенциальных работников для компании;
- распределение сотрудников по структурным подразделениям;
- перемещение работников внутри одного отделения;
- оказании помощи новым лицам по вопросу адаптации в коллективе.
Для отчетного направления деятельности предусматриваются следующие основные задачи:
- изучение сотрудников, находящихся в составе постоянного штата;
- оценка профессиональной деятельности лиц;
- аналитические мероприятия;
- подготовка отчетной документации.
Для методической направленности кадровой деятельности устанавливается решение следующих проблем:
- документирование трудовых мероприятий сотрудников;
- планирование кадровых операций;
- руководство.
Стоит отметить, что все задачи структурного подразделения, занимающегося кадровым обеспечением, напрямую зависят от специфических особенностей трудовой деятельности.
В данных рамках учету подлежат следующие факторы:
- размер предприятия;
- направление деятельности, например, торговля или оказание услуг;
- стратегия развития компании;
- общее время работы предприятия на рынке;
- общее число сотрудников и так далее.
Управление кадрами представляет собой классический подход к взаимодействию персонала в рамках компании. Все характерные функции сосредоточены в специализированном подразделении и направлены на обеспечение сотрудников.
К ключевым задачам управления персоналом можно отнести:
- обеспечение предприятия высококвалифицированными кадрами;
- разработка трудового поля с приемлемыми условиями для эффективного использования навыков и опыта лиц;
- модернизация применяемой в организации системы оплаты трудовой деятельности;
- повышение удовлетворенности работником от исполняемых функций;
- предоставление лицам возможности для повышения навыков и карьерного роста;
- непосредственное участие в формировании стратегии компании.
Регламентирующие документы
Деятельность подразделения, занимающегося персоналом предприятия и общая система кадрового производства напрямую зависит от положений действующего федерального законодательства и внутренней документации компании. Соответствующая особенность может быть связана с нюансами трудовой деятельности в рамках массивного персонального и конфиденциального документооборота.
Документооборот в кадровом департаменте осуществляется на основании следующей нормативной документации:
- Конституция РФ;
- Гражданский и Трудовой кодексы;
- Законодательные акты, регламентирующие профильную деятельность компании;
- Местные законодательные акты;
- Внутренняя документация, включая приказы руководящего состава.
Важно помнить о факте того, что сотрудники органа кадрового обеспечения должны в обязательном порядке соблюдать положения нормативных актов и, в большей степени, действующего трудового законодательства Российской Федерации.
Структура кадровой работы предприятия
Структура кадрового подразделения напрямую зависит от численности работников, осуществляющих свою профессиональную деятельность в компании и вектор развития деятельности самой организации. Определением фактической численности сотрудников рассматриваемого отдела занимается непосредственный руководитель предприятия. В случаях, если кадровый отдел сам имеет несколько структурных подразделений, то каждое из них должно возглавляться уполномоченным руководителем.
Стоит отметить, что в непосредственные обязанности кадрового инспектора входят следующие:
- формирование базы данных, содержащей в себе актуальную информацию о каждом сотруднике;
- учет трудовой документации;
- оформление больничных листов;
- осуществления дисциплинарного контроля и так далее.
Отдел кадров в своей структуре может иметь отделения, занимающиеся следующими мероприятиями независимо друг от друга:
- организацией трудовой деятельности;
- подбор штатного и внештатного персонала;
- улучшение квалификации сотрудников;
- планирование структурных мероприятий, влияющих на организационную деятельность;
- осуществление аттестации персонала;
- охрана трудовой деятельности.
Процедура оформления трудовых отношений
Начало осуществления кадрового производства инициируется с момента поиска информации о потенциальном сотруднике. В первую очередь важно определиться с вариантом нахождения новых работников.
Среди таких вариантов необходимо рассмотреть следующие:
- специализированные агентства, занимающиеся трудоустройством физических лиц;
- ярмарки, в рамках которых работодатели размещают актуальные вакансии;
- учебные заведения через специальный департамент;
- доски объявлений о должностях на различных Интернет-ресурсах и прочее.
Стоит отметить, что каждый вариант поиска сотрудников имеет собственные достоинства и недостатки. В любом случае уполномоченный представитель кадровой службы должен использовать все методы для закрытия актуальной вакансии. Желательно, чтобы ход каждого конкретного собеседования фиксировался в документальном порядке. Это необходимо для принятия взвешенного и компетентного решения по каждому кандидату.
В случае отказа от приема на работу каждый соискатель извещается о причине соответствующего решения в течение пяти рабочих дней. В случае приема на работу кадровый отдел должен обязательно позаботится об оформлении документов на конкретного работника.
Этапы оформления нового сотрудника на место постоянного трудоустройства следующие:
- заключение трудового соглашения;
- издание специального приказа о приеме;
- внесение особой пометки в трудовую книжку;
- оформление личного дела;
- ознакомление работника с внутренним распорядком и нормативной документацией.
Документация по персоналу
Осуществление деятельности кадровой направленности предусматривает оформление специализированной учетной документации по каждому конкретному сотруднику. В частности, происходит разработка расписания для штата и личных карт для каждого работника. Данные документы формируются в обязательном порядке организациями всех без исключения форм собственности.
Стоит отметить, что штатное расписание должно быть в каждом конкретном случае актуальным и отвечать нуждам компании. В такую документацию входит действующее название всех должностей, количество тарифных ставок для оплаты трудовой деятельности и так далее.
Что касается личных карточек, то они представляют собой унифицированную документацию, которые включают в себя краткую информацию о деятельности конкретного сотрудника. Они хранятся в специальных условиях и местах с повышенной защитой от возможного хищения.
Общий документооборот в кадровых службах выражается в разработке приказов и прочих распорядительных бумаг. Соответствующая документация может затрагивать как отдельных работников, так и весь штат сотрудников в целом. Рассматриваемые приказы могут отличаться по формату оформления, а также по особенностям придания им юридической силы.
Подавляющее большинство приказов, относящихся к деятельности физических лиц на предприятии носят унифицированный характер. Такие документы должны быть обязательно согласованы со всеми заинтересованными сторонами и предоставлены к ознакомлению конкретному работнику под подпись. Копии данных распоряжений находятся на постоянном хранении в личном деле работника даже после его увольнения.
В структуре любого современного предприятия отдел кадров занимает одну из наиболее важных и значимых позиций. Есть даже теория, что именно отдел кадров является лицом или визитной карточкой компании, ведь первое место, куда попадает новый сотрудник – это как раз данное подразделение.
Что входит в функции и задачи отдела кадров предприятия?
Основная функция отдела кадров на предприятии – подбор персонала и постоянная работа с коллективом. Если в задачи данного подразделения будет входить лишь непосредственный прием на работу, без проведения сбора информации о трудовой жизни коллектива, такому предприятию мало чего удастся добиться в бизнесе.
Сегодня кадровая работа состоит в целом комплексе организационных мер и грамотных шагов, направленных на максимальное использование профессиональных способностей персонала. Если сотрудники компании будут правильно мотивированы и заинтересованы в эффективном выполнении своих обязанностей, предприятие сможет вести продуктивную борьбу с конкурентами. Сложно сегодня представить успешную компанию без отдела кадров, работа которого на предприятии заключается в ведении, учете и сопровождении персонала.
К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:
- определение потребности компании в кадрах и подбор персонала совместно с начальниками подразделений;
- анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;
- подготовка штатного расписания предприятия;
- оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;
- комплекс операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);
- ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;
- организация аттестаций сотрудников, составление планов карьерного движения персонала;
- подготовка планов повышения квалификации трудящихся.
Структура отдела кадров предприятия и его численность определяется директором каждой компании в зависимости от общего количества персонала и особенностей деятельности. Решение о создании либо ликвидации структурных подразделений самого отдела кадров принимает начальник отдела, он же утверждает положения о совместной работе подразделений.
Для эффективного выполнения своих функций кадровая служба должна постоянно взаимодействовать с другими отделами предприятия:
- с бухгалтерией решаются вопросы оплаты труда, туда же представляются документы и копии приказов об увольнении, зачислении на работу, о командировках, отпусках, поощрениях либо штрафных санкциях для сотрудников;
- юридический отдел снабжает сотрудников отдела кадров информацией о последних изменениях в действующем законодательстве, предоставляет всестороннюю правовую поддержку;
- по кадровым вопросам отдел постоянно взаимодействует со всеми структурными подразделениями компании.
Если работа по учету кадров на предприятии ведется плохо или некачественно, это приводит к самым серьезным последствиям – нарушается взаимодействие между отдельными подразделениями, ухудшается работа отделов. В целом, это ведет к снижению эффективности работы всей компании.
Квалифицированный сотрудник отдела кадров напоминает семейного доктора, в спектр обязанностей которого входит решения множества важных вопросов. Многие руководители небольших предприятий в стремлении сэкономить поручают функции кадрового специалиста обычным менеджерам по работе с персоналом. Такое решение является в корне неправильным, потому что ведение кадрового делопроизводства должно быть вверено грамотному специалисту именно в этой сфере. Только опытный кадровик сможет вовремя определить, подходит ли конкретный работник для занимаемой им должности, и подскажет, куда можно перевести такого сотрудника. Взвешенные решения специалистов по кадрам обеспечивают эффективную организацию труда на предприятии и адекватный карьерный рост каждого его работника.
Кадровый менеджер, приходя на работу в службу управления персоналом , должен обладать определенными навыками и умениями. Чем обязан заниматься кадровик? Перечислим список общих задач кадрового отдела и обязанностей его сотрудника.
- подготовка локальных нормативных актов, положений, инструкций
- выработка штатного расписания, написание должностных инструкций
- кадровое делопроизводство и поддержание документации в порядке
- разработка документации и норм по охране труда на рабочих местах
- представление статистической отчетности о численности персонала
- ежемесячный отчет по движению кадров и отчетность по форме П-4
- формирование личных дел, подготовка приказов, ведение журналов
- составление графика отпусков, переносы отпуска на другое время
Мы перечислили общие, организационные задачи. А в чем заключается с персоналом? Приведем перечень того, чем ежедневно занимаются кадровики и что входит в обязанности отдела кадров.
- постановка работников на воинский учет, ведение воинского учета
- обучение персонала, организация тренингов, курсов, семинаров
- учет больничных листов (листков временной нетрудоспособности)
- по запросам сотрудников предоставлять им копии и выписки
- консультации по вопросам трудового права и законодательства
- оформление и своевременное внесение записей в трудовые книжки
- командировочные задания, оформление работников в командировку
- учет рабочего времени, контроль за дисциплиной персонала фирмы
- поощрение и наказание сотрудников по результатам их работы
- заполнение личных карточек, введение личных дел сотрудников
Примерно такие требования предъявляются к соискателю на должность менеджера по кадрам. Обязанностей может быть указано больше или меньше, но суть работы кадровой службы от этого не изменяется: все перечисленное в этой статье так или иначе придется делать.
